Diseo de Sistemas COLCAN

Gestin Documental

Keider Mendoza, Yecid Pulido, Mateo Herrera,

Rubn Ramrez, Ivn Melo & Julin Vsquez
Abril 2017.

Universidad ECCI.
Departamento Ing. Sistemas.
Diseo de Sistemas de Informacin
 Abstract

Un sistema de informacin se puede definir como un conjunto de componentes

Interrelacionados que recolecta, procesa, almacena y distribuye la informacin para apoyar
la toma de decisiones y l control en una organizacin.

La gestin documental permite a las empresas administrar l flujo de documentos,

pudiendo ser por medio de tecnologas que permiten alcanzar mejor rendimiento,
funcionalidad y eficiencia, todo esto enlazndose en una base de datos de otros sistemas;
tenindose en cuenta la seguridad e integridad de los documentos ya sean digitales o
imgenes de documentos en papel, permitiendo tener la capacidad de recuperacin de esta
informacin. En este caso aplicamos un sistema de informacin a la gestin documental
que utiliza l laboratorio clnico Colcn en l cual se basa en enlazar datos que se guarden y
registren en una base de datos teniendo en cuenta los procesos a seguir en cada rea de la
recoleccin de informacin en el momento de pasar desde el cliente haca la recepcin,
luego a digitalizacin y por ltimo al rea correspondiente para realizar los exmenes
correspondientes.

Por esto implementaremos un sistema en l cual se favorezca la recoleccin de la

informacin y se garantice que esta no tenga ninguna perdida adems de poder acceder mas
fcilmente ayudndoles as a cada rea de trabajo a mantener un orden y permitiendo una
eficiencia en l servicio con rapidez de respuesta; guardando toda esta informacin en una
base de datos que estar en un servidor de archivos donde tambin esta guardado las
caractersticas de los exmenes que se practican en l Laboratorio, asociados a datos
demogrficos y pruebas especficas que se realizan en cada muestra. Se empleara una
herramienta de diseo la cual sea accesible para l personal que tendr interaccin con esta
informacin, desarrollando l mdulo indicado para identificar los requerimientos que se
necesitaran en l momento del levantamiento de informacin priorizando as la informacin
mas relevante para la empresa.

Este software estar con l propsito de evitar perdidas de informacin a pesar del paso de
los aos, la exposicin del ambiente o actualizaciones de software, segn donde esta
informacin se encuentre, adems de poder acceder fcilmente a archivos que hayan sido
guardados en aos pasados si l cliente as lo requiere y con la seguridad debida de esta
informacin. De esta manera solucionamos reprocesos que se venan realizando en la
empresa en cada rea donde esta informacin se requera.

Tabla de Contenidos

Captulo 1 Descripcin del problema.................................................................. 1

1.1 Descripcin ................................................................................................................ 1
1.2 Estado actual de la solucin con el S.I........................................................ 1
1.1 Descripcin ..................................................................................................................... 1
Captulo 2 Diagramas............................................................................................................ 2
2.1 Diagrama de flujo de problema................................................................................... 2
2.2 Diagrama de Procesos del Problema....................................... 2
2.3 Diagrama de flujo de la solucin.2
2.4 Diagrama de Procesos de la solucin......................................................................... 2
2.5 Diagrama de Casos de Uso......................................................................................... 2
2.6 Explicacin Y Parmetros ......................................................................................... 2
2.6.1 Modelo de datos UML.................................................................................2
2.6.2 Modelo de datos ER.................................................................................... 2
2.6.3 Modelo de datos de Clases ........................................................................ 2
Captulo 3 Organizacion...................................................................................................... 2
3.1 Organigrama............................................................................................................. 2
3.2. Descripcin de roles/actores del proceso............................................................... 2
3.3 Matriz RACI......2
Captulo 4 Gestin de Alcance.......................................................................................2
4.1 Evidencia.................................................................................................................. 2
4.2. Descripcin del Alcance........................................................................................ 2
4.3 Supuestos y Restricciones..2
4.4 WBS Chart
Captulo 5 Conclusiones....................................................................................... 2

Captulo 1.

Descripcin del problema

1.1 Descripcin del problema

En la actualidad la cantidad de documentacin fsica generada por las organizaciones ha

aumentado considerablemente, de acuerdo a la naturaleza de la informacin contenida en
estos se determina cuanto tiempo deben ser almacenados y conservados. Es as como en las
organizaciones se maneja no solo diariamente documentacin de procesos internos, sino
que tambin se reciben de agentes externos, como lo son los proveedores y/o clientes.

La documentacin que se maneja corresponde a rdenes de servicio, facturas y actas u

oficios referentes a cada rea. A la fecha la gran mayora de los mismos se manejan en
medio fsico, lo cual ha ocasionado inconvenientes como prdida de formatos con
informacin valiosa, demoras en la bsqueda en el archivo general, entre otros. Esto a su
vez puede afectar la disponibilidad e integridad de la informacin, dificultando la fluidez de
la operacin de la organizacin.

