Sunteți pe pagina 1din 131

UNIVERSITATEA "AL. I.

CUZA" IAI
FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA
AFACERILOR

SISTEME INFORMAIONALE
DE BIROU

AUTOR:

PROF. UNIV. DR. MIRCEA GEORGESCU

2014/2015
CAPITOLUL 1 Introducere n Birotic. Despre Locul i Rolul
Biroticii
1.1. De la cunoaterea individual la cunotinele in reea
n mai puin de o generaie, revoluia informaiei i introducerea calculatoarelor in fiecare
dimensiune a societii, a schimbat lumea. Prediciile unor futuriti ca Marshall McLuhan i
Alvin Toffler se adeveresc i lumea se transform intr-un sat global, unde nu mai exist
granie pentru afaceri, comunicaii sau comer.
Putem considera c un nou tip de economie i-a marcat prezena la nivel planetar. Ea
poate fi catalogat, att ca o economie informaional, o economie bazat ns pe cunotine,
ct i ca una global. Este informaional, deoarece productivitatea i competitivitatea
agenilor economici depind n mod esenial de capacitatea lor de generare, tratare i aplicare a
unei informaii eficace bazate pe cunoatere. Este i global deoarece activitile cheie, de
producie, consum i distribuie, precum i componentele lor (capitalul, fora de munc,
materiile prime, informaiile, tehnologiile, pieele) sunt organizate la scar planetar.
Informaional i global, n acelai timp, ntruct n noile condiii istorice, productivitatea ea
natere i concurena se exprim ntr-o reea global de fenomene ce interacioneaz.
Apariia acestui nou model de economie s-a nregistrat spre sfritul secolului XX,
deoarece doar atunci revoluia tehnologiei informaiei a oferit baza material indispensabil
dezvoltrii ei. Fr ndoial, informaia i cunoaterea au fost ntotdeauna elemente eseniale
ale creterii economice i evoluia tehnologiei a determinat n mare msur capacitatea de
producie i nivelul de via din societate, precum i formele sociale de organizare economic.
Asistm ns la un moment de ruptur istoric.1
Emergena unei noi paradigme tehnologice organizate n jurul noilor tehnologii ale
informaiei, mult mai puternice i mai suple, permit chiar informaiei s devin produs al
procesului de producie. Astfel a aprut aa numita economie n reea, profund independent,
care devine din ce n ce mai capabil de a aplica progresele tehnologiei sale, cunoaterii i
gestiunii sale.
Peter Drucker descrie curentul actual, pe care-l consider aprut n anii 60 i continuat
pna n 2020: Intrm ntr-o societate a cunoaterii, n care resursa economic principal nu
mai este capitalul sau munca, ci cunoaterea i n care lucrtorii inteligeni vor juca un rol
central.
Dac n ultimii ani se vorbea despre tipul de societate postindustrial, n care se remarca
trecerea n special de la industrie ctre servicii, pentru secolul XXI lucrurile sunt relativ
simple: se va trece de la activiti bazate pe informaii, la activiti bazate pe cunotine i
putem aprecia c dac secolul XX a fost unul al tehnicii, secolul XXI va fi cu siguran al
cunoaterii.

1
Castells, M., La societ en reseaux, Editions Fayard, Paris, 1998, p.94

2
1.1.1. De la simplu la complex: date, informaii, cunotine
Istoria civilizaiei umane este nsi istoria informaiei. Progresele nregistrate de omenire
au depins organic de cantitatea de informaie disponibil i de rapiditatea vehiculrii i
utilizrii informaiilor. Cantitatea de informaie este n continu cretere i aceasta este
caracteristica evoluiei civilizaiei umane care se afl n faza societii informaionale.
Informaia, ca noiune, este foarte veche. Ea este utilizat cu diferite semnificaii: suport
al cunotinelor umane, unitate de msur n informatic, tire, noutate etc. Sensurile noiunii
de informaie sunt mult discutate i interpretate de ctre o disciplin sau alta.
Apariia ca termen a noiunii de informaie a fost n domeniul tehnic, pentru a desemna
incertitudinea nlturat prin realizarea unui eveniment dintr-o mulime finit de evenimente
posibile. Ulterior, semnificaia termenului s-a extins la cunoaterea realitii nconjurtoare,
adic, informaia reprezint un element nou, necunoscut anterior, fie pentru om, fie pentru un
sistem de calcul. In acest scop, se utilizeaz simboluri, care prin asocierea lor cu realitatea,
furnizeaz informaie.
Noiunile de informaie i dat se consider n vorbirea curent ca fiind chiar sinonime,
dei n realitate se deosdebesc esenial.
Pentru a fi perceput informaia trebuie exprimat ntr-o form concret. Prin dat
nelegem o entitate informaional atomic (cea mai mic form semnificativ de informaie).
Din punct de vedere informatic, datele reprezint un ir de simboluri. Data poate fi
considerat materia prim pentru informaie. Sistemul de calcul opereaz cu date, care
constituie forma fizic efectiv a simbolului ce reprezint informaia.
Datele sunt fapte obinute, observate, contorizate, msurate etc., care sunt nregistrate.
Frecvent acestea sunt numite date de baz i sunt adesea nregistrate n activitile
tranzacionale de zi cu zi ale unei organizaii. Datele sunt derivate att din surse externe ct i
din surse interne i ca urmare a faptului cele mai multe date externe trebuie s fie ntr-o form
gata de utilizat, determinnd astfel activiti interne care necesit sisteme de msurare i
nregistrare de maniera la care aceste date pot fi captate.
Plecnd de la definiia datelor, putem aprecia ca informaia reprezint o grupare a mai
multor date nrudite ce poart o semnificaie mai bogat i totui unitar.
Conform Dictionary of Computing2 informaia reprezint cunotine prezentate unei
persoane sub form inteligibil. Unul din cele mai prestigioase dicionare de specialitate
Oxford Reference dictionary of computing3- aprecia informaia astfel: formal, o colecie de
simboluri. Acesta este sensul de prelucrare a informaiilor, tehnologia informaional sau
teoria informaiilor. Simbolurile pot fi definite ca forme prin care se pstreaz sensul i care
servesc ca o definiie alternativ a informaiei.
Sensul cvasiunanim ns acceptat pentru noiunea de informaie este urmtorul:
informaia definete fiecare din elementele noi coninute n semnificaia unui simbol sau

2
Collin, S., M., Dictionary of computing, Peter Collin Pub, 1990, p. 32
3
Oxford Reference Dictionary of Computing, Oxford University Press, 1991, p 15

3
grup de simboluri, ntr-o comunicare, tire, semnal, grup de imagini etc. prin care se
desemneaz concomitent o situaie, o stare, o aciune etc.4
Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere5:
din punct de vedere al percepiei umane, care presupune legarea informaiei de efectele
ce pot apare n urma unei receptri;
din punct de vedere analitic, lingvistic, informaia poate fi descris n termeni ce se
refer la sensul sau structura ei;
din punct de vedere fizic, ingineresc, informaia poate fi descris n termenii
manifestrilor sale fizice mediul de pstrare, rezoluia sau acurateea cu care se
emite, se recepioneaz.
Schematic relaia dintre date i informaii se poate reprezenta astfel:

intrri ieiri

d1 i1

Prelucrri

dn im

d1 dn date
i1 im informaii

Fig.nr. 1.1. Relaia date-informaii6

Informaia este util doar n raport cu utilizarea care-i poate fi conferit. Pentru
ntreprindere, informaia este util pentru asigurarea de noi cunotine i pentru a reaciona la
semnalele mediului extern.
Ca atare i rolul informaiei este divers:

4
Airinei, D., .a., Introducere n Informatica economic, Editura Sedcom Libris, Iai, 2002, p. 4
5
Nichi, ., Racovian, D., .a, Bazele prelucrrii informaiilor i Tehnologie Informaional, Ed. Intelcredo,
Deva, 1996, p.12
6
Airinei, D., .a., op. cit, p. 5

4
Fig.nr.1.2 Rolul informaiei

Peter Drucker arat c informaia constituie date nzestrate cu semnificaie i scop i tot
el sugereaz c datele prin ele nsele sunt lipsite de semnificaie sau scop.
O informaie este relevant7 dac:
dezvolt cunotine;
reduce nedeterminarea;
este utilizabil pentru scopul propus.
De aici i diversitatea punctelor de vedere privind noiunea de informaie:
un eveniment (informaia este un element perceput de ctre om din mediul extern);
cantitate (informaia este msura reducerii incertitudinii);
un mesaj (informaia este o cunotin pe care o comunicm);
semnificaie (informaia este semnificaia normal perceput de ctre toi indivizii);
un rezultat (informaia este rezultatul unui proces de comunicare);
un simbol (informaia este reprezentarea obiectelor i a faptelor).
Informaia trebuie s amelioreaze cunotinele destinatarului, s reduc incertitudinea i
nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra deciziilor de luat sau a aciunilor de
realizat.
O clasificare succint a informaiilor ar putea fi:

7
Nichi, S., Racovian, D., op. Cit., p. 16

5
Tabel nr. 1.1 Clasificarea informaiilor

Domenii Exemple

Informaii tehnice Modul de folosire pentru diferite aparate,


calculatoare, aparatura de birou, etc
Informaii comerciale Cunoaterea clientelei, a concurenei, a
sistemului de distribuie, etc
Informaii contabile i Facturi, bilanul contabil, situaia contului de
financiare profit i pierderi, indicatori financiari, etc
Informaii juridice Dreptul muncii, drept fiscal, drept civil, etc
Informaii economice Tarifele concurenilor, furnizorilor, cursul
valutar, etc
Informaii logistice Informaii privind aprovizionarea, livrrile,
etc
Informaii umane i sociale Informaii referitoare la personal: nume,
adrese, situaie familial. Etc
Informaii politice Riscul de a investi n anumite ri, schimbrile
de regim, etc
Informaii culturale Informaii privind activitile artistice,
sportive, etc

Infomaia poate intra n tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz reinut:

Tabel nr. 1.2 Tipologia informaiilor

Criteriul de Tipul informaiei Exemple de


analiz informaii
Originea Informaiile interne provin din Note de serviciu,
ntreprinderea n care circul; instruciuni, etc
Informaiile externe provin din Comenzi, scrisori,
mediul extern ntreprinderii cataloage, etc

Sensul Informaiile (interne) pot fi:


circulaiei n ierarhie
descendente; Fie de instruciuni,
circulare;
ascendente; Note informative,
rapoarte, motivri, etc

6
laterale. Telefoane, note de
informare, etc

Reprezentarea Semnele i simbolurile


utilizate pentru reprezentarea
informaiei sunt diverse:
Scrisori, rapoarte, note
texte;
Cifre de afaceri
numere;
Scheme, desene
grafice;
Cifre, litere
coduri
Telefoane, reuniuni
sunete.
Durata de Informaii variabile al cror Cifra de afaceri,
via coninut evolueaz n timp; vrsta
Informaii permanente ce au Numele, data naterii
un coninut fix.

Poziia n Informaii brute, numite i Reviste, documente,


procesul prelucrrii elementare sau de baz; cataloage
Rapoarte de sintez a
Informaii elaborate, ce rezult
documentelor
prin prelucrarea unor date de baz;
Informaii pentru procesul de
decizie, al cror coninut este necesar Obiectul rapoartelor
s-l cunoatem pentru a prelucra de sintez
datele de baz

Destinatarul Dup funcia sau rolul


destinatarului deosebim:
Fie cu atribuii
informaii individuale;
informaii de mas (pentru un
Note de serviciu
ansamblu de persoane);
informaii instituionale
Rapoarte
Gradul de Informaii formale sunt Organigrame, note de
instituionalizare furnizate de ctre firm i au caracter serviciu;
obligatoriu;
Informaii informale, aprute Zvonuri, indiscreii
n mod spontan datorit condiiilor de
lucru i relaiilor interpersonale.

Structura Informaiile ierarhice sunt Note de serviciu, dri


informaii ce urmresc scar ierarhic:

7
firmei ascendente, descendente, laterale; de seam
Informaiile funcionale sunt Avize, sfaturi
informaii sub form de sfat pe care
specialitii le transmit celorlali
membri ai firmei.

Finalitatea Informaii de funcionare, sunt Proceduri


informaii indispensabile execuiei
unei activiti;
Informaii privind evoluia,
permit firmei s anticipeze evoluia Propuneri ale clienilor i
mediului n care funcioneaz i s furnizorilor, zvonuri
sesizeze oportunitile;
Informaii de influen sunt Indiscreii, note de serviciu,
informaii ce vizeaz influenarea zvonuri, etc
comportamentului indivizilor i
prezint importan pt firm n ceea ce
privete coeziunea social, spiritul de
echip, etc

Eficacitatea deciziei depinde de justeea informaiei.

Tabel nr. 1.3 Justeea informaiilor

Criterii de justee Definiii

Fiabil Informaia furnizat trebuie s fie just, complet i


obiectiv (sunt necesare controale de verificare a
veridicitii i controale de redundan)

La zi Informaia este n majoritatea cazurilor nedurabil.


Trebuie deci sa nlocuim periodic informaiile vechi i s fim
vigileni la schimbrile juridice, financiare, economice
intervenite.

Util Informaia nu este n sine util sau inutil. Ea trebuie


adaptat necesitilor utilizatorului.

Inteligibil Informaia trebuie s poat fi neleas de ctre


destinatar fr urme de dubiu (limbaj comun ce trebuie
respectat).

8
Precis Informaia nu trebuie s fie aproximativ. Fr
ndoial, o marj de incertitudine trebuie definit de la
nceput nainte de a evita riscurile erorilor.

Regulat Informaia trebuie furnizat ntr-un ritm uniform:


cotidian, sptmnal, lunar etc.

Rapid Informaia trebuie s poat fi obinut rapid i facil n


funcie de necesitile utilizatorului.

Sigur Informaia nu trebuie s fie deformat. Ea trebuie s


respecte nivelul de confidenialitate stabilit n prealabil.

Protejat Informaia trebuie s asigure un grad ridicat de


securitate care s-i asigure rezistena la orice gen de
agresiune (furt, manipulare greit, etc)

Puin costisitoare Informaia nu este nici gratuit, nici imediat. Ca atare


trebuie luat n calcul costul achiziiei i timpul de obinere (o
informaie este interesant doar n msura n care costul
achiziiei este inferior costului de eroare posibil fr
folosirea acesteia).

Toate aceste criterii de justee sunt importante dar, mai ales pentru firmele mici i mijlocii
foarte important este problema costului informaiei. Cu toate c, prin tehnologiile actuale
exist o scdere dramatic a acestuia, relaia tipic ce se instaureaz ntre cost i
cantitatea/calitatea informaiei este dat n schema de mai jos:

Fig.nr.1.3 Modelul costurilor informaiei8

8
http://217.156.122.85/SistemeInformationale/Capitolul%201.pdf

9
Informaia trebuie s amelioreze cunotinele destinatarului, s reduc incertitudinea i
nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra deciziilor de luat sau a aciunilor de
realizat. Cu siguran spectrul informaional aflat la dispoziia fiecrui individ a evoluat foarte
mult i n plus activitatea de informare tinde s devin un proces care se desfoar de la sine,
n mod personalizat i predefinit. Exist surse informaionale asupra crora avem control
aproape deplin (Fluxurile RSS, Portalurile), bazate pe tehnologiile de tip push, surse asupra
crora controlul este redus sau chiar inexistent (Internet, Bazele de date, Sistemele de
Management Electronic al Documentelor i nregistrrilor,CRM-urile) i surse n care se
mbin ambele tipuri de situaii (Mesageria instant, Reelele sociale, Emailul).

Intranet Populaie
Internet Pot Fluxuri RSS
Tras Baze de electronic Tehnologii mpins
date Mesagerie portal
EDR instant
CRM Reele sociale

Fig.nr. 1.4. Modificri ale spectrului informaional individual

Informaia de calitate se definete ca fiind acea informaie care este utilizat ca surs n
crearea de valoare. Experiena, fundamentat pe cercetare arat c o informaie bun are
urmtoarele caliti:
este relevant pentru scopul propus;
este suficient de exact pentru scop;
este suficient de complet pentru problema care trebuie rezolvat;
provine de la o surs care prezint ncredere;
este comunicat agentului corespunztor;
este comunicat n timp util fa de producerea evenimentului;
este plasat pe nivelul corespunzator de detaliere;
este comunicat printr-un canal adecvat de comunicaie;
este bine neleas de utilizator.

Conceptul de cunotin poate fi definit pornind de la conceptele de dat i de informaie,


situndu-se pe un nivel de abstractizare superior acestora. Cunotina reprezint agregarea
evoluat a unor seturi de informaii (coninut textual/valoric, atribute, caracteristici, reguli,
relaii) deservind activiti specifice, i manifestate deseori abstract (sub form de modele de
aciune/decizie/comportament).
n faa unui asemenea mediu complex i imprevizibil, o interpretare retroactiv i
raionala a informaiilor nu mai este viabil i ntreprinderea risc s fie depita de situaie,
iar funcia de documentare (sau memorizare n general) tinde s devin doar o munc
suplimentar, administrativ fr s reflecte realitatea economic.

10
Fig nr 1.5 Relaia date-informaii-cunotine9

Reprezentnd datele, informaiile i cunotinele sub forma unei piramide i plasnd pe


aceast piramid a abstractizrii i inteligena, putem spune c aceasta constituie nelegerea,
interpretarea cunotinei.

Uman, naional
Inteligen

Contextuale, tacite
Transferul lor necesit nvare

Cunotine

Codificabile, explicite
Uor transferabile
Informaii

Date

Fig.nr. 1.6 Date/Informaii/Cunotine volum i grad de abstractizare10

9
Filip, M., Grama, A., .a., Bazele teoretice ale Informatizrii Administraiei Publice, Editura Sedcom Libris,
Iai, 2005, p. 21
10
Eden, A., Bojan, I., Economia cunoaterii i noile tehnologii informaionale, n Informatica economic i
Societatea informaional, Editura Mirton, Timioara, 2002, p 32

11
n arta rzboiului, un avantaj decisiv era fr ndoiala deinerea datelor (despre teren,
despre arme, despre planurile sau intentiile adversarului). Inventarea informaiilor,
dezinformarea, disiparea informaiilor sunt arme ns la fel de puternice ca cele de oel sau
muchii. Cmpul de lupt virtual este mult mai subtil i mai complex: este cel al informaiei i
mediatizrii acesteia.
ntr-un mediu economic puternic concurenial, ntreprinderea care nu se preocup de
tendinele evoluiei pieii sale, de noile produse i de principalii concureni, de emergena
noilor tehnologii informaionale, de stocarea a ceea ce tie i de rezolvarea a ceea ce nu tie
risc s moar subit.
Ce cunotine precise conduc la avantaje competitive precise?
Cum s cuantificm ce tim i ce nu tim?
Ce cunotine s capitalizm?
Cum putem msura valoarea a ceea ce tim? Dar a ceea ce nu tim?
Ce dispozitive sociale i tehnice permit facilitarea crerii i partajrii cunotinelor?
Putem s tim ce tie ntreprinderea pentru a putea aciona, nu reaciona
(Knowledge Management)?
ntrebri dificile, cu att mai mult cu ct trebuie s recunoatem c n ntreprinderea
actual cunotinele colective sufer de numeroase limitri:
afectate de jocurile de putere;
sensibile la situaia economic mondial;
tendina natural spre hiperspecializare;
supuse rutinei;
capitalizare laborioas.

Conform lui Oleg Petrov, Coordonator al Programului destinat Tehnologiilor


Informaionale i Comunicaionale la Banca Mondial, este timpul s vorbim de triunghiul:
economie liber, guvern deschis i inovare colaborativ [Petrov, 2011].

12
Fig.nr. 1.7. Procesul transformrii mediului de afaceri
Sursa: Petrov, 2011

Chiar i n situaia n care o ntreprindere devine interesat de capitalul su de cunotine,


accepiunea este n sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa s elaboreze stocuri mari de
norme i concepte, proceduri i brevete, gata s fie puse n practic, dar inutile pentru a
rezolva noile probleme, pentru a face fa alegerilor inedite i celor marcate de incertitudine.
Putem vorbi de o schimbare de paradigm tehno-economic impus de ctre
universalitatea folosirii calculatoarelor personale, generalizarea reelelor i schimbrile rapide
n procesele proiectrii i execuiei produselor.

Tabel nr. 1.4 Schimbri n paradigma tehno-economic (adaptare dup Freeman i Louca, 2001)
Modelul Fordist (vechi) Modelul bazat pe TIC (nou)
Bazat pe energie Bazat pe informaie
Design i inginerie clasic n birouri specializate Design cu ajutorul calculatoarelor
Design i producie secvenial Inginerie concurent
Standardizare Particularizare
Echipamente dedicate Sisteme de producie flexibile
Firme individuale Lucrul n reea
Structuri ierarhice Structuri organizaionale plate
Lucrul pe departamente Lucrul integrat
Centralizare Distribuia cunoaterii
Competene specializate Competene multiple
Control i proprietate guvernamental Rolul guvernului este doar de informare,
coordonare i reglementare
Planificare Viziune

13
n era informaiei i a dematerializarii schimburilor, cu siguran noile tehnologii sunt o
component tehnologic esenial pentru capitalizarea cunotinelor si trecerea la inteligena
colectiv. Noii factori de competitivitate sunt stns legai de capacitile relaionale,
cooperative i cognitive ale ntreprinderii.
Pentru rezolvarea problemelor inedite, competenele ntreprinderii trebuie s fie
evolutive, contextuale i repartizate; ntreprinderea desemnat ca una care nva trebuie s-i
canalizeze atenia n primul rnd pe elementele de dinamica cunotinelor deci pe fluxul
avantajelor i apoi pe produs.

1.1.2 Sistemele informaionale i circuitul informaional


Sistemul informaional, component a sistemului general al firmei, pune la dispoziia
nivelurilor ierarhice informaii elaborate, adic informaii utilizabile pentru luarea diferitelor
decizii sau pentru ntreprinderea diferitelor aciuni. El reprezint memoria colectiv a firmei.
Schematic etapele gestiunii informaiei ntr-o firm sunt:

Fig nr 1.8 Etapele gestionrii informaiei ntr-o firm

14
Cea mai ntlnit accepiune pentru noiunea de sistem informaional este: un ansamblu
de oameni, echipamente, software, procese i date destinate sa furnizeze informatii active
sistemului decizional, informatii necesare in elaborarea de solutii pentru problemele cu care se
confrunta managerii agenilor economici. Sistemul informational face legatura intre sistemul
de conducere si sistemul condus si este subordonat sistemului de conducere.

