Las doce mejores prcticas

para eficientizar tu Cadena

de Suministro
Publicado el 30 marzo, 2010 por Cadena de Suministro

A lo largo de mi carrera profesional (mas de 18 aos) en el

rea de Supply Chain, he tenido la fortuna de colaborar directa e
indirectamente con diferentes organizaciones (la mayora de ellas triple
A), y en todas ellas he encontrado prcticas que han marcado
diferenciadores muy importantes en la empresa y que le han dado
ventajas competitivas para hace frente a los retos presentes y futuros.
Hasta el momento no he encontrado la receta mgica que pueda
solucionar los retos, las eventualidades y las situaciones cada vez ms
complejas a las que nos enfrentamos los que estamos al frente de la
Cadena de Suministro, PERO, de lo que si estoy bien convencido y lo he
probado de manera exitosa, es que la buena organizacin, la planeacin
precisa, la ejecucin implacable y el estricto control de los elementos
clave en la Cadena de Suministro, son indispensables para crear esas
ventajas competitivas que la organizacin demanda en un mundo cada
vez ms globalizado y mas co-dependiente en sus procesos y
economas.

De esa experiencia adquirida, y de esas organizaciones en las que he

colaborado, te presento lo que considero son Las doce mejores
prcticas para eficientizar tu Cadena de Suministro

