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DSOFT, S.A. DE C.V.

MANUAL DE OPERACIN

Sistema para automatizar y administrar el clculo de la


nmina de una pequea y mediana empresa.

DSOFT, S.A. DE C.V.


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CARACTERSTICAS

Fcil de utilizar y configurar.


Catlogo de percepciones y deducciones estndar pre-configurado.
Manejo de Informacin general de cada trabajador como Salario diario, SDI, rea, Puesto,
Departamento, informacin de IMSS, cuenta de depsito, fecha de alta, etc.
Histrico de Salario y Salario Diario Integrado de cada trabajador.
Clculo de la nmina automtico.
Manejo de excepciones como faltas e incapacidades, etc.
Control de partes gravables y exentas por percepcin.
Manejo de tablas de impuesto para ISR y Subsidio.
Manejo de nminas para Salarios con clculo del descuento de IMSS.
Manejo de nminas para Asimilados a salarios.
Impresin de Hoja de nmina.
Impresin de 2 recibos de nmina en hoja tamao carta (patrn y trabajador).
Acumulados de percepciones mensuales y anuales.
Reportes mensuales y anuales por rea, Departamento, Concepto y trabajador.
Reportes mensuales y anuales de ISR, Subsidio y descuentos al IMSS.
Emisin y control de CFDIs de nmina con base en los estndares emitidos por el Servicio
de Administracin Tributaria.
Timbrado de CFDIs de nmina de manera masiva o individual.
Posibilidad de consultar e imprimir los CFDIs de nmina generados.

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Contenido
Caractersticas del Sistema.................................................................................................................. 2
Requerimientos del Sistema ............................................................................................................... 5
Mdulo de Empresas.......................................................................................................................... 5
Mdulo de Sucursales ......................................................................................................................... 6
Catlogos de la Empresa ..................................................................................................................... 7
Catlogo de reas ........................................................................................................................... 7
Catlogo de Departamentos ........................................................................................................... 8
Catlogo de Puestos. ....................................................................................................................... 9
Mdulo de Trabajadores. .................................................................................................................. 10
Mdulo de Periodos. ......................................................................................................................... 12
Mdulo de Excepciones .................................................................................................................... 13
Crear una Excepcin recurrente o Modificar una Excepcin para que sea recurrente. ............... 17
Mdulo de Conceptos ....................................................................................................................... 18
Detalle de algunos conceptos. .......................................................................................................... 20
Clculo de Conceptos de Control ...................................................................................................... 20
Periodo Especial ................................................................................................................................ 21
Obtener y Presentar un Neto de ISR o Subsidio ............................................................................... 21
Propuesta para Clculo del Finiquito ................................................................................................ 22
Nmina de Sueldos y Asimilados a Salarios ...................................................................................... 25
Procesar e Imprimir la Nmina ......................................................................................................... 27
Reportes de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales ....................................................... 27
Reestablecer Reporte .................................................................................................................... 30
Reporte de conceptos Horizontal en Excel ................................................................................... 31
Procesos Anuales .............................................................................................................................. 32
Clculo del Aguinaldo (Gratificacin Anual) .................................................................................. 32
Clculo del ISR ............................................................................................................................... 33
Calculo de PTU............................................................................................................................... 35
Cierre de la Empresa ..................................................................................................................... 35

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Configuracin del Correo Electrnico para enviar los CFDIs............................................................ 36


Proceso de Timbrado ........................................................................................................................ 37
Herramienta para envo de [Correos con CFDIs] ......................................................................... 40

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Requerimientos del Sistema

Windows Vista, Windows 7 y Windows 8

60Mb para la instalacin

2Gb de memoria RAM

Excel 2007 SP3 2010 SP1

Mdulo de Empresas
Para iniciar ser necesario crear una nueva empresa, desde el men [Archivo], en la opcin de
[Nueva]

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Es necesario que indique los siguientes datos:

Tipo de Riesgo: Clase I, Clase II, Clase III , Clase IV, Clase V, segn el Riesgo de trabajo con el cual
este registrada la empresa.