Resurse umane

Software Hardware
Resursele unui sistem
informaional

Date Resurse de reea

Fig nr 1.9 Resursele necesare unui sistem informaional11

Diferenierea dintre date i informaie, cu recunoaterea rolului cheie al utilizatorului


permite schiarea unui model al sistemului informaional (general valabil indiferent dac este
manual sau computerizat).

11
O`Brien, J., Introduction to Information Systems, McGraw-Hill, New York, 2001, p. 8

15
Fig nr 1.10 Sistemul informaional schem de principiu12

Sistemul informaional cuprinde ansamblul mijloacelor i procedurilor de preluare,


clasare, stocare, prelucrare, difuzare i valorificare a datelor i informaiilor la nivelul unei
entiti economico-sociale.
James O`Brien propune o definire i mai extins noiunii de sistem informaional: orice
combinaie organizat de hardware, software, reele de comunicare, personal i resurse de date
care asigur colectarea, prelucrarea i diseminarea informaiilor n organizaii.

12
Lucey, T., Management Information Systems, Addison Wesley,1995, p 37

16
ti I
S Pr Res
og ur
an ciali
e
ra se
m
u pe me s
r s i s
e i o ftw
pr
su ali oc are
e
R ri f i n ed
to ur
a i
tiliz
U
Controlul performanelor sistemului

Intrri Procesarea Ieiri

i me re
informaii
Res i cun

dia
Dat

de datelor n

a
i

pute ard w
informaii
e
urs

date
produse

re
e d tine

Com urse h
e da
o

Res
te

Stocarea resurselor sistemului

Resurse de reea
Comunicaii media i suport trafic n reea

Fig nr 1.11 Componentele unui sistem informaional13

Finalitatea sistemului informaional este furnizarea de informaii sub o form direct


utilizabil, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei funcionri a sistemelor
operaionale precum i a lurii deciziilor la diferite niveluri. Se disting dou obiective
eseniale ale sistemelor informaionale:14 sprijinirea procesului decizional i coordonarea ntr-
un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord
cu urmtoarea clasificare a sistemelor informaionale:15
sisteme informaionale de prelucrare a tranzaciilor (Transaction Processing Systems
TPS) caracteristic faptul c execut i memoreaz tranzaciile curente;
sisteme informaionale destinate activittii de birotic (Office Automation Systems)
necesare persoanelor care trebuie s execute activitai de birou, pentru a asigura n
special gestiunea mesajelor i a documentelor;
sisteme informaionale pentru conducere (Management Information Systems MIS)
permit ntocmirea i analizarea rapoartelor de rutin dar i consultarea informaiilor
curente;
sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS) se folosesc de
ctre managerii ce trebuie s adopte decizii utiliznd date nestructurate;
sisteme informaionale pentru conducerea executiv (Executive Information Systems
EIS) permit luarea deciziei la nivelul de vrf al firmei.

13
O`Brien, J., .a., op. cit., p. 12
14 Airinei, D., op. cit., p. 22
15
Nichi, ., Racovian, D. i colectiv, op. cit., pp. 21-24.

17
Corespunztor funciunilor din firm, sistemul informaional se poate structura n
urmtoarele categorii:
subsistemul financiar-contabil;
subsistemul de aprovizionare-desfacere;
subsistemul de producie;
subsistemul de personal.
Sistemul informatic este o parte a sistemului informaional n care procesul de culegere,
transmitere, stocare i prelucrare a datelor se realizeaz utiliznd elemente sau componente ale
TI, adic mijloace de calcul i de comunicare moderne, produse software specializate,
proceduri i tehnici specifice la care se adaug personalul specializat.
Ansamblul de elemente implicate n tot acest proces de prelucrare i transmitere a datelor
pe cale electronic alcatuiesc un sistem informatic. ntr-un sistem informatic pot intra:
calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele
prelucrate, personalul ce exploateaz tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de
prelucrare, etc.
Un sistem informaional devine, din ce n ce mai mult, un sistem informatic16 (vezi fig. nr.
1.10).

Fig.nr. 1.12 Relaia sistem informaional, sistem informatic17

Elementele componente ale unui sistem informatic sunt:


resursele materiale calculatoarele i celelalte echipamente folosite;
resursele software sistemul de operare, pachetele de programe folosite, etc.;
bazele de date utilizate;
resursele de personal.

16
Reix, R., Informatique applique la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.7, citat n Airinei, D.,
.a., op. cit.,
17
Reix, R.,op. cit., p.8

18
Sistemele informatice acoper cele mai diverse domenii. n functie de specializare, avem:
Sisteme specializate, adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problem
dintr-un anume domeniu;
Sisteme de uz general, cu ajutorul crora se poate rezolva o gam larg de probleme
din mai multe domenii;
Sisteme locale, programele necesare prelucrrilor de date i datele se afl pe un singur
sistem de calcul;
Sisteme pe reea, sistemul funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, caz n care, datele
i programele pot fi distribuite mai multor staii de lucru ce fac parte din acea reea.

1.2. Birotica. Obiect i obiective

Conceptul de birotic a aprut n SUA, la nceputul anilor70 odat cu expresia Office


Automation. Echivalentul francez n perioada de nceput era Automatisation du Bureau sau
Automatisation du tertiare. n 1976, P. Berger si L. Nauges, dup Convenia Informatic de la
Paris introduc termenul de Bureautique pornind de la Bureau Automatique. Un an mai trziu,
Institutul Naional de Cercetare n Informatic i Automatic din Frana recunoate termenul
de Bureautique.
Termenul romnesc corespondent, Birotic este mprumutat din limba francez. Fr
ndoial, c Birotica beneficiaz de suportul att al informaticii ct i al telecomunicaiilor, dar
ea se delimiteaz clar fa de cele dou domenii.

1.2.1. Birotica: concept si definire


n general, sistemul informatic de birou este definit ca un concept informatic ce
semnific un ansamblu interconectat de echipamente i programe, avand ca obiectiv
procesarea informatiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n
interdependen, att cu sistemele informatice profesionale, ct i cu sistemele de
telecomunicaii, ntre care se creaz un ansamblu de legturi funcionale.
n lucrarea "Elements d'informatique applique la gestion", Humbert Lesca i Jean
Peaucelle definesc Birotica " ca ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea
activitilor de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii cuvntului, textelor i
imaginilor"18.
Conform lui Michel Desaigne si lui Philippe Vuitton, "Birotica reprezint un ansamblu
de tehnici pentru gestionarea informaiei i a comunicaiilor ntre organizaii. Ele fac apel la
tehnicile informaiei si ale comunicaiilor de date i asigur, prin mijloace electronice, funcii
de clasare i ordonare, organizarea n pagin a textelor, pregtirea documentelor, a
corespondenei electronice, analiz i simulare, interogare i consultare la distan, vizulizare

18
Lesca, H., Peaucelle, J., Elements d'informatique applique la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p. 287

19
grafic i alte funcii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente ale activitii de
birou"19.
O definiie larg acceptat ar putea fi: "Birotica cuprinde orice echipament i aplicaie,
care contribuie la mbuntirea circulaiei informaiei n activitile de birou i, care
nlesneste legtura cu mediul extern".
Birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiei sub cele mai
variate forme i tipuri, de la informaii analogice la cele digitale, de la informaii sub form de
text, pn la documente complexe ce conin secvene audio sau video.

MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC

SISTEMELE DE COMUNICAII

SISTEMUL INFORMAIONAL SISTEMUL DECIZIONAL


AL NTREPRINDERII

B I ROTI CA
SISTEME INFORMATICE DE BIROU

SISTEMUL OPERAIONAL

INFORMATICA
SISTEME INFORMATICE PROFESIONALE

Fig nr 1.13. Birotica in sistemul microeconomic20


Cu siguran, Birotica nu include doar tehnologii, ea afecteaz si structurile
organizatorice, presupune reorganizarea metodelor de lucru, implic formarea continu
profesional a personalului, modific ergonomia posturilor de lucru i are n vedere multiple
criterii psihologice i sociale.
ncercrile de definire a biroticii sunt influenate de perspectivele oferite i de
percepia i implicaiile descrie de implementarea acesteia. n tabelul nr. 1.1 cumulm cteva
din definiiile biroticii din diverse puncte de vedere.
Tabelul nr.1.5 Cteva definiii ale Biroticii
Criterii Definiii: Birotica este
sistemul de informare individual a unei persoane sau a unei
conceptual echipe profesionale care lucreaz ntr-un birou, fr a avea alte
cunotine dect cele profesionale cerute de postul pe care l
ocup.

19
Vuitton, P., Desaigne, M., La bureautique, Editions La documentation practique, Paris, 1983, p 127
20
Pan, A, Ionescu, B., Mare, V., Birotica, Editura All, Bucureti, 1994, p. 14

20
modificri a modului electronica sau automatica birourilor desemnat de ansamblul
de lucru tradiional tehnologiilor, tehnicilor i mijloacelor care asigur executarea
automat a muncii de birou.
consecine umane i mijloacele i procedurile de asistare a muncii de birou, care se
sociate antrenate de sprijin pe Noile Tehnologii Informaionale i Comunicaionale
informatizarea i pe metodele i teoriile de organizare a muncii, pentru a asigura
birourilor funcionarea biroului i a mediului su.
este un ansamblu de mijloace i resurse care asigur organizarea
muncii de birou prin oferirea unor fluxuri performante ale
funciile biroticii documentelor i mesajelor, prin sprijinirea grupurilor eterogene
de lucru s se ntlneasc i s lucreze fr s se afle fa n fa
i prin oferirea de servicii colectivelor omogene de lucru.
privit ca un sistem informaional de automatizare a muncii de
sistem informaional birou ce faciliteaz desfurarea n condiii optime a proceselor
de obinere, transmitere i stocare a informaiilor la nivel de
bioru, departament sau ntreprindere.

1.2.2. Birotica: sistem informaional


Birourile sunt, n fapt, adevrate centrale informaionale prin care sunt vehiculate
importante volume de informaii. Experiena practic demonstreaz c: procurarea, culegerea,
valorificarea i transmiterea direcional a informaiilor este cea mai imporatant sarcin a
birourilor. n acest sens, prin optimizarea proceselor informaionale i comunicaionale se
urmrete :
modul simplu de preluare i ntreinere a informaiilor, pentru toate tipurile de
informaii;
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor
informaiilor necesare i existente,
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i
ateptare, ca i prin scurtarea duratelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru
cutarea direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru
posibilitile de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora,
posibilitatea cutrii hipertext);
reutilizarea direcionat a informaiilor (exemplu: redactarea de scrisori n serie);
calitatea excelent a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin
asigurarea actualitii documentelor/datelor folosite (tehnologii EDI, WEB,
workflow).
Privit din punct de vedere informaional, Birotica este ncadrat n categoria
sistemelor informaionale. Din punct de vedere general, ntr-o organizaie ntlnim dou

21
categorii de sisteme informaionale: operaionale i de sprijinire a conducerii. ncadrarea
biroticii ntr-una din aceste categorii a fost i rmne motiv de discuii i dispute.
Cei mai muli autori (OBrien J., Alter S.) consider c birotica este poziionat la
nivelul operaional, pentru c se ocup cu operaiile de rutin, repetitive i urmrete
nlocuirea sistemului manual i semi-automatizat de organizare i transmitere a informaiilor
cu ajutorul noilor tehnologii informaionale.
Ali autori (Oprea D.) se opun acestei viziuni, considernd c birotica sprijin n mod
egal i conducerea tactic i strategic. Un exemplu, n acest sens, l constituie echipele de
manageri care lucreaz la diferite proiecte, pentru care sistemele de sprijinire a grupurilor de
lucru, cu tehnologiile aferente, nseamn productivitate i eficien sporite. Aceast viziune
este sprijinit de utltimele tehnologii informaionale (groupware, Internet, comer electronic)
care transform birotica ntr-un sistem informaional strategic pentru organizaie.
Delimitarea componentelor biroticii este dificil, ntruct utilizeaz echipamente sau
instrumente de lucru care sunt utilizate n mai multe domenii ale biroticii.
Putem identifica mai multe componente dup opiniile autorilor James OBrien i
Steve Alter (tabelul 1.2):
Tabelul nr.1.6 Clasificari ale Biroticii
Autor Componentele sistemului informaional de automatizare a muncii de birou
James sisteme de procesare electronic reunesc procesoarele de texte, desktop
OBrien publishing, sistemele de copiere;
sistemele de comunicaii electronice e-mail, v-mail, fax;
sisteme de reuniuni electronice - teleconferine, sisteme de sprijinire a grupurilor de
lucru;
sisteme de prelucrare a imaginilor sisteme multimedia, gestiunea documentelor
electronice;
sisteme de gestiune a biroului accesorii ale biroului electronic, programarea
activitilor, agenda electronic etc.
I. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include instrumente pentru crearea i
Steve gestionarea documentelor (obinuite sau electronice), care pot fi grupate astfel:
Alter sistemele pentru procesare de texte i imagini creeaz, stocheaz, modific i
tipresc documente care conin texte sau combinaii ale acestora cu texte i imagini.
evoluia acestora a nceput odat cu apariia procesoarelor de texte (cele mai simple),
pn la sofisticatele sisteme desktop publishing prin care este posibil crearea
documentelor complexe;
programele de calcul tabelar reprezint un mod extrem de eficient de organizare a
datelor numerice, cu posibiliti multiple: realizarea de calcule (de la simplu la
complex), reprezentarea grafic, organizarea n baze de date. Facilitile oferite de
aceste programe s-au nmulit de la lansarea lor n anii70 (Visicalc) la ultimele versiuni
de Lotus sau Excel;
sistemele de organizare a datelor individuale sunt destinate organizrii munii
fiecrei persoane i nu se refer la bazele de date ale ntreprinderii. Sunt incluse n
aceast categorie instrumente de tip calendar, agend de lucru, lista cu prioriti, lista cu

22
nu uita s. Aceste instrumente sunt incluse n orice versiune a interfeei Windows;
programele de prezentare ofer nespecialitilor posibilitatea de a realiza prezentri
independent, fr a apela la persoane specializate. Au o interfa prietenoas,
instrumente intuitive i faciliti de tip wizard care le fac uor de utilizat. Putem
include aici PowerPoint din pachetul Microsoft Office.
II. Sistemul de comunicaii ajut utilizatorii s lucreze mpreun prin transmiterea i
partajarea datelor i se concretizeaz ntr-o gam larg de echipamente: de la banal
(telefon, fax, pager, pot electronic) la complex i sofisticat (pota prin voce,
videoconferine, audioconferine).
Sistemele de teleconferine presupun utilizarea transmisiei electronice pentru a
permite la 2 sau mai muli oameni s se ntlneasc i s discute o idee sau o problem,
fr s fie neaprat fa n fa. Prima form de teleconferin a fost telefonul, ns
evoluia tehnologiei a permis forme mai complexe i complete pentru aceasta:
audioconfeine, conferine prin calculator, videoconferine.
Sistemele electronice de transmitere a mesajelor au luat amploare ncepnd cu anii
80 cnd nevoia comunicrii asincrone (din locuri i momente diferite) s-a amplificat.
Cele mai importante tehnologii sunt: pota electronic (e-mail), pota prin voce (v-mail)
i faxul. Iniial aceste tehnologii au fost utilizate separat, dar a aprut tendina de
fuzionare, n sensul c au mprumutat faciliti una de la alta (de exemplu, la nceput,
pota electronic permitea doar transmiterea de texte, acum se pot transmite i imagini,
astfel c ea poate nlocui faxul). Pe pia au aprut produse care mbin cele trei
tehnologii.
III. Sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru (tehnologiile groupware sau
teamware) ofer sprijin persoanelor care lucreaz n echip sau la acelai proiect prin
asigurarea accesului partajat sau simultan la informaii, programarea ntlnirilor,
controlul asupra fluxului de date i comunicaii.

Atunci cand in viata de zi cu zi dorim sa avem un control cat mai riguros asupra
timpului de lucru, putem folosi instrumentele managementului timpului:
tehnicile de planificare si procedeele care, dau o forma managementului nostru
privind timpul (de ex. planificarea obiectivelor, structurarea unui calendar
zilnic, etc);
regulile, care stabilesc cand si cum planificam si decidem judicios;
exercitiile cu ajutorul carora testam si invatam noi tipuri de comportament;
mijloacele auxiliare precum formularele, listele de verificare, agenda de
planificare a timpului, organizatorul (agenda electronica).

1.2.3. Obiect i obiective


ntr-un birou se execut i se desfoar o multitudine de sarcini i activiti repetitive,
cum ar fi ntocmirea i nregistrarea de documente sau gestiunea mesajelor, care nseamna,
acum 20 ani, o mulime de timp irosit pentru retiprirea la maina de scris a aceleiai scrisori

23
cu date diferite, ori destinatari diferii sau pentru convorbiri telefonice repetate cu acelai
mesaj pentru stabilirea sau anularea unei ntlniri etc. Apariia calculatorului i a imprimantei
de birou nu a nsemnat o rezolvare, ci doar o mbunttire parial a situaiei (cum s-ar spune
dac aduci un calculator ntr-un haos, obii un haos computerizat). Deci, este necesar analiza
fluxului de date, informaii sau activiti i regndirea ntregului sistem informaional.
Biroul este mediul n care se desfoar conducerea i administrarea organizaiilor,
indiferent de natura lor. Unele persoane sunt implicate n procesul decizional, altele culeg,
transmit sau dirijraz informaiile n cadrul organizaiei. De regul, astfel de activiti sunt
reunite sub sintagma a munci cu informaia, care sub influena noilor tehnologii capt o
arie de cuprindere mai larg dect accepiunea clasic. Informaia este deci obiectul
biroticii. Obiectivul biroticii este legat de asigurarea comunicrii dintre membrii unei
organizaii, precum i conectarea acesteia cu mediul exterior.

1.2.4. Funciile biroticii


Tradiional, munca ntr-un birou se desfoar ntre orele 8.30 16.30. Tendina
actual este de a permite ca munca s se poat desfura oriunde i oricnd, dup cum este
nevoie. Sunt activiti pentru care sloganul 24x7 a devenit posibil. Meritele revin noilor
tehnologii informaionale, n special telecomunicaiilor (laptop-uri, telefoane celulare,
Internet). Birotica trebuie s rspund urmtoarelor nevoi:
nevoia de comunicare mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i
organizaii;
nevoia de sprijin a persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri
diferite.
Pe baza prezentrii de mai sus, identificm urmtoarele funcii:
gestiunea documentelor este considerat funcia primordial. A fost marcat de
nlocuirea scrisului de mn, a mainilor de scris i a fietelor de dosare prin sistemele
electronice care lucreaz cu procesoare de texte i aplicaii grafice.
gestiunea i dirijarea mesajelor a fost propulsat de nlocuirea serviciilor telefonice
clasice i a sistemului clasic de transmitere a mesajelor cu pota electronic i prin
voce, cu servicii electronice de informare.
sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul groupware i al
tehnologiilor comunicaionale.
rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n comun a
informaiilor, autorizarea documentelor, gestiunea proiectelor i programarea
activitilor colectivului.

Exemple de subiecte gril:


Obiectivul Biroticii este:
a) [ ]de a implica personalul firmei n procesul decizional
b) [ ]de a permite ca munca din birouri s se desfoare oriunde i oricnd

24
c) [ ]de a asigura comunicarea dintre membrii unei organizaii, precum i conectarea acesteia
cu mediul exterior
d) [ ]de a integra mijloacele i tehnicile muncii administrative i de birou cu noile tehnologii
informaionale
Birotica trebuie s corespund urmtoarelor nevoi:
a) [ ]comunicarea mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i organizaii
b) [ ]integrarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale n cadrul firmei
c) [ ]sprijinirea persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri diferite
Piaa Biroticii n Europa este dominat de produsele:
a) [ ]Perfect Office
b) [ ]Smartsuite
c) [ ]Microsoft Office
Sistemul informaional de automatizare a muncii de birou:
a) [ ]sprijin n mod egal conducerea tactic i strategic
b) [ ]faciliteaz desfurarea n condiii optime a proceselor de obinere, transmitere i
stocare a informaiilor la nivel de birou
Sistemele de sprijinire a muncii de birou includ urmtoarele instrumente:
a) [ ] sisteme de gestiune a bazelor de date
b) [ ] sisteme pentru procesare de texte i imagini
c) [ ] limbaje de programare la nivel nalt
d) [ ] programele de calcul tabelar
e) [ ] sistemele de organizare a datelor individuale
f) [ ] programele de prezentare

25
CAPITOLUL 2 Biroul tradiional sau M-biroul?

n general, funciile dintr-un birou tradiional erau limitate la funciunile de baz i la


gestiunea personalului. Calculatorul personal, mai mult ca oricare alt echipament sau
tehnologie, a cauzat o modificare fundamental n piramida organizaional tradiional. PC-
ul permite ca informaiile s fie transferate de la conducere la angajai cu viteza foarte mare,
chiar nlocuind rolul managerilor de mijloc ca furnizori de informaii.
Managementul activitii de birou n firmele moderne nseamn un sprijin sporit din
partea Noilor Tehnologii Informaionale i Comunicaionale, volumul de informaii cu care se
confrunt firmele fiind n continu cretere.

2.1. Schimbri ale locului Biroului tradiional

Pornind de la premisa c toate companiile urmresc creterea productivitii n paralel


cu reducerea costurilor de operare, reiese c procesul lurii deciziilor se deplaseaz din ce n
ce mai mult ctre birouri i ctre profesionitii acestora care au nevoie acut de cunotine de
baz extinse, ei fiind nevoii s opereze direct cu management de proiecte, buget de activiti,
management de personal i s-i asume n mod curent luarea deciziilor.
Putem aprecia, c pe msur ce tehnologia avanseaz, n multe firme organigrama este
mai mult una rsturnat sau chiar ea devine una orizontal.

Fig nr 2.1 Managementul tradiional versus nontradiional

Prezentul este deja al companiilor cu structuri elastice, ce gestioneaz activitatea pe


echipe de proces i abandonez noiunea de ierarhie organizaional piramidal. Schimbrile
la locul de munc impun tuturor categoriilor de angajai s fie pregtii s rspund
provocrilor ce apar n loc sa managerieze soluii.
Atfel, n afara cunotinelor tehnice, a abilitilor teoretice i a celor umane, fiecare
angajat trebuie s-i dezvolte cunotine de managementul riscului i privind managementul
schimbrii. Un angajat ce lucreaz n biroul secolului XXI trebuie s se caracterizeze i prin:
Flexibilitate;
Eficien;

26
Adaptabilitate.
Ca alternative ale organizrii piramidale, n anii `80 au aprut organigrama sub forma
de cluster (ciorchine) i cea de tip roat de cru.

