GHID MS PROJECT F30 Pct.a PDF

2 GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI MICROSOFT PROJECT 2003
Utilizarea unei metode computerizata pentru planificare;

Ghid de utilizare a programului
Microsoft Project 2003
Majoritatea utilizatorilor folosesc programul pentru obinerea suportului privind managementul
activitilor, resurselor, costurilor i al comunicrii.
1. Introducere
Primul pas n utilizarea Project 2003 const n acomodarea cu opiunea Task Pane, a principalelor
ecrane, imagini i filtre utilizate de program. De aceea, acest paragraf va face o scurt incursiune n
problematica general a exploatrii programului.
1.1 Lansarea n execuie i elementele ecranului principal

Odat ce Project 2003 a fost lansat , se deschide, n funcie de configurarea iniial, un ecran n care se
afieaz fereastra Getting Started sau Show Startup Task Pane, aa cum poate fi vzut i n fig. 1a i b.
Fig. 1a Fereastra de deschidere Getting Started
Fig. 1b Fereastra de deschidere Show startup Task Pane

MANAGEMENTUL PROIECTELOR SUPORT LUCRRI PRACTICE 3
Opiunea de vizualizare a ferestrei depinde de seleciile efectuate n meniul principal, prin secvena
Tools>Options>General, dup cum urmeaz: dac este bifat opiunea Show startup Task Pane atunci va
aprea fereastra 1a, i invers, dac nu este bifat va aprea fereastra 1b.
Figura 2 prezint ecranul principal ce poate fi vzut dup lansarea produsului Project 2003, cel
predefinit fiind view-ul Gantt Chart, cu trei seciuni: bara View, un tabel pentru introducerea datelor (Entry
table) i fereastra de vizualizare a diagramei Gantt. Fereastra general poart denumirea de project plan.
Bar introducere date Zon afiare
Tabel introducere date diagram Gantt
Bara meniu
Bara de
instrumente
Bara de instrumente
pentru ghidare
Bara View
Seciunea pentru
ghidare n proiect
Bara de splitare
ntre Tabel date
i diagrama Gantt
Fig. 2 Ecranul principal al produsului Project 2003

n partea superioar, ecranul conine un meniu i o bar de instrumente similare cu alte aplicaii din
pachetul Office. Trebuie specificat faptul c ordinea i apariia iconielor din bara de instrumente poate varia
fa de figura 2, n funcie de caracteristicile (opiunile) utilizate. Bara de instrumente poate fi afiat pe unul
sau dou rnduri, iar iconiele se vor schimba n concordan cu cea utilizat. Cteva din iconiele folosite
frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in i Zoom out, Indent sunt ilustrate n figura 2. Imediat dup bara de
instrumente i ghidare este situat bara pentru introducerea datelor (Entry bar), care afieaz datele introduse
n Entry Table. Diagrama Gantt apare n dreapta tabelului de introducere, separat de bara de splitare. Entry
Table este folosit pentru introducerea informaiilor despre activiti i subactviti (task and subtasks), cum
ar fi numele activitilor, duratele lor. n stnga coloanei n care sunt introduse numele activitilor (Task
Name) se afl coloana Indicators, ce afieaz indicatori sau simboluri privind diferite aspecte asociate
fiecrei activiti, cum ar fi adnotri, hyperlink-uri ctre alte fiiere, caracterul recurent al unei activiti etc.
Remarc! Multe opiuni n Project 2003 sunt similare cu cele din alte aplicaii Windows. De exemplu,
pentru a vedea diferite bare de instrumente, se poate selecta opiunea Toolbars din meniul View. Pentru a
accesa rapid diferite opiuni (shortcut items), se face click dreapta ori n zona tabelului de introducere date,
ori n diagrama Gantt. Multe din operaiunile ce se pot realiza n Entry Table sunt asemntoare cu cele ce se
pot realiza n Excel. De exemplu, pentru a ajusta limea unei coloane, se ine apsat butonul din stnga
mouse-ului i se trage n direcia dorit, ntre titlurile coloanelor.
Dac se selecteaz un alt view i se dorete revenirea la diagrama Gantt, se va selecta opiunea Gantt
Chart din bara de View-uri din stnga ecranului sau click pe opiunea meniul View i apoi Gantt Chart, dup
cum se poate vedea n figura 3. Dac tabelul din stnga diagramei pare a fi diferit, se va selecta meniul View
i apoi click pe opiunea Table: Entry pentru a restaura setrile prestabilite ale tabelului.
De remarcat bara de splitare (desprire), care separ tabelul intrrilor de diagrama Gantt. Cnd se duce
mouse-ul deasupra barei de splitare, va aprea pointer-ul de splitare ||. Apsnd butonul din stnga al
mouse-ului i trgnd bara de splitare spre dreapta vor fi afiate n Entry Table alte informaii despre
activiti, incluznd datele de nceput i sfrit, predecesorii i numele resurselor utilizate.
La stnga Entry Table se afl bara View. n locul utilizrii opiunilor din meniul View, pentru a
modifica modalitile de afiare a unui proiect, se poate face click pe iconiele din aceast bar. Pentru a
economisi spaiu pe ecran, se poate ascunde bara View, deselectnd opiunea View Bar. Cnd bara View nu
este vizibil, o linie albastr apare n stnga ferestrei principale. Cnd se face click dreapta pe aceast linie
albastr, apare un meniu cu comenzi scurte care ofer un acces rapid ctre alte view-uri.
Fig. 3 Opiunile meniului View din Project 2003
1.2 View-urile PROJECT 2003

Exist diferite modaliti de afiare (view) a informaiilor despre proiect, cteva dintre ele regsindu-se
pe bara View prestabilit: Gantt Chart, Network Diagram, Tracking Gantt Chart i Resource Graph. Altele
includ: Calendar, Task Usage, Resource Sheet, Resource Usage, i o opiune de afiare a mai multor view-
uri (More Views). Ele permit examinarea informaiilor despre proiect n diferite moduri, ceea ce va ajuta la
analiza i nelegerea a ceea ce se ntmpl n cadrul proiectului.
Meniul View ofer accesul la tabele i rapoarte care afieaz informaii n diferite moduri. Se pot accesa
din meniul View>Table precum: Schedule (Program-agend), Cost, Tracking (Control) i Earned Value
(valoarea ctigat). Dintre rapoarte, se pot aminti: Overview (Vedere de ansamblu), Current Activities
(Activiti curente), Costs, Assignments (Sarcini, Alocri de atribuii, resurse) i Workload (Gradul de
nccare).
Unele view-uri din produsul Project 2003, cum ar fi chart (diagram), prezint o viziune de ansamblu
pentru ntregul proiect, n timp ce altele, cum ar fi cele de tip formular (form views), se concentreaz pe
informaii specifice fiecrei activiti n parte. Sunt disponibile trei categorii principale de view-uri:
Graphical (Imagini de tip grafic): O reprezentare sub form de diagram sau grafic a unor date, utiliznd
bare, casete/chenare, linii i imagini.
Task Sheet or Table (Foaie cu sarcini sau tabel): O reprezentare a datelor sub form de foaie de calcul n
care apare fiecare activitate ca un rnd nou, iar fiecare informaie despre activiti (task) este
reprezentat de o coloan. Pentru a prezenta diferite tipuri de informaii sunt utilizate tabele diferite.
Form (Formular): O imagine a informaiilor despre o sarcin/activitate. Formularele sunt utilizate pentru
a evidenia detaliat anumite aspecte privind o activitate.
n tabelul 1 sunt descrise unele view-uri (modaliti de afiare) predefinite din fiecare categorie
furnizat de produsul Project 2003 cu scopul de a ajuta la afiarea informaiilor despre proiect sau activiti,
n funcie de necesitile de afiare existente la un moment dat.
Tabel nr. 1 View-urile cele mai utilizate din Project 2003
Tipul de Numele view-ului Descrierea view-ului
view
Graphical Gantt Chart Format standard pentru afiarea informaiilor despre programul
proiectului, care listeaz activitile i datele lor de nceput i de sfrit,
n format calendar. Fiecare activitate este prezentat ca o bar orizontal
cu lungimea i poziia corespunztoare scalei de timp din partea
superioar a diagramei.
Network Diagram Afiarea schematic a legturilor logice sau a secvenierii activitilor
proiectului. Arat fiecare activitate ca un chenar, cu linii de legtur ntre
sarcini pentru a arta secvenierea. Activitile critice apar colorate n
rou.
Tipul de Numele view-ului Descrierea view-ului

view
Task Sheet Entry Table Imagine tabelar prestabilit, care afieaz coloane Task Name i
or Table Duration, pentru numele activitilor i pentru durata lor. De asemenea,
se mai pot afia coloanele pentru datele de nceput i de sfrit ale
activitilor, predecesorii i numele resurselor.
Schedule Table Afieaz coloanele pentru numele activitilor (task Name), datele de
nceput (Start) i sfrit (Finish), cea mai trzie dat de nceput (Late
Start) i de sfrit (Late Finish), perioada de amnare (Free Slack) i
totalul posibil de amnat (Total Slack).
Cost Table Afieaz coloane pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name),
costurile fixe (Fixed Cost), costurile de iniiale, evoluia costurilor fixe
(Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost), variaiile fa de
costurile iniiale (Baseline), costurile efective (Actual) i costurile rmase
(Remaining).
Tracking Table Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name),
startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish Actual), procentajul
parcurs (% Complete), durata efectiv (Actual Duration), durata rmas
(Remaining Duration), costul efectiv (Actual Cost) i eforturile de munc
depuse (Actual Work).
Earned Value Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name),
respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP
(Budgeted Cost for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work
Performed), SV (Schedule variance), CV (Cost variance), EAC (Estimate
At Completion), BAC (Budgeted At Completion), VAC (Variance At
Completion)
Form Task Details Form Afieaz informaii detaliate despre o singur activitate ntr-o singur
fereastr.
Task Name Form Afieaz coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse
(Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur activitate/
sarcin.
n continuare, se vor utiliza fiiere exemplu pentru a accesa i explora unele modaliti de afiare (view-
uri) disponibile n Project 2003. CD-ul de instalare a Project 2003 este furnizat cu o serie de fiiere exemplu
ce trebuie ncrcate pe hard disc, care se pot deschide selectnd opiunea New din meniul File i apoi
selectnd Project Templates (abloane). Vizualizarea diferitelor template-uri poate conduce la obinerea
unor idei despre modul n care se pot creea propriile fiiere proiect. Dup cum s-a menionat anterior, bara
de instrumente i iconiele pot fi configurate n diferite moduri, ca i n alte produse Office 2003. Cnd se
utilizeaz pentru prima dat Project 2003, meniurile i barele de instrumente afieaz comenzile i butoanele
de baz, iar pe msur ce programul este folosit, comenzile i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca
setri personalizate i sunt afiate n meniuri i bara de instrumente.
Pentru a exersa accesarea diferitelor view-uri i pentru a le explora, se lanseaz Project 2003, apoi se parcurg
urmtoarele operaiuni:
1. Deschiderea fiierului numit Infrastructure Deployment. Click pe meniul File, apoi opiunea New.
Selectarea opiunii On my computer, din Tasks pane (fereastra de ghidare din stnga ecranului),
click pe tab-ul Project Templates, apoi dublu click pe iconia Infrastructure Deployment. Se
selecteaz opiunea Define the project din Tasks pane. Se introduce data la care se estimeaz c ar
putea ncepe proiectul (presupune 19.04.07) n caseta de dialog, apoi click pe linkul Save and go to
Step 2, unde se stabilete dac se dorete lucrul cu serverul Web sau local, dup care Save and go to
Step 3, moment n care se poate salva fiierul i se revine n fereastra iniial Tasks Pane. Data de
start a proiectului se poate stabili i prin utilizarea meniului principal, astfel: opiunea
Project>Project Information>Start Date i click pe OK sau se apas tasta ENTER pentru a nchide
fereastra Project Information.
2. Schimbarea scalei temporale din diagrama Gantt. Click pe iconia Zoom out de pe bara cu
instrumente, de trei ori sau de cte ori este nevoie, pn cnd scala de timp a diagramei Gantt afieaz
trimestre. Ar trebuie s se observe c proiectul ncepe n Aprilie 2007 i se ncheie n Aprilie 2008.
Iconia Zoom in de pe bara de instrumente face scala temporal mai mic luni n loc de
trimestre, de exemplu.
3. Explorarea diferitelor view-uri. Click pe diferite view-uri utiliznd bara View. Alternativ, se pot
selecta din meniul View. De exemplu, click pe iconia Calendar din bara View pentru a vizualiza
informaii despre proiect n format calendar, click pe iconia Network Diagram pentru a vedea
diagrama reea a proiectului i click pe iconia Task Usage pentru a vedea cte ore sunt alocate pentru
activiti.
4. Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la view-ul diagramei
Gantt. Se mut bara de splitare deplasnd mouse-ul ntre tabelul de introducere i diagram, pn
apare pointerul de redimensionare. Se ine apsat butonul stng al mouse-ului i se trage (fr a
elibera butonul) spre dreapta pn se vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se
afia tot textul n coloana cu numele sarcinilor se mut cursorul mouse-ului deasupra liniei din
dreapta a coloanei pn ce acesta se transform n pointer de redimensionare. Prin dublu click cu
butonul din stnga coloana se mrete automat, pentru a se afia tot textul.
5. Examinarea view-ului Table Schedule. Click pe meniul View , mutarea cursorului pe Table Entry,
apoi click pe Schedule n meniul cascad din dreapta. Se va observa c toate coloanele din stnga
diagramei afieaz informaii detaliate despre planificarea proiectului. Se poate experimenta i cu alte
view-uri tabelare, dup care revenire la Table Entry.
6. Explorarea opiunii Reports. Click pe meniul View, apoi pe Reports, dup care dublu click pe
Overview din fereastra de dialog Reports. Dublu click pe Project Summary n fereastra de dialog
Overview Reports. Se poate observa c pointerul se transform ntr-o lup ce modific mrimea
de vizualizare dac se folosete n interiorul raportului, pentru a-l mri sau micora. Click pe butonul
Close pentru a nchide raportul, dup care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor.
1.3 Filtrele Project 2003

Se pot filtra informaii doar fcnd click pe sgeata csuei de text Filter de pe bara cu instrumente.
Figura 4 arat lista rezultat, cu filtre. Se pot accesa mai multe opiuni de filtrare folosind bara derulant.
Filtrarea informaiilor din proiect este foarte folositoare. De exemplu, dac un proiect include sute de
activiti, e posibil la un moment dat s se doreasc vizualizarea numai a principalelor etape (summary) sau
numai jaloanele/reperele pentru a avea o imagine de ansamblu asupra proiectului. Pentru a obine aceast
form de vizualizare a proiectului, se selecteaz din lista Filter, opiunea Milestones or Summary Tasks.
Dac interesul se manifest doar pentru planificarea proiectului, se poate selecta un filtru care arat doar
sarcinile de pe drumul critic (Critical). Alte filtre includ Completed Tasks, Late/Overbudget Tasks, Date
Range, care prezint activitile pe baza unor criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa
opiunea Show de pe bara de instrumente pentru a accesa rapid diferite niveluri din WBS. De exemplu,
Outline Level 1 arat elementele de pe cel mai nalt nivel din WBS, Outline Level 2 arat urmtorul nivel de
detaliere .a.m.d.
Fig. 4 Opiunile listei de filtrare

