RESUMEN DE LECTURAS

En primer lugar voy a realizar una mirada global del rol que cumplen los

documentos de archivo en las organizaciones, para luego desarrollar algunas

precisiones que resultan importantes puntualizar.

1. Al respecto, he podido identificar que el principal propsito, de contar

con documentos de archivo en las instituciones, es la de construir

evidencias formales que sustenten la historia de la gestin, de la toma

de decisiones, y de las actividades que se realizan al interior de cada

organizacin, as como de todas y cada una de sus unidades. Para la

oficina de origen los documentos de archivo, representan un uso

perentorio, es decir, que en el aspecto administrativo su valor es

relativo en cuanto al tiempo. Tambin podra aventurarme a decir que

los documentos de archivo son un reflejo de la cultura de cada

organizacin, esto se evidencia, por ejemplo en la influencia que ejercen

los procedimientos, las normas y hasta la costumbre de cada institucin

sobre la elaboracin de los documentos de archivo.

2. De otro lado, la organizacin documental deber seguir un estndar para

cada institucin de tal manera que se puedan ubicar con mucha facilidad

los documentos de archivo que han generado a travs del tiempo cada

una de las unidades de cada organizacin y de esta manera facilitar su

uso o consulta en cualquier momento. Uno de los criterios importantes

para el ordenamiento y la integracin de los documentos archivsticos

segn unidades deber ser utilizar un orden alfabtico, cronolgico o

numrico para unir los documentos entre s.

3. Asimismo, la organizacional documental tiene dos operaciones

principalmente: la clasificacin que tiene por funcin determinar clases

de documentos; y la ordenacin que busca dar organizacin y orden a

los documentos de cada clase.

4. Es importante destacar, que la organizacin es el proceso clave para

llevar a cabo las dems etapas del trabajo archivstico, como son:

conservacin, descripcin, transferencia, valoracin y servicios

archivsticos.
5. En cuanto al cuadro de clasificacin de las instituciones, se puede

destacar la idea central que cada organizacin elabora su codificacin en

funcin a su propia estructura orgnica y a su estructura funcional. Sin

embargo, en la prctica la principal gua a tomar en cuenta para la

elaboracin de documentos de archivo es la estructura funcional, debido

a que la estructura orgnica en la prctica es mucho ms cambiante. A

manera de precisin, se puede decir que cada unidad dentro de la

institucin tendr un nmero de sesiones y series propio que la

diferencie de las dems unidades, todo esto, ao a ao. El cuadro de

clasificacin se organiza por fondo, secciones y series. El fondo viene a

ser el conjunto documental procedente de una institucin o persona. La

sesin es la primera divisin en que se ordena un fondo en funcin a la

estructura de cada organismo. La serie es la divisin de una seccin que

corresponde al conjunto de documentos que se producen de una misma

funcin o actividad administrativa. Asimismo, se debe tener en cuenta el

expediente que viene a ser la unidad documental formada por un

conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un

sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.

 Ejemplo:

FONDO: ARCHIVO HISTORICO MUNICIPAL DE (NOMBRE DEL MUNICIPIO)

SECCIONES Y SERIES (CON SU CDIGO)
100 PRESIDENCIA 200 TESORERIA 300 JUSTICIA 400 REGISTRO
Series Series Series Series
101 Accin Cvica 201 Contadura 301 Amparos 401 Actas De

Defuncin
102 Actas de 202 Cortes de 302 402 Actas de

nombramiento caja Averiguaciones servicio

Se debe precisar que este cuadro continuara segn la clasificacin que

tenga cada dependencia de cada institucin.