MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

MANUAL DE FORMARE
PENTRU
GREFIERII DIN CADRUL INSTANELOR I PARCHETELOR

NIAL RAAEN

2011
Managementul Documentelor

Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i

parchetelor
Nial Raaen

2011

Aceast publicaie a fost posibil datorit sprijinului Bncii Mondiale, prin

intermediul Acordului de mprumut pentru finanarea Proiectului Reforma
Sistemului Judiciar (BIRD 4811 RO), n baza contractului nr. 53/31.05.2010,
ncheiat ntre Ministerul Justiiei (Direcia pentru Implementarea Proiectelor cu
Finanare Extern/MJ-DIPFIE) i Consultantul East-West Management Institute
(SUA)/EWMI i Institutul Romn de Training (Romnia)/IRT, pentru implementarea
proiectului Asisten tehnic pentru elaborarea programelor de studiu pentru noul
plan de formare al colii Naionale de Grefieri i pentru furnizarea de programe de
formare pentru patru materii noi.

MJ-DIPFIE deine toate drepturile cu privire la aceast publicaie, care nu poate fi

copiat, transmis sau folosit, n ntreg sau n parte, n format fizic sau electronic,
de ctre nicio persoan fizic sau juridic, fr autorizarea prealabil, n scris, a
Ministerului Justiiei, cu excepia Ministerului Justiiei i a colii Naionale de Grefieri
(SNG), n calitatea lor oficial.

Manualul Managementul Documentelor a fost elaborat de NIAL RAAEN n baza

unui contract semnat de autor cu East-West Management Institute, n beneficiul
SNG. Orice opinii, constatri, concluzii sau recomandri exprimate n aceast
publicaie aparin autorului i nu reflect neaprat punctul de vedere al
organizaiilor sau instituiilor care au oferit sprijin n derularea acestui proiect.

Domnul Nial Raaen este consultant n domeniul managementului instanelor cu o

experien de peste 30 de ani n domeniul judiciar, incluznd o expertiz extins n
aria managementului sistemelor de arhivare utilizate n mediul judiciar.

De-a lungul carierei sale, dl. Raaen a lucrat n instanele din Statele Unite ca
magistrat i ca administrator de instan. De asemenea, domnia sa a lucrat pentru
Curtea Suprem din Michigan, ca director al serviciilor operaionale pentru cele 244
de instane statale i ca ef al serviciului de management judiciar al Tribunalului
Penal Internaional pentru fosta Iugoslavie.

Dl. Raaen a mai lucrat n trecut n Romnia cu Asociaia Barului American-Iniiativa

Juridic pentru Europa Central i Eurasia (ABA/CEELI), n cadrul unui studiu
privind motivele de amnare a soluionrii dosarelor civile, colabornd cu instane
din Bucureti i Ploieti.

1
 PREFA
Acest manual a fost conceput ca un compendiu al celor mai bune
practici privind managementul documentelor n cadrul sistemului
judiciar. El prezint instrumente utile pe care cititorii grefieri le pot
folosi pentru a mbunti modul n care i ndeplinesc atribuiile
curente legate de circuitul documentelor la nivelul instanei sau
parchetului unde i desfoar activitatea. Manualul nu pune accent
aadar pe actualele prevederi ale Regulamentelor de Ordine Interioar
pentru Instane i Parchete sau pe cerinele legale n vigoare n
prezent n Romnia n ceea ce privete managementul documentelor
din sistemul judiciar (pentru c acestea sunt deja cunoscute i
prezentate n variate materiale de formare elaborate pentru uzul
grefierilor) i nici pe practicile curente ale instanelor i parchetelor,
care oricum nu au, de cele mai multe ori, un caracter uniform, variind
de la un nivel de jurisdicie la altul sau de la o Curte de Apel la alta, n
funcie de diveri factori obiectivi sau subiectivi.

n contextul actual al eforturilor de consolidare a evoluiei sistemului

judiciar din Romnia, acest manual i propune mai curnd s
introduc i s promoveze concepte de management care s i
ncurajeze pe grefierii cu funcii de conducere din cadrul instanelor i
parchetelor s-i asume un rol activ i de perspectiv n materia
managementului documentelor i, n cele din urm, s mbunteasc
sistemul actual de gestionare a circuitului documentelor prin aplicarea
gradual a acestor concepte. n acest sens, manualul de fa se
adreseaz personalului de conducere al instanelor i parchetelor -
Prim-grefieri, Grefieri efi, Grefieri Arhivari efi, dar i preedini/vice-
preedini de instan, procurori generali sau prim-procurori i
procurori efi - precum i celorlali membri ai personalului judiciar cu
atribuii n ceea ce privete controlul i gestionarea documentelor.

n consecin, manualul poate fi privit ca o surs de referin privind

conceptele, principiile i terminologia standard utilizate n domeniul
managementului documentelor i modul n care acestea i gsesc
aplicabilitatea n contextul specific al sistemului judiciar. n acest scop,
n cuprinsul manualului sunt prezentate, de exemplu: diverse metode
pentru indexarea i pstrarea documentelor, conform celor mai bune
practici utilizate la nivel internaional; avantajele i dezavantajele
diferitelor tipuri de sisteme de ndosariere i arhivare, astfel nct cei
care dein funcii de conducere s poat face alegeri raionale privind
tipul de ndosariere i sistemul de stocare adecvate; o imagine de
ansamblu a ceea ce presupune un management judicios al

2
documentelor pstrate n format electronic etc. Totodat, sunt
explicate instrumentele de evaluare a calitii documentelor i de
minimizare a unor riscuri poteniale identificate i analizate anterior,
privind procesul complex de management al documentelor.

Toate aceste noiuni sunt prezentate cu scopul de a-i ajuta pe grefierii

cu atribuii n acest domeniu s descopere eventualele arii de
mbuntire i s i asume un rol activ n sensul unei evoluii
consecvente spre adoptarea de sisteme din ce n ce mai performante
de gestionare a documentelor n cadrul instanelor i parchetelor
respective.

---------------

Autorul dorete s mulumeasc colii Naionale de Grefieri pentru

sprijinul i asistena oferite n realizarea acestui manual, dar i
formatorilor SNG (judectori, procurori i grefieri) care au revizuit o
versiune iniial a manualului, contribuind cu recomandrile i
comentariile lor la mbuntirea acestuia.

Mulumiri speciale sunt adresate d-lui. Denis Malciu (grefier, Tribunalul

Bucureti, detaat n cadrul Departamentului de Formare Profesional
Iniial a SNG), d-lui. Sorin Curelea (Prim-grefier, Parchetul de pe
lng Tribunalul Bucureti, formator SNG - formare iniial) i d-nei.
Camelia PanaitescuAlegria (judector, Judectoria Sector 1 Bucureti,
detaat n cadrul Departamentului Relaii Internaionale al SNG) pentru
contribuia lor valoroas i dedicaia investit n procesul de elaborare
a acestui manual.

i nu n ultimul rnd, autorul dorete s menioneze sprijinul oferit cu

profesionalism de membrii Echipei Consultantului EWMI-IRT,
coordonat de Anthony Fisser (Liderul Echipei de Proiect), a cror
experien a avut un impact important pe parcursul procesului de
revizuire i editare a tuturor versiunilor de lucru care au stat la baza
acestui material.

3
 CUPRINS

CAPITOLUL 1: INTRODUCERE I OBIECTIVE...................................... 5

1.A. SCOPUL ACESTUI MANUAL ......................................................................................... 5
1.B. DE CE ESTE NECESAR MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR? ............................................... 6
CAPITOLUL 2: PRINCIPII DE BAZ ALE MANAGEMENTULUI
DOCUMENTELOR ............................................................................... 9
2.A. CE ESTE UN DOCUMENT?........................................................................................... 9
2.B. CE ESTE MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR? .............................................................. 11
2.C. SCOPUL MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR JUDICIARE ..................................................... 13
2.D. N CE CONST UNICITATEA DOCUMENTELOR JUDICIARE? ............................................... 14
2.E. STANDARDELE DE PERFORMAN PENTRU MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ........................ 15
2.F. EVALUAREA PRELIMINAR A SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR .............. 18
CAPITOLUL 3: S NELEGEM CE SUNT I CUM SE GESTIONEAZ
DOCUMENTELE JUDICIARE .............................................................. 20
3.A. CICLUL GENERAL DE VIA AL DOCUMENTELOR N CADRUL INSTANELOR I PARCHETELOR .. 20
3.B. TIPURI DE DOSARE UTILIZATE N CADRUL SISTEMULUI JUDICIAR ....................................... 26
3.C. ORGANIZAREA DOSARELOR I ACCESUL LA ACESTEA ...................................................... 28
3.D. FORMA I ORGANIZAREA DOSARELOR ........................................................................ 32
3.E. PROCEDURI SPECIALE PENTRU DOCUMENTELE AL CROR ACCES ESTE RESTRICIONAT.......... 37
3.F. REGISTRE I OPISURI ............................................................................................... 37
3.G. NREGISTRRI AUDIO I VIDEO .................................................................................. 39
3.H. MIJLOACE MATERIALE DE PROB .............................................................................. 41
3.I. E-MAIL................................................................................................................. 43
3.J. FORMULARE TIPIZATE ............................................................................................. 45
CAPITOLUL 4: DEPOZITAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR ........ 49
4.A. SISTEMELE ACTIVE DE NDOSARIERE I ARHIVARE.......................................................... 50
4.B. SELECTAREA ECHIPAMENTELOR DE NDOSARIERE I ARHIVARE ........................................ 52
4.C. EVALUAREA NEVOILOR DE SPAIU I DE ECHIPAMENTE .................................................. 56
4.D. PLANIFICRILE BAZATE PE NOMENCLATOARELE ARHIVISTICE ........................................... 58
4.E. CREAREA I GESTIONAREA UNEI UNITI DE MANAGEMENT A DOCUMENTELOR ............... 62
4.F. DEPOZITAREA DOCUMENTELOR INACTIVE ................................................................... 67
4.G. ELIMINAREA/DISTRUGEREA DOCUMENTELOR.............................................................. 70
4.H. MANAGEMENTUL UNUI SPAIU DE DEPOZITARE N AFARA SEDIULUI INSTANEI / PARCHETULUI71
CAPITOLUL 5: CONTROLUL DOCUMENTELOR ................................... 75
5.A. STABILIREA BUGETULUI NECESAR PENTRU GESTIONAREA DOSARELOR CAUZELOR ................ 75
5.B. EFECTUAREA UNUI CONTROL AL DOSARULUI CAUZEI ..................................................... 76
5.C. PROBLEME CURENTE LEGATE DE MANAGEMENTUL DOSARELOR ...................................... 77
5.D. REALIZAREA UNUI INVENTAR AL DOCUMENTELOR......................................................... 78
5.E. REPRODUCEREA DOCUMENTELOR ............................................................................. 81
5.F. PLANIFICAREA RECUPERRII DOCUMENTELOR N CAZ DE DEZASTRU ................................. 86

4
CAPITOLUL 6: MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE ..... 96
6.A. TEHNOLOGII DE STOCARE ........................................................................................ 96
6.B. STOCAREA N FORMAT DIGITAL A DOCUMENTELOR ANALOGICE..................................... 104
6.C. TEHNOLOGIA I VIITORUL MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR .......................................... 116
CAPITOLUL 7: PERFECIONAREA CONTINU ................................. 118
7.A. DEZVOLTAREA UNUI PROGRAM COMPLEX DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR .................. 118
7.B. ANALIZA I MBUNTIREA PROCESELOR OPERAIONALE DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR128
LISTA DE VERIFICARE PENTRU AUTO-EVALUAREA DOCUMENTELOR.............................................. 134
GLOSAR DE TERMENI - MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR........................................................ 134

5
CAPITOLUL 1: INTRODUCERE I OBIECTIVE
1.A. SCOPUL ACESTUI MANUAL
1.B. DE CE ESTE NECESAR MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR?

1.A. Scopul acestui manual

Scopul acestui manual este acela de a prezenta principiile

managementului documentelor i aplicarea acestora n cadrul
sistemului judiciar. Principalele subiecte abordate includ: modelul
ciclului de via al documentelor, diferite opiuni de organizare,
indexare i pstrare a documentelor, exemple de instrumente de
planificare pentru mbuntirea managementului documentelor i
bune practici de gestionare a documentelor n format electronic.
Capitolul final include tehnici pentru analizarea proceselor uzuale de
lucru utilizate n cest domeniu i pentru elaborarea unui program
instituional ct mai complex de management al documentelor.

Manualul nu i propune s fie un ghid detaliat privind cerinele

operaionale curente i reglementrile aplicabile sistemului judiciar
romnesc la acest moment, n domeniul arhivrii i gestionrii
documentelor. Mai degrab, manualul i propune s ajute personalul
auxiliar de specialitate din cadrul instanelor i parchetelor, cu atribuii
n acest domeniu, s neleag mai bine rolul important al
managementului documentelor i s asimileze cunotine despre noi
tehnici de management care s conduc la mbuntirea calitii i
fiabilitii documentelor produse i gestionate n cadrul sistemului
judiciar, precum i de a-i convinge pe acetia s ia n considerare
tehnici i instrumente de nivel avansat, care vor putea fi puse n
aplicare pe viitor, n mod gradual. Totodat, manualul are menirea de
a promova viitoare iniiative ale colii Naionale de Grefieri n sensul
de a organiza programe de formare continu n acest domeniu, pe
termen mediu i lung.

5
1.B. De ce este necesar managementul documentelor?

Managementul documentelor este una dintre componentele de baz

ale managementului judiciar, dar, n acelai timp i una dintre cele mai
subapreciate. Procesul de gestionare, meninere i pstrare a
documentelor judiciare trebuie organizat astfel nct s fie consolidat
ncrederea justiiabililor i a publicului larg n sistemul judiciar. Un
management eficient al documentelor n cadrul sistemului judiciar nu
se refer doar la ataarea corect a documentelor la dosarul cauzei, ci
reprezint un proces operaional activ pe baza cruia se deruleaz
procedurile judiciare i care susine nevoia de acces la informaia din
dosarul cauzei a judectorilor, a procurorilor, a grefierilor i a
justiiabililor.

Utilizarea documentelor este atestat nc de acum patru mii de ani,

cnd locuitorii din Mesopotamia foloseau penie din trestie cu vrful
ascuit pentru a imprima prin presiune simboluri pe tbliele de lut, cu
scopul de a nregistra tranzaciile lor comerciale, sub forma
documentelor cuneiforme. Unul dintre cele mai vechi i mai cunoscute
documente judiciare este Codul lui Hammurabi, un set de legi care
sunt nscrise pe o piatr de bazalt, care a fost creat n Babilonul antic
n jurul anului 1790 .e.n.. n afar de cteva mbuntiri legate de
modalitile de pstrare a documentelor de-a lungul secolelor, tiina
pstrrii documentelor nu a fcut niciun salt semnificativ pn n
ultima parte a secolului al XX-lea, odat cu dezvoltarea industriei
tehnologiei informaiei (IT). Cu toate c tehnologia a adus cu sine
mari beneficii pentru colectarea, pstrarea i distribuirea informaiei, n
acelai timp a complicat procesul de gestionare a documentelor i le-a
fcut pe acestea din ce n ce mai complexe. Perspectiva c ntr-o bun
zi se va lucra fr hrtie rmne nc un obiectiv de viitor pentru
instanele i parchetele din cele mai multe sisteme judiciare, care la
momentul actual trebuie s fac fa unui numr din ce n ce mai mare
de documente, att n format tradiional, pe hrtie, ct i n format
electronic.

Este bine tiut c documentele sunt sufletul procedurilor judiciare.

Sistemul judiciar trebuie s ndeplineasc responsabilitatea extrem de
important de a pstra toate documentele care au legtur direct cu
judecarea cauzelor i, n general, cu managementul circuitului
dosarelor att n cadrul instanei, ct i la nivelul parchetului. La nivel
6
instituional, managementul documentelor poate fi responsabilitatea
diferitelor categorii de personal judiciar, care includ, dar nu se
limiteaz la preedintele i vice-preedintele instanei, procurorul
general/prim-procurorul parchetului, grefierii arhivari, grefierii
registratori i alte categorii de grefieri, cum sunt grefierii de edin n
cadrul instanelor. Un management de calitate al documentelor este
extrem de important pentru soluionarea corect i eficient a cauzelor
i pentru punerea n executare a hotrrilor judectoreti definitive i
irevocabile, responsabiliti pe care sistemul de justiie trebuie s le
ndeplineasc.

IMPORTANT DE REINUT

Managementul documentelor implic n principal, urmtoarele tipuri

de activiti:

Stabilirea unor politici i standarde instituionale aferente

Atribuirea responsabilitilor n acest domeniu i stabilirea
nivelurilor de autoritate corespunztoare

Implementarea sistemelor pentru stocarea i pstrarea

documentelor

Stabilirea de garanii adecvate cu privire la securitatea i

integritatea documentelor i informaiilor

Asigurarea faptului c politicile i practicile legate de

managementul documentelor respect prevederile legale n
materie

Eliminarea/Distrugerea documentelor care nu mai au nicio

valoare curent, din punct de vedere juridic sau istoric
Managementul eficient al documentelor este o responsabilitate de
baz a sistemului judiciar i prezint urmtoarele avantaje:

Maximizeaz accesul la documente

Contribuie la ndeplinirea funciei jurisdicionale a sistemului

judiciar

Promoveaz responsabilitatea

Protejeaz drepturile individuale

7
 Promoveaz ncrederea n sistemul judiciar i n nfptuirea
actului de justiie

Contribuie la respectarea principiului siguranei publice

8
CAPITOLUL 2: PRINCIPII DE BAZ ALE
MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR
2.A. CE ESTE UN DOCUMENT?
2.B. CE ESTE MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR?
2.C. SCOPUL MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR JUDICIARE
2.D. N CE CONST UNICITATEA DOCUMENTELOR JUDICIARE?
2.E. STANDARDELE DE PERFORMAN PENTRU MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
2.F. EVALUAREA PRELIMINAR A SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

2.A. Ce este un document?

n limba romn, termenul document1 provine din latinescul

documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se
instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-
lea, de unde a fost preluat n limba noastr ca neologism.
Documentele sunt n general create pentru a constitui dovada
aciunilor persoanelor fizice sau juridice i/sau pentru a servi drept
probe care garanteaz respectarea drepturilor i obligaiilor
persoanelor fizice sau juridice, inclusiv a autoritilor publice. n
domeniul judiciar, documentele sunt utilizate, n general, cu
urmtoarele scopuri:
s confirme drepturile i obligaiile recunoscute de lege;
s constituie probe referitoare la faptul c o activitate s-a realizat
sau c un eveniment a avut loc;
s asigure respectarea principiului responsabilitii
guvernamentale i organizaionale.

1
Termenul record, respectiv records management din limba englez a fost tradus cu cel
de document, respectiv managementul documentelor, n cazul acestui Manual. Engl.
record provine din latina medieval v. recordum - mrturia unui martor.
9
DEFINIIE
Prin document se nelege orice form de act prin care se
adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un
drept, se recunoate o obligaie. Documentele pot lua variate forme,
printre care: hrtie, microfilm, suport audio, suport video, fotografii,
diapozitive i orice tip de mijloc de stocare care poate fi redat de un
computer, cum sunt dischetele, CD-urile sau discurile optice. Cea
mai mic unitate este pagina. Urmtoarea unitate ca mrime este
dosarul, urmat de seria de documente, care este un grup de
documente identice sau care au o serie de caracteristici comune sau
o legtur ntre ele i care de obicei sunt pstrate ca o unitate de
sine stttoare.

IMPORTANT DE REINUT

Principiile de baz ale pstrrii documentelor asigur

autenticitatea, fiabilitatea i integritatea acestora, precum i
posibilitatea ca acestea s fie utilizate n mod adecvat.
o Un document autentic poate fi dovedit c este ceea ce se
pretinde a fi i c a fost creat i trimis de persoana care l-a
creat sau trimis. n vederea asigurrii autenticitii, sunt
necesare politici i proceduri de management documentate n
mod adecvat care controleaz crearea, primirea, transmiterea,
pstrarea i eliminarea/distrugerea documentelor, precum i
protejarea acestora mpotriva adugirilor, tergerii/eliminrii
sau modificrii neautorizate.
o Un document fiabil este unul al crui coninut poate fi de
ncredere, i care se consider c red n mod exact faptele,
activitile sau informaiile pentru care a fost creat. Sunt
incluse aici i documentele care au fost convertite dintr-un
format n altul, cum ar fi cele care sunt transpuse din format
pe hrtie n format digital. Documentele trebuie create pe ct
posibil la momentul i n locul unde a avut loc aciunea sau
evenimentul la care se refer.
o Integritatea unui document se refer la faptul c acesta este
complet i nu a fost modificat. Documentele trebuie pstrate n
siguran pentru a se preveni orice form de acces, modificare

10
 sau alterare neautorizat a acestora. Orice modificare,
adugare sau tergere permis trebuie marcat clar i trebuie
s se poat identifica cine a fcut respectiva modificare i din
ce motiv etc.
o Posibilitatea de utilizare adecvat a unui document se
refer la faptul c acesta ofer informaii care pot fi localizate,
extrase sau oferite cu uurin, precum i c autenticitatea lui
poate fi verificat.

n plus, documentele trebuie s aib sens, adic s includ toate

informaiile necesare pentru identificarea evenimentului sau a
acordului de voine pe care documentul o atest.

Consecinele unui management deficient al documentelor n sistemul

judiciar pot fi extrem de grave. Dac instanele i parchetele nu
creeaz i nu pstreaz corect documentele i dac nu asigur accesul
corespunztor la acestea, se pot compromite drepturi recunoscute de
lege ale persoanelor fizice i juridice, iar publicul larg i poate pierde
ncrederea n actul de justiie i n sistemul judiciar n general.
Documentele reprezint, n fapt, baza unui sistem juridic fiabil i
transparent.

2.B. Ce este managementul documentelor?

DEFINIIE

Managementul documentelor reprezint procesul de

supraveghere i de control activ al documentelor, care include
crearea, organizarea, utilizarea i eliminarea/distrugerea acestora,
n momentul n care nu mai prezint relevan/importan juridic,
istoric ori de alt natur.

Orice program coerent de management al documentelor n cadrul

sistemului judiciar ar trebui s ia n considerare gestionarea unui dosar
de la nregistrarea i pn la distrugerea/topirea acestuia (n urma
expirrii perioadei de pstrare prevzute de lege), precum i
managementul tuturor celorlalte tipuri de documente, care nu sunt

11
neaprat asociate cu o cauz specific, dar care totui sunt extrem de
importante pentru funcionarea instanelor i parchetelor.

Scopul unui program eficient de management al documentelor include:

Crearea i pstrarea unor documente fiabile care s fie
accesibile, inteligibile i realizate ntr-o form care s permit
utilizarea acestora atta timp ct este necesar pentru a-i
ndeplini scopurile pentru care au fost ntocmite.
Asigurarea eficienei i eficacitii n domeniul managementului
documentelor prin eliminarea tendinei de dublare a eforturilor,
prin crearea, gestionarea i pstrarea doar a acelor documente
de care este absolut nevoie.
Implementarea unui sistem pentru eliminarea documentelor a
cror perioad de pstrare legal a expirat i pentru asigurarea
distrugerii acestora n condiii optime, cu respectarea
prevederilor legale aferente.
mbuntirea accesului la documente, prin intermediul
compartimentelor de arhiv, pentru a facilita mbuntirea
procesului de soluionare a cauzelor i a serviciilor prestate n
general de instane i parchete n beneficiul justiiabililor.
Identificarea, gestionarea i pstrarea pe perioad ndelungat a
documentelor care au o important valoare istoric, juridic sau
cultural.

Pentru atingerea obiectivului de a avea un sistem eficient de

management al documentelor, trebuie derulate o serie de activiti i
ndeplinite o serie de condiii minime:
Existena unor politici, proceduri, sisteme i a unei infrastructuri
instituionale necesare pentru implementarea unui program de
management integrat al documentelor i al arhivelor.
Realizarea de planuri de aciune pe termen lung pentru stabilirea
prioritilor n ceea ce privete managementul documentelor.
Existena resurselor corespunztoare, cum ar fi personalul,
cldirile, echipamentele i finanarea necesar pentru a se putea
asigura implementarea durabil a programelor privitoare la
documentele gestionate.
Monitorizarea i evaluarea periodic a programelor de
management al documentelor pentru a evalua eficacitatea i
eficiena acestora i pentru a efectua modificrile/mbuntirile
corespunztoare.
12
n afar de asigurarea respectrii principiilor de baz privitoare la
documente, mai exact principiul autenticitii, cel al fiabilitii, cel al
utilizrii adecvate i cel al integritii, un program eficient de
management al documentelor i va ajuta pe utilizatorii direci (grefieri,
dar i magistrai i justiiabili) s gseasc informaiile necesare mai
rapid, s reduc riscul pierderii documentelor, s foloseasc eficient
spaiile de stocare din arhive, s protejeze integritatea documentelor i
s respecte prevederile din actele normative i regulamentele n
vigoare.

Un program instituional pentru managementul documentelor

presupune o atenie continu, care garanteaz c responsabilitatea
pentru controlul gestionrii documentelor este exercitat permanent
de-a lungul ciclului de via al acestora. Acest concept include crearea,
distribuirea, utilizarea, pstrarea, arhivarea, scoaterea din arhive n
vederea utilizrii, protejarea, prezervarea i eliminarea/distrugerea (la
expirarea perioadei legale de pstrare) a fiecrui tip de document. n
fiecare etap de activitate de-a lungul ciclului de via al
documentelor, cineva trebuie s fie responsabil de controlul gestionrii
documentelor. Pentru a se menine acest tip de control, un program
instituional de management al documentelor presupune, de
asemenea, i stabilirea unor standarde, politici i proceduri care s
asigure eficacitatea controlului exercitat.

2.C. Scopul managementului documentelor judiciare

Documentele utilizate n cadrul instanelor i parchetelor sunt sufletul

actului de justiie i al procedurilor judiciare, i sunt suportul esenial
pentru ndeplinirea urmtoarelor obiective eseniale ale oricrui sistem
de justiie:
nfptuirea actului de justiie n cauzele deduse judecii
Asigurarea unui cadru reglementat pentru soluionarea litigiilor
Garantarea i documentarea statutului legal

Mai exact, managementul documentelor contribuie direct la realizarea

urmtoarelor funcii importante:

13
 Sprijinirea procesului de soluionare a cauzelor deduse
judecii

Asigurarea unei probe a statutului legal al persoanelor fizice i

juridice

Asigurarea accesului la justiie

Sprijinirea punerii n executare a hotrrilor judectoreti
definitive i irevocabile

Asigurarea accesului la informaia necesar pentru

desfurarea n condiii optime a cilor de atac

Pstrarea pe durat ndelungat a informaiilor importante din

punct de vedere juridic, istoric, cultural etc.

2.D. n ce const unicitatea documentelor judiciare?

Atunci cnd vorbim despre documentele judiciare n general, ne

referim la urmtoarele tipuri de materiale:

Dosare ale cauzelor

Mijloace de prob
Registre i opisuri
Documente/Registre care conin informaii de natur financiar
privitoare la dosarele cauzelor

nregistrri audio (electronice) i n scris ale edinelor de

judecat

Documente care reflect activitile de ordin administrativ ale

instanelor i parchetelor.
Spre deosebire de alte tipuri de documente juridice, documentele
judiciare au un caracter unic pentru c dein un statut oficial aparte i
sunt create pentru ndeplinirea unor cerine specifice. n consecin,
acestea sunt particularizate prin anumite formule de limbaj i cerine
privind forma i structura pe care le pot adopta.

14
2.E. Standardele de performan pentru managementul
documentelor

Unele standarde generale pentru managementul documentelor, de

oricare natur ar fi acestea, pot fi folosite drept surse utile de
informaie i n scopul gestionrii de documente specifice sistemului de
justiie.

Importana managementului documentelor este recunoscut la nivel

internaional prin publicarea Standardului internaional (ISO) 15489-1,
Managementul nregistrrilor / documentelor informare i
documentare. Acest standard este aplicabil domeniului
managementului documentelor n general, att pentru entitile
private ct i pentru cele publice, astfel nct documentele s fie
create, colectate i gestionate corect.

Principiile managementului documentelor sunt prevzute n ISO

15489-1 i includ:
1. Stabilirea tipului de documente care ar trebui elaborate n
timpul fiecrei activiti i a informaiilor ce trebuie incluse n
respectivele documente;
2. Stabilirea formei i structurii n care documentele ar trebui
create i colectate i a tehnologiei ce urmeaz a fi utilizat n
acest sens;
3. Stabilirea tipului de meta-date ce urmeaz a fi create
mpreun cu documentele i a modalitii n care aceste meta-
date vor fi interconectate i gestionate;
4. Stabilirea cerinelor pentru scoaterea din arhive n vederea
utilizrii, utilizarea i transmiterea documentelor ntre
diferitele etape de activitate i ntre diferii utilizatori, precum
i a perioadelor n care documentele vor fi pstrate n vederea
respectrii acestor cerine;
5. Stabilirea modalitii n care documentele vor fi organizate,
astfel nct s se poat ndeplini cerinele privind accesul la
acestea i utilizarea lor adecvat;

15
 6. Evaluarea riscurilor care ar putea aprea n situaia n care nu
se completeaz n mod judicios registrele permanente de
activitate;
7. Pstrarea documentelor i stabilirea procedurii de acces la
acestea n timp, n vederea ndeplinirii cerinelor instituiei i a
ateptrilor publicului;
8. Conformitatea cu cerinele legale, cu standardele aplicabile i
cu politicile n domeniu stabilite la nivelul fiecrei instituii n
parte;
9. Pstrarea documentelor ntr-un spaiu corespunztor i n care
s fie n siguran;
10. Pstrarea documentelor doar att timp ct este necesar
pentru a fi folosite sau ct este prevzut de lege a fi arhivate,
i
11. Identificarea i evaluarea oportunitilor pentru
mbuntirea eficienei, eficacitii sau calitii proceselor
operaionale, mecanismelor de decizie i aciunilor care ar
putea fi consecinele unui management mai bun al
documentelor.
Cu titlu de exemplu, managementul documentelor n sistemul judiciar
n Statele Unite ale Americii (SUA) este reglementat n special de ctre
Centrul Naional pentru Instanele Statale (www.ncsc.org) sau prin
sistemul Standardelor de Performan pentru Instanele de Fond:

Standardul 3.6: Producerea i pstrarea documentelor

- Documentele i registrele care reflect toate hotrrile
judectoreti i aciunile n instan sunt pstrate n mod
adecvat, iar informaiile coninute de acestea sunt exacte.
Caracterul echitabil, egalitatea i integritatea procedurilor din instan
depind n mod substanial de acurateea, fiabilitatea i accesibilitatea
documentelor. Acest standard cere ca toate instanele s pstreze un
registru al tuturor procedurilor, deciziilor i hotrrilor judectoreti.
Pstrarea documentelor aferente cauzelor deduse judecii presupune
respectarea unei serii ntregi de bune practici de management al
documentelor, care implic un grad nalt de asumare a responsabilitii
n acest sens.

