Compartimentul de audit public intern PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT Data:

Colectarea i prelucrarea informaiilor

Domeniul/activitatea auditat: Arhivarea documentelor
Denumirea misiunii: Arhiva unitatii
Document redactat de:
Supervizat de:

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Intrebari formulate DA NU Observatii

Obiectiv 1- Planificarea operaiunilor i aciunilor aferente
activitii de arhivare
Activitatea1.1: Evidena documentelor
Au fost nregistreze toate documentele intrate, ieite
ori ntocmite pentru uz intern?
Inregistrarea tuturor documentelor s-a facut la registratura
general, fie ntr-un singur registru de intrare-ieire, fie,
concomitent, n mai multe, fr ca numerele de nregistrare date
documentelor s se repete?
Exista registre de intrare iesire la nivelul fiecarui compartiment?
Inregistrarea documentelor la nivelul compartimentelor este
efectuata la zi?
Inregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea
primirii lor?
nregistrarea documentelor ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la
31 decembrie ale fiecrui an?
La nregistrarea documentelor se precizeaza urmtoarele
elemente:
numrul de nregistrare
data nregistrrii
numrul i data documentului date de emitent
numrul filelor documentului

Pagin 1 din 15
 numrul anexelor
emitentul
coninutul documentului n rezumat
compartimentul cruia i s-a repartizat
data expedierii
modul rezolvrii
destinatarul
numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz
i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i
completa n registru dup rezolvarea documentului?
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la
primul document nregistrat?
In dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica
corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care
se face conexarea?
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz
intern se nregistreaz ca i documentele intrate, completndu-se
coloanele adecvate?
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea au primit
numrul de inregistrare al documentului la care se rspunde?
Activitatea1.2: Gruparea documentelor n dosare
Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i
termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor?
a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator
pentru documentele proprii, dup modelul din anexa nr. 1 la
Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare?
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se
nscriu, pe compartimente, categoriile de documente grupate pe
probleme i termene de pstrare?
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile
compartimentelor, n ordinea n care figureaz n schema de
organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane?
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor i se
numeroteaz cu litere majuscule?
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce
Pagin 2 din 15
constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe,
ncepnd cu nr. 1 la fiecare compartiment?
n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte
materiale preconstituite?
Pe dosar a fost mentionat indicativul dosarului (cifra roman,
litera majuscul i cifra arab?
Nota: Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra
arab sau numai din cifra arab, dac creatorul are ca pri
componente numai compartimente fr subdiviziuni)
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului figureaza n
registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe
fiecare document n parte?
n rubrica a patra a nomenclatorului este nscris termenul de
pstrare?
Stabilirea termenului de pstrare se face inndu-se seama de
legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan
tiinific a informaiilor pe care le conin documentele?
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se
trece cuvntul permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care
se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor
ct se pstreaz?
Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi
stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului,
sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng
termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S." (comisie
de selecionare)?
La expirarea termenului de pstrare, aceste documente sunt
analizate de comisia de selecionare i, dup caz, sunt propuse
pentru eliminare sau reinute permanent?
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai
problem, cu acelai termen de pstrare?
n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de
timp diferite i, respectiv, cu, termene de pstrare diferite
(contracte de finanare, rapoarte lunare, trimestriale, anuale s.a.),
se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare?
Pagin 3 din 15
A fost modificat Nomenclatorul dosarelor atunci cnd s-au
produs schimbri n structura creatorului de documente?
Dac sau nfiinat noi compartimente sau subdiviziuni,
nomenclatorul a fost completat cu denumirea acestora i cu
dosarele nou create?

n cazul compartimentelor sau subdiviziunilor lor care i dezvolt

activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute
iniial, nomenclatorul s-a completat cu noile dosare?
eful/coordonatorul fiecrui serviciu/compartiment a ntocmit
proiectul de nomenclator pentru documentele specifice
compartimentului respectiv?

