Governo do Estado de Minas Gerais

Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

CARTILHA DO
REGISTRO DE PREOS

2005
NDICE
I. O que o Sistema de Registro de Preos - SIRP?.... 4

II. Quais so as normas que regulamentam o SIRP? .. 4

III. Agentes do Registro de Preos ................................ 6

IV. Instrumentos do Registro de Preos ........................ 9

V. Quais so as variveis de um item de Registro de

Preos?................................................................................ 12

VI. Qual a diferena entre as vigncias da Ata de

Registro de Preos e dos Contratos celebrados pelos
rgos Participantes? ...................................................... 13

VII. A Ata de Registro de Preos poder sofrer altera-

es? E o contrato? .......................................................... 15

VIII. Qual o limite para o aumento do quantitativo?

............................................................................................ 17

IX. Como incluir um rgo No-Participante na Ata de

Registro de Preos? .......................................................... 18

Cartilha do Registro de Preos - 2005

X. O que o Direito de Preferncia do fornecedor?
............................................................................................ 22

XI. Quais so as hipteses em que o Registro de Preos

dever ser adotado?.......................................................... 23

XII. Quais as vantagens de se utilizar o Registro de

Preos? .............................................................................. 25

XIII. Quais so as desvantagens do Registro de Preos?

............................................................................................ 28

XIV. Quais so as fases do Registro de Preos .......... 29

XV. Sobre o julgamento dos lotes ................................ 38

Cartilha do Registro de Preos - 2005

I. O que o Sistema de
Registro de Preos - SIRP?
Conjunto de procedimentos para registro formal de
preos relativos prestao de servios, aquisio e loca-
o de bens, para contrataes futuras, realizado por meio
de uma nica licitao, na modalidade de concorrncia ou
prego, em que as empresas disponibilizam os bens e ser-
vios a preos e prazos registrados em ata especfica e que
a aquisio ou contratao feita quando melhor convier
aos rgos/entidades que integram a Ata.

II. Quais so as normas que

regulamentam o SIRP?
O Sistema de Registro de Preos foi institudo pelo
art. 15 da Lei federal n. 8.666/93, que dispe sobre nor-
mas gerais de Licitao e Contratao na esfera pblica.
O dispositivo em referncia determina que:
"Art. 15 As compras, sempre que possvel, devero:
(...).

4
Cartilha do Registro de Preos - 2005
 II - ser processadas atravs de sistema de registro
de preos;
(...)
1 O registro de preos ser precedido de ampla
pesquisa de mercado.
2 Os preos registrados sero publicados trimes-
tralmente para orientao da Administrao, na impren-
sa oficial.
3 O sistema de registro de preos ser regula-
mentado por decreto, atendidas as peculiaridades regio-
nais, observadas as seguintes condies:
I - seleo feita mediante concorrncia;
II - estipulao prvia do sistema de controle e
atualizao dos preos registrados;
III - validade do registro no superior a um ano.
4 A existncia de preos registrados no obriga a
Administrao a firmar as contrataes que deles pode-
ro advir, ficando-lhe facultada a utilizao de outros
meios, respeitada a legislao relativa s licitaes, sendo
assegurado ao beneficirio do registro preferncia em
igualdade de condies.
5 O sistema de controle originado no quadro geral
de preos, quando possvel, dever ser informatizado.

5
Cartilha do Registro de Preos - 2005
 6 Qualquer cidado parte legtima para impug-
nar preo constante do quadro geral em razo de incom-
patibilidade desse com o preo vigente no mercado. (...)"
No mbito do Estado de Minas Gerais, este dispo-
sitivo foi regulamentado pelo Decreto 43.652 de 12 de
novembro de 2003, que dispe sobre o processo de
Registro de Preos a ser adotado na esfera estadual.
Recentemente, este Decreto foi alterado pelo
Decreto 43.979, de 3 de maro de 2005, que modificou
a redao do art. 4, possibilitando a prorrogao da Ata
de Registro de Preos por at 12 meses.

III. Agentes do Registro de

Preos
rgo Gestor: rgo ou entidade da Adminis-
trao Pblica responsvel pela conduo do conjunto
de procedimentos do certame para registro de preos e
gerenciamento da Ata de Registro de Preos dele decor-
rente. , geralmente, o rgo que possui maior capaci-
dade tcnica para realizar todo o procedimento, seja
por possuir melhor estrutura ou por estar habituado a

6
Cartilha do Registro de Preos - 2005
realizar contrataes do objeto cujo preo se est regis-
trando.
rgo Interessado: rgo ou entidade da
Administrao Pblica que foi convidado a participar do
Registro de Preos e participa dos procedimentos ini-
ciais, informando seu planejamento ao rgo gestor, no
entanto, ainda no tem sua participao formalizada por
meio do Termo de Adeso.
rgo Participante: rgo ou entidade que parti-
cipou dos procedimentos iniciais do SRP e formalizou
sua participao por meio do Termo de Adeso e integra
a Ata de Registro de Preos. A sua demanda prevista na
Ata de Registro de Preos e o fornecedor tem o dever de
entreg-la, caso haja necessidade da contratao.
rgo No-Participante: rgo ou entidade que
no est contemplado na Ata do Registro de Preos,
portanto no tem sua demanda prevista no processo.
Poder vir a participar do Registro de Preos se apresen-
tar sua demanda ao rgo Gestor e este negociar o for-
necimento do quantitativo levantado com o fornecedor,
desde que este atenda s mesmas condies e no preju-
dique os demais rgos Participantes. Caso o fornece-
dor concorde em realizar o fornecimento, o rgo No-
Partipante dever compor o Termo de Adeso e envi-

