DEPARTAMENTOS Y/O DIVISIONES QUE DEBEN TENER UNA EMPRESA GRANDE

01. LA GERENCIA

Esta divisin viene a ser la ms importante ya que desempea la funcin directiva. Es decir,
la divisin que tiene una misin orientadora, de creacin de ideas, de planificacin. Adems,
debe de verificar o inspeccionar regularmente la marcha de cada seccin y evaluar
constantemente los datos que le sean presentados por las diversas secciones o divisiones del
negocio. La funcin directriz de la gerencia es un proceso que tiene lugar continuamente en
todos los terrenos de la actividad humana. Sin gerencia adecuada una empresa, ya sea
pblica o privada no podr desarrollarse de manera conveniente.

02. SUBGERENCIA

Tiene a su cargo las mismas funciones que el gerente, ya que en cualquier momento lo debe
de sustituir. Por lo tanto, la subgerencia es responsable al igual que el gerente ante las
autoridades y particulares de todos los asuntos relacionados con la empresa. En la
organizacin lineal, la subgerencia esta bajo la tutela de la gerencia a quien le tiene que
rendir todos los informes del funcionamiento de las dependencias de la empresa.

03. LA SECRETARIA

Es una seccin auxiliar de la Gerencia, tiene a su cargo el despacho y recibo de la

correspondencia que se genera en la empresa todos los das. La secretaria se encarga de dar
trmite de aquellos asuntos de tipo administrativo que ataen a toda la empresa. Es el
portavoz de la Gerencia para con los empleados y tambin sirve de intermediaria entre el
pblico y la Direccin de la Empresa. En ciertos casos se encarga de las labores de archivo.
Est atendida por una Secretaria o Secretario que necesita un conocimiento completo sobre
la organizacin de la empresa para poder llevar a cabo los trmites administrativos
necesarios de la misma.

04. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Es el departamento encargado de las finanzas, es decir, del dinero de la empresa. Sus

funciones principales son:

5.1 Mantener al da los registros contables de la empresa, de acuerdo a los requerimientos

legales que impone la SAT, es decir, el Sistema de Administracin Tributaria en
Guatemala, para presentar los informes peridicos que la ley establece.
5.2 Llevar el control de todos los gastos que se hagan en relacin a las compras, produccin,
salarios, alquileres
5.3 Presentar a los directivos de la empresa los informes Contables y Estadsticos que les
permitan tomar las decisiones importantes para la buena marcha de la empresa. Practicar
los inventarios peridicamente y rendir cuentas a la Auditora cuando as lo requieran.
5.4 Calcular y pagar los impuestos a que est afecta la empresa, en el tiempo debido para
evitar las multas respectivas.
5.5 La persona que tiene a su cargo este departamento debe estar debidamente autorizado, la
responsabilidad financiera de toda empresa recae en l. Es el encargado de presentar los
Estados Financieros de la Empresa, es decir, el Balance General y el Estado de Prdidas y
Ganancias.

PERSONAL Y RECURSOS HUMANOS

En la administracin de empresas, se denomina Recursos humanos (RR. HH.) al trabajo que
aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin, aunque lo ms
frecuente es llamar as al sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener al personal de la organizacin. Estas tareas las puede
desempear tanto una persona, como un departamento en concreto junto a los directivos de
la organizacin.

El objetivo bsico es alinear el rea o profesionales de RR. HH. con la estrategia de la

organizacin, lo que permitir implantar la estrategia organizacional a travs de las personas,
quienes son consideradas como los nicos recursos vivos y eficaces capaces de llevar al xito
organizacional y enfrentar los desafos que hoy en da se percibe en la competencia mundial.
Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se
administra con las personas, vindolas como agentes activos y proactivos dotados de
inteligencia, innovacin, creatividad y otras habilidade

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La misin de esta seccin es la de estudiar el mercado productor, tanto del pas como del
extranjero y conocer los precios de las mercaderas para adquirirlas al costo que ms
convenga,
desde luego, considerando su calidad y condiciones de venta. Hay que tomar en cuenta que
este departamento solo existe en empresas medianas y grandes, en donde se hace necesario
centralizar las compras de tiles, materias primas, equipo y mobiliario.

6.1 El departamento de compras debe estar regido por un Jefe que debe de reunir las
siguientes cualidades:

6.1.1 Conocimiento amplio sobre la estructura legal del mercado local, regional, nacional
e internacional para plantear las mejores estrategias en la adquisicin de la
mercadera y de la materia prima.
6.1.2 Conocimiento profundo del aspecto financiero de la empresa y de sus polticas de
gastos y de produccin, con relacin al resto de empresas que compiten dentro de un
mismo mercado, con similitud de productos para establecer las campaas de
promocin.
6.1.3 Cuidar que se departamento trabaje en completa coordinacin con el resto de la
empresa, para ofrecer un servicio eficiente a las diferentes secciones organizativas.