Aceste proiecte au fost centralizate i naintate, n dou

exemplare, spre aprobare i confirmare?
Nomenclatorul a fost aprobat de ctre conducerea unitii
creatoare de documente?
Nomenclatorul a fost confirmat, de direcia judeeana a Arhivelor
Naionale?
Dup confirmare, nomenclatorul a fost difuzat la toate
compartimentele, n vederea aplicrii lui?
b) Constituirea dosarelor
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al
doilea an de la constituire?
n vederea predrii dosarelor responsabilului de arhivare se
efectueaz urmtoarele operaiuni:
documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n
cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd
n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele
mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt?
se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise,
dubletele?
Documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n
aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i
rezoluiilor?
n cazul depirii numrului de 250 - 300 file, se constituie mai
Pagin 4 din 15
multe volume ale aceluiai dosar?
Filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu
creion negru?
n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se
numeroteaz ncepnd cu numrul l pentru fiecare volum?
Pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a
compartimentului creator, numrul de dosar din inventar, anul,
indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit,
numrul de file, volumul i termenul de pstrare?
n cazul dosarelor care conin documentele aferente unui proiect
finanat din PO, se specifica, n mod obligatoriu: denumirea
programului operaional/ numrul apelului de cereri de finanare/
msura/codul proiectului, n vederea constituirii ulterioare a
dosarului unic al unui proiect?
Constituirea Dosarului Unic al unui proiect se realizeaz conform
Anexei 3 la Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale,
cu modificrile i completrile ulterioare?
Pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima
pagin nescris a registrelor i condicilor, lucrtorul de la
compartimentul creator al dosarului face urmtoarea certificare:
Prezentul dosar (registru,condic) conine ... file", n cifre i ,
ntre paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data
certificrii?
Documentele confideniale sunt marcate corespunztor
Confidenial de ctre autorul acestora sau de ctre expertul din
direcie/serviciul/compartimentul care efectueaz predarea ctre
arhiv?
In cazul acestor documente confideniale se marcheaza pe prima
pagin a acestora ca i pe procesul verbal de predareprimire la
arhiv confidenial i se precizeaza persoanele sau funciile al
cror acces este permis sau se vor specifica cele al cror acces
este interzis?
Accesul persoanelor sau funciilor la documentele confideniale
se face pe baz de solicitare scris ctre conducere i numai
dup aprobarea acestuia?
n fia de inventar, n rubrica de Observaii se menioneaza, de
asemenea, Confidenial?
Pagin 5 din 15
Pn la predarea dosarelor n arhiv, dosarele sunt arhivate
temporar n cadrul compartimentului care le creaz?
Dosarele arhivate sunt pstrate n fiete care se ncuie, iar accesul
la dosare este permis persoanei/persoanelor care au sarcini de
serviciu soluionarea acestora?
c) Inventarierea dosarelor i predarea la arhiva
Dosarele se predau responsabilului de arhivare pe baz de
inventar?
Inventarul este ntocmit dup modelul prezentat n anexa nr. 2 la
Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare?
Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare,
create n cursul unui an, de ctre un compartiment ?
Fiecare compartiment a ntocmit attea inventare cte termene de
pstrare sunt prevzute n nomenclator, la compartimentul
respectiv?
n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar
fiecare volum a primit un numr curent distinct?
Inventarele au fost ntocmite n 3 exemplare pentru documentele
nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente,
dintre care un exemplar a rmas la compartimentul care face
predarea, iar celelalte au fost depuse o dat cu dosarele la
compartimentul de arhiv?
Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive
justificate, se opresc la compartimentele, au fost trecute n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor?
In momentul predrii lor ulterioare, n inventar s-a menionat
acest lucru?