Nm. de Das a elevar Percepciones: 30 o 30.4


De acuerdo a la opcin que se elija ser el valor que se utilice para elevar las percepciones del
trabajador al mes.

Manejar slo Asimilados a Salarios


Si se marca esta casilla, los trabajadores que se registren dentro de esta empresa, sern aquellas
que reciban Sueldos asimilados a salarios, y por los cuales no se calcularn las cuotas del IMSS, ni
se aplicar el Subsidio al Empleo.

Considerar Das Naturales


Si en los periodos quincenales se decide considerar das naturales, el segundo periodo de cada
mes podr contemplar 15,16 das segn corresponda y en la caso de Febrero, 14 0 13 das.

Actividad Econmica:
En la actividad econmica no se maneja ningn catlogo; por lo tanto, usted podr capturar unas
breves lneas la actividad econmica de la empresa.

Rgimen Fiscal:
Si la empresa requiere especificar ms de un rgimen, podr escribirlo en el mismo espacio,
separando cada uno de los regmenes por una coma (,). Ejemplo: Regimen1, Regimen2

NOTA:
Al registrar la empresa tambin ser necesario dar de alta al menos una sucursal. Es decir, si la
empresa no cuenta con sucursales, se debe crear una sucursal con los mismos datos de la matriz,
desde el men [Archivo] en [Sucursales]

Mdulo de Sucursales

Haga clic en el botn [Nueva]

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Es necesario que indique los siguientes datos:


Tipo de Riesgo: Clase I, Clase II, Clase III , Clase IV, Clase V, segn el Riesgo de trabajo con el cual
este registrada la empresa.
Telfono: Es necesario especificar un nmero telefnico para la sucursal.

Catlogos de la Empresa
Antes de ingresar los trabajadores, es necesario crear las reas, Departamentos y Puestos a los
que sern asociados los nuevos registros.

Catlogo de reas
Para iniciar con las reas, haga clic en el men [Catlogos] y elija la opcin [reas].
1. Haga clic en el botn [Nuevo]

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2. Ingrese el nombre del rea y haga clic en [Guardar]

Catlogo de Departamentos
Para ingresar los Departamentos, haga clic en el men [Catlogos] y elija la opcin
[Departamentos].
1. Haga clic en el botn [Nuevo]
2. Capture una Clave para el Departamento o slo asigne un consecutivo en el espacio
correspondiente y el nombre del Departamento.
3. Haga clic en el botn [Guardar].
4.

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Catlogo de Puestos.
Para ingresar los Departamentos, haga clic en el men [Catlogos] y elija la opcin [Puestos].
1. Haga clic en el botn [Nuevo]
2. Capture la descripcin del Puesto.
3. Haga clic en el botn [Guardar].

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Mdulo de Trabajadores.
Para ingresar los Trabajadores, haga clic en el men [Archivo] y elija la opcin [Trabajadores]. O
bien, haga clic en el botn [Trabajadores] de la barra principal.

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1. Haga clic en el botn [Nuevo]

Es necesario que ingrese los siguientes datos:


Nmero: El nmero de trabajador se sugiere un consecutivo numrico. Sin embargo, el
dato que se capture en este espacio puede ser alfanumrico.
RFC: El Registro Federal de Contribuyentes del Trabajador ser necesario al momento de
realizar el timbrado del CFDI de nmina.
Foto: Si desea agregar una foto del trabajador, haga clic en el botn [Buscar Foto] y defina
la ubicacin de la imagen.
Fecha de Ingreso: Es necesario capturar la fecha de ingreso del trabajador.
Sueldo Diario: Capturar cuota diaria del trabajador.
SDI: El Salario Diario Integrado ser requerido si al momento de ingresar los datos de la
empresa no se marc la casilla: Asimilados a Salarios.
Prima Dominical: Marque la casilla si desea que al trabajador al procesar la nmina se
calcule de forma automtica el Concepto.

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Referencia: Si eligi tipo de Pago Depsito, debe ingresar en este espacio el nmero de
cuenta del trabajador.
2. Haga clic en el botn [Guardar].