7. DEPARTAMENTO DE VENTAS

En algunas empresas este departamento es el ms importante, porque sobre su personal va a

depender el xito o bien el fracaso de la misma. Por lo antes expuesto, es que se hace
necesario que este departamento este integrado por el personal ms calificado en el campo
de las ventas, no solo en preparacin acadmica, sino tambin en la experiencia. La
capacidad que se tenga para vender los productos o servicios de la empresa, es la principal
tarea de este departamento. En empresas pequeas tiene a su cargo la publicidad y la
expedicin de los productos. En empresas importantes, existe departamento especfico para
el efecto. Recordar que uno de los objetivos de la empresa es el de obtener ganancia. Con
base a este objetivo, se resalta la importancia del departamento de ventas. Algunos autores
han planteado que la empresa en general depende de la vigencia del departamento de
ventas. Actualmente este departamento se estudia conjuntamente con el de Mercadeo,
porque las mejores ventas se van a obtener si se tiene un conocimiento real de las
condiciones del mercado. De las funciones asignadas a este departamento estn las
siguientes:
 7.1 Conocimiento amplio de la poltica empresarial y comercial de la empresa, para actuar de
acuerdo a la visin, misin, objetivos, metas y estrategias establecidas en la planificacin
general.
7.2 Determinar el precio de venta con base a los costos de produccin y calidad de la materia
prima, tomando en cuenta los porcentajes de ganancia de acuerdo a la oferta y la
demanda que se produce en el mercado, segn el poder adquisitivo de los consumidores.
7.3 Organizacin de los vendedores: actividad que no solo es de tener el mando sino de
organizarlos de acuerdo a las categoras de las ventas. Por ejemplo:
7.3.1 Vendedores ambulantes de casa en casa, o bien de ruta.
7.3.2 Vendedores de sala de ventas, para quienes se les requiere mejor presentacin y de
buenas relaciones humanas.
7.3.3 Capacitacin constante para que el equipo de ventas tenga mayor efectividad en el
conocimiento de los productos
7.3.4 Establecer los controles de distribucin de las ventas para que el producto siempre
este a la disposicin de los clientes.
7.3.5 Control de bodega de los productos terminados, como tambin los inventarios de
existencia, por cualquier eventualidad que se presente a causa de hechos
imprevistos.
7.4 Cualidades que debe de reunir el jefe de ventas:
7.4.1 Capacidad tcnica y personalidad para dirigir al personal de ventas.
7.4.2 Conocimiento amplio sobre la mercadotecnia del consumidor.
7.4.3 Conocimiento de las tcnicas actuales sobre ventas y sus distintos sistemas.
7.4.4 Cocimientos amplios sobre la psicologa del consumidor.
7.4.5 Conocimiento real y concreto sobre los productos y sus caractersticas.

DEPRATAMENTO DE IMPORTACION Y EXPORTACION

Funciones de un departamento de importaciones:

Cada Parte requerir del importador que solicite trato arancelariopreferencial para un bien de
otra Parte, que:
a) declare por escrito, en el documento de importacin con base en un certificado de origen
vlido, que el bien califica como originario.
b) tenga el certificadode origen en su poder al momento de hacer esa declaracin.
c) presente o entregue el certificado de origen cuando lo solicite la autoridad competente.
Cada Parte requerir del importador quepresente o entregue una declaracin corregida y pague
los impuestos de importacin correspondientes, cuando el importador tenga motivos para creer
que el certificado de origen en que se sustenta sudeclaracin de importacin contiene
informacin incorrecta. Si presenta la declaracin mencionada en forma espontnea, conforme a
la legislacin interna de cada Parte, no ser sancionado.
Cada Partedispondr que cuando el importador no cumpla con cualquiera de los requisitos
establecidos en el prrafo 1, se niegue el trato arancelario preferencial al bien importado de otra
Parte para el cual se hubierasolicitado la preferencia.
La solicitud a que se refiere el prrafo 1, literal c) no evitar el desaduanamiento o levante de la
mercanca en condiciones de trato arancelario preferencial solicitado enla declaracin de
importacin.

