CAPITULO V

LA PROPUESTA

Hoy da, las decisiones en torno a la seleccin de proveedores, ya no est

supeditada a aquellos que ofrezcan el precio ms bajo, o la mejor calidad de los
materiales o servicios que ofertan, pues otros criterios como el plazo de entrega, la
flexibilidad, la fiabilidad y el servicio ya han tomado un lugar de importancia en
este proceso, por tanto, escoger a los mejores proveedores, es una decisin
multicriterio y de impacto estratgico que redunda en beneficio para la empresa.

En el presente captulo se desarrolla la propuesta de un modelo operativo

para la seleccin de proveedores en mibanco, Banco de Desarrollo en base al
diagnstico efectuado y los resultados obtenidos en el captulo IV de esta
investigacin.

Objetivos de la propuesta

Objetivo general

Optimizar el proceso actual de seleccin de proveedores, organizndolo y

hacindolo ms eficiente y efectivo.

Objetivos especficos

Presentar una visin organizada del proceso de seleccin.

Describir los elementos integradores del modelo operativo propuesto.

Optimizar las acciones requeridas, las actividades y procedimientos

vinculados y las de control.
 Proveer a la mibanco Banco de Desarrollo de un modelo operativo que
organice y mejore el proceso de seleccin de proveedores.

El problema fundamental radica en que actualmente la relacin de

aprovisionamiento con los proveedores se ha sostenido en razn a los bajos
precios que estos han venido ofreciendo; sin embargo, el desempeo en materia
de calidad y plazo de entrega no ha sido satisfactorio, afectando en muchas
ocasionas los procesos de negocio de la empresa en estudio.

En el diagnstico se determin que la manera en que se ejecuta

actualmente el proceso de seleccin de proveedores se ha generado
inconvenientes al no tener adecuadamente definidas las actividades, funciones y
responsabilidades de los involucrados, por lo tanto, el propsito principal de la
propuesta es establecer un modelo operativo que nos ayude a crear y mantener
una lista de las empresas que fabrican los productos o prestan los servicios que
mibanco Banco de Desarrollo requiere para solicitarles informacin y, luego, elegir
la ms adecuada a sus intereses.

Una vez que se han buscado los proveedores, se procede a la seleccin de

los ms adecuados basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido
hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable
tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible
distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no
quede sin abastecimiento si un proveedor falla.

Se ha de tener muy claro cules son los productos que se necesita adquirir,
de qu calidad y en qu cantidad para que la seleccin se realice comparando
productos de iguales o muy similares caractersticas.

El proceso de bsqueda y seleccin tiene tres fases:

 FIGURA N 6
FASES DEL PROCESO DE SELECCIN DE PROVEEDORES

1
Bsqueda de
elegibles

3
Seleccin del
proveedor

Fuente: Gestin administrativa de la compraventa - McGraw-Hill

1. Bsqueda de elegibles: Esta es la primera etapa del modelo operativo,

siendo la misma de vital importancia. Buscar informacin sobre un posible
proveedor en medios forneos, poco conocidos o a travs de medios no
apropiados, puede llevarnos a elegir una empresa con la cual podramos tener
problemas en el desarrollo de la relacin comercial.

Algunas de las fuentes de informacin confiables que se pueden utilizar para

localizar proveedores son las siguientes:

- Internet.
- Pginas amarillas.
- Prensa de informacin general.
- Radio y televisin.
 - Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
- Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
- Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.
- Asociaciones empresariales y profesionales.
- Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y
tcnicos en los productos

2. Solicitud de informacin: Una vez confeccionado un listado con los

posibles proveedores, se debe iniciar el contacto directo para solicitar la
informacin que interesa recabar, procurando que respondan claramente a los
aspectos que ms interese conocer a la empresa, pudiendo ser los mismos:

FIGURA N 7
ASPECTOS QUE SE DEBEN CONOCER DE LOS PROVEEDORES

Condicin Concepto

Condiciones econmicas
Precio unitario Costo de cada unidad
Descuento por volmenes de
Rebajas dadas por la adquisicin de grandes cantidades de productos.
compras
Modalidad en que puede ser cancelada la mercanca adquirida
Facilidades de pago
(efectivo, crdito, etc.)
Condiciones referidas a la calidad
Conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren
Calidad de los productos capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas, es decir,
es la percepcin que el cliente tiene del mismo.
Tiempo por el cual, el proveedor responde al comprador por por
Perodo de garanta
desperfectos o daos del producto adquirido.
Perodo que toma el proveedor en entregar la mercanca desde el
Plazo de entrega
momento de su adquisicin.
Fuente: Elaboracin propia

Las formas ms frecuentes para solicitar informacin de los proveedores

deben ser: visitas de representantes comerciales, visitas personales del
responsable de la seleccin a la empresa del proveedor o cartas solicitando el
envo de catlogos, muestras, presupuestos, etctera.
 Visitas de representantes comerciales: Las entrevistas con los
vendedores y representantes de los fabricantes pueden constituir
una de las fuentes ms valiosas de informacin. sta es la fuente
ms productiva, pues permite hablar directamente, escuchar,
preguntar caractersticas como precio, calidad, a qu otras empresas
surten, etc.