Despus de haber ingresado los trabajadores, puede crear el primer periodo de nmina, desde el
men [Nmina], en la opcin [Periodos]. O bien, desde la barra principal en el botn [Periodos].

Mdulo de Periodos.

1. Haga clic en el botn [Nuevo]

Es necesario ingresar los siguientes datos:

Periodo: Se sugiere un nmero consecutivo para identificar el periodo.


Tipo de Nmina: Elija el tipo de nmina que tendr este nuevo periodo.
Descripcin: Se sugiere nombrar el periodo iniciando con el tipo de nmina a procesar
seguido de las fecha de inicio y trmino que comprende dicho periodo.
Das Periodo: los das del periodo se determinarn por el tipo de nmina seleccionada. Si
desea que las segundas quincenas de cada mes se determinen con das naturales, 15, 16; o
en Febrero 13 14, ser necesario definir en los datos de la empresa Considerar das
Naturales.
Mes a Acumular: Este mes indicar al mes que se sumaran las percepciones del periodo
para realizar el Cierre de mes del clculo de ISR.
Cierre Mes: Determina el periodo en el cual se realizar la suma de las percepciones de los
periodos que acumulan a ese mes, para realizar el clculo mensual de ISR, y restar el ISR
calculado en dichos periodos.

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El tener marcado esta casilla de Cierra Mes, para uno de sus periodos, har que se realice
el ajuste de ISR y Subsidio, que podr provocar algunas diferencias en estos 2 conceptos.
Si no desea que se realice este proceso de Cierre de Mes en su periodo, deshabilite la
casilla y vuelva a procesar la nmina.
Conservar Excepciones Recurrentes: Esta casilla slo se habilitar si existen excepciones
recurrentes en un periodo anterior.

Una vez creado el periodo de nmina queda abierto para capturar Excepciones,

Mdulo de Excepciones
Para iniciar la captura de Excepciones de los trabajadores dentro del Periodo, haga clic en el men
[Nmina], en la opcin de [Excepciones]. O bien, en el botn que se encuentra en la barra
principal.

En este mdulo se muestra en la parte superior la lista de trabajadores.

Excepcin: FALTAS

Seleccione el trabajador al cual se registrara la excepcin en el periodo:


Ejemplos;

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- La fecha de la falta deber estar dentro de las fechas del periodo a procesar, de tal
forma que se pueda descontar de los das del periodo.

Excepcin: PREMIOS O BONOS DE PRODUCTIVIDAD

Datos a capturar en las Faltas:


Excepcin: Despliegue la lista para seleccionar la excepcin que se asignar al trabajador
Fecha: En el caso de las faltas, la fecha de Excepcin ser la fecha en la que se sucedi la
Falta. En el ejemplo anterior, se capturan 2 faltas que se dieron el 6/Ene/14 y el 7/Ene/14.

Datos a capturar en Premio de Asistencia:


Excepcin: Despliegue la lista para seleccionar la excepcin que se asignar al trabajador
Fecha: En el caso Premio de Asistencia, la fecha de Excepcin puede ser el ltimo da del
periodo.
Cantidad: Como slo es un premio, se capturar el nmero 1.
Importe Total: Indique el importe del premio de asistencia para el periodo.

De esta forma, podr ir capturando las excepciones del Periodo actual que se requieran para cada
uno de los trabajadores.

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Antes de procesar la nmina tambin es necesario que se revisen los conceptos que se incluirn
en la Hoja de nmina, para determinar cules de Aplicarn a la nmina y cules de Imprimirn.

Excepcin: SULEDO

El sueldo podr capturarse como excepcin, cuando se requiera pagarle al trabajador una cantidad
diferente a la que resulte de multiplicar los das del periodo por su sueldo diario.
En la excepcin tendr que capturarse el nmero de das y el importe a imprimir en el recibo.