Pentru a experimenta filtrele Project 2003:
1. Filtrarea pentru a afia diferite activiti. Folosind fiierul Infrastructure Deployment, se aplic un
filtru pentru vizualizarea doar a activitilor principale. Dac csua de text Filter nu apare pe bara de
instrumente, click pe More buttons de unde poate fi selectat. Apoi click pe sgeata derulant a
listei de filtrare Filter, i derulare pn este gsit opiunea SummaryTasks. Click pe Zoom out
de pe bara de instrumente de trei ori, sau de cte ori este nevoie, aa nct scala temporal s fie
afiat n trimestre. Ecranul ar trebui s fie ca cel din figura 5.
Fig. 5 Filtru pentru prezentarea activitilor de baz (summary) din Infrastructure Deployment
2. Managementul activitilor proiectului

Managementul activitilor proiectului implic definirea eforturilor de munc care trebuie depuse
pentru a duce la bun sfrit proiectul. Pentru a folosi Project 2003, trebuie mai nti s se defineasc scopul
proiectului, cu jaloanele, activitile, subactivitile care conduc la atingerea scopului. Pentru a ncepe
introducerea activitilor proiectului, se creaz un nou fiier cu numele proiectului i data de start. Se va
dezvolta o list a activitilor care trebuie realizate pentru a duce la bun sfrit proiectul, list care formeaz
structura de descompunere a lucrrilor (WBS). Dac se dorete compararea informaiilor efective despre
proiect (din momentul n care s-a finalizat conceperea i se trece la implementarea lui) cu planul iniial,
trebuie mai nti s fie finalizat introducerea tuturor informaiilor iniiale despre proiect i salvarea lui ca
plan iniial (baseline). n acest paragraf se va prezenta modul n care se va crea fiierul unui nou proiect, a
realizrii structurii de descompunere i salvarea ca plan iniial.
2.1 Crearea unui fiier nou pentru un proiect nou

Pentru a crea un fiier nou de proiect:
1. Creare fiier pentru un nou proiect. Click pe meniul File apoi New. Va aprea o csu de dialog n
care este activ tab-ul General. Dublu click pe Blank Project pentru a afia csua de dialog Project
Information (fig. 6), n care se seteaz data de start a proiectului, tipul de calendar, precum i
vizualizarea unor statistici privind proiectul. Ca valori implicite, data de ncepere a proiectului este
data la care se creeaz fiierul, iar numele fiierului este Project 1, care poate fi modificat la prima
salvare. Informaii despre proiect se pot obine i prin apelarea la meniul Project>Project
Information
Fig. 6 Fereastra de dialog Project Information

2. Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start se va introduce

19.04.07. Stabilirea datei se poate face i prin click pe sgeata din dreapta csuei Start Date, dup
care se deruleaz calendarul i se selecteaz data dorit. Deocamdat nu se vor modifica data de
finish i celelalte informaii, pstrnd setrile prestabilite. Click OK.
3. Introducerea caracteristicilor proiectului. Click pe meniul File i selectarea opiunii Properties.
Fereastra de dialog Project Properties se deschide aa cum apare in figura 7. Dac e necesar se va
selecta tab-ul Summary pentru activare, astfel nct s poat fi introduse urmtoarele informaii:
titlul, subiectul, autorul, managerul, compania, .a.m.d. Se va introduce Proiect Baza de date n
caseta Title, dup care numele n csua de text Author. Click OK.
Fig. 7 Fereastra de dialog Project Properties
2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor

nainte de a folosi Project 2003 este necesar s se realizeze structura de descompunere a proiectului
(Work Breakdown Structures ). Dezvoltarea unei WBS ct mai relevante necesit timp, dar va face mai
uoar introducerea activitilor n tabelul intrrilor (Entry Table). De asemenea, este bine s se stabileasc
jaloanele/reperele nainte de a introduce activitile n Project 2003. Pentru parcurgerea acestui paragraf se
vor folosi informaiile din tabelul 2, care conine activitile pentru Proiect Baza de date. Exerciiul este mult
mai uor i solicit mai puin timp dect majoritatea proiectelor, de o complexitate mai mare fa de cea
proiectului luat ca exemplu.
Tabelul nr. 2 - Activitile pentru Proiect Baza de date
Nr.crt. Activiti Nr.crt. Activiti
1 Iniierea 11 Proiectarea
2 edina de lansare 12 Implementarea
3 Crearea documentului 13 Sistem implementat
proiectului
4 Document semnat 14 Efectuarea controlului
5 Planificarea 15 Raportarea performanelor
6 Dezvoltarea planurilor 16 Efectuarea controlului asupra
schimbrilor
7 Revizuirea planurilor 17 nchiderea proiectului
8 Planuri aprobate 18 Pregtirea raportului final
9 Execuia 19 Prezentarea raportului final
10 Analiza 20 Proiect finalizat
Pentru a dezvolta structura de descompunere a lucrrilor i stabilirea reperelor pentru Proiect Baza de date se
parcurg urmtorii pai:
1. Introducerea numelui activitilor. Se introduc cele 20 de activiti din tabelul 3 n coloana Task Name
n ordinea afiat. Nu se va lua n calcul, deocamdat, nici o alt informaie legat de durata activitilor,
resursele .a. Se va scrie numele fiecrei activiti n coloana Task Name din Entry table, ncepnd cu
primul rnd, dup care Enter sau sgeat n jos pentru a deplasa cursorul pe rndul urmtor. Dac din
greeal se sare peste o activitate, se selecteaz rndul pe care se dorete introducerea activitii i se
folosete meniul Insert, apoi opiunea New Task pentru a obine o linie liber. Pentru a edita numele
unei activiti este necesar selectarea activitii (click pe numele ei), apoi se plaseaz cursorul n bara de
introducere (cea din bara de instrumente) i se modific textul.
2. Ajustarea limii coloanei Task Name. Pentru a afia ntregul text din coloana Task Name, se deplaseaz
mouse-ul deasupra coloanei din dreapta n Task Name pn apare pointerul de redimensionare, apoi
click cu butonul stng al mouse-ului i se trage linia spre dreapta pentru a face coloana mai lat.
Structura de descompunere separ activitile n funcie de etapele proiectului, respectiv iniierea,

planificarea, execuia, controlul i nchiderea. Aceste activiti vor reprezenta nivelul 1 din WBS. Se
recomand includerea tuturor activitilor grupate pe principalele etape. WBS ar trebui s includ toate
activitile cerute de proiect. n WBS-ul din exemplu (Proiect Baza de date), activitile au fost lsate
intenionat pe un nivel inferior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte niveluri se va realiza atunci cnd se
va prezenta modul de stabilire a activitilor principale (summary tasks). Pentru un proiect real, este necesar
ca WBS s fie descompus pe mult mai multe niveluri, pentru a oferi mai multe detalii necesare descrierii
tuturor eforturilor impuse de proiect. De exemplu, activitatea de analiz pentru un proiect de baze de date ar
putea s fie descompus astfel nct s surprind realizarea identificarea fluxurilor informaionale, stabilirea
entitilor de date, modelarea entitate-relaie .a. Activitatea de proiectare ar putea cuprinde dezvoltarea
documentaiei pentru interfaa-utilizator, pregtirea prototipurilor, ncorporarea feedback-ului de la
utilizatori, popularea bazei de date. Activitatea de implementare include mai multe subactiviti, cum ar fi
testarea, instalarea echipamentelor i software-ului, instruirea utilizatorilor, documentarea sistemului .a.
2.2.1 Crearea activitilor principale sau de baz (summary tasks)
Dup ce au fost introduse activitile din WBS (tabelul 2), urmtorul pas const n stabilirea nivelurilor
din WBS crend activitile principale. n exemplu, astfel de activiti sunt: 1 - iniierea, 5 - planificarea, 9 -
execuia, 14 - efectuarea controlului, 17 - nchiderea proiectului. Crearea activitilor de baz se realizeaz
prin selectarea i indentarea subactivitilor din care este compus fiecare activitate principal.
Pentru crearea activitilor de baz:
1. Selectarea nivelului inferior sau a subactivitilor. Selectarea activitilor de la 2 la 3 prin click pe
activitatea 2 cu butonul din stnga mouse-ului, inerea apsat a butonului i tragerea lui spre
activitatea 4, inclusiv.
2. Indentarea subactivitilor. Click pe Indent , dup ce subactivitile (Tasks 2 pn la 4) au fost
indentate se poate observa c activitatea 1 devine automat marcat cu bold, ceea ce indic faptul c e
o activitate de baz, iar n stnga va aprea semnul minus . Prin click pe minus, activitatea va fi
minimalizat, fr a mai fi afiate subactivitile, determinnd schimbarea semnului minus n plus .
Prin click pe plus se obine fenomenul invers. De asemenea, se poate observa c simbolul pentru
activitatea de baz din graficul Gantt s-a schimbat dintr-o bar albastr n una neagr cu sgei,
indicnd datele de nceput i sfrit.
3. Crearea altei activiti cu subactiviti. Se creeaz subactiviti pentru activitile 5, 9, 14 i 17
urmnd aceiai pai. Se indenteaz activitile de la 6 la 7 pentru a transforma activitatea 5 ntr-o
activitate de baz. La fel pentru activitile de la 10 la 12 pentru a transforma activitatea 9, de la 15 la
16 pentru activitatea14, respectiv de la 18 la 19 pentru activitatea 17.
Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul Outdent , inversul
indentului. Astfel, se selecteaz subactivitatea/subactivitile care se dorete/doresc a fi transformate i click
pe Outdent din bara de formatare.
2.2.2 Numerotarea activitilor
n funcie de cum a fost instalat Project 2003, este posibil s fie vizualizate sau nu numerele asociate
activitilor din WBS, imediat ce sunt introduse.
Pentru activarea automat a numerotrii activitilor, folosind sistemul de numerotare standard pentru WBS:
1. Deschiderea casetei de dialog Options. Click pe meniul Tools, apoi Options.
2. Afiarea numerelor pentru fiecare nivel de structurare. n caseta de dialog Options, click pe tab-ul
View, dac e necesar. Sub seciunea Outline Options for Project x, click pe Show outline number,
astfel nct s apar marcajul n csua din stnga. Click OK.
2.3 Salvarea fiierelor cu sau fr plan iniial

O parte important a managementului proiectului o constituie atingerea unei performane ct mai bune
fa de estimrile iniiale. Cnd se salveaz pentru prima oar un fiier n Project 2003, trebuie s se
introduc un nume de fiier. Salvarea pn la introducerea tuturor informaiilor despre proiect se va face fr
a fi considerat plan iniial, (Save without a baseline), altfel Project 2003 consider orice modificare ca o
execuie a planului de baz (Save with baseline), ncepnd s fac diferite comparaii ntre datele estimate i
cele efective. Dup ce au fost incluse toate informaiile estimative despre proiect, se vor putea introduce
informaiile reale, n funcie de modul lui de implementare, pentru a compara datele planificate i realizrile
efective. Pentru salvarea ca plan de baz (Save with base line) se selecteaz meniul Tools>Tracking>Save
baseline. n acelai timp, Project 2003 permite i eliminarea planului iniial, prin selectarea meniului Tools>
Tracking>Clear baseline.
Pentru salvarea unui fiier fr plan iniial se parcurg paii:

1. Salvarea fiierului. Se selecteaz meniul File i opiunea Save, sau din bara de isntrumente se
selecteaz iconia Save
2. Introducerea unui nume de fiier. n fereastra de dialog Save as, se tasteaz n csua File name
Scop, indicndu-se calea unde va fi memorat.
Dup ce s-a terminat introducerea tuturor celor 20 de activiti, crearea activitilor de baz cu
subactivitile corespunztoare, setarea opiunii de afiare a numerelor nivelurilor de descompunere, salvarea
fiierului, proiectul ar trebui s arate ca cel din figura 8. (Se poate ajusta scala de timp pentru a afia lunile
prin click pe Zoom in sau Zoom out ) .
Fig. 8 Ecranul din Project 2003 cu toate activitile, subactivitile introduse
2.4. Administrarea duratei proiectului

Multe persoane folosesc Project 2003 datorit caracteristicilor sale privind gestiunea timpului. Primul
pas n folosirea acestor caracteristici, dup introducerea WBS, este introducerea duratelor activitilor sau a
datelor de start i finish. Introducerea duratei sau a datelor calendaristice va actualiza automat diagrama
Gantt. Dac se intenioneaz efectuarea de analize privind drumul critic este necesar s fie identificate
dependenele dintre activiti. Dup stabilirea duratelor i dependenelor pot fi vizualizate diagrama de reea
i informaiile privind drumul critic. Depedenele dintre activiti sunt utile i pentru actualizarea automat a
datei de start sau de finish atunci cnd se modific data de nceput sau de sfrit a unei activiti anterioare,
fr s mai fie necesar intervenia utilizatorului.
2.4.1 Introducerea duratelor activitilor

