Manual de Excel N2 2013 PDF

Contenido
Crear un libro basado en una plantilla.............................................................................................................................. 1

Crear un libro basndose en una de las plantillas propuestas ..................................................................................... 1
Crear un libro basado en una plantilla personalizada .................................................................................................. 2
Buscar una plantilla en lnea ......................................................................................................................................... 3
Crear una plantilla de libro personalizada ........................................................................................................................ 5
Usar libros de Excel 2013 en versiones anteriores ........................................................................................................... 5
Comprobar la compatibilidad de un libro ..................................................................................................................... 6
Guardar un libro en formato Excel 97-2003 ................................................................................................................. 6
Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007 ............................................................................................................. 7
Trabajar en modo compatibilidad en Excel 2013 ......................................................................................................... 7
Convertir un libro al formato de archivo Excel 2013 .................................................................................................... 7
Elegir la carpeta local de trabajo predeterminada ........................................................................................................... 8
Configurar la recuperacin automtica de los libros........................................................................................................ 8
Recuperar un libro guardado por lo menos una vez .................................................................................................... 9
Recuperar un libro que an no se ha guardado ........................................................................................................... 9
Insertar caracteres especiales ........................................................................................................................................ 10
Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda....................................................................................................... 11
Introducir un mismo contenido en varias celdas............................................................................................................ 11
Utilizar el Editor de ecuaciones ...................................................................................................................................... 12
Crear una ecuacin ..................................................................................................................................................... 13
Crear un hipervnculo ..................................................................................................................................................... 15
Crear un vnculo a un nuevo archivo .......................................................................................................................... 15
Crear un vnculo a un archivo que ya existe o a una pgina web ............................................................................... 15
Crear un vnculo hacia una ubicacin especfica del libro .......................................................................................... 16
Crear un vnculo a una direccin de correo electrnico ............................................................................................. 17
Activar un hipervnculo ................................................................................................................................................... 18
Modificar/eliminar un hipervnculo ................................................................................................................................ 19
Seleccionar una celda/un objeto sin activar el hipervnculo ...................................................................................... 19
Modificar el destino de un hipervnculo ..................................................................................................................... 19
Modificar el texto o el objeto grfico de un hipervnculo .......................................................................................... 19
Eliminar un hipervnculo ............................................................................................................................................. 19
Mostrar una imagen como fondo de la hoja .................................................................................................................. 19
Eliminar las filas con repeticiones................................................................................................................................... 20
Poner nombre a los rangos de celdas ............................................................................................................................. 21
Primer mtodo ............................................................................................................................................................ 21
Segundo mtodo ........................................................................................................................................................ 22
Tercer mtodo ............................................................................................................................................................ 22
Administrar los nombres de celdas ................................................................................................................................ 23
Entrar en el Administrador de nombres ..................................................................................................................... 23
Eliminar un nombre .................................................................................................................................................... 23
Modificar el nombre asignado a un rango de celdas.................................................................................................. 24
Modificar el rango de celdas asociado a un nombre .................................................................................................. 24
Seleccionar un rango de celdas usando su nombre ....................................................................................................... 25
Ver la lista de nombres y de referencias de celda asociadas ......................................................................................... 25
Introducir una frmula multihoja ................................................................................................................................... 25
Crear una frmula condicional simple ............................................................................................................................ 26
Crear una frmula condicional anidada.......................................................................................................................... 28
Combinar el operador O o Y en una frmula condicional .......................................................................................... 28
Contar las celdas que responden a un criterio especfico .............................................................................................. 29
(CONTAR.SI) .................................................................................................................................................................... 29
Calcular la suma de un rango que responde a un criterio .............................................................................................. 31
(SUMAR.SI) ...................................................................................................................................................................... 31
Usar zonas con nombre en las frmulas......................................................................................................................... 31
Insertar filas de estadsticas............................................................................................................................................ 32
Efectuar clculos con datos de tipo fecha ...................................................................................................................... 34
Principios para calcular los das .................................................................................................................................. 34
Combinar texto y fecha............................................................................................................................................... 35
Calcular la diferencia entre dos fechas con ayuda de la funcin SIFECHA ................................................................. 36
Calcular el nmero de das laborables o no entre dos fechas .................................................................................... 36
Calcular una fecha despus de determinado nmero de das laborables ................................................................. 37
Sumar meses y aos ................................................................................................................................................... 37
Efectuar clculos con datos de tipo hora........................................................................................................................ 38
Principios de clculo de las horas ............................................................................................................................... 38
Calcular la diferencia entre dos horas ........................................................................................................................ 38
Convertir horas ........................................................................................................................................................... 39
Usar una funcin Buscar ................................................................................................................................................. 40
Usar una frmula matricial ............................................................................................................................................. 40
Crear un formato personalizado ..................................................................................................................................... 41
Aplicar un estilo de celda ................................................................................................................................................ 42
Crear un estilo de celda .................................................................................................................................................. 43
Administrar los estilos de celda existentes..................................................................................................................... 44
Aplicar un tema al libro................................................................................................................................................... 45
Personalizar los colores del tema ................................................................................................................................... 45
Modificar el conjunto de colores asociado al tema.................................................................................................... 45
Crear una paleta de colores ........................................................................................................................................ 46
Personalizar las fuentes del tema ................................................................................................................................... 46
Modificar el conjunto de fuentes asociado al tema ................................................................................................... 46
Crear un conjunto de fuentes ..................................................................................................................................... 46
Personalizar los efectos del tema ................................................................................................................................... 47
Guardar un tema............................................................................................................................................................. 48
Activar el filtro automtico ............................................................................................................................................. 48
Filtrar datos a partir de un contenido o de un formato ................................................................................................. 48
Filtrar a partir de los valores de la columna ............................................................................................................... 49
Filtrar a partir de un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos ................................................................... 50
Filtrar a partir del contenido y el formato de la celda activa ..................................................................................... 51
Filtrar a partir de un criterio personalizado.................................................................................................................... 51
Filtrar a partir de los valores mximos o mnimos (filtro numrico) .......................................................................... 52
Filtrar a partir de la media de los valores (filtro numrico)........................................................................................ 53
Usar un filtro dinmico (filtro por fecha) .................................................................................................................... 53
Borrar un filtro ................................................................................................................................................................ 53
Filtrar a partir de varios criterios .................................................................................................................................... 54
Dos criterios para una misma columna ...................................................................................................................... 54
Varios criterios en columnas diferentes ..................................................................................................................... 54
Filtrar datos con un filtro complejo ................................................................................................................................ 54
Crear una zona de criterios ......................................................................................................................................... 55
Filtrar datos a partir de una zona de criterios ............................................................................................................ 55
Copiar datos que respondan a un filtro complejo ...................................................................................................... 56
Filtrar una tabla de datos por medio de segmentaciones .............................................................................................. 56
Crear un grfico .............................................................................................................................................................. 58
Crear un grfico con la herramienta Anlisis rpido .................................................................................................. 58
Crear un grfico usando la herramienta Grficos recomendados.............................................................................. 59
Crear un grfico sin la lista de grficos recomendados .............................................................................................. 60
Presentacin del grfico creado ................................................................................................................................. 62
Cambiar la ubicacin de un grfico................................................................................................................................. 63
Invertir los datos de un grfico ....................................................................................................................................... 63
Modificar el origen de los datos del grfico ................................................................................................................... 63
Primer mtodo ............................................................................................................................................................ 63
Segundo mtodo ........................................................................................................................................................ 64
Agregar una o varias series de datos al grfico .............................................................................................................. 64
Eliminar una serie de datos del grfico........................................................................................................................... 65
Modificar el orden de las series de datos del grfico ..................................................................................................... 65
Modificar el origen de las etiquetas del eje horizontal .................................................................................................. 65
Administrar las plantillas de grfico ............................................................................................................................... 66
Guardar un grfico como plantilla .............................................................................................................................. 66
Aplicar una plantilla de grfico ................................................................................................................................... 66
Eliminar una plantilla de grfico ................................................................................................................................. 67
Crear/eliminar minigrficos ............................................................................................................................................ 68
Editar un minigrfico ...................................................................................................................................................... 69
Seleccionar los elementos de un grfico ........................................................................................................................ 71
Cambiar el tipo de grfico y de serie .............................................................................................................................. 72
Aplicar un diseo predefinido al grfico ......................................................................................................................... 72
Disposicin .................................................................................................................................................................. 73
Colores ........................................................................................................................................................................ 73
Mostrar un elemento del grfico .................................................................................................................................... 75
Primer mtodo ............................................................................................................................................................ 75
Otro mtodo ............................................................................................................................................................... 76
Modificar las opciones del eje horizontal ....................................................................................................................... 77
Lista: OPCIONES DEL EJE ............................................................................................................................................. 79
Lista: MARCAS DE GRADUACIN ................................................................................................................................ 79
Lista: ETIQUETAS ......................................................................................................................................................... 79
Lista: NMERO............................................................................................................................................................ 80
Modificar las opciones del eje de las cordenadas .......................................................................................................... 82
Lista: OPCIONES DEL EJE ............................................................................................................................................. 83
Lista: MARCAS DE GRADUACIN ................................................................................................................................ 84
Lista: ETIQUETAS ......................................................................................................................................................... 84
Lista: NMERO............................................................................................................................................................ 84
Crear un grfico combinado con un eje secundario ....................................................................................................... 85
Modificar los rtulos de datos ........................................................................................................................................ 88
Cambiar la forma de una etiqueta de datos ............................................................................................................... 89
Restaurar el texto de una etiqueta ............................................................................................................................. 89
Aplicar un estilo rpido al grfico ................................................................................................................................... 89
Primer mtodo ............................................................................................................................................................ 89
Segundo mtodo ........................................................................................................................................................ 90
Agregar una lnea de tendencia a un grfico .................................................................................................................. 90
Modificar la orientacin del texto en un elemento ........................................................................................................ 93
Modificar el formato 3D de un elemento ....................................................................................................................... 94
Modificar la orientacin y la perspectiva de un grfico en 3D ....................................................................................... 95
Modificar un grfico sectorial ......................................................................................................................................... 97
Usar un subgrfico circular o un subgrfico de barras ............................................................................................... 97
Crear un grfico en media luna................................................................................................................................... 98
Unir los puntos de un grfico de tipo lnea................................................................................................................. 99
Crear un objeto grfico ................................................................................................................................................. 100
Trazar una forma ...................................................................................................................................................... 100
Trazar un cuadro de texto......................................................................................................................................... 101
Insertar un objeto WordArt ...................................................................................................................................... 101
Insertar un archivo de imagen o una imagen prediseada .......................................................................................... 102
Insertar una captura de pantalla .................................................................................................................................. 104
Insertar un diagrama (SmartArt) .................................................................................................................................. 106
Agregar vietas a una forma..................................................................................................................................... 107
Ver y ocultar el panel de Texto ................................................................................................................................. 108
Administrar las formas de un diagrama ....................................................................................................................... 109
Crear una nueva forma ............................................................................................................................................. 109
Modificar el nivel de una forma................................................................................................................................ 109
Eliminar una forma ................................................................................................................................................... 109
Desplazar formas o una imagen en el diagrama ...................................................................................................... 109
Modificar la presentacin general de un diagrama...................................................................................................... 110
Seleccionar los objetos ................................................................................................................................................. 110
Sin el panel Seleccin................................................................................................................................................ 110
Con el panel Seleccin .............................................................................................................................................. 111
Administrar objetos ...................................................................................................................................................... 112
Cambiar el formato de un objeto ................................................................................................................................. 112
Modificar el formato de una imagen ............................................................................................................................ 114
Recortar una imagen .................................................................................................................................................... 116
Eliminar el fondo de una imagen .................................................................................................................................. 117
Cambiar la resolucin de las imgenes......................................................................................................................... 119
Modificar la resolucin por defecto de las imgenes ............................................................................................... 119
Cambiar la resolucin de la imagen o las imgenes seleccionadas .......................................................................... 119
Formatear los caracteres de un objeto......................................................................................................................... 120
Sin el panel de Office Formato de forma .................................................................................................................. 120
Con el panel de Office Formato de forma ................................................................................................................ 120
Crear una tabla de datos............................................................................................................................................... 121
Poner nombre a una tabla de datos ............................................................................................................................. 122
Cambiar el tamao de una tabla de datos.................................................................................................................... 122
Mostrar u ocultar los encabezados de una tabla ......................................................................................................... 122
Agregar una fila o una columna a una tabla de datos .................................................................................................. 122
Seleccionar filas y columnas en una tabla de datos ..................................................................................................... 123
Mostrar una fila de totales en una tabla de datos ....................................................................................................... 123
Primer mtodo .......................................................................................................................................................... 123
Segundo mtodo ...................................................................................................................................................... 123
Crear una columna calculada en una tabla de datos .................................................................................................... 124
Aplicar un estilo de tabla a una tabla de datos ............................................................................................................ 125
Convertir una tabla de datos en rango de celdas ......................................................................................................... 126
Eliminar una tabla y sus datos ...................................................................................................................................... 126
Crear una tabla dinmica .............................................................................................................................................. 127
Crear una tabla dinmica .............................................................................................................................................. 128
Crear una tabla dinmica basada en varias tablas ....................................................................................................... 133
Administrar los campos de una tabla dinmica............................................................................................................ 135
Agregar o eliminar un campo ................................................................................................................................... 135
Reorganizar los campos ............................................................................................................................................ 137
Insertar un campo calculado ........................................................................................................................................ 138
Modificar la funcin de resumen o el clculo personalizado de un campo ................................................................. 140
Utilizar los campos de totales y de subtotales ............................................................................................................. 143
Filtrar una tabla dinmica ............................................................................................................................................. 146
El campo utilizado para filtrar forma parte de la tabla............................................................................................. 146
El campo utilizado para filtrar no forma parte de la tabla ....................................................................................... 148
Filtrar una tabla dinmica usando un filtro de segmentacin .................................................................................. 148
Agrupar los datos de una tabla dinmica ..................................................................................................................... 150
Agrupar por campo ................................................................................................................................................... 151
Agrupar por seleccin ............................................................................................................................................... 152
Filtrar las fechas de forma interactiva (filtro de escala de tiempo).............................................................................. 153
Cambiar el diseo y la presentacin de una tabla dinmica ........................................................................................ 155
Cambiar el formato de la tabla dinmica ................................................................................................................. 155
Cambiar el formato de un campo de fila .................................................................................................................. 155
Cambiar la disposicin y el formato de la tabla ........................................................................................................ 155
Cambiar el estilo de la tabla dinmica ...................................................................................................................... 156
Volver a calcular una tabla dinmica ............................................................................................................................ 157
Eliminar una tabla dinmica ......................................................................................................................................... 157
Elegir un grfico dinmico recomendado ..................................................................................................................... 157
Elegir un grfico dinmico ............................................................................................................................................ 159
Filtrar un grfico dinmico ............................................................................................................................................ 160
Eliminar un grfico dinmico ........................................................................................................................................ 161
Hacer anotaciones en las celdas ................................................................................................................................... 161
Crear el comentario .................................................................................................................................................. 161
Visualizar los comentarios ........................................................................................................................................ 162
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido ............................................................................................. 162
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido ........................................................................ 162
Eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rpido ...................................................................... 163
Mostrar y ocultar las etiquetas informativas................................................................................................................ 163
Personalizar la cinta de opciones ................................................................................................................................. 164
Aadir una pestaa y un grupo personalizados ....................................................................................................... 165
Cambiar el nombre a una pestaa o un grupo ......................................................................................................... 166
Aadir comandos a un grupo personalizado ............................................................................................................ 166
Eliminar una pestaa, un grupo personalizado o un comando ................................................................................ 166
Mtodos abreviados ..................................................................................................................................................... 167
Buscar/Reemplazar ................................................................................................................................................... 167
Insertar...................................................................................................................................................................... 167
Vista fila/columna ..................................................................................................................................................... 167
Macro ........................................................................................................................................................................ 167
Clculo y frmula ...................................................................................................................................................... 167
Caracteres especiales................................................................................................................................................ 168
Barra de frmulas ..................................................................................................................................................... 168
Formato de celda ...................................................................................................................................................... 168
Desplazamientos ....................................................................................................................................................... 169
Selecciones................................................................................................................................................................ 169
Modo Esquema ......................................................................................................................................................... 169
Crear un libro basado en una plantilla
Se trata de crear un nuevo libro a partir de una plantilla diferente a la usada para los libros en blanco: bien a partir de
una de las plantillas predefinidas de Excel, bien a partir de una plantilla creada por usted mismo (vase el captulo
Plantillas - Crear una plantilla de libro personalizada).
Crear un libro basndose en una de las plantillas propuestas

En la parte derecha de la pgina de Inicio, o en la pestaa ARCHIVO - opcin Nuevo, Excel ofrece algunas
plantillas predeterminadas que se muestran en forma de vietas.
En este ejemplo, utilizamos la pgina de Inicio de Excel.

Si usted ha creado por lo menos una plantilla personalizada, las plantillas se distribuyen en dos grandes grupos:
DESTACADA y PERSONAL. En caso contrario, solo aparecern las plantillas preestablecidas de Excel.
Observe que el nombre de la plantilla destacada aparece debajo de su vieta y proporciona una idea del tema
que trata dicha plantilla.
Si es preciso, active el vnculo DESTACADA para que se muestre una lista de las plantillas preestablecidas
por Excel (recordemos que este vnculo solo aparece si con anterioridad el usuario ha creado al menos una
plantilla personalizada).
Utilice la barra de desplazamiento vertical para que se muestren las dems plantillas.
Para crear una nueva plantilla a partir de una plantilla preestablecida, haga clic en la vieta que corresponda
a la plantilla que desea usar.
1
En una ventana de vista previa se muestran tanto la descripcin de la plantilla elegida como una previsualizacin
de su diseo.
La Valoracin es la nota que los internautas han dado a esta plantilla.
Para mostrar la descripcin de la plantilla anterior o de la siguiente, haga clic en la flecha de la izquierda o
de la derecha, segn el caso.
Para cerrar la ventana de vista previa sin crear ningn libro nuevo, haga clic en el botn cerrar, una cruz
pequea situada en el ngulo superior derecho.
Para crear un nuevo libro a partir de la plantilla seleccionada, haga clic en el botn Crear de la ventana de
vista previa.
Si la plantilla no se ha instalado an en su cuenta de usuario, Excel la descarga automticamente desde el sitio
de Microsoft.
Se abre una nueva ventana con los datos de la plantilla escogida.
Observe que el nombre del nuevo libro creado es idntico al de la plantilla, pero seguido de un nmero. Por
ejemplo: Tendencia de gastos1.
Lleve a cabo las modificaciones oportunas y guarde el libro como libro nuevo.
Para adjuntar (fijar) una plantilla a la pgina de Inicio o a la pgina Nuevo de modo que pueda
accederse fcilmente a ella, seale su vieta y haga clic en la pequea chincheta cuya punta est orientada
a la izquierda . Para separar la plantilla de la lista, seale su vieta y haga clic en el icono . Tambin puede
usar las opciones Anclar a la lista o Desanclar de la lista, segn el caso, del men contextual de la vieta
(clic derecho).
Crear un libro basado en una plantilla personalizada

Desde la pgina de Inicio de Excel o la ventana Nuevo (pestaa ARCHIVO - opcin Nuevo), active el
vnculo PERSONAL (aparece nicamente si ha creado con anterioridad una plantilla personalizada, vase
Crear una plantilla de libro personalizada).
Las plantillas personalizadas se almacenan generalmente en una carpeta reservada para las
plantillas:
2
en Windows 7: C:\usuarios\nombre_usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
en Windows 8: C:\usuarios\nombre_usuario\Mis documentos\Plantillas personalizadas de Office
En Windows 8, observe que la Ubicacin predeterminada de plantillas personales est definida (aunque
puede modificarse) en las Opciones de Excel (pestaa ARCHIVO - opcin Opciones - ficha Guardar - zona
Guardar libros).
Haga clic en la vieta de la plantilla que desea usar.

Aparece una nueva ventana con los datos de la plantilla escogida. Esta ventana recibe el mismo nombre que la
plantilla, pero seguido de un nmero.
Buscar una plantilla en lnea

Desde la pgina de Inicio de Excel o la ventana Nuevo (pestaa ARCHIVO - opcin Nuevo), haga clic en
el cuadro Buscar plantillas en lnea.
Introduzca una o varias palabras clave e inicie la bsqueda pulsando el icono .
Excel sugiere algunas soluciones en forma de vietas en funcin de sus palabras clave.
Si no le interesa ninguna de las plantillas, puede hacer clic en una Categora para visualizar su contenido.
Para crear un nuevo libro, haga clic en la vieta de la plantilla que desee utilizar y luego en el botn
Crear de la correspondiente ventana de vista previa.

3
Una vez descargada la plantilla, aparecer una nueva ventana con los datos de la plantilla escogida. Una vez
ms, la ventana recibe el mismo nombre que la plantilla, seguido de un nmero.
Tambin puede utilizar las Bsquedas sugeridas haciendo clic en el tema que prefiera (debajo del
cuadro de bsqueda de la pgina de Inicio de Excel: Presupuesto, Factura, Calendarios, Gasto,
Lista, Prstamo o Programacin.
4
Crear una plantilla de libro personalizada
Una plantilla es un documento que contiene hojas de clculo, datos con formato, frmulas de clculo, etc., y que pueden
aprovecharse para crear nuevos libros.
Elabore el libro-plantilla integrando en l los elementos que tendr en comn con los futuros libros que se
crearn a partir de dicha plantilla proteja, si es preciso, hojas o celdas (vase el captulo Proteccin).
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en la opcin Guardar como.
En modo Backstage, elija la ubicacin y la carpeta en la que se guardar.
Abra la lista Tipo y escoja la opcin Plantilla de Excel (*.xltx).
La carpeta de almacenamiento por defecto es Plantillas personalizadas de Office, situada en el disco duro,
generalmente en esta direccin (Windows 8):
C:\Usuarios\Nombre de usuario\Mis documentos\Plantillas personalizadas de Office.
La ubicacin predeterminada de las plantillas est definida (aunque puede modificarse) en las Opciones de Excel
(pestaa ARCHIVO - opcin Opciones - ficha Guardar - zona Guardar libros - campo Ubicacin
predeterminada de plantillas personales).
Especifique el nombre de la plantilla completando la zona Nombre de archivo.
Haga clic en el botn Guardar.

La extensin atribuida a los archivos de plantilla es .xltx (dependiendo de la configuracin de Windows, la
extensin puede estar oculta).
Para modificar una plantilla personalizada, brala y proceda como si se tratase de un libro cualquiera. Para crear
un libro basado en una plantilla personalizada, revise el apartado correspondiente en este mismo captulo.
Las plantillas personalizadas aparecen en la lista PERSONAL de la ventana de Inicio de Excel y de la ventana Nuevo
(pestaa ARCHIVO - Nuevo).
Usar libros de Excel 2013 en versiones anteriores

A los libros creados con Microsoft Office Excel 2007 o las versiones posteriores, se les asocia un nuevo formato de
archivo basado en el lenguaje XML. Ahora llevan la extensin .xlsx, mientras que los creados con versiones anteriores
a la de 2007 llevan la extensin .xls.
No obstante, sigue siendo posible guardar los libros en versiones anteriores (97 a 2003), aunque se recomienda
comprobar previamente la compatibilidad.
5
Comprobar la compatibilidad de un libro
Esta operacin permite detectar y resolver posibles problemas de compatibilidad capaces de provocar prdidas de
informacin con versiones anteriores de Excel.
Abra el libro en Microsoft Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y despus en la opcin Informacin.
Haga clic en el botn Comprobar si hay problemas y luego en Comprobar compatibilidad.
Para comprobar la compatibilidad del libro cada vez que este se guarda, marque la casilla Comprobar la
compatibilidad al guardar este libro.
Si se detectan problemas, haga clic en el botn Copiar en hoja nueva para crear un informe que recoja
los problemas descritos en una hoja de clculo distinta. En caso contrario, haga clic en el botn Continuar
para salir del cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad.
Guardar un libro en formato Excel 97-2003

Esta operacin consiste en crear una copia del libro en versin 2013, enteramente compatible con las versiones de
Excel 97 a 2003.
Abra el libro en Excel 2013.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Guardar como.

En la vista Backstage, elija una ubicacin de almacenamiento (en lnea o interna) (vase Guardar un libro).
En el cuadro de dilogo Guardar como, abra la lista Tipo y escoja la opcin Libro de Excel 97-2003.
Verifique o cambie si es preciso la carpeta en la que desea guardar el libro y especifique el nombre de este
en el cuadro Nombre de archivo.
Incluso si usa la misma carpeta de almacenamiento y el mismo nombre que los empleados para el libro de origen
de Excel 2013, el archivo no se reemplazar: coexistirn los dos archivos, que no tienen la misma extensin
(.xls y .xlsx).

Para abrir un libro de Excel 2013 en una versin anterior (Excel 2000-2003), el usuario de la versin
antigua deber descargarse (si no lo ha hecho an) desde el sitio Office.com un conversor que le permitir
abrir este libro. Una vez instalado el conversor, el usuario podr abrir, cambiar y guardar el libro creado con
Excel 2013. Aunque las funciones y los formatos especficos de Excel 2013 no se mostrarn en la versin antigua
de Excel, por lo menos permanecern disponibles cuando ese libro se guarde y se vuelva a abrir en Excel 2013.
6
Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007
Trabajar en modo compatibilidad en Excel 2013
Abra en Excel 2013 el libro creado en una versin anterior a 2007.
El libro se abre automticamente en Modo de compatibilidad: el trmino aparece entre corchetes al lado del
nombre del archivo, en la barra de ttulo. Se usa el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).
Las nuevas funciones de Excel 2013 o aquellas que han sido mejoradas no se encuentran disponibles (para impedir la
prdida de datos y de confidencialidad cuando el libro se abra en una versin anterior a 2007).
Trabaje y guarde las modificaciones como acostumbra a hacer, pero teniendo en cuenta los consejos
anteriores.
Al guardar los cambios se conserva el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).
Convertir un libro al formato de archivo Excel 2013

Cuando desee trabajar definitivamente con un libro concreto en la nueva versin de Office y aprovechar as las
nuevas funciones de Excel 2013, puede convertir el libro al nuevo formato.
Abra el libro que desea convertir al formato Office Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en la opcin Informacin.
Haga clic en el botn Convertir.
En el cuadro de dilogo Guardar como, asegrese de que el Tipo seleccionado sea Libro de Excel,
especifique a continuacin la ubicacin de almacenamiento, as como el nuevo Nombre de archivo (puede
conservar el mismo nombre, ya que la nueva extensin .xlsx lo diferenciar del otro archivo) y confirme
pulsando el botn Guardar.
Aparece el siguiente mensaje:
Haga clic en el botn S para cerrar y volver a abrir el libro o en el botn No para conservar abierto el nuevo
libro en modo de compatibilidad.
La conversin de un archivo puede producir la reduccin de su tamao.
7
Si no cambia ni la ubicacin ni el nombre del libro, obtendr dos archivos con el mismo nombre y en
la misma carpeta: uno llevar la extensin .xls y el otro, la extensin .xlsx. Si ha utilizado el mismo
nombre de archivo en el momento de la conversin, habr dos libros con el mismo nombre, pero con
extensiones distintas: .xls en un caso y .xlsx en el otro. Si no tiene activada la visualizacin de las
extensiones, podr diferenciar estos dos archivos mediante sus iconos ( para .xls, y para
.xlsx) asimismo, el Tipo de archivo en el Explorador es Hoja de clculo de Microsoft Excel para
la versin .xlsx y Hoja de clculo de Microsoft Excel 97-2003 para la versin .xls.
Elegir la carpeta local de trabajo predeterminada

Esta carpeta ser la que se proponga automticamente al guardar o abrir el libro.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO, en el botn Opciones y seleccione la categora Guardar.
Especifique la carpeta de trabajo que desea usar de forma predeterminada en la zona Guardar libros y en
Ubicacin predeterminada de archivos locales.
Haga clic en Aceptar.
Configurar la recuperacin automtica de los libros

A veces puede ocurrir que Excel sufra una interrupcin (corte de electricidad, fallo del sistema, etc.) sin que haya tenido
tiempo de guardar el trabajo en curso. El sistema de recuperacin automtica, activo de forma predeterminada, permite
guardar los datos y el estado del programa automticamente. Este sistema puede configurarse.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, a continuacin, en el botn Opciones y seleccione la categora Guardar.
Para activar la recuperacin automtica, active, en caso necesario, la opcin Guardar informacin de
Autorrecuperacin cada x minutos.
Especifique la frecuencia con la que desea que el programa guarde los datos en la lista minutos.
Si la autorrecuperacin est activada, puede marcar, en caso de que sea necesario, la opcin Conservar la
ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar para poder restaurarla la prxima vez que
se abra.
Si es preciso, modifique la carpeta en la que el programa guarda automticamente las versiones de los
archivos en los que est trabajando en el cuadro de texto Ubicacin de archivo con Autorrecuperacin.
Recuperar una versin anterior de un archivo

Si se han activado las funciones de autorrecuperacin (vase Configurar la recuperacin automtica de los libros), puede
abrir fcilmente una versin anterior del archivo con el que trabajaba para verificar su estado o recuperarlo.
Dependiendo de si ese libro se ha guardado o no por lo menos una vez, el procedimiento de recuperacin es ligeramente
distinto.
8
Recuperar un libro guardado por lo menos una vez
Asegrese de que el libro cuyas versiones guardadas desea visualizar est activo.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Informacin.

La lista con las versiones guardadas se muestra al lado del botn Administrar versiones.
Haga doble clic en la versin que desee abrir.

Puede constatar mediante la herramienta Cambiar ventanas de la pestaa VISTA, por ejemplo, que las dos versiones
del archivo estn abiertas:
Tras efectuar la comprobacin, si desea reemplazar el archivo actual por esa versin anterior (cuyo nombre y
fecha en la que fue guardado aparecen en la barra de ttulo), haga clic en el botn Restaurar
de la barra amarilla denominada VERSIN AUTOGUARDADA, situada encima de la barra de frmulas.
Haga clic a continuacin en el botn Aceptar para confirmar el reemplazo de la ltima versin guardada por
la versin seleccionada.
Recuperar un libro que an no se ha guardado

Si el libro se ha cerrado sin que se haya guardado ni una sola vez, debe saber que Excel, a pesar de todo, conserva
una copia.
Active la pestaa ARCHIVO y luego el botn Abrir.
Active si es preciso la categora Libros recientes.

