VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

COSTOS Y PRESUPUESTO
AUTOR: Jaime Rafael Castro
NDICE

Acceso rpido

GENERALIDADES DESARROLLO

GLOSARIO BIBLIOGRAFA

Este material pertenece al Politcnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.
 01 -------

NDICE DESARROLLO DE CADA UNIDAD TEMTICA

1. Objetivos
Desarrollo de cada una de las unidades temticas
Comprender la importancia de la planeacin y el control de las actividades de la
1. Objetivos
empresa mediante los presupuestos, para lograr una adecuada gestin administrativa.
2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos.
Elaborar correctamente los presupuestos de una empresa, para que sirvan en la
2.1. Ventajas de los presupuestos gestin de la administracin.
2.2. Limitaciones de los presupuestos Conocer de qu manera el presupuesto puede servir de instrumento para la toma de
decisiones, por parte de la alta gerencia.
2.3. Principios de la elaboracin de un presupuesto
Establecer estrategias en la elaboracin del presupuesto de ventas teniendo en cuenta
2.4. El presupuesto maestro las variables especficas, endgenas y externas.
2.5. Ejercicios de presupuesto
2.6. El presupuesto en la formulacin de estrategias corporativas 2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos.

Glosario
2.1. Ventajas de los presupuestos
Referencias
Estas son algunas de las ventajas que ayuda a la planeacin y control en las empresas.
Remisin de fuentes complementarias
Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos bsicos de la
empresa.
Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y
autoridad de cada una de las partes que integra la organizacin.

Cuando existe la motivacin adecuada, se incrementa la participacin de todos los
niveles de la organizacin.
Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables.

Facilita a la administracin la utilizacin ptima de los diferentes insumos.

Facilita la coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la compaa.
Obliga a realizar un autoanlisis peridico.

Facilita el control administrativo.

Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organizacin, para

ejecutar su creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa.
Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia de las operaciones.

3 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 4

 2.2. Limitaciones de los presupuestos Previsin: es la importancia del estudio anticipado de los procesos de la organizacin para el
logro de las metas propuestas, este principio se divide en tres aspectos importantes.
Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas
al elaborarlo o durante su ejecucin: Predictibilidad: La posibilidad de pronosticar algo que va a suceder o que queramos que suceda.

Est basado en estimaciones, limitacin que obliga a la administracin a utilizar Determinacin cuantitativa: Las actividades programadas para la ejecucin deben determinarse
determinadas herramientas estadsticas para reducir la incertidumbre al mnimo, ya en unidades monetarias.
que el xito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se
cuenta. La correlacin y regresin estadstica ayudan a eliminar, en parte, esta Objetivo: la bsqueda del objetivo siempre debe ser previsible.
limitacin.
Planeacin: Es la programacin de la accin para lograr los objetivos deseados, se debe tener en
Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que cuenta los siguientes aspectos: la precisin, costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza,
es una herramienta dinmica, que debe adaptarse a cualquier inconveniente que participacin, oportunidad y la contabilidad de las reas responsables.
surja, ya que de otra manera perdera su sentido.
Precisin: Los planes de accin deben expresarse de forma concreta.
Su ejecucin no es automtica. Es necesario que en la organizacin se comprenda la
utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se convenzan de que ellos son los Costeabilidad: Debe haber costo beneficio en la implementacin del presupuesto.
primeros beneficiados por el uso del presupuesto. De otra forma sern infructuosos
todos los esfuerzos para aplicarlo. Flexibilidad: Los presupuestos deben tener la posibilidad de cambiar y restructurarse.
Es un instrumento que no debe sustituir la administracin. Uno de los problemas ms
Unidad: El presupuesto debe estar coordinado con los diferentes departamentos de la empresa.
graves que provoca el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por s
solo puede llevar al xito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la Confianza: Debe haber compromiso de los directivos para desarrollar el presupuesto y las
administracin para que cumpla su cometido y no para competir con ella. Toma diferentes acciones que implica.
tiempo y cuesta prepararlo.
No se deben esperar resultados demasiado pronto. Participacin: Debe haber participacin de todos los empleados que puedan aportar segn la
experiencia de los procesos al interior de la empresa.

