PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIN

1. OBJETIVO
Salvaguardar la informacin de los documentos de proyectos externos e internos, mediante la
reproduccin en pelculas de microfilmacin.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de Gestin del Acervo Documental y Servicios Archivsticos.
Inicia con la verificacin de las condiciones de la documentacin a microfilmar y va hasta la remisin
de los rollos mster y duplicados.

3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES

Decreto Ley 2527 de 1950
Decreto Ley 3354 de 1954
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
NTC 3723
NTC 4080
NTC 5029
NTC 5174
NTC 5238
NTC 5421
NTC 5768
NTC GP 1000:2009

4. GLOSARIO
Remitirse al Glosario de Trminos de Microfilmacin SA-330-IN-039

5. CONDICIONES GENERALES

Microfilm:

Reproduccin en microfilm de 35 mm en Cmara Planetaria

Reproduccin en microfilm de 16 mm en Cmara Planetaria

Nota: Para la microfilmacin de documentacin diferente a la que custodia el AGN la tarifa se

establecer siguiendo el procedimiento para la prestacin de esos servicios.

Control de calidad por rollo

Duplicacin en rollo 35 mm. sales de plata
Duplicacin en rollo 16 mm. sales de plata

Nota: Para el caso de solicitudes superiores a los 60.000 y hasta 500.000 fotogramas, el precio
incluye duplicado en sales de plata o diazo.

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1 Para la documentacin que viene por Servicios archivsticos

PUNTOS DE
No. DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
CONTROL
INICIO
Ver procedimiento de Gestin de Proyectos
Verificar las condiciones fsicas de la Jefe de DRA y/o Informe de Copia Informe de
1 documentacin. contratista diagnstico diagnstico a GAP

Elaborar el Acta Inicial y Final Coordinador del Acta Inicial N/A

teniendo en cuenta la base de Datos, proyecto Acta Final
2 donde se determina el contenido de
cada rollo segn numero de
fotogramas.
Proceso: Servicios Archivsticos Fecha: 2011-10-10 Versin: 5 Cdigo: SA-330-PD-015 Pgina 1 de 4

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se considera NO CONTROLADO
 PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIN

PUNTOS DE
No. DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
CONTROL
Preparar fsicamente los documentos, Contratistas GAP Condiciones de la Formatos
es decir, restaurar, desempastar, Documentacin Diligenciados
intervenir en primeros auxilios, foliar Historia clnica
3
y retirar material metlico, segn la documental
necesidad, bajo los lineamientos del
GCR.
Hacer pruebas para comprobar el Jefe de DRA, N/A Verificar de
4 adecuado funcionamiento e Tcnico y/o acuerdo a las
instalacin del equipo. contratistas DRA normas tcnicas
Realizar el Proceso de microfilmacin Tcnico y Acta Inicial
Firma del Tcnico
en la Cmara Planetaria segn contratistas DRA Acta Finaly contratistas DRA
Sistema de Microfilmacin. en las Actas, al
verificar la
5
integridad de la
documentacin Vs.
la informacin de
las actas.
Efectuar el revelado haciendo uso de Tcnico y Planilla de Registro
los qumicos en las cantidades contratistas DRA recepcin de rollos
6 establecidas, tomando en cuenta las
caractersticas del procesador y la
pelcula.
Revisar la pelcula de microfilmacin Tcnico y Registro de la Planilla de Control
para detectar errores fsicos y contratistas DRA informacin tcnica de Calidad de los
fotogrficos en ella, medir la densidad en Planilla de Microfilms
promedio y de base, por medio del control de calidad
inspectmetro y densitmetro, y de los microfilm en
7
establecer la resolucin utilizando un medio fsico.
microscopio.
(Ver instructivo Parmetros de calidad
de microfilmes de acuerdo a las
Normas tcnicas)
Realizar una prueba de test Hipo Qumico GCR Correo electrnico Verificar que no
residual cada 20 rollos. con el informe de exceda de 0.7
(Ver instructivo Parmetros de calidad la prueba microgramos de
8
de microfilmes de acuerdo a las residuos por
Normas tcnicas) centmetro
cuadrado
Revisar mediante lector de Tcnico y Planilla de control Planilla de Control
microfilmes, la secuencia en la contratistas DRA de calidad de los de Calidad de los
foliacin de cada fotograma. microfilm (medio Microfilms
9
(Ver instructivo Parmetros de calidad fsico)
de microfilmes de acuerdo a las
Normas tcnicas)
Determinar la necesidad de Tcnico y Acta Inicial de tira Firma del Tcnico
remicrofilmar todo el rollo o de hacer contratistas DRA Apndice y contratistas DRA
una tira apndice, dependiendo de los Acta Final de tira en las Actas.
10 resultados de las actividades 7 y 9. Apndice
En caso de requerir remicrofilmar o
hacer tira apndice, volver al paso 5.

