ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

CONHECIMENTOS ESPECFICOS (PARTE 2)

ARQUIVOLOGIA
Prof. Petronio Castro
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
NOES DE
ARQUIVOLOGIA
PROGRAMA:
14. Tcnicas de arquivamento: classificao,
organizao, arquivos correntes e protocolo.
UNIDADE 01:
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Arquivo:
arquivo o conjunto de documentos CRIADOS e
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela
natureza orgnica de sua acumulao e conservado por
essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de
prova ou informao.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos
antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO,
SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
(papel, CD, fita, microfilme)
DOCUMENTO: toda informao registrada em um
suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICAS:
1- Conjunto de documentos = ACERVO
2- Embora no seja palpvel, um disco virtual
considerado um suporte para as informaes nele
registradas.
3- Os arquivos derivam dos documentos criados e
recebidos tanto pela atividade-meio quanto pela
atividade-fim da organizao.
Do conceito de arquivo, podemos deduzir trs
caractersticas bsicas:
1 Exclusividade de criao e recepo por uma
repartio, firma, instituio ou pessoa. Assim, no
se considera arquivo, por exemplo, uma coleo de
manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa.
2 Origem no curso de suas atividades. Os documentos
devem servir de prova de transaes realizadas.
3 H um carter orgnico que liga o documento aos
outros do mesmo conjunto. Um documento,
destacado de seu conjunto, do todo que pertence,
significa muito menos do que quando em conjunto.
DICA:
O documento considerado orgnico ou no, de acordo
com a relao que guarda com o conjunto de
documentos que formam o arquivo.
Fundo de Arquivo:
Um fundo nada mais do que o conjunto de
documentos de uma mesma provenincia (origem).
O fundo aberto se podem ser acrescentados novos
documentos em funo do fato de a entidade
produtora continuar em atividade; e, fechado se no
recebe acrscimos de documentos, em funo de a
entidade produtora no se encontrar mais em
atividade.
Contexto Arquivstico:
Esto includos no contexto arquivstico, todos os
fatores ambientais que determinam como os
documentos so gerados, estruturados, administrados e
interpretados.
Estes fatores so, cada um ao seu tempo, determinados
pelo contexto sociopoltico, cultural e econmico. Ou
seja, a situao da sociedade no tempo em que os
documentos foram gerados.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

Documento Oficial: temticas e seus documentos so adquiridos por meio

de COMPRA, DOAO ou PERMUTA.
Documento oficial aquele emanado do poder pblico
ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.
Arquivo Biblioteca
Ou seja, qualquer entidade, seja pblica ou privada,
pode emitir um documento oficial, que serve de prova Objetivo Funcional Cultural
das transaes realizadas.
Formas de Compra
ingresso dos Produo
Doao
documentos na Recebimento
Ateno:
instituio Permuta
No h possibilidade de coleo nos arquivos genunos
porque, em se tratando de fundos (conjunto de Quantidade de nico exemplar Numerosos
documentos de uma mesma provenincia), exemplares de (ou 1 exemplar e exemplares
fundamental a relao orgnica entre seus elementos. cada um n limitado
No se compreende o documento de arquivo fora do documento de cpias)
meio gentico que o produziu.
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente
dentro das funes e atividades de uma administrao.
DICA:
ARQUIVO PBLICO um conjunto de documentos
Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do acumulados em decorrncia das funes executivas,
Arquivo legislativas e judicirias do poder pblico no mbito
federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de
documentos de entidades de direito privado
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os encarregadas de servios pblicos.
documentos, tornando disponveis as informaes
mantidas sob sua guarda.

Finalidades do Arquivo: A sua finalidade principal

servir Administrao e com o decorrer do tempo
adquire uma finalidade secundria que servir a
Histria.

DICA:
1- Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR
ADMINISTRAO

Distino entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou

RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituio ou
pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para
garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria
impresso e NO produzido pela instituio em que est
inserida. Normalmente constituda de colees

