Unidad 1 X

Manual de OpenOffice Calc.
1. ABRIR CALC
Los iconos para iniciar las aplicaciones de OpenOffice.org se encuentran en el men Aplicaciones,
por lo que podemos acceder a stos a travs de Aplicacioneanicio > Oficina> OpenOffice.org
Hojas de clculos.
Las demos contienen animaciones de otras versiones de OpenOffice diferentes a la 3 pero con
un funcionamiento idntico.
Diferentes formas de abrir Openoffice Calc.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/abrirOoc.htm
Una vez dentro de OpenOffice Calc nos encontraremos con una ventana que contiene los siguientes
elementos:
Una barra de ttulo, donde nos aparecer el nombre de nuestro documento. Hasta que ste no se
guarda una primera vez ste mostrar el texto Sin ttulo, un men principal, una barra de
herramientas estndar con los smbolos de las funciones ms habituales de uso, una barra de
herramientas formato para modificar rpidamente el texto en los documentos. Adems, tenemos
una regla horizontal, una zona de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento
(con las barras de desplazamiento a la derecha y debajo de la misma) y la barra de estado, que nos
proporciona informacin acerca del estado de lo que se est viendo en la ventana del documento.
Hay otras barras de herramientas que podemos hacer visibles o no desde el men Ver de la
Manual de OpenOffice Calc. 6
barra de men principal.
Estas barras suelen "aparecer" debajo de las otras dos visibles cuando estamos en un elemento
asociado a las mismas (por ejemplo: una imagen, una tabla, etc.). Tambin podemos acceder a las
opciones de esas barras haciendo clic con el botn derecho sobre esos elementos (imgenes, tablas,
etc.) a travs del men contextual emergente1.
Una barra de ttulo, donde nos aparecer el nombre de nuestro documento. Hasta que ste no se
guarda una primera vez ste mostrar el texto Sin nombre, un men principal, una barra de
herramientas estndar con los smbolos de las funciones ms habituales de uso, una barra de
herramientas formato para modificar rpidamente el texto en los documentos.
1 Men que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre algn elemento del documento (texto, imagen,
tabla, etc.) y cuyas opciones dependern de dicho elemento.
Adems, una zona de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento, con las
barras de desplazamiento a la derecha y debajo de la misma, y la barra de estado, que nos
proporciona informacin acerca del estado de lo que se est viendo en la ventana del documento.
Hay otras barras de herramientas que podemos hacer visibles o no desde el men Ver de la barra de
men principal. No obstante, suelen "aparecer" debajo de las otras dos barras visibles cuando
estamos en un elemento asociado a dichas barras de herramientas.
2. PRIMEROS PASOS CON CALC

Nuestro gestor nos ha enviado un CD con una gran cantidad de datos referente a nuestra empresa
"Supermercados Ibarra", necesitamos ordenarlos y estructurarlos de una manera adecuada para que
sea ms fcil su comprensin.
La informacin viene en un documento de un programa incluido en el paquete de OpenOffice,
segn me han dicho ideal para gestionar este tipo de datos: la hoja de clculo.
Qu tenemos que hacer para abrir este documento? Tambin nos gustara poder guardarlo en mi
ordenador para no modificar el original, Cmo lo hacemos?
2.1. HOJA DE CALCULO

Veremos de qu est compuesta una hoja de clculo y cmo eso nos puede facilitar nuestro trabajo.
Los documentos de trabajo se denominan hoja de clculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecer Sin
nombre1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesin (cada vez que
se arranca la aplicacin se comienza una nueva sesin) se irn denominando Sin nombre2, Sin
nombre3... Posteriormente, estos nombres podrn ser modificados.
Una hoja de clculo est compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto,
al crear una hoja de clculo aparecen tres hojas, pudindose apreciar debido
a las pestaas que aparecen encima de la barra de estado.
Vemos, por tanto, que cada hoja de clculo puede contener varias hojas y cada una de estas hojas la
podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podramos decir que la hoja de
clculo es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas,
recibos, contratos... que en nuestro caso sern cada una de las hojas.
2.2. CREANDO UNA NUEVA HOJA DE CLCULO