Piramida invers Roata de cru Ciorchinele

Fig nr 2.2 Structuri organizaionale nontradiionale21

Structura de tip cluster aduce la un loc grupuri de persoane de la discipline diferite


punnd bazele unei organizri semipermanente.
ntr-o astfel de organizare22, grupurile sunt aranjate ca mnunchiurile de struguri pe o
vi de vie, aceasta fiind cea care conecteaz un grup un mnunchi de oameni lucrnd
mpreun cu altul. n cazul structurii roat de cru, organigrama are trei pri: butucul
roii, spiele i obada roii. Clienii sunt n centrul roii. Spiele pot fi funciile afacerii cum ar
fi: marketing, finane, producie sau echipe de angajai ce lucreaz la dezvoltarea unui produs
nou.
Cu siguran ns birocraia se regsete cel mai bine n companiile care folosesc
modul vertical de organizare. Chiar dac folosesc modelele mai noi, numrul mare de
manageri intermediari ntrzie luarea deciziilor i mrete costurile de coordonare. Din aceste
motive, tendina n companiile moderne este de a asigura organigrame orizontale.
Managementul individual, echipe care s ajung rapid la performane au devenit vectorii
noilor organizaii. Obiectivele de performan sunt legate de satisfacia clienilor i mai puin
de elementele de profitabilitate sau de valoarea aciunilor firmei.
Companiile viitorului necesit personal care poate supravieui schimbrilor i care n
plus continu s agreeze munca pe care o fac. De asemenea, persoanele care nu solicit firme
cu o structur ierarhic precis sau locuri de munc cu atribuii delimitate foarte exact, vor fi
printre angajaii cei mai cutai pe piaa muncii.

21
Odgers, P., Keeling, L., Administrative Office Management, South Western Educational Publishing,
Cincinnati, 2000, p 34
22
Austin, N., Reorganizing the Organization Chart, Working Women, September 1993, p. 23

27
2.2. Comunicarea n birourile moderne

Comunicarea i feedback-ul n afaceri sunt extrem de importante pentru a atinge


obiectivele propuse ct i pentru a motiva angajaii. Reelele de comunicare n firme sunt
unice i reflect, n mare msur, cum vd organizaiile misiunea lor ctre clieni i mijloacele
pe care le vor folosi pentru a atinge aceste obiective. Modul tradiional de mprire al
comunicaiilor este n: verticale i orizontale. n ceeea ce privete canalele de comunicaii
deosebim: canale formale, respectiv informale.
Experiene

Sensuri Abiliti
RECEPTOR
IDEE

Atitudini Nevoi

INFORMAII
J
A
S
E
M Canal

TRANSMI-
TOR
FEEDBACK

Fig nr 2.3 Model al procesului de comunicare23

Comunicarea vertical descendent - schimburile descendente de informaii au loc


ntre niveluri ierarhice diferite i iau n general forma directivelor descriind precis sarcinile de
ndeplinit, procedurile, scopurile. Acurateea mesajului este cu att mai mare cu ct se coboar
mai jos n ierarhie. Se utilizeaza n special modaliti scrise dar i tehnici mai noi ce includ
tehnologiile audio i video.
Comunicarea vertical ascendent asigur feedback-ul de la nivelurile inferioare
ctre managementul de vrf. Se folosesc n special drile de seam dar pentru a ncuraja acest
tip de comunicare managerii utilizeaz i anchete de atitudine, ntlniri ale membrilor echipei,
buletine de informare, etc.

23
Odgers, P., Keeling, L., Administrative Office Management, South Western Educational Publishing,
Cincinnati, 2000, p.135

28
Comunicarea orizontal, cunoscut i sub numele de comunicare lateral, este
comunicarea ntre departamente sau uniti funcionale i este legat n special de necesitatea
coordonrii sau de rezolvarea unor probleme.
Suplimentar reelelor de comunicare din birouri, deosebim i canale de comunicare.
Acestea difer de la o firm la alta dar n mod general le putem mpri n canale de
comunicaie formale i informale.
Canalele de comunicaie formale similar comunicrii verticale, acestea sunt traseele
oficiale pe care se transmit mesajele n interiorul organizaiei.
n categoria canalelor informale includem comunicaiile ce folosesc alte canale dect
cele formal stabilite de ctre organizaie. De multe ori, interaciunile informale ajuta angajaii
s-i ndeplineasc mult mai bine sarcinile. Sunt ns i cazuri n care acestea conduc la
deteriorarea mediului de lucru din firma i la scderea productivitii, drept pentru care este
recomandat ca managerii s ignore zvonurile tendenioase. Zvonul este considerat ns, de
ctre salariai un veritabil mijloc de informare: 20% l consider ca o informaie fiabil, ce
verific proverbul nu iese fum fr foc. Paradoxal, zvonul este considerat ca fiind cel mai
fiabil n firmele ce au ntre 50 i 200 salariai (firmele mici i mijlocii). El reflect n esen
necomunicarea existent ntre manageriat i salariai. Tot brfa st i la originea creterii
nencrederii salariailor n organismele sindicale.
Soluia?! Nu exist una unanim acceptat! Poate cuiul lui Pepelea se regsete n
faptul c 43% din comunicare din timpul pauzelor in firmele cu 50-200 de salariai i 51% n
firmele cu 200-499 de salariai se refer la spiritul i imaginea firmei. De aici consecine
att negative ct i pozitive pentru firm.
Un loc aparte n modul de comunicare n firmele moderne trebuie s-l ocupe
comunicaiile la distan. Asigurarea comunicaiilor ntre membrii companiei mai ales n cazul
n care acetia sunt rspndii n mai multe locaii din ar sau de pe glob, poate fi un adevrat
nod gordian pentru firm. Folosind ns modalitile moderne de comunicare: pota
electronic, pota prin voce, fax-ul i videoconferinele, problema sincronizrii este aproape
rezolvat.

2.2.1. Pota electronic


Dac ne referim doar la sondajele realizate de Forrester Reasearch n anul 2000, doar
n SUA numrul utilizatorilor de e-mail de pea 60 de milioane. Serviciul de pot
electronica (e-mail - electronic mail) a stat la baza dezvoltrii Internet-ului, constituind o
modalitate de a satisface nevoia de comunicare, permind trimiterea de documente
electronice ntre utilizatorii reelei. Toi autorii din literatura de specialitate au fost de acord
c: pota electronic a fost calul troian al tehnologiilor groupware.
Pota electronic este utilizat din att de mult datorit avantajelor pe care le ofer:
Cost sczut de utilizare;
Vitez de transmisie mare;
Trimiterea simultan a mesajelor la mai multe persoane;

29
Evidena persoanelor;
Gestiunea mesajelor.
Cel mai cunoscute aplicaii de pot electronic sunt:
Microsoft Outlook;
EUDORA;
IBM Lotus Notes;
Pegasus Mail;
Mozilla Thunderbird.
Aplicaii on-line:
Yahoo Mail (mail.yahoo.com);
Gmail (www.gmail.com);
Hotmail (www.hotmail.com);
Home.ro (www.home.ro/mail/);
Bumerang.ro (mail.bumerang.ro).
Programul Outlook Express este un client de gestiune a mesajelor de e-mail ce conine
un editor de tip HTML pentru compunerea mesajelor.

Fig. nr.2.4 Programul Outlook 2007

2.2.2. Pota prin voce i e-fax-ul


n cazul n care am obosit s scriem e-mailuri, o variant mai nou este cea a
folosirii potei prin voce. Putem astfel crea mesaje pe cale vocal care ulterior s fie trimise
beneficiarilor. Prin programele de editare ce se pot folosi, exist n plus posibilitatea de a

30
reduce dimensiunea mesajului i deci avantajul creterii vitezei de transmisie. n plus, acestea
beneficiaz i de faciliti de compresie n acelai mod ca la comunicaiile GSM. Voice mail-
ul utilizeaz n general, standardul Windows MAPI care permite compatibilitatea cu aproape
toi clienii de e-mail. nregistrarea mesajului se face ntr-un fisier Wave, un format standard
care permite ascultarea pe orice calculator care este echipat cu plac de sunet.

Fig nr 2.5 Programele pentru Voice Mail: HandyBits Voice Mail si Zultys MXIE

Recepia fax-ului pe calculator simplific numrul de echipamente folosit n birou,


acest lucru fiind posibil n special odat cu apariia imprimantelor care ndeplinesc funcii i
de scanner, copiator i fax. Putei trimite i primi faxuri, inclusiv faxuri color. Putei configura
numere de apelare rapid pentru a trimite faxuri repede i uor la numerele folosite frecvent.
Se pot n plus seta un numr de opiuni de fax, ca rezoluia i contrastul. Trimiterea se face de
obicei cu ajutorul modemului dar se poate utiliza si email-ul, activitatea att cea de trimitere
ct i cea de recepionate putndu-se desfura n background.
Avantajele principale ale e-fax sunt:
nu este necesar un abonament la o firm de telefonie fix;
numr personal de fax;
mobilitate maxim, faxul putnd fi vizualizat de oriunde n lume, folosind un PC,
un Laptop sau un PDA;
ntotdeauna fax-ul va fi recepionat;
nu este nevoie de un echipament specializat, se folosete infrastructura existent.

31
Fig nr 2.6 Exemple de soft pentru e-faxuri

2.2.3. Audio i videoconferine


Scderea preului i creterea performanelor dispozitivelor hardware asigur utilizarea
programelor de video-conferin cu ajutorul calculatoarelor uzuale, fr a mai fi necesare
echipamente speciale i costisitoare.
Audio-conferina asigur comunicarea simultan ntre mai multe persoane, prin dialog
direct, permind ridicarea de probleme i obinerea imediat a rspunsului. n unele cazuri se
utilizeaz suplimentar faxul, pota electronic sau pota normal pentru a face un schimb de
documente necesare conferinei nainte, n timpul sau dup desfurarea acesteia.

32
Fig. nr.2.7 Audioconferinte si Videoconferine
Video-conferintele au aprut iniial n forma broadcast, prin care toi participanii
puteau vizualiza secvenele video primite de la un calculator central iar ntre ei comunicau
doar prin linii audio. Acest model de video-conferin este foarte util n situaiile n care se
dorete realizarea unei prezentri video (de exemplu, a unui produs sau a unui proiect).
Un model mai performant de video-conferin este tipul multipoint; n acest caz, toi
participanii pot comunica ntre ei, sistemul permind fie vizualizarea tuturor participanilor
ntr-o zon a fereastrei de lucru utilizate, fie doar a participantului "activ" (cel care vorbete n
momentul respectiv).
Videoconferinele sunt extrem de utile n aplicatii de nvmnt la distant, pentru
ntlniri de afaceri sau ntlniri politice, consultaii medicale preliminare etc. Programele
uzuale de video-conferin ofer i servicii suplimentare, cum ar fi: transferul de fiiere, chat
(discuii n mod text), realizarea de desene i schie n comun, partajarea de aplicaii (astfel
nct toi participanii s poat vizualiza ecranul unuia dintre ei, respectiv s preia controlul
aplicaiei pentru a face modificri ntr-un document activ) i altele.
Att Microsoft ct i Netscape, au inclus posibiltile de videoconferin n ultimele
versiuni de browsere Web. Unul din programele cele mai utilizate este NetMeeting (de la
firma Microsoft) i permite realizarea de video-conferine cu o mare parte dintre facilitile
anterior descrise. Pentru a realiza o videoconferin participanii au nevoie de echipamente
compatibile, i pot comunica folosind linii telefonice ISDN, reeaua IP a companiei sau
utiliznd Internet-ul.

33
Fig. nr. 2.8 Programul NetMeeting
Probabil insa ca in acest moment cele mai utilizate programe raman: Skype si Google
Hangouts.

Fig. nr. 2.9 Programele SKYPE si GOOGLE HANGOUTS


Exista insa o multitudine de aplicatii destinate serviciilor de videoconferinta, fiecare cu
facilitati specifice dar si cu multe elemente de baza comune: VideoPort, TrueConf Server,
Clear One Collaborate Desktop etc.

34
Fig. nr. 2.10 Alte aplicatii de Videoconferinta

2.2.4. Corespondena clasica de afaceri


Sigur, c metodele moderne au roluri din ce n ce mai importante pentru comunicarea
desfurat n companiile secolului XXI, dar nu putem nc renuna la metodele tradiionale:
Scrisoarea cel mai cunoscut form de document scris, care permite comunicarea
cu persoane i organizaii din mediul extern firmei. O scrisoare standard are: antet,
dat, adres, formul de adresare, coninut, formul de ncheiere i semntur;
Memo-urile fac parte din categoria documentelor informale, dar sunt printre cele
mai folosite de angajaii companiilor, dei e-mailul a redus gradul de folosire.
Cuprind cmpurile: Ctre, De la, Data i Subiectul;
Rapoartele sunt documente ce permit analiza i evaluarea activitilor, asigurnd
informaiile critice necesare lurii deciziilor;
Minutele sunt practic nregistrri oficiale ale ntlnirilor, ce conin subiectele
discutate, rezultatul votului, i persoanele responsabile de ndeplinirea sarcinilor
trasate. Trebuie s fie clare, informative i fr elemente ce necesit interpretri din
partea executanilor;
Propuneri documente ce sugereaz o metod de cutare a informaiilor sau de
rezolvare a unei probleme. n general, propunerile rspund la ntrebri ca: ce
problem vei rezolva, cum o vei rezolva, cnd vei termina munca i care vor fi
costurile;
Itinerariile desfurtorul unui plan de cltorie. De obicei, includ data, ora,
locaia punctului de plecare i acelui de sosire, modalitile de deplasare.

2.3. Probleme are Biroului modern

Noul model de birou, sigur c ofer o multitudine de opiuni de in-formare i luare a


deciziilor, de reducere a timpilor de execuie i cretere a randamentului activitilor, ns la
fel de adevrat c au ap-rut i o serie de probleme noi, ce decurg n special din profilul
noului tip de angajat, cel care are legatura cu Internet-ul aproape de 90% din timpul su de
lucru. Printre provocrile nou aprute deosebim: monitorizarea folosirii PC-ului de ctre

35
angajai, stabilirea modului de utilizare a Internet-ului, folosirea resurselor din birou n scop
personal, etc.
Totui, n sens general, care sunt principalele tipuri de activiti ce pot fi ncadrate n
categoria abuzurilor de acces pe Internet la locul de munc:
abuzul prin email incluznd spam-uri (n principiu, spam-urile sunt sinonime cu
circulaia pe Internet a sute de mii sau chiar milioane de copii ale aceluiai mesaj,
care ajung la persoane ce nu le-au solicitat), cookies, propagarea viruilor, mesaje
publici-tare, etc;
accesul neautorizat i folosirea fr permisiune de exemplu comunicarea ctre
persoane neautorizate a parolelor i coduri-lor de acces n diferite reele sau pentru
anumite programe;
copyright-ul folosirea ilegal a diverselor categorii de progra-me chiar n unele
cazuri distribuia acestora, copierea i multiplicarea diferitelor documente fr a
plti drepturile de copyright;
transmiterea unor date confideniale folosirea Internet-ului pentru a afia sau
transmite secrete comerciale;
pornografie accesarea de la locul de munc a unor site-uri cu caracter explicit
sexual, ct i distribuirea unor astfel de infor-maii;
accesul ca hacker atac de la locul de munc n special asupra bazelor de date ale
altor firme, pentru a obine informaii, fie pentru a obine produse sau fonduri;
activiti care nu au legtur cu profilul locului de munc (n special download i
upload) descrcarea i distribuirea de muzic, filme, animaii, etc.;
utilizarea Internet-ului pentru preocupri ce privesc timpul liber al angajatului
cumprturi, trimiterea de felicitri electronice, jocuri de noroc on-line, pot
electronic, chat, participarea la licitaii, jocuri i alte activiti personale;
utilizarea unui ISP (Internet Service Provider) extern folosirea unui distribuitor
extern de Internet pentru a evita identificarea;
lucrul foarte trziu sau chiar noaptea folosirea resurselor din birou (PC-ul,
conexiunea Internet-ul, etc.) pentru a administra afacerile personale.
ntr-un studiu elaborat n anul 2004 de ctre Websense Inc. Online, 57% din cei
intervievai au recunoscut c au accesat o or pe sptmn site-uri ce nu aveau legtur cu
locul de munc, n timp ce 30% au admis c cel puin o dat pe lun urmresc la servici sport
on-line. Aproximativ 27% au precizat c acceseaz de la locul de munc in-formaii despre
piaa aciunilor i cea a obligaiunilor.
Nici rspunsul la ntrebarea poate monitorizarea accesului la In-ternet rezolva aceste
probleme ? nu este uor de reliefat. n principiu, monitorizarea are dou scopuri de baz: s
implementeze controlul ac-cesului i s asigure feedback-ul. Pentru ca firma s poat asigura
reducerea acestui fenomen, pe lng accesul restricionat la Internet, de multe ori, trebuie s
asigure monitorizarea electronic cu ajutorul camerelor video. Opiniile ns despre satisfacia
muncii n astfel de condiii nu sunt dintre cele mai bune.

36
Monitorizarea software-ului, pare n astfel de condiii, a fi o soluie relativ mai bun.
Potrivit International Data Corporation (IDC), aproximativ 40% din companii folosesc
monitorizarea software-ului, nregistrnd o cretere cu 23% fa de anul 1998 .
Studiile spun c n 2005, peste 80% din companiile americane au monitorizat
comportamentul on-line al angajailor. Multe companii au dezvoltat deja software care s
permit monitorizarea sau chiar blocarea accesului la anumite site-uri Web, grupuri de
discuii, etc. n aceast categorie putem include programele NetNanny sau CyberSitter.
i n materie de e-mail lucrurile au evoluat. Un sondaj recent realizat de ctre
American Management Association a reliefat c dac n 1997, 15% din firmele americane
monitorizau e-mailul angajailor, n 2000, procentul se ridica la 40%.
A rspunde la aceast ntrebare a devenit un el pentru muli autori dar i pentru firme
i organisme naionale i internaionale. Contravine aceast monitorizare conceptului de baz
al Internet-ului: acces liber garantat? i n plus, cei care vor face monitorizarea vor folosi
datele n mod corect, pstrnd confidenialitatea informaiilor i acionnd doar cnd situaia o
impune?
Angajaii trebuie totui s tie c sistemul informatic dar i cel infor-maional al
companiei nu pot fi utilizate dect pentru procesele de afaceri ce implic activitatea firmei.
Este bine ca problemele ce in de accesul la Internet s fie bine clarificate i stipulate n
contractul de munc, pentru ca ulterior orice problem n care este angajat un salariat cu
referire la abuzurile Internet s poat fi sancionat cu rigoare i s reduc implicarea firmei n
ceea ce privete responsabilitatea.

2.4.De ce este totui necesar automatizarea lucrrilor de birou?

Se tie c celebrul filozof german Goethe, observnd fiina uman, a fcut remarca
rutcioas, ns extrem de pertinent: Fiecare ascult numai ce nelege!. Trebuie s fim de
acord c implementarea noului model de economie const n crearea de noi piee i
expansiunea celor existente, apariia de noi modele de comportament pentru productori i
consumatori, noi tipuri de bani, noi mentaliti, noi reele de distribuie, transformarea
modelelor economiei tradiionale. Spre ce ne ndreptm: economie digital, economie
Internet, webeconomie, economie virtual etc.
Ca i economia real, cea digital are la baz piaa, care se trans-form dintr-una
standard ntr-una electronic, bazat pe tehnologia informaiei. Principala caracteristic a
procesului de realizare a afacerilor ntr-o lume digital const n faptul c la baza proceselor
de distribuie se situeaz culegerea, selectarea, sintetizarea i distribuirea informaiei. Lanul
unei afaceri digitale ncepe cu aprovizionarea i cererea i se n-cheie cu preurile i cu
competiia.

37
Fig. nr.2.11 Structura economiei digitale
Cine se gndete c automatizarea lucrrilor de birou se reduce doar la procesare de
texte pe un PC, nu numai c nu este la zi, este supus sigur procesului erodrii afacerii i de ce
nu falimentrii ei.
n Birotic intr orice echipament i aplicaie care contribuie la m-buntirea
circulaiei informaiei n activitile de birou i, care nlesnete legtura cu lumea exterioar.
S rspundem ns la n trebarea din titlu. Aceast automatizare este necesar cel puin din
urmtoarele motive:
activitile de birou conin mult rutin;
se dorete un acces mai operativ la date n raport cu momentul lurii deciziei (n
timp real);
tratarea mai unitar a datelor care sunt pstrate ntr-un mod mai puin redundant
dar n acelai timp ntr-o manier distribuit;
circulaia mai rapid i securizat a datelor ntre birouri i ali ageni economici;
creterea exactitii proceselor informaionale, a capacittii de memorare i a
vitezei de regsire a informaiei;
creterea calitii, operativitii i a productivitii muncii de birou;
accesului la fabulosul mediu informaional i comercial care este Internet-ul.

2.5. E-activitile

Secolul XXI nu poate aparine dect ntreprinderilor bazate pe cunoatere, altfel sistemul
concurenial ultradezvoltat conducnd la o moarte lent. Dezvoltarea ntr-un ritm rapid a
tehnologiei informaieie i comunicaiilor a dus la apariia unei noi economii, e-economia sau
economia digital. Noul tip de economie este caracterizat de mutaii radicale n natura muncii
i a relaiilor de munc, cu implicaii profunde asupra stilurilor de munc i via ale
oamenilor. Societatea informaional este caracterizat de activiti moderne cum sunt:

38
telelucrul;
teleactivitile;
telesocializarea.

Fig. nr. 2.12 Componentele economiei digitale


Toate aceste activiti socio-economice se bazeaz pe sisteme de telecomunicaii
interactive, individualizate i asincrone care conecteaz persoane, obiective i informaii
independent de distana care le separ.