PRIMERA. En toda empresa debe existir una bien definida y clara

estrategia corporativa que derive en estrategias igual de claras en la
Cadena de Suministro. Si desde la ms alta esfera organizacional existe
una definicin contundente del camino que debe seguir la empresa, ya
te imaginars lo que suceder hacia abajo, lo cual necesariamente tiene
que traducirse en planes y programas que hagan que los objetivos
interdepartamentales estn perfectamente alineados y sin que se
contrapongan unos con los otros, la APO (Administracin por Objetivos)
es una herramienta muy eficiente para lograr esta alineacin.
SEGUNDA. Todas las empresas de clase mundial MIDEN su desempeo
en la Cadena de Suministro. No se puede mejorar lo que no se puede
medir. No medir es tanto como sentirse enfermo y no tomarse la
temperatura para salir de dudas. Bien sea el Balance Score Card, los
Indicadores de Eficiencia, Key Performance Indicators, como los llames
en tu empresa, lo importante es tenerlos en el primer nivel de tu
escritorio, asegrate que reflejen el estado de salud de tu Cadena, no te
engaes, no los maquilles, que sean una realidad de desempeo, no un
sueo corporativo. Fjate una meta para cada uno de ellos, convoca a tu
equipo de trabajo a elaborar desde estrategias, planes, programas hasta
tareas para mejorarlos y mantenerlos a un nivel donde el balance entre
el costo de incrementarlos sea proporcional a los beneficios
empresariales que puedas obtener. Si para subir de 98% a 99% tu nivel
de servicio, necesitas subir tus niveles de inventario 30% evala que
tanto vale la pena hacer el gasto financiero para elevar el nivel.
TERCERA. La sincronizacin entre los equipos de venta y operaciones
mediante el ciclo o proceso S&OP (Sales and Operation Planning). Una
empresa donde existe un claro compromiso de seguimiento y liderazgo
de la Alta Direccin, que tiene bien comunicados y organizados a sus
equipos de Ventas, Mercadotecnia y Operaciones mediante reuniones
semanales y mensuales de S&OP, donde se compartan la informacin,
las tendencias, las estrategias de mercado, las oportunidades de
mejoramiento, desde luego que tiene las mejores posibilidades de
permanencia en el mercado y los ms altos ndices de rentabilidad
financiera.
CUARTA. El proceso de pronsticos o forecast. En las organizaciones
que conozco, este proceso es elevado hasta el ms alto nivel de la
organizacin, con ello no quiero decir que el director general sea el
responsable de esta tarea ni que sea directamente l el que lo controle,
sino que al ser supervisado por los altos directivos, los responsables de
su elaboracin ponen ms atencin a su informacin, Son bien sabidos
los efectos que un pronstico errtico trae a la empresa, provoca
clientes insatisfechos si los pronsticos son bajos en comparacin con la
demanda del mercado o, por el contrario, sobre inventario en los
almacenes si las proyecciones son muy elevadas con respecto a la
demanda, ambos efectos, traen consecuencias financieras y de servicio
muy importantes y a veces irreversibles en el desempeo de la
organizacin.
QUINTA. El control de los inventarios. El tener controlados los depsitos,
almacenes, centros de distribucin que alojan los productos terminados
reviste una singular importancia, porque aqu es donde se genera uno
de los costos ms elevados de la organizacin y uno de los ms altos
ndices de insatisfaccin de los clientes. Por un lado se deben mantener
las existencias fsicas acorde a lo que los sistemas de inventarios
reflejan en la pantalla de la computadora, ya que es esta la informacin
que toma la gente de Servicio a Clientes para levantar y comprometer
un pedido con un cliente, si la informacin es incorrecta, evidentemente
que el pedido no se surtir correctamente, y solo ser cuestin de
minutos para que llegue la llamada del cliente para quejarse del servicio.
Ahora, yo siempre he pensado que los almacenes est vivos, es ms,
hasta parece que respiran, todo el da estn en movimiento, ya lleg
Hugo y tom 15 piezas, atrs del l lleg Paco y sac 45 y al final Luis
coloc en el anaquel 100, y cuando llega el de control de inventarios
Sorpresa! las existencias no coinciden, y el gerente del almacn busca,
indaga, investiga y al final, la respuesta ms encontrada es, pues quien
sabe quien fue! y si se surten 1,000 pedidos al da ya te imaginars el
caos que eso significa. Es por ello que la disciplina operativa, como yo la
llamo, debe ser el elemento clave de control ms importante en los
almacenes, ya que un trabajador que no est disciplinado traer ms
problemas de los que imaginas, quizs l sin darse cuenta (y pensando
que acta de buena fe) estar desordenando lo que debiera tener un
orden. As tengas los mejores procesos, todos ellos documentados,
radio frecuencia, RFID y hasta GPS, servir de muy poco si el trabajador
no est disciplinado en hacer las cosas correctamente y de acuerdo a un
proceso.
SEXTA. El control de la demanda del mercado. Seguido del proceso de
S&OP est la forma en la que la organizacin establece el control de la
demanda. Hay empresas que en trminos de demanda solo venden lo
que tienen, porque son lderes del mercado, embarcan lo que producen y
no lo que el mercado realmente est solicitando, aqu es donde crece la
competencia, donde el lder no abastece y el mercado lo requiere. En
otras empresas la conexin entre el rea de Mercadotecnia, Ventas y
Operaciones es tan pobre que la informacin y los nmeros de demanda
no evidencian la realidad del mercado y por lo tanto no se pueden
aprovechar las oportunidades de negocio que hay afuera de la empresa.
Un sistema de informacin bien organizado que refleje la realidad de la
demanda que existe en el mercado es la mejor prctica que la empresa
pueda tener, la comercializacin y rentabilidad son la razn de ser de la
empresa. Porqu no tener datos confiables de demanda?
SEPTIMA. Los perfiles de puesto de la gente que colabora en la Cadena
de Suministro, desde la presidencia o vicepresidencia hasta el
almacenista y el transportista que har entrega del producto. Ocurre
muchas veces que mandan al almacn al trabajador que en el rea
administrativa no funcion o simplemente ya no lo queran tener en esa
rea, y de castigo lo mandan al almacn, pues total, que puede tener
de difcil surtir una orden o descargar un camin!, o contratan a
auxiliares de almacn que reprobaron matemticas en la escuela y
tienen problemas para hacer sumas, restas y multiplicaciones, y ya ni
hablar de los quebrados! En uno de los almacenes en los que me toc