Conoceremos la forma de modificar el nmero de hojas de las que est compuesto el documento
segn nos sea necesario.
Para crear una nueva hoja de clculo desde dentro del propio Calc desplegamos el men Archivo y
elegimos la opcin Nuevo.
A diferencia de otros paquetes ofimticos cuando seleccionamos Archivo / Nuevo no se nos abre
directamente una hoja de clculo, sino que nos muestra las distintas posibilidades de todo el paquete
OpenOffice (documento de texto, dibujo presentacin, documento HTML).
En nuestro caso seleccionaremos Hoja de clculo, con lo que se abrir el entorno de filas y
columnas dentro del cual introduciremos nuestros datos y realizaremos nuestras operaciones.
Como crear una nueva hoja de calculo.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/nueva_hoja.htm
1.Despliegue el men Archivo y elija Nuevo / Hoja de clculo.
2.Ya tenemos una hoja de Calc nueva abierta.
3.Si queremos podemos abrir ms.
4.Para ello repetimos el proceso.
2.3. CELDAS
Nos introduciremos en la forma en que se dividen la hojas de clculo que nos permitirn trabajar de
una forma cmoda con gran cantidad de datos.
Cada una de las hojas de las que est compuesta una hoja de clculo se divide en filas y columnas.
0
Las filas se identifican por un nmero y las columnas por una letra. La interseccin de una fila y
una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinacin de letra y nmero
correspondientes a la columna y fila a las que pertenece.
En la Barra de frmulas encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos. Si
hacemos clic en las diferentes celdas veremos cmo este indicador vara.
Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como
horizontal.
Si pulsamos en las flechas que aparecen en los extremos, nos desplazaremos en esa direccin, a lo
largo de las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es en la barra vertical.
Si arrastramos el cuadro de desplazamiento nos moveremos ms rpido y en proporcin al tramo
arrastrado. Adems, cuando lo hacemos de esta ltima forma, aparece un pequeo mensaje que nos
informa de la fila o columna en la quedaremos situados al soltar el ratn.
1.Seleccione una celda.
2.Compruebe cmo se nos va indicando la referencia de la celda que tenemos activa.
3.Navegue por la hoja usando las barras de desplazamiento.
2.4. ABRIR Y GUARDAR HOJAS DE CLCULO

A continuacin veremos cmo abrir un documento que ya existe, cmo generar uno nuevo y las
diferentes opciones que tenemos cuando queremos guardarlo sin que modifiquemos el original.
Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del
mismo.
Tambin podemos abrir el archivo desde la propia aplicacin. Esto lo podemos hacer de dos formas:
desplegando el men Archivo / Abrir o en la barra de herramientas estndar seleccionamos el
icono.
Se nos abrir un cuadro de dilogo dentro del cual podremos navegar hasta encontrar el archivo que
deseamos abrir, haremos clic sobre l y pulsaremos el botn abrir.
1
Para abrir un archivo tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + O.

Una vez creada una hoja de clculo debemos guardarla en el disco duro de nuestro ordenador, en
una memoria usb... o en cualquier otro dispositivo del que dispongamos.
Para ello, en el men Archivo elegimos Guardar. En el caso de ser la primera vez que guardamos
el libro, se abrir el cuadro de dilogo Guardar como...
En este cuadro de dialogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localizacin en la que
ser guardado.
Una vez la hoja de clculo est guardada, las sucesivas veces que seleccionemos la opcin Guardar,
automticamente guardar los cambios en el archivo correspondiente.
Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente. Para ello, en el men Archivo
seleccionamos la opcin Guardar como...
Adems de la posibilidad de guardar una hoja de clculo utilizando el icono disquete en la barra
de herramientas estndar, podemos guardar el documento utilizando la combinacin de teclas
Ctrl + G
As mismo, podremos guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como
una pgina Web. Para ello seleccionamos en el cuadro de dilogo de guardar como... Documento
HTML en el desplegable Tipo.
Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a travs de
Guardar, automticamente nos abre el cuadro de dilogo Guardar como para ubicarlo y
proporcionarle un nombre.
Cmo abrir y guardar un documento nuevo con OpenofficeCalc
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/abrir_hoja.htm
1.Abra el documento a travs de Archivo / Abrir. Seleccione el archivo del que se trate
y pulse Abrir.
2.Haga clic en Archivo / Guardar cmo para guardarlo con otro nombre. Ponga nombre
al documento y pulse luego en Guardar.
2.5. ABRIENDO VARIAS HOJAS DE CLCULO

En Calc tenemos la posibilidad de mantener abierto ms de un archivo simultneamente, lo cual
tiene una gran utilidad si consideramos que podemos trasladar datos de una hoja a otra mediante los
procesos de Cortar y Pegar.
Podemos abrir varias hojas de clculo desde distintos caminos. A continuacin le explicaremos los
pasos que debe seguir en cada uno de ellos:
Desde el explorador de archivos: seleccionando varios archivos al mismo tiempo y pulsando

la tecla Intro.
Una vez que estemos en Calc pulsando el icono Abrir archivo o bien a travs del men
Archivo / Abrir, e incluso a travs del atajo de teclado Ctrl + O.
Para seleccionar varios archivos seguidos al mismo tiempo mantenga pulsada la tecla MAYUS (la
que tiene una flecha apuntando hacia arriba a la izquierda y derecha del teclado) y haga clic sobre el
primer y ltimo archivo de los archivos que quiera abrir (los intermedios quedarn seleccionados
automticamente).
Para seleccionar archivos no consecutivos mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic sobre los
archivos que desee.
Para poder pasar de una hoja de clculo a otra en la barra de men tenemos la opcin Ventana y
desde el teclado pulsando al mismo tiempo las teclas Alt + Tabulador.
2.6. SALIR Y TERMINAR