2.5.1. E-guvernul
Ca s l parafrazm pe fostul preedinte al Statelor Unite, John Fitzgerald Kennedy, ar
trebui s ne ntrebm nu ce poate face guvernul ca s ajute Internetul, ci ce poate face
Internetul ca s ajute guvernul. E-Government definete organizarea civic i politic a
guvernului folosind tehnologia informaiei. Guvernul interacioneaz cu multe sectoare ale
societii, asigurnd infrastructura legal, politic i economic pentru susinerea acestora i
de aceea guvernul digital are puterea de a schimba profund concepia cetenilor cu privire la
interaciunile cu propriul lor guvern.
Termenul de e-guvern se refer la:
furnizarea informaiilor i serviciilor ctre ceteni i mediul de afaceri (aplicaii
externe);
utilizarea TIC i a Internet-ului n cadrul instituiilor publice (aplicaii interne)
Obiectivele e-government sunt urmtoarele:
accesul la informaia public;
libertatea informaiei i a comunicrii;
exprimarea opiniilor fa de drepturile i obligaiile impuse prin reglementri;
eliminarea unor disfuncii sau a nclcrii unor drepturi i ndatoriri;
consolidarea democraiei.

39
Fig. nr. 2.13 Site-ul E-guvernare.ro
Serviciile e-guvernului sunt, n principal, de trei tipuri:
servicii de informare permit regsirea de informaii sortate i clasificate la cerere,
pe website sau la info-chiocurile electronice;
servicii de comunicare interactiv permit interaciunea cu indivizi sau grupuri de
persoane (ex e-mail, liste de discuii);
servicii tranzacionale permit completarea/transmiterea de ctre ceteni a unor
formulare administrative, plata taxelor pe situl de pe Internet i/sau achiziia de
produse i servicii on-line.

Fig. nr. 2.14 Exemple de Infochioc


Serviciile tranzacionale sunt considerate ca cele mai reprezentative n viitor pentru e-
guvern, atta timp ct completarea i prezentarea de formulare de ctre populaie va continua
s aib un rol preponderent n relaia sa cu administraia public.

40
Fig. nr. 2.15 Arhitectura sistemului de e-government24
Legat tot de serviciile de tip e-guvern, putem lua n calcul i votul on-line, vizitarea
site-urilor candidailor, mai bine zis democraia electronic.

2.5.2. Comerul electronic (E-commerce)


De la Internet la comerul electronic pasul a fost simplu de realizat, chiar firesc.
Comerul electronic este un concept integrativ ce desemneaz o gam larg de servicii
suportate pentru pocesele de afaceri, incluznd pota electronic, cataloagele electronice,
sisteme suport pentru preluare de comenzi, logistic i tranzacii, sisteme de raportare
statistic, informaii pentru management etc (mai multe n capitolul V).

2.5.3. E-banking
Electronic banking este un produs recent n cadrul sistemului financiar-bancar intern,
ce utilizeaz o tehnologie nalt (comunicaie i securitate) i care constituie un real folos
pentru companiile cu activitate intens, pentru care prezena la ghieul bancar, ntr-un anumit
interval de timp prestabilit, nu constituie cea mai fericit opiune.

24
Ghilic-Micu, B., Guvernarea electronic n Romnia, n Specializare, dezvoltare i integrare, Editura Roprint,
Cluj-Napoca, 2003, p. 26

41
Odat cu rspndirea web-ului i atingerea unei mase critice de utilizatori, firmele cu
activitate de comer, analitii, specialitii n marketing s-au gandit c merit investit efort n
punerea la punct a unor tehnologii care s transforme surferii web n poteniali clieni. Iniial,
siturile web ale acestor firme conineau doar informaii de contact, oferte promoionale sau
chiar cataloage de produse sub forma unor pagini HTML statice. Lansarea unei comenzi de
cumprare a unor produse se putea face eventual via fax, telefon sau email.
Totul era n regul, doar c pentru a putea intra n posesia produselor, clientul trebuia
s plteasc contravaloarea produselor comandate iar banii s parcurg drumul de la client la
comerciant (vnztor). Plata se fcea de regul prin mecanismele clasice. n funcie de politica
adoptat de comerciant pentru a demara procesul de livrare a produselor catre client, acesta
cerea sau nu, confirmarea efectuarii plii prin fax. Fie c se folosea o reea de distribuie
proprie, fie c se apela la un serviciu potal specializat (pota rapid, DHL, etc), teoretic
aceast ultim faz era cea mai lung.
De ndat ce a pus n exploatare un sistem de vnzari on-line, comerciantul va putea
vinde 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamn i asta peste tot n lume; pe unde a ajuns Internet-ul,
desigur. Mai mult, cumprtorii i potenialii clieni vor avea acces la informaii de ultim or
referitoare la produse, servicii, preuri sau disponibilitatea acestora.
Ca acest scenariu s devin cu adevrat realitate, comerciantul va trebui s se asigure
c sistemul informatic pe care-l implementeaz va fi disponibil non-stop i n tot acest timp el
va opera: gestiunea comenzilor, facturarea, procesarea plilor i remiterea banilor.
n prezent, plile cu ajutorul crilor de credit (credit card), banilor electronici (e-
cash), cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt principalele metode
de plat folosite n comerul electronic. Din punct de vedere arhitectural, metodele de plat
pot fi integrate la nivelul "comerciantului" - n sistemul informatic al acestuia, sau oferite n
regim outsource de un furnizor de servicii de comer (CSP - Commerce Service Provider) care
va gestiona/intermedia plile de la teri.

Fig. nr. 2.16 Sistem de E-banking

42
Ultimele eforturi n acest domeniu se refer la tehnologia M-banking (Mobile
banking), profitnd de dezvoltarea utilizrii telefoniei mobile i a transmiterii de date prin
intermediul acesteia. Transferul de date bancare prin intermediul telefoniei mobile este direct
dependent de numrul de utilizatori de telefoane mobile (poteniali utilizatori ai m-
bankingului), capacitatea operatorului de telefonie mobil de a asigura fluxul informaional
necesar, securitatea sporit a bazelor de date i colaborarea cu instituia bancar n vederea
stabilirii platformei comune de transfer date ntre cele dou sisteme informaionale.

Fig. nr. 2.17 Sistem de e-banking pentru abonaii Citi Bank


n prezent, principalele operaiuni ce se pot realiza prin intermediul m-banking sunt:
ordonarea plilor, accesarea informaiilor soldului contului clientului, transferuri ntre
conturile clientului, avertizri cu privire la anumite operaiuni n curs de derulare prin contul
curent al titularului.

2.5.4. Cartea electronic (E-book)


Trecerea de la societatea informaional la societatea cunoaterii se face prin mai muli
vectori dintre care amintim: Internet extins, cartea electronic, utilizarea agenilor inteligeni,
managementul cunoaterii.
Cartea electronic ofer toate avantajele unei cari tiprite la care se adaug faptul c
poate fi obinut prin Internet gratuit sau la un pre de 4-8 ori mai mic fa de cel din librrii.
Pentru studiul individual, pot fi copiate capitole sau pot fi fcute adnotri. Pn acum sunt
deja mai multe tipuri de cri electronice. Piaa acestor produse informaionale va fi, n esen,
Internetul.

43
Fig. nr. 2.18 Carti electronice
O definiie de dicionar ar suna cam asa: o carte electronic este varianta electronic a
unei cri tiprite, care poate fi citit pe calculator, laptop, pe dispozitive portabile de lectur,
pe dispozitive gen Palm/PDA, pe ecranul telefonului mobil sau terminale Internet. n limbaj
mai tehnic, cartea electronic reprezint un coninut sub forma unor fiiere n diferite formate
(PDF, HTML, XML, OEB etc.). Acesta poate fi apoi distribuit prin intermediul Internetului,
prin ncrcare (download) de pe un site web sau prin copiere pe supori magnetici (diskete,
CD-uri). Crile electronice sunt complet interactive pe Internet i pot conine legturi,
imagini, grafice, tabele, fiiere video, forme, scripturi Java.
Cartea electronic nu trebuie parcurs secvenial, aa cum citim o carte clasic. Ea este
o tehnologie multimedia care nglobeaz conceptele de hipertext i hipermedia ce vizeaz s
fac din calculator o extensie a memoriei umane, permind explorarea unei reele de
informaii: texte, imagini, sunete. (Un hipertext este un ansamblu de texte i legturi ntre
elementele textuale. Vorbim de hipermedia cnd aceste legturi ne conduc i ctre alte
elemente n afar de text).

2.5.5. Educaia la distan (E-education)


Termenul de educaie la distan este cunoscut de mai mult timp n domeniul educaiei
formale, informale sau nonformale. Un sistem de eLearning (de formare la distan sau
educaie virtual) const ntr-o experien planificat de predare-nvaare, organizat de o
instituie ce furnizeaz imediat materiale ntr-o ordine secvenial i logic pentru a fi
asimilate de studeni n maniera proprie, fr a constrnge agenii activitii la coprezen sau
sincronicitate.
n sens larg, despre educaie la distant se vorbete atunci cnd educatorul i auditoriul
su sunt separai de distan fizic i tehnologia este folosit pentru a media aceast distan.
Opiunile tehnologice se mpart n patru categorii:

44
tehnologii audio - benzi magnetice, casete, radio;
tehnologii video - benzi video, filme, video-conferine;
cursuri i texte tiparite sau listate;
noile tehnologii - instruire asistat de computer (softuri educaionale,
exersare, simulare, rezolvare de probleme), comunicare mediat de
computer (pota electronic, conferine prin computer), educaie bazat
pe multimedia.

Fig. nr. 2.19 Site-uri de e-learning


Exemplele de instituii ce folosesc elearning-ul pot include att sectorul public ct i
privat, la nivel elementar, secundar, liceal, universitar etc., ca i forme de educaie non-
formal, educaie permanent, educaie vocaional de perfecionare.
Emergena instituiilor virtuale are patru surse diferite:
instituii care au fost implicate n educaia deschis i la distan;
instituii tradiionale, de la coli la universiti, care nu au mai fost implicate n
educaia la distan. Aceste instituii ncep s aplice noile tehnologii informatice ca
suport pentru un plus de calitate, o productivitate i flexibilitate crescute, cu premisa
c astfel reduc costurile i aduc venituri prin atragerea de noi studeni. Aceast
tranziie apare n situaia tipic a unor proiecte specifice care creaz o instituie
virtual n cadrul uneia tradiionale.
sectorul corporaiilor sau al organizaiilor mari care dezvolt programe de pregtire
pentru uz intern avnd ca suport i mijloc de distribuire tehnologiile informatice i de
comunicare i purtnd eticheta de virtual.
persoane individuale care, din motive variind de la altruism la profit, folosesc
tehnologiile pentru a crea oportuniti de nvtare pentru oricine este interesat.
Eticheta e-education este folosit n sens larg i nediscriminat n toat lumea,
interschimbabil cu ali termeni cum ar fi: nvare deschis i la distant, nvare distribuit
(distributed learning), nvare n reea, nvare prin Web (Web-based learning) i nvare
prin computer. Mai mult, uneori termenul este folosit cu referire la sisteme care combin
tehnologii TV i teleconferine interactive n timp real.
Studentul poate fi situat n orice parte a lumii - accesul este prin intermediul unui
calculator conectat la reeaua Internet i echipat cu un navigator obinuit pentru Web, folosit

45
i pentru activiti de cercetare, informare, entertainment, servicii variate, comer, pot
electronic etc. Cursantul poate, n funcie de centrele sale de interes, s acceseze bnci de
date pentru completarea lecturii sau s stabileasc un contact imediat cu redactorul articolului,
cruia i poate mprti reaciile sale, sau cu ali cititori cu care se poate angaja n dialog.
Cursurile suport sunt stocate pe un computer ntr-o form specific i un navigator
uzual pentru Internet sau, n unele cazuri rare, un program special, permite cursanilor s
acceseze informaiile n ritmul propriu de asimilare. Materialele de nvare sunt prezentate
ntr-o form multimedia - prin mbinare de text, sunet, imagine i chiar scurte filme- i n
modul hyperlink - un model structural n care accesul la alte informaii se realizeaz prin
legturi multiple de la o singur pagin.
Astfel, utilizarea unor softuri specializate permite pe linga audio si videoconferine i
moduri mixte de management al interaciunii dintre agentul invrii (instructor, program
interactiv sau sisteme expert) i cel ce nv. Un avantaj determinant ce ine de specificul
educaiei la distan fiind individualizarea nvrii i accentul trecut de la profesor sau
materia de coninut (cum era cazul n nvmntul tradiional) la cel ce nva.

2.5.6. Internet-ul i nevoia de micare tehnologia GPRS


Internetul tinde s devin interfaa primar de comunicaie; oamenii acceseaz www
pentru a se informa sau pentru a se distra, se conecteaz la intranetul propriilor companii
pentru a accesa informaiile de care au nevoie n desfurarea activitii de zi cu zi sau pentru
a comunica cu colegii i, nu n ultimul rnd, acceseaz extranetul/internetul pentru a comunica
i a desfura afaceri cu clienii i furnizorii.
Dar toat aceast revoluie n comunicarea i accesarea informaiei via internet nu ar fi
putut fi posibil fr dezvoltarea tehnologic a telecomunicaiilor din ultima perioad.
Telefonia celular radio, sau altfel spus telefonul GSM cotidian aa cum l tim, a fost
conceput n principal pentru a satisface o necesitate primar a oamenilor i anume
comunicarea prin voce.
De la simplicitatea vorbei, lucrurile au evoluat spre mesajul scris. De la diversitatea de
servicii i pn la conceptul de internet mobil nu a fost dect un pas. Acest concept de
"internet n micare" ncepe s prind contur i n Romnia odat cu dezvoltarea tehnologiilor
de acces la date "wireless" (fr fir) Cele 4 iniiale provin de la General Packet Radio Service.
GPRS-ul este o tehnologie pentru servicii mobile de comunicare i transmisie rapid de date.

46
Fig. nr. 2.20 Tehnologia GPRS

O caracteristic important a tehnologiei GPRS este conectarea permanent a


utilizatorului. Conceptul de "always on" nseamn c utilizatorul, n mod similar unui
calculator (PC) conectat ntr-o reea, poate rmne permanent conectat, dar pltind numai
pentru volumul de date transferat i nu la timp, aa cum se ntmpl n cazul transferurilor de
date pe reeaua clasic GSM. Plata, deci, se face n funcie de volumul de date transmise i nu
n funcie de durata transmisiei.
GPRS permite folosirea n regim de mobilitate total a aplicaiilor de tip navigare pe
Internet, acces al informaiilor de companie de la birou, aplicaii de transmisie text sau
imagini video, comunicare personal, comer mobil, localizare etc. Toate acestea fie la birou,
fie acas pe laptop, fie n main afiate pe display-ul inteligent al acesteia, sau cnd mergem
pe jos, pe ecranul terminalului nostru mobil, fie el telefon sau PDA. Practic informaia este cu
noi, oriunde, oricnd, accesibil de pe orice terminal.
Putem accesa, de asemenea, n condiii de total securitate (prin intermediul VPN) i
mobilitate, informaiile aflate pe intranetul firmei noastre, ca s consultm ultima prognoz de
vnzri, ultimul tabel de preuri, sau financiare - aciuni, oriunde ne-am afla.
E-mail-ul nostru de la birou sau contul personal de pe Internet/de la operator, poate fi
transmis/recepionat de pe telefonul mobil sau laptop. Practic se poate face accesul la orice
informaie aflat pe intranetul companiei, aici incluznd accesul la e-mail, agenda electronic
personal cu date despre ntlniri, lista de telefoane, adrese, sarcini i prioriti, fiiere diverse,
baze de date etc. se face oricnd i de oriunde.

2.5.7. E-biroul
Beneficiind de tehnologii moderne att n ceea ce privete partea de echipamente ct i
software-ul, odat cu trecerea timpului i cu dezvoltarea societii, modul clasic de a munci a
suferit numeroase transformri. Datorit dorinei de a simplifica munca prin mijloace
moderne, de a utiliza mai eficient i mai flexibil timpul i mijloacele materiale, a aprut
teleworking-ul (munca la distan). Munca n secolul 21 se caracterizeaza prin:

47
munca la distan si dislocarea spaial;
lucru pe cont propriu (ca statut sau numai pentru modul de desfurare al
activitii);
responsabiliti mai largi;
limite extinse pentru efectuarea comunicrii i cooperrii.
O definiie a conceptului de teleworking poate fi: activitatea desfurat de o
persoan (salariat, lucrtor pe cont propriu, lucrtor la domiciliu) n principal ntr-un alt loc de
munc dect cel tradiional, pentru o firm sau un client, utiliznd tehnologiile informaionale
i de comunicaie avansate, care reprezint suportul principal al activitii. Chiar dac
teleworking-ul cunoate o multitudine de stiluri i modele de organizare, cele mai importante
de menionat sunt telecomunicaiile birouri tip satelit, aflate la domiciliul lucrtorului, care
se conecteaz la un centru de comand.
Aceasta nseamn c munca se transform radical:25
de la munca de rutin la "munca se schimb continuu";
de la locul de munc pe via la lucrul "la momentul i la timpul potrivit";
de la carier la "portofoliu de meserii";
de la programul de lucru cu durat fix, la "programele de lucru flexibile";
de la locul de munc "fix" la "locul de munc mobil";
de la lucratorul merge la munc la "munca vine spre lucrtor";
de la alegerea locului de munc n funcie de amplasamentul domiciliului, la
"locuieti ntr-un loc - poi lucra oriunde" sau "munca la distan".
Telelucrtorii sunt persoanele care lucreaz la domiciliu sau n telecentre de lucru sau
se deplaseaz frecvent la domiciliul clienilor, dar al cror loc de munc este acas. De obicei
printre telelucrtori ntlnim urmtoarele tipuri de activiti: administratie, proiectare-
dezvoltare, marketing, pregatirea documentaiei de fabricaie, contabilitate, consultan, tele-
documentare, reclam, nvaamnt la distant i eLearning.
Munca la distan, n principiu, nu are nevoie de echipamente sofisticate: echipament
pentru comunicaii prin telefon, cablu sau satelit, robot telefonic, calculator echipat cu
modem, imprimant i acces la Internet.
Totui din infrastructura informaional nu trebuie s lipseasc:
un sistem de telecomunicaii modern (Internet de mare vitez, servere performante,
telefonie fix i mobil, video-conferin, audio-conferin, etc);
un sistem informatic de management al documentelor, al activitilor, de
monitorizare a telelucrtorilor;
un sistem colaborativ de lucru.
Telecentrul este un loc, echipat n mod corespunztor din punct de vedere al
tehnologiilor informaiei i comunicaiilor, utilizat n principal de teleworkeri - companii i

25
http://www.wiq.ro/telework/ro/contextul_general.htm

48
persoane pentru dezvoltarea activitii lor. Exist urmtoarele tipuri de telecentre: Internet
Caf, Centru de apeluri, Birouri dedicate ale companiilor, Centre telework.
"Centrul de apel", este un spaiu dotat cu mijloace tehnice, umane i organizaionale,
care realizeaz de la distan, o serie de teleactiviti i teleservicii pentru sprijinirea relaiilor
dintre diferite ntreprinderi i instituii cu clienii lor, n scopul satisfacerii apelurilor,
ntrebrilor i cerinelor fiecrui client. "Biroul n vecintate", situat de obicei n apropierea
locului n care locuiesc lucrtorii, este dotat cu echipamente telework folosite n comun de
angajai ai unor companii sau firme mici, pentru care o asemenea investiie nu ar fi posibil
dac ar fi facut de fiecare dintre ele.
"Birourile satelit" (birourile ascunse), plasate n afara sediului unei firme, dar care
aparin acesteia, mut activitile telework departe de sediile principale, n scopul utilizrii
unui personal mai calificat i realizrii de economii.
"Centrele telework (centre de teleservicii)" sunt camere dotate cu echipamente
adecvate pentru telework, n care poate lucra att personalul unor firme, ct i persoane care
lucreaz pe cont propriu.
Angajaii pot s primeasc sarcinile care le au de ndeplinit prin sistemele de
mesagerie electronic i sistemele de partajare a informaiilor. Astfel, pentru a coordona
munca se pot utiliza sistemele de management a fluxurilor de lucru iar pentru a mijloci
colaborarea se pot utiliza conferinele electronice.
Locurile de munca vor deveni:
temporare,
evolutive,
personalizate,
conectate la reele,
mai performante,
favoriznd individualul,
plcute,
deschise domeniilor noi.
Telemunca nu presupune obligatoriu munca individual. Echipele virtuale se formeaz
datorit diferenelor de timp i spaiu. Exist patru tipuri de grupuri umane:
grupuri de munc;
grupuri de prieteni;
grupuri de comand;
grupuri de interes.
Toate aceste grupuri pot exista i ca grupuri virtuale. De exemplu, un tip de grup de
comand poate fi o echip de vnzri rspndit pe teritoriul unei ri. Un alt exemplu de grup
de lucru virtual poate fi un mic grup de dezvoltare a software-ului care comunic electronic.
Un grup virtual de interes poate fi un grup de investitori care i mprtete strategiile i
rezulatele.

49
Chiar dac pare greu de crezut, munca la distan, biroul virtual i alte e-tehnici, nu
exclud, ba chiar folosesc n mod susinut, lucrul n echipa (groupware-ul). Am intrat astfel, cu
siguran, n era numita Mobile Office, in care biroul viitorului inseamn mobilitate i
interconectivitate, care implicit duc la e-business, e-commerce, e-marketing, e-services, e-
banking, e-learning, e-content, e-press, e-jobs, e-services, etc.

Fig. nr. 2.21 Groupware-ul26


Concluzionnd, economia societii informaionale este de tip tehnologico-
informaional intensiv i se caracterizeaz, n principal, prin:
afirmarea nevoilor de informare i comunicare ca nevoi umane primare,
corespunztor asumrii explicite i active, de ctre subiecii individuali i colectivi,
a statutului de ageni informaionali i cognitivi;
ponderea dominant i importana critic a resurselor informaionale i
cunotinelor n sistemul resurselor disponibile; informaia este numit generic a
patra resurs i devine mai important dect cele clasice (munc, natur i
capital);
creterea important, n ultimul deceniu, a ponderii sectorului economic al
informaiei, att la scara economiilor naionale, ct i a economiei mondiale, prin
dinamizarea i integrarea activitilor de concepie tehnologic i tiinific, a celor
educaionale, a serviciilor de informare public, a mijloacelor de informare n
mas, inclusiv a sferei de diseminare a rezultatelor acestor activiti i a
tehnologiilor i infrastructurii aferente;

26
SGBD-Sistem de gestiune a bazelor de date, GED-Gestiunea electronic a datelor

50
accentuarea dimensiunii informaionale i de concepie a muncii, a rolului
factorilor informaionali n susinerea creterii eficienei economice, precum i a
importanei deinute, n cadrul organizaiilor economice, de ctre profesionitii
informaiei (manageri, cercettori, analiti, programatori, cadre de concepie i
sintez, funcionari de birou, experi i consultani etc.);
preponderena activitilor umane desfurate n regim de asistare interactiv cu
calculatorul;
posibilitile oferite de reelele teleinformatice pentru accesarea i prelucrarea
informaiei de la distan de ctre participani dispersai teritorial, depindu-se
astfel barierile spaiului geografic; reprezentative n acest sens sunt nvmntul la
distan, lucrul la distan, teleconferinele etc.;
valorificarea nalt n cadrul firmelor bazate pe informaie, a resurselor materiale
i de munc, pe seama unei investiii ridicate de inteligen;
accesibilitatea larg, pentru ceteni, a serviciilor i facilitilor oferite de sistemele
informatice (fie publice, fie proprii unor organizaii), att la locul de munc, ct i
n viaa lor public i privat.