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani au fost inventariate
la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme?
n ceea ce privete completarea rubricii Coninutul dosarului", au
fost precizate genurile (corespondena, contracte, rapoarte, etc.)
de documente, emitentul,destinatarul, problema sau problemele
coninute i, dup caz, perioada la care se refer?
Compartimentele creatoare de documente au constituit dosarele,
le-au inventariat i le-au predat?
Predarea la arhiva general a fost facuta conform unei programri
Pagin 6 din 15
prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou
compartimente (persoana care pred i primitor)?
Activitatea 1.3: Securitatea fizic n cadrul compartimentelor
Dosarele administrative aferente precum i toate celelalte
documente care se emit n vederea parcurgerii tuturor etapelor
pentru un proiect sunt pstrate ntr-un birou/ dulap care se ncuie,
respectnd condiiile minime de siguran mpotriva degradrii,
sustragerii, pierderii pn la momentul cnd toate aceste
documente n original sunt transmise persoanei responsabile cu
pstrarea, conservarea i depozitarea documentelor?
Accesul la dulapul n care se afl cererile de finanare este permis
numai personalului autorizat?
Toate celelalte documente legate de proiecte cu care se lucreaz
sunt pstrate pe timpul ct se lucreaz cu ele ntr-un birou
securizat, prevzut cu dulapuri care se ncuie, pn cnd acestea
sunt predate ?
Fiecare expert verificator dup ce i-a terminat activitatea de
verificare la sfritul fiecrei zile i ori de cte ori este necesar n
decursul unei zile a ncuiat cererile de finanare i fiele de
verificare cu care a lucrat?
Cheia dulapului a avut-o doar acesta, existnd o copie la un coleg
desemnat al acestuia pentru situaia n care intervine
mbolnvirea, decesul sau o alt situaie neprevzut?
Activitatea 1.4: Securitatea fizic n cadrul institutiei nivel
central
Toate cererile de finanare mpreun cu dosarele administrative
aferente precum i celelalte documente emise au fost primite de
responsabilul cu arhivarea din cadrul institutiei care le-a
transmis ctre celelalte compartimente i servicii n vederea
prelucrrii?
Accesul la dosarele de finanare a fost permis si altor persoane in
afara persoanei care a lucrat efectiv la dosarul respectiv, n cadrul
etapei care se desfoar?
Cheia fietului a fost deinut doar de persoana care a fost
responsabil pentru etapa respectiv i care este prevzut n
cadrul manualelor de procedur pentru
implementarea msurilor?
Pagin 7 din 15
O copie a cheii de la fiet a existat la o persoan desemnat din
cadrul aceleiai direcii pentru cazul n care intervine
mbolnvirea, decesul sau o alt situaie neprevzut care
determin absentarea responsabilului?
Toate documentele originale necesare pentru autorizarea,
contabilitatea i evidenta plii sunt pstrate i arhivate n dulapuri
securizate / fiete care se ncuie?
Cheia fietelor o deine persoana responsabil pentru etapa
respectiv prevzut n cadrul procedurilor operaionale?
O copie a cheii o deine o persoan din cadrul aceluiai serviciu
cu persoana responsabil,pentru cazul n care intervin:
mbolnvirea, decesul, ca i alte situaiineprevzute care
determin absena responsabilului?
La sfritul perioadei de pstrare, conservare i depozitare a
tuturor documentelor ce privesc implementarea PO (pn la
sfaritul celui de-al 3-lea an de la nchiderea POP 2012 2016) a
avut loc transmiterea arhivei temporare?
Obiectiv 2- Derularea activitii de arhivare
Activitatea 2.1:Etapele si evidena documentelor
Documentele au fost depuse la depozitul arhivei ncepnd cu anul
de lansare al programului, pe baza de inventar i proces verbal de
predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3 din Legea
nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i
completrile ulterioare?
Procesele verbale de predareprimire i inventarul au fost
ntocmite n 2 exemplare, unul rmnnd la persoana responsabil
cu pstrarea i depozitarea documentelor, cellalt exemplar fiind
pstrat de ctre direcia care a efectuat predarea?
Responsabilul cu arhivarea PO-programului operational a
completat n registrul de intrri, potrivit anexei nr. 4 la Legea nr.
16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i
completrile ulterioare?
Numrul din registrul de intrri s-a acordat succesiv, n ordinea
primirii acestora?
Codurile de arhivare sunt stabilite de ctre responsabilul cu
arhivarea, conform regulilor stabilite printr-o procedura?