Aprenderemos qu debemos hacer para cerrar el documento y para salir de la aplicacin.
Para cerrar una hoja de clculo de Calc, seleccionaremos del men Archivo la opcin Cerrar. Si la
hoja de clculo no se ha guardado todava o se han realizado modificaciones desde la ltima vez
que se guard, Calc mostrar un mensaje avisando si deseamos guardar los cambios:
En cualquiera de los casos estaramos cerrando la hoja de clculo abierta, pero no la aplicacin, con
lo que finalmente podra quedar la aplicacin activa pero sin ninguna hoja abierta, apareciendo el
rea de trabajo vaca:
Una vez haya finalizado nuestro trabajo con la hoja de clculo de Calc, podremos cerrar la
aplicacin. Para llevar a cabo esta accin tenemos dos posibilidades:
Elegimos la opcin Terminar del men Archivo.
Hacemos un clic en el botn Cerrar de la Barra de ttulo de la ventana del programa.
Para salir de la aplicacin tambin podemos usar la combinacin de teclas Ctrl + Q.
Tanto si al cerrar el documento como al intentar salir de la aplicacin existieran libros con cambios
por guardar, se nos avisara de este hecho, indicndosenos con un aviso.
1.Cierre el documento pulsando Archivo / Cerrar. Tambin se puede haciendo clic en
el aspa que se encuentra en la parte superior derecha.
2.Como no hemos guardado los ltimos cambios, nos aparece una ventana que nos
pregunta si queremos salvar stos. Pulsamos Guardar y se mantiene el escritorio de la
aplicacin sin ninguna hoja abierta.
3. MANEJANDO DATOS
Nos gustara presentar estos datos a la plantilla. Para ello necesito depurar la informacin que nos
han pasado de la gestora, eliminando la que sea confidencial y aadiendo otra que pueda ser de
inters para mis empleados.
Necesitaremos cierta soltura a la hora de navegar por los datos que estn incluidos en la hoja de
clculo que nos han proporcionado y acceder de una manera rpida a stos.
Qu debemos hacer para introducir los datos en las celda? Hay algunos datos que se repiten, Es
preciso que los introduzcamos de nuevo? Cmo podemos copiarlos? Y eliminar los que ya no nos
sirvan?
3.1. INTRODUCIENDO DATOS

Comenzaremos a introducir contenido en las celdas y sabremos qu tipo de datos tienen cabida en
Calc.
Introducir informacin en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos,
seleccionarla e insertar la informacin. Conforme lo hacemos la barra de frmulas se activar. A
partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda tambin desde dicha barra:
Los botones que aparecen nos servirn para cancelar los datos introducidos, y para validar
dichos datos. Una vez introducido el dato en cuestin, basta con pulsar el botn de validacin
o lo que es ms simple, la tecla Intro. En el caso de que deseemos cancelar la introduccin de
alguno de los datos, podemos hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc.
Bsicamente, los tipo de datos que vamos a introducir sern: nmeros, texto, fechas y horas. La
forma en que sern tratados depender del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que
ser tratado posteriormente en este curso.
Nmero: es cualquier combinacin de dgitos.
Fecha: las fechas poseern un esquema de da, mes y ao que se deber seguir.
Posteriormente en este curso trataremos el formato de fecha.
Hora: al igual que las fechas, las horas poseern un esquema para su introduccin.
Texto: Texto ser para Calc toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretar
como un dato de otro tipo.
Frmulas: Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja de
clculo puede interpretar de dos maneras diferentes la informacin introducida:
puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea
nmero, texto...
puede ser una frmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas,
funciones producidas a partir de otros valores existentes, etc. Las frmulas empezarn
siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operacin de suma 2+2 deberamos
escribirla =2+2
En la celda slo aparecer el resultado una vez hayamos aceptado la introduccin del valor, pero en
cambio, y esto es importante, en la barra de frmulas si aparecer la frmula que contiene oculta esa
celda.
En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una frmula el valor que
adopta otra celda. En estos caso, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se
muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que sern analizados con ms
detalle en un apartado posterior.
La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 9, pero como hemos mencionado anteriormente
en la barra de frmulas aparece la expresin que da origen a ese valor (en este caso 5 ms el valor
de la celda B4). Podra surgirnos la pregunta de Y qu ocurre si en la celda B4 existe otra frmula?
Pues que Calc slo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un
frmula o un valor directamente.
Operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Calc ejecutar las operaciones en el orden
que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el
mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de
divisin) Calc evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin
escribiremos entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.
Operador Descripcin
- Negacin (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto
& (concatenacin)
Comparacin (igual, menor que,
= < > <= >=
mayor que, menor o igual que,
<>
mayor o igual que, diferente)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos
Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).
Una sola coma en una cifra ser considerada como entrada decimal (es decir, podemos
escribir 123,50).
Los signos de suma delante de los nmeros sern ignorados.
Los nmeros negativos debern tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre
parntesis.
Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretar que se trata de una
fecha (1/2 ser el uno de febrero), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo
caso se interpretar como una divisin.
Insertar datos de otras hojas
Una forma fcil de introducir en una frmula referencias de otras celdas es la siguiente: una vez
hemos comenzado a introducir la frmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la
celda en cuestin, en lugar de escribir sus coordenadas, podemos hacer un clic en la celda
correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecer en la frmula. De este mismo modo
podemos insertar en nuestras frmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de
diferentes Libros: Veamos cmo sera:
En distintas hojas del mismo libro: cuando en la frmula en cuestin llega el momento de
introducir la referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas.
Y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja
seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato
requerido.
Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
La frmula ya est completa: podemos seleccionar el botn de validacin
de frmulas, con lo que automticamente regresaremos a la hoja de origen
y contemplaremos el resultado de la frmula.
La frmula an no est terminada:
Antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la frmula,
situamos el cursor en la barra de frmulas, tras lo cual volveremos a la barra
de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrar la
referencia al nuevo dato introducido. Una vez ah accedemos a la barra de
frmulas y la completamos.
La otra opcin pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras
seleccionar la celda en la nueva hoja, situamos el cursor en la barra de
frmulas y, en esa localizacin continuamos introduciendo la frmula.
En distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en
cuestin. Una vez hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la
expresin de la frmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la
referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al men Ventana y en la parte final del
desplegable aparece una relacin de todos los libros que se encuentran abiertos,
seleccionamos el que nos interese, una vez abierto ste, seleccionamos la hoja y la celda en
cuestin con un clic de ratn.
Tras esto, nos encontramos en la misma situacin comentada anteriormente cuando la
hoja estaba en el mismo libro: que la frmula est finalizada y que no lo est. La
solucin a esta situacin es exactamente igual, tan solo debemos tener en cuenta que
ahora adems de estar en hojas diferentes, tambin estaremos en libros diferentes.
Como introducir distinto tipos de datos en las celdas.

