EL CONTROL PRESUPUESTARIO

El control presupuestario tiene por objeto medir qu tan eficiente se ha sido

en la ejecucin del presupuesto. Para ello es necesario hacer un anlisis
comparativo peridico con el fin detectar el cumplimiento del presupuesto en las
diferentes reas funcionales, averiguar las causas y buscar los posibles
correctivos para las variaciones significativas.

Esta comparacin permite, no solamente darse cuenta de si la empresa se

mantiene dentro de la lnea de direccin trazada, sino tambin modificar
constantemente las previsiones segn la experiencia reciente.

En este proceso se necesita informes peridicos de ejecucin suministrados

por los jefes de departamento utilizando los formatos adecuados para compilar es
a informacin.

Es el proceso mediante el cual se puede medir la eficiencia operacional de

la empresa previamente establecida mediante el presupuesto, y cuya finalidad es
establecer la existencia de variaciones entre la ejecucin y lo previamente
planeado. Los perodos presupuestados corresponden a perodos contables,
interesa determinar primero el perodo presupuestario ptimo y luego hacerle
corresponder la fase contable, el perodo corrientemente adoptado es el de un
mes.

El control presupuestal es un instrumento ms bien administrativo que

contable, no obstante, el proceso presupuestal hace uso del sistema de
contabilidad establecido en un negocio. Una comprensin clara del proceso
contable, y de la naturaleza de los ingresos y los gastos de un negocio, es de
mucho beneficio para quienes se dedican a la preparacin de presupuestos. Por
tales, razones el contador y auditor es un importante participe en la operacin
presupuestal.
 La tcnica del control presupuestal no es ms que el conjunto de caminos y
recursos de que se vale el analista de estados financieros para planear, coordinar
y dictar medidas para controlar todas las operaciones y funciones de una empresa
determinada, con el fin de obtener el mximo rendimiento.

El propsito fundamental del anlisis de estados financieros consiste en comparar

los resultados reales con los previstos; al efectuar la comparacin se debe tomar
en cuenta lo siguiente:

Efectuar comparaciones de los resultados reales con los estimados

Estudio y evaluacin de variaciones
Comunicacin de los resultados.

Las reglas para un eficiente control presupuestal son:

Especificacin clara de la meta de la empresa

La meta predefinida debe basarse en situaciones realizables
Se debe contar con el apoyo, colaboracin y confianza de los directores
Debe existir una adecuada organizacin que permita definir la responsabilidad
y autoridad
El presupuesto debe estar aprobado antes de iniciar el perodo de ejecucin
Debe ser flexible, con el objeto de que se pueda adaptar a circunstancias
cambiantes que se Presenten
Debe existir un sistema de contabilidad que est de acuerdo al sistema de
presupuesto, es decir, que el sistema contable sea confiable, exacto, veraz y
oportuno.
Eficiente control interno
Efectiva comunicacin interna
Solucin de problemas

El control debe ser selectivo, puesto que representa tiempo y dinero por lo cuales
recomendable, que se haga por muestreo incidiendo en los rubros ms
importantes.
PROCESO DE CONTROL

Es apenas natural pensar que el control tiende a asegurar el logro de unos

objetivos planeados y como tal tiene unas etapas:

Identificar el programa objeto de trabajo

Determinar las metas que se programaron para el perodo
Medir los resultados del programa
Analizar las variaciones
Tomar acciones correctivas si las metas se alejaron de lo previsto.

Es importante que en cada departamento o rea funcional existan:

Estndares para establecer la comparacin

reas de riesgo claramente identificadas
Informacin tanto real como presupuestada
Auditora interna como funcin de asesora y como actividad supervisora.

CONTROL DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS

Para una empresa que produce bienes es importante el desarrollo de un

plan de ventas adecuado que proporcione informacin bsica para el control de
las ventas, los costos de distribucin y otras partidas relacionadas.

El control en la funcin de ventas debe considerarse como una actividad

general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por venta, los gastos de
publicidad y promocin y los dems gastos de distribucin.

Para una empresa de servicios, tambin es importante el desarrollo de un plan de

ventas del servicio, el cual est ntimamente ligado con la propaganda, lo cual
sera parte de los gastos de publicidad. Aqu es muy importante el control de lo
real con lo presupuestado ya que permite ajustar la poltica comercial de la
empresa de servicios y as prepararla en condiciones de exactitud probable
todava mejores para los presupuestos del siguiente ejercicio.

