Sunteți pe pagina 1din 27

TGIE Proceduri de lucru AX

Workflow Solicitari de comanda,


oferte si comenzi

Contents
Setare workflow.......................................................................................................... 3
Flux de cumparari..................................................................................................... 13
Necesar de Cumparare............................................................................................. 14
Acceptare sau Delegare........................................................................................... 16
Solicitare Aprobata (fara a trimite oferte).............................................................19
Tiparire Comanda de Cumparare..........................................................................20
Solicitare de comanda transformare in oferta.....................................................20
Creare Necesar de Cumparare.............................................................................. 20
Cel care primeste notificarea............................................................................. 22
Persoana desemnata sau daca ati acceptat sa va ocupati de necesar..............22
Cerere de oferta....................................................................................................... 24
Introducere Cerere de Oferta................................................................................24
Prelucrare Cerere de Oferta...................................................................................24
Introducere Oferte Primite..................................................................................... 25
Comparare Raspunsuri.......................................................................................... 26
Aprobare Necesar.................................................................................................. 27

1 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Setare workflow

TG -> Accounts payable

Accounts payable -> Setup -> Workflow configurations.

Ctrl-N pentru a crea unul nou.

Daca doriti sa modificati unul existent mergeti pe tabul General

Clic butonul Modify

Name Dati un nume Workflow-lui

2 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Owner Alegeti userul care va fi raspunzator pentru intretinerea si


modificarea acestui workflow

Clic butonul Create instruction

Adaugati Text. Introduceti instructiuni pentru acest workflow. Daca utilizati mai
multe limbi, mesajele trebuie scrise in toate limbile. Alegeti Add Language si
introduceti textul.

Daca doriti sa inserati alte informatii care sunt disponibile in fereastra de jos, allege
informatia din fereastra si clic Insert.

Set condition for use Introduceti o conditie in functie de care acest


workflow va fi utilizat sau nu. Clic butonul Test si AX verifica daca aceasta codditie
este indeplinita sau nu.

NOTA: daca se vor crea mai multe workflow-ri in aceasi companie, pentru
diverse scopuri, trebuie setate conditiile in care se aplica unul sau altul.

Clic OK

Mergeti pe tabul Details

3 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Daca doriti sa modificati Task name puteti sa-l modificati.

Clic tabul Automatic actions

Daca doriti sa stabiliti anumite criterii in functie de care se poate starea necesarului
se va modifica, clic pe Enable Automatic Actions (o conditie ar putea fi valoarea
Solicitarii de comanda, daca este mai mica decat X, solicitarea se transforma in
starea pe care o stabiliti)

Clic tabul Assignment

4 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Puteti alege una din cele trei optiuni.

Clic butonul OK

Clic tabul Escalation

Clic tabul Notifications

5 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic pe fiecare linie si asignati userii care vor primi notificarile in functie de stadiul
comenzii.

Clic tabul Advanced

6 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic pe tabul Notes

Clic tabul General

Clic tabul Details

7 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic Details

8 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic Notifications

Clic Advanced

9 | Page
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic Notifications

Clic butonul Choose

Clic butonul Define

10 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Cand ati terminat clic pe tabul General, pozitionati-va pe versiunea creata si clic
butonul Set as active

11 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Flux de cumparari

Exista doua fluxuri de cumparari care se vor implementa in system:

1. Fluxul de cumparare materii prime si orice alte material care intra in retetele
de fabricatie.
2. Alte cumparari (piese de schimb, consumabile, etc).

Fiecare fabrica are un departament de aprovizionare care se ocupa de


aprovizionarile pentru materiale care nu depasesc o anumita suma de bani si care
sunt urgente.

In acest caz, se va emie direct comanda de cumparare.

La Oradea, exista un departament, in care exista persoane angajate pe fiecare


fabrica si care se ocupa de aprovizionarile cu materii prime de baza, materiale si
piese de schimb. Fiecare persoana de la fiecare fabrica se ocupa de relatia cu
anumiti furnizori.

Etapele procesului de aprovizionare sunt:

1. Necesar de cumparare - se va introduce in Ax de unde se va tipari si va


merge la semnat.

