CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS.

17 Nov

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en 7:40 PM

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Contabilidad

INVENTARIO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Hoy en da resulta sumamente importante que todas la empresas sin importar si son
industriales, comerciales o de servicio tienen que establecer mecanismos de control para
verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificarlos o
cotejarlos con el aspecto contable en cualquier momento o periodo con la satisfaccin
de que todo est en orden y al da.
Esto aunque parezca sencillo y prctico, es un dolor de cabeza para muchas empresas
que han optado por el descuido, el dejar las cosas para ltima hora o bien por no seguir
el debido proceso para el control de las entradas, salidas y del control diario que
requieren ciertos activos fijos de acuerdo a su rol dentro de la actividad econmica de la
empresa.
Si bien es cierto que podemos acceder a un programa de activo fijo, lo cual sera una
excelente opcin si tomamos en cuenta la disponibilidad que tenga la empresa para ese
tipo de desembolsos, eso s, en caso de que la empresa quisiera ahorrarse algunos
dlares, o bien somos una pequea empresa de emprendedores podemos optar por la
siguiente alternativa.

Como establecer guas de accin para un buen control del inventario de activo
fijo?
En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captacin y
control de activo fijo. Dentro de los objetivos principales del sistema tenemos:
Inventariar de forma peridica los bienes de la propiedad planta y equipo.
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.
2. Controlar las entradas y salidas del activo fijo
3. Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e
inmuebles.

CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Existe el criterio convencional el cual se ha manejado por muchos aos y el cual

consiste:
Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dlares o ms y que no sea
consumible, considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor
inferior a dicha cifra, pero que por sus caractersticas y volumen se considere como
activo fijo
Por su durabilidad.
Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento
ser de ms de un ao a partir de la fecha en que es utilizado por primera vez.
Segn las NIIF para Pymes Seccin 17 de la Propiedad, Planta y Equipo, considera
como criterio los siguientes.
1. Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados en:
A. En la produccin o suministro de bienes y servicios
B. Para ser alquilado a terceros
C. Para propsitos administrativos
2. Se espera ser utilizado durante ms de un periodo econmico

CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO

MATERIAL O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.

QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO

FIJO.
A. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
B. Personal del departamento de Contabilidad
C. Personal del departamento de Auditora Interna

FUNCIONES
Jefes o encargados
Corresponde a ellos sealar y difundir las polticas y procedimientos para el control y
captacin del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias para que en
coordinacin con el personal encargado del inventario de activo fijo se realice el
levantamiento y la revisin peridica
Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones,
costos, responsables de todos los bienes, as como tambin coordinar en las fechas
indicadas el levantamiento de los inventarios de activos fijos. Promover el alta y baja de
los activo fijos, de acuerdo a las necesidades o requerimientos de las unidades
productivas u operativas y generar entre todo el personal la cultura empresarial de la
entrega recepcin y por supuesto mantener actualizado el sistema.
Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a
la normativa vigente e informar de cualquier anomala durante el desarrollo del mismo.
En caso de prdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperacin o
bien determinar responsabilidades, siguiendo el debido proceso.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA.

1) Realizar inventario.
2) Cotejo.
3) Revisin.
4) Procesamiento de datos.
5) Emisin de resguardos y etiquetas.
6) Pegado de etiquetas.
7) Archivo

Realizar el inventario.
Este consiste bsicamente en la localizacin y toma de los datos del bien, asignndole a
cada uno un nmero fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo
practica el personal de contabilidad asignado para tal efecto, el de auditora y los jefes o
encargados de los departamentos o unidades productivas.

Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.

Revisin.
Consiste en corregir y completar la informacin desarrollada en el inventario.

Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la informacin recolectada por el
personal designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.

Emisin de resguardos y etiquetas.

El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y
Equipo, inventariados con todos los datos que a estos describen. Emitindose tambin
la etiqueta de cdigo de barras con el numero de inventario.

Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la informacin del bien y le
adhiere la etiqueta en un lugar visible para su fcil visualizacin.

Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es la encargado de efectuar el inventario,
archiva el resguardo original, acompaado de su correspondiente ficha de captacin,
entregando una copia al encargado del departamento y otra al departamento de
auditora.

NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones o
departamentos sern incluidos en su totalidad, para que dicha gestin sea incluyente,
responsable y en especial que sea fiable.
ETIQUETADO.
Esta operacin se realiza por medio de etiquetas de cdigo de barras en el cual se le
asigna un nmero de identificacin del bien. Esta etiqueta se adhiere al bien.

FORMAS DE ETIQUETADO.
Este proceso est en funcin de la filosofa de la empresa, aunque una aproximacin
podra ser la siguiente:

LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

De acuerdo a la planificacin estratgica de la empresa, se envan memorndum a todas
las dependencias y reas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total
colaboracin para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho
inventario sea bien elaborado.
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de reas para
informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de comn
cuando inicia y termina dicho inventario.

TIPOS DE REPORTE.
El siguiente es un ejemplo sencillo de cmo establecer un formato que nos ayude a tener
un reporte actualizado de lo que es el inventario de la Propiedad, Planta y Equipo, de
nuestra empresa a una fecha determinada. Dicho reporte tiene que ir avalado por los
responsables directos de dicho inventario.

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO, O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
Quizs una de las principales actividades que tiene que ver con el xito o fracaso de un
buen control de activo fijo, consiste en la logstica a implementar en el da a da, es
decir con la parte operativa de poder establecer mecanismos de control que nos den la
confianza de que todo lo concerniente a dicho control se est realizando de la mejor
manera.
En la prctica se necesita una buena dosis de comunicacin, buena voluntad de hacer las
cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el
uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas
de las entradas y salidas del activo fijo.

ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la empresa son
dados de alta e incorporados al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se
verifican los datos, se le asigna un numero, inclusive se le etiqueta con su cdigo de
barras y posteriormente es enviado a la dependencia donde ser utilizado para fines
administrativos o en su caso para los procesos productivos. De esta documentacin una
copia le queda al departamento de auditora, otra para el departamento de contabilidad y
otra para la gerencia administrativa.
Todas las entradas por concepto de reparacin, permuta o prstamos deben ser
tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y
comunicar de esto mediante informe escrito al departamento de auditora y contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener
actualizados los registros de inventarios.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento de
contabilidad y auditora, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta
normativa permitir llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la
empresa posea a una fecha determinada.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA

MANERA DE CONTROL.
Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de transporte, el
cual de acuerdo a la actividad econmica, resulta vital e imprescindible. Claro est, que
este tipo de activo fijo necesita de mecanismos de control que estn acordes a una
realidad que establezca responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y
mantenimiento adecuado para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones
para su uso.
Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de tener los
informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier anomala que tenga
que ver con el uso y cuido de las unidades de transporte.