Las empresas de servicios como tal, no tienen inventario y si lo llegan a

tener, es de pequeas proporciones, por lo general su produccin es
frecuentemente intangible y a la vez difcil de definir, por ejemplo una compaa de
publicidad su producto es el promocionar a su cliente, para esto utiliza diversos
recursos fsicos, vallas, tiempo en televisin, radio, pero como tal lo que produce
es algo intangible. Los bufetes de abogados son organizaciones dedicadas a la
prestacin de servicios que elaboran productos tangibles, tales como documentos
jurdicos.

Las empresas de servicios, comnmente, emplean cantidades muy

significativas de mano de obra. Frecuentemente, sus cuentas de inventarios son
usualmente un almacn de suministros, donde se almacenan los artculos bsicos
que se usan en la prestacin del servicio. Las empresas de servicios pueden tener
cuentas de produccin en proceso, pero comnmente, no tiene cuentas de
almacn de artculos terminados ya que sus productos generalmente, son
entregados inmediatamente a sus clientes. Sus trabajadores convierten los
insumos, incluyendo sus propios esfuerzos, en artculos terminados y estos
insumos requieren de un costo. De manera comparativa a la produccin en
proceso de una empresa dedicada a la manufactura, las organizaciones dedicadas
a la prestacin de servicios profesionales pueden tener cierta cantidad de trabajo
pendiente de facturar la cual consistir en los costos incurridos por las cuentas por
cobrar.

CONTROL DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situacin
del efectivo. Los cobros y los pagos reales sern algo diferentes de los previstos
en el plan anual de utilidades, esta diferencia puede ser resultado de:

Una variacin en los factores que afectan el efectivo

Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones
Falta de control del efectivo.

Es imprescindible que la Direccin est plenamente informada de la probable

situacin de efectivo con tanta anticipacin como sea posible. El control de
efectivo incluye procedimientos para mantener datos al da de la situacin de
efectivo

VARIACIONES EN EL PRESUPUESTO

Comprende la comparacin de dos clases de datos: los presupuestados y

los reales tomando como punto de referencia los datos presupuestados, pues se
entiende que estos se tomaron como medidas de eficiencia. Los datos reales y
los presupuestados deben confrontarse por lo menos mes a mes con el objeto de
hacer los correctivos necesarios. Considerar que la variacin no es importante, lo
importante es la causa que las originaron.

El anlisis de las variaciones entraa un anlisis matemtico de dos grupos

de datos, a fin de lograr una idea de las causas que motivaron una variacin. Se
trata de una cantidad como la base, el estndar o el punto de referencia. El
anlisis de las variaciones tiene vasta aplicacin en el rea de la informacin
financiera. Frecuentemente, se le aplica en las siguientes situaciones:

Investigacin de las variaciones entre los resultados reales del perodo

corriente y los resultados reales de un periodo anterior. El perodo anterior se
considera como base.
 Investigacin de las variaciones entre los resultados reales y los costos
estndar. El costo estndar se emplea como la base.
Investigacin de las variaciones entre los resultados reales y las metas
planificadas o del presupuesto, reflejadas en el plan de utilidades. Las metas
planificadas, o del presupuesto, se utilizan como la base.

ANALISIS DE LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS

Existen numerosas formas de estudiar o investigar las variaciones para determinar

las causas que las originaron. Algunos de los principales mtodos son los
siguientes:

Reuniones y plticas con los gerentes y supervisores de las reas o centros de

responsabilidad, as como con otros empleados del centro de responsabilidad
especfico de que se trate.
Anlisis de la condicin del trabajo, incluyendo el flujo del mismo, la
coordinacin de las actividades, la efectividad de la supervisin y otras
circunstancias prevalecientes.
La observacin directa
Investigacin en los sitios mismos, realizada por los gerentes de lnea
Investigaciones hechas por los grupos de asesora (cuidadosamente
especificadas en cuanto a las responsabilidades)
Auditoras internas.

