NAVEGACION SAP

INTRODUCCION AL SISTEMA R/3 DE SAP

Enero 2011
Agenda
Reglas
Metodologa
Objetivos del Curso
Qu es un ERP?
Qu es significa SAP?
Estructura
Mdulos
Ingreso al sistema
Navegacin
Conceptos Ampliados
Preguntas
Reglas
Apagar el celular
Evitar salir durante el curso
Respetar el horario del curso
Respetar los intervalos
Tener actitud participativa
Preguntar toda duda por ms obvia que sea
Sern anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso
Prestar atencin a las preguntas, contribuyen a aclarar sus propias dudas
Prestar atencin en el curso
Tener en cuenta el objetivo del mismo
Metodologa
1 2 3 4
Introduccin Presentacin Demostracin Preguntas
Conceptual En SAP y Respuestas

5 6 7
Prctica y Preguntas 8
Evaluaciones Cierre
Ejercicios y Respuestas
Objetivos del curso
Al final del curso el participante ser capaz de:
Identificar los elementos necesarios para la interaccin con SAP R/3.
Identificar los elementos de una ventana tpica.
Navegar por el sistema.
Personalizar las parametrizaciones del sistema.
Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3.
Conocer algunos conceptos bsicos de SAP R/3.
Describir el propsito y definicin de los elementos organizacionales,
datos maestros y transacciones de SAP.
Qu es un ERP?
El termino ERP significa: Planeacin Empresarial de
Recursos, expresando que afecta a toda la empresa
y que controla los recursos necesarios para la gestin
integral de la misma.
Planeacin del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema
de software modular e integrado con una flexible
arquitectura que soporta la operacin de los negocios
apoyando la planeacin, produccin, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, distribucin, contabilidad y recursos humanos, entre otros.
Un ERP es un sistema de informacin que integra aplicaciones informticas para
gestionar todos los departamentos y funciones a travs de una compaa que pueda
responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos,
incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos;
mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo informacin a travs de la
organizacin.
Qu significa SAP?

Compaa alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas,

Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos
(Systems, Applications and Products in Data Processing.)
Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prcticas de negocio
a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la
informacin mediante una solucin modular, donde cada modulo maneja una
funcin diferente (gestin financiera, gestin de materiales, entre otros).
A pesar que cada uno maneja funciones especficas, est totalmente
integrado.
Producto R/3

Sistema que proporciona funcionalidades integradas para

apoyar los procesos organizacionales.
Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en
tres niveles:

Presentacin (GUI Graphics User Interface)

Aplicacin
Base de datos

Versin del software o Release para Sigma S.A. ECC6.

Clientes/Servidor
Sistema Parametrizable

?
?
R/3 Base de procesos de negocio
Estructura
Estructura
Estructura
Estructura

FI Contabilidad Financiera (FI)

El modulo de aplicacin FI esta diseado para la

administracin automatizada y reporteo externo de la
contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catlogo
de cuentas definible por el usuario.
 Estructura
Libro Mayor - GL (General Ledger )
Donde se define el Catalogo de cuentas contables.
Proporcionar un cuadro general de la contabilidad.
Administracin por partidas abiertas para ciertos
procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia
en cambio, etc.).

Contabilizacin automtica y simultnea de todas las partidas

auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las
operaciones ocurridas en los diferentes mdulos de integracin.
Actualizacin simultnea de las reas del libro mayor y contabilidad
de costes (Controlling).
Evaluacin en tiempo real y gestin de informes sobre los datos
actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas,
cierres con diferentes versiones de balances y anlisis adicionales.
 Estructura
Cuentas por Pagar - AP
Administra el maestro de proveedores-acreedores
El mdulo de proveedores FI-AP registra y administra
los datos contables de todos los proveedores.

Adems es parte integrante del Mdulo MM (Gestin de

Materiales Compras), dnde las entradas de mercancias /
servicios con facturas son registradas para cada proveedor.
El sistema efecta contabilizaciones en el Mdulo FI-GL
automticamente en respuesta a estos movimentos.
Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las
partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes
de control que pueden ser ejecutados.
 Estructura
Cuentas por Cobrar - AR
Administra el maestro de clientes - deudores
El mdulo de Cuentas a cobrar registra y administra
los datos contable de los clientes (deudores).