Active el vnculo Recupera libros no guardados, situado debajo de la lista de los libros recientes.
Tambin puede utilizar la pestaa ARCHIVO - Informacin - botn Administrar versiones - opcin Recupera
libros no guardados.
9
Excel efecta estas copias de seguridad de emergencia en la carpeta
AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles. Observe que la extensin de estos archivos de seguridad es .xlsb.
Seleccione el archivo que desea recuperar y haga clic en el botn Abrir.
Excel le recuerda en la barra de ttulo el nombre del libro recuperado, seguido de la fecha y la hora en que fue
guardado. Tambin especifica que se trata de un archivo no guardado y que es de solo lectura.
Si desea conservar este libro, haga clic en el botn Guardar como de la barra de informacin amarilla situada
bajo la cinta de opciones.
Prosiga con el procedimiento de guardado de este archivo como si se tratase de un libro nuevo (vase
Guardar un libro).
Insertar caracteres especiales

Esta tcnica permite insertar smbolos que no figuran en el teclado. Los caracteres especiales pueden insertarse en una
celda vaca o dentro de un texto en el momento de teclearlo.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Smbolo del grupo Smbolos.
Aparece el cuadro de dilogo Smbolo con la ficha Smbolos en primer trmino. En la
lista Fuente, seleccione aquella que contiene el carcter que desea insertar.
Seleccione el carcter haciendo clic sobre l.
10
Haga clic en el botn Insertar.
En caso de que as lo necesite, inserte otros caracteres y cierre el cuadro de dilogo haciendo clic en el botn Cerrar.
Termine de introducir los datos y confirme.
Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda

La fecha y la hora del sistema estn gestionadas por Windows.
Active la celda en la que desea que aparezca la fecha o la hora del sistema.
Para insertar la fecha y la hora del sistema actualizadas cada vez que se abre el libro, use una de las dos
funciones siguientes:
=HOY() Para insertar la fecha del da de hoy.
=AHORA() Para insertar la fecha y la hora.
Para insertar la fecha del da y/o la hora del sistema estticas, es decir, fijas, use uno de los siguientes mtodos
abreviados: [Ctrl]: para insertar la fecha, [Ctrl][Mays]: para insertar la hora.
Si la fecha mostrada no es la del da en curso, corrija la fecha del sistema del ordenador a partir del
Panel de control de Windows, opcin Reloj, idioma y regin, subopcin Fecha y hora.
Introducir un mismo contenido en varias celdas

Seleccione el rango de celdas (estas pueden ser contiguas o no).
Introduzca el contenido comn a todas las celdas (frmula o texto).
Cuando el contenido es una frmula, teclee la frmula relativa a la celda activa.
Confirme con las teclas [Ctrl][Intro].
La introduccin de datos y la copia de estos se efecta en una sola operacin.
11
Utilizar el Editor de ecuaciones
El Editor de ecuaciones permite documentar una frmula en una hoja de clculo de Excel insertando una ecuacin
matemtica en tanto que objeto.
Insertar una ecuacin prediseada

Active la pestaa INSERTAR y, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha asociada a la herramienta
para mostrar la lista de las ecuaciones disponibles:
Haga clic en la ecuacin que desee utilizar.

La ecuacin se inserta en forma de objeto en la hoja de clculo.
12
Si es preciso, haga clic en la ecuacin para seleccionarla y que se muestren las Herramientas de ecuacin
(pestaa DISEO).
Para convertir la seleccin en formulario de una dimensin, de manera que se pueda efectuar una
edicin simplificada, haga clic en la herramienta del
grupo Herramientas.
Nuestra ecuacin pasa a tener esta forma:
Y el caso contrario: para convertir la seleccin en un formulario 2D que ofrezca un aspecto profesional,
haga clic en la herramienta del grupo Herramientas.
Nuestra ecuacin tiene ahora este aspecto:
Crear una ecuacin
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en la herramienta del grupo Smbolos.
Utilice las herramientas de la pestaa HERRAMIENTAS DE ECUACIN - DISEO para escribir las
variables de la ecuacin. Tambin puede hacer clic en los botones del grupo Estructuras para insertar una
serie de smbolos preestablecidos o bien hacer clic en uno de los smbolos del mismo nombre.
Para modificar uno de los componentes de la ecuacin, seleccinelo y escriba el texto o haga clic en el
smbolo que desee, segn la modificacin que deba efectuar.
13
Para activar el objeto Ecuacin, haga clic en este ltimo.
Aparecen alrededor del objeto los controles de seleccin, representados por pequeos cuadrados a los lados y
crculos en los ngulos. Ahora puede mover el objeto, cambiar sus dimensiones, modificar el formato de las
variables, etc.
Para saber ms acerca de la Gestin de los objetos, vaya a la seccin correspondiente de este libro.
14
Crear un hipervnculo
Para acceder rpidamente a informacin situada en otra ubicacin del libro, en otro archivo o en una pgina web,
puede insertar un hipervnculo en una celda o en un objeto grfico.
Haga clic en la celda o seleccione el objeto grfico que debe asociarse al hipervnculo que se va a crear. Si se
trata de una celda, esta puede contener datos, as como tener formato.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Hipervnculo del grupo Vnculos o pulse [Ctrl]K.
Crear un vnculo a un nuevo archivo

Haga clic en la opcin Crear nuevo documento, situada en el panel izquierdo del cuadro de dilogo.
Si la Ruta de acceso completa propuesta corresponde a la carpeta en la que desea crear el nuevo libro,
introduzca su nombre en el campo Nombre del nuevo documento en caso contrario, haga clic en el
botn Cambiar para elegir otra carpeta.
Dependiendo de si prefiere modificar el nuevo documento ahora o ms adelante, active la opcin
correspondiente en la seccin Cundo modificar.
Si lo desea, haga clic en el botn Info. en pantalla y escriba el texto que quiera que se muestre (en una
etiqueta informativa) cuando el puntero se encuentre sobre el hipervnculo. Confirme haciendo clic en el
botn Aceptar.
Si no especifica el texto de la informacin en pantalla, Excel mostrar por defecto la ruta de acceso completa del
nuevo documento.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar la creacin del vnculo y del nuevo documento.
Si ha especificado modificar el documento inmediatamente, el libro que contiene el nuevo hipervnculo permanece
abierto y el nuevo libro aparece en otra ventana.
En ese caso, cree el contenido del libro y gurdelo.
Crear un vnculo a un archivo que ya existe o a una pgina web

Haga clic en la opcin Archivo o pgina web existente, situada en el panel izquierdo del cuadro de dilogo
Insertar hipervnculo.
15
Segn el tipo de documento hacia el que desee crear un vnculo, haga clic en el botn:
Carpeta actual: a fin de seleccionar el archivo de destino del vnculo en la carpeta activa.
Pginas consultadas: a fin de seleccionar, en la lista de las ltimas pginas examinadas, la pgina de
destino en el vnculo.
Archivos recientes: a fin de seleccionar, en la lista de los archivos recientemente utilizados, el archivo de
destino del vnculo.
Si conoce la Direccin exacta del documento hacia el que desea crear un vnculo, puede escribirla
directamente en el campo del mismo nombre.
Si lo desea, haga clic en el botn Info. en pantalla y escriba el texto que quiera que se muestre (en una
etiqueta informativa) cuando el puntero se encuentre sobre el hipervnculo. Confirme haciendo clic en el
botn Aceptar.
Si no especifica el texto de la informacin en pantalla, Excel mostrar por defecto la ruta de acceso completa del
nuevo documento.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar la creacin del vnculo.
Crear un vnculo hacia una ubicacin especfica del libro

Haga clic en el botn Lugar de este documento, situado en el panel izquierdo del cuadro de dilogo
La lista con las hojas creadas y los nombres definidos en el libro activo aparece en la parte central del cuadro de
dilogo.
16
Escriba la referencia de la celda de destino del vnculo o seleccione, en la lista o seleccione un lugar de
este documento, el nombre de la hoja o el nombre definido al que dirigir el vnculo.
Haga clic si es necesario en el botn Info. en pantalla y escriba el texto que debe mostrarse cuando el
puntero seale el vnculo confirme el texto con el botn Aceptar.
Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para confirmar la creacin del
vnculo.
Crear un vnculo a una direccin de correo electrnico

En este caso, un clic en el vnculo abre una ventana de mensaje con la direccin de correo definida como destino.
Haga clic en el botn Direccin de correo electrnico situado en el panel izquierdo del cuadro de dilogo
Especifique la Direccin de correo electrnico y el Asunto del mensaje.

Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para crearlo.
Cuando haga clic en ese vnculo, se abrir una ventana de su programa de correo electrnico para que pueda
completar el mensaje y enviarlo (la direccin y el asunto del mensaje ya aparecern especificados).
Si ha insertado un hipervnculo en una celda vaca, el texto correspondiente al contenido del vnculo
(ruta completa del archivo o ubicacin en el libro) se insertar en esta celda.
17
Activar un hipervnculo
Seale el hipervnculo que debe activarse.
Cuando seala el vnculo insertado en una celda o en un objeto grfico, el puntero del ratn toma la forma de una
mano si no ha especificado un texto para la Info. en pantalla en el momento de crear el vnculo, la etiqueta
informativa muestra la direccin completa del documento o el nombre del libro activo, seguido de la ubicacin a
la que dirige el vnculo.
Cuando aparezca la mano, haga clic para activar el hipervnculo.

Cuando el hipervnculo se ha activado por lo menos una vez, este pasa a ser de color violeta.
18
Modificar/eliminar un hipervnculo
Seleccionar una celda/un objeto sin activar el hipervnculo
Para seleccionar una celda que contiene un hipervnculo, selela y haga clic manteniendo pulsado durante
unos instantes el botn del ratn cuando el puntero del ratn se transforme en una cruz blanca, suelte el
botn.
Tambin puede utilizar las teclas de desplazamiento para activar la celda.
Para seleccionar un objeto que tiene asociado un hipervnculo, pulse la tecla [Ctrl] y, sin soltarla, haga clic
en el objeto.
Modificar el destino de un hipervnculo

Seleccione la celda o el objeto grfico que contiene el hipervnculo correspondiente.
En la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Hipervnculo del grupo Vnculos o pulse [Ctrl]K.
Tambin puede abrir el men contextual de la celda o del borde del objeto y activar la opcin Modificar
hipervnculo.
Efecte las modificaciones necesarias y acepte.
Modificar el texto o el objeto grfico de un hipervnculo

Para modificar el texto de una celda que contiene un hipervnculo, seleccione la celda y escriba el nuevo
texto o lleve a cabo los cambios directamente en la barra de frmulas y acepte.
Para modificar el objeto grfico, seleccinelo y a continuacin haga doble clic en l para mostrar la pestaa
especfica de edicin del objeto.
Eliminar un hipervnculo
Seleccione la celda o el objeto grfico que contiene el hipervnculo correspondiente.
Haga clic con el botn derecho del ratn en la celda o en el borde del objeto para mostrar su men
contextual.
Haga clic en la opcin Quitar hipervnculo.
Para cambiar el aspecto de los hipervnculos, modifique los estilos Hipervnculo e Hipervnculo visitado
(vase captulo Estilos y temas - Administrar los estilos de celda existentes).
Para que una direccin de correo electrnico escrita en una celda no se transforme en un hipervnculo,
haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Opciones, active la categora
Revisin y haga clic en el botn Opciones de Autocorreccin active la ficha Autoformato mientras
escribe y, para terminar, desactive la opcin Rutas de red e Internet por hipervnculos.
Mostrar una imagen como fondo de la hoja

Microsoft Excel ofrece la posibilidad de mostrar una imagen como fondo de la hoja. Sin embargo, este fondo no podr
imprimirse.
Active la hoja y la pestaa DISEO DE PGINA.

Haga clic en el botn Fondo del grupo Configurar pgina.
En el cuadro de dilogo Insertar imgenes, busque la imagen que desea colocar como fondo eligiendo una de
las opciones:
Desde un archivo si la imagen est almacenada en su ordenador o en una red local.
Imgenes prediseadas de Office.com para efectuar una bsqueda en el sitio Office.com.
19
Bsqueda de imgenes de Bing para realizar una bsqueda en el Web.
SkyDrive (u otra nube) si la imagen est almacenada en la nube.
Haga doble clic en el nombre de la imagen.
Observe que el botn Fondo del grupo Configurar pgina se ha convertido en el botn Eliminar fondo.
Para eliminar la imagen que hace de fondo de la hoja, active, si es preciso, la pestaa DISEO DE
PGINA y haga clic en el botn Eliminar fondo del grupo Configurar pgina.
Eliminar las filas con repeticiones

Se trata de eliminar las filas con datos iguales en varias columnas.
Haga clic en cualquier parte de la tabla.

Active la pestaa DATOS y haga clic en el botn Quitar duplicados del grupo Herramientas de datos.
En el cuadro de dilogo Quitar duplicados que aparece, seleccione las columnas que contienen las
repeticiones que desea eliminar. Para ello, desactive las casillas de verificacin correspondientes a las
columnas en las que no debe eliminarse nada. Otra opcin es hacer clic en el botn Anular seleccin para
desactivar todas las casillas de verificacin y seleccionar las columnas que desee o hacer clic en el botn
Seleccionar todo para activar todas las casillas de verificacin.
20
En este ejemplo se eliminarn las filas repetidas correspondientes a los datos de los productos cuya descripcin
(Artculo) y referencia sean idnticas, a fin de no conservar ms que una fila.
Haga clic en el botn Aceptar.

El nmero de valores duplicados hallados y eliminados se muestra con objeto de que usted pueda controlarlo.
Haga clic en Aceptar para cerrar este cuadro de dilogo.
Poner nombre a los rangos de celdas

Es posible hacer referencia a un rango de celdas usando su nombre para seleccionarlo o bien utilizar dicho rango en
frmulas.
Puede crear nombres definidos, que representan una celda, un rango de celdas, una frmula o un valor de constante.
Microsoft Excel crea a veces algunos automticamente (por ejemplo, cuando se define una zona de impresin). Tambin
es posible crear nombres de tabla que corresponden a listas de datos (ver captulo Tabla de datos).
Primer mtodo
Seleccione la celda o el rango de celdas contiguas (o no) al que desea atribuir un nombre.
Haga clic en el Cuadro de nombre, situado a la izquierda de la barra de frmula.

Introduzca el nombre que desea dar a la seleccin.
Los nombres pueden contener un mximo de 255 caracteres y no pueden usarse espacios. El primer carcter
debe ser una letra, un carcter de subrayado (_) o una barra oblicua inversa (\). Los dems caracteres pueden
21
ser letras, cifras, puntos y caracteres de subrayado. Los nombres no pueden ser iguales a las referencias de las
celdas y pueden contener maysculas y minsculas (Excel no hace distincin entre ellas). Pulse la tecla [Intro].
Segundo mtodo
Seleccione la celda o el rango de celdas contiguas (o no) al que desea atribuir un nombre.
Active la pestaa FRMULAS y haga clic en el botn Asignar nombre del grupo Nombres definidos.
Se abre el cuadro de dilogo Nombre nuevo. Introduzca o modifique el nombre propuesto en el cuadro
Nombre.
En la lista desplegable mbito, seleccione la opcin Libro si el nombre debe estar activo en todas las hojas del
libro en caso contrario, seleccione una de las hojas de clculo del libro.
Opcionalmente, introduzca una descripcin del rango de celdas con nombre en el cuadro Comentario
(255 caracteres como mximo).
El botn permite reducir el cuadro de dilogo para modificar el rango de celdas asociado al nombre.
Tercer mtodo
Este mtodo parte del supuesto de que los nombres que se van a atribuir existen en la hoja de clculo como ttulos
de columna o etiquetas de fila del rango de celdas al que se va a poner nombre.
Seleccione las celdas que contienen los nombres que se van a asignar y las celdas a las que se quiere poner
nombre.
Active la pestaa FRMULAS y haga clic en el botn Crear desde la seleccin del grupo Nombres
definidos.
Indique dnde se encuentran las celdas que contienen el nombre que se va a asignar. Haga
clic en Aceptar.
Excel convierte los guiones y los espacios en lneas de subrayado.
22
Administrar los nombres de celdas
Entrar en el Administrador de nombres
Active la pestaa FRMULAS y haga clic en el botn Administrador de nombres del grupo Nombres
definidos.
El cuadro de dilogo Administrador de nombres muestra el nombre, el valor, la referencia, el mbito y los
comentarios de todos los rangos con nombre existentes en el libro.
Para adaptar automticamente el tamao de la columna a su valor ms elevado, haga doble clic en lado
derecho del encabezado de columna.
Para ordenar los nombres mostrados por orden creciente, haga clic una vez sobre el encabezado de la
columna a partir de la cual desea ordenar para ordenar en orden decreciente, haga clic otra vez en el
mismo encabezado.
Para filtrar los nombres que aparecen, haga clic en el botn Filtro y seleccione el filtro deseado.
Nombres en el mbito de la hoja de trabajo/del libro: para ver solo los nombres vinculados a la hoja
activa o al libro.
Nombres con errores/Nombres sin errores: para ver solo los nombres que contienen errores (como
#REF, #VALUE, #NAME...) o los que no los contienen.
Nombres definidos: para ver solo los nombres definidos por usted o por Excel.
Nombres de tabla: para ver solo los nombres de listas de datos.
Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
Eliminar un nombre
Para eliminar un nombre, seleccinelo, haga clic en el botn Eliminar y confirme la eliminacin haciendo
clic en Aceptar.
23
Modificar el nombre asignado a un rango de celdas
Seleccione el nombre que desea modificar y haga clic en el botn Modificar.
Aparece el cuadro de dilogo Editar nombre, que es similar al cuadro de dilogo Nuevo nombre.
Lleve a cabo los cambios deseados en los cuadros Nombre y Comentario y haga clic en Aceptar.
Modificar el rango de celdas asociado a un nombre

Seleccione el nombre que desea modificar.
Las referencias del rango con nombre aparecen en la zona Se refiere a.
Haga clic en el botn para reducir el cuadro de dilogo con el fin de modificar el rango de celdas asociado
al nombre.
Haga clic en el botn para volver al cuadro de dilogo Administrador de nombres.
Cuando haya efectuado todas las modificaciones, cierre el cuadro de dilogo Administrador de
nombres haciendo clic en el botn Cerrar o en el botn .
24
Seleccionar un rango de celdas usando su nombre
Haga clic en el botn , situado en el cuadro de nombre de la barra de frmula.
Excel muestra todos los rangos con nombre del libro.

Haga clic en el nombre que prefiera.
Ver la lista de nombres y de referencias de celda asociadas

Esta tcnica permite ver en la primera columna de una hoja de clculo la lista con todos los nombres del libro y las
referencias de celda asociadas en la columna siguiente.
Active la celda a partir de la cual desea que aparezca la lista de nombres.
Active la pestaa FRMULAS y haga clic en el botn Utilizar en la frmula del grupo Nombres definidos y luego
en la opcin Pegar nombres.
Haga clic en el botn Pegar lista del cuadro de dilogo Pegar nombre.
Introducir una frmula multihoja

Esta tcnica permite insertar en una hoja frmulas (llamadas frmulas 3D) que hacen referencia a celdas de una o
varias hojas diferentes.
Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Teclee =
Empiece a escribir la frmula y, cuando le parezca oportuno, haga clic en la ficha de la hoja, seleccione la celda
o celdas que desee y concluya la frmula.
Confirme.
25
En este caso, la celda C4 suma el contenido de las celdas F4 de las hojas "Semestre 1" y "Semestre 2".
Tambin es posible elaborar frmulas multilibro. Para ello debern estar abiertos todos los libros que
intervengan en el clculo. Para desplazarse hasta una celda ubicada en una hoja de otro libro, vaya a la
pestaa VISTA y, dentro del grupo Ventana, pulse el botn Cambiar ventanas para activar el libro
correspondiente.
Crear una frmula condicional simple

Este tipo de frmula permite mostrar un valor o efectuar un clculo segn una o varias condiciones.
Active la celda en la que desea introducir la frmula y ver el resultado.
Utilice la funcin SI para efectuar una prueba lgica (VERDADERO o FALSO) sobre el valor de una celda o en
el resultado de otra frmula en funcin del resultado de la prueba, la funcin SI lleva a cabo una accin si
el resultado es verdadero, u otra, si el resultado es falso.
La sintaxis de la funcin SI es la siguiente:
=SI (prueba_lgica[valor_si_verdadero][valor_si_falso])
La frmula introducida en G4 se ha copiado en G5, G6 y G7. En este ejemplo, probamos el valor de la celda
Cantidad (de dorsales) (D4): = SI(D4<20"hacer pedido""en espera"). Si el contenido de la celda D4 es
inferior a 20, el texto "hacer pedido" se mostrar en la celda de resultado en caso contrario, lo har el texto "en
espera".
Observe que, si invertimos la prueba, el resultado es el mismo siempre que se invierta tambin el valor si
FALSO y el valor si VERDADERO: =SI(D4>20"en espera""hacer pedido")
26
Para mostrar un resultado solo si la condicin es VERDADERA, puede usar esta frmula: =SI
(D4<20"hacer pedido") en este caso, si la condicin no se verifica, dado que la accin no se ha
definido en la frmula, Excel devuelve el valor FALSO.
Para que uno de los dos resultados (VERDADERO o FALSO) quede vaco con el fin de que no se visualicen
las palabras VERDADERO ni FALSO, escriba comillas. Por ejemplo: =SI(D4<20"hacer pedido"" ")
Las celdas cuyo resultado es FALSO no muestran nada:
En una frmula condicional pueden realizarse diversas acciones:

Ver un nmero introducir el nmero.
Ver un texto introducir el texto entre comillas.
Ver un resultado de clculo introducir la frmula de clculo.
Ver el contenido de una mostrar la celda.
celda
No ver nada teclear "".
Existen varios operadores disponibles relativos a las condiciones:
= igual.
>/< superior a/inferior a.
<> diferente de.
>=/<= superior o igual a/inferior o igual a.
27
Crear una frmula condicional anidada
Cuando un resultado de condicin de prueba implica ms de dos posibilidades, se pueden anidar frmulas condicionales:
En este caso, la frmula se escribe as: = SI(prueba_lgica1valor si VERDADERO SI

(prueba_lgica2valor si VERDADEROvalor si FALSO)). La frmula condicional nmero 2 se halla
anidada en la primera.
Usando este mtodo, es posible anidar varias condiciones unas en otras.
En este ejemplo, se han anidado dos condiciones en una tercera: si (Stock<Mnimo entonces se muestra
Aprovisionar si no, (si (Stock-Mnimo = 100 entonces se muestra Exceso de stock si no (si (Stock = Mnimo
entonces se muestra punto mnimo de pedido si no se muestra ok)))
Observe que al final de la frmula hay un parntesis para cerrar cada condicin.
Para facilitar la escritura de la frmula, puede separar los argumentos insertando saltos de lnea mediante las teclas
[Alt][Intro].
La insercin de saltos de lnea en una frmula no tiene ninguna incidencia en el resultado.
Combinar el operador O o Y en una frmula condicional

Para poner varias condiciones, puede utilizar el operador O o Y segn el caso:
Si deben verificarse varias condiciones al mismo tiempo:

=SI(Y(cond1cond2... condn) accin que se debe realizar si las n condiciones se cumplen accin que debe
realizarse si por lo menos una de las condiciones no se cumple)
Si por lo menos una de las condiciones debe ser verdadera:

=SI(O(cond1cond2... condn) accin que debe realizarse si por lo menos una condicin se cumple accin
que debe realizarse si ninguna condicin se cumple)
28
En este ejemplo, si la Aada es superior a 2000 Y el stock es inferior al stock Mnimo, se muestra Aprovisionar en
caso contrario, no se muestra nada.
Contar las celdas que responden a un criterio especfico

(CONTAR.SI)
La funcin CONTAR.SI, cuya sintaxis es =CONTAR.SI(rangocriterios), permite contar el nmero de celdas que
responden a uno o varios criterios.
Como ejemplo de esta funcin, hemos calculado el nmero de vinos de color tinto que tenemos en nuestra bodega.
Haga clic en la celda en la que desea mostrar el resultado.
Comience a introducir el principio de la frmula =CONTAR.SI(
Haciendo clic y arrastrando, seleccione el rango de celdas que incluyen los datos que interesan para el clculo.
Por supuesto, tambin puede teclear la referencia al rango de celdas si no puede o no quiere usar el mtodo de hacer
clic y arrastrar.
Escriba el punto y coma () para indicar el cambio de argumento.
Luego introduzca el valor que se debe contar (criterio) este puede estar compuesto:
de un nmero: en ese caso se escribe el valor directamente. Por ejemplo: =CONTAR.SI((F2:F20)2002) para
buscar todos los vinos de la aada 2002.
de una referencia de celda. Por ejemplo: =CONTAR.SI((D2:D20)B16) para buscar el nmero de reas
(D2:D20) cuyo nombre es igual al que contiene la celda B16, es decir, Burdeos.
de una expresin: hay que escribir la expresin entre comillas. Por ejemplo: CONTAR.SI(F2:F20<2003) para
buscar el nmero de aadas inferiores a 2003.
de una cadena de texto: hay que escribir el texto buscado entre comillas. Por ejemplo: = CONTAR.SI
(E2:E20tinto) para buscar el nmero de vinos de color tinto.
29
Observe que los criterios no tienen en cuenta si los caracteres estn en minsculas o en maysculas: la cadena
tinto, Tinto y TINTO proporcionarn el mismo resultado.
La insercin de un carcter genrico ? (signo de interrogacin) en un criterio sirve para buscar un carcter
cualquiera. Por ejemplo, el criterio p?rte devuelve los resultados porte y parte.
La insercin de un * (asterisco) sirve para buscar un nmero cualquiera de caracteres. Por ejemplo, el criterio
tin* puede devolver tinto, tinaja, tino, tinta...
Para buscar literalmente un signo de interrogacin o un asterisco, escriba (tilde) delante de ese carcter. Por
ejemplo, el criterio xx902? devuelve el resultado xx902?.
Para obtener el carcter tilde solo (), pulse la tecla [Alt Gr] y, sin soltarla, pulse los dgitos 126 en el teclado
numrico.
30
Calcular la suma de un rango que responde a un criterio
(SUMAR.SI)
La funcin SUMAR.SI, cuyo principio es muy similar al de la funcin CONTAR.SI (vase Contar las celdas que responden
a un criterio especfico (CONTAR.SI)), permite aadir las celdas de un rango que responden a un criterio dado. La
sintaxis de la funcin es =SUMAR.SI(rango_de celdascriteriorango_para_sumar).
Como ejemplo de esta funcin, vamos a calcular el valor del stock de los vinos de la regin de Borgoa.
Haga clic en la celda en la que desea que se muestre el resultado.
Comience introduciendo el principio de la frmula =SUMAR.SI(

Seleccione el rango de celdas en las que se comprobar el criterio haciendo clic y arrastrando. Las celdas
deben contener nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nombres (los valores vacos o
textuales no se tienen en cuenta).
Tambin puede escribir la referencia del rango de celdas si no quiere o no puede usar el mtodo de hacer clic y arrastrar.
Escriba el punto y coma () para indicar el cambio de argumento.

Introduzca el argumento criterio este puede estar compuesto por un nombre, una referencia de celda, una
expresin o una cadena de texto (vase Contar las celdas que responden a un criterio especfico
(CONTAR.SI)).
Escriba el punto y coma () y seleccione el rango de celdas que contienen los valores que se han de sumar.
Si se omite este argumento, Excel suma las celdas incluidas en el argumento rango_de_celdas.
Confirme mediante la tecla [Intro].
Usar zonas con nombre en las frmulas

Esta funcin permite reemplazar una referencia de rangos de celda por la zona con nombre correspondiente en una
frmula.
Empiece a introducir la frmula y detngase al llegar al nombre.

Haga clic en el botn Utilizar en la frmula del grupo Nombres definidos de la pestaa FRMULAS.
31
Aparece la lista con las zonas a las que se ha puesto nombre previamente (vase Rangos con nombre - Poner nombre a
los rangos de celdas):
Haga clic en el nombre correspondiente al rango de celdas que desea insertar en la frmula.
Contine y concluya la frmula.
Tambin es posible introducir el nombre directamente en la frmula, en lugar de las referencias de celda.
Insertar filas de estadsticas

La operacin consiste en agregar filas de subtotales.
Ordene la tabla en funcin de la columna que albergar los grupos con los cuales se elaborarn los subtotales.
Seleccione la tabla en la que se van a insertar las filas de estadsticas, incluyendo los ttulos de columna.
Active la pestaa DATOS y haga clic en el botn Subtotal del grupo Esquema.
Seleccione la columna que contiene los grupos con los que se har el clculo estadstico en la lista Para cada
cambio en.
Luego seleccione el clculo que desea efectuar en la lista Usar funcin.
Suma Calcula la suma.