El anlisis de las variaciones significativas puede resumirse en los siguientes

rubros:
Ingresos por venta del producto o prestacin de servicio
La materia prima o los insumos necesarios para la prestacin del servicio
La mano de obra o los sueldos
Los gastos indirectos u operacionales, los cuales comprende los de
distribucin, financieros y administrativos.
La NIA 220 requiere la revisin del trabajo de auditoria mediante la de la
documentacin. Esto no implica la necesidad de que cada papel muestre
evidencia de la revisin, sin embargo, significa documentar el trabajo realizado,
quien y cuando los revis.

En los procedimientos analticos, se utilizan comparaciones y relaciones

para determinar si los balances de cuenta u otros datos son razonables. Un
ejemplo es comparar el porcentaje del margen de utilidad bruta en el presente ao
con el anterior. Los procedimientos analticos son muy utilizados en la prctica, y
su uso se ha incrementado con la disponibilidad de las computadoras para realizar
clculos. El Comit de Normas de Auditora ha llegado a la conclusin de que los
procedimientos analticos son tan importantes que se requieren durante las fases
de planicacin y terminacin de todas las auditoras.
Los procedimientos analticos slo pueden utilizarse para propsitos diferentes en
una auditora. Los propsitos se discutirn a continuacin.

Comprensin de la actividad y giro del cliente. Los auditores deben obtener el

conocimiento acerca de la actividad y giro del cliente como parte de la planeacin
de una auditora. Al realizar procedimientos analticos en los que la informacin no
auditada del presente ao se compara con la informacin de los aos anteriores,
pueden detectarse cambios. Estos cambios pueden representar tendencias
importantes o sucesos especcos, todos los cuales inuyen en la planeacin de la
auditora. Por ejemplo, una disminucin en los porcentajes del margen bruto con el
paso del tiempo puede indicar una competencia creciente en el rea de mercado
de la compaa y la necesidad de considerar con mayor cuidado el precio del
inventario durante la auditora. De igual manera, un aumento en el saldo de
activos jos podra indicar una adquisicin importante que debe ser revisada.

Fluctuaciones inusuales. Las uctuaciones inusuales ocurren cuando no se

esperan diferencias importantes, pero existen, o cuando se esperan diferencias
importantes, pero no existen. En cualquier caso, una de las posibles razones de
una uctuacin inusual es la presencia de un error por irregularidad contable. As
pues, si una uctuacin inusual es amplia, el auditor debe determinar la razn de
su presencia y quedar convencido de que su causa fue un suceso econmico
vlido y no un error o irregularidad.

Este aspecto de los procedimientos analticos comnmente se conoce como

direccin de la atencin, porque ocasiona procedimientos ms detallados en reas
especcas de auditora en donde podran encontrarse errores o irregularidades.

Interrogar es obtener informacin escrita o verbal del cliente en respuesta a las

preguntas del auditor. Aunque se obtienen muchas evidencias del cliente a travs
de los interrogatorios, por lo general, stas no pueden considerarse concluyentes
porque no provienen de una fuente independiente y pueden estar sesgadas a
favor del cliente. Por lo tanto, cuando el auditor consigue evidencias a travs de
este medio, es necesario obtener ms evidencias de comprobacin a travs de
otros procedimientos. A manera de ejemplo, cuando el auditor consigue
informacin acerca del mtodo que utiliza el cliente para registrar y controlar
operaciones contables, por lo regular, empieza preguntndole al cliente cmo
funciona la estructura del control interno. Despus, el auditor realiza pruebas de
auditora mediante el uso de documentos y observaciones para determinar si las
operaciones se registran (objetivo de integridad) y se autorizan (objetivo de
existencia) de forma indicada.

Re desempeo. Tal y como lo indica el trmino, el re desempeo implica vericar

de nuevo una muestra de los clculos y transferencias de informacin que hace el
cliente durante el periodo que se est auditando. Vericar de nuevo los clculos
consiste en comprobar la precisin aritmtica del cliente.

AUDITORIA INTERNA EN EL AREA DE PRESUPUESTOS

El presupuesto es una declaracin formal de los planes para un perodo futuro,

generalmente expresados en unidades monetarias, el presupuesto es slo una
parte de la planeacin estratgica, ya que en ste se plasman los objetivos de la
administracin en forma cuantificada; por lo tanto est sujeto a examen,
investigacin y evaluacin por los auditores internos o externos.

