Sunteți pe pagina 1din 6

APROB

eful
al IP Cantemir

locoten
ent-colonel de poliie

Anatolie Tomoianu

_____
_ martie 2015

La disciplina:
Managementul
public

TEMA: Managementul documentelor. Cadrul


normativ de reglementare a organizrii i desfurrii
managementului documentelor. Noiuni generale cu
privire la actele oficiale. Corespondena administrativ.
Metode i tehnici de efectuare a lucrrilor de secretariat.

COORDONAT
eful SRU a IP
Cantemir
maior de
poliie
Dami
an Stratiev
_______
martie 2015

CANTEMIR 2015

Proiect didactic: Managementul documentelor.


Cadrul normativ de reglementare a organizrii i
desfurrii managementului documentelor. Noiuni
generale cu privire la actele oficiale. Corespondena
administrativ. Metode i tehnici de efectuare a lucrrilor
de secretariat.

Disciplina: Managementul public.


Tipul edinelor: prelegeri
Timpul preconiza: 35 minute
Asigurarea material: inuta de serviciu, plan
conspect, caiete de serviciu, pixuri,
BIBLIOGRAFIE: Internet.
Ordinul IGP nr. 204 din 31.12.2014 Cu privire la
organizarea i desfurarea procesului de formare
profesional continu la locul de serviciu n anul
2015.
ntocmit: Inspector pentru
formare profesional

a SRU al IP Cantemir

lt.maj. de poliie
Valeria Rotaru

O organizaie este structurat n jurul documentelor, iar activitatea ei se desfoar prin


intermediul acestor documente. Statisticile arat c o dat la cinci ani numrul de documente gestionate
ntr-o organizaie se dubleaz. Pentru ca gestionarea volumului mare de documente s nu fie o povar, iar
documentele aflate n gestiune s poat fi aduse uor la cunotina celor pe care i vizeaz i s aib
efectul scontat, se folosesc pe larg sisteme de management (computerizat) al documentelor.

1 . Delegaie " act care atest o misiune sau nsrcinare special dat unei persoane sau unui
grup de persoane mputernicite cu rezolvarea unei anumite probleme sau grup de probleme pe o
perioad determinat.
n afara elementelor obinuite ale oricrui act administrativ (antet, numr, dat, semntur,
tampil) ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul "Delegaie", obiectul delegaiei,
actul de indentitate, perioada de valabilitate a delegaiei,
2. Circulara
Circulara este documentul prin care O.A.P. transmite unitilor din subordine, concomitent i
cu acelai coninut, dispoziii sau ndrumri.
Circulara, spre deosebire de ordin, decizie, scrisoare, are un caracter general de ndrumare i
coninutul ei se refer la atribuiile specifice unitilor crora le este adresat. n concluzie, orice
scrisoare cu coninut identic, adresat mai multor destinatari, este o circular.
3. Minuta
Minuta este un act oficial ca i procesul-verbal, care consemneaz anumite lucruri.
Minuta administrativ este folosit de O.A.P. pentru rezolvarea problemelor n urmtoarele
situaii:
- ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii acestora
de a rezolva probleme de interes comun;
- ca document cu scopul de a constata discuiile i nelegerile ntre delegaii unitilor cu
ocazia ncheierii unui contract economic;
- ca document ntocmit la recepionarea parial a unor lucrri i servicii.
4. Raportul
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu
privire la ntreprinderea unei sarcini sau a atribuiilor de serviciu, semnalarea unor stri de
lucrri, prezentarea situaiei activitii n compartimentul de munc respectiv.
Raportul se ntocmete din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul care l solicit,
sau n temeiul unor prevederi ale unor acte normative.
5. Instruciunea
Instruciunea este actul administrativ care conine norme emise de O.A.P. n domeniul lor de
cornpeten pentru subdiviziunile structurale ale acestuia.
Instruciunile snt, n general, acte complementare, explicative, de detaliere a unor acte cu
caracter normativ (legi, hotrri, decizii) i au acelai caracter normativ.
6. Cererea
Cererea este un document prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de
persoane juridice, ct i de persoane fizice.
7. Adeverina
Adeverina este un document emis la cererea unei persoarre fizice prin care se atest un
drept, un fapt, o situaie.
Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, registre etc., n care snt consemnate elementele
care fac obiectul adeverinei. Elementele adeverinei snt: antetul, numrul i data; titlul
"adeverin"; atestarea dreptului sau faptului respectiv; indicarea scopului ("prezenta a fost
eliberat pentru a-i servi la..."); semntura, tampila unitii emitente.
8. Certificatul
Act oficial prin care se confirm exactitatea unui fapt ori autenticitatea unui nscris.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele snt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele care se atest i
care snt extrase n general din registre ca: registre de stare civil, registre matricole, colare etc.
9. Aviz
ntiinare scris cu caracter oficial. Prere, apreciere competen emis de cineva din afar,
de organizaia ierarhic superioar asupra unei probleme; rezoluie a unei autoriti competente.
10. Statut, regulament
Act sau ansamblu de dispoziii cu caracter oficial, prin care se reglementeaz scopul,
structura i modul de funcionare al unei organizaii, asociaii etc.
11. Dareade seam
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti,
ntr-o anumit etap.
Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului n adunarea general, n
edine, care se in periodic. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate, prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere.