16
 Documentele pot afecta drepturile i obligaiile persoanelor timp
de generaii, de aceea protejarea i pstrarea lor n timp este
vital.
Sistemele de documente i registre judiciare pot asigura
localizarea rapid a documentelor aferente unei anumite cauze,
fie c este vorba de o cauz aflat pe rol, al crei dosar este
utilizat frecvent, fie c este vorba de o cauz care nu mai este pe
rol sau a fost deja trecut n arhiva permanent/arhiva depozit.
Dac documentele gestionate sunt necorespunztoare, dac se
pierd, sau dac accesul la acestea nu este posibil la timp,
integritatea activitii instanei/parchetului este compromis i
ntreg actul de justiie este alterat.

Comisia European pentru Eficiena n Justiie (CEPEJ) a publicat

o List de verificare pentru promovarea calitii n justiie i n
instane. Lista de verificare include standardele ce trebuie aplicate n
special n ceea ce privete utilizarea sistemelor informatice n cadrul
sistemului judiciar i care trebuie luate n considerare de ctre
conducerea instanelor. Este vorba despre urmtoarele standarde:

II.9. Managementul dosarelor i arhivarea acestora

1. Exist un sistem de management al cauzelor pentru
monitorizarea i nregistrarea dosarelor i a documentelor din
instan?
2. Exist o politic instituional specific privitoare la arhivarea
dosarelor din instan i a hotrrilor instanei?
3. Exist un sistem informatic pentru arhivarea dosarelor din
instan i a hotrrilor instanei?
4. Exist un sistem de nregistrare electronic a dosarelor la nivelul
instanelor?
5. Este posibil s se depun n format electronic documente la
instan?

17
2.F. Evaluarea preliminar a sistemului de management al
documentelor

Acest manual prezint concepte fundamentale privitoare la

managementul documentelor i i propune s-i ajute pe cititorii
grefieri cu atribuii n aceast materie (i nu numai) s evalueze dac
n cadrul instanei sau parchetului unde lucreaz documentele sunt
gestionate cu eficacitate.

n acest sens, este recomandat ca, pe parcursul parcurgerii acestui

Manual, s avei n permanen n vedere urmtorul set de ntrebri:
Ce tipuri de documente sunt gestionate n instituia respectiv?
Care este scopul i utilitatea acestora?
Ce sisteme actuale exist pentru organizarea acestor documente?
Unde i cum sunt stocate aceste documente?
Persoanele fizice sau juridice care au nevoie s acceseze aceste
documente pot face acest lucru fr dificultate i fr ntrzieri?
Aceste documente sunt pstrate n siguran?
Personalul care lucreaz n mod curent cu aceste documente
nelege i tie cum se folosesc i cum se pstreaz acestea n
mod corect?
Ce s-ar ntmpla dac, dintr-o dat, n mod neateptat, o parte
dintre aceste documente sau chiar toate n-ar mai fi disponibile?

Aceste ntrebri preliminare l vor ajuta pe cititorul acestui manual s

nceap s se gndeasc la felul n care principiile i practicile
managementului documentelor pot fi aplicate n vederea mbuntirii
calitii i fiabilitii documentelor judiciare.

18
NTREBRI RECAPITULATIVE

Ce este managementul documentelor?

Cum contribuie managementul documentelor la
consolidarea statului de drept?
Dai exemple de situaii n care documentele pierdute
sau ntocmite/gestionate n mod necorespunztor au
avut un impact negativ asupra drepturilor unor
persoane fizice sau juridice.
Care sunt caracteristicile unor documente fiabile?

19
CAPITOLUL 3: S NELEGEM CE SUNT I CUM SE
GESTIONEAZ DOCUMENTELE JUDICIARE
3.A. CICLUL GENERAL DE VIA AL DOCUMENTELOR N CADRUL INSTANELOR I
PARCHETELOR

3.B. TIPURI DE DOSARE UTILIZATE N CADRUL SISTEMULUI JUDICIAR

3.C. ORGANIZAREA DOSARELOR I ACCESUL LA ACESTEA
3.D. FORMA I ORGANIZAREA DOSARELOR
3.E. PROCEDURI SPECIALE PENTRU DOCUMENTELE CU ACCES RESTRICIONAT
3.F. REGISTRE I OPISURI
3.G. NREGISTRRI AUDIO I VIDEO
3.H. MIJLOACE MATERIALE DE PROB
3.I. E-MAIL
3.J. FORMULARE TIPIZATE

3.A. Ciclul general de via al documentelor n cadrul

instanelor i parchetelor

Toate documentele au un ciclu de via care se ntinde de la crearea i

gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor
final (dup expirarea termenului legal de pstrare).

Vom descrie n cele ce urmeaz, pentru exemplificare, un model de

analiz care poate contribui la gestionarea cu eficacitate a etapelor
succesive prin care trece orice tip de dosar al unei cauze n cadrul
sistemului judiciar.

20
Acestea sunt:
1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei.
include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul
propriu-zis i a-l nregistra n mod corespunztor n sistemul de
gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei sau
parchetului (de exemplu, acordarea unui numr de nregistrare,
introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS, etc.)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului
respectiv pe parcursul desfurrii procedurilor legale
specifice.
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar
progreseaz, vor fi adugate la acesta documente i informaii
noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele,
opisurile i condicile aferente, dup cum este cazul.
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea
dosarului respectiv din circuitul activ.
perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, de
exemplu i soluionarea definitiv i irevocabil a acestuia,
poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte,
cum sunt tipul cauzei i procedurile corespunztoare de
exercitare a cilor de atac etc.;
la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din
arhiva curent n arhiva permanent/depozit, unde va fi pstrat
conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare;
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti
definitive i irevocabile.
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a
dosarului cauzei, efectuate pe de o parte de instan/parchet,
i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu
atribuii n acest sens.
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat (sau a unor
documente/elemente ale acestuia), conform prevederilor legale
i/sau de eliminare/distrugere a dosarului (n urma expirrii
termenului legal de pstrare).

21
 - include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont
de prevederile legale cuprinse n Regulamentele de Ordine
Interioar i n nomenclatoarele arhivistice pentru instane i
parchete, cu diferenele i particularitile de rigoare;
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent /
depozit sunt sortate i sunt fie predate Arhivelor Naionale
(dac au o valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural
etc.), conform reglementrilor legale n materie, fie
eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a
topirii acestora, prin intermediul unor firme specializate);
- se recomand ca aranjarea documentelor n spaii de stocare
unde vor fi prezervate pe termen lung s aib loc cu
respectarea unor cerine minime de aezare i etichetare,
pentru ca accesul la acestea s fie uor de realizat, att n
vederea consultrii (la nevoie) ct i a managementului
procesului de arhivare electronic (recomandat) sau a celui de
eliminare/distrugere, atunci cnd ciclul de via al acestora se
va ncheia.

APLICAIE PRACTIC

V propunem ca, pe baza schemei generale prezentate pe pagina

urmtoare, s identificai tipurile de activiti i atribuiile
diferite ale unor categorii distincte de grefieri n legtur cu
etapele de gestionare a dosarului unei cauze sau a altor
categorii de documente, conform proceselor operaionale din cadrul
instanei sau parchetului n care v desfurai activitatea.

Schema propus poate fi adaptat i modificat dup cum este

necesar pentru a reda diferenele specifice i particularitile de
rigoare n ceea ce privete tipul de activiti desfurate la nivelul
parchetului i cele desfurate la nivelul instanei.

22
 NREGISTRAREA DOSARULUI

GESTIONAREA ACTIV A DOSARULUI

PE PARCURSUL SOLUIONRII ACESTUIA

SOLUIONAREA DEFINITIV
A CAUZEI / DOSARULUI

PUNEREA N EXECUTARE A HOTRRII

DEFINITIVE I IREVOCABILE

ARHIVAREA / DISTRUGEREA DOSARULUI

23
 CATEGORII DE GREFIERI CU
ACTIVITI
CICLUL DE VIA ATRIBUII LEGATE DE
DESFURATE N CADRUL INSTANEI/
AL DOSARULUI/DOCUMENTULUI MANAGEMENTUL/CIRCUITUL
PARCHETULUI DVS.
DOSARULUI/DOCUMENTULUI

1. A.
NREGISTRARE/CREARE 2. B.
3. C.

GESTIONARE ACTIV / 1. A.
DESFURAREA PROCESULUI DE 2. B.
SOLUIONARE 3. C.

1. A.
SOLUIONARE DEFINITIV I 2. B.
SCOATEREA DIN CIRCUITUL ACTIV
3. C.

1. A.
PUNEREA N EXECUTARE A
2. B.
HOTRRII/SOLUIEI
3. C.

ARHIVAREA PE TERMEN LUNG/PERMANENT I/SAU
ELIMINAREA/DISTRUGEREA DEFINITIV

1.
2.
3.

24
 3.

A.
B.
C.

25
3.B. Tipuri de dosare utilizate n cadrul sistemelor judiciare

Documentul de baz n cadrul oricrui sistem judiciar este dosarul

cauzei, care, de obicei, se regsete sub forma unui dosar/colecie de
dosare care include toate documentele referitoare la cauza respectiv,
inclusiv informaii despre diverse fapte, persoane i alte aspecte,
relevante pentru aciunea n justiie aferent. Atunci cnd vorbim
despre un dosar, indiferent de sistemul judiciar la care ne raportm,
de obicei ne referim la dosarul pe hrtie sau n format electronic care
este ncadrat ntr-o anumit categorie, dat de obiectul cauzei
respective, cum ar fi o cauz civil, o cauz penal, o cauz comercial
etc.

n ceea ce privete bunele practici n materie, exist cteva metode

pentru organizarea dosarelor, folosite n mod diferit n cadrul
sistemelor judiciare din ntreaga lume:

Uneori, se ntocmete un dosar unic al cauzei pentru fiecare

parte i fiecare aciune n justiie
n special n cauzele penale se obinuiete s se creeze un dosar
unic pentru fiecare inculpat. n acest fel se pot include toate capetele
de acuzare pentru un anumit individ. n cauzele civile se obinuiete
ns crearea unui dosar unic pentru fiecare cerere de chemare n
judecat. Totui, avnd n vedere c cele mai multe dintre cauzele
civile implic mai muli reclamani sau pri, uneori sunt create i
dosare separate pentru fiecare dintre acetia.

n unele sisteme judiciare, exist o singur parte i mai multe

aciuni n justiie
Un dosar al cauzei poate fi centrat pe persoana individual, adic
se creeaz cte un dosar pentru fiecare persoan sau entitate, la
fiecare contact al acestora cu instana. Un exemplu tipic este cel al
procedurilor n cazurile cu minori, n care dosarului i este atribuit un
numr, iar toate procedurile urmate care implic minorul sunt
menionate n dosar. Aceast metod este mai adecvat ntr-un
cadru n care se pune accentul pe contactul cu fiecare persoan n
parte. Alternativa este crearea a dou dosare, unul pentru cauza
propriu-zis, conform aciunii naintate n faa instanei i care va
incorpora toate informaiile legate de soluionarea acesteia i unul

26
pentru minorul respectiv, de exemplu, care s conin informaii
privitoare la tratamentul sau la reabilitarea social a acestuia. Uneori
aceast separare poate fi necesar cu scopul de a proteja minorul i
de a menine confidenialitatea datelor cu caracter personal.

n alte sisteme judiciare, precum cel din Romnia, dosarul

reflect o aciune unic n justiie care implic mai multe pri
- n cauzele civile, cel mai adesea se ntmpl ca mai muli
reclamani sau pri s fie parte a aceleiai cauze. Reclamanii i
prii pot face obiectul unei sub-diviziuni n cadrul aceluiai dosar.
Rezultatul unei aciuni n instan poate fi diferit pentru fiecare parte
n dosar. De exemplu, instana poate considera c anumite pri nu
au calitate procesual activ sau rezultatul s-ar putea s nu fie
acelai pentru fiecare prt n parte. n orice caz, instana trebuie s
poat urmri i include aceste informaii n dosarul cauzei.

- n materie penal, se folosete sistemul de dosar cu inculpai

multipli atunci cnd mai mult de un individ este acuzat de mai multe
nclcri ale legii penale, ocazionate de un eveniment singular sau de
o serie de evenimente. Chiar i n acest caz, instana trebuie s
poat fi capabil s urmreasc n mod exact circuitul soluionrii
cauzei pentru fiecare dintre inculpaii respectivi. De asemenea,
exist i situaii n care, ulterior nregistrrii cauzei, pe parcursul
soluionrii acesteia, sunt introduse noi pri n dosar cu calitate
procesual activ.

Grupri de documente care nu sunt incluse n dosarul cauzei

Uneori instanelor li se cere s gestioneze documente care nu fac
parte din dosarele propriu-zise ale cauzelor. Un sistem de arhivare
manual extrem de simplu pentru acestea este atribuirea unui
numr din dou cifre, eventual care marcheaz anul i dou sau mai
multe secvene numerice (n funcie de volumul anual anticipat, care
poate fi de ordinul zecilor, sutelor sau miilor), prin introducerea
datelor de identificare de baz (meta-date) ntr-un registru. Se poate
include de asemenea i un cod ca parte a numrului de identificare.
De exemplu, primul document ndosariat n anul 2011, dintr-o
grupare de documente care nu sunt incluse n dosarul unei cauze, ar
putea avea codul XY-11-001 (unde XY reprezint iniialele de
identificare ale tipului de document respectiv, 11 reprezint anul i

27
 001 reprezint prima nregistrare dintr-o serie preconizat a fi de
ordinul sutelor).

Dac este nevoie s se identifice o anumit informaie sau un termen

de expirare a unei aciuni viitoare care implic un astfel de
document, va trebui s se dezvolte un sistem de raportare
automat. Ar trebui de asemenea luate n considerare cerinele
privind pstrarea/arhivarea documentelor respective. Dac
termenele de pstrare/arhivare sunt calculate de la data nregistrrii
documentului, un sistem secvenial, de tipul celui descris mai sus,
are anse s funcioneze fr probleme. Cnd termenul de pstrare
se calculeaz de la data la care s-a ncheiat ciclul de utilizare activ
al documentului respectiv, s-ar putea s fie necesar ca acesta s fie
transferat n arhiva permanent/depozit, n funcie de data
soluionrii sau a ultimei utilizri active.

Decizia cu privire la care dintre sistemele prezentate mai sus urmeaz

a fi folosit presupune mai multe aspecte care trebuie luate n
considerare. De exemplu, sistemul de management al circuitului
dosarelor ar trebui s permit instanei/parchetului colectarea i
accesarea informaiilor importante privitoare la fiecare cauz n parte
i urmrirea modului de soluionare definitiv a acesteia pentru fiecare
parte implicat, n mod individual. De asemenea, un sistem de
gestionare a dosarelor cauzelor ar trebui s sprijine procesul propriu-
zis de soluionare. De exemplu, dac n anumite sisteme judiciare,
normele de procedur permit disjungerea unui dosar penal cu doi
inculpai, va fi mai adecvat soluia de a avea un dosar pentru fiecare
inculpat n parte.

Totodat, instanele i parchetele ar trebui s determine care sunt

tipurile de informaii care trebuie colectate i utilizate n mod curent n
scopul ndeplinirii unor activiti extra-judiciare, de ordin administrativ,
cum este managementul circuitului dosarului.

3.C. Organizarea dosarelor i accesul la acestea

Dezvoltarea unei metode eficiente de identificare i acces la dosar se

bazeaz pe aspecte ca tipul i volumul documentelor care trebuie
gestionate, spaiul i sistemele de stocare disponibile i de modalitatea
adecvat de acces, conform prevederilor legale.

28
IMPORTANT DE REINUT

Exist dou tipuri de sisteme de acces: direct i indirect.

Accesul direct presupune faptul c dosarul poate fi localizat

direct cu ajutorul numelui nscris pe copert.

Sistemele de consultare direct nu sunt cele mai bune pentru

clasificarea unui volum mare de documente/dosare. Gsirea unui
document poate fi dificil atunci cnd apar dosare cu nume comune
sau identice.

Un exemplu tipic de sistem direct este aranjarea dosarelor n

ordine alfabetic. Pentru a configura corect un sistem de ordonare
alfabetic, trebuie respectat un set de reguli care s defineasc natura
secvenelor alfabetice i a modalitii de gestionare a situaiilor
speciale, cum ar fi numele separate prin cratim, denumirile
persoanelor juridice, prefixele etc. Un sistem de codare prin culori
poate fi aplicat n mod complementar sistemului alfabetic. n acest caz,
avantajul principal este c nu mai este necesar utilizarea unui index
pentru localizarea dosarului. Toate dosarele n care o anumit entitate
este parte sunt ordonate secvenial, documentele asociate acestora
fiind mai uor de gsit. O opiune ar fi crearea unui biblioraft mai mare
pentru fiecare entitate, permind stocarea mai multor documente n
aceeai locaie. Acest sistem totui nu este uor de implementat,
deoarece presupune o manevrare dificil a dosarelor pe msur ce noi
i noi dosare sunt nregistrate, dosarele soluionate trebuind mutate n
arhiva permanent/depozit. Cnd astfel de dosare indexate alfabetic
sunt transferate din arhiva curent n arhiva permanent s-ar putea s
fie necesar crearea unor cartonae de indexare care s conin
numrul aferent de nregistrare a transferului, presupunnd c fiecrei
cauze individuale i corespunde un dosar separat.

Un sistem indirect presupune c se va consulta un opis sau o

baz de date nainte ca un dosar s poat fi localizat.

29
Acest sistem este mai eficient atunci cnd este vorba de volume mari
de documente. Din moment ce fiecare document are un cod/numr
unic, se va evita duplicarea codurilor/numerelor. n general, atunci
cnd se utilizeaz un sistem indirect de acces la dosar/seria de
documente, este mai dificil s se fac greeli la ndosarierea sau
retragerea unui document component.

Sistemul indirect de acces care este cel mai utilizat n mediile judiciare
n general este ordonarea numeric a dosarelor, conform creia se
atribuie un numr unic fiecrui dosar nregistrat. Exist cteva posibile
variaii ale sistemelor de numerotare a dosarelor:

Numerotarea direct sau consecutiv

Dosarele se ordoneaz consecutiv n ordine numeric
cresctoare. Localizarea unui dosar pe baza ordinii numerice
presupune accesarea unui opis sau a unei baze de date care
asociaz numrul de dosar cu numele unei pri din dosar.
Sistemele numerice sunt compatibile cu sistemele bazate pe
coduri de culoare, dac se urmrete o mai mare exactitate a
sistemului de stocare a documentelor.

Numerotare pe baza unei cifre terminale

Acest sistem este considerat de foarte muli ca fiind cel mai
eficient pentru c poate incorpora volume mari de documente,
din moment ce numerele lungi pot fi mprite pe grupuri i pot fi
gestionate mai uor. De exemplu, numrul 89206653 poate fi
mprit pe mai multe grupe de cifre, conform structurii de
ndosariere stabilite. De exemplu, primul grup de cifre poate
reprezenta unitatea primar pentru ndosariere, urmtorul grup
de cifre poate reprezenta unitatea secundar i aa mai departe.
Raportndu-ne la exemplul oferit, numrul poate fi mprit n
trei uniti, cum ar fi 89-2066-53.

Numerotare pe baza unei cifre de mijloc

Acest sistem de numerotare este mai rar utilizat i folosete
grupul de cifre din mijloc ca unitate primar de indexare, primul

30
 grup de cifre ca unitate secundar, i ultima cifr ca unitate
teriar sau ca al treilea grup.
Att sistemele care se bazeaz pe ultima cifr, ct i cele care se
bazeaz pe cifra din mijloc contribuie au avantajul de a contribui
la o mai bun distribuire a documentelor atunci cnd acestea
trebuie stocate/pstrate pe termen lung. De asemenea, acestea
asigur un grad de securitate fa de cei care nu sunt
familiarizai cu organizarea i funcionarea sistemului judiciar i
cu circuitul dosarului.

Numerotare pe baza unui duplex numeric

Acest sistem folosete dou sau mai multe seturi de coduri
numerice pentru fiecare document separate de un semn de
marcaj. Documentele sunt nregistrate i stocate pe baza
primului numr, i ulterior pe baza celui de-al doilea numr, i
aa mai departe. Acest sistem este util pentru organizarea pe
diferite categorii a unor tipuri variate de cauze. De exemplu:
Infraciuni 02-
Infraciuni cu grad sczut de pericol social 02-10-1
Infraciuni cu grad ridicat de pericol social 02-30-2

Indexarea i codarea n sistemul numeric duplex este similar

unui sistem de numerotare alfabetic, n sensul c trebuie creat
un index relativ pentru ca sistemul s funcioneze eficient.

Numerotarea cu zecimale
Acesta este cel mai folosit sistem n multe sisteme de drept i se
bazeaz pe 10 categorii generice mprite mai departe n alte 10
uniti i apoi n alte 10 subuniti.

La nivelul instanelor din Romnia, monitorizarea numerelor dosarelor

pentru a evita atribuirea unor numere duplicat se realizeaz atunci
cnd cauzele sunt introduse n sistemul ECRIS. Sistemul atribuie
cauzei n mod automat un numr unic de nregistrare, la nivel naional,
care ncepe cu numrul de ordine al nregistrrii respective, urmat de
ID-ul instanei i apoi de anul nregistrrii. n cazul n care repartizarea
aleatorie n sistem informatic nu se poate efectua din motive obiective,

31
repartizarea cauzelor se efectueaz prin metoda sistemului ciclic,
conform reglementrilor n vigoare. Sistemul de numerotare utilizat de
parchete este similar.

3.D. Forma i organizarea dosarelor

Modul n care sunt create i pstrate dosarele ar trebui s faciliteze

procesul de soluionare al acestora i s contribuie la asigurarea unui
acces ct mai bun la dosar, pentru ca informaiile/documentele
relevante s fie adugate sau consultate cu uurin de ctre prile
interesate.

n cazul dosarelor n format pe hrtie, exist cteva modele standard

n ceea ce privete forma i organizarea acestora:

Coperi pre-tiprite
Coperta dosarului poate fi primul loc unde s se nregistreze
informaiile despre cauz, cum ar fi termenele, diverse msuri
dispuse de instan sau informaii privind prile din dosar.
Dezavantajul este c urmnd o astfel de structurare a datelor
despre dosar pe diverse categorii de aspecte, poate fi dificil
nelegerea istoricului cronologic al cauzei. Totodat, cantitatea
de informaii care pot fi introduse este limitat la spaiul restrns
care este disponibil, astfel nct ntr-o cauz mai complex cu un
dosar voluminos acest sistem prezint limitri considerabile, fiind
necesar utilizarea unor pagini separate inserate la nceputul
dosarului.

n prezent, conform art. 102 al Regulamentului de Ordine

Interioar al Instanelor Judectoreti (Hot. CSM nr. 387/2005),
pe coperta dosarului nregistrat la instanele din Romnia se
menioneaz, dup caz:
Denumirea instanei
Secia
Completul de judecat
Numrul dosarului
Numele sau denumirea prilor
Obiectul pricinii/cauzei
32
 Starea de arest
Termenele de judecat
Numrul i data hotrrii
Iniialele judectorului nsrcinat cu redactarea hotrrii
Poziia din registrul de executri penale

Fia dosarului (engl. docket sheet)

n ultimii ani, cele mai multe dintre instanele din diverse sisteme
judiciare folosesc o fi a dosarului unde se nregistreaz datele
eseniale despre cauza respectiv obiectul i descrierea cauzei
i numele prilor n partea de sus, restul spaiului fiind alocat
listrii, n ordine cronologic, a etapelor parcurse n soluionarea
dosarului, inclusiv menionarea documentelor adugate la dosar
pe parcurs i a msurilor dispuse de instan etc.

Unele instane folosesc chiar dou astfel de fie de dosar, una

pentru nregistrarea cronologic a tuturor documentelor adugate
la dosar i cealalt pentru consemnarea pe scurt a edinelor de
judecat i a altor aspecte intervenite pe durata soluionriii
cauzei. Numrul dosarului i alte informaii de identificare, cum
ar fi obiectul/tipul cauzei pot fi trecute pe coperta dosarului,
pentru a putea fi regsite mai uor.

Cauze nendosariate
n anumite situaii, unele instane nu consider necesar s fie
creat un dosar propriu-zis pentru unele tipuri de cauze, cum
sunt, de exemplu, n SUA, infraciunile cu grad sczut de pericol
social sau amenzile pentru parcarea neregulamentar. Aceasta se
datoreaz faptului c acest tip de cauze sunt soluionate ntr-o
perioad scurt de timp, prin intermediul unor proceduri extrem
de simple, care nu presupun dect ntocmirea unui numr limitat
de documente propriu-zise, printre care i decizia/hotrrea
instanei. Informaiile relevante n astfel de cauze pot fi
nregistrate chiar n cuprinsul plngerii iniiale sau al cererii de
chemare n judecat. Avantajul unui astfel de sistem de cauze
nendosariate este c economisete timpul alocat n mod
obinuit ndosarierii i este mai ieftin. Dezavantajul evident este
c documentele se pot pierde mai uor, iar lipsa de organizare
33
 determin riscul ca hrtiile s fie gsite mai greu, accesul la
acestea devenind mai dificil, la fel ca i urmrirea procesului de
soluionare a cauzei.

O alt decizie important este aceea privind modul n care

documentele sunt organizate n interiorul coperilor dosarului. Sistemul
de baz cel mai uzitat este cel n care documentele din dosarul cauzei
sunt introduse n ordine cronologic sau invers cronologic. Ordinea
cronologic face ca documentele s fie mai uor de adugat pe msur
ce sunt depuse la dosar, fr s fie nevoie s se dezasambleze i re-
asambleze dosarul de fiecare dat. Totodat, tendina curent este
aceea de a nlocui sistemul bazat pe nuruirea/legarea cu sfoar a
dosarelor cu utilizarea alonjelor de metal i plastic care fac mai uoar
adugarea i scoaterea documentelor i previn deteriorarea acestora n
timpul arhivrii pe perioad ndelungat. Dosarele de tip biblioraft cu
alonje sunt de preferat pentru cauzele complexe care sunt
voluminoase i/sau folosite intensiv, au un termen ndelungat de
pstrare i/sau sunt extrase din arhiv n integralitatea lor pentru o
perioad mare de timp. Dosarele cauzelor care cuprind un volum mare
de documente pot avea nevoie de bibliorafturi extensibile suplimentare
pentru o pstrare mai eficient a acestora. Fiecare pagin poate fi
numerotat n funcie de momentul n care este primit documentul
respectiv, n ordine cronologic, pentru a nu exista riscul ca aceste
documente s se piard.

Codurile de culoare aplicate la sistemele de numerotare a dosarelor au

devenit din ce n ce mai populare n ultimii ani. Aceste sisteme
utilizeaz o culoare diferit pentru fiecare numr nscris n partea de
sus pe lateralul dosarului, n funcie de sistemul de ndosariere. n
acest fel se promoveaz un sistem de ndosariere mai uor de urmrit
i gestionat, prin crearea unor modele de culoare care sunt uor de
reperat. De asemenea, acest sistem face mai uoar identificarea unui
dosar pierdut sau plasat n mod incorect la raft. Sistemele bazate pe
coduri de culoare funcioneaz cel mai bine atunci cnd documentele
aferente unei serii ntregi de documente similare sunt pstrate laolalt.
Arhivarea dosarelor cauzelor n funcie de termenul urmtor n dosar,
de stadiul procesual sau n funcie de alte criterii asemntoare este
ns preferabil sistemului bazat exclusiv pe coduri de culoare.

34
Adugarea documentelor la dosar
Este recomandat s fie stabilite proceduri operaionale adecvate
pentru asigurarea ndosarierii la timp a documentelor. n mod ideal,
formarea dosarului ar trebui s aib loc cel mai trziu a doua zi dup
ce documentele necesare au fost primite. Dac se creeaz ntrzieri n
procesul de formare, organizare i structurare a dosarelor, s-ar putea
s fie necesar o prioritizare n funcie de anumite criterii. De exemplu,
s-ar putea s fie necesar s se acorde ntietate documentelor
aferente dosarelor aflate pe rol sau celor care sunt necesare pentru o
edin de judecat care urmeaz s aib loc n scurt timp.

Iat cteva proceduri care pot contribui la desfurarea acestui tip de

activitate ntr-un mod ct mai adecvat i consecvent:
pe fiecare document din dosar s fie trecut numrul dosarului;
s se verifice numrul i obiectul cauzei nainte de ndosariere;
atunci cnd un grefier este implicat n procesul de ndosariere, ar
fi bine s se nscrie iniialele grefierului respectiv pe
document/dosar;
s se insereze documentele n dosar n ordine cronologic, de
preferin cu documentul adugat cel mai recent poziionat
deasupra celor anterioare;
s se procedeze la utilizarea unor dosare subsecvente dosarului
principal, atunci cnd dosarul original al cauzei a devenit mult
prea voluminos ca s mai poat fi manevrat n bune condiii.
Uneori este posibil s fie necesar s se pstreze anumite documente
separat de dosarul propriu-zis, din cauza mrimii lor sau a statutului
lor privilegiat (confidenial etc.). n acest caz, dosarul sau dosarele
asociate ar trebui marcate cu numrul cauzei i depozitate mpreun
cu dosarul propriu-zis al cauzei (sau separat, dac documentele
respective sunt supuse unui regim special de pstrare/arhivare).

Accesul la dosar i asigurarea copiilor

Instanele trebuie s fac fa unor solicitri numeroase care privesc
accesul la dosar i obinerea unor copii de documente. De cele mai
multe ori, copiile respective trebuie certificate sau tampilate cu scopul
de a li se atesta autenticitatea. Sunt necesare aadar politici

35
instituionale clare pentru a oferi ndrumarea necesar personalului
auxiliar de specialitate cu privire la modul n care trebuie realizate
copiile respective, care s vizeze aspecte cum sunt:

Tarifele percepute pentru obinerea copiilor

Cerinele legale pentru certificarea copiilor
Utilizarea corect a tampilelor, sigiliilor i semnturilor.
Operarea de adnotri n dosarul/pe coperta dosarului cauzei,
dac este necesar.
De obicei, accesul la dosarul cauzei poate fi obinut ca urmare a unei
cereri n scris, naintat de orice persoan care dovedete interesul n
cauza respectiv, pe baza unor criterii de prioritate. Avocaii, prile
sau reprezentanii prilor, experii i interpreii desemnai n cauza
respectiv vor avea prioritate. Dosarele i documentele aferente nu
pot fi scoase din sediul instanei, n afara cazului n care acest lucru
este permis de lege. Consultarea dosarului ar trebui s se desfoare
n cadrul compartimentului de arhiv, sub supravegherea personalului
de specialitate.

