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Autores
OrtizAragnAlfredo,RiveroGuillermo.PactUSA.
Ediciondejuniodel2006.
www.pactworld.orginfo@pactlac.org
EstructuracindeCostos:
ConceptosyMetodologa
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ndice
1.INTRODUCCIN.......................................................................................................................2
2.ESTRATEGIAORGANIZACIONALYGESTINDECOSTOS.....................................2
3.POLTICADECOSTOS.............................................................................................................3
3.1.FORMULACINDEUNAPOLTICADECOSTOS.....................................................4
4.ESTRUCTURACINDECOSTOS.........................................................................................4
5.PROCESODEESTRUCTURACINDECOSTOS............................................................7
5.1.Mapeandolasoperacionesyclarificandolasnecesidadesdeinformacin..................8
5.2.Definiendoloscentrosdecostoyrevisandoy/oadoptandounplandecuentas.....9
5.3.Estableciendoy/oconfirmandolospresupuestosporcentrodecostoy
procediendoalaejecucindeactividades....................................................................................14
5.4.Consolidandolainformacincontableyelaborandoreportes..................................15
ANEXO1MTODOSIMPLEDETASADECOSTOSINDIRECTOS..............................18
ANEXO2MTODOMLTIPLEDETASADECOSTOSINDIRECTOS......................21
ANEXO3FLUJODEPROCESOFINANCIEROCONTABLE...........................................27
ANEXO4POLTICASYPROCEDIMIENTOS........................................................................28
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EstructuracindeCostos:ConceptosyMetodologa
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1.Introduccin
Lossistemasfinancieros/contablesdelamayoradelasONGstiendenaserconstruidospara
responderalasdemandasdelosfinanciadoresprincipalesdelaONG.Enesteesfuerzode
satisfaceralosfinanciadores,sedescuidanlasnecesidadesinternasdeinformacinfinanciera,
dejandoalosusuariosprincipalesdeestainformacinsinlacapacidaddetomardecisiones
adecuadamenteinformadas.Adems,lossistemastiendenadesvincularlainformacin
financieradelosprocesostcnicosoactividadesprogramticasquegeneranloscostos.Esta
desvinculacinresultaenlasreas(departamentos)financieras/contablesqueterminan
trabajandoporlosdonantesprincipalesdelaorganizacinynoporlaorganizacinens,
ignorandolosusuariosinternosquedebenserelenfoqueprincipaldesugestin.
Lagestinfinancierasevefavorecidasilaorganizacinhaincluidoensusistema
financiero/contableunenfoquedecentrosdecostos,dadoqueellopermiteunmejor
ordenamientodeloscostoseinformacinpertinenteparaapoyarlatomadedecisiones.Por
otraparte,unaimplementacinapropiadadecentrosdecostospermitecontabilizarloscostos
directosdelosproyectosyasuvezasignarlessupartejustadeloscostosindirectos
(personaladministrativo,contable,alquilerdeoficinas,etc.).As,estaprcticafavorecela
recuperacintotaldecostosypermitequeunaorganizacincuenteconlainformacinylos
sistemasquesustententantolanegociacindeproyectoscomolosreportesrequeridosporlas
diversasfuentesdefinanciamiento.
Elpropsitodesistemasfinancieroseslaprovisindeinformacindelavidaeconmicadela
organizacinparalatomadedecisionesyparaoperartransparentemente.Elordenamientoy
asignacinapropiadadecostosconsiderandolasdiversasoperacionesdeunaorganizacin
facilitalagestindeproyectos,elanlisisfinancieroylatomadedecisiones.Asuvez,la
implementacindecentrosdecostosyelanlisisdecostosindirectospromuevela
sostenibilidadfinanciera.
Elpropsitodelametodologapresentadaenestedocumentoeseldeintentarcambiarlos
enfoquestradicionalesdeproduccinyusodeinformacinfinanciera,paraquelosusuarios
internosdelasONGsempiecenacontarconinformacinmasprecisa,oportunayala
medidaquemejoresucapacidaddetomardecisiones.Unprocesodeestructuracindecostos
persiguelaalineacindelossistemasdeunaONGconsusnecesidadesdeinformacin
financieraafindefacilitarelrastreodeinformacincrticaparalatomadedecisiones,apoyar
larecuperacindetodosloscostosasociadosconlaimplementacindesusproyectos,y
demostrarunaestructuradecostostransparenteyvinculadoasusactividadesplaneadasenla
ejecucindesusplanes.
2.EstrategiaOrganizacionalyGestindeCostos
Sinlugaradudasunagestineficazdecostosfacilitaelcumplimientodelasprioridades
organizacionales,contribuyealdesarrollodeventajascompetitivas,ypromueveunaculturade
ordenytransparencia.As,ellugarqueseasignealadimensindecostosdentrodela
creacineimplementacindelaestrategiaorganizacionalredundartantoenlosresultadosde
lasoperacionesdecortoylargoplazocomoeneldesarrollodecapacidadeseimagenexterna.
Enestecontexto,eltemacentralesentenderquelagestindecostostieneunarepercusin
estratgicaparalaorganizacincomoparadejarlanicamentebajolagestindelpersonalde
finanzasycontabilidad.
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Aspectoscomocostosdirectoseindirectos,
mtododeasignacindegastos,definicin
deagrupacionesdecostos,consolidacinde
informacinfinanciera,reportesamltiples
fuentes(internasyexterna),entreotros,son
tpicosquenecesariamenterequierenel
involucramientodelaplanadirectivadetoda
organizacinafindelograrelalineamientoy
sinergiaentrelosaspectosfinancierosy
programticos.
As,desdeunaperspectivaestratgicase
apreciaclaramentequeunaapropiadagestin
decostostieneunamarcadainfluenciaen
temasdesostenibilidadeimpacto
organizacional.Estainfluenciaseevidencia
demaneraesencialatravsdelacalidady
oportunidaddelainformacinfinanciera
disponibleparaapoyareldiseode
estrategiasylaadopcindedecisiones.
Deestamanera,porejemplo,laadopciny
empleodeunbuenenfoqueparala
presupuestacindedesembolsosy/ouna
claraestrategiaderecuperacindecostos
favorecelaestabilidadfinancieratantoenel
cortocomoenellargoplazo.Asuvez,
aspectoscomounacreativametodologade
costeoporactividadesy/ounpreciso
sistemapararastrearcostospermiten
evidenciarelimpactoorganizacional
favoreciendolaatraccindemayores
recursos.
Lagestindecostosesunaspectocrticoy
demandalaparticipacindelequipodirectivodetodaONGtantoaniveldepolticacomode
estructuradecostos.
3.PolticadeCostos
Espartedelconjuntodepolticasfinancierasycontablesdeunaorganizacin.Supropsito
centralesestablecerlineamientosmarcoparaeltratamientodecostosenlasfasesde
presupuestacin,asignacin,distribucin,yreporte.Paratalefecto,lapolticadecostosdefine
criteriosparaelusodefondos(restringidosynorestringidos),laagregacindecostos,el
diseodeplanesdecuentas,laclasificacindecostosdirectoseindirectos,ysobreloslmites
deresponsabilidaddelasreasprogramticasyfinancierasenlagestindecostos.
Porlogeneral,eldiseoyadopcindeunapolticadecostosbuscaperfeccionaryformalizar
lasdefinicionesyprcticasdemanejodecostosafinelevarelniveldeconsistenciayreducir
Definicionesbsicas:
CostosDirectoseIndirectos
CostosDirectossonespecficamenteidentificablescon
unobjetivofinaldetrabajoquedirectamente
promuevelamisindeunaorganizacin.Sehan
incurridoenellosalfomentarlamisindeuna
organizacinyselosencuentrafrecuentementecomo
costosdeactividadesdirectasen:unproyecto,un
servicioqueunaorganizacinrealizaparagenerar
ingresos,oalgunaotraactividaddirectadela
organizacin.
CostosIndirectossoncostosencomncostos
conjuntosquenosonfcilmenteidentificablescon
objetivosfinales.Loscostosindirectosbenefician
aunqueindirectamentealosfinanciadoresque
trabajanconlaorganizacin.Sonejemplosdecostos
indirectos:elcostodelagerencia,lasfuncionesde
investigacinydesarrollo,costosdeoficina,TICs2,
costosfinancieros,costosadministrativos,depersonal
ycapacitacin3.
Deacuerdoasuadministracinloscostosdirectos
puedenserclasificadosaniveldedepartamento,
proyectoyactividad,contrarioaloscostosindirectos,
quesonclasificadosanivelinstitucional.Comouna
reglageneral,loscostosdirectospuedensertratados
comoindirectossiunaorganizacinlotienedefinido
asensuspolticas,siemprequeelmontonosea
significativo(inmaterial)yqueexistauntratamiento
consistente4.
Notas:
VaseCostosIndirectosylaSostenibilidadenlasONG's.Alfredo
Ortiz,2003.Pact.USA.
2TecnologadeInformacinyComunicacin(sistemas,redes,etc.).
3JuliaUnwindeACEVO,WhowillpayforCoreCosts?,ACEVO,
1999,p2.
4EstoesunareglaespecficadelaCircularOMBA122del
gobiernoamericanoperosigueelconceptocontablede
materialidad.
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lasambigedades.As,desdecualquierpuntodevista,esunaoportunidadpararepensarlos
sistemasyprocedimientoscontablesymejorarlasprcticasdegestinfinanciera.
