WorkFlowTG Cumparari

TGIE Proceduri de lucru AX
Workflow Solicitari de comanda,

oferte si comenzi
Contents
Setare workflow.......................................................................................................... 3
Flux de cumparari..................................................................................................... 13
Necesar de Cumparare............................................................................................. 14
Acceptare sau Delegare........................................................................................... 16
Solicitare Aprobata (fara a trimite oferte).............................................................19
Tiparire Comanda de Cumparare..........................................................................20
Solicitare de comanda transformare in oferta.....................................................20
Creare Necesar de Cumparare.............................................................................. 20
Cel care primeste notificarea............................................................................. 22
Persoana desemnata sau daca ati acceptat sa va ocupati de necesar..............22
Cerere de oferta....................................................................................................... 24
Introducere Cerere de Oferta................................................................................24
Prelucrare Cerere de Oferta...................................................................................24
Introducere Oferte Primite..................................................................................... 25
Comparare Raspunsuri.......................................................................................... 26
Aprobare Necesar.................................................................................................. 27
1 | Page
Setare workflow
TG -> Accounts payable
Accounts payable -> Setup -> Workflow configurations.
Ctrl-N pentru a crea unul nou.
Daca doriti sa modificati unul existent mergeti pe tabul General
Clic butonul Modify
Name Dati un nume Workflow-lui
2 | Page
Owner Alegeti userul care va fi raspunzator pentru intretinerea si

modificarea acestui workflow
Clic butonul Create instruction
Adaugati Text. Introduceti instructiuni pentru acest workflow. Daca utilizati mai
multe limbi, mesajele trebuie scrise in toate limbile. Alegeti Add Language si
introduceti textul.
Daca doriti sa inserati alte informatii care sunt disponibile in fereastra de jos, allege
informatia din fereastra si clic Insert.
Set condition for use Introduceti o conditie in functie de care acest

workflow va fi utilizat sau nu. Clic butonul Test si AX verifica daca aceasta codditie
este indeplinita sau nu.
NOTA: daca se vor crea mai multe workflow-ri in aceasi companie, pentru
diverse scopuri, trebuie setate conditiile in care se aplica unul sau altul.
Clic OK
Mergeti pe tabul Details
3 | Page
Daca doriti sa modificati Task name puteti sa-l modificati.
Clic tabul Automatic actions
Daca doriti sa stabiliti anumite criterii in functie de care se poate starea necesarului
se va modifica, clic pe Enable Automatic Actions (o conditie ar putea fi valoarea
Solicitarii de comanda, daca este mai mica decat X, solicitarea se transforma in
starea pe care o stabiliti)
Clic tabul Assignment
4 | Page
Puteti alege una din cele trei optiuni.
Clic butonul OK
Clic tabul Escalation
Clic tabul Notifications
5 | Page
Clic pe fiecare linie si asignati userii care vor primi notificarile in functie de stadiul
comenzii.
Clic tabul Advanced
6 | Page
Clic pe tabul Notes
Clic tabul General
Clic tabul Details
7 | Page
Clic Details
8 | Page
Clic Notifications
Clic Advanced
9 | Page
Clic Notifications
Clic butonul Choose
Clic butonul Define
10 | P a g e
Cand ati terminat clic pe tabul General, pozitionati-va pe versiunea creata si clic
butonul Set as active
11 | P a g e
Flux de cumparari
Exista doua fluxuri de cumparari care se vor implementa in system:
1. Fluxul de cumparare materii prime si orice alte material care intra in retetele
de fabricatie.
2. Alte cumparari (piese de schimb, consumabile, etc).
Fiecare fabrica are un departament de aprovizionare care se ocupa de

aprovizionarile pentru materiale care nu depasesc o anumita suma de bani si care
sunt urgente.
In acest caz, se va emie direct comanda de cumparare.
La Oradea, exista un departament, in care exista persoane angajate pe fiecare