7
Cartilha do Registro de Preos - 2005
lo ao rgo Gestor para que este junte o termo ao pro-
cesso e possa alterar a Ata de Registro de Preos. O
rgo No-Partipante, conforme 3, do art. 8, do
Decreto 43.652/03, poder solicitar um quantitativo de
at 100% do que foi registrado.
Para trabalhar no sistema, o rgo ou entidade
interessado ou participante do Registro de Preos deve-
r designar servidores para operar o sistema nos seguin-
tes perfis:
Unidade Processadora: a unidade ou servidor
do rgo interessado com competncia para coordenar
e consolidar o planejamento interno do rgo. quem
elabora, nos "Registros de Preo Com Levantamento", a
planilha de levantamento do rgo, com os itens que o
rgo tem interesse em ter os preos registrados, solici-
tando s unidades consumidoras, em seguida, o quanti-
tativo para cada item da planilha. , tambm, quem
compe o Termo de Adeso, informando os quantitati-
vos definitivos do rgo interessado para os itens que
sero registrados.
Unidades Consumidoras: Unidades do rgo
interessado que so subordinadas ao setor da unidade
processadora. Exemplificando, seriam as regionais que
possuem unidades de compras centralizadas, no entanto

8
Cartilha do Registro de Preos - 2005
subordinadas unidade de compras central do rgo.
Responsvel por preencher o quantitativo dos itens
constantes da planilha de levantamento enviada pela
unidade processadora.
Unidade Aprovadora: a autoridade competen-
te para verificar a regularidade das informaes apresen-
tadas pela Unidade Processadora na composio da
Planilha de Levantamento e do Termo de Adeso e
aprov-las, encaminhando os termos, em seguida, para o
rgo Gestor.

IV. Instrumentos do Registro de

Preos
Planilha de Levantamento: a relao de itens
que o rgo Interessado deseja que tenham seus preos
registrados, enviando para o rgo Gestor j com o
quantitativo de todas as suas Unidades Consumidoras
consolidados.
Planilha Consolidada: a relao dos itens que
vo compor o Termo de Adeso e, possivelmente, iro
para o edital de Registro de Preos, elaborada pelo

9
Cartilha do Registro de Preos - 2005
rgo Gestor, a partir das propostas enviadas pelos
rgos interessados nas Planilhas de Levantamento.
Termo de Adeso: o documento pelo qual, o
rgo Interessado efetiva a sua participao no Registro
de Preo, selecionando, na Planilha Consolidada que
acompanha o Termo de Adeso, os itens que deseja con-
tratar futuramente e os respectivos quantitativos. por
meio do Termo de Adeso que o rgo Interessado
torna-se rgo Participante, passando a ter o quantitati-
vo para os itens que aderiu contemplado no Edital e na
Ata de Registro de Preos, garantindo, assim, a reserva
daquele quantitativo para as futuras aquisies.
Termo de Negativa de Adeso: o documento
pelo qual o rgo Interessado informa ao rgo Gestor
que NO ir participar do Registro de Preos, apresen-
tando, obrigatoriamente, uma justificativa.
Edital: o instrumento convocatrio da licitao
para o Registro de Preos, em que se apresentam os
itens que se deseja registrar os preos e todas as condi-
es para participao no processo licitatrio e para as
futuras contrataes. Pode ser um edital de Prego ou
Concorrncia.
Ata de Registro de Preos: o documento cele-
brado entre o rgo Gestor e os Fornecedores que

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
registraram seus preos, vinculativo e obrigacional, com
caracterstica de compromisso para futura contratao, no
qual se registram os preos, os fornecedores, os rgos
participantes e as condies a serem praticadas nas con-
trataes futuras, conforme as disposies contidas no
instrumento convocatrio e propostas apresentadas.
Contrato ou Instrumento Equivalente: o
documento que estabelece o vnculo entre o fornecedor
e o rgo Participante, por meio do qual o fornecedor
se obriga a entregar o bem ou a prestar o servio con-
tratado e a Administrao obriga-se a contratar o objeto
da avena, pagando o valor respectivo por ele.
Para que haja mais flexibilidade nas contrataes
por Registro de Preos recomendado que se utilize os
instrumentos equivalentes ao contrato, citados no art. 62
da Lei federal n. 8.666/93 (nota de empenho, autoriza-
o de fornecimento, ordem de servio etc.), para se efe-
tivar as aquisies. Isso porque, dessa forma, o rgo
Participante poder usufruir automaticamente das alte-
raes realizadas na Ata de Registro de Preos pelo
rgo Gestor, tal como uma alterao para restabeleci-
mento do equilbrio econmico-financeiro ou uma
reduo do valor para ajust-lo ao preo praticado no
mercado, por exemplo.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 Alm disso, o rgo Participante no gera para si
a obrigao de contratar todo o quantitativo solicitado,
o que j ocorre no contrato.