Esimportantesealarqueunapolticadecostosnosloesunadeclaracindeusointerno.Es
tambinunelementoclaveparaclarificarlostrminosdecooperacinconentidadesque
financianproyectosyquepuedentenerintersentrabajarcomosocioseniniciativasde
desarrollo.
3.1.FormulacindeunaPolticadeCostos
Ladisponibilidaddeunapolticadecostosesunanecesidadorganizacionalimportanteque
debeserabordadasinpostergacionesydeunamanerasistemtica.Acontinuacin,elsiguiente
conjuntodepreguntasilustralostemasclavesquedebenserresueltosenladefinicindeuna
polticainstitucionaldecostos.
Cmoseleccionaralosparticipantes
encargadosdedefinireimplementarla
polticadecostos?
Qucriteriosopautascontables
enmarcarnnuestroenfoquedegestinde
costos?
Culessonlosparmetrosquevamosa
considerarparaelusodefondosno
restringidos?
Dequmaneraseasegurarquelos
fondosdeproyectosincluyanunaporcin
razonabledecostosindirectos?
Cuntoscentrosdecostosvamosa
utilizar?,porqu?,yaqunecesidades
responden?
Qucaractersticasdebetenernuestra
estructuradeplandecuentas?yqu
ventajasy/odesventajaspresenta?
Qucostosvamosaconsiderarcomo
indirectos?,existirnalgunasexcepciones?
Qumtododeasignacindecostosindirectosvamosausar?
Conqufrecuenciavamosarevisarnuestratasadecostosindirectos?
Qunivelesdeautorizacionesseadoptarnparaasegurarunabuenagestindecostos?
Lasrespuestasalaspreguntasanteriores,enelcontextoyentornoparticulardecada
organizacin,permitirnestablecerunaposicinclaraparaunmanejoapropiadodecostos
querespondayapoyelasprioridadesestratgicasyoperativasdelaorganizacin.
4.EstructuracindeCostos
Estructuracindecostosesunprocesoorientadoaorganizardemaneraprcticalagestinde
costos,basadoenlasprioridadesestratgicasyoperativasdelaorganizacin.Comotal,debe
cubrirtodaslasoperacionesdelaorganizacin,definirmecanismosparaelprocesamientode
Consecuenciasdenocontarconuna
PolticadeCostos
Puedeexistiraltadiscrecionalidadenla
clasificacindecostos(indirectosydirectos).
Secorreelriesgodeperdercredibilidadporno
serconsistenteenelmanejodecostos.
Larelacinentrecostosdirectoseindirectos
(overhead)carecerdetodavalidez.
Dificultadoimposibilidadparaconocerlos
costostotalesdeproyectosoprogramas.
Existenciadeprocedimientocontablesad
hocpordonante.
Posibilidaddeampliosvacossobre
informacincrticaparalatomadedecisiones
(saldosporproyectos,disponibilidadde
efectivo,etc.)
Laestructuradecostosdifcilmentetendruna
orientacinestratgica.
Excesivaolimitadaagregacindecostosque
nofacilitalacomprensindelasoperaciones.
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datosfinancieros,ydesarrollarlacapacidaddediseminacindeinformacinoportunayde
calidadanivelinternoyexterno.
Demaneraideal,elprocesodeestructuracindecostosdebederivarsedelapolticadecostos.
Estasecuenciapermiteoptimizartantoelalineamientoentreloprogramticoyfinanciero
comolavinculacindelostemasclavedecortoylargoplazo.Sinembargo,porlogeneralse
apreciaqueelprocesodeestructuracindecostosesabordadodeunamanerareactiva,es
decir,emergecomounarespuestadelreafinancieraalascondicionesypresionescotidianas
enunambientecaracterizadoporunlimitadoinvolucramientoy/ointersdelrea
programticasobrelasrepercusionesfinancierasdelagestindeproyectos.Deestemodo,el
desencuentroentreloprogramticoyfinancieroimpideunanlisisconcienzudosobrelas
implicanciasdeloscentrosdecostosaimplementar,eldetalledelplandecuentasaadoptar,la
clasificacindecostos,laasignacinydistribucindecostosindirectos,ylanaturalezadelos
reportesnecesarios.
Enbaseanuestraexperienciaanalizandotantoproyectosespecficoscomolasituacin
financieraglobaldeONGshemosidentificadounconjuntodecondicionesquefavorecen
unaapropiadaestructuracindecostos.Taleselementossonpresentadosacontinuacin.
Compromisodirectivoparalaimplementacindeunaeficienteestructuradecostos.
Definicinyalineamientodelapolticadecostosconlosobjetivosyprioridades
organizacionales.
Involucramientodepersonalclavedelreaprogramticayfinanciera.
Enfoqueparticipativoparalaidentificacindetemas/informacinclave.
Amplioconocimientodelamaneraenquelaorganizacindesarrollasusoperaciones.
Equipofinancieroentrenadoyconexperienciaentemascontables.
Polticasyprocedimientosescritosquerespaldenlaestructuradecostosconinstrucciones
decmousarelsistema.
Esimportanteremarcarqueunaapropiada
estructuracindecostoseselfundamento
esencialparalaaplicacinde
procedimientosydesistemascontables.
As,cuandosehalogradoesquematizar
claramentecmooperaunaorganizaciny
culessonlosrequerimientosde
informacin,sepuedeempezartantoa
formalizarlasdiversasoperacionescon
procedimientoscontablescomoa
implementarsistemasquepermitan
optimizarlasactividadesfinancieras.Una
implementacindeprocedimientosy
sistemascontablesbasadaenunavisin
parcialy/osolamenteenrequerimientos
externosevidenciarmstempranoque
tardevacosylimitacionesysobretodono
podrapoyarapropiadamentelosesfuerzos
estratgicosdelaorganizacin.
Deestamaneraesresponsabilidaddela
gerenciadeunaONG,definirsuspropias
Paratomarencuenta:
Loscentrosdecostossonunaformasimplepara
organizarcostosinstitucionales,detalformaque
seatilparalatomadedecisiones,yparaproducir
informesparaaudienciasinternasoexternas.
Unsistemadeinformacinfinancieradebera,aun
nivelmnimo,proveerlainformacinrequeridapor
laestructuradecostos.
Laestructuradecostosdeunaorganizacinyla
necesidaddeinformacinfinancierareflejadaenesa
estructuraexistenoobstantequeelsistema
financieraproveaonotalinformacin.
Cuandoelsistemafinanciero/contablenoproduce
lainformacinadecuada2cosassuelenpasar:
oLainformacinseproducedetodasformas,
manualmenteoenExcel,creandomuchas
ineficienciasyrequiriendodemasrecursos
humanosparahacerloqueelsistemanopuede
oLainformacinnoseproducedeningunaforma,
ylasdecisionessontomadasenunvaco.
Lacalidaddelainformacinqueseingresaaun
sistemafinancierocontableestadirectamente
relacionadaalacalidadyformaenquetal
informacinquepuedesalirdelsistema.
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necesidadesdeinformacinyasegurarquesusistemadeinformacingerencialespecialmente
sumdulodecontabilidadproduzcareportesespecficosy/oagregados,deunaforma
precisa,eficiente,oportunayalamedidaparaunagestineficaz.
Asimismo,esparticularmenteimportantequeelprocesodeestructuracindecostosconsidere
lasexpectativasy/orequerimientosdeinformacindelasentidadesdecooperacin.As,
considerarlossiguientesaspectosdentrodelagestindecostosfacilitarcubrirlas
expectativasdelosfinanciadores:
Separaryasignarlosfondosporcentrosdecostos(especialmenteporfuentede
financiamiento).
Estimarymonitorearapropiadamenteloscostosindirectos.
Monitorearapropiadamenteloscostosdirectosporproyecto/actividad.
Asignargastosaloscentrosdecostosapropiados.
Sielsistemacontablenopuededarinformacinalasentidadesdecooperacin,omsgrave
an,nopuedeproveerreportesrelevantesalamismaONG,uneventualfinanciadorpuede
tenerseriasdudassobrecontinuarfinanciandocostosdirectos(proyectos/actividades)y
mayorespreocupacionessobreelreconocimientodecostosindirectos.As,siuna
organizacintienedificultadendesagregarapropiadamenteloscostosdirectosafinde
demostrarclaridadybuenmanejodefondos,esimprobablequepuedamanejarlaasignacin
decostosindirectos.
ConceptosClaveparalaEstructuracindeCostos
CentrodeCostos:Uncentrooagrupamientodecostosesunaformadeorganizar/agruparlos
costosorganizacionalesdetalformaqueseantilespara:a)latomadedecisionesyb)satisfacerlas
necesidadesdereporteinternooexterno.Cadaorganizacintienemnimo2tiposdecentrosde
costos:Anivelmsmicro,elagrupamientooclasificacinsimpledecostosencontradoenelplan
decuentas,comoporejemplosuministrosdeoficinaohonorarios.Anivelmsmacro,elconjunto
detodoloquehacelaorganizacin,esdecirlaorganizacinmismacomocentrodecostos;
Agrupamientooclasificacinsimple:Eselcentromsbsicoparaelordenamientodecostos.
Ilustrativamente,siunaONGcompraunacajitadelpices,esmuyimprobablequeelagrupamiento
delpicesensprodujerainformacinrelevanteyusable.Lomsprobableesqueclasifiquenesos
lpicescomosuministrosdeoficinaenelquesucombinacinconotroscostossemejantes(papel,
cuadernos,etc.)produzcainformacinrelevante.Unagrupamientosimpleestdirectamente
relacionadoaunacuentadelplandecuentasquedescribelanaturalezagenricadelcosto
(mantenimiento,impuestos,proveedores,etc.).