Excepcin: PRIMA VACACIONAL

Si el concepto de Prima Vacacional conserva la siguiente frmula:


(SalarioDiario*Cantidad_Excep)*(0.25)
Podr capturar nicamente los das de vacaciones sobre los cuales se calcular la prima vacacional
como en el siguiente ejemplo:

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- Slo se capturan los das que se utilizarn como base para el clculo de la prima
vacacional.
- El importe que se guardar ser cero (0), ya que el sistema lo calcular cuando se
procese la nmina. (SalarioDiario*Cantidad_Excep)*(0.25)
- En caso de que no desee que se calcule el importe de la prima vacacional con la
frmula anterior, podr cambiarla a: Cantidad_Excep*Impte_Excep . De tal forma que
pueda captura el importe deseado como excepcin.

Excepcin: TIEMPO EXTRA

Slo podr capturar una excepcin en el periodo con este concepto, de tal modo, que se capture
la totalidad de horas dobles o triples que realiz el trabajador.
Y en caso de las horas extras dobles, el sistema evaluar el importe exento, de acuerdo a las
semanas que integra el periodo.

El sistema calcular el Exento de la siguiente forma:


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Trabajadores con salario mnimo exentan las primeras 9 horas a la semana, 18 a la quincena y 36
al mes.
Para salarios mayores al mnimo se exenta el 50% del total de horas extras dobles, hasta un lmite
de 5 salarios mnimos para una nmina semanal, 10 para una quincenal catorcenal y 20 para una
nmina mensual.

Crear una Excepcin recurrente o Modificar una Excepcin para que sea
recurrente.

Crear una Excepcin Recurrente

1) Abrir el Periodo que se procesar.


2) Ir al mdulo de Excepciones
3) Seleccionar al Trabajador y hacer clic en [Nuevo] para crear la Excepcin
4) Agregar los datos necesarios para la Excepcin y marcar la casilla de Excepcin
Recurrente.

Modificar una Excepcin para que sea recurrente.

1) Abrir el Periodo anterior que tiene la Excepcin que deseamos marcar como Recurrente.
2) Ir al mdulo de Excepciones
3) Seleccionar la excepcin y hacer clic en [Modificar].
4) En la ventana de los datos de la Excepcin, marcar la casilla de Excepcin Recurrente.

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Mdulo de Conceptos

Dentro de este mdulo se encuentran los conceptos que se pueden aplicar a la nmina, ordenados
por una prioridad de clculo.
Cada concepto cuenta con una frmula para obtener el importe, as como la parte exenta, en cado
de tenerla. Por lo tanto, cada concepto se ha nombrado con una variable para poder identificar su
valor en caso de ser utilizado para otro clculo.
Los datos a considerar en un concepto de Nmina son:

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Activar el Concepto en la Nmina: Esta casilla deber ser marcada si se desea integrar este
concepto en el clculo de la nmina.
Imprimir en nmina: Esta casilla deber de ser marcada si se desea que se imprima este concepto
en la Hoja de Nmina y en los Recibos de Nmina.
Tipo de Clculo: Si desea que este concepto de calcule a todos los trabajadores de forma
automtica sin ser capturado en el mdulo de Excepciones por cada trabajador, cambie a Tipo de
Clculo automtico.
Tipo de Concepto: El tipo de concepto puede ser Percepcin, Deduccin o Descuento.
Concepto SAT: Concepto que debe ser asociado al catlogo vigente del SAT, para percepciones y
deducciones.
Los conceptos por default se aplican a todas las Nminas, Sucursales, reas, Departamentos y
Puestos, es por ello que en cada uno de estos conceptos, se muestra el texto General. Y por lo
tanto es posible limitar la aplicacin de estos conceptos por cada uno de estos rubros.
Frmulas: Las frmulas de cada concepto pueden ser modificadas, utilizando los siguientes signos
(+,*,/,-, y los parntesis).