Responsabilul cu arhivarea PO a nregistrat in mod obligatoriu
Pagin 8 din 15
toate documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern?
La preluare, responsabilul cu arhivarea a verificat fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i
concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar?
n cazul constatrii unor neconcordane, acestea au fost aduse la
cunotin compartimentului creator, care efectueaz corecturile
ce se impun?
Documentele aferente proiectelor sunt aezate pe rafturi conform
codurilor pentru a fi verificate de organele de control ale
Arhivelor Naionale sau n vederea confirmrii lucrrii de
selecionare?
Dosarul unic al unui proiect,
care trebuie s conin toat documentaia aferent acestuia, a fost
constituit prin cumularea de ctre responsabilul cu arhivarea a
dosarelor provenite de la serviciile implicate n contractarea i
implementarea proiectelor, pe baza indicativelor i specificaiilor
nscrise pe dosar de ctre compartimentul creator de documente,
astfel nct toate documentele referitoare la un proiect s se
regseasc n acelai loc?
Bibliorafturile ce cuprind documente interne sunt aranjate, n
ordine cronologic?
Rafturile sunt de asemenea numerotate?
Fiecare biblioraft este numerotat, astfel nct s se poat face o
identificare rapid a documentelor pe care le conine?
Pentru fiecare inventar responsabilul cu arhivarea POP noteaz:
numrul de ordine al inventarului
data prelurii documentelor din inventarul respectiv
denumirea compartimentului de la care provine inventarul
datele extreme ale documentelor
totalul dosarelor din inventar
totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul
respectiv
numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior?
Este nscris numrul din inventar al fiecrui dosar reinut de
compartiment?
La capitolul Ieiri" s-a trecut:
Pagin 9 din 15
 data ieirii dosarelor din eviden
unde s-a predat
denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost
scoase din eviden;
totalul dosarelor ieite?
Indicativul pentru un dosar (registru) ce conine documente
interne a fost format dup o formula prestabilita printr-o
procedura?
Fiecarui dosar arhivat i s-a ataat o etichet care conine
informaii stabilite printr-o procedura?
Etichetele dosarelor care conin documentele proiectelor cuprind
n mod obligatoriu, respectnd ordinea urmtoare: denumirea
programului operaional/ numrul apelului de cereri de finanare/
msura /codul proiectului?
Activitatea 2.2:Selecionarea documentelor
n cadrul institutiei funcioneaz o comisie de selecionare,
numit prin Decizia conducatorului?
Comisia de selecionare a fost compus din: preedinte,
secretar i un numr impar de membri numii din rndul
specialitilor proprii reprezentnd principalele compartimente
creatoare de arhiv?
Documentele au fost scoase din evidena arhivei i se elimin
numai n baza proceselor verbale ale comisiei de selecionare
aprobate de Comisia central de selecionare?
Responsabilul cu arhivarea PO sprijina activitatea secretarului
comisiei de selecionare numit prin conducatorului institutiei?
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului,
preedintele comisiei convoac comisia de selecionare?
Responsabilul cu arhivarea PO a prezentat comisiei inventarele
dosarelor cu termene de pstrare expirate?
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare a
avut n vedere respectarea termenelor de pstrare a documentelor,
prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie
deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea
C.S."?
Cnd comisia de selecionare a constatat greeli de ncadrare a
documentelor la termenele de pstrare sau a stabilirt ca unele din
Pagin 10 din 15
acestea s fie pstrate permanent, ele au fost trecute n inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i
compartimentul respectiv?
La ncheierea lucrrilor, comisia a ntocmit un proces-verbal
potrivit modelului prezentat n anexa nr. 5 din Legea nr. 16/1996
referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile
ulterioare care se nainteaz spre aprobare conducerii ?
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi
eliminate,nsoite de procesul-verbal aprobat de conducerea
unitii i de inventarul documentelor permanente create n
perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un
exemplar) au fost se naintate, cu adres nregistrat, pentru
confirmare, direcia judeeana a Arhivelor Naionale?