Plandecuentas:Esunlistadoorganizadodecuentas(rubroscontables)quetieneelpropsitode
facilitarelregistrodelasituacinylasdiversastransaccionesdeunaorganizacin.Asporejemplo,
unplandecuentaspermiteacumularlosdiversoscostosdeacuerdoalanaturalezadelas
operaciones(salarios,combustible,pagodealquileres,suministrosdeoficina,etc.).
Agrupamientosamplios:Combinanlascuentasdefinidasenelplandecuentasconotrasvariables
comoporejemplo:proyectos,fuentesdefinanciamiento,reasgeogrficas,actividadesetc.As,un
agrupamientoampliopuederegistrarelcostodeunacajadelpices,correspondientealproyectoA,
financiandoporlaagenciaB,queoperaenelreageogrficacosta,yqueserutilizadoenla
actividadtalleresdecapacitacin.Unaestructuracindecostosbiendefinidacombinadiversas
variablesafindeproveerinformacinoportunayrelevanteparadiversosusuarios.
Mtodosdeasignacindecostosindirectos:Sonlasalternativasdisponiblesparadistribuirlos
costosindirectoshacialosproyectos(actividadesdirectas)ejecutadosporunaorganizacinenel
cumplimientodesumisin.Bsicamentesedisponendedosopciones:a)MtododeBaseSimple;
identificaunatasadecostosindirectosqueesaplicadademanerauniformeatodoslosproyectos/
actividadesdenaturalezadirectayb)MtododeBaseMltiple;determinamltiplestasasdecostos
indirectosenbaseaunanlisisdetalladodeluso/consumodeactividadesdeapoyoporlos
proyectos/actividadesdenaturalezadirecta.
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LlegelAuditor:Memuestranloscostos,porfavor?
UnauditordelBancoMundialesenviadoaunaONGsubdonataria.Elpropsitodelavisitaesevaluarlagestin
defondos.YaenlaoficinadelaONGelauditorsolicitalarelacinyelsustentodelosgastosdelmesde
Diciembredelao20XXcargadosalproyectoqueelBancoMundialestfinanciando.Comolaorganizacinha
pasadoporunprocesodefortalecimientoorganizacionalenelreafinancierapuedepresentarlainformacin
contableatravsdelsiguientecuadroresumen.
ElcuadropresentalascategorasdecostomanejadasporlaONGylasfuentesdefinanciamiento.Enparticular,
elBancoMundialpuedeverificarqueasuproyectoselecarg$1,600porelsueldodelCoordinadorde
Programas,$50porgastosdetelfonoy$30porelusodevehculos,informacinque,asuvez,debeguardar
relacinconelpresupuestoaprobadoy/oconautorizacionesparamodificacionesespecficas.Sielrepresentante
delBancoMundialsolicitaverladocumentacinopruebadeestoscargos,laONGdebesercapazde
mostrrselofcilmentecon:
Lashojasdetiempodelpersonalquehatrabajadoenelproyecto.
UnrecibodetelfonodesagregadoindicandolasllamadasasociadasalproyectodelBM.
Unregistrodetalladodelvehculoquedocumenteloscargosasuproyecto.
Eltemaclavedeesteejemploesladisponibilidaddeunaapropiadaestructuradecostosquepermitamantenerun
ordenyundetallesuficienteafindegestionarapropiadamentelasoperaciones(porfuentedecooperacin,tipo
decosto,etc.)yrendircuentasdeunamaneraprcticaysencilla.Unbuenmanejodeestosaspectosrepercuteen
lasostenibilidadeimpactoorganizacional.
USAID
GOB.
HOLANDS
BANCO
MUNDIAL
UNDP
FONDOS
PROPIOS
SueldoDirectorEjecutivo
500
3,000
3,500Hojadetiempo
SueldoContralor
300
400
1,300
2,000Hojadetiempo
SueldoAdministrador
500
500Hojadetiempo
Coord.Programa1
1,500
200
1,700Hojadetiempo
Coord.Programa2
1,800
1,800Hojadetiempo
Coord.Programa3
1,600
200
100
100
2,000Hojadetiempo
Coord.Programa4
1,400
300
1,700Hojadetiempo
Telef.,fax,internet
25
30
50
40
45
30
220Desagregarrecibostelef.
Suministrosdeoficina
20
20
75
115Facturas
Vehculo1USAID
500
500Recorddeusodelvehic.
Vehculo2General
15
25
30
25
20
385
500
AlquilerdeOficina
1,000
1,000
Total
2,340
$
1,875
$
1,680
$
1,665
$
1,085
$
6,890
$
15,535
$
COSTOS
INDIRECTOS
TOTAL
DOCUMENTACIN
TPICA
CATEGORA
ONGXGASTOSDEDICIEMBRE20XX
DIRECTOS
5.ProcesodeEstructuracindeCostos
Acontinuacinsepresentanlasdiferentesfasesyactividadesquefacilitanunproceso
participativodeestructuracindecostos.Cabeindicarqueelobjetivocentraldeesteproceso
escrearlosfundamentosparalageneracindeinformacinsignificativaparalatomade
decisiones,portanto,lasfasesquesepresentarnnoslocomprendeneldiseosinola
operacindecentrosdecostos.
Tambinesimportantesealarquedeacuerdoalacomplejidadinternaynecesidades
particularesdeunaorganizacinlospasosdescritossonfcilesdeajustarseafindereflejar
requerimientosespecficos.Loquesepresentanoesunafrmulaaseguirpasoapasooun
procesolineal,sino,unconjuntodelineamientosquefacilitanelprocesodeestructuracinde
costos.
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5.1.Mapeandolasoperacionesyclarificandolasnecesidadesdeinformacin
Elpropsitocentraldeestafaseesevidenciarlascaractersticasdelasoperacionesdeuna
organizacin.Enotraspalabras,esalcanzarunacomprensincompartidayesquemticade
cmotrabajalaONGenbasealaseleccindedimensionesdeanlisisrelevantes(por
ejemplo:ubicacinfsica,reasprogramticas,financiadores,actividades,etc.).Alrealizaresto
seexplicitantambinlosdiversosusuarios,losvacosy/oredundancias,ylasnecesidades
especficasdeinformacin.Acontinuacinsepresentanlasprincipalesactividadesdurante
estafase.
Mapearlosdiferentesnivelesoperativosdelaorganizacinyelflujodecostos.
Identificarlosagrupamientosdecostossegnprogramasyproyectos(costosdirectos)
financiadosporrecursosexternosy/oporfondospropios.
Reconocerloscostosindirectosyvalorarlaimportanciadeunaasignacinapropiada.
Analizarcmorespondenuestrosistemacontableactualanuestrasnecesidadesyrealidad.
Determinarlostemasyelniveldedetalleinformativoporcadausuario(internoy/o
externo)
Establecerlafrecuenciaparalaemisindereportesybosquejarlascaractersticasdelos
reportes.
Elsiguientecuadropresentaelresultadodelmapeodeoperacionesenunaentidadde
desarrollo.
Siatravsdeunprocesodemapeodecostosunaorganizacinidentificaquelainformacin
listadaesrelevanteeimportanteparaunatomainformadadedecisiones,perosussistemas
financierosnopuedenproveerledelainformacinrequerida,esprobableque,engranparte,
lainformacinseestproduciendo,aunquefueradelsistemafinanciero,quizutilizando
acrobaciasqueconsumenineficientementetiempoenExcely/oenotrosprogramas.Peoran
quelaproduccindelainformacindeformaindeficiente,enmuchoscasoslainformacin
simplementenoseproduceylasinformacionessontomadasenunvaco.
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Unsistemacontablefuncionandoeficazmenteessimplementeunabasededatosqueutiliza
interfasesfcilesdeusaryquehacemsgillaentregaoportunadeinformacinfinancieray/o
programticarelevantealosquetomandecisiones.Eseeselpropsitocentraldelossistemas
financieros.
5.2.Definiendoloscentrosdecostoyrevisandoy/oadoptandounplande
cuentas
Duranteestafasesepersigueadoptarunaestructuradecostosfuncional.Esdecircrearo
recrearunordenamientocontablequerespondadeformaeficazalasnecesidadesde
informacinfinancierayprogramtica.As,sebuscaclarificarlasexpectativasdelosusuarios
respectoalainformacinydetallerequeridoafindedefinirlosaspectosclavequefacilitarn
unaapropiadagestindecostos(ej.agrupamientodecostos,plandecuentas,etc.).Es
importantenosobredimensionarlosrequerimientosdeinformacin,locrucialesdefinirla
informacinqueserequiereyquesevaausar.
As,enbasealmapeodeoperacionesdeunaorganizacinseprocedeaanalizarsielsistema
actualbrindalainformacinrequeridaosiexistenvacos.Delmismomodo,elmapatambin
nospresentavariasalternativasparapoderrastrearinformacinfinancierarelevanteparala
tomadedecisiones.
Elsiguientecuadro,desdeunaperspectivamatricial,muestralascrucesdeinformacinque
debenexistirenunsistemafinancieroquehaidentificado,porejemplo 1,sietedimensiones/
niveles:laONGmisma,susubicacionesfsicas(ej.Casamatriz,oficinaZonaCosta,Zona
Sierra,etc.),departamentos(Planificacin,Legal,etc.),financiadores(USAID,JICA,etc.),
reasprogramticas(Salud,Educacin,etc.),actividadesprincipales(Capacitacin,Asistencia
Tcnica,etc.),costosdirectosasociados(Personal,Materiales,etc.).
