1.

FINALIDAD INVENTARIO ACTIVO FIJO:

Tiene la finalidad de realizar controles administrativos que nos permita identificar y

verificar la correcta custodia de los activos de la empresa, ubicacin, daos,
prdidas o cualquier otro suceso que se presente.

Los Inventarios pueden ser programados (mensuales, trimestrales, semestrales o

anuales), se determina internamente.

2. NORMAS ESPECIFICAS:

La administracin de la empresa y Gerencia de administracin y Finanzas, son las

encargadas de disponer el cronograma en que debe realizarse el inventario
general de activos y bienes de toda la empresa.

Las jefaturas de Almacn y Contabilidad, son las responsables de la ejecucin de

la toma de inventarios general de los activos fijos de la empresa, supervisados por
la administracin y Gerencia de Administracin y Finanzas.

El jefe de Almacn y Contabilidad, son las personas encargadas y responsables de

las reas encargadas de la ejecucin de inventario general de activos fijos de la
empresa.

Toda informacin recaudada en las fases independientemente una de otra (1 y

2), debe ser registrada y subida al sistema ERP, que maneja la empresa.

Los Responsables de rea o custodios directos de los activos fijos de la empresa,

tienen la responsabilidad de responder ante los daos, y/o prdidas de los bienes
adquiridos. As mismo, debern estar el da de el inventario de activos fijos.

INFORMACIN ACTIVOS FIJOS DE Envi de reporte del sistema ERP solicitado por la administracin. Fecha
LA EMPRESA de compra y modalidad, financiamiento, depreciacin y mtodo, costo,
valor en libros, familia, depreciacin mtodo..
ELABORAR CRONOGRAMA La administracin se encarga de realizar el cronograma, cruce de
informacin y las actividades a realizarse por la toma de inventario.
Definir los plazos mximos (01 semana) divididos por da cada rea.
Los conteos de los activos fijos de la empresa, estarn a cargo de
almacn y contabilidad, supervisados por la administracin.
a) Primer grupo, responsable coordinador de almacn junto al
responsable del activo, de acuerdo a la fecha acordada
previamente.
b) Segundo grupo, responsable del rea contable y encargado. E
indicar que debe realizar el corte contable de ingresos o salidas
de los almacenes correspondientes un da antes.
Determinar el procedimiento del inventario de activos fijos de la empresa,
registro, situacin, etiquetado, encargado y disposicin final por GG.
Notificar a los responsables, va correo electrnico de la realizacin del
inventario de activos fijos. sta notificacin ser 01 semana previo del
inventario. Indicando la importancia, metodologa a emplear,
programacin de recorridos, cronograma, activa colaboracin de los
empleados y su necesidad de realizar el inventario de activos fijos.
CORTE CONTABLE Cierre de los almacenes un da antes de iniciar el proceso de inventario
de activos fijos. Todo bien que presente ingreso o salida las fecha de
 inventario, sern incorporados una vez finalice el inventario en el sistema
ERP.
INSPECCIN FISICA DE ACTIVOS Realizar la inspeccin fsica de los activos fijos a cargo del 1 grupo.
FIJOS Verificacin por el custodio del activo. Esto implica la verificacin de la
(Almacn) etiqueta, estado o situacin general del activo (buenos, malo, regular,
obsoleto, etc), ubicacin, numeracin.
Cada vez que se verifique cada activo fijo, deber ser marcado, sticker
con los datos correspondientes como:
- Numeracin
- Descripcin del activo fijo
- Fecha de Ingreso
- Estado actual
- Custodia rea y encargado
- Lectura cdigo barras (sistema-actualizacin)
- Observaciones, fin.
Si el activo fijo presenta alguna novedad (dao, ausencia, inoperatividad)
inmediatamente se notificar a la administracin mediante un correo con
las especificaciones necesarias a fin de que se determine memorndum
por mal uso al rea y personal de custodia, accin correctiva. Casos:
a) Dao de activo
Notificar inmediatamente por escrito y correo electrnico lo
sucedido al jefe inmediato y a la administracin en un plazo no
mayor a 02 horas de lo sucedido. El jefe del rea que custodia el
activo ser convocado para verificar los daos y determinar las
causas, establecer si hay reparacin o no, en conjunto del
especialista o rea de mantenimiento o tercero.

Reparacin activo:
Notificar a los involucrados en fsico y por correo electrnico. El
rea de
Administracin se encarga de la gestin, genera RQS y
canalizado a travs de logstica con la OC.
Una vez reparado, se enva informacin (factura, RQS, OC, etc.)
a Almacn y contabilidad para su registro correspondiente. Se
vuelve a inventariar con las correcciones establecidas y
revalorizacin contable.

Baja de activo:
Notificar inmediatamente por escrito y correo lo sucedido al jefe
inmediato y a la administracin. La baja constituye salida fsica y
contable del activo fijo, se identifica el motivo de baja y se
detallan los puntos a mencionar, marca, modelo, ao de
adquisicin, custodia y dependencia de rea.
Se da de baja en el sistema ERP, y se archivan los documentos
en activos dados de baja Se realiza el acta de baja de activos
fijos, firman jefatura de reas involucradas y administracin.
Informar a contabilidad y den de baja en sus sistema ERP.
Proceder con la disposicin final de activos fijos a cargo de
administracin. Estas disposiciones pueden ser venta, desecho,
destruccin y donacin.

b) Prdida de activo
Notificar inmediatamente por escrito y correo lo sucedido al jefe
 inmediato y a la administracin, en un plazo no mayor a las 02
horas de lo sucedido. El jefe del rea que custodia el activo ser
convocado para recuperar el activo o en su defecto identificar
responsables. En caso no se halle el bien.
Se proceder a solicitar informe de investigacin a cargo de la
administracin en apoyo de seguridad a fin de identificar a los
responsables.
l rea encargada y persona asignada al activo fijo, asumirn la
responsabilidad del bien en dinero al precio de mercado o
restitucin de bien de iguales caractersticas al desaparecido.
La administracin en conjunto al GAF, determinaran los pasos
finales.

Registrar toda la informacin, realizar y actualizar el reporte de almacn

y el sistema ERP, visarlo por su rea y jefatura correspondiente y
notificar va correo a la administracin del inventario realizado.