Visitas a las empresas de los proveedores: En algunos casos, un

representante del rea de compras podra visitar a un proveedor
potencial con el fin de formarse una opinin mediante la observacin
directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Tales visitas
deben ser realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos y
financieros del banco, cuando se desee efectuar una evaluacin ms
completa de una empresa y sus productos.

Cartas de solicitud de informacin: Cuando se enven estas cartas

requisitorias a potenciales proveedores, es conveniente que se
describan en ellas los criterios que se van a utilizar para evaluar sus
ofertas, para que los mismos expresen la mayor cantidad de
informacin posible.

3. Seleccin del proveedor: Una vez que se han ubicado a potenciales

proveedores, se procede a la seleccin de los ms adecuados; esto implica el
estudio exhaustivo de los mismos y su eliminacin sucesiva basndose en los
criterios de seleccin que se hayan elegido.

Determinados los aspectos del proveedor que mayor relevancia tengan

para el Banco, se procede a la ponderacin de los mismos en funcin de su
importancia relativa, procedindose a la calificacin del proveedor y a su posterior
seleccin. Un ejemplo de este proceso se describe a continuacin:

FIGURA N 8
 PONDERACION DE LAS VARIABLES

Condiciones econmicas Pts. Condiciones referidas a la calidad Pts.

Precio unitario 0,50 Calidad de los productos 0,15

Descuento por volmenes de
0,15 Perodo de garanta 0,05
compras
Facilidades de pago 0,10 Plazo de entrega 0,05
Fuente: Elaboracin propia

Se otorga un puntaje entre 0 y 1 a cada variable, en funcin de su

importancia para la compaa. (ntese que la suma de los puntos asignados a las
variables debe ser igual a 1)

A continuacin se proceder a evaluar y calificar a los proveedores en

relacin a los atributos escogidos. Para esto se confeccionar una tabla con los
nombres de todos los proveedores que se desean evaluar y se les otorgar un
puntaje entre 1 y 3, de acuerdo a la mejor condicin que represente la variable,
siendo 1 el puntaje ms bajo y 3 el ms alto.

Una vez elaborado el cuadro comparativo con las caractersticas de las

ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procede a la eleccin del
proveedor que ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las
necesidades de la empresa, utilizando bsicamente criterios econmicos y de
calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos.

Criterios econmicos

La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los

descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,
embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra y los
plazos de pago. Lgicamente, cuando dos productos renan las mismas
condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad.
 Criterios de calidad

Cuando se conceda una gran importancia a la calidad de los artculos, stos

han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus caractersticas
tcnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etctera. Este criterio se utilizar
cuando lo que requiera la empresa es conseguir un producto de una determinada
calidad, que no tiene que ser necesariamente el mejor, sino el que interese al
banco en ese momento.

No siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, puesto que tambin

se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente
relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de
garanta, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia
de servicios de atencin al cliente, etctera. Tambin se debe tomar en cuenta del
proveedor, su prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica, capacidad
financiera y nivel organizativo y de administracin.

Fuente: Elaboracin propia

 Simulacin del Modelo

La simulacin es el proceso de disear un modelo de un sistema real y

llevar a trmino experiencias con l, con la finalidad de comprender el
comportamiento del sistema o evaluar nuevas estrategias -dentro de los lmites
impuestos por un cierto criterio o un conjunto de ellos - para el funcionamiento del
sistema. (Shannon,1976)

En el Banco se desean adquirir 200 sillas ejecutivas y el precio, calidad y

descuentos por volmenes son los criterios ms relevantes, mientras que el resto
de variables son relativamente de menor importancia. Para ello selecciona
inicialmente a tres (3) proveedores plasmando sus ofertas en una tabla
comparativa:

FIGURA N 9
CUADRO COMPARATIVO DE CONDICIONES DE LOS PROVEEDORES

Artculo
Caractersticas Proveedor A Proveedor B Proveedor C
Condiciones Econmicas
Precio unitario 300 400 350
Descuento por volmenes
5% 10% 8%
de compras
15, 30, 45 das sin
Facilidades de pago Contado 15, 30, 45 das
recargo
Condiciones de Calidad
Calidad de los productos Buena Muy buena Buena
Perodo de garanta 6 meses 6 meses 6 meses
Plazo de entrega 15 das 10 das 5 das
Fuente: Elaboracin Propia