2. Necesarul de aprovizionare semnat se trimite la Oradea pentru semnat. In AX


dupa ce Necesarul este semnat i se modifica statusul in Trimis.

3. Departamentul de aprovizionare de la Oradea, va incepe negocierile cu


furnizorii, va modifica necesarul in momentul negocierii astfel
a. Dupa negocieri telefonice cu furnizorul agreat, completeaza si aproba
solicitarea
b. Trimite cel putin trei cereri de oferte la trei furnizori, le compara si-l alege
pe cel care corespunde. Aproba cererea si in acest moment necesarul din
care provine se modifica conform cu oferta aleasa.
c. Aproba Necesarul
d. Transforma necesarele aprobate in Comenzi ferme.

12 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Necesar de Cumparare
Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Ctrl-N - create un nou necesar.

Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.

Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.

Restul campurilor vor fi completate autiomat de catre AX

13 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic tabul Dimensiune si completati Locatia si Centrul de cost

Daca doriti sa introduceti un text legat de aceasta solicitare, cum ar fi o descriere


detaliata, clic pe Justificare Business si scrieti textul pe care doritiu sa-l citeasca
cei care vor prelua aceasta solicitare.

Clic Linii si introduceti ceea ce solicitati.

And ati terminat de introdus, in partea superioara a ferestrei apare o banda


galbena, care indica activarea fluxului de completare si aprobare necesar.

Daca ati terminat de introdus Solicitarea de comanda, clic pe butonul Trimiteti.


Apare o fereastra mica in care puteti sa scrieti un mesaj pentru cel la care merge
aceasta notificare.

De decis daca merge la seful de department.

14 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

In functie de modalitatea in care a fost setat fluxul, persoana, sau persoanele care
au fost desemnate vor primi o notificare despre faptul ca au de completat o
Solicitare.

Acceptare sau Delegare


Cel care primeste notificarea

Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Persoana care primeste notificarea, are posibilitatea s-o accepte si sa se ocupe de


ea, poate sa delege alta persoana care sa preia solicitarea sau poate s-o anuleze.

Daca alegeti Delegati, se va deschide o fereastra in care alegeti persoana pe care


o delegati.

In ambele cazuri, acceptare sau delegare, se poate adauga un comentariu.

15 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Daca am acceptat-o, sunt mai multe actiuni pe care le pot activa:

Modificare solicitare Pot allege aceasta optiune, caz in care se trimite o


notificare catre cel care a initiat solicitarea, pentru a modifica anumite campuri din
solicitarea respectiva.

Delegati Pot din nou s-o deleg

Respingeti Pot sa resping aceasta solicitare.

16 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

In acest moment trebuie luata o decizie:

Tabul Actiuni Aprobare Aceasta inseamna ca solicitarea


de comanda nu necesita trimiterea de oferte si se poate genera comanda de
cumparare.

Butonul Functii Solicitare Oferta Prin care solicitarea de


comanda va fi convertita in Cerere de Oferta.

17 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Solicitare Aprobata (fara a trimite oferte)


In cazul in care ati aprobat Solicitarea, ea se va regasi in

Registrul de Cumparari > Periodic > Solicitare Cumparare > Detalii


Necesar de Cumparare Aprobat

In fereastra de mai sus sunt toate Solicitarile pentru care s-au terminat negocierile
(aprobate) si care pot fi transformate in comenzi ferme.

Selectati liniile pe care doriti sa le transformati in comenzi ferme.


Clic pe Creeaza comanda de cumparare

Apare un mesaj in care se afiseaza numarul comenzii de cumparare care s-a creat.

18 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Tiparire Comanda de Cumparare


Registrul de Cumparari > Detalii Comenzi de cumparare

Pozitionati-va pe comanda pe care doriti s-o tipariti, clic pe butonul Postare si alegeti
Comanda de Cumparare.

Solicitare de comanda transformare in oferta

Creare Necesar de Cumparare


Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Ctrl-N - create un nou necesar.

Nume cerere de aprovizionare Introduceti un text despre aceasta cerere.

Data solicitata Data pana la care doriti sa se onoreze comanda.

