24) TECNOLOGIA DA INFORMAO APLICADA AOS ARQUIVOS

Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos

- SIGAD
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de
vida dos documentos, desde a produo at a destinao final, seguindo os princpios da gesto
arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de
garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos
arquivsticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de
classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo
prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais.
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo
ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de
correio eletrnico, pginas web, bases de dados.
um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua
concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou
entidade.

REQUISITOS ARQUIVSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD

Captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos.

Gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os
documentos.

Implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses

mesmos documentos.

Integrao entre documentos digitais e convencionais.

Manuteno da autenticidade dos documentos

Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de

valor permanente.

Aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos.

Transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao.

Gesto de preservao dos documentos

O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um

programa de gesto arquivstica de documentos. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar,
simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre
os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por
meio do SIGAD.
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto
arquivstica de documentos.

Captura
Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando
ele passa a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode
ser includo num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e
ento capturado, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro,
a captura pode prever a introduo de outros metadados, tais como data e hora da produo, da
transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do
destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de
detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e
do seu contexto jurdico-administrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento
arquivstico de maneira inequvoca e mostrar sua relao com os outros documentos.

Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em
um SIGAD, essa descrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo-
lhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto, e procedendo
distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir
de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a
atribuio de cdigo aos documentos. A classificao deve tomar por base o contedo do
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A
classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial
bsico para sua recuperao.

OBJETIVOS DA CLASSIFICAO
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos.

Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.

Auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou

atividade.

Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam

transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. Ela tem como
objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, e pode ser
feita de forma manual ou automtica.

Atribuio de restrio de acesso

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,
ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece
graus de sigilo a serem atribudos a cada documento.

Arquivamento
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao
lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital,
como suporte e contedo so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico
(suporte), lgico (software e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa
armazenar o objeto digital, mantendo sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos
digitais.
 Avaliao, temporalidade e destinao
o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer os prazos de
guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio que lhes so atribudos. Os
prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e
destinao do rgo ou entidade. A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto
arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e
intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD,
deve identificar a temporalidade e a destinao previstas para o documento no momento da captura
e do registro, de acordo com os prazos e aes estabelecidos na tabela de temporalidade e
destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado
ao documento.
O sistema de gesto arquivstica de documentos tambm deve identificar os
documentos que j cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinao prevista. Se for
um SIGAD, esse sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo
previsto na tabela de temporalidade e destinao.

Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos

O sistema de gesto arquivstica deve permitir a pesquisa, a localizao e a apresentao
dos documentos e informaes neles contidas, de forma a facilitar a conduo das atividades e
satisfazer os requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. Em um SIGAD, a pesquisa se
faz por meio de parmetros predefinidos, selecionados entre as informaes coletadas no momento
do registro do documento e entre os metadados a ele associados.

Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias

de segurana
O sistema de gesto arquivstica deve prever controles de acesso e procedimentos de
segurana que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se
destacar o uso de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de
usurios e caractersticas de acesso aos dados, e a manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de
cpias de segurana.

Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por
usurio e/ou grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
 restrio de acesso aos documentos;
exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos
usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,
ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos.
O sistema deve impedir que usurios no autorizados tenham acesso aos documentos
classificados como sigilosos, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem como
queles tidos como originalmente sigilosos.

Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados. A gesto desse uso inclui:
identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode
acessar;
identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos
sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao,
impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identificao de usurio, data,
hora e, se possvel, estao de trabalho;
reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana
que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de
controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do
rgo ou entidade e dos documentos produzidos.

Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o
rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no
sistema.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento,
recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a
data e a hora, e as aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes
sobre o cumprimento das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou
entidade.

OBJETIVOS DA TRILHA DE AUDITORIA

Identificar os autores de cada operao realizada nos documentos.

Prevenir a perda de documentos.

Monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD.

Garantir a segurana e a integridade do SIGAD.

Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos
arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de
perda devido a sinistro, falha no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do
suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou
entidade.
O SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Esse
processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de
restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes.
O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes
para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente.