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Las variables que se pueden involucrar en el clculo son las siguientes:

SM_Zona Salario Mnimo de la zona del trabajador


SMG_DF Salario Mnimo General del Distrito Federal
HrsJornada Horas de la jornada diaria del trabajador
SalarioIntegrado SDI del trabajador
DiasPeriodo Das del Periodo
SalarioDiario Salario diario del trabajador
Nmero de das de Incapacidades en el Periodo a
Incapacidades procesar
Nmero de faltas de Incapacidades en el Periodo a
Faltas procesar
DiasTrab Resultado de: DiasPeriodo-Incapacidades-Faltas
Sueldo Sueldo total del periodo (SalarioDiario * DiasPeriodo)

Frmula para Excepciones


La siguiente frmula se utilizar para los nuevos conceptos, de los cuales se desee capturar su
importe como una excepcin dentro del periodo.
Cantidad_Excep*Impte_Excep

Frmula para el clculo del Importe Exento


Si el importe exento es el total del concepto, se deber colocar en la frmula el siguiente texto:
Impte_nombreDelConcepto

Detalle de algunos conceptos.

Incapacidades
La incapacidad se registrar con la fecha en la cual inicia a contar los das que incluye esta
excepcin

Vacaciones
Las Vacaciones de capturan como Excepciones, capturando la fecha de inicio del periodo de
vacaciones.

Clculo de Conceptos de Control

ISR, Subsidio, IMSS

Si el concepto tiene Tipo Clculo=Automtico


Los importes de cada trabajador se calcularn con base a lo establecido en el sistema; sin
embargo, se verificar si existe una excepcin de ese concepto para el trabajador.
De existir dicha excepcin, se le dar prioridad para omitir el clculo automtico y dejar el importe
de la excepcin.

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Si el concepto tiene Tipo Clculo= Capturado


Slo se procesar el concepto para aquellos registros que tengan capturado como excepcin dicho
concepto, omitiendo el clculo para aquellos trabajadores que no tengan dicha excepcin.
Es importante que cada concepto tenga como frmula para el clculo:
Cantidad_Excep* Impte_Excep

Periodo Especial

Si deseamos generar un Periodo para calcular algunos conceptos especiales como el PTU,
Aguinaldo, Pagos Especiales a los trabajadores, se realizarn de la siguiente forma:

- Ser necesario marcar la casilla de Periodo Especial.


Lo que indicar al sistema, que slo deber procesar aquellos conceptos capturados en
el mdulo de Excepciones.

Obtener y Presentar un Neto de ISR o Subsidio

Para poder obtener un importe Neto de ISR o Subsidio a favor del trabajador es necesario habilitar
la siguiente opcin antes de Procesar la Nmina. De lo contrario, se presentarn los 2 conceptos
en caso de existir.

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1 Men [Utileras] opcin [Configuracin]

Es necesario procesar nuevamente el periodo para que se obtenga el concepto necesario en el


reporte de Hoja de Nmina y Recibos.

Propuesta para Clculo del Finiquito

Si desea que el sistema le proponga algunos de los conceptos ms representativos para el clculo
del Finiquito, es necesario crear un Periodo Especial, como se muestra a continuacin:

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Cuan abra el periodo e ingrese al mdulo de Excepciones, podr visualizar la siguiente


herramienta:

Este botn que permite mostrar los datos propuestos del Clculo del Finiquito, slo se mostrar en
un Periodo Especial, y no podr utilizar esta herramienta en los periodos de nmina normales.

Procedimiento:
1) Seleccione de la lista al trabajador que requiere la propuesta de datos para su finiquito.
2) Haga clic en el botn Finiquito:
Si el trabajador no tiene Fecha de Baja, el sistema preguntar si desea tomar como
Fecha de Baja la Fecha Fin del periodo que se encuentra abierto.
Si no desea utilizar la fecha de Fin de Periodo, puede Cancelar el proceso, para
asignar primero la fecha de baja al trabajador desde el mdulo de [Trabajadores]

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3) Al hacer clic en el botn [Aceptar], los conceptos de la lista con su respectivo importe
sern registrados como Excepciones para el trabajador seleccionado, perimiendo
modificarlas posteriormente, si as lo desea.
4) O bien, si hace clic en [Cancelar], no se guardar ninguno de estos conceptos al Trabajador
y usted podr registrar de forma manual cada uno de ellos, con los valores que usted
determine.
5) Una vez que se haya realizado la captura y/ o correccin de las Excepciones que
participaran en el Finiquito del trabajador, se podr Procesar la Nmina, cerrando este
mdulo de Excepciones y utilizando la herramienta de [Procesar] de la barra principal de
Herramientas.

Es importante aclarar que al procesar un Periodo que se ha creado como Periodo Especial,
slo imprimir el dato que se haya capturado en el espacio de Importe Total; entendiendo
por esto, que no se tomarn en cuenta las frmulas de los Conceptos para respetar los valores
capturados para cada excepcin.

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Nmina de Sueldos y Asimilados a Salarios


Si la empresa (Contribuyente) cuenta con empleados de Sueldos y Salarios y tambin cuenta con
trabajadores asimilados a salarios, se deber crear una empresa para registrar los trabajadores por
separado. Es decir:

1 Una empresa para registrar a los trabajadores de Sueldos y Salarios

2 y una segunda empresa con los mismos datos, para incorporar a los trabajadores de Asimilados a
Salarios.

Para diferenciar esta ltima podemos agregar una letra diferente al nombre corto. Y marcar en los
datos de la empresa la casilla Asimilados a salarios.

Tipo de Periodo en una nmina de Asimilados a Salarios:


Los trabajadores se darn de alta con un tipo de Nmina: Indeterminado, en caso de que no
tengan una periodicidad de pago especfica.
Si se les asigna este tipo de nmina a los trabajadores, se deber crear de igual forma un periodo
de nmina Indeterminado. En el cual se registrar como una Excepcin el importe de sueldo que
se desea imprimir en su recibo.

Si el Trabajador se crea con una nmina Mensual, se deber crear un periodo Mensual para poder
procesar este trabajador.
Si se captura Sueldo Diario al trabajador y no se captura la excepcin

Modificar el concepto de Sueldo para la nmina de Asimilados a Salarios


Para que los recibos puedan imprimir el concepto de Asimilados a Salario en vez de Sueldo
1 Entre al men Catlogos
2 Elija la opcin [Conceptos Percepcin]
3 De la lista seleccione el concepto de Sueldo y haga clic en el botn [Modificar]

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- Cambie el concepto de Sueldo por Importe Asimilado a Salario y guarde los cambios.

Modificar el Ttulo del Reporte para Asimilados


1 Vaya al men de [Utileras]
2 Elija la opcin de [Configuracin], en la opcin de [Formato]
3 Modifique el Ttulo para la representacin impresa.

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Procesar e Imprimir la Nmina

Haga clic en este botn que se encuentra en la barra principal y desea realizar el clculo
de la nmina.

Haga clic en este botn para obtener la impresin de la Hoja de Nmina, despus de
haber procesado el periodo abierto actualmente.

Haga clic en este botn para imprimir los recibos de nmina de los trabajadores.

Reportes de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales

A los reportes del sistema de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales, se les podr
incorporar la imagen del logotipo de la empresa.
En cuanto a la representacin impresa del CFDI y el Recibo de nmina, la imagen se colocar
manualmente desde una vista de diseo.
A continuacin encontrar la explicacin para personalizar estos reportes.

1. Igrese al men [Herramientas] en la opcin de [Configuracin]; donde deberemos elegir la


pestaa de [Formatos]

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Para el CFDI, haga clic en el botn Modificar, para visualizar la siguiente imagen:

Es necesario indicar el archivo de imagen que se tomar para agregarse, haciendo clic en el icono
del folder amarillo en la siguiente ventana:

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Una vez que la imagen ha sido colocada en el reporte, podr ser reestablecida a su tamaao
original o ajustarla al tamao del cuadro que la contiene si su tamao original es mayor al espacio
asignado en el reporte.

Para guardar los cambios del reporte:


1) Hacer clic en el men [File] en la opcin [Save] y cerrar el reporte.
2) O bin, al cerrar el reporte con el botn [X] de lado superior derecho, se enviar un
mensaje:

Haga clic en [Si], para guardar los cambios.