V. Quais so as variveis de um
item de Registro de Preos?
Os itens de Registro de Preos seguem a mesma
especificao do Catlogo de Materiais e Servios -
CATMAS do SIAD, no entanto, os itens previstos no
Catlogo podem, conforme as variveis agrupadas s
especificaes, desdobrarem-se em itens diferentes. As
variveis so as seguintes:
Unidade de Aquisio: a unidade de medida
utilizada para aquisio de itens de materiais, a forma
como o fornecedor os disponibiliza para venda. Ex: cai-
xas, blisters, KG, ML, frasco etc.
Localidade: a cidade em que o fornecedor deve-
r realizar a entrega do bem ou a prestao do servio.
Periodicidade: a freqncia com que o forne-
cedor dever efetuar as entregas do bem ou a prestao
do servio. Ex: diria, semanal, mensal, anual etc.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 Quantidade: a demanda apresentada para cada
item de Registro de Preos. Pode ser o determinante para
desmembrar o item em mais de um, quando o Gestor
quiser possibilitar a concorrncia aos pequenos empres-
rios. Por exemplo, um item que tenha um quantitativo de
1.000.000 (um milho) pode ser desmembrado em 4 itens
de 250.000 (duzentos e cinqenta mil), no entanto man-
tendo a mesma especificao e as mesmas variveis, quais
sejam, unidade de aquisio, localidade e periodicidade.
Ressaltamos que os itens de registro de preos
podem figurar num mesmo processo licitatrio inde-
pendente da linha de fornecimento a qual pertenam.

VI. Qual a diferena entre as

vigncias da Ata de Registro
de Preos e dos Contratos
celebrados pelos rgos
Participantes?
As vigncias da Ata de Registro e do contrato
transcorrem de forma independente, entretanto o con-

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
trato s pode ser firmado enquanto a Ata estiver vigen-
te, porm pode se encerrar aps a expirao da validade
da Ata.
A Ata no acompanha o exerccio financeiro,
tendo em vista que no apresenta nenhuma reserva
oramentria no seu texto, e pode vigorar por at 1 (um)
ano, podendo ser prorrogada por mais 12 (doze) meses
quando se tratar de servios executados de forma cont-
nua, nos termos do art. 1 do Decreto n 43.979/05,
que alterou o art. 4 do Decreto n 43.652/03, incluin-
do, no que se refere regulamentao da prorrogao, a
referncia ao 4 do art. 57 da Lei 8.666/93 , o qual
transcrevemos a seguir:
"4 Em carter excepcional, devidamente justifi-
cado e mediante autorizao da autoridade superior, o
prazo de que trata o inciso II do caput deste artigo
poder ser prorrogado em at 12 meses."
J o contrato est adstrito ao exerccio financeiro,
pois sua durao est vinculada vigncia dos respecti-
vos crditos oramentrios, conforme dispe o caput do
art. 57 da Lei federal 8.666/93, dispositivo este indicado
no pargrafo nico do art. 4 do Decreto 43.652/03.
Como exemplo, podemos citar uma situao em
que a Ata firmada em junho/2005, sendo vlida por 1

14
Cartilha do Registro de Preos - 2005
(um) ano. Os contratos podero ser firmados a partir de
junho/2005, mas somente podero vigorar at o dia 31
de dezembro/2005, data ltima de validade dos crditos
oramentrios, seguindo assim a regulamentao do art.
57 da Lei federal 8.666/93. Dessa forma, os contratos
perdero a sua validade, mesmo a Ata continuando em
vigor, j que esta pode ultrapassar o exerccio financeiro.
De 1 de janeiro/2006 at o ms de junho/2006,
novos contratos podero ser firmados, pois a Ata conti-
nuar vigente, podendo vigorar at 31 de dezembro/2006.

VII. A Ata de Registro de

Preos poder sofrer altera-
es? E o contrato?
O art. 12, do Decreto n. 43.652/03 dispe sobre
a possibilidade de alterar a Ata de Registro de Preos,
numa negociao entre rgo Gestor e fornecedor, nos
termos da regulamentao do art. 65, da Lei federal n.
8.666/93, dispositivo que trata das alteraes nos con-
tratos administrativos.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 Nesse sentido, a Ata de Registro de Preos poder
ser aditada, por exemplo, para restabelecer o equilbrio
econmico-financeiro, para aumentar o quantitativo
registrado em at 25% (vinte e cinco por cento), hipte-
se em que o fornecedor dever acatar obrigatoriamente,
e poder, ainda, sofrer apostilamentos nos termos do 8
do art. 65 da Lei 8666/93.
A alterao na Ata de Registro de Preos inde-
pendente da alterao dos contratos. Dessa forma, se o
rgo Participante j houver formalizado um contrato
com o fornecedor poca em que for realizada a altera-
o na Ata de Registro de Preos, a relao entre as duas
partes no sofrer influncia das alteraes realizadas na
Ata. Para que isso ocorra, uma das partes, rgo
Participante ou fornecedor, dever solicitar a alterao
do contrato para que se replique neste a alterao realiza-
da na Ata.
De outro lado, se for realizada uma alterao em
qualquer contrato celebrado entre o Fornecedor e um
dos rgos Participantes do Registro de Preos, a Ata de
Registro de Preos no sofrer nenhuma influncia, a
no ser que o rgo Gestor considere prudente realizar
a mesma alterao na Ata.
Para que haja maior flexibilidade nas contrataes por
Registro de Preos recomendamos que sejam utilizados os

