Sunteți pe pagina 1din 8

AN ALIZA I DESCRIEREA POSTURILOR

1. Definirea noiunilor de element de munc, post, funcie, meserie,


specialitate

Munca ntr-o ntreprindere sau instituie este divizat pn la nivelul sarcinilor.


Sarcina de munc presupune eforturi fizice i intelectuale pentru aplicarea n practic
a unor cunotine teoretice i practice dintr-un domeniu, n vederea realizrii unui scop
determinat.
Sarcina de munc se caracterizeaz prin aspecte calitative, care se refer la ce se face
i aspecte cantitative, care se refer la mrimea efortului i la timpul necesar prestrii lui.
Aspectele calitative in de pregtirea persoanei respective pentru ndeplinirea sarcinii
ncredinate, iar cele cantitative in de balana energetic a acesteia. Nimeni orict de
pregtit ar fi, nu poate presta munc peste limita determinat de aceast balan.
Fiecare angajat n organizaia care lucreaz, ndeplinete un ansamblu de atribuii de
care depinde realizarea obiectivelor stabilite.
Postul sau locul de munc reprezint un grup de sarcini, obligaii i responsabiliti,
similare, pe care le ndeplinete un salariat, care se nscriu n balana energetic a unei
persoane ce devine responsabil pentru ndeplinirea lor.
n cazul cnd ndeplinirea unei sarcini depete balana energetic a unei persoane
sarcina se divide i se ncredineaz mai multor posturi, iar n cazul cnd ndeplinirea unei
sarcini nu solicit ntreaga energie a unei persoane, diferena se completeaz cu o alt
sarcin. n acest din urm caz, postul se constituie din 2 sarcini, care presupun aceeai
pregtire profesional.
O sarcin de munc este compus din mai multe elemente de munc.
Elementul de munc este cea mai mic poriune de munc, avnd un coninut bine
individualizat n ansamblul sarcinii de munc.
De multe ori termenii post, funcie, serviciu snt folosii unul n locul celuilalt
(corespondentul n limba englez este job). Totui ntre ele exist unele diferene.
Astfel, dac un atelier mecanic are 5 mecanici, putem spune c pentru funcia de mecanic
exist 5 posturi.
Funcia este definit prin activitatea pe care o presteaz o persoan, n mod sistematic
i organizat, n schimbul unui salariu. Pentru realizarea unei funcii pot exista unul sau
mai multe posturi. De exemplu, pot fi funcii de economist, inginer, etc., care pot fi
ocupate de una sau mai multe persoane, fiecare ocupnd cte un post.
Serviciu se poate defini ca ndatorie / ocupaie pe care o persoan o are n calitate de
salariat.
Este necesar, de asemenea, o precizare prin raportul dintre noiunea de post i
noiunile de meserie, specialitate i specializare.
Prin meserie se nelege complexul de cunotine obinut prin colarizare i prin
practic, care permite celui care le posed s execute anumite operaii de transformare i
prelucrare a obiectelor muncii sau s presteze anumite servicii.
Acest complex de cunotine confer, celui care le posed, o recunoatere public n
domeniul respectiv, ca muncitor calificat.
Prin specializare se nelege o ramur de activitate, de obicei, tiinific, restrns
la un anumit domeniu. Cnd se refer la oameni pregtii ntr-o anumit specialitate,
desemneaz competena acestora n raport cu ramura de activitate respectiv.
Noiunea de specialitate se folosete, de obicei, cu privire la categoriile de
personal cu pregtirea superioar i medie. Prin extindere, se folosete i n cazul unor
meserii de nalt calificare, de exemplu, ceasornicar, (depanator de radio i televizoare)
.a.
Prin specializarea forei de munc se nelege procesul de adncire a diviziunii
sociale a muncii n vederea practicrii unei activiti ntr-un domeniu foarte ngust,
respectiv ntr-o fraciune a unei meserii sau a unei specialiti.
Aa cum s-a artat mai sus postul nu se refer la meserie, specialitate sau
specializare, ci la un volum de munc corelat cu balana energetic a persoanei care-l
deine.
Ca urmare, n cele mai multe cazuri, persoanele calificate ntr-o meserie,
specialitate sau specializare, nu pot presta munc n domeniile n care snt pregtite dect
n limitele balanei lor energetice. Pregtirea lor fiind mai larg dect cerinele unui
anumit post, ele pot fi utilizate la nevoie, i n alte posturi de acelai profil, dar care au
sarcini diferite. Deci persoane cu aceeai pregtire pot presta munca n posturi cu sarcini
diferite.