Notele de edin ale grefierului

Un sistem avansat de management al documentelor n cadrul
instanei ar trebui s abordeze i aspecte care in de modul n care
sunt consemnate notele de edin nivelul de detaliu, utilizarea
abrevierilor i condiiile de form care s asigure caracterul unitar i
consecvent al acestora, pe parcursul desfurrii procedurilor
judiciare. Este recomandat folosirea unor propoziii scurte care s
descrie n mod clar i succint cine a fost prezent, ce s-a ntmplat n
fapt n sala de judecat i care sunt implicaiile din punct de vedere
juridic. Este important de reinut c notele de edin nu nlocuiesc
nregistrrile oficiale ale edinelor de judecat, cum sunt nregistrrile
audio. Atunci cnd sunt folosite sisteme informatice automatizate care
permit implementarea unor formule de (de)codare a notelor de
edin, durata de soluionare a cauzelor poate fi scurtat, fie i numai
prin asigurarea unui acces automat rapid la informaiile obinute pe
parcursul edinelor de judecat, care ulterior s poat fi analizate i
folosite la redactarea ncheierilor de edin i la motivarea hotrrilor
judectoreti aferente etc.

36
3.E. Proceduri speciale pentru documentele cu acces
restricionat

Uneori accesul la un dosar poate fi restricionat n totalitate sau parial,

n conformitate cu o prevedere legal, cu o dispoziie a instanei sau
prin nsi natura acestuia (vezi accesul limitat la dosarele gestionate
la nivelul parchetelor). Asigurarea controlului asupra acestui tip de
dosare sau documente presupune asumarea unor msuri de precauie,
cum ar fi:
Zona de depozitare care conine dosare/documente cu acces
restricionat ar trebui supravegheat i separat de zona n care
se permite accesul publicului i a personalului neautorizat.
Fiecare dosar/biblioraft ar trebui marcat clar pentru ca personalul
s tie c accesul la acel dosar a fost restricionat.
Procedurile i politicile instituionale care privesc restricionarea
accesului la dosare/documente ar trebui s fie prezentate explicit
i analizate periodic mpreun cu ntreg personalul care are acces
la aceste dosare.

Atunci cnd accesul este restricionat doar n ceea ce privete o parte

a dosarului, primul grefier sau alte persoane cu funcii de conducere
trebuie s ia msurile necesare pentru pstrarea confidenialitii
acelor informaii din dosarele cu acces restricionat i din alte
documente ale instanei. Aceste msuri ar putea include separarea
informaiilor/documentelor respective ntr-un plic sigilat ataat la dosar
sau implementarea unui sistem de ndosariere care s pstreze n
siguran informaiile confideniale ntr-o zon separat/detaabil de
ndosariere. n acelai timp vor trebui s se pstreze i s fie vizibil
marcate informaiile necesare care s fac legtura dintre seciunea
confidenial i restul dosarului.

Accesul la dosarele care nu sunt publice este n general limitat la

avocai, prile sau reprezentanii prilor, experi i interprei.

3.F. Registre i opisuri

n general, instanele/parchetele care nu i-au automatizat complet

sistemul de gestionare a dosarelor pstreaz n paralel diverse tipuri
de registre i opisuri pentru consemnarea manual a informaiilor

37
legate de dosarele nregistrate, ca opiune de verificare a nregistrrilor
automate sau pentru localizarea dosarelor i urmrirea evoluiei
acestora. Registrele sunt de obicei gndite s capteze att informaiile
de baz despre cauza/dosarul/documentul respectiv ct i datele
despre evoluia procesului de soluionare aferent, informaii care pot fi
uneori extrem de tehnice.

Exemple de registre/condici specializate pot fi registrele pentru

primirea/nregistrarea dosarelor, registrele de termene ale arhivei,
condicile edinelor de judecat, registrele de eviden i punere n
executare a hotrrilor civile i penale, registrul de eviden a cilor de
atac etc. Forma i modul de utilizare a registrelor reprezint subiecte
cu privire la care este necesar de obicei s se ajung la o formul de
compromis de exemplu, folosirea unor registre distincte multiple,
fiecare fiind specializate pe culegerea unui anumit tip de informaii
despre un dosar/document va permite captarea mai multor detalii,
ns va ngreuna procesul de determinare rapid a stadiului curent al
acelui dosar/document; pe de alt parte, folosirea unor tipuri de
registre care permite notarea unei serii variate de informaii le va face
pe acestea s devin voluminoase i greu de manevrat.

O alt dificultate ntmpinat n cazul folosirii unui sistem de

nregistrare manual este legat de posibilitatea de a urmri circuitul
dosarului/ documentului pe parcursul ciclului de via al acestuia. Un
exemplu elocvent este cel al utilizrii unui registru nou la nceputul
fiecrui an, caz n care va fi necesar s se copieze datele cauzelor
aflate nc pe rol din registrul anului anterior n registrul anului curent.

Sistemele de gestionare manual a dosarelor cauzelor pot fi de

asemenea suplimentate cu sisteme de opisare care s permit
grefierilor s localizeze uor dosarele n funcie de prile din litigiu.
Din moment ce sistemele numerice de ndosariere sunt cel mai des
utilizate, s-ar putea s fie util folosirea unor cartonae de indexare
alfabetic pentru fiecare reclamant/prt n cauzele civile i pentru
inculpai n cauzele penale. Aceste opisuri pot fi folosite astfel nct
personalul judiciar s poat afla uor dac o anumit parte ntr-un
dosar mai este implicat i n alte dosare aflate pe rolul instanei
respective.

38
Apariia sistemelor electronice de management al cauzelor (engl. case
management systems/CMS) cum este aplicaia ECRIS folosit de
sistemul judiciar din Romnia, a revoluionat modul n care sunt
gestionate informaiile privind dosarele cauzelor. Dei n Romnia
instanele i parchetele continu s pstreze dosarele cauzelor n
format pe hrtie, introducerea n format electronic a datelor n ECRIS a
redus n mod gradual nevoia ca anumite registre, condici i opisuri s
mai fie completate manual.

Un sistem bine pus la punct de gestionare electronic a cauzelor poate

genera rapoarte i date care s elimine nevoia de pstra dosarele n
arhiva curent conform unui sistem de tip ochiuri de raft, care s
permit localizarea acestora n funcie de data urmtorului termen de
judecat. Sistemele electronice contribuie la dezvoltarea unui
management al documentelor mai centralizat, din moment ce
informaiile privitoare la istoricul i statutul cauzei i termenele viitoare
pentru edinele de judecat sunt toate disponibile n format
electronic. Un sistem automatizat bine structurat va permite
utilizatorilor si s poat formula interogri i obine datele relevante
n mod rapid, gata sortate i aranjate, conform solicitrii.

Totodat, pentru ca un astfel de sistem s fie eficace, va trebui ca

utilizatorii acestuia (personalul din cadrul instanelor i parchetelor) s
respecte cu strictee standardele i normele privind introducerea
datelor. La fel ca i n cazul unui sistem manual, un sistem
automatizat de gestionare a circuitului dosarelor/documentelor este la
fel de bun pe ct de precis i la timp sunt introduse informaiile pe
care le va procesa. ntrzierile i nerespectarea cerinelor de
introducere a datelor pot contracara n mod decisiv beneficiile chiar i
ale celui mai performant sistem electronic.

3.G. nregistrri audio i video

nregistrrile audio i video sunt utilizate n general n mediul judiciar

cu scopul de a pstra dovada modului de desfurare a edinelor de
judecat. n afar de aceasta, instanele trebuie s gestioneze i
materiale nregistrate audio-video care reprezint probe la dosar. O
perioad ndelungat, metoda principal de nregistrare de tip
verbatim (cuvnt cu cuvnt), folosit de instanele din cadrul

39
diferitelor sisteme judiciare, a fost stenografierea - un grefier de
edin sau un stenograf nregistra informaia folosind simboluri
speciale care serveau drept prescurtri ale unui text mai amplu.
Mainile stenografice mecanice fceau procesul mai eficient i mai
precis, dar particularitile notielor unui stenograf i numrul relativ
limitat al stenografilor profesioniti au fcut ca accesul la aceste
documente s fie dificil.

nregistrarea pe band magnetic (analog) a fost utilizat timp de

muli ani att pentru nregistrrile audio ct i pentru cele video.
nregistrarea analog a fost rapid nlocuit de sistemele digitale de
nregistrare care pstreaz nregistrrile edinelor de judecat pe
CD/DVD, servere, sau alte mijloace digitale.

Factorii care trebuie luai n considerare n cazul mijloacelor digitale se

refer la calitatea mijlocului digital respectiv i la condiiile de pstrare
n timp. Controlarea i indexarea corespunztoare a mijloacelor de
nregistrare utilizate este important pentru a se asigura c o
nregistrare poate fi uor localizat pentru transcriere sau analiz, dac
este necesar. Este esenial ca suportul nregistrrii s-i pstreze
calitatea pe toat durata de pstrare necesar. Informaiile privitoare
la stocarea i pstrarea nregistrrilor n format digital sunt detaliate
ntr-o seciune de mai jos a prezentului manual, referitoare la
arhivarea digital.

Din moment ce suporturile pe care s-au efectuat nregistrrile sunt n

general pstrate separat de dosarele cauzelor, sistemul de nregistrare
folosit de instane ar trebui s includ informaiile necesare prin care
nregistrrile audio-video pot fi uor identificate i corelate cu dosarul
corespunztor, precum i s faciliteze accesul personalului din instan
la acestea pentru a fi transcrise sau copiate. Acest lucru presupune de
obicei pstrarea unui jurnal (manual sau electronic) al desfurrii
edinei de judecat care s permit celui care a fcut nregistrarea s
localizeze rapid o anumit declaraie sau un anumit moment din timpul
edinei de judecat. Cele mai multe sisteme de nregistrare digital a
edinelor de judecat au aceast funcie integrat n sistemul de
operare al softului respectiv.

40
3.H. Mijloace materiale de prob

Responsabilitatea pentru custodia valorilor care constituie mijloc de

prob n procesele civile, precum i, separat de aceasta, a obiectelor
corpuri-delicte, variaz de la un sistem judiciar la altul. n unele
sisteme, prile, fie c este vorba de procuror n cauzele penale sau de
reclamant n cele civile, au responsabilitatea primar n ceea ce
privete custodia mijloacelor materiale de prob. n alte sisteme,
mijloacele materiale de prob sunt gestionate de ctre biroul de
registratur, pn cnd cauza este soluionat n apel/recurs sau
conform regulilor din nomenclatorul arhivistic, care pot prevedea un alt
sistem de depozitare i pstrare.

Indiferent de modul n care este reglementat gestionarea mijloacelor

materiale de prob, fiecare instituie judiciar ar trebui s respecte
urmtoarele principii de baz:

Securitatea i accesul Pe durata perioadei n care instana

sau parchetul sunt responsabile pentru custodia mijloacelor
materiale de prob, acestea vor trebui s le asigure un nivel de
securitate i control extrem de stricte. Acest lucru presupune
inclusiv depozitarea sub cheie, cu acces limitat pentru anumite
categorii de personal. Autorizarea ar trebui limitat la acele
persoane care au o raiune legitim s aib acces la probe, cum
ar fi pentru c au nevoie s le prezinte n edin public sau
pentru ndeplinirea unor proceduri legale specifice. Lista de acces
ar trebui actualizat permanent. Zona aleas pentru stocarea
mijloacelor materiale de prob ar trebui controlat din punct de
vedere climateric i protejat de distrugeri provocate de
accidente, cum ar fi incendiile sau inundaiile. Unele materiale ar
putea necesita pstrarea la temperatur sczut sau conservarea
prin ngheare (n aparate frigorifice de tip special).

Marcarea elementelor de identitate Toate mijloacele

materiale de prob trebuie identificate folosindu-se un protocol
standard pentru nregistrarea acestora. Este necesar un registru
special, n care s fie trecute descrieri ct mai exacte ale
acestora, pentru a se evita confuzia sau posibilitatea de nlocuire.
Datele de identificare ar trebui marcate pe fiecare mijloc material
de prob, atunci cnd acest lucru este posibil, sau pe cutia de
41
depozitare, fr a se obstruciona accesul i evitnd deteriorarea
de orice natur. Este foarte important ca toate mijloacele
materiale de prob s poat fi corelate cu uurin cu
dosarul/cauza corespunztoare. n unele sisteme judiciare sunt
folosite sisteme de coduri de bare pentru identificarea i
gestionarea mijloacelor materiale de prob. (n Romnia,
instanele i parchetele utilizeaz un Registru de eviden a
valorilor i corpurilor delicte, care sunt gestionate conform
reglementrilor din Regulamentele de Ordine Interioar aferente
vezi, de exemplu, art. 83 din Hot. C.S.M. nr. 387/2005 i art.
165-175 din Ordinul nr. 529/C/2007).

Evidena Este de asemenea esenial dezvoltarea unui sistem

care s fac posibil urmrirea circuitului mijloacelor materiale
de prob. Acesta va include o procedur de verificare a intrrilor
i ieirilor, care identific fiecare persoan fizic sau instituie
care ia probele n gestiune i momentul fiecrui astfel de transfer
de gestiune de la o entitate la alta. Fiecare persoan care preia
sau renun la gestiunea unei probe ar trebui s semneze ntr-un
registru special pentru a atesta acest lucru. Astfel de registre ar
trebui pstrate n mod separat fa de mijloacele materiale de
prob propriu-zise. Mijloacele materiale de prob care au ajuns la
finalul ciclului lor de via ar trebui distruse, conform criteriilor
stabilite n materie. Distrugerea sau restituirea unor mijloace
materiale de prob ar trebui de asemenea s fie documentat cu
claritate.

Sigurana fizic a personalului judiciar Mijloacele materiale

de prob pot include arme de foc, droguri, substane chimice,
sau materiale care sunt considerate a prezenta un pericol
biologic. De aceea, acestea trebuie marcate i stocate n
siguran n cutii/containere care s protejeze personalul auxiliar
de specialitate, care le manevreaz n mod curent, de rnire sau
mbolnvire, n urma contactului cu acestea. n caz de nevoie, ar
trebui s existe echipamente de protecie, cum ar fi mnui,
mti i diveri cleti, pentru manevrarea mijloacelor materiale
de prob ce reprezint materiale periculoase.

42
3.I. E-mail

Comunicarea prin e-mail a devenit una dintre metodele de comunicare

din ce n ce mai utilizate n cadrul sistemelor judiciare, facilitnd
schimbul de idei, gnduri, informaii, avnd totodat rolul de mijloc de
documentare a activitii i operaiunilor din cadrul instanelor i
parchetelor. n unele sisteme judiciare, e-mail-ul a nceput totodat s
aib un rol direct legat de ndeplinirea unor procese operaionale
importante pentru soluionarea cu celeritate a cauzelor
transmiterea/nregistrarea oficial a plngerilor i/sau cererilor de
chemare n judecat, stabilirea i comunicarea termenelor edinelor
de judecat i expedierea citaiilor. La fel ca i n cazul celorlalte tipuri
de documente, instanele i parchetele trebuie s dezvolte un sistem
pentru gestionarea mesajelor e-mail de-a lungul ntregii durate a
ciclului lor de via, de la crearea acestora, la pstrarea, utilizarea
activ, indexarea i arhivarea pe termen ndelungat i pn la
distrugerea lor final, la expirarea perioadei de arhivare.

Cu privire la un proces de management al unor astfel de documente,

sunt de luat n considerare cteva aspecte, depinznd de rspunsul la
urmtoarele ntrebri:
Este necesar pstrarea mesajului e-mail ca o dovad a
respectrii cerinelor privind nregistrarea documentelor sau a
ndeplinirii procedurii de citare?
Lanul de mesaje e-mail este complet sau vor exista i alte
mesaje suplimentare, aferente aceluiai subiect, care ar trebui
pstrate?
Exist i alte documente/registre privitoare la un aspect reflectat
de un mesaj e-mail, care sunt pstrate pe hrtie sau n alt format
electronic?
Mesajul e-mail ar trebui pstrat mpreun cu alte registre sau
documente?
Cine ar trebui s aib (sau s nu aib) acces la mesajul e-mail?
Mesajul e-mail poate fi clasat n categorii majore care vor fi de
folos la stabilirea mesajelor care vor fi pstrate i a celor care vor
fi permanent terse. De exemplu:

43
 Documente/nregistrri oficiale informaii primite, create
sau pstrate ca parte a funciei oficiale pe care o ndeplinete
instana/parchetul.
Documente/nregistrri ne-oficiale informaii nregistrate
care nu prezint relevan direct pentru soluionarea
dosarului cauzei.
Documente personale documente privitoare la activiti i
preocupri care nu au legtur direct cu instituia.
Documente tranzitorii documente privitoare la activitile
instanei care au ns o valoare temporar i care nu trebuie
pstrate, odat ce scopul lor a fost atins (aciunile respective
au fost ntreprinse).
n funcie de coninutul mesajului e-mail i de corelarea cu alte
documente, sunt disponibile cteva opiuni de pstrare:
pstrarea mpreun cu alte documente pentru crearea
documentaiei privitoare la operaiunile instituionale efectuate;
tiprirea i ndosarierea pe hrtie, concomitent cu tergerea
exemplarelor electronice;
salvarea mesajelor n format electronic pe un mediu de stocare
din reeaua instituiei;
mutarea mesajelor ntr-o arhiv online (nu este recomandat
pentru pstrarea pe termen lung)
Creterea exponenial a utilizrii mesajelor e-mail presupune faptul
c instituiile din cadrul sistemului judiciar sunt din ce n ce mai
contiente de faptul c stocarea i gestionarea mesajelor este foarte
costisitoare. n unele ri, lipsa unui management eficient sau a
transparenei cu privire la mesajele e-mail pot avea consecine grave.
Experii n managementul documentelor recomand ca organizaiile s-
i dezvolte sisteme de management al mesajelor e-mail care s preia
responsabilitatea gestionrii mesajelor e-mail de la utilizatorii direci
prin intermediul unor tehnologii de captare, clasificare i arhivare
automat a mesajelor e-mail. Pentru c multe instituii nu au resursele
necesare pentru a implementa un program performant din punct de
vedere tehnic pentru gestionarea mesajelor e-mail, dezvoltarea i
implementarea unor politici instituionale minimale care s vizeze
pstrarea, utilizarea i arhivarea mesajelor e-mail este un nceput bun.

44
Bineneles, astfel de politici instituionale ar trebui dezvoltate n
conformitate cu legislaia aplicabil.

Printre diversele recomandri privind utilizarea potei electronice vei

ntlni i unele care includ urmtoarele tipuri de interdicii:
Folosirea unui limbaj sau a unor subiecte ofensatoare
Transmiterea mai departe a unor mesaje fr obinerea
permisiunii n acest sens de la iniiatorul mesajului
Folosirea mesajelor e-mail pentru comunicarea de informaii cu
un caracter mai sensibil sau chiar al unor informaii confideniale
Folosirea excesiv sau exclusiv a potei electronice de la birou
pentru comunicarea personal, informal

3.J. Formulare tipizate

Formularele sunt unul dintre instrumentele principale pentru

comunicarea dintre justiiabili (pri n dosar) i instan/parchet, cu
scopul ndeplinirii diverselor proceduri legale necesare. Formularele
sunt folosite, printre altele, pentru expedierea citaiilor ctre pri,
pentru redactarea unor diverse acte procedurale, pentru nregistrarea
i gestionarea diverselor dispoziii/ordine/soluii ale completului de
judecat/procurorului i pentru alte operaiuni.

Prin urmare, este extrem de important s se utilizeze un format

standardizat al acestor formulare, pentru o mai bun gestionare a
acestora.

Managementul formularelor
Implementarea unui sistem eficient i fiabil pentru gestionarea
formularelor presupune urmtoarele tipuri de activiti:
Pstrarea versiunii curente a tuturor formularelor, cu data ultimei
lor revizuiri, precum i a unui istoric al modificrilor anterioare.
Catalogarea i indexarea formularelor, inclusiv atribuirea unui titlu
pentru fiecare formular.

45
 Monitorizarea utilizrii formularelor pentru a se stabili cantitatea
folosit anual, n vederea asigurrii unui stoc corespunztor, dac
formularele sunt tiprite n avans.
Stabilirea procedurilor pentru achiziionarea, pstrarea i utilizarea
formularelor.
Stabilirea procedurilor pentru distribuirea formularelor i a
corespondenei privitoare la acestea transmise persoanelor/seciilor
corespunztoare din cadrul instanei/parchetului.
Stabilirea altor politici i proceduri care s ajute instana n
gestionarea formularelor.

Formatul formularelor
Arta elaborrii unui formular eficient include selectarea coninutului,
structurarea acestuia, redactarea i aezarea n pagin a formularului.
Cel mai bun format de formular este creat ncepnd cu analizarea
felului n care formularul urmeaz a fi folosit.

Iat cteva ntrebri care pot fi de ajutor la elaborarea unui formular:

La ce urmeaz a fi folosit formularul?
Unde i de cine va fi elaborat?
Cum este scris formularul (la calculator, scris de mn, etc.)?
Ct de mult va fi manevrat?
Tipul de hrtie? (dimensiuni, densitate, culoare)
Cum sunt introduse datele n formular (csue de bifat, va fi scris
pe calculator, va fi scris de mn)?
Ce date recurente ar trebui s apar?
Care va fi gradul de utilizare pe durata unui an de zile?
Va fi necesar multiplicarea n format pe hrtie? Va avea mai
multe pri?
Ar trebui incluse pe formular spaii pentru tampile, sigilii etc.?
Ori de cte ori este posibil, formularele trebuie reduse ca numr.
Formularele ntrebuinate pentru ntocmirea citaiilor sunt un bun
exemplu, pentru c aceste formulare pot include n esen acelai tip
de informaii cu excepia celor referitoare la obiectul cauzei i la adresa

46
destinatarului. De asemenea, dimensiunea formularelor imprimate pe
hrtie poate fi simplificat prin utilizarea ambelor fee ale filei de
hrtie.

Instituiile din cadrul sistemului judiciar primesc de obicei o varietate

de formulare de la diverse entiti externe lor (justiiabili/pri i alte
instituii direct implicate n activitatea sistemului de justiie)
plngeri, cereri de chemare n judecat, rapoarte ale ageniilor de
servicii sociale etc. Instana/parchetul ar trebui s comunice cu aceste
entiti pentru a se asigura c diversele formulare utilizate sunt simple
i uor de neles, putnd fi completate ntr-un mod uniform i
consecvent. De asemenea, instana/parchetul ar trebui s se consulte
cu prile i cu instituiile din exteriorul sistemului judectoresc pentru
a se asigura c formularele pe care le creeaz vin i n ntmpinarea
nevoilor celorlali posibili utilizatori direci.

Instana/parchetul sau instituia responsabil cu elaborarea

formularelor utilizate n cadrul sistemului judiciar (dac exist o
asemenea entitate) ar trebui s ia n considerare stabilirea unor
comisii pentru crearea formularelor respective. O astfel de comisie ar
trebui s fie compus din reprezentani ai sistemului judiciar
(magistrai i personal auxiliar de specialitate din cadrul instanelor i
parchetelor) i ai comunitii care folosete astfel de formulare, cum ar
fi poliia, ageniile de servicii sociale, avocaii etc., n funcie de tipul
formularului ce urmeaz a fi elaborat. Un astfel de demers ar trebui s
i implice pe unii juriti specializai n redactarea unor astfel de
documente, pentru a se asigura c, pe de o parte, sunt respectate
cerinele legale i, pe de alt parte, c se va utiliza un limbaj adecvat
i uor accesibil publicului cruia i se adreseaz.

Alte bune practici care privesc elaborarea formularelor folosite n

cadrul sistemului judiciar includ dezvoltarea unui sistem de
numerotare pentru toate formularele. Titlul formularului ar trebui
s apar n partea de sus i s indice scopul acestuia. Ar trebui folosit
pe ct posibil un limbaj comun, uor accesibil tuturor categoriilor de
justiiabili. Spaiul lsat pentru numrul cauzei ar trebui s apar n
acelai loc pe toate formularele, de obicei n partea de sus a paginii,
ntr-un col. Atunci cnd se tie c se va distribui un formular la un
moment dat n timp, informaii legate de distribuirea acestuia ar trebui
tiprite pe fiecare parte a formularului.
47
 Formatul
Formularele utilizate n cadrul sistemului judiciar sunt mprite
adesea n seciuni principale. Descrierea titlului i a formei ar
trebui s fie la nceput, acolo unde se uit, de obicei, mai nti
utilizatorii. Coninutul propriu-zis al formularului, care va include
informaiile relevante, ar trebui structurat ntr-o ordine logic.
Obiectul cauzei i prile acesteia ar trebui s apar n partea de
sus. Partea de jos sau finalul formularului este dedicat n
principal diverselor semnturi i avize, precum i informaiilor
legate de distribuirea formularului. Titlul i numrul oficial al
formularului sunt de obicei localizate n partea de jos.
Formularele generate pe computer au avantajul c economisesc
din timpul de elaborare i reduc riscul de erori. Aceleai principii
de gestionare, analiz i design folosite n cazul formularelor
elaborate manual se vor aplica i n cazul formularelor electronice
standardizate.

NTREBRI RECAPITULATIVE
Cum contribuie documentele/dosarele cauzelor/registrele
etc. la respectarea drepturilor i obligaiilor persoanelor
fizice i juridice?
Ce aspecte ar trebui luate n considerare la stabilirea
nevoilor de referin pentru gestionarea documentelor n
cadrul sistemului judiciar?
Dai un exemplu care s reflecte faptul c pierderea unui
document/dosar al cauzei/registru etc. sau lipsa unor
informaii din cadrul unui document poate avea un impact
negativ asupra respectrii drepturilor i obligaiilor
persoanelor fizice i juridice.
Care sunt etapele principale ale ciclului de via al unui
document/dosar al cauzei/registru etc.?
Ce informaii utile ar trebui s se regseasc pe coperta
dosarului cauzei?
Ce elemente ar trebui luate n considerare la selectarea
modului de ndosariere a documentelor care alctuiesc
dosarul cauzei?
Ce caracteristici ar trebui luate n considerare la selectarea
bibliorafturilor n care vor fi ndosariate dosarele cauzelor?

48
CAPITOLUL 4: DEPOZITAREA I PSTRAREA
DOCUMENTELOR
4.A. SISTEMELE ACTIVE DE NDOSARIERE I ARHIVARE
4.B. SELECTAREA ECHIPAMENTELOR DE NDOSARIERE I ARHIVARE
4.C. EVALUAREA NEVOILOR DE SPAIU I DE ECHIPAMENTE
4.D. PLANIFICRILE BAZATE PE NOMENCLATOARELE ARHIVISTICE
4.E. CREAREA I GESTIONAREA UNEI UNITI DE MANAGEMENT AL
DOCUMENTELOR
4.F. DEPOZITAREA DOCUMENTELOR INACTIVE
4.G. DISTRUGEREA/ELIMINAREA DOCUMENTELOR
4.H. MANAGEMENTUL UNUI SPAIU DE DEPOZITARE N AFARA SEDIULUI
INSTANEI/PARCHETULUI

Fiecare instituie din cadrul sistemului judiciar (instan sau parchet)

trebuie s dezvolte un sistem de organizare a documentelor care s
contribuie la realizarea cu eficacitate a proceselor operaionale
aferente soluionrii cauzelor aflate pe rol, n conformitate cu
prevederile Regulamentelor Interioare aferente. Un astfel de sistem
bine proiectat va promova securitatea documentelor, accesul uor la
acestea i depozitarea lor n condiii optime. De cele mai multe ori,
tendina persoanelor responsabile cu managementul documentelor din
cadrul sistemului judiciar este de a se limita la sistemul existent, care
nu este adaptat cerinelor sau opiunilor i posibilitilor moderne sau
se limiteaz la constrngerile curente de spaiu.

Seciunea care urmeaz se refer n principal la sistemele de

depozitare pentru dosarele cauzelor, din moment ce ele reprezint
majoritatea documentelor gestionate la nivelul instanelor i
parchetelor, fiind totodat i cele mai importante n procesul de
nfptuire a actului de justiie. Sistemele de organizare i ndosariere
ar trebui luate n considerare i gestionate n mod continuu i
consecvent nc de la crearea documentelor respective i pn la
distrugerea lor, dup expirarea termenelor de pstrare. n cele ce
urmeaz, prin sistem de ndosariere ne vom referi att la
echipamentele i instrumentele necesare pentru pstrarea dosarelor

49
ct i la politicile instituionale aferente ndeplinirii cu eficacitate a
acestei activiti.

4.A. Sistemele active de ndosariere i arhivare

Sistemele active de ndosariere includ documentele folosite n mod

regulat i accesate frecvent. Statutul activ poate lua n calcul factori
cum ar fi stadiul soluionrii cauzei i/sau vechimea acesteia. n
general, dosarele ar trebui localizate n spaiu, pe ct posibil, ct mai
aproape de personalul responsabil cu manevrarea i gestionarea
acestora. Dosarele curente sunt de obicei pstrate n arhiva curent i
extrase numai atunci cnd este necesar s se lucreze n mod direct cu
ele. Practic, un sistem de ndosariere activ se caracterizeaz prin
micarea continu a dosarelor dintr-un sistem activ (arhiva curent)
ntr-unul inactiv sau ntr-o zon de pstrare (arhiva depozit). Aceast
micare a dosarelor este considerabil mai mic n cazul arhivei
depozit dar i aici se adaug periodic noi dosare sau sunt solicitate
dosare n mod regulat, sau pur i simplu anumite dosare sunt, n mod
sistematic, eliminate (trimise la topire) sau transferate ntr-o alt
locaie, pentru pstrarea conform nomenclatoarelor arhivistice.

Beneficiul unui spaiu de depozitare inactiv este pur i simplu acela de

a putea muta dosarele i documentele care nu sunt folosite n mod
curent dintr-un spaiu activ cu accesibilitate mare, ntr-unul care
presupune costuri de administrare mai mici, n care documentele pot fi
depozitate n cutii i care va fi accesat cu o frecven sczut, pe
msur ce documentele respective devin din ce n ce mai vechi. Un
sistem inactiv ar trebui s fie mai uor de gestionat dect un sistem de
depozitare curent. Un management adecvat al documentelor inactive
este susinut de o planificare bazat pe nomenclatoarele arhivistice,
despre care vom discuta mai n detaliu n acest capitol. Prin
intermediul unei astfel de planificri se vor identifica documentele care
pot fi distruse (al cror termen de pstrare prevzut n nomenclatorul
arhivistic a expirat) i cele care ar trebui s fie pstrate n continuare.

Un sistem de depozitare a documentelor bine proiectat va contribui la

ndeplinirea cu eficacitate a urmtoarelor aciuni importante:
Mutarea documentelor/ dosarelor inactive din zonele de
depozitare situate central, n apropierea birourilor celor care

50
 le gestioneaz (arhiva curent), spaii care sunt de obicei
mai scumpe
Asigurarea unui acces rapid i uor la documente/dosare
Protejarea calitii i integritii documentelor
Distrugerea la timp a documentelor, conform planificrilor
fcute pe baza nomenclatoarelor arhivistice n vigoare

Spaiul de birouri este n general scump i limitat pentru majoritatea

instituiilor. De aceea numai documentele utilizate n mod curent i
frecvent ar trebui s fie pstrate n zona de birouri. Documentele care
sunt accesate mai rar sunt de obicei depozitate ntr-un spaiu n afara
birourilor respective, de unde s poat fi extrase cu uurin, dac
este necesar. n mod ideal, planificrile fcute pe baza
nomenclatoarelor arhivistice ar trebui s stabileasc momentul n care
o serie de documente trebuie transferat n arhiva depozit.