laborar, el trabajador tena que ir al anaquel y tomar 83 piezas, solo que
estas venan en presentaciones de 6, la sola operacin aritmtica de
cuantos paquetes de 6 piezas debo tomar y cuantas piezas sueltas
conforman el pedido, representaba para este trabajador todo un reto,
porque no tena el perfil ni la habilidad mnima necesaria para cumplir
con la tarea que se le haba asignado. Y, me puedo pasar el resto del da
escribiendo como en algunas empresas se selecciona al personal que
labora en alguno de los eslabones de la cadena de Suministro sin tomar
en consideracin el perfil, la experiencia, el momento en el que la
organizacin se encuentra y la visin del negocio. Contar con personal
visionario, sumamente organizado, con liderazgo, inquieto y disciplinado
son algunos de los atributos que a mi gusto busco con frecuencia
cuando tengo que contratar personal para las funciones de la Cadena.
OCTAVA. Outsourcing. La Cadena de Suministro es tan fuerte como su
eslabn ms dbil Qu significa esto? si la debilidad de la organizacin
es el transporte y la inversin para fortalecerla es muy elevada,
conviene mejor buscar un socio y hacer una alianza estratgica para
dejar esta actividad a aquellas empresas cuya fortaleza sea nuestra
debilidad. Hoy en da hay empresas que se especializan en tareas que
para nosotros representan un gran dolor de cabeza. Recuerdo que para
un cliente tenamos que etiquetar un producto con caractersticas
especiales y nos tomamos casi una semana para hacer el puro diseo de
la etiqueta, lo que represent prdida de tiempo e insatisfaccin en el
cliente, no ramos buenos para el proceso de etiquetado, el siguiente
requerimiento lo dimos en outosourcing con una empresa especializada,
el resultado?, clientes contentos y mejores costos operativos.
NOVENA. Documentacin de procesos. Ocurre muy a menudo que
cuando el planeador, el especialista en importaciones, el gerente de
almacn o el de transportes, deja la organizacin por la razn que sea,
el resto de los que se quedaron se ven unos a los otros preguntndose
Y cmo le haca fulano de tal para hacer ese proceso? y entonces hay
que hacer uso de toda la creatividad del equipo para sacar adelante esa
tarea, porque el que se fue no dej ni el nmero telefnico del
proveedor. Por ello, reviste vital importancia tener los procesos
documentados a todos los niveles. La metodologa que ofrecen las
certificaciones de ISO 9000 son muy buenas para eso, y no
necesariamente implica que haya de por medio una certificacin. Una
prctica de clase mundial es hacer la documentacin de los procesos,
las funciones, los puestos y de todo aquello que hace funcionar la
cadena de forma adecuada y eficiente.
DCIMA. Programas de calidad y mejora continua. La calidad no es un
concepto propio de los productos terminados, la calidad es una actitud,
es un hacer y un deber diario de todos los que tienen participacin en la
manufactura y entrega del producto al cliente, desde el que elabora las
materias primas, el que procesa la orden del cliente, el que maneja el
camin de reparto, el que cobra la factura, etc. todos ellos deben
ejecutar su actividad con calidad. Las mejores empresas adems de
tener programas bien definidos de calidad y de tener polticas de calidad
departamentales a todos los niveles de la organizacin, tienen asociados
comprometidos con la calidad, tienen gente que no solo se sabe la
poltica de calidad de memoria, sino que la viven y la transforman en
productos y servicios de clase mundial.
UNDCIMA. Incorporacin de tecnologas de informacin. Hoy en da la
tecnologa est prcticamente al alcance de toda la poblacin. Los
desarrollos tecnolgicos se hacen presentes en casi todas las
actividades de la vida humana, y han sido hechos para facilitar la vida y
la toma de decisiones. Las empresas de clase mundial se aprovechan de
la tecnologa para facilitar el procesamiento de la informacin y tomar
decisiones ms asertivas. Software para planeacin y pronsticos, para
controlar almacenes, para transportes, prcticamente hay herramientas
para controlar toda la Cadena y deben ser utilizadas diligentemente por
la organizacin ya que pueden ofrecer ventajas competitivas que
colaborarn en la supervivencia de la organizacin. Sin embargo, la
Cadena es eficiente en la medida que sus procesos lo sean, un proceso
complejo no es necesariamente sinnimo de eficiencia, lo simple en ms
de las ocasiones es lo ms recomendable, por ello en un sentido
diligente para usar la tecnologa, resulta importante preguntarse Ests
automatizando el error?
DUODCIMA. Las empresas de clase mundial desarrollan y capacitan al
personal. He tenido la buena fortuna (y tambin he sido muy tenaz y
visionario al exigir capacitacin para m y para mi personal) de estar en
organizaciones donde la capacitacin forma parte del desarrollo del
asociado, la empresa valora y sabe del beneficio de tener capacitada a
la gente. Las actividades y conceptos de la Cadena, siempre estn en
constante evolucin y hoy ms que nunca, se ofrecen mltiples
programas de capacitacin en escuelas de negocios, en empresas de
consultora, en instituciones pblicas y privadas, hay cursos y clases
presenciales, por internet, con pagos en efectivo, a plazos, etc. Hay ms
oferta educativa, lo que creo que se requiere es estar convencido de los
beneficios que esto trae al asociado y a la empresa y motivar a la
direccin a pagar por ese beneficio. Conozco gente que termin sus
estudios superiores y tiene ms de diez o quince aos y que no se ha
parado en un aula educativa de nueva cuenta. Hay foros y expos para
casi todas las disciplinas de la Cadena, los hay para logstica, para
pronsticos, para comercio exterior, para transporte, para servicio a
clientes, en fin la variedad es bastante amplia. Insisto, se requiere estar
convencido de que es necesario tomar participacin activa en este tipo
de actividades, porque lo nico constante en esta vida es el cambio.
Desde luego que pueden existir muchas otras mejores prcticas que
seguramente no estn contenidas en este artculo, pretendo transmitir
algo de lo mejor que he vivido y experimentado, la combinacin de
todas estas prcticas es una nada fcil labor, requiere disciplina,
participacin personal, mucho, muchsimo trabajo en equipo, tendrs
que sacar tu mejores talentos y habilidades de liderazgo para convencer
a tus asociados, bscate en el diccionario lo que significa cabildear
porque lo vas a hacer todos los das para provocar que los resultados
sean mejores da a da.

Te deseo la mejor de las suertes!!