PROTOCOLO DE ADMISIONES

1 OBJETIVOS
Estandarizar y documentar el proceso de admisiones de las instituciones complementarias
de la sub red sur del distrito capital con la finalidad de brindar una atencin de los usuarios
de manera integral, segura, oportuna, pertinente, continua y humanizada garantizando un
proceso oportuno de admisin.

2 ALCANCE
El proceso de admisin iniciara desde la planeacin, acceso, admisin, tratamiento,
ejecucin y egreso del paciente.

3. A QUIEN VA DIRIGIDA
El presente documento se har extensivo para el cliente interno de cara a los procesos
administrativos, involucrado de manera directa a los colaboradores que intervienen en el
proceso de admisin en la unidad de servicio de salud el tunal (red sur).

4. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DE CREACION DESCRIPCION

Diseo de un protocolo
administrativo de admisin
01 24/02/2017
para una IPS de baja
complejidad.
Avance en el cuadro de
02 03/03/2017
descripcin de actividades |
Terminacin del cuadro de
03 05/03/2017
actividades y flujograma
Creacin y envi de
04 10/03/2017
Normograma
05 24/03/2017 Creacin de glosario
Terminacin y envi del
06 25/03/2017
glosario
07 28/03/2017 Organizacin y terminacin
del documento para la
entrega de un protocolo
administrativo de admisin
 dirigido a una IPS de baja
complejidad

5. DEFINICIONES

- SISPRO: sistema integral de la informacin de la proteccin social, es una

herramienta que permite obtener, procesar y consolidar la informacin necesaria
para la toma de decisiones que apoyen la elaboracin de polticas, el monitoreo
regulatorio y la gestin de servicios en cada uno de los niveles
- BDUA: base de datos nica de afiliados, es la base que contiene la informacin de
los afiliados plenamente identificados, de los distintos regmenes del SGSSS.
(Rgimen subsidiado, contributivo y regmenes especiales)
- RUAF: registro nico de afiliados, es un sistema de informacin que contiene el
registro de los afiliados al sistema integral de seguridad social (salud, pensiones,
riesgos profesionales), a subsidio familiar, a cesantas, y de los beneficiarios de los
programas que se presten a travs de la red de proteccin social.
- EOC: entidades obligadas a compensar, aportantes e independientes deben tener en
cuenta dos cambios importantes que trae el decreto 4023 de 2011 ya que por un lado
las EPS y EOC no tendrn permitido hacer recaudo directo, y los aportantes e
independientes no podrn descontar.
- EPS: entidad promotora de salud, son empresas que brindan servicios de salud
privada a los trabajadores que estn afiliados a ellas, y complementan la cobertura
que brinda es salud.
- IPS: institucin prestadora de servicios en salud, es contratada por las entidades
promotoras de salud - EPS para que cumpla con los planes y servicios que estas
ofrecen (promueven) a sus usuarios, pero son las EPS que cancelar todos los gastos
mdicos que sus pacientes generen a las IPS.
- FOSYGA: fondo de solidaridad y garanta, es una cuenta adscrita al ministerio de
salud y proteccin social manejada por encargo fiduciario, sin personera jurdica ni
planta de personal propia, cuyos recursos se destinan a la inversin en salud.
- PAMEC: programa de la auditoria y mejoramiento de la calidad de la atencin en
salud, implementa un mecanismo sistemtico y continuo de evaluacin y
mejoramiento de la calidad que reciben los usuarios.
- SOGCS: sistema obligatorio de la garanta de la calidad en salud, tiene como
objetivo proveer de servicios de salud a los usuarios individuales y colectivos de
manera accesible y equitativa, a travs de un nivel profesional ptimo, teniendo en
cuenta el balance entre beneficios, riesgos y costos,
- ESE: empresa social del estado, que constituyen una categora especial de entidad
pblica descentralizada, con personera jurdica, patrimonio propio y autonoma
administrativa en salud, es la estrategia de coordinacin intersectorial que permite la
atencin integral e integrada, desde la salud pblica, la promocin de la salud, la
 prevencin de la enfermedad, el diagnstico, el tratamiento, la rehabilitacin del
paciente

- RIPS: registro individual de prestacin de servicios en salud, se define como el

conjunto de datos mnimos y bsicos que el sistema general de seguridad social en
salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control y como soporte
de la venta de servicios.

- TRIAGE: represente la evaluacin rpida de los pacientes y su ubicacin en la lista

de espera para la atencin mdica clasificado en i, ii, iii, iv, v (decreto 5596 de
2015)

- RIESGO VITAL: se entiende por urgencia o energa toda condicin clnica que
implique riesgo de muerte o de secuela puncionar grave, por lo tanto, debe ser
inmediatamente activo

- COMPROBADORES DE DERECHOS: sistema por el cual se verifica el estado

de afiliacin del usuario a la EPS.