Pentru seriile de documente care nu sunt vizate n mod curent de

reglementrile din nomenclatoarele arhivistice, se recomand a fi luate
n considerare urmtoarele aspecte:

Statutul activ sau inactiv al unui document este dat de rata de

utilizare a acestuia. Pe msur ce documentele devin mai vechi,
sunt cutate din ce n ce mai puin.
Seriile de documente accesate mai mult de o dat pe lun,
raportat la un sertar/raft cu dosare, sunt considerate curente i
pstrate n zona de birouri.
Seriile de documente accesate mai puin de o dat, raportat la o
cutare ntr-un un sertar/raft cu dosare pe lun pot fi trimise la
pstrare n arhiva depozit.
Pentru a se putea urmri circuitul tuturor documentelor din
arhive, se poate utiliza un software cu o baz de date sau
un opis pe un set de cartonae de hrtie. n acest scop,
trebuie identificate coninutul, caracteristicile i locaia
fiecrei cutii. Se pot stabili coduri pentru fiecare categorie,
dar acestea trebuie s fie standardizate i folosite
consecvent pentru a nu se crea confuzii.

51
 Cutiile ar trebui marcate cu numrul i locaia lor de depozitare.
Prin introducerea informaiilor de control de pe cutie ntr-un
program automatizat de gestionare de baze de date (cum ar fi
MicrosoftAccess), putei face diverse sortri corespunztoare
urmtoarelor cmpuri:
Numrul cutiei: poate fi un cod
Localizarea cutiei: cldirea (dac este necesar),
camera/sala, culoarul sau poziia la raft
Datele care reprezint opiunile pentru operaiunea de
eliminare/distrugere a documentelor (la expirarea duratei de
pstrare prevzut de nomenclatoarele arhivistice)
Titulatura seriei de documente (aa cum este stabilit n
clasificarea reglementat prin nomenclatoarele arhivistice).
Perioadele de pstrare (de la pn la) ale documentelor din
fiecare cutie.
Pstrarea documentelor n bibliorafturile i dosarele lor originale
atunci cnd sunt aezate n cutii.
Utilizarea la maxim a spaiului din cutii, dar fr a le supra-
ncrca, astfel nct acestea s poat fi manevrate relativ uor.
Documentele de dimensiuni mai mari, aa cum sunt diverse
materiale de expertiz (hri sau diverse desene), ar putea
necesita manevrarea cu atenie special i ar trebui pstrate ntr-
o zon separat i utiliznd un sistem de depozitare separat i
adaptat.

4.B. Selectarea echipamentelor de ndosariere i arhivare

Cei care sunt responsabili cu managementul documentelor n cadrul

sistemului judiciar au la dispoziie mai multe opiuni cu privire la
depozitarea i pstrarea dosarelor i cu privire la asigurarea unui
sistem rezonabil de acces la acestea:

52
 Dulapuri pentru depozitare pe vertical

Astfel de dulapuri standard de metal au 2-5

sertare i sunt relativ scumpe, raportat la un
centimetru de documente ndosariate. Sunt ns
relativ uor de utilizat i protejeaz bine
documentele. Selectarea lor se bazeaz n final
pe criterii legate de volumul total de documente,
tipul de utilizare i spaiul disponibil.

Rafturi pentru dosare

Rafturile pentru dosare sunt disponibile

pentru diferite nlimi i lungimi i pot fi
echipate cu sertare. Separatoarele fixe
in dosarele n poziie vertical.

Principalele tipuri de rafturi sunt:

Rafturile deschise Acestea sunt

convenabile pentru depozitarea i extragerea cu uurin a
dosarelor, dar nu ofer protecie fa de extragerea neautorizat
i expunerea la praf i alte pericole de deteriorare. De exemplu,
un incendiu se poate propaga mai rapid prin rafturile deschise
dect prin rafturile din metal nchise.

Rafturile nchise Sunt mai scumpe dect rafturile deschise,

dar uile pot proteja documentele de pericolele de deteriorare,
precum i de accesul neautorizat.

53
 Dulapuri pentru depozitare pe lateral

- Sistemele de ndosariere n dulapuri

laterale au sertare pe rotile care le fac
mai uor de utilizat dect sertarele
verticale cu dosare.

Dosarele pot fi aranjate pe lateral,

unul dup altul, cum ar fi pe rafturi,
sau din fa nspre spate, ca ntr-un
sertar dintr-un dulap cu depozitare pe
vertical. Costul ridicat acestora le
limiteaz ns utilizarea practic, fiind folosite doar pentru
gestionarea unui volum mic de documente.

Dulapuri cu sisteme motorizate i/sau mecanice

Sistemele de dosare mecanice i motorizate sunt uniti mari de

metal cu rafturi care se pot ridica sau rafturi pe ine care permit
personalului responsabil cu gestionarea documentelor s selecteze
un raft de dosare la care dorete s aib acces. Aceste sisteme
permit stocarea unui volum mare de documente ntr-un spaiu mic.
Totui, acestea sunt scumpe, grele i necesit costuri de ntreinere
specializat. Accesul poate fi limitat la o singur persoan (din
motive tehnice), fiind astfel necorespunztoare pentru pstrarea
dosarelor/documentelor accesate n mod frecvent.

54
 Spaii de depozitare pentru documente/materiale de
dimensiuni mari
Uneori pot fi necesare echipamente speciale pentru documente de
dimensiuni mari (de exemplu, hri, schie de proiectare etc.).
Opiunile disponibile n acest caz includ depozitarea pe orizontal,
fixarea pe perete (agate n sisteme de prindere pe orizontal sau
vertical) i/sau rularea. Legarea de tip special n volume cu mai
multe pagini, necopertate, este o alt opiune.

Unele sisteme de depozitare necesit ca dosarele s fie distribuite n

mod uniform n spaiul disponibil i doar cte o singur persoan, pe
rnd, s aib acces la dosarele/documentele depozitate ntr-un
singur spaiu de arhiv. Un alt aspect care nu ar trebui neglijat este
efectuarea unei evaluri a stabilitii i capacitii portante a podelei
nainte de achiziionarea i instalarea sistemului de
depozitare/arhivare.

IMPORTANT DE REINUT

Aspecte de luat n considerare la selectarea unui echipament

de depozitare:
Care sunt caracteristicile dosarelor cauzelor/documentelor
care vor fi depozitate volum, dimensiune, cantitate?
Care sunt costurile totale pentru echipamente, inclusiv
achiziie, instalare i ntreinere?
Ct de mult spaiu de birouri este disponibil pentru
depozitarea documentelor active i cum/unde este acesta
localizat n cldire?
Cine are nevoie s acceseze documentele depozitate, ct de
des i ct de urgent?
Ce elemente este necesar a fi luate n considerare n vederea
protejrii dosarelor de utilizarea neautorizat, furt, incendiu,
praf sau alte pericole de deteriorare?

55
4.C. Evaluarea nevoilor de spaiu i de echipamente

Exist cel puin patru aspecte de luat n considerare n ceea ce privete

organizarea sistemelor de depozitare, n funcie de fiecare tip de
document:
1) tipul documentului sau al seriei de documente;
2) identificarea unui mod de organizare optim al spaiului de
depozitare existent;
3) echipamentul de depozitare necesar;
4) consumabilele necesare ndosarierii/depozitrii.
Pentru a mbunti sistemul de depozitare existent sau pentru
implementarea unuia nou, n calitate de persoane nsrcinate cu
managementul documentelor din cadrul instanei sau parchetului, ar
trebui s urmai urmtorii pai:

Inventarierea i listarea componentelor sistemului folosit n

prezent
Elaborai un document cu o list de elemente sau o ilustrare grafic
(un tabel, o schem etc.) care s descrie locaia curent a
dosarelor/documentelor avute n vedere. Va trebui s precizai
titulatura seriei de documente; duratele termenelor de pstrare;
numrul fiecrui dosar/registru/document i numrul de
dosare/registre/documente depozitate; stadiul curent al documentelor
respective; numrul de dosare raportat la spaiul n centimetri;
volumul total ocupat n spaiu; cantitatea i tipul echipamentului de
depozitare, precum i alte informaii pertinente.

Determinarea modului optim de aranjare/depozitare a

documentelor/dosarelor
Analizai informaiile colectate pentru a se stabili ct de mari trebuie
s fie sistemele de depozitare pentru documentele active i inactive
pentru fiecare tip de cauz. O regul general este c atunci cnd 90-
95% din numrul dosarelor pstrate n sistemul de depozitare activ
nu mai sunt solicitate, acestea ar trebui mutate n bloc ntr-o locaie de
depozitare inactiv. n plus, pentru fiecare grup de tipuri de cauze,

56
trebuie calculat numrul mediu de cauze pe metru liniar. Apoi, vei
putea calcula spaiul necesar pentru dosarele din arhiva curent,
bugetnd spaiu n plus pentru creterea viitoare a numrului de
dosare, pe msur ce noi cauze sunt nregistrate.

O alternativ la pstrarea dosarelor cauzelor n blocuri numerice n

funcie de an este de a le muta ntr-un spaiu de stocare inactiv, n
mod gradual, pe msur ce devin inactive sau sunt soluionate. n
acest sens, este nevoie de un sistem de referine ncruciate date
despre stadiul/locaia dosarului afiate fie la raft, fie trecute n
registru/opis, astfel nct cutia de depozitare corespunztoare s poat
fi localizat cu uurin atunci cnd este necesar accesul la un dosar
clasificat ca inactiv. Doar pentru c exist cteva dosare a cror
soluionare treneaz, aceasta nu ar trebui s reprezinte o scuz pentru
a pstra cantiti mari de documente inutile i inactive n spaiul
principal destinat birourilor, unde se desfoar activitile curente ale
instanei i parchetului.

Tipurile de cauze considerate a fi inactive din diverse motive, dar care

prezint o posibilitate mai mare dect media de a fi reactivate, cum ar
fi cauzele cu minori i de familie, nu trebuie pstrate neaprat n
sistemul de ndosariere activ n blocuri numerice organizate pe ani,
din moment ce cauzele reactivate vor putea fi accesate individual, n
funcie de necesiti.

Elaborarea i implementarea de politici instituionale privind

gestionarea spaiilor de depozitare
n cele din urm, dar nu n ultimul rnd, este nevoie de elaborarea
unor politici instituionale realiste privind criteriile utilizate pentru
transferul dosarelor/documentelor gestionate dintr-un sistem de
arhivare activ ntr-un sistem de arhivare inactiv, n vederea
eliberrii, n timp real, i ntr-un mod fluid, a spaiului de birouri n
care personalul judiciar i desfoar activitatea.

57
4.D. Planificrile bazate pe nomenclatoarele arhivistice

DEFINIIE

O planificare bazat pe nomenclatoarele arhivistice este pur i

simplu o list n format tabelar a tipurilor de dosare/documente i a
informaiilor aferente privitoare la termenele de pstrare ale
acestora, conform nomenclatoarelor arhivistice corespunztoare
pentru instane i parchete.

O astfel de planificare ar putea include i informaii adiionale, cum ar

fi localizarea i tipul de mediu de stocare (format pe hrtie, suport
electronic etc.). Atunci cnd perioada de pstrare a unui document a
expirat, documentul este, de obicei, distrus fizic, n afara cazului n
care are o valoare intrinsec pe termen lung (de exemplu, din punct
de vedere cultural-istoric). Nomenclatorul arhivistic este o list a
unitilor i grupelor de documente n care sunt clasificate
documentele individuale. Depinznd de nevoile instanei/parchetului, o
planificare bazat pe termenele de pstrare prevzute de
nomenclatoarele arhivistice poate face referire la termenele limit sau
la intervalele minime i maxime de pstrare, n funcie de posibilitile
i nevoile de depozitare ale fiecrei instituii n parte.

O planificare a perioadelor de pstrare a documentelor la nivelul

fiecrei instituii este util pentru atingerea mai multor scopuri:

Respectarea reglementrilor legale, fiscale i administrative,

privind pstrarea/arhivarea documentelor.

Identificarea categoriilor de documente care au nevoie de o mai

mare protecie i de exercitarea unui control mai atent.

Identificarea persoanei responsabile n ceea ce privete

gestionarea unui anumit tip de documente sau a unei serii de
documente (inclusiv eliberarea copiilor sau a certificatelor de
gref).

mbuntirea managementului general al spaiilor aflate n

administrare, permind transferul documentelor inactive n alte
58
 spaii dect cele destinate documentelor utilizate n mod curent i
nlturarea duplicatelor sau a documentelor a cror perioad de
valabilitate a expirat.

Garantarea legitimitii aciunilor de eliminare/distrugere a

documentelor al cror termen de pstrare a expirat (aciunile de
trimitere la topire).

n general, perioada de pstrare pentru un anumit document poate

depinde de unul sau mai multe dintre urmtoarele criterii:

Valoarea juridic
Valoarea juridic este adesea determinat prin lege. De exemplu,
pentru unele dosare ale cauzelor soluionate, perioada de
pstrare este cuprins ntre 3, 5 i 10 ani, n vreme ce pentru
alte dosare (cum sunt dosarele penale n care s-au pronunat
pedepse mai mari de 15 ani de nchisoare) sau pentru unele
materiale preconstituite (registre i opisuri) s-ar putea s
trebuiasc s se respecte cerine de pstrare permanent. De
asemenea, este posibil ca perioada de pstrare s fie etapizat
de exemplu, dosarul ntreg este pstrat pentru o perioad mai
scurt, n timp ce hotrrea judectoreasc sau registrele
aferente sunt pstrate pentru o perioad mai lung sau n mod
permanent.

Valoarea administrativ
De obicei, instana stabilete valoarea administrativ dat de
gradul de utilizare curent a documentului respectiv n scopuri
statistice sau care in de managementul general al instanei
respective.

Valoarea istoric
Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a documentelor face
parte de obicei din activitatea oricrui arhivist profesionist.
Valoarea istoric a unui document judiciar poate fi cel mai bine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din afara
sistemului de justiie, cum ar fi Arhivele Naionale sau Biroul
Local al Arhivelor Naionale etc. Uneori chiar i cauze individuale

59
 pot avea o valoare istoric demn de luat n seam, n virtutea
notorietii lor ntr-un anumit moment n timp.

Valoarea fiscal
Valoarea fiscal a unui document, dincolo de utilitatea acestuia
pentru activitatea de tip administrativ, cum ar fi planificrile
bugetare sau necesarul privind achiziiile, este de obicei stabilit
prin lege sau determinat n funcie de perioada de timp stabilit
de agenia responsabil cu auditarea documentelor financiare ale
instanei respective din cadrul sistemului judiciar.

Dei cerinele legale de pstrare a documentelor din cadrul instanelor

i parchetelor sunt clar exprimate n nomenclatoarele arhivistice
corespunztoare pentru majoritatea tipurilor de documente, este
necesar ca fiecare instituie din cadrul sistemului judiciar s i
elaboreze o serie de politici instituionale referitoare la modul de
gestionare i pstrare al unor tipuri de documente care nu sunt vizate
de nomenclatoarele respective. Una dintre deciziile cheie este
stabilirea momentului de la care se contabilizeaz perioada de pstrare
a unui astfel de document de la crearea sa sau de la soluionarea sa?
n general, cea mai bun abordare este de a da start cronometrului de
msurare a etapei de pstrare pe perioad ndelungat
eliminare/distrugere la finalul utilizrii juridice/operaionale propriu-
zise a unui document. Alte aspecte de luat n considerare se refer, de
exemplu, la versiunea documentului care urmeaz a fi pstrat (de ex.
originalul sau copia, i ce form a documentului) sau, dac
documentul este disponibil att pe hrtie ct i n format digital, la
care va fi considerat versiunea oficial.

Iat cteva exemple care nu sunt n mod normal incluse ntr-un

program de pstrare a documentelor:
Copii identice suplimentare ale documentelor, create pentru o
consultare mai rapid a diferitelor tipuri de utilizatori direci.
Notie, jurnale, condici create de un grefier din raiuni practice i
pentru uzul su individual (pentru a-i uura activitatea).
Formulare standard necompletate i stocuri de publicaii.
Materiale de referin.

60
 Copii ale documentelor sub orice format furnizate spre
informarea publicului sau a presei.

n general, documentele legate n volum vor fi pstrate de la data

ultimei atari a unui document la volumul respectiv. Dac dou sau
mai multe documente au legtur ntre ele i nu pot fi separate,
perioada de pstrare pentru acestea va fi de obicei cea mai lung
perioad care se aplic oricruia dintre documentele din grup. Unele
documente, cum ar fi documentele administrative sau cele privind
resursele umane, pot fi pstrate i de instan/parchet i de alt
autoritate sau instituie public, dup cum este cazul. n aceast
situaie, va fi s se stabileasc, n urma consultrii cu autoritatea
respectiv, dac ar trebui pstrate dou versiuni ale aceluiai
document i pentru ct timp. Dac se pstreaz doar o copie de
referin la ndemn, aceasta ar trebui eliminat/distrus imediat ce
nu mai este util din punct de vedere administrativ.

Datele stocate electronic folosite la crearea unui document trebuie

pstrate mpreun cu software-ul i hardware-ul necesar pentru
accesarea lor, atta timp ct dureaz perioada de pstrare atribuit
fiecrui document, n afara cazului n care exist un sistem de salvare
de siguran, cum ar fi o copie pe hrtie sau pe microfilm a
documentelor respective.

Iat cum ar putea arta o planificare a depozitrii documentelor

bazat pe termenele de pstrare cuprinse n nomenclatoarele
arhivistice:

Titlul de coloan Descriere

Numrul de nregistrare - codul unic de identificare pentru

al documentului document

- denumirea documentului sau a seriei

Titlul/Tipul documentului
de documente

- o descriere a documentului/seriei de
Descrierea documente, inclusiv coninutul, funcia
i scopul acestuia/acestora

61
 Titlul de coloan Descriere

Categoria de pstrare
(unitatea i gruparea de - referina la reglementrile legale n
documente, conform vigoare
nomenclatorului
arhivistic)

- perioada total de timp pentru care

Timpul total de pstrare
documentul va fi pstrat

- perioada de timp pentru care

Pstrarea/depozitarea
documentul va fi pstrat cu un statut de
activ
utilizare activ

- orice informaii suplimentare

Comentarii privitoare la statutul documentelor sau
dispunerea acestora n spaiu.

4.E. Crearea i gestionarea unei Uniti de Management a

Documentelor

Spaiul disponibil pentru stocarea documentelor n zona activ de lucru

a birourilor dintr-o instituie este aproape ntotdeauna limitat, iar
documentele care sunt folosite mai rar ar trebui depozitate ntr-un
spaiu de unde s poat fi accesate, dar unde s nu ocupe spaiu de
lucru valoros. Exist o serie de aspecte de luat n considerare n ceea
ce privete amenajarea unui spaiu sau chiar a unei cldiri cu
destinaia de depozitare a documentelor. Iat cteva dintre ele:

Exigenele legate de spaiu

Dimensiunile spaiului util pentru depozitare vor depinde de volumul
materialului de depozitat (att n format pe hrtie ct i n format
digital). Aici este vorba i de volumul de materiale ce urmeaz a fi
stocat pe viitor, motiv pentru care se va ine cont de durata i de
planificarea perioadelor de depozitare. De asemenea, ar trebui luate n
considerare exigenele referitoare la spaiul necesar n cazul unor
medii de stocare diferite - hrtie vs. format electronic.

62
Sistemul de securitate
Instanele se vor ngriji permanent de protejarea documentelor
mpotriva accesului sau modificrilor neautorizate. Zona de depozitare
ar trebui s aib o intrare controlat cu un dispozitiv cu coduri de bare
sau un sistem de acces cu card, dac este necesar. Acest sistem ar
trebui monitorizat pentru a se asigura c aceste coduri de acces sau
carduri nu sunt compromise i c numai indivizii care au o nevoie
legitim de a accesa documentele le pot folosi. De asemenea, s-ar
putea s fie necesar crearea unui spaiu special de gestionare a
documentelor confideniale sau secretizate. Dac justiiabilii sau alte
persoane n afara personalului instanei au drept de acces la
documente, ar trebui s fie creat un spaiu confortabil pentru studierea
acestora, care s fie controlat de personalul responsabil cu
managementul documentelor, pentru a se evita posibile modificri sau
sustrageri de documente din dosare.

Accesibilitatea locaiei
Trebuie evaluat frecvena cu care personalul instanei/parchetului
va avea nevoie s acceseze documentele, iar acestea trebuie localizate
ct mai aproape posibil de zona n care personalul lucreaz cu
documentele.

Condiiile de mediu
Documentele sunt adesea depozitate n locaiile cel mai puin
dezirabile dintr-un spaiu construit, dat fiind c spaiul activ de birouri
este de cele mai multe ori amplasat n cea mai bun parte a cldirii.
Alegerea unei zone de depozitare a documentelor ar trebui s in
cont, dincolo de nevoia de accesibilitate ct mai mare, i de asigurarea
celor mai bune condiii de conservare. Iat cteva dintre aspecte de
luat n considerare n mod special:

Iluminatul: Locaia respectiv ar trebui s fie iluminat

corespunztor, astfel nct persoanele autorizate s poat
localiza i citi cu uurin documentele; totui, atunci cnd nu
sunt utilizate, documentele ar trebui pstrate n ntuneric, pentru
o mai bun conservare.

63
Ventilaia: O ventilaie adecvat va contribui la evitarea
apariiei problemelor legate de umezeal, mucegai, praf i
duntori.

Temperatura i umiditatea: Variaiile de temperatur i

umiditate corespunztoare sunt importante pentru pstrarea
documentelor, indiferent dac acestea sunt pstrate pe hrtie
sau n format digital. Temperatura i umiditatea ar trebui
pstrate la acelai nivel, pe ct posibil, pentru c modificrile
drastice pot cauza probleme. Variaiile recomandate cu titlu
general sunt urmtoarele:

Temperatur: 18-20 grade Celsius

Umiditate: 35-45 %

Calitatea aerului: Aerul din zona de depozitare ar trebui pe ct

posibil s fie curat, ferit de particulele de praf, care pot afecta n
special suporturile digitale. Materialele care ar putea emite
diveri vapori toxici, cum ar fi materialele speciale pentru
curenie, nu ar trebui stocate n zona de pstrare a
documentelor.

Controlul riscurilor care pot genera daune: Unele dintre cele

mai comune surse de daune pentru documente includ
urmtoarele:

Duntori
Insectele i roztoarele pot cauza daune considerabile
documentelor. De aceea, se recomand inspectarea
regulat a spaiului, eliminarea zonelor cu posibile
ascunztori i a posibilitilor de acces extern i trebuie
luate msurile corespunztoare pentru a se reduce pericolul
infestrii.

Incendiu, fum i daunele cauzate de stingtoarele de

incendiu Trebuie consultai experi n materie pentru a
elabora cel mai bun sistem de prevenire i stingere a
incendiilor, pentru a proteja documentele n cazul apariiei
unui incendiu i de asemenea pentru a proteja documentele

64
 de daunele pe care le pot crea sistemele de control ale
incendiilor, cum ar fi pulverizatoarele de ap instalate n
tavan sau stingtoarele de incendii. Fumatul, sursele de
flacr deschis, sobele/reourile i alte surse de cldur
care ar putea provoca un fenomen de combustie, trebuie
interzise cu strictee n zona de pstrare a documentelor.

Cmpurile magnetice
Expunerea la cmpurile magnetice poate distruge
documentele pstrate n format digital sau pe benzi
magnetice. Aceste documente ar trebui protejate de
interaciunea cu dispozitive motorizate sau magnetice care
genereaz astfel de cmpuri.

Resurse materiale i consumabile necesare pentru depozitarea

documentelor
Exist o serie de resurse materiale i consumabile care pot
mbunti eficiena sistemului de depozitare a documentelor i care
pot contribui la pstrarea acestora n condiii optime. Rezervele de
materiale necesare ar trebui asigurate n mod continuu pentru a ajuta
la asigurarea unui acces adecvat i la ntreinerea unui spaiu de
depozitare eficient. Aceste materiale includ mesele de lucru din cadrul
arhivelor, cutiile i recipientele de depozitare temporar, materialele
de curenie i mnuile pentru manevrarea mijloacelor de stocare
fragile. n cazul cldirilor/spaiilor mari, se recomand elaborarea i
punerea la dispoziia personalului cu atribuii n acest domeniu, a unei
hri a zonei de stocare. De asemenea, este util folosirea unor
sisteme de control al circulaiei documentelor - pentru urmrirea
accesului la documente i a circulaiei acestora. Aceasta presupune c
n orice moment se poate afla statutul exact al fiecrui document
(dac a fost verificat/studiat, cnd, de cine, dac a fost
eliminat/distrus etc.)

65
Documentele de importan vital
Documentele de importan vital ar trebui depozitate n cea mai
bun locaie disponibil care s asigure un nivel crescut de securitate
i condiii optime de conservare. n funcie de frecvena accesului la
documente, cea mai bun variant ar putea fi o locaie la distan, n
afara cldirii unde instana/parchetul i desfoar activitatea n mod
curent. Acest tip de documente ar trebui de asemenea stocate astfel
nct s poat fi localizate i recuperate cu uurin, n cazul utilizrii
planului de prevenire a dezastrelor sau de recuperare de documente n
urma producerii unor calamiti.

Planul de recuperare n caz de dezastre

Planul de recuperare n caz de dezastre include proceduri detaliate
pentru conservarea i recuperarea documentelor n caz de dezastru.
Un astfel de plan ar trebui s specifice n mod clar cine este persoana
responsabil cu urmarea fiecrui pas al procedurii stabilite la nivel
instituional n cazul producerii unui astfel de eveniment. Obiectivul
urmrit ar trebui s fie recuperarea unui numr ct mai mare de
documente n cel mai scurt timp posibil, prioritare fiind documentele
de importan vital. ntreg personalul instanei/parchetului trebuie
pregtit i format, astfel nct s cunoasc planul de proceduri n caz
de urgen i s participe la exerciiile practice de pregtire,
recomandat a fi organizate periodic. Planificarea pentru prevenirea i
combaterea urmrilor unor dezastre este detaliat n Capitolul 7.

Politici instituionale adecvate

Se recomand instituirea unor politici instituionale de prevenie,
care s includ standardele privind curenia i ntreinerea sistemelor
electrice i interzicerea fumatului. Va trebui ca persoanele responsabile
cu managementul documentelor s depun toate eforturile pentru ca
aceste politici instituionale s fie dezvoltate, actualizate i aduse la
cunotina ntregului personal din cadrul instanei/parchetului, nu doar
a celor cu responsabiliti directe n aceast privin.

66
4.F. Depozitarea documentelor inactive

Pentru a asigura utilizarea n mod eficient a zonelor de arhiv, cu

scopul de a permite accesul corespunztor i exercitarea controlului
necesar de ctre personalul responsabil, se recomand elaborarea unui
manual de proceduri.

Printre aspectele de luat n considerare la nfiinarea unui spaiu de

depozitare a documentelor inactive se regsesc i urmtoarele:

Sistemul de numerotare folosit pentru marcarea spaiului

disponibil
Folosirea unui sistem de numerotare a spaiului pentru a indica
localizarea fiecrei cutii, pstrnd corespondena necesar cu opisul
general. Dou metode care pot fi aplicate n acest caz sunt metoda de
numerotare n funcie de numrul culoarului dintre rnduri i metoda
utilizrii unui zig-zag secvenial (mai ales n cazul unor spaii de
depozitare mai mici). n cazul numerotrii culoarelor dintre rnduri,
fiecare culoar primete un numr secvenial i fiecare rnd este
mprit n mod egal n spaii mai mici. n cazul folosirii unui zigzag
secvenial, nici culoarele i nici rndurile nu sunt numerotate se
numeroteaz alternativ, n diagonal, doar spaiile/rafturile de pe
rndurile paralele.

Indexarea/Opisarea
Opisurile alfabetice pot fi folosite pentru a identifica numrul unei
anumite cauze. Totui, este util i ntocmirea unui index care s
permit localizarea fiecrui dosar inactiv, pentru c, la reintroducerea
cauzei pe rol, acesta va trebui reactivat i transferat n zonele de
depozitare a dosarelor active, trimis la arhiva veche sau
distrus/eliminat (dac perioada de pstrare legal a expirat). Uneori,
cea mai simpl metod este aceea de a crea o list de transfer pe care
s fie nscrise numrul dosarului, localizarea n spaiu i statutul
curent.

Depozitarea iniial
Organizarea, etichetarea i mpachetarea corespunztoare vor
simplifica orice operaiune de manevrare a documentelor precum i
pregtirea acestora pentru distrugerea/eliminarea lor n final:
67
 mpachetai documentele pe care le vei transfera n zonele de
depozitare inactiv atunci cnd se afl nc n spaiile de
depozitare active/curente.
Identificai coninutul i locaia fiecrei cutii (coduri de bare pot fi
utilizate pentru diverse categorii de documente).
Cutiile ar trebui marcate cu un ID/numr de identificare i cu
datele de reper pentru locaia respectiv.
Data sau numrul dosarului ar trebui indicate pe partea
exterioar a cutiei.
Marcai pe partea exterioar a cutiei data la care se preconizeaz
c vor trebui eliminate/date la topit documentele coninute,
pentru a permite identificarea rapid a acestora.
Etichetai cutia pe partea dinspre culoarul dintre rnduri, cu
informaiile de identificare la vedere, marcate n mod clar i
vizibil.
Atribuii cutiilor numrul secvenial corespunztor pentru fiecare
cutie.
Transcriei numrul i informaiile de pe cutie, precum i datele
necesare despre coninutul acesteia, pe o list de transfer.
nscriei pe cutie i n lista de transfer aferent care este spaiul
de depozitare unde va fi transferat aceasta.
Pstrai o copie a listei de transfer la compartimentul arhiv i o
alt copie n zona de depozitare respectiv. Notai apoi n lista de
transfer orice transferuri ulterioare (n arhiva veche sau ctre
spaiile de depozitare din afara instanei).
Rezervai spaii suplimentare de depozitare special alocate pentru
materialele care nu ncap n bibliorafturile i cutiile obinuite.
Nu depozitai n aceeai cutie documente care au date diferite
preconizate pentru distrugere/eliminare.

Procedura n ceea ce privete accesul la documente i

extragerea acestora din spaiul de depozitare, n vederea
consultrii
Procedurile pentru accesul la documentele arhivate includ urmtoarele
aspecte:
Limitarea accesului direct a documente, n afara personalului
autorizat.

