Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
Concluzii i recomandri
Bibliografie selectiva
2
CAPITOLUL 1
1
James Burke: "Ziua n care universul s-a schimbat", Boston, 1985
3
ca ndemnri necesare obinerii succesului. Comunicarea este aici conceptul cheie ntruct
celelalte dou concepte necesit ele nsele foarte bune ndemnri n comunicare2.
Harry J. Gray, preedintele i directorul executiv al United Technologies Corporation
evideniaz la rndul su necesitatea dobndirii i dezvoltrii unor bune ndemnri n
comunicare: "ntruct tehnologia transform societatea, ndemnarea de a comunica va fi
fundamental pentru atingerea succesului; fiecare, indiferent de domeniul de studiu sau de
activitate va trebui s dobndeasc abilitai de a citi, scrie, ascult i vorbi eficient; epoca
informaiilor evolueaz, iar abilitile de a gndi, asculta i nelege, de a organiza, analiza,
sintetiza informaia vor fi eseniale". Toate acestea vor fi tot mai mult evaluate i apreciate n
economia noastr bazat pe o informaie n plin evoluie.
Studiile indic faptul c oamenii i petrec aproximativ 75% din timpul de munc
comunicnd. Ce nseamn de fapt comunicarea? Webster definete termenul comunicare ca
fiind "un act sau o activitate de transmitere a unor mesaje verbale sau scrise; un schimb de
informaii; un proces prin care sensurile sunt transmise ntre persoane prin intermediul unui
sistem de simboluri"3.
2
U.S. BUSINESS - Tendine ce dau contur viitorului (U.S. News & World Report, no. 9, August 27, 1994)
3
Webster's Third International Dictionary of the English Language (Springfield, Mass: G&C Merriam, 1981)
4
Termenul de mesaj verbal semnific un mesaj transmis prin limba scris sau prin cea
vorbit, adic este exprimat fie n cadrul unor discuii fie pe parcursul unor scrieri.
Discuiile sunt cele mai frecvente ci de transmitere a mesajelor verbale. Acestea
includ conducerea, derularea unor ntruniri / edine, speech-uri, vnzarea de produse i
servicii, acordarea de consultan angajailor, soluionarea unor reclamaii, derularea unor
activiti de negociere etc. Comunicarea oral este foarte diferit de cea scris ntruct ofer
mai multe modaliti de transmitere a mesajului. Comunicnd oral se pot corecta imediat
aspectele percepute necorespunztor, se pot accentua anumite pri ale mesajului, clarifica
idei, exprima atitudini. Aceasta este probabil explicaia pentru faptul c oamenii prefera s
comunice fa n fa sau prin telefon dect n scris.
Scrierea este o form mai pretenioas de comunicare verbal. Atunci cnd se scrie,
mesajul trebuie transmis clar i concis nc de prima dat. ndemnarea de a scrie se
dobndete n timp i presupune mai mult creativitate dect cea de a vorbi. Comunicarea
scris n afaceri este extrem de important ntruct e o surs major de documentaie. Astfel,
daca oamenii ar apela doar la mesajele orale ar fi dificil de amintit ceea ce s-a comunicat
anterior; de aceea n afaceri o mare importan revine cuvntului scris.
Modul n care mesajele verbale sunt percepute este o consecin direct a anumitor
ndemnri pe care respectivul receptor i le-a nsuit. Este vorba de ndemnarea de a audia,
citi i gndi eficient.
Audierea este ndemnarea n comunicare cea mai puin utilizat n mod eficient. Cnd
o persoan este n interaciune fa - n - fa cu o alta, este foarte probabil ca la un moment
dat aceasta s nceap s "viseze cu ochii deschii". Motivul este acela c un individ poate
asculta aproximativ 500 de cuvinte / minut; ns cei mai muli dintre oameni rostesc
aproximativ 125 cuvinte / minut, adic cuvintele sunt rostite de 4 ori mai lent dect s-ar putea
asculta. n plus, audierea implic mai mult dect simpla auzire a vorbelor rostite. Presupune
aezarea cuvintelor n perspectiva lor corespunztoare precum i urmrirea mesajelor
acompaniatoare care pot contrazice sau confirma cuvintele rostite. Audierea implica de
asemeni obiectivitate.