Cuenta Calcula el nmero de elementos.
Promedio Calcula el promedio.
Mx. Destaca el valor mximo.
Mn. Destaca el valor mnimo.
Producto Multiplica los valores.
Contar nmeros Determina el nmero de valores comprendidos en la lista de los argumentos.
Desvest (De una serie de nmeros) calcula la desviacin estndar de los valores respecto a la media.
Desvestp Calcula la desviacin estndar de una poblacin a partir de la totalidad de la poblacin.
Var Calcula la varianza, que es igual al cuadrado de la desviacin estndar, sobre la base
de una muestra.
Varp Calcula la varianza sobre la base de la totalidad de la poblacin.
Por ltimo, marque las columnas que contienen los valores con los que se efectuarn los clculos.
32
En este ejemplo, queremos calcular el promedio de las notas de Matemticas, Castellano, Naturales y
RESULTADOS.
Deje marcada la opcin Reemplazar subtotales actuales si desea sustituir los posibles subtotales ya
creados por aquellos que se estn creando.
Marque la opcin Salto de pgina entre grupos para insertar automticamente un salto de pgina despus
de cada grupo de subtotales.
Deje marcada la opcin Resumen debajo de los datos para realizar subtotales y totales debajo de los datos
detallados. Si se desmarca esta opcin, debajo de los datos detallados solo aparecern los subtotales.
Excel calcula las estadsticas solicitadas y construye un esquema a partir de ellas: aqu puede ver el promedio de
las notas de cada clase en las materias Matemticas, Castellano y Medio, as como el promedio de RESULTADOS
por clase.
Para reducir la vista de un grupo de celdas, haga clic en la herramienta Ocultar detalle (pestaa
DATOS - grupo Esquema). Si lo que desea es expandir la vista de un grupo, haga clic en la herramienta
Mostrar detalle.
El botn Quitar todos del cuadro de dilogo Subtotales permite eliminar todos los subtotales (y el esquema)
de la tabla seleccionada.
33
Efectuar clculos con datos de tipo fecha
En este apartado, una vez abordados los principios de clculo de fechas usados por Excel, procederemos a describir
algunas funciones especficas al tratamiento de fechas a travs de una serie de ejemplos:
Principios para calcular los das

En los clculos realizados sobre das, siga el mismo procedimiento que con los dems clculos. Excel registra
las fechas en forma de nmeros secuenciales llamados nmeros de serie. Por ese motivo pueden agregarse,
sustraerse e incluirse en otros clculos.
De forma predeterminada, Excel para Windows inicia el calendario a partir de 1900 (para Macintosh el
calendario se inicia en 1904). El 1 de enero de 1900 corresponde por tanto (en Excel para Windows) al
nmero de serie 1, y el 1 de enero de 2005 es el 38 353, ya que desde el 1 de enero de 1900 han transcurrido
38 353 das.
Para utilizar una funcin especfica de gestin de fechas y horas, puede activar la pestaa FRMULAS,
hacer clic en el botn Fecha y hora del grupo Biblioteca de funciones y luego en la funcin que
corresponda para utilizar el asistente.
AHORA()
Devuelve el nmero de serie de la fecha y de la hora del da.
AO(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en ao.
DIA(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en da del mes.
DIA.LAB(fecha_inicialdas[das_no_laborables])
Devuelve el nmero de serie de la fecha antes o despus del nmero de das laborables especificado.
DIA.LAB.INTL(fecha_inicialdas[fin_de_semana][das_no_laborables])
Devuelve el nmero de serie de la fecha antes y despus de un nmero especificado de das laborables con
parmetros que identifican y cuentan los das de fin de semana.
DIAS(fecha_finalfecha inicial)
Calcula el nmero de das entre las dos fechas.
DIAS.LAB(fecha_inicial fecha_final[das_no_laborables])
Devuelve el nmero de das laborables enteros comprendidos entre dos fechas.
DIAS.LAB.INTL(fecha_inicialfecha_final[fin_de_semana][das_no_laborables])
Devuelve el nmero de das laborables enteros comprendidos entre dos fechas usando parmetros que
identifican los das del fin de semana y su nmero.
DAS360(fecha_inicialfecha_final[mtodo])
Calcula el nmero de das separando dos fechas sobre la base de un ao de 360 das.
DIASEM(nmero_de_serie[tipo_devolucin]
Convierte un nmero de serie en da de la semana.
FECHA(damesao)
Devuelve el nmero de serie de una fecha precisa.
34
FECHA.MES(fecha_inicialmes)
Devuelve el nmero de serie de la fecha, que es el nmero indicado de meses antes o despus de
la fecha inicial.
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una fecha representada en forma de texto en nmero de serie.
FIN.MES(fecha_inicialmes)
Devuelve el nmero de serie del ltimo da del mes antes o despus del nmero especificado de meses.
FRAC.AO(fecha_inicialfecha_final[base])
Devuelve la fraccin del ao que representa el nmero de das completos entre la fecha inicial y la fecha
final.
HORA(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en hora.
HORANUMERO(texto_de_hora)
Convierte una hora representada como texto en nmero de serie.
HOY()
Devuelve el nmero de serie de la fecha del da.
ISO.NUM.DE.SEMANA(fecha)
Devuelve el nmero ISO de la semana del ao correspondiente a una fecha dada.
MES(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en mes.
MINUTO(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en minuto.
NSHORA(horaminutosegundo)
Devuelve el nmero de serie de una hora precisa.
NUM.DE.SEMANA(nmero_de_serie[tipo_retorno])
Convierte un nmero de serie en nmero de semana del ao.
SEGUNDO(nmero_de_serie)
Convierte un nmero de serie en segundos.
Combinar texto y fecha

Para combinar en una celda el texto y la fecha contenidos en diferentes celdas, puede usar la funcin TEXTO,
cuya sintaxis es =TEXTO(valorformato_texto):
El argumento valor representa un valor numrico, una frmula cuyo resultado es un valor numrico o
bien una referencia a una celda con un valor numrico.
El argumento formato_texto representa un formato de nmero en forma de texto definido en el cuadro

Categora del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Presentamos aqu un ejemplo de uso:
35
Calcular la diferencia entre dos fechas con ayuda de la funcin SIFECHA
SIFECHA es una de las funciones ocultas de la aplicacin Excel. Por ese motivo no aparece en el asistente
para funciones ni en la ayuda en lnea. Las funciones ocultas se han introducido en Excel por razones de
compatibilidad con otras hojas de clculo funcionan a la perfeccin, pero no forman parte de las funciones
oficiales de Excel.
Esta funcin resulta muy prctica en caso, por ejemplo, de que desee calcular la antigedad de un
empleado en aos y meses. La sintaxis de la funcin SIFECHA es SIFECHA
(fecha_inicialfecha_finalbase).
El argumento base representa la duracin calculada y puede adoptar los valores siguientes:
"y" para calcular la diferencia absoluta en aos.

"m" para calcular la diferencia absoluta en meses.
"d" para calcular la diferencia absoluta en das.
"ym" para calcular la diferencia en meses si las 2 fechas se encuentran en el mismo ao.
"yd" para calcular la diferencia en das si las 2 fechas se encuentran en el mismo ao.
"md" para calcular la diferencia en das si las 2 fechas se encuentran en el mismo mes.
Calcular el nmero de das laborables o no entre dos fechas

Excel sabe calcular el nmero de das laborables (de lunes a viernes) que hay entre dos fechas con ayuda
de la funcin DIAS.LAB, cuya sintaxis es =DIAS.LAB(fecha_inicialfecha_final)
36
Para que la funcin pueda tener en cuenta los das festivos en el clculo, deber agregar un tercer
argumento que haga referencia a un da festivo o a un rango de das festivos. La sintaxis de esta funcin
es entonces =DIAS.LAB(fecha_inicial fecha_final[das_no_laborables]).
Para calcular el nmero de das entre dos fechas (das festivos, no laborables, etc., incluidos, puede utilizar la
funcin DIAS, cuya sintaxis es =DIAS(fecha_final fecha_inicial).
Calcular una fecha despus de determinado nmero de das laborables

La funcin DIA.LAB permite calcular una fecha correspondiente a un da (fecha de inicio) ms o menos
el nmero de das laborables especificado. Los das laborables excluyen sbados y domingos y todas las
fechas identificadas como das festivos.
La sintaxis de esta funcin es la siguiente:
=DIA.LAB(fecha_inicialdas[das_no_laborables]):
fecha_inicial Representa la fecha de inicio.

das Representa el nmero de das laborables antes o despus de la fecha de
inicio. Un nmero de das positivo da una fecha futura y un nmero de das
negativo, una fecha pasada.
das_no_laborables Representa una lista de fechas que deben excluirse del calendario de das de trabajo
(das festivos, vacaciones, permisos, etc.). Este argumento es opcional.
Presentamos aqu un ejemplo de uso: queremos encontrar la fecha de finalizacin de un trabajo que deba empezar el
01 de julio de 2013 y que tiene una duracin de 40 das laborables.
La frmula introducida en B9 es la siguiente: =DIA.LAB(B1B2B4:B7) y se ha aplicado a esta celda el formato Fecha,

ya que, de forma predeterminada, Excel muestra el resultado en forma de nmero de serie.
Si la frmula devuelve un mensaje de error, la explicacin es la siguiente:
#VALOR! Un argumento no es una fecha vlida.

#NUM! La fecha de inicio ms el nmero de das no da una fecha vlida.
Sumar meses y aos
Para sumar meses respete la sintaxis siguiente:
=FECHA(AO(fecha_inicial)MES(fecha_inicial)+plazo_mensualDA(fecha_inicial))
Por ejemplo, para calcular un plazo de 2 meses, use la frmula:
=FECHA(AO(HOY())MES(HOY())+2DA(HOY()))
Para sumar aos respete la sintaxis siguiente:

=FECHA(AO(fecha_inicial)+plazo_anualMES(fecha_inicial)DA(fecha_inicial))
37
Efectuar clculos con datos de tipo hora
En este apartado, una vez abordados los principios de clculo de horas usados por Excel, procederemos a describir
mtodos y frmulas especficos del tratamiento de las horas a travs de una serie de ejemplos.
Principios de clculo de las horas

Al introducir una hora en una celda, Excel la guarda en forma de nmero decimal de 0 a 1 (1 no incluido)
por cada periodo de 24 horas.
Para que Excel pueda reconocer la informacin como una hora y guardarla en forma de nmero decimal,
deber separar las diferentes partes de la hora con el signo dos puntos (:). Por ejemplo, 18 h 30 min y 43
segundos se escribe de acuerdo con la sintaxis 18:30:43. Si no desea incluir los segundos, escriba 18:30
Ejemplo de hora Valor registrado por
Excel
00:00 (medianoche) 0
11:59 0,499305555555556
12:00 (medioda) 0,5
15:00 (15h) 0,625
18:00 (18h) 0,75
Este concepto de hora propio de Excel permite aplicar clculos aritmticos a las horas.
Ejemplo: para calcular la diferencia entre 18:00 (18 h) y 15:00 (15 h), Excel efecta este clculo:
= 0,75 - 0,625 = 0,125
Excel pone a su disposicin numerosos formatos de hora predeterminados (vase Valores numricos y
fechas - Formatear fechas y horas).
Calcular la diferencia entre dos horas

Para efectuar ese clculo y representar el resultado en formato horario estndar, es decir,
horas:minutos:segundos, puede usar la funcin TEXTO, cuya sintaxis es =TEXTO(valorformato).
El argumento valor representa un valor numrico o una frmula cuyo resultado es un valor numrico o una
referencia a una celda con un valor numrico.
El argumento formato representa un formato de nmero en forma de texto definido en el cuadro Categora del
cuadro de dilogo Formato de celdas (pestaa INICIO - grupo Celdas - herramienta
Formato - opcin Formato de celdas - pestaa Nmero).
38
Convertir horas
Para convertir unidades como horas en otras unidades de medida, utilice la funcin CONVERTIR, cuya
sintaxis es =CONVERTIR(nmerodesde_unidada_unidad).
nmero Representa el nmero que hay que convertir.
"desde_unidad" Corresponde a la unidad del nmero que hay que convertir (presentada entre
comillas).
"a_unidad" Corresponde a la unidad del resultado (presentado entre comillas).
Esta funcin permite convertir mltiples unidades de medida (peso, masa, distancia, presin, fuerza,
energa, etc.).
Veamos su uso en el marco de una conversin de unidades de medicin del tiempo. Segn la unidad que
hay que convertir y la unidad deseada, use los siguientes argumentos:
Ao "yr"
Da "day"
Hora "hr"
Minuto "mn"
Segundo "sec"
Ejemplo: para convertir 10 aos en horas, use esta frmula:

=CONVERTIR(10"yr""hr")
Resultado = 87 660 (horas)
39
Usar una funcin Buscar
La funcin BUSCARV permite buscar un valor en la primera columna de una tabla (V = Vertical) y devuelve el valor
contenido en la celda situada en la misma fila y en la columna especificadas.
Elabore una tabla que agrupe los datos que se recuperarn despus, al efectuar la bsqueda, y ordnela por
orden creciente a partir de los datos de la primera columna. D un nombre a este rango de celdas si no desea
seleccionarlo en el momento de crear la frmula de clculo.
Haga clic en la celda en la que aparecer el dato buscado de la tabla.
Elabore la frmula de clculo respetando la sintaxis siguiente:
=BUSCARV(valor_buscadomatriz_buscar_enindicador_columnasordenado)
valor_buscado Es el valor que la funcin busca en la primera columna de la tabla

correspondiente a indicador_columnas.
matriz_buscar_en Es la tabla a partir de la cual se recuperarn los datos. Este argumento puede
ser las referencias de un rango de celdas o el nombre de un rango de celdas.
indicador_columnas Es el nmero de la columna de la tabla (matriz_buscar_en) que contiene el

valor buscado. La primera columna de la tabla es la columna 1.
ordenado Es un valor lgico que permite efectuar una bsqueda exacta o
aproximada a aquella buscada. Si el valor_ordenado es VERDADERO o nulo,
se muestra un dato igual o inmediatamente inferior al valor buscado. Si el
valor_ordenado es FALSO, solo se muestra el valor buscado.
En este ejemplo, la funcin BUSCARV busca la referencia exacta del libro (contenida en celda A7) en una tabla
llamada TARIFA (no visible en esta pantalla) y encuentra en ella el precio del artculo situado en su segunda
columna.
Confirme la frmula pulsando la tecla [Intro].
De igual forma, la funcin BUSCARH lleva a cabo una bsqueda horizontal (en la primera fila de una tabla) y
devuelve el valor contenido en la celda situada en la misma columna y en la fila especificada.
Usar una frmula matricial

Esta frmula tiene la particularidad de efectuar varios clculos y devolver resultados simples o mltiples. Una frmula
matricial slo puede intervenir en dos (o ms) conjuntos de valores llamados comnmente argumentos matriciales.
Estos deben tener el mismo nmero de filas y columnas.
Proceda igual que para efectuar un clculo simple, pero en lugar de trabajar por celdas, trabaje por rangos
de celdas y, en lugar de confirmar pulsando [Intro] o [Ctrl][Intro], hgalo con la combinacin de teclas
[Ctrl][Mays][Intro].
Veamos el uso de una frmula matricial a travs de tres ejemplos diferentes:
40
Para simplificar la lectura de las frmulas, hemos puesto nombre a tres zonas: Cliente (A2:A11), Importe (B2:B11),
FechaCliente (C2:C11).
Las frmulas matriciales se han introducido en G2, G6 y G9:
G2 {=SUMA(SI(Cliente="Antonio Puente"10))}
Con esta frmula, en el rango de celdas Cliente buscamos la entrada "Antonio Puente" si la
condicin se verifica, Excel agrega 1, de lo contrario Excel agrega 0.
El mismo resultado podra obtenerse con la funcin SUMAR.SI.
G6 {=SUMA(Importe*(Cliente="Terencio Petit"))}
Con esta frmula, solicitamos que se calcule la suma de los importes correspondientes al cliente
Terencio Petit: SUMA(Importe: *(el cliente se llama
Terencio Petit: Cliente="Terencio Petit".
G9 {=SUMA(Importe*(Cliente="Terencio Petit")*(FechaCliente<=FECHA(201341)))}
Con esta frmula solicitamos que se calcule la suma de los importes correspondientes al cliente
Terencio Petit, fechados antes del 1/4/2013 (incluido): SUMA(Importe: *(el cliente se llama
Terencio Petit: Cliente= "Terencio Petit y como *(la fecha es inferior o igual a 1/4/2013:
FechaCliente<=FECHA(201341).
Una frmula matricial puede reconocerse por las llaves que cierran la frmula.
Crear un formato personalizado

Seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato.
Active la pestaa INICIO y haga clic en la lista Formato de nmero del grupo Nmero y luego en la opcin
Ms formatos de nmero o bien haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Nmero o
pulse [Ctrl]F y active, si es preciso, la ficha Nmero.
En la lista Categora seleccione la opcin Personalizada e introduzca el formato personalizado en el cuadro de
texto Tipo, respetando los principios siguientes:
Un formato personalizado puede estar compuesto de cuatro secciones, separadas por punto y coma. Estas
secciones definen, por orden, el formato de los nmeros positivos, el de los nmeros negativos, el de los valores
nulos y el formato de texto.
Por ejemplo: 0,00" kg"[rojo]-0,00" kg"0. Este ejemplo muestra los valores positivos con dos decimales
seguidos del texto kg, los valores negativos aparecen en rojo precedidos del signo - y seguidos del texto kg, los
valores nulos se mostrarn sin decimales y sin el texto kg no se define ningn formato especfico para los
valores de tipo texto.
Cabe la posibilidad de definir nicamente una seccin. En esos casos la seccin es usada por todos los nmeros,
sea cual sea su valor.
Por ejemplo: #.##0" sin IVA". En este ejemplo, sea cual sea el valor introducido (positivo, negativo o nulo),
aparecer un punto entre los millares y las centenas y el valor ir seguido del texto sin IVA.
Para crear un formato personalizado, pueden usarse las sintaxis siguientes:

Para agregar texto a un formato personalizado: el texto agregado al formato debe teclearse obligatoriamente
entre comillas. Tenga cuidado de no dejar espacios delante de las comillas, de lo contrario Excel interpretara el
espacio como una solicitud de dividir entre 1000.
41
En los formatos numricos personalizados:
#.##: muestra un espacio entre los millares y las centenas
0: muestra los valores sin decimales
0,00: muestra dos decimales
Por ejemplo: #.##0,00"sin IVA": si se introduce 2415 aparece 2.415,00 sin IVA Para
personalizar un formato de fecha:
para los das, use los cdigos: d (1) - dd (01) - ddd (sb) - dddd (sbado)
Para los meses, use los cdigos: m (1) - mm (01) - mmm (ene) - mmmm (enero) Para los aos, use los cdigos:
aa (11) - aaaa (2011)
Use el carcter que prefiera como separador
Por ejemplo: "El"ddd dd de mmm "de "aaaa: al introducir 24/4/11 aparece El dom 24 de abr de 2011.
Si los elementos introducidos contienen texto: use el carcter @ para indicar el texto introducido. Por ejemplo:
"Regin: "@: al introducir Sur aparece Regin: Sur
Recordemos que la tecla # se obtiene por lo general con la combinacin de teclas [Alt Gr]3.
Confirme pulsando Aceptar.
Para personalizar la vista de los datos, tambin puede usar la funcin TEXTO (vase Clculos avanzados -
Efectuar clculos con datos de tipo fecha).
Para ocultar el contenido de las celdas, cree el formato personalizado (tres punto y coma).
Aplicar un estilo de celda

Los estilos son formatos predefinidos que pueden aplicarse a cualquier celda. Es posible crear estilos de celda
personalizados.
Seleccione las celdas a las que desea aplicar un estilo.
Active la pestaa INICIO y haga clic en el botn Estilos de celda del grupo Estilos.
42
Se abre una lista con los diferentes estilos, clasificados por categoras (Personalizada, Bueno, malo y neutral,
Datos y modelo, etc.).
Haga clic en el estilo que desea aplicar.
Para volver al formato anterior a la aplicacin del estilo, haga clic en el botn Estilos de celda del grupo
Estilos y seleccione el estilo Normal de la categora Bueno, malo y neutral.
Crear un estilo de celda

Crear un estilo resulta muy til para guardar presentaciones que posteriormente van a aplicarse a otras celdas.
Active la celda cuya presentacin desea automatizar.
Active la pestaa INICIO y haga clic en el botn Estilos de celda del grupo Estilos y active la opcin
Nuevo estilo de celda.
Introduzca el Nombre del estilo en el cuadro de dilogo Estilo.
El apartado El estilo incluye (segn el ejemplo) presenta la descripcin del estilo.
Desmarque los posibles formatos que no deban incluirse en el estilo.
43
Si es preciso, modifique los formatos que sea necesario utilizando el botn Formato.
Confirme pulsando Aceptar.
Observe que el estilo creado de esta forma no se ha aplicado a la celda activa, aunque es posible hacerlo (vase Aplicar
un estilo de celda). Los estilos se definen nicamente para el libro activo.
Los estilos creados aparecen en la lista Estilos de celda, categora Personalizada.
Administrar los estilos de celda existentes
Active la pestaa INICIO y haga clic en el botn Estilos de celda del grupo Estilos.
Para modificar un estilo de celda, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo que desea modificar
y haga clic en la opcin Modificar. Haga clic en el botn Formato del cuadro de dilogo Estilo que se abre,
introduzca las modificaciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas y haga clic en Aceptar.
Inmediatamente se modifican todas las celdas formateadas con ese estilo.
Para eliminar un estilo de celda, haga clic con el botn derecho del ratn en el estilo que desea eliminar y
haga clic en la opcin Eliminar.
La eliminacin se produce de forma inmediata: las celdas a las que se aplicaba el estilo pierden su formato y recuperan
uno estndar. Cuidado, las eliminaciones de estilos no pueden deshacerse.
Para insertar la lista de estilos de celda en la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic con el botn
derecho del ratn sobre uno de los estilos y haga clic en la opcin Agregar galera a la barra de
herramientas de acceso rpido.
Para integrar los estilos de celda de otro libro (este debe estar abierto), haga clic en la opcin Combinar
estilos. Haga doble clic en el libro que contiene los estilos que desea utilizar. Haga clic en el botn S si
quiere que se combinen los estilos que llevan el mismo nombre, o en No si desea conservar los estilos del
libro activo intactos.
44
Aplicar un tema al libro
Los temas son conjuntos de elementos de formato que incluyen colores, fuentes (inclusive fuentes de encabezado y de
cuerpo de texto), efectos grficos (inclusive filas y efectos de relleno) que dan un aspecto coherente al libro. Los cambios
de temas repercuten inmediatamente en la presentacin de las celdas sobre las que se aplican los estilos.
Active la hoja de clculo a la que quiere aplicar el tema.
Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Temas del grupo Temas.
Se abre la lista de temas predefinidos.
Arrastre el ratn sobre los temas (sin hacer clic) para ver directamente el formato en la hoja de clculo.
Cuando haya escogido el tema, haga clic sobre su nombre.
El tema aplicado modifica la presentacin de las celdas formateadas con estilos.
El tema utilizado de forma predeterminada es el llamado Office.
Si el tema que desea usar no se encuentra en la lista, haga clic en la opcin Buscar temas para
buscarlo en su ordenador o en una ubicacin de red.
Personalizar los colores del tema

Los colores del tema contienen dos colores de texto, dos colores de fondo de celda, seis colores de nfasis y dos
colores de hipervnculo.
Modificar el conjunto de colores asociado al tema

Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Colores del grupo Temas.
Arrastre el ratn (sin hacer clic) sobre los diferentes conjuntos de colores para ver directamente el efecto
producido en la hoja de clculo.
Los cuatro colores de texto y de fondo son los que aparecen en el botn Colores los ocho colores restantes
aparecen a la izquierda del nombre de la paleta de colores, al abrir la lista.
Cuando haya escogido la paleta de colores del tema, haga clic sobre su nombre.
45
Crear una paleta de colores
Haga clic en el botn Colores del grupo Temas (pestaa DISEO DE PGINA) y luego en la opcin
Personalizar colores que aparece al final de la lista.
En la lista Colores del tema, haga clic en el botn correspondiente al elemento de color del tema que desea
cambiar y seleccione el color deseado.
El cuadro Muestra se va modificando en funcin de los cambios efectuados.

Cuando haya modificado todos los elementos de color, vaya al cuadro Nombre e introduzca un nombre
apropiado para los nuevos colores del tema.
Si desea volver a los colores de origen de cada elemento, haga clic en Restablecer.
Personalizar las fuentes del tema

Las fuentes de tema contienen una fuente de ttulo y una fuente de cuerpo de texto.
Modificar el conjunto de fuentes asociado al tema

Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Fuentes del grupo Temas.
Deslice el ratn sobre las diferentes fuentes (sin hacer clic) para ver el efecto producido en la hoja de clculo.
Cuando haya elegido la fuente, haga clic sobre su nombre.
Crear un conjunto de fuentes

Puede modificar dos fuentes para crear su propio conjunto de fuentes de tema.
46
Haga clic en el botn Fuentes del grupo Temas (pestaa DISEO DE PGINA) y luego sobre la opcin
Personalizar fuentes, situada al final de la lista.
Seleccione las fuentes que desea usar en los cuadros Fuente de encabezado y Fuente de cuerpo.
Podr obtener una vista previa de las fuentes seleccionadas en el cuadro Muestra.
Introduzca un nombre apropiado para el nuevo conjunto de fuentes en el cuadro Nombre.
Los conjuntos de fuentes creados aparecen en la categora Personalizados de la lista asociada al botn
Fuentes.
Personalizar los efectos del tema

Los efectos de tema son conjuntos de filas y efectos de relleno. Aunque no pueda crear su propio conjunto de efectos
de tema, s puede modificar el asociado al tema activo.
Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Efectos del grupo Temas.
Ver las lneas y los efectos de relleno usados en cada conjunto de efectos de tema para los objetos grficos.
Deslice el ratn sobre los diferentes efectos propuestos y, cuando haya seleccionado uno, haga clic en
l.
47
Guardar un tema
Los cambios introducidos en los colores, fuentes o efectos de fila y de relleno de un tema pueden guardarse como
tema personalizado que podr aplicarse ms adelante a otros libros.
Lleve a cabo los cambios en el tema activo (personalice los colores, las fuentes y los efectos).
Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Temas del grupo Temas.
Haga clic en la opcin Guardar tema actual.
Introduzca un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
La carpeta donde se guardan los temas de documento personalizados aparece activada. Se trata de la carpeta:
C:\Usuarios\Nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas\Document Themes.
Haga clic en Guardar.

Los temas personalizados creados aparecen en la lista asociada al botn Temas Personalizados.
El tipo de archivo de un tema es Tema de Office (*thms).
Activar el filtro automtico

El filtro automtico permite filtrar los datos de una tabla para ver solo las filas correspondientes a los criterios
especificados.
Si el rango de celdas se ha convertido en tabla de datos (vase Tabla de datos - Crear una tabla de datos), la funcin
filtro automtico ya se encuentra activada y los botones de las listas desplegables aparecen en los encabezados de
columnas.
Active una de las celdas del rango de celdas correspondiente.

Haga clic en el botn Ordenar y filtrar de la pestaa INICIO, grupo Modificar, y luego en la opcin Filtro.
En cada celda de encabezado de columna aparecen unas flechas de lista desplegable: esto indica que el filtro se ha
activado, pero no se ha aplicado.
Cree los filtros deseados (ver ms adelante Filtrar datos a partir de un contenido o de un formato).
Puede crear tres tipos de filtros: por valores de lista, por formato o por criterios. Una vez filtrados los datos, puede
copiarlos, modificarlos, formatearlos, representarlos en forma de grfico e imprimirlos sin reorganizarlos ni
desplazarlos.
Para desactivar el filtro automtico, haga clic de nuevo en el botn Ordenar y filtrar de la pestaa INICIO,
grupo Modificar, y luego en la opcin Filtro.
La desactivacin del filtro automtico provoca la anulacin de otros posibles filtros existentes y, por tanto, hace visibles
todos los datos.
Filtrar datos a partir de un contenido o de un formato

Gracias al filtro automtico, es posible filtrar los datos en funcin del contenido de las celdas, de su color de fondo, de
su color de fuente o de su formato condicional por conjuntos de iconos.
48
Filtrar a partir de los valores de la columna
Active el filtro automtico.
Abra la lista desplegable asociada a la columna que contiene los valores en funcin de los cuales desea
filtrar.
Se abre el men Filtro automtico, en el que puede verse una lista con los valores comprendidos en la columna
activa (hasta 10.000 valores). Las casillas de verificacin correspondientes a los valores estn activas de forma
predeterminada: podr ver todos los valores de la columna. En el men encontrar tambin las opciones de
ordenacin.
Puede cambiar el tamao del men Filtro automtico arrastrando la esquina inferior derecha.
Para ocultar determinados valores, desactive las casillas de verificacin correspondientes a los valores que
desea ocultar.
Para ver valores, resulta ms rpido desactivar la opcin (Seleccionar todo) y activar los valores en
cuestin.
Para buscar un valor preciso, introdzcalo en el cuadro Buscar.
49
Si ese valor existe en la columna, tambin se seleccionar. En caso contrario, aparecer el mensaje No hay
coincidencias en lugar de la lista de valores.
Para mostrar de nuevo la lista completa de valores, haga clic en la cruz situada a la derecha del cuadro de
bsqueda.
Para filtrar las celdas que no estn vacas, active la opcin (Seleccionar todo) y desactive (Vacas), situada
en la parte inferior de la lista de valores. A la inversa, para filtrar las celdas vacas, desactive la opcin
(Seleccionar todo) y active (Vacas).
La opcin (Vacas) no aparece si la columna no contiene celdas vacas.
Haga clic en ACEPTAR.
Solo son visibles las filas correspondientes a los valores seleccionados. Al filtrar una columna, la flecha correspondiente
a la lista desplegable aparece de la forma siguiente: . Si seala este botn se abrir una etiqueta informativa en la
que se describe el filtro aplicado.
Puede personalizar los criterios de filtro o usar filtros especficos para datos de tipo nmero, fecha, etc.
Filtrar a partir de un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos

Si ha aplicado a la tabla un color de celda o de fuente, o incluso un formato condicional en forma de conjunto de iconos,
puede filtrar los datos en funcin de esos colores o del conjunto de iconos.
Active el filtro automtico y abra la lista desplegable asociada a la columna.

Active la opcin Filtrar por color.
Esta opcin solo est disponible si la columna contiene colores o conjuntos de iconos.
50
En funcin del formato aplicado a la columna, aparecen las opciones Filtrar por color de celda, Filtrar por color
de fuente o Filtrar por icono de celda.
De acuerdo con el tipo de formato, haga clic en un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
No es posible combinar estos tres tipos de filtro.
Filtrar a partir del contenido y el formato de la celda activa

Puede filtrar rpidamente los datos en funcin del valor que contiene una celda especfica.

Haga clic con el botn secundario del ratn en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o
el icono a partir de los cuales se filtrarn las celdas.
Active la opcin Filtrar y haga clic en una de las opciones siguientes:
Filtrar por valor de celda seleccionada para filtrar a partir del contenido texto, nmero, fecha u hora de
la celda.
Filtrar por color de celda seleccionada para, como indica la opcin, filtrar a partir del color de celda.
Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada para filtrar a partir del color de fuente de la celda
seleccionada.
Filtrar por icono de celda seleccionada para filtrar a partir del icono que muestra la celda seleccionada.
Filtrar a partir de un criterio personalizado

La operacin consiste en filtrar los datos de acuerdo con valores contenidos en la columna. En funcin del tipo de datos
de la columna, Excel propone tres tipos de filtro: filtros numricos (para datos de tipo numrico), filtros cronolgicos
(para datos de tipo fecha) o filtros de texto (para datos alfanumricos).
51
Active el filtro automtico y abra la lista desplegable asociada a la columna que contiene los datos en funcin de
los cuales desea aplicar el filtro.
De acuerdo con el tipo de datos de la columna, haga clic en la opcin Filtros de nmero, Filtros de fecha o
Filtros de texto.
Haga clic en la opcin Filtro personalizado o en cualquier otra que abra un cuadro de dilogo (por ejemplo: Es
igual a, No es igual a, Mayor que, Antes, etc.).
Cualquiera que sea la opcin escogida, se abrir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. Si ha
seleccionado una opcin diferente de Filtro personalizado, la primera lista del cuadro de dilogo mostrar el
trmino correspondiente a la opcin escogida (p. ej.: no es igual a o es anterior a).
Seleccione el operador de comparacin en la primera lista.
Active el cuadro siguiente e introduzca o seleccione el valor de comparacin. Puede usar caracteres genricos
como ? para reemplazar un solo carcter o * para reemplazar una serie de caracteres.
Para los filtros de fecha puede hacer clic en el Selector de fecha y seleccionar una fecha en el calendario
desplegable.
Las opciones Y y O permiten definir varios criterios de filtro (vase Filtrar a partir de varios criterios).
Usar filtros especficos para los tipos de datos
Filtrar a partir de un intervalo de datos (filtro por nmero o por fecha)

Active la opcin Filtros de fecha o Filtros de nmero y haga clic en la opcin Entre.
En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado que aparece, especifique el valor inferior del intervalo
con respecto al operador de comparacin (es posterior o igual a o mayor o igual a).
Compruebe que est activa la opcin Y.

