Sunteți pe pagina 1din 10

Arhivarea documentelor

2017
Cuprins
I. Arhivarea clasic .................................................................................................................... 1

1. Istoric ................................................................................................................................. 1
2. Etapele arhivrii ................................................................................................................. 2
3. Firmele care ofer servicii de arhivare fizic ..................................................................... 3

II. Arhivarea electronic ............................................................................................................ 4

1. Introducere ......................................................................................................................... 4
2. Legislaia referitoare la arhivarea electronic .................................................................... 5
3. Etapele realizrii arhivei electronice .................................................................................. 6
I. Arhivarea clasic

n aceast er a tehnologiei, arhivarea documentelor a ajuns s fie realizat n dou


moduri, cel clasic, care presupune arhivarea documentelor ntr-un format fizic, i cel
electronic, prin care documentele sunt pstrate n format electronic.
Arhivarea clasic se ocup cu ordonarea, inventarierea, evidena, selecionarea,
pstrarea i folosirea documentelor pe supori friabili.

1. Istoric

Asemenea altor domenii, s-a ncercat uniformizarea procesului de arhivare prin


adoptarea de legi care s reglementeze acest lucru. Ca instituie, Arhivele de pe teritoriul
principatelor romneti extracarpatice au fost nfiinate oficial n contextul elaborrii primelor
legi administrative moderne, anume Regulamentele Organice, n anii 1831-1832. Pentru
perioada anterioar secolului al XIX-lea, nu trebuie ns trecut cu vederea existena unor
arhive de pe lng cancelaria domneasc, a celor pstrate de ctre autoritile ecleziastice, ca
i a arhivelor private constituite de ctre dregtori de diverse ranguri n ierarhia boiereasc.1
Primul regulament de organizare a Arhivelor Statului a fost adoptat n anul 1862, la
nceputul domniei lui Alexandru Ioan Cuza. Arhivele Statului urmau s poarte numele de
Direcia General a Arhivelor Statului (sau D.G.A.S.) i s fie subordonate Ministerului
Justiie, Cultelor i Instruciunii Publice. Direcia General a Arhivelor Statului era condus
de un director general i avea dou sucursale, una la Bucureti i cealalt, subordonat celei
de la Bucureti, la Iai. Arhivele au funcionat n forma D.G.A.S.-ului pn n anul 1951 cnd
regimul comunist a trecut n subordinea Ministerului Afacerilor Interne i i-au schimbat
numele n Arhivele Statului. Aceasta a fost denumirea sub care a funcionat aceast instituie
pn la adoptarea legii Arhivelor Naionale numrul 16/1996. Aceast lege reglementeaz
atribuiile Arhivelor Naionale, atribuiile creatorilor i deintorilor de documente, dar i
felul n care s se realizeze arhivarea documentelor (sunt date instruciuni pentru fiecare
operaiune arhivistic de baz: ordonarea, inventarierea, evidena, selecionarea, pstrarea i

1
http://www.arhivelenationale.ro/index.php?page=29 (accesat pe 12 ianuarie 2017).

1
folosirea documentelor). De asemenea, prin legea din 1996 Arhivele Naionale se nfiineaz
prin hotrre a Guvenului la nivel de direcie, n subordinea Ministerului Afacerilor Interne2.

2. Etapele arhivrii

Arhivarea clasic, conform legislaiei n vigoare, trebuie realizat de ctre fiecare


creator de documente, acesta avnd posibilitatea s ncheie un contract cu o firm autorizat
care se ocup cu arhivarea documentelor n format fizic. La fiecare sfrit de an, fiecare
creator trebuie s strng toate documentele create i s le aeze n uniti arhivistice sau u. a.
(element component al unui fond arhivistic sau al unei colecii arhivistice, care se
individualizeaz prin coninutul i forma sa, referindu-se la o aciune, problem sau lucru i
ocup (sau poate ocupa) o poziie distinct ntr-un instrument de eviden), ntocmite
conform problematicii i a termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul arhivistic
(instrument de lucru n arhiva unei uniti, constnd dintr-o list sistematic a tuturor
categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit
schemei de organizare a unuitii respective). Dup alctuirea unitilor arhivistice, acestea se
iau n eviden trecndu-se n inventarul arhivistic (instrument de informare tiinific ce
cuprinde descrierea analitic a fiecrei uniti arhivistice dintr-un fond sau colecie,
indicndu-se pentru fiecare unuitate arhivistic n partenumrul curent (cota), coninutul,
datele extreme, numrul de file, limba n care este scris), realizndu-se trei sau patru
exemplare ale inventarului n funcie de termenul de pstrare al unitii arhivistice, termen
relativ sau termen permanent (P). Aceste uniti arhivistice sunt apoi selecionate la sfritul
termenului de pstrare, urmnd ca apoi s fie pstrate, distruse sau predate la Arhivele
Naionale.

2
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, art. 3, alin. (1).

2
3. Firmele care ofer servicii de arhivare fizic

n ultimii ani au aprut pe pia tot mai multe companii care se ocup cu arhivarea
clasic, venind astfel n ajutorul firmelor mici ce nu au n structura lor un compartiment
dedicat arhivei. Pentru a i putea primi autorizaia din partea arhivelor aceste firme de
arhivare trebuie s ndeplineasc mai multe condiii, ca de exemplu: dovada deinerii unor
depozite ce ndeplinesc anumite standarde (rafturi metalice, anumite materiale utilizate n
procesul de construcie al depozitului, o anumit distan ntre rafturi i perei, tavan i podea,
un anumit sistem de ventilaie etc.); dovada c angajaii care se ocup de arhivare au studiile
necesare, acetia putnd fi arhivari (funcionari care se ocup cu munca de arhiv la Arhivele
Naionale sau la uniti, efectund operaiuni de primire-predare a documentelor din depozit,
ordonare, inventariere i selecionare, ngrijindu-se i de pstrarea corespunztoare a
documentelor) i arhiviti (specialiti care i desfoar activitatea n cadrul Arhivelor
Naionale i al unor instituii centrale sau judeene, avnd ca principale atribuii prelucrarea,
conservarea, valorificarea documentelor ca i acordarea asistenei de specialitate creatorilor i
deintorilor de arhive), i multe altele.

Firme care ofer servicii de arhivare clasic

Nr. Crt. Numele firmei Website


1 A&B ACTIV http://www.abactiv.ro/
2 ArhivDepo http://arhivdepo.ro/
3 DOCSYS http://docsys.ro/
4 DISCRET ARHIVARE http://www.discret-arhivare.ro/
5 ArchivIT http://www.archivit.ro/
6 Stefadina http://www.stefadina.ro/
7 MIT ARHIVIS https://mitarhivis.ro/
8 S.D.A. - Servicii de Depozitare i Arhivare S.R.L. https://sda.ro/
9 certARCHIVE https://www.certarchive.ro/
10 ARHIBOX http://arhibox.com/

Dei acum avem posibilitatea de a arhiva i n format electronic, arhivarea clasic


rmne o metod utilizat la scar larg din diferite motive, acest lucru neavnd un impact
negativ asupra domeniului arhivrii electronice care este n continu cretere.

3
II. Arhivarea electronic

1. Introducere

Arhivarea electronic este aciunea prin care documentul fizic (text sau desen, pe hrtie,
calc sau orice alt suport fizic) sunt transformate n documente digitale (fiiere) i indexate
ntr-un fel sau altul pentru a putea fi regsite cu uurin. Pentru regsirea i studierea rapid,
documentele pot fi incluse ntr-o baz de date sau se poate utiliza un program de management
al documentelor.3
Un argument n favoarea arhivrii electronice este necesitatea regsirii rapide a
documentelor. n cazul arhivelor clasice, regsirea unor documente este un mare consumator
de timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza crora trebuie s se ia o decizie sunt
incomplete (din cauza imposibilitii gsirii tuturor documentelor necesare pentru realizarea
raportului n timp util), iar deciziile pot fi greite, ntr-o msur mai mare sau mai mic. i
asta dac nu se pune problema unor sucursale. n acest caz, lucrurile se complic i mai mult:
eforturile de a deplasa oameni n sucursale sau pentru a trimite documentele fizice n sediul
central atrag dup sine costuri mari, acestea crescnd cu numrul sucursalelor i cu gradul de
mprtiere geografic.
n concluzie, n cadrul oricrei instituii se creeaz documente cu un coninut variat de
informaii, care trebuie s ajung n mod operativ la utilizator pentru a putea fi folosite
eficient, astfel digitizarea i indexarea documentelor au urmtoarele avantaje:

eliminarea cheltuielilor privind hrtia i spaiul utilizat;


creterea eficienei n regsirea informaiei i, totodat, reducerea timpului consumat
pentru cutarea acesteia;
asigurarea proteciei depline a informaiilor prin semnturile electronice i marcarea
temporal a documentelor.

Odat trecut n forma electronic, arhiva poate fi exploatat utilizand un program de


managementul documentelor, program ce are ca scop accesul eficient la documente, prin
clasificarea i indexarea acestora.

3
Romeo Mihai PAVELESCU; Ioan ODGESCU; Gestiunea i arhivarea electronic a documentelor: tez de
doctorat, Bucureti, A.S.E, 2002.

4
2. Legislaia referitoare la arhivarea electronic

Legea privind arhivarea documentelor n form electronic (cunoscut ca legea nr.


