PROCESO SERVICIOS INFORMTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

SUBPROCESO SERVICIOS DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Cdigo : PSI.04

Versin : 05
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE CORREO ELECTRNICO
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Revis: Profesional DSI Fecha de aprobacin: Diciembre 03 de 2007
Aprob: Rector
Jefe DSI Resolucin No. 1850

OBJETIVO ALCANCE

Crear y administrar el servicio de correo electrnico institucional Aplica para la creacin y prestacin del servicio de correo electrnico por parte
de la DSI a la comunidad universitaria.

NORMATIVIDAD

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales.
Acuerdo 060 de 2011, establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas.
Directiva Presidencial 04 de 2012, sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la poltica cero papel en la administracin pblica.
Polticas internas de la Divisin de Servicios de Informacin.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Gestor de Solicitudes: Sistema de informacin para la solicitud de los servicios ofrecidos por la Divisin de Servicios de Informacin, siguiendo la ruta:
Sistemas de informacin Nuevas versiones - Gestin de Solicitudes Elaborar solicitud Servicios Informticos y de Telecomunicaciones Servicios de
TI Mesa Servicios.
Correo Electrnico: Servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes rpidamente (Tambin denominados mensajes electrnicos o
cartas electrnicas ) mediante sistemas de comunicacin electrnico.
Soporte. Servicio que proporciona ayuda tcnica.
UAA: Unidad Acadmico y/o Administrativa de la UIS.
DSI: Divisin de Servicios de Informacin
CONSIDERACIONES
Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con el buzn de correo proporcionado por la Universidad a travs de
la DSI
El servicio de correo electrnico permite la transmisin y recepcin de mensajes de texto y datos adjuntos y el almacenamiento de los mismos. Es
responsabilidad del usuario guardar copias personales de los datos transmitidos a travs del servicio de correo electrnico y la DSI no es responsable por
la perdida de los mismos.
La solicitud de creacin de cuentas que se reciban despus de las 6:00 p.m. se atendern durante la siguiente jornada laboral hbil.
La seguridad de las claves de acceso a este servicio y de la informacin recibida o enviada es de total responsabilidad del usuario
La administracin del espacio asignado para este servicio es responsabilidad del usuario.
Las Sedes Regionales, realizarn las solicitudes directamente a la DSI previa aprobacin del Coordinador de la Sede.
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Inicio/Fin Actividad Dec isin Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina
intranet
DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE REFERENCIA

INICIO 1. Informa la necesidad de una cuenta de correo electrnico a la DSI, por UAA Formato FSI.23
medio del formato FSI.23 envindolo digital va correo electrnico o
realizando directamente la solicitud a travs del Sistema Gestor de
Solicitudes.
1. Realiza solicitud a la DSI

2. Analiza la clase de vinculacin del usuario con la Universidad y que Profesional DSI
cumpla los requisitos que se presentan a continuacin para la aprobacin
2. Analiza la solicitud de la solicitud:

a) Para el personal que se vincula a la universidad como personal de planta ,

La Divisin de Recursos Humanos debe realizar su registro en el sistema de
informacin correspondiente para que la DSI pueda entregar el nombre de
usuario (Login) y la clave para el correo electrnico.
b) Cuando se trata de organizacin de eventos acadmicos (Seminarios,
Aprueba la solicitud? Simposios, Foros, Encuentros estudiantiles, Semanas tcnicas y dems), el
SI
responsable de la organizacin del evento y con el visto bueno del jefe de la
UAA a la que pertenece, solicita a la DSI la creacin de un correo
NO electrnico. Estas cuentas tendrn una fecha de expiracin de acuerdo a la
fecha de realizacin del evento.
c) Para el personal con tipo de vinculacin diferente a planta, el jefe
inmediato debe hacer la solicitud a la DSI, en la cual se debe especificar el
tiempo de duracin de la cuenta.

3. Da respuesta escrita o A 3. Da respuesta escrita o verbal explicando los motivos por los cuales Profesional DSI
verbal de rechazo Pg. 3 no fue aceptada la solicitud.

4. Las solicitudes una vez aprobadaS, son remitidas a la persona Profesional DSI
4. Crea la cuenta de correo
electrnico. encargada de su creacin quien d respuesta al responsable de la
solicitud.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Presenta dificultad con la

utilizacin de la cuenta
No

SI

5. Reporta problemas 5. El usuario informa de manera verbal o escrita a la DSI, dificultades Usuario
con la cuenta de correo con su cuenta de correo electrnico.

6. El profesional encargado analiza la solicitud para determinar cu l Profesional DSI

6. Presta Soporte es la necesidad del usuario y da la solucin verbal o escrita del
tcnico
mismo.

A FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN

1 Diciembre 03 de 2007 Creacin del Documento

2 Inclusin del item nmero tres en el campo de consideraciones, eliminacin de la vieta

Octubre 29 de 2008
aclaratoria de la actividad uno, cambio en la redaccin de las actividades 2.b), 5 y 6.

Inclusin de consideraciones y definiciones especiales para el Instituto de Proyeccin Regional

3 Octubre 09 de 2009
y Educacin a Distancia.

Modificacin de la consideracin numero 6. En la actividad 1 se agreg va correo

4 Marzo 12 de 2014 electrnico . Se modific el literal c de la actividad nmero 2 y se elimin el literal d. Se
modific la actividad nmero 4, eliminando la aprobacin por parte del jefe de la DSI.
Inclusin de la normatividad aplicable.
Actualizacin de las consideraciones del procedimiento. Inclusin en la actividad 1, del
registro de la solicitud en el sistema de informacin correspondiente.
5 Actualizacin del nombre del subproceso al que pertenece el procedimiento.
Abril 22 de 2015 Modificacin del literal a) de la actividad 2. con la inclusin de la responsabilidad de la
Divisin de Recursos Humanos de realizar el registro del personal de planta en el
sistema de informacin correspondiente para que la DSI pueda generar el usuario y la
contrasea requeridos.