68
 Cei care solicit accesul la documentele localizate n zona de
depozitare trebuie s completeze un formular de cerere sau o
poziie ntr-un registru.
Pregtii statistici periodice privitoare la accesul la documente
n funcie de formularele de cerere i de completrile din
registre, pentru a stabili ce documente nu mai sunt necesar a
fi pstrate n locaia respectiv, care pot fi transferate sau
mutate ntr-un spaiu de depozitare la distan, n afara
sediului instanei sau parchetului (innd totodat seama i
de cerinele legale privind condiiile i perioadele de pstrare
prevzute de nomenclatoarele arhivistice aferente).
Folosii un cartona destinat consultrii
dosarelor/documentelor care s conin numele celui care a
solicitat dosarul/documentul i titlul/elementele de
identificare ale dosarului/documentului respectiv. Aezai
cartonaul n cutie n locul dosarului /documentului ridicat. n
acelai scop se mai poate folosi i un formular n trei pri
prima parte va fi ataat la cartonaul respectiv, partea a
doua poate fi dat celui care a solicitat documentul, iar cea
de-a treia va fi introdus ntr-un dosar cu separatoare pe care
s fie marcat data, pentru a putea fi gsit foarte uor.
Cerei ntotdeauna celui care solicit un dosar/document spre
consultare s semneze pentru luarea n primire a
dosarului/documentului respectiv.
Nu permitei ca dosarul cauzei s prseasc incinta instanei
sau a parchetului (este recomandat ca aceeai regul s se
aplice i n privina prsirii spaiului de consultare a
dosarului din cadrul compartimentului arhiv).
Asigurai-v c exist n cadrul instanei / parchetului /
compartimentului arhiv, echipamentul tehnic adecvat pentru
obinerea unor copii de pe documente atunci cnd acest lucru
este necesar.

Returnarea dosarelor n spaiul de depozitare i adugarea

ulterioar de documente suplimentare la dosar
Dup ce au fost consultate, conform cererilor nregistrate, returnai n
mod grupat dosarele cauzelor inactive la locaia lor corespunztoare.

69
Completarea ulterioar a dosarelor presupune adugarea unor
documente noi la cele deja existente. Este recomandat s meninei la
minim completrile ulterioare ale documentelor inactive, pentru c
altfel v vei lovi de nevoia de spaiu suplimentar care s permit o
cretere n volum a documentelor depozitate.

Dosarele cauzelor repuse pe rol

Atunci cnd o cauz este repus pe rol, scoatei dosarul aferent din
spaiul de depozitare pentru cauze inactive i transferai-l n arhiva
curent. Folosii cartonaul menionat mai sus pentru a nota stadiul i
locaia nou a dosarului reactivat. Pstrai liber spaiul din zona de
depozitare inactiv unde a fost pstrat dosarul. Dac dosarul este
returnat n spaiul de depozitare inactiv, plasai-l n locul
corespunztor marcat de cartona i efectuai toate nscrierile
necesare n registrul corespunztor.

Registre i serii de registre a cror utilizare s-a ncheiat

Atunci cnd o serie de registre a cror utilizare s-a ncheiat sunt
scoase din uz, niciun document ulterior nu mai poate fi nregistrat n
acestea. Totui, este posibil s fie necesar ca accesul la aceste
documente s fie asigurat pentru nc o perioad de timp.
Distrugerea/eliminarea lor, la expirarea perioadei de pstrare, se va
face n conformitate cu prevederile nomenclatoarelor arhivistice.

Pstrarea pe termen lung va trebui s ia n considerare poteniala

conversie pentru pstrarea pe un alt mijloc sau sistem de stocare.
Documentele scoase din uz ar trebui s fie trecute ntr-un registru
special de documente al fiecrei instituii i, dac este necesar, s fie
pstrate conform exigenelor de securitate i acces specifice.

4.G. Distrugerea/Eliminarea documentelor

Instanele i parchetele ar trebui s respecte un program bine stabilit

de distrugere/eliminare a documentelor a cror perioad de arhivare a
expirat, conform nomenclatoarelor corespunztoare. nainte de
distrugere/eliminare, ar trebui s fie ntocmit un inventar al
documentelor respective i s fie obinute aprobrile scrise necesare.
Metodele de distrugere includ topirea, transformarea n past de hrtie
sau tocarea. Aruncarea documentelor judiciare la groapa de gunoi nu
70
ar trebui luat n considerare, avnd n vedere c acestea conin date
personale i informaii confideniale/clasificate/secretizate.

O modalitate convenabil de a documenta i gestiona activitile de

distrugere a documentelor este aceea de a folosi o baz de date
electronic simpl. Un astfel de instrument prezint urmtoarele
avantaje:

Pot fi introduse informaiile relevante - numrul i data

dosarului cauzei, prile din dosar, localizarea dosarului n
arhiv, etc.

Se pot face cutri n baza de date prin introducerea unor

elemente de identificare

Pot fi generate rapoarte care s fie rapid imprimate

Este uor de gestionat, iar utilizarea sa poate fi extins fr
probleme

Poate fi creat un sistem de siguran (backup)!

4.H. Managementul unui spaiu de depozitare n afara

sediului instanei/parchetului

Atunci cnd spaiul este prea scump, ar putea fi avantajoas obinerea

unui spaiu de depozitare n afara instanei sau parchetului, pentru
arhiva permanent (arhiva veche).

Documentele care sunt accesate rar sau care nu mai sunt accesate
deloc pe perioada pstrrii lor conform nomenclatoarelor arhivistice i
care implic de obicei ndeplinirea unor cerine de pstrare pe termen
lung, sunt primele candidate la transferul ctre un spaiu situat n
afara instanei/parchetului. n acest fel, se elibereaz un spaiu valoros
de depozitare n sediul instanei/parchetului, se mbuntete accesul
la documentele curente i se reduce timpul necesar pentru
managementul documentelor inactive. Spaiile de depozitare n afara
instanei/parchetului sunt adesea de dorit i pentru c n general
implic un cost mai mic pe metru ptrat/cub. Totui, identificarea i
alegerea unui spaiu de stocare a documentelor necesit de asemenea
o planificare atent, astfel nct documentele s fie protejate n mod

71
corespunztor, iar spaiul respectiv s fie proiectat astfel nct s
asigure o utilizare eficace.

Avnd n vedere cele de mai sus, urmtoarele aspecte ar trebui s fie

luate n considerare:
Spaiul ar trebui s beneficieze de o infrastructur adecvat -
electricitate, alimentare cu ap curent i canalizare, mijloace
de comunicare (telefon, internet, etc.), astfel nct personalul
s poat lucra n cldirea respectiv n condiii
corespunztoare. Distana de la sediul instanei/parchetului la
locaia respectiv ar trebui s nu fie foarte mare, iar accesul
la aceasta ar trebui proiectat astfel nct s se poat efectua
uor operaiuni de ncrcare/descrcare a unui volum mare
de materiale/documente. Cldirea ar trebui construit din
materiale neinflamabile sau rezistente la incendii, iar
acoperiul trebuie s se afle n stare bun i trebuie s fie
hidroizolat. De asemenea, locaia respectiv nu ar trebui
poziionat ntr-o zon cu inundaii sau n apropierea unui
curs de ap sau s fie n alt fel expus pericolului inundaiilor.
Capacitatea portant a podelei ar trebui s permit
depozitarea unui numr mare de documente i echipamente
necesare.
Compartimentarea cldirii la interior ar trebui s asigure zone
separate pentru depozitarea documentelor i pentru
desfurarea activitilor administrative necesare. Totodat,
ar trebui asigurate elementele de natur tehnic necesare
pentru depozitarea documentelor folosind toate tipurile de
medii de stocare (hrtie, suport electronic, microfilme etc.) n
condiii de mediu corespunztoare pentru pstrarea pe
termen lung. Spaiul de depozitare ar trebui s respecte toate
standardele privind sistemul de ventilaie i circulaie a
aerului i diversele reglementri privind sigurana cldirilor,
protecia mpotriva incendiilor i alte coduri de siguran
aplicabile. La fel ca orice alte spaii de depozitare a
documentelor, i aceste spaii ar trebui s fie pstrate curate,
fr praf, mucegai, protejate de animale roztoare i ferite de
orice alt tip de pericol din punctul de vedere al mediului
ambient.

72
 Zonele de lucru, n care se desfoar activitile
administrative adiacente, ar trebui separate de spaiile de
depozitare a documentelor i ar trebui s fie dotate cu
mobila, echipamentul de birou i rezervele de materiale
corespunztoare pentru pstrarea, copierea i consultarea
documentelor.
n interiorul spaiului propriu-zis de depozitare, rafturile ar
trebui ncrcate astfel nct greutatea documentelor s fie
distribuit n mod egal. Rafturile deschise pentru dosare sunt
de obicei aezate spate n spate i ancorate n podea. Raftul
cel mai de jos ar trebui plasat la cel puin 10 cm nlime de
la podea.
Condiiile ideale de iluminat includ plasarea unei surse de
lumin fluorescent la cel puin 30 cm deasupra ultimului
raft. Se recomand montarea corpurilor de iluminat n spaiul
dintre rndurile cu rafturi i nu deasupra rafturilor. Pentru
documentele de importan vital i / sau care conin
informaii confideniale/clasificate/secretizate etc., s-ar putea
s fie necesar depozitarea ntr-un spaiu separat cum sunt
seifurile speciale rezistente la incendii, inundaii sau cldur
excesiv.
O zon de selectare a documentelor va servi ca zon
temporar de depozitare pentru documentele care au fost
luate n primire, dar nc nu au fost aranjate pe rafturi, i
pentru documentele care urmeaz a fi trimise la topire.
Un spaiu destinat consultrii i studiului documentelor ar
trebui de asemenea s fie alocat i proiectat n aa fel nct
s permit dotarea cu echipamentul de birou necesar, cum ar
fi computere, scannere i copiatoare, utile att personalului
responsabil ct i persoanelor interesate s studieze anumite
documente, conform prevederilor legale n vigoare.

n concluzie, un spaiu de depozitare a documentelor n afara

instanei/parchetului poate fi o alternativ eficient din punct de
vedere al costurilor pentru pstrarea documentelor inactive (a arhivei
vechi), fa de utilizarea unui spaiu al instanei/parchetului, care este
mult mai scump. Este important totodat s v asigurai c acest tip
de spaii respect aceleai exigene de baz privind accesul,

73
securitatea i depozitarea n condiii optime de mediu, pe care trebuie
s le respecte orice zon de depozitare a documentelor.

NTREBRI RECAPITULATIVE

Ce aspecte ar trebui avute n vedere la selectarea unui sistem de

depozitare a documentelor?
Ce factori trebuie luai n considerare la stabilirea modalitilor de
protejare a documentelor?
Care sunt beneficiile elaborrii unui proces operaional care s
reglementeze pstrarea i distrugerea definitiv a documentelor
(la expirarea termenului de pstrare)?
Care sunt beneficiile unui sistem centralizat de depozitare a
documentelor?
Ce ar trebui s includ o planificare privind depozitarea
documentelor conform nomenclatoarelor arhivistice?

74
CAPITOLUL 5: CONTROLUL DOCUMENTELOR
5.A. STABILIREA BUGETULUI NECESAR PENTRU GESTIONAREA DOSARELOR
CAUZELOR

5.B. EFECTUAREA UNUI CONTROL AL DOSARULUI CAUZEI

5.C. PROBLEME CURENTE LEGATE DE MANAGEMENTUL DOSARELOR
5.D. REALIZAREA UNUI INVENTAR AL DOCUMENTELOR
5.E. REPRODUCEREA DOCUMENTELOR
5.F. PLANIFICAREA RECUPERRII DOCUMENTELOR N CAZ DE DEZASTRU

5.A. Stabilirea bugetului necesar pentru gestionarea

dosarelor cauzelor

Indiferent de sistemele utilizate pentru pstrarea documentelor

judiciare, personalul responsabil cu managementul acestora trebuie s
se asigure c exist necesarul de bibliorafturi i dosare, disponibil n
orice moment. n plus, trebuie anticipate nevoile viitoare de
depozitare, astfel nct sistemele active de ndosariere s fie adecvate
pentru manevrarea volumului de dosare care sunt nregistrate la
instan/parchet ntr-un an.

n vederea stabilirii nevoilor de depozitare/ndosariere viitoare i a

comandrii necesarului corespunztor de dosare, bibliorafturi, cutii
etc., pot fi utilizate urmtoarele metode:
Evaluarea numrului de cauze nregistrate n ultimii cinci ani,
pentru a se stabili tendinele privind variaia numrului total
de cauze nregistrate.
Analiza tendinelor nregistrate pe ultimii cinci ani, pentru a
determina care este variaia numrului total de nregistrri
pentru anumite tipuri de cauze.
Pentru cauzele penale, trebuie luate n considerare tendinele
privitoare la activitatea organelor de urmrire penal, statistici
penale, sau creterea populaiei.

75
 Pentru cauzele civile, trebuie luai n considerare factorii care
ar putea avea un impact asupra evoluiei raporturilor juridice,
cum ar fi modificarea condiiilor socio-economice sau anumite
evenimente cu caracter special, cum ar fi accidentele
industriale de proporii sau dezastrele naturale.
Noi legi sau modificri de substan ale procedurilor judiciare
pot avea un impact profund asupra tendinelor generale
nregistrate.

5.B. Efectuarea unui control al dosarului cauzei

Pentru a v asigura c un sistem de management al documentelor

opereaz aa cum a fost planificat, este util realizarea periodic a
unei analize a dosarelor cauzelor. Aceasta poate releva informaii
importante, cum ar fi dac dosarele pot fi localizate uor i dac datele
pe care le conin sunt exacte i pot fi accesate ntr-un timp rezonabil.
La nceputul unei astfel de analize se va selecta un set aleator de
dosare dintr-o serie de dosare stabilit n prealabil, care sunt de obicei
folosite de anumite compartimente ale instanei/parchetului sau care
sunt nregistrate n diferite registre, cu scopul de a se stabili dac sunt
necesare mbuntiri privind calitatea sau modul n care sunt
organizate etc. Atunci cnd realizai o astfel de analiz, va trebui s
vorbii cu personalul judiciar care intr n contact n mod curent cu
dosarele respective (magistrai i grefieri deopotriv), pentru a vedea
ct de bine rspunde sistemul de management al dosarelor nevoilor
acestora. Bineneles, se recomand solicitarea unor idei de
mbuntire. Odat ce aceste informaii au fost colectate, va trebui s
elaborai un sistem de gestionare a documentelor mai performant.

nainte de implementarea noului sistem, trebuie acordat timpul

necesar testrii ntr-un mediu ct mai real posibil. n acest fel, vor
putea fi identificate orice probleme neanticipate i care pot aprea
nainte de adoptarea integral a noului sistem. Odat ce decizia final
cu privire la schimbri a fost luat, asigurai-v c sunt pregtite i
distribuite personalului afectat de schimbrile respective instruciunile
scrise pentru implementarea i gestionarea acestora.

76
5.C. Probleme curente legate de managementul dosarelor

Iat cteva dintre problemele cele mai comune privitoare la

managementul dosarelor i soluiile la acestea, adoptate n mod
obinuit:

PROBLEMA SOLUIA

Prea multe spaii Centralizai ndosarierea i depozitarea

destinate depozitrii documentelor; folosii separatoare marcate;
documentelor ndosariai i arhivai documente specializate n
seciile/compartimentele care sunt specializate
n managementul informaiei.

Prea multe persoane Centralizai autoritatea i responsabilitatea

care au acces la pentru folosirea dosarelor/documentelor
dosare/documente judiciare. Documentai atent i punei n
practic o politic instituional ferm privind
clasificarea pe categorii de acces la
documente.

Dosarele sunt peste Stabilii o limit pentru numrul de foi care pot
msur de fi introduse ntr-un dosar; elaborai un sistem
voluminoase de dosare auxiliare ataate unui dosar
principal; mprii tipurile de foi sau formulare
standard completate pe grupe/categorii i
folosii dosare tip acordeon sau bibliorafturi
speciale care se pot extinde.

Coperile dosarelor Folosii dosare din carton gros sau bibliorafturi

sunt uzate mai mari i mai solide i ntrii prile
coperilor care sunt cel mai expuse i care se
uzeaz cel mai rapid.

Dosarele/documentele Stabilii un sistem de urmrire i verificare a

lips sunt greu de circuitului dosarului/documentului; ncurajai
gsit returnarea la timp a dosarelor n arhiv i

77
 PROBLEMA SOLUIA

introducerea rapid a informaiilor aferente n

sistemul informatic.

Sertarele sunt prea Lsai 10 cm ca spaiu de lucru n fiecare

mici i pline sertar n vederea accesului mai uor la
coninutul acestuia.

Etichetele/Marcajele Folosii etichete plastifiate, separatoare din

de pe dosare sunt material mai rezistent sau bibliorafturi mai
greu de citit mari.

Lipsa spaiului Analizai frecvena accesului la

documentele/dosarele respective, mutai mai
puine dosare curente n spaiile intermediare
de depozitare sau n arhivele permanente.

Deciziile privitoare la Creai i diseminai politici instituionale

modul de ndosariere referitoare la ndosarierea documentelor i la
i arhivare nu sunt indexarea acestora.
uniforme/consecvente

5.D. Realizarea unui inventar al documentelor

Un inventar al documentelor este folosit pentru a se stabili care sunt

tipurile de documentele pe care le gestioneaz o instan/un parchet,
unde sunt acestea localizate, i care este numrul lor.

Astfel, sunt identificate informaii i date despre eficiena gestionrii

documentelor prin urmtoarele metode:
Identificarea modalitilor de economisire a spaiului
Dezvoltarea unor practici mai bune de management al
documentelor
Evaluarea echipamentelor i nevoilor de depozitare
78
 Revizuirea modului general de organizare a
documentelor

Inventarierea documentelor ar trebui s cuprind urmtoarele

informaii:
Identitatea documentelor n funcie de tipul acestora sau a
seriei de documente din care face parte
Localizarea fizic a tuturor documentelor
Identificarea documentelor care lipsesc
Identificarea documentelor ce urmeaz a fi
distruse/eliminate (date la topit)
Estimarea nevoilor viitoare de echipamente, personal i
spaiu
Actualizarea numrului de cauze aflate pe rol i a
inventarului aferent

Informaiile ce vor fi colectate n inventar includ urmtoarele:

Titlul seriilor de documente

Scopul pentru care au fost create descrieri ale seriilor de

documente

Perioada de timp acoperit de seriile respective

Msurtori ale spaiului linear ocupat

Descrierea echipamentului de depozitare

Rata de acumulare

Data inventarului

Localizarea copiilor de pe documente

Este de asemenea util includerea unui plan al etajului care s arate

localizarea fizic i organizarea documentelor.

Documentele stocate pe computer Inventarul ar trebui de

asemenea s ia n considerare orice documente care se afl salvate
n memoria computerelor, inclusiv benzile i discurile de backup.

79
 Tipurile de dosare sau documente care se afl stocate n format
digital i care sunt importante pe termen lung, ar trebui incluse i
ele n inventar. Regulile i procedurile legate de denumirea,
stocarea i tergerea acestor documente sunt o parte necesar a
managementului documentelor.

Dosarele administrative Dosarele administrative conin adesea

informaii care nu sunt incluse n seriile de documente. Se
recomand ca orice document esenial din punct de vedere
administrativ s fie inclus n inventar i n planificarea perioadelor
de pstrare, conform nomenclatoarelor arhivistice.

Raportul final privind inventarul efectuat va include urmtoarele

elemente:
o list a documentelor depozitate la ndemna utilizatorilor
direci (inventarul curent);
documentele create pe durata unui an calendaristic care
sunt adugate la inventar;
documentele terse permanent din inventar.
Un tabel realizat n Microsoft Excel sau un document
similar care s prezinte rezultatele inventarului i care s
includ:
ncperea i localizarea acesteia
Numrul de nregistrare al seriilor de documente
Tipul de documente (titlul seriei de documente)
Perioada (de la - lun/an - pn la - lun/an -)
Volum (metri cubi)
Observaii
Formatul documentului
Cantitatea iniial
Documentele adugate
Documentele eliminate
Totalul final (cantitate de referin pentru anul
urmtor)
Altele

80
5.E. Reproducerea documentelor

Un numr mare de opiuni este disponibil pentru reproducerea

documentelor n vederea distribuirii sau pstrrii. Opiunile curente
includ urmtoarele variante:

Pstrarea unui sistem de lucru pe hrtie

Aceasta este probabil cea mai puin scump dintre alegeri, pentru c
pstrarea unui sistem de lucru pe hrtie nu presupune costuri de
conversie, iar sistemele pe hrtie de obicei satisfac exigenele de
stocare pe termen lung. Hrtia prezint avantajul c este uor de
ndosariat, de redactat, de modificat. Pe de alt parte, pstrarea
documentelor numai pe hrtie implic anumite riscuri, pentru c nu
exist niciun mecanism de recuperare n urma dezastrelor n caz c
hrtia este distrus. n acelai timp, hrtia ocup un spaiu
considerabil i nu poate fi accesat de mai muli utilizatori n acelai
timp (vezi distribuirea rapid prin e-mail sau prin alte mijloace
electronice). Suportul de hrtie este cel mai adecvat pentru
documentele care au termene de pstrare foarte scurte i la care
accesul este limitat, avnd un nivel redus de distribuire, sau pentru
cele care au o perioad lung de pstrare sau o valoare istoric
recunoscut.

Urmtoarele practici i condiii de depozitare vor asigura pstrarea pe

termen lung a documentelor pe hrtie:

Este de preferat folosirea unor cutii cu dimensiuni uniforme

i cu capace separate.
Partea de jos a cutiilor trebuie ntrit pentru a susine
greutatea i pentru a permite umplerea cutiilor.
Cutiile ar trebui s fie refolosibile.
Cartonul trebuie s nu aib o aciditate mare dac
documentele coninute vor fi depozitate permanent sau
pentru o perioad ndelungat.
Cutiile mai ieftine sunt mai adecvate pentru documentele cu
o durat de via scurt.

81
 Rafturile trebuie s fie suficient de sigure pentru a suporta
greutatea cutiilor i trebuie ancorate pentru a se evita
rsturnarea lor.
Rafturile de sus ar trebui s fie accesibile cu ajutorul unei
scri rezistente.
Trebuie s avei la dispoziie o scar cu trepte adecvate de
susinere, pentru accesarea cutiilor aflate pe rafturile
superioare.
Lsai un spaiu ntre cutii pentru ca acestea s poat fi
uor accesate.
Rafturile de jos trebuie s fie plasate la cel puin 10 cm fa
de nivelul podelei .
Pstrai acelai tip de documente ntr-o cutie. Denumirea
tipului de documente ar trebui s fie aceeai ca cea din
nomenclatorul arhivistic aferent.
Depozitai n aceeai cutie numai documente care au
aceleai termene de pstrare, conform nomenclatoarelor
arhivistice aferente (la modul ideal, numai documentele
corespunztoare unui interval precis ntre nceputul i
sfritul perioadei de arhivare).
Etichetai n mod vizibil cutia, cu menionarea tipului de
documente coninute i a datelor relevante, inclusiv
termenele de pstrare, precum i alte informaii, cum ar fi
data anticipat pentru distrugerea/eliminarea documentelor
respective, la expirarea termenelor prevzute n
nomenclatorul arhivistic.

Convertirea n format digital

Scanarea documentelor a devenit un instrument de creare a unui
format din ce n ce mai acceptat pentru pstrarea documentelor
judiciare n timp. Beneficiile constau n principal n posibilitatea
accesrii i distribuirii rapide a documentelor i informaiilor. n plus,
convertirea n format digital economisete n mod decisiv spaiul de
depozitare, permite accesarea simultan a documentelor de ctre mai
muli utilizatori i aducerea rapid la zi sau duplicarea eficient. De
asemenea, pentru c multiplicarea documentelor este simpl, procesul
de recuperare n urma dezastrelor poate fi mai uor susinut, astfel
nct, de exemplu, unele documente s fie pstrate n mai multe locaii
82
simultan (pe servere diferite). Dac exist o planificare
corespunztoare, se poate elabora un sistem digital special creat
pentru a respecta nevoile de securitate i acces ale instanei.

Totui, convertirea n format digital nu ar trebui justificat numai pe

baza economisirii spaiului i a uurinei de multiplicare. Pstrarea
documentelor n format digital presupune utilizarea unor numeroase
resurse tehnice i umane. Selectarea unei soluii digitale presupune o
evaluare pe termen lung a ciclului de via al documentelor.

Dac documentele vor fi pstrate exclusiv n format electronic, vor

trebui luate n considerare urmtoarele:
ntreinerea curent a software-ului i a hardware-ului i
aducerea la zi a acestora
nlocuirea mijloacelor i componentelor de sistem pentru
mbuntirea sau meninerea performanei
Migrarea datelor i imaginilor ctre sisteme mai performante, pe
msur ce sistemele de software i hardware folosite se
nvechesc i i pierd din versatilitate

Ciclul de via al majoritii documentelor n format pe hrtie (acces i

pstrare) depete adesea ciclul de via anticipat pentru un sistem
electronic, care este estimat n mod tradiional ca fiind de aproximativ
trei ani. n aceste condiii, este aproape sigur c documentele digitale
vor parcurge, mpreun cu instrumentele de acces i cu descrierea
funcionalitii sistemului, diverse stadii de stocare cu ajutorul unor
diverse harware-uri, software-uri i al altor mijloace, pe durata ciclului
lor de via. De aceea, instanele/parchetele trebuie s fie pregtite cu
politicile i procedurile instituionale, precum i cu finanarea
corespunztoare, pentru susinerea adecvat a acestui proces.

Decizia de a transfera toate documentele pe format digital ar trebui

nsoit de o revizuire concomitent a fluxului de lucru. Multe
instane/parchete comit eroarea de a implementa tehnologie n plus
fa de sistemul manual utilizat n mod curent, crescnd astfel n mod
artificial volumul de munc al personalului auxiliar, care nu beneficiaz
de avantajele oferite de tehnologie. Implementarea corespunztoare a
tehnologiei documentelor digitale poate revoluiona fluxul de munc al
instanei. nainte ca oricare dintre soluii s fie selectat, managerul

83
instanei ar trebui s fie edificat cu privire la beneficiile realizate prin
digitalizare i la felul n care pstrarea documentelor n format
electronic se potrivete cu procesul general de lucru din
instana/parchetul respectiv.

Microfilmul
Folosirea microfilmelor este considerat cea mai bun metod de
conservare a documentelor, asigurnd un acces facil la acestea, pe
termen lung. Microfilmele sunt o form de micrografie, care este un
procedeu de reproducere a informaiei n form miniatural. n mod
normal, microfilmarea este folosit pentru pstrarea i stocarea
documentelor al cror circuit activ s-a ncheiat. De obicei, documentele
care au o valoare marginal sau care trebuie conservate doar pe
termen scurt, nu sunt microfilmate.

Sistemele de microfilme au avantajul c economisesc spaiu

considerabil de depozitare i ndeplinesc standardele de pstrare a
documentelor pe termen lung.

Cerinele de baz pentru utilizarea unor sisteme de microfilme sunt

asigurarea mediului de stocare propriu-zis un aparat special de
redare a imaginilor microfilmate pe un ecran -, a unei imprimante, a
unui spaiu special amenajat i a unui sistem de indexare pentru
accesarea microfilmelor. Toate acestea necesit de obicei un nivel
sczut de ntreinere. Procesul tipic de pstrare a microfilmelor include
urmtorii pai:

Pregtirea documentelor pentru filmare

Pregtirea rolelor de film i a unui sistem de indexare
Inspectarea pentru controlul calitii reproducerii imagistice
a documentelor

Transferul documentelor pe microfilm (crearea copiilor)

Arhivarea unei copii de control
Mutarea sau distrugerea documentelor originale

Microfilmul a devenit un standard pentru conservarea documentelor,

mai ales n ceea ce privete recuperarea acestora n urma producerii

84
unor dezastre/calamiti. Spre deosebire de sistemele digitale,
sistemul de microfilme prezint avantajul c este operabil n mod
direct de ctre o persoan. De aceea i costurile ntreinerii
permanente a unui sistem de microfilme sunt minimale n comparaie
cu sistemele digitale. Totui, documentele microfilmate nu pot fi aduse
la zi uor i nu pot fi distribuite n mas, foarte rapid, aa cum este
posibil n cazul mijloacelor digitale. Convertirea documentelor n format
pe hrtie n microfilme poate i ea s implice o munc intensiv. Din
aceste motive, documentele care se potrivesc cel mai bine acestei
metode de stocare sunt cele care au o perioad mare de pstrare,
conform nomenclatoarelor arhivistice, cele care au o valoare istoric
dovedit sau care au o importan vital, fiind necesar prevenirea
distrugerii lor n caz de producere a unor dezastre.

IMPORTANT DE REINUT

Pe scurt, beneficiile microfilmelor sunt urmtoarele:

Asigur pstrarea pe termen lung a documentelor importante

Convertirea n format microfilm se poate face foarte uor

Permit accesarea uoar a documentelor

Permit reproducerea uoar a documentelor

Faciliteaz reducerea considerabil a spaiului de depozitare

din arhive

Prezint garaniile unui mediu de stocare sigur

Copierea documentelor alte consideraii

nainte de selectarea unei noi metode de pstrare a documentelor, cei
care sunt responsabili pentru managementul acestora ar trebui:
s neleag procesele operaionale curente i felul n care
tehnologia propus va susine sau facilita operaiunile respective
pe viitor;
s cunoasc problemele i obstacolele intervenite n utilizarea
metodelor curente de pstrare i distribuire a documentelor;
s identifice care sunt obiectivele sau rezultatele planificate
pentru viitor, n ceea ce privete gestionarea documentelor.

85
Totodat, nainte de selectarea unei soluii noi de stocare a
documentelor, este extrem de util s aib loc o evaluare a gradului de
utilizare a acestora, a volumului total al documentelor de gestionat, a
nevoilor consumatorilor i a relaiilor de interdependen dintre diferite
tipuri de documente judiciare. Foarte rar exist o soluie ideal pentru
toate tipurile de documente. Fiecare serie de documente i de procese
ar trebui evaluat pentru a i se stabili valoarea, prioritatea relativ i
riscul asociat cu o potenial pierdere sau alterare. Persoanele
responsabile cu managementul documentelor ar trebui s se asigure
c documentelor cu o valoare mai mare pentru instan i clienii
acesteia le corespund standarde mai nalte privind securitatea,
redundana (pstrarea de duplicate, n mod nejustificat) i opiunile
privind asigurarea unor copii de siguran (backup).

n ceea ce privete documentele gestionate de instane/parchete, pot

fi aplicate mai multe soluii. Unele documente pot fi adecvate pentru
conservarea n mai multe etape. De exemplu, anumite documente n
format pe hrtie dintr-un dosar al unei cauze pot fi scanate pentru a fi
mai uor distribuite utilizatorilor direci magistrai, pri, avocai etc.
Poriuni din dosar care necesit conservarea pe termen lung i care au
o valoare juridic important, ar putea fi scanate i/sau transpuse pe
microfilm pentru a le garanta sigurana i protecia mpotriva
deteriorrii/pierderii.

5.F. Planificarea recuperrii documentelor n caz de

dezastru

Analiza pericolelor
Un audit al spaiului de depozitare, n ceea ce privete securitatea i
riscurile poteniale face parte dintr-o analiz general a riscurilor i
este un pas suplimentar n prevenirea i pregtirea unor poteniale
dezastre. Acest lucru implic alocarea de timp pentru inspectarea
spaiilor i procedurilor de depozitare i pentru evaluarea gradului de
vulnerabilitate a documentelor.

Iat cteva exemple de ntrebri care ar trebui adresate n timpul unui

astfel de proces de audit:
Cum este controlat accesul la documente?

86
 Cum se efectueaz documentaia aferent gestionrii
documentelor?
Care este starea general a spaiilor de depozitare i cum sunt
acestea ntreinute, n mod uzual?
Se fac inspecii periodice cu privire la echipamentele de nclzire
i ventilare, la sistemele de cabluri electrice, la alarme, la
sistemele de stingere a incendiilor i la alte echipamente
mecanice?
Cum sunt detectate i stinse incendiile n zona de depozitare a
documentelor?
n ce condiie se afl documentele i dac sunt localizate n zone
n care ar putea fi supuse daunelor ca urmare a scurgerii apei,
aburului sau conductelor de canalizare ?
Sistemele computerizate sunt situate n spaii controlate din
punctul de vedere al mediului ambient i protejate de pericole
fizice sau de interferene electronice?
Exist copii de siguran (backup) pstrate n mai multe locaii?
Parolele pentru computere prezint un grad nalt de siguran i
sunt schimbate frecvent?

Multe dintre ncperile destinate depozitrii documentelor judiciare

sunt localizate n spaii cu o mare probabilitate de expunere la daune
cauzate de pericole specifice, cum ar fi cutremurele i inundaiile.
Documentele ar trebui depozitate inndu-se cont de aceste
ameninri. Ar trebui efectuat o evaluare regulat a nivelului de
securitate i a pericolelor pe msur ce se schimb starea cldirilor i
personalul responsabil. Pentru c incendiile sunt de obicei cea mai
obinuit ameninare pentru arhivele de documente, o inspectare
atent a zonelor de depozitare va permite evaluarea faptului dac
sistemele de detectare a incendiilor i echipamentul de stingere a
acestora este corect instalat i funcioneaz, dac personalul tie cum
s reacioneze ntr-o situaie de urgen n caz de incendiu i dac
reglementrile sau politicile instituionale care interzic fumatul i
introducerea de alimente n aceste zone sunt aplicate cu strictee.

Dei ntreruperea de scurt durat a alimentrii cu energie

electric poate cauza inconveniente minore, cazurile de cdere de
tensiune pe o perioad mai lung pot avea drept rezultat o modificare
de mediu care s duneze grav documentelor. Modificrile temperaturii
i umiditii aerului pe termen scurt pot crea condiii de prea mare
87
umiditate, avnd ca rezultat apariia mucegaiului i degradarea
documentelor n format pe hrtie sau n format microfilm. n astfel de
situaii, s-ar putea s fie necesar instalarea unor generatoare de
electricitate pentru a se asigura alimentarea temporar cu energie
electric, sau transferarea de urgen a documentelor importante ctre
cea mai apropiat unitate de arhivare. Odat ce alimentarea cu
energie electric este reluat, este bine ca lucrurile s reintre n
normalitate.

Dat fiind varietatea potenialelor pericole care pot amenina

integritatea documentelor, este de asemenea util elaborarea unei
analize a riscurilor mpreun cu tipul de audit descris mai sus. Scopul
unei astfel de analize este de a-i ajuta pe cei responsabili cu
managementul documentelor din cadrul instanelor i parchetelor s
stabileasc ce pericole prezint o probabilitate mai mare de
manifestare i ce impact ar avea producerea acestora asupra
operaiunilor curente desfurate n cadrul instanei / parchetului.

Fia de lucru exemplificat mai jos poate fi adaptat pentru a reflecta

nevoile i particularitile individuale ale fiecrei instane/ale fiecrui
parchet.

Prin determinarea pericolelor care pot aprea i prin anticiparea

impactului acestora asupra instanei i a operaiunilor acesteia, poate
fi dezvoltat un plan corespunztor de urgen. Impactul fiecrui tip de
pericol poate fi evaluat ca fiind mic, moderat sau ridicat, iar analiza
punctajului acordat n coloana de prioriti contribuie la planificarea
eficient i realist a obiectivelor.

La identificarea potenialelor pericole trebuie luai n considerare factori

cum ar fi localizarea geografic a cldirii, istoricul dezastrelor sau
situaiilor de urgen produse n trecut la nivelul zonei respective,
proximitatea cilor ferate i a rutelor majore de transport (care
prezint riscuri mai mari de accidente) precum i condiiile de mediu
ale spaiului de depozitare utilizat i starea general a infrastructurii
instanei.

88
 FI DE LUCRU PENTRU ANALIZA PERICOLELOR

Pericol Probabilitate Impactul asupra Impactul Impactul Prioritate

de producere personalului asupra asupra
spaiului serviciului

Incendiu

Inundaie

Accidente legate de
utiliti

Materiale periculoase

Micri de strad
(proteste, greve etc.)

Cutremure

89
Planificarea recuperrii documentelor de importan vital
Majoritatea organizaiilor dein documente care sunt considerate vitale
pentru continuarea operaiunilor pe care le desfoar. Ca parte a
planificrii pentru prevenirea i controlul dezastrelor este important
identificarea acelor documente care sunt vitale pentru continuarea
operaiunilor i protejarea drepturilor recunoscute de lege n cazul unei
ntreruperi neplanificate a activitii.

Este important aadar s fie identificate ca fiind vitale numai acele

documente care sunt ntr-adevr cele mai importante pentru
continuitatea operaiunilor ntr-o situaie de urgen sau pentru
respectarea drepturilor legale ale justiiabililor.

Elaborarea unui inventar al documentelor vitale pentru fiecare

instan/parchet va include urmtorii pai:
Stabilirea persoanelor responsabile pentru seriile de documente
Descrierea fiecrei serii de documente, inclusiv a celor care sunt
eseniale din punct de vedere administrativ, pentru continuitatea
operaiunilor, i a celor care sunt eseniale din punct de vedere
juridic, pentru c garanteaz anumite drepturi
Localizarea fizic i tipul mediului de stocare pe care sunt
pstrate documentele (hrtie, microfilm, digital etc.)
Frecvena cu care sunt aduse la zi documentele

Pregtirea pentru scenariul cel mai grav

n vederea pregtirii pentru scenariile de urgen cele mai probabile,
pot fi luate msuri specifice de prevenie.

Aceste activiti sunt menite s reduc impactul potenial al unui

dezastru i s asigure o reacie de rspuns corespunztoare, n sensul
executrii unei operaiuni de recuperare rapid atunci cnd acesta are
loc:

Planificarea perioadelor de pstrare conform

nomenclatoarelor arhivistice
Utilizarea unei astfel de planificri va garanta faptul c
documentele care nu mai prezint o importan vital pentru
continuarea operaiunilor nu vor mai fi pstrate n mod inutil.
90
 n acest fel, n caz de survenire a unei situaii de urgen, se
va evita riscul de a risipi timp i eforturi valoroase pentru
salvarea unor documente care ar fi trebuit de fapt s fie
oricum distruse cu mult timp n urm.

Depozitarea/stocarea corespunztoare a documentelor

Sistemele i spaiile de stocare/depozitare planificate i
ntreinute corespunztor, protejate de incendii i de inundaii
vor reduce riscul unor pierderi poteniale i vor contribui la o
mai bun execuie a operaiunilor de recuperare a
documentelor.

Sistemele de rezerv (backup)

Persoanele responsabile cu managementul documentelor din
cadrul instanei/parchetului ar trebui s fie familiarizate cu
sistemele de salvare de siguran ncorporate n sistemele
automatizate de gestionare a circuitului
dosarelor/documentelor judiciare. n urma producerii unei
situaii de urgen, va fi important s se stabileasc rapid care
sunt documentele/registrele/dosarele care pot fi accesate
imediat, care este ultima dat cnd acestea au fost actualizate
i de ct timp va fi nevoie pn ce informaiile vor fi
disponibile pentru a susine reluarea operaiunilor i reintrarea
n normalitate.

Suportul logistic
Planificarea din timp a echipamentelor, spaiului i personalului
necesar n cazul producerii unor situaii de urgen poate
economisi timp valoros n momentul n care are loc dezastrul
propriu-zis. Un plan de recuperare n situaii de urgen ar
trebui s includ i lista membrilor echipei de intervenie din
cadrul instanei/parchetului. Acetia pot fi magistrai, grefieri,
dar i reprezentani ai personalului administrativ i ai
personalului responsabil cu paza, securitatea i ntreinerea
cldirilor. De asemenea, echipa respectiv i va include i pe
reprezentanii unor organizaii sau firme specializate n
gestionarea situaiilor de urgen.

91
Echipament i materiale de rezerv
Dei tipul dezastrului i momentul exact al producerii sale
nu poate fi prevzut, persoanele responsabile cu
managementul documentelor ar trebui s ia n considerare
asigurarea materialelor i a echipamentelor necesare n caz
de producere de incendii sau inundaii, acestea fiind
situaiile de urgen cel mai des ntlnite.

n acest sens, va exista o trus de intervenie compus din

urmtoarele elemente:
Mnui de cauciuc i mti
Lzi pentru ridicarea documentelor
Sisteme de rafturi temporare sau cutii de plastic
Echipamente de curenie (mopuri, mturi, glei)
Sfoar i band adeziv
Lanterne portabile
Pungi de plastic pentru gunoi
Etichete i carioci (markere)

Consultani i furnizori de servicii de intervenie

Ar trebui elaborat o list de contacte, adus n permanen la
zi, cu resurse din exterior care s poat fi apelate n cazul
producerii unei situaii de urgen. Aceste contacte ar putea
include firme specializate de software/hardware, experi
specializai n conservarea/arhivarea documentelor i companii
specializate n depozitarea i transferul de urgen al
documentelor.

Instruirea i formarea personalului

Membrii personalului instanei/parchetului ar trebui s-i
neleag rolul i responsabilitile care le revin n situaiile de
urgen, n special acele persoane direct responsabile cu
protejarea i recuperarea documentelor pe durata situaiei de
urgen i n urma producerii acesteia. Politicile instituionale
generale referitoare la managementul documentelor ar trebui
s includ i reglementri scrise ale procesului de intervenie
92
 i recuperare n caz de dezastru. Dac mai multe instituii
mpart acelai sediu comun, ar trebui ca planurile acestora de
prevenie i intervenie n cazul producerii unor
dezastre/situaii de urgen s fie corelate i integrate, pentru
asigurarea unei coordonri eficiente.

Rspunsul rapid i adecvat la situaiile de urgen

Instanele i parchetele au de obicei n ntreinere o varietate
de medii de stocare, inclusiv hrtie, suporturi optice,
microfilme i discuri magnetice. Fiecare dintre aceste mijloace
de suport vor avea criterii diferite de protecie, recuperare i
restaurare.
De exemplu, n cazul documentelor n format pe hrtie
afectate de ap este necesar intervenia imediat. Mucegaiul
va crete repede pe hrtia umed, astfel nct eforturile de
recuperare ar trebui s nceap n termen de maxim 24-48 ore
de la expunere. Pe de alt parte, documentele stocate pe
microfie care au fost deteriorate ar putea necesita asistena
unui serviciu profesional specializat de recuperare, pentru a fi
restaurate. De cele mai multe ori, cea mai bun msur de
prevenie este copierea acestor documente i apoi stocarea
originalelor ntr-un spaiu sigur i controlat din punctul de
vedere al condiiilor climaterice, undeva n afara sediului
instanei/parchetului. De asemenea, protejarea documentelor
n format electronic presupune gestionarea unui spaiu de
stocare la distan i crearea n mod regulat a unor copii de
siguran (backup).

La modul ideal, instana/parchetul nu ar trebui s piard

niciodat mai mult dect informaiile din ultima zi de lucru, dei
accesul la date ar putea fi ntrziat o perioad, n funcie de
dimensiunea daunelor produse la nivelul zonei geografice
afectate sau la nivelul infrastructurii sistemelor informatice ale
instanei i la zona geografic afectat. Persoanele responsabile
cu managementul documentelor ar trebui s se consulte cu
personalul IT de specialitate cu privire la procedurile aplicabile
pentru nchiderea sistemelor i utilizarea generatoarelor de
electricitate pe durata producerii situaiei de urgen. Bineneles,
chiar dac au fost luate toate precauiile posibile i planurile de

93
 intervenie au fost bine puse n aplicare, unele documente
afectate pot fi ntr-adevr unice i nu mai pot fi nlocuite. Pentru
prevenirea unor astfel de situaii, instanele/parchetele ar trebui
s identifice din timp care sunt sursele alternative care vor putea
fi folosite pentru reconstituirea acestor documente, dac va fi
cazul.

Modele avansate de planificare pentru recuperarea

documentelor n urma producerii unor dezastre
Un plan de recuperare a documentelor n urma producerii unor
dezastre ar trebui s includ probabilitatea i intensitatea
potenial a fiecrui risc anticipat. Riscurile pot varia de la o
defeciune minor la instalaia sanitar care s aib impact
asupra unei zone mici de depozitare, pn la un dezastru
major, fie natural fie cauzat de o neglijen uman, care s
duc la afectarea structurii de baz a spaiilor de depozitare.
Cele mai comune riscuri pentru documente sunt inundaiile,
incendiile i fumul.

Chiar dac momentul i durata unei situaii de urgen nu pot fi

anticipate, planificarea corespunztoare pentru recuperare poate
contribui la reducerea impactului potenial i la restaurarea
operaiunilor curente atunci cnd apare ntr-adevr o situaie de
urgen.

IMPORTANT DE REINUT

Planul de recuperare ar trebui s includ urmtoarele elemente:

Proceduri ce stabilesc inclusiv ce persoane i instituii trebuie
anunate n cazul apariiei unei situaii de urgen
Desemnarea rapid a persoanelor care vor face parte efectiv din
echipa de intervenie i recuperare
Datele de contact ale membrilor echipei de intervenie i
recuperare pentru convocarea urgent a acesteia
Inventarul i locaia de depozitare a materialelor i echipamentelor
destinate interveniilor n cazuri de urgen
Protocoale de evaluare a daunelor, inclusiv documentaia necesar
pentru inventarierea documentelor deteriorate, etichetarea i
efectuarea operaiunilor de conservare necesare pentru evitarea

94
 pierderilor i deteriorrilor ulterioare
Identificarea furnizorilor specializai ce pot fi contractai pentru
operaiunile de intervenie i de recuperare a documentelor
Ordinea prioritar de recuperare, pentru a se asigura continuitatea
operaiunilor
Planificarea operaiunilor necesare pentru nlocuirea documentelor
afectate, care nu au putut fi recuperate
Planificarea pentru reluarea operaiunilor / reintrarea n
normalitate

n procesul de evaluare a daunelor poteniale care pot afecta

documentele, este important s se ia n considerare suportul
documentului. De exemplu, n cazul daunelor cauzate de ap, va fi
nevoie de o reacie diferit, depinznd de faptul dac documentele
afectate sunt n format pe hrtie sau n format de microfilm sau de film
fotografic. Problemele cauzate de ap sunt unele dintre cele mai
comune ameninri pentru documente i pot fi rezultatul inundaiilor,
al conductelor sparte sau al stingerii incendiilor. Chiar i atunci cnd
daunele sunt att de mari nct vor fi necesare resurse externe i
expertiz specializat pentru recuperarea n totalitate a documentelor,
ndeplinirea procedurilor urgente de conservare i
recuperare/restaurare a documentelor imediat dup manifestarea
situaiei de urgen i apariia daunelor va mbunti n mod
substanial posibilitatea unei recuperri de succes.

NTREBRI RECAPITULATIVE
Care sunt beneficiile realizrii unui inventar al documentelor?
Care sunt etapele de urmat pentru ca un inventar al documentelor s
fie de succes?
Putei da cteva exemple de non-documente?
Ce sunt documentele de importan vital?
Cum poate fi controlat riscul deteriorrii documentelor?
Care sunt beneficiile utilizrii unei planificri a perioadelor de pstrare
a documentelor, bazat pe nomenclatoarele arhivistice?
Care sunt paii de urmat pentru protejarea documentelor de o
eventual deteriorare?

95
CAPITOLUL 6: MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
ELECTRONICE
6.A. TEHNOLOGII DE STOCARE
6.B. STOCAREA N FORMAT DIGITAL A DOCUMENTELOR ANALOGICE
6.C. TEHNOLOGIA I VIITORUL MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR

6.A. Tehnologii de stocare

Rspndirea fenomenului stocrii documentelor pe suport digital a

crescut foarte mult calitatea i cantitatea datelor ce pot fi arhivate i
accesate. Mijloacele digitale pot stoca echivalentul unui numr foarte
mare de documente arhivate n format pe hrtie sau ore de nregistrri
video pe o singur band sau disc. Accesul la documente este mult
mai uor, practic instana/parchetul putnd oferi la cerere accesul la
documente i informaii ntr-un spaiu virtual. n acelai timp, aceast
adevrat revoluie a modului de arhivare a datelor digitale plaseaz o
mai mare responsabilitate asupra celor responsabili cu managementul
documentelor din cadrul instanelor i parchetelor, care trebuie s ia
decizii informate cu privire la cele mai adecvate mijloace de stocare ce
ar trebui utilizate.

n acest sens, pentru selectarea sistemelor electronice de stocare a

documentelor exist un numr mare de aspecte de luat n considerare:

Capacitatea de stocare a suporturilor digitale se msoar n bii:

1,024 bii = un kilobit (KB)
1,024 kilobii = un megabit (MB)
1,024 megabii = un gigabit (GB)
1,024 gigabii = un terabit (TB)

Spre exemplificare, n ceea ce privete cerinele practice de stocare, o

scrisoare de tip text de o pagin va necesita aproximativ 20 KB spaiu
de stocare, un fiier de grafic aproximativ 200 KB, iar un document
cu grafice 3 MB.

96
Tehnologiile de stocare electronic primar sunt cele de tip magnetic
sau optic. Aceste tehnologii au evoluat rapid n ultimele cteva decenii
i, fr ndoial, vor continua s se dezvolte, oferind din ce n ce mai
mult spaiu de stocare efectiv ntr-un spaiu fizic din ce n ce mai mic,
cu o posibilitate mai rapid de accesare a datelor la un cost redus.
nelegerea caracteristicilor i limitrilor acestor tehnologii este vital
pentru a se asigura un proces de luare a deciziilor cu privire la
managementul documentelor electronice.

Tehnologia magnetic
Tehnologia stocrii magnetice se bazeaz pe transmiterea unei sarcini
pozitive (1 digital) unei baze cu nveli metalic (iniial 0 digital)
aplicat pe o band inert. Sarcina pozitiv nu este permanent i se
va terge n timp. Frecvena cu care se ntmpl acest lucru se
numete remanen. Selectarea bandei magnetice pentru pstrarea
documentelor digitale implic selectarea mediului care are cel mai
mare nivel de remanen. Discurile magnetice includ hard-disk-urile
mobile i discurile independente cum ar fi dischetele floppy de
capacitate mic. Cartuele rencrcabile conin dischete nchise pentru
a putea fi uor inserate i scoase din unitate. Benzile audio digitale
(DAT) au formatul unui cartu.

Tipuri
Banda magnetic pe baz de oxid feric a fost prima i cea mai
comun form de band magnetic cu nveli pe baz de metal, i a
fost utilizat mai bine de 80 de ani. Totui, banda de oxid feric are o
remanen relativ limitat, necesitnd recopierea frecvent pentru
asigurarea pstrrii pe termen lung a datelor.

Dioxidul de crom a devenit componenta cea mai comun pentru

banda magnetic n ultimii ani. Formatul a devenit standardul
internaional de facto datorit fiabilitii sale foarte ridicate. Benzile
pe baz de dioxid de crom au o densitate i o remanen mai mare,
degradndu-se mai greu, chiar dac acest mijloc de stocare poate
suferi coroziuni, dac nu sunt respectate cu strictee condiiile de
mediu.

O tehnologie mai nou este reprezentat de banda magnetic pe

baz de metale rare evaporate cu o remanen i mai mare i

97
 rezistente la coroziune. Cteva exemple ar fi LTO (Linear Tape
Open), DLT (Digital Linear Tape) i Ultra High Density. n cazul
acestora, accesul la informaii este secvenial. Benzile pot fi expuse
i n format de cartue. Avantajul stocrii pe band magnetic este
costul relativ sczut i capacitatea mare de stocare, dei accesul
secvenial la informaii pe benzi este mai lent dect accesul
aleatoriu, caracteristic a tehnologiei discurilor optice.

Stocare i acces
Utilitatea benzii magnetice depinde de ntreinerea condiiilor
corespunztoare de mediu i de manevrarea corect a acestora.
Nivelele de temperatur i umiditate recomandate sunt urmtoarele:

Operare: 16 32 grade Celsius

20 80% umiditate relativ

Stocare: 5 20 grade Celsius

20 45% umiditate relativ

Absorbia umezelii de substrat, numit hidroliz, accelereaz

degradarea prin coroziunea nveliului de metal. Expunerea la
cmpuri magnetice, cum ar fi cele ale motoarelor electrice, va avea
de asemenea un impact asupra fiabilitii mijloacelor magnetice de
stocare. Stocarea corespunztoare a oricrui document presupune o
zon de depozitare adecvat pentru fiecare suport. Pentru banda
magnetic urmtoarele proceduri vor facilita extinderea duratei utile
de via a acestora:
Rulai bine banda nainte de a o depozita
Aezai benzile n poziie vertical
Asigurai-v c nu se afl n apropiere niciun cmp magnetic
Asigurai controlul nivelelor de temperatur i umiditate pe
durata depozitrii i utilizrii

Sperana de via a mediilor de stocare

Mediile de stocare magnetice au o durat de via relativ scurt.
Sperana de via se termin atunci cnd rata de eroare devine de
neacceptat. Pentru dischetele 5-inch acest lucru se poate ntmpla
o dat la trei ani.

98
 Mijloacele magnetice ar trebui monitorizate pe durata perioadei de
stocare pentru a se asigura integritatea acestora, dup cum
urmeaz:
Prelevai o mostr de 3% din numrul total de benzi create n
fiecare an, pentru a stabili rata de eroare n accesarea datelor
Copiai fiecare suport magnetic din seria testat dac vei
considera c rata de eroare este mare
Realizai copii de rezerv ale tuturor benzilor la un interval de 7-
10 ani

Tipul mijlocului Durata de via estimat

magnetic dup nregistrare

Dischete 5-inch 1-3 ani

Pe baz de oxid feric 5-7 ani

Pe baz de dioxid de
10+ ani
crom

Pe baz de metal
10+ ani
evaporat

Sperana de via Medii de stocare magnetice

Tehnologia optic

DEFINIIE

Tehnologia suporturilor optice pstreaz informaiile digitale prin

crearea unor spaii microscopice pe suprafaa suportului de stocare.

99
IMPORTANT DE REINUT

Acest tip de stocare optic include urmtoarele suporturi:

Compact Discul (CD)

- sunt incluse aici CD-urile care pot fi doar citite, de tip read-only
(CD-R) pe care se pot stoca date o singur dat i cele de tip read-
write (CD-RW), pe care se pot nregistra date de mai multe ori

Discurile de tip Write-Once, Read Many (WORM)

- necesit un driver special cu ajutorul cruia se poate citi i scrie
pe disc.

Discul optic de pe care se pot terge datele (EO)

- datele pot fi scrise, citite i terse de mai multe ori; este necesar
un sistem hardware special.

Discul Digital Versatil (DVD)

- are o capacitate de stocare mai mare dect CD-urile.

Tipuri de DVD-uri:
DVD Video, pentru imagini video.
DVD-ROM pentru aplicaiile read-only i care sunt compatibile
cu driverele CD-ROM.
DVD-RAM sunt discuri de tip rewritable cu capacitate mare de
stocare i sunt disponibile n format cu o fa sau cu dou fee.
DVD-RW este un competitor pentru DVD-RAM, cu funcie
similar i capacitate mare de stocare.

Cardurile optice i benzile optice sunt de asemenea disponibile, dar nu

au o utilizare larg.

Sperana de via a acestor tipuri de suporturi de stocare

Discurile optice cu un strat auriu reflectorizant sunt de preferat pentru
durabilitatea lor. nveliurile argintii, care de fapt sunt pe baz de
aluminiu, pot fi mai uor atacate de coroziune. Tipul ablativ
100
(circumstanial) de disc optic (WORM) este cel mai bun pentru
asigurarea integritii datelor. Sperana de via a acestuia poate fi
extins, dac se respect urmtoarele exigene:
Manevrai discul inndu-l de margini, nu atingei suprafeele
Evitai modificrile brute de temperatur i umiditate
Evitai expunerea direct la razele soarelui
Evitai utilizarea etichetelor auto-adezive; nu scriei pe discuri cu
creioane, stilouri sau markere
Evitai zgrierea prii etichetate a CD-ului
Stocai discurile n poziie vertical

nainte de folosirea oricrui nou mijloc de stocare este de dorit s se

verifice fiecare cutie cu benzi sau discuri din punctul de vedere al
respectrii standardelor de calitate. Suporturile optice trebuie
monitorizate pe durata perioadei de pstrare pentru a se asigura c
informaiile sunt nc valabile i accesibile.

Acest lucru poate fi fcut pe baza unui program regulat i include

urmtoarele etape:
Prelevai 3% dintre discuri pentru a identifica erorile de citire
Recopiai discurile din lot dac apar erori
Recopiai toate suporturile optice care sunt mai vechi de 10 ani

Selectarea tehnologiei digitale adecvate

Selectarea tehnologiei digitale adecvate pentru stocarea documentelor
i accesul la acestea implic o serie de factori:

Accesul
- Un prim aspect de luat n considerare este frecvena i urgena
cu care este accesat un anumit tip de document. Stocarea n
arhiv a documentelor pe suport magnetic de nalt calitate este
cea mai rezonabil alegere pentru documentele la care accesul
este limitat. Documentele utilizate frecvent sau care trebuie
accesate de urgen ar trebui pstrate ntr-un format care s
permit accesul aleatoriu. Documentele electronice pot fi
accesate pe internet sau pe reeaua intern (intranet). Un sistem
de stocare de tip near-line asigur un acces mai rapid i de
obicei este organizat conform unei structuri ierarhice (anumite
101
tipuri de documente organizate n anumite tipuri de fiiere). Un
sistem de stocare off-line presupune de obicei ncrcarea
documentelor ntr-un sistem de unde pot fi extrase prin
intermediul unui proces semi-automat sau manual. Acest
metod este adecvat pentru informaiile accesate rar i este de
obicei cea mai ieftin opiune de stocare. Stocarea off-line este
n general i mai sigur. La selectarea metodei de stocare,
persoanele responsabile cu managementul documentelor trebuie
s ia n considerare nevoile operaionale specifice pentru
accesarea unui anumit tip de document.

Capacitatea de stocare
- Volumul de date va fi de asemenea un considerent primordial.
Ar trebui luat n calcul i estimarea cu privire la nevoile curente
i viitoare de arhivare.

Durata de via
- Aa cum am artat n seciunile anterioare, exist un numr de
factori care determin longevitatea documentelor. n plus, fa
de cunoaterea variantelor de suporturi de stocare i a
exigenelor privitoare la regimul de acces i de pstrare pe care
le permit acestea, este important s se anticipeze ct de mult vor
fi utilizate anumite medii de stocare n domeniul managementului
documentelor. Un mediu de stocare care ndeplinete nevoile de
arhivare ale instanei sau parchetului, dar care prezint riscul de
a deveni caduc n viitorul apropiat, are o utilitate limitat i nu
justific alocarea fondurilor pentru achiziionarea acestuia.

Durabilitatea
- Diferitele medii de stocare digitale au durate de via i
tolerane la manevrare i acces diferite. De aceea, ambele
aspecte trebuie luate n considerare; selectai mediul de stocare
care, pe lng faptul c ndeplinete nevoile de pstrare i acces,
v pune la dispoziie i spaiu liber n plus.

Versatilitatea
- Tipul de formate de fiiere (text, audio, video, grafic) care vor
fi stocate pe suportul respectiv va fi un factor de selecie.

102
 Portabilitatea
- Luai n considerare portabilitatea documentelor i modalitatea
n care acestea vor fi accesate. Portabilitatea include att
mutarea fizic a dosarelor/documentelor pe mijloacele de stocare
portabile (CD-uri, DVD-uri etc.) ct i nevoia accesrii
informaiilor din mai multe locaii, prin intermediul unor reele
informatice sau prin intermediul Internetului.

Compatibilitatea
- Evaluai compatibilitatea backward i forward a suportului de
stocare. De exemplu, driverele DVD-ROM sunt compatibile
backward pentru driverele CD-ROM, dar driverele CD-ROM nu
sunt compatibile forward pentru driverele DVD-ROM. (Cu alte
cuvinte, un DVD-ROM poate reda informaia de pe un CD, n
vreme ce un CD-ROM nu poate reda informaia de pe un DVD.)

Costul
- La final, evaluai costurile i beneficiile fiecrei opiuni n parte,
inclusiv estimrile unei conversii viitoare la un nou sistem de
stocare sau la o nou versiune a celui pe care v gndii s l
achiziionai i a costurilor de transfer pentru documentele care
necesit pstrarea pe termen lung.

Stabilirea celui mai adecvat mediu de stocare i acces al documentelor

include deci i studierea gradului de degradare tehnologic (n ct timp
va fi acesta depit?) Tehnologia continu s avanseze rapid i, prin
urmare, soluiile software i hardware folosite pe scar larg astzi pot
deveni caduce cu mult timp nainte de expirarea perioadei de arhivare
a documentelor pe care le conin. Dac software-ul utilizat pentru
citirea i accesarea datelor devine caduc, va fi necesar transferul
datelor sau dezvoltarea unei tehnologii compatibile care s asigure
accesul la datele respective. Tehnologia driverelor pentru discurile
nvechite i hardware-ul computerelor s-ar putea s nu fie compatibile
cu tehnologia hardware curent. Prin urmare, instana/parchetul va
trebui s elaboreze o strategie de arhivare care s asigure
sustenabilitatea sistemelor de documente digitale de-a lungul ciclului
de via al acestora.

103
6.B. Stocarea n format digital a documentelor analogice

IMPORTANT DE REINUT

Stocarea n format digital a documentelor analogice este un proces

prin care documentele n format clasic pe hrtie, fotografiile sau
filmele sunt convertite n format digital i sunt stocate pe suport
electronic.

Datele corespunztoare fiecrei imagini permit computerului s fac

legtura dintre imaginea respectiv i un dosar specific, sau cu alte
documente. Imaginea poate fi nscris pe dispozitivul de stocare numai
o dat, dar citit de mai multe ori. Imaginile digitalizate pot fi stocate
pe hard-drive, pe discuri optice, sau pe alte mijloace ce pot fi citite de
computer. Un sistem de creare a imaginilor digitale include un numr
de componente independente, inclusiv scannere, computere, aplicaii
soft, sisteme de stocare a datelor i sisteme de operare.

Stabilirea cadrului general de lucru

Imaginile digitale au devenit din ce n ce mai folosite n activitatea
zilnic a tuturor organizaiilor din sistemul judiciar, dar adesea sunt
implementate fr o pregtire sau analiz prealabil serioas. Prin
urmare, multe proiecte ce privesc transpunerea n format digital a
documentelor analogice nu reflect avantajele sau costurile limitate ce
au fost invocate pentru a justifica achiziionarea lor.

De aceea, nainte de a lua decizia implementrii unor sisteme de

transpunere n format digital a documentelor analogice, este bine s
avei n vedere cteva aspecte, cum ar fi:

Scopul
Care este problema pe care transpunerea n format digital o va
soluiona i care vor fi beneficiile noului sistem? De obicei
achiziionarea unui sistem de transpunere n format digital
numai pentru simpla copiere/duplicare sau arhivare de
siguran a documentelor nu este cea mai eficient soluie din
punctul de vedere al costurilor.

104
Implicaiile juridice
Ce reglementri legale guverneaz transpunerea documentelor
analogice n format digital? Acest aspect ar putea avea o
importan special dac instanei sau parchetului i se vor
solicita documentele certificate sau originale, sau documentele
care conin semnturi originale care nu pot fi prezentate dect
n format pe hrtie.

Analiza fluxului operaional

Transpunerea n format digital are un potenial mare de a
modifica fluxul documentelor n cadrul instanei/parchetului i
procesele operaionale aferente. De aceea este extrem de
important analiza modului curent de gestionare a fluxului
documentelor pentru a determina care dintre acestea se
preteaz a fi transpuse ntr-un format digital. De multe ori,
este posibil ca, naintea implementrii unui sistem de stocare
digital, s trebuiasc s fie rezolvate problemele curente n
privina gestionrii manuale a documentelor care urmeaz a fi
transpuse n format digital. De asemenea, trebuie s fii
contieni c implementarea unui sistem de transpunere n
format digital a documentelor analogice ar putea s necesite
reorganizarea proceselor operaionale utilizate pn la acel
moment i chiar schimbri n activitatea instanei sau
parchetului, n ansamblu.

Analiza factorilor interesai

Identificai modalitatea prin care crearea imaginilor va avea un
impact att asupra utilizatorilor interni ct i externi. Cum vor fi
afectai aceti factori interesai de transpunerea documentelor
din formatul pe hrtie n formatul digital? Crearea imaginilor
va presupune modificri sau costuri suplimentare pentru
activitatea acestora? Factorii interesai ar trebui informai i
implicai nainte de luarea deciziei finale de a implementa
sistemul de transpunere imagistic.

Analiza cost/beneficiu

105
 Efectuai o analiz atent a costurilor comparnd diferena
economisit n buget cu totalul costurilor de proprietate ale
sistemului, nainte de achiziionarea acestuia. Avei grij s
includei aici nu doar achiziionarea i instalarea, dar i
instruirea i formarea personalului care va manevra
echipamentele aferente, ntreruperea sau modificarea unor
operaiuni desfurate n mod curent n cadrul instanei sau
parchetului, aducerea la zi a acestora (upgrading) costurile
adiacente, ntreinerea i costurile viitoare de transfer.

IMPORTANT DE REINUT

Costurile anuale medii de ntreinere, actualizare i de

instruire/formare ar putea totaliza aproximativ 20-25% din costul
iniial de achiziie.

Fezabilitatea tehnic
Este extrem de important consultarea personalului tehnic
pentru a v asigura c actualizrile i modificrile necesare la
infrastructura tehnic, hardware, software i la mijloacele de
stocare vor fi disponibile i c interfeele necesare vor fi
compatibile cu sistemele existente.

Specificaiile de sistem
Odat ce a fost luat decizia de a implementa un sistem de convertire
a documentelor analogice n format digital, exist un numr de decizii
subsecvente ce vor fi necesare pentru asigurarea utilitii i fiabilitii
sistemului, care vor viza elementele prezentate mai jos.

Arhitectura sistemului
Selectarea unei arhitecturi de sistem ar trebui s permit
flexibilitatea modernizrilor viitoare la un cost minim. n
general, alegerea se face ntre un sistem deschis, versus o
abordare de tip sistem proprietar. Sistemele deschise sunt
sistemele n care componentele folosesc standarde i
specificaii de surs-deschis (open source). n acest fel se
reduc riscurile de incompatibilitate, iar sistemele hardware i
software sunt mai uor de adus la zi (upgrade). Aceast

106
 abordare poate permite totodat instanelor i parchetelor s
colaboreze cu o varietate de furnizori de servicii de
mentenan sau de modernizare a sistemului utilizat. Dac se
merge pe ideea unui software sau hardware de tip proprietar,
este important s se solicite furnizorilor sistemului respectiv o
metod prin care, n cazul n care dau faliment sau se vor afla
n incapacitate de a furniza serviciile de mentenan ale
sistemului, fie s se poat migra spre sistemul deschis, fie s
transfere programul de codare al sistemului unui ter.

Computere i sisteme de afiaj

Pentru a ndeplini nevoile speciale ale sistemului de convertire
a documentelor analogice n format digital, va fi nevoie de
specificaii clare pentru achiziionarea computerelor i
sistemelor de afiaj necesare. Acestea includ urmtoarele
elemente:
Memoria RAM (Random Access Memory) pentru procesarea
imaginilor
Procesoare optimizate pentru gestionarea imaginilor
Capacitate de mare vitez pentru introducerea rapid a
datelor
Dispozitive adecvate pentru crearea i salvarea imaginilor
pe CD, DVD etc.
Monitoare de dimensiuni corespunztoare, cu un afiaj de
calitate i cu o rezoluie adecvat pentru manevrarea
imaginilor
Adaptoare video/grafice

Scannere
n ceea ce privete scanarea, sunt disponibile opiuni variate,
iar selectarea lor depinde de tipul de documente ce vor fi
scanate i de frecvena sau gradul de utilizare. De exemplu,
scanarea manual, scanarea automat prin intermediul unui
alimentator de coli automatizat, scanarea pentru format mare
(pentru hri i postere), scanarea prin intermediul unor
scanere cu cilindru sau cu ajutorul unor camere digitale.

107
 Scanarea manual este recomandat pentru copierea
fotografiilor i documentelor fragile. Scanerele cu alimentare
automatizat de coli sunt adecvate pentru gestionarea unui
volum mare de documente care trebuie scanate. Alte opiuni de
luat n considerare ar fi urmtoarele:
Simplex - capteaz numai o fa a documentului odat
Duplex capteaz ambele fee ale documentului odat
High-speed scannere de nalt vitez care pot scana sute
de pagini pe or
Scannerele pentru film sunt adaptate pentru scanarea
microfilmelor i microfielor
Scannerele ar trebui selectate pe baza formatului i a strii de
conservare n care se afl documentele ce urmeaz a fi scanate,
precum i n funcie de sarcina maxim tolerat, pentru evitarea
blocajelor de procesare.

Sisteme de stocare
exist trei tipuri de baz de sisteme de stocare pentru
sistemele de creare a imaginilor:
On-line - Se refer la fiierele de imagini stocate pe un
driver sau server hard disk care este accesibil imediat
pentru vizionare sau tiprire. RAID (Redundant Array of
Independent or Inexpensive Disks) este o categorie de
drivere care folosete dou sau mai multe drivere n paralel
pentru o mai bun performan i toleran la erori.

Near-line - Se refer la sisteme complexe care stocheaz

mai multe discuri optice i care pot fi accesate selectiv n
mod automat. Tonomatele optice sunt un exemplu de
sisteme near-line. n prezent, un sistem near-line utilizat n
mod frecvent este hard-disk-ul extern.

Off-line: Acest tip de stocare necesit intervenia uman

pentru ncrcarea de pe suport (cum ar fi discul sau banda)
pe un driver de sistem pentru acces.

Selectarea dispozitivelor de stocare depinde de cerinele de acces

la documentele respective. Un mod de lucru ar putea fi acela de
108
a utiliza un sistem hibrid care s includ un sistem on-line pentru
documentele active, un sistem near-line pentru cele temporar
inactive i un sistem off-line pentru cele inactive/arhivate. n
aceast situaie, va fi necesar planificarea n avans a modalitii
n care documentele vor migra ntre cele trei sisteme de stocare,
de-a lungul ciclului lor de via.

Interfee i drivere
Interfeele sunt dispozitive care conecteaz perifericele, cum ar
fi scanerele sau imprimantele, unele de altele i cu sistemul
software. Ele controleaz de fapt viteza micrii datelor.
Driverele de soft sunt o alt modalitate prin care dispozitivele i
programele soft se conecteaz unele cu altele. Pentru ambele
tipuri au fost elaborate standarde. De aceea, selectarea
interfeelor i driverelor ar trebui s ia n considerare
standardele din industrie i nevoile speciale ale sistemului
utilizat.
Software
Software-ul pentru sistemele de convertire a documentelor
analogice n format digital este n general definit ca suma unor
sisteme i aplicaii de operare. Exemple obinuite ale sistemelor
de operare sunt Microsoft Windows, Apple Macintosh,
UNIX i sistemul de operare de tip deschis LINUX.
Sistemele de operare sunt o platform pentru aplicarea
software-ului. n cadrul aplicaiilor de conversie a documentelor
analogice n format digital, soft-ul este responsabil pentru
realizarea urmtoarelor funcii:
Transpunerea imaginii scanate ntr-un format de fiier grafic
pentru stocare
Indexarea imaginii pentru identificarea i stocarea n baza
de date
Catalogarea locaiei imaginii n baza de date
Accesul la imaginea scanat prin chestionarea bazei de date
i convertirea imaginii n formatul pentru afiare sau tiprire
Alegerea softului se va face pe baza nevoilor operaionale ale
instanei sau parchetului, precum i n funcie de infrastructura
de reea existent.

109
 Specificaiile de scanare
Aceste specificaii implic formatul fiierului, rezoluia de
scanare i profunzimea biilor i definesc standardele minime
pentru calitatea acceptabil a imaginii. Multe sisteme includ
capacitatea de creare a unei cpii master de nalt calitate
sau a unei imagini arhivate din care se pot crea ulterior fiiere
derivate pentru a fi accesate de pe Internet sau din reeaua
intern (intranet).

Formatul fiierelor
Imaginilor digitale le sunt asociate date referitoare la acestea,
denumite meta-date.

IMPORTANT DE REINUT

Meta-datele includ denumirea, dimensiunea, rezoluia, metoda de

compresie etc., i sunt necesare pentru ca imaginea respectiv s
poat fi citit/interpretat de computer.

Aa cum am menionat mai sus, pentru a transfera uor

imaginile digitale ntre diferitele sisteme sau pentru aducerea
unui sistem la zi (upgrading), este necesar utilizarea unor
formate de fiier de tip surs-deschis.

IMPORTANT DE REINUT

Cel mai des ntlnit format de fiier pentru imaginile digitale de tip
copie master este Tagged Image File Format (TIFF), care este de
tip surs-deschis.

Totui, exist mai multe versiuni de TIFF i acestea nu sunt toate

identice. De exemplu, unele sisteme vor permite TIFF-urilor s
aib forma unui document de o singur pagin sau cu mai multe
pagini. Totui, dac un fiier TIFF de mai multe pagini este
corupt, niciuna dintre paginile fiierului nu va mai fi accesibil.

110
 De asemenea, aceste fiiere pot fi stocate fie necomprimate fie
comprimate, n funcie de spaiul disponibil.

IMPORTANT DE REINUT

Fiierele comprimate ar trebui stocate prin tehnica fr pierderi

(lossless), care nu sacrific datele.

Fiierele cu imagini, care de obicei sunt mai mari dect

documentele, sunt n mod normal comprimate pentru a
economisi spaiul de stocare i pentru a reduce timpii de
transmisie. Trebuie avut n vedere c imaginile color pot necesita
tehnici diferite de comprimare. De aceea, se recomand
consultarea standardelor curente din industria IT pentru alegerea
celei mai bune opiuni.

IMPORTANT DE REINUT

Un alt format popular este formatul de document portabil tip Adobe

(PDF) care poate fi folosit ca document digital de tip copie master.
PDF-ul este mai adecvat pentru stocarea pe termen scurt a
imaginilor (mai puin de 10 ani), dei, date fiind modificrile i
mbuntirile constante de software, este nelept s fie obinute
cele mai noi informaii din industria IT nainte de a lua orice decizie
privitoare la formatul fiierelor.

Profunzimea n bii a pixelilor

Profunzimea n bii a pixelilor reprezint cantitatea de nuane
sau variaia de culoare pentru fiecare pixel. Cu ct este mai
mare profunzimea biilor, cu att este mai mare dimensiunea
fiierului. De exemplu, pentru imaginile cu texte, adncimea de
1bit sau bi-tonal este cea adecvat. Fotografiile alb-negru
necesit o imagine la scal gri de 8 bii, iar pentru documentele
color este necesar o imagine de 24 de bii.

111
 Rezoluia
Rezoluia imaginilor este definit n termeni de numr de pixeli
pentru fiecare inch de imagine, denumit dpi (dots per inch)
sau ppi (pixels per inch). Cu ct este mai mare densitatea
pixelilor, cu att este mai mare fiierul i cu att mai multe
informaii pot fi captate. Standardul minim de calitate este
considerat de 300 ppi. Selectarea rezoluiei corecte pentru
scanare depinde de tipul de documente sau obiecte de
digitalizat i de nevoia de vizibilitate a detaliilor. n acest sens,
exist numeroase surse de informaii pentru stabilirea rezoluiei
optime.

Implementarea unui nou sistem de convertire a documentelor

analogice n format digital
Implementarea unui nou sistem de convertire a documentelor
analogice n format digital include nu numai activitile de gestionare
curent, cum sunt indexarea i documentarea operaiunilor efectuate,
ci i activiti de planificare pentru viitor, n scopul reducerii riscurilor
i a programrii modernizrilor (upgrading).

Indexare i metadate
Un sistem de indexare fiabil este o component esenial a
sistemelor de convertire a documentelor analogice n format digital.
Indexarea asigur accesul la imaginile scanate i managementul
acestora. nainte de selectarea unei baze de date indexate,
instana/parchetul ar trebui s-i ncheie analiza nevoilor de
mbuntire a fluxului de activitate. La acel punct va fi necesar
dezvoltarea unui limbaj descriptiv comun pentru indexare. Datele de
indexare pot fi parolate la momentul capturii imaginii.

IMPORTANT DE REINUT

Alte opiuni includ utilizarea sistemului de recunoatere optic a

caracterelor (Optical Character Recognition - OCR) care convertete
imaginea n text i permite interogarea/cutarea (search) n textul
integral.

Un sistem OCR poate fi utilizat mpreun cu sistemele de indexare

operate manual. OCR-urile funcioneaz cel mai bine cu documente-
112
surs de nalt calitate, care conin caractere ce pot fi recunoscute, i
o terminologie utilizat n mod consecvent i uniform. Codurile de bare
reprezint de asemenea o opiune n ceea ce privete folosirea unui
sistem de indexare. Nu uitai c selectarea oricrui sistem nou
necesit efectuarea unei analize a fluxului de activitate din cadrul
instanei/ parchetului i depinde n mare msur de tipul de
documente care vor fi operate i arhivate cu ajutorul acestuia.

Aa cum s-a artat nainte, o imagine de tip copie-master de nalt

calitate cu meta-datele sale asociate este extrem de util dac
imaginile vor fi pstrate pe termen lung. Dup cum am artat mai sus,
meta-datele sunt informaii structurate care descriu/explic,
localizeaz i faciliteaz accesul la documente i la informaiile
coninute de acestea.

IMPORTANT DE REINUT

Exist trei tipuri de meta-date:

Descriptive aici este inclus formatul, titlul, autorul,
subiectul, etc., tot ce este necesar pentru indexarea i
localizarea unui fiier n baza de date
Structurale descriu felul n care un item digital este
structurat
Administrative includ informaii tipice privind gestionarea
datelor, cum ar fi drepturile de proprietate i de utilizare,
rezoluia, tipul de hardware i software aferent

Exist anumite scheme de meta-date i standarde de indexare.

Schemele cele mai cunoscute sunt Dublin Core (DC), Encoded Archival
Description (EAD), Text Encoding and Interchange (TEI), i Machine
Readable Cataloging (MARC). Dublin Core este popular pentru
simplitatea i uurina cu care poate fi utilizat.

Controlul calitii
Detectarea i controlul erorilor este o alt caracteristic important a
sistemelor de creare a imaginilor. Dou metode sunt disponibile n
acest sens. Prima utilizeaz coduri pentru detectarea i corectarea
automat a erorilor de citire a datelor, iar cea de-a doua folosete un
soft special pentru a-i alerta pe utilizatori n legtur cu atingerea unui
113
moment critic n corectarea erorilor. n acest fel sunt obinute
informaii care ajut la stabilirea gradului i a vitezei de degradare a
discului. O metodologie standardizat pentru raportarea erorilor de
date n sistemul de operare, cu scopul ca utilizatorii s le poat evalua,
este disponibil prin Asociaia pentru Informare i Managementul
Imaginii (Association for Information and Image Management).

n general, datele nscrise incorect pot fi dificil de extras de pe

documentul digitalizat. De aceea, se recomand ca datele nregistrate
s fie verificate n momentul nscrierii pe mijlocul de stocare, cu
condiia ca respectivul mijloc de stocare sau dispozitivul hardware
utilizat s permit acest lucru.

Realizarea documentaiei de suport privind operarea sistemului de

stocare utilizat
Ca i n cazul sistemelor sau proceselor complexe, documentaia
scris este esenial pentru un management eficient. n cazul
sistemelor de convertire a documentelor analogice n format digital,
ntocmirea documentaiei necesare include proceduri de operare, cum
ar fi:
Scanarea, introducerea i revizuirea de date
tergerea sau anularea documentelor
Documentarea hardware i software
Tehnici de indexare
Proceduri de salvare de siguran (backup)
Testri de fiabilitate
Proceduri i protocoale de securitate
ntocmirea i aducerea la zi a documentaiei intr n responsabilitatea
celui/celei nsrcinate cu managementul documentelor n cadrul
instanei sau parchetului (de exemplu, arhivarul ef), ar trebui
efectuat n mod continuu i nu ar trebui s fie o activitate delegat
ctre furnizorii de servicii IT.

Atenuarea riscurilor Atenia acordat urmtorilor factori va reduce

riscurile de pierdere sau de defectare a documentelor transpuse n
format digital

114
 Copiile de siguran: Crearea n mod automat de ctre sistem
a unei copii de siguran, n caz c se pierde copia de lucru, sau
c aceasta este defectat sau distrus.

Sisteme de backup: Pe baza volumului de lucru i a altor

factori, persoanele responsabile cu managementul documentelor
ar trebui s determine ct de frecvent este necesar s aib loc un
proces de salvare de siguran pentru ntregul sistem folosit.

Pstrare i manevrare: Pentru a se asigura conservarea

adecvat a mediilor de stocare, ar trebui respectate condiiile de
mediu recomandate (temperatur, umiditate, lumin, orientare).
De asemenea, trebuie stabilite i diseminate procedurile care
asigur o manevrare i un acces corespunztor la documente.

Planificare: Ca i n cazul documentelor vitale, eseniale pentru

derularea operaiunilor instanei/parchetului, msurile privind
protecia sistemelor digitale folosite ar trebui incluse n planul de
intervenie n caz de producere a unei situaii de urgen, dup
cum a fost acesta descris mai sus.

Actualizarea i migrarea datelor

Mediile de stocare digital nu ar trebui considerate un mijloc de
stocare permanent. Mijloacele de stocare, dar i sistemele hardware
i aplicaiile software continu s evolueze, iar instanele i parchetele
trebuie s fie pregtite pentru ndeplinirea cu regularitate a
operaiunilor de actualizare i migrare a datelor.

Actualizarea se refer la copierea datelor de pe un suport de stocare

pe altul mai nou i mai stabil. n funcie de tipul de mediu de stocare,
s-ar putea s fie necesar actualizarea la fiecare trei-cinci ani.

Migrarea se refer la transferul informaiilor digitale ctre un alt

format sau de la o generaie de hardware sau software la alta nou.
Acest proces este esenial pentru pstrarea datelor pe parcursul unui
ciclu de via lung i trebuie planificat n avans, pentru c poate fi un
proces costisitor i consumator de timp. Este de asemenea foarte
important ca pe durata transferului s fie luate msuri pentru
prevenirea pierderii totale sau pariale a datelor.

115
Microfilmele, de exemplu, ofer o alternativ la pstrarea
documentelor pe termen lung fr s fie necesar mprosptarea sau
migrarea datelor.

Planificarea migrrii ar trebui s nceap nainte de achiziionarea unui

sistem. Anterior achiziionrii unui sistem de transpunere a
documentelor analogice n format digital, persoanele responsabile cu
managementul documentelor ar trebui s solicite specificaii clare cu
privire la ct de adecvat este sistemul pentru o migrare uoar, care
sunt condiiile impuse de licena produsului i care ar putea fi
eventualele probleme, care in de protecia drepturilor de proprietate
intelectual, care ar putea aprea ca urmare a migrrii pe un alt
sistem.

6.C. Tehnologia i viitorul managementului documentelor

ndatoririle persoanelor resonsabile cu managementul documentelor

din ziua de astzi au devenit extrem de complexe. n ciuda utilizrii n
continuare a documentelor n format pe hrtie ca suport primar de
stocare i circulaie a informaiei, tehnologiile alternative sunt n
continu expansiune i transformare. Beneficiile revoluiei tehnologice
includ o mai mare accesibilitate i disponibilitate a informaiei i un
schimb informaional accelerat i sigur. De aceea, o persoan
responsabil cu managementul documentelor trebuie s fie capabil s
in pasul cu evoluiile tehnologice i s le neleag beneficiile i
limitrile, pentru a le putea aplica n mod eficace n contextul
sistemului de justiie n general i n cadrul specific al instanei sau
parchetului unde i desfoar activitatea.

Este nevoie, din aceste considerente, ca persoanele responsabile cu

managementul documentelor s colaboreze ndeaproape cu specialitii
IT din cadrul instanelor i parchetelor pentru a se asigura c iau
deciziile corecte atunci cnd se pune problema utilizrii unor aplicaii i
instrumente furnizate de noile tehnologii. Acest lucru nseamn c, pe
lng nelegerea i stpnirea principiilor privind managementul
documentelor, al coninutului acestora i al formularisticii
standardizate, persoanele responsabile cu managementul
documentelor trebuie s fie capabile s identifice nevoile operaionale

116
ale instanei/parchetului, s creeze un cadrul general pentru utilizarea
tehnologiei i s neleag care sunt i cum se justific o serie de
costuri asociate implementrii noilor tehnologii.

NTREBRI RECAPITULATIVE
Ce factori trebuie luai n considerare nainte de transpunerea
digital a documentelor analogice?
De ce este necesar un plan pentru actualizarea i migrarea
datelor?
Ce factori ar trebui luai n considerare la selectarea unei
tehnologii de stocare?
Descriei unele modaliti de reducere a riscurilor i defeciunilor
ce pot afecta documentele digitale.
Ce informaii sunt utile pentru dezvoltarea unui cadru general de
implementare a unei noi tehnologii de stocare a documentelor?

117
CAPITOLUL 7: PERFECIONAREA CONTINU
7.A. DEZVOLTAREA UNUI PROGRAM COMPLEX DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

7.B. ANALIZA I MBUNTIREA PROCESELOR OPERAIONALE DE MANAGEMENT AL

DOCUMENTELOR

7.A. Dezvoltarea unui program complex de management al

documentelor

Un program eficient de management al documentelor va contribui la o

bun desfurare a activitii instanei/parchetului i la limitarea
costurilor asociate unei gestionri neadecvate a documentelor
judiciare. Ca regul general, urmtoarele atribute sunt asociate unui
program eficient de management al documentelor, indiferent de tipul
de document sau de organizaie/instituie.

IMPORTANT DE REINUT

O organizaie care i gestioneaz eficient documentele va respecta

urmtoarele etape:

Va crea doar acele documentele de care are nevoie i nu altele.

Va pstra documentele n funcie de rolul operaional al acestora
i va elimina documentele irelevante.

Va pstra documentele n siguran.

Va putea extrage informaiile rapid prin intermediul unor
sisteme eficiente de acces i obinere a informaiilor.

Va utiliza eficient tehnologia informaiei.

Va promova i va contribui la facilitarea accesului la documente
pentru public i alte entiti interesate, n condiiile legii.

Va integra bune practici de management n cadrul ntregii

organizaii.

Managementul documentelor este un proces continuu care necesit o

supervizare constant. n vederea asigurrii unei nelegeri i acceptri
118
extinse, de ctre personalul judiciar, a politicilor instituionale privind
managementul documentelor, va trebui luat n considerare nfiinarea
unei comisii de supervizare, compus din personalul cu funcii de
conducere i reprezentani ai principalelor secii/compartimente din
instan/parchet (deopotriv magistrai i grefieri), precum i din
persoane fizice care s reprezinte grupurile factorilor interesai din
afara instanei/parchetului (avocai, experi, executori, poliiti,
justiiabili etc.). Misiunea acestei comisii va fi s implementeze i s
monitorizeze un program eficient de management al documentelor, de
tipul celui descris n acest capitol.

Un program complex de management al documentelor presupune

proiectarea unei serii de activiti menite s asigure o gestionare
adecvat a documentelor judiciare i s promoveze perfecionarea
continu n acest domeniu de importan crucial pentru desfurarea
activitii instanei sau parchetului, indiferent de nivelul de jurisdicie
sau de volumul de activitate.

n mod evident, un program complex de management al documentelor

necesit o atent planificare i monitorizare. n funcie de nivelul de
ncrcare al instanei/parchetului i de volumul de documente care
trebuie gestionat, procesul de elaborare i implementare a unui astfel
de program poate dura cteva luni.

Un program de calitate n ceea ce privete managementul

documentelor presupune o monitorizare i o evoluie permanent,
astfel nct programul s rmn actual i relevant.

Stabilirea unui cadru general de lucru

Punctul de pornire pentru o abordare eficient a managementului

documentelor presupune o nelegere deplin a exigenelor i
condiiilor privind pstrarea i gestionarea documentelor judiciare de
ctre instan/parchet. Aceasta presupune parcurgerea urmtorilor
pai:
1) Identificarea cerinelor impuse de prevederile legale, inclusiv de
Regulamentele de Ordine Interioar ale instanelor i parchetelor
2) Identificarea rolurilor i responsabilitilor personalului judiciar
(deopotriv, magistrai, grefieri i specialiti IT)

119
 3) Stabilirea duratelor de timp i a termenelor privind circuitul
documentelor judiciare n cadrul instanei/parchetului
4) Stabilirea procedurilor de creare, pstrare i consultare a
documentelor
5) Elaborarea procedurilor de stocare a documentelor, inclusiv n
ceea ce privete sistemele i echipamentele de ndosariere
6) Determinarea perioadei de pstrare a documentelor i a
exigenelor privitoare la distrugerea acestora, conform
nomenclatoarelor arhivistice aferente
7) Stabilirea unui sistem operaional pentru gestionarea proceselor
de arhivare i distrugere a documentelor
8) ntocmirea documentaiei necesare cu privire la regulile i
procedurile care vor trebui urmate de ctre personalul
responsabil
Aceste etape vor asigura creionarea unei imagini generale complete
asupra modului n care documentele judiciare sunt utilizate i pstrate
n cadrul instanei/parchetului i a raiunilor pentru care activitile
legate de gestionarea documentelor au loc ntr-un anumit fel. Din
acest moment, instana/parchetul poate ncepe crearea unui inventar
al documentelor curente.

Crearea unui inventar al documentelor curente

Ca urmare a stabilirii unui cadru de lucru pentru documentele

instanei/parchetului, ar trebui creat un inventar complet n vederea
identificrii numrului, tipului, strii fizice i locaiei fiecrui document
curent. Aceste informaii nu numai c vor constitui o baz pentru
planificarea cerinelor viitoare privitoare la documente, dar vor ghida i
activitile viitoare de perfecionare a activitii n vederea atingerii
obiectivelor propuse. n cadrul seciunii 5.D. a acestui Manual, poate fi
gsit o descriere complet a unui astfel de proces de inventariere.
Bineneles, inventarul ar trebui adus la zi n mod periodic.

120
Crearea unui Manual Intern de Management al Documentelor
i elaborarea unui program de formare n acest sens

Pentru a garanta succesul unui program integrat de management al

documentelor, instana/parchetul ar trebui s elaboreze un Manual de
proceduri interne n ceea ce privete gestionarea documentelor, care
s conin referiri la regulile de stocare, consultare i pstrare a
documentelor i la condiiile i cerinele specifice pe care personalul
responsabil cu ndeplinirea unor astfel de activiti trebuie s le
respecte. De obicei, responsabilitatea pentru elaborarea unui astfel de
Manual va fi asumat de o persoan din cadrul instanei/parchetului
care are cele mai multe cunotine i cea mai vast experien privind
crearea, ntreinerea - conservarea, procesarea, stocarea i
distrugerea documentelor judiciare. Manualul de proceduri interne
privind managementul documentelor va servi de asemenea ca baz
pentru formarea ulterioar a tuturor categoriilor de personal care
ndeplinete anumite roluri n aceast privin n cadrul
instanei/parchetului respectiv.

Un astfel de Manual ar trebui s conin urmtoarele tipuri de

informaii:

Lista numelor/funciilor (de conducere/execuie) ale

personalului din cadrul instanei sau parchetului responsabil cu
gestionarea documentelor.

Descrierea rolurilor i responsabilitilor fiecrei persoane din

lista de mai sus i precizarea modului de relaionare a acestora
cu restul personalului din instan, n funcie de sarcinile
aferente pe care le au de ndeplinit.

Lista tuturor tipurilor de categorii de documente aflate n

gestiunea instanei/parchetului.

Descrierea detaliat a politicilor i procedurilor care vor fi

respectate pentru crearea, procesarea, pstrarea/arhivarea i
distrugerea documentelor gestionate de instan/parchet.

Un inventar propriu-zis complet al tuturor documentelor,

inclusiv numele / tipurile de documente, anul crerii lor, locaia,
mediul de stocare etc.
121
 Politicile instituionale i procedurile de ndosariere i arhivare
pe care personalul responsabil va trebui s le respecte.

Planificrile instanei/parchetului cu privire la perioadele de

pstrare i termenele de eliminare/distrugere a documentelor,
n conformitate cu nomenclatoarele arhivistice aferente.

Lista formularelor standard care privesc managementul

documentelor.

Inventarierea documentelor arhivate ntr-o locaie situat n

afara instanei/parchetului, cu specificarea inclusiv a listelor
seriilor de documente i a locaiei exacte a acestora.

