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INTRODUCCIN 2
LA PANTALLA PRINCIPAL 2
LOS MENS DE EXCEL 5
CONCEPTOS BSICOS 5
DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA 6
SELECCIN DE CELDAS 7
ESCRIBIR TEXTO 7
MODIFICAR Y BORRAR EL TEXTO 8
OPERACIONES CON HOJAS DE EXCEL 9
INTRODUCCIN DE DATOS. TIPOS DE DATOS ____10
COPIAR Y MOVER CELDAS ____11
GUARDAR EL TRABAJO ____11
COPIAR DATOS 13
COPIAR Y MOVER CELDAS 14
PEGADO ESPECIAL 14
INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS 16
CREACIN DE SERIES 17
SELECCIN DE CELDAS NO-ADYACENTES 19
LLENAR DATOS EN UN RANGO 19
BORRAR TODOS LOS DATOS DE LA HOJA 20
INMOVILIZAR PANELES 20
FORMATO DE CELDAS 22
AUTOFORMATO 23
FORMATO CONDICIONAL 23
ALINEACIN DE LOS DATOS 24
TIPOS Y FUENTES DE LETRA 25
CORRECCIN ORTOGRFICA 25
BORDES, RELLENOS Y COLOR DE LETRA 26
FORMATO DE LOS NMEROS 27
DAR NOMBRE A UNA CELDA 29
LISTAS 30
FUNCIONES 48
SINTAXIS DE UNA FUNCIN 48
LA FUNCIN AUTOSUMA 48
LA FUNCIN PROMEDIO 50
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES 50
OTRAS FUNCIONES: MAX, MIN 51
LA FUNCIN =SI() 52
ELABORACIN DE MACROS 63
AGREGAR UNA MACRO A UN BOTN 64
Introduccin
La pantalla principal
Cuadro de
nombres de
Barras de herramientas
celdas
Barra de
frmulas Columnas
Cursor
Filas
Conceptos bsicos
Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos
conceptos fundamentales de Excel:
Hoja: se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada
hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los
nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la
pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas
introduciremos los datos.
Columna: se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical.
Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB..
y as hasta la ltima columna que es la IV
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la
16.384 que es la ltima.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias
hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin XLS con todas
las hojas que tuviese el libro.
Prctica
1. Abre el men Edicin y escoge la opcin Ir a...
2. En la casilla Referencia, escribe por ejemplo G230 y acepta.
Seleccin de celdas
Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en
medio de una celda, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo,
arrastrar hacia alguna direccin. Es exactamente igual que cuando
seleccionas un texto en cualquier aplicacin Windows.
Prctica
1. Selecciona un grupo de celdas(rango A1:B6)
Escribir texto
La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan slo hemos
de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una
vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la
barra de frmulas pulsar el botn Introducir
Prctica
1. Sitate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:
Ventas
2. Observa que al comenzar a escribir, aparece automticamente el
texto en la barra de frmulas as como los botones se ven
activados.
Prctica
1. Escribe la siguiente lista de datos:
Prctica
1. Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando est
seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)
Otro sistema para cambiar el nombre ser desde Formato Hoja
Cambiar nombre, o bien desde el men contextual (botn derecho
del ratn), aunque nos decantaremos por el sistema ms rpido que
es el que hemos visto.
Prctica
1. Escribe un texto corto en cualquier celda
2. Accede a la opcin Edicin Copiar o bien al botn Copiar
Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes.
3. Pulsa un click en cualquier otra celda.
4. Accede a Edicin Pegar o pulsa el botn Pegar
Observa que la zona parpadeante contina activa.
5. Pulsa la tecla Esc.
Si en vez de la opcin Copiar hubisemos utilizado la opcin Cortar, el
dato de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera
movido.
Otro mtodo para copiar es el siguiente:
6. Sita el puntero del ratn en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla
de CONTROL y sin soltarla, arrastra la celda a otra posicin. Suelta
despus.
Con este mtodo, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movera.
Asimismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con
los mismos mtodos.
Guardar el trabajo
Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemos
de guardarlo en disco. El mtodo es igual que en cualquier programa
de Windows (Archivo Guadar). Cuando guardamos un libro, se estn
guardando todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel
momento. Excel guardar sus archivos en formato XLS aunque
podemos guardarlo en otros formatos de hojas de clculo.