Es parte integrante del Mdulo SD (Modulo Comercial-Ventas)

que le efectua registros automticos en el momento de la
facturacin.
Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado
para el anlisis de partidas abiertas, como por ejemplo: anlisis
de cuentas, cuadros de vencimentos.
 Estructura
Tesorera
Gestin de Caja TR-CM
Deuda e Inversiones TR-LO
Administra los datos maestros de bancos Propios.
Tiene como objetivo garantizar una gestin eficaz de
la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al
vencimiento de las obligaciones.
Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsin y Posicin de
Tesorera).
Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio
de inversiones y deuda pblica.
Administra el manejo de las cajas a travs de operaciones. Libros
de cajas.
Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automticas y
manuales.
Estructura
Activos Fijos - AM
El componente de Contabilidad de activos fijos se
utiliza para gestionar y supervisar activos fijos.
En la Gestin financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve
de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando
informacin detallada sobre los movimientos
relacionados con activos fijos.

Calcula depreciacin y amortizacin.

Administra y maneja obras en proceso y diferidos.
Maneja diferentes tipos de valoracin.
Calcula ajuste por inflacin.
Estructura
Costos - CO
El Controlling le proporciona la informacin para
facilitar las decisiones de gestin.
Controlling (CO) y Gestin financiera (FI) son
componentes que funcionan de forma autnoma
dentro del sistema SAP.

Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automticamente

desde la Gestin financiera hacia el Controlling.
El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputacin a
cuentas CO, como centros de coste, proyectos u rdenes.
En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la
Gestin financiera como clases de coste o clases de ingreso.
Estructura
Consolidacin - EC
Contiene funciones del sistema de consolidacin que
se pueden usar para presentacin de cuentas externa
(establecida por la ley) as como para gestin de
informes interna.
Considera que existan un plan nico de cuentas para
las entidades a consolidar.
Las funciones del sistema de integracin permiten lo siguiente:
Creacin de las unidades organizativas de consolidacin,
segn las unidades (estructura jerrquica) en el sistema
operativo.
Recopilacin automatizada de datos de movimiento: existen
mtodos de transferencia de datos (Uploads).
Permite la definicin de distintos mtodos para trasladar los
datos de movimiento al sistema de consolidacin: manuales o
automticos.
Estructura
Gestin de Compras
Administracin de Materiales MM

Es el mdulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o

servicios por diversos criterios principalmente por el concepto
Centro el cual esta dado en funcin de aspectos de produccin,
suministro, mantenimiento y planificacin de necesidades.
Est totalmente integrado con los demas mdulos, soportando
todas las fases de Administracin de materiales/servicios:
Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de
mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.
Estructura
Control Presupuestario - IPS
La Gestin presupuestaria se encarga de
presupuestar todos los ingresos y gastos a travs de
una direccin presupuestal (Datos maestros).
Permite controlar los futuros movimientos de
recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y
prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el
presupuesto de comprometido como en el
presupuesto de Caja (PAC).
Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las
condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y
traslados.
En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de
Entidad de Control Presupuestario.
Cuenta con transaccin de cierre de ejercicios independiente al
del cierre Financiero-contable.
Esta integrado con todos los mdulos del sistema.
Estructura
Navegacin: Ingreso al sistema
Hacer doble click en el
icono de SAP logon

Aparecer la
pantalla de ingreso
a SAP
Navegacin: Ingreso al sistema
El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite
a diferentes empresas independientes entre s en trminos empresariales
llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema.

En un modo de usuario slo podr acceder a los datos de cliente que haya
seleccionado en el momento de entrar al sistema.

En trminos comerciales, organizativos, y tcnicos un mandante es una unidad

independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de
datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros
de usuario asignados, grficos de cuentas y parmetros especficos de
parametrizacin: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus
respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos.