2. Coninutul i scopul analizei postului de munc

Analiza postului este o investigaie sistematic a sarcinilor, ndatoriilor i


responsabilitilor postului, precum i a ndemnrii, cunotinelor i abilitilor necesare
ocupantului, pentru a avea performane bune.
Realizarea unei analize fundamentale a postului presupune gsirea rspunsurilor la o
serie de ntrebri, cum ar fi:
- Care snt activitile ce trebuiesc executate n cursul unei zile de lucru?
- Ce aptitudini i caliti trebuie s posede cei ce ocup postul?
- Munca se desfoar sub presiunea timpului sau se poate lucra n timpul prestabilit?
- Postul implic responsabiliti speciale?
Analiza postului presupune colectarea tuturor informaiilor asupra caracteristicilor
postului. Aceste informaii se refer la activitile desfurate n cadrul postului, la
cerinele de comportament, la condiiile de munc, legturile cu alte posturi, performanele
ateptate, mainile i echipamentele folosite. Toate aceste informaii ajut la identificarea
persoanei care ar putea s ocupe postul respectiv.
n analiza uni post de lucru trebuie s se aib n vedere ce se face n realitate la acest
post, activitile executate si nu ce ar trebui s se fac (deci postul aa cum se prezint el, nu
cum ar trebui s fie).
La analiza postului se folosesc surse variate de culegere a informaiilor. O prim surs
de informare este persoana care ocup funcia analizat, care poate descrie ct mai exact
activitile efectuate n cadrul funciei i s fac judeci i aprecieri asupra activitilor
specifice necesare pentru ndeplinirea funciei. De asemenea, informaii asemntoare trebuie
s fie obinute de la persoane care ocup funcia imediat superioara funciei analizate, precum
i de la un analist pregtit n domeniul respectiv.
Rezultatele analizei postului snt concretizate n descrierea i specificarea postului.
Descrierea postului indic ce este de fcut, de ce, unde i cum trebuie de fcut, respectiv:
sarcini, ndatorii i responsabiliti.
Specificarea postului precizeaz cunotinele, deprinderile i abilitile necesare unei
persoane pentru a ndeplini funcia n mod satisfctor. De exemplu, pentru o funcie de
dactilograf sau secretar se prevede numrul de cuvinte pe minut; numrul maxim de greeli
admise; nivelul colii absolvite, cunoaterea uneia sau mai multor limbi strine .a.
n urma analizei posturilor de lucru existente se obin o serie de elemente de baz
:astfel s-ar putea s rezulte c anumite posturi nu-i mai justific existena, n alte cazuri e
posibil ca unele posturi s fie doar parial solicitate, dup cum n alte situaii s fie necesar
crearea unor posturi suplimentare.
Analiza posturilor de lucru existente la un moment dat ntr-o ntreprindere furnizeaz
o serie de elemente de baz pentru managementul previzional al personalului n scopul lurii
unor decizii (fig. 1.) privind:
- stabilirea nevoilor de personal;
- aprecierea personalului;
- elaborarea unor planuri pentru promovarea lucrtorului;
- determinarea nivelului de salarizare;
- recrutarea i selecia salariailor.