http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/introducir_datos.htm
1.Introducimos texto en una celda.

2.Modificamos el texto en la barra de frmulas y pulsamos validar.
3.Introducimos una frmula en otra celda (=3+2) y pulsamos el botn validar.
4.En una tercera celda introducimos la expresin =4+
5.Hacemos clic con el ratn a la celda que le queramos sumar a la expresin anterior.
6.Pulsamos el botn Validar.
3.2. RANGOS
Un paso bsico antes de comenzar a
realizar operaciones es conocer las
posibles formas que tenemos de
seleccionar las celdas.
Hemos visto que una celda es la
interseccin entre una fila y una
columna de las que forman la hoja de
clculo, y se designa por la letra de la
columna a la que pertenece seguida
por el nmero de la fila. La siguiente
imagen muestra, por ejemplo, la celda
D10:
Un rango es simplemente un
grupo de celdas. La forma de
designar un rango es utilizando
el nombre de la primera celda
(en caso de un rango rectangular,
la celda de la esquina superior
izquierda) seguida por dos
puntos y el nombre de la ltima
celda (esquina inferior derecha).
Por ejemplo, en la siguiente
imagen se muestra en rango
B3:D6
A partir de este momento, no
hablaremos ms de nombres de
celdas y rangos, sino que
utilizaremos la expresin
referencias. En los casos
anteriores D10 es una referencia
a una celda y B3:D6 es una
referencia a un rango.
3.3. SELECCIONANDO UNA CELDA

Veremos cmo seleccionar una celda de nuestra hoja de clculo.
Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra
seleccionada se dice que la celda est activa. La celda activa aparecer como un borde ms grueso y
su referencia aparecer en el rea de hoja de la barra de frmulas.
Tambin podemos realizar la seleccin haciendo uso de las teclas de direccin del cursor; con
ellas nos podremos ir desplazando por las celdas de la hoja.
Cmo seleccionar y navegar por las celdas
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/moverse_celdas.htm
3.4. SELECCIONANDO UN RANGO

Sabremos las diferentes formas de seleccionar un rango.
Para seleccionar un rango tenemos varias opciones:
Una primera opcin es arrastrando el ratn. Para ello, en primer lugar activamos la
primera celda del rango (recordemos que esto se haca realizando un clic de ratn sobre
dicha celda) y, sin soltar el botn del ratn, arrastramos hasta la ltima celda y una vez que
el rango deseado aparezca marcado, soltamos el ratn.
Otra opcin es seleccionar la primera celda del rango (en este caso s podemos soltar el
ratn) y, una vez sta se encuentre activa, pulsamos la tecla Mayus y, sin soltarla,
seleccionamos la ltima celda del rango.
Tambin es posible seleccionar un rango, colocando directamente en el rea de hoja de la
barra de frmulas la referencia del rango, tras lo cual pulsamos la tecla Intro.
Podremos seleccionar un rango completo de celdas usando varios mtodos para ello.
Cmo seleccionar un rango.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/elegir_rango.htm
1.Haz clic sobre una celda y sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn arrstralo,
seleccionando as un rango.
2.Ahora utilizaremos otra forma, selecciona una celda de origen, pulsa la tecla
maysculas en la celda final.
3.Por ltimo, haremos una seleccin del rango utilizando el rea de hoja en la barra de
frmulas.
3.5. SELECCIONANDO RANGO Y CELDAS DISJUNTOS