Citirea eficient este o important ndemnare n comunicare. Este esenial
capacitatea de a sumariza un document i de asemeni capacitatea de a decide imediat ce parte
poate avea efecte considerabile i ce trebuie fcut n legtur cu aceasta.
Gndirea oamenilor este realizat n termeni verbali. Luarea deciziilor, soluionarea
problemelor, planificarea, organizarea, alte activiti de afaceri necesit considerabile procese
de gndire. n timp ce gndirea verbal poate impune anumite limite asupra creativitii,
5
aceasta este o form de comunicare interpersonal util n coordonarea celorlaltor ndemnri
n comunicare.
Desigur, oamenii nu folosesc doar cuvinte pentru a comunica. Ori de cte ori se
comunic, se trimit n exterior mesaje i prin intermediul altor mijloace. Chiar atunci cnd nu
scriem sau vorbim noi totui comunicm ceva, uneori neintenionat.
Ansamblul elementelor non-verbale ale comunicrii este uneori denumit
metacomunicare (cuvntul grecesc meta nseamn dincolo sau n plus).
Metacomunicarea este deci ceva n plus fa de comunicare i trebuie s fim contieni de
existena sa. Trebuie subliniat c metacomunicarea, care nsoete orice mesaj, are o
importan deosebit, ntruct asculttorul va folosi acesta chei, adic mesajele non-verbale
pentru a-l ajuta s interpreteze ce i se comunic, dar , mai important, el va prelua nelesul mai
degrab din metacomunicare dect din cuvintele auzite, n special atunci cnd una se spune
i alta se face. Dac de exemplu, atunci cnd o persoan este suprat, aceasta ncearc s
ascund acest lucru, trebuie s fie contient de poziia corpului, modul n care folosete
gesturile, privirea, expresia feei, tonul vocii care pot trda.
Mesajele nonverbale, adic micarea corpului, caracteristicile fizice, distana,
atingerea, paralimbajul, artifact-urile, mediul, timpul, mesajele nonverbale scrise reprezint
mai mult de 65% din mesajele transmise prin comunicare. Comunicarea nonverbal este, aa
cum am specificat i mai sus, aceea care transcende comunicarea scris sau oral. Mesajele
nonverbale pot ntri, complementa, contrazice sau nlocui mesajele verbale.
Micarea corpului, a feei , a capului, a ochilor. Felul n care o persoan se mic sau
i folosete corpul furnizeaz informaii despre acea persoan. n general oamenii dau din cap
pentru a indica aprobarea sau pentru a ncuraja o alt persoan n cea ce spune ori face. n
Marea Britanie o ncuviinare din cap d celeilalte persoane permisiunea s continue, n timp
ce n India nclinarea capului n sus i n jos nseamn nu, o dezaprobare. Faa unei
persoane poate furniza n mod continuu un comentariu al reaciei la ceea ce se comunic -
surprindere, nencredere, aprobare, furie, etc. - astfel c studiind expresiile feei unei persoane
se pot nva multe despre adevratele sentimente a respectivei persoane. n contrast cu alte
semnale ale corpului, micarea ochilor are un efect puternic, comparativ cu alte semnale fizice
folosite. Unele micri ale ochilor sunt necontrolabile; ele trimit mesaje foarte puternice pe
care le recepionam aproape fr a fi contieni. Ochii nu pot comunica izolai de restul
corpului. Exist un numr nesfrit de mesaje care pot fi trimise cnd se combin micarea
ochilor cu cea a pleoapelor i sprncenelor sau cu alte poziii ale trupului. Alte micri ale
6
prilor corpului grupate sub denumirea de gesturi sunt moduri obinuite de comunicare
nonverbal.
Caracteristicile fizice ale unui individ pot fi mesaje importante pentru ceilali indivizi.
n timpul anilor '60 brbaii care purtau pr lung sau barb ntimpinau dificulti n gsirea
unui loc de munc. Ofertanii locurilor de munc considerau excesul de plete ca un simbol al
rebeliunii fa de autoritatea economic i politic. Oamenii nali sunt adeseori angajai pe
posturi care implic un contact direct cu clienii, datorit respectului pe care uneori nlimea
l atrage. Studiile arat c oamenii cu un aspect exterior plcut sunt considerai mai credibili
dect cei cu mai puin arm.