Constituye el nivel superior de la jerarqua del Sistema R/3

Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en

cuestin para que el usuario pueda entrar al sistema.
Ambiente de SAP

DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones,

programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas,
pantallas, tablas, funciones).
QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los
reales.
PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.
 Navegacin: Ingreso al sistema
Ingrese el mandante

Ingrese el usuario

Ingresar password. Por

seguridad, se mostraran
asteriscos

Seleccione el idioma de
trabajo. Si lo deja en
blanco, tomara el idioma
por defecto (en este caso
Espaol)
<ENTER>
Si es la primera vez que
ingresa el sistema le pedir
que cambie la clave.
Reglas para crear la contrasea:
1. Debe tener al menos 3 caracteres y no ms de 8.
2. Pueden utilizarse letras y/o nmeros; tambin son vlidos
los signos de puntuacin.
3. No debe iniciar con signos de admiracin, signos de
interrogacin, espacio en blanco ni con 3 caracteres
idnticos.
4. No debe ser igual a otra contrasea anterior del usuario.
Si intenta ingresar al sistema y ya lo haba hecho, el
sistema le muestra este mensaje en donde usted
recibe la informacin de cuando se ingres y debe
seleccionar la accin a seguir.
 Navegacin: Salir del sistema

Por barra de men

desde cualquier pantalla:
Sistema>Salir del sistema

Aparecer una leyenda

para confirmar que se
perdern los datos no
grabados. Si est seguro
presione SI
Navegacin
 Navegacin
Encabezado
de la Pantalla Barra de Barra de
Men Herramientas
Barra de
Ttulos

Cuerpo
de la Men
Pantalla Imagen

Barra de Estado
Navegacin: Barra de estado

Sistema de Mensajes
Navegacin: Barra de estado

Sistema de Informacin
Navegacin: Iconos bsicos

En R/3 las transacciones y acciones que se requieran

al ejecutar una transaccin pueden accederse a travs
de men o a dando click sobre conos.
A continuacin se da una breve descripcin de
algunos conos bsicos que le ayudarn en su
interaccin con el sistema.
Navegacin: Iconos bsicos

Enter [ENTER] Primera Hoja

Grabar [Ctrl+S] Hoja Anterior

Pantalla Anterior [F3] Hoja Siguiente

Pantalla Inicial [Shift F3] Ultima Hoja

Cancelar [F12] Crear Modo

Imprimir [Ctrl+P] Ayuda

Buscar [Ctrl+F]

Continuar Bsqueda [Ctrl+G]

Navegacin
Seleccin de men

Men de Usuario: Trae slo las transacciones autorizadas para el

usuario.
Men SAP: Estndar del sistema.
Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Men de
Usuario, para facilidad de navegacin en el sistema se recomienda utilizar
el Men SAP.
Transacciones empresariales
Conceptos ampliados del sistema: Transacciones

Las transacciones son programas de aplicacin que ejecutan procesos

de negocio en el Sistema SAP. Cuntas veces sea posible, los datos
maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables
deben ser ingresados.
Navegacin
Como seleccionar tareas
Todas las tareas en el sistema estn identificadas con un cdigo de
transaccin. Usted puede acceder a ellas:

Va Campo Comando:
Digitar el cdigo de la
transaccin.

Va Men:
Navegar hasta llegar a la
transaccin requerida.
Navegacin
Modos o Sesiones
 Navegacin: Mltiples modos

Para crear un modo:

1. Desde el men:
Sistema> Crear Modo

2. Por medio del botn

Mximo 6: Tenga en cuenta que

el rendimiento del sistema
disminuye a mayor nmero de
modos abiertos.
Navegacin

/n Cierra la transaccin en la que se est trabajando.

/o Crea un nuevo modo.
/i Cierra el modo en el que se est trabajando.
Navegacin
Favoritos

Insertar carpeta para organizar sub-menus.

Insertar transaccin: si conoce el cdigo.
Si no la conoce ubicarse en la transaccin en el
Men SAP y dar click sobre el cono
Para borrar
Navegacin
Configuracin Personalizada
Navegacin: Ayuda
Campo Ayuda: F1, F4
Cliente de visualizacin: Imagen inicial

Cliente de visualizacin: Imagen inicial

Cliente de visualizacin: Imagen inicial

Cliente 1000 Becker Berln

F1
Sociedad 1000 IDES
F4
Intervalo Restringido de Valores

Ayuda - Cliente de visualizacin: Imagen inicial Restricciones

Nmero de cuenta del cliente Cliente

Una nica clave que se utiliza para identificar con Sociedad
facilidad al cliente dentro del sistema SAP. Nombre de la empresa
Ciudad
Procedimiento Moneda
Al crear un registro maestro de cliente, el usuario
introduce el nmero de cuenta del cliente o hace que el
Nmero restringido a Sin restriccin
sistema determine el nmero cuando se ha grabado el
registro en funcin del tipo de asignacin de nmeros
que se utilice.