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS.
Segundo o(a):
1) Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
2) Natureza dos documentos: (Especial ou
Especializado)
3) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e
Permanente)
4) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1) Quanto Entidade Mantenedora (natureza da
entidade): Podem ser Pblico ou Privado
- Pblico: So aqueles mantidos por rgos dos
Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF.
Tambm so considerados pblicos os Arquivos das
Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas.
- Privado: So aqueles mantidos por instituio de
carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo
das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA:
1- Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso:
Pblicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou
Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os
institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados.
2) Quanto Natureza dos documentos: Podem ser
Especiais ou Especializados
Especiais: So arquivos que guardam documentos
com formas fsicas variadas (suporte) e que
necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservao sob condies
especiais.
Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme
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Especializados: So arquivos que mantm em sua
guarda documentos de determinada rea do
conhecimento (um assunto especfico).
Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico,
Arquivos de Engenharia.
3) Quanto ao Estgio de Evoluo: Podem ser
Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados pela
instituio. No Arquivo Corrente os documentos
possuem grande frequncia de uso, possuem fim
administrativo.
a fase em que os documentos so criados.
Nesta fase os documentos tramitam bastante e so
muito consultados. Os arquivos correntes se
localizam nos prprios setores que
produzem/recebem os documentos (Arquivos
Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo
Central/Geral).
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que
guardam os documentos menos utilizados pela
instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos
possuem baixa frequncia de uso, mas ainda
possuem fim administrativo.
O Arquivo Intermedirio tambm pode ser
denominado por LIMBO ou PURGATRIO.
a fase em que os documentos ainda tm valor
administrativo mas so pouco consultados. Permite
que os setores otimizem seu espao e no h
necessidade de serem conservados prximos aos
setores;
Nesta fase, os documentos aguardam sua
destinao final (eliminao ou guarda permanente).
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam
os documentos que, j tendo cumprido seu fim
administrativo, sua funo administrativa, agora so
preservados, conservados, pelo seu valor histrico
para a Instituio.
DICA:
1- Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS
podero ser eliminados
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

4) Quanto Extenso de sua atuao: Podem ser Sonoros

Arquivos Setoriais ou Centrais
Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores
que utilizam os documentos, onde ficam os documentos
do uso do dia a dia. um Arquivo descentralizado. Cada
setor de trabalho possui o seu.
Arquivos Centrais (Gerais): So aqueles localizados fora
do local de trabalho, e acumulam em um nico local,
documentos de provenientes dos diversos setores da
instituio, de forma centralizada.
Classificao dos Documentos
Documentos cuja informao esteja em forma de
som/udio.
Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
Filmogrficos
Documentos cuja informao esteja em forma de
imagem em movimento (com ou sem som).
Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
Informticos ou digitais
Documentos gravados em meio digital e que, por isso,
necessitam de equipamentos eletrnicos para serem
lidos.
Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Cartogrficos

Classificao: Documentos que representem, de forma reduzida, uma
Gnero rea maior.

Espcie / Tipologia Documental Ex.: Mapas e Plantas

Forma
Formato Microgrficos

Natureza do Assunto Documentos em microformas.

Ex.: Microfilmes e microfichas

1) Quanto ao Gnero:
2) Quanto Espcie/Tipologia documental:

Escritos ou Textuais
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal
Documentos cuja informao esteja escrita ou
de um documento. As instituies possuem diversas
impressa.
espcies.
Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides
Ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido.

Iconogrficos
Tipologia documental a denominao que se d
Documentos cuja informao esteja em forma de quando reunimos determinada espcie funo ou
imagem esttica. atividade que o documento ir exercer.
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido
e gravuras de nascimento.