Especifique el valor superior del intervalo con respecto al segundo operador de comparacin (es menor o
igual a o es inferior o igual a).
Filtrar a partir de los valores mximos o mnimos (filtro numrico)

Active la opcin Filtros de nmero y luego la opcin Diez mejores.
Indique qu valores desea obtener, los mximos (superiores) o los mnimos (inferiores).
52
Especifique el nmero de filas que desea ver, correspondientes a su criterio.
En la ltima lista del cuadro de dilogo, seleccione la opcin elementos para filtrar las filas correspondientes
al criterio establecido o la opcin Por ciento para filtrar un nmero de filas correspondiente al porcentaje
del nmero total de valores de la lista.
Filtrar a partir de la media de los valores (filtro numrico)

Active el filtro automtico y abra la lista desplegable asociada a la columna. Active la
opcin Filtros de nmero y luego una de las opciones siguientes:
Superior al promedio Para filtrar los datos correspondientes a los valores que excedan el
promedio.
Inferior al promedio Para filtrar los datos correspondientes a los valores que estn por
debajo del promedio.
Los nmeros superiores e inferiores al promedio son funcin del rango de celdas o de la columna de la tabla de
origen, y no del posible subconjunto de datos filtrados.
Usar un filtro dinmico (filtro por fecha)

Los filtros dinmicos ofrecen la posibilidad de cambiar los criterios al volver a aplicar el filtro.
Active la opcin Filtros de fecha y haga clic en una de las opciones correspondientes a una fecha definida
previamente (Maana, Hoy, Ayer, Prxima semana, etc.).
La opcin Todas las fechas en el periodo permite filtrar por periodos (por ejemplo, Enero o Trimestre 3).
La opcin Este ao devuelve fechas futuras del ao en curso, mientras que la opcin Hasta la fecha slo devuelve
las fechas hasta la fecha sealada como fecha lmite (incluida).
Borrar un filtro
La operacin consiste, simplemente, en volver a ver todos los datos.
Para desactivar el filtro de una columna, abra la lista desplegable asociada a la columna y active la opcin
Borrar filtro de "nombre de la columna".
Para desactivar todos los filtros, desactive el filtrado automtico o haga clic en el botn Ordenar y filtrar del
grupo Modificar (pestaa INICIO) y haga clic en la opcin Borrar.
53
Filtrar a partir de varios criterios
Dos criterios para una misma columna
De acuerdo con el tipo de datos de la columna, haga clic en la opcin Filtros de nmero, Filtros de
fecha o Filtros de texto.
Haga clic en la opcin Filtro personalizado.

Concrete el primer criterio de filtro en la primera lista: especifique el operador y el valor de comparacin.
Especifique cmo deben concatenarse los dos criterios:
Mediante Y lgico: para que Excel filtre los datos que respondan simultneamente a todos los criterios.
Mediante O lgico: para que Excel filtre los datos que respondan a uno u otro de los criterios.
Especifique el segundo criterio de filtro en la segunda lista: especifique el operador y el valor de

comparacin. Ejemplo:
Aqu slo se mostrarn las filas con una fecha de nacimiento comprendida entre el 01/01/1998 y el 01/06/1998.
No es posible establecer un criterio de contenido y un criterio de formato en una misma columna.
Varios criterios en columnas diferentes

Defina cada criterio en su columna respectiva.
Los filtros son acumulativos, es decir, cada filtro complementario se basa en el filtro activo, lo que reduce an ms
el subconjunto de datos.
Es posible establecer un criterio de contenido y un criterio de formato en columnas diferentes.
Filtrar datos con un filtro complejo

Los filtros complejos necesitan la creacin previa de una zona de criterios en la que usted mismo introducir los
criterios de filtro. A continuacin podr filtrar los datos directamente en la lista, pero tambin copiarlos en otras
ubicaciones.
54
Crear una zona de criterios
Encima o al lado de los datos que se van a filtrar deber haber varias filas y columnas vacas.
En la primera de esas filas vacas, introduzca o copie el nombre de las columnas que servirn para definir
los criterios.
En las filas de debajo introduzca los criterios que deben respetarse, sin olvidar las siguientes consignas:
Para vincular criterios con O lgico, introdzcalos en varias filas.
Para vincular criterios con Y lgico, introdzcalos en varias columnas.
Para vincular criterios con Y y O lgicos, introdzcalos en varias filas y columnas.
Ejemplos:
Esta zona de criterios permite filtrar los alumnos que estn en las clases T302 o T101.
Esta zona de criterios permite filtrar los alumnos de la clase T302 nacidos despus del 1 de enero 1998 y con
resultados iguales o superiores a 50.
Esta zona de criterios permite filtrar los alumnos de la clase T302 y de la clase T101, nacidos despus del 1 de enero
1998 y con resultados iguales o superiores a 50.
Filtrar datos a partir de una zona de criterios

Haga clic en la celda de la tabla que contiene los datos que se han de filtrar.
Active la pestaa DATOS y haga clic en el botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar.
Se abre el cuadro de dilogo Filtro avanzado. En l aparece seleccionada la opcin Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.
Especifique, si es preciso, las referencias de las celdas que contienen los datos en el cuadro Rango de la
lista.
Haga clic en el cuadro Rango de criterios y en el botn para seleccionar el cuadro de criterios creado
previamente. A continuacin, haga clic en el botn para agrandar de nuevo el cuadro de dilogo.
55
Active la opcin solo registros nicos para filtrar las fichas retirando las repeticiones.

Solo se mostrarn las filas que respondan a los criterios establecidos.
Para ver de nuevo todas las filas, borre el filtro: haga clic en el botn Borrar del grupo Ordenar y filtrar
de la pestaa DATOS.
Copiar datos que respondan a un filtro complejo

Prepare una ubicacin vaca cerca de la tabla de origen.
Cree, si es preciso, una zona de criterios.

Haga clic en una de las celdas de la tabla que contiene los datos que desea copiar.
Haga clic en el botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la pestaa DATOS.
Active la opcin Copiar a otro lugar.

Especifique, si es preciso, las referencias de la tabla (Rangos) y el rango de criterios (Rango de criterios).
Entre en el cuadro Copiar a y haga clic en el botn para seleccionar la celda superior izquierda de la
zona en la que desea copiar las filas. A continuacin haga clic en el botn para agrandar de nuevo el
cuadro de dilogo.
Filtrar una tabla de datos por medio de segmentaciones

Con Excel 2013 es posible filtrar una tabla de datos utilizando segmentaciones. Recordemos que el uso de este tipo de
filtro, introducido en Excel 2010, no se aplicaba ms que a las tablas dinmicas.
Tambin puede utilizar esta funcin con las tablas de consultas y otras tablas de datos.
Cree una tabla de datos (vase Tablas de datos - Crear una tabla de datos) y haga clic en una de sus celdas.
Inmediatamente se activa la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO.

Haga clic en la herramienta Insertar segmentacin de datos del grupo Herramientas de la pestaa
HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO.
56
Marque el campo o los campos de la tabla de datos para los que desea crear un filtro de segmentacin.
En este ejemplo, se superponen dos filtros de segmentacin. Puede mover estos paneles arrastrando su barra de
ttulo, as como cambiar su tamao arrastrando uno de sus ngulos.
Observe asimismo la aparicin de una nueva pestaa, HERRAMIENTAS DE SEGMENTACIN DE DATOS -
OPCIONES que se muestra cuando uno de los filtros de segmentacin (paneles) est activado.
Para filtrar los datos de la tabla, haga clic en uno de los botones del filtro de segmentacin (mantenga pulsada
la tecla [Ctrl] para filtrar segn varios datos).
Las modificaciones se aprecian automticamente en la hoja de clculo.

Para cancelar un filtro, haga un clic con el botn derecho en el panel correspondiente y escoja la opcin
Borrar filtro de nombre del campo.
Por defecto, el estilo del filtro de segmentacin retoma el estilo de la tabla a la que se refiere.
Preste atencin: las modificaciones que efecte en la tabla una vez creado el filtro de segmentacin no se tendrn
en cuenta para la segmentacin.
57
Para modificar el formato de un filtro de segmentacin, haga clic en el filtro en cuestin, seleccione el filtro
que quiera en el grupo Estilos de Segmentacin de datos de la pestaa HERRAMIENTAS DE
SEGMENTACIN DE DATOS - OPCIONES.
Para cambiar la configuracin de la segmentacin activa, haga clic en la herramienta Configuracin de
Segmentacin de datos del grupo Segmentacin de datos (ficha HERRAMIENTAS DE SEGMENTACIN
DE DATOS - OPCIONES).
Efecte los cambios y confirme pulsando el botn Aceptar.

Para eliminar un filtro de segmentacin, haga clic en su barra de ttulo y pulse [Supr].
Tambin puede hacer clic con el botn derecho en el panel y a continuacin escoger la opcin Quitar nombre
del filtro.
Crear un grfico
Seleccione los datos que desea representar en forma de grfico:
Si las celdas son contiguas, seleccinelas haciendo clic y arrastrando.

Si las celdas no son contiguas, seleccinelas haciendo clic y arrastrando al tiempo que mantiene pulsada la tecla
[Ctrl]. Procure que los diferentes rangos de celdas constituyan una forma rectangular.
Si las celdas estn representadas en una tabla de datos, haga clic en una de las celdas que la componen.
En el ejemplo de arriba, la celda vaca (arriba a la izquierda) debe formar parte de la seleccin para que los
bloques de celdas puedan formar un rectngulo.
Crear un grfico con la herramienta Anlisis rpido

La nueva herramienta Anlisis rpido integrada en Excel 2013 permite crear fcilmente un grfico a partir de datos
seleccionados.
Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la parte inferior derecha de la seleccin (o
[Ctrl]Q).
58
La galera Anlisis rpido est compuesta de diferentes fichas: FORMATO, GRFICOS, TOTALES, TABLAS,
MINIGRFICOS, con las que puede dar formato a sus datos. La ficha activa aparece en negrita.
Active la ficha GRFICOS si no lo est an y seale (sin hacer clic) uno de los cinco modelos que se ofrecen para
obtener una vista previa en una ventana individual:
La opcin Ms grficos cierra la galera Anlisis rpido y abre la ventana Insertar grfico (vase
subapartado siguiente).
Haga clic en el modelo que prefiera para aceptar la creacin del nuevo grfico.
Crear un grfico usando la herramienta Grficos recomendados

Una vez efectuada la seleccin de los datos, active la pestaa INSERTAR.
En el grupo Grficos, active el botn Grficos recomendados para que Excel pueda sugerir algunos grficos que
se adaptan particularmente bien a los datos seleccionados.
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Active, si no lo est todava, la ficha Grficos recomendados de la ventana Insertar grfico.
En el panel derecho, haga clic en uno de los tipos de grficos recomendados por Excel.
En la parte derecha de la ventana, Excel presenta los datos seleccionados con la forma del grfico escogido y le
gua en la eleccin de uno mostrando comentarios.
Si el resultado propuesto le satisface, haga clic en el botn Aceptar para confirmar su eleccin y crear el
grfico.
Crear un grfico sin la lista de grficos recomendados

Una vez efectuada la seleccin de los datos, active la pestaa INSERTAR.
En el grupo Grficos, haga clic en el botn Grficos recomendados y active la ficha Todos los grficos para
que se muestren todos los tipos de grficos disponibles.
En la parte izquierda de la ventana, haga clic en la categora de grficos que prefiera para que aparezca, en
la parte superior de la ventana, la lista con los diferentes modelos pertenecientes a esa categora.
60
En este ejemplo, se proponen siete modelos de grficos de tipo Columna en la parte derecha de la ventana
Insertar grfico. La vista previa del modelo seleccionado (Columna agrupada en nuestro ejemplo) aparece
enmarcada.
En la parte superior de la ventana, active uno de los modelos propuestos para verlo.
La eleccin del tipo de grfico es primordial para representar los datos. Presentamos aqu algunas indicaciones
acerca de la finalidad de cada tipo de grfico:
Los grficos en Columna permiten ilustrar las variaciones de datos en un periodo determinado y tambin
comparar elementos.
Los grficos de Lnea permiten ver datos continuos a lo largo de un periodo determinado. Se definen en relacin
con una escala normal y son adecuados para representar las tendencias de los datos en intervalos regulares.
Los grficos de tipo Circular representan el tamao de los elementos de una sola serie de datos comparndola
con la suma de todos ellos. De igual modo que un grfico circular, un grfico de tipo Anillo representa la
relacin de las diversas partes con el total, pero puede contener varias series de datos.
Los grficos de Barra permiten establecer comparaciones entre diferentes ele-mentos.
Los grficos de rea destacan la amplitud de las variaciones durante un periodo determinado y permiten atraer
la atencin sobre el valor total de una tendencia.
Los grficos de X Y(dispersin) representan las relaciones entre los valores numricos de varias series de
datos. En cuanto a los grficos en Burbuja, se utilizan para representar datos dispuestos en columnas (los
valores X indicados en la primera columna los valores Y correspondientes y los valores del tamao de las
burbujas aparecen en las columnas adyacentes).
Los grficos de Cotizaciones se utilizan para representar la fluctuacin de las cotizaciones burstiles y para
representar datos cientficos.
Los grficos de Superficie permiten buscar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de datos.
Los grficos de tipo Radial comparan los valores agrupados de determinado nmero de series de datos.
La categora Cuadro combinado consiste, tal y como indica su nombre, en la combinacin de diferentes
grficos, como, por ejemplo, un grfico de barras agrupadas y de lneas.
Cuando encuentre el modelo que cumpla sus expectativas, haga clic en el botn Aceptar para crear el grfico.
61
Presentacin del grfico creado
El rea del grfico aparece inmediatamente en la hoja de clculo (es un grfico incorporado) y, asociadas a la
pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS, pueden verse las pestaas especficas DISEO y FORMATO.
Observe asimismo la presencia de tres herramientas: Elementos de grfico, Estilos de grfico y Valores de
grfico, situadas a la derecha del grfico. Estas herramientas permiten aadir fcilmente elementos al grfico,
tales como ttulos de ejes, etiquetas de datos, etc., as como personalizar la apariencia del grfico (estos
procedimientos se describen con detalle ms adelante en este libro).
Cuando se selecciona un grfico incorporado, creado a partir de datos contiguos, aparecen una serie de rangos de
celdas codificados por colores. Estos rangos ponen de relieve los datos de la hoja de clculo usados en el grfico.
Si es preciso, desplace el grfico como hara con cualquier otro objeto grfico: para ello, seale uno de los
bordes del objeto (rea del grfico) y muvalo. Tambin es posible modificar su tamao arrastrando los
indicadores.
Salvo indicacin contraria por su parte, todas las modificaciones aportadas a los datos de origen se trasladan
automticamente al grfico, ya que ambos estn conectados.
El nmero de puntos de serie de datos de un grfico 2D solo est limitado por la memoria disponible del
ordenador.
Para crear rpidamente un grfico basado en el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que
desea presentar en l y pulse [Alt][F1] para crear un grfico incorporado o [F11] para crear un grfico
en una hoja de grfico distinta.
Para crear un grfico sin asistente, tambin puede utilizar los botones que aparecen en el grupo Grficos de la
pestaa INSERTAR.
62
Cambiar la ubicacin de un grfico
De forma predeterminada, los grficos se crean en las hojas de clculo (grfico incorporado). Sin embargo, es posible
cambiar su ubicacin de forma que aparezca en una hoja completa (hoja grfica) o en otra hoja de clculo como grfico
incorporado.
Si se trata de un grfico incorporado, haga clic sobre l para seleccionarlo. Si se trata de un grfico existente en
una hoja grfica, haga clic en la ficha de la hoja para activarla.
Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO y haga clic en el botn Mover grfico del grupo
Ubicacin.
Para desplazar el grfico a una hoja completa, active la opcin Hoja nueva y en el cuadro de texto que sigue
cambie, si es preciso, el nombre de la nueva hoja.
Para desplazar el grfico a una hoja existente como grfico incorporado, abra la lista Objeto en y seleccione la
hoja deseada.
Si ha optado por desplazar el grfico a una nueva hoja, esta se insertar antes de la hoja activa.
Invertir los datos de un grfico

Se trata de invertir las series de datos y las categoras.
Si es preciso, active el grfico.

Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO y haga clic en el botn Cambiar entre filas y
columnas del grupo Datos.
Inmediatamente, los datos representados en columnas pasan a ordenarse en filas y a la inversa.
Otra posibilidad es hacer clic en el botn Seleccionar datos del grupo Datos (pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO) y luego, en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de
datos que aparece, hacer clic en el botn Cambiar fila/columna.
Modificar el origen de los datos del grfico

Esta tcnica permite modificar las referencias de las celdas representadas en el grfico.
Primer mtodo
Este mtodo est reservado al grfico incorporado. Si desea agregar series de datos, estas deben ser contiguas a las
existentes en el grfico.
Seleccione la zona de grfico.

Recordamos que, en las hojas de clculo, las celdas que contienen los puntos de datos aparecen rodeadas por un
rectngulo azul.
63
Arrastre el indicador del rectngulo azul para insertar o eliminar los valores de los nuevos datos en el rectngulo
verde.
Los ttulos de las series (rodeados de un rectngulo verde) y las categoras (rodeadas de un rectngulo violeta)
acompaan las modificaciones del rectngulo azul.
Segundo mtodo
Active el grfico, si es preciso.
Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO y haga clic en el botn Seleccionar datos del
grupo Datos.
En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos que aparece, haga clic en el botn para seleccionar la
hoja con los nuevos datos que desea representar, seleccinelos y haga clic en el botn
para volver a la vista del cuadro de dilogo.
Agregar una o varias series de datos al grfico

Active el grfico si es preciso.
grupo Datos.
Para agregar varias series de una sola vez, estas debern estar en celdas contiguas.
Las series (columna Entradas de leyenda) marcadas ya estn integradas en el grfico.
Haga clic en el botn Agregar del cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
En el cuadro Nombre de la serie, use el botn para seleccionar la celda o celdas con las etiquetas de serie
que desea agregar.
En el cuadro Valores de la serie, use el botn para seleccionar las celdas con los datos numricos de la
serie o series que desea agregar.
64
Tambin es posible, al igual que para modificar el origen de los datos del grfico, arrastrar el rectngulo
azul (que aparece en la hoja de clculo) hasta insertar las celdas con los datos de la nueva serie.
Eliminar una serie de datos del grfico

Active el grfico y seleccione la serie que desea eliminar haciendo clic en ella (barra, lnea...). Pulse la
tecla [Supr].
El botn Quitar del cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos permite eliminar tambin la serie
seleccionada en el cuadro Entradas de leyenda (Series). Asimismo, en este cuadro de dilogo puede
desmarcar la serie o las series que elija para desactivarlas.
Modificar el orden de las series de datos del grfico

Si es preciso active el grfico.
grupo Datos.
En la parte Entradas de leyenda (Series) del cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en
la serie cuyo orden debe modificarse.
o
Haga clic en el botn en funcin de hacia dnde desea desplazarla.
Modificar el origen de las etiquetas del eje horizontal

Si es preciso active el grfico.
grupo Datos.
Haga clic en el botn Editar de la parte Etiquetas del eje horizontal (categora).
Use el botn para seleccionar las celdas con las etiquetas del eje que desea agregar.
Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Rtulos del eje.
Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
Tambin es posible seleccionar la primera serie del grfico y modificar el segundo argumento de la funcin
SERIE(), visible en la barra de frmula.
65
Administrar las plantillas de grfico
Crear una plantilla de grfico permite volver a usar un tipo de grfico previamente personalizado.
Guardar un grfico como plantilla

Haga clic con el botn derecho en el grfico correspondiente y active la opcin Guardar como plantilla del
men contextual.
Introduzca el nombre de la plantilla de grfico en el cuadro Nombre de archivo.
Las plantillas de grfico llevan la extensin .crtx y se guardan de forma predeterminada (en Windows 7 y 8) en la
carpeta C:\Usuarios\Nombre del usuario\App Data\Microsoft\Plantillas\Charts.
Aplicar una plantilla de grfico

Para crear un nuevo grfico a partir de una plantilla, active la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn
Grficos recomendados o en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Grficos y luego en la ficha
Todos los grficos.
Para modificar un grfico y atribuirle la plantilla, active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS -

DISEO y haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico del grupo Tipo.
En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico que aparece, haga clic en la carpeta Plantillas situada
en la parte izquierda.
En la parte derecha del cuadro de dilogo aparece la lista de plantillas existentes.

Para aplicar un zoom a una plantilla, seale su miniatura, sin hacer clic.
Haga doble clic en el nombre de la plantilla que desea usar.
66
Eliminar una plantilla de grfico
Entre en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico o Insertar un grfico.
Haga clic en el botn Administrar plantillas.
Se abre una ventana del Explorador de Windows con la carpeta de almacenamiento de plantillas activa.
Haga clic en la plantilla que desea eliminar y pulse [Supr] o bien use la opcin Eliminar de la cinta de
opciones o del men contextual. Confirme la eliminacin haciendo clic en el botn S.
Cierre la ventana del Explorador de Windows para volver al cuadro de dilogo de origen.
La eliminacin de una plantilla personalizada no incide en los grficos basados en esa plantilla.
67
Crear/eliminar minigrficos
Para obtener una representacin visual y compacta de las tendencias de los datos directamente en una celda, puede
insertar grficos minsculos denominados minigrficos. Una de las ventajas indiscutibles de estos grficos es que,
contrariamente a los grficos normales, se imprimen al mismo tiempo que la hoja de clculo en la que se encuentran.
Seleccione una o varias celdas vacas para insertar el minigrfico (se aconseja colocar los minigrficos cerca
de las celdas que contienen los datos, aunque no es obligatorio).
Active la pestaa INSERTAR.
En el grupo Minigrficos, haga clic en el botn que corresponda al tipo de minigrfico que desea crear:
Lnea, Columna o +/-.
En el cuadro de dilogo Crear grupo Minigrfico que se muestra, haga clic en el botn para seleccionar
la hoja que contiene los datos que afectan al grfico, seleccinelos y haga clic en el botn
para volver al cuadro de dilogo.
Siguiendo el mismo principio, modifique si es preciso la Ubicacin de los minigrficos.
Haga clic en Aceptar para confirmar.
El minigrfico aparece en el fondo de la celda o de las celdas elegidas. Contrariamente a un grfico normal, el
minigrfico no es un objeto: simplemente est anidado en una celda. Esto significa que es posible introducir un
texto en la celda que contiene el grfico de fondo, tal y como se hara en una celda normal.
Si es preciso, ajuste la altura de la fila o de las filas para visualizar mejor el grfico.
Para reproducir un minigrfico en las celdas adyacentes, puede utilizar el controlador de relleno situado en el
ngulo inferior derecho de la celda que contiene el primer minigrfico.
68
Para seleccionar un minigrfico, haga clic en la celda en cuyo fondo aparece.
Si el minigrfico forma parte de un grupo, aparece enmarcado en un cuadro azul (como en nuestro ejemplo).
Observe que, en ese caso, los cambios de formato que se realizan en uno de los grficos se reproducen en todos
los minigrficos del grupo.
Si hace clic en una celda que contiene un minigrfico, aparece una pestaa especfica de HERRAMIENTAS PARA
MINIGRFICOS - DISEO, con los grupos Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Agrupar.
Para eliminar un minigrfico o un grupo de minigrficos, seleccione el elemento o los elementos que
corresponda, active la pestaa HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO - DISEO y abra la lista asociada
a la herramienta Borrar del grupo Agrupar. Haga clic en la opcin Borrar minigrficos seleccionados o
Borrar grupos de minigrficos seleccionados.
Para asociar minigrficos a una seleccin de datos, tambin puede hacer clic en el botn Anlisis
rpido y activar la ficha MINIGRFICOS para elegir uno de los tres tipos de grficos
recomendados.
Editar un minigrfico
Para seleccionar un minigrfico, haga clic en el grfico correspondiente (si forma parte de un grupo y solo
debe modificarse el grfico seleccionado, desagrpelo primero).
69
Cuando se ha seleccionado un minigrfico, aparece la pesta HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICOS -
DISEO, con los grupos Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Agrupar.
Para desagrupar uno de los minigrficos del grupo, seleccione el grfico correspondiente (el grupo aparece
rodeado por un marco azul), active la pestaa HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO - DISEO y haga
clic en la herramienta Desagrupar del grupo Agrupar.
Una vez desagrupado, el minigrfico puede modificarse independientemente de los dems.
Para modificar el Tipo de minigrfico o de un grupo de minigrficos, seleccione uno de los grficos
correspondientes y haga clic en el botn Lnea, Columna o Ganancia o prdida del grupo Tipo de la
pestaa HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO - DISEO.
Para aplicar un estilo predeterminado a un minigrfico, seleccione uno de los grficos correspondientes y
haga clic en el estilo que prefiera de los que aparecen en el grupo Estilo de la pestaa HERRAMIENTAS
PARA MINIGRFICO - DISEO (la flecha Ms da acceso a estilos complementarios).
Si el rango de datos relativo al minigrfico contiene fechas, puede organizar los puntos de datos en este
grfico a fin de identificar los periodos irregulares. Para ello, haga clic en el botn Eje del grupo Agrupar de
la pestaa HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO - DISEO, y haga clic en la opcin Tipo de eje de
fecha. En el cuadro de dilogo Rango de fechas del minigrfico, rellene el campo Seleccione el rango
que contiene los valores de fecha para los datos del minigrfico y confirme pulsando Aceptar.
Para mostrar u ocultar determinadas marcas de datos individuales (valores) en un minigrfico de tipo Lnea,
en el grupo Mostrar de la pestaa HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO - DISEO, marque o desmarque
las opciones Marcadores, Puntos negativos (valores negativos), Punto alto (valor ms alto), Punto bajo
(valor ms bajo), Primer punto (primer valor) o ltimo punto (ltimo valor), segn los puntos de valor
que deben mostrarse u ocultarse.
Para Editar ubicacin y datos del grupo de un minigrfico o para Editar los datos de un minigrfico,
haga clic en el grfico (de grupo o individual) y haga clic en el botn Editar datos del grupo Minigrfico
finalmente, escoja la opcin que desee:
Complete el campo o los campos en el cuadro de dilogo Editar grupo Minigrfico o Editar los datos de
un minigrfico, segn el caso, y confirme pulsando Aceptar.
Para determinar el modo como el minigrfico debe gestionar las celdas vacas del rango de celdas de origen,
haga clic en el botn Editar datos del grupo Minigrfico de la pestaa HERRAMIENTAS PARA
MINIGRFICOS - DISEO, y haga clic en la opcin Celdas ocultas y vacas.
Para definir cmo se vern las celdas vacas en el minigrfico, active la opcin:
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Rangos para insertar una zona vaca en lugar del dato que falta y de las posibles series precedentes.
En este ejemplo, no se ha introducido ningn dato en la columna Trim2 el minigrfico oculta totalmente el campo,
as como la serie precedente (Trim1).
Cero para representar la celda vaca con un cero.
En este caso, el valor que falta ser reemplazado por el valor cero. Observe que, en ese caso, el valor o los valores
de las series precedentes s estn representados en el minigrfico.
Conectar puntos de datos con lnea sin tener en cuenta el valor que falta:
Para integrar en el minigrfico los valores de las celdas ocultas, marque la opcin Mostrar datos en filas y
columnas ocultas.
Confirme mediante Aceptar.
Seleccionar los elementos de un grfico

Si no lo ha hecho ya, active el grfico.
Seale el elemento que desea seleccionar y haga clic.
Al sealar un elemento, su nombre y, dependiendo del elemento, su valor, aparecen en una etiqueta informativa.
Al seleccionar el elemento, este aparece rodeado de una serie de indicadores de seleccin.
Si hace clic con el botn derecho del ratn, activar simultneamente las fichas HERRAMIENTAS DE GRFICOS
- DISEO y FORMATO, pero tambin el men contextual que incluye opciones especficas:
Para seleccionar un punto de una serie, haga clic primero sobre la serie y luego sobre el punto que desea seleccionar.
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Seleccionar todos los elementos de un grfico equivale a seleccionar el elemento llamado rea del grfico.
Tambin puede activar la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - FORMATO, abrir la lista

Elementos de grfico del grupo Seleccin actual y hacer clic en el elemento de grfico que desea
seleccionar.
Cambiar el tipo de grfico y de serie

Para modificar todo el grfico, simplemente actvelo. Para modificar una serie de datos del grfico,
seleccinela.
Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO y haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico
del grupo Tipo.
Active la ficha Todos los grficos si es preciso.
Haga clic en un tipo de grfico en la parte izquierda del cuadro de dilogo y haga doble clic en el subtipo de
grfico que desee, en la parte derecha.
Si usa con frecuencia el mismo tipo de grfico, le interesa definirlo como tipo de grfico predeterminado:
una vez seleccionados el tipo y subtipo de grfico en el cuadro de dilogo
Cambiar tipo de grfico, haga clic con el botn derecho en el subtipo de grfico correspondiente y luego
en el botn Establecer como predeterminado.
Aplicar un diseo predefinido al grfico

Las diferentes plantillas de diseo propuestas de forma predeterminada reservan una ubicacin para el ttulo del
grfico, la leyenda, la tabla de datos, etc.
Si es preciso active el grfico y la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO.
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Disposicin
Abra la lista asociada al botn Diseo rpido del grupo Diseos de grfico y haga clic en el diseo que
prefiera.
Por ejemplo, la disposicin denominada Diseo 5 permite ver la tabla de datos en el espacio reservado al grfico.
Colores
Para aplicar colores preestablecidos al grfico seleccionado, haga clic en el botn Cambiar colores.
Seale la serie Multicolor o Monocromtico que prefiera para obtener una vista previa instantnea en el
grfico.
Haga clic en la serie de colores que desee para aplicarla al grfico seleccionado.
Para cambiar los colores, tambin puede hacer clic en la herramienta Estilos de grfico , situada al
lado del rea del grfico, active la ficha COLOR y escoja la serie que prefiera.
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Mostrar un elemento del grfico
Se trata de ver (eligiendo una posicin de vista predefinida) u ocultar el ttulo del grfico, los ttulos de los ejes, la
leyenda, los rtulos de datos, la tabla de datos, los ejes, las lneas de cuadrcula, las barras de error, etc. Si es preciso,
active el grfico correspondiente.
Primer mtodo
Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICO - DISEO y haga clic en el botn Agregar elemento de
grfico del grupo Diseos de grfico.
Para mostrar un elemento, haga clic en el botn que corresponda al elemento en cuestin:
Ejes Para ver el eje horizontal principal, con o sin los rtulos, y el eje vertical
principal seleccionando su escala de valores (millares, millones, miles de
millones, etc.).
Ttulos de ejes Para ver un cuadro de texto modificable correspondiente al eje horizontal y
un cuadro de texto modificable correspondiente al eje vertical.
Ttulo del grfico Para ver un cuadro de texto modificable, superpuesto y centrado en el grfico
o por encima del grfico para introducir el ttulo del grfico, basta con hacer
clic en el cuadro de texto y luego escribirlo.
Etiquetas de datos Para ver los valores de la serie de datos seleccionada. Si no hay seleccionada
ninguna serie, Excel muestra los rtulos de todas ellas.
Tabla de datos Para ver la tabla correspondiente a los datos de origen del grfico, debajo de
este ltimo.
Barras de error Para mostrar el margen de error potencial correspondiente a cada punto o
marca de datos de una serie de datos.
Lneas de cuadrcula Para ver las cuadrculas horizontal y vertical principales y secundarias.
Leyenda Para ver el ttulo de las series de datos. De forma predeterminada este
elemento aparece a la derecha del grfico.
Lnea de tendencia Para ilustrar las tendencias de los datos actuales o las previsiones de los
datos futuros (vase Opciones grficas - Aadir una lnea de tendencia a un
grfico).
Barras ascendentes o Para relacionar las series de datos de los grficos mediante lneas en 2D.
descendentes
Haga clic a continuacin en el subtipo de elemento que desee.
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Al sealar uno de los elementos que se ofrecen, obtendr una representacin instantnea en el grfico activo.
Otro mtodo
Haga clic en la herramienta Elementos de grfico, situada a la derecha del grfico.
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Las opciones marcadas ya estn activas en el grfico su nmero vara segn el tipo de grfico.
Al sealar uno de los elementos que se incluyen, obtendr una representacin instantnea en el grfico activo.
Para integrar un elemento en el grfico, marque la opcin correspondiente.

