Modelo Acta de Constitucin

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Acta de Constitucin
del Proyecto
Desert Water
Fecha: 23/09/2015

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Tabla de contenido
Informacin del Proyecto...........................................................................................3

Datos.............................................................................................................................................. 3

Patrocinador / Patrocinadores........................................................................................3

Propsito y Justificacin del Proyecto.......................................................................3

Descripcin del Proyecto y Entregables....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.......................................................................................................... 4

Requerimientos del proyecto.........................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y Restricciones..........................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto estimado...............................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobacin del proyecto.....................................................................6

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................6

Gerente de Proyecto...................................................................................................................... 6

Niveles de autoridad....................................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7

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Informacin del Proyecto

Datos

Empresa / Organizacin Nombre de la empresa que llevar a cabo el

proyecto
Proyecto Indicar de manera sinttica aquello que se
quiere hacer. Cuando se trate de un proyecto
que vaya a ser objeto de difusin, conviene
expresar su nombre con caractersticas propias
de un lema publicitario.
Hacer referencia a la institucin, agencia u
organismo responsable de la ejecucin del
proyecto.
Si forma parte de un programa ms amplio
ser necesario hacer referencia a ste.
Fecha de preparacin 25 Mayo de 2016
Cliente Cada proyecto tiene un cliente. La entidad
cliente, ya sea una persona, empresa,
organizacin o grupo de 2 o mas personas u
organizaciones, es la que se encarga de
proporcionar los recursos necesarios para el
logro del proyecto
Patrocinador principal El rol del patrocinador (Sponsor) es
fundamental para la ejecucin exitosa de
proyectos en cualquier rea profesional,
incluyendo la Tecnologa de Informacin
(TI), pues es quien realiza la principal
labor de promocin y la procura del apoyo
necesario dentro de la organizacin. Sin
embargo, ciertas conductas de un
patrocinador pueden incrementar los
riesgos y conducir al fracaso, que van
desde querer inmiscuirse demasiado, no
realizar su labor de promocin de los
beneficios en los altos niveles de la
organizacin, no proteger el proyecto de
cambios innecesarios o ser indiferente al
proyecto.

Sin embargo, es necesario que los

Gerentes de Proyectos entendamos un
aspecto clave: El tener un patrocinador

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con estas conductas no nos exime nuestra

responsabilidad de asegurar el xito del
proyecto, es nuestro trabajo
comunicarnos con l o ella acerca de esta
situacin y hacrselo ver. Conductas
negativas como por ejemplo no trabajar
en equipo con el patrocinador o
desobedecer sus instrucciones slo
contribuir acelerar el fracaso del
proyecto y por lo tanto el nuestro.
http://www.pmoinformatica.com/2012/08/
el-patrocinador-sponsor-del-
proyecto.html
Gerente de Proyecto Nombre de la persona que va a organizar y
administrar los recursos, de forma tal que un
proyecto dado sea terminado completamente
dentro de las restricciones de alcance, tiempo y
coste planteados a su inicio.
Dada la naturaleza nica de un proyecto, en
contraste con los procesos u operaciones de
una organizacin, administrar un proyecto
requiere de una filosofa distinta, as como de
habilidades y competencias especficas. De all
la necesidad de la disciplina Gerencia de
Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una

serie de actividades, que consumen recursos
como tiempo, dinero, gente, materiales,
energa, comunicacin (entre otros) para lograr
unos objetivos pre-definidos.
http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_
proyectos

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departam Rama ejecutiva

ento / (Vicepresidencia)
Divisin

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Propsito y Justificacin del Proyecto

Propsitos: son acciones a tener presentes en toda decisin, en

especial, al ejecutar sus estrategias. Los propsitos son perennes en el
tiempo y siempre orientan las actividades.
Si los propsitos han perdido validez, deben formularse en coherencia
con la misin y la visin. Estos pueden ser:
Preservar la cultura organizacional.
Mantener alto sentido por los principios corporativos.
Mantener la justa retribucin al trabajo.
Mantener la justa retribucin a los asociados.
Favorecer el desarrollo humano del personal.
http://www.contabilidadyfinanzas.com/propositos-y-objetivos-en-un-
proyecto.html

Determinacin firme de hacer algo.