Teste gril
Societatea informaional este caracterizat de activiti moderne cum sunt:
a) [] telelucrul;
b) [] teleactivitile;
c) [] telesocializarea.
Telemunca:
a) [] presupune obligatoriu munca individual;
b) [] nu exclude, ba chiar folosete n mod susinut, lucrul n echipa (groupware-ul);
c) [] n principiu, nu are nevoie de echipamente sofisticate

51
CAPITOLUL 3 Documente Electronice

Capitalul intelectual al unei organizaii, reprezentnd informaii i date despre


produsele i serviciile sale, clienii i mediul ei de afaceri este depozitat sub form de
documente.
Cu muli ani n urm, aceste documente reprezentau buci de hrtie de tipul scrisori,
rapoarte, planuri de afaceri, facturi, comenzi, etc. Astzi, documentele au nceput s fie tot
mai mult percepute ca documente electronice, de la un simplu fiier pe calculator sau cteva
fiiere interconectate, la documente multimedia formate din numeroase tipuri de informaie:
text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene, secvene audio i video.
nainte de revoluia digital, documentul nu era altceva dect ceea ce definea
dicionarul: "act prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confer un
drept, se recunoate o obligaie; text scris sau tiprit, inscripie sau alt marturie servind la
cunoaterea unui fapt real actual sau din trecut"27. Cresterea exploziv a documentelor n
ultimul deceniu, ca urmare a proliferrii documentelor, a creat mutaii profunde n
managementul documentelor, indiferent de dimensiunea organizaiei.

3.1. Evoluia documentelor electronice

Dac n 1985, conform datelor publicate de Data International Corporation, numrul


documentelor s-a dublat la fiecare 5 ani, ctre anul 2005 acestea se dubleaz la fiecare 6 luni.
De asemenea, s-a estimat c 10-15% din profitul unei organizaii este cheltuit pentru crearea,
gestiunea i distribuirea documentelor n timp ce 60% din timpul unui individ se consum n
lucrul cu documente.
Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor de azi. Odat ce am intrat
n secolul 21, probabil c documentele vor deveni esena ntregii afaceri. Pe msur ce
tehnologiile se dezvolt, este de ateptat ca documentele s mbrace noi forme i s ofere noi
posibiliti de comunicare.
Schimbarea mediului de stocare al documentelor s-a produs iniial fr schimbarea
principiilor tradiionale valabile pentru managementul documentelor pe hrtie. Aplicarea
vechilor principii a creat iniial probleme n managementul documentelor electronice. Dintre
acestea putem meniona:
confuzia n determinarea documentului original dintre versiunile multiple ale
documentului existent (45%);
pierderea sau distrugerea unor documente electronice de valoare, create i
stocate descentralizat (25%) documentele pe hrtie erau arhivate i
nregistrate centralizat, autorul avnd obligaia nregistrrii acestora sub
semntur n registrele departamentului;

27
DEX editia a- II a, Editura Univers Enciclopedic, Bucureti, 1996

52
suspiciuni privind autenticitatea documentului electronic, din cauza posibilitii
de editare electronic a textului (20%);
inaccesibilitatea anumitor documente electronice din cauza schimbrilor
tehnologice, hardware i software, intervenite de-a lungul timpului (10%).

Suspiciuni

Inaccesibilitatea

Confuzie

Pondere Pierderea

0% 50% 100%

Fig. nr. 3.1 Probleme generate de principiile tradiionale n managementul electronic


al documentelor
George Mc Daniel definete documentul electronic, ca pe o unitate bine definit care
integreaz n structura sa elemente informaionale n formate diverse (text, sunet, imagini
etc.), fiind stocat, extras i schimbat ntre sisteme i utilizatori ca o entitate distinct. Dei
aceast definiie a fost elaborat n 1993, ea surprinde foarte bine caracteristicile importante
ale documentului modern:
conine n structura sa elemente discrete de informaie (paragrafe, tabele, imagini,
etc);
administrarea elementelor discrete care compun documentul se face unitar.
Delphi, vede documentul ca pe un obiect proactiv, o colecie de pointeri i reguli care
mpreun angajeaz simultan o gam larg de elemente informaionale i aciuni. Documentul
devine astfel o resurs dinamic, modificabil n timp i formatat pentru fiecare utilizator i
sarcin de afaceri. Acest document i poate reactiva singur rutele predefinite n cadrul
organizaiei, prelund integritatea procedural i informaional specific afacerilor.

3.2. Administrarea Documentelor ntr-o organizaie

ntr-un mediu organizaional se pot identifica dou tipuri de procese care implic
operaiuni cu documentele. Procesele de administrare a documentelor, includ activitile de
management a documentelor ca pe orice resurs organizaional. Procedurile de administrare
a acestora sunt legate de nivelul de importan al documentelor:
a) Documente de interes general includ toate documentele importante ale firmei
necesare n raporturile cu alte firme sau pentru fundamentarea deciziilor tactice i
strategice, aflate ntr-o faz final de procesare;

53
b) Documente de lucru documente elaborate de grupuri de lucru funcie de politicile,
programele i interesele managementului care pot deveni dup finaliuzarea
procesrilor documente de interes general;
c) Documente de interes individual reprezentnd note personale, agende i informaii
organizate pentru rezolvarea activitilor de serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru
elaborarea documentelor de lucru;
d) Documente private de interes personal acceptate de organizaii din punct de vedere
moral. Acestea pot fi CV-uri, e-mailuri personale, agende telefonice, etc.
Documentele de interes general sunt vzute ca un important capital al organizaiei. Ele
vor fi identificate i controlate prin proceduri specifice organizaiei, nregistrate i stocate
pentru a fi accesate ulterior. Aceste documente, n funcie de politica organizaiei, pot fi
distribuite fizic, dar controlul accesului i nregistrrii acestora este unitar la nivel de firm.
Documentele de lucru sunt gestionate individual sau de ctre grupurile de lucru. n
fapt, un rol important n managementul documentelor este acela de a asigura tipurilor de
documente o gestiune corect a acestora.
Procesele de afaceri includ activitile de creare, actualizare i revizuire a
documentelor n timpul desfurrii activitilor de afaceri.
Primele categorii de produse (3) sunt esenial orientate ctre mediul extern de afaceri,
iar ultimele dou sunt orientate ctre mediul intern, instituional.

Fig.nr.3.2 Clasificarea proceselor de afaceri

Procesele orientate spre realizarea misiunii organizaiei se refer la urmtoarele


categorii de produse:

54
A) Procese de afaceri organizate n jurul produciei sau activitilor de baz care
genereaz urmtoarele tipuri de documente:
Convenii internaionale, anexe i amendamente, proceduri pentru lansarea i
execuia produciei;
Recomandri internaionale n domeniul standardelor tehnice (documente n lucru
sau standarde finale);
Fie de producie standard, design industrial, mrci nregistrate.
Caracteristicile documentelor generate de aceast categorie de procese sint:
Procedural, puternic structurate;
Formatele de prezentare standard i finale;
Control strict asupra fluxului de lucru, de la creare pn la versiunea final;
Importan deosebit n managementul integritii acestora.
B) Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, aciunilor tactice i strategice,
genereaz urmtoarele tipuri de documente:
Proiectele de cooperare tehnice (documentele proiectului), programele i proiectele
regionale (rapoarte program, rapoarte de ar);
Proiecte de cooperare economic (asisten n domeniul elaborrii strategiilor de
dezvoltare i coordonare a afacerilor);
Contracte, memorandumuiri, etc.
C) Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoaterii i diseminarea informaiilor care
utilizeaz documentele pentru achiziia, organizarea, stocarea i diseminarea informaiilor:
Informaii economice, sociale i demografice pe zone geografice (studii
economice, anuare statistice, alte rapoarte);
Informaii educaionale, tiinifice i culturale;
Informaii privind drepturile omului, realizarea cerinelor de baz i dezvoltarea
oportunitilor;
Studii de pia, etc.
Procesele orientate ctre mediul intern, instituional, includ:
D) Procese orientate ctre guvernarea organizaiilor care genereaz documente
necesare persoanelor cu nalte funcii de decizie i conducere a afacerilor:
Documente necesare Consiliului Director, Guvernului i altor mecanisme
executive;
Documente ale sesiunilor Consiliilor de Administraie, Adunrilor generale,
Consiliilor de Securitate, Parlamentului, etc.
E) Procese orientate ctre managementul i desfurarea funciilor administrative
genereaz documentele departamentale;
Proceduri interne de organizare i desfurare a activitilor;
Documente interne de lucru i analiz;
Rapoarte asupra activitilor realizate n deplasrile externe, etc.

55
Orice organizaie posed asemenea procese i documente aferente acestora,
carcterizate prin:
Structuri diverse, unele puternic structurate (formularele de cltorie) iar altele
relativ sau adhoc structurate (ex. Notele interne);
Conin descrieri narative i active pe o perioad relativ scurt de via;
Divizarea ulterioar a acestora n funcie de gradul lor de structurare.
n concluzie scopurile realizrii unui sistem eficient de management al documentelor
deriv din misiunea organizaiei i procesele fundamentale de realizare a acesteia. Din aceste
considerente un cadru adecvat de elaborare a unei strategii de management al documentelor
este urmtorul:
1. Selectarea proceselor i a documentelor aferente pornind de la obiectivele de afaceri
ale organizaiei;
2. Analiza proceselor prin studierea rolurilor jucate de resursele informaionale
electronice n fazele intermediare ale proceselor de afaceri i determinarea contribuiei
fiecrui document la realizarea performanei proceselor. Analiza determin fluxul corect
i contribuia fiecrui document inventariat n funcie de activitile componente ale
proceselor;
3. Analiza documentelor majore implicate n realizarea obiectivelor proceselor de afaceri
selectate n faza anterioar de analiz a proceselor. Analiza documentelor se va concentra
asupra modelrii caracteristicilor majore ale acestora:
Definirea obiectelor informaionale componenete, structura, atributele majore ale
cmpurilor i a relaiilor dintre obiecte;
Revizuirea rezultatelor din perspectiva ciclului de via al documentelor n vederea
stabilirii principalelor funcii de management pe stadii i pe fiecare tip de
document.

3.3. Principiile managementului documentelor Ciclul de via al unui


document
Ciclul de via al unui document ncepe cu momentul crerii acestuia i se termin cu
momentul arhivrii sau distrugerii acestuia.

Fig. nr. 3.3 Ciclul de via pentru un document

56
Aa cum exist proceduri standard de nregistrare a documentelor scrise, proceduri
adecvate de management, de la crearea pn la accesarea acestora sunt necesare i pentru
managementul documentelor electronice. n general, sistemele de management al
documentelor electronice ofer faciliti de monitorizare a documentului (stadiu, localizare,
etc.)
Toate legturile din cadrul documentelor compuse (legturi ntre obiecte de tip text,
grafice, sunet, video, etc) trebuie de asemenea gestionate de-a lungul timpului unitar, ca o
entitate logic, chiar dac apar schimbri asupra suportului tehnologic. O procedur specific
eficient de nregistrare a documentelor trebuie s ofere urmtoarele faciliti:
Identificarea autorului documentului;
Identificarea proprietarului documentului;
Data crerii i data modificrilor intervenite asupra documentului iniial, pentru
fiecare versiune a documentului;
Identificarea obiectelor care compun documentele complexe, salvate sau gestionate
ca documente separate, precum i managementul legturilor dintre aceste obiecte;
Asigurarea legturilor cu alte documente conexe, create de alte grupuri sau
organizaii;
Atribuirea unor titluri corecte, adecvate coninutului i unor atribute
corespunztoare de clasificare;
Managementul documentelor n raport cu politicile de securitate ale companiei,
funcie de tipul documentului;
Asigurarea unui suport adecvat de stocare i a unui format care s permit
transmiterea i recunoaterea coninutului acestora, ctre alte organizaii.

1. nregistrarea documentului
Este o operaie doesebit de important n managementul ciclului de via al
documentelor. Forma de pstrare a documentelor scrise ofer contextual informaii privind
modul n care au fost emise. Pentru a reda documentelor electronice nregistrate, contextul
iniial al activitilor care le-au produs, vom asocia acestora informaii de context sub form
de atribute.
Tabel nr. 3.1 Atributele de nregistrare ale unui document
Atribut Comentariu

Identificare
Identificarea documentului Numr care identific unic documentul n cadrul sistemului
i pe ntreg ciclul de via al acestuia
Descriere
Autor Numele i pernumele autorului
Titlu Trebuie s fie n general inteligibil

57
Versiune Asigurarea unui identificator de versiune
Data crerii i data ultimei
modificri a documentului
Denumirea managerului care Persoana responsabil pentru nregistrare. Acesta
administreaz documentul poate fi autorul documentului, o persoan delegat sau
managerul structurii organizaionale.
Denumirea
organizaiei emitente
Data emiterii Reprezint data transmiterii documentului
documentului electronic ctre ali utilizatori
Denumirea
departamentului emitent
Numr de nregistrare Numrul acordat unui document la nregistrare
Data nregistrrii
Template Modelul sau structura predefinit a documentului
Legturile ctre alte n cazul documentelor compuse
documente
Limba Limbajul de redactare al documentului
Formatul, suportul i
standardul utilizat
Termeni de indexare Asocierea de atribute unui document (de preferat
utilizarea unui tezaur) pentru regsirea corect i eficient a
acestuia
Documente n lucru
sau finale?
Clasificare din punct
de vedere a securitii
Data distrugerii Data distrugerii documentelor stabilit prin lege
(numai pentru documentele aprobate pentru distrugere)
Perioada de retenie Perioada de timp necesar pstrarii documentului
Numr de dispunere Se acord n conformitate cu nomenclatorul de
autorizat clasificare a documentelor elaborat de autoritile statului

Pentru scopuri practice, informaiile de nregistrare vor include i formatul documentului


(procesor de texte sau program de calcul tabelar, ASCII, RTF, GIF, etc.). Aplicarea procedurii
permite firmei o aplicare corect a sistemului de dezvoltare i ntreinere a nregistrrilor, a
schemei de retenie i furnizeaz un nivel nalt de monitorizare a documentelor la nivel de
firm.

58
Retenia documentelor se refer la modul de pstrare al documentelor n sistem, n
conformitate cu cerinele n vigoare ale planului de retenie personal al organizaiei i Legea
Naional a Arhivelor.
2. Identificarea documentelor de valoare este al doilea principiu de management al
documentelor. Sunt considerate documente de valoare, acele documente care conin informaii
necesare att organizaiei ct i organismelor externe.
Documentele de valoare fac parte din activele unei firme. Gestionarea corect a acestora
necesit utilizarea unor proceduri care s permit satisfacerea cerinelor financiar-contabile,
legislative i ale obiectivelor de afaceri ale unei organizaii.
Determinarea informaiilor de identificare a documentelor valoroase reprezint un pas
important n proiectarea sau selecia unui sistem de management al documentelor electronice.
Funciile sistemului vor fi de asemenea dezvoltate nct s permit adresarea documentelor ce
au migrat de la un suport de nregistrare la altul.
3. Al treilea principiu de management al documentelor intitulat Asocierea unor
informaii de calitate pentru referirea documentelor introduce criterii suplimentare pentru
regsirea rapid i corect a unui document.
Orice document parcurge diverse stadii de finalizare, acesta fiind distribuit n stadiile
intermediare diverselor structuri organizaionale pentru a fi completat sau dezvoltat.
Atributele asociate unui document trebuie s permit identificarea versiunii originale a
acestuia.
4. Securitatea documentelor reprezint al patrulea pricipiu de management al
documentelor i se refer la meninerea disponibilitii, integritii i confidenialitii prin
minimizarea riscului pierderilor, distrugerilor sau accesului neautorizat. Documentele pot fi
pierdute:
Fizic, prin cderile de sistem sau distrugerile cauzate de foc, ap, neglijene sau aciuni
intenionate ale oamenilor;
Logic, printr-un sistem inadecvat de stocare i regsire a documentelor, urmare a
utilizrii unor proceduri nestandard de nregistrare a documentelor.
5. Al cincilea principiu de management al documentelor se refer la Pstrarea sau
arvivarea documentelor de valoare. Din cauza schimbrilor tehnologice, hardware i
software, sistemele utilizate pentru accesarea documentelor electronice devin depite cu mult
nainte ca mediile de stocare a documentelor s se deterioreze.
Aceast situaie impune migrarea documentelor de-a lungul mediilor tehnologice, astfel
nct coninutul acestora s fie disponibil tehnologiilor curente. Utilizarea unor standarde
corespunztoare sistemelor de stocare i regsire a documentelor poate reduce dependena
software i hardware de un anumit productor i micora n acelai timp frecvena de migrare
a documentelor de la un mediu la altul.

59
3.4. Norme de structurare a documentelor

3.4.1 SGML

Norma ISO 8879 adoptat n 1986 sub numele SGML (Standard Generalized Markup
Language), specific un limbaj declarativ de descriere a documentelor sub forma de balizare
(markup). SGML separ coninutul i forma documentelor, i descrie un document generic,
interesnd doar structura sa logic, aa cum arat figurile de mai jos. Descrierea coninut
ntr-un DTD (Document Type Definition) servete drept definiie pentru toate documentele de
un tip dat, schimbate de ctre un grup de indivizi.
DTD-ul nu este interesat nici de coninutul, nici de forma tipografic a diferitelor
elemente; el descrie documentele dup o sintaxa ierarhic ce are forma unui arbore.

Fig. nr. 3.4 Reprezentarea fizic a unui document

60
Fig nr. 3.5 Model generic al documentului precedent n sens SGML

Cuplajul ntre DTD, modelul de referin i documentul cod n SGML se face printr-o
etap de validare, conform schemei funcionale urmtoare:

Fig. nr. 3.6 Schema funcional a procesului SGML

Chiar dac structurarea unei documentaii dup standardul SGML pare s implice o
anumit greutate, avantajele pentru organizare sunt multiple:

61
Reducerea costurilor: prin reutilizarea unui obiect documentar mai degrab dect
recrearea lui;
Calitatea documentelor: asigurarea unei politici de coeren a structurilor
documentare, garantarea prezenei la locul potrivit a informaiilor;
Mentenen i integritate: eliminarea stocajului versiunilor multiple;
Reducerea vulnerabilitii tehnice: asigurarea realei independene a documentului
indiferent de software-ul folosit, versiune sau platform.

3.4.2. HTML

Limbajul HTML (Hyper Texte Markup Language) a fost iniial iniial dezvoltat n
laboratoarele CERN (Centrul European de Cercetri Nucleare) la Geneva. Aici, Tim Berners-
Lee a pus la punct Web-ul, pentru a rspunde unei nevoi n cretere de acces la baze
documentare interne; aceasta permind legtura ntre texte diferite ca natur i cu subiecte
conexe.
HTML este n fapt o aplicaie particular a normei ISO-SGML, ce a fost rapid
adoptat de ctre ali actori Internet (n special NCSA i Netscape) care au ameliorat-o. El a
devenit un standard n perpetu dezvoltare sub controlul IETF (Internet Engineering Task
Force). Astfel, am asistat succesiv la versiunile 1, 2,3.
HTML este compus dintr-un ansamblu simplu de comenzi de formatare a
documentelor, utiliznd o sintax facil. n fiecare mediu se intr prin balizarea cu semnul <
> i se iese cu caracterul /.
Ex.: <Titlu> Gestiunea electronic a documentelor</Titlu>
Fiecare document este compus dintr-un antet i corpul ca atare al documentului.
Antetul cuprinde informaii generale privind documentul. Corpul este format din text i
comenzile de formatare.
Punerea n form a carterelor este realizat prin dou tipuri de comenzi de stil:
Stiluri logice;
Stiluri fizice.
HTML ofer posibilitatea crerii de legturi ctre alte documente. Localizarea
documentelor cu legturi este realizat prin URL. Ex.: <A HREF=URL> ancor</A>. El
permite inserarea de imagini n text. Acestea pot aprea n corpul textului sau pot servi n mod
egal drept ancor.

3.4.3 XML

XML este o tehnologie relativ nou. Acest lucru nu ncurc acestei tehnologii s-i
impun importana aproape n toate ramurile tehnologilor informaionale.
Se crede c XML a fost creat pentru a nlocui HTML-ul (Hyper Text Markup
Language). Este cert c la baza documentelor HTML i XML este o aceeai structur ce

62
folosete tag-uri. Dar funciile acestor dou limbaje sunt absolut diferite. n tabelul de mai jos
sunt artate deosebirile fundamentale.