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Reestablecer Reporte

Si al imprimir una represetnacin impresa del CFDI el sistema marcar un error, puede tener la
causa en que hayamos eliminado algn elemento importante del reporte cuando lo modificamos
en su vista de diseo. Y para poder corroborar este evento utilizaremos la opcin de
[Reestablecer] reporte, que tiene como funcin reemplazar el reporte modificado por el reporte
original del sistema.

Establecer imagen para Reportes de Acumulados

Los reportes de Acumulados, no podrn ser modificados en vista de diseo como ,la
representacin impresa o el recibo de nmina, pero se podr signar el archivo que se utilizar para
colocarla en el espacio del lado superior derecho.

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Reporte de conceptos Horizontal en Excel

En este mdulo podr obtener un archivo de Excel con los conceptos de Percepciones y
Deducciones que usted elija por trabajador.
Para llegar a esta opcin, haga clic en el men [Acumulados] y elija la opcin [Exportar]

Para obtener el reporte es necesario elegir primero el Tipo de Nmina.


El contenido se podr definir por alguno de los siguientes parmetros:
1) Por Periodo
2) Por Mes, o bien
3) Anual
Cuando haya definido estas opciones puede hacer clic en el botn de [Exportar], para guardar el
archivo resultante en la ubicacin que usted desee.

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Procesos Anuales
Clculo del Aguinaldo (Gratificacin Anual)
El concepto tambin es posible agregarlo a cada trabajador como una excepcin, colocando las
frmulas correspondientes para ello al concepto.

Para que el sistema realice el clculo de este Concepto por cada trabajador de forma automtica,
ser necesario crear un periodo Especial:

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El periodo especial ser til para presentar nicamente el Concepto del Aguinaldo.

El Aguinaldo se puede ver reflejado en el Periodo de dos formas:

De forma Automtica:

Una vez creado el periodo especial, se puede utilizar el proceso automtico desde el men
[Anuales] en la opcin [Aguinaldo], el cual determinar los das que le corresponde a cada
trabajador restando los das de faltas e incapacidades.

Si el trabajador tiene fecha de ingreso en el ejercicio actual, se determinar el nmero de das que
le corresponde, segn la base de nmero de das de Aguinaldo.

De forma Manual:

En el periodo especial, se podr capturar para cada trabajador el importe que determine el usuario
para cada trabajador desde el mdulo de Excepciones.

Clculo del ISR

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Este proceso obtendr las percepciones del trabajador durante todo el ejercicio, exceptuando
Subsidio al Empleo para obtener el ISR Anual, que ser comparado con la suma del ISR retenido en
cada periodo.

Estos 2 importes sern comparados para obtener una diferencia a favor o cargo del trabajador.

Para realizar este proceso, ingrese a la opcin [Anuales] del men [Principal] y haga clic en [ISR],
para desplegar la siguiente ventana:

Para obtener los importes, haga clic en el botn [Obtener]. Este procedimiento lo podr volver a
realizar si es necesario.

[Detalle] Este reporte le mostrar un informe de los Conceptos de cada trabajador agrupado en
percepciones y deducciones.

[Imprimir] En este reporte podr obtener de forma impresa el resultado de la diferencia a cargo
o a favor del trabajador que fue obtenida en el clculo.

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Calculo de PTU
Este mdulo le poyar a obtener un Importe de PTU para sus trabajadores que laboraron el ao
anterior en la empresa por al menos 60 das descontando las incapacidades diferentes a
maternidad y faltas.

En la parte inferior encontrar una caja de texto para capturar el monto de PTU a repartir.

Esta herramienta le apoyar a activar temporalmente a los trabajadores que


para este ao, ya no estn laborando en la empresa.
Despus de haber timbrado su Periodo donde ha capturado su concepto de
PTU, ser necesario volver a establecer como Baja a los trabajadores que se
habilitaron temporalmente.
Si desea que el sistema le apoye a generar las Excepciones de PTU que lo
corresponde a cada trabajador con el monto a repartir, haga clic en esta
herramienta.
Este herramienta le permitir visualizar el detalle de los datos del reparto de
Utilidades.