"me he hecho el propsito de dejar de fumar; tiene el propsito de
conseguir la licenciatura en solo tres aos"

La justificacin explica de forma convincente el motivo por el qu y

para qu se va a realizar una investigacin o un proyecto.
Para efectuar la justificacin es necesario entender bien el asunto
que se va a investigar o a realizar, para explicar el por qu es
conveniente desarrollar la investigacin o el proyecto, adems de los
beneficios que se conseguirn al solucionar la problemtica que se
expone.

URL del artculo: http://www.ejemplode.com/13-ciencia/734-

ejemplo_de_justificacion.html
Se ha de describir:
Naturaleza del problema, necesidad de tratarlo y beneficio social que
reporta su abordaje y solucin.
Prioridad que se le concede en funcin de razones polticas
(programas institucionales, etc.) y tcnicas (magnitud del
problema, consecuencias...).
Sntesis de los datos del diagnstico o estudios previos, as como
previsiones de transformacin de la realidad sobre la que se
acta.
Posibilidades reales de intervencin, aludiendo a la disponibilidad de
recursos econmicos, tcnicos y materiales, a la experiencia
anterior, a las condiciones que ofrece el entorno en ese
momento, etc.
Estrategia y metodologa para implementar las acciones necesarias

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de cara al logro de los objetivos.

http://www.bolunta.org/manual-gestion/proyectos2c.asp

Descripcin del Proyecto y Entregables

Debe ser reducida, un prrafo o dos.
Debe describir la idea que se pretende realizar.
Debe describir lo que se pretende conseguir.
Debe explicar el contenido de la intervencin que se va a desarrollar.
Debe definir la poblacin beneficiaria, cuantificando el nmero de
personas.
Debe explicitar el resultado que se espera obtener
http://www.bolunta.org/manual-gestion/proyectos2c.asp
ENTREGABLES DEL PROYECTO Durante el ciclo del vida del proyecto,
debe existir entregables para determinar el estatus del mismo. Dichos
entregables pueden ser: informes, indicadores o productos. Mediante
los entregables podemos tambin evaluar los cambios necesarios de
manera oportuna, dichos cambios tambin deben sustentarse con
entregables.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Significa definir y gestionar las expectativas del cliente. El xito del

proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y
gestionar los requisitos del proyecto y del producto.
Los requisitos del producto pueden incluir la informacin sobre
requisitos tcnicos, requisitos de seguridad, de desempeo, etc.

Requerimientos del proyecto

Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de

los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Los requisitos del proyecto pueden incluir los requisitos de la empresa,
de direccin de proyectos, de entrega,

Objetivos
Objetivo Indicador de xito
Alcance Es el proceso que consiste en CUMPLIMIENTO %
desarrollar una descripcin detallada del
proyecto y del producto. La preparacin de

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Objetivo Indicador de xito

una declaracin detallada del alcance del
proyecto es fundamental para su xito, y se
elabora a partir de los entregables
principales, los supuestos y las restricciones
que se documentan durante el inicio del
proyecto.
Alcance del producto. Las
caractersticas y funciones que definen
un producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto. El trabajo que
debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las
caractersticas y funciones
especificadas.
http://uacm123.weebly.com/1-gestioacuten-
del-alcance-del-proyecto.html
ALCANCE DEL PRODUCTO Lo que ser
creado como resultado final (Qu) Aquello en
lo que se enfoca el cliente. Describe el
producto o servicio que existir como
resultado del proyecto Consta de las
caractersticas y funcionalidades que lo
identifican
ALCANCE DEL PRODUCTO Se define y se
mide contra los requerimientos del producto,
acordados con el cliente. La descripcin del
producto identifica la relacin de este con la
necesidad del negocio.
ALCANCE DEL PROYECTO Describe Cmo se
har el trabajo para entregar el producto o
servicio. Incluye todo el trabajo, y solamente
el trabajo requerido para completar el
producto o servicio.
ALCANCE DEL PROYECTO EL plan del
proyecto se basa en el Alcance del Producto y
en los requerimientos del proyecto.
Objetivo A la hora de disear un proyecto, es
prioritario definir los objetivos que se
pretenden obtener. Algo tan sencillo se
convierte en ocasiones en un autntico
quebradero de cabeza por la falta de
previsin. Determinar qu resultados
esperamos conseguir y cmo vamos a