En ese caso, Excel integra el elemento segn la configuracin de ubicacin y diseo que estn establecidos de forma
predeterminada.
El hecho de aplicar algunas presentaciones predefinidas tambin permite ver u ocultar algunos elementos.
Para ocultar un elemento, puede desmarcar la opcin correspondiente del panel ELEMENTOS DEL
GRFICO o bien seleccionar el elemento directamente en el grfico y pulsar la tecla [Supr].
Algunos elementos, como los ttulos, las leyendas, etc., pueden moverse haciendo clic en ellos y
arrastrndolos. Estos mismos elementos u otros (rea de trazado, leyendas, etc.) pueden redimensionarse
arrastrando uno de los controles de seleccin que aparecen alrededor del elemento cuando este est
seleccionado.
Modificar las opciones del eje horizontal

El eje de las abscisas tambin se denomina eje de las X o eje de las categoras.
Esta operacin permite modificar la posicin de las graduaciones, los rtulos, la interseccin entre el eje vertical y el
horizontal, etc.
Si es preciso, active el grfico y haga doble clic en el eje de las abscisas.

El panel de Office Dar formato al eje se ancla a la derecha de la ventana. Este panel se administra (abrir, mover,
cambiar, etc.) siguiendo los mismos principios que el panel Seleccin.
Las opciones del panel de Office Dar formato al eje se organizan en dos temas: OPCIONES DEL EJE y
OPCIONES DE TEXTO. A su vez, las opciones de los temas se clasifican por categoras, las cuales estn
representadas por iconos.
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OPCIONES DE EJE:
OPCIONES DE TEXTO:
El icono correspondiente a la categora activa aparece de color (verde por defecto).

Muestre la categora Opciones del eje (tema OPCIONES DEL EJE).
Las opciones del tema OPCIONES DEL EJE - categora Opciones del eje estn agrupadas, a su vez, en cuatro listas:
OPCIONES DEL EJE, MARCAS DE GRADUACIN, ETIQUETAS y NMERO.
Para abrir una lista, haga clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su nombre.
Para ocultar una lista, haga clic en el pequeo tringulo negro inclinado situado al lado de su nombre.
En nuestro ejemplo, la lista OPCIONES DEL EJE est abierta, mientras que las listas MARCAS DE GRADUACIN,
ETIQUETAS y NMERO estn cerradas.
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Lista: OPCIONES DEL EJE
Para definir el Tipo de eje, mantenga activada la opcin Seleccionar automticamente en funcin de
los datos si desea que el tipo de eje utilizado corresponda lo mximo posible a los datos, o active la opcin:
Eje de texto para espaciar de forma regular los puntos de datos y el texto sobre el eje de texto.
Eje de fecha para presentar las fechas por orden cronolgico en intervalos definidos o en una base de unidades
(nmero de das, nmero de meses, etc.), incluso aunque las fechas de la hoja de clculo no estn en orden
o no empleen la misma unidad de tiempo.
Si desea modificar el punto de cruce del eje de las ordenadas y el eje de las abscisas, en la zona El eje
vertical cruza active la opcin:
En la categora nmero e introduzca en el campo asociado el nmero que desee.

En la categora mxima para que el eje de las ordenadas (eje Y) corte el eje de las abscisas (eje X) tras la
ltima categora del eje X.
La opcin Automticamente est activada por defecto.

Defina la Posicin del eje activando la opcin En marcas de graduacin o Entre marcas de graduacin,
segn prefiera.
Para invertir el orden de las etiquetas de las categoras, marque la opcin Categoras en orden inverso.
Lista: MARCAS DE GRADUACIN

Si es preciso, muestre la lista MARCAS DE GRADUACIN haciendo clic en la pequea flecha blanca situada
al lado de su nombre.
Especifique en la zona Intervalo entre marcas el nmero de categoras de datos que se deben mostrar
entre las marcas de graduacin del eje.
Para mostrar las marcas de la graduacin principal, abra la lista Tipo principal y escoja su posicin
(Interior, Exterior, Cruz).
Para mostrar las marcas de graduacin secundarias, abra la lista Tipo secundario y escoja su posicin
Lista: ETIQUETAS
Si es preciso, muestre la lista ETIQUETAS haciendo clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su
nombre.
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Si desea precisar el intervalo entre las etiquetas de las marcas de graduacin en el cuadro Intervalo entre
etiquetas, active la opcin Especificar unidad de intervalo e introduzca el nmero correspondiente al
intervalo que desee por ejemplo, escriba 2 para mostrar una etiqueta de cada dos.
Si desea colocar las etiquetas a una distancia ms o menos prxima a los ejes, haga clic en el cuadro
Distancia desde el eje e introduzca un nmero bajo para acercar la etiqueta al eje o bien un nmero alto
para separarla.
Para mostrar el texto de las etiquetas de graduacin, abra la lista Posicin de etiqueta y escoja su posicin
(Junto al eje, Alto, Bajo).
Lista: NMERO
Si es preciso, muestre la lista NMERO haciendo clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su
nombre.
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Abra la lista desplegable Categora y escoja la opcin General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha,
Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfico, Texto, Especial o Personalizado.
Determine las posibles opciones completando los parmetros que aparecen (estos varan segn la categora
elegida).
Si desea conservar los formatos de los nmeros tal y como estn en la hoja de clculo, marque la opcin
Vinculado al origen.
Para establecer hasta qu punto se superponen o se separan las series, puede seleccionar una serie de
datos para que aparezca el panel de Office Formato de serie de datos y definir los parmetros que
prefiera en la lista OPCIONES DE SERIE.
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Modificar las opciones del eje de las cordenadas
El eje de las ordenadas tambin se denomina eje vertical, eje de las Y o eje de valores. Esta tcnica permite modificar la
escala del grfico, la posicin de las graduaciones, los rtulos, la interseccin entre el eje horizontal y el vertical, etc.
Si es preciso active el grfico correspondiente y haga doble clic en el eje de las abscisas.
El panel de Office Dar formato al eje se fija a la derecha de la ventana. Este panel es casi idntico al que hemos
estudiado en el apartado anterior (vase Modificar las opciones del eje de abscisas).
Tambin en este caso las opciones del panel de Office Dar formato al eje se distribuyen en dos temas:
OPCIONES DEL EJE y OPCIONES DE TEXTO. A su vez, las opciones de los temas estn clasificadas en
categoras, las cuales se representan mediante iconos.
OPCIONES DEL EJE
OPCIONES DE TEXTO
El icono de la categora activa aparece de color (verde por defecto).
Muestre la categora Opciones del eje (tema OPCIONES DEL EJE).

Las opciones del tema OPCIONES DEL EJE - categora Opciones del eje estn agrupadas a su vez en cuatro
listas: OPCIONES DEL EJE, MARCAS DE GRADUACIN, ETIQUETAS y NMERO.
Para abrir una vista, haga clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su nombre.
Para ocultar una lista, haga clic en el pequeo tringulo negro situado al lado de su nombre.
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Lista: OPCIONES DEL EJE
Si es preciso, abra la lista OPCIONES DEL EJE.
Para definir un valor de escala particular, cambie los valores de las opciones Mnimo y/o Mximo de la
zona Lmites.
En ese caso, la indicacin Automtico se transforma en el botn Restablecer, que le permitir volver al valor
predeterminado.
Para definir el intervalo de las marcas de graduacin y de las cuadrculas del grfico, modifique los valores
de las opciones Mayor y/o Menor de la zona Unidades.
Si desea modificar el punto de interseccin del eje de las ordenadas y el eje de las abscisas, en la zona
El eje horizontal cruza active la opcin:
Valor del eje e introduzca en el campo asociado el nmero que desee.

Valor mximo del eje para establecer que el eje de las abscisas (eje X) debe cruzar el eje de las ordenadas
(eje Y) en el nivel del valor ms elevado. En ese caso, las etiquetas de las categoras se colocarn en el lado
opuesto en el grfico.
La opcin Automticamente est activada por defecto.

Para cambiar si es preciso las Unidades de visualizacin, abra la lista desplegable correspondiente y haga
clic en la opcin que prefiera:
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Por defecto, est seleccionada la opcin Ninguno.
Si ha elegido una de las unidades de visualizacin (por ejemplo, para reemplazar valores altos por otros
ms pequeos), puede marcar la opcin Mostrar etiquetas de unidades de presentacin en el grfico
para aadir una etiqueta que indique la unidad utilizada.
Cuando los valores representados en el grfico cubren un rango muy grande, tiene la posibilidad de
reemplazar el eje de los valores por una escala logartmica. Para ello, marque la opcin Escala logartmica
y cambie, si es preciso, la Base asociada.
Observe que es imposible utilizar una escala de este tipo para los valores negativos o nulos.
Para invertir el orden de los valores, marque la opcin Valores en orden inverso.
Tenga presente que, si cambia el orden de los valores en el eje de las ordenadas, de modo que vayan de abajo
a arriba, las etiquetas de las categoras en el eje de las abscisas aparecern en la parte superior del grfico, y
no debajo. De igual modo, si cambia el orden de las categoras partiendo de la izquierda hacia la derecha, las
etiquetas de los valores aparecern a la derecha, y no a la izquierda del grfico.
Lista: MARCAS DE GRADUACIN

Si es preciso, muestre la lista MARCAS DE GRADUACIN haciendo clic en la pequea flecha blanca situada
al lado de su nombre.
Para mostrar las graduaciones principales, abra la lista Tipo principal y escoja su posicin (Interior,
Exterior, Cruz).
Para mostrar las graduaciones secundarias, abra la lista Tipo secundario y escoja su posicin
Lista: ETIQUETAS
Si es preciso, muestre la lista ETIQUETAS haciendo clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su
nombre.
Para mostrar el texto de las etiquetas de graduacin, abra la lista Posicin de etiqueta y escoja su posicin
(Junto al eje, Alto, Bajo).
Lista: NMERO
Si es preciso, muestre la lista NMERO haciendo clic en la pequea flecha blanca situada al lado de su
nombre.
Abra la lista desplegable Categora y escoja la opcin General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha,
Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfico, Texto, Especial o Personalizado.
Especifique las posibles opciones completando los parmetros que aparecen y que varan dependiendo de
la categora seleccionada.
Si desea conservar los formatos de los nmeros tal y como estn en la hoja de clculo, marque la opcin
Vinculado al origen.
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Crear un grfico combinado con un eje secundario
Esta tcnica permite representar en un mismo grfico datos completamente diferentes, a partir de su escala y/o su
unidad. En este ejemplo, las cuatro primeras series se representan con barras asociadas al eje vertical principal,
mientras que la ltima se representa con una curva asociada al eje vertical secundario:
El principio consiste en convertir un grfico en grfico combinado.

Haga clic en cualquier parte del grfico que desea convertir en grfico combinado.
Active la ficha HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO, y haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico del
grupo Tipo.
Active la ficha Todos los grficos.
Active la categora Cuadro combinado en el panel izquierdo de la ventana.
Haga clic en la subcategora Columna agrupada - Lnea en eje secundario, situada en la parte derecha de
la ventana.
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En el cuadro Elija el tipo de grfico y el eje para la serie de datos, marque la opcin Eje secundario de
cada serie de datos que desee trazar en el eje secundario.
A continuacin, escoja la opcin Lnea en cada una de las listas Tipo de grfico correspondientes.
Compruebe que el Tipo de grfico de las dems series sea Columna agrupada.
Para aadir un ttulo a cada eje vertical con el fin de que resulte ms legible, puede activar el grfico
correspondiente, hacer clic en la herramienta Elementos de grfico , sealar (sin hacer clic) la categora
Ttulos de ejes y hacer clic en la pequea flecha asociada.
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A continuacin, marque la opcin con las opciones que prefiera. Finalmente, en el grfico, haga clic en cada
ttulo de eje que haya aadido para poder introducirlo.
Para modificar los parmetros del eje vertical secundario, puede hacer clic en la serie del grfico, luego en
la herramienta Elementos de grfico (pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - FORMATO, grupo
Seleccin actual) a fin de abrir el panel de Office Formato de la serie de datos. Efecte los cambios
usando las diferentes opciones distribuidas en las categoras Relleno y lnea, Efectos y Opciones de serie
(vase Modificar las opciones del eje de las ordenadas).
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Modificar los rtulos de datos
Se trata de modificar la vista de los valores correspondientes a los datos de cada serie.
En el grfico, muestre, si es preciso, las etiquetas de datos de las series deseadas (vase Mostrar un elemento
del grfico).
Active el grfico y haga clic en la herramienta Elementos de grfico.
Seale (sin hacer clic) la opcin Etiquetas de datos para mostrar las opciones suplementarias y haga clic
en Ms opciones para que se muestre el panel de Office Formatos de etiquetas de datos.
Active la categora OPCIONES DE ETIQUETA del panel de Office y luego la subcategora OPCIONES DE
ETIQUETA.
Especifique lo que deben mostrar las etiquetas dentro de la zona Contenido de la etiqueta.
Para mostrar tambin la clave de la leyenda en la etiqueta, marque la opcin Clave de leyenda.
Seleccione la disposicin de las etiquetas en relacin con la representacin de las series (barras, lneas, etc.)
en la zona Posicin de etiqueta.
Para eliminar la visualizacin de todas las etiquetas, desmarque la opcin Etiquetas de datos asociada a la
herramienta Elementos de grfico . Para eliminar la visualizacin de una etiqueta en

particular, haga clic en la zona correspondiente del grfico para seleccionarla y pulse la tecla [Supr].
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Cambiar la forma de una etiqueta de datos
Para cambiar el conjunto de las etiquetas de una serie, seleccione dicha serie en el grfico. Para modificar
una etiqueta en particular, seleccinela.
Haga clic con el botn derecho en la seleccin y active la opcin Cambiar formas de etiquetas de datos
o Cambiar forma de etiqueta de datos, segn el caso.
A continuacin, en el men contextual haga clic en la forma que prefiera.
Restaurar el texto de una etiqueta

Si ha personalizado el contenido de una etiqueta de datos, tenga en cuenta que esta ya no est vinculada a los datos
de la hoja de clculo. Pero es posible restaurar el vnculo y restablecer al mismo tiempo el texto original de las
etiquetas.
Para restaurar el vnculo entre todas las etiquetas de una serie de datos y las celdas correspondientes de la
hoja de clculo, haga clic una vez en el grfico en una de las etiquetas de datos de la serie correspondiente.
Para restaurar el vnculo de una etiqueta en particular, haga doble clic en ella.
Haga clic en la herramienta Elementos de grfico , seale la opcin Etiquetas de datos y escoja
Ms opciones.
Haga clic en el botn Restablecer texto de etiqueta de la lista OPCIONES DE ETIQUETA (categora
OPCIONES DE ETIQUETA).
Para mostrar el panel Formato de etiquetas de datos, tambin puede hacer clic con el botn derecho
en la etiqueta de datos y escoger la opcin Cambiar formas de etiquetas de datos o
Cambiar forma de etiqueta de datos, segn qu haya seleccionado.
Aplicar un estilo rpido al grfico

Un estilo rpido es un conjunto predefinido de colores, relleno y contornos para los elementos del grfico.
Primer mtodo
Haga clic en el estilo que prefiera del grupo Estilos de diseo, en la pestaa HERRAMIENTAS DE
GRFICOS - DISEO para visualizar todos los estilos disponibles al mismo tiempo, haga clic en el
botn Ms de ese mismo grupo.
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Segundo mtodo
Active el grfico y haga clic en la herramienta Estilos de grfico situada al lado del rea del
grfico.
Si es preciso, active la ficha ESTILO y haga clic en la plantilla que desee.
Es posible aplicar un estilo rpido a un elemento en particular del grfico.
Para cambiar los colores del grfico, vase el apartado Aplicar formato preestablecido al grfico.
Para borrar el formato personalizado del elemento de grfico seleccionado y restablecer el estilo visual que se le
aplic de forma predeterminada, active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - FORMATO y haga clic en
el botn Restablecer para hacer coincidir el estilo del grupo Seleccin actual.
Agregar una lnea de tendencia a un grfico

La lnea de tendencia, asociada (obligatoriamente) a una serie de datos, permite ilustrar las tendencias de los datos
existentes o las previsiones de datos futuros. Esta herramienta sirve para hacer un anlisis de regresin que puede
usarse para efectuar previsiones.
Segn el tipo de anlisis que busque, podr, por ejemplo, extender una lnea de tendencia en un grfico ms all de los
datos existentes con el fin de prever valores futuros. Pero tambin puede crear una media mvil que permita suavizar
las fluctuaciones de los datos para, de este modo, ilustrar la tendencia con ms precisin.
Observe que es imposible aadir una lnea de tendencia a un grfico 3D, apilado, radial, circular, de superficie o de
anillos.
Seleccione la serie a la que desea aadir una lnea de tendencia.
Haga clic en la herramienta Elementos de grfico , seale la opcin Lnea de tendencia y haga clic
en la pequea flecha asociada.
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Escoja una de las lneas de tendencia preestablecidas o haga clic en la opcin Ms opciones para definir su
configuracin.
Aparece en pantalla en el panel de Office Formato de lnea de tendencia.
Para mostrar este panel de Office, tambin puede hacer clic con el botn derecho en la serie de datos que corresponda
y escoger la opcin Agregar lnea de tendencia.
Microsoft Excel propone seis tipos de lneas de tendencia o de regresin. La eleccin de una o de otra lnea de tendencia
depender del tipo de datos de que se disponga.
Escoja el tipo de tendencia o regresin activando la opcin:
91
Exponencial para obtener una lnea curva a partir de valores que aumentan o disminuyen de forma constante. Los
valores nulos o negativos no pueden utilizarse en una lnea de tendencia exponencial.
Escoja este tipo de lnea si usa una ecuacin del tipo y = cebx (donde c y b son constantes, y e, la base del
logaritmo neperiano) para calcular los mnimos cuadrados.
Lineal para obtener una lnea recta ponderada a partir de conjuntos de datos lineales simples, como sucede
cuando la unin de los puntos de sus datos se asemeja a una recta. Este tipo de lnea se utiliza en una ecuacin
del tipo y = ax + b (donde a es la pendiente y b la ordenada en el origen) para calcular los mnimos cuadrados
para una lnea.
Logartmica para obtener una lnea lo ms exacta posible en caso de que la frecuencia de cambio de los datos
vare rpidamente y luego se estabilice. Pueden usarse valores positivos y negativos en una lnea de tendencia
logartmica. Escoja este tipo de lnea si utiliza una ecuacin de tipo y = cln x + b (donde c y b son constantes y
ln, la funcin del logaritmo neperiano) para calcular los mnimos cuadrados.
Polinmica para representar generalmente fluctuaciones (tales como prdidas y ganancias, por ejemplo) en un
gran nmero de datos. El orden de esta lnea puede determinarse por el nmero de fluctuaciones en los datos
o el nmero de curvas de lnea. Escoja este tipo de lneas si utiliza una ecuacin del tipo y = b + c1x + c2x2 +
c3x3 + ... + c6x6 (donde b y c1...c6 son constantes) para calcular los mnimos cuadrados. Tras activar la opcin
Polinmica, defina la potencia ms elevada para la variable independiente en el cuadro Orden.
Potencial si, por ejemplo, el conjunto de los datos compara medidas que aumentan con una velocidad especfica
(como la aceleracin de un dragster por segundo). Los valores nulos o negativos no pueden utilizarse en una lnea
de tendencia potencial. Escoja este tipo de lnea si usa una ecuacin del tipo y = cxb (donde c y b son constantes)
para calcular los mnimos cuadrados.
Media mvil: este tipo de lnea de tendencia iguala las fluctuaciones de los datos con el fin de resaltar una pauta
o una tendencia. Utiliza un nmero especfico de puntos de datos (definido por el valor de la opcin Perodo),
calcula una media y luego utiliza este valor como punto de la lnea de tendencia. Escoja este tipo de curva si
utiliza una ecuacin del tipo:
Observe que el nmero de puntos de este tipo de lnea es igual al nmero total de puntos de la serie menos
el nmero especificado por el Perodo. Este ltimo corresponde a los periodos que hay que utilizar para
calcular la media mvil.
Para cambiar el nombre de la lnea de tendencia que Excel atribuye automticamente, active la opcin
Personalizado de la zona Nombre de la lnea de tendencia e introduzca el nombre que prefiera en el
campo correspondiente.
Para especificar el nmero de periodos que se deben incluir para una previsin sobre un grfico 2D (en reas
no apiladas, en barras, en columnas, en lneas, en dispersin (XY) o en burbujas), introduzca en el campo
Adelante o Hacia atrs el valor de los perodos que hay que incluir.
Si utiliza una lnea de tendencia exponencial, lineal o polinmica, puede, si lo desea, especificar el punto
donde la lnea de tendencia corta el eje de las ordenadas (vertical) sobre un grfico 2D (en reas no apiladas,
en barras, en columnas, en lneas, en dispersin (XY) o en burbujas). Para ello, marque la opcin Sealar
interseccin e introduzca en el campo asociado el valor que indica el punto donde la lnea de tendencia
cruza el eje de las ordenadas (vertical).
Para mostrar la ecuacin de la lnea de tendencia sobre un grfico 2D (en reas no apiladas, en barras, en
columnas, en lneas, en dispersin (XY) o en burbujas), marque la opcin Presentar ecuacin en el grfico.
Recordemos, si es necesario, que una lnea de tendencia est ms ajustada cuando su coeficiente de
determinacin (R) es igual o prximo a 1. Tenga en cuenta que Excel calcula automticamente el valor de
la raz cuadrada de la lnea de tendencia que habr aplicado a sus datos. Para mostrar el coeficiente de
determinacin de una lnea de tendencia sobre un grfico 2D (en reas no apiladas, en barras, en columnas,
en lneas, en dispersin (XY) o en burbujas), marque la opcin Presentar el valor R cuadrado en el
grfico.
Para cambiar/verificar el formato de la lnea de tendencia, utilice los parmetros que se ofrecen en las
diferentes categoras de opciones del panel de Office (Relleno y lnea, Estilo de lnea, Effectos).
92
Para eliminar una lnea de tendencia, seleccinela haciendo clic en ella y pulse la tecla [Supr].
Modificar la orientacin del texto en un elemento

Haga doble clic en el elemento del grfico que contiene el texto que desee modificar, a fin de que aparezca
el panel de Office.
Active la categora Tamao y propiedades y abra la lista asociada a la opcin Direccin del texto.
Seleccione la opcin Girar todo el texto 90, la opcin Girar todo el texto 270 o la opcin Apilado para
ver los caracteres unos debajo de otros, o
93
conserve la opcin Horizontal en la lista Direccin del texto y especifique un grado de inclinacin en el
cuadro ngulo personalizado.
En este ejemplo, los rtulos del eje horizontal se han orientado a -56.
Modificar el formato 3D de un elemento

Estas opciones permiten formatear el elemento de grfico seleccionado con un efecto en tres dimensiones.
Seleccione el elemento del grfico en cuestin.

Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - FORMATO y haga clic en el botn Aplicar formato a
la seleccin del grupo Seleccin actual.
Active la categora Efectos del panel de Office y abra la lista FORMATO 3D.
94
Algunas opciones de formato 3D no estn disponibles con ciertos grficos.
Para obtener un efecto en 3D en el borde superior de un elemento, abra la lista Bisel superior o Bisel
inferior, segn el caso, y seleccione la opcin deseada. A continuacin defina el Ancho y el Alto del borde.
Los efectos de bisel dan relieve al contorno gracias a la incorporacin de sombras y luces en torno al elemento.
Seleccione seguidamente, si es posible, el Color y la Profundidad del efecto 3D.
Para modificar el aspecto del elemento cambiando su iluminacin especular, abra las listas Material e
Iluminacin, seleccione el modelo que desee y defina, si es preciso, el ngulo (en grados) de reflexin de
la luz.
La iluminacin especular hace que los objetos aparezcan ms o menos brillantes. El uso de un efecto de la lista
Material permite hacer los elementos ms mates, plsticos, metlicos o traslcidos.
Modificar la orientacin y la perspectiva de un grfico en 3D

Haga doble clic en el rea del grfico.
Tambin puede seleccionar el rea del grfico o el rea de trazado, activar la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS
- FORMATO y hacer clic en el botn Aplicar formato a la seleccin del grupo Seleccin actual.
Active la categora Efectos del panel de Office y abra la lista GIRO 3D.
95
Para modificar la orientacin (el giro) y la posicin de la cmara (vista) usada para visualizar los elementos,
especifique los valores en los cuadros:
Giro X para modificar la orientacin del eje horizontal.
Giro Y para modificar la orientacin del eje vertical.
Giro Z para modificar la posicin de las formas por encima o por debajo de otras formas.
Para modificar la profundidad del efecto 3D, teclee un valor en el cuadro Perspectiva.
El valor mnimo (0) es como tener una cmara en paralelo, y el valor mximo (120) produce una perspectiva ms
exagerada, similar a la generada por una cmara con gran angular.
Active la opcin Mantener texto sin relieve para evitar que, al girar la forma, rote tambin el texto situado
dentro de ella.
Cuando esta opcin est seleccionada, el texto permanece siempre encima de la forma. Si no lo est, el texto insertado
en la forma sigue el movimiento de rotacin de la forma.
Para mover la forma hacia delante o hacia atrs en un espacio 3D, introduzca un valor en el cuadro Distancia
desde la superficie.
El botn Restablecer cancela los efectos de giro 3D y de perspectiva aplicados al elemento.
96
Modificar un grfico sectorial
Tambin es posible hacer rotar grficos sectoriales e incluso separar una o varias de sus partes.
Seleccione la serie del grfico o uno de sus datos.
Active la ficha HERRAMIENTAS DE GRFICOS - FORMATO y haga clic en el botn Aplicar formato a la
seleccin del grupo Seleccin actual.
Tambin puede hacer doble clic directamente en la seleccin.
Si ha seleccionado el conjunto de la serie grfica, el ttulo del panel de Office es Formato de serie de datos si
la seleccin concierne slo a un dato, el panel de Office se llama Formato de punto de datos.
Para hacer que el grfico sectorial rote, arrastre el cursor del cuadro ngulo del primer sector o introduzca
un grado de rotacin en el cuadro de texto situado debajo del cursor.
Para separar las partes del grfico, arrastre el cursor del cuadro Seccin circular o Seccin de puntos si
se trata de un solo dato o introduzca un porcentaje en el cuadro de texto situado debajo de ese cursor.
En este ejemplo, solo se ha separado una parte.
Para destacar una de las partes del grfico, es posible separarla de las dems: haga clic dos veces en la
parte en cuestin para seleccionarla y haga clic y arrastre hacia la parte exterior del grfico.
Los grficos sectoriales son prcticos para mostrar puntos de datos en forma de porcentaje, pero cuando estos
puntos representan un porcentaje muy pequeo, puede resultar difcil distinguirlos. En ese caso, es posible utilizar
un subtipo de grfico: subgrfico circular o subgrfico de barras.
Usar un subgrfico circular o un subgrfico de barras

Este subtipo de grfico circular separa los sectores ms pequeos del grfico principal y los muestra en un grfico
circular o en un grfico de barras apiladas suplementario.
Para cambiar el tipo de grfico, seleccinelo y haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico de la pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO, grupo Tipo.
Active, si es preciso, la categora Circular en el panel izquierdo, y luego haga clic en el modelo Grfico
circular con subgrfico circular o Grfico circular con subgrfico de barras segn
el tipo que desee, y confirme mediante Aceptar.
Para modificar este tipo de grfico, seleccione la serie completa o uno de los datos del grfico.
Si ha seleccionado el conjunto de la serie del grfico, el ttulo del cuadro de dilogo es Formato de serie de datos si
la seleccin solo concierne a un dato, el cuadro de dilogo se llama Formato de punto de datos.
En la lista OPCIONES DE SERIE, abra la lista desplegable Dividir serie por y escoja el criterio en funcin
del cual Excel debe separar los datos (Posicin, Valor, Valor del porcentaje, Personalizado). Segn la
opcin elegida, se solicita informacin suplementaria. Para la opcin Valor del porcentaje, se le pide que
complete el valor del porcentaje de referencia en el campo Valores en segundo trazado.
97
Complete la informacin asociada al criterio de separacin de datos.
Si la modificacin solo concierne a un dato (panel de Office Formato de punto de datos), abra la lista
desplegable El punto pertenece a y elija su posicin: Segundo trazado (grfico secundario) o Primer
trazado (grfico principal).
Para separar las partes del grfico, arrastre el cursor de la zona Seccin circular o la zona Seccin de
puntos si se trata de un solo dato, o bien introduzca un porcentaje en el cuadro de edicin situado al lado
de este cursor.
Vare, si es preciso, la distancia que separa los dos grficos arrastrando el cursor de la zona Ancho del
intervalo o introduciendo la anchura del intervalo en porcentaje del tamao del grfico secundario.
Modifique, si es preciso, el Tamao del segundo trazado arrastrando el cursor de la zona correspondiente
o bien introduciendo el tamao en porcentaje del tamao del grfico principal.
Los dos grficos se sitan siempre uno al lado de otro horizontalmente. El grfico de la izquierda corresponde al
grfico principal, y el de la derecha, al grfico secundario.
El grfico secundario presenta los sectores que responden a los criterios definidos, y el total de estos sectores
se presenta globalmente en el grfico principal. Las lneas de conexin permiten visualizar mejor la asociacin
entre los dos grficos.
Crear un grfico en media luna