Cierre de la Empresa

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Este procedimiento tiene la finalidad de realizar la creacin de la empresa del ejercicio siguiente
con los siguientes datos:

- Catlogo de Conceptos
- Catlogo de reas
- Catlogo de Departamentos
- Catlogo de Puestos
- Catlogo de Tipo de Jornada
- Catlogo de Tipo de Contrato
- Catlogo de Motivos de Cancelacin

Trabajadores

Se copiara a la nueva base la lista de trabajadores activos y las bajas que se dieron durante el
ejercicio.

Excepciones

Tendr la opcin de conservar la informacin de las incidencias pendientes de aplicacin, como


una incapacidad que haya iniciado el mes de diciembre 2014 y continua la aplicacin por el
nmero de das que restan aplicar en el mes de enero de 2015.

Excepciones por incidencias: Faltas, Vacaciones Incapacidades.

Esta opcin tambin contempla las excepciones que se guardaron como Recurrentes.

Ambas excepciones se podrn conservar si se opta por crear el primer periodo de nmina.

Timbres

Si la empresa del ao actual, tiene timbres an disponibles, se copiaran al nuevo ejercicio, de tal
forma que se puedan utilizar para el timbrado en el nuevo ejercicio, optando por reiniciar el
consecutivo de los CFDIs; o bien, conservar el consecutivo del ejercicio anterior.

Se recomienda reiniciar el consecutivo de los folios.

Configuracin del Correo Electrnico para enviar los CFDIs

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Se requerira un correo de la empresa o de la persona fsica, del cual se envirn los CFDIs a cada
uno de los trabajadores.
Para ingresar los datos del correo, ingrese al men [Utileras], en la pestaa de [Correo]

Para Configurar su Correo electrnico podr utilizar los datos de la siguiente tabla, segn el
dominio al que pertenezca su cuenta de correo:

Requiere conexin segura


Proveedor Servidor Puerto
TLS
hotmail smtp.live.com 587 Si
gmail smtp.gmail.com 465 Si
prodigy smtp.prodigy.net.mx 587 No
telmex smtp.live.com 587 Si
eninfinitum smtp.live.com 25 Si

Proceso de Timbrado

Datos para iniciar la generacin de los CFDIs de nmina

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1) Ingrese su Clave de Activacin RFC en los datos de la empresa en el men [Archivo]-


[Abrir], seleccionando la empresa y haciendo clic en el botn [Modificar].

2) Ingrese su certificado en el men [Archivo] [Certificado]

3) Ingrese los datos de sus timbres en el men [Archivo]-[Timbres]

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- Haga clic en [Nuevo] para poder incorporar la cantidad de timbres que incluye el
paquete, la fecha de adquisicin y la llave que identifica a estos timbres.
- Para asignar el nmero de timbres que tendr est empresa en NomiTool, deber
hacer clic en el botn [Asignar].

En este ejemplo, slo se asignarn a esta empresa 200 timbres de este paquete.

4) Despus de procesar su nmina, haga clic en el botn [Bloquear] que se encuentra en la


barra principal.
5) Entre al mdulo [CFDIs] y elija el proceso de generacin masiva o generar un comprobante
a la vez.
- Si se presenta algn error, podr hacer clic en la imagen que se muestra en la columna
de [Referencia] del registro del trabajador; para mostrar el archivo que indica en la
parte final, el motivo por el cual no es posible generar el CFDI.

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Herramienta para envo de [Correos con CFDIs]


Dentro del mdulo [CFDIs] encontrar una herramienta con el nombre de [Correos]; la cual, le
permitir iniciar el proceso de envo de todos los CFDIs generados en el periodo.

Al hacer clic en este botn, se mostrar la lista de todos los trabajadores con su respectiva
direccin de correo electrnico:

Podr modificar el asunto del correo y el mensaje antes de iniciar el proceso de envo.

Al iniciar el proceso, se mostrar el tiempo de espera que tendr cada envo, el cual tiene la
finalidad de evitar que su correo electrnico sea considerado SPAM por los servidores de correo
electrnico.

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