Cnd se introduce o activitate, Project 2003 i atribuie automat durata standard de o zi, urmat de un
semn de ntrebare. Pentru a schimba durata, se va tasta o durat estimat a activitii n coloana Duration.
Dac nu exist sigurana asupra acestei durate, se poate introduce un semn de ntrebare dup durata stabilit,
pentru a putea fi evideniat atunci cnd se va reveni asupra estimrilor iniiale. De exemplu, se poate
introduce 5d? pentru o activitate cu o durat estimat de 5 zile, dar asupra creia se dorete s se revin.
O caracteristic esenial pentru Project 2003 o constituie filtrul pentru evidenierea numai a
activitilor care au o durat incert, prin selectarea opiunii Tasks With Estimated Durations, vizualizndu-
se astfel activitile care necesit revenirea asupra duratelor indicate iniial.
Pentru precizarea duratei unei activiti trebuie introdus un numr urmat de unul sau mai multe
caractere prin care s fie specificat unitatea de msur pentru durat. Dac se introduce doar un numr,
Project 2003 preia automat days (zile) ca valoare implicit pentru unitatea de msur. Caracterele utilizate
pentru reprezentarea unitilor de msur pentru durate sunt:
d = days (zile), w = weeks (sptmni), m = minutes (minute)
h = hours (ore), mon = months (luni)
De exemplu, pentru a introduce o sptmn, ca durat a unei activiti, se tasteaz 1w n coloana
Duration. Pentru a introduce 2 zile, se tasteaz 2d n coloana Duration. Poate fi introdus i durata strict
necesar pentru o activitate, tot n coloana Duration. De exemplu, 1ed (de la 1 elapsed day) nseamn o zi de
activitate necesar, sau 1ew o sptmn. Durata necesar dintr-o activitate poate fi folosit pentru o
activitate de genul Uscarea vopselei, avnd n vedere c vopseaua se va usca ntr-o perioad exact de
timp indiferent dac este o zi lucrtoare, weekend sau vacan.
Not: Dac coloana Duration nu este vizibil, se deplaseaz mouse-ul peste bara de splitare care separ
tabelul de introducere date de diagrama Gantt, pn ce devine vizibil.
Introducerea estimrilor de timp sau a duratei poate prea un proces simplu. Totui, trebuie respectate
cteva etape importante:
Nu se vor introduce duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti), pentru c vor fi
calculate automat pe baza duratei subactivitilor. Dac se introduce o durat pentru o subactivitate i
apoi este transformat ntr-o activitate de baz, durata ei se va schimba automat, lund n calcul durata
subactivitilor acesteia.
Pentru a marca o activitate ca jalon se va introduce durata 0 (zero), pentru c jalonul se obine dup ce
se va derula un set de activiti i nu are durat. Project 2003 consider jalonul un eveniment (events)
din viaa unui proiect care d posibilitatea constatrii i verificrii rezultatelor proiectului.
Pentru a stabili activiti periodice, cum ar fi ntlniri sptmnale sau raportri lunare, se selecteaz
Recurring Task din meniul Insert. Se introduce numele activitii, durata i datele de start i finish.
Project 2003 va insera n mod automat subactivitile corespunztoare n funcie de durata stabilit i
perioada de timp sau numrul aciunilor care se doresc a se realiza. De exemplu, dac se introduce o
activitate periodic pentru realizarea ntlnirilor lunare, care au loc n prima zi a fiecrei luni pentru un
proiect de 12 luni, Project 2003 va plasa o activitate de baz pentru ntlnirile lunare i 12 subactiviti
o ntlnire pe lun, aa cum este prezentat i n figura 9.
Se pot introduce datele exacte de nceput i de sfrit ale activitilor, n loc s se introduc durata,
prin deplasarea barei de splitare spre dreapta pentru vizualizarea coloanelor Start i Finish. E bine ca
introducerea datelor de start i finish s fie efectuat numai dac datele respective sunt certe. Dac se
dorete ca datele activitilor s se modifice n funcie de datele altor activiti, nu se vor introduce
datele exacte de nceput i sfrit, ci trebuie introdus durata i stabilirea dependenei fa de
activitile corespunztoare.
Project 2003 folosete un calendar standard cu 5 zile lucrtoare pe sptmn i 8 ore pe zi. Estimarea
duratelor variaz n funcie de calendarul folosit. De exemplu, dac se introduce 5d n calendarul
standard, aceasta poate nsemna mai mult de 5 zile pe diagrama Gantt dac perioada de timp include
smbt i duminic. Se pot transforma anumite zile nelucrtoare n lucrtoare sau invers, precum i
ntregul calendar al proiectului dac se selecteaz opiune Change Working Time din meniul Tools.
De multe ori, este necesar s se modifice scala de reprezentare a timpului n diagrama Gantt, pentru a
vizualiza planificarea proiectului sub ntr-o form mai detaliat sau nu, din punct de vedere al
raportriila perioadele calendaristice (sptmni, luni, trimestre sau ani), ceea ce nseamn utilizarea
iconielor Zoom out i Zoom in .
Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice

n continuare, se va prezenta modul de stabilire a duratelor pentru activitile din fiierul Scop pentru
Proiect Baza de date, creat n paragraful anterior. Se va crea o nou activitate periodic, respectiv Raportri
periodice, nainte de Activitatea 15, Raportarea performanelor, dup care se vor introduce duratele pentru
toate actvititile.
Crearea unei noi activiti periodice:
1. Inserarea unei activiti periodice nainte de activitatea de pe linia 15. n fiierul Scop, click pe
activitatea de pe linia 15 n coloana Task Name, pentru selectare. Apoi din meniul Insert se alege
opiunea Reccuring Task, care se prezint ca n figura 10. Dup cum se poate observa, noua activitate
periodic va aprea nainte de activitatea care se afla iniial pe linia 15.
Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice)

2. Introducerea informaiilor privind activitatea periodic i durata specific fiecrei repetiii (occurences).
Se va introduce Raportri periodice ca nume de activitate n caseta Task Name, apoi durata 1d n caseta
Duration (Durata). Se va selecta Monthly (lunar) din lista de sub opiunea Recurrence pattern, apoi se va
merge pe ce-a de-a doua opiune i se va selecta Last din lista derulant din dreptul butounului radio din a
doua opiune. Sub aceast expresie se va selecta Thursday, pentru realizarea raportrilor n fiecare joi din
ultima sptmn a fiecrei luni. In seciunea Range of reccurence (setarea periodicitii), se va tasta
01.05.07 n caseta Start, dup care click pe End by (Termin pn la ) pentru a introduce data final a
activitii periodice, respectiv 12.04.08. Alternativ, pentru introducerea datelor de start i finish se poate
folosi selectarea din lista derulant din dreptul fiecrei casete Start i End by, aa cum este prezentat i n
figura 10. Mai exist o modalitate de stabilire a perioadei necesare desfurrii ntregii activiti periodice
prin introducerea, n loc de data de finish, a numrului de subactiviti care se doresc a fi realizate prin
selectarea opiunii End after x occurrences.
3. Vizualizarea activitii periodice cu subactivitile specifice. Dup ce se d OK, Project 2003 va insera
noua subactivitate n coloana Task Name. De menionat c aceast nou subactivitate apare cu caractere
aldine i este notat cu semnul n stnga numelui operaiunii. Pentru a vizualiza toate subactivitile
proprii este suficient s se fac click pe semnul , iar pentru a restrnge se va face click pe semnul minus
, care apare la efectuarea operaiunii anterioare.
4. Ajustarea coloanei Duration i a scalei de vizualizare a timpului din diagrama Gantt. Dac n coloana
Duration se observ semnul # n dreptul activitii Raportri periodice nseamn c nu este suficient spaiu
pentru afiarea ntregii durate, ceea ce necesit lrgirea coloanei, prin deplasarea mouse-ului spre dreapta
titlului coloanei Duration pn cnd apare sgeata de redimensionare ||. Dublu click pe acest simbol
(||) pentru a lrgi automat coloana n vederea afirii ntregului coninut al coloanei. Ecranul ar
trebuie s arate ca cel din Fig. 11. Se poate observa c activitatea periodic apare cu toate planificrile
pentru subactivitile corespunztoare n diagrama Gantt.
Fig. 11 Vizualizarea detaliat a activitilor recurente
Se vor utiliza informaiile din tabelul 4 pentru a introduce durata altor activiti din cadrul Proiect
Baza de date. Linia din tabelul de introducere (Entry Table) pe care se afl poziionat fiecare activitate
apare n prima coloan din tabel, iar duratele specifice n coloana a treia. Reamintim c nu trebuie introduse
duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti).
Tabelul nr. 4 - Duratele subactivitilor din Proiect Baza de date
Linia pe care se regsete activitatea Numele activitilor (subactivitilor) Durata
2. edina de lansare 2h
3 Crearea documentului proiectului 10d
4 Document semnat 0d
6 Dezvoltarea planurilor 3w
7 Revizuirea planurilor 4mon
8 Planuri aprobate 0d
10 Analiz 1mon
11 Proiectare 2mon
12 Implementare 1mon
13 Sistem implementat 0d
66 Raportarea performanelor 5mon
67 Efectuarea controlului asupra schimbrilor 5mon
69 Pregtirea raportului final 2w
70 Prezentarea raportului final 1w
71 Proiect finalizat 0d
Pentru a introduce durata celorlalte activiti:

1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Click pe coloana Duration n linia 2, dup care se introduce
2h, apoi Enter.
2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. n coloana Duration pe linia 3 se tasteaz 10d, apoi Enter.
3. Introducerea duratei activitilor rmase. Se va continua introducerea duratelor pentru celelalte
activiti la fel ca n cazul activitii 2 sau 3, prelund informaiile din tabelul 4.
4. Salvarea fiierului cu redenumirea lui. Click pe meniul File, apoi opiunea Save as. Se va introduce
Timp ca nume de fiier.
2.4.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti

Pentru a utiliza Project 2003 n vederea ajustrii automate a planificrilor i pentru realizarea analizei
drumului critic trebuie determinate dependenele sau relaiile dintre activiti. Project 2003 ofer 3 metode
pentru crearea dependenelor:
iconia Link Tasks . Pentru a crea dependenele prin folosirea iconiei Link Tasks din bara de
instrumente, se selecteaz activitile ntre care trebuie stabilit dependena i apoi click pe iconi.
De exemplu, pentru a crea o dependen de tip finish-to-start (final-la-start) ntre activitile 1 i 2,
click pe oricare din celule de pe linia 1 i se trage cu mouse-ul pentru selecia liniei 2, dup care
click pe iconia Link tasks . Tipul implicit al legturii este final-la-start. n exemplul Proiect
Baza de date, toate activitile folosesc aceast relaie implicit;
coloana Predecessors din tabelul de introducere a datelor (Entry Table). Utilizarea acestei metode
presupune introducerea manual a numrului liniei pe care se afl activitatea cu care se dorete
stabilirea dependenei. De exemplu, activitatea 3 din tabelul 4 are ca predecesor activitatea aflat pe
linia 2, ce va fi introdus n coloana Predecessors, ceea ce nseamn c activitatea 3 nu poate s
nceap pn ce activitatea 2 nu s-a terminat. Pentru a vizualiza coloana Predecessors din Entry
Table se deplaseaz bara de splitare spre dreapta;
utilizarea barei de reprezentare a activitii din diagrama Gantt a activitii care urmeaz s fie
dependent de o activitate anterioar i tragerea ei pn la plasarea ei astfel nct s poat fi creat
dependena, repectiv pn la afiarea ecranului din figura 12.
Fig. 12 Mesaj de acceptare dependen ntre dou activiti prin deplasarea barelor din Gantt
De exemplu, click pe simbolul jalonului de pe linia 4, se apas butonul din stnga mouse-ului i se
trage spre simbolul pentru activitatea aflat pe linia 6 pentru a crea dependena aa cum este prezentat i
n figura 13. Se poate observa c apare o caset text, Finish-to-Start Link.
n continuare, se vor folosi informaiile din fig. 13 pentru a introduce predecesorii activitilor aa cum
a fost prezentat pn acum. Unele dependene se vor crea prin tastarea manual a predecesorilor n coloana
Predecessors, altele prin folosirea icoanei Link Tasks, iar altele prin folosirea simbolurilor din diagrama
Gantt sau prin oricare din cele trei metode preferate.
Fig. 13 Crearea unei dependene ntre activiti prin folosirea simbolurilor activitilor
direct din diagrama Gantt
Pentru stabilirea dependenelor din Proiect Baza de date se parcurg paii:

1. Afiarea coloanei Predecessors din Entry Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta
pentru a vizualiza coloana Predecessors din fiierul numit Timp, creat anterior.
2. Selectarea celulei pentru care se dorete stabilirea dependenei i unde trebuie introdus
predecesorul. Click n coloana Predecessors pentru activitatea 3, se introduce 2 i Enter.
3. Introducerea predecesorului pentru jalonul Document semnat, aflat pe poziia 4. Click n coloana
Predecessors pentru jalon, se tasteaz 3 i Enter. De remarcat faptul c, la introducerea
dependenelor activitilor, diagrama Gantt se modific pentru a reflecta noua planificare.
4. Stabilirea dependenelor prin folosirea icoanei Link Tasks. Pentru a realiza legturi ntre
activitaile aflate pe liniile de la 10 la 12, click pe numele activitii 10 n coloana Task name i se
trage cu ajutorul mouse-ului pn la activitatea 12. Apoi click pe iconia Link Tasks din bara
de instrumente.
5. Crearea unei dependene prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt. Click pe simbolul
milestone (jalon) pentru activitatea 4 din diagrama Gantt, se ine apsat butonul din stnga
mouse-ului i se trage spre simbolul task bar pentru activitatea 6 (vezi Fig. 13).
6. Introducerea dependenelor pentru celelalte activiti. Se poate realiza fie prin introducerea
manual a predecesorilor n coloana Predecessors, fie prin folosirea iconiei Link Tasks sau prin
utilizarea simbolurilor din diagrama Gantt. Pentru verificarea informaiilor se poate face o
comparaie cu fig 14.
7. Vizualizarea fiierului i salvarea lui. Se selecteaz opiunea Print Preview din meniul File sau
click pe iconia Print Preview din bara de instrumente. Dac fiierul vizualizat nu este
asemntor cu cel din fig. 14, s-ar putea s fie necesar s se deplaseze bara de splitare dintre Entry
Table i diagrama Gantt. n final, se va salva din nou fiierul cu ajutorul iconiei Save . Dac
se dorete, se poate tipri prin utilizarea iconiei Print sau prin selectarea opiunii Print din
meniul File.
Fig. 14 Dependenele i duratele dintre activiti n cadrul Proiect Baza de date
Remarc: Dac informaiile dintr-o coloan din Entry Table nu apar n opiunea Print Preview, se va
nchide aceast opiune i se va deplasa bara de splitare pentru a vizualiza coloana n ntregime. Apoi se
selecteaz din nou Print Preview. Informaiile din Project 2003 nu ar trebui s fie tiprite dect dup ce
informaiile solicitate sunt vizibile n totalitate prin opiunea Print Preview.
2.4.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti

i adugarea timpului avans i a timpului n devans
Dependena sau relaiile dintre activiti descriu modul cum o activitate se raporteaz la momentul de
nceput sau sfrit al alteia. Project 2003 permite 4 tipuri de dependene ntre activiti: finish-to-start (FS),
start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF), ultima fiind foarte rar utilizat. Pentru detalii a
se vedea suportul de curs sau opiunea Help din Project 2003. Prin utilizarea efectiv a acestor dependene se
poate modifica drumul critic i se poate uura procesul de planificare a proiectului. Cel mai comun tip de
dependen este cel finish-to-start (FS). Toate dependenele din exemplul Proiect Baza de date sunt
dependene FS. Totui, uneori, este necesar stabilirea altor tipuri de dependene. Se va explica modul n
care se pot modifica dependenele, se poate stabili timpul avans sau timpul n devans ntre activiti.
Pentru a schimba tipul de dependen, trebuie deschis csua text Task information pentru o anume
activitate printr-un dublu click pe numele activitii. Din opiunea Predecessors a csuei Task Information
se poate selecta un nou tip de dependen din lista plasat n coloana Type.
Opiunea Predecessor permite i adugarea timpului avans sau devans pentru o anume dependen. Se
poate introduce oricare dintre cele 2 timpuri prin folosirea coloanei Lag din opiunea Predecessor. Timpul
avans reflect o suprapunere ntre activitile ntre care exist o dependen. De exemplu, dac Activitatea B
poate ncepe cnd predecesorul su, ActivitateaA, este pe jumtate executat se poate specifica o dependen
FS cu un timp avans de 50% pentru activitatea succesiv (dac, de exemplu, activitatea A are 8 zile, atunci
se va introduce 4 sau direct 50%). Timpul avans va aprea ca numr de zile sau alte form de exprimare a
duratei cu valoare negativ. n acest exemplu, se va introduce 4 sau -50% n prima celul a coloanei Lag.
Timpul devans este opusul timpului avans, respectiv un timp mort ntre activiti dependente. Dac este
necesar o perioad de 2 zile ntre sfritul Activitii C i nceputul Activitii D se stabilete o dependen
FS i se specific un timp devans de 2 zile. Se va introduce timpul devans ca valoare pozitiv. n acest
exemplu se va tasta 2d n coloana Lag.
n exemplul privind Proiect Baza de date, se poate observa c activitatea Proiectare nu ncepe pn ce
toat activitatea Analiz nu s-a terminat (a se vedea liniile 10 i 11 din WBS), iar activitatea Implementare
nu ncepe pn cnd toate subactivitile din cadrul activitii Proiectare nu au fost ncheiate (a se vedea
liniile 11 i 12 din WBS). De fapt, rareori, se ateapt pn ce toat activitatea de Analiz a fost terminat
nainte s se nceap orice activitate de Proiectare sau se ateapt ca toat activitatea de Proiectare s fie
terminat nainte de nceperea oricrei activiti de Implementare.
O idee bun ar fi adugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon naintea unei activiti
importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planificri mai realiste, se adaug timp
avans la activitea de Proiectare i timp n devans pentru activitatea de Implementare.
Adugarea timpurilor avans i n devans:
1. Deschiderea ferestrei Task Information pentru activitatea 11, Proiectare. n coloana Task Name a fiierului
Timp, dublu click pe activitatea 11, Proiectare. Fereastra Task Information se va deschide. Click pe opiunea
Predecessors pentru a o activa.
2. Introducerea unui timp avans pentru activitatea 11. Se tasteaz 10% n coloana Lag, cum este prezentat n
fig. 15. Click OK. Se poate, de asemenea, s se tasteze o valoare de 5d pentru a indica o suprapunere de 5
zile. n diagrama Gantt rezultat se poate observa c bara pentru aceast activitate s-a deplasat uor spre
dreapta, iar data final a proiectului s-a modificat.
Fig. 15. Adugarea timpului avans la dependenele dintre activiti

3. Introducerea timpului n devans pentru activitatea 12. Dublu click pe numele activitii 12, Implementare,
dup care se tasteaz 5d n coloana Lag. Se va deplasa bara de splitare spre dreapta, dac este necesar, pentru a
vizualiza coloana Predecessors. Cnd s-a terminat de introdus timpul n devans, ecranul ar trebuie s arate ca
n fig. 16. Se observ suprapunerea activitilor 10 i 11 i perioada ce desparte activitile 11 i 12.
Fig. 16. Planificarea cu timp n devans

4. Salvarea fiierului. Click pe opiunea File din meniu, apoi Save sau click pe iconia Save din bara de
instrumente.
Recomandare! Se poate introduce sau modifica timpul avans sau n devans direct n coloana Predecessors din
Entry Table. Se va observa cum apar predecesorii pentru activitile 11, 12. De exemplu, coloana Predecessor
pentru activitatea 11 arat 10FS-10%. Aceast notaie nseamn c activitatea 11 este dependent de tip Final-la-
Start de activitatea 10, cu un timp avans de 10%. Se poate introduce timp avans sau n devans la dependenele
activitilor direct n coloana Predecessors din Entry Table prin utilizarea aceluiai format: numrul liniei
activitii de care este dependent, urmat de tipul dependenei i de durata timpului avans sau n devans.
2.5 Diagramele Gantt

Project 2003 conine o diagram Gantt n pagina standard mpreun cu Entry Table. Diagrama Gantt
prezint grafic scala timpului i duratele activitilor. n Project 2003, dependenele dintre activiti sunt
indicate prin liniile cu sgei trasate ntre activitile dependente.
Cteva informaii necesare n utilizarea diagramelor Gantt:
pentru a ajusta scala timpului, click icoana Zoom out sau Zoom in . Prin utilizarea lor se
schimb modul de vizualizare a timpului pe diagrama Gantt n sptmni, luni, trimestre etc.
modificarea scalei timpului se poate face i prin accesarea opiunii de formatare prin selectarea
opiunii Timescale din meniul Format. Prin ajustarea scrii de msurare a timpului este posibil s se
vizualizeze ntreaga diagram Gantt pe un singur ecran i n diviziunile de timp solicitate.
este pus la dispoziie un Gantt Chart Wizard n meniul Format. Acesta ajut la modificarea
formatului diagramei Gantt. De exemplu, se poate selecta o opiune pentru a vizualiza activitile
critice din diagrama Gantt, ce vor aprea automat prin folosirea unei bare roii.
Se poate vizualiza o diagram Gantt de control prin salvarea unui plan iniial pentru proiect i
introducerea duratelor efective ale activitilor. View-ul de control Gantt prezint dou bare pentru
activiti, una deasupra celeilalte, pentru fiecare activitate. Una dintre aceste bare arat datele de
nceput i de sfrit planificate, iar cealalt arat datele efective de start i finish.
Deoarece au fost create deja dependenele dintre activiti, se pot obine informaiile privind drumul
critic pentru Proiect Baza de date. Activitile critice sunt afiate cu rou n view-ul Network Diagram, dar
culoare poate fi modificat.
Pentru ca numele activitilor critice s apar scris cu rou n Entry Table i n diagrama Gantt va trebui s se
parcurg paii:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Text Styles pentru fiierul Timp. Selectarea opiunii Format din
meniu, apoi click pe Text Styles. Se va deschide fereastra de dialog Text Styles.
2. Schimbarea culorii activitilor critice n rou. Click pe sgeata derulant de lng opiunea Item to
change i se selecteaz Critical Tasks. Din seciunea culoare se selecteaz rou cum este prezentat
n figura 17. Click pe OK pentru preluarea schimbrilor efectuate n Text Styles.
3. Deschiderea Gantt Chart Wizard. Se selecteaz Gantt Chart Wizard din meniul Format.
4. Click pe opiunea Next i va aprea pasul 2 din Wizard.
Fig. 17. Setarea csuei Text Styles pentru a arta operaiunile critice n rou
5. Selectarea opiunii Critical Path. Click pe butonul Critical Path cum se arat n fig. 18. Se observ
c modelul diagramei Gantt n Wizard prezint cteva bare n rou, reprezentnd activitaile ce
formeaz drumul critic. Click pe Finish., dei mai pot fi fcute i alte formatri, n privina afirii,
legate de afiarea resurselor alocate pe activiti, a datelor de nceput i sfrit, iar n urmtorul pas
vizualizarea sau nu a sgeilor ce marcheaz dependenele.
6. Formatarea diagramei Gantt. Click pe butonul Format It, dup care butonul Exit Wizard. Barele
pentru activitile critice din diagrama Gantt vor fi acum roii.
7. Salvarea fiierului.
Fig. 18 Gantt Chart Wizard pasul 2 formatul Critical Path
2.6 Diagrama reea i drumul critic

Diagramele reea din Project 2003 utilizeaz metoda de prezentare grafic a precedenelor, rednd
activitile sub form rectangular, iar dependenele dintre ele prin linii. n view-ul Network Diagram,
activitile critice apar automat n rou.
Pentru a utiliza diagrama reea pentru Proiect Baza de date:
1. Vizualizarea Network Diagram. Deschiderea fiierului Time, click pe iconia Network Diagram
din View Bar sau selectarea Network Diagram din meniul View.
2. Pentru a vizualiza mai multe activiti n view-ul Network Diagram, click pe Zoom out . Se
pot folosi, de asemenea, barele scroll pentru a vedea diferite componente ale diagramei. n fig. 19
sunt redate o parte dintre activitile din diagrama reea pentru Proiect Baza de date. Se observ
c jalonul Document semnat apare sub forma de hexagon, iar activitile sub forma
dreptunghiurilor. Activitile critice apar automat cu rou, iar cele noncritice apar cu albastru.
Fiecare activitate din diagrama reea are incluse informaii despre datele de start i finish, ID-ul
activitii, precum i durata. De multe ori, este necesar s fie modificate setrile standard ale
view-ului Network Diagram nainte de imprimare.
Fig. 19. Fereastra Network Diagram

3. Revenirea la diagrama Gantt. Click pe iconia Gantt Chart din bara View sau prin selectarea
Gantt Chart din meniul View.
Recomandare! Unele persoane creeaz fiiere Project 2003 sau adaug activiti la fiierele existente din
fereastra Network Diagram n loc de fereastra Gantt Chart. Pentru a aduga o nou activitate sau o nou opiune
n fereastra Network Diagram, se selecteaz New Task din meniul Insert, sau se apas tasta Insert de pe
tastatur. Dublu click pe noua opiune pentru a aduga numele i alte informaii pentru noile activiti.
Dependenele de tip FS ntre activiti n fereastra Network Diagram se realizeaz prin click pe activitatea ce
reprezint predecesorul i se trage mouse-ul spre activitatea ce reprezint succesorul. Pentru a modifica tipul de
dependen i pentru a aduga timpul avans sau n devans, se face dublu click pe sgeata dintre activitile aflate
n dependen.
Project 2003 are mai multe view-uri i rapoarte care ajut la analiza informaiilor privind drumul critic.
Exist dou componente foarte utile, respectiv Schedule Table i raportul Critical Tasks. View-ul Schedule
Table prezint datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare activitate i durata cu care poate fi
ntrzia o activitate fr a afecta activitile succesoare (Free slack) sau durata cu care poate fi ntrziat o
activitate fr s fie influenat durata proiectului (Total slack) dintre activiti. Aceste informaii arat ct
de flexibil este planificarea calendaristic i ajut n luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul
Critical Task conine doar activitile aflate pe drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect
posibilitatea monitorizrii acestora.
Pentru a accesa view-ul Schedule Table i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks se parcurg paii:
1. Vizualizarea Schedule Table. Click pe meniul View, apoi Table: Entry i Schedule. Schedule Table va
nlocui Entry Table n stnga diagramei Gantt.
2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta pn
apar toate coloanele. Ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 20. Aceast fereastr arat datele timpurii sau
trzii de start i finish pentru fiecare activitate i duratele de ntrziere care s nu afecteze activitile
succesoare (Free Slack) sau ntregul proiect (Total Slack). Click pe meniul View, apoi Table:Schedule
Entry pentru a reveni la Entry Table.
Fig. 20 View-ul pentru vizualizarea duratele de start i finish, a duratelor dintre activiti
3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Click pe meniul View, apoi Reports. Dublu click pe
Overview pentru a deschide fereastra de dialog Overview Reports.
4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Dublu click pe Critical Task i va aprea un raport ca cel
din figura 21.
Fig. 21 Raportul Critical Tasks

5. nchiderea raportului. Cnd s-a finalizat analiza raportului Critical Tasks, click pe opiunea Close
din fereastra de previzualizare i apoi din fereastra de dialog Reports.
6. Salvarea fiierului.
3. Managementul resurselor proiectului

n Project 2003 apar dou mari categorii de resurse:
resursele de tip work, n care se ncadreaz resursele umane i echipamentele (procent de
utilizare a acestora) care efectueaz o sarcin pentru a desfura o activitate. Resursele de tip
work consum timp (zile sau ore) pentru realizarea activitii. Resursele de tip work trebuie s
fie stabilite n contextul timpului, specificnd ct timp poate fi exploatat acea resurs sau
numrul maxim de uniti care poate fi alocat proiectului n totalitate. Numrul maxim de
uniti reprezint procentul maxim al disponibilitii unei resurse pentru a fi alocat pentru
orice activitate. Numrul maxim de uniti indic cea mai mare disponibilitate a unei resurse
pentru proiect. Valoarea implicit este de 100%. Procentul maxim poate fi exprimat n funcie
de modalitatea de angajare a resursei, i anume: 100% pentru full-time, 50% pentru part-time.
De asemenea, poate fi un procent multiplicat n condiiile n care sunt mai multe resurse din
aceeai categorie care se aloc proiectului (de exemplu, 3 analiti de sistem poate s nsemne
300%). Atunci cnd se aloc o resurs de tip work unei activiti se va specifica timpul
disponibil al resursei pentru acea activitate, fiind referit ca uniti alocate (assignment units).
Resursa poate fi alocat pentru toat perioada disponibil - full-time (100%), doar pentru o
parte din timpul disponibil (de exemplu 20%, nsemnnd c diferena de 80% din timp poate fi
alocat pentru alte activiti care se deruleaz paralel);
resursele de tip material cuprind materialele consumabile, furniturile de birou, materialele de
producie, elementele de protocol, spaiile etc. folosite pentru desfurarea unei activiti. Spre
deosebire de resursele de tip work, pentru care se ia n calcul timpul disponibil al resursei,
pentru resursele de tip material se stabilete unitatea de msur, de exemplu top pentru hrtie
A4, buci pentru pahare de protocol, m3 pentru cherestea etc. Atunci cnd se aloc o resurs
material pentru o activitate se specific de fapt consumul din resursa respectiv pentru
alocarea efectuat. De exemplu, 10 topuri de hrtie pentru multiplicarea unor suporturi pentru
instruire, fiind un consum fix de materiale, adic o anumit cantitate de resurse va fi utilizat
pentru a finaliza o sarcin, ceea ce nseamn c nu se va modifica indiferent de durata
activitii. Se pot stabili i consumuri variabile n funcie de durat, cum ar fi 2 topuri de hrtie
pe sptmn, indicnd variaia cantitii de materiale n funcie de durata unei activiti.
3.1 ncrcarea resurselor n view-ul Resource Sheet