Planificarea personalului
Salarizare i recompensare

Analiza
funciei

Recrutarea
Aprecierea performanelor
personalului
Descrierea funciei

Sntate i securitate Selecia personalului

Specificarea
funciei

Pregtirea i orientarea personalului Planificarea i dezvoltarea carierei

Fig.1 Analiza funciei i activitile de personal

Rezultatele analizelor fcute asupra posturilor de lucru trebuie s fie reflectate n mod
corespunztor n fia postului pentru perioadele viitoare. n urma analizelor i a definitivrii
pentru fiecare caz n parte a documentului fia postului, se poate ntocmi lista (inventarul)
posturilor.

3. Metode folosite n analiza postului

Procesul de culegere, prelucrare, interpretare i folosire a informaiilor cu privire la un


anumit post, are scopul de a stabili ce activitate/munc este ndeplinit, n ce condiii i care
snt abilitile necesare unei persoane pentru a o ndeplini.
Pentru culegerea informaiilor se folosesc diferite metode i anume:
Observarea;
Interviul;
Chestionarul;
Analiza structurat.

Observarea const n urmrirea desfurrii muncii angajatului de ctre analist la faa


locului. Principalul ei scop este obinerea informaiei ct mai complete cu privire la sarcinile
care revin postului respectiv, n succesiunea lor. Folosirea acestei metode este limitat mai
ales n cadrul posturilor cu activiti neciclice sau care se repet la intervale mai mari sau
neprecizate. Metoda este aplicabil n cazul funciilor repetitive, ciclice i n combinaie cu
alte metode.
Observarea prezint urmtoarele avantaje:
- este singura cale prin care se obin direct informaiile despre munca ce se desfoar
n postul analizat;
- mrete ncrederea att a conducerii ntreprinderii ct i a salariatului deoarece
informaiile lor snt culese n mod direct, la faa locului, dar nu din birou.
Pe de alt parte, observarea prezint i unele dezavantaje:
- rezistena salariatului la analiza postului;
- timpul alocat pentru observare se poate dovedi insuficient;
- analizele anterioare ale analistului la posturi asemntoare pot fi o tentaie pentru
analist spre superficialitate, folosind n observarea pe care o face elemente extrase din
observaiile anterioare, scurtnd timpul de observare.

Interviul const n obinerea de informaii direct de la angajaii care ocup o anumit


funcie i superiorii lor. Cel mai adesea se folosete un formular structurat de interviu, n care
se nregistreaz informaiile n mod logic i sistematic.
Dei de regul interlocutorii(angajaii intervievai) cunosc cel mai bine coninutul funciei
lor, percepia lor asupra funciei poate fi afectat de cele mai recente activiti, omind unele
activiti anterioare. De asemenea angajatul este contient c ar putea beneficia dac
exagereaz coninutul funciei, deoarece acestea se iau n consideraie la luarea deciziilor de
salarizare i de promovare.

Se pot practica i interviuri de grup, prin participarea membrilor experimentai ai unui


colectiv de munc, precum i superiorii acestora. Dei interviurile de grup snt costisitoare,
deoarece necesit prezena unor specialiti n domeniul resurselor umane ca mediator precum
i a unui anumit numr de angajai, ele pot aduna la un loc persoane cu bun experien.

Chestionarele snt un mijloc general de nregistrri constnd din ntrebri deschise-


nchise i care se nmneaz angajailor i managerilor, respectiv celor imediat superiori
postului, pentru a fi completat cu rspunsuri, independent de ctre angajai i superiori.
Avantajul principal al folosirii chestionarului este c informaiile, pentru un mare
numr de funcii, se pot obine ntr-un timp relativ scurt i cu cheltuieli reduse.