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
instrumentos equivalentes ao contrato, previstos no art. 62
da Lei 8.666/93, para se efetivar as aquisies. Isso porque,
dessa forma, o rgo Participante poder usufruir, automa-
ticamente, das alteraes realizadas na Ata de Registro de
Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emisso de nota de
empenho, autorizao de fornecimento ou ordem de servi-
o, o rgo Participante remeter s disposies constantes
da Ata de Registro de Preos e as suas atuais alteraes.

VIII. Qual o limite para o

aumento do quantitativo?
O quantitativo total registrado na Ata de Registro
de Preos poder ser aumentado em 25% (vinte e cinco
por cento), nos termos do 1, do art. 65, da Lei federal
n. 8.666/93, conforme dispe o art. 12, do Decreto n.
43.652/03, devendo o fornecedor entregar o bem ou
realizar o servio acrescido obrigatoriamente.
Alm desse quantitativo, para os rgos Participantes,
o Decreto n. 43.652/03 no traz nenhuma regulamenta-
o. Por essa razo, entende-se que os rgos Participantes
do Registro de Preos podero requerer apenas aumento de

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
at 25% do valor de seu respectivo quantitativo constante
na Ata de Registro de Preos. No entanto, esse diploma
determina, no 3 do art. 8, que os rgos No
Participantes podero solicitar um quantitativo de at 100%
do que est registrado, desde que o fornecedor concorde
em entregar o material ou prestar o servio.
Ressaltamos que todos os acrscimos de quantita-
tivo, dentro dos 25% (vinte e cinco por cento) ou alm
desse limite, devem gerar alteraes na Ata de Registro
de Preos, formalizadas em Termos Aditivos, conforme
regulamentao do art. 65 da Lei 8.666/93. A alterao
na Ata de Registro de Preos somente no ser necess-
ria quando se puder remanejar o quantitativo entre os
prprios rgos Participantes.

IX. Como incluir um rgo

No-Participante na Ata de
Registro de Preos?
Os rgos No-Participantes do Registro de
Preos (RP) integrantes da Administrao Pblica

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
Estadual Direta, Autrquica e Fundacional, que preten-
derem aderir Ata do Registro de Preos, devero
observar os seguintes procedimentos:
1. Levantar a demanda interna do rgo de acordo
com os itens registrados na Ata, para os quais tem
interesse em aderir, considerando a vigncia do RP;
2. Encaminhar o levantamento ao rgo Gestor,
solicitando a este que negocie com o fornece-
dor a participao do rgo No-Participante
no RP, nas mesmas condies, sem prejuzo
para os demais participantes do RP.
3. Aps a aceitao do fornecedor, que dever ser
formalizada por meio de ofcio e juntada ao
processo, o rgo No-Participante dever
entrar no Sistema Informatizado de Registro de
Preos - SIRP, usando o perfil unid.processado-
ra, posicionar o mouse sobre o menu Termo de
Adeso e escolher a opo compor.
4. Selecionar os itens para os quais se pretende ade-
rir e inserir para cada um deles os quantitativos
respectivos, considerando a vigncia do RP.
5. Encaminhar para a Unidade Aprovadora o
Termo de Adeso

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 6. A autoridade competente do rgo No-
Participante dever entrar no SIRP usando o per-
fil unid. aprovadora, posicionar o mouse sobre o
menu Termo de Adeso e escolher a opo apro-
var e, antes de aprov-lo, verificar se os dados
esto corretos e se h previso de reserva ora-
mentria que possibilite a contratao do quanti-
tativo informado ao longo da vigncia do RP.
7. Se os dados estiverem corretos, a autoridade
competente do rgo No-Participante dever
aprovar o Termo de Adeso, encaminhando-o
ao rgo Gestor por meio do sistema.
8. A autoridade competente do rgo No-
Participante dever imprimir o Termo de
Adeso, assin-lo e encaminh-lo ao rgo
Gestor, para que este o arquive no processo.
Os rgos Gestores que precisarem incluir os
rgos No-Participantes do Registro de Preos (RP)
na Ata do Registro de Preos devero observar os
seguintes procedimentos:
1. Aps receber o levantamento do rgo No-
Participante, solicitar liberao de quota dos
rgos Participantes, entrando no SIRP usando
o perfil unid. gestora, posicionando o mouse no

20
Cartilha do Registro de Preos - 2005
 menu Acompanhamento e escolhendo a opo
Solicitar Liberao de Quota;
2. Caso no haja nenhuma liberao de quantitati-
vo pelos rgos Participantes, negociar com o
fornecedor o quantitativo requerido, solicitando
a este que manifeste por meio de ofcio a sua
concordncia;
3. Caso ele no concorde, anexar o ofcio ao pro-
cesso e comunicar ao rgo No-Participante a
impossibilidade de sua adeso Ata de Registro
de Preos;
4. Caso ele concorde, anexar o ofcio do fornece-
dor ao processo de RP;
5. Elaborar Termo Aditivo para alterar o quantita-
tivo da Ata e incluir o novo rgo Participante;
6. Publicar Termo Aditivo;
7. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora,
posicionar o mouse no menu Acompanhamento
e escolher a opo Alterar Ata, Alterar Quan-
tidade;
8. Comunicar ao rgo Participante a aceitao do
fornecedor, solicitando-lhe que componha o
Termo de Adeso;

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 9. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora,
posicionar o mouse no menu Acompanhamento
e escolher a opo Avaliar Novas Adeses;
10. Aprovar o Termo de Adeso;
11. Anexar o Termo de Adeso impresso e assina-
do ao processo;
As operaes somente devero ser realizadas no
Sistema Informatizado de Registro de Preos - SIRP
quando indicadas.
Os rgos de outras esferas federativas podero uti-
lizar-se da Ata de Registro de Preos, solicitando ao rgo
Gestor a negociao com o fornecedor da demanda dese-
jada. Caso este aquiesa, o rgo No-participante dever
formalizar sua contratao, que seguir de forma autno-
ma, numa relao direta entre contratado e contratante,
sem a interveno, nem o gerenciamento do rgo Gestor.

X. O que o Direito de
Preferncia do fornecedor?
Os rgos Participantes do Registro de Preos no
esto obrigados a contratarem com o fornecedor cujos

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
preos foram registrados. Sendo assim, desde que autori-
zados pelo rgo Gestor, aps anlise da justificativa
apresentada, os rgos Participantes do Registro de
Preos podero realizar outros processos licitatrios.
Porm, caso encontrem preos iguais ou superiores
aos preos registrados, o fornecedor constante da Ata de
Registro de Preos poder reivindicar seu direito de pre-
ferncia no fornecimento do item, conforme art. 7 do
Decreto n. 43.652/03.
Concluindo, Direito de Preferncia o direito do
fornecedor registrado em Ata de contratar com o rgo
Participante, quando este tiver realizado novo processo
licitatrio, aps o Registro de Preos, conseguindo,
nesse novo certame, um preo igual ou superior ao do
fornecedor registrado.

XI. Quais so as hipteses em

que o Registro de Preos
dever ser adotado?
O art. 2 do Decreto n. 43.652/03 estabelece as
hipteses em que o Registro de Preos dever ser adota-
do preferencialmente. So elas:

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
 ! quando, pelas caractersticas do bem ou servio,
houver necessidade de contrataes freqentes;
! quando for mais conveniente a aquisio de bens
com previso de entregas parceladas ou contra-
tao de servios necessrios Administrao
para o desempenho de suas atribuies;
! quando for conveniente a aquisio de bens ou a
contratao de servios para atendimento a mais
de um rgo ou entidade, ou a programas de
governo;
! quando pela natureza do objeto no for possvel
definir previamente o quantitativo a ser deman-
dado pela Administrao.
Alm dessas hipteses, o diploma em comento
traz a possibilidade de se realizar registro de preos para
contratao de bens e servios de informtica, obedeci-
da a legislao vigente, desde que devidamente justifica-
da e caracterizada a vantagem econmica.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
XII. Quais as vantagens de se
utilizar o Registro de Preos?
Independe de previso oramentria
O Registro de Preos independe de previso ora-
mentria. Isso porque no h a obrigatoriedade da con-
tratao, portanto no h necessidade de se demonstrar
a existncia do recurso. Essa comprovao s exigida
para se efetivar a contratao, quando da efetivao da
compra.

Adequado imprevisibilidade do consumo

Esse procedimento de compra adequado
imprevisibilidade de consumo, pois como no h a obri-
gatoriedade da contratao, a Administrao poder
registrar os preos e, somente quando houver a necessi-
dade, efetivar a contratao.

Propicia a reduo do volume do estoque

O Registro de Preos propicia a reduo de volu-
me de estoque, pois a Administrao deve requisitar o

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
objeto cujo preo foi registrado somente quando houver
demanda, sem a necessidade de manter estoques. Estes
ficaro a cargo do fornecedor, que deve estar preparado
para realizar as entregas, na periodicidade determinada
no edital, sempre quando os rgos participantes do
Registro de Preos requisitarem.

Evita o fracionamento da despesa

O fracionamento de despesa evitado, pois o
Registro de Preos exige que os rgos Participantes
realizem um planejamento para o perodo de vigncia
determinado. Dessa forma, os rgos Participantes
devem levantar a sua demanda total e apresent-la ao
rgo Gestor para que este a contemple no edital, e a
licite, na modalidade devida.