Lista curent a persoanelor autorizate s acceseze

documentele.

Planul de prevenire i recuperare n situaia producerii unor

dezastre/situaii de urgen, incluznd planul de recuperare a
documentelor/sistemelor de importan vital pentru reluarea
activitii instanei/parchetului.

Localizarea tuturor formularelor de aprobare pentru ndeplinirea

operaiunilor de eliminare/distrugere, microfilmare etc.
Odat ce Manualul a fost consultat de personalul care urmeaz s l
utilizeze, ar trebui pstrat un exemplar iniial care s includ toate
modificrile i revizuirile operate n timp pe documentul respectiv.
Totodat, ar trebui fcute copii suplimentare i distribuite tuturor
persoanelor din cadrul instanei/parchetului care ndeplinesc atribuii
direct legate de gestionarea documentelor. O manier simpl de a
distribui i pstra copiile respective este crearea unei versiuni
electronice pe reeaua intern a instanei/parchetului (intranet).

Efectuarea unei evaluri a riscurilor care pot afecta

documentele

O evaluare a riscurilor ajut instana s stabileasc dac sistemele sale

de control i management sunt calibrate n mod adecvat. n domeniul
managementului documentelor judiciare, exist dou mari categorii de
riscuri cele legate de fiabilitatea documentelor (gradul de ncredere
al utilizatorilor) i cele legate de pierderea sau distrugerea
neautorizat a acestora. Consecinele fiecrui tip de risc din aceste
122
dou mari categorii sunt evaluate n funcie de gravitatea pierderilor
sau daunelor suferite de ctre persoanele fizice/juridice i de ctre
instana/parchetul afectate ca urmare a producerii unor evenimente de
tipul celor menionate mai sus.

De aceea, evaluarea riscurilor este un element extrem de important

pentru asigurarea i gestionarea ncrederii justiiabililor i a publicului
larg n sistemul de justiie.

Consecinele negative ale producerii unor astfel de riscuri, n lipsa

aplicrii unor mecanisme de prevenie sau de atenuare a acestora, pot
fi urmtoarele:
Instana/parchetul nu mai reuete s-i ndeplineasc funciile
prevzute de lege;
Pierderea unor drepturi sau ngrdirea unor liberti ale
persoanelor fizice sau juridice
Imposibilitatea punerii n executare a hotrrilor judectoreti
Imposibilitatea desfurrii operaiunilor curente ale instanei
sau ale parchetului
Pierderea unor documente cu valoare istoric atestat
Pierderi financiare
Publicitate negativ
Opinie public nefavorabil

O evaluare a riscurilor poate contribui la identificarea probabilitii de

producere a unui dezastru, la estimarea costurilor de recuperare (dac
dezastrul s-a produs), la stabilirea prioritilor de aciune n vederea
reducerii riscurilor subsecvente i la planificarea aciunilor corective
necesare.

Reducerea riscurilor poate fi realizat prin implicarea activ a

personalului responsabil cu managementul documentelor n cteva
dintre activitile eseniale la care s-a fcut referire anterior n acest
manual:
Elaborarea unei planificri a termenelor de pstrare a
documentelor i aducerea la zi a acesteia, n mod permanent
Pstrarea/arhivarea documentelor ntr-un mediu sigur care s le
protejeze de daune, pierderi sau degradare

123
 Dezvoltarea unor proceduri operaionale pentru crearea,
utilizarea, realizarea unor copii de siguran (backup) i
recuperarea documentelor degradate
Instruirea/formarea personalului i verificarea respectrii
procedurilor standard de operare
Crearea unor proceduri repetitive, pentru a garanta c
pstrarea / arhivarea documentelor are loc n conformitate cu
standardele adoptate

Stabilirea de obiective i de indicatori pentru msurarea

performanei
Obiective
Odat ce a fost stabilit cadrul general privind managementul
documentelor, iar modul de organizare i stadiul general al
documentelor gestionate este cunoscut tuturor celor care ndeplinesc
atribuii directe n acest sens, instana/parchetul poate trece mai
departe, la stabilirea unor obiective specifice i a unor msurtori de
performan. Acesta va contribui la evaluarea obiectiv a modului n
care documentele sunt gestionate i la identificarea ariilor de
mbuntire pe viitor.

Iat cteva exemple de obiective axate pe mbuntirea performanei

curente:
Reducerea sarcinilor inutile sau repetitive (eliminarea
redundanelor n etapa introducerii de date n registre sau n
sistemele informatice de gestionare a circuitului dosarelor)
mbuntirea calitii datelor
mbuntirea accesului judectorilor, personalului judiciar,
prilor n dosar i a publicului larg (acolo unde este cazul) la
informaiile din dosarele cauzelor (cu respectarea prevederilor
legale n privina prioritii i a restricionrii accesului)
mbuntirea calitii datelor statistice

Pentru fiecare obiectiv formulat, instana ar trebui s identifice una sau

mai multe msurtori de performan, precum i un sistem pentru
efectuarea unor evaluri periodice.

124
n acest scop, ar trebui identificat sursa datelor (pentru fiecare
indicator) i specificat frecvena colectrii datelor respective.

De exemplu:

OBIECTIVE INDICATOR SURSE DE DATE FRECVEN

Timpul scurs Data nregistrrii
ntre cererii n registrul de Trimestrial
nregistrare nregistrarea intrri
a la timp a cererii i
noilor cauze atribuirea unui Data nregistrrii
n sistem numr dosarului n sistemul Trimestrial
dosarului informatizat (ECRIS)
cauzei
Compararea
numrtorii
rezultate din
Elaborarea Validitatea
sistemul
de rapoarte numrului total
computerizat cu Bilunar
statistice al cauzelor nou
datele din registrele
valide intrate
operate manual i cu
inventarul efectiv al
dosarelor
Obinerea de
Totalul taxelor Chitane/dovezi de
date
judiciare plat ale taxelor Lunar
financiare
colectate judiciare
exacte

Fiabilitatea i integritatea dosarelor

Centrul Naional pentru Instanele Statale (SUA) 2 a adoptat un set de
instrumente de msurare a performanei, numit CourTools.

CourTool 6 se refer la fiabilitatea i integritatea dosarelor. Acest tip

de msurtoare este definit ca procentajul de dosare care poate fi
localizat ntr-o anumit limit de timp i care ntrunete standardele
stabilite de integritate i acuratee a coninutului.

2
National Center for State Courts (NCSC) www.ncsc.org
125
Prima parte a msurtorii, care se refer la timpul necesar pentru
localizarea unui dosar, poate fi realizat dup cum urmeaz:
Identificarea aleatorie a unui numr egal (cel puin 50) de dosare
aflate pe rol, dosare soluionate pstrate n arhiva situat n
sediul instanei/parchetului i dosare soluionate pstrate ntr-o
arhiv situat n afara sediului instanei/parchetului, pentru
fiecare tip de cauz evaluat.
Stabilirea unui obiectiv de timp (msurat n minute) pentru
localizarea fiecruia dintre aceste tipuri de dosare.
nregistrarea rezultatelor i calcularea timpilor medii de localizare
pentru fiecare categorie n parte.
Cea de-a doua parte a acestei msurtori examineaz concordana
dintre datele nscrise n registrele instanei/parchetului i coninutul
propriu-zis al dosarelor/documentelor respective. n acest scop, se va
selecta n mod aleatoriu un numr de dosare/documente pentru a se
efectua comparaiile necesare. Se va verifica, pe de o parte, dac
datele trecute n registre corespund documentelor efective din dosar
i, reciproc, dac documentele efective din dosar se regsesc ca
nregistrate n mod corespunztor n registrele aferente. La final, se
poate determina procentul discrepanelor nregistrate ntre datele din
registre i coninutul propriu-zis al dosarelor/documentelor examinate.

Monitorizare
Urmtoarea diagram ilustreaz un proces regulat de monitorizare
care ncepe cu identificarea obiectivelor programului de management
al documentelor i implic un proces continuu de msurare i corectare
pentru a promova perfecionarea continu.

126
 IDENTIFICAREA REVIZUIREA
OBIECTIVELOR OBIECTIVELOR I
PROGRAMULUI SCOPURILOR

IDENTIFICAREA IMPLEMENTAREA
MSURTORILOR MODIFICRILOR
DE PERFORMAN PROGRAMULUI N
FUNCIE DE
NECESITI

STABILIREA
PROGRAMULUI DE IDENTIFICAREA
MONITORIZARE DEFICIENELOR

COLECTAREA I
STABILIREA ANALIZAREA
SURSELOR DE DATE DATELOR

Aa cum arat imaginea de mai sus, stabilirea unor obiective i

monitorizarea progresului n vederea ndeplinirii acestora este un
proces dinamic. Pe msur ce sunt stabilite obiectivele curente, ar
trebui proiectate altele noi n vederea promovrii unei culturi a
perfecionrii continue.

Realizarea unei auto-evaluri periodice i a unui inventar fizic

al documentelor gestionate
Programul de management al documentelor ar trebui monitorizat
permanent n vederea evalurii acestuia din punctul de vedere al
eficienei i al eforturilor viitoare necesare pentru mbuntirea
acestuia. Ca parte a procesului de monitorizare, instana/parchetul ar
putea efectua o numrtoare/inventariere efectiv a
dosarelor/documentelor pentru a se asigura c sunt toate luate n
considerare n cadrul msurtorilor de performan efectuate. Atunci
cnd se produc modificri substaniale n ceea ce privete sistemele
digitale de stocare sau sistemele i procedurile de arhivare i pstrare

127
(modificarea ordinii la raft, schimbarea locaiei etc.) inventarul de
documente descris anterior n acest manual ar trebui reactualizat,
pentru a reflecta toate schimbrile intervenite.

Auto-evaluarea este un instrument pe care este bine s l utilizai

pentru a vedea dac politicile instituionale i procedurile privind
managementul documentelor au fost respectate i implementate. Se
recomand n acest sens elaborarea unor seturi de ntrebri care s
asigure obinerea rapid a unei imagini de ansamblu cu privire la
stadiul general de respectare i implementare a standardelor adoptate.
Aceste ntrebri ar trebui s acopere domenii cum ar fi politicile
instituionale, practicile curente, condiiile de stocare/arhivare i
problemele legate de accesul la dosare/documente. O astfel de list de
auto-evaluare este disponibil la finalul acestui manual.

7.B. Analiza i mbuntirea proceselor operaionale de

management al documentelor

Documentele sunt parte integrant a proceselor operaionale care au

loc n cadrul instanelor i parchetelor. Un program care vizeaz
mbuntirea managementului documentelor ar trebui s includ o
analiz mai extins a eficienei i eficacitii acestor procese
operaionale i a impactului pe care managementul documentelor l are
asupra lor.

Instrumentele de analiz operaional

Tabelele privitoare la fluxurile de lucru i diagramele bloc sunt
instrumente utile pentru evaluarea eficienei proceselor de munc i
pentru identificarea potenialelor probleme legate de managementul
documentelor. n cadrul mediului judiciar, avnd n vedere c
dosarele/documentele sunt mutate n mod frecvent de la un utilizator
direct la altul sau de la o locaie la alta, n cadrul mai multor spaii
operaionale din cadrul unor instituii diferite, pot fi utilizate
urmtoarele instrumente:
Urmrirea circuitului dosarului/documentului n ntreg sistemul.
Elaborarea unei diagrame care s ilustreze etapele parcurse de la
nregistrarea dosarului i pn la soluionarea acestuia i trecerea
n arhiva permanent.

128
 Urmrirea circuitului dosarului/documentului ntre diferitele locaii
(parchet-instan; instana de fond instana de apel etc.).

Diagramele bloc sunt principalul mod n care poate fi realizat

descrierea unui proces. Acestea sunt utilizate pentru a simplifica
procesele complexe sau sarcinile individuale, dar nu sunt adecvate
pentru efectuarea unor analize n detaliu. Simbolurile utilizate de obicei
sunt dreptunghiurile (arat activitile), sgeile (arat direcia fluxului
de lucru) i cercurile (arat nceputul i finalul unui proces).

START

ACTIVITATEA 1

ACTIVITATEA 2

ACTIVITATEA
...

FINAL

Diagramele care ilustreaz fluxul de lucru aferent proceselor

operaionale ofer mai multe detalii cu privire la procesele respective
i ar trebui, de asemenea, s fie bazate pe un set de standarde pentru
simbolurile geometrice folosite (care trebuie explicitate n Legenda
ilustraiei). O astfel de diagram poate fi suplimentat prin includerea
perioadelor de timp dintre evenimentele sau aciunile planificate a
avea loc. Aceasta le permite celor responsabili cu supravegherea
ndeplinirii procedurilor legate de managementul documentelor s

129
analizeze ct timp dureaz fiecare etap. n acest fel pot fi identificate
uor diversele blocaje i motivele pentru apariia acestora.

Compartiment Compartiment Compartiment Compartiment

Instan/ Instan/ Instan/ Instan/
Parchet Parchet 2 Parchet Parchet
1 3 4

START DOCUMENT
2

ACTIV. 1

DOCUMENT ACTIV.
1 2

DOCUMENT
ACTIV. 3 3

DOCUMENT ndosariere
4 /Arhivare

Efectuarea unei analize a procesului operaional

O analiz a modului de operare a instanei/parchetului n ceea ce
privete managementul documentelor, poate fi efectuat asupra unui
singur compartiment, asupra unui singur proces operaional sau pentru
ntreaga organizaie, depinznd de urgena implementrii modificrilor
i de capacitatea organizaiei respective de a gestiona modificrile.
Uneori cea mai eficient abordare este cea ascendent, pornind de la
aspectele fa de care o mbuntire este n mod evident necesar i

130
asigur repurtarea unor victorii la ndemn care pot sta la baza
aciunilor subsecvente.

IMPORTANT DE REINUT

Indiferent de sfera de aplicare i de abordare, analizarea i

modificarea proceselor operaionale implic anumite etape
fundamentale:
Stabilirea procesului/proceselor sau a ariilor de mbuntire
Identificarea i includerea personalului cheie i a factorilor
interesai
Obinerea sprijinului din partea conducerii
Stabilirea unei planificri
Documentarea proceselor operaionale curente
Dezvoltarea i evaluarea alternativelor
Selectarea i testarea sistemelor noi
ntocmirea documentaiei privind procesele operaionale n
forma lor actualizat, instruirea/formarea personalului i
implementarea propriu-zis

Stabilirea procesului/proceselor sau a ariilor de mbuntire

- Selectai una sau mai multe arii de mbuntire. Aa cum am
sugerat i n introducere, selectarea unui proces sau a unei proceduri
care are o nevoie evident de mbuntire va conduce la creterea
anselor de a nregistra un succes timpuriu care va ncuraja eforturile
viitoare de perfecionare.

Identificarea i includerea personalului cheie i a factorilor interesai

Membrii personalului responsabil cu managementul documentelor
sau reprezentanii personalului respectiv, care sunt familiarizai cu
procesul, mpreun cu ali factori interesai din afara
instanei/parchetului (avocai, experi, executori, justiiabili etc.) ar
trebui inclui n echipa de analiz. Aceasta ar trebui s fie format din
reprezentani ai tuturor seciilor sau instituiilor care ar putea fi
afectate de schimbare.

131
Obinerea sprijinului din partea conducerii
Succesul oricrei activiti de management al schimbrii depinde de
modul n care conducerea instituiei respective nelege s susin
echipa proiectului de schimbare respectiv.

Stabilirea unei planificri

Ar trebui stabilit un program regulat de ntlniri i o dat estimat
pentru finalizarea procesului de mbuntire propus ca obiectiv, astfel
nct membrii echipei descrise mai sus s poat avea ateptri
rezonabile cu privire la nivelul necesar de disponibilitate n timp i
efort.

Documentarea proceselor operaionale curente

Ar trebui creat o baz de pornire cu o documentaie care s descrie
procesele actuale termenele respectate, paii urmai etc. - naintea
implementrii oricrei schimbri. n acest scop pot fi folosite
diagramele care descriu fluxul de lucru, prezentate mai sus, pentru a
pune la dispoziia celor responsabili a unei hri care arat ce i cum
se ntmpl, sub gestionarea/managementul compartimentului/
persoanei cu atribuii n domeniul respectiv etc.

Dezvoltarea i evaluarea alternativelor

n aceast etap de analiz, membrii echipei de management al
documentelor ar trebui ncurajai s urmreasc implicaiile ct mai
multor abordri alternative posibile. Fiecare abordare ar trebui
analizat pentru a se stabili fezabilitatea, costul i impactul probabil, n
cazul n care schimbarea este implementat.

Selectarea i testarea sistemelor noi

Odat ce a fost identificat o soluie nou, dac este posibil, procesul
operaional respectiv ar trebui s fie mai nti testat sub forma unui
pilot sau prin verificri alternative pentru a se stabili dac exist vreo
consecin negativ neprevzut i dac schimbrile intenionate vor
avea ntr-adevr impactul ateptat.

132
ntocmirea documentaiei privind procesele operaionale n forma lor
actualizat, instruirea/formarea personalului i implementarea propriu-
zis
Odat ce s-a ajuns la un acord cu privire la schimbrile propuse i
testul pilot a avut succes, toate informaiile obinute ar trebui
documentate i verificate cu toi cei implicai pentru a v asigura de
acurateea acestora. Ulterior, ntreg personalul responsabil cu punerea
n aplicare a noilor proceduri i procese ar trebui instruit, astfel nct
schimbarea s fie implementat n mod corespunztor.

133
IMPORTANT DE REINUT

Lista de verificare pentru auto-evaluarea managementului

documentelor

Se folosete un sistem unitar de organizare a documentelor?

Documentele sunt adugate la dosar la timp i ntr-o manier
organizat?

Dac un dosar sau unele documente sunt scoase din arhive, acest
lucru se nscrie ntr-un registru?

Este cunoscut n orice moment locaia dosarelor/documentelor?

Dosarele/Documentele sunt indexate corect?
Exist sisteme pentru transferarea dosarelor/documentelor inactive
ntr-o arhiv situat n afara instanei/parchetului?

Dosarele/Documentele inactive pot fi consultate uor?

Exist un sistem pentru urmrirea i controlul versiunilor
documentelor?

Dosarele i documentele sunt inspectate periodic pentru a verifica

dac acestea au fost deteriorate sau pierdute?

Sunt clare i sunt respectate reglementrile i procedurile privitoare

la accesarea documentelor de ctre persoanele interesate, n afara
personalului responsabil din cadrul instanei/parchetului, conform
prevederilor legale?

Sunt puse la punct controalele privitoare la accesul utilizatorilor,

inclusiv controlul privind modul de gestionare al documentelor cu
acces restricionat (confideniale, clasificate, secretizate etc.)?

Existi sunt respectate planificrile perioadelor de pstrare i a

termenelor de distrugere/eliminare a documentelor, conform
nomenclatoarelor arhivistice n vigoare?

134
 Datele i rapoartele statistice sunt exacte i fiabile?
Exist un proces pentru identificarea rapid i recuperarea
documentelor de importan vital, n cazul producerii unor situaii
de urgen?

Existdocumentaia necesar ntocmit pentru a facilita utilizarea

sistemelor automatizate de management al documentelor?

Existun proces bine pus la punct pentru crearea i pstrarea

documentelor duplicat sau a copiilor de siguran (backup)?

Zonele de arhivare respect standardele de curenie i de control

al condiiilor de mediu?

Personaluleste instruit/format corespunztor n domeniul

managementului documentelor?

Exist proceduri care s garanteze reluarea imediat a operaiunilor

n cazul n care apare o defeciune a sistemului automatizat de
gestionare a documentelor sau se produce un dezastru natural sau
un accident cauzat de o eroare uman?

135
Glosar de termeni - managementul documentelor

Arhivare: n contextul procesrii de date, arhivarea se refer n general la crearea

unor copii de siguran ale dosarelor n sistem electronic n special pentru
pstrarea pe termen lung. n cazul documentelor n format pe hrtie, poate face
referire la transferarea documentelor n arhiv pentru pstrarea pe termen lung.

Arhivarea electronic a documentelor: Documentele stocate n format digital pe

care numai un computer le poate procesa.

Band magnetic: O band din orice material impregnat sau nvelit ntr-un
material magnetic pe care pot fi nregistrate informaiile. Aceasta este folosit n
mod obinuit pentru stocarea unor informaii procesate prin intermediul unui
computer.

Cartona de marcare a lipsei unui document de la raft: Un cartona completat

care arat data, descrierea documentului, instituia/persoana care a solicitat
documentul, i alte informaii pertinente. Acest cartona va fi plasat n locul
dosarului/documentului pe raftul de la arhiv i va fi eliminat atunci cnd
documentul este returnat.

Ciclul de via al documentelor: Etapele prin care trec documentele de la

crearea lor la distrugerea final.

Codarea documentelor: Aplicarea denumirilor fiierelor de arhivare pe documente

n scopul clasificrii sau condensrii acestora.

Conservarea documentelor: ntreinerea documentelor ntr-o form utilizabil.

Consultarea documentelor: Cutarea/solicitarea documentelor i accesul la

acestea n orice moment n care acest lucru este necesar.

Controlul documentelor: Managementul documentelor generate sau primite de o

organizaie.

Copia documentului: Reproducerea coninutului complet al

dosarului/documentului, prin orice metod; o reproducere a unui original.

Copia de referin: O copie a unui document oficial care servete ca substitut al

acestuia, n scopul ca documentul s fie consultat mai uor. Aceasta mai este
denumit i copie de lucru.

Copia de rezerv a documentului: Un document care este proiectat s fie

pstrat pentru ntreaga perioad de arhivare, ca rezerv; aceasta nu se refer la o
copie de referin uzual/de lucru.

Crearea documentelor: Procesul producerii sau reproducerii documentelor.

Depozitarea documentelor: Asamblarea sistematic a documentelor n cutii sau

diverse sisteme de depozitare n vederea unei posibile utilizri viitoare.

136
Dischet: n sistemele computerizate de procesare de text, este un mijloc de
stocare electronic ce const dintr-un disc.

Discurile optice: Mediu de stocare destinat folosirii cu ajutorul computerului, n

format plat, care permite nregistrarea i/sau extragerea informaiilor prin procedee
optice, de obicei prin utilizarea laserelor. Discurile optice sunt nregistrate i/sau
citite de un driver special proiectat care funcioneaz ca dispozitiv periferic pentru
computer. Discurile optice i driverele asociate acestora sunt disponibile att n
configuraii citire/scriere ct i n configuraii calibrate exclusiv pentru citirea
acestora.

Documentul: un instrument care conine n cuprinsul su o serie de informaii.

Documentele administrative: Documente create pentru a sprijini instana n

ndeplinirea funciilor sale administrative.

Documentele inactive: Documentele care au o rat de referin mai mic i/sau

au ajuns la un stadiu pe durata ciclului lor de via n care sunt considerate
inactive. Tot documente inactive sunt i cele care nu trebuie s fie disponibile
pentru acces imediat i care sunt pstrate n scop administrativ sau pentru valoarea
lor legal, istoric, sau din alte considerente.

Dosarele curente: Materialele pstrate n cadrul instanei/parchetului n scopul

desfurrii operaiunilor curente i la care se face referire frecvent; denumirea
poate face referire i la dosarele cauzelor aflate pe rol la instana de fond sau la
dosarele cauzelor aflate pe rol la instana de control judiciar.

Dosarele gestionate n mod centralizat: Dosarele aferente desfurrii

activitii mai multor compartimente sau uniti de lucru care sunt pstrate i
gestionate, din punct de vedere fizic i/sau funcional, ntr-o singur locaie.

Dosarele gestionate n mod descentralizat: Dosare care sunt relaionate din

anumite puncte de vedere, dar care sunt depozitate n diverse compartimente ale
organizaiei, n loc s fie centralizate ntr-un singur birou sau zon de arhivare.

Documentele neeseniale: Documente care nu au o importan vital pentru

continuarea operaiunilor instanei.

Documente permanente: Un document care este considerat att de valoros sau

unic nct trebuie pstrat permanent, conform nomenclatoarelor arhivistice.

Hardware: Atunci cnd este vorba despre un sistem de procesare a datelor,

reprezint componentele mecanice cum ar fi unitatea central, monitorul i
driverele.

Index: Un instrument folosit pentru a cuta anumite date/informaii n coninutul

unui document, a unei baze de date sau a unui sistem de ndosariere care este
organizat ntr-o ordine logic, n funcie de localizarea documentului sau datelor n
sistemul respectiv de stocare. De obicei, indexul este o list sau un fiier aranjat

137
alfabetic sau numeric care faciliteaz accesul la obiecte de cutare, denumiri sau
titluri corespunztoare coninutului propriu-zis al unui document.

Indexare: Aciunea de a specifica sau de a stabili dinainte care sunt obiectele,

denumirile, numerele sau titlurile care vor defini modul n care un document va fi
ndosariat/arhivat.

Inventarul documentelor: Lista fizic a tuturor seriilor de documente create i

pstrate n instan. De obicei include colecia de date privitoare la numrul i
obiectul cauzei, datele de nregistrare i de soluionare, stadiul curent, locaia,
cantitatea, aspecte legate de gestionarea activ, duplicare i alte informaii
relevante.

ndosarierea: Procesul de aranjare i sortare a documentelor, astfel nct s poat

fi accesate rapid atunci cnd sunt necesare.

ndosarierea alfabetic: Organizarea dosarelor n funcie de nume, obiect sau

localizarea geografic, n ordine alfabetic.

ndosarierea alfanumeric: Organizarea dosarelor folosind o combinaie de

caractere alfabetice i numerice.

ndosarierea cu acces direct: O metod de ndosariere n care nu este necesar

niciun cod pentru a consulta documentele respective.

ndosarierea cu acces indirect: Un sistem n care referina la codul/numrul cu

care un material a fost ndosariat trebuie fcut nainte ca dosarul respectiv s
poat fi localizat i accesat

ndosarierea duplex-numeric: Organizarea dosarelor folosind dou sau mai

multe seturi de coduri numerice, cu seturile de numere separate prin cratim,
virgul, puncte-puncte sau spaii albe.

ndosarierea numeric: ndosarierea prin utilizarea unor coduri numerice n

diferite combinaii.

ndosarierea pe baza cifrei terminale: Organizarea dosarelor folosind ultima

cifr sau ultimul set de cifre ca unitate primar de ndosariere.

Managementul circuitului dosarelor: Supravegherea activ a modului n care

funcioneaz sistemul de management al circuitului dosarelor care s asigure
mijloacele de evaluare, monitorizare i contabilizare a cauzelor gestionate.

Managementul documentelor: Controlul sistematic al documentelor de la crearea

lor, pe durata gestionrii i utilizrii lor active, a stocrii/arhivrii inactive i pn la
distrugerea/eliminarea final a acestora.

Managementul fiierelor: Funcia de management care asigur analizarea

echipamentului, organizarea i procedurile necesare pentru facilitarea celui mai
eficient management al documentelor.

138
Medii optice: Mediul de stocare care permite nregistrarea i/sau extragerea
informaiilor prin intermediul unor procese optice, de obicei prin folosirea laserelor,
inclusiv pentru discurile optice, benzi, carduri, i alte mijloace similare.

Metru cub: Volumul documentelor n format pe hrtie care ocup un spaiu de un

metru nlime, un metru lungime i un metru lime; reprezint unitatea de
msurare de baz pentru volumul documentelor.

Metru liniar: O unitate de msurare folosit pentru a se stabili cantitatea de

documente n termeni de lungime a spaiului ocupat, indiferent de nlime i
lime.

Microfilm: Un film ce conine documente fotografice sau imagini a cror

dimensiune a fost redus n mod considerabil fa de materialul original captat pe
film.

Microfilmare: Procedeul reproducerii fotografice a unui document, de obicei pe un

film de 16mm sau 35mm. Originalul poate fi redus cu o optime sau o
cincisprezecime fa de dimensiunile sale originale, cu att de mult claritate, nct
poate fi readus la dimensiunile originale fr s se piard niciun detaliu.

Micro-formulare: Microfilmul pe rol, microfia, microfilmul pe computer i alte

formate produse prin orice metod de microfotografie sau prin alte mijloace de
miniaturizare pe suport de film.

Micrografie: Procesul producerii sau reproducerii informaiilor ntr-o form

miniatural. Aceasta mai este denumit i microimprimare sau microfotografie.

Perioada de pstrare: Perioada de timp n care un document trebuie s rmn

arhivat nainte de distrugerea/eliminarea sa final (dup expirarea termenelor de
pstrare prevzute de nomenclatoarele arhivistice).

Planificarea termenelor de pstrare a documentelor (conform

nomenclatoarelor arhivistice): Un document care cuprinde perioada de timp n
care o serie de documente trebuie pstrat ntr-un sistem de stocare activ/inactiv
nainte de soluionarea acestora i pn la arhivarea pe termen lung/permanent
sau distrugerea/eliminarea lor (la expirarea termenelor de pstrare).

Procesarea datelor electronice: Utilizarea unui computer pentru procesarea

datelor.

Procesul de salvare de siguran (backing-up): realizarea unei copii de

rezerv a unui fiier electronic pentru a fi folosit n caz c originalul este pierdut,
deteriorat sau distrus.

Protejarea documentelor: Protejarea documentelor mpotriva distrugerilor

neintenionate.

139
Referina ncruciat: O notaie ntr-un dosar/document sau pe o list care s
arate c un registru/document/dosar a fost depozitat/arhivat ntr-o anumit
locaie.

Registrul: Un document ce conine date sau informaii de orice tip i sub orice
format generate sau primite de o organizaie, necesare pentru desfurarea
activitii operaionale a organizaiei.

Registrul curent: Un registru la care se face referire n mod curent i care este
necesar pentru utilizarea curent.

Responsabilul: Persoana sau entitatea creia i-a fost ncredinat un document,

spre pstrare/gestionare.

Returnarea documentelor: Procesul de returnare a unui document la locul su de

origine la dosar/la arhiv, dup ce a fost solicitat i obinut pentru a fi consultat.

Selectarea documentelor: Ultima etap de gestionare a documentelor, n

vederea pregtirii acestora pentru distrugere(eliminare, pstrare permanent sau
arhivare.

Selectarea dosarelor: Procesul de selectare, din zona de stocare activ, a

documentelor inactive sau a cror perioad de pstrare a expirat (conform
nomenclatoarelor arhivistice), pentru a fi pstrate n alt loc sau pentru a fi
eliminate/distruse.

Seriile de documente: Un grup de documente identice sau relaionate care de

obicei se folosesc i sunt depuse la dosar ca o unitate i care permite evaluarea lor
ca unitate de sine stttoare, n scopul planificrii arhivrii acestora.

Sistemul de ndosariere: Metoda de planificare a indexrii i aranjrii

documentelor pentru asigurarea arhivrii i accesului la acestea.

Sistemele de stocare optic a datelor: Un sistem de transpunere a

documentelor analogice n format digital, care stocheaz imagini ale documentelor
digitalizate pe discuri optice i care are o baz de date suport cu toate informaiile
indexate pentru a asigura accesul online la acestea.

140