Metodele structurate. Din ele fac parte:


1. Chestionarul pentru analiza postului;
2. Analiza funcional a funciei.
Chestionarul pentru analiza postului este compus din 194 ntrebri, din care 187 snt
legate de munc, iar 7 se refer la metoda de plat, respectiv de salarizare. El poate fi folosit
pentru analiza multor tipuri de posturi. Scopul care se stabilete pe fiecare post ajut la
definirea poziiei acestuia fa de celelalte posturi din ntreprindere. Chestionarul este mprit
n 6 diviziuni:
1. Intrarea informaiei. Unde i cum obine muncitorul informaii pentru a ndeplini
munca sa;
2. Procese mintale. Ce activiti de judecare, luare de decizii, planificare, i de
prelucrare a informaiei snt ndeplinite n timpul efecturii sarcinilor;
3. Prestarea de munc. Ce activiti fizice face muncitorul i ce unelte sau instrumente
snt folosite;
4. Relaii cu alte persoane. Ce relaii cu alte persoane snt necesare n ndeplinirea
sarcinii;
5. Contextul n care se afl postul. Ce condiii de munc i n ce context social snt
implicate;
6. Alte caracteristici ale muncii. Ce alte activiti, condiii, sau caracteristici snt
relevante pentru sarcina de lucru.
Un astfel de chestionar concentreaz elementele care descriu comportamentele necesare
ndeplinirii funciei, mai mult dect descrierea aspectelor tehnice.
Acest tip de formular poate fi completat de un analist care intervieveaz pe angajai i
observ modul cum snt ndeplinite sarcinile, dar poate fi completat i de cel care ocup
postul respectiv.
Analiza funcional a funciei ia n consideraie:
1. Obiectivele(scopurile) organizaiei;
2. Ce fac angajaii n cadrul funciei pentru a realiza aceste obiective;
3. Nivelul i orientarea a ceea ce fac angajaii;
4. Coninutul pregtirii profesionale.
Analiza funcional a postului poate s nu ofere informaii suficiente pentru evaluarea
postului ns ea poate fi folosit mpreun cu alte metode pentru asemenea scopuri.