Proporciona a reduo do nmero de

licitaes
O Registro de Preos ainda proporciona a reduo do
nmero de licitaes, pois um rgo Gestor realiza o certa-
me para os demais rgos Participantes. Alm disso, como
o perodo de vigncia do Registro de Preos poder ser de
at 1 ano, prorrogvel por mais 12 meses em alguns casos,
possivelmente se realizar um processo licitatrio por ano.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
Agiliza as aquisies
Com o Registro de Preos as aquisies ficaro
mais geis, pois a licitao j estar realizada, as condi-
es de fornecimento estaro ajustadas, os preos e os
respectivos fornecedores j estaro definidos. Sendo
assim, a partir da necessidade o rgo Participante
somente solicitar a entrega do bem ou prestao do
servio e o fornecedor dever realizar o fornecimento
conforme condies anteriormente ajustadas.

Economia de escala
Uma das maiores vantagens do Registro de Preos,
quando este procedimento realizado com a participao
de vrios rgos, a economia de escala que obtida em
razo do grande quantitativo licitado. No entanto,
importante ressaltar que para se alcanar tal economia
fundamental que o planejamento da Administrao seja
correto para no frustrar as expectativas dos fornecedores.

Transparncia
O Registro de Preos, como um procedimento
que envolve vrios rgos, proporciona maior transpa-
rncia j que todos os seus procedimentos so monito-
rados por todos os agentes envolvidos e devem ser

27
Cartilha do Registro de Preos - 2005
publicados para que todos tenham conhecimento. A Lei
federal 8.886/93, por exemplo, exige que se faa publi-
caes trimestrais dos preos registrados, ampliando a
transparncia do procedimento e proporcionando o
acompanhamento dos preos por todos os cidados.

XIII. Quais so as desvantagens

do Registro de Preos?
O fato do Registro de Preos no gerar a obrigato-
riedade da contratao e a possibilidade dos preos fica-
rem registrados por um perodo de at um ano, sem atua-
lizao, contribuem para uma elevao do preo registrado,
se comparado ao preo ofertado em uma licitao comum,
em que a contratao assegurada. No entanto, esse
aumento deve ser neutralizado pelo grande volume do
quantitativo, que proporcionar a economia de escala.
Sendo assim, o Registro de Preos no vantajoso
quando o quantitativo muito pequeno ou quando o bem
for de difcil padronizao, hiptese em que raramente se
poder atender a todos os rgos da mesma forma, recain-
do na primeira hiptese, a do quantitativo reduzido.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
XIV. Quais so as fases do
Registro de Preos
O processo do Registro de Preos composto de
quatro etapas: planejamento, licitao, contratao e acom-
panhamento.

Planejamento
Definio do rgo gestor - Para se iniciar um pro-
cesso de Registro de Preos para um determinado obje-
to, o rgo interessado em gerenci-lo dever solicitar
Diretoria Central de Aquisies e Contrataes - DCAC,
pertencente SEPLAG, uma autorizao. A SEPLAG,
ento, analisar se o rgo apresenta estrutura capacita-
da para o gerenciamento, alm do conhecimento tcni-
co requerido para o objeto cujo preo se pretende regis-
trar.
Aps a autorizao da SEPLAG, o rgo dever
solicitar a liberao no Catlogo de Materiais para gerir
o objeto cujo preo se pretende registrar.
Convite - O rgo Gestor, ao criar um Registro
de Preos dever convidar todos os rgos e entidades

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
da Administrao Pblica, conforme determinao do
inciso I, do 2 do ar. 3 do Decreto n. 43.652/03
Levantamento de demandas - Nos Registros de
Preos com levantamento, aps o envio do convite pelo
rgo Gestor aos rgos e entidades, estes podero
entrar no sistema e compor suas planilhas com o levan-
tamento da demanda de todo o rgo.
Padronizao dos itens - Aps o recebimento
das planilhas dos rgos e entidades espelhando as
demandas respectivas, o rgo Gestor deve realizar a
padronizao dos itens solicitados, para que haja somen-
te uma especificao que atenda a todos.
Nesta fase o rgo Gestor poder convocar os
demais rgos interessados, para discutir com estes a
melhor especificao. No entanto, ressaltamos que sem-
pre dever ser observada a de melhor qualidade, visto
que, pelo fato de se reunir o quantitativo de todos os
rgo e entidades, o ganho de escala neutralizar a dife-
rena de preo do produto de melhor qualidade, fazen-
do com que esse seja comprado por um preo at infe-
rior ao ofertado pelos fornecedores nas licitaes indivi-
duais para produtos de qualidade mediana.
Reunio com fornecedores - Aps a definio
da especificao dos itens cujos preos sero registrados,

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
o rgo Gestor dever convocar os fornecedores do
ramo de negcios do objeto para poder dirimir dvidas
acerca dos procedimentos do Registro de Preos e para
discutir as estratgias que utilizar no edital, no que se
refere formao de itens de registro de preos em fun-
o das localidades, das unidades de aquisio e da
periodicidade. Sendo assim, o rgo Gestor dever
abordar as variaes de preos em funo de cada uma
das variveis, para poder estruturar seu edital de forma a
conseguir os melhores preos.
Adeso - O rgo Gestor dever elaborar a planilha
consolidada, considerando os itens propostos pelos rgos
e entidades interessados nas planilhas de levantamento, a
padronizao das especificaes e as definies surgidas
aps a reunio com os fornecedores. Em seguida, dever
encaminhar essa planilha consolidada para os rgos e
Entidades, por meio do Termo de Adeso, para que estes
formalizem sua participao no Registro de Preos e apre-
sentem o seu quantitativo total que ser licitado e corres-
ponder a sua quota na Ata do Registro e Preos. Esta
dever ser consumida durante a vigncia do processo.
Consolidao das demandas - O rgo Gestor,
aps o recebimento de todos os Termos de Adeso dos
rgos e entidades interessados, dever consolidar os