- AUTORIZACIN: es un formato que se estandariza con el contenido de la

informacin que debe diligenciar la entidad responsable de pago al prestador del
servicio de salud no puede ser menor a 2 meses contado a partir de su fecha de
emisin (resolucin 4331 del 2012)

- FACTURACIN: conjunto de actividades que permiten identificar, registrar,

clasificar, liquidar y cuantificar la prestacin de servicios de salud, que conlleva la
atencin de un usuario de una IPS con base al manual de procedimientos.

- ADMISIN: es el departamento responsable de tramitar los procesos de

hospitalizacin a pacientes con cirugas programadas y a los referidos de consulta
externa entre otros servicios en las reas de consultas mdicas.

- CUOTA MODERADORA: es un aporte en dinero que realiza el afiliado al utilizar

los servicios ofrecidos por el pos con el fin de moderar el uso de los mismos.

- SISBEN: sistema de seleccin de beneficiarios para programa sociales est

conformado para un conjunto de normas y procedimientos para obtener informacin
socioeconmica de grupos especficos en todo el departamento distritos y
municipios del pas

- ANAMNESIS: recoleccin de informacin de los datos clnicos relevantes y del

historial de un paciente, la anamnesis incluye los antecedentes personales respecto a
la enfermedad (res 1995 de 1999)
 - HISTORIA CLNICA: es un documento mdico legal prestado por el personal
mdico y el paciente que ayuda a reunir la informacin de aspectos tcnicos y
administrativos, y solo pueden acceder a esta informacin los usuarios, el equipo de
salud y las autoridades judiciales

- ORDEN DE SERVICIO: documento mediante el cual se ordena a quien

previamente ha presentado cotizacin u oferta de determinados servicios que
requiere la entidad, la prestacin de dichos servicios de salud.

- RGIMEN SUBSIDIADO: mecanismo mediante la coleccin ms pobre sin

capacidad de pago tiene acceso a los servicios de salud a travs de un subsidio que
ofrece el estado.

- COPAGO: son los aportes en dinero que corresponden a una parte del valor del
servicio demandado y tiene como finalidad ayudar a financiar el sistema. (Acuerdo
260 de 2004)

- RGIMEN CONTRIBUTIVO: son normas que rigen la vinculacin de los

individuos y las familias al SGSSS. Que comprenden a los trabajadores asalariados
pblicos y privados y a los empleadores.

- POS: plan obligatorio de salud

- ATENCIN INTEGRAL DE URGENCIAS: son acciones que se le realizan a

una persona con patologa de urgencia que tienden a estabilizarla en sus signos
vitales

6. NORMOGRAMA

ITEM DESCRIPCION
Ley 100 de Por el cual se crea el sistema de seguridad social integral y dicta otras
1993 disposiciones.
Ley 1122 de Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de
2007 Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Ley 1438 del Por medio de la cual se reforma el sistema de seguridad social en salud y
2011 se dictan otras disposiciones.
Ley 1751 de Ley Estatutaria en Salud por la cual se establece el derecho fundamental
2016 a la salud, como regularlo y mecanismos de proteccin.
Decreto 780 Por medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector
de 2016 Salud y Proteccin Social
Decreto 1011 Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de
Del 2006 la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Decreto 4747 Por el cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los
del 2007 prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago
de los servicios de salud de la poblacin a su cargo y se dictan otras
disposiciones.
Resolucin Por el cual se realizan especificaciones para identificacin de los
812 del 2007 afiliados.
Resolucin Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envo,
3047 de 2008 procedimientos y trminos a ser implementados en las relaciones entre
prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de
servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007
Decreto 019 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
del 2012 procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica.
Resolucin Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripcin
2003 de 2014 de los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitacin de servicios de
salud
Resolucin Pargrafo: El proceso de verificacin de derechos de los usuarios, sern
5596 del posterior a la realizacin del triage y en consecuencia, el triage debe ser
2015 realizado a la llegada del paciente al servicio de urgencias.

Resolucin Es la resolucin por la cual se dictan disposiciones en relacin con el

256 de 2016 Sistema de Informacin para la Calidad y se establecen los indicadores
para el monitoreo de la calidad en salud.

7. RESPONSABLES:
RESPONSABILIDAD RESPONSABLE
Acceso guarda de seguridad
CAU (centro de atencin al usuario
autorizaciones)
facturacin
auxiliar de enfermera
Derechos y deberes e informe de costo de CAU (centro de atencin al usuario
servicios facturacin
Registro e ingreso CAU (centro de atencin al usuario)
facturacin
auxiliar de enfermera
Planeacin de atencion enfermera
medico (incluyendo especialidades)
Evaluacin del tratamiento medico (incluyendo especialidades)
enfermera
apoyo diagnostico
 apoyo teraputico
Ejecucin del tratamiento medico (incluyendo especialidades)
enfermera
apoyo diagnostico
apoyo teraputico
Seguridad del paciente referente de seguridad del paciente
Salida y seguimiento del paciente facturacin
medico (incluyendo especialidades)
enfermero

8.DISPOSICIONES GENERALES
Admisin del paciente
Es el proceso mediante el cual se realiza el ingreso del usuario a los servicios de salud
dentro de una institucin hospitalaria.
Elementos necesarios para la admisin de los pacientes:
Personal competente y capacitado
Normas de admisin bien definidas

Funciones generales del personal administrativo:

Recibir las solicitudes de atencin mdica, y organizar tanto las consultas de
primera vez como las siguientes.
Cumplir estrictamente las rdenes del mdico de acuerdo con la clasificacin del
Triage.
Solicitar el expediente y la documentacin clnica.
Registrar los datos requeridos, para la admisin.
Proporcionar a los pacientes todos los datos sobre los servicios auxiliares.
Atender y orientar a los pacientes que se presentan sin cita previa, por gravedad o
por citas anteriores.

Admisin Del Paciente En Consulta Externa

Considerar las necesidades sociales, fsicas y psicolgicas del paciente para brindarle
servicio. Preparar psicolgica y fsicamente al paciente para obtener su colaboracin en el
examen fsico y en tratamiento.

Funciones del administrativo

Mantener el orden, buen funcionamiento y limpieza del equipo que se va a
utilizar.

Solicitar la documentacin necesaria para la consulta.

 Solicitar los expedientes oportunamente y observar la integridad de los mismos.

Llamar al paciente por su nombre y en el orden que le corresponde. (digi-turno)

Registrar los datos en el expediente.

Dar amplia orientacin para la salud, de acuerdo al diagnstico y prescripcin

mdica.

Orientar al usuario a otros servicios en caso de ser necesario.

Devolver a control los expedientes.

ADMISION DE URGENCIA

Es aquella que se hace cuando la vida del paciente presenta alguna dificultad de deterioro
general de la salud o est en inminente peligro.

NORMAS EN LA ADMISION DEL PACIENTE

Recordar que:
Los factores que originan el ingreso del paciente a la institucin, a fin de tener una
idea precisa de su funcin asistencial, cada una de las personas admitidas al hospital
debe ser considerada individualmente.
No todos los casos son iguales; ni todos los pacientes reaccionan de igual manera a
la misma enfermedad o evento adverso.
Las rutinas del hospital tienen ventajas, pero en algunos pacientes pueden producir
reacciones desfavorables.
El ingreso al hospital es desagradable para la mayora de los pacientes. Mucho les
consuela ser recibidos con atencin y amabilidad y que los llamen por su nombre,
del modo de admitir a un paciente en el hospital depende que se establezcan o no
relaciones amables.
Si la enfermera conversa con el paciente y con su familia por breves momentos podr
comprender mejor al enfermo.
Cuando un usuario ingresa a Urgencias, la admisin debe hacerse con seguridad y
con la rapidez suficiente, posteriormente se cumplirn los requisitos de
documentacin referentes al caso.
Los enfermos que estn inconscientes y no tengan consigo su identificacin deben
ser registrados como hombre desconocido o mujer desconocida.

9. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

9.1.1
 ADMISION DE URGENCIAS
N QUE QUIEN COMO PUNTOS DE
(ACTIVIDAD) (RESPONSAB (DESCRIPCION ) CONTROL
LE)
1 INGRESO Personal Se saluda al DOCUMENTOS
administrativo paciente, se solicita COMPLETOS
los datos DEL PACIENTE
personales, la
pregunta el motivo
de la consulta.
(Priorizacin de la
Poblacin)
2 PRETRIAGE Auxiliar de Se realiza APERTURA DE
enfermera verificacin de HISTORIA
signos vitales CLINICA
(tencin,
temperatura,
oximetra.
Se toma talla y
peso.
Se realiza ficha de
Triage
2 ADMISIN Personal Verificacin de PROCEDIMIENT
administrativo datos. O DE
Direccionamiento INFORMACION
del usuario en el AL PACIENTE
proceso
administrativo.
3 DILIGENCIAR Personal Despus de PROCEDIMIENT
ADMISION administrativo verificar los datos O DE BASE DE
se ingresa la DATOS
informacin al
sistema como C.C,
RC, TI o
consecutivo para
los casos de
usuarios sin
identificar.
Los consecutivos se
asignan de acuerdo
a la resolucin 812
de AO????,
donde ingresa el
cdigo de
 municipio seguido
del cdigo de
departamento y el
consecutivo
asignado por la
IPS.
Se digitan los datos
tales como
4 COMPROBADOR Personal Se realiza la Informacin
DE DERECHOS administrativo verificacin de otorgada por la
datos con el plataforma de la
nmero de EAPB
documento en las
bases de datos ya
establecidas.
(NOMBRAR
BASES DE
DATOS )
6 TRIAGE Medico de turno Clasificacin de HISTORIA
Triage. CLINICA TRIAGE
Si compromete
signos vitales es 1,
2 Y 3.
No compromete su
estado general 4 y
5.
7 APERTURA DE Auxiliar de Se realiza la HISTORIA
HISTORIA enfermera apertura de la CLINICA
CLINICA historia clnica para
pacientes de Triage
2 y 3 se le informa
al usuario que debe
esperar en la sala el
llamado del
mdico.
Triage 1 el medico
autoriza
verbalmente la
apertura de la
historia clnica por
la complejidad de
la enfermedad.

8 DEFINIR MEDICO Se da la orden por HISTORIA

 CONDUCTA TRATANTE parte del mdico CLINICA
que valora al
paciente segn la
conducta:
observacin
hospitalizacin
remisin
consulta externa
morgue
enfermera hace el
ingreso a los
diferentes
SERVICIOS
12 OBSERVACION Medico de turno Se deja al paciente HISTORIA
en observacin para CLINICA
verificar su
evolucin en el
tratamiento
13 REALIZAR Personal Se realiza el HISTORIA
ADMISION DEL administrativo cambio de servicio CLINICA
PACIENTE EN de urgencias a (AUTORIZACION
HOSPITALIZACI hospitalizacin. DE SERVICIOS)
ON
14 HOSPITALIZACI Medico de turno Segn criterio HISTORIA
ON o/y especialista medico el paciente CLINICA
es hospitalizado
para seguir su
tratamiento
15 INGRESO DE Enfermera y Registra en la HISTORIA
PACIENTE A medico historia clnica el CLINICA
INTERNACIN hospitalario ingreso a piso del
paciente y sus
debidos procesos.
El medico de turno
valora al paciente y
explica a sus
familiares el
diagnostico
presentado y el
tratamiento a
realizar.
16 REMISION Medico de turno El paciente necesita HC
o/y especialista de servicios
externos de la IPS
 en que se encuentra
MORGUE Medico de turno Cuando el paciente HC
17 o/y especialista no presenta signos
vitales
19 EGRESO Medico de turno Teniendo en cuenta HISTORIA
o/y especialista las condiciones del CLINICA
paciente el mdico
le indica que se
puede ir a su casa
20 CIERRE DE Personal Realiza la PERSONAL
EGRESO administrativo generacin de la ADMINISTRATIV
factura segn el O
servicio prestado

9.1.2
CONSULTA EXTERNA
QUE QUIEN COMO PUNTOS DE
N (ACTIVIDAD) (RESPONSABL (DESCRIPCIO CONTROL
E) N)
1 INGRESO Personal Saludo al DOCUMENTOS
administrativopaciente DEL PACIENTE
Se solicitan los
datos del
paciente
2 ADMISIONES Personal se realiza la PROCEDIMIENTO
administrativo verificacin de DE
datos y el INFORMACION
direccionamiento AL PACIENTE
del usuario en el
proceso
administrativo
3 COMPROBADOR Personal Se realiza AUTORIZACION
DE DERECHOS administrativo verificacin de DE
datos en la bases PROCEDIMIENTO
de datos ya S POR LA EPS
establecidas
4 AUTORIZACION Personal Se realiza la PROCEDIMIENTO
administrativo verificacin del DE
nmero de INFORMACION
autorizacin y AL PACIENTE
que se encuentre
vigente a la
fecha
5 PROGRAMACIO Persona En caso que por PROCEDIMIENTO
N DE CITA administrativo horario y/o DE
(ULTIMO) vencimiento de INFORMACION
la autorizacin AL PACIENTE
no se efectu la
cita se har la
reprogramacin
de la misma.
6 APERTURA DE Medico de turno La realiza el HISTORIA
HISTORIA medico segn CLINICA DEL
CLNICA especialidad de PACIENTE
la consulta
7 PRESTACION DE Medico de turno El medico hace HISTORIA
SERVICIOS la consulta CLINICA DEL
pertinente segn PACIENTE
demanda del
paciente
8 TRATAMIENTO Medico de turno o Segn HISTORIA
especialista enfermedad o CLINICA DEL
hallazgos se PACIENTE
realiza el
tratamiento
correspondiente
9 EGRESO Medico de turno o Segn MEDICO
especialista tratamiento el TRATANTE O/Y
mdico o ESPECIALISTA
10. FLUJOGRAMA
12. DOCUMENTOS:
DOCUMENTOS PROPIOS DEL HOSPITAL
- Encuestas (falta realizarlas)
Regional distrito capital
Centro de Formacion en Talento Humano en
Salud
Proyecto Formativo: DISEO DE UN
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO PARA EL
PROCESO DE ADMISIONES EN UNA IPS DE
BAJA COMPLEJIDAD
Ficha:1136438,1136420, 1136421
ENCUESTA PERCEPCION DE LOS
FUNCIONARIOS RESPECTO AL PROCESO
DE ADMISIN DE USUARIOS EN UNA IPS
 DE BAJA COMPLEJIDAD
FECHA
NOMBRE
FUNCIONARIO:

SERVICIO:

PREGUNTAS S N Justifique su respuesta

1 Saluda usted a los usuarios y da prioridad a

personas en condicin de discapacidad, adultos
mayores y madres gestantes?
2 Identific y verific usted los datos personales
y motivo de consulta del usuario?
3 Indic usted al usuario a donde dirigirse
despus de realizar la verificacin de los datos?
4 Identifica y cumple usted con la calificacin de
triage asignada al usuario?
5 realiz usted la verificacin de derechos?

6 Solicit usted la autotizacin respectiva a la

EPS?
7 Se realiz apertura de la Historia Clnica
deforma oportuna?
8 Conoce usted el protocolo de admisiones de la
institucin?
9 Cree conveniente cambiar o implementar un
protocolo de admisiones en la institucin?
18 Este protocolo contempla los pasos que debe
seguir el usuario para facturar los servicios
asistenciales?
20 El protocolo de admisin menciona los valores
que debe cancelar el usuario por copago o cuota
moderadora?
10 En caso de contingencia sabe cmo orientar al
usuario dentro de la institucin?
11 Conoce usted a donde debe dirigir al usuario
segn su necesidad en la institucin?
12 Conoce usted los principios y polticas
institucionales del rea de admisiones?
13 Sabe usted cuales son todos los servicios de
atencin en la institucin?
14 Considera usted que tiene la informacin
acorde para atender al usuario?
15 Considera usted que las instalaciones de la
institucin son de fcil acceso para el usuario?
16 Considera usted que la organizacin de la
institucin ayuda al proceso de admisiones?
17 Conoce usted el conducto regular en caso de no
poder dar la informacin correcta al usuario?
19 La institucin calculo los costos unitarios de
prestacin de servicios asistenciales?
21 Los funcionarios encargados del proceso de
admisin conocen el valor de las glosas?
22 Los funcionarios de admisin conocen el valor
de las perdidas econmicas por subregistros en
facturacin?
23 La dependencia encargada del proceso de
admisin, llevan control y seguimiento a la
facturacin diaria?
24 Conocen los funcionarios de admisin las
normas relacionadas con el proceso de
facturacin del servicio?
25 El proceso de admisin cuenta con resultados
de autoevaluacin?

- Proceso de admisin (normatividad)

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resoluci%C3%B3n
%204331%20de%202012.pdf

13. BIBLIOGRAFIA

https://www.minsalud.gov.co/salud/Paginas/SistemaIntegraldeInformacinSISPRO.aspx
https://www.minsalud.gov.co/Lists/Glosario/DispForm.aspx?ID=122

http://www.cepal.org/deype/noticias/noticias/4/36184/CEA5_semREGISTROS_ppt_Carlos
JRodriguez.pdf

http://www.fosyga.gov.co/Inicio/-Que-es-el-FOSYGA

www.adrianamendoza.com/2009/01/17/que-es-pamec/

https://www.minsalud.gov.co/salud/.../Sistema-Obligatorio-Garanta-Calidad-SOGC.aspx

cdim.esap.edu.co/.../empresas%20sociales%20del%20estado%20-%20san%20luis%20de

https://www.minsalud.gov.co/salud/Paginas/Atencion-primaria-en-salud.aspx

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/.../FAQ-RIPS.pdf