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
Veja mais exemplos:
Espcie Tipologia
Contrato Contrato de locao
Alvar Alvar de funcionamento
Certido Certido de nascimento
3) Quanto Forma:
classificao relacionada quanto forma do seu
estgio de preparao do documento. So as formas
documentais.
Ex.: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
4) Quanto ao Formato:
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto
fsico, independente da informao nele registrada.
Ex.: Ficha, livro, caderno, pergaminho.
5) Quanto Natureza do assunto:
Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so
classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
Ostensivos = ordinrios
a classificao dada ao documento cuja
divulgao no prejudica a administrao. O
documento ostensivo pode ser de livre
conhecimento.
Sigilosos
Documentos que, por sua natureza, devem ser de
conhecimento restrito, e requerem medidas
especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao.
ATENO! Para a prova de concurso duas situaes
podem ser cobradas: Classificao pela obra da
Professora Marilena Leite Paes (Arquivo: Teoria e
Prtica - FGV) ou pela Lei de Acesso Informao.
Vejamos cada uma das situaes:
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1 SITUAO: Classificao pela obra da Professora
Marilena Leite Paes (Arquivo: Teoria e Prtica - FGV):
O Documento classificado como sigiloso ser
diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de
sigilo:
Ultra-secreto: Assuntos que requerem
excepcional grau de segurana e cujo teor s
devem se do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau
de segurana e cujo teor podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio, so autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no
requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no autorizada
pode ser prejudicial a um individuo ou criar
embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do
conhecimento do pblico em geral.
2 SITUAO: Classificao pela Lei de Acesso
Informao. Nesse caso so apenas 3 os graus de
sigilo:
LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
Regula o acesso a informaes previsto no
inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do
art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de
5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras
providncias.
Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades
pblicas, observado o seu teor e em razo de sua
imprescindibilidade segurana da sociedade ou do
Estado, poder ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
EXERCCIOS
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS
01. (2006/CLDF) Arquivo o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada. conservado por essas
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova
ou informao.
02. (2006/CespeTCE/AC) Arquivo o conjunto de
documentos reunidos por acumulao ao longo das
atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas
ou privadas.
03. (CESPEANVISA- Tcnico Administrativo2007) O
carter orgnico uma das caractersticas bsicas
dos arquivos.
04. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio /
Administrativa - 2009 Adaptada) - Arquivo o
conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta.
05. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio /
Administrativa - 2009Adaptada) Os documentos
de arquivo so provas de transaes realizadas nas
organizaes.
06. (2008/CespeSECAD-TO) A principal finalidade dos
arquivos servir administrao, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base para o
conhecimento da histria.
07. (2008/CespeMPE/ AM) O arquivo, cujo principal
objetivo ser um instrumento de apoio
administrao, constitui com o decorrer do tempo,
base do conhecimento da historia da instituio a
que pertence.
08. (2008/CespeMPE/RR) O arquivo produzido com
objetivos culturais.
09. (2008/CespeMPE/RR) Os documentos nos
arquivos existem em numerosos exemplares.
10. (2008/CespeMPE/RR) Os documentos de um
arquivo so colecionados de fontes diversas,
adquiridos por compra ou doao.
11. (2006/CespeTCE/AC) Segundo as entidades
criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos
classificam-se em pblicos, institucionais,
comerciais e pessoais.
12. (2008/CespeTJDFT) Quanto natureza dos
documentos, denomina-se arquivo especial o tipo
de arquivo que guarda documentos com formas
fsicas variadas e que necessitam de
armazenamento, registro, acondicionamento e
conservao sob condies especiais.
13. (2003/CespeCREA-DF) Arquivos mdicos so
considerados especializados.
14. (2008/CespeSECAD-TO) Os arquivos podem ser
divididos em: correntes, semipermanentes e
permanentes.
15. (2005/CespePRG-DF) Os estgios de vida dos
documentos arquivsticos cumprem um ciclo de
trs fases.
16. (2008/ Cespe DFTRANS) A unidade de arquivo
destinada a receber documentos do arquivo
corrente de diversas unidades vinculadas mesma
instituio classificada como arquivo setorial.
17. (2008/CespeDFTRANS) Ofcios impressos, plantas
de quadras residenciais e fotografias de pistas de
circulao de veculos so classificados, quanto ao
gnero, como documentos textuais, cartogrficos e
filmogrficos, respectivamente.
18. (2008/CespeSECAD-TO) Papel, microfilme e papel
fotogrfico so gneros documentais.
19. (2007/CespePref. Mun. Vitoria/ES) Documentos
do gnero iconogrfico so aqueles que contm
imagens estticas.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

20. (2006/CespeINPI) Fotografias, slides, desenhos e UNIDADE 02:

gravuras so classificados como microgrficos.
Organizao do arquivo

21. (2008/CespePref. Vila Velha/ES) Ofcios, cartas,

telegramas, avisos e memorandos so espcies de
documentos. Organizao do Arquivo:
No momento em que uma organizao toma a deciso
22. (2008/CespeFUB Arquivista) Alvar, ata, auto, de organizar seu arquivo, necessrio que seja
regulamento, solicitao e passaporte so realizada uma campanha de sensibilizao envolvendo
exemplos de tipologias documentais. os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de
envolver todos no projeto.
23. (2008/CespePref. Vila Velha/ES) Pronunciamento,
proposta, precatrio, laudo, informe, convite e A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em
telegrama so exemplos de tipologias quatro etapas:
documentais.
1 Levantamento dos dados

24. (2008/CespeMPE/RR) Os documentos sigilosos 2 Anlise dos dados coletados

devem ser de conhecimento restrito, e requerem 3 Planejamento
medidas especiais de salvaguarda para sua
4 Implantao e acompanhamento
custodia e divulgao.

25. (2008/CespeMPE/RR) Documentos ostensivos so 1- Levantamento dos dados

aqueles que, alm de exigirem um alto grau de
segurana, apresentam teor ou caractersticas que
s devem ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
26. (2004/CespeCohab/Bauru) Quanto natureza do
assunto, os documentos classificam-se em
ostensivos e sigilosos. Ostensivos so os
documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao; sigilosos so os que devem ter
conhecimento restrito, pois requerem medidas
especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao (restritos).
So atividades de exame e coleta de informaes
acerca da documentao do arquivo.
Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o
gnero dos documentos (textuais, iconogrficos,
informticos etc.), as espcies documentais (cartas,
faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservao do acervo, os recursos humanos da
instituio, enfim, todo os dados relevantes para o
arquivo da instituio.
Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas. necessrio, nessa fase, conhecer os
dados relativos aos documentos que circulam na
instituio.

GABARITO necessrio conhecer, tambm:

01. C 06. C 11. C 16. E 21. C 26. C - A quantidade de servidores no arquivo, formao
02. C 07. C 12. C 17. E 22. E profissional e escolaridade
- A quantidade de equipamento, modelo e estado de
03. C 08. E 13. C 18. E 23. E
uso
04. E 09. E 14. E 19. C 24. C
- A situao fsica do arquivo (rea ocupada,
05. C 10. E 15. C 20. E 25. E luminosidade, umidade, tipo de proteo contra
incndio e outros sinistros)

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

2- Anlise dos dados coletados EXERCCIOS

Organizao do Arquivo
A partir dos dados coletados na etapa anterior, ser
feita uma anlise objetiva da real situao dos servios
de arquivo e um DIAGNSTICO que permita propor
alteraes no sistema a ser implantado.
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
das falhas existentes na administrao que impedem o ERRADAS
correto funcionamento do arquivo.