A continuacin se proceder a simular la seleccin de los proveedores en

relacin a los atributos escogidos. Para esto elaboramos una tabla con los
nombres de todos los proveedores que se desean evaluar y se tabulan los
resultados:
 FIGURA N 10
CUADRO DE OPERACIN DEL MODELO

Artculo: Sillas Ejecutivas

Proveedor Proveedo Proveedo
Ponderado Ponderado Ponderado
Caractersticas A rB rC
Condiciones Econmicas
Precio unitario 0,50 3 x 0,50 1,50 1 x 0,50 0,50 2 x 0,50 1,00
Descuento por volmenes
0,15 1 x 0,15 0,15 3 x 0,15 0,45 2 x 0,15 0,30
de compras
Facilidades de pago 0,10 1 x 0,10 0,10 2 x 0,10 0,20 3 x 0,10 0,30
Condiciones de Calidad
Calidad de los productos 0,15 2 x 0,15 0,30 3 x 0,15 0,45 2 x 0,15 0,30
Perodo de garanta 0,05 2 x 0,05 0,10 2 x 0,05 0,10 2 x 0,05 0,10
Plazo de entrega 0,05 1 x 0,05 0,05 2 x 0,05 0,10 3 x 0,05 0,15
1,0
Totales 0
10 2,20 13 1,80 14 2,15
Fuente: Elaboracin Propia

Si solo se tuviesen en cuenta los puntajes absolutos, el Proveedor C sera

el escogido, toda vez que la sumatoria de sus variables arroja el mayor puntaje; no
obstante, los puntajes deben relacionarse con la importancia de cada una de las
variables a considerar tomando entonces los puntajes ponderados, multiplicando
el valor de cada variable por los puntajes absolutos de cada proveedor como se
muestra en el cuadro anterior.

Al relacionar cada variable de los proveedores con los factores de

ponderacin, observamos que el proveedor A, es el que rene las mejores
condiciones generales para atender este requerimiento de sillas ejecutivas.

Una vez elegido un proveedor, se debe notificar al seleccionado la decisin

y cules son las razones que han llevado a dicha eleccin. A los proveedores no
seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no aceptar
sus condiciones, ya que podran realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas
negociaciones comerciales, no slo en el momento, sino tambin en futuras
ocasiones.
 INDICADORES DE GESTION

Es necesario implementar un sistema adecuado de indicadores para medir

la gestin del modelo propuesto, con el fin de que se pueda verificar la idoneidad
del mismo en las diferentes etapas. Analizar y evaluar el desempeo de los
proveedores nos permite detectar los errores o amenazas existentes en el proceso
de seleccin de los mismos, lo cual ocasionara desequilibrio en el desarrollo de la
Empresa no logrando alcanzar su mximo rendimiento y generando altos niveles
de costo; nos permite adems detectar si estamos recibiendo un servicio
adecuado por parte de los proveedores en cuanto a calidad, rapidez de entrega y
eficiencia del servicio. Los indicadores que utilizaremos sern los siguientes:

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Costos inherentes a la generacin

errtica de pedidos: costo del
Nmero y porcentaje de
Productos Generados sin lanzamiento de pedidos rectificadores,
Calidad de los pedidos de compras
Problemas x 100 esfuerzo del personal de compras para
Pedidos generadas sin retraso, o sin
_____________________ identificar y resolver problemas,
Generados necesidad de informacin
Total de pedidos generados incremento del costo de mantenimiento
adicional.
de inventarios y prdida de ventas, entre
otros.
Costos de recibir pedidos sin cumplir las
Nmero y porcentaje de Pedidos
especificaciones de calidad y servicio,
Entregas pedidos que no cumplen Rechazados x 100
como: costo de retorno, costo de volver a
perfectamente las especificaciones de _____________________
realizar pedidos, retrasos en la
recibidas calidad y servicio definidas, Total de rdenes de
produccin, coste de inspecciones
con desglose por proveedor Compra Recibidas
adicionales de calidad, etc.
Consiste en calcular el nivel Identifica el nivel de efectividad de los
Pedidos Recibidos Fuera
Nivel de de efectividad en las proveedores de la empresa y que estn
de Tiempo x 100
cumplimiento de entregas de mercanca de afectando el nivel de recepcin oportuna
______________________
Proveedores los proveedores en las y genere retrasos en la continuidad de un
Total Pedidos Recibidos
instalaciones del Banco negocio.
Consiste en determinar el Total de servicios atendidos a
Nivel de atencin
porcentaje real de las Tiempo Sirve para controlar el servicio tcnico
de garanta de
atencin de servicios ofrecido por el proveedor en trminos de
servicio o
requeridos amparados en atencin y efectividad de los mismos.
postventa
el contrato de garanta Total de servicios solicitados