Loscrucespresentadosenelcuadroanteriorrepresentanlauniversidaddeposibilidadespara
producirinformacinfinanciera2.Ensumnimonivel,elsistemafinancierodeberadetenerla
capacidaddeproveerinformacinagregadaparacadaunodeloscuadrospintadosenazul:
ubicacinfsica,departamentos,financiadores,reasprogramticas,actividadesprincipales,
costosdirectosasociados.
Cuadro1:MatrizdelUniversodecombinacionesdeinformacinfinanciera:
1Estesoloesunejemplo.Loscentrosdecostosvaranencadaorganizacin.
2Ademsdelmapadeestructuradecostossepuedenidentificarusosdeinformacinfinancieramasavanzadostodavaa
travsdeunanlisisdecadenasdevalor(procesosprimariosysecundarios)internos.Elanlisisdecadenasdevalor
tambinpermiteidentificarlasreasdondelaorganizacinnecesitamejoresinstruccionesopolticasyprocedimientos.
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2
3
4
5
6
7
MatrizdelUniversode
combinacionesde
informacinfinanciera
LaON
Gensutotalidad
Ubicacin(es)fsica(s)
Departam
entoso
funciones
Financiadores
reasprogram
ticas
Actividadesprincipales
Costosdirectos
asociados
A.
LaONGensutotalidad
B.
C.
D.
E.
F.
G.
Posibilidaddeinformacionfinanciera
Costosdirectosasociados(plandecuentas)
Departamentosofunciones
Financiadores
reasprogramticas
Sielsistemafinancieroesestructuradoapropiadamente,porejemplo,podraproducirun
reportequeseenfocaenlaubicacinfsicadeunaONG(porejemplo:oficinacentral),
desglosandotodosloscostospertenecientesaestenivelsegndepartamento,financiador,rea
programtica,etc.
Cuadro2:Costosporubicacinfsica
1
2
3
4
5
Crucesporubicacin
fsica
LaO
NG
ensu
totalidad
Ubicacin(es)fsica
(s)
Departam
entoso
funciones
F
inanciadores
reasprogram
ticas
A
ctividades
principalesCostosdirectos
asociados
A.
LaONGensutotalidad
A1
B.
B3
B4
B5
B6
B7
C.
D.
E.
F.
G.
Financiadores
reasprogramticas
Elsiguientecuadrorepresentacostosporfinanciadordesglosadoporubicacinfsica,
departamento,actividades,lneaspresupuestales,etc.
Page 12
11
Cuadro3:Costosporfinanciadores
1
2
3
4
5
6
Crucespor
financiadores
LaO
NG
ensutotalidad
Departam
entoso
funciones
Financiadores
reasprogramticas
Costosdirectos
asociados
A.
LaONGensutotalidad
A4
B.
B4
C.
C4
D.
D5
D6
D7
E.
F.
G.
Financiadores
reasprogramticas
Comounejemplofinal.,elsiguientediagramapresentaloscostosporreaprogramtica,
desglosadoporcualquieradelasotrasreasdelmapadeestructuradecostos.
Cuadro4:CostosporreasProgramticas
1
2
3
4
5
6
Crucesporreas
Programticas
LaONG
ensutotalidad
U
bicacin(es)fsica(s)
D
epartam
entosofunciones
Financiadores
reasprogramticas
C
ostosdirectosasociados
A.
LaONGensutotalidad
A6
B.
B6
C.
C6
D.
D6
E.
E6
E7
F.
G.
Financiadores
reasprogramticas
Loscuadrosanterioresnospermitenapreciarlavariedadposibilidadesdeinformacinqueun
sistemafinancieropuedeofrecer.Loimportanteesdefinirlosagrupamientosdecostos
relevantes(proyectos,programas,gerencia,contabilidad,etc.)ylasdimensionesenque
quisiramosapreciarlainformacin(ubicacinfsica,financiadores,actividadesprincipales,
etc.).
Estaactividadrequierelaparticipacinconjuntadelequipofinancieroydelprogramticoafin
deconfigurarlascaractersticasdelsistemadegestindecostosdeunaONG.Elrea
financieranoestencapacidaddeestructurarelsistemaporsisolasidesconocelos
requerimientosdelpersonaldeproyectos.Asuvez,elreaprogramticanolograruna
Page 13
12
informacindetalladasinosehainvolucradoeneldiseodelsistemadegestindecostosen
coordinacinconelequipocontable/financiero.
Cabeindicarqueenestafasetambinseclarificanqucentrosdecostossondirectos
(ejemplo:proyectos,programas)eindirectos(ejemplo:Administracin,Contabilidad)yla
maneraenquelosobjetosdecostodirectorecibirnsuporcinjustadecostosindirectos3.
Luegodedefinirloscentrosdecosto,seprocedeadeterminarelniveldedesglosedecostosa
niveldecuentas.Estaactividadesparticularmenteimportanteporqueestablecerlapauta
paralasactividadesdepresupuestacin,registrocontable,yreporte.
Laformulacindeunplandecuentastienequeatendertantoaconsideracionescontables
(normatividady/oconvencionesvigentesenelpas)comoalosrequerimientosdelos
usuarios.
Unbuenejercicioparaarribaraunplandecuentasconsensuadoesqueelreadefinanzas
proveaunmodelogeneraldecuentasparalarevisindelreaprogramtica,reaquepodr
plantearsussugerenciasycomentariosafindeampliary/oreducirlascuentasylograrunplan
decuentasalamedidadesusnecesidades.
Elsiguientecuadropresentaunejemplodeunplandecuentasparaunaentidadde
microfinanzas.
ParaunaexplicacinendetallevaseCostosIndirectosylaSostenibilidadenlasONGs.AlfredoOrtiz,2003.Pact.
3
USA.Asuvez,losanexos1y2proveenmetodologasalternativasparaelclculoyasignacindecostosindirectos.
Page 14
13
Cuadro5:PlandeCuentasEntidadesdeMicrofinanzasEjemplo4
TomadodeSistemasdeInformacinGerencialparaInstitucionesdeMicrofinanzas.CharlesWaterfield,NickRamsing.
4
CGAP/WorldBank.1998
Page 15
14
5.3.Estableciendoy/oconfirmandolospresupuestosporcentrodecostoy
procediendoalaejecucindeactividades
Configuradalaestructuradecostos,sedeberevisarlasdisponibilidadesy/oestimacionesde
fondosparacadacentrodecosto.Estaprctica,juntoconlaidentificacinderesponsables
paracadaagrupamientodecosto,facilitarclaridadenlaejecucindelasdiversasactividades
delaorganizacinyunagestinapropiadadelosfondosqueadministralaONG.
Loimportantedelospresupuestos,enelcontextodelagestindecostos,esqueellosdeben
seguiralasprioridadesprogramticas.Estoimplicaqueantesdeestablecery/oconfirmarun
presupuestosedebecontarconunplanquedescribacomosealcanzarnlosobjetivosy
metas.As,definidoelplan,segenerarelpresupuestorespectivo,proyeccinquedarorigen
auncentrodecostoespecficocontraelqueseregistrarnlosdesembolsosdelproyecto.
Afinderealizarunaapropiadaidentificacindeactividadesycostos,elreafinancieradebe
coordinarconlosresponsablesdecadacentrodecostoelusodecdigosespecficos.Deesta
manera,sedebeestablecerprocedimientosyautorizacionesquecubrandesdeelrequerimiento
deserviciosy/ocompradebieneshastaelpagorespectivoafindesalvaguardarelbuen
registrodecostos.Acontinuacinsepresentaunplanoperativoexpresadocomocuadro
Ganttyunpresupuestovinculadoadichoplan.
Cuadro6:PlanoperativoexpresadocomocuadroGantt
Ao1
1Trim
2Trim
3Trim
4Trim
1Trim
2
EFMAMJJASONDEFMA
la
Ao2
Ao3
Trim
3Trim
4Trim
1Trim
2Trim
3Trim
4Trim
MJJASONDEFMAMJJASOND
Cod.
NombredeActividadesy/oTareas
1.
ProduccinAgrcola
1.1.
Conservacinyrehabilitacindesuelos
1.1.1.
Cercodepiedra
1.1.2.
Acequiasdedesviacin
1.1.3.
Mantenimiento
1.2.
InfraestructuradeRiego
1.2.1.
Sistemadeentubado
1.2.2.
Revestimientodecanales
1.3.
Infraestructuraparaelabonamientoagrcola
1.4.
Cultivos
1.4.1.
CultivodePapasiembra1
1.4.2.
CultivodePapacosecha2
1.4.3.
CultivodeTrigosiembra3
1.4.4.
CultivodeTrigocosecha4
1.5.
Forestacinyreforestacin
1.5.1.
ViveroForestal
1.5.2.
PreparacinyConservacin
1.5.3.
Conservacin
2.
ComercializacinAgrcola
2.1.
AsistenciaTcnicaenComercializacin
2.2.
AdecuacinyConstruccindeAlmacenes
3.
AdministracindelProyecto
3.1.
Organizacineimplementacindeequipos
3.2.
Monitoreodeactividades
3.3.
EvaluacinyAuditora5
3.4.
