Cmo hacer inventario en Excel

con cdigo de barras paso a paso

Como quiero que sea lo ms simple posible, utilizo cuatro columnas en la parte izquierda
para hacer el recuento de inventario propiamente dicho y otras cuatro columnas en la parte
derecha donde especifico todos los datos del catlogo de productos de la empresa y donde
vamos a ir acumulando todas las cantidades que encontremos mientras hacemos el
recuento de inventario.
Aqu (en la celda F1) lo que vamos a hacer es utilizar una primera columna para el cdigo
de barras. Es importante que la primera columna de la parte derecha sea para el cdigo de
barras y no para otro dato, luego veremos por qu. En una segunda columna (columna G)
voy a especificar el cdigo interno del producto. En la siguiente columna voy a especificar la
descripcin del producto y en la ltima de la parte derecha vamos a acumular las unidades
inventariadas.
Como no voy a usar un lector de cdigo de barras, para simplificar, vamos a suponer que
los cdigos de barras son: 1, 2, 3 y 4 y que los cdigos internos del producto son P1, P2, P3
y P4 y que las descripciones son: aaa, bbb, ccc y ddd. Son importantes las
descripciones para comprobar que estamos haciendo el inventario correctamente.
No s si te lo he dicho pero vamos a utilizar slo 2 frmulas: una frmula en la columna I y
otra frmula en las columnas C y D. Ahora pasamos a rellenar la parte izquierda y luego
pasaremos a rellenar las frmulas.
En la parte izquierda vamos a tener la hoja de trabajo de inventario. Tambin va a empezar
por el cdigo de barras y va ir seguido de las unidades que recontemos de cada producto.
Cada vez que contamos un producto, lo que vamos a hacer es escanear el cdigo de barras
en la columna A y especificamos las unidades que encontremos en la columna B y en las
columnas C y D lo que vamos a tener es la descripcin del producto y el cdigo interno.
Como te deca, en las columnas C y D vamos a utilizar frmulas; pues venga, vamos con la
primera frmula que es un BUSCARV.
Qu vamos a hacer? Vamos a buscar el valor del cdigo de barras que acabamos de
escanear dentro de la matriz formada por las columnas F, G y H.
Te deca antes que es importante que el cdigo de barras estuviera en la columna F porque
la bsqueda de BUSCARV siempre implica que el valor buscado se encuentre en la primera
columna de la matriz. Si el cdigo de barras estuviera en la columna G, ya no me servira.
Lo que vamos a hacer en la celda C2 es traer la descripcin donde haya coincidencia dentro
de la matriz, por ejemplo, en este caso, si tengo el cdigo de barras 1, en el campo de
descripcin quiero que me aparezca aaa, para eso, lo que hago es que en el indicador de
columnas especifico el nmero 3 porque dentro del espacio rosa, la matriz, la columna en la
que tengo la informacin que quiero mostrar es la tercera.
El ltimo argumento de la frmula BUSCARV es el argumento ordenado y este argumento
lo que nos permite es que BUSCARV encuentre el valor ms aproximado al que estoy
buscando o que intente encontrar exactamente el valor que estoy buscando. En este caso,
evidentemente, lo que pretendo es encontrar exactamente este valor, nada de coincidencias
aproximadas sino una coincidencia exacta, por lo tanto, indicamos falso y podemos cerrar
la frmula.
Para tener aqu (columna D) el cdigo interno correspondiente al cdigo de barras 1, que
sera P1 tengo que utilizar la misma frmula BUSCARV simplemente cambiando el
indicador de columnas, en el que voy a cambiar la columna nmero 3 de la matriz por la
columna nmero 2 que es la que tiene el cdigo interno. Efectivamente, ya tenemos los dos
datos que necesitamos.
Vamos a atacar con la segunda frmula, segunda y ltima. Te he prometido que slo bamos
a utilizar dos, ya iremos complicando el documento de inventario, lo complicaremos y le
aadiremos ms cosas en prximos artculos en el blog, que no s si te lo he dicho pero el
blog est en josepjurado.com, espero que me visites, te suscribas, te suscribas al canal de
YouTube, des me gustas y compartas todos los artculos; por esperar, eso es lo que yo
espero, t haz lo que quieras
Bueno, venga, vamos a por la segunda frmula que es SUMAR.SI.
Lo que vamos a hacer es sumar cantidades si se cumple una condicin.
Cmo vamos a utilizar esta frmula aqu? Vamos a especificar que dentro del rango de los
cdigos de barras que voy a ir encontrando y escaneando en la columna A, dentro de este
rango, cada vez que se cumpla el criterio de que un cdigo de barras sea el valor que tengo
como cdigo de barras en mi fila, cada vez que pase eso, lo que voy a hacer es sumar lo
que est contenido en el rango de la columna B de cada una de las filas donde se cumpla
este criterio.
Vamos a ver un ejemplo y vers qu sencillo: cada vez que yo pique el cdigo de barras
nmero 1, lo haga las veces que lo haga, las unidades que este cdigo tenga asociadas se
van a ir sumando y acumulando.
Ya est! Ya tenemos la plantilla de inventario acabada, no tiene nada ms.
Ahora t puedes hacer este listado tan largo como quieras, puedes hacer la zona de trabajo
tan larga como quieras y puedes aadir tantas columnas como necesites tanto aqu (parte
izquierda) como aqu (parte derecha) pues para tener, no s, el precio de coste, por ejemplo,
de los productos y poder valorar tu inventario a la vez que lo haces o aqu (columna D) tener
un campo con el color del producto para asegurarte visualmente, hacer una mejor
comprobacin visual, mientras vas haciendo el inventario de que el producto corresponde y
que el cdigo de barras que tiene asociado es correcto.
Y bueno, si a esto le das colorines y formatos y bordes, tendrs la plantilla de inventario tal
como yo te la envo cuando te suscribes al blog.
Espero que te sirva y que el vdeo te sea til, que hagas tu propia plantilla y que, lo que te
deca, que te pases por josepjurado.com, te suscribas al canal de YouTube, te suscribas al
blog y te suscribas a todo para que todo lo que vaya publicando te vaya apareciendo por ah
y te ir enviando mails sin molestarte mucho. Bueno, nada, al fin y al cabo trato de hacer
documentos que te sean tiles o sea que mal tampoco te va a ir.