2.3. Principios en la elaboracin del presupuesto Principios de organizacin: Se debe a las actividades humanas y se divide en principios de orden
y comunicacin. El principio de orden se fundamenta en organigramas, lneas de produccin y
Para elaborar un presupuesto se necesita tener en cuenta tres aspectos relevantes los cuales responsabilidades de los directores encargados. El principio de comunicacin es tener la
participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal estos son: informacin oportuna y concisa

Los elementos del trabajo: estos permiten en manejo de la informacin por medio de cdulas Principio de direccin: Se refiere al modo de dirigir el presupuesto. Se debe tener en cuenta los
presupuestarias en la que se recolecta la informacin de los recursos utilizados, para desarrollar principios de autoridad y coordinacin. En el principio de autoridad se concibe la autoridad
todos los clculos necesarios. como relativa y no absoluta para no quitarle la responsabilidad al funcionario encargado de la
accin. El principio de coordinacin, el inters general debe prevalecer del inters particular.
Las tcnicas de elaboracin: procedimientos utilizados para hacer las estimaciones en los
presupuestos en donde se identifican factores que incidieron en las ventas de los periodos Principio de control: Se fundamenta en la comparacin de los objetivos y los logros y se divide
pasados y se emplean procedimientos para establecer los estndares de la materia prima en los siguientes principios.
directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin.
Reconocimiento: Es el reconocimiento de los funcionarios por sus xitos.
Los principios: previsin, planeacin, organizacin, direccin y control.
Excepcin: Se fundamenta en la atencin en los asuntos excepcionales y no a los generales que
puede que tengan impacto significativo en el logro de las metas propuestas.

5 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 6

 Norma: El presupuesto es una norma de la empresa o se debe considerar de esta forma. 2.5. Ejercicios de presupuesto
Conciencia de costos: Es el principio de conciencia, en donde las decisiones tienen un impacto COMPAA MANUFACTURERA Y COMERCIALIZADORA LTDA
en los costos. Por esta razn los funcionarios deben tener claro las funciones o acciones y
Estado de costo de produccin y ventas de enero a junio de 20XX
relacionarlos con el costo.

2.4. El presupuesto maestro
Materiales $ 12.000.000
Mano de obra $ 6.000.000
Consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinacin de la Costos indirectos de fabricacin $ 2.100.000
utilidad o prdida que se espera tener en un futuro y por el otro, formular estados financiaros Costos de produccin del periodo $ 20.100.000
presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un perodo futuro, en variacin de inventarios
funcin de los planes operativos para el ao venidero. El presupuesto maestro est integrado de productos en proceso 0
bsicamente por dos reas, que son: Costo de produccin terminada $ 20.100.000
Variacin en inventarios de productos
El presupuesto de operacin.
terminados
El presupuesto financiero. Inventario inicial $ 10.000.000
Ejercicios de presupuesto Inventario final $ 6.030.000
Costo de ventas $ 3.970.000
En el primer semestre de 20XX la compaa manufacturera y Comercializadora Ltda,
Costo de ventas $ 24.070.000
planea vender 9.000 tasas de porcelana a un precio de $ 6.000

El primero de enero compra 2.000 tasas a un valor de $5.000

Se planea fabricar 10.000 tasas con los siguientes costos presupuestados. Calculo del inventario final.
Materiales directos $12.000.000
Mano de obra $6.000.000 INVENTARIO FINAL

CIF Es el 35% de la mano de obra directa. und

La empresa utiliza el mtodo PEPS para sus inventarios Inventario inicial 2.000
Los gastos operacionales son un 20% de las ventas mas produccin 10.000
Los gastos administrativos son un 25% ms que el ltimo semestre que fueron Disponible 12.000
$2.000.000.
Menos ventas 9.000
Con la anterior informacin elaborar:
Inventario final 3.000
El estado de costos de produccin y de ventas presupuestado.
El estado de resultado proyectado

Costo de produccin
El costo unitario de produccin terminada $20.100.000

Nmero de productos fabricados 10.000

7 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 8

 Estrategias de crecimiento

El costo de unitario de produccin = $2.010 Penetracin de mercados: Es una estrategia que se implementa mediante el mejoramiento de
los precios y el refuerzo de la publicidad. Se debe optimizar el uso de la capacidad instalada de
Inventario final = (3.000X $ 2.010)= $6.030.000 la empresa y ofrecerse a la distribucin de productos de otras compaas tomando el papel de
intermediario.
Estado de resultados
Del 1 de enero hasta el 30 de junio de 20xx Desarrollo de productos: Tiene como fin ofrecer nuevos productos y reemplazar o redisear
aquellos que no tenga buena salida de acuerdo al entorno y a los hbitos de consumo,
respondiendo a la competencia.
ventas $54.000.000
Integracin: Se refiere a la estrategia de comercializacin del producto creando un sistema de
menos costo de venta $24.070.000 distribucin propio, esta estrategia tambin se usa cuando se adquiere las empresas de la
competencia.
Utilidad bruta $29.930.000

Menos gastos Estrategias de consolidacin

Las estrategias de consolidacin son opuestas a las de crecimiento puesto que obligan a reducir
Operacionales $10.800.000
el tamao de las operaciones y reduciendo el tamao del rea en donde puedan introducir los
Administracin $2.500.000 productos, esto con miras a la especializacin de los productos. Las siguientes son algunos de las
tcticas utilizadas en esta estrategia.
Total gastos operacionales $13.300.000
Atrincheramiento: se contrae el terreno donde se comercializa su producto, esto se hace
porque los dems espacios de mercado no son tan rentables, de esta forma se aumenta el
Utilidad operacional $16.630.000 rendimiento de los artculos vendidos, y no se incurre en desgate al mantener plazas que no dan
los suficientes rendimientos o dan perdidas.
utilidad antes de impuestos $16.630.000
Contraccin de productos: Se refiere a la contraccin de los productos ofrecidos teniendo en
impuesto de renta segn la normatividad vigente $4.157.500 cuenta a la competencia, por ejemplo si la competencia comercializa esos productos a un precio
inferior y tienen mejores canales de distribucin.
Utilidad neta $12.472.500
Contraccin de negocio: Se refiere a la venta de un porcentaje de la empresa, porque esta no
El ejercicio anterior se muestra el estado de costo y el estado de resultados presupuestado a 6 ofrece los rendimientos deseados, que tienen que ver con proyectos al interior de la empresa
meses con esta informacin, los diferentes departamentos involucrados articulan los objetivos por ejemplo la fabricacin y comercializacin de bebidas azucaradas en la que se crea una
y las metas. Esta es la utilidad esperada $12.472.500. referencia que no tiene la rentabilidad deseada, afectando las utilidades.

2.6. El presupuesto en la formulacin de estrategias corporativas Medicin del mercado

El diagnstico de la empresa es determinante en el crecimiento desde la perspectiva del Es la medicin de los estimativos de las ventas por producto y lnea de produccin, teniendo en
incremento sostenido de las ventas, de nuevos productos y conquista de nuevos mercados. cuenta el entorno empresarial, con esto se establecen polticas de ventas en la que se tienen en
cuenta, los recursos, la distribucin, la fuerza laboral y otros que afecten la actividad econmica.
Para esto es necesario analizar tendencias histricas compararlos con el presente y proyectar el

9 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 10

 futuro. En este caso se toman decisiones como cules van a ser las ventas esperadas, de Si el mercado del sitio es inferior a la demanda de los consumidores se puede establecer la
acuerdo al anlisis del potencial del mercado. estrategia de penetracin con el desarrollo y comercializacin de productos.

Es necesario hacer este anlisis para proyectar las posibilidades de xito y de rendimientos Si el mercado del sitio es igual o superior a la demanda global, es decir la demanda de
econmicos futuros. consumidores no es suficiente para abordar la oferta de productos se tiene que aplicar la
estrategia de atrincheramiento.