Segurana da infraestrutura
A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital
diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas
medidas devem considerar os seguintes aspectos:

MEDIDAS DE SEGURANA DA INFRAESTRUTURA DE INSTALAES

As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verificar se essas
condies esto sendo atendidas.

Equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo
com as normas de segurana estabelecidas.

Os equipamentos contra incndio devem ser verificados periodicamente e substitudos antes do

trmino da vida til prevista.
O rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de
manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas.

A rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o
acesso s informaes.

As salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter

controle eletrnico de acesso.

Para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo

com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.

Armazenamento
As consideraes e aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e
destinao.
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um
armazenamento criterioso desde o momento da sua produo, para garantir sua preservao no
longo prazo.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de
polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua
autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem
detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
Os fatores mais importantes para a seleo das opes de armazenamento para
documentos digitais so:
a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos,
computadores) devero prever a limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, o
controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entrada no autorizada. O depsito
deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser
previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (cpias de
segurana e segurana da infraestrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso,
grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a
adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos
como controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir
danos aos documentos.
importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao
formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada,
estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao
(istopos radioativos, toxinas, mofo) e infestao de insetos ou micro-organismos. Os documentos
digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto , as informaes contidas num
suporte devem ser transferidas para outro. Essa tcnica denominada atualizao (refreshing).

Workflow
Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho.
Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs em um fluxo de trabalho
computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de
tarefas de forma coordenada e sequencial.
Os colaboradores tero a possibilidade de acompanhar a tramitao dos documentos e
o desenvolvimento das aes entre os vrios participantes do fluxo, o que contribuir para a
melhoria na realizao das atividades, a identificao dos gargalos, o controle dos prazos e o ganho
de qualidade ao produto final.
O workflow permite a execuo de processos de forma estruturada e isso aumenta a
confiana na realizao das tarefas e elimina incertezas na tramitao dos documentos.

O Workflow permite a gesto dos processos de negcio em uma instituio,

levando os dados corretos, s pessoas adequadas e no momento oportuno. Os
documentos, informaes e atividades so passadas de um participante para
outro para que estes desenvolvam aes respeitando um conjunto de regras
procedimentais e fluxos previamente estabelecidos.

Destaca-se uma srie de vantagens na automao dos fluxos de trabalho:

V Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.

A Rapidez na pesquisa de informaes armazenadas.

N
Informaes dos responsveis por cada atividade do processo sempre
T atualizadas.

A Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber

quais os participantes esto atuando, quais so os prximos a atuar, e
G quando, etc.

Coordenao e execuo das atividades automaticamente com o uso de

E agendas e trocas de mensagens eletrnicas com os participantes.

N Armazenamento das regras e procedimentos.

S
Diminuio da necessidade circulao de documentos em papel e
tramitao automtica dos documentos.

D Reduo do espao de armazenamento de informaes

O Diviso coordenada do trabalho.

Padronizao e melhoria dos processos.

W
O Realizao das tarefas de acordo com regras pr-estabelecidas.

R Reduo dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficincia melhorada.

A automao de processos de negcios resulta na eliminao de muitos
passos desnecessrios e na obteno de processos mais eficientes e simples.
K
Controle das atividades do processo monitoramento constante com
F emisso de alertas automticos.

L Suporte tomada de decises.

O
Qualidade no produto final e a consequente melhoria no atendimento ao
W cliente.
 Preservao Digital
No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica
de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente
em formato digital textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens,
gravaes sonoras, material grfico, pginas da web, etc.
Diante da crescente utilizao da Tecnologia da Informao e Comunicao na produo
de documentos arquivsticos, tona-se fundamental a preocupao com a preservao dos
documentos digitais gerados, uma vez que eles so bastante ameaados pela fragilidade do suporte
e pela obsolescncia tecnolgica.
As instituies precisam definir e implementar uma poltica de preservao digital, pois
esta que vai possibilitar a preservao dos documentos digitais produzidos. Por outro lado, sua
inexistncia ter como consequncia a perda do acervo ao longo do tempo, tendo em vista que a
ausncia de normas, padres, modelos, ambientes e procedimentos deixar os profissionais sem
uma diretriz institucional a ser seguida nos momentos crticos.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua

autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes
no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.

Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que

for necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser
asseguradas as caractersticas dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela
adoo de estratgias institucionais e tcnicas proativas de produo e preservao que garantam
sua perenidade.

Para os documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso,

que pode implicar mudana de suporte e formato, bem como atualizao do
ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia
tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas.
 ESTRATGIAS DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Preveno da obsolescncia tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos
de migrao, como atualizao (refreshing) e converso.

Emulao

Encapsulamento

Preservao da tecnologia

Adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao

recomendvel e necessria.

Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados

Hardware
O hardware um dos elementos bsicos do documento digital sem o qual o documento
no poder ser visualizado. Tendo em vista seu nvel de importncia neste contexto, o hardware
utilizado para a produo, gesto e preservao deve ser escolhido de forma absolutamente
criteriosa (evitando dependncia a equipamentos especficos), pois a partir do momento em que
escolhemos um tipo muito especfico e raro, a instituio poder ficar refm de determinada
tecnologia ou fabricante.

Quando da aquisio dos hardwares, os responsveis pela compra devem

observar se a tecnologia que est sendo adquirida compatvel com a de
diversos fornecedores, com padres internacionais e com arquitetura aberta.
Isso garantir o acesso informao sem interferncia direta do fabricante.
recomendado o uso de tecnologias consolidadas, confiveis e compatibilizadas
pelo mercado.

A obsolescncia tecnolgica do hardware outro grande problema que deve ser

levando em considerao quando se pensa em preservao digital de longo prazo, pois h o risco de
perda da documentao digital simplesmente por no haver mais
peas ou mo-de-obra para a manuteno do equipamento. Desta
forma, em algum momento ser imprescindvel a migrao da
tecnologia dos documentos digitais.
 Os hardwares so considerados frgeis quando comparados aos suportes
convencionais e sua degradao acontece com muita rapidez. Problemas com a
manipulao, a frequncia de acesso e os defeitos de fabricao podem afetar a
confiabilidade do suporte, diminuindo sua vida til.

Software
Assim como acontece com o hardware, as instituies devem evitar dependncia a
softwares especficos e de padro fechado, tendo em vista que a dependncia tecnolgica e de
fabricante absolutamente desaconselhvel. A utilizao de softwares com padres abertos tem
sido uma das alternativas para a conquista da independncia em relao fabricante especfico. Os
padres abertos permitem um domnio maior sobre a tecnologia utilizada e sobre a documentao
gerada.

Sendo o software um elemento primordial para a visualizao do documento

digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Assim como os hardwares, eles
tambm sofrem com a rpida obsolescncia, o que torna obrigatria a adoo de
uma poltica consistente da migrao das informaes.

A estabilidade no mercado tambm fundamental, pois pode evitar a perda de acesso

aos documentos em virtude da descontinuidade do produto. Nesse sentido, aconselhvel o uso de
tecnologias consolidadas, confiveis e compatibilizadas pelo mercado.
Migrao
Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de os objetos
digitais serem acessados face s mudanas tecnolgicas.

A MIGRAO CONSISTE NA...

Transferncia de um objeto digital de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente
deteriorado ou instvel para um suporte mais novo.

Transferncia de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou

padronizado.

Transferncia de um objeto digital de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade

para uma outra mais moderna.
 Os suportes e os formatos dos documentos digitais no duram para sempre,
ficando suscetveis obsolescncia tecnolgica, fragilidade e perda de
confiabilidade.

A rpida obsolescncia dos hardwares e softwares deve ser considerada quando o

assunto preservao digital. preciso que se garanta a leitura do documento digital armazenado
sem maiores embaraos.
Alm da obsolescncia, a fragilidade do suporte digital tambm deve ser considerada
quando da elaborao de uma poltica de migrao, pois os suportes digitais so frgeis e devem ter
seu tempo de vida til estimado para que no exista o risco de perda de documentao digital por
degradao da mdia.
Para que a instituio possa assegurar a preservao dos documentos digitais, a
acessibilidade futura e a autenticidade, os padres de formatos dos documentos digitais devem ser
rigorosamente planejados e implementados, tanto para a captura de documentos atravs de
equipamentos de digitalizao, como para os documentos que j nasceram em meio digital.