01. (2006/ Cespe Ancine) A organizao de arquivos

3- Planejamento ocorre em vrias fases. Na fase de planejamento,
feita a verificao das normas, dos
nesta fase que ser elaborado o plano arquivstico
regulamentos, das polticas e da estrutura
que leve em considerao tanto as disposies legais
organizacional da instituio.
quanto as necessidades da organizao. Esse plano deve
levar em considerao os seguintes elementos:
a) posio do arquivo na estrutura organizacional da 02. (2006/ Cespe TCE) A instalao de um arquivo
administrao. Recomenda-se que seja a mais alta requer a anlise dos seguintes aspectos:
possvel; localizao, iluminao, arejamento, higienizao,
disposio e segurana.
b) centralizao ou descentralizao dos servios de
arquivo em fase corrente;
c) criao de uma coordenao central dos servios de 03. (2005/ Cespe ANS) Na elaborao do plano de
arquivo, nos casos de descentralizao; arquivo, deve ser definida a centralizao ou
descentralizao dos servios de arquivo nas
d) definio dos mtodos de arquivamento;
fases corrente e intermediria.
e) estabelecimento das regras e normas de
GABARITO
funcionamento (manual de arquivo);
01. E 02. C 03.
f) necessidades de recursos humanos;
g) escolha das instalaes e equipamentos;
h) constituio de arquivos intermedirios e
permanentes.

4- Implantao e Acompanhamento
nessa fase que o que foi planejado ser colocado em
prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase
que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE
ARQUIVO sero implantadas na instituio.
A implantao deve ser procedida por um
acompanhamento constante dos resultados, a fim de
corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou
falhas no sistema arquivstico.
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto,
atualizado quando necessrio

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
UNIDADE 03:
Protocolo
Vamos aprofundar um pouco o estudo sobre o
protocolo pois muito cobrado em provas de concursos
pblicos.
No Protocolo so executadas um conjunto de operaes
e procedimentos visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar,
garantir a imediata localizao e recuperao do
documento, garantido assim o acesso a informao.
A atividade de protocolo uma atividade tpica de
arquivo corrente
As atividades realizadas no protocolo podem ser
divididas em rotinas:
1) RECEBIMENTO E CLASSIFICAO:
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a
seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da
particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter
ostensivo da de carter sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia
ostensiva verificando a existncia de
antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
antecedentes no estiverem no Arquivo, o
Setor de Registro e Movimentao informar
onde se encontram e os solicitar para ser
feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior
direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a
primeira distribuio e o cdigo de assunto,
se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado
na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao
O plano de classificao o esquema de distribuio de
documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo
das estruturas e funes de uma instituio e da anlise
do arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar
origem ao cdigo de classificao.
O cdigo de classificao um instrumento de trabalho
utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um
rgo no exerccio de suas funes e atividades.
2) REGISTRO E MOVIMENTAO:
o setor de autuao e controle da tramitao
(movimentao)
Este setor funciona como um centro de distribuio e
redistribuio de documentos e suas atribuies podem
ser assim descritas:
Passo Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data
do documento, cdigo e resumo do assunto,
primeira distribuio
2 Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente
com os antecedentes, aps o registro e as
anotaes pertinentes nas respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedncia e
assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numrica
5 Receber dos vrios setores os documentos a
serem redistribudos, anotar nas respectivas
fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
3) EXPEDIO:
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e
nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
ATENO!
- Modernamente, o protocolo responsvel tambm
abertura de processos nas empresas e reparties
pblicas.
- O arquivamento de documentos deve ser posterior
sua classificao, a qual deve ter como base o plano de
classificao da instituio. Na fase intermediria e na
fase permanente deve ser respeitada a classificao de
origem.
EXERCCIOS
Protocolo
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS
01. (2007/ Cespe-UnB Pref. Rio Branco/AC) O
protocolo uma atividade tpica da fase corrente.
02. (2008/ Cespe MPE/RR) O setor encarregado do
recebimento, registro, distribuio e
movimentao de documentos em curso, alm da
abertura de processos e expedio de documentos,
identificado como arquivo setorial.
03. (2008/ Cespe SECAD/TO) Recebimento,
classificao, registro, movimentao, conservao
e preservao so rotinas de protocolo.
04. (2008/ Cespe TST/ Anal. Jud.) A expedio, a
tramitao e a distribuio de documentos so
atividades de protocolo.
05. (2008/ Cespe MPE/AM) Alm do setor de
protocolo, todas as demais unidades de um rgo
pblico tm responsabilidade pela expedio de
documentos.
06. (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) Nos rgos
pblicos, o protocolo responsvel pelo registro,
pela expedio dos documentos e pela abertura de
processos.
07. (2005/ Cespe ANTAQ) Nas organizaes, os
servios de protocolo devem ser os responsveis
pelo controle do trmite de documentos.
08. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea:
Administrativa 2008) As atividades de registro,
expedio, distribuio e movimentao so tpicas
do protocolo, apesar de essa ltima ter uma
participao importante dos setores de trabalho do
rgo/instituio.
GABARITO
01. C 06. C
02. E 07. C
03. E 08. C
04. C
05. E
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

