REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE SALGAR

ACUERDO 002
(Mayo 29 de 2008)

POR EL CUAL SE APRUEBAN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DE
SALGAR

El Consejo Municipal de archivos del Municipio de Salgar- Antioquia en uso de sus

atribuciones legales, en especial las conferidas en la Ley 594 del 2.000, en el Decreto 4124
de 2004, en el acuerdo 012 de 1995 del Archivo General de la Nacin y el Decreto
Municipal 045 del 13 Mayo de 2007, y

CONSIDERANDO

Que la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", en su artculo 24 establece la obligatoriedad
para las entidades de la Administracin Pblica la elaboracin y adopcin de las respectivas Tablas
de Retencin Documental.

Que es deber de la Administracin Pblica la organizacin y conservacin de sus archivos en sus

diferentes fases de formacin, entendidos estos como los Archivos de Gestin, el Archivo Central y
el Archivo Histrico de las entidad.

Que el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin, establece la metodologa para la
elaboracin, presentacin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.

Que el Decreto Nacional 4124 de 2004, establece que es funcin de los Consejos Territoriales de
Archivos aprobar las Tablas de Retencin Documental de las entidades del Correspondiente ente
Territorial.

Que el Decreto Municipal 045 del 13 mayo de 2007, crea el Consejo Municipal de Archivos para el
Municipio de Salgar.

Que el Comit Evaluador de Documentos acta como organismo asesor del Consejo Municipal de
Archivos de Salgar.

Que el referido Comit revis y evalu las Tablas de Retencin Documental presentadas por la
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JOSE DE SALGAR, y

Emiti concepto favorable con fecha del 29 DE MAYO DE 2008, Considerando que se encuentran
en un alto grado de confiabilidad en los relacionado con la identificacin y conformacin de series
documentales, lo mismo que los tiempo de retencin establecidos para las diferentes fases
archivsticas y que los procedimientos adoptados para la disposicin final son apropiados.
Por lo anterior expuesto
.~ .. -

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO: Aprobar las Tablas de Retencin Documental elaboradas y presentadas

por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JOSE DE SALGAR.

ARTICULO SEGUNDO: Ordenar a la Administracin de la Empresa Social del Estado Hospital

San Jos de Salgar que, a travs de la expedicin del acto administrativo proceda a la adopcin de la
Tabla de Retencin Documental y su aplicacin en los distintos archivos de Gestin, archivo central
y archivo Histrico.

PARGRAFO: igualmente debe sealar que la responsabilidad de la organizacin, conservacin,

transferencias y consulta de las series documentales relacionadas en la Tabla de Retencin
Documental de todas las dependencias corresponde a cada uno de los jefes de las mismas.

ARTICULO TERCERO: Las tablas de Retencin Documental de la Empresa Social del Estado
ESE HOSPITAL SAN JOSE DE SALGAR, se aprueban una sola vez. En consecuencia, el Comit
de Archivo del Hospital, teniendo en cuenta los lineamientos dados por el Archivo General de la
Nacin; velar porque se realicen los ajustes pertinentes en caso de ocurrir modificaciones al
interior de la Entidad. Las actualizaciones y modificaciones debern quedar perfectamente descritas
en las actas del Comit de Archivo de las cuales se enviar copia al Consejo Municipal de Archivo
de Salgar.

ARTICULO CUARTO: El Consejo Municipal de Archivos de Salgar, los entes de Control del
Estado, cualquier instancia del Sistema Nacional de Archivos y los ciudadanos en general podrn,
en cumplimiento de la normatividad archivstica vigente, verificar la aplicacin de la Tabla de
Retencin Documental y la conformacin de sus archivos en sus diferentes fases desde el punto de
vista del ciclo vital de los documentos; en caso de incumplimiento, tendrn la facultad de poner en
conocimiento de la Procuradura Regional del Departamento y la Contralora General de Antioquia
la presunta omisin, para que se adelanten las investigaciones a que haya lugar.

ARTICULO QUINTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin y deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQUESE, NOTIFIQUESE y CUMPLASE

Dado en el Municipio de Salgar -Antioquia, a los 29 das del mes de Mayo 2.008

L~~9*~LENCIA CARDONA
Presidente Secretari Tcnico
Consejo Municipal de Archivo Consejo Municipal de Archivos.
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ENTIDAD: E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE

ELABORADO POR: LUIS EDUARDO VALENCIAtCAR09NA

FECHA: 5 DE JUN10 DE 2008

1. ANEX.QS: SI NO

1.1 Comunicacin remisoria firmada por el repreSeQ~lll~e~II,t~ElaJ\~&~li~~Jn~lGl~d_x__

1.2 Acta Gle,I'G()mtti~~~~Ci!niv0;de

.;la'eJ;1tt~.aQ~~IilP,alj1'!aj;~ "tt':i t~ _x_ _
. , .f' ,'(~ "q,:,__:.;"". . i~;..:-}tJ~'i~,
~ ':" '
1.3Normatividadjurdica, tcnica y administri~!va sobre la cr~~''R':C~k,bios
estructurales, y funciones de la instituGilJf-~':d:edi'j~f$. '~:,lte y
conservacin de los documentos. _x_ _
1.4 Organigrama _x_ _
1.5 Cuadro de clasificacin de series y subserles documentales _x_ _
1.6 Encuestas estudio de unidad ,daeum,enr~p\t','" _x_ _
1.7 Explicacin de la metodologa X _

2. CONFRONTACION ORGANIGRAMA TRD

2.1 La TRD se presenta para cada unidad admlnlstratlva _x_ _

2.2 Faltan dependencias productoras _x_ _
3. RELACION: SERIE - FUNCION

3.1 Las series y subseries corresponden a documentos producidos por

la Entidad _x_ _

3.2 La serie y subseries corresponden a documentos producidos por la

Dependencia _x_ _
4. DENOMINACION y CONFORMACVION DE SERIES y SUBSERIES

5. CODIFICACION
 ..
... '-

6.1 Es adecuado-el-tiempdde retencin en el Archivo de Gestin

l _

6.2 Es d'eClf.ladoel timp~ de retenCi'n en el Ar'Ctlivo ceMtfal

l _

7.1 SedestfliJyen series qde son d-e su custodia permanente l_

7~2Se conserva la totalid~d de la serie a la que se le puede a~ntar

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Medelln, 4 de junio de 2008 : ..' i J,;:)t
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LUIS EDUARDO VALENCIA CARDONA
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Salgar - Antioquia

Asunto: Concepto tcnico - Tablas de Retencin Documental.

Respetuosamentese emite el siguiente concepto tcnico amparado en la Legislacin Nacional en

lo que corresponde a la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en su artculo 19; Ley 80 de
1993 en su Artculo 55; Ley de Contratacin Administrativa; Ley 962 de 2005; Ley Antitrmites y
Decreto Nacional 2649 en su Artculo 34 de Responsabilidad Contractual, que rigen para la
organizacin de archivos en su contexto activo, pasivo e histrico. Es as como se concepta:

Revisada la documentacin correspondiente a la ESEHospital San Jos del municipio de Salgar,

se encuentra que se han aplicado las tablas de retencin documental en toda su reglamentacin
y extensin, protegiendo documentos de vital importancia para el funcionamiento administrativo
y guarda del registro histrico para la memoria institucional de la entidad y la comunidad.

Atentamente,

=----= --; ~G' o /L.~-14 "E

SERGIO ARROYA VE NA YA
Historiador
Universidad de Antioquia
c.c. 71'575.580 de Medelln
Telfono 291.11.11