El porqu se dan estos comportamientos en los mercados hay varias causales como se explica
en la figura siguiente.
Potencial

del
mercado

demanda de los consumidores

Oportunidad
Estrategia de Estrategia de
de los penetracin de atrincheramiento

demanada de los consumidores

competidores mercados

Ventas
del
sector


Figura 1. Oportunidad de los competidores

Fuente: Elaboracin propia Figura 2. Estrategias de mercado
Fuente: Elaboracin propia
La figura 1 muestra la oportunidad de los competidores nuevos en espacios de mercado, donde
las ventas del sector no abastecen a la totalidad de los consumidores de esta forma se analiza el En la figura 2 muestra los comportamientos de los mercados que se deben a muchas variables
mercado y se proponen estrategias de penetracin. econmicas entre ellas (crecimiento esperado de la economa, tasas de inters, devaluacin de
la moneda, gravmenes e impuestos). En la estrategia de atrincheramiento es necesario acudir
Pronstico de potencial de mercado a nuevas tcticas como son los crditos y tasas ms favorables para los clientes.

Este pronstico indica el volumen total en ventas que es expresado en unidades fsicas y Entre las variables econmicas que pueden influir en el presupuesto de ventas tenemos las
monetarias, para visualizar el potencial del pronstico, la empresa debe analizar la naturaleza siguientes:
de los bienes y servicios a comercializar en la que se tienen en cuenta que estas satisfagan una
necesidad genrica y se compara el potencial del mercado con las ventas del sector.

Pronstico de las ventas del sector

La comparacin del mercado potencial con la oferta del sector permite detectar lo siguiente:

11 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 12

 03 ------

GLOSARIO DE TRMINOS

Formular el presupuesto: Es convertir el programa en presupuesto.

Variables endogenas

Variables exogenas
Variables especificas

Acontecimientos que Desiciones internas Fatores externos Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros
afectan las ventas en que afectan el area controlables y no respecto a las operaciones y recursos, que forman parte de una empresa para un perodo
forma positiva o de ventas controlables determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
negativa Fusiones tratados de libre
Eventos que afectan Adquisiciones de comercio Presupuesto maestro: Conjunto de presupuestos que buscan determinar las utilidades y la
la competencia o a la nuevas compaias Nuevos impuestos a
empresa situacin financiera de la empresa.
Cambio del objeto las venats
Huelgas , protestas , social del negocio fijacin de precios
imagen negativa Variable: Es un elemento que puede ser sustituido por un valor cualquiera.
Adquisicin de por parte de las
Establecimiento de nuevas patentes autoridades estatales
nuevas politicas . Variables exgenas: Son aquellas variables que se dan por fuera de la empresa y que la
Inflacin
Lanzamiento de Devaluacin
administracin de la empresa no puede controlar.
nuevos productos Tasas de interes
Variables endgenas: Son aquellas variables que se dan dentro de la empresa y que la
situacin economicas
de los paieses administracin puede controlar.
realcionados con el
negocio etc

Figura 3. Variables que inciden en el presupuesto de ventas
Fuente: Elaboracin propia

Presupuesto de promocin de ventas

La promocin de las ventas se hace utilizando estmulos que pueden ser obsequios o muestras
gratuitas, menor precio en compra posteriores etc. La promocin dirigida a los intermediarios se
hace buscando un apoyo de estas empresas para la comercializacin de los productos y se
utilizan estrategias como entrega extra de mercancas sin costo alguno. El presupuesto a la
promocin de ventas incorpora lo siguiente.

Los costos unitarios de cada instrumento promocional utilizado y la intensidad o frecuencia
utilizada, es decir, se mide el instrumento promocional de tal manera que cumpla con la
intensidad en que se debe distribuir.

13 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 14

 04 ------- BI

REFERENCIAS

Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeacin y control de recursos.

Bogot D. C., Colombia: McGraw Hill.

Remisin a fuentes complementarias

Heredia Gutirrez, D. C. (2010). Cmo hacer presupuestos. Revista Pensamiento

Americano. 3(5). 85 - 93 Recuperado de:
http://www.coruniamericana.edu.co/publicaciones/ojs/index.php/pensamientoameri
cano/article/view/51.

15 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO COSTOS Y PRESUPUESTOS 16

 D+ I+ A
DISEO INNOVACIN AUTOMATIZACIN