En ocasiones las celdas que necesitamos
seleccionar se encuentran de forma dispersa
en la hoja de clculo.
Podemos realizar una seleccin de varias
celdas aunque no se encuentren juntas
formando un rango. Esto podra ser til, por
ejemplo, para dar un formato comn a una
serie de celdas que se encuentran en diversas
localizaciones de la hoja.
El procedimiento para realizar esto es muy
simple: una vez que tenemos activa una
primera celda, presionamos la tecla Ctrl y,
sin soltarla, vamos marcando el resto de
celdas que queremos que formen nuestra
seleccin.
Esto que se ha comentado para celdas es tambin vlido para rangos. Una vez seleccionado el
primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, seleccionamos el resto de rangos que queremos
formen nuestra seleccin.
Obviamente se pueden combinar sin ningn problema seleccin de celdas y rangos.
Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas, es decir, no continuas.
3.6. SELECCIONANDO FILAS Y COLUMNAS

Veremos la forma de seleccionar
varias celdas atendiendo a
diferentes criterios.
Para seleccionar una fila o columna
entera haremos un clic con el ratn
sobre la letra o nmero de la
columna o fila. De este modo
quedar seleccionada en su
totalidad.
Seleccin mltiple
Si deseamos seleccionar varias

filas o columnas contiguas,
haremos lo siguiente:
seleccionemos la primera de
ellas y sin soltar el botn del
ratn arrastramos hasta que
abarquemos las deseadas,
momento en el que podremos
soltar el ratn.
Selecciones disjuntas
En el caso de que las filas o
columnas que deseemos
seleccionar no se encuentren
contiguas, la forma de realizar
la seleccin es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas
(podemos soltar el ratn), pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos seleccionando todas aquellas
que deseemos.
1.Haga clic sobre el nmero o letra de la columna o fila para seleccionarla en su
totalidad.
2.Pulse la tecla Ctrl para hacer selecciones disjuntas.
3.7. SELECCIONANDO TODAS LAS CELDAS

A continuacin veremos al forma de seleccionar todas las celdas de la hoja.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo haremos un clic de ratn en el botn que se
encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las
filas.
Haga un clic de ratn en el botn que se encuentra a la izquierda y hemos marcado en amarillo de
los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas para seleccionar toda la
hoja.
3.8. EDITANDO Y ELIMINANDO DATOS

Trabajaremos sobre celdas que ya tienen contenido.
Una vez que una celda contiene algn tipo de dato, es posible modificar su contenido, realizando
alguna de estas operaciones:
En primer lugar la seleccionamos y seguidamente realizamos un doble clic de ratn o la
seleccionamos y a continuacin pulsamos la tecla F2.
Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la
misma aparece un cursor. Con las teclas de direccin podemos desplazarnos por el contenido de la
celda o bien situarnos en cualquier lugar con un clic de ratn. Una vez realizadas las correcciones
pulsaremos la tecla Intro o el icono de validar datos de la barra de frmulas.
En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una celda, una vez seleccionada
sta, pulsaremos la tecla Supr o Del. Nos aparecer un cuadro de dilogo y deberemos marcar qu
pretendemos borrar y acto seguido pulsar Aceptar.
Como eliminar los datos de una celda.

http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/eliminar_datos.htm
1. Seleccione la celda que quiera borrar.

2. Haga clic en Eliminar contenidos en el men contextual o pulse el botn Supr.
3. Aparece un cuadro de dilogo que nos permite elegir qu elementos queremos
eliminar. Seleccione todo excepto "Eliminar todo", "Formatos" y "Objetos" y pulse
Aceptar.
4. Pruebe en otra celda siguiendo todos los pasos anteriores, pero en el cuadro de
dilogo seleccione Eliminar todo.
3.9. CORTANDO, COPIANDO Y PEGANDO