Se trata de integrar en el grfico sectorial la columna Total, que ocupar la mitad del grfico sectorial luego bastar
con ocultarla para obtener un grfico en media luna.
Seleccione los datos que hay que presentar sin los ttulos y cree un grfico circular segn el procedimiento
habitual (pestaa INSERTAR).
Haga clic en el botn Seleccionar datos de la pestaa HERRAMENTAS DE GRFICOS - DISEO y luego en
el botn Editar del cuadro Etiquetas del eje horizontal.
Seleccione las celdas que contienen las etiquetas excepto la del total, y haga clic en Aceptar.
Haga clic en los datos del grfico para activar el panel de Office Formato de serie de datos o Formato
de punto de datos. Si es preciso, active la categora Opciones de serie.
Tambin puede hacer clic en el botn Aplicar formato a la seleccin de la pestaa HERRAMIENTAS DE
GRFICOS - FORMATO.
Aplique una rotacin de 270 en el ngulo del primer sector.
98
Para ocultar la parte inferior del grfico, seleccinelo y active la opcin Sin relleno del panel de Office
Formato de punto de datos - OPCIONES DE SERIE - categora Relleno y lnea - lista RELLENO:
Tambin puede utilizar la opcin Sin relleno de la herramienta Relleno de forma (pestaa HERRAMIENTAS
DE GRFICO - FORMATO, grupo Estilos de forma).
Complete la presentacin del grfico en media luna aadindole un efecto 3D, etiquetas de datos (evite los
porcentajes, ya que no resultaran coherentes en la medida en que la mitad del grfico est oculto), etc.
Unir los puntos de un grfico de tipo lnea

Active la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS - DISEO.
Para ver lneas entre los puntos, haga clic en el botn Agregar elemento de grfico y luego en la opcin Lneas
y seleccione:
Lneas de unin Para ver lneas que parten del valor de la ordenada ms alta y acaban en
el eje de las abscisas.
Lneas de mximos y Para ver filas que unen el valor de la ordenada ms alta y el valor de la
mnimos ms baja.
Para ver barras entre los puntos, haga clic en el botn Barras ascendentes o descendentes del botn Agregar
elemento de grfico y active la opcin del mismo nombre.
99
En este ejemplo aparecen lneas de unin y barras ascendentes y descendentes.
Para agregar barras ascendentes o descendentes, tambin puede hacer clic en la herramienta
Elementos de grfico y marcar la opcin Barras ascendentes o descendentes.
Crear un objeto grfico

Trazar una forma
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Formas del grupo Ilustraciones.
Haga clic en la forma que desea dibujar.
Haga clic en el lugar de la hoja donde desea que aparezca la forma para insertarla con unas medidas
predefinidas, o
haga clic y arrastre en la hoja de clculo pulsando o no, segn lo que ms le convenga, una de las teclas
siguientes:
use la tecla [Alt] para alinear la forma con las celdas,
use la tecla [Mays] para dibujar un cuadrado, un crculo o para disminuir las dimensiones de las dems formas.
En caso necesario, introduzca el texto que deber aparecer en la forma use la tecla [Intro] para pasar a la
siguiente lnea y la tecla [Esc] para finalizar la introduccin de texto.
Para dar formato al texto introducido, utilice las herramientas de la pestaa HERRAMIENTAS DE
DIBUJO - FORMATO o de la pestaa INICIO.
Es posible agregar formas a un grfico o a un diagrama para personalizarlos.
100
Si desea agregar texto a una forma ya creada, haga clic sobre ella para seleccionarla e introduzca el texto
deseado.
Para dibujar varias formas iguales seguidas, haga clic en el botn Formas de la pestaa INSERTAR
(grupo Ilustraciones), abra el men contextual de la forma en cuestin y active la opcin Bloquear
modo de dibujo. Lleve a cabo los diferentes trazados y, una vez que haya
aadido todas las formas deseadas, pulse [Esc].
Trazar un cuadro de texto

Un cuadro de texto es un objeto grfico, sin fondo ni contorno de forma predeterminada, destinado a albergar texto.
Este objeto permite introducir texto fuera de las celdas.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Cuadro de texto del grupo Texto.
Haga clic en el lugar donde desea crear el cuadro de texto, o
haga clic y arrastre dentro de la hoja de clculo, pulsando o no, segn lo que ms le convenga, una de las
siguientes teclas para trazar el cuadro:
use la tecla [Alt] para alinear el cuadro con las celdas,
use la tecla [Mays] para dibujar el cuadro de texto en forma de cuadrado.
La pestaa HERRAMIENTAS DE DIBUJO - FORMATO aparece con una serie de herramientas especficas.
Introduzca el texto deseado sin preocuparse de los retornos de carro. Pulse la tecla [Intro] para crear nuevos
prrafos.
Para dar formato al texto introducido, utilice las herramientas de la pestaa INICIO o las de la minibarra de
herramientas que aparece cuando se selecciona texto.
Cuando haya terminado el cuadro de texto, haga clic fuera de l.
Si desea seleccionar el cuadro de texto, y no solo su contenido, haga clic en l y pulse [Esc] (el cuadro
de texto aparecer rodeado con un borde slido, y no de puntos). Basta con hacer clic una vez para
activar su contenido y poder modificarlo.
Insertar un objeto WordArt

Un objeto WordArt es un objeto grfico destinado, al igual que los cuadros de texto, a contener caracteres
presentados con un efecto decorativo. Ejemplo:
101
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn WordArt del grupo Texto.
Haga clic en el efecto deseado.

El objeto aparece en la hoja de clculo con el contenido: Espacio para el texto.
Introduzca el texto al que se aplicar el objeto WordArt. Use la tecla [Intro] para insertar saltos de lnea.
Para dar formato al texto introducido, use las herramientas de la pestaa HERRAMIENTAS DE DIBUJO
- FORMATO o de la pestaa INICIO.
Si desea seleccionar un objeto WordArt, y no solo su contenido, haga clic en l y pulse [Esc] (el objeto
de WordArt aparecer rodeado con un borde slido, y no de puntos). Basta con hacer clic una vez sobre
el cuadro para activar su contenido y poder modificarlo.
Insertar un archivo de imagen o una imagen prediseada

Por imgenes prediseadas (ms conocidas como cliparts), Office entiende una imagen, pero tambin un archivo de
sonido o una pelcula, incluidos en la biblioteca multimedia de Office.
Active la pestaa INSERTAR y, desde el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes si la imagen
est almacenada en el propio ordenador o bien en el botn Imgenes en lnea si se trata de una imagen
accesible a travs de Internet o de un clipart.
Se abre el cuadro de dilogo Insertar imagen (para el botn Imgenes) o Insertar imgenes (para el botn
Imgenes en lnea).
Si ha activado el botn Imgenes en lnea, puede escribir una o varias palabras clave en el campo asociado
a la opcin Imgenes prediseadas de Office.com, del cuadro de dilogo Insertar imgenes, para
efectuar una bsqueda en la biblioteca multimedia de Microsoft, o bien en la opcin Bsqueda de imgenes
de Bing para realizar la bsqueda en Internet, usando el motor de bsqueda de Microsoft. Tambin puede
hacer clic en el botn Examinar para acceder al contenido de su carpeta en la nube.
102
Si ha activado el botn Imgenes, en el cuadro de dilogo Insertar una imagen puede acceder a la
unidad y a la carpeta que contienen el archivo de imagen que se ha de insertar.
Haga doble clic en el nombre del archivo de imagen o del clipart, segn el caso.
Para editar o eliminar una imagen, vaya a la seccin Gestionar objetos de este libro.
103
Insertar una captura de pantalla
Esta funcin permite integrar una foto de un elemento (pgina, ventana, etc.) abierto en la pantalla (interfaz Escritorio
si trabaja en el entorno de Windows 8) en una hoja de Exel.
Asegrese de que la ventana/elemento de la otra aplicacin que quiere capturar est abierta.
Active la hoja de Excel en la que desea insertar la captura de pantalla.
En la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Captura del grupo Ilustraciones para abrir la ventana de
las Ventanas disponibles.
En este ejemplo, hay abiertas tres ventanas aparte de la de Excel. La primera ventana de la lista corresponde a
la ltima ventana que se ha activado antes de llevar a cabo el proceso de captura.
Para integrar en forma de imagen la totalidad de una de las ventanas abiertas, haga clic en la vieta
correspondiente de la ventana Ventanas disponibles.
Para integrar solo una parte de una ventana, y en caso de que estn abiertas varias ventanas, tenga en
cuenta que, por defecto, la seleccin se efecta en la primera ventana de las Ventanas disponibles. Haga
clic en la opcin Recorte de pantalla situada en Ventanas disponibles.
La ventana de Excel tambin se reduce y solo se muestra la ventana de fondo (ms opaca, aunque visible a pesar
de todo el puntero del ratn se transforma en una pequea cruz).
Haciendo clic y arrastrando, seleccione la zona que desea capturar.
104
Una vez finalizada la seleccin, la hoja de Excel aparece de nuevo Excel inserta automticamente la zona
seleccionada en forma de objeto grfico. Esta imagen se gestiona con las herramientas de la pestaa
HERRAMIENTAS DE IMAGEN.
105
Insertar un diagrama (SmartArt)
Los diagramas, llamados tambin grficos SmartArt, son representaciones grficas de informaciones e ideas como puede
ser, por ejemplo, un organigrama.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn SmartArt del grupo Ilustraciones.
La parte izquierda del cuadro de dilogo agrupa todos los tipos de diagramas disponibles la parte central muestra
todas las disposiciones para el tipo seleccionado en la parte izquierda y la parte derecha muestra la descripcin
de la disposicin seleccionada.
En la parte izquierda del cuadro de dilogo, seleccione el tipo de diagrama deseado. La opcin Todos agrupa
las disposiciones de todos los tipos de diagramas.
En la parte central del cuadro de dilogo, haga clic en la disposicin deseada y luego en el botn Aceptar.
Aparece un diagrama sin texto, acompaado a la izquierda por un panel de Texto que permite completarlo. El
punto de insercin parpadea en el primer espacio del panel reservado al texto, llamado vieta, y que corresponde
a la primera forma del diagrama. Aparecen tambin las pestaas especficas HERRAMIENTAS DE SMARTART -
DISEO y FORMATO.
En el panel de Texto, haga clic en el espacio reservado [Texto] que desea completar e introduzca el texto.
106
El panel de Texto puede compararse con un esquema o con una lista de vietas. Cada vieta del panel de Texto
corresponde a una informacin usada para organizar el diagrama: el diagrama se actualiza automticamente a
medida que se introduce el texto. Cuanto ms texto se introduce, ms disminuye el tamao de los caracteres en
la forma activa, pero tambin en las dems formas.
Cuando el diagrama puede incorporar una imagen (como en nuestro caso), aparece el icono en el centro de
la forma en la que puede agregarse.
Para insertar una imagen en una forma, haga clic en el icono y, en el cuadro de dilogo Insertar
imgenes, seleccione la imagen que desee y confirme haciendo clic en Insertar.
Para eliminar la imagen, haga clic en ella con el fin de seleccionarla y pulse [Supr].
Agregar vietas a una forma

Cada vieta del panel de Texto corresponde a una informacin usada para organizar el diagrama. Cada diagrama define
sus propias correspondencias entre las vietas del panel de Texto y su propio conjunto de formas.
Haga clic en la forma dentro de la cual desea agregar las vietas.

Haga clic en el botn Agregar vieta del grupo Crear grfico, pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART
- DISEO y escriba su nombre.
En funcin del tipo de diagrama elegido, la vieta agregada se representar con una nueva forma, o bien como
una vieta insertada en una forma. Las vietas insertadas en formas indican que el texto correspondiente se
encuentra en un nivel inferior con respecto al texto que le precede. Por ejemplo: en este primer diagrama, se
ha aadido una vieta a partir de la primera forma.
107
Ver y ocultar el panel de Texto
Para cerrar el panel de Texto, haga clic en el botn de cierre o en el botn Panel de texto del grupo
Crear grfico de la pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO.
Para ver de nuevo el panel de Texto, haga clic en el botn situado a la izquierda de la primera forma, o
bien haga clic de nuevo en el botn Panel de texto del grupo Crear grfico de la pestaa
HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO.
108
Administrar las formas de un diagrama
Existen varias soluciones: es posible trabajar en el panel de Texto y, por tanto, en las lneas de texto con vieta o
directamente sobre las formas del diagrama.
Crear una nueva forma

Seleccione la forma despus de la cual desea agregar una nueva y haga clic en el botn Agregar forma
del grupo Crear grfico, pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO luego haga clic en la opcin
Agregar forma detrs o Agregar forma delante, segn el caso.
Para agregar una nueva forma al final de la lista, tambin puede, en el panel de Texto, hacer clic al final
de la lnea de texto con vieta despus de la cual desea agregar una nueva lnea y pulsar la tecla [Intro].
Como consecuencia de esta accin, se crear una nueva forma en el diagrama o bien una vieta dentro de una
forma. En los diagramas con un nmero constante de formas, aparece una X roja en el panel de Texto y la forma
no se inserta en el diagrama:
Para evitar esto, cambie la disposicin del diagrama (vase apartado Modificar la presentacin general del
diagrama).
Modificar el nivel de una forma

Para disminuir el nivel de una forma, es decir, para sangrar una lnea de vieta, haga clic a partir del panel
de Texto en la lnea en cuestin y pulse la tecla [Tab] o haga clic en el botn Disminuir nivel del grupo
Crear grfico, pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO.
Para aumentar el nivel de una forma, es decir, para disminuir el sangrado de una lnea del panel de Texto,
haga clic en la lnea y a continuacin pulse [Mays][Tab] o haga clic en el botn Promover del grupo
El diagrama se actualiza siempre. No es posible disminuir el texto varios niveles con respecto a la lnea superior
ni, obviamente, disminuir el nivel de la forma de primer nivel.
Eliminar una forma

Seleccione la forma que desea eliminar en el diagrama o seleccione su lnea de texto en el panel de Texto
y pulse [Supr].
Desplazar formas o una imagen en el diagrama

Seleccione la forma que desea desplazar en el diagrama. Si desea desplazar varias formas, use la tecla
[Ctrl] para seleccionarlas.
Haga clic y arrastre la seleccin hasta el lugar deseado en la zona del diagrama.
Para invertir formas, seleccione una de ellas y haga clic en el botn De derecha a izquierda del grupo
109
Para reemplazar una forma por otra, seleccinela, active la pestaa Herramientas de SmartArt -
Formato y haga clic en el botn Cambiar forma del grupo Formas y luego en la forma que desee.
Modificar la presentacin general de un diagrama

Es posible cambiar la disposicin, el tipo y los colores de un diagrama e incluso aplicarle un estilo rpido.
Haga clic, si es preciso, en el diagrama y active la pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO.

Para modificar la disposicin o el tipo de diagrama, seleccinelo en el grupo Diseos de la pestaa
HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO.
Tambin puede hacer clic en el botn Ms del grupo Diseos, pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART -
DISEO, y luego en la opcin Ms diseos, para que aparezca el cuadro de dilogo Elegir ungrfico SmartArt.
Para transformar el diagrama en un objeto grfico normal, haga clic en el botn Convertir en formas (grupo
Restablecer - pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO).
Para personalizar la presentacin de las diferentes formas del diagrama (colores, efectos, tamao...) puede
usar los botones de la pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - FORMATO, o los de la pestaa DISEO
(estilo, colores...).
Para volver a la presentacin de origen, haga clic en el botn Restablecer grfico del grupo
Restablecer (pestaa HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO).
Para separar las formas a fin de poder moverlas, cambiar su tamao, eliminar una forma
independientemente de las otras, haga clic en el botn Convertir en formas de la pestaa
HERRAMIENTAS DE SMARTART - DISEO - grupo Restablecer.
Seleccionar los objetos

Las tcnicas abordadas en este captulo son vlidas para los objetos grficos, pero tambin para los grficos
(exceptuando los minigrficos) y, en lo que respecta a la presentacin, para los elementos de un grfico.
Sin el panel Seleccin

Para seleccionar un objeto, haga clic en l.
Atencin: en los cuadros de texto u objetos WordArt, pulse [Esc] para seleccionar el objeto entero, y no su
contenido. En los diagramas, pulse [Esc] dos veces si ha seleccionado una forma haciendo clic sobre ella.
Cuando los objetos estn seleccionados (exceptuando los diagramas y grficos), aparece un marco ficticio a su
alrededor que contiene indicadores de seleccin, representados por unos cuadraditos en los laterales y en los
ngulos:
Al sealar estos indicadores, el cursor del ratn adopta la forma de una flecha doble vertical, horizontal u oblicua,
en funcin del indicador.
Algunos objetos presentan tambin un crculo verde encima, llamado indicador de rotacin (vase Administrar
objetos). Por su parte, los diagramas o grficos seleccionados aparecen rodeados de un marco ms elaborado,
pero el principio de los indicadores sigue siendo el mismo.
110
Para seleccionar varios objetos al mismo tiempo, seleccione el primero de ellos y haga clic sobre los dems
manteniendo pulsada la tecla [Mays] o [Ctrl].
Con el panel Seleccin

Para mostrar u ocultar el panel Seleccin, active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en la
herramienta Panel de seleccin del grupo Organizar.
Tambin puede activar la pestaa INICIO, hacer clic en la herramienta Buscar y seleccionar del grupo
Modificar y hacer clic en la opcin Panel de seleccin.
De forma predeterminada, el panel Seleccin se integra a la derecha de la pantalla.
Para mover el panel Seleccin, seale su encabezado de modo que el puntero tome la apariencia de una
flecha de cuatro puntas y, sin soltar el botn del ratn, haga clic y arrastre del panel a la ubicacin que
desee.
De este modo, puede fijar el panel a la izquierda o a la derecha de la pantalla, o bien mantenerlo en una ventana
independiente que puede ubicarse en cualquier parte.
Para cambiar el tamao del panel, haga clic en la flecha situada al lado del ttulo del panel Seleccin, y
haga clic en la opcin Tamao.
El puntero del ratn toma la forma de una flecha de dos puntas.

En ese caso, mueva (sin hacer clic) el ratn para cambiar el tamao del panel instantneamente y haga clic
cuando el nuevo tamao sea de su agrado.
Para ocultar uno de los objetos grficos del libro, haga clic en el smbolo asociado a ese objeto.
111
El smbolo del objeto ocultado se reemplaza por una lnea horizontal.
Haga clic en la lnea horizontal situada al lado del objeto ocultado para que se muestre de nuevo.
Para cerrar el panel Seleccin, haga clic en la pequea cruz situada a la derecha de su barra de ttulo.
Tambin puede hacer clic de nuevo en la opcin Panel de seleccin (pestaa INICIO - grupo Modificar -
herramienta Buscar y seleccionar), o la herramienta Panel de seleccin (pestaa DISEO DE PGINA -
grupo Organizar).
Administrar objetos
Para eliminar, mover, cambiar su tamao, rotar, agrupar o desagrupar objetos, empiece siempre seleccionando los
objetos que corresponda.
Para eliminar los objetos seleccionados, pulse la tecla [Supr].
Para mover los objetos seleccionados, seale uno de los bordes de la seleccin hasta que el puntero del ratn
adopte la forma de una flecha de cuatro puntas y haga clic y arrastre hasta la nueva ubicacin.
Para cambiar el tamao de los objetos, arrastre uno de los indicadores de seleccin.
Tambin es posible especificar las dimensiones exactas del objeto en los cuadros Alto y Ancho del grupo Tamao
(pestaa FORMATO).
Para rotar un objeto, seale el crculo verde situado en la parte superior del objeto y arrstrelo para hacer girar el
elemento.
Es posible hacer girar cuadros de texto, formas, objetos WordArt, imgenes, as como formas situadas dentro de
diagramas.
Tambin es posible usar la herramienta Girar , situada en el grupo Organizar de la pestaa

FORMATO.
Para agrupar/desagrupar los objetos seleccionados con el fin de moverlos, cambiar su tamao o su formato en una
nica operacin, active la pestaa FORMATO y haga clic en la herramienta Agrupar
del grupo Organizar y active la opcin Agrupar.
Los objetos aparecen rodeados de un solo marco. Observe que el cuadro de nombre de la barra de frmula
muestra en estos casos el trmino NGrupo.
Para desagrupar objetos, seleccione el grupo, haga clic en la herramienta y seleccione la opcin Desagrupar.
Para alinear objetos entre s con respecto a su borde superior, inferior, izquierdo, derecho y a su medio horizontal
o vertical, active la pestaa FORMATO, haga clic en la herramienta Alinear del grupo
Organizar y active una de las seis primeras opciones, aquella que corresponda al tipo de alineacin deseado.
Las opciones Distribuir horizontalmente y Distribuir verticalmente del submen permiten uniformizar
el espacio existente entre los objetos de la seleccin.
Para modificar el orden de superposicin de los objetos, active la pestaa FORMATO y escoja una de las opciones
siguientes:
Haga clic en el botn Traer adelante del grupo Organizar y active la opcin Traer al frente para situar el
objeto delante de los dems o la opcin del mismo nombre para situar el objeto delante de aquel que le precede.
Haga clic en el botn Enviar atrs del grupo Organizar y active la opcin Enviar al fondo para situar el objeto
detrs de los dems o la opcin Enviar atrs para situar el objeto detrs de aquel que le sigue.
Cambiar el formato de un objeto

Para aplicar un estilo de forma predefinido a los objetos seleccionados (cuadros de texto, formas y objetos
WordArt, as como formas incluidas dentro de diagramas e incluso de elementos de grfico), active la pestaa
FORMATO y haga clic en el estilo deseado en el grupo Estilos de forma.
112
Para modificar el relleno de los objetos seleccionados (cuadros de texto, formas, objetos WordArt, as como
formas incluidas dentro de diagramas o diagramas enteros e incluso elementos de grfico), active la pestaa
FORMATO, y haga clic en el botn Relleno de forma del grupo Estilos de forma:
Efecte una de las siguientes operaciones:
Haga clic en una de las muestras de los Colores del tema o los Colores estndar para rellenar el objeto con
el color escogido.
La opcin Ms colores de relleno le permite crear sus propios colores.
Haga clic en la opcin Imagen para rellenar el objeto con un archivo Imagen que se seleccionar en el cuadro
de dilogo Insertar imgenes.
Haga clic en la opcin Degradado para aplicar al fondo del objeto un degradado del color escogido ms arriba.
Haga clic en la opcin Textura para aplicar una textura particular al fondo del objeto.
Para modificar el borde de la seleccin, haga clic en el botn Contorno de forma del grupo Estilos de forma:
Efecte una de las siguientes operaciones:
113
Haga clic en una de las muestras de los Colores del tema o los Colores estndar para aplicar al borde del
objeto el color escogido.
La opcin Ms colores del contorno le permite crear sus propios colores.
Haga clic en la opcin Grosor para modificar el tamao del borde del objeto.
Haga clic en la opcin Guiones para cambiar el estilo del borde del objeto.
Para aplicar un efecto de profundidad al objeto, haga clic en el botn Efectos de formas del grupo
Estilos de forma, active una de las opciones para ver el submen y haga clic sobre la opcin deseada:
Encontrar estas opciones en el panel de Office Formato de forma, que se abre haciendo clic en el
iniciador de cuadro de dilogo del grupo Estilos de forma.
La opcin Sin relleno del botn Relleno de forma del grupo Estilos de forma permite eliminar el
relleno del objeto seleccionado. La opcin Sin contorno del botn Contorno de forma permite eliminar
el borde del objeto. Por ltimo, cada submen del botn Efectos de forma comporta una
opcin de tipo Sin (Sin sombra, Sin reflejos, etc.), que permite cancelar los diferentes efectos.
Modificar el formato de una imagen

Seleccione la imagen haciendo clic una vez o, en caso necesario, dos veces para que aparezca la pestaa
HERRAMIENTAS DE IMAGEN - FORMATO.
Para aplicar un estilo predefinido a la imagen, haga clic sobre el estilo deseado dentro del grupo Estilos de
imagen y escoja la forma como se va a insertar la imagen.
Para modificar el borde de la imagen, haga clic en el botn Contorno de imagen del grupo Estilos de
imagen y seleccione el color, el grosor y el estilo del borde.
Para aplicar un efecto concreto a la imagen, haga clic en el botn Efectos de la imagen del grupo Estilos
de imagen y seleccione el tipo de efecto Preestablecer (para un efecto 3D), Sombra, Reflexin,
Iluminado, Bordes suaves, Bisel o Giro 3D y haga clic en el subtipo deseado.
Para modificar la luminosidad y el contraste de la imagen, haga clic en el botn Correcciones del grupo
Ajustar.
114
Para modificar los parmetros de color de una imagen, haga clic en el botn Color del grupo Ajustar.
Seale uno de los modelos para ver el efecto que produce en la imagen seleccionada y luego haga clic en
el modelo que elija, o
haga clic en Opciones de color de imagen para establecer la Saturacin de color, y el Tono de color
en el panel de Office Formato de imagen.
Para aplicar transparencia a un color de la imagen seleccionada, haga clic en el botn Color del grupo Ajustar
y luego en Definir color transparente.
El puntero del ratn toma la forma de una varita con una punta de flecha.
Haga clic entonces en la zona de la imagen que contiene el color que desea borrar.
Para aplicar uno de los Efectos artsticos disponibles, haga clic en el botn correspondiente del grupo
Ajustar y luego en el modelo que prefiera.
Puede cambiar la configuracin de un efecto artstico desde la opcin Opciones de efectos artsticos.
Para cancelar todos los formatos de la imagen, abra la lista del botn Restablecer imagen del grupo
Ajustar y haga clic en Restablecer imagen para cancelar todos los formatos de imagen o en
Restablecer imagen y tamao para cancelar nicamente los cambios de tamao.
El botn Cambiar imagen del grupo Ajustar permite, como su nombre indica, reemplazar la imagen
seleccionada por otra (archivo de imagen) conservando el formato aplicado.
Para cambiar el tamao de una imagen, vaya al apartado Administrar objetos, al principio de este captulo.
Tambin puede acceder a todas las opciones de formato en el panel de Office Formato de imagen, que
puede abrir haciendo clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Estilos de imagen
o Tamao.
115
Recortar una imagen
Recortar una imagen consiste en ocultar determinadas zonas de ella.
Seleccione la imagen que corresponda.

En la pestaa HERRAMIENTAS DE IMAGEN - FORMATO, haga clic en el botn Recortar del grupo
Tamao, seale el lado o el ngulo de la imagen que corresponda a la parte que desea eliminar y arrastre
el ratn hacia el interior. Ajuste el cuadro de recorte haciendo clic y arrastrando si es necesario.
Para recortar la imagen segn una forma particular, haga clic en la flecha asociada al botn Recortar (grupo
Tamao - pestaa HERRAMIENTAS DE IMAGEN - FORMATO), seale la opcin Recortar a la forma y
luego haga clic en la forma con la que desea recortar la imagen.
Para recortar la imagen seleccionada a fin de adaptarla a las proporciones habituales de fotografa, haga clic
en la flecha asociada al botn Recortar (grupo Tamao - pestaa HERRAMIENTAS DE IMAGEN -
FORMATO), seale la opcin Relacin de aspecto y haga clic en la proporcin que prefiera.
Cuando haya terminado, pulse [Esc] o haga clic de nuevo en el botn Recortar.
Para cancelar el recorte efectuado, utilice la herramienta Deshacer Recortar imagen, situada en la
barra de herramientas de acceso rpido (o pulse [Ctrl]Z).
Si tras haber recortado una imagen desea que esta ocupe toda el rea de imagen, utilice la opcin Relleno
asociada al botn Recortar para conservar las proporciones de la imagen, utilice la opcin Ajustar en
lugar de la opcin Relleno.
Imagen original
116
Imagen recortada (herramienta Recortar)
Imagen recortada a la que se ha aplicado el comportamiento Relleno
Imagen recortada a la que se ha aplicado el comportamiento Ajustar
Eliminar el fondo de una imagen

Seleccione la imagen correspondiente.
Haga clic en el botn Quitar fondo del grupo Ajustar de la pestaa HERRAMIENTAS DE IMAGEN -
FORMATO.
117
Arrastre el contorno de seleccin de forma que se incluyan (o se excluyan) las zonas que deben conservarse
(o eliminarse).
Observe que la ficha ELIMINACIN DEL FONDO se mostrar mientras se mantenga activo el proceso de eliminacin.
Si es preciso, utilice los siguientes botones del grupo Afinar de la ficha ELIMINACIN DEL FONDO:
Marcar las reas para mantener para indicar mediante un clic o haciendo clic y arrastrando las zonas que
no deben suprimirse automticamente.
Marcar las reas para quitar para indicar (siguiendo el mismo principio) las zonas que se deben eliminar
al mismo tiempo que las zonas marcadas automticamente.
Eliminar marca para suprimir las marcas de la zona que indican que dicha zona se ha de conservar
(signo +) o se ha de eliminar (signo -) para ello, haga clic en el signo correspondiente.
Para salir del proceso de eliminacin del fondo, haga clic en el botn Descartar todos los cambios o
Mantener cambios, segn desee.
118
Cambiar la resolucin de las imgenes
Puede resultar interesante cambiar la resolucin o la calidad, o bien comprimir una imagen para disminuir su tamao con
el fin de que el archivo correspondiente ocupe menos espacio en su disco duro o para reducir el tiempo de descarga.
Modificar la resolucin por defecto de las imgenes

Para cambiar la resolucin que se aplica por defecto a las imgenes insertadas en un libro, abra el libro de
Excel correspondiente.
Active la pestaa ARCHIVO y haga clic en Opciones y en Avanzadas.
Abra si es necesario la lista desplegable asociada al campo Tamao y calidad de la imagen y seleccione el libro
correspondiente.
En la lista Establecer salida de destino predeterminada en, escoja la resolucin que quiera.
Por defecto, la resolucin definida es de 220 ppp. Esta resolucin se aplica generalmente a las imgenes
destinadas a impresin de alta calidad. Para verlas por pantalla o si solo se requiere una calidad normal de
impresin, puede elegir una resolucin inferior.
Si est marcada la opcin No comprimir las imgenes del archivo, la imagen conservar la mxima calidad,
pero en este caso el tamao del archivo puede resultar muy elevado (sin lmite mximo).
Cambiar la resolucin de la imagen o las imgenes seleccionadas

Seleccione la imagen o las imgenes correspondientes.
Haga clic en la herramienta Comprimir imgenes del grupo Ajustar de la pestaa HERRAMIENTAS DE IMAGEN
- FORMATO.
Marque la opcin Aplicar solo a esta imagen y, en la parte Destino, active la resolucin que desee.
Confirme mediante Aceptar.