fabrica si care se ocupa de aprovizionarile cu materii prime de baza, materiale si
piese de schimb. Fiecare persoana de la fiecare fabrica se ocupa de relatia cu
anumiti furnizori.
Etapele procesului de aprovizionare sunt:
1. Necesar de cumparare - se va introduce in Ax de unde se va tipari si va

merge la semnat.
2. Necesarul de aprovizionare semnat se trimite la Oradea pentru semnat. In AX

dupa ce Necesarul este semnat i se modifica statusul in Trimis.
3. Departamentul de aprovizionare de la Oradea, va incepe negocierile cu

furnizorii, va modifica necesarul in momentul negocierii astfel
a. Dupa negocieri telefonice cu furnizorul agreat, completeaza si aproba
solicitarea
b. Trimite cel putin trei cereri de oferte la trei furnizori, le compara si-l alege
pe cel care corespunde. Aproba cererea si in acest moment necesarul din
care provine se modifica conform cu oferta aleasa.
c. Aproba Necesarul
d. Transforma necesarele aprobate in Comenzi ferme.
12 | P a g e
Necesar de Cumparare
Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare
Ctrl-N - create un nou necesar.
Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.
Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.
Restul campurilor vor fi completate autiomat de catre AX
13 | P a g e
Clic tabul Dimensiune si completati Locatia si Centrul de cost
Daca doriti sa introduceti un text legat de aceasta solicitare, cum ar fi o descriere

detaliata, clic pe Justificare Business si scrieti textul pe care doritiu sa-l citeasca
cei care vor prelua aceasta solicitare.
Clic Linii si introduceti ceea ce solicitati.
And ati terminat de introdus, in partea superioara a ferestrei apare o banda

galbena, care indica activarea fluxului de completare si aprobare necesar.
Daca ati terminat de introdus Solicitarea de comanda, clic pe butonul Trimiteti.

Apare o fereastra mica in care puteti sa scrieti un mesaj pentru cel la care merge
aceasta notificare.
De decis daca merge la seful de department.
14 | P a g e
In functie de modalitatea in care a fost setat fluxul, persoana, sau persoanele care
au fost desemnate vor primi o notificare despre faptul ca au de completat o
Solicitare.
Acceptare sau Delegare

Cel care primeste notificarea
Persoana care primeste notificarea, are posibilitatea s-o accepte si sa se ocupe de

ea, poate sa delege alta persoana care sa preia solicitarea sau poate s-o anuleze.
Daca alegeti Delegati, se va deschide o fereastra in care alegeti persoana pe care

o delegati.
In ambele cazuri, acceptare sau delegare, se poate adauga un comentariu.
15 | P a g e
Daca am acceptat-o, sunt mai multe actiuni pe care le pot activa:
Modificare solicitare Pot allege aceasta optiune, caz in care se trimite o

notificare catre cel care a initiat solicitarea, pentru a modifica anumite campuri din
solicitarea respectiva.
Delegati Pot din nou s-o deleg
Respingeti Pot sa resping aceasta solicitare.
16 | P a g e
In acest moment trebuie luata o decizie:
Tabul Actiuni Aprobare Aceasta inseamna ca solicitarea

de comanda nu necesita trimiterea de oferte si se poate genera comanda de
cumparare.
Butonul Functii Solicitare Oferta Prin care solicitarea de

comanda va fi convertita in Cerere de Oferta.
17 | P a g e
Solicitare Aprobata (fara a trimite oferte)

In cazul in care ati aprobat Solicitarea, ea se va regasi in
Registrul de Cumparari > Periodic > Solicitare Cumparare > Detalii

Necesar de Cumparare Aprobat
In fereastra de mai sus sunt toate Solicitarile pentru care s-au terminat negocierile
(aprobate) si care pot fi transformate in comenzi ferme.
Selectati liniile pe care doriti sa le transformati in comenzi ferme.