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
quantitativos de cada ente para alcanar o quantitativo
total que dever ser licitado. Em suma, esse procedimen-
to consiste numa soma comum dos quantitativos apre-
sentados por cada rgo e entidade, para os itens, cuja
especificao e variveis sejam exatamente iguais.
Elaborao do edital - De posse dos itens que
devero ser licitados e, aps a escolha da modalidade
apropriada, prego ou concorrncia, o rgo Gestor
dever confeccionar a minuta do edital, atendendo s
peculiaridades do Registro de Preos, e encaminh-la a
sua Assessoria Jurdica, para anlise e aprovao.

Licitao
Aprovao do edital - A fase de licitao inicia-se
com a anlise e aprovao da minuta do edital pela
Assessoria Jurdica do rgo Gestor. Esta verifica se h
alguma incorreo e se houver, encaminha a minuta para
o rgo Gestor para que proceda s alteraes.
Sesso pblica - Aprovado o edital, publicado e
transcorrido o prazo mnimo entre a publicao e a
abertura da sesso pblica, o rgo Gestor dever reali-
zar a sesso pblica na modalidade escolhida, prego ou
concorrncia. importante ressaltar que na licitao

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
para Registro de Preos no h a fase de adjudicao,
por no se conferir a expectativa de direito a nenhum
fornecedor, visto que uma das peculiaridades desse pro-
cesso a no obrigatoriedade da contratao.
Registro de Preos - No lugar da fase de adjudi-
cao, acontece a fase de Registro, na qual identificado
o fornecedor com o melhor preo e aqueles que aceita-
rem registrar o seu preo ao mesmo preo do primeiro
colocado. Dessa forma, como resultado da licitao
produzida uma tabela com os melhores preos e a
ordem de classificao dos fornecedores cujos preos
sero registrados.
Elaborao da Ata de Registro de Preos - De
posse da tabela com a classificao dos fornecedores, o
rgo Gestor dever elaborar a Ata de Registro de
Preos, seguindo o mesmo modelo da minuta que com-
ps o edital.
A Ata deve conter uma clusula listando todos os
rgos Participantes do Registro de Preos, no entanto,
estes no precisaro assin-la, visto que j formalizaram
sua participao por meio do Termo de Adeso.
Somente assinar a Ata o rgo Gestor e os fornecedo-
res cujos preos foram registrados.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
Contratao
Pedido de Compra - Aps a celebrao da Ata de
Registro de Preos os rgos Participantes podem
comear a efetivar suas contrataes, fundamentadas na
Ata de Registro de Preos, na qual estaro presentes
todas as condies para a efetivao da contratao.
Dessa forma, os rgos Participantes, por meio das
suas unidades requisitantes, devero fazer os seus pedidos
de compra de forma desconcentrada, usando a opo
especfica para Registro de Preos, dentro do SIAD.
Processo de Compra - Os pedidos de compras
de registro de preos do rgo participantes devero ser
reunidos em um processo de compra para registro de
preos, que dever ser realizado dentro do SIAD.
Dessa forma, a unidade processadora do registro
de preos do rgo Participante dever realizar a opera-
o no SIAD, concentrando todos os pedidos de com-
pras do seu rgo ou entidade, de forma a atender a
periodicidade requisitada no edital, exigindo do fornece-
dor a entrega, somente no perodo ajustado.
Aps a elaborao do pedido de compra, dever
ser especificado o empenho. Neste momento, o SIAD
se comunicar com o SIRP para inform-lo da contrata-