4. Coninutul descrierii i specificaiei postului, cerine privind


descrierea postului

Rezultatele obinute din analiza funciei snt cuprinse n descrierea i specificaia funciei.
Ambele nsumeaz concis informaiile obinute pentru fiecare post.
Prin descrierea postului se precizeaz ndatoriile postului, modul de ndeplinire a
acestora necesitatea postului i codul. Descrierea postului este compus din2 pri:
- identificarea postului, care const n stabilirea rolului i poziiei acestuia, precum i n
precizarea atribuiilor ce-i revin;
- specificarea postului prin care se precizeaz cerinele privind educaia, experiena,
trsturile de personalitate, aptitudinile necesare noului angajat pentru a putea ocupa
postul respectiv.
Descrierea postului se elaboreaz, att n ntreprinderile mici, cu 20-30salariai, ct i n
cele mari, cu mii de angajai. Diferena este c n ntreprinderile mari pot fi culese mai multe
informaii i posturile pot fi mai specializate.
Descrierea postului trebuie s conin cerinele postului i nu ct de bine ar trebui
ndeplinite sarcinile din acel post.
Descrierea postului este cu mult mai dificil pentru posturile de conducere. Postul
muncitorului i a superiorului su poate fi descris relativ uor. Cu ct angajatul se afl mai sus
n ierarhia ntreprinderii, cu att este mai dificil descrierea precis a sarcinilor sale i a
pailor ce trebuie efectuai pentru realizarea lor. Deci, cu ct postul implic o rspundere mai
mare, cu att mai mari snt ocaziile celui ce o execut de a ncerca s evadeze de la ndatoriile
sale. Pentru a diminua aceast posibilitate, este necesar ca personalul de conducere s
precizeze n scris cea mai mare parte dintre sarcinile proprii (strategii i planuri de lucru,
obiective bine definite).
Specificaia funciei este o dezvoltare logic a descrierii funciei, care descrie calificarea
cheie necesar unei persoane pentru a ndeplini funcia n mod satisfctor. Factorii specifici
identificai pot fi adesea grupai n 3 categorii: cunotine; talent/dibcie i abiliti. Factorii
din aceste categorii includ: educaia, experiena, cerinele de dibcie/talent n munc, cerine
personale, cerine fizice i intelectuale, precum i condiii de munc i riscuri.
Cunotinele reprezint un corp de informaii aplicat direct pentru efectuarea unei
funciuni.
Abilitate sau pricepere nseamn capacitatea de a face ceva, de ex.: abilitatea de a face
judeci independent, de a executa un desen tehnic.
Calificarea reprezint ceva mai mult dect abilitatea, deoarece presupune recunoaterea
capacitii de aplicare a cunotinelor teoretice i practice la un anumit nivel prevzut ntr-un
standard oficial. Definiia abilitii i cea a calificrii au elemente asemntoare, dar nu
trebuie s fie confundate.
Pregtirea permanent, n special cu caracter aplicativ, dup absolvirea formelor de
nvmnt, cu scopul executrii sarcinilor specifice de baz. Aceast pregtire se mai
numete i educaie permanent.
Experiena se exprim prin vechimea n munc i vechimea n specialitatea postului.
Toate aceste cerine care compun specificaia postului urmresc s asigure execuia
satisfctoare a sarcinilor ce revin unui anumit post.
Cerine privind descrierea postului
1.Sursele de informaii. Cele mai bune rezultate snt obinute atunci cnd descrierea
postului se efectueaz la locul de munc, n timpul programului de munc. n felul acesta nu
snt omise elementele eseniale despre postul respectiv.
2.Sprijinul angajatului. Sprijinul angajailor se poate obine dac acestora li se explic
scopul urmrit.
3.Persoana care face descrierea. ansa ca un specialist(analistul funciei) s
ntocmeasc o descriere de post corect este cu mult mai mare dect n cazul persoanelor fr
experien n domeniu.
4.Finalitatea descrierii postului. Descrierea postului depinde de natura activitilor
desfurate i de scopul pentru care aceasta se ntocmete. n forma sa cea mai simpl,
descrierea postului poate consta ntr-un singur paragraf, n alte cazuri, poate cuprinde cteva
pagini divizate n trei pri.
Prima parte este de identificare, care se face prin precizarea funciei titularului,
superiorului imediat, precum i alte date privind numrul angajailor care ndeplinesc funcia,
scala de salarizare.
A doua parte este un rezumat general, concis al responsabilitilor i componentelor care
difereniaz o funcie de alta. Se descrie n esen coninutul funciei.
A treia parte cuprinde ndatoriile specifice, n care se expune clar i precis sarcinile,
ndatoriile i responsabilitile implicate de ndeplinire a funciei.
5. Stilul de descriere. n general se poate folosi orice stil. Este de preferat, ns, stilul
concis, astfel nct postul s poat fi identificat, fr dificultate, din descrierea lui. n
descrierea funciei este important a folosi ntrebri pe baza crora s se dea rspunsuri precise
care s descrie sarcinile, ndatoriile i responsabilitile. Trebuie s se evite folosirea unor
cuvinte sau expresii vagi. Descrierea postului este o real art, care trebuie s fie descriptiv,
fr a fi supradetaliat. Este necesar de a se folosi un limbaj clar, fr a se ajunge la o
descriere a analizei micrilor.
n unele cazuri descrierea funciei cuprinde unele seciuni privind mijloacele materiale
(obiectele i mijloacele de munc) utilizate, condiiile de munc, sau scule speciale.
5. Etapele analizei postului. Impactul analizei postului asupra
performanelor