CRITRIOS PARA SELEO DOS PADRES DE FORMATOS

Possibilitar a independncia do ambiente computacional (hardware e

FORMATOS ABERTOS
software).

Garantir o acesso ao documento, adotando padres de formatos abertos

ACESSIBILIDADE popularmente utilizados e que no necessitam de um software
proprietrio para seu acesso.

Adotar formatos estveis que permitam a atualizao de verses e

ESTABILIDADE
garantam a compatibilidade.

SUPORTE A Alguns formatos incluem campos de metadados que sero importantes

METADADOS para a preservao e acessibilidade do documento a longo prazo.

Deve-se definir bem o conjunto de caractersticas de cada formato

ESPECIFICIDADE DO
selecionado, evitando formatos no especificados, pois quanto mais
FORMATO
complexo o formato, maior o nvel de controle e preservao.
 Deve-se garantir a interao de documentos digitais entre diferentes
INTEROPERABILIDADE
sistemas tecnolgicos.

O formato deve preservar os dados, a estrutura do documento e toda a

AUTENTICIDADE
informao contextual.

a capacidade de processamento (edio) do documento. necessrio

PROCESSABILIDADE
manter uma verso processvel.

O formato deve manter as caractersticas inerentes apresentao do

documento digital, pois pode ter valor significativo para a informao;
APRESENTAO
portanto, a preservao de suas fontes, cores e lay-outs deve ser
considerada.

CRITRIOS PARA SELEO DOS PADRES DE SUPORTES

Ser compatvel com as diversas tecnologias disponveis no mercado.

COMPATIBILIDADE

Adotar suportes estveis, que permitam atualizaes e garantam a

ESTABILIDADE
compatibilidade.

Suporte que possa ser comprado sem dificuldade de vrios fabricantes,

ACESSIBILIDADE
marcas e modelos.

Ser confivel de forma a garantir o armazenamento e acesso da

informao por longos perodos de tempo. Deve ser verificada
CONFIABILIDADE
periodicamente, pois o frgil suporte digital sofre degradao fsica, o
que pode colocar em risco a documentao digital.

Ser constitudo por matria-prima de boa qualidade, ter um processo de

QUALIDADE
produo confivel e ter sua marca reconhecida pelo mercado.

Ser compatvel com a quantidade de informao a ser armazenada.

CAPACIDADE

A migrao depender de anlises peridicas dos formatos, suportes e confiabilidade

dos documentos digitais, pois a partir do momento em que for identificado que o suporte ou formato
est ficando obsoleto necessrio fazer a seleo criteriosa de novos formatos e suportes.
 Backup
Backup a cpia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuper-
los no caso de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos.
A poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais,
pois garante de forma ntegra e confivel a restaurao dos documentos digitais, sistemas
informatizados e bases de dados. O backup considerado um dos pilares da segurana e
confiabilidade da informao e uma ferramenta obrigatria para todas as reas de informtica. Sua
ausncia pode causar srios danos ao acervo digital quando da ocorrncia de falhas em
equipamentos, sistemas e no prprio suporte de armazenamento.

ELEMENTOS PARA DEFINIO DA POLTICA DE BACKUP

Definio da equipe responsvel pela elaborao, implementao,

EQUIPE
RESPONSVEL reviso e manuteno das rotinas de backup.

Definio de todo o contedo que far parte da poltica de backup.

ACERVO DIGITAL

NORMAS E Elaborao de normas e procedimentos tcnicos para a realizao,

PROCEDIMENTOS manuteno da confiabilidade e recuperao do backup.

CONSCIENTIZAO Programa de conscientizao dos usurios em relao importncia de

DO USURIO respeitar as regras estabelecidas.

Colocao em prtica de todas as regras e normas estabelecidas pela

IMPLEMENTAO
poltica de backup.

Reviso da poltica levando em considerao adaptaes, a realidade da

REVISO PERIDICA
empresa, os acervos e evoluo tecnolgica.