135) a fost adoptat n luna mai a anului 2007, iar n anul 2009 a fost adoptat Ordinul de
aplicare nr. 243/2009.
Legea spune c orice persoan fizic sau juridic are dreptul de a depune spre
pstrare documene n form electronic n cadrul unei arhive electronice, n condiiile
prezentei legi.4.
n rest sunt fcute specificaii cu privire la modul n care va fi creat, pstrat
(asigurat) i consultat arhiva. ns cel mai important aspect este faptul c
Odat arhivate, documentele fizice pot fi distruse n conformitate cu legile n vigoare
(inndu-se cont de termenul de pstrare al documentului, cele cu termen de pstrare
permanent neputnd fi distruse). De aici rezult un mare avantaj al arhivrii electronice:
arhiva fizic devine mai mic i, foarte important, ea poate fi depozitata cu asigurarea
normelor de securitate n locaii mai puin costisitoare (ea fiind accesat foarte rar).
Ca mod practic de realizare al arhivei este recomandat apelarea la un serviciu extern care
s realizeze arhiva, i asta din mai multe motive:

pstrarea focusului asupra activitii de baz a companiei: compania se poate


concentra pe activitatea principal de afaceri, aducatoare de profit;
se evit investiiile mari n infrastructur i personal specializat: echipamentele sunt
foarte scumpe (de mare productivitate sau pentru documente de dimensiuni mari, cum
este cazul desenelor, hrtilor etc.), iar la ncheierea realizrii arhivei, acestea devin
inutile, deci costul realizrii arhivei ar fi uria;
procesul dureaz mai puin personal specializat care alege soluia potrivit cu tipul
de operaii necesare;
resursele sunt mai bine controlate costurile scad;
informaiile confideniale pot fi bine protejate proiectul de realizare al arhivei
electronice se deruleaz n spaii protejate i securizate, destinate special acestui scop;
soluia de gestiune electronic a documentelor este adaptat cerinelor funcionale i
tehnologice ale beneficiarului.

4
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, art. 4.

5
3. Etapele realizrii arhivei electronice

Etapele realizrii arhivei electronice


Nr. Crt. Etapa Descriere
Se stabilesc tipurile de documente i schemele de indexare, numrul
aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea n care acestea vor fi
1 Analiza arhivei
preluate din arhiva fizic, dac este cazul. Acum se stabilesc grupele de
arhivare: contabilitate, producie, resurse umane etc.
Se realizeaz modelele logice n aplicaia de captur i, dac este cazul unui
2 Modelarea import de date, n aplicaia de managementul documentelor; aceste modele
sunt testate pe date apropiate cu cele reale.
Documentele sunt preluate i se efectueaz asupra lor operaiuni de nlturare
Pregtirea arhivei a legturilor, agrafelor, capselor, prafului (dac este cazul), ajustarea i
3
fizice ndreptarea paginilor astfel nct acestea s aib forme regulate (operaiuni de
cosmetizare a documentelor).
Documentele sunt scanate, pstrandu-se ordinea foilor; imaginile obinute
sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate dac este cazul. Scanarea se
4 Scanarea poate face manual (document cu document) n cazul documentelor diferite ca
form i mrime (desene i hri de format mai mare dect A3), sau automat
(pentru tot ce nseamn documentaie scris, foi A4 sau A3).
Reconstituirea Documentele sunt relegate n forma i ordinea original (bibliorafturi, legturi
5
arhivei fizice etc.) pentru a fi returnate beneficiarului n forma n care au fost transmise.
Documentele obinute n urma scanrii sunt indexate automat sau sunt
Indexarea
preluate la indexare de ctre operatori, completndu-se pentru fiecare tip de
6 documentelor
document schema de indexare stabilit cu beneficiarul, devenind astfel
scanate (fiiere)
documente electronice.
Documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se
7 Verificarea
confrunt vizual datele din indeci i cele de pe imaginea documentului.
Se realizeaz documentaia aferent, se predau datele ctre beneficiar. Arhiva
electronic este inscripionat pe un suport electronic (CD/DVD) i este
predat beneficiarului. Acestuia i se poate oferi i un software specializat
8 ncheierea lucrrii DMS (Document Management System - sistem de gestionare a documentelor)
care uureaz lucrul, reducnd volumul de munc i costurile corporative.
Softul este extrem de prietenos i poate fi folosit de oricine, cu un minim de
instruire.

6
n final, o bun exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program
de managementul documentelor. n caz contrar, consultarea arhivei electronice poate s fie la
fel de dificil ca i cutarea fizic a documentelor necesare. Exist foarte multe programe de
managementul documentelor, iar alegerea celei mai bune soluii se face n concordan cu
tipul activitii beneficiarului.

7
Bibliografie

Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic


Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996
PAVELESCU, Romeo Mihai; ODGESCU, Ioan. Gestiunea i arhivarea electronic
a documentelor: tez de doctorat, Bucureti, A.S.E, 2002.

Webgrafie

http://attosoft.ro/legislatie-fiscalitate/din-2016-arhivarea-elecronica-a-documentelor-
are-noi-reglementari-legislative/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.arhivelenationale.ro/index.php?page=29 (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.creeaza.com/referate/informatica/Arhivarea-electronica-a-
docume481.php#_ftn1 (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://arhibox.com/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://arhivdepo.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://docsys.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.abactiv.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.archivit.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.discret-arhivare.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
http://www.stefadina.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://mitarhivis.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://sda.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)
https://www.certarchive.ro/ (accesat pe 12 ianuarie 2017)