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Objetivo Indicador de xito

lograrlos es el primer paso a dar, esto, unido
a la planificacin de los pasos a seguir, es
clave para el xito del proyecto.
Hay dos aspectos en los proyectos que
debemos definir: el QU y el CMO. El QU
tiene que ver con el Producto, y el CMO
tiene que ver con el trabajo necesario para
obtener dicho producto
Cronograma (Tiempo) es una representacin
grafica y ordenada con tal detalle para que un
conjunto de funciones y tareas se lleven a
cabo en un tiempo estipulado y bajo unas
condiciones que garanticen la optimizacin
del tiempo. Los cronogramas son
herramientas bsicas de organizacin en un
proyecto, en la realizacin de una serie pasos
para la culminacin de tarea, son ideales para
eventos, son la base principal de ejecucin de
una produccin organizada.
http://conceptodefinicion.de/cronograma/
Para crear un cronograma es necesario
empezar por la descomposicin de todo el
trabajo, es fundamental y a partir de ah se
calcula cuanto tiempo se dispondr para la
realizacin de cada sub-tarea, aqu en este
punto se organiza el personal y se le asigna a
cada uno la responsabilidad de contribuir con
la realizacin de ese cronograma. Cada uno
debe cumplir y respetar los lineamientos del
cronograma, de lo contrario se ver afectado
directamente el producto final y por
consiguiente existir descontento por parte
del que desea que ese cronograma se
complete.
El cronograma es la transcripcin a tiempos
de los procesos y acciones para llevar a cabo
un proyecto. En l se establece cunto tiempo
va a costar a la organizacin que sus recursos
lleven a cabo cada proceso. Adems, sirve de
gua para establecer el grado de avance en la
consecucin de objetivos tomando en cuenta
las restricciones y las incertidumbres.
Comprende la realizacin de toda la

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Objetivo Indicador de xito

secuencia lgica para hacer realidad los
resultados. Si eres gestor de proyecto o ests
formndote para serlo, el cronograma ser
una de las herramientas ms utilizadas no
slo para controlar el avance, tambin para
reajustar continuamente lo necesario para
gestionar los recursos, costes u objetivos de
cada proyecto.
http://retos-directivos.eae.es/el-cronograma-
de-actividades-y-la-dinamica-del-proyecto/
Costo consiste en realizar una aproximacin
de los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del Proyecto. La
exactitud de la estimacin del costo de un
Proyecto, aumenta segn avanza el Proyecto,
de manera que es un proceso iterativo.
Los costos se estiman para todos los recursos
asignados al Proyecto, es decir, recursos de
trabajo, recursos materiales, coste de
servicios e instalaciones y posibles costes por
contingencias.
El presupuesto del proyecto es un
estimado proyectado de los costos del
proyecto. Los costos del proyecto representan
la cantidad real gastada en un artculo de
lnea dado en el presupuesto. En las etapas
de monitoreo y revisin, esto podra
encontrarse diferente. Algunos estimados
representan costos simples cuyas variantes
no sern importantes, como establecer los
costos para el equipo o materiales. Los costos
como los salarios son menos ciertos, porque
estn unidos a los estimados de escala de
tiempo para las tareas y las actividades que
podran requerirse mayor o menor tiempo.
Los costos reales tambin pueden variar
cuando los elementos del proyecto dependen
de los servicios y productos de los
vendedores ajenos.
Los elementos de costos a estimar dependen
de las necesidades del proyecto.
La estimacin de los costos incluye la
identificacin y consideracin de diversas