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe
persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice, sau
fizice, acestea alcatuiesc subiectul corespondentei oficiale sau private.

Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor, care circula ntre persoane juridice sau
ntre o persoana fizica si o persoana juridica, n scopul stabilirii unor relatii ntre ele.

Regulile generale de organizare a circulaiei documentelor.


- circulaia documentelor trebuie sa fie exercitat operativ, ca un scop bine determinat i s se
realizeze optimal;
- trebuie excluse instanele i emiterea de documente ce nu snt dictate de necesiti
stringente;
Primirea i prelucrarea iniial a corespondenei intrate se face n mod centralizat n cadrul
serviciului secretariat-administrativ, iar n lipsa lor " de ctre funcionarii desemnai n acest
scop.
Prelucrarea iniial a corespondenei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii livrrii
i integritii corespondenei, la fixarea faptului de intrare a documentului i la pregtirea ei
pentru a fi transmis conform destinaiei. Corespondena expediat greit se reexpediaz la
adresa destinatarului indicat.
Toate plicurile cu excepia celor cu meniunea "personal" i a scrisorilor sosite la adresa
deputailor, organizaiilor obteti, se deschid. Astfel se controleaz completivitatea plicurilor i
documentelor coninute n ele. Dac se atest deteriorrii, lipsa documentului sau a anexei,
precum i necorespunderea numrului indicat pe plic cu numrul documentului, despre aceasta
se comunic expeditorului. De regul, plicurile se distrug, cu excepia cazurilor cnd adresa
expeditorului sau timpul expedierii i primirii documentului pot fi stabilite numai n baza
plicului.
Pe toate documentele de intrare, n colul drept de jos pe recto al primei file se aplic parafa
de nregistrare se fixeaz data primirii documentului.
La ntocmirea i perfectarea actelor administrative este necesar s se respecte regulile ce
asigur valabilitatea lor, executarea i gsirea operativ, posibilitatea prelucrrii acestora cu
ajutorul mijloacelor tehnice de calcul, calitatea ntocmirii lor ca purttoare de informaie.

Pentru ca actele s fie valabile este necesar ca ele s conin urmtoarele elemente
obligatorii: denumirea organizaiei - autorul, tipul documentului, data, titlul textului, textul,
indicele, semntura.
n procesul ntocmirii i perfectrii actelor componena elementelor poate fi completat n
funcie de destinaia lor.
Documentele trebuie ntocmite i perfectate n strict conformitate cu Regulile de ntocmire a
documentelor organizatorice i de dispoziie.
Actele oficiale, de regul, se ntocmesc pe blanchete, care contin numrul stabilit de
elemente obligatorii i se amplaseaz ntr-o ordine determinat de Regulile de ntocmire a
documentelor organizatorice i de dispoziie.
"Blanchetele se imprim pe hrtie alb de formatul A4 (297 - 210 mm) A5 (210 - 148 mm).
n cazuri excepionale se admite utilizarea hrtiei colorate uor n nuane deschise.
Utilizarea blanchetelor cu form liber este interzis.
Actele emise de dou sau mai multe organe i organizaii nu se ntocmesc pe blanchete ci pe
hrtie de scris.
La ntocmirea documentelor de acelai tip ce se folosesc frecvent pot fi utilizate formulare
(tipizate) imprimate n condiii tipografice.
Prezentarea elementelor obligatorii n acte
Elementele obligatorii se plaseaz pe acte conform Regulilor de ntocmire a documentelor
organizatorice i de dispoziie
Denumtrea unitii se indic complet, n corespundere cu regulamentul sau statutul ei.
Abrevierea denumirii se indic numai dup denumirea complet i numai n caz dac ea este
prezent n textul regulamentului, statutului.

S-ar putea să vă placă și