Las acciones de cortar, copiar y pegar nos sern muy tiles a la hora de trabajar con Calc.
Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localizacin de la hoja de clculo a
otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo
OpenOffice Writer.
Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Calc hace uso del portapapeles, que no es ms que
una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la informacin.
Cuando se copia, Calc coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar,
Calc eliminar los datos de su ubicacin original y los colocar en el portapapeles.
Para finalizar la operacin ser necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la
nueva ubicacin.
Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto
utilizaremos la tcnica de arrastrar y colocar.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que la primera de ellas mantiene
los datos en su localizacin original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opcin
cortar borra los datos de la ubicacin de origen. Una vez que hemos copiado o cortado los datos
deseados procederemos a pegarlos en la nueva ubicacin.
Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de cmo se llevaran a cabo estas operaciones:
Cortar datos utilizando Portapapeles
Supongamos que en la siguiente imagen
quisiramos desplazar los datos para insertar
un Ttulo en la hoja de clculo. Los pasos
que habra que seguir seran, en primer lugar,
seleccionar el rango que queremos cortar,
posteriormente llevarlo al portapapeles
mediante alguna de las siguientes opciones:
Seleccionamos la opcin Cortar del
men Edicin.
Haciendo un clic en el botn derecho
del ratn sobre la zona seleccionada,
se despliega un men contextual, en el
que elegiremos Cortar.
Hacemos clic en el botn Cortar, de
la barra de herramientas estndar.
Tras esto, resta pegar la seleccin. Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino,
basta con seleccionar la primera
celda del rango. En nuestro
ejemplo, pegaremos nuestro
rango seleccionado a partir de la
celda A4.
Con lo que ya podremos colocar
nuestro ttulo.
No hay ningn problema en
pegar el contenido en una zona
que se superponga a la que
acabamos de cortar, ya que una
vez realizada la operacin de
pegar, los datos en su ubicacin
de origen desaparecern.
Cortar datos utilizando arrastrar y soltar

Si el rea de destino se encuentra cerca del rea de origen, puede resultar ms interesante utilizar el
mtodo de arrastrar y soltar.
Para llevar a cabo esta operacin, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de
origen, seguidamente situamos el puntero del ratn en alguno de los bordes del rango seleccionado,
debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento, hacemos un clic de ratn, y
sin soltar el botn, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin que deseemos.
Cuando se arrastra, Calc deja una marca de por donde se ubicar el rango de destino.
Copiar datos utilizando Portapapeles
Como habamos comentado anteriormente, los pasos a seguir son prcticamente los mismos que
para el caso de Cortar, con la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar, lo llevaremos
al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
Seleccionamos la opcin Copiar del men Edicin.
Haciendo un clic en el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada, se despliega un
men contextual, en el que elegiremos Copiar.
Hacemos clic en el botn Copiar de la barra de herramientas estndar.
El resto es igual.
Copiar datos utilizando arrastrar y soltar
El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen,
se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este
modo, en vez de mover (cortar) los datos, stos se copiarn.
Como mover una tabla.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/copiar_pegar.htm
1.Seleccionamos las celdas a mover.
2.Manteniendo el botn izquierdo del ratn pulsado las desplazamos.
3.Utilizaremos otra forma de moverlas. Seleccionamos de nuevo las celdas.
4.Las cortamos usando Ctrl+ X.
5.Seleccionamos la celda en la que queremos que se inicie la tabla.
6.Pulsamos Ctrl + V.
3.10. DESHACER Y RESTAURAR

Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido
algn error y queramos volver a la situacin anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar
OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo.
Estas opciones se encuentran en el men Editar y su manejo es muy sencillo:
Para deshacer la ltima accin usaremos Deshacer y, si hemos deshecho, algo se puede volver a
hacer usando Restaurar.
Si observa en el men Editar, la opcin de

Rehacer no aparecer activa hasta que no hayamos
deshecho algo y siempre ltima accin deshecha.
Tambin nos indicar aqu cul es esta accin.
Otra forma de acceder a estas opciones es a travs de los iconos de la Barra de herramientas
estndar.
Junto a estas dos acciones nos aparecer la opcin ltimo comando. Esta funcin realiza
nuevamente la accin del ltimo comando ejecutado. Junto a la opcin ltimo comando puede ver
el comando de que se trata.
Debe saber que OpenOffice guarda en memoria las ltimas veinte acciones, por lo que slo
podremos deshacer esas ltimas cien acciones.
Para aumentar este nmero debemos dirigirnos al men Herramientas / Opciones /
OpenOffice.org / Memoria de trabajo, y modificar el nmero en el recuadro Cantidad de pasos.
El valor mximo que puede tomar es de 100 pero a mayor nmero ms memoria se requerir
1.Cambie varias palabras que tenga escritas en una hoja de clculo por otras.
2.Para deshacer algn cambio pulse en el men Editar / deshacer o sobre el smbolo
Deshacer hasta volver a tener el texto como lo tena anteriormente.
3.A continuacin puede seguir escribiendo.
3.11. BUSCANDO Y REEMPLAZANDO INFORMACIN

Cuando estamos trabajando con documentos de gran
extensin o simplemente tenemos la necesidad de
cambiar alguna palabra, nmero... que se repite a lo
largo del documento, por otro, a veces puede resultar
tedioso ir buscndolos y modificndolos uno por uno,
o simplemente localizar determinados pasajes del
texto. Con la opcin de Buscar y Reemplazar esta
tarea se simplifica al mximo, ahorrando tiempo y
esfuerzo.
La opcin buscar la puedes encontrar dentro de las
opciones del men Editar, aparecindote como
Buscar y Reemplazar. El cuadro de dilogo es como
el que muestra la imagen.
Una vez abierto este cuadro de dilogo, realizaremos
nuestra bsqueda escribiendo la cadena de caracteres
en el cuadro de texto Buscar. Pulsaremos a
continuacin el botn Buscar y el proceso habr
comenzado. Si tiene xito, nos mostrar la siguiente
cadena de caracteres que se corresponde con la buscada, proporcionndonos la opcin de
Reemplazarla por otra o continuar con la bsqueda. Si queremos buscar de una vez toda esta cadena
en el documento pulsaremos entonces en Buscar todo.
En la bsqueda que realicemos podemos establecer una serie de criterios para concretar o ampliar
ms la bsqueda. En la seccin de Ms opciones podemos controlar estos criterios activando la opcin