Prctica
1. Accede a Archivo Guardar o bien pulsa el botn Guardar
Aparecer la tpica pantalla desde donde podemos guardar el
archivo.
Para las prcticas del curso te recomendamos que crees una carpeta
especial para guardar los archivos.
Las aplicaciones y programas de Office 97 permiten tambin colocar
una contrasea en nuestros archivos. Pulsando el botn Opciones
podemos proteger el archivos contra apertura o bien contra escritura.
Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos
que se consideren importantes. Nunca te fes de tener slo una copia
del archivo o archivos, aunque sea en el disco duro.
Tambin es importante sealar que si has utilizado en tu hoja alguna
caracterstica que no exista en versiones anteriores de Excel, se
perdern si el libro se abre con alguna de las versiones ms antiguas
(Excel 97, Excel 95...)
VOLVER
Copiar datos
Ya vimos en la primera leccin cmo podamos copiar celdas con las
tpicas opciones de Copiar Cortar y Pegar. Veamos cmo copiar celdas
de otra forma.
Cuadro de llenado
Pegado especial
Esta orden se encuentra ubicada en el men Edicin y nos
permite realizar pegados ms especficos que con la orden Pegar
habitual. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una serie de celdas
donde hay frmulas que han dado un resultado. Es posible que
queramos copiar y pegar el resultado en otra parte de la hoja. Si
realizamos una accin de Copiar y Pegar normal y corriente, lo que se
pegarn sern las frmulas con el resultado. En cambio, con la orden
Pegado especial podemos hacer que slo se peguen los valores de
Prctica
1. Escribe varios valores en varias celdas. Seleccinalos y pulsa el
botn Copiar. Por ejemplo:
Prctica
1. Escribe un rango de datos como el ejemplo:
Prctica
Imaginemos que tenemos una lista cualquiera de datos y
queremos insertar una fila nueva entre la fila 2 y la fila 3.
Creacin de series
Prctica
1. Copia los siguientes datos:
2. Selecciona el rango:
Prctica
1. Escribe en cualquier celda el nmero 1.
2. Arrastra hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con
el botn derecho del ratn y escoge la opcin Series...
3. Escribe en la casilla inferior Incremento el nmero 5 y activa la
casilla Tendencia Geomtrica.
4. Acepta el cuadro.
5. Excel ha creado una tendencia geomtrica a partir del valor inicial.
Una opcin rpida para borrar todos los datos de una hoja sera
cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible
que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos
desperdiciar. Tambin podramos eliminar la hoja, pero un buen
sistema sera el siguiente:
1. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los
rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas).
Vers que toda la hoja queda seleccionada.
Inmovilizar paneles
En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas
o columnas con rtulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido
a su longitud, perdamos de vista esos rtulos que nos pueden servir
como referencia. Observa el ejemplo:
1. Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los
rtulos de los meses y a su izquierda contiene los rtulos de las
personas.
2. Acceder a Ventana Inmovilizar paneles
Formato de celdas
La hojas que hemos ido creando hasta el momento nos ha servido para
comenzar a introducirnos en el modo de trabajo de Excel, pero su aspecto
esttico deja bastante que desear.
Prctica
5. Accede a la opcin Formato - Celdas :
Autoformato
Formato condicional
Sirve para aplicar un formato determinado a unas celdas que cumplen unas
condiciones concretas.
Para aplicar un formato condicional, seleccionar las celdas a las que deseamos
dar formato. En el men Formato, hacer clic en Formato condicional. Para
utilizar los valores de las celdas seleccionadas como criterio de formato, hacer
clic en Valor de la celda , seleccionar la frase de comparacin e
introducir un valor en el cuadro correspondiente.
Comprobacin de la ortografa.
Ajuste perfecto
Esta opcin se utiliza cuando se quiere ajustar el ancho de una columna al
ancho de la celda ms larga.
Para ello, hacemos un doble clic en el encabezado de la columna cuando
el cursor adquiera la forma .
Insertar filas/columnas
Eliminar filas/columnas
Una vez seleccionadas las filas/columnas a eliminar, del men Edicin
elegiremos la opcin Eliminar y marcaremos la opcin Fila o Columna.