Sistematizacin
Page 16
15
Cuadro7:PresupuestoProyectodeDesarrollodeCuencaSur
5.4.Consolidandolainformacincontableyelaborandoreportes
Elpropsitocentraldeestafaseradicaenproducirydiseminarinformacinfinanciera
significativayoportunaparaapoyarelanlisisytomadedecisiones.Enestafaseseapreciade
maneratangiblelosresultadosdelprocesodeestructuracindecostos.As,sistehasido
efectuadodeunamaneraconcienzuda,losusuarios(internosyexternos)podrndisponerde
losreportesrequeridostantoanivelespecficocomoaniveldelaorganizacinensu
conjunto.
Durantelaconsolidacindelainformacincontable,seprocedetambinadeterminarlos
costostotalesdecadacentrodecosto.Esasque,dependiendodelmtododecostos
indirectosadoptado,losagrupamientosdirectosrecibirnsupartejustadecostosindirectos.
Deestemodo,cadaresponsabledecentrodecostoestencapacidaddemonitorear,
cuestionarcostos(asignadoserrneamente),yhacerlosajustesprogramticosnecesariosafin
dealcanzarlosobjetivosymetasprevistos.Delmismomodo,lainformacinqueproveeel
sistemacontablesertilparadesarrollarestrategiasderecuperacindecostos.
Generalmente,latareadeconsolidaryprocesarlainformacincontableestacargodel
equipofinancierodelaONG,personalquedebecultivarunaculturadeservicioafinde
responderapropiadamentealasnecesidadesdelosdiversosusuarios.Asimismo,elstaff
financierodebetenerunabuenacapacidadderespuestaafindefacilitarinformacin
especficacuandolaorganizacinenfrentaretosestratgicosdifcilesdepredecir.
COD.NOMBREDEACTIVIDADESY/OTAREAS
IAO1998
ITRIM
IITRIM
IIITRIM
IVTRIM
TOTAL
1.
ProduccinAgrcola
1.1.
Conservacinyrehabilitacindesuelos
1.1.1.Cercodepiedra
6120
1050
350
0
7520
1.1.2.Acequiasdedesviacin
0
0
1340
1050
2390
1.1.3.Mantenimiento
0
0
0
0
0
1.2.
InfraestructuradeRiego
0
0
0
0
0
1.2.1.Sistemadeentubado
7300
1650
1650
1650
12250
1.2.2.Revestimientodecanales
5850
1650
6150
6150
19800
1.3.
Infraestructuraparaelabonamientoagrcola
0
2390
1200
400
3990
1.4.
Cultivos
0
0
0
0
0
1.4.1.CultivodePapasiembra
0
32000
800
800
33600
1.4.2.CultivodePapacosecha
0
0
0
616
616
1.4.3.CultivodeTrigosiembra
0
0
0
2420
2420
1.4.4.CultivodeTrigocosecha
0
0
0
0
0
1.5.
Forestacinyreforestacin
0
0
0
0
0
1.5.1.ViveroForestal
0
2046
1200
1200
4446
1.5.2.PlantacinForestal
0
0
1052
1200
2252
1.5.3.Conservacin
0
880
1200
1200
3280
2.
ComercializacinAgrcola
0
0
0
0
2.1.
AsistenciaTcnicaenComercializacin
0
0
2640
2640
5280
2.2.
AdecuacinyConstruccindeAlmacenes
0
0
4000
2400
6400
3.
AdministracindelProyecto
0
0
0
0
3.1.
Organizacineimplementacindeequipos
6550
0
0
0
6550
3.2.
Monitoreodeactividades
2900
4350
4350
4350
15950
3.3.
EvaluacinyAuditora
0
0
0
0
0
3.4.
Sistematizacin
0
0
0
0
0
TotalTrimestral
28720
46016
25932
26076
TotalAnual(CD+CI)
126744
Imprevistos3%
3%
3802
TotalPresupuestoAnual
130546
Page 17
16
Lossiguientesrecuadrospresentanunadescripcinpuntualdelprocesocontablequetoda
organizacindeberealizar.Elanexo3presentaelflujorealdeprocesofinancieracontableen
unaONG.
Elciclocontable
Elciclocontablerepresentaunprocesosistemticoqueseextiendedesdeelregistrodetodaslastransacciones
realizadasporunaentidad,duranteundeterminadoperodo,hastalaformulacindesusestadosfinancieros.
Enesesentido,luegodedeterminarlosdbitosycrditosproducidosportodatransaccinserealizanlos
asientoscontablesenunlibrocontabledenominadoDiario2.Estelibropermiteregistrarenformacronolgica
todaslastransaccionesefectuadas.
Alfinaldelperododeanlisiscontable(mensual,trimestral,etc.)serealizaeltrasladodetodoslosasientos
registradosenelDiarioallibroMayor.Elpropsitodeestaactividad,llamadamayorizacin,esagrupartodaslas
transaccionesvinculadasalasmismascuentas,locualpermiteapreciartodoslosaumentosodisminuciones
ocurridosencadacuentaduranteelperodo.
ConcluidalamayorizacinseprocedearealizarunBalancedeComprobacin,elcualesunreportequepresenta,en
formadelista,lostotalesdeldebe,haberyelsaldodecadacuentaregistradaenelMayor.Laimportanciadeeste
reporteradicaenquepermiteverificarlaigualdadentreeltotaldelosdbitosyloscrditos.Adems,facilitala
elaboracindelosestadosfinancierosluegoderealizarlosajustesoregularizacionesnecesarias.
AltrminodecadaperodocontabletambinesusualqueserealicenAsientosdeAjusteparacorregirlossaldos
quesepresentanenalgunascuentas.Deestemodo,seaumentanodisminuyenlossaldosdelascuentasqueas
lorequieranafindepresentarsaldosmsprecisos.Losasientosdeajustemscomunesestnrelacionadosala
depreciacindelactivofijo,amortizacindeintangibles,caja,bancos,provisinparabeneficiossociales,entre
otros.Cabesealarqueestosasientosnotienensuorigenenunatransaccinespecfica.
Enbasealainformacinproporcionadaporelbalancedecomprobacinylosasientosdeajusteseelaboraun
BalanceConstructivo,informequepermiteverificarlaigualdaddelosdbitosycrditosdelascuentaspara
cualquier
perodo.Esimportantesealarquelosasientosdeajusteprimeroseregistranenelbalanceconstructivolocual
facilitasuverificacinantesderegistrarlosenellibroDiarioytrasladarlosalMayor.Asuvez,conlainclusinde
losajustesnecesariossecompletalainformacinparaformularlosEstadosFinancieros.
Finalmente,alconcluirunperodoanualseprocedealcierredelibros.Estoimplicarealizarunconjuntode
asientos,quetienenlafinalidaddereduciracerolascuentasquehanacumuladolosingresosyegresosduranteel
perodo,transfiriendolautilidadoprdidaresultantealacuentautilidadesretenidasqueseregistraenladodel
patrimonioenelbalancegeneral.Asuvez,losasientosdecierrequesehanrealizadoseregistranenelDiarioy
luegosontrasladadosalMayor.Silaentidadcontinuaseconsusoperacionesenelejerciciosiguienteentonces
realizarlareaperturadesuslibroscontables,conlocualcomienzaunnuevociclocontable.
Notas:
Enelcasodelasentidadesqueinicianoperaciones,elciclocontablecomienzaconlaaperturadelibroscontables,actividadquepermite
iniciarelregistrodelastransacciones.VaseEduardoRivero.ContabilidadI.UniversidaddelPacfico.SegundaEdicin.Per.1997.
2Losasientosqueserealizanenellibrodiarioresumenlastransaccionesenformadedbito(s)ycrdito(s),indicandolascuentas
involucradas,losmontosrespectivosyunabrevedescripcindelatransaccin.Asuvez,cabesealarquedependiendodelasnecesidadesde
laentidadsepuedenutilizarlibrosdecontabilidadauxiliares(compras,ventas,etc.)Pararesumirtransaccionesdecarcterrecurrenteopara
tenerunmejorcontrol.
TomadodeGestinFinancieraparaOrganizacionesdeDesarrollo.GuillermoRiveroFigueroayJosVenturaSalazar.1998.PactPer.
Page 18
17
Comoseindicanteriormente,esenestafaseenquelosdiversosusuariosrecibenreportes
financierosligadosaldesempeodesusactividades.As,talesreportesdebenserprecisos,
oportunos,yfrecuentes(deacuerdoalosrequerimientos).Sinembargo,lacalidaddelos
reportesdependerdelinvolucramientodelosusuariostantoatravsdeunaclaradefinicin
dedetallescomoeneldiseodelospropiosreportes.
Transacciones
AperturaoReapertura
delibros
Diarios
Auxiliares
Diario
General
Cierrede
Libros
Balancede
Comprobacin
Estados
Financieros
Mayor
General
Ajustes
Necesarios
Balance
Constructivo
ELCICLOCONTABLE
Mayores
Auxiliares
Page 19
18
Elcuadrosiguiente5presentaunreportefinancieroqueexplicitaclaramentelasnecesidadesde
informacindeunmiembrodelreaprogramticadeunaONG.
Anexo1MtodoSimpledeTasadeCostosIndirectos
5 ReporteelaboradoporSandroFerreira(FundacinAltropico)duranteelTallerdeEstructuracindeCostosPactEcuador.2005
FormatoNo.1
Totaloporfinanciador
oporconvenio
Total
Periodo:
Presupuestodestinado
Ejecutado*
Saldo*
Presupuestonecesario
Deficit
DAF
DP
DIFO
Totaloporfinanciador
oporconvenio
WWF
Periodo:
Totaloporrea
programtica
Ejecutado*
Saldo*
Deficit
PFSO
PPS
PC
Periodo:
Cdigo?