Exist cteva modaliti de introducere a informaiilor privind resursele. Cea mai simpl const n
introducerea informaiilor despre resurse n componenta Resource Sheet, prin accesarea opiunii fie din bara
de View-uri, fie din meniul View. Opiunea Resource Sheet permite introducerea mai multor informaii
despre resurse, pe care le prezentm n ordinea apariiei lor:
numele resursei (Resource name),
tipul de resurs (Type) care poate fi de tip work sau material,
unitatea de msur (Material Label) activ doar pentru resursele materiale
iniiala resursei (Initials), care este plasat automat de ctre sistem, dar poate fi modificat.
Iniiala este util atunci cnd baza de resurse a proiectului este foarte mare i pentru o
identificare mai uoar a unei resurse care se dorete a fi alocat se poate folosi iniiala sau ca
element n funcie de care se sorteaz resurselor
grupul de resurse (Group) n care poate fi ncadrat resursa (grupurile se pot stabili, de
exemplu, plecnd de la poziiile bugetare necesare elaborrii bugetului),
numrul maxim de uniti (Max. units) n cazul resurselor de tip work, ntruct pentru resursele
materiale numrul de uniti se calculeaz n funcie de alocarea lor,
preul standard (Std. Rate) reprezint tariful pe or/sptmna sau oricare alt unitate de msura
a timpului de utilizare a unei resurse de tip work sau preul pe unitatea de msur a unei resurse
materiale,
preul orelor suplimentare, valabil doar pentru resursele de tip work (Ovt Rate) reprezint
tariful pltit pentru perioada de timp suplimentar fa de numrul de uniti maxim alocat unei
resurse. De exemplu, dac o resurs uman este angajat pe proiect full-time i se folosete
calendarul standard (8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn) i se dorete ca la nivelul unei activiti
resursa s lucreze 10 ore pe zi, atunci este necesar s se stabileasc acest lucru pentru a fi luat
n calcul timpul de lucru suplimentar. Pentru a stabili numrul de ore suplimentare este necesar
s se aloce resursa pe activiti, dup care s se parcurg urmtorii pai: se selecteaz view-ul
Task Usage, apoi meniul View>Table>Work, click pe coloana Work i se apas tasta Ins sau
din meniu Insert>Column. Se caut n csua Field Name componenta Overtime Work, dup
care butonul OK sau tasta Enter. n fereastra Task Usage se va poziiona cursorul n celula
Overtime Work pe resursa pentru care se dorete stabilirea timpului suplimentar de lucru i se
introduce timpul de lucru suplimentar dorit.
costul pe unitate de utilizare (Cost/use) reprezentnd o cheltuial pentru utilizarea unei resurse
care poate fi solicitat la un moment dat. Pentru resursele de tip work, costul de utilizare se
nregistreaz de fiecare dat de cte ori sunt utilizate. Pentru resursele materiale costul pe
utilizare este nregistrat o singur dat;
modul de alocare a costurilor resurselor (Accrue At) reprezint metoda prin care se stabilete
cnd costul unei resurse este alocat i cnd costul efectiv va fi nregistrat la nivelul proiectului.
Exist trei metode: la nceputul activitii, la sfritul ei sau metoda 50/50 (prorated).
calendarul de baz (Base calendar) este calendarul care poate fi folosit ca un calendar al
proiectului sau al unei activiti prin care se specific perioada implicit lucrtoare i
nelucrtoare care se aplic tuturor resurselor. El difer de calendarul unei resurse, care specific
perioada lucrtoare i nelucrtoare pentru o resurs anume. Calendarul implicit al Project 2003
este cel standard, n sensul c sunt 8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn, cu smbta i duminica
nelucrtoare. Mai sunt calendarul Night Shift (schimb de noapte) i calendarul 24-Hours.
codul (Code) conine orice cod, abreviere sau numr care se dorete a fi introdus ca informaie
despre o resurs. Este util pentru identificarea mai uoar a unei resurse, ca i cheie de filtrare
sau sortare a resurselor. De exemplu, se poate stabili un cod pentru departamentul sau biroul
care va suporta costul unei resurse.
Introducerea datelor n Resource Sheet este similar introducerii datelor ntr-o foaie de calcul
(spreadsheet) i exist posibilitatea sortrii categoriilor de resurse folosind opiunea Sort din meniul Project.
3.2 Alocarea resurselor pe activiti

Odat stabilite, resursele pot fi alocate activitilor/subactivitilor n modul de afiare iniial (Entry
Table din meniul View), folosind lista derulant care apare cnd se selecteaz o celul n coloana Resource
Names (fig. 22), ultima coloan din Entry Table.
Fig. 22 Modul de alocare a resurselor pe activiti/subactiviti

Sunt i alte modaliti de alocare a resurselor, ce vor fi descrise n continuare, plecnd de la urmtoarele
informaii: se presupune c echipa de implementare a proiectului este format din 4 persoane. Astfel, echipa
este alctuit dintr-un manager de proiect, un analist economic, un analist de baze de date i un tehnician, cu
informaii referitoare la tarifele pe or att pentru activitile desfurate n programul normal de lucru, ct i
pentru orele suplimentare, grupul de care aparin resursele, prezentate n tabelul 5.
Tabelul nr. 5 - Datele privind resursele pentru Proiect Baza de date
Resource Name Initials (abrevieri) Group Stand. Rate Ovt. Rate
Manager proiect M Salarii 50.00/h 60.00/h
Analist economic Ae Salarii 40.00/h 50.00/h
Analist baze de date Ab Salarii 40.00/h 50.00/h
Tehnician Th Salarii 20.00/h 25.00/h
Pentru a introduce informaiile de baz pentru fiecare persoan n componenta Resource Sheet se vor
parcurge urmtorii pai:
1. Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconiei din bara de View-uri, fie din meniul View.
2. Se introduc datele din tabelul 5. Se scriu informaiile aa cum sunt ele afiate n tabel i se apas tasta
Tab pentru deplasarea pe urmtorul cmp. De observat c abrevierile funciilor sunt cele plasate n
coloana Initials. Atunci cnd se scriu tarifele standard i pentru eforturile suplimentare este necesar s se
introduc numai valoarea (de exemplu, 50), pentru c Project 2003 va prelua valoarea automat ca fiind
tariful pe or, sub forma 50.00 lei/hr. Tarifele standard i pentru orele suplimentare introduse se bazeaz
pe tarife orare. ns, pot fi introduse i salarii lunare prin scrierea tarifului lunar ca numr urmat de /m
sau per month, salariul anual - /y. Pentru celelalte coloane este de preferat s se pstreze valorile
implicite existente.
Aa cum s-a descris anterior, n Entry Table exist o coloan denumit Resources pentru selectarea unei
resurse, folosind o list derulant. Totui, aceast modalitate poate fi utilizat pentru alocarea unei resurse
pentru o singur activitate pe ntreaga durat a acesteia. Dac se dorete introducerea mai multor resurse, se
poate apela la introducerea lor prin separare cu punct i virgul (;) din linia de introducere a datelor, ns
acest lucru presupune cunoaterea cu exactitate a numelui resurselor care au fost nregistrate n Resource
Sheet, ceea ce nu este prea comod. De aceea, se apeleaz la alte modaliti de alocare a resurselor, cum ar fi
utilizarea iconiei Resources Assign din Toolbar.
A treia variant este prin intermediul ferestrei ce se deschide prin selectarea activitii pentru care se
dorete alocarea resursei, apsarea butonului din dreapta mouse-ului sau dublu click, Task Information i
apoi tab-ul Resource.
O a patra cale de alocare a resurselor, se bazeaz pe utilizarea a dou ferestre, cea a diagramei Gantt i a
alocrii resurselor, prin utilizarea opiunii Split din meniul Window. Prin aceast modalitate se are i
controlul asupra costurilor i a numrului de ore lucrate de fiecare resurs.
3.2.1 Alocarea resurselor folosind Entry Table
Se vor parcurge urmtorii pai:
1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Click pe iconia Gantt Chart din
bara View pentru a reveni n modul de vizualizare a diagramei Gantt. Se va selecta Activitatea 2,
edina de lansare, de pe a doua linie din coloana Task Name.
2. Afiarea coloanei Resource Names din Entry Table. Se va muta bara de splitare ctre dreapta pentru a
putea vizualiza coloana Resource Names.
3. Selectarea unei resurse din coloana Resource Names. Click pe lista derulant a coloanei Resource
Names i selectarea Manager Proiect pentru a fi alocat ca resurs activitii 2. De observat c alegerea
resurselor se bazeaz pe informaiile care au fost introduse n Resource Sheet. Dac nu au fost
introduse resursele atunci nu va aprea lista derulant i nu va putea fi fcut nici o selecie.
4. ncercarea de a selecta alt resurs pentru activitatea 2. Din nou se va folosi lista derulant din
coloana Resource Names i apoi click pe Analist Economic i Enter (vezi fig. 22). De observat c
numai numele Analist Economic apare n coloana Resource. De aceea, prin aceast metod poate fi
alocat o singur resurs la un moment dat sau se apeleaz la memorie i punct i virgul (;) pentru a
introduce mai multe resurse.
5. tergerea resursei repartizate. Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2 i selectarea
opiunii Edit din meniu, apoi Clear i Contents pentru eliminarea resursei alocate.
Atenie! Nu trebuie s se foloseasc tasta Delete pentru a ncerca tergerea unei resurse repartizate.
Dac se folosete tasta Delete, va fi eliminat ntreaga activitate i nu numai resursa.
3.2.2 Alocarea resurselor apelnd la Toolbar
Pentru alocarea resurselor apelnd la Toolbar se parcurg urmtoarele etape:
1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Click pe Gantt Chart din bara de View-uri
pentru revenirea n modul de vizualizare a diagramei Gantt. Selectarea activitii edin de lansare de pe a
doua linie din coloana Task Name.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Assign Resource. Click pe iconia Assign Resources din Toolbar.
Fereastra de dialog, care prezint lista resurselor nregistrate, va aprea, aa cum este prezentat n fig. 23.
Aceast fereastr de dialog rmne deschis pe msur ce se trece de la o activitate la alta pentru alocarea
resurselor.
3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Se selecteaz Manager proiect i se apas
butonul Assign. De observat c durata estimat pentru activitatea 2 rmne la 2 ore, iar numele Manager
Proiect apare n diagrama Gantt n dreptul barei activitii 2.
4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Click pe Analist economic n fereastra de dialog
Assign Resources i apsarea butonului Assign. De observat c durata activitii 2 s-a modificat la 1 or,
dar aceast modificare nu se dorete. Se apas Close n fereastra Assign Resources.
5. Anularea resurselor alocate. Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2, selectarea opiunii
Edit din meniu i apoi Clear i Contents pentru eliminarea resurselor alocate.
Fig. 23 Fereastra de dialog Assign Resources

6. Reintroducerea duratei pentru activitatea 2. Se introduce 2h n coloana durat pentru activitatea 2 i Enter.
Project 2003 presupune c durata activitilor nu este fix, ci este n funcie de eforturi, ceea ce poate
genera destul de multe probleme atunci cnd se aloc resursele. De exemplu, cnd se repartizeaz 2 persoane
n momente diferite, Managerul proiect i Analistul economic, pentru o activitate de 2 ore, Project 2003 va
ajusta automat durata acelei activiti la jumtate din valoarea iniial, respectiv 1 or. Totui, la nivelul unui
proiect pot fi activiti ale cror durate nu trebuie modificate indiferent de numrul resurselor alocate sau
maximul de uniti alocate. Pentru acest lucru, exist posibilitatea de stabilire de ctre utilizator a manierei
de lucru n privina duratei activitilor i cantitii de resurse de tip work, prin utilizarea celei de a treia
metode de alocare a resurselor sau prin setarea caracteristicilor unei activiti din Task Information, tab-ul
Advanced (fig. 24).
Fig. 24 Stabilirea variaiei duratei i orelor alocate la nivelul unei activiti

O activitate poate s aib durat fix indiferent de numrul de resurse alocate, ns cu modificarea
numrului de ore alocate pentru fiecare resurs (Fixed Duration), s aib durat variabil n funcie de
numrul de resurse i de ore care se doresc a fi alocate activitii (Fixed Units), sau cu un numr de ore
constant indiferent de modificarea duratei sau a numrului de resurse alocat (Fixed work).
3.2.3 Alocarea resurselor utiliznd fereastra Task Information, tab-ul Resource
Chiar dac alocarea resurselor prin metoda Assign Resources pare simpl, este mult mai bine s se
utilizeze fereastra Task Information atunci cnd se repartizeaz resursele, permind un control mai bun
asupra informaiilor introduse. Help-ul online al Project 2003 ofer mai multe detalii asupra diferitelor
opiuni pentru repartizarea resurselor, utiliznd cuvintele cheie Assign Resources.
Pentru repartizarea Managerului de proiect i a Analistului economic la edina de lansare se parcurg urmtorii
pai:
1. Dublu click pe activitatea 2 (sau butonul din dreapta mouse-ului i selectare Task Information).
2. Selectarea tab-ului Resource. n celula de sub cmpul Resource Name se poate selecta prima resurs
din lista derulant care se deshide prin apsarea sgeii din dreapta celulei, apoi se poate merge pe linia
a doua i se selecteaz cea de-a doua resurs .a.m.d (fig. 25)
Fig. 25 Alocarea resurselor prin opiunea Task Information

3. Selectarea butonului Ok pentru finalizarea operaiunii de introducere a resurselor pentru activitatea 2.
3.2.4 Alocarea resurselor utiliznd fereastra Split

Pentru repartizarea Managerului de proiect i a Analistului economic la edina de lansare se parcurg urmtorii
pai:
1. mprirea ecranului pentru a afia mai multe informaii. Se selecteaz opiunea Window din meniu,
apoi Split. Ecranul afieaz diagrama Gantt n partea superioar, iar n partea inferioar tabela ce
conine informaiile despre resurse.
2. Deshiderea ferestrei Resource Cost. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n partea inferioar a
ferestrei i se selecteaz opiunea Resource Work.
3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Avnd selectat activitatea 2, click sub
coloana Resource Name din fereastra Resource Work, apoi din lista derulant se selecteaz Managerul
de proiect, iar n cmpul Units se stabilete ct va lucra pentru acea activitate (dac se consider c va
lucra toat perioada de timp pentru acea activitate se stabilete 100%, altfel se modific n funcie de
ct se dorete).
4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Click n celula imediat urmtoare de sub
Managerul de proiect i selectarea din list a Analistului economic.
5. Introducerea resurselor alocate i revizuirea diagramei Gantt. Click OK n fereastra inferioar.
Ecranul ar trebui s apar ca cel din fig. 26. De observat c durata pentru activitatea 2 este n
continuare de 2 ore, iar Managerul de proiect i Analistul economic au fost repartizai pentru realizarea
activitii pentru 100%, pentru c nainte de a se selecta resursele s-a stabilit Fixed Duration pentru
aceast activitate.
Fig. 26 Imaginea ecranului splitat pentru introducerea informaiilor despre resurse

6. Deschiderea ferestrei Resource Schedule. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n fereastra
inferioar i se selecteaz opiunea Resource Schedule. De observat c Managerul de proiect i
Analistul Economic au fost repartizai pentru activitatea 2 pentru o durat de 2 ore, aa cum s-a
intenionat.
7. nchiderea fiierului.
3.3 Calendarul resurselor

Cnd s-a creat fiierul Proiect Baza de date, s-a utilizat calendarul standard al Project 2003. Acest
calendar presupune c perioada de lucru standard este de Luni pn Vineri, cu un program de la 8 pn la
17, cu o or pauz de mas. Dar, exist poibilitatea crerii unui calendar diferit care s in cont de cerinele
unice ale fiecrui proiect.
Pentru a crea un nou calendar se parcurg urmtorii pai:
1. Click pe meniul Tools, apoi deschiderea ferestrei de dialog pentru Change Working Time, prin
selectarea opiunii.
2. n fereastra de dialog Change Working Time, se selecteaz New, deschizndu-se fereastra de dialog
Create New Base Calendar. Se va apsa butonul radio Create New Base Calendar, se va scrie un
nume pentru noul calendar n caseta Name text, apoi OK. Se vor face modificrile corespunztoare
pentru crearea propriului calendar. Apoi click OK.
Noul calendar poate fi utilizat pentru ntregul proiect sau poate fi atribuit pentru anumite resurse ale
proiectului.
Pentru atribuirea noului calendar la nivelul ntregului proiect:
1. Click pe meniul Project, apoi Project Information pentru deschiderea ferestrei de dialog.
2. Click pe lista derulant Calendar pentru afiarea unei liste a calendarelor disponibile. Selectarea
noului calendar creat, apoi OK.
Pentru atribuirea unui anumit calendar pentru o resurs anume:
1. Click pe meniul View, apoi Resource Sheet.
2. Se selecteaz numele resursei pentru care se dorete alocarea noului calendar.
3. Click pe celula din coloana Base Calendar pentru resursa selectat. innd butonul din stnga
mouse-ului apsat, click pe lista derulant care apare i se selecteaz calendarul corespunztor, dup
care se elibereaz butonul mouse-ului.
4. Dublu-click pe nume resursei pentru a afia fereastra de dialog Resource Information, apoi click pe
butonul Working Time. Se poate bloca perioada zilelor de concediu sau zilelor libere pentru
anumite persoane prin selectarea zilelor respective n cadrul calendarului i marcarea lor ca zile
nelucrtoare, aa cum este prezentat n figura 27.
Fig. 27 Blocarea perioadei de concediu sau a zilelor libere
3.4 Histograma resurselor

Histograma resursei reprezint un tip de grafic ce prezint numrul resurselor alocate unui proiect de-a
lungul timpului. Histograma pentru o anumit persoan prezint dac este suprancrcat sau neutilizat n
timpul unei perioade timp. Pentru a vizualiza histograma, se selecteaz Resource Graph din bara de View-uri
sau din meniul View. Resource Graph ofer posibilitatea de a vedea ce resurse sunt suprancrcate, ct de
mult i cnd. De asemenea, prezint procentual capacitatea fiecrei resurse de a face fa planificrilor, astfel
nct exist posibilitatea realocrii resurselor, dac este necesar, pentru a rspunde nevoilor proiectului.
Pentru a vizualiza histograma resurselor pentru Proiect Baza de date:

1. Deschiderea fiierului Timp, cu iconia Open sau din meniul File.
2. Vizualizarea Resource Graph. Click pe iconia Resource Graph din bara de View-uri. Va aprea
mai nti histograma pentru Managerul de proiect, ca n figura 28. De remarcat c ecranul este
mprit n dou seciuni. Partea din stnga afieaz numele resursei, iar cea din dreapta histograma
pentru acea resurs.
3. Ajustarea scalei de timp pentru histogram. Click Zoom out i Zoom in , dac este necesar,
pentru ajustarea scalei de timp astfel nct s apar n trimestre sau luni.
4. Vizualizarea histogramei pentru urmtoarea resurs. Click pe sgeata derulant din dreapta
seciunii cu numele resursei, determinnd apariia histogramei pentru urmtoarea resurs.
Fig. 28 Imaginea histogramei unei resurse
Dac ar fi aprut n histrogram Managerul de proiect o poriune de culoare ar fi nsemnat c este

resursa este suprancrcat n timpul lunii, adic a fost planificat s lucreze mai mult de 8 ore pe zi n
timpul lunii. Procentele din partea inferioar a fiecrei bare arat procentul cu care resursa contribuie la
realizarea activitilor. De exemplu, Managerul de proiect este planificat s lucreze 100% din timpul
disponibil pentru luna aprilie. Project 2003 dispune de dou instrumente ce permit vizualizarea mai multor
detalii despre suprancrcarea resurselor: view-ul Resource Usage i bara de instrumente Resource
Management.
Pentru a vedea mai multe detalii despre o resurs suprancrcat folosind view-ul Resource Usage:
1. Deschiderea view-ului Resource Usage. Click pe Resource Usage din bara de View-uri sau click pe
meniul View, dup care Resource Usage.
2. Ajustarea modului de afiare a informaiilor. n partea dreapt a ecranului click pe sgeata derulant
pentru afiarea orelor pentru Managerul de proiect care au fost alocate pentru a lucra n fiecare zi,
ncepnd cu luna aprilie. De asemenea, s-ar putea s fie nevoie s se foloseasc sgeata derulant n
jos pentru a vedea toate orele Managerului de proiect. Dac este necesar se poate ajusta scala de
timp pentru afiarea n sptmni prin click pe Zoom out sau Zoom in . Ecranul ar trebui s
se prezinte ca cel din figura 29.
Fig. 29 View-ul Resource Usage

3. Analiza informaiilor privind supraalocrile. Dac managerul de proiect ar fi fost suprancrcat,
atunci numele Managerului de proiect ar fi aprut n rou, precum i valorile care depesc 8 ore pe
zi.
Pentru a vedea mai multe informaii despre alocarea resurselor cu ajutorul barei speciale de instrumente:
1. Vizualizarea barei de instrumente Resource Management. Click pe meniul View, selectare
Toolbars i apoi Resource Management. Bara de instrumente va aprea sub bara de instrumente
Formatting.
2. Selectarea view-ului Resource Allocation. Click pe Resource Allocation View din bara de
instrumente, afindu-se view-ul Resource Usage n partea superioar a ecranului i view-ul pentru
diagrama Gantt n partea inferioar. Figura 30 prezint acest view, scond n eviden informaiile
despre Managerul de proiect.
Fig. 30 View-ul Resource allocation

View-ul Resource Allocation poate ajuta n identificarea cauzei pentru supraalocarea unei resurse. S-ar
putea observa cu uurin de ce Managerul de proiect ar putea fi suprancrcat. Aceast problem poate fi
rezolvat prin reducerea numrului de ore al Managerului de proiect la una dintre activiti sau derularea
activitilor ntr-o perioad mai mare de timp. Prin utilizarea barei derulante se pot vizualiza informaiile i
pentru celelalte resurse.
3.5 Echilibrarea resurselor (resource levelling)

Echilibrarea resurselor reprezint o tehnic prin care se rezolv conflictele dintre resurse prin
ntrzierea activitilor. Echilibrarea resurselor creeaz o distribuie liniar a utilizrii acestora.
Pentru echilibrarea resurselor:
1. Deschiderea fiierului Timp.
2. Deschiderea casetei de dialog Resource Leveling. Click pe meniul Tools, apoi Resource Leveling,
care se prezint ca n figura 31. Trebuie urmrite valorile implicite, fr ns a se modifica.
Fig. 31 Caseta de dialog Resource Leveling

3. Echilibrarea resurselor proiectului i revizuirea datelor modificate. Click pe butonul Level Now i
apoi OK. Echilibrarea resurselor presupune de la cele mai multe ori schimbarea datei de finalizare a
proiectului. De aceea, dac se dorete anularea operaiunii de echilibrare a resurselor se va selecta
imediat Undo din bara de instrumente. Altfel, se redeschide caseta de dialog Resource Leveling i
apoi click pe butonul Clear Leveling
Mai multe informaii despre Leveling se pot obine din Help.
3.6 Utilizarea bazei de resurse la nivel de proiecte multiple

Cnd se gestioneaz proiecte multiple este necesar, la un moment dat, s se apeleze la aceleai resurse
de tip work. De cele mai multe ori, devine destul de dificil s se gestioneze timpul fiecrei resurse la nivelul
proiectelor multiple, n special dac acele proiecte au manageri diferii. De exemplu, analistul economic este
posibil s fie solicitat s lucreze n acelai timp la 3 proiecte, iar a planifica exact cnd este disponibil pentru
a participa la fiecare dintre ele este greu de stabilit dac proiectul este de lung durat sau analistul este
implicat n multe dintre activitile celor 3 proiecte. Pentru rezolvarea acestei probleme se apeleaz la
crearea unei baze de resurse comun pentru mai multe proiecte, fiind considerat un plan de proiect pe baza
cruia fiecare dintre celelalte planuri i stabilete informaiile despre resurse. Aceast baz include
informaii despre toate alocrile efectuate pe activiti din toate planurile care au fost legate de ea. Printr-o
astfel de modalitate de gestiune a resurselor se uureaz i munca de actualizare automat a unor informaii
despre resurse la nivelul tuturor proiectelor implicate, cum ar fi numrul maxim de uniti, tarifele,
perioadele lucrtoare sau nelucrtoare pentru fiecare resurs.
Se folosete fiierul Timp al proiectului Baza de date i n acelai timp se mai creeaz un proiect cu numele Aplicaie
salarii, n care se vor introduce activiti similare celor din proiectul Baza de date, precum i resursele Analist economic
i Analist baze de date. Pentru crearea bazei de resurse se vor parcurge urmtorii pai:
1. Deschiderea fiierelor. Se vor folosi cele dou fiiere din care se dorete crearea unei baze de resurse i se
poziioneaz cursorul n view-ul Resource Sheet.
2. Crearea unui fiier nou. Se selecteaz New Project fie din Toolbar, fie din meniul principal, pentru a avea un
fiier nou. Se nchide fereastra Task Pane i se va salva cu o denumire care s evidentieze ct mai bine c este
vorba de un fiier care conine o baz de resurse, cum ar fi de exemplu Baza_resurse.
3. Afiarea fiierelor implicate n utilizarea resurselor comune n aceeai fereastr. Din meniul Window se
selecteaz opiunea Arrange All, dup care n fiierul Baza_resurse se va selecta view-ul Resource Sheet.
Ecranul ar trebui s fie ca cel din figura 32.
Fig. 32 Ecranul pentru vizualizarea fiierelor implicate n utilizarea bazei comune de resurse
4. Stabilirea modului de utilizare n comun a resurselor. Se selecteaz bara de titlu a fiierului Timp. Din meniul
Tools se alege opiunea Resource Sharing, dup care Share Resources, moment n care va apare o fereastr de
dialog n care se vor folosi urmtoarele opiuni: Use resources From, care conine o list cu fiierele deschise
ce pot fi utilizate ca baz de resurse. Din list de va alege fiierul Baza_resurse, dup care Ok. Ecranul ar
trebui s apar ca cel din fig. 33. Se poate observa c n fiierul Baza_resurse apar resursele din fiierul Timp.
Se va parcurge aceeai secven i pentru fiierul Aplic_salarii.
Fig. 33 Stabilirea fiierului utilizat ca baz de resurse n cadrul fiierului

care va utiliza n comun resursele
5. Finalizarea operaiunii de creare a bazei de resurse. Dup ce s-a folosit opiunea Share Resources i pentru
cel de-al doilea fiier, se va observa c n fiierul Baza_resurse au aprut toate resursele din cele 2 fiiere
(Timp i Aplic_salarii), iar resursele care sunt comune pentru amndou au fost nregistrate o singur dat.
Fig. 34 Baza de resurse completat cu resursele din cele 2 fiiere
Not: Trebuie avut grij la denumirea resurselor, astfel nct s nu apar aceeai resurs cu denumiri diferite n
proiecte diferite, pentru c vor fi luate n considerare ca resurse distincte. De exemplu, dac se folosete ntr-un proiect
resursa Analist economic, iar n altul e nevoie de aceeai resurs, dar este trecut Anal ec., atunci vor aprea ca 2
resurse separate n baza de resurse. De aceea, este necesar ca la nivelul organizaiei s stabileasc o serie de reguli
privind utilizarea numelor de resurse i s se construiasc un glosar sau index cu denumirea resurselor poteniale.
Pentru a vizualiza modul n care resursele au fost alocate activitilor din proiectele implicate n
utilizarea bazei de resurse se poate selecta view-ul Resource Usage din fiierul care conine baza de resurse
sau se va alege opiunea Split din meniul Window n care se vor afia informaii referitoare la activitile din
fiecare proiect pentru care a fost alocat fiecare resurs, aa cum rezult i din figura 35.
Fig. 35 Vizualizarea alocrii resurselor din baza de resurse din view-ul Resource Usage
i cu ajutorul opiunii Split din meniul Window
Pentru actualizarea fiierului care conine baza de resurse este necesar s se lucreze n fiierele
implicate n utilizarea n comun a resurselor, pentru c automat modificrile se vor reflecta i n fiierul ce
conine toate resursele.
Exemplificarea modului n care se realizeaz actualizarea informaiilor despre resurse n baza de resurse:
1. n fiierul Baza_resurse, n view-ul Resource Usage, se poate observa c resursa Tehnician nu este alocat nici
unei activiti (valoarea din coloana Work este 0 i nu are nici o activitate indentat sub ea).
2. Din meniul Window se va alege fiierul Timp, dup care se va afia diagrama Gantt. Se va poziiona cursorul
pe activitatea Implementare i se va aloca resursa Tehnician (prin una din formele explicate anterior).
3. Se va reveni la fiierul Baza_resurse i se va observa modificarea nregistrat de resursa Tehnician, avnd
subordonat activitatea Implementarea, din fiierul Timp, unde a fost alocat, aa cum rezult i din figura 36.
Fig. 36 Actualizarea alocrilor de resurse n fiierul cu baza de resurse

4. n realitate nu este necesar s se treac dintr-un fiier n altul pentru a sesiza modificrile aprute n cel cu
baza de resurse, aceast trecere fiind pur didactic, pentru a urmri maniera de actualizare.
Modificarea informaiilor despre o resurs (modificarea costului sau a calendarului) n baza de resurse
va avea ca efecte imediate actualizarea acelor informaii i la nivelul fiierelor care utilizeaz n comun
acea resurs.
Presupunem c Analistul economic a specificat faptul c pe 24 mai 2007 nu poate s lucreze. n aceste condiii,
modificarea zilei de 24 n zi nelucrtoare pentru resursa Analist economic se va realiza direct n baza de resurse, pentru
a nu modifica de dou ori, dac s-ar merge pe varianta schimbrii calendarului pe fiecare fiier n parte.
1. Se selecteaz fiierul Baza_resurse i se poziioneaz cursorul pe resursa Analist economic.
2. Click butonul din dreapta mouse-ului i alegerea opiunii Resource Information (exist i un buton n bara de
iconie care lanseaz aceeai fereastr ).