COMPLEMENTO (GESTO DE DOCUMENTOS) EXERCCIOS (GESTO DE DOCUMENTOS)

Gesto de Documentos: Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as

assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
Considera-se gesto de documentos o conjunto de
ERRADAS
procedimentos e operaes tcnicas referentes s
atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e
01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /
intermediria, visando a sua eliminao ou
Administrativa 2009 - Adaptada) - Chama-se
recolhimento para guarda permanente.
gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas realizados na
fase corrente e na intermediria e que abrangem
A gesto de documentos operacionalizada atravs do
produo, tramitao, uso, avaliao e
planejamento, da organizao, do controle, da
arquivamento de documentos, estabelecendo sua
coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e
destinao, isto , determinando a eliminao ou
dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e
recolhimento para guarda permanente.
simplificar o ciclo documental.

02. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista

o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
2010 - Adaptada) - A poltica arquivstica brasileira
referentes s atividades de produo, tramitao e
no reconhece a gesto de documentos como
uso, avaliao e arquivamento de documentos em
parte dos esforos necessrios para a organizao
fases corrente e intermediria, visando a sua
dos arquivos.
eliminao ou recolhimento para guarda permanente
(Lei 8.159/1991).

OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS:

- Garantir e assegurar, de forma eficiente a produo,
administrao, manuteno e destinao de GABARITO
documentos.
01. C 02. E
- Garantir que a informao estar disponvel no
momento necessrio ao usurio.
- Eliminao de documentos que no possuem valor
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa
cientfica ou histrica.
- Contribuir para o acesso e a preservao dos
documentos que devero ser guardados e preservados
por seus valores histricos ou cientficos.

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
COMPLEMENTO ESPECIAL PARA
QUESTES DA BANCA:
INSTITUTO AOCP
Vrias questes de provas elaboradas pela Banca
INSTITUTO AOCP no utilizam como base a teoria
utilizada pela ampla maioria das Bancas Examinadoras.
O documento utilizado o seguinte:
Sousa, Rosineide Magalhes de. Tcnicas de redao e
arquivo. / Rosineide Magalhes de Sousa. Braslia :
Universidade de Braslia, 2007.
http://portal.mec.gov.br/seb/arquivos/pdf/profunc/tecn
icas.pdf
Vejamos alguns tpicos muito exigidos em provas
do INSTITUTO AOCP:
TIPOS DE ARQUIVO
Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo,
inativo e morto. A esses tipos relaciona-se a frequncia
do uso ou consulta.
Arquivo morto: onde esto guardados
documentos que nunca ou pouqussimas vezes
so consultados. Apesar da condio desse tipo
de arquivo, no deve ser considerado depsito
de lixo. Existem depsitos prprios para esse
tipo de arquivo, como por exemplo: caixas de
papelo prprias.
Arquivo inativo: armazena documentos com
pouca frequncia de uso. Uma boa opo para
esse tipo de arquivo, quando h grande
quantidade de documentos, a microfilmagem,
cujo processo de reproduo fotogrfica
reduzida atinge 95% do tamanho original do
documento.
Arquivo ativo: guarda documentos que so
utilizados com muita frequncia, documentos
em processo de concluso e, tambm, do ano
letivo.
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ESPCIES DE ARQUIVO
Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da
esfera federal, estadual ou municipal, de atividades
administrativas, judicirias ou legislativas, so
classificados em trs espcies: correntes, temporrios e
permanentes.
Arquivo corrente: blocos de documentos atuais
que so consultados com muita frequncia,
para a realizao de tarefas, esclarecimento de
dvidas e pesquisas.
Arquivo temporrio: bloco de documentos que
retirado de arquivos correntes para ser
transferido para depsitos temporrios.
Arquivo permanente: bloco de documentos de
carter histrico, cultural ou cientfico que so
preservados indefinidamente.
ORGANIZAO DE ARQUIVOS
Na organizao de arquivos, precisamos observar
alguns princpios bsicos, como
segurana,
previso,
simplicidade,
acesso e
flexibilidade.
A preocupao com a segurana de arquivos
imprescindvel. Por isso, necessrio tomar medidas
contra incndio, extravio e condies imprprias de
preservao de documentos e manter os sigilosos em
lugar conveniente.
muito desagradvel ter de encontrar um documento
no arquivo, com urgncia, e no conseguir. Por isso, o
arquivo deve proporcionar preciso para quem o
consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve
assegurar bom acesso a quem precisa utiliz-lo,
garantindo que os documentos sejam localizados com
facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser
simples, funcional e de fcil compreenso.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
MTODOS DE ARQUIVAMENTO:
Mtodo Alfabtico:
Vamos descrever algumas regras do mtodo e sua
ordem de arquivamento.
A classificao por ordem alfabtica permite vrios
procedimentos:
palavra por palavra, letra por letra, at o final
de cada palavra;
o ltimo sobrenome vem primeiro, por
exemplo: Dias Lucas Eduardo de Sousa
no se considera na ordem de arquivamento:
ttulos, graus de parentesco, tais como: Dr.,
Junior e Filho;
nomes precedidos por prefixos so arquivados
conforme a primeira letra do prefixo. A primeira
letra do prefixo escrita com letra maiscula:
Del Vigna Dalva;
no se separa sobrenome composto por
substantivo e adjetivo: Castelo Branco Luis.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem
sobrenome, no so considerados na ordem de
alfabtica: Monteiro Alice Sales de.
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No arquivamento de nome de empresas segue a ordem
direta, observando o seguinte:
escrevemos os nmeros por extenso;
no consideramos o artigo (a, as, o, os) no
arquivamento, ele deslocado para o fim: Estado de
So Paulo (o).
Arquivamento por assunto
Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de
assunto.
Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a
ordem de data, por exemplo.
Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios
procedimentos de arquivamento.
Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo
com o mtodo de classificao que escolhemos e,
dentro das pastas, tambm organizamos documentos
conforme uma classificao, dependendo da funo do
arquivo e do tipo de documento.
Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero
da correspondncia, h uma pasta para cada gnero:
Avisos, Memorando, Ofcio e Requerimento. Em cada
pasta os documentos so arquivados por data.
Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados
de diferentes formas, pois h uma diversidade de
documentos que so manuseados e preservados nos
arquivos, como documentos de alunos,
correspondncias oficiais, livros-ata, dirios, Leis, etc.
Outras formas de arquivamento
So as necessidades da secretaria escolar que ditam a
forma de arquivar documentos. s vezes, h
necessidade de arquivar documentos por data, ano,
srie. o caso de correspondncia expedidas e
recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale ressaltar
que os documentos dos alunos, em muitas escolas, so
arquivados em armrios de grande porte com pastas
suspensas, para tornar prtico o manuseio.

CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - AOCP
01. (2015 - AOCP - EBSERH - HE - UFPEL - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Nas organizaes de mdio e
grande porte, bem como nos rgos pblicos nas
esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedio de correspondncia
gerenciado por um setor constitudo e denominado
(A) Arquivo de Documentos.
(B) Reteno de Documentos.
(C) Arquivo Central.
(D) Arquivo Inativo.
(E) Protocolo ou setor de expedio.
02. (2015 - AOCP - EBSERH - HC-UFG - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) A gesto de documentos
arquivsticos um procedimento fundamental na vida
de uma empresa pblica ou privada. Para tomar
decises, recuperar a informao e preservar a
memria institucional, preciso estabelecer um
conjunto de prticas que garanta a organizao e
preservao dos arquivos. Dentro desse conceito,
podemos afirmar que a funo do arquivista a
administrao
(A) do resultado, legalizao, organizao e avaliao de
documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas,
visando guarda de documentos.
(B) de resoluo de problemas com relao
tramitao, organizao, uso e avaliao de
documentos, mediante guarda e segurana de papis,
visando racionalizao e eficincia dos arquivos.
(C) por objetivos, legalizao, organizao, uso e
avaliao de desempenho, mediante tcnicas e prticas
arquivsticas, visando racionalizao e eficincia dos
arquivos.
(D) da produo, tramitao, organizao, uso e
avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas
arquivsticas, visando racionalizao e eficincia dos
arquivos.
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03. (2015 - AOCP - EBSERH - HU-UFJF - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Nas organizaes, o arquivo possui
um papel importante, pois assume o centro de
informaes e tambm serve de controle para a ao
administrativa. Assinale a alternativa que NO
corresponde s funes de arquivo.
(A) Representar a memria ativa dos atos e fatos.
(B) Proporcionar lugar seguro para guardar os
documentos.
(C) Reconstituir o passado da empresa com memria de
valor.
(D) Impossibilitar a rpida localizao dos atos e fatos.
(E) Recolher e conservar atos e fatos de forma
sistemtica para atualizar seu banco de dados.
04. (2015 - AOCP - EBSERH - HE - UFSCAR - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa que
apresenta uma classificao dos tipos de arquivos.
(A) Ativo, inativo e morto.
(B) Territorial, provenincia e ordem original.
(C) Correntes, intermedirios e permanentes.
(D) Internos, externos e mistos.
(E) Organizacional, institucional e governamental.
05. (2015 - AOCP - EBSERH - HDT-UFT - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) A responsabilidade da execuo
das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal
competente e responsvel. Dentre as atividades
relacionadas a seguir, qual a que NO se enquadra
como responsabilidade do arquivista?
(A) Selecionar documentos.
(B) Formular documentos.
(C) Estabelecer o mtodo de classificao adequado.
(D) Ordenar documentos.
(E) Arquivar documentos de acordo com o mtodo
adotado.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