Ocultar. Mostrar
Si tenemos en nuestro modelo alguna fila/columna que no queremos que se
visualice seleccionaremos las columnas/filas a ocultar, y del men Formato,
Columna/Fila, Ocultar.
Para mostrar filas/columnas ocultas, seleccionar las filas/columnas anterior y
posterior. A continuacin del men Formato, Columna/Fila seleccionar la opcin
de Mostrar.
Prctica
1. Sita el cursor en la celda A1 y pulsa un click en la casilla de los
Nombres de celdas:
El cursor salta a la celda con ese nombre; en nuestro caso, a la celda A1.
Asimismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos tambin
asignarle un nombre y utilizarlo para desplazarnos a l.
Listas
Las listas es una de las opciones que ms se utiliza en Excel. Permiten
almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para
posteriormente realizar clculos, consultar datos, realizar sub-totales,
etc.
Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la
primera fila. Estas cabeceras son los ttulos de los campos. Un campo
es un dato individual con un nombre propio. Observa el siguiente
grfico:
CAMPO
Filtros de datos
Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos
actan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir
datos segn unas condiciones especficas.
Ver
Impresin
Preparar pgina
Otras opciones
Vista preliminar
Proteccin de hojas
Insertar comentarios
VOLVER
De comparacin
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Menor <
Mayor o igual >=
Menor o igual <=
De texto
Contatenacin &
1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicacin y divisin
4. Suma y resta
5. Unin de texto
6. Comparacin
Mensajes de error
Prctica
Copia los siguientes datos:
Referencias
Prctica
VOLVER
Funciones
=SUMA(A1:A200;100)
La funcin Autosuma
Prctica
1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos nmeros y despus coloca
el cursor bajo esa misma lista:
3. Pulsa Intro.
Otra forma de hacerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la frmula.
5. Selecciona toda el rea numrica, ltima celda incluida:
6. Pulsa el botn Autosuma.
La funcin PROMEDIO
Celda Frmula
F3 =SUMA(D4:D9)
F4 =PROMEDIO(D4:D
9)
F5 =MAX(D4:D9)
F6 =MIN(D4:D9)
F7 =CONTAR(D4:D9)
La funcin =SI()
80000
60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000
0
Jos Martn Javier Pedro
Grfico de reas
Grfico de barras
Pedro
Enero
Javier Febrero
Marzo
Martn
Jos
80000
60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000
0
Jos Martn Javier Pedro
Grfico de columnas
Grfico de lneas
80000
60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000
0
Microsoft Excel en el aula. DavidJos
Garca Martn
Nez Cristbal
Javier Prez Bernal
Pedro 54
CEP-JEREZ Nuevas Tecnologas Aplicadas a la Educacin Fsica
80000
60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000
0
Jos Martn Javier Pedro
Grfico burstil
Enero
Jos
Martn
18% 2%
25%
Javier
2%
Pedro
53%
Representa una sola serie de datos que son analizados y cuyo valor se
expresa en porcentaje. Se utilizan tambin para resaltar algn valor
concreto.
Grfico de anillos
5%
5%
12% 11%
2% 0%7% Jos
18% 7%
38% 25%
Martn
Javier
2%
Pedro
53%
70% 45%
Grfico de radar
Jos
100000
50000 Enero
Martn
0 Febrero
Marzo
Pedro Javier
Cada categora forma un eje y cada eje sale del punto central, Si existen
varias series, todos sus puntos se unirn con una lnea. No se podrn
intercambiar los valores del orden una vez creado.
80000
60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000
0
0 2 4 6
80000
60000
60000-80000
40000
40000-60000
20000
20000-40000
0
0-20000
Enero
Jos
Javier
TOTALES
200000
100000
0
TOTALES
Jos
Martn
Javier
Pedro
18.Accede a Vista 3D
Dependiendo de los
cambios introducidos en el
cuadro de dilogo,
tendremos que modificar el
tamao del grfico porque
quizs no se vea
demasiado bien.
VOLVER
Elaboracin de macro
Ejemplo:
Crear un botn en la barra de herramientas estndar que ejecute la macro
Grfico, asignarle una imagen y un texto.
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