3. Se merge pe tab-ul Working Time, iar n calendarul care se afieaz se utilizeaz bara derulant
pentru a ajunge la luna dorit (n cazul nostru luna mai 2007), dup care se selecteaz ziua 24. Se
bifeaz opiunea Nonworking Time afiat n partea dreapta a calendarului i apoi Ok.
4. Se folosete bara derulant din partea de jos a ecranului, pentru deplasa fereastra de vizualizare a
zilelor de lucru ale resurselor, pn se ajunge la luna mai. Se va putea observa c n dreptul coloanei
T (Thursday, 24 mai) nu mai este nici o or de lucru trecut n dreptul reursei Analist economic.
5. Pentru a verifica actualizarea nregistrat la nivelul fiierelor ce utilizeaz n comun resursa, se
selecteaz fiierul Timp, se intr n view-ul Resource Sheet, se poziioneaz cursorul pe Analist
economic i se activeaz opiunea Resource Information, Working Time. Se deplaseaz bara
derulant pe luna mai i se va observa c 24 mai este nelucrtoare, aa cum rezult i din fig. 37.
Fig. 37 Actualizarea datelor din fiierele ce folosesc n comun resurse

pe baza modificrilor din baza de resurse
Atunci cnd se deschide un fiier ce utilizeaz n comun resurse se pot folosi dou opiuni:
deschiderea odat cu fiierul i a celui cu baza de resurse sau deschiderea numai a fiierului cu care se
dorete a se lucra, potrivit ferestrei din fig. 38.
Fig. 38 Opiuni pentru deshiderea unui fiier ce utilizeaz n comun resurse

Actualizarea fiierului cu baza de resurse se face numai n condiiile n care s-a deschis n regim read-
write, altfel modificrile privind costul sau perioadele lucrtoare nu sunt luate n considerare.
4 Gestiunea costurilor
Unul dintre beneficiile pe care le ofer Project 2003 l constituie suportul oferit pentru managementul
costurilor i analiza variaiilor.
4.1 Estimarea costurilor fixe i variabile
Primul pas n folosirea instrumentelor privind costurile const n introducerea informaiilor privind
costurile sub forma costurilor fixe sau variabile pe baza costului de utilizare a unei resurse sau a tipului i
cantitii resurselor utilizate. Costurile cu personalul, de cele mai multe ori, dein o pondere substanial n
costul total al proiectului.
4.1.1 Introducerea costurilor fixe n Tabelul Costuri (Cost Table)
Costurile fixe se introduc pentru fiecare activitate/subactivitate n Cost Table, prin opiunea Table Cost
din menul View. n fig. 39 este prezentat modul de afiare pentru fiierul timp.
Fig. 39 Vizualizarea Cost Table

Este posibil, de asemenea, s se aloce un cost de utilizare pentru o resurs reprezentnd materiale sau
furnituri i utilizarea lui ca baz pentru calcularea costului total cu materialele i alte furnituri pentru o
activitate. Se pot obine detalii suplimentare privind aceste elemente din opiunea Help.
4.1.2 Ajustarea costurilor resurselor
Pentru a realiza ajustarea costului unei resurse, cum ar fi creterea, se face dublu-click pe numele
funciei (persoanei) din coloana Resource Name n modul de afiare Resource Sheet, se selecteaz butonul
Costs din fereastra de dialog Resource Information care se deschide. Apoi se introduce data calendaristic
efectiv i procentajul creterii, pe linia urmtoare celei n care sunt deja introdusele informaiile. De
asemenea, se pot ajusta i alte informaii privind costul resurselor, cum ar fi tariful standard i al orelor
suplimentare.
De exemplu, pentru a crete cu 10% tariful managerului de proiect ncepnd cu data de 05/06/07 se vor
parcurge urmtorii pai:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Resource Information. Din view-ul Resource Sheet, dublu-click pe
Manager Proiect n coloana Resource Name.
2. Introducerea unei date calendaristice de la care se va aplica majorarea. Se selecteaz butonul Costs i
apoi butonul A, pentru a deveni activ (dac este necesar). Se introduce date 05/06/07 pe a doua linie
din coloana Effective Date. Altfel, se face click pe lista derulant care apare i se selecteaz data dorit
din calendarul care se afieaz.
3. Se introduce procentul de majorare, prin scrierea valorii de 10% n coloana Standard Rate i apoi
[Enter]. Ecranul Resource Information ar trebui s se prezinte ca n fig. 40. Apoi se apas Ok.
Fig. 40 Ajustarea costurilor resurselor

Not: Se tie c unele persoane pot fi implicate n proiect numai n regim part-time, ceea ce nseamn
c pentru ele se introduce procentul de disponibilitate n coloana Max. Units din Resource Sheet. Project
2003 va fixa automat acelor persoane numai numrul maxim de uniti de timp. De exemplu, dac cineva
poate lucra numai 25% din timpul su n cadrul proiectului, atunci se va introduce 25% n coloana Max.
Units. Cnd persoana va fi repartizat pentru o activitate, numrul de ore implicit va fi de 25% din 8 ore
standard pentru o zi de lucru (2 ore ntr-o zi).
4.2 Vizualizarea informaiilor despre costurile proiectului

Odat introduse informaiile despre resurse, costurile resurselor sunt calculate automat pentru proiect.
Exist cteva posibiliti de vizualizare a informaiilor despre costurile proiectului. Se poate vedea Cost
Table pentru a obine informaiile legate de cost sau se pot folosi diferite rapoarte.
Vizualizarea informaiilor despre costuri:
1. Deschiderea fiierului Timp i afiarea view-ului Cost Table. Cost Table, din meniul View,
afieaz informaiile despre costuri pentru diagrama Gantt. Se va muta bara de splitare ctre
dreapta pentru vizualizarea tuturor coloanelor.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Cost Reports. Click pe meniul View i opiunea Reports. Dublu
click pe Costs pentru afiarea ferestrei de dialog Cost Reports.
3. Setarea unitilor de timp pentru raport. Click Cash Flow, apoi pe butonul Edit. Fereastra de
dialog Crosstab Report se va deschide. Se va selecta din lista derulant Months n loc de weeks,
dac este nevoie, ca n figura 41. Click OK.
Fig. 41 Fereastra de dialog Crosstab Report

4. Vizualizarea Raportului Cash Flow. Click pe butonul Select n fereastra de dialog Cost
Reports. Raportul Cash Flow pentru fiierul timp va aprea, aa cum este prezentat n figura
42. Click Close.
Fig. 42 Raportul Cash Flow

5. Vizualizarea raportului Project Summary. n fereastra de dialog Reports, dublu click pe
Overview, apoi Project Summary. Va aprea un raport pentru Proiect Baza de date, oferind
informaii privind datele iniiale de start i finalizare ale proiectului; datele efective de start i
de final; sinteze ale duratelor, orelor de lucru, a costurilor, precum i informaii privind
deviaiile de la planificrile iniiale. Pentru c pn acum fiierul nu a fost salvat ca fiier de
baz (iniial), multe dintre aceste informaii nu vor aprea n raport (Fig. 43). Se va nchide
fereastra de dialog Reports cu Close.
Fig. 43 Raportul Project Summary

Not: Se pot edita mai multe formate de rapoarte n Project 2003. n loc de a face dublu click pe un raport,
se va selecta cu un singur click raportul dorit i apoi butonul Edit.
Costul total estimat pentru Proiect Baza de date, plecnd de la informaiile existente, ar trebui s fie de
14.500 lei, aa cum rezult din rapoartele Cash Flow i Project Summary.
4.3 Planul iniial, costurile i duratele efective (reale)

Dup ce a fost finalizat procesul iniial de creare a planului proiectului introducerea activitilor,
stabilirea dependenelor, atribuirea costurilor .a.m.d. se poate realiza planul iniial (baseline plan). Prin
compararea informaiilor din planul iniial cu planul actualizat pe msura derulrii proiectului se pot
identifica i rezolva diferite probleme. Dup ce proiectul se finalizeaz, se pot folosi informaiile iniiale cu
cele reale pentru a dezvolta planurile viitoarelor proiecte ntr-o manier mai corect. Pentru ca Project 2003
s ajute n realizarea diferitelor controale este necesar s se stabileasc un plan iniial, s se introduc
costurile i duratele reale.
4.3.1 Stabilirea planului iniial
O parte important a mangementului proiectelor o constituie stabilirea unui plan iniial. Dac se dorete
compararea informaiilor efective, cum ar fi duratele i costurile, trebuie s fie salvat un fiier n Project
2003 ca fiier de baz (iniial). Procedura implic selectarea din meniul Tools a opiunii Tracking, Save
Baseline. nainte de setarea unui plan iniial, este necesar s fie introduse toate informaiile privind durata,
costul, resursele umane. Va trebui s se acorde o mare atenie atunci cnd se salveaz fiierul, adic nu
trebuie salvat ca plan iniial pn nu s-au introdus toate informaiile despre proiect. n situaia n care s-a
realizat o astfel de salvare i nu se dorea, Project 2003 pune la dispoziie o opiune de anulare a salvrii ca
plan iniial.
Chiar dac exist aceast posibilitate de anulare este mult mai bine s se salveze separat i s se creeze
o copie de siguran a planului iniial al proiectului. Se pot introduce valorile efective (reale) i s salveze
informaiile n fiierul principal, dar ntotdeauna trebuie pstrat copia de siguran a planului iniial fr
aceste valori. Pstrarea separat a fiierelor cu planul iniial i cu valorile reale va permite revenirea la
fiierul original n situaia n care este necesar reutilizarea lui.
Pentru redenumirea fiierului Resource i apoi salvarea lui ca un plan iniial se vor parcurge urmtorii pai:
1. Salvarea fiierului Timp ca fiier nou numit Baseline. Cu fiierul Baseline deschis, din meniul Tools
se selecteaz opiunea Tracking, iar de acolo Save Baseline.
2. Verificarea opiunilor Save Baseline, apoi salvarea ntregului proiect ca plan iniial. De reinut c
sunt cteva opiuni n fereastra de dialog Save Baseline. Fiierul poate fi salvat ca un plan
intermediar dac se anticipeaz c vor exista cteva versiuni ale planului. De asemenea, n planul
iniial sau intermediar se poate selecta ntregul proiect sau se pot selecta doar anumite activiti.
Dac este necesar, click pe butoanele radio Save Baseline i Entire project. Click OK.
4.3.2 Introducerea costurilor i duratelor efective

Dup ce a fost stabilit planul iniial, este posibil s se urmreasc informaiile pe fiecare activitate pe
msur ce proiectul se implementeaz. Bara de instrumente (toolbar-ul) Tracking sprijin introducerea
acestor informaii. Tabelul 6 prezint fiecare buton din bara de instrumente Tracking. Icon-urile 100% i
Update as Schedule sunt cele mai utilizate pentru introducerea informaiilor efective.
Tabel 6 Butoanele barei de instrumente Tracking
Buton Nume Descriere
Statistici privind proiectul Ofer informaii sintetice despre planul iniial al proiectului,
(Project Statistics) datele reale de start i finalizare, ntreaga durat a proiectului,
costurile i eforturile de munc depuse.
Actualizarea n funcie de Actualizeaz activitile selectate pentru a indica faptul c
planificare (Update as valorile reale ale datelor calendaristice, costurilor i muncii
Scheduled) depuse corepund valorilor planificate.
Replanificarea eforturilor Planific durata rmas pentru o activitate care este n ntrziere
(Reschedule Work) astfel nct va putea s continue de la data stabilit.
Introducerea liniei de Afieaz o linie de evoluie a proiectului n diagrama Gantt de
indicare a evoluiei (Add la o dat selectat pe scala timpului.
Progress Line)
Buton Nume Descriere

Finalizat n proporie de 0% Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 0%
(0% complete) n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile,
duratele sunt actualizate).
Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de
25% (25% Complete) 25% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile,
100% (100% Complete) 100% n funcie de data stabilit (datele calendaristice,
eforturile, duratele sunt actualizate).
Actualizarea activitilor Afieaz fereastra de dialog Update Tasks pentru activitile
(Update Tasks) selectate astfel nct s poat fi introduse procentele de
finalizare, duratele reale, duratele rmase sau datele de start i
finalizare reale.
Bara de intrumente pentru Activeaz sau dezactiveaz afiarea barei de intrumente
grupuri de lucru Workgroup, cu ajutorul crora se poate lucra pe componente ale
(Workgroup Toolbar) proiectului cu alte echipe.
Pentru a exersa introducerea informaiilor reale, se vor realiza cteva modificri n fiierul Baseline. Se
presupune c activitile de la 1 la 7 sunt finalizate aa cum au fost planificate, dar activitatea 10 dureaz
mai mult dect a fost stabilit iniial.
Pentru a introduce informaiile reale pentru activitile care au fost finalizate aa cum a fost planificat se
parcurg urmtorii pai:
1. Afiarea barei de instrumente Tracking. Click pe meniul View, selectarea opiunii Toolbars, apoi
Tracking pentru a afia bara de instrumente Tracking. Bara de instrumente poate fi mutat oriunde
se dorete n bara general de instrumente.
2. Afiarea tabelei Tracking. Click pe meniul View, selectarea opiunii Table: Cost i click Tracking
pentru a vizualiza mai multe informaii pe msura introducerii datelor reale. Se va muta bara de
splitare pentru afiarea tuturor coloanelor din tabela Tracking.
3. Marcarea activitilor de la 1 la 8 ca fiind finalizate. Click n coloana Task Name pe activitatea 1,
Iniierea, i tragerea cursorului pn la activitatea 8 pentru a selecta primele 7 activiti. Click pe
iconia 100 % din bara de instrumente Tracking. Coloanele cu informaii despre datele
calendaristice, duratele, costurile proiectului ar trebui s conin date n locul valorilor implicite, de
genul NA (Not Available) sau 0. 100% ar trebui s fie afiat n coloana %Comp. Se poate ajusta
coloana dac este necesar. Ecranul ar trebui s apar aa cum este prezentat n figura 44..
Fig. 44 Informaii din tabela Tracking

4. Introducerea datelor efective de finalizare pentru activitatea 10. Click n coloana Task Name pe
activitatea 10, Analiza, apoi click pe iconia Update Tasks din bara de instrumente Tracking,
prin care se va deschide fereastra de dialog specific. Pentru activitatea 10, se introduce data de start
5/15/03 n Actual Start, respectiv data de finalizare 6/20/03 n Actual Finish, aa cum este
prezentat n figura 43. Apoi OK.
Fig. 43 Caseta de dialog Update Tasks

5. Afiarea coloanei Indicators. Click pe meniul Insert, apoi Column, selectarea listei derulante Field
name, iar de acolo Indicators i OK. Coloana Indicators va aprea oferind un marcaj de verificare a
activitilor finalizate, aa cum rezult din figura 44.
6. Analiza modificrilor din diagrama Gantt. Se va muta bara de splitare spre stnga pentru a obine un
spaiu mai mare de vizualizare a diagramei Gantt. De remarcat faptul c barele din diagram pentru
activitile finalizate au fost modificate, prin apariia unei linii negre n mijloc.
Not: Se poate ascunde coloana Indicators prin tragerea marginii drepte a capului de coloan ctre stnga.
Fig. 44 Marcarea activitilor finalizate prin inserarea coloanei Indicators
Vizualizarea mai clar a informaiilor privind planificarea iniial i valorile efective se poate obine
prin Tracking Gantt Chart.
Pentru afiarea diagramei Tracking Gantt se parcurg paii:
1. Vizualizarea diagramei Tracking Gantt. Click pe meniul View, apoi Tracking Gantt. Dac bara de
View-uri este afiat, se poate selecta iconia Tracking Gantt. Se poate ajusta bara orizontal din
partea inferioar dreapta a ferestrei n care este reprezentat diagrama Gantt, pentru a vedea
simbolurile din cadrul diagramei.
2. Afiarea informaiilor din diagrama Gantt n luni. Click pe Zoom out pentru a afia informaiile
n luni, aa cum apare n figura 45.
Fig. 45 Imaginea Tracking Gantt Chart