u opciones que nos interesen.
Ya buscada la cadena de caracteres tendremos la opcin de cambiarla por otra. Para ello escribiremos
en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que queremos cambiarlo y pulsamos el
botn Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Si lo que queremos es que el cambio afecte a todas
las que coincidan en el documento pulsaremos entonces en Reemplazar todo.
Otra forma de activar la opcin de bsqueda es pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl + B o
pulsando en la barra de herramientas estndar el icono con prismticos.
Para cerrar el cuadro de dilogo haremos clic en el botn Cerrar.
Podemos mantener en primer plano en la pantalla el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar mientras
se trabaja en el texto. Basta pulsar sobre el texto para desactivar el cuadro y pulsar nuevamente sobre l
para volver a activarlo.
4. AYUDA EN OPENOFFICE
De pronto se da cuenta, mientras trabaja con OpenOffice Calc, que hay muchas cosas no funcionan
exactamente como se esperaba. Adems ve que hay muchos botones y herramientas que le llaman la
atencin pero que no sabe para qu sirven. Estaba acostumbrado a utilizar otra hoja de clculo diferente
y recuerda las posibilidades que tena con ella y le gustara saber si con OpenOffice Calc tambin
puede hacerlo.
Es consciente de que an hay muchas cosas que desconoce y le gustara aprender.
Dnde busco la informacin que necesito? -te preguntas- Si alguna vez me surge un problema a
dnde puedo acudir para solucionarlo?
4.1. CONTENIDO
Muchas veces mientras trabajamos con algn programa siempre hay alguna opcin o funcionalidad que
no conozcamos pero s que intuyamos que pueda tener. En estos casos es conveniente saber si este
programa cuenta con alguna ayuda y conocer cmo funciona.
En OpenOffice Calc la Ayuda funciona igual que en Writer ya sabemos que se encuentra en la
barra de men.
1.Pulse con el ratn en Ayuda / Ayuda de OpenOffice.org.

2.En una ventana nueva vemos varias pestaas: Contenidos, ndice, Buscar y
Marcadores.
3.Cada opcin nos ayudar de manera distinta en la bsqueda de nuestras dudas acerca de
la aplicacin Calc.
5. EMPLEANDO FRMULAS BSICAS

Tenemos que comenzar a sacar conclusiones de todos los datos que hay en las tablas, y la mejor
forma es realizando algunas operaciones para obtener resultados totales o parciales que nos sirvan
para posteriores anlisis.
Como an no estamos familiarizados con el uso de frmulas, aparecen mensajes de error cuando
intentamos crear alguna operacin de cierta complejidad.
Qu tipo de operaciones podemos hacer en Calc? Qu significan los mensajes de error que me
aparecen?
5.1. FAMILIARIZNDONOS CON LA BARRA DE FRMULAS

Nos iniciaremos en el uso de la barra de frmulas, elemento fundamental de una hoja de clculo.
En las celdas de nuestra hoja de clculo, es posible introducir distintos tipos de datos, o bien
frmulas.
Cuando nos situamos en una celda e introducimos datos en ella veremos que estos datos aparecen
en dos lugares:
En la celda activa y
En la Barra de Frmulas
Dentro de la barra de frmulas tenemos 3
iconos segn el orden:
Asistente para funciones: Este icono

activa el asistente para funciones, que
nos permite utilizar funciones
matemticas de diferente ndole
dentro de nuestra hoja de clculo.
Rechazar . Este icono, restaura el
contenido de la celda a su valor
inicial. De este modo no se introducen
los datos y la celda seguir con el
valor que tena. Al pulsar sobre este
icono la celda activa seguir siendo la
misma y no se produce ningn
desplazamiento.
Aplicar: Es el botn con la marca de verificar verde de la barra de frmulas; al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda.
5.2. CALCULAR EL PROMEDIO

Veremos cmo calcular de una forma sencilla el promedio de una serie de nmeros
La funcin promedio nos resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmtica de una
serie de nmeros. La funcin se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;n).
De este modo si tenemos los siguientes nmeros: 1, 2, 4, 6 en las celdas A1, A2, A3 y A4
respectivamente aplicaramos la funcin promedio:
=PROMEDIO(A1:A4) obteniendo el resultado: 3.25
Como siempre que utilizamos frmulas y funciones podemos introducir los valores absolutos, es
decir, no hacer referencia a las celdas, pero con esto estaramos perdiendo flexibilidad a la hora de
utilizar la hoja de clculo.
Como calcular los promedios.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/promedios.htm
1.Tenemos unos nmeros en Calc y queremos obtener el Promedio de stos.