Entradas
Ayuda p. aplicacin Datos tcnicos posibles Lista de aciertos

Mensaje FD03 iwdf4042 INS

SAP AG 1999
Navegacin: Ayuda
Tecla de Funcin F1
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su
utilizacin, presione F1 y el sistema le mostrar la documentacin que tenga
sobre ste.
Navegacin: MarchCode
Bsqueda de datos o posibles entradas:
Tecla de Funcin F4
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada,
presione F4 y el sistema le dar los datos posibles para su seleccin o lo
llevar a una bsqueda de acuerdo a parmetros que se relacionen con el
campo.
Utilice * para ayudar a la delimitacin de la bsqueda.

Puede llamar la funcin

dando un click sobre el
Matchcode
Funciones del sistema: Servicios
Funciones del sistema: Perfil del usuario
 Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Los elementos
organizacionales son los
mecanismos para definir
una estructura corporativa
de una compaa dentro del
sistema SAP para propsitos
legales y/o relacionados con
el negocio.

Cada elemento organizacional,

como el centro, es primero definido
en la parametrizacion y entonces
asignado (enlazado) a otros
elementos organizacionales (p.e.
Planta a Sociedad), de esa manera
se representa toda la estructura
corporativa.
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Sociedad FI
Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial
es producir bienes y/o prestar servicios
que satisfagan necesidades de una comunidad.
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Divisin
Agrupaciones dentro de las Compaas
Representa un rea separada de Operaciones o
Responsabilidades dentro de una Organizacin

Puede ser compartida entre Compaas o puede ser especfica

para una Compaa en particular

El ms bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de

Resultados se puede desarrollar
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Divisin Divisin
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Estructuras Organizativas

Estn compuestas de elementos que

representan la parte legal y las vistas
organizacionales de una empresa, en funcin
de los procesos empresariales, las reas de
responsabilidad y los requerimientos de
informes. Cada mdulo tiene las propias.
Estructuras organizativas
La entidad CP es una unidad organizativa que
Sociedad CP clasifica la empresa desde el punto de vista del
control de fondos y del control presupuestario.

La sociedad CO es una unidad organizativa que

Sociedad Sociedad CO estructura la empresa desde el punto de vista de la
GL contabilidad de costos o Controlling.

Unidad Organizacional para la cual se define un Plan

Sociedad FI de Cuentas, con el propsito de reportar tanto
interna como externamente los resultados de la
Empresa y que clasifica la empresa conforme a los
requerimientos de la legislacin.
Plan de Cuentas

Plan de cuentas

Sociedad Sociedad Sociedad Sociedad

1000 2000 3000 4000
Es una lista catlogo de las cuentas de mayor usadas por una varias
empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan
de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones
diarias en esta sociedad
Elementos organizativos
Conceptos ampliados del sistema: Datos Maestros
Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que
permanecern un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos
registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma
evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma
informacin.

Datos
generales
Datos maestros
Datos Datos
Ej.: Proveedores contabilidad compras
Vistas
Conceptos ampliados del sistema: Salida
Conceptos ampliados del sistema: Reportes
Los tipos de reportes disponibles en SAP son:

Reportes estndar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos
(caractersticas) para ser seleccionados en la solicitud de reporte.

Los reportes a travs de sistemas de informacin en las aplicaciones: Anlisis estndar desde
FIS (Finanzas), LIS (Logstica), HIS (Recursos Humanos)

Reportes a travs de sistemas de informacin con bases de datos separadas y herramientas

para generacin flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de informacin Gerencial) y
BW (Business Warehouse)
Conceptos ampliados del sistema: Reportes
Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de
Informacin disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logstica,
Contabilizacin, Recursos Humanos). La informacin detallada de la transaccin es
almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Informacin para
propsitos estadsticos. Los datos de otros sistemas pueden tambin ser ingresados
para propsitos estadsticos.
PREGUNTAS