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Objetivo Indicador de xito

alternativas
ESTIMACIN DE COSTO
La cuantificacin de los costos asociados de
un proyecto debe estar basada en estimados
razonables y realistas Las posibles
variaciones de las estimaciones deben ser
consideradas y documentadas
Las estimaciones de costos pueden mejorarse
a travs de refinamiento durante el
transcurso del proyecto Las estimaciones
generalmente se expresan en unidades
monetarias, para facilitar las comparaciones
El equipo del proyecto participa en el proceso
de estimacin de costos.
TIPOS DE COSTOS Costos Variables: Son
Costos Directos: Son aquellos costos que los
costos directamente cambian con la cantidad
atribuibles al trabajo del de produccin o la
proyecto cantidad de trabajo Costos Fijos: son
los Costos Indirectos: costos que no cambian
elementos de overhead al variar la cantidad
del proyecto o costos incurridos para el
beneficio de ms de un proyecto
RESERVA PARA CONTINGENCIAS
Son los costos estimados que se utilizarn
con discrecin del Gerente del Proyecto para
gestionar eventos previstos, pero no ciertos.
Estos eventos son incgnitasconocidas y
forman parte del alcance del proyecto.
Calidad Es la totalidad de funciones y
caractersticas de un producto o servicio, o
sea los entregables del proyecto relacionados
con la satisfaccin de necesidades explcitas
o implcitas. La calidad explcita surge cuando
el cliente comunica lo que necesita ya en
trminos de los entregables. Trata sobre la
gestin tanto de la calidad del proyecto como
del producto del proyecto. Se aplica a todos
los proyectos, independientemente de la
naturaleza de su producto. Las medidas y
tcnicas relativas a la calidad del producto
son especficas al tipo de producto generado
por el proyecto.

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Objetivo Indicador de xito

incluye los procesos y actividades de la
organizacin ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y polticas de
calidad a fin de que el proyecto satisfaga las
necesidades por la cuales fue emprendido.
Implementa el sistema de gestin de calidad
por medio de polticas y procedimientos, con
actividades de mejora continua de los
procesos llevados a cabo durante todo el
proyecto, segn corresponda.

Otros

Riesgos iniciales de alto nivel

RIESGO PRIORIDAD IMPACTO PROBABILIDAD DESCRIPCIN PLANES DE

CONTINGENCIA

Falta de Es posible que Se le preguntar a cada

equid todos los miembro que tanta
ad en miembros del experiencia y
cuant grupo no conocimiento tiene
o al cuenten con la en los diferentes
conoci misma lenguajes utilizados,
mient experiencia y con el fin de asignar
o de conocimiento tareas de acuerdo a
los de los los conocimientos,
lengu lenguajes y destrezas y
ajes y herramientas habilidades de cada
3 Medio Alta
herra utilizadas. Si persona. Si alguno
mient esto sucede, de los integrantes
as el tiempo de tiene un alto
utiliza desarrollo en conocimiento de
das general puede alguna de las
incrementarse herramientas, el
significativam lder evaluar la
ente. conveniencia de
programar sesiones
de entrenamiento
de las herramientas.

Problemas 4 Medio Baja Se debe considerar Intentar adquirir lo mas

tcnic la posibilidad antes posible
os de que se maquinaria de
presenten contingencia.
problemas
tcnicos como
fallas en las
maquinas, o
falta de

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suministros

Problemas 2 Alto Baja Los problemas de El lder del grupo debe

de comunicacin dar participacin a
Comu dentro del los miembros del
nicaci grupo, pueden grupo en cada
n provocar una reunin, con el fin
baja en la de conocer los
productividad diferentes puntos de
e vista de cada
incumplimient persona y que se
o de las establezca un
tareas del dilogo sano y
proyecto y por amigable. Los
ende de los acuerdos y
objetivos del responsabilidades
grupo. deben ser
comunicadas a
todos los
integrantes del
grupo, con el fin de
evitar malos
entendidos. Si el
lder detecta que un
integrante del grupo
tiene alguna
dificultad o existe
alguna rivalidad, se
debe hablar con
cada persona y
tratar de resolver los
conflictos en el
menor tiempo
posible.