2.Sealamos la celda en la que queremos que aparezca el resultado de la
formula.
3.Introducimos la frmula.
4.Hacemos clic en Validar y vemos cmo aparece el resultado.
5.3. MENSAJES DE ERROR

Sabremos qu significa cada uno de los errores que nos indica Calc cuando utilizamos una frmula
incorrecta
Es fcil que, a lo largo de nuestra sesin de trabajo con Calc, cometamos errores al escribir una
frmula, sobre todo si utilizamos funciones, cuya sintaxis es ms compleja. Por ello Calc
proporciona informacin para ayudarnos a corregir los errores.
En la lnea de estado muestra una descripcin del error.
En la celda aparece el nmero del cdigo de error.
En un cuadro de dilogo, que incluso puede darnos informacin precisa de cmo solucionar
el error.
En la siguiente tabla mostramos los mensajes de error que ms comnmente pueden aparecer:
Cdigo de
Mensaje Explicacin Ejemplo
error
Carcter no Un carcter de una frmula
501 =A1+Aa
vlido no es vlido.
Argumento
502 Argumento no vlido. =RAZ(-4)
no vlido
Divisin por 0 u otro
Operacin
clculo cuyo resultado
en coma
503 causa un desbordamiento =A1/0
flotante no
del intervalo de valores
vlida
definido.
Error en la
Un parmetro de funcin =PROBABILIDAD(C
504 lista de
no es vlido. 2;C2;C3;C4;C5
parmetros
Falta un parntesis; por
ejemplo, si se ha
Error en los especificado el parntesis
508 =(5+4)*8)
parntesis derecho pero no el
parntesis izquierdo.
Falta un Falta el operador de

509 =(5+4)8
operador clculo.
Falta una Cuando aparecen dos
510 =5+*8
variable operadores juntos.
La funcin necesita ms
Falta una
511 variables que las =PROMEDIO(C1;C2;)
variable
especificadas.
El valor resultado de la
frmula no se corresponde
con la definicin, o una
No hay
#VALOR! celda a la que se hace =0/0
resultado
referencia en la frmula
contiene texto en vez de un
nmero.
La frmula hace referencia
de forma directa o indirecta
Estamos en la A 17 y
a s misma y la opcin de
Referencia escribimos la siguiente
522 iteraciones no se ha
circular frmula:
seleccionado en
=C6+A17
Herramientas - Opciones -
Hoja de clculo - Calcular.
Compilador: no se ha
podido determinar un
nombre de descripcin de
Referencia fila o de columna.
#REF! =1+#REF!$15
no vlida Intrprete: en una frmula
falta la columna, fila u hoja
que contiene una celda a la
que se hace referencia.
Nombre no No se ha podido evaluar un
#NOMBRE? = A1/AA
vlido identificador.

Unidad 1 X

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Manual de OpenOffice Calc.

barra de men principal.

2. PRIMEROS PASOS CON CALC

2.1. HOJA DE CALCULO

2.2. CREANDO UNA NUEVA HOJA DE CLCULO

2.4. ABRIR Y GUARDAR HOJAS DE CLCULO

Para abrir un archivo tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + O.

2.5. ABRIENDO VARIAS HOJAS DE CLCULO

Desde el explorador de archivos: seleccionando varios archivos al mismo tiempo y pulsando

2.6. SALIR Y TERMINAR

3.1. INTRODUCIENDO DATOS

Como introducir distinto tipos de datos en las celdas.

1.Introducimos texto en una celda.

3.3. SELECCIONANDO UNA CELDA

3.4. SELECCIONANDO UN RANGO

3.5. SELECCIONANDO RANGO Y CELDAS DISJUNTOS

3.6. SELECCIONANDO FILAS Y COLUMNAS

Si deseamos seleccionar varias

3.7. SELECCIONANDO TODAS LAS CELDAS

3.8. EDITANDO Y ELIMINANDO DATOS

Como eliminar los datos de una celda.

1. Seleccione la celda que quiera borrar.

3.9. CORTANDO, COPIANDO Y PEGANDO

Cortar datos utilizando arrastrar y soltar

3.10. DESHACER Y RESTAURAR

Si observa en el men Editar, la opcin de

3.11. BUSCANDO Y REEMPLAZANDO INFORMACIN

ms la bsqueda. En la seccin de Ms opciones podemos controlar estos criterios activando la opcin

1.Pulse con el ratn en Ayuda / Ayuda de OpenOffice.org.

5. EMPLEANDO FRMULAS BSICAS

5.1. FAMILIARIZNDONOS CON LA BARRA DE FRMULAS

Asistente para funciones: Este icono

5.2. CALCULAR EL PROMEDIO

1.Tenemos unos nmeros en Calc y queremos obtener el Promedio de stos.

5.3. MENSAJES DE ERROR

Falta un Falta el operador de

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