Para reducir el tamao de un archivo de imagen, tambin puede eliminar las posibles zonas de recorte de la
imagen (vase Recortar una imagen).
119
Formatear los caracteres de un objeto
Estas operaciones permiten modificar el aspecto de los carateres de los cuadros de texto, las formas, los objetos
WordArt, as como de las formas incluidas en diagramas o en elementos de grfico.
Seleccione el objeto o los objetos que contienen el texto que se desea formatear.
Sin el panel de Office Formato de forma

Use la minibarra de herramientas asociada a la seleccin de caracteres o las herramientas y botones del
grupo Fuente de la pestaa INICIO para modificar la fuente, el tamao, el formato y el color de los
caracteres.
Para aplicar efectos especiales, active la pestaa FORMATO y use los siguientes botones del grupo Estilos
de WordArt:
Estilos rpidos para aplicar un efecto de carcter de tipo WordArt a partir de uno de los 20
modelos.
para aplicar un color, un degradado, una imagen o una textura al fondo de los
caracteres. para aplicar un contorno a los caracteres.
para aplicar un efecto especial a los caracteres (sombra, luz, etc.).
Con el panel de Office Formato de forma

Haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Estilos de WordArt (pestaa FORMATO) para
mostrar el panel de Office Formato de forma.
Si es preciso, active la ficha OPCIONES DE TEXTO.
Este panel de Office agrupa las OPCIONES DE TEXTO en distintas listas distribuidas en tres grandes categoras:
Contorno y relleno de texto, Efectos de texto y Cuadro de texto.
En este caso, se muestran las seis listas de opciones de la categora Efectos de texto.
Para ver los detalles de una lista, haga clic en el nombre de dicha lista.
Efecte las modificaciones que desee a la forma seleccionada usando las diferentes opciones de este panel.
120
Crear una tabla de datos
Las tablas de datos, tambin llamadas listas de datos (en las versiones anteriores de Excel), son conjuntos de filas y
columnas con datos conectados y administrados independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja
de clculo. Las tablas permiten administrar y analizar los datos con mayor facilidad.
No debe confundirse este tipo de tabla de datos con las tablas de datos que forman parte de una serie de comandos de
anlisis de los escenarios.
Seleccione el rango de celdas que desea definir como tabla de datos.
Haga clic en el botn Anlisis rpido situado en el ngulo inferior derecho de la seleccin.
Active la ficha TABLAS.
Seale la opcin Tabla para obtener una vista previa del resultado en una ventana independiente.
Haga clic la opcin Tabla para crear la tabla de datos.
Los encabezados de tabla aparecen automticamente y presentan una serie de flechas de lista desplegable.
Aparece tambin una nueva pestaa llamada HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO. Puede usar las
herramientas que se proponen en ella para personalizar o modificar la tabla.
Otra posibilidad para crear una tabla es seleccionar las celdas y aplicarles un estilo de tabla mediante la
opcin Dar formato como tabla del grupo Estilos (pestaa INICIO). Para crear una tabla de datos, tambin
puede activar la pestaa INSERTAR y hacer clic en el botn Tabla del grupo Tablas. En ese caso, se le pedir
que indique dnde se encuentran los datos de la tabla y que marque la opcin La tabla tiene encabezados
si el rango de celdas seleccionado contiene los encabezados de las columnas.
121
Poner nombre a una tabla de datos
Haga clic en una de las celdas de la tabla de datos.
Active, si es preciso, la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO.
Haga clic en el campo Nombre de la tabla del grupo Propiedades e introduzca el nombre que desea dar a
su tabla.
Si hay tablas dinmicas que hacen referencia a esta tabla de datos, tenga en cuenta que el nombre que acaba de
modificar se actualiza automticamente para evitar que aparezca el signo de aviso que advierte de la existencia
de referencias no vlidas.
Cambiar el tamao de una tabla de datos

Haga clic en el botn Cambiar tamao de la tabla del grupo Propiedades, pestaa HERRAMIENTAS DE
TABLA - DISEO.
Modifique la seleccin de las celdas y confirme.
Otra posibilidad es sealar el indicador de cambio de tamao (triangulito situado en la esquina inferior derecha
de la tabla) y arrastrarlo hasta seleccionar el rango de celdas deseado.
Mostrar u ocultar los encabezados de una tabla

Active, si es preciso, la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO.
Para ver los encabezados de la tabla, marque la opcin Fila de encabezado del grupo Opciones de estilo de
tabla y, para ocultarlos, desactive esa opcin.
Cuando se desactivan los encabezados de una tabla, se eliminan de ella los filtros automticos de
encabezado y tambin los dems filtros que pudieran haberse aplicado.
Agregar una fila o una columna a una tabla de datos

Para agregar una fila a la tabla, introduzca un dato en una celda situada justo debajo de la tabla.
Para agregar una columna a la tabla, introduzca un dato en una celda situada inmediatamente a la derecha de la
tabla.
Para agregar filas y columnas, tambin puede arrastrar el indicador de cambio de tamao (esquina inferior derecha
de la tabla) hacia abajo o hacia la derecha y seleccionar filas y columnas.
Para agregar una fila vaca en la parte inferior de la tabla, haga clic en la ltima celda de la tabla y pulse la
tecla [Tab].
Si existe una fila de totales en la tabla, sitela en la ltima celda de la fila que precede a la de subtotales.
Para insertar o eliminar filas y columnas en una tabla de datos, use el mismo procedimiento que en las hojas
de clculo (vase captulo Filas, columnas, celdas).
122
Seleccionar filas y columnas en una tabla de datos
Para seleccionar los datos de una columna perteneciente a una tabla, seale el borde superior del encabezado
de la columna de la tabla (el puntero del ratn adopta la forma ) y haga clic o active una de las celdas de
la columna y pulse [Ctrl][Espacio].
Para seleccionar toda la columna (incluyendo el encabezado), haga doble clic o use dos veces el mtodo abreviado
[Ctrl][Espacio].
Para seleccionar los datos de una fila de una tabla, seale el borde izquierdo de la fila (el puntero del ratn
adopta la forma ) y haga clic o active una de las celdas de la fila y pulse [Mays][Espacio].
Para seleccionar todos los datos de una tabla, seale el borde superior izquierdo de la tabla (el puntero del
ratn adopta la forma ) y haga clic o active una de las celdas de la columna y pulse [Ctrl][Mays]
[Espacio] o [Ctrl]E.
Para seleccionar toda la tabla (incluyendo los encabezados), haga doble clic o use dos veces uno de los
mtodos abreviados.
Mostrar una fila de totales en una tabla de datos

Primer mtodo
Active, si es preciso, la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO y marque la opcin Fila de totales del
grupo Opciones de estilo de tabla.
La fila de totales aparece en la ltima fila de la tabla con la mencin Total en la celda de la izquierda.
Para ver el resultado de otro clculo o de otra columna, haga clic en la celda de la columna correspondiente y haga
clic en la flecha de la lista desplegable que aparece:
Excel propone las funciones habituales de clculo, as como la posibilidad de insertar una frmula personalizada
directamente en una celda de la fila de totales.
Haga clic en la funcin que desea usar.
Para ocultar la fila de totales, desactive la opcin Fila de totales del grupo Opciones de estilo de tabla.
Segundo mtodo
Para insertar una fila calculada debajo de la tabla de datos seleccionada, haga clic en el botn Anlisis
123
rpido y active la ficha TOTALES.
Los cinco primeros botones (azul y blanco) aaden una fila de totales.
Seale el botn que corresponda al tipo de clculo que se debe efectuar (Sumar, Promedio, Recuento, % del
total, Total acumulado) para obtener una vista previa del resultado en la ltima fila de la tabla.
Haga clic en el botn correspondiente para confirmar su eleccin.
Crear una columna calculada en una tabla de datos

Seleccione la tabla de datos.
Haga clic en el botn Anlisis rpido, situado en la esquina inferior derecha de la tabla.
Active la ficha TOTALES.
124
Si es preciso, haga clic en la pequea flecha de la derecha para que se muestren los cinco botones de insercin
de columnas (naranja y blanco).
Seale (sin hacer clic) el botn que corresponda al tipo de clculo que debe efectuarse (Sumar, Promedio,
Recuento, % del total, Total acumulado) para obtener una vista previa del resultado en la nueva columna
de la tabla.
En nuestro ejemplo, podemos ver en la columna F el Promedio de cada fila de datos.

Haga clic en el botn correspondiente para confirmar su eleccin.
Para eliminar una columna calculada, proceda como si se tratara de eliminar una columna cualquiera.
Para modificar una columna calculada, basta con modificar una de las frmulas de clculo de la columna:
las dems celdas se actualizarn automticamente.
Aplicar un estilo de tabla a una tabla de datos

Active, si es preciso, la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA - DISEO y haga clic en el botn Estilos
rpidos del grupo Estilos de tabla.
125
Seale (sin hacer clic) uno de los estilos para ver su aplicacin en la tabla y luego haga clic en el estilo de tabla
que desea usar.
Convertir una tabla de datos en rango de celdas

Cuando ya no necesite la tabla de datos, puede convertirla en un rango de celdas normal, manteniendo su formato.
Haga clic en cualquier punto de la tabla de datos.

Haga clic en el botn Convertir en rango del grupo Herramientas de la pestaa HERRAMIENTAS DE
TABLA - DISEO o utilice la opcin Tabla - Convertir en rango del men contextual de la tabla.
Confirme la conversin de la tabla en rango de celdas haciendo clic en el botn S.
Eliminar una tabla y sus datos

Haga clic en una de las celdas de la tabla de datos y pulse las teclas [Ctrl]E dos veces para seleccionar toda la
tabla.
Pulse la tecla [Supr].
Si no desea trabajar con los datos en una tabla de datos, puede convertirla en un rango de celdas normal conservando
su formato (vase Convertir una tabla de datos en rango de celdas).
126
Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de sntesis. Excel 2013, adems, puede sugerir
varias tablas dinmicas que se adaptan particularmente a los datos de la hoja de clculo, ayudando de este modo al
usuario a sintetizarlos y analizarlos.
Si el rango de celdas en el que se basa la tabla dinmica contiene encabezados de columna o ya est
organizado en una tabla de Excel, haga clic en una de las celdas. De lo contrario, seleccione el rango de
celdas que desea tratar en la tabla dinmica.
Asegrese de que sus datos no contienen filas vacas.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Tabla dinmica del grupo Tablas.
Excel analiza los datos seleccionados y sugiere algunos tipos de tablas que se adaptan a ellos.
Haga clic en una de las disposiciones de tablas dinmicas de la parte izquierda de la ventana para obtener una
vista previa en la parte derecha.
El botn Tabla dinmica en blanco situado en la parte inferior izquierda de la ventana permite, como indica su nombre,
ignorar las sugerencias de Excel y definir desde cero la tabla dinmica.
Si la tabla dinmica propuesta se adapta a lo que necesita, haga clic en el botn Aceptar.
La nueva hoja de clculo (denominada Hojax) que crea esa tabla dinmica muestra tambin el panel de Office Office
Campos de tabla dinmica, con el que puede modificar la tabla dinmica.
127
Si desea modificar la tabla dinmica que ha creado automticamente Excel, siga los mismos procedimientos que se
describen en el apartado Administrar los campos de una tabla dinmica, en este captulo.
Para crear una tabla dinmica a partir de las sugerencias de Excel, tambin puede seleccionar los datos,
hacer clic en el botn Anlisis rpido , situado en la esquina inferior derecha de la seleccin, y activar la
ficha TABLAS:
En ese caso, puede sealar uno de los modelos de Tabla dinmica... para obtener una vista previa del resultado y
luego hacer clic en la disposicin deseada. El botn Ms abre la ventana Tablas dinmicas recomendadas.
Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de sntesis.
Para usar una de las tablas dinmicas recomendadas por Excel, vaya al apartado Elegir una tabla dinmica recomendada,
en este captulo.
Si el rango de celdas a las que afecta la tabla dinmica contiene encabezados de columnas o ya est
organizado en una tabla de datos, haga clic en una de las celdas en caso contrario, seleccione el rango de
celdas que se van a tratar en la tabla dinmica.
128
Asegrese de que los datos no contienen filas vacas.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Tabla dinmica del grupo Tablas.
Asegrese de que el cuadro Seleccione una tabla o rango contenga exactamente los datos que se
deben analizar en caso contrario, utilice el botn
para seleccionarlos.
Observe que el botn Elegir conexin asociado a la opcin Utilice una fuente de datos externa permite
seleccionar tablas en una plantilla de datos de Excel (vase Importar/exportar-Importar datos de una base de
datos de Access).
Elija entre ubicar la tabla dinmica en una nueva hoja o en una de las hojas del libro. Para ello, active la
opcin Nueva hoja de clculo en el primer caso, o la opcin Hoja de clculo existente en el segundo si
ha elegido esta ltima opcin, utilice el botn para activar la primera celda en la que se colocar el
informe.
129
Aparecen las pestaas HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR y DISEO.
En la ubicacin indicada se inserta un informe vaco de tabla dinmica (aqu en la celda A3 de una nueva hoja
denominada Hoja2) y aparece a la derecha el panel de Office Campos de tabla dinmica, desde el que puede
empezar a agregar campos, crear un diseo y personalizar el informe. Este panel incluye dos secciones: la parte
superior, llamada seccin de Campos, que muestra la lista de campos, y la parte inferior, llamada seccin de
reas, que permite reorganizar y recolocar los campos en uno de los cuatro cuadros del informe de tabla dinmica.
Puede obtener este mismo resultado usando el botn Tabla dinmica en blanco, situado en la esquina inferior
izquierda de la ventana Tablas dinmicas recomendadas (vase Elegir una tabla dinmica recomendada).
Por defecto, las secciones Campos y reas estn superpuestas para cambiar esta disposicin, haga clic
en el botn Herramientas, situado en la parte superior

derecha del panel:
130
Haga clic en la disposicin que prefiera.
Observe que si la opcin Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadrcula)
est activada (pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR - botn Tabla dinmica - botn
Opciones - ficha Mostrar), la zona que representa la tabla tiene este formato:
Esta disposicin permite insertar los campos en la tabla arrastrndolos hasta la zona adecuada.
131
Si hace clic fuera de la zona destinada a la tabla dinmica, desaparece el panel de Office Campos de tabla
dinmica. Para mostrar de nuevo la lista de campos, haga clic en dicha zona.
A partir de ah, el usuario podr agregar los campos que desee para crear la tabla dinmica (vase Administrar
los campos de una tabla dinmica).
Para dar nombre a una tabla dinmica, haga clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa HERRAMIENTAS
DE TABLA DINMICA - ANALIZAR cambie el Nombre de tabla dinmica en el campo correspondiente,
y confirme.
Las modificaciones efectuadas en la lista de campos de la tabla dinmica se integran inmediatamente en

el rea del informe. Para acelerar el proceso de aadir, mover o eliminar uno de los campos, puede marcar
la opcin Aplazar actualizacin del diseo (situada en la parte inferior del panel de Office Campos de tabla
dinmica). No obstante, tenga presente que no podr utilizar el informe antes de haber desmarcado esta opcin.
132
Crear una tabla dinmica basada en varias tablas
Esta funcin permite listar los campos de varias tablas en el panel de Office Campos de tabla dinmica, lo que facilita
la creacin de una nica tabla dinmica.
Para importar varias tablas en una lista de campos de tabla dinmica, puede importarlas simultneamente desde una
base de datos relacional (vase Importar/exportar - Importar datos desde una base de datos de Access), o bien importar
las tablas una a una desde una nica fuente de datos o desde fuentes de datos diferentes, aadirlas a un modelo de
datos de Excel, crear relaciones y utilizar este modelo de datos como base de una tabla dinmica.
En el contexto de este libro, usaremos el ejemplo de la importacin de varias tablas desde una base de datos de Access,
con las que hemos creado una plantilla de datos de Excel.
Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Tablas y luego en la opcin Tabla dinmica.
Active la opcin Utilice una fuente de datos externa del cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
Haga clic en el botn Elegir conexin.
Active la ficha Tablas y haga clic en el elemento que desee.
Para nuestro ejemplo, hemos seleccionado la opcin Tablas del modelo de datos del libro. Nuestro modelo de datos
contiene 3 Tablas previamente importadas desde una base de datos de Access.
Haga clic en el botn Abrir.

Elija a continuacin entre crear la nueva tabla dinmica en una nueva hoja de clculo (opcin Nueva hoja de
clculo) o bien en la hoja activa (opcin Hoja de clculo existente) en la Ubicacin definida.
133
En este ejemplo, la tabla dinmica se ha creado en una nueva hoja de clculo.
Observe la presencia de varias tablas en la lista de los campos. Estas tablas (y sus campos) pueden verse en las fichas
ACTIVO y TODOS.
Para ver los campos asociados a una tabla, haga clic en la pequea flecha blanca situada a la izquierda de su
nombre. Y para ocultarlos, haga clic en el pequeo tringulo negro girado.
Defina la disposicin de esta nueva tabla dinmica siguiendo el mismo procedimiento que para una tabla
dinmica comn por ejemplo, arrastrando los campos que desee de cualquiera de las tablas a la zona
VALORES, FILAS o COLUMNAS (vase Crear una tabla dinmica).
El botn MS TABLAS situado debajo de los campos del panel Campos de tabla dinmica de una tabla
dinmica comn tambin permite integrar tablas en una nueva tabla dinmica.
134
Administrar los campos de una tabla dinmica
Agregar o eliminar un campo
Haga clic con el botn secundario en el nombre del campo (seccin de Campos del panel Campos de tabla
dinmica) y seleccione la opcin correspondiente a la zona en que desea colocar el campo:
Agregar a etiquetas de Para que los valores de este campo se conviertan en encabezados de fila de
fila la tabla.
Agregar a etiquetas de Para que los valores de este campo se conviertan en encabezados de columna
columna de la tabla.
Agregar a valores Para que los valores de este campo se utilicen con objeto de rellenar las
diferentes celdas de la tabla dinmica. Por defecto, Excel utiliza la funcin
SUMA para resumir los datos numricos, y la funcin CONTAR para los datos
de tipo texto. Observe que es posible cambiar esta funcin de resumen, igual
que es posible efectuar un clculo personalizado con esos datos (vase
Modificar la funcin de resumen o el clculo personalizado del campo).
Esta tabla dinmica permite mostrar la suma de los salarios por funcin y por ciudad. Los campos situados en
la lista dinmica aparecen en las reas correspondientes del panel de Office.
Tambin es posible arrastrar el campo a la zona correspondiente de la seccin de reas que aparece por
defecto bajo la lista de los campos o, si la disposicin clsica de la tabla dinmica est activada (pestaa
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR - Tabla dinmica - botn Opciones - ficha
Mostrar), arrastrar los campos directamente a la zona adecuada de la tabla.
Para eliminar un campo de tabla dinmica, desactive su casilla de verificacin correspondiente en la seccin
de los Campos.
Para mostrar u ocultar alternativamente los encabezados de filas o de columnas, haga clic en el botn
Encabezados de fila o Encabezados de columna del grupo Opciones de estilo de tabla dinmica en
la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - DISEO.
Para crear varios niveles de filas o de columnas en la tabla dinmica, aada el campo o los campos
correspondientes en las zonas que desee, segn el procedimiento descrito anteriormente.
135
En este ejemplo, hemos aadido el campo Apellido al segundo nivel de las Etiquetas de fila (ver el rea
FILAS) las etiquetas de fila de la tabla ahora van precedidas por un signo + que indica la presencia de un nivel
suplementario.
Para mostrar u ocultar los botones de nivel (signo + o -), puede hacer clic en el botn de expansin o
de contraccin (pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR, grupo

Mostrar).
Para expandir o contraer la visualizacin de un nivel, haga clic con el botn derecho en el elemento
correspondiente y escoja la opcin Expandir o contraer.
136
Luego haga clic en la opcin:
Expandir o Contraer para mostrar la informacin detallada del elemento activo.

Expandir todo el campo o Contraer todo el campo para mostrar u ocultar la informacin detallada de todos
los elementos de un campo.
Expandir hasta o Contraer hasta para mostrar u ocultar un nivel de detalle ms all del nivel siguiente.
Tambin puede activar el campo (de fila o de columna) correspondiente, hacer clic en el botn Campo activo
(pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR) y hacer clic en la opcin Expandir campo o
Contraer campo, segn el caso.
Para contraer o expandir una de las etiquetas, tambin puede hacer clic en el signo + (para expandir) o en
el signo - (para contraer), situado al lado de la etiqueta correspondiente.
Reorganizar los campos

Haga clic en el nombre del campo correspondiente en una de las cuatro zonas de la seccin de reas y
arrstrelo hasta otra zona si la zona contiene varios campos, tambin puede arrastrar los campos dentro
de la misma zona para cambiar su orden.
Estos cambios se reflejan automticamente en la tabla dinmica.
Las diferentes posibilidades de organizacin se encuentran en el men que aparece cuando hace clic en el
nombre de un campo visible en una de estas zonas:
137
Insertar un campo calculado
Para aadir un campo calculado a la tabla dinmica, haga clic en la tabla dinmica con objeto de que se
activen las herramientas especficas, haga clic a continuacin en el botn Clculos de la pestaa
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR y luego en el botn Campos, elementos y
conjuntos.
138
Haga clic en el botn Campo calculado.
En el cuadro de dilogo Insertar campo calculado, escriba el Nombre del nuevo campo calculado.
Introduzca la Frmula que elija para integrar uno de los campos existentes, seleccione el campo
correspondiente en la lista Campos y luego haga clic en el botn Insertar campo. Complete la frmula
segn el clculo que se deba efectuar.
Como ejemplo de esta funcin, vamos a calcular el importe de los impuestos aplicados a la empresa: el 45% del salario
bruto.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar la informacin.
139
Los valores del campo calculado aparecen en la tabla el nombre del nuevo campo puede verse en la lista de los
campos. Observe tambin que, por defecto, la funcin SUMA se ha aplicado automticamente a este campo.
Para eliminar un campo calculado, abra la lista Nombre del cuadro de dilogo Insertar campo calculado
(botn Clculos - opcin Campos, elementos y conjuntos) para seleccionarlo luego haga clic en el
botn Eliminar. Tambin puede hacer clic con el botn derecho en la etiqueta del campo
calculado y escoger la opcin Quitar "nombre del campo" del men contextual.
Modificar la funcin de resumen o el clculo personalizado de un

campo
Recordemos que, por defecto, se aplica la funcin SUMA a los datos numricos de la zona Valores y la funcin CONTAR a
los datos de tipo texto.
Para cambiar la funcin de resumen utilizada o efectuar un clculo personalizado con objeto de tratar los
datos de un campo de la zona VALORES, haga clic en el nombre del campo correspondiente en esta zona y
active la opcin Configuracin de campo de valor.
Se abre el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Tambin puede acceder a este cuadro de dilogo mediante la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA -
ANALIZAR - botn Campo activo - opcin Configuracin de campo.
140
El campo Nombre personalizado contiene el nombre del campo activo, o el nombre del origen si no se ha definido
ningn nombre personalizado, precedido del tipo del clculo efectuado.
Para cambiar la funcin de resumen, active la ficha Resumir valores por y, en el cuadro Resumir campo de
valor por, haga clic en la funcin de resumen que desee.
Para utilizar un clculo personalizado, active la ficha Mostrar valores como y abra la lista desplegable Mostrar
valores como.
Luego haga clic en el clculo personalizado que ms le convenga:
% de: para mostrar el valor en forma de porcentaje del valor del Elemento base en el Campo base.
Diferencia de o % de la diferencia de: para mostrar el valor, en nmero o en porcentaje, correspondiente a la
diferencia en relacin con el valor del Elemento base en el Campo base.
Total en: para mostrar los valores para elementos sucesivos en el Campo base en forma de total acumulado.
% del total de filas o % del total de columnas: para mostrar los valores de cada fila (o categora) o de cada
columna (o serie) en porcentaje del total de la fila (o categora) o de la columna (o serie).
% del total en: para mostrar un valor en porcentaje del total general de todos los datos o puntos de datos del
informe.
ndice: para calcular un valor segn esta frmula: [(valor en la celda) x (Total general)]/[(Total general de la fila)
x (Total general de la columna)].
La opcin Sin clculo desactiva el clculo personalizado.

141
Segn el tipo de clculo solicitado, puede seleccionar a continuacin un Campo base y un Elemento base
sabiendo que el Campo base debe ser diferente del seleccionado al principio del procedimiento (zona
VALORES).
En este caso, pedimos que se muestre la diferencia en el importe de los impuestos para la empresa tomando como
referencia la poblacin de Madrid.
Para cambiar el formato de los resultados del clculo, haga clic en el botn Formato de nmero.
Escoja la Categora de nmero que hay que asignar al resultado y modifique, si es preciso, las opciones
que se le han asociado en el panel derecho del cuadro de dilogo. Confirme mediante el botn Aceptar.
Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor para confirmar las
modificaciones.
142
En este extracto de tabla, podemos ver que la columna Suma de Impuestos empresa muestra con claridad la
diferencia (en euros) de los impuestos de Barcelona en relacin con los de Madrid (columna vaca, puesto que se
trata de nuestro valor de referencia).
Si desea utilizar varios mtodos de resumen para un campo en particular, puede aadir otra vez el campo
en cuestin desde la lista de campos de la tabla dinmica y seguir el mismo procedimiento para asignarle
otra funcin de resumen.
Utilizar los campos de totales y de subtotales

Para ilustrar este apartado, vamos a utilizar una tabla dinmica simple en la que se calcularn por defecto las sumas de
los salarios y de las primas (campo TOTAL) por Funcin del personal y por Ciudad.
Seleccione uno de los elementos del campo de fila o de columna para el que desea aadir subtotales o totales.
Haga clic en el botn Campo activo y luego en la opcin Configuracin de campo (pestaa
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR) para mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de
campo.
143
Para calcular el subtotal de la etiqueta de fila o de columna seleccionada usando la funcin de resumen por
defecto (SUMA para los valores numricos, CONTAR para los valores de tipo texto), active la opcin
Automtico del rea Subtotales.
Para calcular los subtotales usando una funcin diferente, o bien calcular varios tipos de subtotales, active la
opcin Personalizado y escoja la funcin o las funciones que quiere utilizar, usando la tecla [Ctrl] para
seleccionar varias funciones si es preciso.
Para cambiar el modo de visualizacin de los subtotales, active la ficha Diseo e impresin active, si no lo
est, la opcin Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemtico y marque la opcin Mostrar
subtotales en la parte superior de cada grupo. Confirme mediante Aceptar.
Para saber ms acerca de la presentacin y el diseo de una tabla dinmica, vase el apartado Cambiar el diseo
y la presentacin de una tabla dinmica, un poco ms adelante en este captulo.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar.
144
En este caso, hemos aadido los subtotales de tipo Suma y Promedio por etiqueta de fila.
Para modificar la visualizacin de los totales generales, tambin puede hacer clic en el botn Totales
generales del grupo Diseo de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - DISEO, y hacer
clic en la opcin de visualizacin que prefiera:
Para modificar la visualizacin de los subtotales, tambin puede hacer clic en el botn Subtotales del
grupo Diseo de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - DISEO, y hacer clic en la opcin
de visualizacin que prefiera:
145
Filtrar una tabla dinmica
Para filtrar los datos de una tabla dinmica a partir de uno o varios campos, puede utilizar un filtro normal, que se
puede aplicar desde una lista desplegable, o bien utilizar los filtros de segmentacin, que proporcionan una
representacin visual de los datos filtrados.
El campo utilizado para filtrar forma parte de la tabla
Haga clic en el botn , situado a la derecha de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.
146
Se abre un men y en l se muestra la lista de los valores del campo. Todos los valores estn marcados y, por
lo tanto, aparecen en la tabla.
Para quitar uno o varios valores de la tabla, desmarque la opcin correspondiente. Para conservar un solo
valor, desmarque la opcin (Seleccionar todo) y luego marque el valor que desee mostrar.
La columna Sevilla ya no se ve en la tabla. El botn , que aparece a la derecha de Etiquetas de columna,

indica que se ha aplicado un filtro a este campo. Este smbolo tambin aparece en la lista de los campos de la
tabla dinmica.
Para cancelar este filtro, haga clic en el botn o en el smbolo que aparece en la lista de los campos y
luego en la opcin Borrar filtro de "campo".
Para filtrar en funcin de los valores de la tabla dinmica, haga clic en el botn y luego en la opcin
Filtros de valor:
Haga clic entonces en la opcin que le permita definir el intervalo de valores que se emplearn en el
filtro. Por ejemplo, para filtrar los valores comprendidos entre 1.000 y 1.500, haga clic en Entre, precise
los extremos del intervalo y haga clic en Aceptar.
La opcin Filtros de etiqueta permite, siguiendo el mismo principio, filtrar en funcin de un intervalo
definido sobre los datos de las etiquetas de fila o de columna. Si los datos son fechas, tambin puede
filtrar segn un periodo dado si se trata de texto, puede filtrar los datos que Comienza por, Termina
147
con...
El campo utilizado para filtrar no forma parte de la tabla

Arrastre el campo correspondiente desde la lista de campos hasta la zona Filtro de informe de la seccin
de FILTROS.
El elemento correspondiente aparece encima de la tabla dinmica (en nuestro ejemplo, hemos utilizado el campo
Fecha de contrato).
Haga clic en el botn asociado a este campo.
Aparece la lista de valores del campo.

Marque los valores que desee utilizar para aplicar el filtro y desmarque los dems. La opcin Seleccionar
varios elementos hace que aparezcan las casillas de verificacin que permiten seleccionar varios valores.
Se modifica el contenido de la tabla dinmica aparece el botn en lugar del botn en la lista de campos.
Para modificar este filtro, haga clic de nuevo en . Para quitar este campo de filtro, haga clic en el nombre
del campo que se muestra en la zona FILTROS de informe y luego en la opcin Quitar campo o
desmrquelo en la lista de los campos.
Filtrar una tabla dinmica usando un filtro de segmentacin

Para filtrar los datos de una tabla dinmica, tambin puede segmentar los datos. En contraposicin con el mtodo
tradicional de filtrado, la segmentacin de datos presenta la ventaja de su facilidad de acceso, ya que incorpora un
conjunto de botones de filtrado y proporciona una visin ms clara de los datos filtrados.
Para crear una segmentacin de datos en una tabla dinmica, haga clic en dicha tabla y luego en el botn
Insertar Segmentacin de datos del grupo Filtrar de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA
DINMICA - ANALIZAR.
148
Marque el campo o los campos de la tabla dinmica a los que desea aplicar un filtro por segmentacin.
Haga clic en Aceptar para confirmar.
Se muestra un filtro de segmentacin de datos para cada campo seleccionado cada filtro contiene los valores
del campo representados en forma de botones.
En este ejemplo, se superponen dos filtros de segmentacin. Puede mover estos paneles arrastrando su barra
de ttulo y cambiar su tamao arrastrando uno de sus ngulos.
Para filtrar los datos de la tabla dinmica, haga clic en uno de los botones del filtro de segmentacin
(mantenga pulsada la tecla [Ctrl] para filtrar segn varios datos).
Los cambios se reflejan automticamente en la tabla dinmica.
149
Para cancelar un filtro, haga clic con el botn derecho en el panel correspondiente y luego haga clic en la
opcin Borrar filtro de "nombre de campo".
Por defecto, el estilo del filtro de segmentacin retoma el estilo de la tabla dinmica a la que se aplica. Observe
no obstante que las modificaciones efectuadas en la tabla dinmica tras la creacin del filtro de segmentacin
no sern tomadas en cuenta por dicho filtro.
Para cambiar el formato de un filtro de segmentacin, haga clic en el filtro en cuestin y seleccione el estilo
que prefiera en el grupo Estilos de Segmentacin de datos de la pestaa HERRAMIENTAS DE
SEGMENTACIN DE DATOS - OPCIONES.
Para compartir un filtro de segmentacin con otra tabla dinmica, puede conectarlo a esa tabla. Para ello,
haga clic en el filtro de segmentacin y luego en el botn Conexiones de informe del grupo
Segmentacin de datos de la pestaa HERRAMIENTAS DE SEGMENTACIN DE DATOS - OPCIONES.
Marque el nombre de las tablas dinmicas en las que desea utilizar el filtro de segmentacin y confirme
mediante Aceptar.
Para utilizar el filtro de segmentacin que acaba de definir como compartido, la tabla dinmica conectada
deber utilizar la opcin Conexiones de filtro (pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR
- grupo Filtrar).
Si un filtro de segmentacin ya no le resulta til, en vez de eliminarlo puede desconectarlo de la tabla
dinmica. Para ello, haga clic en cualquier lugar de la tabla dinmica y luego haga clic en la flecha asociada
al botn Conexiones de filtro del grupo Filtrar de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA -
ANALIZAR.
Desmarque el campo o los campos de la tabla dinmica en los que ya no desea utilizar el filtro de
segmentacin (y al revs, marque los campos para activar de nuevo la conexin al filtro de segmentacin
correspondiente). Confirme mediante Aceptar.
Los filtros de segmentacin desconectados permanecen visibles, pero ya no estn vinculados a la tabla dinmica.
Para eliminar un filtro de segmentacin, haga clic en su barra de ttulo y luego pulse [Supr]. Tambin puede
hacer clic con el botn derecho en el panel y luego escoger la opcin Quitar "nombre del filtro".
Agrupar los datos de una tabla dinmica

Esta funcin le permite agrupar valores de uno o varios campos por criterios de seleccin o por campo.
Tomemos el ejemplo de una tabla dinmica que muestra el total de los salarios y de las primas segn la Funcin
de asalariado, y que los presenta por Poblacin y Fecha de contrato.
150
Agrupar por campo
Para resumir elementos de tipo numrico o de fecha en el informe, haga clic en una de las etiquetas de fila o
de columna correspondientes al campo de la tabla dinmica que desea agrupar.
En nuestro ejemplo, vamos a agrupar el campo Fecha de contrato por ao.
Active si es preciso la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR y haga clic en el botn
Agrupar.
Haga clic en la opcin Agrupar campos.
La opcin Agrupar campos aparecer en gris (inaccesible) si el elemento seleccionado no es un nmero, una fecha
o una hora.
En el cuadro de dilogo Agrupar, modifique si es preciso el primer valor que debe integrarse en la
agrupacin (nmero, fecha u hora) en la zona Comenzar en, y la ltima, en la zona Terminar en. Los
valores propuestos por defecto corresponden a los valores mnimo y mximo del campo.
151
En la zona Por, y en funcin del tipo de agrupamiento, lleve a cabo una de las siguientes operaciones:
Para agrupar datos numricos, escriba el valor que representa el intervalo de cada grupo.
Para agrupar fechas u horas, haga clic en la unidad o las unidades de tiempo que deben aplicarse a los grupos
(para desactivar una de las unidades seleccionadas, haga clic de nuevo en su nombre).
En nuestro ejemplo, las columnas de la tabla dinmica se agruparn por aos entre el 01/05/2000 y el 02/11/2005.
Para cancelar el agrupamiento, desagrupe los elementos: haga clic en uno de los valores del grupo y
luego en el botn Agrupar y en la opcin Desagrupar.
Agrupar por seleccin

Esta funcin permite crear un conjunto a partir de elementos seleccionados en el informe a fin de poder mostrar el
total de los elementos que lo constituyen o, por el contrario, de mostrar cada valor.
Seleccione, haciendo clic y arrastrando o bien haciendo clic con la tecla [Ctrl] pulsada, la etiqueta o las
etiquetas de los campos que desea agrupar.
Para ilustrar esta funcin, vamos a crear un primer grupo con los campos Camarera y Camarero.
152
Haga clic en el botn Agrupar y luego en la opcin Agrupar seleccin.
Tambin puede hacer clic con el botn derecho en la seleccin y escoger la opcin Agrupar del men contextual.
Repita esta operacin con cada grupo que desea formar.
En este caso, se ha creado un nuevo nivel de agrupamiento que contiene los dos grupos: Grupo2 para los campos
Camarera y Camarero y Grupo1 para los campos Cocinera y Cocinero.
Para contraer la vista del grupo, haga clic en el signo - (menos) correspondiente, y para desarrollar el grupo
con el fin de mostrar cada valor por separado, haga clic en el signo + (ms).
Para cancelar el agrupamiento, desagrupe los elementos: haga clic en el nombre del grupo y en el botn
Agrupar, luego en la opcin Desagrupar, o haga clic con el botn derecho en el nombre del grupo y
luego escoja la opcin Desagrupar del men contextual.
Filtrar las fechas de forma interactiva (filtro de escala de tiempo)

Es posible utilizar una escala de tiempo para mostrar los datos correspondientes a diferentes periodos.
Haga clic en la tabla dinmica.

Haga clic en el botn Insertar escala de tiempo del grupo Filtrar de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA
DINMICA - ANLISIS.
En el cuadro de dilogo Introducir escalas de tiempo, marque el campo o los campos de tipo fecha que quiere
utilizar para aplicar el filtro cronolgico y confirme pulsando Aceptar.
153
En este ejemplo, hemos aplicado un filtro de escala de tiempo basndonos en el campo Fecha de contrato.
Para cambiar el perodo aplicado a este filtro, haga clic en la pequea flecha situada a la derecha del perodo
actual (MESES en nuestro ejemplo), y seleccione la opcin AOS, TRIMESTRES, MESES o DAS.
Para moverse por la lnea de tiempo, puede utilizar las flechas derecha o izquierda situadas en la parte inferior de
la ventana, o bien arrastrar el cursor por la barra temporal (entre las dos flechas).
Si la barra temporal no incluye ningn cursor, puede sealar el extremo de la barra central (azul) y arrastrarlo
hasta el periodo deseado.
En este ejemplo, podemos ver en la tabla dinmica la suma de los salarios por funcin de los asalariados cuya Fecha
de contrato est comprendida entre los aos 2000 y 2002.
El filtro de lnea de tiempo se administra como un filtro de segmentacin (vase Filtrar una tabla dinmica -
Filtrar una tabla dinmica usando un filtro de segmentacin).
154
Cambiar el diseo y la presentacin de una tabla dinmica
Cambiar el formato de la tabla dinmica
Para cambiar el formato de la tabla dinmica, active la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA
- DISEO y haga clic en el botn Diseo de informe del grupo Diseo active la opcin:
Mostrar en forma compacta para mantener los campos de la izquierda en una columna aplicndoles una sangra
a fin de mostrar la relacin de anidacin entre los datos conectados (forma activada por defecto).
Mostrar en forma de esquema para presentar los datos segn el estilo habitual de una tabla dinmica.
Mostrar en formato tabular para presentar los datos en un formato de tabla tradicional.
Cambiar el formato de un campo de fila

Para cambiar el formato de un campo de fila, seleccinelo y haga clic en la opcin Configuracin de campo
del grupo Campo activo de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR. Tambin
puede hacer doble clic en el campo de fila correspondiente en modo esquema o tabular.
Active la ficha Diseo e impresin.

Para mostrar los elementos del campo de forma jerrquica, active la opcin Mostrar etiquetas de
elementos en formato esquemtico. A continuacin puede pedir que se muestren (u oculten) las
etiquetas del campo siguiente en la misma columna de forma compacta marcando la opcin Mostrar
elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta).
Para mostrar los elementos del campo en formato tabular, active la opcin Mostrar etiquetas de elementos en
formato tabular.
Para integrar un salto de pgina a la hora de imprimir, marque la opcin Insertar salto de pgina despus de
cada elemento.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar la Configuracin de campo.
Cambiar la disposicin y el formato de la tabla

Para cambiar la disposicin y el formato de la tabla, puede hacer clic en el botn Opciones de tabla
dinmica (pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR - opcin Opciones) con objeto
de mostrar el cuadro de dilogo del mismo nombre.
155
Active la ficha Diseo y formato y luego defina el Diseo de las celdas, as como el Formato de los
valores de error o de las celdas vacas. As, por ejemplo, para reemplazar las celdas vacas por ceros, puede
marcar la opcin Para celdas vacas, mostrar y luego teclear 0 en el campo asociado.
Confirme las modificaciones haciendo clic en Aceptar.
Cambiar el estilo de la tabla dinmica

Para cambiar las Opciones de estilo de tabla dinmica (ficha HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA -
DISEO), marque la opcin o las opciones que prefiera:
Filas con bandas o Columnas con bandas para aplicar alternativamente un color claro y luego un color
oscuro a las filas o a las columnas.
Encabezados de fila o Encabezados de columna para incluir los encabezados de fila o de columna en los
estilos de las bandas.
Para insertar una lnea en blanco despus de cada elemento de la tabla dinmica, haga clic en el botn
Filas en blanco (pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - DISEO) y luego en la opcin
Insertar lnea en blanco despus de cada elemento. En caso contrario, para suprimirla, haga clic de
nuevo en el botn Filas en blanco y luego en la opcin Quitar lnea en blanco despus de cada
elemento.
Para aplicar o modificar el estilo de tabla, seleccinelo en el grupo Estilos de tabla dinmica (ficha
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - DISEO).
156
Volver a calcular una tabla dinmica
Cuando el rango de celdas de origen de la tabla dinmica se modifica, estos cambios no se reflejan automticamente
en la tabla: es preciso actualizarla.
Haga clic si es preciso en la tabla dinmica.

Active la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR y haga clic en la flecha asociada al
botn Actualizar del grupo Datos.
Haga clic en la opcin Actualizar para actualizar la informacin del libro que provenga del origen de datos o en la
opcin Actualizar todo para actualizar toda la informacin que provenga de la fuente datos.
Eliminar una tabla dinmica

Haga clic dentro de la tabla dinmica.
Active si es preciso la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR.
Haga clic en el botn Borrar del grupo Acciones y luego en la opcin Borrar todo.
Elegir un grfico dinmico recomendado

Los grficos dinmicos facilitan una representacin grfica de los datos contenidos en una tabla dinmica o en una hoja
de clculo compleja. El grfico incorpora controles de filtrado interactivos que permiten analizar rpidamente un
subconjunto de datos.
Adems, Excel 2013 puede sugerir algunos grficos dinmicos particularmente adaptados a los datos, lo que resulta de
gran ayuda a la hora de sintetizarlos y analizarlos.
Haga clic en la tabla de datos.
Active el botn Grficos recomendados de la pestaa INSERTAR.

Se abre la ventana Insertar grfico.
157
Si es preciso, active la ficha Grficos recomendados.
En el panel izquierdo de la ventana, seleccione un grfico que incluya el icono del grfico dinmico en la esquina
superior derecha de su vieta.
En la parte derecha de la ventana Insertar grfico se muestra una vista previa del grfico seleccionado.
Si el grfico presentado cumple sus expectativas, haga clic en el botn Aceptar para crearlo.
Si no le convence ninguno de los grficos que se le presentan, dirjase al apartado Crear un grfico dinmico.
158
La nueva hoja de clculo (con el nombre Hojax) creada para albergar este grfico dinmico muestra tambin el panel
de Office Campos de grfico dinmico, que podr usar para modificar dicho grfico dinmico.
Para efectuar cambios en la arquitectura del grfico dinmico usando el panel de Office, proceda como lo hara
con una tabla dinmica (vase el captulo Tablas dinmicas).
Para cambiar el tipo de grfico, la disposicin y los formatos de un grfico dinmico, dirjase a los captulos
dedicados a los grficos en Excel.
Para crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica que ya existe, haga clic en la tabla dinmica,
active la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR y haga clic en el botn Grfico
dinmico del grupo Herramientas antes de seleccionar el tipo de grfico que desea obtener.
Elegir un grfico dinmico

Recordemos que los grficos dinmicos facilitan una representacin grfica de los datos contenidos en una tabla
dinmica o en una hoja de clculo compleja. El grfico incorpora controles de filtrado interactivos que permiten analizar
rpidamente un subconjunto de datos.
Adems, Excel 2013 puede sugerir algunos grficos dinmicos particularmente adaptados a los datos (vase Elegir un
grfico dinmico recomendado), aunque, obviamente, tambin puede crearlo usted mismo.
Si el rango de celdas que sirven de base para el grfico dinmico contiene encabezados de columna o ya est
organizado en una tabla de datos, haga clic en una de las celdas. De lo contrario, seleccione el rango de
celdas que desea tratar en la tabla dinmica.
Active la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Grfico dinmico y luego en la opcin Grfico
dinmico.
Se abre un cuadro de dilogo similar al que sirve para crear tablas dinmicas.
Compruebe que el cuadro Seleccione una tabla o rango contiene los datos que desea analizar. Si no es
as, use el botn para seleccionarlos.
Elija la ubicacin del grfico dinmico: en una nueva hoja de clculo (opcin Nueva hoja de clculo) o en
una hoja ya creada (opcin Hoja de clculo existente). Si ha optado por esta ltima opcin, use el
botn para activar la primera celda destinataria del grfico.

159
Un grfico dinmico vaco aparece en la ubicacin indicada y justo al lado vemos una tabla dinmica, tambin
vaca. Al igual que cuando se crean tablas dinmicas solas, a la derecha de la ventana se abre el panel de Office
Campos de tabla dinmica. La seccin LEYENDA (SERIE) sustituye a la seccin COLUMNA y la seccin EJE
(CATEGORAS) sustituye a la seccin FILAS.
Aparecen tambin las fichas HERRAMIENTAS DEL GRFICO DINMICO - ANALIZAR - DISEO y FORMATO.
Construya el grfico dinmico igual que si se tratase de una tabla dinmica (vase el captulo Tablas
dinmicas).
Filtrar un grfico dinmico

Haga clic dentro del grfico dinmico.
Puede abrir la lista desplegable asociada a cada campo a fin de marcar el elemento o los elementos que es
preciso filtrar y luego confirme pulsando Aceptar.
Tambin puede usar los filtros por segmentacin. Para ello, active si es preciso la pestaa HERRAMIENTAS
DEL GRFICO DINMICO - ANALIZAR y haga clic en el botn Insertar Segmentacin de datos del
grupo Filtrar.
Marque el campo o los campos del grfico dinmico en los que desea aplicar un filtro por segmentacin y
haga clic en Aceptar para confirmar.
Se muestra un filtro por segmentacin para cada campo seleccionado.
160
En este ejemplo, se ha aadido un filtro por segmentacin.
Los filtros del grfico dinmico se administran del mismo modo que en una tabla dinmica. Para saber ms acerca
de los filtros normales o por segmentacin, vaya el apartado Filtrar una tabla dinmica.
Para aplicar un filtro de escala de tiempo a los datos del grfico dinmico activo, haga clic en el botn Insertar
escala de tiempo de la pestaa HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA - ANALIZAR (grupo Filtrar) y
marque, en el cuadro de dilogo Introducir escalas de tiempo en el campo o los campos de tipo fecha con
los que desea aplicar el filtro cronolgico. Confirme haciendo clic en Aceptar.
El filtro de escala del tiempo se administra como un filtro de segmentacin (vase Filtrar una tabla dinmica -
Filtrar una tabla dinmica usando un filtro de segmentacin).
Eliminar un grfico dinmico

Haga clic dentro del grfico dinmico.
Active, si es preciso, la pestaa HERRAMIENTAS DEL GRFICO DINMICO - ANALIZAR, haga clic en el
botn Acciones, luego en Borrar y finalmente en Borrar todo para suprimir el grfico y la posible tabla
dinmica asociada.
Para eliminar nicamente el grfico dinmico, haga clic en uno de sus bordes exteriores con objeto de
seleccionar la zona de grfico y luego pulse la tecla [Supr].
Hacer anotaciones en las celdas

Crear el comentario
Active la celda a la que desea aadir un comentario.
Active la pestaa REVISAR y haga clic en el botn Nuevo comentario del grupo Comentarios.
Escriba el texto del comentario.
El comentario se inserta directamente en la etiqueta informativa. Se puede saltar de lnea pulsando la tecla [Intro].
Pulse la tecla [Esc] o haga clic en otra parte para interrumpir la redaccin del comentario.
161
Aparece una etiqueta informativa con el nombre del usuario.
De forma predeterminada, en la parte superior derecha de la celda, un pequeo tringulo rojo avisa de la existencia
del comentario.
Visualizar los comentarios

Para visualizar un comentario, simplemente seale el tringulo rojo.
Para ver los comentarios unos tras otros, haga clic en los botones Anterior y Siguiente del grupo
Comentarios (pestaa REVISAR).
Para ver todos los comentarios simultneamente, haga clic en el botn Mostrar todos los comentarios
del grupo Comentarios (pestaa REVISAR).
Para modificar la vista general de los comentarios, haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn
Opciones, categora Avanzadas, zona Mostrar, active la opcin Sin comentarios ni indicadores,
Solo indicadores y comentarios al mantener el mouse o Comentarios e indicadores y confirme.
Para modificar un comentario, haga clic en la celda que lo contiene, haga clic en el botn Modificar
comentario (grupo Comentarios de la pestaa REVISAR), introduzca los cambios y pulse [Esc].
Para eliminar un comentario, haga clic en la celda que lo contiene y luego en el botn Eliminar del
grupo Comentarios (pestaa REVISAR).
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Haga clic en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rpido , y luego en la opcin
Ms comandos.
Se abre el cuadro de dilogo Opciones de Excel y se activa la categora Barra de herramientas de acceso rpido.
Elija si la personalizacin afecta a todos los libros de Excel o solamente al libro activo para ello, abra la lista
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y active la opcin Para todos los documentos
(predeterminado) o la opcin Para Nombre del libro activo.
Efecte sus cambios (vase los apartados siguientes) y, cuando todas las modificaciones estn hechas, haga clic
en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Opciones de Excel.
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido

Abra la lista Comandos disponibles en y haga clic en la categora de comandos que contenga el que quiera
ejecutar.
En la lista de comandos de la categora seleccionada, haga clic en el comando que quiera aadir.
Haga clic en el botn Agregar.
162
En este ejemplo, hemos aadido la herramienta Insertar nueva ecuacin, de la categora Todos los comandos, a
la barra de herramientas de acceso rpido.
Si la herramienta que debe aadirse a la barra est disponible en la cinta de opciones, tambin puede
hacer clic con el botn derecho en ese comando y luego escoger Agregar a la barra de herramientas
de acceso rpido en el men contextual.
Eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rpido

En la lista de los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido, situada a la derecha del cuadro de
dilogo, haga clic en el comando que quiera quitar.
Haga clic en el botn Quitar.
Tambin puede hacer clic con el botn derecho en el comando que desea quitar de la barra de
herramientas y escoger (botn izquierdo) la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso
rpido.
Mostrar y ocultar las etiquetas informativas

Por defecto, cuando seala un comando de la cinta de opciones, se muestra un texto descriptivo del comando en cuestin
en una etiqueta informativa. Es posible establecer que no se muestren estas etiquetas o incluso que slo se muestre el
nombre del comando, sin su descripcin.
A continuacin puede ver la descripcin del comando Ajustar texto en una etiqueta informativa.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Opciones.

En la parte izquierda del cuadro de dilogo, seleccione la categora General.
163
Abra la lista Estilo de informacin en pantalla que aparece en la zona Opciones de interfaz de usuario y
haga clic en una de las opciones siguientes:
Mostrar descripciones de caractersticas en informacin en pantalla: esta opcin activa las
etiquetas informativas avanzadas: se muestra en la ventana de la etiqueta informativa el nombre del
comando en cuestin, seguido de un texto descriptivo. Si existe un mtodo abreviado de teclado para ese
comando, dicho mtodo aparece entre parntesis a la derecha del nombre del comando.
No mostrar descripciones de caractersticas en informacin en pantalla: esta opcin desactiva las

etiquetas informativas avanzadas: solo se muestran en la ventana de la etiqueta el nombre del comando
sealado y el mtodo abreviado de teclado si existe.
No mostrar informacin en pantalla: esta opcin desactiva las etiquetas informativas. Cuando se
seala el comando, no aparece ninguna informacin.

Si ha elegido activar las etiquetas informativas avanzadas, cuando seale determinados comandos
visualizar el vnculo Ms informacin para obtener ayuda. En ese caso, basta con que haga clic en ese
vnculo para que se abra el apartado de ayuda que corresponda al comando sealado.
Personalizar la barra de estado

Los indicadores que aparecen en la barra de estado pueden mostrarse o no.
Haga clic con el botn derecho del ratn en la barra de estado.
Las opciones marcadas corresponden a los indicadores que pueden aparecer en funcin de las operaciones que lleve
a cabo.
Haga clic en las opciones que desee para mostrar u ocultar los indicadores correspondientes.
Cuando haya terminado, haga clic fuera de la barra de estado para confirmar.
Personalizar la cinta de opciones

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones.
Haga clic en el botn Personalizar cinta de opciones, situado en el panel izquierdo de la ventana Opciones
de Excel.
164
Las pestaas precedidas por una marca en la columna Personalizar la cinta de opciones son las que se muestran de
forma predeterminada en la cinta de opciones.
Haga clic en el pequeo signo + asociado al nombre de una pestaa para mostrar la lista de grupos que contiene.
Aadir una pestaa y un grupo personalizados

Haga clic en el botn Nueva pestaa.
Observe que se ha integrado un Nuevo grupo (personalizada) automticamente a la Nueva pestaa

(personalizada).
Para aadir un nuevo grupo personalizado a una pestaa, haga clic en el nombre de la pestaa en la que desea
agregar el nuevo grupo y a continuacin haga clic en el botn Nuevo grupo.
165
Cambiar el nombre a una pestaa o un grupo
Haga clic en la pestaa o en el grupo cuyo nombre quiere cambiar, situado en la columna Personalizar la
cinta de opciones, para seleccionarlo.
Haga clic en el botn Cambiar nombre e introduzca el nuevo nombre.
Si se trata de un grupo, tambin podr asociarle un Smbolo haciendo clic en el icono que desee.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar.
Aadir comandos a un grupo personalizado

Puede aadir un comando a un grupo personalizado que se encuentre en una pestaa (personalizada o
predeterminada) en cambio, es imposible aadir un comando a un grupo de los proporcionados por defecto.
Haga clic, en la lista Personalizar la cinta de opciones, sobre el grupo en el que desea aadir un comando.
Haga clic, en la lista Comandos disponibles en, sobre el comando deseado y haga clic en el botn Agregar.
Repita esta ltima operacin con cada comando que quiera insertar.
Eliminar una pestaa, un grupo personalizado o un comando

En la columna Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el elemento correspondiente para
seleccionarlo y luego haga clic en el botn Quitar.
Para confirmar la operacin (de creacin, modificacin o eliminacin), haga clic en el botn Aceptar.
Para cambiar el nombre o quitar una pestaa o un grupo personalizado, tambin puede hacer clic con
el botn derecho en el elemento correspondiente y escoger la opcin Cambiar nombre o Quitar del
men contextual.
166
Mtodos abreviados
En Microsoft Excel 2013, la tecla [Alt] permite mostrar las sugerencias de teclado de la cinta de opciones, pero tenga
en cuenta que la mayor parte de los mtodos abreviados de teclado que usaban [Alt] an funcionan bien, aunque no
aparezcan anotados en pantalla.
Buscar/Reemplazar
[Mays][F4] Buscar Siguiente
[Ctrl][Mays][F4] Buscar Anterior
[Ctrl]L Buscar y Reemplazar
[F5] o [Ctrl]I Ir a
[Alt]-clic Panel de tareas Referencia
Insertar
[Ctrl]+ Celda, Fila, Columna

[Mays][F11] Hoja de clculo
[F11] Grfico como nueva hoja
[Ctrl][F3] Definir un nombre
[F3] Pegar un nombre
[Ctrl][Mays][F3] Crear un nombre
[Mays][F2] Comentario
[Ctrl][Alt]K Hipervnculo
Vista fila/columna
[Ctrl]9 Ocultar fila

[Ctrl]0 Ocultar columna
Macro
[Alt][F8] Macros
[Alt][F11] Visual Basic Editor
[Alt][Mays][F11] Microsoft script Editor
Clculo y frmula
[F9] Calcular documento

[Mays][F9] Calcular hoja de clculo activa
[Alt]" Mostrar frmulas
167
Caracteres especiales
[Alt Gr]E Smbolo euro
[Ctrl], Fecha del da
[Ctrl][Mays]: Hora
[Ctrl][Mays]" Valor de la celda de encima
[Alt][Mays]= Frmula suma automtica
[Supr] Borrar frmulas y datos
[Alt][Flecha Mostrar la lista de la funcin autocompletar
abajo]
[Ctrl][Tab] Tabulacin en un cuadro de texto
Barra de frmulas
[F2] Acceso al modo de edicin

= Inicio de una frmula
[Ctrl][Supr] Eliminacin a partir del punto de insercin hasta el final de la lnea
[Alt][Intro] Salto de lnea
[Esc] Anulacin de los elementos introducidos
[Intro] Validacin
[Ctrl][Intro] Inserta el contenido de la celda activa en las celdas seleccionadas
[Ctrl][Mays] Valida una frmula matricial
[Intro]
[F4] Referencias absolutas/relativas
[Ctrl]E Despus de introducir un nombre de funcin muestra el cuadro de dilogo
Argumentos de funcin
[Ctrl][Mays]A Despus de introducir un nombre de funcin inserta los parntesis y nombres de
argumento
Formato de celda
[Ctrl][Mays]_ Sin borde

[Ctrl]N Negrita
[Ctrl]K Cursiva
[Ctrl]S Subrayado
[Alt] Estilo
[Ctrl]1 Formato de celdas
[F7] Ortografa
[Ctrl]Q Herramienta Anlisis rpido
168
Formato de los nmeros y las fechas
[Ctrl][Mays]! Formato millares de dos decimales (0,00)
[Ctrl][Mays]$ Formato monetario de dos decimales (# ##0,00 )
[Ctrl][Mays] Formato numrico exponencial de dos decimales (0,00E + 00)

[Ctrl][Mays]# Formato fecha (dd-mmm-aa)
Desplazamientos
[Inicio] Principio de lnea

[Ctrl][Inicio] Principio de la hoja: A1
[Ctrl][Fin] Celda correspondiente a la interseccin de la ltima columna de la derecha usada
y la ltima fila de la parte inferior usada.
[Ctrl][F6] o [Ctrl] Ventana del libro siguiente
[Tab]
[Ctrl][Mays][F6] Ventana del libro anterior
o[Ctrl][Mays]
[Tab]
[Ctrl][Av Pg] Hoja siguiente en el libro
[Ctrl][Re Pg] Hoja anterior en el libro
[F6] Panel siguiente
[Mays][F6] Panel anterior
Selecciones
[Ctrl][Mays] Toda la hoja

[Espacio]
[Ctrl][Espacio] Columna
[Mays][Espacio] Fila
[F8] Activa y desactiva el modo Ampliar seleccin
[Mays][F8] Activa y desactiva el modo Agregar a la seleccin
[Ctrl][Mays]O Celdas que contienen comentarios
[Ctrl][Mays]* Rango rectangular de celdas en torno a la celda activa.
[Ctrl]/ Totalidad de la matriz a la que pertenece la celda activa.
Modo Esquema
[Alt][Mays] Desasocia una fila o una columna de un grupo

[Flecha izquierda]
[Alt][Mays] Asocia una fila o una columna a un grupo
[Flecha derecha]
[Ctrl]8 Muestra/oculta los smbolos del esquema
169

Manual de Excel N2 2013 PDF

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Contenido

Crear un libro basado en una plantilla.............................................................................................................................. 1

Crear un libro basndose en una de las plantillas propuestas

En este ejemplo, utilizamos la pgina de Inicio de Excel.

Crear un libro basado en una plantilla personalizada

en Windows 8: C:\usuarios\nombre_usuario\Mis documentos\Plantillas personalizadas de Office

Haga clic en la vieta de la plantilla que desea usar.

Buscar una plantilla en lnea

Introduzca una o varias palabras clave e inicie la bsqueda pulsando el icono .

Crear de la correspondiente ventana de vista previa.

Haga clic en el botn Guardar.

Usar libros de Excel 2013 en versiones anteriores

Abra el libro en Microsoft Excel 2013.

Guardar un libro en formato Excel 97-2003

Abra el libro en Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Guardar como.

Haga clic en el botn Guardar.

Convertir un libro al formato de archivo Excel 2013

Abra el libro que desea convertir al formato Office Excel 2013.

La conversin de un archivo puede producir la reduccin de su tamao.

Elegir la carpeta local de trabajo predeterminada

Haga clic en la pestaa ARCHIVO, en el botn Opciones y seleccione la categora Guardar.

Configurar la recuperacin automtica de los libros

Recuperar una versin anterior de un archivo

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Informacin.

Haga doble clic en la versin que desee abrir.

Recuperar un libro que an no se ha guardado

Active la pestaa ARCHIVO y luego el botn Abrir.

Active si es preciso la categora Libros recientes.

Insertar caracteres especiales

Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda

=HOY() Para insertar la fecha del da de hoy.

=AHORA() Para insertar la fecha y la hora.

Introducir un mismo contenido en varias celdas

Insertar una ecuacin prediseada

para mostrar la lista de las ecuaciones disponibles:

Haga clic en la ecuacin que desee utilizar.

Nuestra ecuacin pasa a tener esta forma:

haga clic en la herramienta del grupo Herramientas.

Nuestra ecuacin tiene ahora este aspecto:

Crear una ecuacin

Active la pestaa INSERTAR y haga clic en la herramienta del grupo Smbolos.

Crear un vnculo a un nuevo archivo

Crear un vnculo a un archivo que ya existe o a una pgina web

Crear un vnculo hacia una ubicacin especfica del libro

Crear un vnculo a una direccin de correo electrnico

Especifique la Direccin de correo electrnico y el Asunto del mensaje.

Cuando aparezca la mano, haga clic para activar el hipervnculo.

Modificar el destino de un hipervnculo

Modificar el texto o el objeto grfico de un hipervnculo

Mostrar una imagen como fondo de la hoja

Active la hoja y la pestaa DISEO DE PGINA.

Desde un archivo si la imagen est almacenada en su ordenador o en una red local.

Imgenes prediseadas de Office.com para efectuar una bsqueda en el sitio Office.com.

SkyDrive (u otra nube) si la imagen est almacenada en la nube.

Haga doble clic en el nombre de la imagen.

Eliminar las filas con repeticiones

Haga clic en cualquier parte de la tabla.

Haga clic en el botn Aceptar.

Haga clic en Aceptar para cerrar este cuadro de dilogo.

Poner nombre a los rangos de celdas

Haga clic en el Cuadro de nombre, situado a la izquierda de la barra de frmula.

Haga clic en Aceptar.