Cronograma de hitos principales

Hito La aplicacin Hitos permite planificar un Fecha tope
proyecto, administrar hitos y gestionar los elementos
entregables de un proyecto, ya que esta le permite
establecer las fechas clave para cada fase del
proyecto, as como asociar hitos a listas de tareas.
break

La aplicacin Hitos est presente en cada

proyecto que usted cree dentro de GroupCamp.
Esta le permite crear y administrar los hitos dentro
de su proyecto. Puede asociar los hitos a las listas de

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tareas, dentro de las cuales se pueden definir las

tareas que se deben llevar a cabo. Un hito es una
tarea de duracin cero que simboliza el haber
conseguido un logro importante en el proyecto. Los
hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y
constituyen un trabajo de duracin cero porque
simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto.
En el cronograma de nuestro proyecto deberan
existir varios hitos que informen la fecha estimada
en que pensamos cumplirlos, y que luego en la
ejecucin compararemos con la fecha real. En
muchos proyectos, se hace mencin solamente de
los hitos y es muy comn que slo los hitos le
interesen a un comit de directores que revisa
proyectos en una gran organizacin. En tal sentido,
los hitos son la forma ms abarcativa de monitorear
la ejecucin de un proyecto. Si alguien se est
construyendo una casa, inmediatamente toda la
familia habla de los hitos y no del cronograma: el
lunes completaron los cimientos, la semana que
viene terminan de colocar los pisos, ese da estar
finalizada la instalacin de gas, etc.
Dentro de los consejos tpicos, se recomienda
colocar algunos hitos dentro del plan solamente
como seal de que llegamos a un punto importante
en el proyecto. Estos hitos servirn como
herramientas de comunicacin para los
patrocinadores y dems involucrados. De esa
manera se define un tablero de control para todos
los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los
hitos que hemos atravesado, cul se encuentra
cerca, cul est atrasado, etc.
https://iaap.wordpress.com/2007/01/24/hitos-
del-proyecto-milestones/

Presupuesto estimado
El presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto, para el
cual se requiere administrar fondos. Este documento debe incluir los
gastos en los que se prev incurrir en un perodo de tiempo

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determinado, como tambin el ingreso que se generar durante el

transcurso del proyecto. El presupuesto es un componente muy
importante de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del
proyecto. Un presupuesto bien concebido puede contribuir en gran
medida a la comprensin del proyecto por parte de la institucin
donante.
consiste en sumar el coste estimado de todas las actividades o
paquetes de trabajo y poder establecer una lnea base o plan de
referencia de costes. El presupuesto del proyecto constituye los fondos
autorizados para ejecutar el proyecto. El control de costes se harn en
base a este presupuesto autorizado y su lnea base correspondiente.
En este proceso tambin se obtienen los requisitos de financiamiento,
si los hubiera.
Segn las necesidades, el tipo y volumen del proyecto, la estimacin
de costes y la determinacin de un presupuesto base pueden
convertirse en un mismo proceso. Tambin ser variable el nmero de
personas que intervengan en estos procesos.
Para determinar el presupuesto de un proyecto sin cometer errores
debers sumar los costos que se hayan estimado para las actividades o
paquetes de trabajos establecidos en la estructura de desglose de
trabajo EDT), que es el proceso para dividir el proyecto en
componentes ms pequeos y fciles de gestionar. Estos datos te
permitirn realizar una lnea base de costo autorizada.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Alcance Comunicacin
Quien Como y hasta Como ser el esquema de
donde este comunicacin entre el
interesado interesado y el proyecto
afecta o se
ve afectado
por el
proyecto

Requisitos de aprobacin del proyecto

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

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Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)

Niveles de autoridad

rea de autoridad Descripcin del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)

Gestin de presupuesto y de sus

variaciones

Decisiones tcnicas

Resolucin de conflictos

Ruta de escalamiento y limitaciones de

autoridad

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
Divisin (Vicepresidencia)
Especificar

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma

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