Clic pe Creeaza comanda de cumparare
Apare un mesaj in care se afiseaza numarul comenzii de cumparare care s-a creat.
18 | P a g e
Tiparire Comanda de Cumparare

Registrul de Cumparari > Detalii Comenzi de cumparare
Pozitionati-va pe comanda pe care doriti s-o tipariti, clic pe butonul Postare si alegeti
Comanda de Cumparare.
Solicitare de comanda transformare in oferta
Creare Necesar de Cumparare

Ctrl-N - create un nou necesar.
Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.
Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.
Restul campurilor vor fi completate autiomat de catre AX
19 | P a g e
Clic tabul Dimensiune si completati Locatia si Centrul de cost
Daca doriti sa introduceti un text legat de aceasta solicitare, cum ar fi o descriere

detaliata, clic pe Justificare Business si scrieti textul pe care doritiu sa-l citeasca
cei care vor prelua aceasta solicitare.
Clic Linii si introduceti ceea ce solicitati.
And ati terminat de introdus, in partea superioara a ferestrei apare o banda

galbena, care indica activarea fluxului de completare si aprobare necesar.
20 | P a g e
Daca ati terminat de introdus Solicitarea de comanda, clic pe butonul Trimiteti.

Apare o fereastra mica in care puteti sa scrieti un mesaj pentru cel la care merge
aceasta notificare.
Cel care primeste notificarea

Daca acceptati sa preluati aceasta Solicitare clic pe acceptati, altfel Delegati o alta
persoana care se va ocupa de acest necesar.
Persoana desemnata sau daca ati acceptat sa va ocupati de necesar

21 | P a g e
Daca aveti nelamuriri legate de Necesar, clic butonul Actiuni si alegeti Modificare
Solicitare. Scrieti care sunt nelamuririle.
Daca totul este clar si doriti sa cereti oferte de la furnizori clic pe butonul Functii si
alegeti Solicitare Oferta.
Bifati si clic OK. Apare un

mesaj in care sunteti informati care este numarul cererii de oferta creat de catre
sistem.
22 | P a g e
Cerere de oferta
Introducere Cerere de Oferta
Registrul de Cumparari -> Detalii Cerere de Oferta
Daca doriti sa creati o cerere de oferta CTRL-N.
Prelucrare Cerere de Oferta

Daca doriti sa prelucrati o cerere de oferta generata din Necesarul de
comanda
Registrul de Cumparari -> Detalii Cerere de Oferta
Clic pe Cererea din lista afisata.
Clic pe tabul Furnizor, unde trebuie introdusi furnizorii la care se va trimite Cererea
de Oferta.
Pentru tiparire oferte clic butonul Actualizare si alegeti Tipariti
23 | P a g e
Se tiparesc Cererile de oferte si de trimit la furnizori.
Introducere Oferte Primite

Registrul de Cumparari -> Periodic -> Solicitare oferte -> Detalii
raspunsuri Cereri de Oferta
Clic pe Cererea la care s-a primit respuns, clic pe tabul Campuri Raspuns
Se introduc datele pe coloana Valori raspuns introduse
Dupa ce ati introdus raspunsul legat de termeni de plata si de livrare mergeti pe

Linii in Valori raspuns introduse.
Valabil de la si Valabil pana la trebuie completate.
Daca exista si alte costuri implicate
24 | P a g e
Clic pe Setari si alegeti Costuri diverse. Se va deschide fereastra pe care o vedeti

mai sus in care introduceti ce tip de cost se adauga pe linia respectiva si care este
valoarea.
Cand ati terminat de introdus, oferta primita, statusul cererii de oferte se modifica
automat in Receptionat.
Comparare Raspunsuri
Respunsurile se pot compara direct in momentul in care s-a primit ultima oferta,
direct, sau se pot compara utilizan rutina existenta
Registrul de Cumparari -> Periodic -> Solicitare oferte -> Comparare

raspunsuri Cereri de Oferta
Se pot vedea toate ofertele primite, durata pana cand se poate trimite marfa si
deviatia dintre data ceruta si data posibila.
25 | P a g e
Se pot compara valorile totale, care include si costurile suplimentare, cum ar fi