De remarcat informaiile suplimentare oferite de diagrama Tracking Gantt. Activitile finalizate au
plasat 100% n dreptul simbolurilor lor din diagrama Tracking Gantt. Pentru activitile care nu au nceput
nc s fie desfurate se afieaz 0%. Pentru activitile aflate n derulare, cum este Activitatea 9, este plasat
un procent din activitatea desfurat, respectiv 31% n exemplu luat. De asemenea, se poate observa c data
de finalizare a proiectului a fost mutat pe 10/3/03, ca urmare a faptului c unele activiti depind de
finalizarea Activitii 10, care dureaz mai mult dect a fost planificat iniial. Prin vizualizarea diagramei
Tracking Gantt este posibil s se observe mult mai uor evoluia implementrii proiectului comparativ cu
planul iniial.
4.4 Managementul valorii ctigate (earned value)

Managementul valorii ctigate reprezint o tehnic important pentru evaluarea performanelor unui
proiect. Avnd introduse informaiile reale privind activitatea Iniiere n Proiect Baza de date se pot obine
informaiile privind valoarea ctigat.
Pentru vizualizarea informaiilor privind valoarea ctigat se parcurg urmtorii pai:
1. Vizualizarea tabelei Earned Value. Click pe meniul View, apoi Table:Entry. Se va selecta More
Tables pentru a deschide fereastra de dialog More Tables, apoi dublu-click pe Earned Value.
2. Afiarea tuturor coloanelor din tabela Earned Value. Se va muta bara de splitare ctre dreapta
pentru afiarea tuturor coloanelor. De observat c tabela Earned Value include coloane pentru
fiecare termen implicat de valoarea ctigat, respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work
Scheduled), BCWP (Budgeted Cost for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work
Performed), SV (Schedule Variance), CV (Cost Variance), EAC (Estimate At Completion), BAC
(Budgeted At Completion), VAC (Variance At Completion), ale cror semnificaii se regsesc n
suportul de curs sau n Help. Tabela Earned Value apare ca n figura 46.
Fig. 46 Tabela Earned Value pentru Proiect Baza de date

6. Managementul comunicrilor la nivel de proiect

Project 2003 poate sprijini generarea, colectarea, diseminarea, memorarea i raportarea informaiilor
despre proiect. Exist mai multe tabele, view-uri i rapoarte care ajut n comunicarea la nivel de proiect, aa
cum s-a vzut i n celelalte seciuni. n acest paragraf se vor evidenia rapoartele i view-urile cele mai
utilizate, precum i modul de utilizare a formatelor predefinite i a inserrii hyperlink-urilor n alte
documente, maniera de salvare a fiierelor ca pagini Web i utilizarea Project 2003 la nivelul unui grup.
6.1 Rapoartele i view-urile utilizate

Pentru a mbunti comunicarea la nivel de proiect prin utilizarea Project 2003 este important s se
cunoasc momentele n care se vor folosi diferite modaliti de colectare, vizualizare i afiare a
informaiilor proiectului. n tabelul 6 sunt prezentate pe scurt cteva dintre cele mai importante opiuni i
funciuni care vor ajuta la nelegerea momentelor n care ar putea fi utilizate.
Rapoartele generale ofer un rezumat pe care managementul executiv ar dori s le urmreasc, cum ar
fi un rezumat al proiectului sau al jaloanelor. Rapoartele privind activitile curente ajut managerii de
proiect s in pasul cu activitile proiectului i pentru derularea acestuia. Rapoartele privind activitile
nencepute i a celor care creeaz probleme alerteaz managerii asupra domeniilor respective. Rapoartele
privind costurile ofer informaii privind cash flow-ul pentru proiect, informaii despre buget, componentele
care depesc bugetul iniial, precum i gestiunea valorii ctigate (earned value). Rapoartele de alocare
ajut echipa proiectului prin punerea la dispoziie a diferitelor imagini privind persoanele ce au
responsabiliti ntr-un proiect. De asemenea, poate fi vizualizat cine este suprancrcat prin utilizarea
rapoartelor privind supraalocarea resurselor sau prin afiarea a dou rapoarte privind gradul de ncrcare a
resurselor. n plus, pot fi create rapoarte personalizate plecnd de la orice informaie introdus.
Tabel 6 Funciunile principalelor componente ale Project 2003
Componente Funciuni
Gantt Chart, Entry Table Introducerea informaiilor principale privind activitile
Network Diagram Vizualizarea dependenelor dintre activiti i a drumului critic
Schedule Table Afiarea informaiilor despre planificarea calendaristic ntr-o form tabelar
Cost Table Introducerea costurilor fixe i afiarea informaiilor privind costurile
Resource Sheet Introducerea informaiilor despre resursele solicitate de proiect
Vizualizarea prin 2 ferestre a Alocarea resurselor diferitelor activiti
Resource Information i Gantt
Chart
Save Baseline Salvarea proiectului ca plan iniial
Bara de instrumente Tracking Introducerea informaiilor efective (reale) despre proiect
Earned Value Table Afiarea informaiilor despre valoarea ctigat
Resource Graph Vizualizarea, sub form grafic, a modului de alocare a resurselor
Resource Usage Vizualizarea detaliat a utilizrii resurselor pe activiti i perioade de timp
Bara de instrumente Resource Afiarea utilizrii resurselor i a diagramei Gantt pentru identificarea
Management problemelor de supraalocarea a resurselor
Resource Leveling Echilibrarea (nivelarea) resurselor
Overview Reports Rezumatul proiectului (Project Summary), activitile de pe nivel cel mai nalt
(Top-level tasks), activitile critice (Critical tasks), jaloanele (Milestones
tasks), zilele lucrtore (Working days)
Current Activities Reports Activitile care nu au nceput (Unstarted tasks), activitile ncepute de curnd
(Tasks starting soon), activitile n derulare (Tasks in progress), activitile
finalizate (Completed tasks), Activitile care trebuiau ncepute (Should have
started tasks), activitile ntrerupte (Slipping tasks)
Cost Reports Cash Flow, Budget, Overbudget Tasks, Overbudget Resources, Earned Value
Assignments Reports Who does what (cine ce face), Who does what when (cine ce face n ce
moment), To-do list (list cu de fcut), Overallocated Resources (resursele
supraalocate)
Workload Reports Task Usage, Resource Usage
Custom Reports Permite personalizarea fiecrui tip de raport
Save as Web page Salvarea fiierelor ca documente HTML
Insert Hyperlink Inserarea hyperlink-urilor altor fiiere sau site-uri Web
6.2 Utilizarea template-urilor, inserarea hyperlink-urilor i a comentariilor

Este destul de dificil s se creeze planuri foarte bune pentru diferite proiecte, astfel c multe organizaii,
cum ar fi Northwest Airlines, Microsoft i alte agenii organizaionale, pstreaz o bibliotec cu fiiere-
model pentru Project 2003. n acest mod, exist mai multe modele la dispoziia utilizatorilor Project 2003.
Pentru a accesa fiierele-model ale Project 2003 se parcurg urmtoarele etape:
1. Deschiderea ferestrei de dialog New. Click pe meniul File, apoi New i pe butonul Project templates.
Ecranul afiat va fi ca cel din figura 47.
Fig. 47 Template-uri pentru proiecte

2. Deschiderea template-ului Project Office. Dublu-click pe iconia Project Office pentru a deschide
fiierul.
3. Introducerea unei date de start pentru fiierul nou. Se va introduce 10 mai 2007 n caseta de dialog,
apoi OK.
Project 2003 include template-uri pentru urmtoarele tipuri de proiecte:

Commercial Construction
Engineering
Infrastructure Deployment
Microsoft Project 2003 Deployment
Microsoft Solutions Framework (MSF) Application Development
New Business
New Product
Office 2003 Deployment
Project Office
Residential Construction
Software Development
Windows 2003 Deployment
Utilizarea template-urilor poate sprijini pregtirea fiierelor proprii, dar trebuie mare atenie pentru a
asigura rezolvarea unor nevoi unice ale organizaiei sau proiectului. De exemplu, dei multe persoane i
proiecteaz propriile case, fiecare planificare calendaristic difer. Chiar dac fiierul Residential
Construction poate oferi un ghid n construirea unui fiier Project 2003 pentru proiectul unei anume case,
este necesar ca fiierul s fie proiectat n concordan cu fiecare situaie.
n plus, pentru utilizarea fiierelor template este util s se apeleze la documentele altor proiecte i s se
insereze legturi ctre ele prin intermediul Project 2003. De exemplu, organizaia poate s aib un template
pentru agenda ntlnirilor, rapoarte, planuri ale proiectelor.
Pentru a insera o legtur ntr-un fiier Project 2003:
1. Selectarea activitii unde se dorete inserarea unei legturi. Cu fiierul Baseline deschis, click n
coloana Task Name pe activitatea 2, edina de lansare.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Insert Hyperlink. Click pe meniul Insert, apoi Hyperlink. Fereastra de
diaalog se deschide aa cum este prezentat n figura 48.
Fig. 48 Fereastra de dialog Insert Hyperlink

3. Introducerea numelui fiierului ca fiier de legtur. Se introduce numele unui document care conine
informaii despre acea activitate n csua Type the file or Web page name. Pentru un proiect real, este
necesar s se acorde o atenie sporit la introducerea cii pentru fiierul sau pagina Web cu care se
dorete s se fac legtura. De asemenea, se mai poate selecta opiunea pentru deschiderea de fiiere
pentru a cuta fiierele. Apoi OK.
4. Afiarea coloanei Indicators. Click pe meniul Insert, apoi Column. Click pe lista derulant Field
Name, apoi Indicators i OK. O iconi de tip hyperlink va aprea n coloana Indicators la stnga
coloanei Task Name, n dreptul activitii 2.
Prin click pe iconia Hyperlink din coloana Indicators se va deschide automat fiierul de legtur.
Utilizarea unor astfel de legturi reprezint o modalitate eficient de a pstra toate documentele proiectelor
ntr-o manier organizat.
De asemenea, este o ideea bun de a insera adnotri sau comentarii n fiierele Project 2003 pentru a
oferi mai multe informaii privind anumite activiti.
Pentru a insera o adnotare la nivelul activitii 3, Document semnat, se vor parcurge etapele:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Task Information pentru activitatea 3. Cu fiierul Baseline deschis,
dublu click n coloana Task Name pentru activitatea 3, apoi pe butonul Notes, din partea superioar a
ferestrei de dialog.
2. Introducerea textului adnotrii. Se va introduce, n caseta de text, textul Exist mai multe modele de
documente, aa cum este prezentat n figura 49.
3. Vizualizarea rezultatului utilizrii opiunii Notes. Click Ok dup introducerea adnotrii i se poate
observa c n coloana Indicators pentru activitatea 3 apare iconia Notes .
4. Deshiderea adnotrii. Dublu click pe iconia Notes din coloana Indicators pentru activitatea 3 i
poate fi vizualizat nota, apoi OK.
Fig. 49 Fereastra de dialog Notes din Task Information

GHID MS PROJECT F30 Pct.a PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

GHID MS PROJECT F30 Pct.a PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

2 GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI MICROSOFT PROJECT 2003

Utilizarea unei metode computerizata pentru planificare;

1.1 Lansarea n execuie i elementele ecranului principal

Fig. 1a Fereastra de deschidere Getting Started

Fig. 1b Fereastra de deschidere Show startup Task Pane

Fig. 2 Ecranul principal al produsului Project 2003

Fig. 3 Opiunile meniului View din Project 2003

1.2 View-urile PROJECT 2003

Tipul de Numele view-ului Descrierea view-ului

1.3 Filtrele Project 2003

Fig. 4 Opiunile listei de filtrare

2. Managementul activitilor proiectului

2.1 Crearea unui fiier nou pentru un proiect nou

Fig. 6 Fereastra de dialog Project Information

2. Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start se va introduce

Fig. 7 Fereastra de dialog Project Properties

2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor

Structura de descompunere separ activitile n funcie de etapele proiectului, respectiv iniierea,

2.3 Salvarea fiierelor cu sau fr plan iniial

Pentru salvarea unui fiier fr plan iniial se parcurg paii:

Fig. 8 Ecranul din Project 2003 cu toate activitile, subactivitile introduse

2.4. Administrarea duratei proiectului

2.4.1 Introducerea duratelor activitilor

Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice

Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice)

Fig. 11 Vizualizarea detaliat a activitilor recurente

Pentru a introduce durata celorlalte activiti:

2.4.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti

Pentru stabilirea dependenelor din Proiect Baza de date se parcurg paii:

Fig. 14 Dependenele i duratele dintre activiti n cadrul Proiect Baza de date

2.4.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti

Fig. 15. Adugarea timpului avans la dependenele dintre activiti

Fig. 16. Planificarea cu timp n devans

2.5 Diagramele Gantt

Fig. 18 Gantt Chart Wizard pasul 2 formatul Critical Path

2.6 Diagrama reea i drumul critic

Fig. 19. Fereastra Network Diagram

Fig. 21 Raportul Critical Tasks

3. Managementul resurselor proiectului

3.1 ncrcarea resurselor n view-ul Resource Sheet

3.2 Alocarea resurselor pe activiti

Fig. 22 Modul de alocare a resurselor pe activiti/subactiviti

Fig. 23 Fereastra de dialog Assign Resources

Fig. 24 Stabilirea variaiei duratei i orelor alocate la nivelul unei activiti

Fig. 25 Alocarea resurselor prin opiunea Task Information

3.2.4 Alocarea resurselor utiliznd fereastra Split

Fig. 26 Imaginea ecranului splitat pentru introducerea informaiilor despre resurse

3.3 Calendarul resurselor

Fig. 27 Blocarea perioadei de concediu sau a zilelor libere

3.4 Histograma resurselor

Pentru a vizualiza histograma resurselor pentru Proiect Baza de date:

Fig. 28 Imaginea histogramei unei resurse

Dac ar fi aprut n histrogram Managerul de proiect o poriune de culoare ar fi nsemnat c este

Fig. 29 View-ul Resource Usage

Fig. 30 View-ul Resource allocation

3.5 Echilibrarea resurselor (resource levelling)

Fig. 31 Caseta de dialog Resource Leveling

3.6 Utilizarea bazei de resurse la nivel de proiecte multiple

Fig. 33 Stabilirea fiierului utilizat ca baz de resurse n cadrul fiierului

Fig. 34 Baza de resurse completat cu resursele din cele 2 fiiere

Fig. 36 Actualizarea alocrilor de resurse n fiierul cu baza de resurse

iconie care lanseaz aceeai fereastr ).

Fig. 37 Actualizarea datelor din fiierele ce folosesc n comun resurse