Ejecutado*
Saldo*
Deficit
reaprogramtica
Proyectointerno
Zona
Organizacinlocal
ONG
Periodo:
Cdigo?
TotalGastado
Mensualmente
Aporteendolres
Aporteen%
Deficit
Ubicacinfsica
Mecanismosde
ejecucin
Linea
presupuestaria
Departamento
Programa
Zona
Organizacinlocal
ONG
TOTAL
Periodo:
Cdigo?
Total
Aporteendolres
Aporteen%
Deficit
Ubicacinfsica
Mecanismosde
ejecucin
Linea
presupuestaria
Departamento
Programa
Zona
Organizacinlocal
ONG
*alafechayhoradelreporte.
AportedelaFinanciera:
WWF
Dexxxxxxxhastaxxxxxxx
PresupuestosporProgramas
Aportedelconvenio:
Convenio1
PresupuestosporDepartamentos
InformeFinancieroparalaCoordinacinGeneral
InversinProgramade:
PFSO
Page 20
19
Losnmerosquesemuestranenlossiguientescuadros(1y2)sonsolamenteparapropsitos
ilustrativosynoreflejanlosnmerosrealesdeningunaONG.Laformulacorrespondienteal
mtodosimpledeasignacindecostosindirectossepresentaenelCuadro1:
Cuadro1
Cuadro2
Enelmtodosimpledeasignacindecostosindirectos,latasadecostosindirectosse
presentacomoelcocientedeloscostosindirectosdivididosentreeltotaldecostosdirectos.
Paraelejemplo,losnmerosfueroncalculadosestimandolosprobablescostosindirectosdel
siguienteao(perodoparaelcualsehaelaboradounapropuestadecostosindirectos).El
Cuadro2muestraeldesagregadodeloscostosindirectos.Estossoncostosimprescindibles
queunaONGanticipaincurrir,independientementesisoncubiertosapropiadamenteporlos
financiadores.
Ascomoseestimaroncostosindirectosparaelsiguienteao,loscostosdirectostambin
debenestimarseparaelmismoperodo.Basadoenelfinanciamientoexistente,comoen
potencialesfondos,el$1,000,000decostosdirectosestimadossedesagregacomosigue:
A.USAID
$500,000
B.GobiernoHolands
$175,000
C.BancoMundial
$75,000
D.UNDP
$
0
E.ActividadesNorestringidas
$250,000
TotalDirecto
$1,000,000
Elsiguientecuadropresentaladistribucindecostosdirectoseindirectosporfuentede
financiamiento:
FrmulaMtodoSimple
CostosIndirectos
CostosDirectos
$200,000(CI)
$1,000,000(CD)
Eltotaldecostosde$1,200,000incluyetodolos
departamentosyactividadesdeuna
organizacin.
=CostosIndirectos%(TCI)
=20%TCI
CostosIndirectos
Monto$
RentayServicios
24,000
DirectorEjecutivo
48,000
Contralor
29,000
19,000
21,000
Preparacindepropuestas
52,000
Telfonoyotros
7,000
Total
200,000
Page 21
20
Cuadro3
EjemploBsico(enUSD$)
A
B
C
D
E
Total
USAID
Gob.
Holands
Banco
Mundial
UNDP
FondosPropios
Norestringidos
LneaPresupuestal
50.0%
17.5%
7.5%
0.0%
25.0%
100.0%
Personal&Beneficios
300,000
100,000
50,000
200,000
650,000
$
OtrosCostosDirectos
200,000
75,000
25,000
50,000
350,000
$
Subdonaciones
$
TotaldeCostosDirectos
500,000
175,000
75,000
250,000
1,000,000
$
CostosIndirectos@20%
100,000
35,000
15,000
50,000
200,000
$
CostosTotales
600,000
$
210,000
$
90,000
$
$
300,000
$
1,200,000
$
Culesla
partejustadel
totaldecada
financiador?
Notarel%de
actividadpor
"financiador"
(participacinen
nuestra
organizacin)
Esteesunfinanciador?
EnelCuadro3,lapartejustadecadafinanciadorseapreciaclaramente.Apartirdeesta
proyeccin,sedebesolicitaracadafinanciadorquecubraloscostosindirectosasociadoscon
laparticipacindesusproyecto(s)dentrodelaONG.Ennuestroejemplo,sedetermin
queelporcentajeapropiadodecostosindirectosestabaestimadoen20%paraelaoen
cuestin.As,USAIDesresponsabledel50%deltotaldecostosdirectosproyectadosparael
ao.LalgicaluegollevaaqueUSAIDdebacubrir50%deltotaldecostosindirectosparael
aositodovadeacuerdoaloplaneado.Este50%deltotaldecostosindirectosesiguala
$100,000,locuales20%deltotaldecostosdirectosdelproyectodeUSAID(de$500,000).
Similarmente,laparticipacindelproyectodelBancoMundiales7.5%deltotaldecostos
directosproyectados,totalizando$75,000.ElBancoMundialporlotanto,esresponsabledel
7.5%deloscostosindirectosproyectados7.5%de$200,000es$15,000queasuvez
representael20%deloscostosdirectosproyectados(de$75,000).Finalmente,comolapropia
organizacinesresponsable25%deltotaldecostosdirectosproyectadosparaelaoentonces
debedeprepararseparacubrir$50,000deltotaldecostosindirectos,montoquerepresentael
25%deltotal.
Laterminologaclaveaqueslapartejusta.LosmontosindicadosenalCuadro3reflejanla
partejustadecadafinanciadornoobstantedequeellosestndispuestosonoapagarpor
esto.
Creatividadlegtimaenlarecuperacindecostosindirectos
Hayvariosmtodoslegtimosparaasignarcostosindirectosadiferentesfinanciadoresyproyectos.A
pesardequeelmtododeasignacinsimpleutilizadoalolargodeesteinformetienelaventajadela
simplicidad,carecedelacreatividadylaflexibilidadqueexisteenunmtodobienestructuradode
asignacinsobrebasesdirectasmltiples.Comoconcualquiermtododeasignacindecostosindirectos,
debedemostrarsequestossondistribuidosenlaformamsjustaposibledeacuerdoalafuentedecosto
directoquegenersuincurrencia.Contalqueestacondicinestsatisfecha,sepuedendesarrollar
mtodoscreativosparaoperarconcentrosdecostossegnlosdistintostiposdegastos(viajeso
subcontratos,porejemplo),oinclusooperarconsubunidadesdentrodeunaorganizacinquepuedan
tenertasasdecostosindirectosmscompetitivasdebidoaquedependenyconsecuentementese
beneficiandelasfuncionesadministrativasdelaorganizacinenunmenorgrado.
Page 22
21
Anexo2MtodoMltipledeTasadeCostosIndirectos
Lametodologadeasignacindecostosindirectosesmscomplejayrequiereunmayordetallecontableque
lametodologadecostossimple.Enalgunoscasosrequierereestructurarelesquemadecentrosdecosto,
identificaryadoptarvariablesdedistribucindecostosindirectos,entreotros.Porlogeneral,nose
recomiendaparaorganizacionesquerealizanunsoloprogramaoproyecto.
LascondicionesbsicasqueserequierenparaaplicarelenfoquedeBaseMltiplesonlassiguientes:
Programas,proyectosofuncionesquesebeneficiandeformasignificativamentediferentedeloscostos
indirectos.
Centrosdecostosindirectosqueacumulentalescostosengruposdiferentes(administracin,
depreciacin,seguros,etc.)afindeasignarlosdemaneraapropiadaalosprogramas,proyectoso
funciones.
ElprocedimientoqueseproponeacontinuacinparaelclculodeloscostosindirectosbajounaBase
Mltipleconsideralossiguientespasos:
1.
RevisindelregistroapropiadodeCostossegnNaturaleza
2.
IdentificacinyClasificacinCostosDirectoseIndirectosyAjustedeCostos
3.
AcumulacindeCostosporCentrodeCostosyAjustedeCostos
4.
IdentificacindeVariablesdeDistribucindeCostosIndirectos
5.
DistribucindeCostosIndirectos
6.
ClculodelatasadeCostosIndirectosporProyecto
7.
ClculodelatasadeCostosIndirectosporFuentedeFinanciamiento
Acontinuacinsepresentalaaplicacindelametodologadeasignacindecostosindirectosdebasemltiple
considerandoelcasodeunaONG.
CasodeEstudio:LaONGDesarrolloylaAsignacindeCostosIndirectossegnel
MtododeBaseMltiple
LaONGDesarrollofuefundadahace5aosconelpropsitodepromoverelmejoramiento
delascondicionessocioeconmicasdelascomunidadesruralesdePer.Inicialmente,su
enfoqueestuvocentradoentemasagrcolas.Sinembargo,debidoalosbuenosresultadosen
estarea,hace2aosdecidiampliarsupropuestaintegrandoensusactividadestemasde
EducacinySalud.Asuvez,conelpropsitodecubrirunserviciopocoatendido,
recientementeiniciunproyectopilotoorientadoabrindarasesoralegalentemas
comunitarios.
Actualmente,Desarrollogestiona4programasfinanciadosendistintogradopor3entidades
decooperacin(USAID,UNDPyAgenciaBelga).Estosprogramassevienenimplementando
porunexperimentadoequipotcnicoyporunreducidopersonaladministrativo.