Duplicar el rollo mster de primera Tcnico y N/A N/A

generacin y rotular el rollo con el contratistas DRA
11
nmero y contenido del mismo.

Remitir los rollos mster y los Tcnico y Planilla de Registro

duplicados a la entidad contratante, contratistas DRA recepcin de rollos
12 junto con la encuesta de satisfaccin Satisfaccin del
del cliente de servicios reprogrficos, Cliente - Servicios
para evaluar el servicio. Reprogrficos

Proceso: Servicios Archivsticos Fecha: 2011-10-10 Versin: 5 Cdigo: SA-330-PD-015 Pgina 2 de 4

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se considera NO CONTROLADO
 PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIN

PUNTOS DE
No. DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
CONTROL
Enviar las encuestas a la Oficina de Jefe DRA Memorando Firma de recibido.
13 Planeamiento Archivstico, para su
tabulacin y anlisis.
Volver al procedimiento de Gestin de Proyectos
FIN DEL PROCEDIMIENTO

6.2 Para la documentacin que viene por Gestin del Acervo Documental

PUNTOS DE
No. DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
CONTROL
INICIO
Ver procedimiento de Gestin del Acervo Documental
Identificar las necesidades de Jefe de DRA Acta de reunin de Firma del acta
microfilmacin de la documentacin, trabajo con el
mediante un diagnstico previo y el Programa de
1 plan de accin de la entidad, para fondos
determinar la programacin de documentales a
microfilmacin, de acuerdo a la microfilmar
planificacin anual.
Preparar fsicamente los documentos, Profesional, Historia clnica Registro en los
es decir, restaurar, desempastar, Tcnico y/o documental formatos
intervenir en primeros auxilios, segn contratistas GCR Condiciones de la
2
la necesidad. Auxiliar DRA Documentacin
La foliacin y el retiro de material
metlico, lo realiza la DRA.
Hacer pruebas para comprobar el Jefe de DRA, N/A Verificar de
3 adecuado funcionamiento e Tcnico y/o acuerdo a las
instalacin del equipo. contratistas DRA normas tcnicas
Realizar el Proceso de microfilmacin Tcnico y N/A N/A
en la Cmara Planetaria o mediante contratistas DRA
4
escritor de microfilmes, segn
Sistema de Microfilmacin.
Efectuar el revelado haciendo uso de Tcnico y Planilla de Registro
los qumicos en las cantidades contratistas DRA recepcin de rollos
5 establecidas, tomando en cuenta las
caractersticas del procesador y la
pelcula.
Revisar la pelcula de microfilmacin Tcnico y Registro de la Planilla de Control
para detectar errores fsicos y contratistas DRA informacin tcnica de Calidad de los
fotogrficos en ella, medir la densidad en Planilla de Microfilms
promedio y de base, por medio del control de calidad
inspectmetro y densitmetro, y de los microfilm
6
establecer la resolucin utilizando un (medio fsico)
microscopio.
(Ver instructivo Parmetros de calidad
de microfilmes de acuerdo a las
Normas tcnicas)
Realizar una prueba de test Hipo Qumico GCR Correo electrnico Verificar que no
residual cada 20 rollos. con el informe de exceda de 0.7
(Ver instructivo Parmetros de calidad la prueba microgramos de
7
de microfilmes de acuerdo a las residuos por
Normas tcnicas) centmetro
cuadrado
Revisar mediante lector de Tcnico y Planilla de control Planilla de Control
microfilmes, la secuencia en la contratistas DRA de calidad de los de Calidad de los
foliacin de cada fotograma. microfilm (medio Microfilms
8
(Ver instructivo Parmetros de calidad fsico)
de microfilmes de acuerdo a las
Normas tcnicas)