As instituies devem fazer o backup da documentao digital

e providenciar para que o backup e os arquivos originais fiquem alocados
em prdios distintos. Essa ao evitar a perda integral da documentao
em caso de catstrofes (incndio, roubo, alagamentos, etc.).
considerado um erro grave manter todo o acervo digital
armazenado em um nico espao fsico. Contudo, h que se ressaltar que o ambiente de replicao
deve ter no mnimo o mesmo nvel de segurana dos depsitos digitais principais.
 As instituies devem definir uma periodicidade para o armazenamento das cpias, um
nvel de confiabilidade, um nvel de segurana e uma forma de recuperao dos depsitos digitais
casa haja algum tipo de problema.
Lixo digital
Devido proliferao da documentao em formato digital nos ltimos anos, uma
grande quantidade de lixo digital (documento desprovido de valor) est sendo armazenada nos
servidores, microcomputadores e mdias em geral.
O lixo digital pode sobrecarregar os servidores de armazenamento, de forma a colocar
em risco a performance, a rede informatizada e a confiabilidade dos dados.

Assim como funciona para os documentos em suportes convencionais, a

eliminao dos documentos arquivsticos digitais deve contar com a participao
de arquivistas e com o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos, que
assegurar a eliminao dos documentos desprovidos de valor (primrio e
secundrio) e resguardar os documentos de valor histrico (valor secundrio).

Autenticidade dos documentos digitais

A garantia da autenticidade dos documentos digitais, desde o momento da sua
produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), fundamental para a
qualidade da documentao digital a ser preservada.

ELEMENTOS FUNDAMENTAIS PARA A GARANTIA DA AUTENTICIDADE

Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de

intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento
arquivstico digital ou no sistema computacional.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos
arquivsticos dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a
TRILHA DE
hora, e as aes realizadas, contribuindo para:
AUDITORIA
identificar os autores de cada operao realizada nos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operaes realizadas no sistema;
garantir a segurana e a integridade do sistema.
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo rgo
 ou entidade, devem ser implementadas aes de rastreamento, de forma
a:
determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes
registradas no documento;
atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ao;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que
ocorreu.

Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usurio e/ou

grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
CONTROLE DE exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados
ACESSO somente aos usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s
precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou
sigilosos.

Deve garantir a preservao das informaes funcionais sobre o

METADADOS DE documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia
PRESERVAO utilizada na sua produo e manuteno, assim como todo o seu
histrico de acesso, migraes, rejuvenescimento, mdias, sistemas, etc.

EXPOSIO MNIMA O acervo deve ser acessado somente quando necessrio.

DO DOCUMENTO
DIGITAL

O estabelecimento de rotinas de rejuvenescimento e rotinas de

migrao devem levar em considerao o hardware, o software e os
FERRAMENTAS DE
sistemas informatizados. Devem garantir a compatibilizao da
MIGRAO
tecnologia legada para a tecnologia alvo da migrao e a autenticidade
dos documentos digitais migrados.
 Glossrio
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, elaborou um glossrio que se atm aos
termos da Tecnologia da Informao e aos da Arquivologia relacionados a gesto e preservao de
documentos digitais.

Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade - Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital.
Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao.
Anexo - Um objeto digital que segue junto com uma mensagem de correio eletrnico ou um fluxo de
trabalho.
Anotao - Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua produo. Exemplo:
Urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade, data, hora e
local da transmisso, indicao de anexos e outros.
Armazenamento - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil.
Arquivamento - 1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de
documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitao.
Arquivo - 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica
ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a
conservao e o acesso a documento arquivstico.
Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de
computador e armazenada em suporte apropriado.
Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica,
que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o
signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da
integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a
princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Assinatura eletrnica - Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos
executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente
assinatura manual do indivduo.
Atualizao de suporte - Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para
outro, sem mudar sua codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do
suporte.
Autenticao - Declarao de que um documento original autntico ou que uma cpia reproduz
fielmente o original feita por uma pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico,
notrio, autoridade certificadora) num determinado momento.
Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um
documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo.
Autoridade certificadora (AC) - Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas
definidas na Infra-estrutura de Chaves Pblicas ICP.
Autoridade de registro (AR) - Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais,
mediante processo de identificao estabelecido nas prticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-
Pblicas ICP.
Avaliao - Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e
sua destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Banco de dados - 1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de
dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operaes
vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados
SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de
manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e administrativas (gesto de usurios,
cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo de dados).
Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatao e
validao, e gerenciados por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados SGBD.
Cadeia de preservao - Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos
documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo.
Captura - Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro,
classificao e arquivamento.
Carimbo digital de tempo - Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra a data e a
hora em que ocorreu um evento, tal como produo, recebimento, leitura, modificao ou
eliminao. uma forma de autenticao do documento.
Certificao digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo
estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e
uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado
digital por uma autoridade certificadora.
Certificado de autenticidade - Declarao de autenticidade das reprodues dos documentos
arquivsticos digitais emitida pela instituio responsvel por sua preservao.
Certificado digital - Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora,
que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma
chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Chave privada - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser mantida em
segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar
aqueles criptografados com a chave pblica correspondente.
Chave pblica - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente
por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para
criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.
Ciclo vital dos documentos - Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos, da sua
produo guarda permanente ou eliminao.
Classificao - 1. Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. 2. Atribuio a
documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica.
Tambm chamada classificao de segurana.
Cdigo de classificao - Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um
plano de classificao.
Completeza - Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os
elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-
administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequncias.
Componente digital - Objeto digital que parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados
necessrios para ordenar, estruturar ou manifestar seu contedo e forma, que requer determinadas
aes de preservao.
Confiabilidade - Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato.
Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida
pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de
sua produo.
Contexto - Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um
documento arquivstico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura
que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de
provenincia e tecnolgico.
Contexto de procedimentos - Refere-se a normas internas que regulam a produo, tramitao, uso
e arquivamento dos documentos da instituio.
Contexto de provenincia - Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que
identificam a instituio produtora de documentos.
Contexto documental - Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que
situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo.
Ver tambm: Contexto; contexto jurdico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto de
provenincia; contexto tecnolgico.
Contexto jurdico-administrativo - Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de
documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa mesma instituio.
Contexto tecnolgico - Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que
envolve o documento.
Controle de verso - Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses de um documento
arquivstico digital.
Converso - Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) converso
de dados: mudana de um formato para outro; b) converso de sistema computacional: mudana do
modelo de computador e de seus perifricos.
Correio eletrnico - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros
documentos digitais por meio de rede de computadores.
Credencial de segurana - Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias
de segurana segundo as quais o acesso concedido.
Criptografia - Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta, de
forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer sua forma original.
Criptografia assimtrica - Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si
que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por
uma chave apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia
assimtrica so denominadas chave pblica e chave.
Criptografia simtrica - Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de forma que o
texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.
Custdia - Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de
vnculo de propriedade.
Dado - Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser
comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica.
Descrio - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos
documentos arquivsticos para elaborao de instrumentos de pesquisa.
Destinao - Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para a
guarda permanente ou eliminao.
Digitalizao - Processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
Documento - Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte.
Documento arquivstico - Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia.
Documento arquivstico digital - Documento digital reconhecido e tratado como um documento
arquivstico.
Documento arquivstico eletrnico - Documento eletrnico reconhecido e tratado como um
documento arquivstico.
Documento digital - Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel
por meio de sistema computacional. Informao registrada, codificada em forma analgica ou em
dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico.
DOI - Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem como para o
intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses objetos.
Dossi - Conjunto de documentos, relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar e/ou projeto,
que constitui uma unidade.
Dossi hbrido - Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais.
Elemento extrnseco - Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico.
Por exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual,grfico, sonoro ou multimdia);
selo, logomarca; assinatura digital; links; e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco.
Elemento intrnseco - Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico.
Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco.
Eliminao - Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.
Emulao - Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais
para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as
mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas.
Endereo de correio eletrnico - Nome nico de uma caixa postal eletrnica, de uma pessoa, grupo
ou organizao, associado a um servio de correio eletrnico. formado por um identificador (nome,
apelido, sigla ou cdigo), um sinal @ e o domnio do provedor do servio.
Exportao - Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo
haver uma converso.
Formato de arquivo - Especificao de regras e padres descritos formalmente para a interpretao
dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: a) aberto quando as especificaes so
pblicas (por exemplo: XML, HTML, ODF, RTF, TXT, PNG); b) fechado quando as especificaes no
so divulgadas pelo proprietrio (por exemplo: DOC); c) proprietrio quando as especificaes so
definidas por uma empresa que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (por exemplo:
PDF, JPEG, DOC e GIF); d) padronizado quando as especificaes so produzidas por um organismo
de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (por exemplo: XML, PDF/A). Gesto
arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Grau de sigilo - Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele, em razo da natureza de
seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tem necessidade de conhec-lo.
Hardware - Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional.
Hipertexto - Forma de estruturao de documentos que permite a leitura por meio de enlaces
(hyperlinks) que possibilitam a conexo direta entre os diversos itens de um documento e/ou deste
para outros.
Hipermdia - Ampliao do conceito de hipertexto segundo a qual vrios meios de armazenamento e
transmisso de informao so integrados atravs de enlaces (hyperlinks), permitindo a utilizao
simultnea de sons, imagens estticas e em movimento, e textos.
Identificador nico - Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, o processo ou o item
documental de maneira a distingui-los dos demais.
Informao - Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos num documento.
Infra-estrutura de chaves pblicas (ICP) - Conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos que
estabelecem os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado
em chave pblica. Normalmente, composto por uma cadeia de autoridades certificadoras formada
pela autoridade certificadora raiz AC Raiz, pelas demais autoridades certificadoras AC e pelas
autoridades de registro AR.
Integridade - Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo
de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
Marca-d'gua digital - Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre
a sua provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As
marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou
invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e uma chave protegida.
Mensagem eletrnica - Documento digital produzido ou recebido via um sistema de correio
eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.
Metadados - Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender
e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Migrao - Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais
serem acessados face s mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto
digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um
suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de
uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A
migrao pode ocorrer por converso, por atualizao ou por reformatao.
Minuta - Verso preliminar de documento sujeita aprovao.
Objeto digital - Conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de
seus metadados associados. A anatomia do objeto digital percebida em trs nveis: a) nvel fsico
refere-se ao objeto digital enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos
suportes (por exemplo: no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do estado de polaridades
negativa e positiva e, nos suportes pticos, a sequncia de estados de translucidez
transparncia e opacidade); b) nvel lgico refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de
sequncias de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; c) nvel conceitual refere-se ao
objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, por exemplo, o documento
visualizado na tela do computador.
OCR - Tcnica de converso de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual, de
forma a permitir, por exemplo, edio e pesquisa no contedo do texto.
Organicidade - Atributo de um acervo documental decorrente da existncia de relao orgnica
entre seus documentos. Essencial para que um determinado conjunto de documentos seja
considerado um arquivo.
Original - Primeiro documento completo e efetivo.
Patrimnio digital Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente para serem
conservados, a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro.
Plano de classificao - Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos
de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos
correntes.
Preservao digital - Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas
tecnolgicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretao de documentos
digitais pelo tempo que for necessrio.
Processo - Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa
ou judicial, que constitui uma unidade.
Processo hbrido - Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa,
oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto
conceitualmente indivisvel.
Produtor - Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula documentos arquivsticos em
funo de seu mandato/misso, funes ou atividades.
Programa de computador - Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar
para obter um resultado especfico.
Recolhimento - Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Recuperao da informao - Processo de pesquisa, localizao e apresentao do documento em
sistemas de informao. A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para
identificao e localizao de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode ser feita por
meio de visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo.
Reformatao - 1. Tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um
documento para fins de acesso ou manuteno dos dados, por exemplo: impresso ou
transformao de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferncia dos
documentos de um sistema computacional para uma mdia mvel.
Registro - Procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico e de outros metadados (data,
classificao, ttulo etc.) que descrevem o documento.
Relao orgnica - Vnculos que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as
funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu.
Sistema de informao - Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e
programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provm acesso informao.
Sistema de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado
eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , em que existem
documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.
Suporte - Base fsica sobre a qual a informao registrada.
Tramitao - Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua
funo administrativa. Tambm denominado de trmite ou movimentao.
Transferncia - Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
Trilha de auditoria - Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de
intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou no sistema
computacional.
Valor primrio - Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido.
Verso - Uma ou mais variantes de um mesmo documento.