Engeneral,elapropiadomanejofinancieroyprogramticohapermitidoquelaONG
incrementepaulatinamenteelvolumendefondosqueadministrapasandodeUSD250,000en
elaodesufundacinaUSD1,274,268enelltimoao.
Sinembargo,recientementeDesarrollohaenfrentadounamayorcomplejidadenla
recaudacindefondosyrequerimientosdemayorprecisinenmateriadecostosindirectos.
Poresemotivo,elDirectorEjecutivodecidiimpulsarunainiciativaparaasignardeuna
maneramsprecisaloscostosindirectosafindesustentardemejorformaalasentidadesde
cooperacinelfinanciamientoasociadoasusprogramas.
Page 23
22
As,comoprimeraactividadel
DirectorEjecutivodeDesarrollo
solicitasureacontablequerealice
unarevisindelprocedimientode
registrodecostospornaturaleza.
Paratalefecto,serevislaestructura
delplandecuentasyel
procedimientodeclasificacinde
cuentaspornaturaleza.Los
resultadosdeestaactividadse
aprecianenlatablaadjunta.
Comoseobserva,Desarrolloestructursuplancontableconsiderando18categoras
principalesdecostoyenmendmenoresequivocacionesoriginadasenelregistrocontable.
Cabeindicarquelascategorasseleccionadasregistrandemaneraagregadaloscostos
incurridosportodaslasreasdelaONGen
elltimoao.
Deotrolado,elprincipalrubrodecostosde
Desarrolloestarepresentadoporpersonal
(salariosybeneficios)conun35%,seguido
poralquileresycomprasdeequipoambos
con12%.
Apartirdelainformacinanterior,el
personalcontableprocediarevisary
consolidarlaclasificacindecostos
considerandosisondirectosoindirectos6
(vasecuadrosiguiente).Asuvez,se
identificlosrubrosquelasentidadesde
cooperacinsolicitanqueseretirendel
clculodecostosindirectosdadoque
generandistorsin:comprasdeequiposy
gastosderepresentacin.
Comoseaprecia,luegodelajustedecostos
directoseindirectos,eltotaldecostosa
considerarseredujoaUSD1,119,975.De
otrolado,seprocediadeterminarelvaloracumuladoporcentrodecosto(4Centrosde
CostosDirectosy1CentrodeCostosIndirectos)afindefacilitarlaasignacindecostos
indirectos.Elcuadrosiguientepresentalainformacincontableporcentrodecostos.
ParaunaexplicacinendetallevaseelCaptulo1delapublicacinCostosIndirectosylaSostenibilidadenlasONGs.
6
Ortiz,Alfredo.PactInc.,2003.
RelacindeCostos
Item
USD
Salarios
323,478.46
Beneficios
97,043.54
SalariosDireccin
21,129.23
BeneficiosDireccin
6,338.77
Viajes
83,589.38
Suministros
52,156.50
UtilesOficina
27,909.45
Alquileres
152,872.50
Telfono
104,231.25
Depreciacin
110,280.75
Auditora
56,558.74
Mantenimiento
22,399.50
Correo
5,640.75
Otros
14,224.50
Seguros
40,319.10
EquipoCompras
151,975.00
Atencionesalpersonal
2,317.50
Legal
1,802.59
TotalUSD
$1,274,268
Paso1
Generalmentelasentidadesdecooperacinsolicitanquelas
comprasdeequipoporvaloressignificativosseretirendel
anlisisdecostosindirectosafindeevitarunatasadecostos
indirectossesgadatantosilacompra(porunvalor
significativo)seconsideracomocostodirecto(bajalatasa)osi
seconsideracomocostoindirecto(subelatasa).
Porotraparte,losgastosrelacionadosaatencionesalpersonal
(reunionesdecamaradera,etc.)porpolticadelasentidadesde
cooperacingeneralmentenosonfinanciados.
Page 24
23
Paso3
CentrosdeCosto
Agricultura
Asesoria
Legal
Educacin
Salud
General
Total
Salarios
145892
14589
43768
87535
31694
323478
Beneficios
43768
4377
13130
26261
9508
97044
SalariosDireccin
21129
21129
BeneficiosDireccin
6339
6339
Viajes
37932
3793
11380
22759
7725
83589
Suministros
26078
2608
7823
15647
0
52157
UtilesOficina
11380
1138
3414
6828
5150
27909
Alquileres
59269
5927
17781
35561
34335
152873
Telfono
42674
4267
12802
25604
18884
104231
Depreciacin
47415
4742
14225
28449
15451
110281
Auditora
23945
2394
7183
14367
8670
56559
Mantenimiento
9483
948
2845
5690
3434
22400
Correo
2134
213
640
1280
1373
5641
Otros
7112
711
2134
4267
0
14225
Seguros
17069
1707
5121
10242
6180
40319
EquipoCompras
64031
9914
16508
48523
13000
151975
392
0
131
294
1500
2318
Legal
1803
1803
Totalcostossegunlibros
538573
57329
158883
333307
186175
1274268
Ajustes
64423
9914
16638
48817
14500
154293
CostosAjustados
$474,150
$47,415
$142,245
$284,490
$171,675$1,119,975
Item
CostosAjustados
Directos
Indirectos
Directos
IndirectosDirectos
Indirectos
Salarios
291785
31694
291785
31694
Beneficios
87535
9508
87535
9508
SalariosDireccin
0
21129
0
21129
BeneficiosDireccin
0
6339
0
6339
Viajes
75864
7725
75864
7725
Suministros
52157
0
52157
0
UtilesOficina
22759
5150
22759
5150
Alquileres
118538
34335
118538
34335
Telfono
85347
18884
85347
18884
Depreciacin
94830
15451
94830
15451
Auditora
47889
8670
47889
8670
Mantenimiento
18966
3434
18966
3434
Correo
4267
1373
4267
1373
Otros
14225
0
14225
0
Seguros
34139
6180
34139
6180
EquipoCompras
138975
13000
138975
13000
0
0
818
1500
818
1500
0
0
Legal
0
1803
0
1803
1088093
186175
139793
14500
948300
171675
TotalUSD
$1,119,975
ClasificacindeCostosyAjustes
Ajustes
Costosenlibros
$1,274,268
$154,293
Paso2
Page 25
24
CostosporNaturaleza
CostosporFuncin
Salarios
31694
Administracin
14421
Beneficios
9508
Compras
6180
SalariosDireccin
21129
Contabilidad
16481
BeneficiosDireccin
6339
Sistemas
4120
Direccin
27468
Total
$68,670
Total
$68,670
Lasiguientetareafueidentificarunconjuntodevariablesafindedistribuirloscostos
indirectosacumuladosbajoelcentroGeneral.Elpropsitofueseleccionarvariablesque
reflejaranmejorelniveldeusooconsumodelosrecursosafindeasignarloscostos
indirectosdelaformamasprecisaalcentrodecostodirectoquelorequiri.Dentrodelas
variablesconsideradasseencuentran:Financiamiento,rdenesdeCompra,Registros
Contables,entreotros(expresadasenporcentaje).Losporcentajesespecficosdeasignacin
estuvieronbasadosenunlevantamientodedatos(Ej.metroscuadradosparaelrea)yen
informacinbasadaenelcomportamientohistrico(Ej.Requerimientosdealreade
sistemas).Elsiguientecuadropresentalasvariablesdedistribucinportemdecostoyel
porcentajeasignado.
Paso4
ItemsdeCosto
Agricul
tura
Asesora
Legal
Educacin
Salud
Total
Administracin
49%
5%
15%
31%
100.00%
Compras
39%
3%
18%
41%
100.00%
Contabilidad
35%
3%
24%
38%
100.00%
Sistemas
25%
2%
34%
39%
100.00%
Direccin
49%
5%
15%
31%
100.00%
Viajes
49%
5%
15%
31%
100.00%
UtilesOficina
49%
5%
15%
31%
100.00%
Alquileres
45%
3%
12%
40%
100.00%
Telfono
35%
2%
25%
38%
100.00%
Depreciacin
52%
1%
10%
37%
100.00%
Auditora
49%
5%
15%
31%
100.00%
Mantenimiento
45%
3%
12%
40%
100.00%
Correo
49%
5%
15%
31%
100.00%
Seguros
52%
1%
10%
37%
100.00%
Legal
19%
42%
16%
23%
100.00%
%Financiamiento
%deconsultas
%requerimientos
%Financiamiento
%m2
%deActivos
%m2
%deActivos
%Financiamiento
%Financiamiento
%consumo
%Financiamiento
VariablesdeDistribucin
%Financiamiento
%OrdenesdeCompra
%deregistroscontables
Enbasealasvariablesdedistribucindecostosindirectosyalosporcentajesidentificados,se
presentaacontinuacinlaasignacindecostosindirectosalosprogramasdeAgricultura,
AsesoraLegal,EducacinySalud.Deestemodo,porejemploloscostosindirectos
correspondientesalProgramadeAgriculturaasciendenaUSD76,482,representandoeste
valorunamejormedidadeloscostosindirectosporrealizarelesteprograma.