06. (2014 - AOCP - EBSERH - HC - UFMG - ASSISTENTE 09. (2014 - AOCP - EBSERH - MEAC-UFC - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Especificamente, os arquivos de ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa que
instituies pblicas da esfera federal, estadual ou apresenta somente alguns dos princpios bsicos da
municipal, de atividades administrativas, judicirias ou organizao de arquivos que precisam ser observados.
legislativas, so classificados em trs espcies. Assinale
(A) Sigilo, planejamento, separao, adaptao e
a alternativa que apresenta a espcie de arquivo que
funcionalidade.
formado por blocos de documentos atuais que so
consultados com muita frequncia, para a realizao (B) Alcance, benefcio, coerncia, disponibilidade e
de tarefas, esclarecimento de dvidas e pesquisas. especificao.
(A) Arquivo temporrio. (C) Proteo, racionalizao, circunstncia, facilidade e
economia.
(B) Arquivo pblico.
(D) Planejamento, funcionalidade, disponibilidade,
(C) Arquivo morto.
racionalizao e proteo.
(D) Arquivo corrente.
(E) Segurana, previso, simplicidade, acesso e
(E) Arquivo permanente. flexibilidade.

10. (2014 - AOCP - EBSERH - HU-UFMS - ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa que
07. (2014 - AOCP - EBSERH - HU-UFGD - ASSISTENTE
apresenta somente alguns princpios bsicos da
ADMINISTRATIVO) O Arquivo Nacional lana, aps
organizao de arquivos.
anos de trabalho, o Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica, instrumento de fundamental (A) Urgncia, individualidade, competncia, autoridade
importncia para a normalizao conceitual das e sigilo.
atividades inerentes ao fazer arquivstico. Assinale a
(B) Preciso, estrutura, tecnologia, ambiente e
alternativa cujo conceito o servio encarregado do
competitividade.
recebimento, registro, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio de documentos. (C) Segurana, previso, simplicidade, acesso e
flexibilidade.
(A) Recepo de documentos.
(D) Durabilidade, manuteno, remoo, utilizao e
(B) Protocolo.
retorno.
(C) Tramitao.
(E) Planejamento, preparo, execuo, controle e
(D) Arquivo temporrio. exceo.
(E) Central de armazenamento.
11. (2014 - AOCP - EBSERH - HU-UFS - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa que
08. (2014 - AOCP - EBSERH - HUJM-UFMT - ASSISTENTE
apresenta a terminologia arquivstica que significa
ADMINISTRATIVO) De acordo com o Dicionrio
anlise e identificao do contedo de documentos,
brasileiro de terminologia arquivstica, instrumento de
seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
fundamental importncia para a normalizao
recuperados, podendo ser atribudos cdigos, de
conceitual das atividades inerentes ao fazer
acordo com o Dicionrio brasileiro de terminologia.
arquivstico, assinale a alternativa que tem por
significado os documentos de uma entidade produtora (A) Cartulrio.
ou de uma entidade custodiadora.
(B) Classificao.
(A) Acervo.
(C) Catlogo.
(B) Adotamento.
(D) Centro de documentao.
(C) Arquivamento.
(E) Coleo.
(D) Acumulao.
(E) Acondicionamento.