Funciones de un departamento de exportaciones:

Cada Parte dispondr que un exportador o productor de esa Parte que haya llenado y firmado un
certificado o unadeclaracin de origen, entregue copia del certificado validado o de la
declaracin de origen a la autoridad competente cuando sta lo solicite.
Un exportador o un productor que haya llenado y firmado uncertificado o una declaracin de
origen y tenga razones para creer que ese certificado o declaracin contiene informacin
incorrecta, debe comunicar sin demora y por escrito.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
 Hay que tomar en cuenta que este departamento no es funcional en una empresa comercial,
que se dedique a la compra y venta de mercaderas. El Departamento de Produccin es
patrimonio casi exclusivo de las empresas industriales, en las que ocupa el lugar ms
importante. La labor principal de este departamento es la fabricacin de los productos, por
ejemplo, telas, productos alimenticios, maquinara y otros.

9.1 El departamento de produccin debe de estar dirigido por una persona que rena las
siguientes cualidades:

9.1.1 Entendimiento amplio de las tcnicas para la elaboracin de los diversos productos.
9.1.2 Crditos acadmicos que avalen su conocimiento en el manejo de materias primas.
9.1.3 Dominio de los principios psicolgicos aplicados a la empresa para la convivencia
laboral.

9.2 En este departamento se llevan los siguientes registros:

9.2.1 Control constante de la calidad de la materia prima como tambin de su existencia.
9.2.2 Control de los productos en elaboracin y los ya elaborados.
9.2.3 Control y verificacin del empaque de los productos ya terminados.

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SUPERVISION DE PRODUCTOS

El control de calidad es el conjunto de los mecanismos, acciones y herramientas realizadas para

detectar la presencia de errores.

La funcin principal del control de calidad es asegurar que los productos o servicios cumplan con
los requisitos mnimos de calidad. Existe primordialmente como una organizacin de servicio,
para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniera del producto y proporcionar
asistencia al departamento de fabricacin, para que la produccin alcance estas
especificaciones. Como tal, la funcin consiste en la recoleccin y anlisis de grandes cantidades
de datos que despus se presentan a diferentes departamentos para iniciar una accin
correctiva adecuada.

Todo producto que no cumpla las caractersticas mnimas para decir que es correcto, ser
eliminado, sin poderse corregir los posibles defectos de fabricacin que podran evitar esos
costos aadidos y desperdicios de material.

Para controlar la calidad de un producto se realizan inspecciones o pruebas de muestreo para

verificar que las caractersticas del mismo sean ptimas. El nico inconveniente de estas
pruebas es el gasto que conlleva el control de cada producto fabricado, ya que se eliminan los
defectuosos, sin posibilidad de reutilizarlo.

8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD

Este departamento tiene cono finalidad la de promover los productos o servicios de la

empresa por medio de las pautas publicitarias, valindose de los diversos medios a su
alcance. La finalidad principal de este departamento consiste en incrementar el volumen de
ventas, a fin de obtener el mayor beneficio empresarial posible. Actualmente se comprende
que el dinero que se invierte en propaganda o publicidad no es un gasto de prdida, sino una
inversin. Entre los principales medios para hacer la publicidad tenemos:

8.1 Anuncios en peridicos, revistas, afiches, carteles, mantas vinlicas, trifoliares,

desplegados, catlogos, volantes y otros.
8.2 Ofertas, muestras, cupones de descuento, regalos y otros.
8.3 Programas de radio, televisin por cable y seal abierta, cine e Internet
8.4 Demostraciones, desfiles, concursos, seminarios, ferias, exposiciones, cartas, visitas y
otros.
11. DEPARTAMENTO DE ALMACEN O BODEGA

En este departamento se guarda se controla y distribuye todos los tiles y materiales

necesarios para uso interno de la empresa, oficinas o para la produccin. Se dan varios tipos
de almacenamiento:
11.1 Bodega: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen mercancas como
materias primas, componentes, materiales, herramientas, equipos, materiales de oficina,
que la empresa adquiri en el mercado y que sern consumidos internamente para
lograr el funcionamiento de la empresa, ya sea en las pareas productivas, como las
fbricas, talleres, agencia o en las reas administrativas como las oficinas.

11.2 Depsito: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen los productos
acabados que la empresa produjo y que sern vendidos en el mercado. La bodega y el
depsito reciben, guardan y proveen mercancas, materia prima y productos acabados.
En ambas hay entrada, existencias y salida de mercancas. La entrada significa ingreso
de mercancas en el local. Existencias es la cantidad de productos almacenados. Salida
es la mercanca que se entrega de acuerdo a la orden de expedicin que se tenga o se
presente. Es necesario prever el flujo de entradas y salidas de mercancas, materia
prima, productos acabados, para que siempre exista un nivel adecuado de existencias y
as satisfacer las necesidades de la empresa. Cuan mayor es la rotacin de las
mercancas materias primas y productos acabados, tanto mayor ser el nmero de
compras y entrega de ellas. Esta rotacin indica el nmero de veces que las existencias
de un artculo se renuevan durante un perodo determinado de tiempo.