transport, manipulari, etc.
Daca decideti sa acceptati una dintre oferte, selectati-o, clic pe butonul Actualizare
si alegeti Acceptare
Apare fereastra de mai jos in care trebuie sa alegeti ce linii doriti sa acceptati:
Toate, cel marcate, etc.
Aprobare Necesar
Dupa ce ati acceptat oferta primita, Necesarul de Cumparare se va modifica cu

datele din oferta acceptata.
Clic Actiuni
26 | P a g e
Daca doriti sa finalizati, clic Finalizati sau daca doriti sa Delegati clic Delegati.
Statusul Necesarului se va modifica si comanda ferma va fi automat creata.
27 | P a g e

WorkFlowTG Cumparari

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

WorkFlowTG Cumparari

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TGIE Proceduri de lucru AX

Workflow Solicitari de comanda,

TG -> Accounts payable

Accounts payable -> Setup -> Workflow configurations.

Ctrl-N pentru a crea unul nou.

Daca doriti sa modificati unul existent mergeti pe tabul General

Clic butonul Modify

Name Dati un nume Workflow-lui

Owner Alegeti userul care va fi raspunzator pentru intretinerea si

Clic butonul Create instruction

Set condition for use Introduceti o conditie in functie de care acest

Mergeti pe tabul Details

Daca doriti sa modificati Task name puteti sa-l modificati.

Clic tabul Automatic actions

Clic tabul Assignment

Puteti alege una din cele trei optiuni.

Clic tabul Escalation

Clic tabul Notifications

Clic tabul Advanced

Clic pe tabul Notes

Clic tabul General

Clic tabul Details

Clic butonul Choose

Clic butonul Define

Exista doua fluxuri de cumparari care se vor implementa in system:

Fiecare fabrica are un departament de aprovizionare care se ocupa de

In acest caz, se va emie direct comanda de cumparare.

La Oradea, exista un departament, in care exista persoane angajate pe fiecare

Etapele procesului de aprovizionare sunt:

1. Necesar de cumparare - se va introduce in Ax de unde se va tipari si va

2. Necesarul de aprovizionare semnat se trimite la Oradea pentru semnat. In AX

3. Departamentul de aprovizionare de la Oradea, va incepe negocierile cu

Ctrl-N - create un nou necesar.

Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.

Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.

Restul campurilor vor fi completate autiomat de catre AX

Clic tabul Dimensiune si completati Locatia si Centrul de cost

Daca doriti sa introduceti un text legat de aceasta solicitare, cum ar fi o descriere

Clic Linii si introduceti ceea ce solicitati.

And ati terminat de introdus, in partea superioara a ferestrei apare o banda

Daca ati terminat de introdus Solicitarea de comanda, clic pe butonul Trimiteti.

De decis daca merge la seful de department.

Acceptare sau Delegare

Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Persoana care primeste notificarea, are posibilitatea s-o accepte si sa se ocupe de

Daca alegeti Delegati, se va deschide o fereastra in care alegeti persoana pe care

In ambele cazuri, acceptare sau delegare, se poate adauga un comentariu.

Daca am acceptat-o, sunt mai multe actiuni pe care le pot activa:

Modificare solicitare Pot allege aceasta optiune, caz in care se trimite o

Delegati Pot din nou s-o deleg

Respingeti Pot sa resping aceasta solicitare.

In acest moment trebuie luata o decizie:

Tabul Actiuni Aprobare Aceasta inseamna ca solicitarea

Butonul Functii Solicitare Oferta Prin care solicitarea de

Solicitare Aprobata (fara a trimite oferte)

Registrul de Cumparari > Periodic > Solicitare Cumparare > Detalii

Selectati liniile pe care doriti sa le transformati in comenzi ferme.

Tiparire Comanda de Cumparare

Solicitare de comanda transformare in oferta

Creare Necesar de Cumparare

Ctrl-N - create un nou necesar.

Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.

Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.