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2
12. (2014 - AOCP - EBSERH - HUSM-UFSM - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Como Assistente Administrativo
voc precisa organizar em um arquivo os nomes de
diversos fornecedores de produtos e servios,
incluindo pessoas fsicas e pessoas jurdicas. Utilize o
arquivamento alfabtico e ordene o arquivamento
com a seguinte relao de nomes: Joo Carlos de Assis;
Mrio de Andrade Souza; Antnio Juvenal Neto;
Papelaria Aguazul Ltda; Farmcia 4 Doses; O Jornal dos
Pampas; Caixa Econmica Federal; Dr. Luiz Mendes de
Carvalho; Renato Cruz Azul; Farmcia e Drogaria Sul.
Assinale a alternativa que apresenta a ordem de
arquivamento correta dos nomes.
(A) Antnio Juvenal Neto; Caixa Econmica Federal; Dr.
Luiz Mendes de Carvalho; Farmcia 4 Doses; Farmcia e
Drogaria Sul; Joo Carlos de Assis; Mrio de Andrade
Souza; O Jornal dos Pampas; Papelaria Aguazul Ltda;
Renato Cruz Azul.
(B) Assis Joo Carlos de; Caixa Econmica Federal;
Carvalho Luiz Mendes de (Dr.); Cruz Azul Renato;
Farmcia e Drogaria Sul; Farmcia Quatro Doses; Jornal
dos Pampas (o); Juvenal Antnio (Neto); Papelaria
Aguazul Ltda; Souza Mrio de Andrade.
(C) Assis Joo Carlos de; Azul Renato Cruz; Caixa
Econmica Federal; Carvalho Dr. Luiz Mendes de;
Farmcia 4 Doses; Farmcia e Drogaria Sul; Neto
Antnio Juvenal; O Jornal dos Pampas; Papelaria
Aguazul Ltda; Souza Mrio de Andrade.
(D) Assis Joo Carlos de; Azul Renato Cruz; Caixa
Econmica Federal; Carvalho Luiz Mendes de (Dr.);
Farmcia 4 Doses; Farmcia e Drogaria Sul; Jornal dos
Pampas (o); Juvenal Neto Antnio; Papelaria Aguazul
Ltda; Souza Mrio de Andrade.
(E) Antnio Juvenal Neto; Caixa Econmica Federal;
Farmcia e Drogaria Sul; Farmcia Quatro Doses; Joo
Carlos de Assis; Jornal dos Pampas (o); Luiz Mendes de
Carvalho (Dr.); Mrio de Andrade Souza; Papelaria
Aguazul Ltda; Renato Cruz Azul.
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13. (2014 - AOCP - EBSERH - HULW-UFPB - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa que
apresenta uma classificao de arquivos, de acordo
com as entidades criadoras ou mantenedoras.
(A) Arquivos federais; arquivos estaduais; e arquivos
municipais.
(B) Arquivos pblicos; arquivos privados institucionais; e
arquivos privados pessoais.
(C) Arquivos correntes; arquivos temporrios; e
arquivos permanentes.
(D) Arquivos culturais; arquivos histricos; e arquivos
econmicos.
(E) Arquivos empresariais; arquivos eclesisticos; e
arquivos sociais.
14. (2014 - AOCP - EBSERH - HUCAM-UFES -
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO) Assinale a alternativa
que apresenta o conceito de arquivo corrente.
(A) Conjunto de documentos, em tramitao ou no,
que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administrao.
(B) Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma
instituio ou unidade administrativa.
(C) Conjunto de documentos originrios de arquivos
correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinao.
(D) Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma
instituio ou unidade administrativa.
(E) Arquivo responsvel pela normalizao dos
procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma
administrao, podendo ou no assumir a centralizao
do armazenamento.
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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - PARTE 2

15. (2010 - AOCP - MUNICPIO DE SANTO AUGUSTO-RS
- SECRETRIO ESCOLAR) Quanto aos tipos de arquivo,
relacione as colunas e, em seguida, assinale a
alternativa que apresenta a sequncia correta.
1. Arquivo morto
2. Arquivo inativo
3. Arquivo ativo
( ) armazena documentos com pouca frequncia de
uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo,
quando h grande quantidade de documentos, a
microfilmagem, cujo processo de reproduo
fotogrfica reduzida atinge 95% do tamanho
original do documento.
( ) onde esto guardados documentos que nunca ou
pouqussimas vezes so consultados. Apesar da
condio desse tipo de arquivo, no deve ser
considerado depsito de lixo. Existem depsitos
prprios para esse tipo de arquivo, como por
exemplo: caixas de papelo prprias.
( ) guarda documentos que so utilizados com muita
frequncia, documentos em processo de concluso
e, tambm, do ano letivo.
(A) 3 2 1.
(B) 1 2 3.
(C) 2 1 3.
(D) 1 3 2.
(E) 3 1 2.
16. (2010 - AOCP - MUNICPIO DE SANTO AUGUSTO-RS
- SECRETRIO ESCOLAR) Analise as assertivas e, em
seguida, assinale a alternativa que aponta a(s)
correta(s).
A classificao por ordem alfabtica permite vrios
procedimentos
I. palavra palavra, letra por letra, at o final de cada
palavra
II. os ltimos sobrenomes vem primeiro, por
exemplo: Sousa Dias Lucas Eduardo de
III. deve-se considerar na ordem de arquivamento:
ttulos, graus de parentesco, tais como: Dr., Junior
e Filho
IV. nomes precedidos por prefixos so arquivados
conforme a primeira letra do prefixo. A primeira
letra do prefixo escrita com letra maiscula: Del
Vigna Dalva
V. no se separa por sobrenome composto por
substantivo e adjetivo: Castelo Branco Luis
(A) Apenas II e III.
(B) Apenas III, IV e V.
(C) I, II, III, IV e V.
(D) Apenas II, III e V.
(E) Apenas I, IV e V.

GABARITO
01. E 06. D 11. B 16. E
02. D 07. B 12. B
03. D 08. A 13. B
04. A 09. E 14. A
05. B 10. C 15. C

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