Material editat n cadrul

Programul Phare Societate Civil 2001

iulie 2004 Asociaia pentru Relaii Comunitare
Evenimente speciale
1/12 Ce sunt evenimentele speciale?
2/12 Facei din eveniment, unul special
3/12 Ce v poate aduce un eveniment special?
4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit
5/12 Planificarea evenimentului special
6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?
7/12 Ce ateptri avei de la evenimentul special?
8/12 Cum putei scdea costurile de organizare i crete veniturile?
9/12 Unde va avea loc evenimentul?
10/12 Imaginea i promovarea evenimentului
11/12 V mulumim!
12/12 Evaluarea evenimentului
Ce sunt evenimentele speciale?
Evenimentul special este definit de Dicionarul de Strngere de Fonduri al
NSFRE 1 ca fiind o modalitate de atragere de fonduri i implicare a
oamenilor n susinerea unei organizaii sau cauze sociale.
Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strnge
fonduri, pentru a mbunti imaginea organizaiei n comunitate, pentru
a o face mai vizibil sau pentru a implica i recruta noi voluntari.
Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua
forme diverse, de la cine elegante i sofisticate la evenimente sportive i
concursuri amuzante care au ca scop promovarea organizaiei i
strngerea de fonduri oferind, n acelai timp, un cadru degajat i de
relaxare celor care particip la eveniment.
Dac ar fi s folosim o expresie din limba englez, am spune c, de cele mai
multe ori, un eveniment de Fund raising este i un eveniment de fun
raising i friend raising 2.
Astfel de evenimente sunt gndite pentru a oferi genul de activiti la care
publicul int s i doreasc s participe i pentru c sunt interesai sau
atrai de subiectul evenimentului. Toi cei prezeni vor ti c principalul
scop al evenimentului este strngerea de fonduri i promovarea unei cauze
sociale, dar ceea ce se ntmpl n cadrul evenimentului, are un rol
important n luarea deciziei de a participa.
1
National Society of Fund Raising Executives
2
Joc de cuvinte, care n traducere ar nsemna strngere de fonduri i
strngere de momente de amuzament i strngere de prieteni
Evenimente speciale
1/12 Ce sunt evenimentele speciale?
2/12 Facei din eveniment, unul special
3/12 Ce v poate aduce un eveniment special?
4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit
5/12 Planificarea evenimentului special
6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?
7/12 Ce ateptri avei de la evenimentul special?
8/12 Cum putei scdea costurile de organizare i crete veniturile?
9/12 Unde va avea loc evenimentul?
10/12 Imaginea i promovarea evenimentului
11/12 V mulumim!
12/12 Evaluarea evenimentului
Ce sunt evenimentele speciale?
Evenimentul special este definit de Dicionarul de Strngere de Fonduri al
NSFRE 1 ca fiind o modalitate de atragere de fonduri i implicare a
oamenilor n susinerea unei organizaii sau cauze sociale.
Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strnge
fonduri, pentru a mbunti imaginea organizaiei n comunitate, pentru
a o face mai vizibil sau pentru a implica i recruta noi voluntari.
Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua
forme diverse, de la cine elegante i sofisticate la evenimente sportive i
concursuri amuzante care au ca scop promovarea organizaiei i
strngerea de fonduri oferind, n acelai timp, un cadru degajat i de
relaxare celor care particip la eveniment.
Dac ar fi s folosim o expresie din limba englez, am spune c, de cele mai
multe ori, un eveniment de Fund raising este i un eveniment de fun
raising i friend raising 2.
Astfel de evenimente sunt gndite pentru a oferi genul de activiti la care
publicul int s i doreasc s participe i pentru c sunt interesai sau
atrai de subiectul evenimentului. Toi cei prezeni vor ti c principalul
scop al evenimentului este strngerea de fonduri i promovarea unei cauze
sociale, dar ceea ce se ntmpl n cadrul evenimentului, are un rol
important n luarea deciziei de a participa.
1
National Society of Fund Raising Executives
2
Joc de cuvinte, care n traducere ar nsemna strngere de fonduri i
strngere de momente de amuzament i strngere de prieteni
Facei din eveniment, unul special gale de premiere
De cele mai multe ori, atunci cnd ne gndim la un eveniment special Fundaia de Sprijin Comunitar, o
avem n minte o cin foarte elegant. Evenimentele speciale pot avea ns organizaie a crei misiune este
forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la sprijinirea grupurilor dezavantajate
evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi ale comunitii prin proiecte
medicale, sociale i educationale,
la rndul lor, la fel de variate. Partea bun este c, n mare parte, aceste
organizeaz anual o cin festiv care
exemple pot fi gsite n Romnia la organizaii care strng fonduri din
se adreseaz comunitii oamenilor
comunitate, i construiesc imaginea i cresc vizibilitatea.
de afaceri din Bacu i din ar. Gala
Premiilor Comunitii Bcuane
aduce mpreun peste 200 de invitai,
oameni de afaceri i reprezentani ai
unor organizaii i instituii. Sumele
strnse au crescut de la 6.000 USD (la
prima ediie a Galei, n 2002) la 37.000
USD (la a treia ediie din 2004).
licitaii
SOS-Satele Copiilor Romnia, o
organizaie care activeaz n
domeniul proteciei copilului, a
organizat o licitaie cu lucrri realizate
de copii. Evenimentul a implicat
colaborarea unor persoane publice
din Romnia dispuse s susin cauza
copiilor. n urma licitaiei, organizaia
a strns peste 2.000 USD pentru
finanarea unui proiect nou.
concerte festivaluri
Organizaia Caritas Satu Mare, care ofer Comic Relief este o organizaie Festivalul Brazilor de Crciun este
asisten social persoanelor n nevoie (copii, din Marea Britanie care un eveniment de strngere de
btrni, sraci) a organizat n Austria 3 organizeaz din 1988, cu succes fonduri organizat de Salvai Copiii
concerte de muzic simfonic susinute de Festivalul Nasurilor Roii.Misiunea Romnia n preajma srbtorii
un violonist romn de renume. Cei 11.500 organizaiei este de a susine Crciunului. n Romania, prima
EURO strni n urma celor dou concerte programe de reconstruire a unor ediie a Festivalului a avut loc n
susinute au fost folosii pentru acoperirea comuniti din Africa, de 2001i a constat ntr-o expozitie a
cheltuielilor cu organizarea concertelor i alfabetizare, prevenie HIV i SIDA, brazilor, o conferin de pres i
susinerea programelor Caritas Satu Mare. iar n Marea Britanie de a lupta seara de gal. Brazii de Crciun
mpotriva discriminrii i a sunt realizai de ctre firme de
evenimente de srbtori violenei domenstice. Deviza design sau designeri renumii ca
Festivalului este c se strng Doina Levina i se bazeaz pe
Dincolo de srbtorile de Crciun sau Pate fonduri pentru lucruri foarte conceptul tradiional al brazilor
care sunt exploatate de cele mai multe serioase, ntr-o zi n care oamenii decorai cu ocazia Crciunului, dar
organizaii, exist i alte ocazii care pot fi pot s se simt bine i s se maniera de realizare este specific
pretexte pentru organizarea unor amuze. Carnavalul se desfoar fiecrui artist. Evenimentul ofer
evenimente speciale: de la mai noul Sfnt pe strzile Londrei avnd n companiilor un cadru i o
Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau centru ideea de clown, veselie i oportunitate de a sprijini copiii,
Halloween, pn la srbtori ONGiste de culoare. Fondurile se strng din prin achiziionarea la licitaie a
genul Sptmnii Voluntarului, Ziua diverse concursuri culinare, acestor brazi.
Internaional de lupt mpotriva cancerului, ntreceri sportive, degustri de
etc. vin, vnzri de mascote, tricouri i
alte materiale promoionale ale
Fundaia Romn pentru Copii, Comunitate i festivalului. Festivalul este
Familie este o organizaie care are misiunea susinut financiar de londonezii
de a proteja drepturile copilului, accentund care particip la tot ceea ce ofer
rolul responsabil i activ al familiei, evenimentul, de firme, mass
comunitii i statului i care srbtorete n media i personaliti publice
fiecare an printr-un eveniment de amploare cunoscute (actori, cntrei, etc).
ziua de 1 Iunie. Evenimentul adun peste
5.000 de persoane n cadrul unor evenimente Fondurile strnse anul acesta se
care se adreseaz n special copiilor. n ridic la peste 60 de milioane de
aceast zi au loc reprezentaii de teatru de lire.
ppui, parada costumelor de carnaval,
concursuri de glume, jocuri, tombole, desene
pe asfalt. Fondurile strnse n 2002 urma
evenimentului, n special din sponsorizri n
bani, servicii i produse au ajuns la 6.000USD.
Facei din eveniment, unul special gale de premiere
De cele mai multe ori, atunci cnd ne gndim la un eveniment special Fundaia de Sprijin Comunitar, o
avem n minte o cin foarte elegant. Evenimentele speciale pot avea ns organizaie a crei misiune este
forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la sprijinirea grupurilor dezavantajate
evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi ale comunitii prin proiecte
medicale, sociale i educationale,
la rndul lor, la fel de variate. Partea bun este c, n mare parte, aceste
organizeaz anual o cin festiv care
exemple pot fi gsite n Romnia la organizaii care strng fonduri din
se adreseaz comunitii oamenilor
comunitate, i construiesc imaginea i cresc vizibilitatea.
de afaceri din Bacu i din ar. Gala
Premiilor Comunitii Bcuane
aduce mpreun peste 200 de invitai,
oameni de afaceri i reprezentani ai
unor organizaii i instituii. Sumele
strnse au crescut de la 6.000 USD (la
prima ediie a Galei, n 2002) la 37.000
USD (la a treia ediie din 2004).
licitaii
SOS-Satele Copiilor Romnia, o
organizaie care activeaz n
domeniul proteciei copilului, a
organizat o licitaie cu lucrri realizate
de copii. Evenimentul a implicat
colaborarea unor persoane publice
din Romnia dispuse s susin cauza
copiilor. n urma licitaiei, organizaia
a strns peste 2.000 USD pentru
finanarea unui proiect nou.
concerte festivaluri
Organizaia Caritas Satu Mare, care ofer Comic Relief este o organizaie Festivalul Brazilor de Crciun este
asisten social persoanelor n nevoie (copii, din Marea Britanie care un eveniment de strngere de
btrni, sraci) a organizat n Austria 3 organizeaz din 1988, cu succes fonduri organizat de Salvai Copiii
concerte de muzic simfonic susinute de Festivalul Nasurilor Roii.Misiunea Romnia n preajma srbtorii
un violonist romn de renume. Cei 11.500 organizaiei este de a susine Crciunului. n Romania, prima
EURO strni n urma celor dou concerte programe de reconstruire a unor ediie a Festivalului a avut loc n
susinute au fost folosii pentru acoperirea comuniti din Africa, de 2001i a constat ntr-o expozitie a
cheltuielilor cu organizarea concertelor i alfabetizare, prevenie HIV i SIDA, brazilor, o conferin de pres i
susinerea programelor Caritas Satu Mare. iar n Marea Britanie de a lupta seara de gal. Brazii de Crciun
mpotriva discriminrii i a sunt realizai de ctre firme de
evenimente de srbtori violenei domenstice. Deviza design sau designeri renumii ca
Festivalului este c se strng Doina Levina i se bazeaz pe
Dincolo de srbtorile de Crciun sau Pate fonduri pentru lucruri foarte conceptul tradiional al brazilor
care sunt exploatate de cele mai multe serioase, ntr-o zi n care oamenii decorai cu ocazia Crciunului, dar
organizaii, exist i alte ocazii care pot fi pot s se simt bine i s se maniera de realizare este specific
pretexte pentru organizarea unor amuze. Carnavalul se desfoar fiecrui artist. Evenimentul ofer
evenimente speciale: de la mai noul Sfnt pe strzile Londrei avnd n companiilor un cadru i o
Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau centru ideea de clown, veselie i oportunitate de a sprijini copiii,
Halloween, pn la srbtori ONGiste de culoare. Fondurile se strng din prin achiziionarea la licitaie a
genul Sptmnii Voluntarului, Ziua diverse concursuri culinare, acestor brazi.
Internaional de lupt mpotriva cancerului, ntreceri sportive, degustri de
etc. vin, vnzri de mascote, tricouri i
alte materiale promoionale ale
Fundaia Romn pentru Copii, Comunitate i festivalului. Festivalul este
Familie este o organizaie care are misiunea susinut financiar de londonezii
de a proteja drepturile copilului, accentund care particip la tot ceea ce ofer
rolul responsabil i activ al familiei, evenimentul, de firme, mass
comunitii i statului i care srbtorete n media i personaliti publice
fiecare an printr-un eveniment de amploare cunoscute (actori, cntrei, etc).
ziua de 1 Iunie. Evenimentul adun peste
5.000 de persoane n cadrul unor evenimente Fondurile strnse anul acesta se
care se adreseaz n special copiilor. n ridic la peste 60 de milioane de
aceast zi au loc reprezentaii de teatru de lire.
ppui, parada costumelor de carnaval,
concursuri de glume, jocuri, tombole, desene
pe asfalt. Fondurile strnse n 2002 urma
evenimentului, n special din sponsorizri n
bani, servicii i produse au ajuns la 6.000USD.
evenimente sportive
Habitat pentru Umanitate Cluj, o
organizaie care construiete case
pentru familii defavorizate, desfoar
anual crosul Habitat cu ocazia
aniversrii organizaiei. Crosul este un
eveniment de alergare la care
participanii i gsesc sponsori
dispui s plteasc nscrierea lor n $ petreceri n aer liber (pe plaj, spre exemplu);
concurs. Fondurile strnse n felul
acesta merg n contul organizaiei.
Mai mult dect un eveniment de
strngere de fonduri, crosul se
dorete a fi i un prilej de aniversare
pentru organizaie i pentru cei
apropiai misiunii sale.
tele-doane
Organizaia Health Aid, care ofer
servicii alternative la
instituionalizarea copiilor
abandonai afectai de virusul HIV, a
organizat n 1999 un tele-don la
finalul cruia s-au strns fonduri n
valoare de aproape 85.000 USD. Tele-
don-ul a fost organizat mpreun cu o
televiziune particular n ascensiune
la acel moment n Romnia, n cadrul
unuei emisiuni de week-end.
Prezentatorul i invitaii Health Aid au
vorbit despre necesitatea ca
societatea civil s se implice ct mai
pregnant n astfel de aciuni n scopul
rezolvrii problemelor cu care se
confrunt copiii aflai n dificultate.
degustri de vin evenimente gastronomice
Arte Divina, Licitaia de Vin Romnesc Buctarul Anului n Bucureti este cel
Creativitatea joac un rol important n organizarea unor astfel de
i Art Contemporan i-a propus s mai nsemnat eveniment al
evenimente, care pot lua orice form i dimensiune, totul depinznd de
contribuie la mbuntirea imaginii Prietenilor Muzeului Naional de Art
imaginaia i disponibilitatea celor care se ocup de organizare. Dincolo de
Romniei prin promovarea colilor de al Romniei din 1999 ncoace.
variantele menionate la care se i apeleaz cel mai des, putei opta pentru
art modern i contemporan i a Evenimentul const ntr-o competiie
combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea
produselor locale tradiionale. culinar ntre 16 restaurante de frunte
cel puin la fel de mare succes i un impact puternic:
Evenimentul a constat dintr-o din Bucureti, fiecare restaurant
seciune de degustare de vinuri i servind 20 de mese oaspeilor
licitaie de vin i o licitaie de art pltitori la evenimentul din Sala
$ expoziii cu vnzare; contemporan. Beneficiile Tronului din Muzeu. Fiecare dintre
$ piese de teatru; organizaiei au fost de 18.000USD. restaurantele participante i ofer
serviciile i mncarea pentru sear.
$ picknick-uri;
Un element important este susinerea
$ concursuri de dans; venit din partea companiilor
$ carnavaluri. sponsor i a susintorilor individuali.
Peste 80 % din mese sunt
n msura n care nu uitai scopul pentru care organizai evenimentul i sponsorizate de companii. Fondurile
rezultatele pe care le ateptai imaginaia i creativitatea sunt ingredientele strnse anual la acest eveniment
care dau gust ntregului eveniment. ncercai ns s selectai acele idei ajung la 50.000 USD.
care, dincolo de inovaie, v conduc spre ceea ce v-ai propus.
baluri
Balul Muzeului a avut loc pentru
prima dat n 2001 i a fost primul Bal
n Sala Tronului dup mai bine de 45
de ani. A fost un eveniment elegant la
care peste 200 de oaspei s-au
bucurat de servicii, mncare i valsuri
de-a lungul unei nopi, nconjurai de
aranjamente florale realizate de ctre
Prietenii Muzeului. Evenimentul a
reuit s strng peste 23.000 USD.
evenimente sportive
Habitat pentru Umanitate Cluj, o
organizaie care construiete case
pentru familii defavorizate, desfoar
anual crosul Habitat cu ocazia
aniversrii organizaiei. Crosul este un
eveniment de alergare la care
participanii i gsesc sponsori
dispui s plteasc nscrierea lor n $ petreceri n aer liber (pe plaj, spre exemplu);
concurs. Fondurile strnse n felul
acesta merg n contul organizaiei.
Mai mult dect un eveniment de
strngere de fonduri, crosul se
dorete a fi i un prilej de aniversare
pentru organizaie i pentru cei
apropiai misiunii sale.
tele-doane
Organizaia Health Aid, care ofer
servicii alternative la
instituionalizarea copiilor
abandonai afectai de virusul HIV, a
organizat n 1999 un tele-don la
finalul cruia s-au strns fonduri n
valoare de aproape 85.000 USD. Tele-
don-ul a fost organizat mpreun cu o
televiziune particular n ascensiune
la acel moment n Romnia, n cadrul
unuei emisiuni de week-end.
Prezentatorul i invitaii Health Aid au
vorbit despre necesitatea ca
societatea civil s se implice ct mai
pregnant n astfel de aciuni n scopul
rezolvrii problemelor cu care se
confrunt copiii aflai n dificultate.
degustri de vin evenimente gastronomice
Arte Divina, Licitaia de Vin Romnesc Buctarul Anului n Bucureti este cel
Creativitatea joac un rol important n organizarea unor astfel de
i Art Contemporan i-a propus s mai nsemnat eveniment al
evenimente, care pot lua orice form i dimensiune, totul depinznd de
contribuie la mbuntirea imaginii Prietenilor Muzeului Naional de Art
imaginaia i disponibilitatea celor care se ocup de organizare. Dincolo de
Romniei prin promovarea colilor de al Romniei din 1999 ncoace.
variantele menionate la care se i apeleaz cel mai des, putei opta pentru
art modern i contemporan i a Evenimentul const ntr-o competiie
combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea
produselor locale tradiionale. culinar ntre 16 restaurante de frunte
cel puin la fel de mare succes i un impact puternic:
Evenimentul a constat dintr-o din Bucureti, fiecare restaurant
seciune de degustare de vinuri i servind 20 de mese oaspeilor
licitaie de vin i o licitaie de art pltitori la evenimentul din Sala
$ expoziii cu vnzare; contemporan. Beneficiile Tronului din Muzeu. Fiecare dintre
$ piese de teatru; organizaiei au fost de 18.000USD. restaurantele participante i ofer
serviciile i mncarea pentru sear.
$ picknick-uri;
Un element important este susinerea
$ concursuri de dans; venit din partea companiilor
$ carnavaluri. sponsor i a susintorilor individuali.
Peste 80 % din mese sunt
n msura n care nu uitai scopul pentru care organizai evenimentul i sponsorizate de companii. Fondurile
rezultatele pe care le ateptai imaginaia i creativitatea sunt ingredientele strnse anual la acest eveniment
care dau gust ntregului eveniment. ncercai ns s selectai acele idei ajung la 50.000 USD.
care, dincolo de inovaie, v conduc spre ceea ce v-ai propus.
baluri
Balul Muzeului a avut loc pentru
prima dat n 2001 i a fost primul Bal
n Sala Tronului dup mai bine de 45
de ani. A fost un eveniment elegant la
care peste 200 de oaspei s-au
bucurat de servicii, mncare i valsuri
de-a lungul unei nopi, nconjurai de
aranjamente florale realizate de ctre
Prietenii Muzeului. Evenimentul a
reuit s strng peste 23.000 USD.
Ce v poate aduce un eveniment special? Studiu de caz

Pentru organizaia care dorete s planifice un eveniment special este Caritas Satu Mare a organizat trei
Evenimentele speciale sunt un foarte bun crlig cu care putei atrage
important s tie ce poate ctiga la final i care sunt ctigurile pe care concerte de muzic clasic care au avut
atenia mass mediei i un mijloc importat de comunicare prin care putei
vrea s i concentreze atenia i eforturile. drept principal solist un violonist romn
transmite mesajul organizaiei ctre comunitatea la care ncercai s
celebru. Concertele au avut drept scop
ajungei.
$ strngerea de fonduri; strngerea de fonduri pentru organizaie,
Uneori, evenimentele speciale aduc un ctig de imagine organizaiei, i fondurile rezultnd din vnzarea biletelor.
$ extinderea reelei de donatori;
abia apoi fonduri. Creterea vizibilitii organizaiei este de fapt, un pas
$ ntrirea imaginii organizaiei n comunitate; La primul concert, organizaia a insistat
important pe drumul strngerii de fonduri.
mai mult pe transmiterea mesajului de
$ recrutarea de noi voluntari; susinere a unei cauze sociale (extinderea
$ atragerea ateniei asupra misiunii organizaiei i a cauzei susinute; unui Centru de Diagnostic i Tratament).
Grupul int al campaniei au fost medici
$ motivarea donatorilor i a consiliului de administraie de a rmne
i studeni de la facultatea de medicin
aproape de organizaie.
din Innsbruck. n acest caz, ctigul
Evenimentele speciale ar trebui ns ntotdeauna s reueasc: organizaiei a fost mai degrab la nivel de
imagine. Caritas Innsbruck este unul din
$ S aduc fonduri noi. n final ceea ce v intereseaz cel puin la fel de partenerii i sponsorii constani ai
mult ca i asigurarea vizibilitii sunt fondurile pe care le vei aduce n Organizaiei Caritas Satu Mare. Pentru
organizaie ca urmare a acestui eveniment. Nu uitai ns c exist spectatorii prezeni n sal acest concert
modaliti mai simple prin care pot fi atrase fonduri i c ar fi pcat s pe lng muzic de cea mai nalt
investii ntr-un eveniment special care n final v-ar aduce fonduri i calitate, a nsemnat o mrturie a spiritului
nimic altceva. de solidaritate i ndelungat colaborare
$ S fac publicitate organizaiei i s i creasc vizibilitatea. Acest lucru La al doilea concert, spectatorii au fost
presupune ca evenimentul s atrag atenia publicului int prin mai ales melomani care apreciau mai ales
modul n care este promovat i prin calitatea sa. Creterea vizibilitii maniera de interpretare a solistului i mai
este efectul cumulat al publicitii. Cu fiecare eveniment reuit i bine puin oameni apropiai organizaiei sau
promovat vizibilitatea organizaiei n comunitate crete. intersai de cauza pe care o susinea
concertul. Surprinztor, n acest caz
fondurile strnse au fost mai importante,
numrul celor care au audiat concertul a
fost mai mare pentru c au fost interesai
de prezena violonistului.
Ce v poate aduce un eveniment special? Studiu de caz

Pentru organizaia care dorete s planifice un eveniment special este Caritas Satu Mare a organizat trei
Evenimentele speciale sunt un foarte bun crlig cu care putei atrage
important s tie ce poate ctiga la final i care sunt ctigurile pe care concerte de muzic clasic care au avut
atenia mass mediei i un mijloc importat de comunicare prin care putei
vrea s i concentreze atenia i eforturile. drept principal solist un violonist romn
transmite mesajul organizaiei ctre comunitatea la care ncercai s
celebru. Concertele au avut drept scop
ajungei.
$ strngerea de fonduri; strngerea de fonduri pentru organizaie,
Uneori, evenimentele speciale aduc un ctig de imagine organizaiei, i fondurile rezultnd din vnzarea biletelor.
$ extinderea reelei de donatori;
abia apoi fonduri. Creterea vizibilitii organizaiei este de fapt, un pas
$ ntrirea imaginii organizaiei n comunitate; La primul concert, organizaia a insistat
important pe drumul strngerii de fonduri.
mai mult pe transmiterea mesajului de
$ recrutarea de noi voluntari; susinere a unei cauze sociale (extinderea
$ atragerea ateniei asupra misiunii organizaiei i a cauzei susinute; unui Centru de Diagnostic i Tratament).
Grupul int al campaniei au fost medici
$ motivarea donatorilor i a consiliului de administraie de a rmne
i studeni de la facultatea de medicin
aproape de organizaie.
din Innsbruck. n acest caz, ctigul
Evenimentele speciale ar trebui ns ntotdeauna s reueasc: organizaiei a fost mai degrab la nivel de
imagine. Caritas Innsbruck este unul din
$ S aduc fonduri noi. n final ceea ce v intereseaz cel puin la fel de partenerii i sponsorii constani ai
mult ca i asigurarea vizibilitii sunt fondurile pe care le vei aduce n Organizaiei Caritas Satu Mare. Pentru
organizaie ca urmare a acestui eveniment. Nu uitai ns c exist spectatorii prezeni n sal acest concert
modaliti mai simple prin care pot fi atrase fonduri i c ar fi pcat s pe lng muzic de cea mai nalt
investii ntr-un eveniment special care n final v-ar aduce fonduri i calitate, a nsemnat o mrturie a spiritului
nimic altceva. de solidaritate i ndelungat colaborare
$ S fac publicitate organizaiei i s i creasc vizibilitatea. Acest lucru La al doilea concert, spectatorii au fost
presupune ca evenimentul s atrag atenia publicului int prin mai ales melomani care apreciau mai ales
modul n care este promovat i prin calitatea sa. Creterea vizibilitii maniera de interpretare a solistului i mai
este efectul cumulat al publicitii. Cu fiecare eveniment reuit i bine puin oameni apropiai organizaiei sau
promovat vizibilitatea organizaiei n comunitate crete. intersai de cauza pe care o susinea
concertul. Surprinztor, n acest caz
fondurile strnse au fost mai importante,
numrul celor care au audiat concertul a
fost mai mare pentru c au fost interesai
de prezena violonistului.
Evenimentul potrivit, la locul potrivit Studiu de caz n ce msur organizarea evenimentului presupune implicarea Studiu de caz
voluntarilor? De ci oameni avei nevoie?
Pentru a ctiga vizibilitate n comunitate i fonduri, este important tipul Pentru evenimentul din 2003, pregtirile Exist o serie de exemple care
pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor ncercai s vedei n ce activiti s-ar implica voluntarii dac nu ai demonstreaz eficiena perseverenei,
evenimentului pe care l alegei. Dac, spre exemplu, nu exist o legtur
Comunitii Bcuane au nceput cu 3 organiza evenimentul i n ce msur pot fi nlocuii n acele activiti sau att prin creterea fondurilor strnse de la
logic ntre evenimentul ales i misiunea organizaiei, nu va rmne n
luni nainte i au presupus implicarea a 20 pot renuna la timpul pe care l alocau acelor sarcini. Asigurai-v, de un an la altul ct i prin creterea
mintea celor la care vrei s ajungei. Exist o serie de criterii pe care este
de angajai i voluntari ai Fundaiei de asemenea c avei destui voluntari care au timpul necesar, abilitile, vizibilitii organizaiei.
bine s le avei n vedere atunci cnd alegei un eveniment de strngere de
Sprijin Comunitar care se ocup de energia i disponibilitatea de a se implica n organizare.
fonduri. ncercai s v punei cteva ntrebri nainte de a decide c ai Un foarte bun exemplu este organizaia
gsit evenimentul potrivit. organizare, de la stabilirea listei de invitai
Este acesta genul de eveniment cruia i se poate asigura repetabilitatea? Salvai Copiii, care a realizat anul trecut
i contactarea lor, la pregtirea
Evenimentul este adecvat tipului de organizaie i misiunii pe care o are? cea de a treia ediie a Festivalului Brazilor
materialelor vizuale, decorarea slii, la tot Cel mai reuit eveniment este unul care devine o tradiie n comunitate i
de Crciun. Evenimentul are loc n fiecare
ce presupune logistic seara respectiv: care este cunoscut i ateptat de oameni. Aceste evenimente tind s ia
Putei ti dac evenimentul la care v gndii se potrivete organizaiei, an n preajuma Crciunului i const ntr-
nregistrare participani, ntmpinarea amploare n timp i s primeasc tot mai mult atenie dup cteva ediii,
punndu-v urmtoarea ntrebare: Dac oamenii nu ar ti nimic despre o expoziie de brazi scoi la licitaie dup
oaspeilor i nmnarea programului, cnd sponsorii i comunitatea ncep s se obinuiasc cu prezena anual a
organizaia voastr s-ar gndi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza ce sunt decorai de designeri
vnzarea biletelor de tombol, evenimentului.
pe care o susine) auzind despre acest eveniment? Ideea este s atragei profesioniti.
nregistrarea plilor i eliberarea
acei oameni care pot deveni donatori pentru organizaie legnd ct mai chitanelor. Multe organizaii au ajuns la concluzia c organizarea repetat a unui
La ediia din 2002 a Festivalului,
strns evenimentul de misiunea pe care o avei. eveniment anual devine un fel de marc a organizaiei, ceva care o
organizaia a strns 28.000 EUR, plus
reprezint i pentru care este cunoscut n comunitate.
Cum este promovat imaginea organizaiei prin acest eveniment? donaii n cri pentru colile care au
beneficiat de aceste fonduri.
Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie s promoveze i s susin
coerent imaginea pe care organizaia i-o creeaz. n timp, vei reui s La ediie din 2003, suma strns a fost de
creai o marc a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uor s 104.000 EUR, incluznd i produsele
asocieze evenimentul cu organizaia. donate), iar promovarea evenimentului a
fost mult mai intens dect n cazul
Dei, n teorie, un eveniment adecvat ar trebui s promoveze imaginea, nu primelor ediii.
se ntmpl ntotdeauna aa. Dac tema i tipul evenimentului se potrivesc
organizaiei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, n loc Studiu de caz
s o ntreasc.
Experiena Fundaiei pentru Sprijin
Comunitar din Bacu demostreaz c un
eveniment bine organizat poate crete
constant de la un an la altul o dat ce
comunitatea se obinuiete cu
evenimentul.

Gala Premiilor Comunitii Bcuane a

strns la prima ediie 6.000 USD, la a doua
16.000 USD, iar la ediia din 2004 a reuit
s adune n cteva ore 37.000 USD.
Evenimentul potrivit, la locul potrivit Studiu de caz n ce msur organizarea evenimentului presupune implicarea Studiu de caz
voluntarilor? De ci oameni avei nevoie?
Pentru a ctiga vizibilitate n comunitate i fonduri, este important tipul Pentru evenimentul din 2003, pregtirile Exist o serie de exemple care
pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor ncercai s vedei n ce activiti s-ar implica voluntarii dac nu ai demonstreaz eficiena perseverenei,
evenimentului pe care l alegei. Dac, spre exemplu, nu exist o legtur
Comunitii Bcuane au nceput cu 3 organiza evenimentul i n ce msur pot fi nlocuii n acele activiti sau att prin creterea fondurilor strnse de la
logic ntre evenimentul ales i misiunea organizaiei, nu va rmne n
luni nainte i au presupus implicarea a 20 pot renuna la timpul pe care l alocau acelor sarcini. Asigurai-v, de un an la altul ct i prin creterea
mintea celor la care vrei s ajungei. Exist o serie de criterii pe care este
de angajai i voluntari ai Fundaiei de asemenea c avei destui voluntari care au timpul necesar, abilitile, vizibilitii organizaiei.
bine s le avei n vedere atunci cnd alegei un eveniment de strngere de
Sprijin Comunitar care se ocup de energia i disponibilitatea de a se implica n organizare.
fonduri. ncercai s v punei cteva ntrebri nainte de a decide c ai Un foarte bun exemplu este organizaia
gsit evenimentul potrivit. organizare, de la stabilirea listei de invitai
Este acesta genul de eveniment cruia i se poate asigura repetabilitatea? Salvai Copiii, care a realizat anul trecut
i contactarea lor, la pregtirea
Evenimentul este adecvat tipului de organizaie i misiunii pe care o are? cea de a treia ediie a Festivalului Brazilor
materialelor vizuale, decorarea slii, la tot Cel mai reuit eveniment este unul care devine o tradiie n comunitate i
de Crciun. Evenimentul are loc n fiecare
ce presupune logistic seara respectiv: care este cunoscut i ateptat de oameni. Aceste evenimente tind s ia
Putei ti dac evenimentul la care v gndii se potrivete organizaiei, an n preajuma Crciunului i const ntr-
nregistrare participani, ntmpinarea amploare n timp i s primeasc tot mai mult atenie dup cteva ediii,
punndu-v urmtoarea ntrebare: Dac oamenii nu ar ti nimic despre o expoziie de brazi scoi la licitaie dup
oaspeilor i nmnarea programului, cnd sponsorii i comunitatea ncep s se obinuiasc cu prezena anual a
organizaia voastr s-ar gndi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza ce sunt decorai de designeri
vnzarea biletelor de tombol, evenimentului.
pe care o susine) auzind despre acest eveniment? Ideea este s atragei profesioniti.
nregistrarea plilor i eliberarea
acei oameni care pot deveni donatori pentru organizaie legnd ct mai chitanelor. Multe organizaii au ajuns la concluzia c organizarea repetat a unui
La ediia din 2002 a Festivalului,
strns evenimentul de misiunea pe care o avei. eveniment anual devine un fel de marc a organizaiei, ceva care o
organizaia a strns 28.000 EUR, plus
reprezint i pentru care este cunoscut n comunitate.
Cum este promovat imaginea organizaiei prin acest eveniment? donaii n cri pentru colile care au
beneficiat de aceste fonduri.
Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie s promoveze i s susin
coerent imaginea pe care organizaia i-o creeaz. n timp, vei reui s La ediie din 2003, suma strns a fost de
creai o marc a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uor s 104.000 EUR, incluznd i produsele
asocieze evenimentul cu organizaia. donate), iar promovarea evenimentului a
fost mult mai intens dect n cazul
Dei, n teorie, un eveniment adecvat ar trebui s promoveze imaginea, nu primelor ediii.
se ntmpl ntotdeauna aa. Dac tema i tipul evenimentului se potrivesc
organizaiei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, n loc Studiu de caz
s o ntreasc.
Experiena Fundaiei pentru Sprijin
Comunitar din Bacu demostreaz c un
eveniment bine organizat poate crete
constant de la un an la altul o dat ce
comunitatea se obinuiete cu
evenimentul.

Gala Premiilor Comunitii Bcuane a

strns la prima ediie 6.000 USD, la a doua
16.000 USD, iar la ediia din 2004 a reuit
s adune n cteva ore 37.000 USD.
Ai ales momentul potrivit pentru desfurarea evenimentului? Sfat. Studiu de caz. Studiu de caz.
Este important s aflai ce altceva se ntmpl n ora n ziua n care Aflai care este agenda oraului Ghinion i coinciden Vreme rea
programai evenimentul. Este preferabil s evitai suprapunerea cu un
Pe de o parte, exist ntlniri periodice la O organizaie din Bucureti a programat O organizaie care programase un
eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru ora care va
care de cele mai multe ori sunt prezeni o licitaie la World Trade Center n eveniment sportiv n aer liber a avut
atrage cel puin o parte dintre invitaii i ziaritii pe care i dorii prezeni.
ziaritii (ntlniri ale primriei, consiliului Bucureti chiar pe 11 Septembrie 2001, neplcuta surpriz s rmn fr nici un
Ce buget putei aloca pentru organizarea unui eveniment special? local, vizite oficiale) i despre care putei data atacului terorist asupra turnurilor reprezentant al presei pentru c n
afla uor detalii fie vorbind cu un ziarist din New York. Aceast ironic coinciden noaptea dinaintea evenimentului a
Cele mai multe evenimente speciale solicit un buget nainte de a avea apropiat, fie cernd informaii instituiilor a fcut ca o mare parte dintre invitai s plouat foarte tare. Acest lucru a afectat
certitudinea c vor fi strni bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui publice. Cel puin o parte din aceste refuze s participe la eveniment n numrul de participani la eveniment,
s nu depeasc suma pe care organizaia i-ar putea permite, n cel mai ntlniri se desfoar n aceeai zi din ultimul moment. dei organizaia nu avea cum s previn
ru caz, s o piard. Aceti bani trebuie s fie disponibili, nu planificai deja sptmn sau din lun. ncercai s evitai ploaia torenial dinaintea
pentru alte activiti la sfritul evenimentului, n sperana c vor fi programarea unui eveniment n ziua de n acest caz, organizaia nu mai putea evenimentului.
recuperai. n felul acesta, vei evita situaia n care ar trebui s achitai la edin a consiliului local, dac prezena face nimic altceva dect cel mult s
final costuri pentru care nu s-au strns fonduri. presei la eveniment este important anuleze evenimentul.
pentru organizaie.
Din nefericire, evenimentul a avut loc
Pe de alt parte, exist evenimentele imediat dup atacul din 11 septembrie
similare cu al vostru. Evitai s desfurai 2002 i n mod ironic, sala aleas cu dou
evenimentul de strngere de fonduri n luni nainte a fost Sala New York din
aceeai zi cu cel al altei organizaii. n Centrul de Conferine World Trade Center.
msura n care acest lucru este posibil, Cred c e cinstit s spun c o parte dintre
lsai un spaiu de o sptmn sau dou invitai au refuzat s participe la
ntre cele dou evenimente. eveniment din cauza locaiei.

n unele cazuri astfel de suprapuneri pot A.D. coordonator strngere de fonduri

fi evitate. Exist ns situaii n care
organizaia nu are nici un control asupra
celorlalte evenimente.
Ai ales momentul potrivit pentru desfurarea evenimentului? Sfat. Studiu de caz. Studiu de caz.
Este important s aflai ce altceva se ntmpl n ora n ziua n care Aflai care este agenda oraului Ghinion i coinciden Vreme rea
programai evenimentul. Este preferabil s evitai suprapunerea cu un
Pe de o parte, exist ntlniri periodice la O organizaie din Bucureti a programat O organizaie care programase un
eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru ora care va
care de cele mai multe ori sunt prezeni o licitaie la World Trade Center n eveniment sportiv n aer liber a avut
atrage cel puin o parte dintre invitaii i ziaritii pe care i dorii prezeni.
ziaritii (ntlniri ale primriei, consiliului Bucureti chiar pe 11 Septembrie 2001, neplcuta surpriz s rmn fr nici un
Ce buget putei aloca pentru organizarea unui eveniment special? local, vizite oficiale) i despre care putei data atacului terorist asupra turnurilor reprezentant al presei pentru c n
afla uor detalii fie vorbind cu un ziarist din New York. Aceast ironic coinciden noaptea dinaintea evenimentului a
Cele mai multe evenimente speciale solicit un buget nainte de a avea apropiat, fie cernd informaii instituiilor a fcut ca o mare parte dintre invitai s plouat foarte tare. Acest lucru a afectat
certitudinea c vor fi strni bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui publice. Cel puin o parte din aceste refuze s participe la eveniment n numrul de participani la eveniment,
s nu depeasc suma pe care organizaia i-ar putea permite, n cel mai ntlniri se desfoar n aceeai zi din ultimul moment. dei organizaia nu avea cum s previn
ru caz, s o piard. Aceti bani trebuie s fie disponibili, nu planificai deja sptmn sau din lun. ncercai s evitai ploaia torenial dinaintea
pentru alte activiti la sfritul evenimentului, n sperana c vor fi programarea unui eveniment n ziua de n acest caz, organizaia nu mai putea evenimentului.
recuperai. n felul acesta, vei evita situaia n care ar trebui s achitai la edin a consiliului local, dac prezena face nimic altceva dect cel mult s
final costuri pentru care nu s-au strns fonduri. presei la eveniment este important anuleze evenimentul.
pentru organizaie.
Din nefericire, evenimentul a avut loc
Pe de alt parte, exist evenimentele imediat dup atacul din 11 septembrie
similare cu al vostru. Evitai s desfurai 2002 i n mod ironic, sala aleas cu dou
evenimentul de strngere de fonduri n luni nainte a fost Sala New York din
aceeai zi cu cel al altei organizaii. n Centrul de Conferine World Trade Center.
msura n care acest lucru este posibil, Cred c e cinstit s spun c o parte dintre
lsai un spaiu de o sptmn sau dou invitai au refuzat s participe la
ntre cele dou evenimente. eveniment din cauza locaiei.

n unele cazuri astfel de suprapuneri pot A.D. coordonator strngere de fonduri

fi evitate. Exist ns situaii n care
organizaia nu are nici un control asupra
celorlalte evenimente.
Planificarea evenimentului special
Privind lucrurile n mod pragmatic, un eveniment special trebuie s
funcioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela
de a aduna bani. Ca urmare, este bine s avei mereu n minte considerente
care in de costurile, calitatea i unicitatea evenimentului.
Dac suntei pregtii pentru un eveniment special i lucrurile ies bine,
evenimentul v ajut s devenii mai vizibili i mai prezeni n comunitate,
s construii relaii, s v simii bine i s strngei bani. Dac ns nu
suntei pregtit pentru eveniment, comunitatea va rmne cu impresia c
organizaia nu reuete s se autoadministreze i i va pierde din
credibilitate.
Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii nainte de a v
pune pe treab:
$ Cine va coordona evenimentul?
$ Ce buget putei acorda organizrii evenimentului?
$ Cui se adreseaz evenimentul?
$ Cum va fi promovat?
$ Ce vrei s obinei n urma acestui eveniment?
$ V permitei s organizai evenimentul?
Mai nti ncercai s estimai costul total i mai ales cheltuielile care
trebuie achitante n avans i costurile pe resursele umane ce vor fi
implicate n organizare. n felul acesta, nainte de a depune eforturi de
planificare vei vedea dac dispunei de personal i fonduri suficiente
pentru evenimentul la care v-ai gndit.
Sfat
Pentru a nu suferi un eec financiar este
important s nu supraevaluai puterea
financiar real a organizaiei i
potenialul evenimentului de a atrage
donatorii pe care v bazai. Nu mizai pe
un eveniment care depete puterile
organizaiei, n sperana c banii strni
vor acoperi cheltuielile pe care nu le
putei achita naintea evenimentului.
Pe de alt parte, cu ct evenimentul este
mai atent planificat, innd cont de detalii
i investind n promovare, ansele voastre
de succes cresc.
Nu cdei ns n extrema cealalt, n care
de teama pierderii banilor i a timpului
investit alegei s organizai un
eveniment care nici nu v solicit, dar
care nici nu v ofer vreun ctiguri n
fonduri, imagine sau vizibilitate. ncercai
s gsii calea de mijloc, n care s
exploatai la maxim resursele ce pot fi
alocate organizrii unui eveniment
pentru a obine rezultate maxime.
Pe scurt, nu ezitai s fii ndrznei atunci
cnd plnuii un eveniment, dar nu uitai
s fii realiti atunci cnd stabilii bugetul.
Putei ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitile organizaiei sau Sfat
lua n cosiderare alte tipuri de evenimente mai puin costisitoare, pe care vi
le putei permite mai uor. Uneori, este preferabil s renunai la Este important s obinei chitane,
eveniment, dect s periclitai imaginea i ncrederea n organizaie. facturi pentru tot ceea ce se
achiziioneaz pentru eveniment.
Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continu ntre
Dac plnuii s vindei sau licitai diverse
coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare i persoanele
desemnate s duc la capt sarcinile stabilite. obiecte n cadrul evenimentului, nu uitai
s avei cu voi un chitanier/facturier.
Coordonatorul evenimentului
Este important s existe un coordonator al evenimentului, care s se Sfat
asigure c toi cei implicai n organizare i duc la capt sarcinile n
Pentru a menine lucrurile ct mai
termenul limit stabilit. Responsabilitile coordonatorului includ:
organizate putei ine un dosar cu
separatoare pentru: termene limit i
$ atribuirea responsabilitilor,
responsabiliti, buget, sponsori,
$ formarea unei echipe de organizare,
coresponden, partea de amuzament
$ supravegherea calendarului i a bugetului. din eveniment, invitaii i materiale de
promovare, cazare i transport,
Coordonatorul poate fi directorul executiv al organizaiei (dac are timpul
nregistrri participani, desfurtorul
necesar pentru eveniment), coordonatorul de strngere de fonduri (dac
evenimentului (cu momentele din sear
organizaia are un astfel de angajat) sau poate angaja o person pe i cu timpul necesar pentru fiecare), i alte
perioad detrerminat pentru a se ocupa de organizare (dac i poate
seciuni care vi se par importante n
permite un cost suplimentar pentru salariu). Putei apela i la un voluntar, organizarea evenimentului.
dei n acest caz trebuie s v asigurai c are timpul, implicarea i mai ales
experiena i abilitile necesare pentru a duce la capt responsabilitile ce
i revin.
O alt persoan trebuie s fie responsabil cu supervizarea costurilor
achitate i a donaiilor strnse.
Planificarea evenimentului special
Privind lucrurile n mod pragmatic, un eveniment special trebuie s
funcioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela
de a aduna bani. Ca urmare, este bine s avei mereu n minte considerente
care in de costurile, calitatea i unicitatea evenimentului.
Dac suntei pregtii pentru un eveniment special i lucrurile ies bine,
evenimentul v ajut s devenii mai vizibili i mai prezeni n comunitate,
s construii relaii, s v simii bine i s strngei bani. Dac ns nu
suntei pregtit pentru eveniment, comunitatea va rmne cu impresia c
organizaia nu reuete s se autoadministreze i i va pierde din
credibilitate.
Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii nainte de a v
pune pe treab:
$ Cine va coordona evenimentul?
$ Ce buget putei acorda organizrii evenimentului?
$ Cui se adreseaz evenimentul?
$ Cum va fi promovat?
$ Ce vrei s obinei n urma acestui eveniment?
$ V permitei s organizai evenimentul?
Mai nti ncercai s estimai costul total i mai ales cheltuielile care
trebuie achitante n avans i costurile pe resursele umane ce vor fi
implicate n organizare. n felul acesta, nainte de a depune eforturi de
planificare vei vedea dac dispunei de personal i fonduri suficiente
pentru evenimentul la care v-ai gndit.
Sfat
Pentru a nu suferi un eec financiar este
important s nu supraevaluai puterea
financiar real a organizaiei i
potenialul evenimentului de a atrage
donatorii pe care v bazai. Nu mizai pe
un eveniment care depete puterile
organizaiei, n sperana c banii strni
vor acoperi cheltuielile pe care nu le
putei achita naintea evenimentului.
Pe de alt parte, cu ct evenimentul este
mai atent planificat, innd cont de detalii
i investind n promovare, ansele voastre
de succes cresc.
Nu cdei ns n extrema cealalt, n care
de teama pierderii banilor i a timpului
investit alegei s organizai un
eveniment care nici nu v solicit, dar
care nici nu v ofer vreun ctiguri n
fonduri, imagine sau vizibilitate. ncercai
s gsii calea de mijloc, n care s
exploatai la maxim resursele ce pot fi
alocate organizrii unui eveniment
pentru a obine rezultate maxime.
Pe scurt, nu ezitai s fii ndrznei atunci
cnd plnuii un eveniment, dar nu uitai
s fii realiti atunci cnd stabilii bugetul.
Putei ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitile organizaiei sau Sfat
lua n cosiderare alte tipuri de evenimente mai puin costisitoare, pe care vi
le putei permite mai uor. Uneori, este preferabil s renunai la Este important s obinei chitane,
eveniment, dect s periclitai imaginea i ncrederea n organizaie. facturi pentru tot ceea ce se
achiziioneaz pentru eveniment.
Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continu ntre
Dac plnuii s vindei sau licitai diverse
coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare i persoanele
desemnate s duc la capt sarcinile stabilite. obiecte n cadrul evenimentului, nu uitai
s avei cu voi un chitanier/facturier.
Coordonatorul evenimentului
Este important s existe un coordonator al evenimentului, care s se Sfat
asigure c toi cei implicai n organizare i duc la capt sarcinile n
Pentru a menine lucrurile ct mai
termenul limit stabilit. Responsabilitile coordonatorului includ:
organizate putei ine un dosar cu
separatoare pentru: termene limit i
$ atribuirea responsabilitilor,
responsabiliti, buget, sponsori,
$ formarea unei echipe de organizare,
coresponden, partea de amuzament
$ supravegherea calendarului i a bugetului. din eveniment, invitaii i materiale de
promovare, cazare i transport,
Coordonatorul poate fi directorul executiv al organizaiei (dac are timpul
nregistrri participani, desfurtorul
necesar pentru eveniment), coordonatorul de strngere de fonduri (dac
evenimentului (cu momentele din sear
organizaia are un astfel de angajat) sau poate angaja o person pe i cu timpul necesar pentru fiecare), i alte
perioad detrerminat pentru a se ocupa de organizare (dac i poate
seciuni care vi se par importante n
permite un cost suplimentar pentru salariu). Putei apela i la un voluntar, organizarea evenimentului.
dei n acest caz trebuie s v asigurai c are timpul, implicarea i mai ales
experiena i abilitile necesare pentru a duce la capt responsabilitile ce
i revin.
O alt persoan trebuie s fie responsabil cu supervizarea costurilor
achitate i a donaiilor strnse.
Comitetul de organizare Stabilirea calendarului evenimentului Sfat
Responsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica Pentru o sear de cteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Pentru a v asigura c totul va fi gata la
evenimentul, nu de a ndeplini fiecare sarcin. Dup planificare, sarcinile Comunitii Bcuane, organizat de Fundaia de Sprijin Comunitar a fost timp, o opiune este s ncercai s
sunt delegate echipei care se ocup de finalizarea acestora. nevoie de o planificare de cel puin trei luni pentru a asigura succesul serii. programai lucrurile pornind de la ziua n
care se va desfura evenimentul. Dac
Comitetul de organizare are trei principale atribuii: Au fost vizate toate societile comerciale, bncile, instituii medicale i
acesta este programat pe 8 Mai, gndii-
guvernamentale, organizaii neguvernamentale si persoane fizice,
$ detalierea sarcinilor; v ce avei de fcut n 7 Mai. i ca n 7 Mai
alctuindu-se astfel lista invitailor. Pentru nregistrarea i meninerea la zi
s putei face ce v-ai propus, ce trebuie
$ stabilirea calendarului evenimentului; a tuturor acestor date i contactelor ulterioare, a fost proiectat o baz de
s facei n 6 Mai, etc.? n felul acesta
date n Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizat n dosare
$ stabilirea bugetulului. putei s v dai cel mai bine seama dac
i sub-dosare distincte, avnd mesajele trimise i recepionate de la acelai
evenimentul poate avea loc la data la
Detalierea sarcinilor grup de persoane n acelai dosar. n paralel, s-a lucrat la rezervarea slii de
care l-ai programat sau trebuie s facei
restaurant, la alctuirea meniului i a modului de decorare a slii, precum
Comitetul de organizare stabilete ce trebuie fcut, pn cnd trebuie unele schimbri la date.
i la alctuirea programului serii (desfurtorul Galei a fost pregtit cu o
terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care l are la dispoziie precizie de 1-2 minute i a cuprins 21 de pagini!). Luai n considerare i faptul c 90 de zile
pentru sarcin i care este persoana cea mai potrivit n termeni de pn la eveniment nseamn doar 60 de
eficien. O dat ce sarcinile, bugetul i calendarul au fost stabilite, putei mpri zile lucrtoare i c angajaii care se
responsabilitile n echip. Este bine s propunei termene limit mai ocup de eveniment au i alte
Un tabel cum este cel de mai jos, n care notai toate detaliile, pot s ajute strnse dect cele pe care v bazai pentru a v asigura c, fie i cu o responsabiliti n organizaie pentru care
mult n organizare i n respectarea termenelor limit. ntrziere, avei lucrurile gata la timp. au nevoie de timp. Consultai-v cu
S stabileasc bugetul voluntarii pentru a afla ct mai exact de
ce timp dispun n acea perioad pentru
Completarea constant a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina organizaie.
ce? cnd? cine? termen limit urmtoare v ajut s fii la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru
eveniment i cu situaia bugetului - unde ai depit costul estimat, unde
ai cheltuit mai puin i care este raportul ntre costurile estimate i
costurile reale. Acelai lucru este valabil i pentru capitolul de venituri.
Comitetul de organizare Stabilirea calendarului evenimentului Sfat
Responsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica Pentru o sear de cteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Pentru a v asigura c totul va fi gata la
evenimentul, nu de a ndeplini fiecare sarcin. Dup planificare, sarcinile Comunitii Bcuane, organizat de Fundaia de Sprijin Comunitar a fost timp, o opiune este s ncercai s
sunt delegate echipei care se ocup de finalizarea acestora. nevoie de o planificare de cel puin trei luni pentru a asigura succesul serii. programai lucrurile pornind de la ziua n
care se va desfura evenimentul. Dac
Comitetul de organizare are trei principale atribuii: Au fost vizate toate societile comerciale, bncile, instituii medicale i
acesta este programat pe 8 Mai, gndii-
guvernamentale, organizaii neguvernamentale si persoane fizice,
$ detalierea sarcinilor; v ce avei de fcut n 7 Mai. i ca n 7 Mai
alctuindu-se astfel lista invitailor. Pentru nregistrarea i meninerea la zi
s putei face ce v-ai propus, ce trebuie
$ stabilirea calendarului evenimentului; a tuturor acestor date i contactelor ulterioare, a fost proiectat o baz de
s facei n 6 Mai, etc.? n felul acesta
date n Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizat n dosare
$ stabilirea bugetulului. putei s v dai cel mai bine seama dac
i sub-dosare distincte, avnd mesajele trimise i recepionate de la acelai
evenimentul poate avea loc la data la
Detalierea sarcinilor grup de persoane n acelai dosar. n paralel, s-a lucrat la rezervarea slii de
care l-ai programat sau trebuie s facei
restaurant, la alctuirea meniului i a modului de decorare a slii, precum
Comitetul de organizare stabilete ce trebuie fcut, pn cnd trebuie unele schimbri la date.
i la alctuirea programului serii (desfurtorul Galei a fost pregtit cu o
terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care l are la dispoziie precizie de 1-2 minute i a cuprins 21 de pagini!). Luai n considerare i faptul c 90 de zile
pentru sarcin i care este persoana cea mai potrivit n termeni de pn la eveniment nseamn doar 60 de
eficien. O dat ce sarcinile, bugetul i calendarul au fost stabilite, putei mpri zile lucrtoare i c angajaii care se
responsabilitile n echip. Este bine s propunei termene limit mai ocup de eveniment au i alte
Un tabel cum este cel de mai jos, n care notai toate detaliile, pot s ajute strnse dect cele pe care v bazai pentru a v asigura c, fie i cu o responsabiliti n organizaie pentru care
mult n organizare i n respectarea termenelor limit. ntrziere, avei lucrurile gata la timp. au nevoie de timp. Consultai-v cu
S stabileasc bugetul voluntarii pentru a afla ct mai exact de
ce timp dispun n acea perioad pentru
Completarea constant a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina organizaie.
ce? cnd? cine? termen limit urmtoare v ajut s fii la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru
eveniment i cu situaia bugetului - unde ai depit costul estimat, unde
ai cheltuit mai puin i care este raportul ntre costurile estimate i
costurile reale. Acelai lucru este valabil i pentru capitolul de venituri.
Veniturile i costurile estimate trebuie s se apropie ct mai mult de cele
reale. Ca s evitai diferenele mari, e nevoie s v cunoatei bine donatorii
i potenialul lor. Ca s putei estima corect costurile, dai telefoane la
diferii furnizori pentru a avea o ideea ct mai clar despre preul
serviciului/produsului de care avei nevoie.
Evident, este de dorit s obinei ct mai multe reduceri sau donaii n
natur. Atenie ns la ceea ce trecei n buget i costurile reale pe care le
suportai. Este bine s prevedei n buget i costuri pentru astfel de
produse. n felul acesta, avei fonduri pentru a plti un obiect pe care v-ai
fi ateptat s l primii ca donaie sau s acoperii o serie de cheltuieli
neprezzute.
n msura n care acest lucru este posibil, ncercai s achitai o serie de
costuri dup desfurarea evenimentului.
Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul?
Atunci cnd fixai bugetul alocat evenimentului, avei n vedere:
$ costul de nchiriere a slii;
$ costul mncrii i a buturii;
$ costurile de personal;
$ costurile pentru materialele promoionale (afie, invitaii, diplome,
brouri de prezentare, programul serii, premii, etc.);
$ costul pentru nchirierea echipamentului audio-vizual;
$ costuri pentru trimiterea prin pot a invitaiilor;
$ costuri suplimentare sau neprevzute.
diferente venituri venit estimat venit real
Dac ar fi s clasificm costurile care Cel mai aproape de costul real al unui eveniment putei fi atunci cnd luai Studiu de caz
trebuie estimate n organizarea n considerare costurile directe i pe cele avute cu angajaii i voluntarii.
evenimentului, pentru ca n final diferena Un exemplu fericit este cel al SOS Satele
costuri estimate vs. costuri reale s fie ct Analizai numrul de persoane care v ateptai s participe la eveniment. Copiilor Romnia, care a organizat o
mai mic, aceast clasificare ar include: Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. ncercai ns licitaie cu lucrri de ceramic, picturi i
s o estimai, lund n considerare evenimente anterioare, realiile esturi ale copiilor. Organizaia a plnuit
$ Costuri directe care includ toate constante cu donatorii, etc. Dac avei i costurile estimate, putei mpri s strng fonduri n valoare de 800 USD.
costurile tangibile pe care organizaia numrul invitailor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie s o Suma la care a ajuns la finalul
trebuie s le suporte de la catering, la plteasc fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi mprii profitul pe evenimentului a fost ns mult mai mare
nchirierea localului, la flori, fotograf, care vi l-ai fixat pentru a estima suma medie pe care vrei s o obinei de 2.160 USD.
etc. la cei care particip la eveniment.
Rezultatul neateptat al licitaiei nu a
$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute n cazul Galei Fundaiei de Sprijin Comunitar, numrul invitailor a fost, venit doar pentru c licitaia a fost foarte
n vedere costurile cu personalul care n medie de 260 la fiecare dintre cele trei ediii. bine condus i antrenant pentru
se implic n organizarea invitai, ci i pentru c organizaia a reuit
evenimentului. Aici trebuie avut n Profilul invitailor este de 40% companii (multi)naionale, 50% companii
s economiseasc o mare parte din
vedere timpul pe care angajaii i locale i 10% ONG-uri partenere.
costuri prin obinerea de sponsorizri.
voluntarii l investesc n organizarea
n funcie de caracteristicile participanilor i de capacitatea financiar a
evenimentului i transformarea acestui
acestora, au fost stabilite preurile locurilor n sal (ntre 100 i 1,000
timp n banii cu care ar fi pltii pe
Euro).
acest timp.
Situaia n care vindei locuri sau bilete participanilor este una n care
estimarea este posibil. Exist ns i situaii mai complicate n care este
vorba de o licitaie sau de donaii unde este mai dificil s faci estimri. n
cazul unei licitaii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invitailor
i de impresia pe care lucrrile licitate o las.
venit total diferente costuri cost estimat cost real cost total
Veniturile i costurile estimate trebuie s se apropie ct mai mult de cele
reale. Ca s evitai diferenele mari, e nevoie s v cunoatei bine donatorii
i potenialul lor. Ca s putei estima corect costurile, dai telefoane la
diferii furnizori pentru a avea o ideea ct mai clar despre preul
serviciului/produsului de care avei nevoie.
Evident, este de dorit s obinei ct mai multe reduceri sau donaii n
natur. Atenie ns la ceea ce trecei n buget i costurile reale pe care le
suportai. Este bine s prevedei n buget i costuri pentru astfel de
produse. n felul acesta, avei fonduri pentru a plti un obiect pe care v-ai
fi ateptat s l primii ca donaie sau s acoperii o serie de cheltuieli
neprezzute.
n msura n care acest lucru este posibil, ncercai s achitai o serie de
costuri dup desfurarea evenimentului.
Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul?
Atunci cnd fixai bugetul alocat evenimentului, avei n vedere:
$ costul de nchiriere a slii;
$ costul mncrii i a buturii;
$ costurile de personal;
$ costurile pentru materialele promoionale (afie, invitaii, diplome,
brouri de prezentare, programul serii, premii, etc.);
$ costul pentru nchirierea echipamentului audio-vizual;
$ costuri pentru trimiterea prin pot a invitaiilor;
$ costuri suplimentare sau neprevzute.
diferente venituri venit estimat venit real
Dac ar fi s clasificm costurile care Cel mai aproape de costul real al unui eveniment putei fi atunci cnd luai Studiu de caz
trebuie estimate n organizarea n considerare costurile directe i pe cele avute cu angajaii i voluntarii.
evenimentului, pentru ca n final diferena Un exemplu fericit este cel al SOS Satele
costuri estimate vs. costuri reale s fie ct Analizai numrul de persoane care v ateptai s participe la eveniment. Copiilor Romnia, care a organizat o
mai mic, aceast clasificare ar include: Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. ncercai ns licitaie cu lucrri de ceramic, picturi i
s o estimai, lund n considerare evenimente anterioare, realiile esturi ale copiilor. Organizaia a plnuit
$ Costuri directe care includ toate constante cu donatorii, etc. Dac avei i costurile estimate, putei mpri s strng fonduri n valoare de 800 USD.
costurile tangibile pe care organizaia numrul invitailor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie s o Suma la care a ajuns la finalul
trebuie s le suporte de la catering, la plteasc fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi mprii profitul pe evenimentului a fost ns mult mai mare
nchirierea localului, la flori, fotograf, care vi l-ai fixat pentru a estima suma medie pe care vrei s o obinei de 2.160 USD.
etc. la cei care particip la eveniment.
Rezultatul neateptat al licitaiei nu a
$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute n cazul Galei Fundaiei de Sprijin Comunitar, numrul invitailor a fost, venit doar pentru c licitaia a fost foarte
n vedere costurile cu personalul care n medie de 260 la fiecare dintre cele trei ediii. bine condus i antrenant pentru
se implic n organizarea invitai, ci i pentru c organizaia a reuit
evenimentului. Aici trebuie avut n Profilul invitailor este de 40% companii (multi)naionale, 50% companii
s economiseasc o mare parte din
vedere timpul pe care angajaii i locale i 10% ONG-uri partenere.
costuri prin obinerea de sponsorizri.
voluntarii l investesc n organizarea
n funcie de caracteristicile participanilor i de capacitatea financiar a
evenimentului i transformarea acestui
acestora, au fost stabilite preurile locurilor n sal (ntre 100 i 1,000
timp n banii cu care ar fi pltii pe
Euro).
acest timp.
Situaia n care vindei locuri sau bilete participanilor este una n care
estimarea este posibil. Exist ns i situaii mai complicate n care este
vorba de o licitaie sau de donaii unde este mai dificil s faci estimri. n
cazul unei licitaii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invitailor
i de impresia pe care lucrrile licitate o las.
venit total diferente costuri cost estimat cost real cost total
Ce ateptri avei de la eveniment? Studiu de caz
Prietenii Muzeului Naional de Art al
n mod evident, dac v propunei s facei o cru de bani n urma
Romniei este o organizaie a crei
evenimentului sunt anse mari s fii dezamgii la final. Atunci cnd
misiune este aceea de a strnge fonduri
planificai, ncercai s vedei ce obiective ar trebui atinse pentru a
pentru acest Muzeu. Organizaia
considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment
desfoar mai multe campanii de
reuit? Numrul de oameni prezeni? Publicitatea asigurat prin pres?
strngere de fonduri, n urma crora se
Fondurile strnse? Costurile restrnse?
strng anual aproximativ 100.000 USD.
n ceea ce privete fondurile strnse, succesul evenimentului va fi foarte
Evenimentele prin care se strng fonduri
greu de evaluat dac nu stabilii o sum pe care v propunei s o strngei
sunt Buctarul Anului n Bucureti, Balul
la final. Suma trebuie stabilit nu la ntmplare, nici dup nevoile
Muzeului, Arte Divina, Prima Licitaie de
organizaiei, ci dup potenialul pe care evenimentul l are de a atrage
Vin Romnesc, concerte i spectacole.
fondurile.

Pentru asta este important s identificai baza de susintori, (fie c este

vorba de membri ai organizaiei i board, de persoane fizice, de sectorul de
afaceri) pe care o vizai n cadrul acestui eveniment i apoi s analizai
potenialul acestui grup de a dona pentru susinerea organizaiei.

Un plan de strngere de fonduri ar trebui s inteasc categoria cea mai

potrivit de donatori i s stabileasc suma pe care dorete s o strng de
la acetia. Suma e stabilit n funcie de evaluarea i prospectarea
donatorilor din categoria vizat.

Cauza pentru care se strng fonduri are, n general o influen puternic

asupra succesului evenimentului. Statisticile arat c att sectorul de
afaceri ct i populaia sunt mai degrab interesate de a susine cauze
sociale (sntate, servicii sociale) i cel mai puin interesate de a susine
domenii ca mediu, cultur sau aprarea drepturilor omului. Concluzia
fireasc ar fi c e greu s ai succes n strngerea de fonduri organiznd
evenimente n domeniile menionate mai devreme. Cu toate acestea, o
prospectare atent a mediului i a potenialilor donatori poate duce la
strngerea unor fonduri importante.
Ce ateptri avei de la eveniment? Studiu de caz
Prietenii Muzeului Naional de Art al
n mod evident, dac v propunei s facei o cru de bani n urma
Romniei este o organizaie a crei
evenimentului sunt anse mari s fii dezamgii la final. Atunci cnd
misiune este aceea de a strnge fonduri
planificai, ncercai s vedei ce obiective ar trebui atinse pentru a
pentru acest Muzeu. Organizaia
considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment
desfoar mai multe campanii de
reuit? Numrul de oameni prezeni? Publicitatea asigurat prin pres?
strngere de fonduri, n urma crora se
Fondurile strnse? Costurile restrnse?
strng anual aproximativ 100.000 USD.
n ceea ce privete fondurile strnse, succesul evenimentului va fi foarte
Evenimentele prin care se strng fonduri
greu de evaluat dac nu stabilii o sum pe care v propunei s o strngei
sunt Buctarul Anului n Bucureti, Balul
la final. Suma trebuie stabilit nu la ntmplare, nici dup nevoile
Muzeului, Arte Divina, Prima Licitaie de
organizaiei, ci dup potenialul pe care evenimentul l are de a atrage
Vin Romnesc, concerte i spectacole.
fondurile.

Pentru asta este important s identificai baza de susintori, (fie c este

vorba de membri ai organizaiei i board, de persoane fizice, de sectorul de
afaceri) pe care o vizai n cadrul acestui eveniment i apoi s analizai
potenialul acestui grup de a dona pentru susinerea organizaiei.

Un plan de strngere de fonduri ar trebui s inteasc categoria cea mai

potrivit de donatori i s stabileasc suma pe care dorete s o strng de
la acetia. Suma e stabilit n funcie de evaluarea i prospectarea
donatorilor din categoria vizat.

Cauza pentru care se strng fonduri are, n general o influen puternic

asupra succesului evenimentului. Statisticile arat c att sectorul de
afaceri ct i populaia sunt mai degrab interesate de a susine cauze
sociale (sntate, servicii sociale) i cel mai puin interesate de a susine
domenii ca mediu, cultur sau aprarea drepturilor omului. Concluzia
fireasc ar fi c e greu s ai succes n strngerea de fonduri organiznd
evenimente n domeniile menionate mai devreme. Cu toate acestea, o
prospectare atent a mediului i a potenialilor donatori poate duce la
strngerea unor fonduri importante.
Cum putei scdea costurile de organizare i
crete veniturile?
"Pentru a maximiza venitul n urma unui eveniment special, organizatorii
trebuie s strng cea mai mare sum de bani pe care fiecare donator este
dispus s o dea. Donaiile fcute sunt rezultatul a doi factori: bogie i
motivaie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie s
segmenteze audiena n funcie de venitul invitailor (diferenirea
preurilor) i s-i motiveze s participe." 3
Pentru a v maximiza profitul, obinerea unor sponsorizri n bani,
servicii sau produse - din partea unor companii este esenial. Este modul
cel mai eficient de a reduce o parte important din costuri. n acest fel, pot
fi acoperite costuri ce in de tiprirea materialelor, divertisment,
echipament audio-vizual, etc.
Licitaia organizat de SOS-Satele Copiilor Romnia a fost un eveniment
de strngere de fonduri din comunitate care a reuit s adune peste 2.000
USD n vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de
aproximativ 200 USD.
Am gsit sponsori care ne-au oferit spaiu pentru desfurarea licitaiei,
au oferit cocktail-urile i au tiprit invitaiile gratuit. Am gsit VIP-uri care
au acceptat s participe la licitaie. 5
3
(Daniel Webber, Just The Ticket Understanding charity fundraising events,
New Philanthropy Capital, pg. 11)
4
(Angela Dogaru coordonator strngere de fonduri SOS-Satele Copiilor
Romnia)
Cheltuielile au inclus costul invitaiilor,
publicarea catalogului de prezentare a
lucrrilor i fotografiile fcute n timpul
evenimentului. Un avantaj important a fost
i faptul c obiectele vndute la licitaie au
fost obinute gratuit, prin donaiile
copiilor.
n schimbul susinerii venite din partea
companiilor, organizaia poate meniona
numele firmei pe posterele evenimentului,
pe invitaii, bilete, brouri etc.
Cei care doneaz sume care trec peste un
anumit nivel pot primi un titlu onorific de
Prieten al organizaiei. Se pot crea astfel
de categorii de prieteni sau de sponsori.
Fundaia de Sprijin Comunitar,
organizatorul Galei Premiilor Comunitii
Bcuane are categorii de sponsor de aur
sau de argint, n funcie de sumele cu care
contribuie. Acest semn de apreciere public
exercit o anumit presiune asupra
donatorului, n ceea ce privete suma pe
care o va dona data viitoare i i face pe alii
s doreasc aceeai recunoatere public.
n plus, pot fi recompensai cu locuri bune
n sal, n semn de recunotin pentru
suportul oferit.
Sfat
Posturile radio sunt, de obicei receptive la
Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gsi cererile organizaiilor de a difuza astfel de
parteneri media pentru eveniment. n felul acesta, radioul, televiziunea v anunuri, mai ales dac sponsorii
vor aloca, n general timp pentru a face publicitate evenimentului. Avnd evenimentului sunt dispui s cumpere
parteneri media, v va fi mult mai uor s convingei diverse companii s se spaiu publicitar pentru companie.
alture ca sponsori ai evenimentului. ncercai s alegei canale media care
se adreseaz publicului pe care l vizai: orice revist, post radio sau
televiziune v poate trimite o descriere a profilului asculttorului/cititorului Studiu de caz
/telespectatorului.
Fundaia Romn pentru Copii,
Pentru a avea succes n ncercarea de a gsi sponsori trebuie s fii foarte Comunitate i Familie, care organizeaz
clari n ceea ce solicitai i n ceea ce putei oferi n schimb. ncercai s Ziua Minunilor n 1 Iunie s-a dovedit
subliniai i avantajele ce rezult pentru firme prin implicarea n eveniment. eficient n abordarea sponsorilor. n
Avei n vedere i faptul c cele mai multe companii ofer sponsorizri colaborare cu partenerii media ai
pentru a-i ntri poziia i imaginea n comunitate. evenimentului, a fost conceput o ofert
pentru sponsori: pachete de sponsorizare
Avantajele fiscale pot fi un motiv n plus care ar convinge companiile s
care au inclus promovarea n cotidianele
devin sponsori. Una din schimbrile majore pe care le introduce Codul
i sptmnalele clujene, spot TV, spoturi
Fiscal se refer la scderea din impozitul datorat statului n limitele a 0.3 la
audio, promovarea pe panouri publicitare
mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta
amplasate n 6 puncte din ora, afie i
nseamn c firmele pltesc impozitul diminuat cu contravaloarea
fluturai, bannere la locul evenimentului,
sponsorizrilor din anul respectiv.
posibilitatea de sampling, amplasare de
puncte de vnzare. Pachetele de
n acest context, avantajul pentru companii este unul real.
sponsorizare au fost difereniate n
Este de aceea important ca atunci cnd comunicai cu un potenial sponsor funcie de participarea sponsorilor: de la
s i explicai c dac respect baremurile legale sponsorizarea nu l cost 2.000 USD la 1.000.000 lei.
practic nimic, ea fiind compensat de scderea impozitului. 6
5
(Ghid Fiscal pentru ONG-uri Asociaia pentru Relaii Comunitare, pg. 7)
Cum putei scdea costurile de organizare i
crete veniturile?
"Pentru a maximiza venitul n urma unui eveniment special, organizatorii
trebuie s strng cea mai mare sum de bani pe care fiecare donator este
dispus s o dea. Donaiile fcute sunt rezultatul a doi factori: bogie i
motivaie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie s
segmenteze audiena n funcie de venitul invitailor (diferenirea
preurilor) i s-i motiveze s participe." 3
Pentru a v maximiza profitul, obinerea unor sponsorizri n bani,
servicii sau produse - din partea unor companii este esenial. Este modul
cel mai eficient de a reduce o parte important din costuri. n acest fel, pot
fi acoperite costuri ce in de tiprirea materialelor, divertisment,
echipament audio-vizual, etc.
Licitaia organizat de SOS-Satele Copiilor Romnia a fost un eveniment
de strngere de fonduri din comunitate care a reuit s adune peste 2.000
USD n vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de
aproximativ 200 USD.
Am gsit sponsori care ne-au oferit spaiu pentru desfurarea licitaiei,
au oferit cocktail-urile i au tiprit invitaiile gratuit. Am gsit VIP-uri care
au acceptat s participe la licitaie. 5
3
(Daniel Webber, Just The Ticket Understanding charity fundraising events,
New Philanthropy Capital, pg. 11)
4
(Angela Dogaru coordonator strngere de fonduri SOS-Satele Copiilor
Romnia)
Cheltuielile au inclus costul invitaiilor,
publicarea catalogului de prezentare a
lucrrilor i fotografiile fcute n timpul
evenimentului. Un avantaj important a fost
i faptul c obiectele vndute la licitaie au
fost obinute gratuit, prin donaiile
copiilor.
n schimbul susinerii venite din partea
companiilor, organizaia poate meniona
numele firmei pe posterele evenimentului,
pe invitaii, bilete, brouri etc.
Cei care doneaz sume care trec peste un
anumit nivel pot primi un titlu onorific de
Prieten al organizaiei. Se pot crea astfel
de categorii de prieteni sau de sponsori.
Fundaia de Sprijin Comunitar,
organizatorul Galei Premiilor Comunitii
Bcuane are categorii de sponsor de aur
sau de argint, n funcie de sumele cu care
contribuie. Acest semn de apreciere public
exercit o anumit presiune asupra
donatorului, n ceea ce privete suma pe
care o va dona data viitoare i i face pe alii
s doreasc aceeai recunoatere public.
n plus, pot fi recompensai cu locuri bune
n sal, n semn de recunotin pentru
suportul oferit.
Sfat
Posturile radio sunt, de obicei receptive la
Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gsi cererile organizaiilor de a difuza astfel de
parteneri media pentru eveniment. n felul acesta, radioul, televiziunea v anunuri, mai ales dac sponsorii
vor aloca, n general timp pentru a face publicitate evenimentului. Avnd evenimentului sunt dispui s cumpere
parteneri media, v va fi mult mai uor s convingei diverse companii s se spaiu publicitar pentru companie.
alture ca sponsori ai evenimentului. ncercai s alegei canale media care
se adreseaz publicului pe care l vizai: orice revist, post radio sau
televiziune v poate trimite o descriere a profilului asculttorului/cititorului Studiu de caz
/telespectatorului.
Fundaia Romn pentru Copii,
Pentru a avea succes n ncercarea de a gsi sponsori trebuie s fii foarte Comunitate i Familie, care organizeaz
clari n ceea ce solicitai i n ceea ce putei oferi n schimb. ncercai s Ziua Minunilor n 1 Iunie s-a dovedit
subliniai i avantajele ce rezult pentru firme prin implicarea n eveniment. eficient n abordarea sponsorilor. n
Avei n vedere i faptul c cele mai multe companii ofer sponsorizri colaborare cu partenerii media ai
pentru a-i ntri poziia i imaginea n comunitate. evenimentului, a fost conceput o ofert
pentru sponsori: pachete de sponsorizare
Avantajele fiscale pot fi un motiv n plus care ar convinge companiile s
care au inclus promovarea n cotidianele
devin sponsori. Una din schimbrile majore pe care le introduce Codul
i sptmnalele clujene, spot TV, spoturi
Fiscal se refer la scderea din impozitul datorat statului n limitele a 0.3 la
audio, promovarea pe panouri publicitare
mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta
amplasate n 6 puncte din ora, afie i
nseamn c firmele pltesc impozitul diminuat cu contravaloarea
fluturai, bannere la locul evenimentului,
sponsorizrilor din anul respectiv.
posibilitatea de sampling, amplasare de
puncte de vnzare. Pachetele de
n acest context, avantajul pentru companii este unul real.
sponsorizare au fost difereniate n
Este de aceea important ca atunci cnd comunicai cu un potenial sponsor funcie de participarea sponsorilor: de la
s i explicai c dac respect baremurile legale sponsorizarea nu l cost 2.000 USD la 1.000.000 lei.
practic nimic, ea fiind compensat de scderea impozitului. 6
5
(Ghid Fiscal pentru ONG-uri Asociaia pentru Relaii Comunitare, pg. 7)
Combinai evenimente.
n cadrul unei cine elegante putei veni cu
un alt eveniment de strngere de fonduri,
care s ofere i un moment de
divertisment.
Studiu de caz
n cazul Galei Premiilor Comunitii Bcuane, strngerea
de fonduri se realizeaz, n principal din vnzarea
meselor ctre societile comerciale, bncile i omenii de
afaceri invitai. La evenimentul din 2004, oferta pentru
cumprarea locurilor la eveniment a diferit n funcie de
categoria de sponsor:
$ masa de aur de 8 locuri a costat 1,000 Euro;
$ un loc n sal 125 Euro.
Programul serii a cuprins, n afara momentelor nmnrii
premiilor, o combinaie de mai multe evenimente care
au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere i
strngerea de fonduri:
$ un loc n sal 125 Euro.licitaii de obiecte (au fost
licitate 5 tablouri i 6 pachete de servicii adresate
beneficiarilor FSC;
$ donaii n numerar fcute direct n cutiile de donaii
amplasate n sal;
$ vnzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de
ctre companiile prezente la Gal);
$ oferte de susinere a activitii FSC fcute de diveri
participani (sponsorizarea unei tabere pentru copiii
din grupul vocal Zmeuris al FSC).
Un alt aspect important a fost menionarea sponsorilor
n toate materialele informative legate de organziarea
galei: invitaii, programul serii, scrisori, buletinul
informativ al organziatiei.
Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspei, oameni de
afaceri, reprezentani ai autoritilor locale i sectorului
Studiu de caz
Cteva lucruri merit menionate legat de aceast idee a combinrii de Un exemplu similar de combinare a
evenimente, care poate fi mai mult sau mai puin benefic evenimentului. evenimentelor l are un ONG care a
organizat un bal avnd drept scop
Evenimentele incluse n cadrul serii (gen tombol, licitaii) sunt binevenite
strngerea de fonduri pentru renovarea i
pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil s nu dureze
dotarea unui centru pentru persoane fr
prea mult. Dac tot ceea ce se ntmpl n seara respectiv este compus din
adpost. Evenimentul s-a adresat
evenimente mrunte programate unul dup altul, oamenii vor sfri prin a
oamenilor de afaceri din Braov,
nu mai ti dac au participat la un cocktail, la o tombol sau la o licitaie.
directorilor de instituii publice i
De asemenea, este bine ca prin ceea ce se ntmpl n seara respectiv cei organizaiilor neguvernamentale.
prezeni s nu uite pentru ce se strng banii, care este cauza pe care o Balul a combinat o prezentare de mod, o
susinei. n acest sens, implicarea beneficiarilor (n susinerea cu obiecte a
expoziie de icoane de lemn, tablouri pe
licitaiei, tombolei, etc) este binevenit. sticl i sculpturi cu vnzare la licitaie, o
Este preferabil ca tot ceea ce se ntmpl n cadrul evenimentului s poat reprezentaie de dans modern i o
fi asociat cu cauza pe care o susine evenimnetul. tombol.
Un lucru legat de creativitatea n strngerea de fonduri se refer i la La finalul serii s-au strns peste
abilitatea de a gsi idei noi pentru seara respectiv sau de a le da o form 100.000.000 lei.
diferit pentru a fi asociate cu cauza i organizaia.
ncercai s difereniai evenimentul de cel al altor organizaii, pentru a-i
crea o identitate i pentru a-l face uor de reperat pentru sponsori i
donatori. Dac le oferii altceva n seara respectiv, sau dac le pregtii
ceva dintr-o perspectiv personal, vor fi mai interesai s participe.
Combinai evenimente.
n cadrul unei cine elegante putei veni cu
un alt eveniment de strngere de fonduri,
care s ofere i un moment de
divertisment.
Studiu de caz
n cazul Galei Premiilor Comunitii Bcuane, strngerea
de fonduri se realizeaz, n principal din vnzarea
meselor ctre societile comerciale, bncile i omenii de
afaceri invitai. La evenimentul din 2004, oferta pentru
cumprarea locurilor la eveniment a diferit n funcie de
categoria de sponsor:
$ masa de aur de 8 locuri a costat 1,000 Euro;
$ un loc n sal 125 Euro.
Programul serii a cuprins, n afara momentelor nmnrii
premiilor, o combinaie de mai multe evenimente care
au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere i
strngerea de fonduri:
$ un loc n sal 125 Euro.licitaii de obiecte (au fost
licitate 5 tablouri i 6 pachete de servicii adresate
beneficiarilor FSC;
$ donaii n numerar fcute direct n cutiile de donaii
amplasate n sal;
$ vnzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de
ctre companiile prezente la Gal);
$ oferte de susinere a activitii FSC fcute de diveri
participani (sponsorizarea unei tabere pentru copiii
din grupul vocal Zmeuris al FSC).
Un alt aspect important a fost menionarea sponsorilor
n toate materialele informative legate de organziarea
galei: invitaii, programul serii, scrisori, buletinul
informativ al organziatiei.
Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspei, oameni de
afaceri, reprezentani ai autoritilor locale i sectorului
Studiu de caz
Cteva lucruri merit menionate legat de aceast idee a combinrii de Un exemplu similar de combinare a
evenimente, care poate fi mai mult sau mai puin benefic evenimentului. evenimentelor l are un ONG care a
organizat un bal avnd drept scop
Evenimentele incluse n cadrul serii (gen tombol, licitaii) sunt binevenite
strngerea de fonduri pentru renovarea i
pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil s nu dureze
dotarea unui centru pentru persoane fr
prea mult. Dac tot ceea ce se ntmpl n seara respectiv este compus din
adpost. Evenimentul s-a adresat
evenimente mrunte programate unul dup altul, oamenii vor sfri prin a
oamenilor de afaceri din Braov,
nu mai ti dac au participat la un cocktail, la o tombol sau la o licitaie.
directorilor de instituii publice i
De asemenea, este bine ca prin ceea ce se ntmpl n seara respectiv cei organizaiilor neguvernamentale.
prezeni s nu uite pentru ce se strng banii, care este cauza pe care o Balul a combinat o prezentare de mod, o
susinei. n acest sens, implicarea beneficiarilor (n susinerea cu obiecte a
expoziie de icoane de lemn, tablouri pe
licitaiei, tombolei, etc) este binevenit. sticl i sculpturi cu vnzare la licitaie, o
Este preferabil ca tot ceea ce se ntmpl n cadrul evenimentului s poat reprezentaie de dans modern i o
fi asociat cu cauza pe care o susine evenimnetul. tombol.
Un lucru legat de creativitatea n strngerea de fonduri se refer i la La finalul serii s-au strns peste
abilitatea de a gsi idei noi pentru seara respectiv sau de a le da o form 100.000.000 lei.
diferit pentru a fi asociate cu cauza i organizaia.
ncercai s difereniai evenimentul de cel al altor organizaii, pentru a-i
crea o identitate i pentru a-l face uor de reperat pentru sponsori i
donatori. Dac le oferii altceva n seara respectiv, sau dac le pregtii
ceva dintr-o perspectiv personal, vor fi mai interesai s participe.
Unde va avea loc evenimentul? Sfat Sfat

De cele mai multe ori locaiile sunt alese Dac avei nevoie de un anume
Exist patru factori importani care trebuie luai n considerare atunci O organizaie care, de pild strnge fonduri pentru conservarea operelor
n urma recomandrilor celor care au fost echipament tehnic (microfoane, lumini
cnd stabilii locul de desfurare: tipul locaiei, costul de nchiriere, de art poate ine evenimentul special ntr-o cldire n curs de renovare
acolo n diverse ocazii. Luai ns n pentru scen, retroproiector,
spaiul i facilitile avute la dispoziie. pentru care se strng fondurile. n felul acesta, invitaii vor fi probabil mai
considerare faptul c, n calitate de videoproiector) aflai din timp dac
generoi dect dac evenimentul ar fi plasat ntr-o alt locaie, unde li s-ar locaia dispune de ele. Dac nu, va trebui
Locaiile sunt i ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. invitati, acetia au vzut doar produsul
povesti doar despre cldirea pentru care se strng fondurile. n acest caz, s facei singuri rost de ele.
Hoteluri, cldiri publice, restaurante, biserici, spaii deschise. Nu excludei final. Verificai ct munc i investiie
trebuie s asigurai totui confortul invitailor, restaurnd un col sau un
locuri mai puin convenionale cum sunt curile interioare ale unor muzee, presupune amenajarea locului, ct este
etaj al cldirii n care s desfurai evenimentul. Putei beneficia de multe ori de reduceri
cmpuri deschise, reedinele unor celebriti, muzee, o cetate veche, plaja, de accesibil i ct de mult se pliaz pe
la nchirirerea unor echipamente (audio,
dac acestea se potrivesc cu evenimentul pe care l dorii. tipul de eveniment pe care l organizai ncercai s fii ct mai creativ i uneori neconvenional n alegerea locaiei, video sau lumini) dac ncercai s
nainte de a-l nchiria. care are un rol important n desfurarea evenimentului i n impresia pe
Hotelurile, dei au preuri mai ridicate, prezint avantajul unor spaii mai cutai. Exist, de asemenea, organizaii
care o las participanilor. neguvernamentale care nchiriaz astfel
elegante i largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi nchiriate la locul de O modalitate de a cerceta posibilitile
desfurare a evenimentului. n plus, n pre sunt, de obicei, incluse costul este consultarea unor reviste, ziare care de echipament i care v pot oferi un pre
Spaiile deschise includ parcuri, grdini botanice, plaje, terenuri de sport,
mncrii i al buturii. au rubrici de prezentare a unor localuri i rezonabil i negociabil.
etc. nainte de eveniment asigurai-v ns c avei toate aprobrile
chiar i consultarea catalogului Pagini necesare.
Cldirile publice sunt o opiune dac avei nevoie de un spaiu cu Aurii.
rezonan pentru un concert. Alegnd filarmonica sau sala de oper putei Alegerea dimensiunii locaiei este partea cea mai dificil. Pentru acelai
Studiu de caz
fi sigur c n-o s avei probleme cu sunetul i rezonana. numr de invitai, dimensiunile spaiului pot s difere semnificativ n Habitat pentru Umanitate Cluj, care a
funcie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rmn n organizat un eveniment sportiv n aer
Bisericile pot fi locaii potrivite mai ales pentru concerte simfonice,
picioare sau o cin elegant, unde oamenii stau aezai la mese. liber a trebuit s se asigure c respect
datorit rezonanei fonice i a semnificaiei locului care nclin spre
meditaie. regulile pe care un astfel de eveniment le
impune pentru a asigura asistena
Reedina unei celebriti este o bun locaie pentru c oamenii sunt, n medical i sigurana participanilor.
general curioi s vad astfel de locuri. ncercai s implicai celebriti care
au manifestat interes fa de cauza pentru care militai sau fa de A fost destul de complicat partea
organizaia voastr. legat de oficialiti i de regulile ce
trebuie respectate atunci cnd organizezi
un astfel de eveniment: anunarea
jandarmilor, anunarea poliiei, solicitarea
asistenei medicale a celor de la SMURD
pe toat durata cross-ului. Dar toate
lucrurile astea au fost obinute gratuit,
dei n mod normal i jandarmii i
SMURD-ul ofer servicii pltite.

Delia Popa, Director Executiv Habitat

pentru Umanitate Cluj
Unde va avea loc evenimentul? Sfat Sfat

De cele mai multe ori locaiile sunt alese Dac avei nevoie de un anume
Exist patru factori importani care trebuie luai n considerare atunci O organizaie care, de pild strnge fonduri pentru conservarea operelor
n urma recomandrilor celor care au fost echipament tehnic (microfoane, lumini
cnd stabilii locul de desfurare: tipul locaiei, costul de nchiriere, de art poate ine evenimentul special ntr-o cldire n curs de renovare
acolo n diverse ocazii. Luai ns n pentru scen, retroproiector,
spaiul i facilitile avute la dispoziie. pentru care se strng fondurile. n felul acesta, invitaii vor fi probabil mai
considerare faptul c, n calitate de videoproiector) aflai din timp dac
generoi dect dac evenimentul ar fi plasat ntr-o alt locaie, unde li s-ar locaia dispune de ele. Dac nu, va trebui
Locaiile sunt i ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. invitati, acetia au vzut doar produsul
povesti doar despre cldirea pentru care se strng fondurile. n acest caz, s facei singuri rost de ele.
Hoteluri, cldiri publice, restaurante, biserici, spaii deschise. Nu excludei final. Verificai ct munc i investiie
trebuie s asigurai totui confortul invitailor, restaurnd un col sau un
locuri mai puin convenionale cum sunt curile interioare ale unor muzee, presupune amenajarea locului, ct este
etaj al cldirii n care s desfurai evenimentul. Putei beneficia de multe ori de reduceri
cmpuri deschise, reedinele unor celebriti, muzee, o cetate veche, plaja, de accesibil i ct de mult se pliaz pe
la nchirirerea unor echipamente (audio,
dac acestea se potrivesc cu evenimentul pe care l dorii. tipul de eveniment pe care l organizai ncercai s fii ct mai creativ i uneori neconvenional n alegerea locaiei, video sau lumini) dac ncercai s
nainte de a-l nchiria. care are un rol important n desfurarea evenimentului i n impresia pe
Hotelurile, dei au preuri mai ridicate, prezint avantajul unor spaii mai cutai. Exist, de asemenea, organizaii
care o las participanilor. neguvernamentale care nchiriaz astfel
elegante i largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi nchiriate la locul de O modalitate de a cerceta posibilitile
desfurare a evenimentului. n plus, n pre sunt, de obicei, incluse costul este consultarea unor reviste, ziare care de echipament i care v pot oferi un pre
Spaiile deschise includ parcuri, grdini botanice, plaje, terenuri de sport,
mncrii i al buturii. au rubrici de prezentare a unor localuri i rezonabil i negociabil.
etc. nainte de eveniment asigurai-v ns c avei toate aprobrile
chiar i consultarea catalogului Pagini necesare.
Cldirile publice sunt o opiune dac avei nevoie de un spaiu cu Aurii.
rezonan pentru un concert. Alegnd filarmonica sau sala de oper putei Alegerea dimensiunii locaiei este partea cea mai dificil. Pentru acelai
Studiu de caz
fi sigur c n-o s avei probleme cu sunetul i rezonana. numr de invitai, dimensiunile spaiului pot s difere semnificativ n Habitat pentru Umanitate Cluj, care a
funcie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rmn n organizat un eveniment sportiv n aer
Bisericile pot fi locaii potrivite mai ales pentru concerte simfonice,
picioare sau o cin elegant, unde oamenii stau aezai la mese. liber a trebuit s se asigure c respect
datorit rezonanei fonice i a semnificaiei locului care nclin spre
meditaie. regulile pe care un astfel de eveniment le
impune pentru a asigura asistena
Reedina unei celebriti este o bun locaie pentru c oamenii sunt, n medical i sigurana participanilor.
general curioi s vad astfel de locuri. ncercai s implicai celebriti care
au manifestat interes fa de cauza pentru care militai sau fa de A fost destul de complicat partea
organizaia voastr. legat de oficialiti i de regulile ce
trebuie respectate atunci cnd organizezi
un astfel de eveniment: anunarea
jandarmilor, anunarea poliiei, solicitarea
asistenei medicale a celor de la SMURD
pe toat durata cross-ului. Dar toate
lucrurile astea au fost obinute gratuit,
dei n mod normal i jandarmii i
SMURD-ul ofer servicii pltite.

Delia Popa, Director Executiv Habitat

pentru Umanitate Cluj
Imaginea i promovarea evenimentului Studiu de caz Studiu de caz
Organizaia Salvai Copiii, care lucreaz O organizaie care a desfurat o
Afiul Putei apela la reclame pe diferite canale
n domeniul proteciei copilului, campanie mass media de promovarea a
media (televiziune, radio, ziare sau reviste), organizaiilor neguvernamentale i a
Primul contact pe care cei mai muli oameni l au cu evenimentul este organizeaz n fiecare an Festivalului
n funcie de audiena la care dorii s comportamentului filantropic a reuit s
afiul sau invitaia. Acestea trebuie s atrag privirea i s strrneasc Brazilor de Crciun.
ajungei i de preurile pe care suntei obin reduceri de 50% la revistele n
interesul de a afla mai multe.
dispui s le pltii. De cele mai multe ori, n perioada premergtoare care i-a publicat mesajele pe perioada
Indiferent ct de reuit este evenimentul pe care l pregtii, dac nu l dac negociai i colaborai cu mass media, evenimentului de anul trecut, unui an.
facei cunoscut, oamenii nu vor ti despre el, i din aceast cauz nici nu putei obine reduceri considerabile. organizaia a dus o campanie media
vor participa. Nu este suficient s contactai oamenii pentru a le vinde prin care anuna evenimentul i scopul n acest caz, a fost vorba de insert-uri i
n ceea ce privete transmiterea tiprirea mesajului n reviste lunare
bilete la un eveniment. Trebuie s l facei cunoscut, iar pentru asta lucrul pentru care sunt colectate fondurile.
informaiilor despre eveniment, putei distribuite la nivel naional i de o revist
cu mass media este esenial. Comunicatele de pres, telefoanele i n Imaginea aprut n presa naional
folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uitai sptmnal. Chiar dac organizaia nu
general, o relaie de durat cu presa sunt eseniale pentru a face era puternic i ocant reprezentnd
nici site-ul organizaiei pe care pot fi puse i-a permis de fiecare dat inserarea
evenimentul cunoscut n comunitate. un copil fotografiat de jos n sus care i
informaii detaliate despre eveniment. ntinde minile lovite, muncite i mesajului n ntregul tiraj al revistelor, a Afiul Festivalului Brazilor de
Plasai afiele care anun evenimentul n preajma locurilor frecventate de mbtrnite spre privitor. Fondurile fost posibil i negocierea unui numr Crciun menine cromatica i
publicul vostru int: universiti i coli (dac se adreseaz tinerilor), Sfat strnse n timpul campaniei din 2003 de exemplare n care a aprut mesajul. design-ul de la baza imaginii de
restaurante i cluburi elegante (dac se adreseaz oamenilor de afaceri), promovare aprut n pres. n
au fost destinate reintegrrii colare a felul acesta este uor de fcut
parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dac se adreseaz celor Dac vizai sectorul de afaceri, rugai o Revistele au fost selectate inndu-se
copiilor care muncesc, din dou centre legtura ntre afiul Festivalului i
interesai de activiti n aer liber), teatre, filarmonici, coli de art dac i companie care trimite n mod regulat cont de publicul int clasa mijlocie
de zi i se adresa n special imaginea de promovare care punea
vizai de cei interesai de aciuni culturale. mailing-uri s v permit s includei n superioar i sectorul de afaceri care accentul pe cauza pentru care se
reprezentanilor sectorului de afaceri.
plic i informaii despre evenimentul pe prezint cel mai mare potenial pentru strng fondurile.
Mesajul pe care l transmitei prin afi trebuie s fie simplu, concis, scurt, care l pregtii. Nu uitai nici buletinul mesajul campaniei.
de impact i uor de asociat cu misiunea organizaiei. informativ intern pe care unele companii
obinuiesc s l scoat pentru angajai.
Imaginea pe care o transmitei va fi asociat imediat cu evenimentul. Calitatea mesajului vine din Imaginea pune n prim plan cauza
Mesajul trebuie s transmit prin imagine i cuvnt esena evenimentului impactul pe care l are contradicia pentru care se strng fondurile.
O dat ce ai trimis invitaiile, ncepei s dintre un zmbet timid i minile Elementele de identificare - sigla
i a ceea ce vrei s transmitei. dai telefoane. n acest fel putei face s lovite i supradimensionate, care organizaiei i logo-ul Festivalului
creasc semnificativ participarea la ne agreseaz privirea. Mesajul (Lumea bun face lumea mai
transmis prin imagine este c bun!) - care apar la baza
eveniment. n mod normal oamenii
realitatea acestor copii exist i c posterului au rolul de a face
ateapt pn n ultimul moment pentru ne st n putere s intervenim legtura cu campaniile trecute i de
a se decide dac particip sau nu la un pentru a schimba ceva. a reaminti numele organizaiei
eveniment. celor care vd mesajul.
Mesajul explicit apare n dreapta
jos i enun cauza pentru care se
strng fonduri: Festivalul Brazilor
de Crciun strnge bani pentru
copii silii s cereasc, s spele
parbrize, s care, s vnd, s se
vnd, s munceasc oriunde
numai s fac bani.
Imaginea i promovarea evenimentului Studiu de caz Studiu de caz
Organizaia Salvai Copiii, care lucreaz O organizaie care a desfurat o
Afiul Putei apela la reclame pe diferite canale
n domeniul proteciei copilului, campanie mass media de promovarea a
media (televiziune, radio, ziare sau reviste), organizaiilor neguvernamentale i a
Primul contact pe care cei mai muli oameni l au cu evenimentul este organizeaz n fiecare an Festivalului
n funcie de audiena la care dorii s comportamentului filantropic a reuit s
afiul sau invitaia. Acestea trebuie s atrag privirea i s strrneasc Brazilor de Crciun.
ajungei i de preurile pe care suntei obin reduceri de 50% la revistele n
interesul de a afla mai multe.
dispui s le pltii. De cele mai multe ori, n perioada premergtoare care i-a publicat mesajele pe perioada
Indiferent ct de reuit este evenimentul pe care l pregtii, dac nu l dac negociai i colaborai cu mass media, evenimentului de anul trecut, unui an.
facei cunoscut, oamenii nu vor ti despre el, i din aceast cauz nici nu putei obine reduceri considerabile. organizaia a dus o campanie media
vor participa. Nu este suficient s contactai oamenii pentru a le vinde prin care anuna evenimentul i scopul n acest caz, a fost vorba de insert-uri i
n ceea ce privete transmiterea tiprirea mesajului n reviste lunare
bilete la un eveniment. Trebuie s l facei cunoscut, iar pentru asta lucrul pentru care sunt colectate fondurile.
informaiilor despre eveniment, putei distribuite la nivel naional i de o revist
cu mass media este esenial. Comunicatele de pres, telefoanele i n Imaginea aprut n presa naional
folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uitai sptmnal. Chiar dac organizaia nu
general, o relaie de durat cu presa sunt eseniale pentru a face era puternic i ocant reprezentnd
nici site-ul organizaiei pe care pot fi puse i-a permis de fiecare dat inserarea
evenimentul cunoscut n comunitate. un copil fotografiat de jos n sus care i
informaii detaliate despre eveniment. ntinde minile lovite, muncite i mesajului n ntregul tiraj al revistelor, a Afiul Festivalului Brazilor de
Plasai afiele care anun evenimentul n preajma locurilor frecventate de mbtrnite spre privitor. Fondurile fost posibil i negocierea unui numr Crciun menine cromatica i
publicul vostru int: universiti i coli (dac se adreseaz tinerilor), Sfat strnse n timpul campaniei din 2003 de exemplare n care a aprut mesajul. design-ul de la baza imaginii de
restaurante i cluburi elegante (dac se adreseaz oamenilor de afaceri), promovare aprut n pres. n
au fost destinate reintegrrii colare a felul acesta este uor de fcut
parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dac se adreseaz celor Dac vizai sectorul de afaceri, rugai o Revistele au fost selectate inndu-se
copiilor care muncesc, din dou centre legtura ntre afiul Festivalului i
interesai de activiti n aer liber), teatre, filarmonici, coli de art dac i companie care trimite n mod regulat cont de publicul int clasa mijlocie
de zi i se adresa n special imaginea de promovare care punea
vizai de cei interesai de aciuni culturale. mailing-uri s v permit s includei n superioar i sectorul de afaceri care accentul pe cauza pentru care se
reprezentanilor sectorului de afaceri.
plic i informaii despre evenimentul pe prezint cel mai mare potenial pentru strng fondurile.
Mesajul pe care l transmitei prin afi trebuie s fie simplu, concis, scurt, care l pregtii. Nu uitai nici buletinul mesajul campaniei.
de impact i uor de asociat cu misiunea organizaiei. informativ intern pe care unele companii
obinuiesc s l scoat pentru angajai.
Imaginea pe care o transmitei va fi asociat imediat cu evenimentul. Calitatea mesajului vine din Imaginea pune n prim plan cauza
Mesajul trebuie s transmit prin imagine i cuvnt esena evenimentului impactul pe care l are contradicia pentru care se strng fondurile.
O dat ce ai trimis invitaiile, ncepei s dintre un zmbet timid i minile Elementele de identificare - sigla
i a ceea ce vrei s transmitei. dai telefoane. n acest fel putei face s lovite i supradimensionate, care organizaiei i logo-ul Festivalului
creasc semnificativ participarea la ne agreseaz privirea. Mesajul (Lumea bun face lumea mai
transmis prin imagine este c bun!) - care apar la baza
eveniment. n mod normal oamenii
realitatea acestor copii exist i c posterului au rolul de a face
ateapt pn n ultimul moment pentru ne st n putere s intervenim legtura cu campaniile trecute i de
a se decide dac particip sau nu la un pentru a schimba ceva. a reaminti numele organizaiei
eveniment. celor care vd mesajul.
Mesajul explicit apare n dreapta
jos i enun cauza pentru care se
strng fonduri: Festivalul Brazilor
de Crciun strnge bani pentru
copii silii s cereasc, s spele
parbrize, s care, s vnd, s se
vnd, s munceasc oriunde
numai s fac bani.
Invitaia Studiu de caz
ncercai s facei invitaiile i afiele provocatoare sau s gsii un element Dincolo de elementul de creativitate, Prietenii Muzeului de Art au conceput o invitaie prin
care s prind invitatul. Este unul dintre momentele n care putei da invitaiile trebuie s includ: care era anunat evenimentul lor de strngere de fonduri
dovad de creativitate i originalitate. Nu trebuie s fii n orice situaie Cel mai bun buctar al Bucuretiului.
foarte sobri pentru a prea profesioniti. O invitaie pe care s scrie O s $ numele evenimentului;
fie nevoie s tragei nite sfori ca s putei participa la evenimnetul nostru Primul paragraf anuna c este a patra ediie a acestui
$ numele organizatorului;
i care s aib nuntru un siret, este o ideea amuzant care ar putea s eveniment i meniona organizatorii.
$ data, ora i locul de desfurare;
binedispun invitatul i mai ales s-l fac s in minte invitaia pe care i-
Al doilea paragraf menioneaz c n concurs sunt
ai adresat-o. $ scopul i tema;
implicate 16 restaurante din Bucureti i c locurile sunt
Invitaia ncepe s fie tot mai rar o hrtie cu un text tiparit: poate fi o
$ termenul limit pentru confirmri; limitate.
crmid pentru un eveniment de construcie/renovare, un ghiveci cu o $ cerine de vestimentaie; Al treilea paragraf anun c fondurile strnse for merge
floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confecionate de copii $ date de contact pentru rspuns sau ctre Muzeul de Art al Romniei.
pentru un eveniment care strnge fonduri pentru ei, un co cu fructe, un
un plic cu adresa organizaiei;
balon cu heliu, o mascot care dorii s fie imaginea evenimentului sau a Urmtorul paragraf menioneaz care a fost suma
organizaiei etc. Mascota poate s poarte costume diferite, n funcie de $ programul serii; strns la ediia precedent, care este suma la care sper
natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o $ meniuni legate de costul s se ajung acum i care sunt programele Muzeului care
cin, pescar, vioar pentru concert, etc. Mascota poate da unitate participarii i modalitile de plat vor fi susinute cu aceste fonduri.
evenimentelor i s le fac mai uor de asociat cu organizaia. (cnd este cazul).
Al cincilea paragraf ofer datele evenimentului: unde,
E adevrat c astfel de invitaii solicit mai mult btaie de cap, dar s-ar cnd va avea loc, datele de contact ale organizaiei.
putea s merite efortul. Dac dai dovad de creativitate vor fi un stimulent
pentru invitat de a participa la eveniment. Urmeaz misiunea organizatorilor.