Restul campurilor vor fi completate autiomat de catre AX

19 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic tabul Dimensiune si completati Locatia si Centrul de cost

Daca doriti sa introduceti un text legat de aceasta solicitare, cum ar fi o descriere


detaliata, clic pe Justificare Business si scrieti textul pe care doritiu sa-l citeasca
cei care vor prelua aceasta solicitare.

Clic Linii si introduceti ceea ce solicitati.

And ati terminat de introdus, in partea superioara a ferestrei apare o banda


galbena, care indica activarea fluxului de completare si aprobare necesar.

20 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Daca ati terminat de introdus Solicitarea de comanda, clic pe butonul Trimiteti.


Apare o fereastra mica in care puteti sa scrieti un mesaj pentru cel la care merge
aceasta notificare.

Cel care primeste notificarea


Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Daca acceptati sa preluati aceasta Solicitare clic pe acceptati, altfel Delegati o alta
persoana care se va ocupa de acest necesar.

Persoana desemnata sau daca ati acceptat sa va ocupati de necesar


Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

21 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Daca aveti nelamuriri legate de Necesar, clic butonul Actiuni si alegeti Modificare
Solicitare. Scrieti care sunt nelamuririle.

Daca totul este clar si doriti sa cereti oferte de la furnizori clic pe butonul Functii si
alegeti Solicitare Oferta.

Bifati si clic OK. Apare un


mesaj in care sunteti informati care este numarul cererii de oferta creat de catre
sistem.

22 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Cerere de oferta
Introducere Cerere de Oferta
Registrul de Cumparari -> Detalii Cerere de Oferta

Daca doriti sa creati o cerere de oferta CTRL-N.

Prelucrare Cerere de Oferta


Daca doriti sa prelucrati o cerere de oferta generata din Necesarul de
comanda

Registrul de Cumparari -> Detalii Cerere de Oferta

Clic pe Cererea din lista afisata.

Clic pe tabul Furnizor, unde trebuie introdusi furnizorii la care se va trimite Cererea
de Oferta.
Pentru tiparire oferte clic butonul Actualizare si alegeti Tipariti

23 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Se tiparesc Cererile de oferte si de trimit la furnizori.

Introducere Oferte Primite


Registrul de Cumparari -> Periodic -> Solicitare oferte -> Detalii
raspunsuri Cereri de Oferta

Clic pe Cererea la care s-a primit respuns, clic pe tabul Campuri Raspuns

Se introduc datele pe coloana Valori raspuns introduse

Dupa ce ati introdus raspunsul legat de termeni de plata si de livrare mergeti pe


Linii in Valori raspuns introduse.

Valabil de la si Valabil pana la trebuie completate.

Daca exista si alte costuri implicate

24 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Clic pe Setari si alegeti Costuri diverse. Se va deschide fereastra pe care o vedeti


mai sus in care introduceti ce tip de cost se adauga pe linia respectiva si care este
valoarea.

Cand ati terminat de introdus, oferta primita, statusul cererii de oferte se modifica
automat in Receptionat.

Comparare Raspunsuri
Respunsurile se pot compara direct in momentul in care s-a primit ultima oferta,
direct, sau se pot compara utilizan rutina existenta

Registrul de Cumparari -> Periodic -> Solicitare oferte -> Comparare


raspunsuri Cereri de Oferta

Se pot vedea toate ofertele primite, durata pana cand se poate trimite marfa si
deviatia dintre data ceruta si data posibila.

25 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Se pot compara valorile totale, care include si costurile suplimentare, cum ar fi


transport, manipulari, etc.

Daca decideti sa acceptati una dintre oferte, selectati-o, clic pe butonul Actualizare
si alegeti Acceptare

Apare fereastra de mai jos in care trebuie sa alegeti ce linii doriti sa acceptati:
Toate, cel marcate, etc.

Aprobare Necesar
Registrul de Cumparari -> Detalii Necesar de cumparare

Dupa ce ati acceptat oferta primita, Necesarul de Cumparare se va modifica cu


datele din oferta acceptata.

Clic Actiuni

26 | P a g e
TGIE Proceduri de lucru AX

Daca doriti sa finalizati, clic Finalizati sau daca doriti sa Delegati clic Delegati.

Statusul Necesarului se va modifica si comanda ferma va fi automat creata.

27 | P a g e