A travs del sistema de informacin que se desea implementar se busca optimizar el

manejo que se est dando a la documentacin en fsico mediante la digitalizacin y gestin,
la informacin se integra en una base de datos centralizada que permita el fcil acceso y
manipulacin de los documentos digitales por parte de las personas involucradas,
garantizando as la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma.

2.2 Estado actual de la solucin con el S.I

 Es transaccional porque se realiza el proceso de recibir documentacin que se recolecta
y almacena en bases de datos para guardar los archivos de informacin para finalmente
entregarla al usuario final.

Cumple con las principales caractersticas:

Primeros en construirse
Satisfacen los procesos diarios
Interviene a nivel operativo
Resuelven las operaciones de rutina, mas tediosas y repetitivas.
Tratan con informacin estructurada
Minimizan errores
Tratan los datos desagregados

Propiedades del sistema transaccional en funcin con nuestro S.I

Automatizan tareas operativas en una organizacin, permitiendo ahorrar en

personal.
Sus clculos y procesos suelen ser simples.
Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.
Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volmenes de datos, pero
no para analizar los mismos.

Rapidez: deben ser capaces de responder rpidamente, en general la respuesta no debe ser
mayor a un par de segundos.

Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podra afectar a clientes, al negocio,
a la reputacin de la organizacin, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de
recuperacin y de respaldo de datos.

Inflexibilidad: no pueden aceptar informacin distinta a la establecida. Por ejemplo, el

sistema transaccional de una aerolnea debe aceptar reservas de mltiples agencias de
viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas
caractersticas.

Atomicidad: cualquier cambio de estado que produce una transaccin es atmico. Es decir,
ocurren todos o no ocurre ninguno. En otras palabras, esta propiedad asegura que una
operacin se realiza o no se realiza, por lo tanto, no puede quedar el sistema a medias.
Consistencia: propiedad que asegura que una transaccin no romper con la integridad de
una base de datos, pues respeta todas las reglas y directrices de sta.

Aislamiento: propiedad que asegura que no se afectarn entre s las transacciones. En otras
palabras, dos o ms transacciones sobre los mismos datos no generarn un problema.

Durabilidad: propiedad que asegura la persistencia de una transaccin, es decir, una vez
que la transaccin qued aceptada no podr deshacerse, aunque falle el sistema.

Propiedades del sistema de informacin geogrfica en funcin con nuestro S.I

Existe una relacin que tiene el SIG (Sistema de Informacin geogrfica) con el proceso
de digitalizacin en la compaa y es que utiliza tcnicas de representacin de datos muy
similares a las que maneja un scanner, este tipo de sistema se centra en el manejo de datos
en formato vertical o raster este ltimo es en esencia cualquier tipo de imagen digital
representada en mallas. El tipo de datos raster reflejar una abstraccin de la realidad,
adems se almacenan en diferentes formatos desde un formato estndar basado en la
escrutara de TIFF y JPEG. El scanner maneja un proceso dirigido a la digitalizacin de
textos los cuales identifican automticamente a partir de una imagen smbolos o caracteres
que pertenecen a un determinado alfabeto (ORC) RECONOCIMIENTO OPTICO DE
CARACTERES.

Captulo 2.

Diagramas

2.1. Diagrama de flujo del problema

2.2. Diagrama de procesos del problema
2.3. Diagrama de flujo de la solucin

2.4. Diagrama de Procesos de la solucin

2.5. Diagrama de Casos de Uso
2.6.Explicacin y parmetros para Modelo de datos (UML / Modelo ER / D.CLASES)
3.Organizacin

3.1. Organigrama

3.2 . Descripcin de los roles/actores del proceso

3.3. Matriz RACI

4.Gestin del Alcance

4.1.Evidencias de RFI, RFP, RFQ (Requerimientos funcionales, entrevistas, encuestas,

benchmarking, juicio de expertos, etc..)

4.2.Descripcin del Alcance

4.3.Supuestos y Restricciones

4.3.WBS Chart

5.Conclusiones del estado actual del proyecto

(Plotteos de WBS, diagramas de flujo y anexos deben imprimirse en formatos legibles y

doblados dentro del sobre cerrado)

Lista de referencias

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data.
Augen, J. (2004). Bioinformatics in the post-genomic era: Genome,
transcriptome, proteome, and information-based medicine. Addison-
Wesley Professional.
Blankenberg, D., Kuster, G. V., Coraor, N., Ananda, G., Lazarus, R., Mangan,
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Bolger, A., & Giorgi, F. Trimmomatic: A Flexible Read Trimming Tool for Illumina
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Giardine, B., Riemer, C., Hardison, R. C., Burhans, R., Elnitski, L., Shah, P., ... &
Nekrutenko, A. (2005). Galaxy: a platform for interactive large-scale
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