De fiecare dat cnd apare un post vacant este necesar revizuirea sau elaborarea
descrierii acelui post nainte de nceperea recrutrii i seleciei. Etapele ce snt parcurse la
analiza postului snt:
1. Identificarea postului i revizuirea documentaiei existente;
2. Explicarea scopului urmrit;
3. Culegerea informaiilor;
4. Elaborarea descrierii i specificaiei postului.
5. Meninerea i actualizarea descrierii i specificaiei postului
1. Identificarea postului i revizuirea documentaiei existente. Este necesar a se
identifica ce fel de posturi trebuie analizate i numrul diferitelor categorii. De asemenea,
trebuie revzut documentaia existent, cum ar fi: descrierile existente ale postului, schema
organizaiei, informaii anterioare ale analizei postului, eventuale legi normative i
metodologii existente. Se identific i cei ce vor fi implicai n efectuarea analizei, metodele
ce vor fi folosite, precum i titularii actuali, managerii care vor participa.
2. Explicarea scopului urmrit. Angajatului i se va explica clar ce se urmrete, cum se
va proceda pentru a prentmpina rezistena din partea angajailor. Explicaiile trebuie s se
refere la scopul analizei postului, motivele, etapele, i timpul afectat, cine particip .a.
3. Culegerea informaiilor. n aceast etap se culeg informaiile existente privind
analiza postului. Se distribuie chestionare i se explic modul de completare, se fac
observaii, au loc interviuri care permit completarea informaiilor necesare. Informaiile
obinute snt analizate i verificate de specialiti pentru a sesiza eventualele lipsuri,
neconcordane, erori.
4. Elaborarea descrierii i specificaiei postului. Informaiile despre analiza postului
trebuie s fie sondate, examinate, prelucrate i folosite n proiectarea descrierii i specificaiei
funciei.
Descrierea postului se prezint sub forma unei sinteze a elementelor importante ce
caracterizeaz postul respectiv. Proiectul pregtit este trimis managerilor i angajailor pentru
revizuire. Pe baza observaiilor se fac eventualele corectri i snt elaborate descrierea i
specificaia postului finale.
5. Meninerea i actualizarea descrierii i specificaiei postului. Pe msura aplicrii este
necesar un sistem de urmrire i inere la curent a descrierii i specificaiei postului n sensul
efecturii completrilor determinate de evoluia dinamic a organizaiei (schimbri
economice, organizatorice, tehnico-tiinifice.). Trebuie identificate toate schimbrile ce apar
i efectuate revizuirile i completrile necesare. Cnd apar posturi vacante descrierea i
specificarea funciei trebuie s fie revzute naintea nceperii aciunii de recrutare i selecie.
Necesitatea revizuirii i actualizrii descrierii i specificaiei funciei poate s apar i n
diferite alte situaii cum ar fi: n timpul evalurii performanelor, n urma unor constatri
rezultate din interviurile de plecare a unor angajai, n timpul eforturilor de planificare a RU,
n perioadele de reorganizare i restructurare a activitii organizaiei .a. situaii.
Impactul descrierii postului asupra performanelor
La descrierea funciei trebuie luat n consideraie contextul n care se desfoar
activitatea i influena funciei asupra angajailor. Atenia acordat descrierii funciei este
determinat de trei motive majore:
1. descrierea postului poate avea un impact important asupra performanelor n unele
funcii, n special acelea n care motivarea angajailor poate conduce la diferenieri.
Diminuarea costurilor prin reducerea absenteismului i a fluctuaiei cer, de asemenea,
o descriere corect a postului;
2. descrierea postului poate afecta satisfacia n munc. Pentru ca oamenii s fie
satisfcui este important s se identifice acele elemente care fac ca un post s fie
considerat bun;
3. descrierea postului poate afecta sntatea fizic i mintal a angajailor. Prin
descrierea postului trebuie s se evite sau s se diminueze influena factorilor care pot
duce la diminuarea anumitor funcii ale organismului uman, cum ar fi: munca n stres,
la presiune nalt, cu solicitarea n mod deosebit a auzului, vzului, afeciuni ale
coloanei vertebrale sau alte componente ale sistemului osos, influena asupra presiunii
i circulaiei sngelui.