Proceso: Servicios Archivsticos Fecha: 2011-10-10 Versin: 5 Cdigo: SA-330-PD-015 Pgina 3 de 4

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se considera NO CONTROLADO
 PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIN

PUNTOS DE
No. DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
CONTROL
Determinar la necesidad de Tcnico y Acta Inicial de tira Firma del Tcnico
remicrofilmar todo el rollo o de hacer contratistas DRA Apndice y contratistas DRA
una tira apndice, dependiendo de los Acta Final de tira en las Actas.
9
resultados de las actividades 7 y 9. Apndice
En caso de requerir remicrofilmar o
hacer tira apndice, volver al paso 5.
Duplicar el rollo mster de primera Tcnico y Inventario general Registro en el
10 generacin y rotular el rollo con el contratistas DRA de microfilms inventario general
nmero y contenido del mismo. de microfilms
Remitir los microfilmes mster al Tcnico y Oficio e inventario Firma de recibido.
custodio de los rollos del Archivo contratistas DRA para el custodio y
11
General de la Nacin y los duplicados memorando para la
a la DSP. DSP
Volver al procedimiento de Gestin del Acervo Documental
FIN DEL PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS
Oficio GD-302-FR-003
Memorando GD-302-FR-004
Informe GD-302-FR-006
Acta de reunin de trabajo GD-302-FR-008
Condiciones de la Documentacin SA-330-FR-022
Inventario General de microfilm SA-330-FR-024
Planilla de control de calidad de los microfilms SA-330-FR-025
Planilla de recepcin de rollos SA-330-FR-026
Historia clnica SA-313-FR-085
Acta Inicial SA-330-FR-162
Acta Final SA-330-FR-163
Acta Inicial de tira Apndice SA-330-FR-164
Acta Final de tira Apndice SA-330-FR-165
Satisfaccin del Cliente - Servicios Reprogrficos SI-220-FR-190
Correo electrnico

8. INSTRUCTIVOS

Parmetros de calidad de microfilmes de acuerdo a las Normas tcnicas SA-330-IN-038

Glosario de Trminos de Microfilmacin SA-330-IN-039

9. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

Los cambios en este documento, se identificarn de acuerdo a la siguiente tabla:

VIGENCIA VERSIN IDENTIFICACIN DE CAMBIOS RESPONSABLE

14-08-08 1 Emisin Jefe DRA
05-11-09 2 Actualizacin del procedimiento Jefe DRA
Se cambia el formato de fecha, se incluye frase
de control de documentos del SIG y se ajusta el
2010-05-25 3 Jefe DRA
procedimiento en la verificacin de la
documentacin
Se ajusto el objetivo y alcance del
procedimiento, se retiro lo de la cmara rotativa
de las condiciones generales y la descripcin de
2010-11-29 4 las actividades se dividi en dos: Para la Jefe DRA
documentacin que viene por Servicios
archivsticos y para la documentacin que viene
por Gestin del Acervo Documental.
En el paso 3 del numeral 6.2 se cambio la
2011-10-10 5 Jefe DRA
responsabilidad al GCR.

Proceso: Servicios Archivsticos Fecha: 2011-10-10 Versin: 5 Cdigo: SA-330-PD-015 Pgina 4 de 4

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO