Cmo hacer un Informe Ejecutivo de Cargo Administrativo.

1. Elaborado por :
2. Cargo:

Area de desempeo:
Finanzas y administracin

Nivel de Cualificacin:
C 3 y 4 Tcnicos laborales, operarios auxiliares

Area Ocupacional:
Oficinistas y auxiliares

Campo Ocupacional:
Auxiliares de Mensajera

3. Perodo de ejecucin: 2015

4. Introduccin

El presente informe es realizado a solicitud de la Gerencia General.

La informacin presentada en este informe, corresponde a las actividades realizadas

referentes al cargo de Auxiliar de Mensajera, Pagos y Varios, durante el perodo 2015.
Resea una secuencia de acciones que tendieron a cubrir un programa de actividades
propuesto proactivamente para el ao.

Este informe se encuentra estructurado por funciones, presentndose un listado resumido

de los logros ms relevantes, adicionales a las actividades de rutina propias de la
ocupacin.

Recogen y distribuyen correo, cartas, paquetes y encomiendas dentro y fuera de un

establecimiento. Estn empleados por empresas de servicios de correo y mensajera y
establecimientos del sector pblico y privado.

Calculan, preparan y procesan, facturas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, asientos
contables, presupuestos y otros registros financieros, de acuerdo con los procedimientos
establecidos. Estn empleados por el sector pblico y privado.

5. Planeacin de periodos a ejecutar

 Esta planeacin se realiza generalmente de modo semanal de acuerdo a un
cronograma de pagos realizado con la gerente general, en donde se enumeran las
diferentes cuentas por pagar y las diferentes gestiones a realizar. Debiendo ser
flexible en esta planeacin pues en la mayora del tiempo se originan otras
actividades que tambin se deben atender, como es el caso de la construccin en
la finca Misia Mara de la que constantemente surgen solicitudes que requieren de
ser ejecutadas con prioridad.

6. Informe de ejecucin

A. Desarrollar actividades que propendan el bienestar de los propietarios de las

empresas, a solicitud de ellos:

Estas actividades se generan en tiempos relativos, lo cual requiere una

disponibilidad total de tiempo, lo que indica que dichas actividades, son requeridas
a diferentes horas del da o de la noche de lunes a domingo y festivos; y son
discriminadas a continuacin

- Compras de vveres en periodos frecuentes.

- Compras de artculos varios.
- Trasporte de alimentos desde restaurantes hasta la finca u otros destinos.
- Realizar diligencias de servicio de salud, solicitud de citas, reclamar
medicamentos y otros relacionados (Sr. Nicols Giraldo).
- Estar al pendiente de la documentacin de los vehculos propios y de los que
se encuentran por leasing (Gestionar traspasos y otros)
- Atender el suministro de combustible de los diferentes vehculos (ya que en la
estacin de servicio de deber avalar el aprovisionamiento de este con una
firma)

B. Manejar cantidades de efectivo dispuesto para pagos relacionados con

gastos personales de los propietarios y operativos de las empresas.

- Retirar dicho efectivo.

- Estar pendiente de que las obligaciones financieras personales y de empresas
estn al da ( Tarjetas de crdito, Leasing, y otros)
- Solicitar extractificacin o planes bancarios que no lleguen a la oficina.

C. Preparar, presentar informes y atender problemas relacionados con el trabajo.

- Reunin que se realiza una o varias veces por semana si la situacin lo

amerita, para organizar el cronograma de pagos semanales de acuerdo al
calendario de obligaciones.
D. Verificar costo de materiales y suministros con base en cotizaciones y listas
de precios.

- Solicitar cotizaciones, para mirar la conveniencia de realizar las respectivas

compras.

E. Solicitar, comprar materiales y suministros para las diferentes reas

relacionadas con la empresa. (Caa, equinos, porcinos, bovinos,
construccin y de tipo personal de los propietarios).

- Realizar compras de insumos agrcolas, medicamentos veterinarios,

herramientas de trabajo y materiales de construccin en los diferentes
establecimientos comerciales.

F. Apoyar la gestin de solicitud y compras de materiales para el buen

funcionamiento de equipos y maquinaria de las diferentes empresas.

- Coadyuvar con las labores del Ingeniero y el jefe de Mantenimiento en la

consecucin de los materiales de construccin y repuestos que se requieran
para el ptimo funcionamiento de la maquinaria en general de la empresa y de
la finca.

G. Recoger y entregar correspondencia, documentos, paquetes y otros. (Vveres,

insumos, herramientas, medicamentos etc)

- Atender solicitudes de entrega o recogida de diferentes encargos realizados

por los propietarios y reas administrativas hasta los lugares que determinen
en la ciudad o fuera de ella.

H. Procesar, verificar, preparar y realizar las transacciones referentes al pago de

nmina del recurso humano de las empresas.
- Pagar de acuerdo al periodo establecido, la nmina ya sea de forma personal
en efectivo o por consignacin, segn el caso particular, si es empleado de
nmina o contrato de prestacin de servicios.
- Desplazarse en algunas ocasiones a Obando a realizar pagos
correspondientes a nmina.

I. Realizar otras funciones de oficina como:

- Estar en conexin constante con el Presidente de la Junta Directiva Sr.

Eugenio Correa Daz, para realizar todas las gestiones que l determine.
 - Atender solicitudes de la Gerencia General Sra. Rosario Daz.
- Del Gerente Administrativo, Dr. Juan Felipe Giraldo.
- Las correspondientes a solicitudes de las reas, jurdica, contable y de
secretara.
- Ser el empalme entre los funcionarios que se encuentran en las fincas y la
responsable de Talento Humano.

7. Dificultades

Es importante dejar sentado en esta oportunidad, que la dificultad principal para el

buen desarrollo de las actividades inherentes al cargo, se encuentra en el factor
tiempo, ya que con frecuencia se reciben rdenes simultneas de las diferentes
reas, propietarios y otros como el Sr. Nicols Giraldo, el Ingeniero Bernardo
Chvez, el Jefe de Mantenimiento Andrs Virgen y el Maestro de construccin de
turno y aunque con diligencia se intente del mejor modo atenderlas, esto causa
inconvenientes por los retrasos en las respectivas actividades.