Tabel nr. 3.2 Deosebirile fundamentale HTML/XML

HTML XML
este utilizat pentru a afia datele este utilizat pentru a transporta
datele
este utilizat pentru a defini vizual este utilizat pentru a descrie datele
datele
este utilizat pentru a arta cum datele este utilizat pentru a arta cum
sunt afiate datele sunt utilizate

3.5. GED Gestiunea electronic a documentelor

La mijlocul anilor 80 soluiile GED existente erau create doar pentru a rspunde la
nevoile de arhivare electronic. n acel moment, specialitii n domeniu propuneau doar soluii
autonome, bazate pe arhitecturi nchise i relativ greoaie, a cror principal menire era
nlocuirea slilor de arhivare sau microfilmele
Evoluia GED este marcat de dou mari etape:
n cursul primei perioade (pn aproape de anul 1995), justificarea existentei unui
GED era de ordin legal si administrativ: ntreprinderea era obligat, indiferent de
costuri, s-i arhiveze i gestioneze documentaia. Ca rspuns la aceste cerine,
soluiile GED erau greoaie i costisitoare, fiind n principal focalizate pe arhivarea
electronic i propunnd doar o alternativa la micrografie. Pe parcursul acestei
perioade, piaa GED-ului era destul de redus, 90% dintre aplicaii fiind
concentrate n sectorul administraiei de stat i n cel bancar i de asigurri.
cea de a doua perioad a survenit dup 1995, n momentul expansiunii susinute a
reelelor i a Internet-ului, a fenomenului multimedia i a dezvoltrii fr precedent
a Biroticii; justificarea unui GED n aceste condiii a devenit de ordin economic i
strategic. Apare necesitatea unei ntreprinderi predispuse spre cunoatere, spre
nvare, aflat n permanen n cutarea unui creteri de productivitate, orientat
spre avantaje competitive, factori de inovare i de calitate. Miza trece ctre
procesele de munc colaborative, ctre capitalizare i schimburi informaionale.
Dar ce este GED-ul? Definiia dat de APROGED (Asociaia francez pentru
documente electronice) noiunii de Gestiune Electronic a Documentelor: Ansamblul de
instrumente i tehnici ce permit dematerializarea, clasarea, gestionarea i stocarea
documentelor pornind de la aplicaii informatice n cadrul normal de desfurare al activitii
ntr-o ntreprindere
Care poate fi n sintez problematica unui GED:

63
Arhivare;
Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automat indiferent de
format, dicionar, indexare, cutare);
Gestiunea circulaiei documentelor (workflow);
Cutarea informaiei;
Indexarea informaiei pentru a o clasa i a o regsi ulterior;
Restituirea informaiei;
Integritatea i fidelitatea informaiei
Dac avei muni de informaii i dorii ca acestea s fie regrupate pe un suport
informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a ct mai puin spaiu (comparativ cu
suportul de hrtie), iar pe de alt parte accesibilitate mrit a acestora (att acces rapid ct i
partajarea datelor), este cert c avei nevoie de un sistem GED. Un astfel de sistem permite
automatizarea a numeroase operaii i n plus fluidific informaia. Funcia de fluidificare este
important intruct permite reducerea important a timpului ce trece ntre momentul apariiei
informaiei i cel al prelucrrii ei.
ntreprinderile moderne au nevoie de un sistem capabil s garanteze o gestiune
pertinent a informaiilor pentru a reaciona rapid. Pornind de la aceasta viziune putem acorda
sistemului GED un rol strategic n cadrul firmei.
GED-ul corespunde unei schimbri la nivelul:
tehnologiei;
al posturilor de lucru;
al comportamentului personalului.
Bazat pe circuitul documentelor de hrtie unde informaia reprezint putere i
duplicarea este instrumentul de baz n asigurarea comunicrii, GED-ul a devenit o condiie
obligatorie pentru firmele ce doresc s-i minimizeze costurile de gestiune, s-i conserve
volume imense de informaii, s accelereze consultarea i transmiterea informaiilor i s
asigure n plus confidenialitatea i prin aceasta eficacitatea i rentabilitatea firmei.
n consecin GED-ul sau GEID-ul reprezint:
Gestiune = definirea regulilor i a metodelor de utilizare i de gestiune a fluxurilor
de informaii;
Electronic = aceasta implic ca informaia s fie dematerializat i accesibil
prelucrrii cu ajutorul calculatorului;
Informaie = se consider c informaia este un suport al cunoaterii indiferent de
forma sau suportul pe care se afl;
Documente = suportul care conine informaia.
Putem deci aprecia c GED-ul cuprinde ansamblul sistemelor logice i materiale
destinate s asigure organizarea, gestiunea i distribuia, sub form electronic, a informaiilor
existente, n cadrul unor soluii integrate la nivel de ntreprinderi i de administraie.
Ca orice proiect ce conduce la schimbare, implementarea unui GED va suscita
rezistene umane i culturale, va modifica modul de lucru tradiional, i drept consecin

64
raporturile ierarhice din firm; el va avea un impact important asupra calitaii serviciilor
prestate, asupra intervalului de realizare a unui produs i n ceea ce priveste capacitatea de a
reacie a firmei la o situaie nou.
n era informaiei i a dematerializarii schimburilor, cu siguran noile tehnologii sunt
o component tehnologic esenial pentru capitalizarea cunotinelor si trecerea la
inteligena colectiv. Noii factori de competitivitate sunt stns legai de capacitile
relaionale, cooperative i cognitive ale ntreprinderii. Pentru rezolvarea problemelor inedite,
competenele ntreprinderii trebuie s fie evolutive, contextuale i repartizate; ntreprinderea
desemnat ca una care nva trebuie s-i canalizeze atenia n primul rnd pe elementele de
dinamica cunotinelor deci pe fluxul avantajelor i apoi pe produs.
Coordonarea activitaii firmei trebuie s abandoneze vechile formalisme pentru a se
concentra pe doi factori eseniali: proiectul care este motorul aciunii i convergenei ntre
agenii economici i metodologiile care asigur coerena ntre agenii economici. O prim
consecin a acestui mod de de coordonare este c inteligena i cunotinele nu mai sunt
centralizate, ele fiind repartizate pe ansamblul organizaiei; n al doilea rnd fluiditatea
schimburilor de informaii i cunotinte crete. Contrar principiilor tradiionale folosite de
catre organizaiile instituionale, nevoile i soluiile nu mai pot fi definite n avans. Firma
trebuie sa fie capabil n permanen s-i produc cunotinele i s-i mobilizeze
inteligena pentru a rspunde problemelor noi i imprevizibile.
ntr-o asemenea conjunctura argumentele pro GED poate nici nu ar mai trebui
amintite. Totui, doar cteva cifre:
80% din informaiile care circul ntr-o ntreprindere sunt sub form de documente
eterogene i nestructurate;
persoan lucreaz cu mai bine de 1500 de pagini pe an, cu o cretere anual de
peste 10% i i consacr mai bine de 50% din timpul su pentru a citi i a scrie;
40% din lansrile de produse sunt ntrziate de lipsa de informaii sau de
documentatie;
90% din informaii sunt produse fr metodologii.
Oferta i segmentele de pia
n prezent soluiile existente se adreseaz tuturor categoriilor de ntreprinderi existente.
Pentru a permite o mai bun organizare i structurare a pieii, modulele GED pot fi mprite
n 4 categorii, iar aplicaiile GED n 5 domenii.
Modulele GED sunt:
A. Metode - nainte de toate trebuie definite obiectivele urmrite printr-un astfel de sistem
i mijloacele necesare (arhitectur, sitem de operare, analiza funcional, audit);
B. Achiziii
C. Captare (numerizarea informaiei, transfer de fiiere, compresie);
D. Indexare cheia unui sistem GED (OCR/ICR/cod bar, recunoaterea formelor,
SGBD);

65
E. Conservare (este necesar pstrarea permanent sau temporar, asigurnd i securitatea
informaiilor)
o Stocare: disc magnetic, suport magneto-optic, band magnetic;
o Arhivare: band, WORM, CD
o Securitate: back-up, salvare.
F. Cutare - este vorba att de cutarea ca atare ct i de consultarea documentelor.
Calitatea cutrii depinde de modalitatea de indexare; consultarea poate fi conceputa
vizual sau prin imprimare pe suport de hrtie;
o Cutare: limbaj natural, hypertext, text integral,
documentare, thesaurus;
o Afiaj: ecran, imprimare, prelucrare imagini dau date
o Securitate: back-up, salvare.
G. Difuzare local sau la distan cu ajutorul mijloacelor de telecomunicaii. Putem
folosi: Workflow, groupware, mesageria electronic, EDI, aplicaii fax etc.
Putem vorbi de un sistem GED dac toate modulele sunt puse n practic printr-un
acelai sistem funcional.
Aplicaiile GED se mpart n cinci mari categorii:
GED-ul Administrativ;
GED-ul Birotic;
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);
GED-ul Documentar;
GED-ul Tehnic.
GED-ul Administrativ
Aceast clas de aplicaii conine ceea ce n general intitulm Gestiunea Dosarelor
Electronice i corespunde clasrii documentelor administrative variate i diverse, cel mai
adesea sub form de imagine numerizat. Aici putem regsi facturile furnizorilor, bonurile de
comand, corespondena, fax-urile etc.
n general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicaie global de gestiune i
permite utilizatorilor s acceseze rapid imaginile documentelor de care au nevoie, fr a se
deplasa sau fr a ncrca biroul de dosare. Adesea, i n mod particular n sectorul teriar al
serviciilor, sunt integrate n acest modul i instrumente de comunicare i gestiune a fluxurilor
(workflow); acestea permit schimbul de documente via reea, solicitarea de informaii
complementare unui coleg, punerea n discuie n cadrul grupului de lucru a unor documente
extrase din dosar, validarea unui document printr-o semntur electronic etc.
GED-ul Birotic
Este ilustrat n special prin produsele firmelor Lotus i Microsoft. Aceste produse sunt
n concordan cu platformele birotice clasice, care se doresc din ce n ce mai comunicante n
cadrul conceptului de lucru n cehip (groupware).
Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel mai reprezentativ este Lotus Notes, permit
manipularea documentelor n formatul lor de origine (Word, Excel), centralizarea clasrii

66
lor pe unul sau mai multe servere, schimbul de documente prin mesageria electronic etc.
Deseori, integreaz i funcii de distribuie, copiere, agend electronic.
GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk)
Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on Laser Disk, este
utilizat n referin cu aplicaiile de tip COM (Computer Output on Microfilm), fiind o tehnic
care se substituie micrografiei i permite stocarea sau arhivarea pe discuri optice numerice.
Acest tip de aplicaie, denumit i Arhivare electronic n anii `80, este fr ndoial
prima aplicaie a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea permite stocarea i indexarea
automat a ansamblului de documente generat de aplicaiile de gestiune i destinat imprimrii.
Principiul const n recuperarea fiierului trimis spre imprimare (spool), descompunerea lui
dup o logic definit prin parametri i extragerea criteriilor i valorilor necesare indexrii.
Documentele vizate sunt: cele ce atest situaia contabil, facturile, statele de plat, extrasele
de cont etc.
GED-ul Documentar
GED-ul Documentar este direct legat de cutarea documentar, n particular n cadrul
aplicaiilor de tip bibliotec, documentaie tiinific, eventual revist de pres. Este inclus
accesul la imaginea documentului fizic i accesul la fotografii (aplicaii de tipul
fotobibliotec).
Acest tip de aplicaie se caracterizeaz n principal prin metode de indexare i de
cutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text integral (indexare i cutare n text
integral), cu operatori de apropiere, cutare dup concepte i uneori mod de interogare n
limbaj natural.
GED-ul Tehnic
Cuprinde toate aplicaiile n care conceptul de Gestiune electronic a documentelor
este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se caracterizeaz prin circulaia i folosirea
documentelor pentru care formatul este specific unei meserii. Printre aplicaiile din aceasta
clas, cele mai numeroase sunt cele pentru birourile de studii pentru gestiunea planurilor sau
pentru gestiunea documentaiei tehnice a unui proiect industrial particular. Se asociaz n
unele cazuri cu gestiunea nomenclatoarelor i circulaia documentelor structurate de tip
SGML.

67
Figura nr 3.7 Probleme legate de fluxul documentelor ntr-o organizaie28

Astzi, GED-ul a devenit o component important a sistemelor informaionale ale


firmelor n care ea introduce funcii de gestiune sau de prelucrare a documentelor vii,
menite s secondeze aplicaiile i programele birotice. n acest nou context, utilizatorul este i
productor i consumator de informaii, modelarea sistemului informaional nefiind posibil a
fi efectuat dect de ctre organizaia care a produs sistemul.
Caracteristici ale sistemelor de management al documentelor
Un sistem performant de management al documentelor:
implementeaza rapid fluxuri de documente;
este flexibil la orice structur organizaional;
are un grad nalt de securitate;
este adaptabil la orice tip de document;
este conectabil la alte aplicaii;
prezint uurin n exploatare;
este scalabil la dezvoltari ulterioare.
Tipuri de aplicaii ale sistemului de management al documentelor29.
Biblioteci de documente
Element central al unui sistem de management de documente, bibliotecile de
documente conin:
Documente relative la un proiect
Proceduri ale sistemului calitii, manualul calitii
Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal
Documente interne etc.

28
Baltac,V.,Managementul documentelor, http://www.softnet.ro/library/files/papers/Introducere_in_DRT.pdf
29
Baltac,V.,Managementul documentelor, http://www.softnet.ro/library/files/papers/Introducere_in_DRT.pdf

68
Aplicatii de flux(workflow)
Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite
pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente, permit evidenierea
faptului daca documentul a ajuns la destinaie, cnd a fost redirecionat i care este statutul lui
la un moment dat. Printre aplicaiile de flux amintim:
Informaii trimise din/in sistemul intern spre informare/aprobare
Planuri i Rapoarte de activitate
Referate, Note, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achizitii
Generarea i publicarea de politici pentru asigurarea calitatii, a politicilor de
resurse umane
Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului
calitii, multiple aprobari
Tratarea neconformitilor.
Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezint numeroase
avantaje dup cum se poate vedea din figura urmtoare:

Figura nr 3.8 Beneficiile fluxului automat de documente30


GED-ul n Romnia
IRIS i E-Sign Romania31, prima autoritate de certificare acreditat din Romnia, au
anunat lansarea primei soluii complete permind utilizatorilor crearea, semnarea i
distribuirea fiabil a documentelor n format electronic.
Soluia conine aplicaia software Adobe Acrobat 6.0 CE Standard, un certificat digital
e-sign, un SmartCard securizat i un cititor SmartCard. Prin pachetul promoional Acrobat &
e-sign utilizatorii mbin cu succes opiunile de securitate ale documentelor n format PDF i
semntura electronic bazat pe certificate printr-un simplu clic. Facilitile de securitate sunt
ntregite prin integrarea semnturilor electronice bazate pe certificate calificate emise de E-
Sign, echivalente semnturilor olografe conform legislaiei romneti n vigoare, care acord

30
Baltac,V.,Managementul documentelor, http://www.softnet.ro/library/files/papers/Introducere_in_DRT.pdf
31
detalii la www.e-sign.ro i www.iris.ro

69
garanii suplimentare asupra provenienei, integritii i non-repudierii documentelor
electronice.
Verificarea autenticitii semnturilor electronice poate fi realizat de ctre destinatarii
documentelor att cu aplicaiile din gama Adobe Acrobat, ct i cu programul gratuit Adobe
Acrobat Reader, disponibil prin descrcare de la adobe.com.
Datorit semnturii digitale este posibil realizarea prin Internet a oricrui tip de
tranzacie comercial, economic sau legal. De asemenea este posibil ntreinerea
electronic a relaiilor cu Administraia Public, companiile mai vechi sau mai noi, bncile,
companiile de asigurri i altele care pot avea acum ncredere n relaiile cu tehnologia web,
tiind c are recunoatere legal.

Teste gril:
Un document electronic reprezinta un set de informatii care poate:
a) () s ncorporeze tipuri complexe de informaii;
b) () s serveasc consumului uman;
c) () s existe in mai multe locuri in retea;
d) () s contribuie la dezvoltarea firmei;
e) () s depinda de alte documente pentru informatii;
f) () s se modifice static;
g) () s se modifice dinamic;
h) () s aib o structur complicat sau tipuri complexe de date.
GED-ul administrativ:
a) ()corespunde clasrii documentelor administrative variate;
b) ()se caracterizeaz n principal prin metode de indexare i de cutare care fac
cel mai adesea apel la Thesaurus;
c) ()face parte dintr-o aplicaie global de gestiune
Un sistem performant de management al documentelor documentelor electronice:
a) ()este adaptabil la orice tip de document;
b) ()este conectabil la alte aplicaii;
c) ()Cuprinde toate aplicaiile n care conceptul de Gestiune electronic a
documentelor este legat direct de o profesie;
d) ()este direct legat de cutarea documentar, n particular n cadrul aplicaiilor
de tip bibliotec, documentaie tiinific, eventual revist de pres.

70
CAPITOLUL 4 Schimburile electronice de documente: Sistemele EDI

Suntem, i vom fi, probabil, mult timp, o societate bazat pe hrtie. Dei telefonia,
radioul, televiziunea au constituit puternice "lovituri" aplicate "hrogriei", comunicarea ntre
partenerii de afaceri se deruleaz cu precdere avnd ca suport documentul scris pe hrtie, ce
are un regim preferenial ca prob n justiie i document justificativ n contabilitate.
Informatizarea societii se concretizeaz n profunde transformri, resimite att la
nivelul organismelor de stat, ntreprinderilor i organizaiilor, ct i la nivelul fiecrui individ.
n multe ri, calculatorul a devenit, din lux, o necesitate, fiind o prezen obinuit n fiecare
birou sau cas. O coordonat major a societii informaionale o reprezint dematerializarea.
Extinderea reelelor teleinformatice a dus, firesc, la ipoteza eliminrii progresive a
hrtiei din viaa organizaiilor i indivizilor. Lucrurile se deruleaz clar n aceast direcie,
dei etapele i viteza de evoluie au constituit baz a diverse interpretri.

4.1. EDI - PREZENTARE GENERAL


EDI este o tehnologie declarat de muli specialiti ca un vrf de lance n
dematerializarea societii. Sintagma a fost lansat n jurul anului 1975 n SUA - Electronic
Data Interchange. n literatura francez s-au pstrat cele trei litere, optndu-se pentru expresia:
change de Donnes Informatis.
n limba romn traducerea cea mai apropiat de original ar fi "Schimb Electronic de
Date". Trebuie s recunoatem c acest denumire nu spune mare lucru, mai aproape de
fenomen fiind titulatura Schimb de Documente Normalizate sau Schimb de Documente
Standardizate. Cea mai mare parte a lucrrilor din aproape toate rile dezvoltate utilizeaz
sintagma "original", EDI.
n 1988, numai n economia SUA au fost ntocmite peste 1,3 trilioane de documente
iar, dup unele surse, 40% din comunicarea inter-organizaii (ntreprinderi, instituii etc.) se
desfoar sub form scris.
Preedintele Consiliului superior al Ordinului experilor contabili din Frana, Ren
Ricol, estima c dintre datele vehiculate n cabinetele contabile franceze 98% sunt
informatizate; i totui, 80% dintre acestea sunt re-preluate, adic introduse repetat n
calculatoarele diferitelor firme i organisme financiare.
Analiznd, schematic, modul "clasic" de derulare a schimbului de documente, lum un
exemplu a dou ntreprinderi al cror sistem informaional este, n mare parte, informatizat. O
ntreprindere A vinde produse/servicii unei ntreprinderi B. ntr-o prim faz, cei doi parteneri
pot ncheia un contract care stipuleaz condiiile n care vor decurge tranzaciile (condiiile de
comand, livrare, asigurare, plat).
ntreprinderea B trimite o comand furnizorului A, ale crei principale elemente sunt
introduse n sistemul su informatic. n momentul vnzrii (de obicei, momentul livrrii), A
ntocmete o factur. Datele acestei facturi sunt preluate (manual) n sistemul informatic al
firmei A. Paralel cu produsele/serviciile ce fac obiectul vnzrii, cu un decalaj oarecare de

71
timp, la beneficiar ajunge i factura. n momentul sosirii, datele facturii sunt preluate (de
obicei, tot manual) i n sistemul informatic al firmei B. Iar dac factura circul prin bncile X
i Y, ce deservesc cele dou firme, ambele bnci preiau datele despre aceast factur. n plus,
n situaia TVA naintat organelor fiscale, apare i factura respectiv. Dac administraiile
financiare au evidena TVA pe calculator (i aa este normal), factura va fi preluat i n
sistemele lor informatice. n concluzie, o aceeai factur este preluat n sisteme informatice
(diferite) de cinci ori.
Acest tip de comunicare inter-organizaional prezint trei dezavantaje majore:
timp ndelungat de transmitere;
costuri mari de organizare i administrare;
posibilitatea (chiar probabilitatea) apariiei unui mare numr de erori.
Utiliznd tehnologia EDI, acelai document este preluat n calculator o singur dat, de
ctre cel care-l ntocmete, fiind transmis tuturor partenerilor de afaceri vizai sau
organismelor financiare prin intermediul reelelor de calculatoare.
Astfel, EDI reprezint "un mijloc de transmitere, de la calculator la calculator, a
datelor normalizate (standardizate) i pre-agregate, prin intermediul unei reele de
telecomunicaii".
Anii '90 sunt cei care au adus maturizarea tehnologiilor informaionale i
comunicaionale. Comunicarea electronic inter-ntreprinderi a devenit o realitate obinuit n
rile avansate din punct de vedere al tehnologiei, viteza de transmisie a datelor, costul i
mecanismele de asigurare a securitii informaiilor fiind principalii catalizatori.
EDI se situeaz la intersecia a trei orientri tehnologice majore:
Informatica, ce este suportul tehnic al informaiilor standardizate (normalizate);
Telecomunicaiile, ca mijloc de transport al informaiilor;
Standardizarea, ce vizeaz definirea i utilizarea unui "limbaj" inter-
organizaional comun.
Comunicarea prin EDI presupune un acord prealabil ncheiat ntre prile interesate,
acord ce are un caracter juridic, i n care se precizeaz clar caracteristicile mesajelor
transferate reciproc: datele comunicate, structura i mbinarea lor, procedurile de
control/validare.
Acest acord definete, deci, un standard de comunicare. Stardardele pot fi bilaterale,
cnd se instituie numai ntre doi parteneri i universale, atunci cnd sunt acceptate i utilizate
de o palet larg de ntreprinderi/organizaii.

4.2. OBIECTIVELE EDI


Realizrile de pn acum sunt indiscutabile. EDI permite ca cererile clienilor s fie
onorate mai rapid i mai bine. ntrzierile n livrarea mrfurilor sunt reduse la minimum iar
circulaia documentelor se face aproape instantaneu. Informaiile nu mai sunt vehiculate pe
clasicul suport - hrtia, ntreprinderea conservndu-le i avndu-le sub control, de la surs
pn la destinaie, pe suport magnetic sau optic. Erorile ce decurg din multiplele transcrieri

72
(preluri) "tradiionale" sunt eliminate. Utiliznd metode moderne de gestiune, cum ar fi
"Just-In-Time", stocurile sunt reduse aproape la zero.
n consecin, obiectivele EDI sunt:
Zero hrtie;
Zero ntrzieri;
Zero greeli;
Zero stocuri.
EDI permite nlocuirea sistemelor actuale de comunicare, ce au ca suport hrtia sau
banda magnetic, scumpe i relativ ineficiente, cu sisteme bazate pe schimburi de mesaje
structurate i standardizate ntre echipamente informatice. Aceasta este principala raiune
pentru care i administraiile publice ale rilor vest-europene se intereseaz din ce ce n ce
mai mult i integreaz aceast practic, fie n relaiile lor cu ntreprinderile, fie n relaiile cu
organismele administrative ale altor ri.
Pe plan general, calitatea sa de "limbaj" universal de comunicare catalizeaz
emergena sistemelor inter-organizaionale. Dup Mahmoudi, deja n 1995, 8650 de
ntreprinderi utilizau EDI (fa de 3750 n 1993), iar 59% dintre mesaje utilizeaz norma
EDIFACT.