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
o, armazenando neste sistema a data, o quantitativo
por item e o rgo Participante que realizou a contrata-
o, possibilitando a baixa do quantitativo.
Formalizao da contratao - Seguindo as
determinaes do art. 62 da Lei federal n. 8.666/93,
aps a elaborao do processo de compra, a contratao
dever ser efetivada. Esta ao poder ocorrer por meio
da emisso de nota de empenho, autorizao de forneci-
mento, ordem de servio - instrumentos equivalentes ao
contrato, segundo o diploma em referncia - ou por
meio da celebrao de um contrato escrito, o qual deve-
r seguir as mesmas disposies da Ata de Registro de
Preos.
Recomendamos a formalizao do contrato
somente quando a Lei federal n. 8.666/93 assim o exi-
gir, isso para que o rgo Participante possa usufruir
automaticamente das alteraes realizadas na Ata de
Registro de Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emis-
so de nota de empenho, autorizao de fornecimento ou
ordem de servio, o rgo Participante remeter s dispo-
sies constantes da Ata de Registro de Preos e as suas
atuais alteraes, entretanto, quando o contrato for firma-
do, tais alteraes na Ata de Registro de Preos devero ser
replicadas no contrato, visto que este cria uma relao jur-
dica direta entre o fornecedor e o rgo Participante.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
Acompanhamento
Baixa no quantitativo - Aps a efetivao de cada
contratao promovida pelo rgo Participante dever
ocorrer a baixa no quantitativo total deste rgo, para que
este no extrapole a quota indicada no Termo de Adeso.
Essa baixa dever ser realizada via sistema, mas monitora-
da pelo rgo Gestor.
Alteraes na Ata de Registro de Preos -
Compete ao rgo Gestor, durante toda a vigncia da
Ata de Registro de Preos, promover as negociaes que
forem necessrias com o fornecedor, intermediar nego-
ciaes entre este, os rgos Participantes ou rgos
No-Participantes.
Sendo assim, as alteraes que se fizerem necessrias,
no tocante ao reajuste de preos, ao reequilbrio econmi-
co-financeiro, ao aumento de quantitativo, incluso de
rgos No-Participantes e, aplicao de sanes aos for-
necedores devero ser procedidas pelo rgo Gestor
Pesquisa de mercado - Como o preo registrado
poder vigorar por um prazo de at 12 meses, sendo
possvel sua prorrogao por igual perodo em alguns
casos, caber ao rgo Gestor realizar pesquisas de mer-
cado peridicas, no mnimo a cada 3 (trs) meses. Isto,
visando verificar se o preo est condizente com o prati-

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
cado no mercado, para que o rgo Gestor tenha dados
para solicitar a reduo dos valores, quando o mercado
apresentar um preo menor que o registrado ou para rejei-
tar uma solicitao de reequilbrio econmico-financeiro
quando o preo de mercado estiver equiparado ao registra-
do e, ainda, para aceitar o pedido de reequilbrio, quando
o preo de mercado estiver superior ao registrado.
Publicao trimestral - O 2 do art. 15 da Lei
federal n. 8.666/93, determina que os preos registra-
dos devero ser publicados trimestralmente na imprensa
oficial. Este dispositivo tem como finalidade estabelecer
o dever do rgo Gestor de dar publicidade aos preos
registrados.
No entanto, entendemos que tal finalidade pode
ser cumprida com a disponibilizao, na internet, da Ata
de Registro de Preos e suas alteraes, pois, dessa
forma, amplia-se a divulgao, j que as informaes
estariam disponveis por toda a vigncia da Ata de
Registro de Preos e reduz-se os gastos da publicao
em Dirio Oficial.

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
XV. Sobre o julgamento dos
lotes:
O julgamento dos lotes no Prego para Registro de
Preos guarda algumas peculiaridades, diferentes das do
Prego tradicional e por isso merecem uma pormenori-
zao aqui nesta Cartilha.
Os lotes do Prego para Registro de Preos pode-
ro ser compostos por um item ou mais de um item e o
julgamento do lote vai depender dessa composio.
Quando tiverem apenas um item, o julgamento do
lote dever ser realizado por valor unitrio do item, visto
que, como poder ser facultado aos licitantes oferecer
um quantitativo inferior ao solicitado no edital, o julga-
mento por valor unitrio resguardar a competitividade
entre os licitantes. A etapa de lances ser realizada por
valores unitrios e o menor lance ser registrado, com
possibilidade do pregoeiro ainda negociciar um valor
melhor no momento do registro.
J na hiptese do lote ser composto por dois ou
mais itens, no dever ser facultado aos licitantes a pos-
sibilidade de apresentarem propostas com quantitativo

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Cartilha do Registro de Preos - 2005
inferior ao solicitado, sob pena de frustrar o julgamento,
que dever ser por valor global do lote, assim como a
etapa de lances. Dessa forma, o edital dever trazer uma
clusula informando que os licitantes devero apresen-
tar, para o lote composto por mais de um item, a quan-
tidade total dos itens nele presentes e que tanto a etapa
de lances, quanto o julgamento, sero orientados pelo
preo global do lote. Aps realizado o julgamento, o
registro ser feito por valor unitrio de cada item do lote,
devendo o licitante indicar tais valores sob a superviso
do pregoeiro. Este dever cuidar para que seja mantida a
mesma proporo das propostas iniciais.
Ressaltamos que o edital somente dever prever
lotes com mais de um item quando for essencial que seja
o mesmo fornecedor para os itens agrupados.

Cartilha do Registro de Preos - 2005

 Acio Neves da Cunha
Governador do Estado de Minas Gerais

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO

Antonio Augusto Junho Anastasia
Secretrio de Estado

Renata Maria Paes de Vilhena

Secretria Adjunta

Fdua Hamdan de Matos Bayo

Subsecretria de Gesto

Jorge Santana de Jesus

Diretor da Superintendncia Central de Recursos Logsticos e Patrimnio

Renata Resende Coelho

Diretora Central de Aquisies e Contrataes

Elaborao
Lauanda Ricaldoni Lima Nunes Avelar
Luciana Palmeira Braga
Ana Luiza Camargo Hirle

Projeto Grfico
Walkiria Guimares
Mnica Maria Melillo Lima
Diretoria de Planejamento Racionalizao e Informao

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Cartilha do Registro de Preos - 2005