Au fost respectate termenele de pastrare hotarate de Direcia

Judeeana a Arhivelor Naionale?
Nota: Direcia Judeeana a Arhivelor Naionale poate hotar
pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit
nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar
Activitatea 2.3:Scoaterea documentelor din arhiv
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea
conducerii?
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu confirmarea
Direciei Judeeane a Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a
distrugerii provocate de evenimente neprevzute (Anexa nr. 4 la
Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare)?
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din
urmtoarele acte, dup caz:
proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5 la Legea
nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i
completrile ulterioare);
proces-verbal de predare-primire (conform anexei nr. 3 la
Legea nr.16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare)?
Documentele deteriorate sunt scoase din eviden n urma
Pagin 11 din 15
propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea
institutiei i confirmat de Direcia Judeeana a Arhivelor
Naionale?
Activitatea 2.4:Reguli privind accesarea documentelor din
arhiv
Accesul la documentele aflate n arhiv se realizeaza pe baza unei
solicitri scrise ctre conducerea institutiei i numai dup
aprobarea primit de la acesta?
Solicitarea precizeaza n mod clar motivul consultrii
documentului din arhiv?
Documentele confideniale ale institutiei, depuse n arhiva
acesteia, au fost consultate de ctre personal prin prezentarea la
responsabilul cu arhivarea cu solicitarea scris, aprobat de ctre
conducerea institutiei i cu legitimaia de serviciu, completndu-
se de ctre responsabilul cu arhivarea registrul valabil pentru
scoaterea documentelor din arhiv pentru consultare (anexa 4 la
Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare)?
n cadrul solicitrii de consultare a documentelor confideniale
solicitantul a fost obligat s pstreze confidenialitatea
informaiilor coninute n cadrul documentului respecti? (printr-o
declaratie data in acest sens)
Documentele au fost eliberate de catre persoana autorizat,
respectivde catre responsabilul cu arhivarea PO, care
consemneaz n Registru de eviden a intrrilor-ieirilor
unitilor arhivistice orice ieire spre consultare a vreunui
document?
Spaiul dedicat arhivrii conine, in mod obligatoriu minim un
birou i un anumit numr de scaune care s permit consultarea
documentelor n acel spaiu?
Accesul la documentele din arhiva institutiei a fost permis si altor
persoane in afara personalului si persoanelor autorizate?
A fost permis accesul altor persoane dect cele specificate mai
sus la informaiile deinute n cadrul documentelor depuse la
arhiva ?
Prin arhivarea tuturor documentelor cu legatur n implementarea
PO se asigur pstrarea ntregii documentaii care justific
Pagin 12 din 15
implementarea proiectelor, plile efectuate i documentele cu
privire la efectuarea controalelor administrative i fizice?
Activitatea 2.5:Pstrarea documentelor n arhiv
Fiecare spaiu de pstrare, conservare i depozitare a
documentelor legate de implementarea PO dispune de un necesar
minim de dotri n vederea garantrii i pstrrii tuturor
documentelor din arhiv n condiii optime, legate de temperatur,
umiditate, securitate, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii, fiind dotate cu instalaii i sisteme de
prevenire i stingere a incendiilor?
Au fost folosite drept spaiu pentru pstrare, conservare i
depozitare ncperi cu igrasie expuse pericolului de infiltraie,
inundaie, incendiu,explozie etc?
n cazul n care spaiile pentru arhiv sunt prevzute cu geamuri,
acestea au fost asigurate cu gratii mpotriva furtului, iar n
interiorul ncperilor se asigur o temperatur de 15 25 grade C
i o umiditate de 40 65%?
Spaiile pentru arhiv se doteaz cu rafturi, fiiere, dulapuri etc?
Acestea rezista la ncrcare i ndeplinesc condiiile de igien
mpotriva agenilor fizico chimici i biologici?
Rafturile sunt amplasate perpendicular pe sursa de lumin i se
ancoreazntre ele i de pereii laterali ai depozitului?
A fost interzisa pstrarea n incinta arhivelor a obiectelor strine
de arhiv?
Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele au fost
introduse n mijloacede protecie n funcie de natura lor (dosare,
cartoane, mape, cutii, plicuri etc.)?
Aezarea documentelor n rafturi se face fie pe maneta de
ndosariere, fie pe maneta inferioar pe ani?
n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentului de
ctre ageni biologici (roztoare, insecte, ciuperci, bacterii) se iau
msuri de nlturare a acestora, cerndu-se n cazuri deosebite
sprijinul Arhivelor Statului?
nlturarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curire
mecanic,dezinsecie i deratizare?
Dezinsecia i deratizarea se face cel puin o dat la 6 luni, iar
desprfuirea general cel puin o dat la 2 ani?
Pagin 13 din 15
ncperea arhivei, ca i ncperile din vecintatea acesteia sunt
prevzute cu stingtoare i sunt asigurate toate celelalte condiii
necesare stingerii incendiilor?
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului
deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta
depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor,
ntreruptoarelor, prizelor sau a altor instalaii electrice defecte?
Msuri similare au fost luate i n cazul ncperilor din
vecintatea arhivei?
Toate documentele legate de proiecte finanate prin PO sunt
pstrate minim 3 ani de la data nchiderii PO, cu excepia
urmtoarelor situaii:
Pentru operaiile supuse unei proceduri de contencios;
Pentru dosarele de recuperare a sumelor, n cazul procedurilor
mpotriva ntreprinderilor n situaie de lichidare a conturilor,
cazuri n care perioada de pstrare la arhiv a documentelor
acestor proiecte se prelungete pn la ncheierea operaiilor
respective?
Obiectiv 3- NREGISTRRI, ARHIVRI
Activitatea 3.1:Arhivarea documentelor pe suport de hrtie
Documentele recente sunt pstrate, pentru o perioad de
maximum 3 ani, n spaiul de pstrare operaional al
compartimentelor ?
Documentele pstrate pe suport hrtie n cadrul compartimentelor,
sunt copii ale: nomenclatoarelor arhivistice, fielor de inventar,
proceselor verbale de predare-primire, proceselor verbale de
selecie,registrelor de eviden?
n spaiul de pstrare operaional al compartimentelor sunt de
asemenea meninute, pentru o perioad de maximum un an:
Nomenclatoarele arhivistice;
Fiele de invetar;
Procesele verbale de predare-primire;
Procesele verbale de selecie;
Registrele de eviden.
n spaiul de pstrare operaional, documentele sunt ndosariate n
bibliorafturi etichetate dup denumirea compartimentului, anul,
perioada de arhivare i tipul documentului ?
Pagin 14 din 15
La sfritul perioadelor menionate anterior, toate documentele
sunt transferate ctre arhiva, potrivit prevederilor Procedurii de
Arhivare a documentelor ?
Activitatea 3.2 : Documente i arhive n format electronic
Documentele menionate mai sus sunt stocate i n format
electronic n reeaua de date ?
Utilizatorii salveaz arhivele electronice n:
sub-directorul PRIVATE al compartimentului respectiv
directoare dedicate potrivit etapei respective n derulare ?

Pagin 15 din 15