4.3. LOCUL EDI N COMERUL ELECTRONIC


EDI nu se confund, totui, cu noiunea de "comer electronic", ci este parte a acestuia,
altturi de E-mail, World-Wide-Web etc.
Comerul electronic poate fi definit ca orice relaie comercial prin care se stabilesc
legturi ce au ca suport calculatoare cuplate prin reelele de telecomunicaii. Comerul
electronic utilizeaz facilitile tehnologiei informaionale pentru mbuntirea eficienei
comunicrii i/sau pentru a schimba fundamental natura tranzaciilor inter-organizaionale.
Trei caracteristici eseniale delimiteaz EDI de celelalte componente.
Transferul ntre calculatoare se face automat, fr intervenia omului;
Datele trasmise sunt definite i structurate n conformitate cu un standard acceptat.;
Cele dou sisteme de calcul implicate ntr-un schimb de documente EDI sunt
independente; pot fi echipamente de tip diferit, ce ruleaz aplicaii diferite; singura
interfa dintre acestea este mesajul transmis.
Se cuvine de remarcat faptul c muli autori privesc EDI, n primul rnd, ca norm de
reprezentare a informaiei, ceea ce nseamn c, nainte de toate, prin EDI se "pune n pagin
electronic" datele specifice documentelor dematerializate. Abia dup acest aspect apar
chestiunile legate de echipamente, programe, reele etc. EDI este, nainte de toate, un limbaj.

4.4. AVANTAJE I PROBLEME CE DECURG DIN UTILIZAREA


SISTEMELOR EDI
Cum era i firesc, literatura consacrat prezentrii EDI abund n cazuri care mai de
care mai fericite, soldate cu succese rsuntoare i, dincolo de avantajele greu de cuantificat,

73
cu economii substaniale n privina costului ntocmirii i transmiterii documentelor. Este de
neles euforia provocat de apariia, n sfrit, a unui "numitor" comun n att de pestria lume
a documentelor economice, cu diferenieri ntre ramuri de activitate, ca s nu mai vorbim de
specificul rilor, regiunilor i continentelor.
Dou exemple: Philips i-a redus costurile prelucrrilor de la 1500 la 325 pentru
1000 de documente, n timp ce conform datelor furnizate de Galariile Lafayette/Monoprix
costul mediu al ntocmirii i transmiterii unei comenzi (ordin), a evoluat de la 53 Euro, atunci
cnd se utiliza exclusiv hrtia, la 23 Euro cnd transmiterea se fcea pe band i disc
magnetic, ajungnd la 3 Euro, utiliznd EDI.
Cifre de genul celor de mai sus sunt gritoare. Susintorii EDI le invoc frecvent, pe
lng avantajul strategic al sistemelor inter-organizaionale, proclamnd: EDI este mijlocul
standard de schimb al documentelor n afaceri sau Utilizarea EDI va unifica procedurile de
derulare a afacerilor.
Ali autori au atitudine mult mai rezervat, invocnd nefondarea pe situaia real a
multor lucrri, faptul c multe din succesele firmelor ce au implementat sisteme EDI sunt
puse, exclusiv, pe seama EDI sau c implementarea efectiv a EDI necesit mutaii
organizaionale greu de suportat.
Hrlck mai citeaz i un sondaj efectuat n 140 de fime canadiene, n urma cruia
autorii, Bargeron i Raymond, au concluzionat c implementarea EDI nu nseamn, automat,
avantaje i succes, eecurile fiind destul de frecvente. Potrivit acestora, factorul determinant n
atingerea avantajelor strategice oferite de EDI l constituie integrarea, att n interiorul firmei,
ct i ntre firm i partenerii si.
n sondajul lor, Bergeron i Raymon au precizat c 64% dintre firmele ce
implementaser sisteme EDI o fcuser deoarece au fost obligai de partenerii lor comerciali !

Factori ce determin implementarea sistemelor EDI


ntr-un studiu publicat International Journal of Information Management, N. Reekers
analizeaz fenomenul EDI n Germania i l compar cu situaia existent n acel moment n
SUA.
Factori
Factori privitori la clieni
Cererea partenerilor de afaceri
mbuntirea asistenei acordate clienilor
Cretera vnzrilor
Factori legai de comunicare
Reducerea volumului de hrtii
mbuntirea "cureniei" datelor
Acces mai rapid la informaii
Mai buna comunicare cu partenerii de afaceri
Factori competiionali

74
Consolidarea poziiei competitive
Alinierea la standarde
mbuntirea calitii produselor/serviciilor
Factori legai de productivitate
Creterea productivitii
mbuntirea planificrii
Ameliorarea trasmiterii comenzilor de livrare
mbunttirea livrrilor
Factori legai de costuri
Reducerea stocurilor
Reducerea costurilor
Reducerea numrului de angajai

Dup cum se observ, au fost delimitate cinci categorii de factori.


Prima grupeaz factorii legai de relaia cu clienii. Dintre acetia se detaeaz cel
referitor la mai buna servire a clienilor, 68% dintre firmele intervievate afirmnd c unul din
factorii majori care le-au silit s implementeze sistemele EDI l-a reprezintat perspectiva
mbuntirii asistenei acordate clienilor. Spre deosebire de Statele Unite, puine firme
germane au recurs la sisteme EDI ca urmare a presiunilor exercitate de partenerii de afaceri.
Factorii legai de comunicare sunt cel mai des invocai. Pentru utilizatorii EDI, timpul
mai scurt de rspuns i acces la informaii este cel mai important factor, urmat de o mai bun
comunicare cu partenerii de afaceri i ameliorarea calitii datelor. Paradoxal, dei EDI este
vzut ca un principal suport al societii fr hrtie, organizaiile ce au rspuns chestionarului
nu l-au considerat un factor de maxim importan n implementarea sistemelor EDI.
Factorii "competiie" au fost mai puin invocai, doar cel legat de pstrarea unei poziii
competitive privilegiate pe pia fiind de o importan ceva mai mare.
Dintre factorii-productivitate, o mai mare importa o prezint creterea productivitii
i ameliorarea procesului de elaborare i transmitere a comenzilor ctre partenerii de afaceri.
n fine, dintre factorii privitori la cost, numai cel referitor la reducerea costurilor, n
general, a fost indicat ca unul ce a fost determinant.

Dificulti ntmpinate la implementarea sistemelor EDI


Cea mai des invocat problem, la implementarea unui sistem EDI, ine de
multitudinea de standarde care sunt astzi n uz. Este ct se poate de probabil ca o firm ce are
numeroi parteneri de afaceri s se "loveasc" de necesitatea nglobrii mai multor standarde,
aferente fiercrei grupe de parteneri, operaiune extrem de laborioas, care poate compromite
mult ansele de fezabilitate ale sistemului.
O alt dificultate pe care nu toate organizaiile au reuit s i-o rezolve se refer la
integrarea EDI n procedurile, operaiile specifice firmei. Potrivit unui studiu ntocmit de R.

75
Baker, o companie poate pierde pn la 70% din potenialele beneficii ale EDI dac acesta "nu
este integrat n fiecare faet a operaiunilor ntreprinderii".
Alte dificulti in de rezistena la schimbare, n sensul c muli dintre partenerii
comerciali ezit n a-i implementa sisteme EDI. Aa cum am prezentat mai sus, cnd o firm
are o mare putere de negociere atunci poate impune partenerilor si s-i urmeze n adoptarea
EDI. Altminteri, fr perspectiva unor beneficii, ntreprinderile, mai ales cele mijlocii i mici,
nu au n vedere implementarea unor asemenea sisteme. Rezistena la schimbare se manifest
nu numai n relaiile inter-organizaii, dar i n interiorul ntreprinderii, fiind vizibil mai ales
la cei ce presteaz activiti susceptibile a fi substituite prin utilizarea EDI.
Dei mai puin sesizabil n rile dezvoltate, o alt problem este legat de faptul c
sistemele EDI se bazeaz pe o foarte bun infrastructur n materie de telecomunicaii. i din
acest punct de vedere, rile Europei Centrale i mai ales de Est vor ntmpina serioase
dificulti la implementarea sistemelor EDI.

Beneficii ale sistemelor EDI


n acelai studiu invocat mai sus, firmele ce utilizeaz sisteme EDI au fost invitate s
puncteze 11 poteniale avantaje ale implementrii sistemelor EDI. Rezultatele se prezint
dup cum urmeaz.
Avantaje
mbuntirea asistenei acordate clienilor
Un mai bun control al datelor
Diminuarea erorilor de operare
Reducerea cheltuielilor administrative
Dimnuarea cheltuielilor cu stocurile
Creterea vnzrilor
Dobndirea unui avantaj strategic
Creterea vitezei de comunicare
O mai bun partajare a informaiilor
Loializarea clienilor
Ameliorarea relaiilor cu distribuitorii

Consecine strategice ale implementrii sistemelor EDI


Consecinele strategice ale EDI pot fi analizate difereniat, inter i intra organizaii, i
sunt dificil de delimitat de consecinele comerului electronic pe ansamblul su.
O structurare a principalelor consecine strategice ale utilizrii sistemelor EDI poate fi
fcut dup cum urmeaz:
* Deschiderea porilor unei comunicaii electronice cu adevrat deschise. EDI elimin
barierele informaionale ntre ntreprinderi, prin libera circulaie a documentelor ntre
organizaii.

76
* Transformarea i chiar dispariia unor funciuni tradiionale. Multe operaii, ca
verificarea concordanei dintre comezi i facturi, dintre facturi i ordine de plat i schimb
radical logica de derulare. Altele, precum verificarea corespondenei, sunt suprimate (n
condiiile utilizrii potei electronice).
* Apariia de noi funciuni, cerine. EDI presupune noi modaliti de ntocmire i
circulaie a documentelor, noi modaliti de control, autentificare i arhivare.
* O mai pronunat integrare pe vertical. Partenerii de afaceri pot ndeplini funciuni
care se desfurau strict n interiorul ntreprinderii. Spre exemplu, datele despre o factur
primit nu mai sunt introduse de la calculatoarele proprii, ci sunt preluate direct din "factura
electronic" ntocmit de furnizor.
* Emergena unor noi idei, strategii i oportuniti de afaceri. EDI a adus o serie
ntreag de noi idei antreprenoriale, dintre care unele s-au dovedit a fi succese. Integrarea pe
vertical de care s-a amintit mai sus, parteneriate i aliane strategice sunt catalizate prin
rapida comunicarea electronic inter-organizaii.
* Participarea la ierarhiile i pieele electronice.
Lumea afacerilor prezint dou mecanisme de baz pentru coordonarea fluxul de
produse pe lanul: furnizor-fabricant-distribuitor-client:
Piaa, n care fiecare agent este indepedent, de-sine-stttor (atomic), i i caut
singur cel mai bun partener pentru schimburi (tranzacii) i
Ierarhia, care presupune schimbul n cadrul unui organizaii integrate, nchise.
Tendina actual o constituie deplasarea ctre pieele electronice, piee electronice care
vor determnina dou fenomene complementare: parteneriat (intermediere) electronic i
integrare electronic.
Parteneriatul electronic este posibil n condiiile existenei unor baze de date distribuite
care vor cuprinde informaii foarte amnunite despre partenerii poteniali, permind
selectarea furnizorilor, distribuitorilor i clienilor ntr-un termen extrem de scurt la costuri
foarte avantajoase.
Integrarea electronic va fi posiblil prin ieftinirea telecomunicaiilor i posibilitatea
obinerii informaiilor necesare n timp real, indiferent de complexitatea acestora i de
distane. Limitele intra i interorganizaionale vor deveni tot mai elastice, alianele strategice
ntre firme i confederaiile de organizaii devenind foarte rspndite.
Pieele electronice necesit adoptarea unor standarde universale pentru comunicaie,
iar aici rolul EDI este determinant.
Prin prisma celor prezentate mai sus, Sisteme Informaionale Inter-organizaii, pot fi
clasificate avndu-se n vedere delimitarea n: baz de date "simpl", pia electronic,
parteneriat electronic i ierarhie electronic.
Consecine organizaionale:
Posibilitatea unei abordri orientate cu precdere pe procesele ce au loc n
ntreprindere i mai puin pe structura ierarhic specific organizrii "clasice" a
unei firme.

77
Ameliorarea aparatului logistic i implementarea unor concepte moderne de
gestiune. Amintim aici c este recunoscut faptul c EDI catalizeaz adaptarea
conceptului just-in-time.
Modificarea procedurilor de lucru cu furnizorii, clienii i distribuitorii. Contractul
electronic, comenda electronic, factura electronic, semntura i tampila digital
sunt realiti care schimb forma relaiilor cu partenerii de afaceri.
Implicaii n structura organizaional.
Tradiional ntreprinderea are la baz o structur ierarhic, structurat fie pe produs, fie
funcional, la care unii autori adaug i structura matricial, ca o combinat a precedentelor
dou. n alte lucrri sunt delimitate apte tipologii de organizare a unei ntreprinderi: ierarhic-
piramidal, funcional, ierarhic-funcional, de produse, geografic (teritorial), matricial i
de tip reea.
ntreprinderea secolului XXI va ngloba dou concepte ce vor fi revoluionare:
ntreprinderea "n reea" i ntreprinderea "virtual".
ntreprinderea-n-reea
Astzi, reelele globale de calculatoare nu intervin numai ca tehnic de racordare, de
prelungire n timp i spaiu a teritoriului informatic, ci aduc o nou etap n evoluia
ntreprinderilor. Este vorba de ntreprinderea-reea, n care avantajul competitiv se obine pe
baza controlului informaiei. Una din pricipalele caracteristici ale ntreprinderii "n reea" este
de a coordona, ntr-o aceeai entitate, o multitudine de funciuni. Gestiunea strategic const,
deci, n determinarea, din multitudinea de activiti ale ntreprinderii, care sunt strict interne
("internalizate") i care sunt "lsate" pe pia ("externalizate").
De asemenea, asistm la apariia unui model productiv reticular, bazat pe o politic de
dezvoltare a ntreprinderilor realizat mai mult prin "externalizarea" sarcinilor i funciunilor
i mai puin pe integrarea orizontal i vertical.
ntreprinderile virtuale
Comunicarea prin reele i piee informatizate permit selectarea rapid a partenerilor
(furnizorilor, distribuitorilor i clienilor), fr un contact direct. Fiecare ntreprinderea
"lanseaz" pe reea informaii privitoare la oferta proprie i caut furnizorul potrivit pentru
necesarul de materii/servicii aferent produciei. Se poate vorbi, deci, de crearea, n cadrul
reelelor globale de telecomunicaii, a "ntreprinderilor virtuale".
ntr-o ntreprindere virtual societile partajeaz know-how, cheltuieli i accesul la
pieele mondiale, fiecare partener "prezentndu-i" punctele sale forte. Filosofia i strategia
concurenial a firmelor virtuale vor fi total diferite de cele ale ntreprinderii actuale, aa dup
cum reiese i din tabelul urmtor.

4.5. STANDARDIZAREA N SISTEMELE EDI


Primele experimente de transfer electronic al datelor, prin interconexiunea direct a
dou sau mai multe calculatoare prin intermediul unei reele de telecomunicaii, au fost
semnalate la nceputul anilor 60. Civa gigani industriali i bancari au ncercat s-i pun la

78
punct sisteme care s permit un imens volum de informaii ntre filialele mprtiate pe tot
ntinsul SUA. Dei premergtoare, aceste sisteme nu reprezint ceea ce este referit prin
sintagma EDI, n principal deoarece normele i protocoalele de tramsmitere a datelor erau
"proprietare", adic elaborate de o form i utilizate n comunicarea intern sau impuse n
relaia cu unii teri.
Specific EDI este interconectarea unor parteneril independeni din punct de vedere
juridic, prin intermediul unui set de standarde elaborate n comun.
De obicei, momentul apariiei EDI este plasat la nceputul anilor 70, cnd ntreprinderi
din diferite ramuri industriale i comerciale au elaborat norme comune adaptate comunicrii
intra-sectoriale.
Astfel, n 1968 ntreprinderi din transportul feroviar, maritim i aerian s-au asociat n
TDCC - Transport Data Coordinating Committee, pentru a elabora i utiliza o norm unic
pentru schimbul electronic de date.
n 1973 a fost creat grupul bancar SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial
Telecomunication, pentru a dematerializa i stardardiza documentele care circul ntre
instituiile bancare. Ulterior, fenomenul se extinde n Canada, Europa, Japonia etc.
La nceputul anilor 80 se utilizau 19 de standarde pentru prelucrarea i trasmiterea
electronic a datelor. Cea mai dificil problem inea de caracterul sectorial al stardardelor
EDI.
Din cele prezentate pn acum, rezult clar caracteristica principal a sistemelor EDI
care este schimbul datelor comerciale i tehnice pe baza unor formate standard, ntre
calculatoarele organizaiilor partenere, utiliznd transmisia electronic, schimb ce permite
prelucrarea continu, chiar n timp real, a datelor transferate.
Standardizarea (sau normalizarea) poate fi abordat din dou puncte de vedere:
tehnologic i metodologic.
Tehnologic, n sensul c, n economiile actuale, co-exist sisteme informatice grefate
pe variate tipuri de echipamente (calculatoare "mari" sau mainframe-uri, minicalculatoare,
microcalculatoare de tip IBM PC sau Apple Macintosh). Fiecare prezint un mod specific,
distinct, de funcionare i comunicare. n plus, chiar ntreprinderi dotate cu acelai tip de
echipamente utilizeaz aplicaii (programe) diferite, incompabile cu cele ale partenerilor.
Metodologic, datorit diferenelor dintre ri, nu numai n ceea ce privete limba
utilizat, dar i barierele legislative, diferenelor din practica comercial, financiar, contabil
etc. Este recunoscut c "mediul" informaional al Europei este mult mai fragmentat dect cel
al Statelor Unite ale Americii, deoarece:
* reglementrile juridice i fiscale nu creaz aceleai obligaii n toate statele europene;
* informaiile cerute de organele fiscale i administrative difer;
*stardardizarea administrativ nu are acelai caracter de aplicare; spre exemplu, n
Frana exist un Plan Contabil General obligatoriu, n timp ce n Marea Britanie
ntreprinderile au mai mult libertate n a-i implementa propriul sistem de eviden contabil;

79
* forma de prezentate a documentelor difer (de exemplu bilanul francez este diferit,
ca prezentare, de cel englez);
* aceleai informaii au, uneori, un coninut diferit n ri diferite.
Elementele enumerate mai sus contribuie la multiplicarea informaiilor, sistemele
informatice fiind complexe i confuze. n consecin, la nivelul anului 1989, valoarea
sistemelor EDI implementate n Europa reprezenta jumtate din valoarea sistemelor similare
n SUA.
n 1992, Observatorul Pieei Informaiei, un organism al CEE, a naintat un raport n
care analiza serviciile informatice din comunitatea european. Prin acest raport sunt propuse o
serie de msuri pentru dezvoltarea parteneriatului transnaional i pentru realizarea unei piee
europene integrate a serviciilor informaionale:
* Eliminarea progresiv a barierelor juridice i administrative.
* Convergena infrastructurilor telematice naionale.
* Armonizarea coleciilor de date primare deinute de guverne.
Diversitatea pieelor informaionale impune formularea unor standarde comune, a unor
"pasarele" pentru conversia informaiilor dintr-un sistem n altul. Soluia viabil, prin prisma
raportului pre/performan, o constuie substituirea acordurilor bilaterale prin standarde
universal acceptate.
i totui, realitatea este ceva mai complex. Au fost deja dezvoltate o serie de
standarde, o parte orientate pe ramuri de activitate, altele pe criterii geografice (pentru o ar
anume):
ANSI X.12 - American National Standards Institute X.12 (Institutul American pentru
Standarde);
TRADACOMS - Trading Data Communications Standards (Standarde de comunicare
a datelor comerciale);
VDA - Verband der Deutcheschen Automobilindustrie (Asociaia productorilor
germani de automobile);
SEDAS - Standardregelungen einheitlicher Datenaustausch-Systeme (Reguli-standard
pentru uniformizarea sistemelor de transfer de date);
EDIPHARM - EDI PHARMacie, (Frana)
EDIFACT - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport
(Schimb electronic de date pentru administraie, comer i transport);
ODETTE - Organization for Data Exchange by Teletransmission in Europe
(Organizarea schimburilor de date prin teletransmisie n Europa);
RINET - Reinsurance and Insurance Network (Reeaua de asigurri-reasigurri);
SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (Sociatatea
mondial pentru telecomunicaii financiare interbancare).
Punerea n oper a standardelor specifice s-a fcut cu un volum de fonduri deloc de
neglijat iar amortizarea cheltuielilor reclam timp, ceea ce frneaz extinderea unui standard

80
universal. i totui, majoritatea specialitilor consider c acesta s-a nscut i are toate ansele
unei extinderi rapide.
1987 este anul de "lansare" a EDIFACT, un standard iniiat de Statele Unite i
dezvoltat de Comisia Economic European. n 1993 standardul coninea mai bine de 100
mesaje, astzi numrul lor ajungnd la 189.
Subiectul transferului prin sistemele EDI este mesajul. Emitorul l obine, prin
prelucrri, din propriile aplicaii (programe), n formatul propriu al aplicaiilor interne, format
care trebuie convertit n mesaj-standard, dup regulile EDIFACT.
Mesajul poate fi: o factur, o comand, un ordin de plat, o declaraie vamal, o
planificare a livrrilor ctre un furnizor etc. n general, poate fi schimbat orice document
structurat. Un mesaj este alctuit dintr-un numr de segmente, fiecare segment descriind un
obiect sau o clas de obiecte. Este posibil ca, ntr-un mesaj, un acelai segment s se repete,
att singur, ct i n cadrul unei grupe de segmente.
Pentru exemplificare, s lum un mesaj pe care s-l intitulm PLA - plat, care trebuie
s includ segmentele necesare descrierii tuturor informaiilor legate de efectuarea unei pli:
condiiile de desfurare a plii, garanii, instrumente, mod de plat, beneficiar etc. Un alt
exemplu: IMP - impozit, tax: pentru un asemenea mesaj, segmentele sunt: tipul de impozit,
procentul de impozitare, baza de calcul, cuantumul impozitului etc.
n 1994, n norma EDIFACT erau utilizate, n mod curent, 75 de segmente diferite.
La rndul su, un segment este alctuit dintr-un numr de date elementare. Fiecare
dat este definit prin format, nume, descriere, coninut etc. ntr-un segment, o parte din date
are un caracter obligatoriu, altele fiind opionale. O dat poate conine fie o informaie real,
fie un cod. EDIFACT conine numeroase coduri pentru: uniti de msur, calificatori,
monede naionale etc. Astfel, un numr oarecare este descris prin: un calificator, un cod care
indic ce anume reprezint numrul, un cod al formatului su de reprezentare i, n fine, prin
valoarea sa efectiv (numrul nsui).
EDIFACT se dorete a deveni standardul EDI universal, i ca arie geografic, dar i ca
domenii ale activitii economico-sociale n care va fi aplicat. Sarcina ameliorrii sale cade n
responsabilitatea unor organisme speciale, create la nivel naional i internaional.