Page 26
25
Paso5
ItemsdeCosto
Agricul
tura
Asesora
Legal
Educacin
Salud
Total
Administracin
7,138
760
2,106
4,417
14,421
Compras
2,410
155
1,082
2,534
6,180
Contabilidad
5,768
494
3,955
6,263
16,481
Sistemas
1,030
82
1,401
1,607
4,120
Direccin
13,596
1,447
4,011
8,414
27,468
Viajes
3,824
407
1,128
2,366
7,725
UtilesOficina
2,549
271
752
1,578
5,150
Alquileres
15,451
1,030
4,120
13,734
34,335
Telfono
6,609
378
4,721
7,176
18,884
Depreciacin
8,034
155
1,545
5,717
15,451
Auditora
4,291
457
1,266
2,656
8,670
Mantenimiento
1,545
103
412
1,373
3,434
Correo
680
72
201
421
1,373
Seguros
3,214
62
618
2,287
6,180
Legal
342
757
288
415
1,803
TotalCostosIndirectos
76,482
6,630
27,606
60,957171,675
%m2
%Financiamiento
%deActivos
%deconsultas
%m2
%consumo
%deActivos
%Financiamiento
%requerimientos
%Financiamiento
%Financiamiento
%Financiamiento
VariablesdeDistribucin
%Financiamiento
%OrdenesdeCompra
%deregistroscontables
Luego,combinandolosresultadosdelpaso3yelpaso5,secalculalatasadecostos
indirectos7paracadaunodelosprogramasdelaONGDesarrollo.Esteprocedimiento
permiteobservarquelastasasfluctanentre14%y21%.Estosresultadosespecficospor
programanohubieransidoposiblessisehubieratrabajadobajoelmtodosimplede
asignacindecostosindirectos,mtodoquehubierapresentadounatasauniformede18.10%8
paratodoslosprogramas,favoreciendoaalgunosyperjudicandoaotros.
Paso6
Agricul
tura
Asesora
Legal
Educacin
Salud
CostosDirectos
474150
47415
142245
284490
CostosIndirectos
76,482
6,630
27,606
60,957
Tasa
16.13%
13.98%
19.41%
21.43%
TasadeCostosIndirectos
porProyectos
Enmateriadeobtencindefondos,cabedestacarlaestrategiadecofinanciamientode
programasimplementadaporlaONGDesarrollo.Deestemodo,porejemplosuprogramade
AgriculturarecibefondostantodeUSAIDcomodeUNDP,permitiendoampliarlas
operacionesdelprogramayasuvezreducirelriesgodedependenciadeunasolafuente.A
continuacinsepresentalamatrizdefinanciamientodeDesarrollo(enporcentajeyenvalores
monetarios).
MatrizdeFinanciamiento
Porcentajes
USAID
UNDP
AgenciaBelga
Total
Agricultura
60%
40%
0%
100%
AsesoriaLegal
0%
0%
100%
100%
Educacin
0%
25%
75%
100%
Salud
40%
35%
25%
100%
FuentedeFinanciamiento
Programas
7ParaestecasoCostosIndirectosdivididosentreCostosDirectos.
8EstevalorseobtienedividiendoloscostosindirectosUSD171,675entreloscostosdirectosUSD948,300.Vaselos
totalesajustadosenelpaso2.
Page 27
26
MatrizdeFinanciamiento
USD
USAID
UNDP
AgenciaBelga
Total
Agricultura
284490
189660
0
474150
AsesoriaLegal
0
0
47415
47415
Educacin
0
35561
106684
142245
Salud
113796
99572
71123
284490
Totalporfuente
$398,286
$324,793
$225,221
$948,300
Programas
Seguidamente,afindedeterminarloscostosindirectosporfuentedecooperacinseaplicalos
porcentajesdelamatrizdefinanciamientoaloscostosindirectosdecadaprogramacalculados
enelpaso5.Deestemodo,loscostosindirectoscorrespondientesaUSAID:$70,272,se
calculansumandodosproductos:
1)elporcentajedefinanciamientodeUSAIDenelprogramadeAgricultura(60%)porel
costoindirectodelprogramadeAgricultura$76,482,quedauntotalde$45,889,mas
2)elporcentajedefinanciamientodeUSAIDenelprogramadeSalud(40%)porelcosto
indirectodelprogramadeSalud$60,957,quedauntotalde$24,383.
Acontinuacinsepresentaloscostosindirectosparacadafuentedefinanciamiento.
Paso7
Finalmente,paraelclculodelatasadecostosindirectosporfuentedecooperacinse
combinanlosresultadosdelpaso7ylosvaloresdelamatrizdefinanciamiento.Elsiguiente
cuadropresentalastasasdecostosindirectosporentidaddecooperacin.Losresultados
presentanunatasaespecficaporfuenteconlocuallaestimacindepresupuestosyla
negociacindefinanciamientosevernfortalecida.
TasadeCostosIndirectosporFuentedeFinanciamiento
USAID
UNDP
AgenciaBelgaTotalCostos
CostosIndirectos
70272
58829
42574
$171,675
CostosDirectos
398286
324793
225221
$948,300
Tasa
17.64%
18.11%
18.90%$1,119,975
USAID
UNDP
AgenciaBelga
Total
Agricultura
76482
45889
30593
0
76482
AsesoriaLegal
6630
0
0
6630
6630
Educacin
27606
0
6901
20704
27606
Salud
60957
24383
21335
15239
60957
$70,272
$58,829
$42,574
$171,675
TotaldeCostosIndirectosporFuente
Programas
CostosIndirectos
Page 28
27
Anexo3FlujodeProcesoFinancieroContable
Elcuadrosiguientemuestraelconjuntodeactividadesquerealizaelprocesofinanciero
enunaONG.
Distribucin
presupuestaria
Porproyectos
Socializacinde
cdigos
Planificacin
valorada
Porprograma
Solicituddefondos
Hayformato
Rechazo
Seguimientode
fondos(DAF)
Ejecucinde
actividades
Liquidacinde
fondosreembolso
Revisiny
aprobacinde
liquidacindefondos
(DAF)
Desembolsode
fondosreembolsados
Ingresoa:
SYTAC
CIAD2000
EXCEL
Consolidacinenel
CIAD
Ajustes
Reclasificacin
Balances
Informesfinancieros
porproductos
Aprobacinde
solicitud(DAF)
Enrelacinalflujo
defondosdisponibles
Desembolsode
donantes
Rechazado
Emisindechequea
cargodectapor
liquidar
Page 29
28
Anexo4PolticasyProcedimientos
Lossistemasfinancierosnecesitaninstruccionesparafuncionareficiente,consistentey
transparentemente.
Estasinstruccionestienenqueresponderalamismaarquitecturadelsistema,basadaen:
mapadelaestructuradecostosdelaorganizacin
flujosyprocesosdetrabajo
mejoresprcticasdelagestindeorganizaciones
Polticasyprocedimientossonestas
instruccionesqueayudanaquelos
procesosdelsistemafluyan
eficientementeyexistenprincipalmente
paramejorareficienciaytransparencia
organizacional.Sonunainterfaseentre
lossistemasgerencialesyloshumanos
quellevanacabolosprocesos
organizacionales.
Laspolticasyprocedimientostienen
dosfuncionesespecficas:
1.Aadirestructuraeinstrucciones
paraayudaralatomadedecisiones
respondiendoalosprocesosde
flujosdetrabajo.
2.Facilitarlagobernabilidaddelos
procesosdetrabajoparamejorarla
transparenciaorganizacional.
Escrticoquelosprocedimientosseandiseadosparatrataracadafuentedefinanciamiento
justo,igual.Alavezesimportantequelasreglasseapliquenigualyconsistentementeacada
niveldelaorganizacinparamaximizarlacredibilidaddelsistema.
Siemprehayqueasegurarquelaorganizacinrespondaacualquierotrorequerimiento(fuera
demejoresprcticas)acordadoconunfinanciadorespecfico.
Lamayoradelaspolticasyprocedimientosdetransparenciaorganizacionalsondiseados
paracumplirconexpectativasexternastalescomo:
onormasdefinanciadores
oleyesyregulacionesdelgobierno
oprcticascontablesgeneralmenteaceptadas,
oexigenciasexternas.
Sufuncinprincipalesprotegerlosinteresespblicosdecualquiermalagestin,queamenace
cumplimientodelbienestarpblico.
Paracrearpolticasyprocedimientosapropiadosdebemosconoceryentender:
olaestructuraorganizacionalylosrolesyfunciones
oprocesosdeflujosdetrabajo(cadenadevalor)
Consideracionesimportantesacercade
lasPolticasyprocedimientos
Comoreglageneral,losprocedimientosdeberan
dehacereltrabajomseficiente,nolocontrario.
Laspolticasyprocedimientosdecontrolinterno1
(transparencia),primerodeberandeser
ponderadosparacumplirconsusrequerimientosde
control.Laspolticasyprocedimientosdeberande
basarseenlasmejoresprcticasynoenlos
mandatosdeunfinanciadorespecfico.Sisebasan
enlasmejorespracticas,secubrirn95%delos
requerimientosdecualquierfinanciador.
Laspolticasyprocedimientosanivel
organizacionaldeberandeserlosuficientemente
detalladasparacubrirreasquelasdiferentespartes
delaorganizacintieneencomn,yno
instruccionesdetalladasquesoloseanrelevantesal
niveldeundepartamentoparticular.
oPolticasyprocedimientosmsespecficos
sepuedenescribiraniveldepartamental
segnseanecesario,peronoseaplicana
laorganizacinentera.
Page 30
29
oestructurasdecostos.
Unavezentendidosestoscomponentes,laspolticasyprocedimientossepuedencorrelacionar
anuestrossistemas,sobreponindosedondepuedancrear:
oEficaciasoperacionales(elsimplecumplimientoconnecesidadesdetrabajo)
oEficiencias(elcumplimientoeficienteconnecesidadesdetrabajo)
oUnagestinmstransparente

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