11.3 Almacenes generales: en determinadas pocas del ao, especialmente cuando hay un
equilibrio entre la oferta y la demanda, la bodega y el depsito no abarcan todo el
volumen de mercancas guardadas. Surge entonces la necesidad de contar con edificios,
locales y espacios privados para el almacenamiento externo de mercancas por un
tiempo flexible. Las empresas generalmente recurren a almacenes generales de
depsito, o sea, a agentes auxiliares del comercio que tienen como objetivo la prestacin
de servicios de almacenamiento de mercancas, materias primas o productos acabados a
productores y comerciantes. Los almacenes generales de depsito son establecimientos
que guardan y conservan mercancas, mediante un determinada tarifa remunerativa,
emitiendo ttulos como el certificado de depsito y el warrant, que significa
autorizacin legal de esas mercancas. Estos almacenes facilitan las operaciones
comerciales, pues al emitir los ttulos representativos de esas mercancas, permiten que
productores y comerciantes negocien las mismas sin necesidad de removerlas o
transferirlas.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS

Las relaciones pblicas (conocidas por las siglas RR.PP.) son un conjunto de acciones de
comunicacin estratgica coordinadas y sostenidas en el tiempo, que tienen como principal
objetivo fortalecer los vnculos con los distintos pblicos, escuchndolos, informndolos y
persuadindolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo en determinadas acciones.

Su misin, es generar un vnculo entre la organizacin, la comunicacin y los pblicos

relacionados (Stakeholder), adems de convencer e integrar de manera positiva, para lo cual
utiliza diferentes estrategias, tcnicas e instrumentos.

Es una disciplina en desarrollo que emplea mtodos y teoras de la publicidad, marketing, diseo,
comunicacin, poltica, psicologa, sociologa, periodismo, entre otras ramas y profesiones.
DEPARTAMENTO DE INFORMACION:

Se ha considerado este departamento de vital importancia toda vez que su funcin es la de

atender debatidamente al pblico en general, es decir, a los clientes fijos como potenciales

hacia los productos que fabrica la empresa. Por lo cual es necesario que todo empleado que
atienda este departamento sea especializado en el trato social, es decir, en la convivencia.
Es un departamento que tiene que estar constantemente capacitando a su personal en el
campo de las Relaciones Humanas. A este departamento tambin se le llama de Recepcin.
Entre las cualidades que debe de tener la persona recepcionista estn:

4.1 Personalidad agradable, buena educacin, adecuada presentacin un alto grado de

madurez para por tratar bien a los clientes. En la oficina de recepcin no debe colocarse
personal solo por ocupar el puesto, sino personal que le de buena imagen de entrada a la
empresa.
4.2 Debe tener un conocimiento amplio de la forma en que est organizada la empresa y de
los servicios que ofrece. As tambin de los reconocimientos que ha tenido la institucin
por su labor desarrollado dentro de la sociedad que sirve.
4.3 Poseer una voz agradable y con buena diccin para que el pblico perciba una
amabilidad que le persuada hacia preferir los productos que fabrica la empresa.
4.4 Ser creativo para actuar en situaciones no previstas, y que se relacionen con el prestigio
de la empresa.
4.5 Estar al tanto sobre los cambios que se operen dentro de la empresa, para que de esa
forma el pblico consumidor puede ser informacin de manera eficiente.
4.6 Poner especial cuidado al momento de atender las llamadas telefnicas, hacerlo con voz
agradable, de manera que el receptor sienta que se le atiende con amabilidad, y hacerlo
sentir que l es importante para la empresa. Tomar nota sobre las informaciones que los
clientes brinden por telfono.

DEPARTAMENTO DE COMPUTO
Un centro de procesamiento de datos (CPD) o centro de cmputo, es el conjunto de recursos,
fsicos, lgicos y humanos necesarios para la organizacin, realizacin y control de las
actividades informticas de una empresa.
Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cmputo son las siguientes:
Operar el sistema de computacin central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de produccin y calendarios
preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones
de su superior inmediato.
Realizar las copias de respaldo (back-up) de la informacin y procesos de cmputo que se
realizan en la Direccin, conforme a parmetros preestablecidos.

ARCHIVO
Archivo: Coordina y gestiona las labores de procesamiento tcnico de los documentos producidos
y recibidos en las unidades tanto administrativas como acadmicas, teniendo dentro de sus
funciones la de facilitar y garantizar el acceso a la informacin contenida en los documentos,
adems de garantizar la normalizacin de la gestin documental dentro de la empresa.