A continuacin, se menciona algunos conceptos y definiciones que el auditor

tendr que conocer para que su evaluacin sea satisfactoria, aunque el auditor
interno no este directamente relacionado en todas las decisiones que la
administracin proyecta, el mismo deber familiarizarse para su oportuna
intervencin cuando sea necesario.

Misin del negocio

Describe la razn de ser de un negocio. Consiste en definir el marco de actuacin
actual y futuro de la organizacin teniendo presente los productos o servicios que
distribuye o presta.

Diagnstico externo
Consiste en la identificacin de una serie de factores externos, de por si
incontrolables que inciden en el futuro tanto a nivel nacional como regional y de la
misma organizacin, comprende el anlisis del entorno en su conjunto, incluyendo
las experiencias pasadas, las disposiciones estatales, los acreedores,
proveedores, accionistas y clientes.

Diagnstico interno
Consiste en la identificacin de los factores que subyacen en la organizacin y
cuyo manejo adecuado, permite competir favorablemente en el mercado. Este
debe efectuarlo la gerencia.

Planeacin estratgica
En la planeacin estratgica fundamentalmente se identifican en forma sistemtica
las oportunidades y amenazas de la organizacin para un futuro.
EL PROGRAMA DE AUDITORIA

De acuerdo a los objetivos propuestos de cmo una organizacin debe de

procurar el uso eficiente de los recursos con los que dispone, se hace nfasis en
el programa de evaluacin del control presupuestario.

La importancia de la evaluacin del presupuesto y de los planes operativos, radica

en que los presupuestos desempean un papel importante dentro de las
herramientas administrativas, pues con ellos, se trata de anticiparse a unos
hechos, minimizar el riesgo, orientar la empresa hacia un mejor futuro y ponderar
unos recursos econmicos y humanos necesarios para alcanzar los propsitos de
la organizacin. Es decir, antes de proceder se conocen las metas y el
presupuesto requerido para alcanzarlas. Dada su importancia se hace necesario
entonces, evaluar la calidad de los diferentes componentes que integran el
sistema, ya que el proceso no sera completo si no se hace una auditora que
permita su retroalimentacin.

LA PARTICIPACIN DEL AUDITOR INTERNO EN EL CONTROL

PRESUPUESTAL

El mundo del comercio es un eje en el cual giran las necesidades de

prestacin de servicios y bienes de consumo final, los cuales complementan la
produccin de otros bienes, unido a los servicios necesarios para el
mantenimiento de esa produccin. Esas necesidades se valorizan en trminos
monetarios para efectos de estadsticas, tendencias de produccin y sobre todo,
para contar con informacin financiera confiable para la toma de decisiones. Las
relaciones comerciales entre una empresa y otra varan de acuerdo a la naturaleza
del negocio de cada una de ellas y cambian de acuerdo a la especializacin que
cada una de estas tenga; por ejemplo, una entidad se puede especializar en la
produccin de alimentos mientras que otra tiene como principal actividad la
prestacin de servicios profesionales. Las actividades de negocios involucran
diariamente un alto volumen de transacciones. Sin controles adecuados que
aseguren el registro apropiado delas transacciones, la informacin financiera
resultante puede no ser confiable y debilitar la habilidad de la gerencia para tomar
decisiones.

Como uno de los resultados de la globalizacin de los mercados, los

sistemas de informacin requieren de empresas especficas que prestan servicios
a terceros trmino conocido como Outsourcing de procesamiento y
administracin de informacin financiera. Estas entidades se encargan del registro
de las operaciones y del cumplimiento de las obligaciones que resulten de las
negociaciones comerciales realizadas por las compaas que los
contraten. La responsabilidad que cada entidad traslada a este tipo de empresas
vara segn la necesidad de cada una de estas. Las empresas prestadoras de
servicios pueden ser contratadas para el registro y control de reas especficas
como por ejemplo el registro de compras y ventas, pago de impuestos y el manejo
de inventarios o quedar contratadas para tener a su cargo el registro de todas las
operaciones contables y financieras hasta la generacin de informes que muestran
el desempeo y situacin financiera del negocio, as como su capacidad de
generar flujos monetarios y, en algunos casos, anlisis financiero.