Distana. n afaceri se poate observa cum oamenii apreciaz o anumit relaie sau
interaciune cu ali oameni dup felul cum acetia "pstreaz sau nu distana". Distana mic
sugereaz ncredere, cldur, amabilitate etc. pe cnd distana mare sugereaz c persoan
care o pstreaz nu permite apropierea, e mai rece, mai rezervat.
Atingerea este o important form de comunicare, n strns corelaie cu ideea de
spaiu personal. Dei a fost probabil cea mai veche form de comunicare, folosita de copiii
mici nc de cnd nu sunt n stare s comunice, muli sunt nesiguri n legtur cu modul cum
aceasta trebuie utilizat eficient. n general avem tendina de a fi foarte precaui atunci cnd
folosim atingerea ca form de comunicare. Studiile arat c oamenii care i dau mna
naintea unei ntruniri vor lucra mai uor mpreun. Prin atingere, printr-o strngere de mn
se rup barierele de comunicare care adesea exista ntre oameni. Totui sunt unele persoane
care reacioneaz negativ n faa unor tentative de atingere. A nva cnd s atingi i cum s
primeti atingerea poate fi o valoroas ndemnare n comunicare.
Paralimbajul semnific modul n care oamenii folosesc cuvintele. Cnd vorbim,
volumul i tonul vocii, folosirea unor sau a altor caracteristici de vorbire servesc pentru
a completa mesajul verbal. n relaiile de afaceri este important claritatea i audibilitatea n
vorbire. Utilizarea la momentul oportun a accentului, a jargonului, a unui anumit grad de
informalitate i naturalee pot crea un mediu confortabil auditoriului.
Artifact-urile semnific mbrcmintea, podoabele, parfumurile, cosmeticele, mesele
de par etc. Ele sunt utilizate ca o extensie a persoanei ce le poart, deci n scopul de a crea o
imagine a respectivei persoane. Oamenii identific anumite artifact-uri drept simboluri pentru
anumite lucruri. De exemplu nainte de anii '60 brbaii care purtau lnioare sau cercei erau
considerai efeminai, apoi aceste podoabe au devenit simboluri ale rebeliunii contra
autoritii pentru ca n final aceste podoabe s fie acceptate drept mod.
7
Timpul, respectiv modul n care acesta este utilizat ofer numeroase informaii despre
o persoan. De exemplu se pot spune multe despre o persoan care vine la o ntlnire la timp,
mai devreme sau mai trziu. Managementul timpului este un foarte bun indicator i
comunicator al abilitailor i personalitii unui individ.
Mesajele nonverbale scrise semnific modul n care sunt prezentate mesajele scrise, de
exemplu calitatea hrtiei prin care se comunic un mesaj scris, utilizarea unui ribbon i a unei
imprimante bune, aspectul respectivului mesaj, tonul, punctuaia, vocabularul, etc.
De ce? (scopul)
De ce comunic?
Care este scopul meu real de a scrie sau vorbi?
Ce sper eu s realizez? O schimbare de atitudine? O schimbare de opinie?
Care este scopul meu? S informez? S influenez? S conving? S fraternizez cu cineva?
Cine? (interlocutorul)
Cine este cu precizie receptorul mesajului meu?
Ce fel de persoan este? Ce personalitate are? Educaie? Vrst? Statut social?
Cum va reaciona la coninutul mesajului meu?
Ce tie el despre coninutul mesajului meu? Mult? Puin? Nimic? Mai mult sau mai puin dect
mine?
8
Ce ? (subiectul)
Ce vreau exact s spun?
Ce a dori s spun?
Ce dorete el s tie?
Ce informaii pot omite?
Ce informaii pot da pentru a fi: clar; concis, amabil, constructiv, corect, complet?
Cum ? (tonul)
Cum voi comunica mesajul meu? n cuvinte? n imagini? n cuvinte sau imagini? Ce cuvinte?
Ce imagini?
Ce mod de comunicare va fi mai apreciat? Scris sau vorbit? O scrisoare, o discuie
personal sau un interviu?
Cum voi organiza informaiile pe care vreau s le transmit? Voi folosi o prezentare deductiv
sau voi utiliza o prezentare inductiv?
Cum voi realiza efectul dorit? Ce ton voi folosi pentru a-mi realiza obiectivul? Ce cuvinte voi
folosi sau evita pentru crearea unei atmosfere potrivite?
10
decodificarea mesajului de ctre receptor, transmiterea de ctre receptor a mesajului de
rspuns.
Formarea ideii este cauzat de unul sau mai multe dintre milioanele de posibili stimuli
ai mediului nconjurtor. De exemplu, un negociator se simte frustrat de faptul c translatorul
din cadrul unei edine de negocieri nu traduce corespunztor i astfel contientizeaz c ar
prefera ca translatorul s fie eliminat i discuiile s se poarte ntr-o limba neutr; deci ideea a
fost format i urmeaz a fi exprimat n cuvinte; frustrarea a cauzat creativitate; s-a gsit o
soluie problemei; acum negociatorul are o alta problem- s transmit mesajul partenerului
de la masa negocierilor.
Stabilirea obiectivului trebuie fcut dup ce a fost format ideea i s-a decis
transmiterea unui mesaj. Obiectivul presupune ceea ce se spera a se nfptui. n exemplul de
mai sus obiectivul negociatorului este acela de a se putea exprima direct fr a apela la
serviciile translatorului. Daca acesta se afl ntr-o poziie de pe care poate s-i cear efectiv
partenerului s convin s renune la translator, se spune c apeleaz la o strategie tell. Dac
va trebui s-l conving c respectivul demers ar avea rezultate favorabile pentru ambele pri,
va trebui s apeleze la o strategie sell (adic va trebui s-i vnd ideea ).
Alegerea modului de transmitere trebuie hotrt nainte de conceperea mesajului.
Bineneles c o persoan trateaz un mesaj diferit n funcie dac este scris sau transmis oral.
Un mesaj vorbit poate avea un feed-back mai rapid dect unul scris. De asemeni,
transmitorul unui mesaj oral are oportunitatea de a face corecii n cazul n care mesajul e
recepionat n alt mod dect cel intenionat.
Codificarea mesajului. ntruct nelesurile se afl n oameni i nu n cuvinte, trebuie
alese simbolurile care s reprezinte ideea; simbolurile cele mai frecvent alese sunt cuvintele.
Acest proces de desemnare a unor cuvinte unor anumite nelesuri este cunoscut sub
denumirea de codificare. Este foarte important selectarea cu atenie a cuvintelor ntruct
acelai cuvnt poate lua diferite semnificaii la diferite persoane. n codificarea unui mesaj o
importan deosebit trebuie acordat alegerii cuvintelor care trebuie s fie concrete i nu
abstracte, cunoaterii fondului cultural , vrstei, educaiei, profesiei i a altor caracteristici ale
receptorului. Un alt aspect ar fi acela de a alege cuvintele potrivite situaiei n funcie de
motivul pentru care se transmite un mesaj. De exemplu, se vor utiliza cuvinte mai
convingtoare atunci cnd se ncearc s se inoculeze cuiva o idee dect atunci cnd doar se
semnaleaz nite fapte. Nu mai puin important e buna organizare a mesajului, claritatea,
coerena.
Transmiterea mesajului se efectueaz dup ce acesta a fost conceput.
11
Decodificarea mesajului revine persoanei cu care se comunic, adic cea creia i s-a
transmis un mesaj i nseamn acordarea unui neles respectivului mesaj, interpretarea
simbolurilor. Atunci cnd receptorul decodifica mesajul, sensul acordat va depinde de
capacitatea acestuia de a nelege contextul n care mesajul a fost transmis, de experiena cu
mesaje similare, de abilitatea de surmonta bariere i dificulti n comunicare.
Feed-back-ul. n general, atunci cnd se transmite un mesaj care a fost recepionat de
persoana creia i-a fost destinat, se ateapt un rspuns; acesta poart denumirea de feed-back.