Ultimul paragraf menioneaz costul unui loc n sal i

recunoaterea simbolic pe care o primesc sponsorii.
Invitaia Studiu de caz
ncercai s facei invitaiile i afiele provocatoare sau s gsii un element Dincolo de elementul de creativitate, Prietenii Muzeului de Art au conceput o invitaie prin
care s prind invitatul. Este unul dintre momentele n care putei da invitaiile trebuie s includ: care era anunat evenimentul lor de strngere de fonduri
dovad de creativitate i originalitate. Nu trebuie s fii n orice situaie Cel mai bun buctar al Bucuretiului.
foarte sobri pentru a prea profesioniti. O invitaie pe care s scrie O s $ numele evenimentului;
fie nevoie s tragei nite sfori ca s putei participa la evenimnetul nostru Primul paragraf anuna c este a patra ediie a acestui
$ numele organizatorului;
i care s aib nuntru un siret, este o ideea amuzant care ar putea s eveniment i meniona organizatorii.
$ data, ora i locul de desfurare;
binedispun invitatul i mai ales s-l fac s in minte invitaia pe care i-
Al doilea paragraf menioneaz c n concurs sunt
ai adresat-o. $ scopul i tema;
implicate 16 restaurante din Bucureti i c locurile sunt
Invitaia ncepe s fie tot mai rar o hrtie cu un text tiparit: poate fi o
$ termenul limit pentru confirmri; limitate.
crmid pentru un eveniment de construcie/renovare, un ghiveci cu o $ cerine de vestimentaie; Al treilea paragraf anun c fondurile strnse for merge
floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confecionate de copii $ date de contact pentru rspuns sau ctre Muzeul de Art al Romniei.
pentru un eveniment care strnge fonduri pentru ei, un co cu fructe, un
un plic cu adresa organizaiei;
balon cu heliu, o mascot care dorii s fie imaginea evenimentului sau a Urmtorul paragraf menioneaz care a fost suma
organizaiei etc. Mascota poate s poarte costume diferite, n funcie de $ programul serii; strns la ediia precedent, care este suma la care sper
natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o $ meniuni legate de costul s se ajung acum i care sunt programele Muzeului care
cin, pescar, vioar pentru concert, etc. Mascota poate da unitate participarii i modalitile de plat vor fi susinute cu aceste fonduri.
evenimentelor i s le fac mai uor de asociat cu organizaia. (cnd este cazul).
Al cincilea paragraf ofer datele evenimentului: unde,
E adevrat c astfel de invitaii solicit mai mult btaie de cap, dar s-ar cnd va avea loc, datele de contact ale organizaiei.
putea s merite efortul. Dac dai dovad de creativitate vor fi un stimulent
pentru invitat de a participa la eveniment. Urmeaz misiunea organizatorilor.

Ultimul paragraf menioneaz costul unui loc n sal i

recunoaterea simbolic pe care o primesc sponsorii.
V mulumim!
Nu uitai ca dup eveniment s le mulumii tuturor celor care au fost
implicai n eveniment.
Este uor s uitai un nume sau dou din lista celor care v-au ajutat, dar
este inacceptabil! Pe msur ce organizai evenimentul, ncercai s inei o
list a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mulumi la
momentul potrivit.
Modalitile prin care putei spune mulumesc merg de la o vizit
personal la centrul voluntarilor care s-au implicat n eveniment, la o cin
de mulumire cu echipa implicat n planificare, la o scrisoare i un
telefon, la o meniune n broura organizaiei.
Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mulumire i
telefoanele.
Odat ce fondurile au fost strnse i evenimentul ncheiat scriei
sponsorilor o scrisoare de mulumire nsoit de un mini-raport n care s
menionai:
Ci oameni au participat la eveniment
Ce fonduri au fost strnse n cadrul evenimentului
Cum vor fi cheltuite fondurile
Anexai cpii ale materialelor promoionale n care apare numele
sponsorului sau fotografii de la eveniment n care apare sigla sponsorului
sau reprezentatul la eveniment.
Sfat
Pentru a menine relaia cu sponsorii, la
cteva sptmni dup eveniment,
contactai-i nc o dat pentru a vedea
dac sunt interesai s susin aciuni
viitoare ale organizaiei. n felul acesta
putei vedea i care a fost percepia lor
despre eveniment. Dac experiena a
fost una plcut, sunt anse mari s i
avei alturi i la evenimentele viitoare. ncercai ns s nu v oprii doar la acest nivel.
Evaluarea evenimentului
O prim evaluare a ceea ce s-a ntmplat o putei face chiar dup ce
ntotdeauna este util o discuie
invitaii au plecat. Dac ai rmas cu un sentiment plcut i suntei
relaxat i deschis cu echipa implicat
mulumit, probabil c lucrurile au mers bine. ncercai s vedei dac
oamenii au zmbit, dac evenimentul este menionat n pres, dac n organizare. V ajut s vedei cum a
oamenii v spun c au auzit derspre eveniment, dac invitaii v trimit un fost perceput evenimentul de fiecare,
mesaj de mulumire. cum s-a comunicat n echip, care au
fost lipsurile n echip, etc.
Toate aceate detalii v pot crea o idee despre succesul evenimentului.
Este bine s ntrebai, n msura n care
acest lucru este posibil, civa dintre
participanii la eveniment pentru a
Nu uitai c ai pornit evenimentul pe principiile unei afaceri i c la final,
vedea cum a fost perceput de invitai.
este bine s deveni din nou pragmatici, pentru a vedea dac v-ai atins
ncercai s gsii persoane critice i
obiectivele fixate, pentru a nelege mai bine ce a mers i ce nu a mers, ce
dispuse s v ofere o opinie sincer.
trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. ncercai s
rspundei la o serie de ntrebri care v ofer indicatori pentru succesul La ntlnirea de evaluare facei un
evenimentului: raport cu date cantitative legate de
numrul de participani, costurile
$ Obiectivul propus a fost realist? totale, fonduri strnse, profit, pentru a
$ Structura campaniei a fost bine construit? vedea mai bine rezultatele.
$ Au fost strnse fondurile pe care vi le-ai propus? n semn de recunotin pentru toi cei
$ Care au fost costurile? implicai invitai echipa care s-a ocupat
de eveniment la o dup amiaz relaxat
$ Au participat oamenii pe care ai contat?
prin care s apreciai efortul lor.
V mulumim!
Nu uitai ca dup eveniment s le mulumii tuturor celor care au fost
implicai n eveniment.
Este uor s uitai un nume sau dou din lista celor care v-au ajutat, dar
este inacceptabil! Pe msur ce organizai evenimentul, ncercai s inei o
list a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mulumi la
momentul potrivit.
Modalitile prin care putei spune mulumesc merg de la o vizit
personal la centrul voluntarilor care s-au implicat n eveniment, la o cin
de mulumire cu echipa implicat n planificare, la o scrisoare i un
telefon, la o meniune n broura organizaiei.
Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mulumire i
telefoanele.
Odat ce fondurile au fost strnse i evenimentul ncheiat scriei
sponsorilor o scrisoare de mulumire nsoit de un mini-raport n care s
menionai:
Ci oameni au participat la eveniment
Ce fonduri au fost strnse n cadrul evenimentului
Cum vor fi cheltuite fondurile
Anexai cpii ale materialelor promoionale n care apare numele
sponsorului sau fotografii de la eveniment n care apare sigla sponsorului
sau reprezentatul la eveniment.
Sfat
Pentru a menine relaia cu sponsorii, la
cteva sptmni dup eveniment,
contactai-i nc o dat pentru a vedea
dac sunt interesai s susin aciuni
viitoare ale organizaiei. n felul acesta
putei vedea i care a fost percepia lor
despre eveniment. Dac experiena a
fost una plcut, sunt anse mari s i
avei alturi i la evenimentele viitoare. ncercai ns s nu v oprii doar la acest nivel.
Evaluarea evenimentului
O prim evaluare a ceea ce s-a ntmplat o putei face chiar dup ce
ntotdeauna este util o discuie
invitaii au plecat. Dac ai rmas cu un sentiment plcut i suntei
relaxat i deschis cu echipa implicat
mulumit, probabil c lucrurile au mers bine. ncercai s vedei dac
oamenii au zmbit, dac evenimentul este menionat n pres, dac n organizare. V ajut s vedei cum a
oamenii v spun c au auzit derspre eveniment, dac invitaii v trimit un fost perceput evenimentul de fiecare,
mesaj de mulumire. cum s-a comunicat n echip, care au
fost lipsurile n echip, etc.
Toate aceate detalii v pot crea o idee despre succesul evenimentului.
Este bine s ntrebai, n msura n care
acest lucru este posibil, civa dintre
participanii la eveniment pentru a
Nu uitai c ai pornit evenimentul pe principiile unei afaceri i c la final,
vedea cum a fost perceput de invitai.
este bine s deveni din nou pragmatici, pentru a vedea dac v-ai atins
ncercai s gsii persoane critice i
obiectivele fixate, pentru a nelege mai bine ce a mers i ce nu a mers, ce
dispuse s v ofere o opinie sincer.
trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. ncercai s
rspundei la o serie de ntrebri care v ofer indicatori pentru succesul La ntlnirea de evaluare facei un
evenimentului: raport cu date cantitative legate de
numrul de participani, costurile
$ Obiectivul propus a fost realist? totale, fonduri strnse, profit, pentru a
$ Structura campaniei a fost bine construit? vedea mai bine rezultatele.
$ Au fost strnse fondurile pe care vi le-ai propus? n semn de recunotin pentru toi cei
$ Care au fost costurile? implicai invitai echipa care s-a ocupat
de eveniment la o dup amiaz relaxat
$ Au participat oamenii pe care ai contat?
prin care s apreciai efortul lor.
Material editat n cadrul
Programul Phare Societate Civil 2001
iulie 2004 Asociaia pentru Relaii Comunitare