Teste gril:
Sistemele EDI reprezint:
a)[ ] o modalitate de comunicare n afaceri ce se deruleaz pe baza documentului scris
pe hrtie
b)[ ] o tehnologie declarat de specialiti vectorul principal al dematerializrii
societii
c)[ ] un mod clasic de derulare a schimbului de documente
d)[ ] o tehnologie ce favorizeaz eliminarea progresiv a hrtiei din viaa organizaiilor
i a indivizilor
Care sunt tehnologiile care se mbin n cadrul sistemelor EDI:

81
a)[ ] inteligena marketing
b)[ ] informatica
c)[ ] telecomunicaiile
d)[ ] standardizarea (normalizarea)
ntreprinderea secolului XXI va fi o ntreprindere:
a)[ ] ce are la baz o structur ierarhic
b)[ ] virtual
c)[ ] reea
Prinicipalele beneficii ale sistemelor EDI sunt:
a)[ ] loializarea clienilor
b)[ ] un mai bun control al datelor
c)[ ] diminuarea erorilor de operare
d)[ ] impunerea unui standard de comunicare universal
Sistemele EDI reprezint:
a)[ ]sisteme electronice de pli
b)[ ]infrastructura transferurilor electronice de fonduri
c)[ ]o parte important a comerului electronic

82
CAPITOLUL 5 Internet-ul mediu de afaceri. Comerul electronic

Evoluia fulminant a tehnologiilor comunicaionale Internet i silueta societii


informaionale ce se profileaz la orizont, anun o revoluie economic, social i politic
profund. Creterea vertiginoas a numrului de calculatoare on-line i a reelelor au redus
senzaia de distan. Nici un alt mediu de comunicaie modern, nici radio-ul, telefonul,
televiziunea nu a putut declana o asemenea dinamic de cretere n epoca sa.

5.1. COOPERAREA I LUCRUL N REEA

n majoritatea rilor dezvoltate, sectorul informaional crete mai rapid dect


ansamblul economiei. Dezvoltate sau nu, toate rile tind s se nregimenteze societii
informaionale. Pentru majoritatea dintre ele, utilizarea informaiei este un mijloc pentru
ameliorarea competitivitii lor sau, pentru pstrarea poziiei lor pe o piaa mondial din ce n
ce mai concurenial.
Cooperarea i lucrul n reea, reprezint n fapt singura posiblitate de partajare a
costurilor i riscurilor, i de meninere a contactului permanent cu o informaie aflat ntr-un
proces continuu de rennoire.
Evoluia omenirii, prin informatizare, ctre societatea informaional reprezint o
tendin major a contemporaneitii; ea este caracterizat printr-o extindere de talie planetar,
prin schimburi alerte, radicale i inexorabile ale sistemului societal n ansamblul su.

Figura nr. 5.1 Infrastructura societii informaionale

Devenit, ncepnd cu anii 90, o cerin a evoluiei rilor avansate ale lumii,
societatea informaional constituie o miz strategic, pentru toate rile, indiferent de stadiul
de dezvoltare sau decalajele existente, permitnd intensificarea procesului de globalizare.

83
La originea evoluiei omenirii ctre societatea informaional se situeaz creterea
complexitii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesitilor de cunoatere i
intervenie inteligent asupra acestor sisteme. Ele se reflect n cerine de o amploare i
diversitate fr precedent n materie de comunicare, prelucrare i utilizare a informaiilor i
cunotinelor la scar organizaional i social.
Prin prisma procesului de informatizare, ntreprinderea modern poate fi ncadrat n
patru categorii:
ntreprinderea neinformaional, un model aproape disprut prin prisma secolului
XXI;
ntreprinderea bazat pe date, specific anilor 70-80. Obiectivul principal al
procesului de informatizare era legat de nregistrarea tranzaciilor firmei,
informatica fiind considerat un simplu serviciu;
ntreprinderea bazat pe informaie. Se trece la folosirea sistemelor informatice nu
numai pentru prelucrarea i stocarea datelor, ci i pentru manipularea cunotinelor
ntr-o manier apropiat de logica uman. Se dezvolt lucrul n echip i luarea n
comun a deciziilor;
ntreprinderea bazat pe cunoatere, model generat de tehnologia sistemelor
inteligente pentru a aplica cunoaterea asupra modului cum se desfoar operaiile
economice.
Scopul unui astfel de model, este ca firma s-i poat stoca, analiza, interpreta nu
numai datele ci i cunotinele.
Secolul XXI nu poate aparine dect ntreprinderilor bazate pe cunoatere, altfel
sistemul concurenial ultradezvoltat conducnd la o moarte lent.
Tehnologiile informaionale au redefinit bazele oricrui tip de afacere: satisfacerea
clienilor, producia propriu-zis, strategiile de marketing, distribuia, toate depind la acest
nceput de secol de tehnologiile informaionale i de lucrul n reea.
Dar ce este o reea? O reea este un ansamblu de noduri (puncte de intersecie)
interconectate. De exemplu, ntr-o reea de fluxuri financiare globale, nodurile sunt constituite
din Bursele de valori. n reeaua politic ce guverneaz Uniunea European, nodurile sunt
reprezentate de guvernele naionale i de comisarii europeni.
Reelele n sine sunt structuri deschise, susceptibile a fi lrgite la infinit, integrnd n
permanen noi noduri care sunt capabile s comunice n sensul reelei, partajnd aceleai
coduri de comunicaie.
Structurile sociale bazate pe reele sunt sisteme foarte dinamice i deschise, capabile s
inoveze fr a pune n balan echilibrul lor. Economiile bazate pe lucrul n reea nu sunt
perfect apropiate unei economii de tip capitalist bazate pe inovare, globalizare i concentrare
descentralizat.
Noua economie a debutului de secol XXI se organizeaz tocmai n jurul reelelor
globale de capitaluri, gestiune i informaii, n care accesul la cunotinele tehnologice asigur
productivitatea i competitivitatea.

84
ntreprinderile i, din ce n ce mai mult, organizaiile i instituiile se organizeaz n
reele cu geometrie variabil n care distribuia tradiional ntreprinderi mari ntreprinderi
mici, tinde s se disipeze.
ntr-o astfel de lume n continu micare, jocul este unul cu sum nul: pierztorii
pltesc pentru ctigtori. Dar pierztorii i ctigtorii se schimb n fiecare an, fiecare lun,
fiecare zi, fiecare secund i aceast realitate penetreaz progresiv universul tuturor
ntreprinderilor, cel al forei de munc, al salariilor, al serviciilor publice universul pe care-l
denumim deseori economia ireal, deoarece era capitalismului n reea, unde banii se
ctig sau se pierd, se investesc sau se cheltuie, se situeaz n sfera financiar.
Astzi, direct sau indirect, totul se bazeaz pe sfera financiar, pe comer, pe tranzacii
i toat lumea nu se gndete dect la evoluia lui, la introducerea noilor tehnologii n aceast
ramur.
Economia societii informaionale este de tip tehnologico-informaional intensiv i se
caracterizeaz, n principal, prin:
afirmarea nevoilor de informare i comunicare ca nevoi umane primare,
corespunztor asumrii explicite i active, de ctre subiecii individuali i colectivi,
a statutului de ageni informaionali i cognitivi;
ponderea dominant i importana critic a resurselor informaionale i
cunotinelor n sistemul resurselor disponibile; informaia este numit generic a
patra resurs i devine mai important dect cele clasice (munc, natur i
capital);
creterea important, n ultimul deceniu, a ponderii sectorului economic al
informaiei, att la scara economiilor naionale, ct i a economiei mondiale, prin
dinamizarea i integrarea activitilor de concepie tehnologic i tiinific, a celor
educaionale, a serviciilor de informare public, a mijloacelor de informare n
mas, inclusiv a sferei de diseminare a rezultatelor acestor activiti i a
tehnologiilor i infrastructurii aferente;
accentuarea dimensiunii informaionale i de concepie a muncii, a rolului
factorilor informaionali n susinerea creterii eficienei economice, precum i a
importanei deinute, n cadrul organizaiilor economice, de ctre profesionitii
informaiei (manageri, cercettori, analiti, programatori, cadre de concepie i
sintez, funcionari de birou, experi i consultani etc.);
preponderena activitilor umane desfurate n regim de asistare interactiv cu
calculatorul;
posibilitile oferite de reelele teleinformatice pentru accesarea i prelucrarea
informaiei de la distan de ctre participani dispersai teritorial, depindu-se
astfel barierile spaiului geografic; reprezentative n acest sens sunt nvmntul la
distan, lucrul la distan, teleconferinele etc.;
valorificarea nalt n cadrul firmelor bazate pe informaie, a resurselor materiale
i de munc, pe seama unei investiii ridicate de inteligen;

85
accesibilitatea larg, pentru ceteni, a serviciilor i facilitilor oferite de sistemele
informatice (fie publice, fie proprii unor organizaii), att la locul de munc, ct i
n viaa lor public i privat.

5.2. REVOLUIA INTERNETULUI

Revoluia s-a produs cu adevrat la nceputul anilor 90. Dintr-o dat Internetul a
aprut peste tot, schimbnd complet modul de via i aciune a milioane i zeci de milioane
de firme i persoane.

Internet: semnificaii i evoluie


Ce este Internet-ul? Este un ansamblu de reele mondiale care permit unirea i
partajarea informaiilor pe baza unei serii comune de protocoale de comunicaie. El permite
calculatoarelor aflate n orice col al globului s comunice eficace, indiferent de marc,
arhitectur, amplasament sau sistem de operare.
n plus, contrar formelor tradiionale de comunicare, nu este nevoie s dispunem de
reele distincte cu tehnologii diferite pentru a asigura transmisii vocale sau de imagini.
Internet-ul le poate transporta datorit unei infrastructuri simple, folosind linii telefonice,
cabluri optice, dispozitive fr fir sau satelii.
Evoluia sa a fost extrem de rapid. De exemplu, de la 10 milioane de calculatoare
gazd prezente pe Internet la jumtatea anilor 1995, s-a ajuns la nceputul anilor 2000 la peste
70 de milioane.

86
80000

70000

60000

50000

40000

30000

20000

10000

0
91

92

93

94

95

96

97

98

99

00
19

19

19

19

19

19

19

19

19

20
rie

rie

rie

rie

rie

rie

rie

rie

rie

rie
a

a
nu

nu

nu

nu

nu

nu

nu

nu

nu

nu
Ia

Ia

Ia

Ia

Ia

Ia

Ia

Ia

Ia

Ia
Figura nr 5.2 Evoluia numrului de calculatoare gazd pe Internet32

Potrivit acelorai surse luna ianuarie 2001 a nregistrat un numr de calculatoare gazd
pe Internet de 109.574.429.
Creterea exploziv a Internet-ului a revoluionat nu numai lumea calculatoarelor i a
telecomunicaiilor: el a devenit o adevrat autostrad infomaional, la care zilnic sute de
mii de afaceri, sisteme educaionale, reele de cercetare etc. i conecteaz calculatoarele,
reunind conexiuni din peste 200 de ri ale globului.
Iat doar cteva cifre cu titlu de exemplu:
Tabel nr. 5.1 Evoluia numrului de utilizatori Internet33
Numr internaui (milioane pers.)
Nr. crt. Zona geografic
2001
1. SUA Canada 180.68
2. Europa 154.63
3. Asia / Pacific 143.99
4. America Latin 15.33
5. Africa 4.15
6. Orientul mijlociu 4.65
Total n septembrie 2001 513.41
Total n iulie 2000 359.8

32
www.isc.org
33
http://www.journaldunet.com/chiffres-cles.shtml

87
Figura nr. 5.3 Evoluia numrului de utilizatori Internet pe zone ale globului perioada
2000-2010

Figura nr 5.4 Evoluia numrului de utilizatori Internet in SUA perioada 2008-2014

88
Figura nr 5.5 Evoluia numrului de utilizatori Internet perioada 2000-2010
Cei 361 milioane utilizatori de Internet n 2000 din ntreaga lume insemnau doar
aproximativ un sfert din dimensiunea Facebook-ului anului 2014.
Nu ntmpltor marile puteri economice ale lumii sunt i principalii utilizatori de Internet.

Tabel nr. 5.2 Top 10 utilizatori Internet in 2000

Dup cum se poate observa din cifrele prezentate mai sus, liderii incontestabili ai folosirii
Internet-ului sunt cele trei fore industriale i comerciale SUA, Germania i Japonia. n anii
imediat urmtori s-au nregistrat schimbri ale raporturilor de fore prin creterea ponderii in
special a Asiei, Americii de Sud si chiar si a anumitor tari din Africa:

89
Tabel nr 5.3 Top 10 utilizatori Internet in 2010

Tabel nr 5.4 Principalele cresteri de utilizatori Internet in tarile lumii

90
Tabel nr 5.6 Top 20 tari ca numar de utilizatori Internet

Tabel nr 5.7 Comparatie Numar populatie/Numar utilizatori Internet in principalele tari


ale lumii

91
De ce este Internet-ul cheia evoluiei secolului XXI? Mai multe elemente asigur acest
succes:
simplitatea, supleea... i concurena. Simplitatea protocolului faciliteaz conectarea
ntreprinderilor i a populaiei. Concurena sunt peste 10000 de firme n lume
furnizoare ale accesului la Internet, fapt ce evident asigur reducerea tarifelor. n plus,
simplitatea, asigur un mod facil de realizare a aplicaiilor i a serviciilor pentru
Internet;
preurile de acces i de comunicare. Protocolul de comunicaie TCP permite utilizarea
legturilor fizice ntr-o manier particular eficace, deci puin costisitoare. Preurile de
comunicare pe Internet nu depind nici de distan, nici de durat;
caracterul su global. Prin construcie Internet-ul este global. El faciliteaz n mod
considerabil comunicaiile internaionale;
n fine, creterea face apel la cretere. Cu ct numrul de internaui crete, cu att el devine
mai interesant pentru firme i populaie, care-i vor intensifica eforturile pentru a se conecta.

Fig.nr. 5.8. Impactul conexiunilor Internet de tip Broadband asupra creterii economice
prelucrare dup Thompson, Garbacz, 2011

Utilizrile Internetului
Internet-ul nu este un domeniu ngust, dedicat anumitor categorii de ageni economici
sau persoane. Principalele sale utilizri sunt:
cutare printr-un simplu click primeti accesul la mii de situri Web i resurse pentru
informaii multimedia, informaii tehnico-tiinifice sau comer electronic;
e-mail schimbul de pot cu milioane de utilizatori Internet;
discuii participarea la formuri, grupuri de discuii specializate sau grupuri de tiri;

92
chat conversaii n timp real n regim text cu utilizatori din orice zon a globului;
vnzare-cumprare se poate vinde respectiv cumpra orice via comer electronic,
prestri de servicii i aciuni on-line;
transfer de fiiere fiiere ce conin date, software, rapoarte, articole, muzic,
imagini, sau alte tipuri pot fi descrcate pe calculatorul propriu;
conectare se poate realiza legtura i ulterior naviga pe mii de calculatoare care sunt
conectate la Internet;
alte utilizri telefonie, videoconferine, programe radio, programe TV, jocuri video,
explorarea lumii virtuale etc.
Companiile utilizeaz Internetul n afaceri, n diverse moduri, pornind de la
comunicaii ale firmei, colaborri, comer electronic i pn la aliane strategice de afaceri.
Demn de reliefat c toat aceast comunicare global ntre angajai, clieni, furnizori i ali
parteneri de afaceri se realizeaz on-line. Site-urile interactive, e-mail-ul, chat-ul, grupurile de
discuii, audio i videoconferine, permit ca toate informaiile interne sau externe firmei, s fie
cutate, solicitate, analizate i partajate.

Figura nr.5.9 Cum poate utiliza o firm Internet-ul pentru afaceri34

Fr ndoial, n afara elementelor de ordin comunicaional (printre care se numr:


rspuns rapid privind percepia noilor produse, rspuns imediat la problemele clienilor, o mai
mare pondere a personalului n contact cu clienii, multiplicarea contactelor fr costuri
suplimentare etc.), prezena unei firme pe Internet rezid i din alte motive:
reducerea costurilor de comercializare a produselor;
promovarea ntreprinderii;

34
OBrien, J., op. cit., p. 248

93
creterea valorii produselor;
ctigarea de noi segmente de pia;
vnzarea de produse n direct;
fidelizarea clientelei;
regsirea rapid a informaiilor necesare;
obinerea de date pentru cercetrile de marketing;
consultarea mediului de afaceri privind viabilitatea tranzaciei;
obinerea de noi surse de venit;
reducerea costurilor de realizare a afacerii.

Cine sunt cei crora ne adresm prin intermediul Internet? Practic Internet-ul este unul
din primele domenii de pe glob fr restricii de acces. Cu un calculator fr performane
tehnice deosebite i cu un modem oricine poate naviga n acest univers pentru a face afaceri,
documentare, cercetare, educaie etc. Cteva elemente sunt ns importante a fi luate n calcul:

Tabel nr. 5.7 Principalele limbi de comunicaie utilizate pe Internet 200035

Limba utilizat Procentaj


Englez 51,3
Japonez 8,1
German 5,9
Spaniol 5,8
Chinez 5,4
Francez 3,9
Coreean 3,5
Italian 3,0
Olandez 1,8

Pentru 2003, valorile au fost 46% internaui anglofoni, iar pentru anul 2007, 43%. Ca
segment de vrst, preponderena aparine celor ntre 30 i 39 de ani, dar numrul tinerilor (n
special sub 18 ani) a crescut foarte mult n urmtorii ani: 27 de milioane la sfritul lui 2001 i
77 milioane n 2007.36
Dac n rndul agenilor economici nu se pune sub semnul ntrebrii prezena marilor
firme pe Internet, evoluia firmelor mici i mijlocii este i ea foarte rapid: de la 53% n 1998
la 72% n 1999. n plus numrul mediu de calculatoare conectate la reea a crescut de la 5 la 9.

35
http://www.journaldunet.com/chiffres-cles.shtml
36
Computer Economics

94
Tabel nr. 5.8 Firmele mici i mijlocii i Internet-ul37

% al firmelor
% al firmelor mici i
ara mici i mijlocii cu acces
mijlocii cu site Web (%)
la Internet
SUA > 80 54
Frana 61 27
Germania 74 31
Marea Britanie 77 38
Italia 75 30

Care sunt principalele sectoare de activitate pe Internet i ct ncredere exist pentru


a realiza tranzacii on-line? Principalele sectoare conform numrul de utilizatori ce le-au
accesat sunt:
comer electronic 22,2%;
prestri servicii 17,3%;
tranzacii financiare 16,7%;
tiri i n general domeniul media 12,2%;
publicitate marketing 12,2%;
sfaturi n activitate 4,7%;
soluii software 4,7%;
altele 10,0%.

Dac pentru informarea on-line nu exist reticien, peste 90% dintre utilizatori
practicnd acest sistem, nencrederea n securitatea deplin a trnzaciilor financiare face ca
proporia s fie n jur de 40%.
Indiferent c este vorba de comer i logistic, informaie sub orice form, instrucie i
educaie, finane, bnci i asigurri, turism sau afaceri, toate pieele sunt abordate.

Implicaiile organizaionale i instituionale ale Internetului


Tradiional tranzaciile economice cuprind trei categorii de participani: ofertanii,
consumatorii i intermediarii ce permit punerea n contact a primelor dou categorii. Este cert
c noul sistem va bulversa serios aceast ultim component: Internet-ul poate aduce
consumatorilor i ntreprinderilor din ntreaga lume, produse i servicii cu o valoare adugat
mult mai ridicat dect cele propuse de intermediarii tradiionali i foarte important, la preuri
sensibil mai sczute.
De ce considerm c acest sistem va crete exponenial an de an? Pur i simplu pentru
c este mult mai uor de realizat dect cel tradiional i, n plus, mai eficient. i indiferent de

37
Kaplan, D., Ghid de comer electronic, Ed. Servdit, Paris, 2000, p. 47

95
momentul la care ne aflm n evoluia societii, interesul, maximizarea utilitii sunt
elementele ce ne ghideaz actele.
Nu considerm c aceast paradigm poate fi nsuit extrem de rapid. Dar cifrele sunt
gritoare:38 n Statele Unite, n 1999, Neteconomia (economia n reea) reprezenta deja o
cifr de afaceri de aproximativ 500 de miliarde de dolari, folosind n mod direct peste dou
milioane de persoane; cifra de afaceri pe angajat era mai mare cu 65% dect cea din sectoarele
tradiionale productivitatea este deci a priori mai ridicat.
Rdcinile economiei de reea, coboar pn n centrul firmelor, pentru care reeaua
devine treptat coloana vertebral i aerul pe care-l respir.39 Tentacular, ea se hrnete
chiar din deschiderea de piee, extinzndu-i ramificaiile i influena n toate sectoarele de
activitate, inclusiv n cele ce nu au nici o legtur cu tehnologiile de comunicaie. Cu Internet-
ul comunicarea devine n acelai timp mijlocul i scopul. Creterea virtual a reelei nu se
ncheie niciodat.
Implicaiile tehnologice, comportamentale, dar mai ales organizaionale, pentru firme
sunt extrem de ridicate: sunt constrnse s-i amplifice i s-i restructureze circuitele de
producie, inclusiv s le reduc pentru ca informaia s circule mai repede, s-i administreze
produsele cu maxim eficien eliminnd, pe ct posibil, stocurile, s gndeasc, s produc
i s reacioneze la semnalele pieii n timp real. Intensitatea competiiei este maxim, pe
Internet neexistnd poziii inexpugnabile.
Explozia fenomenului Internet a mpins firmele la reconsiderarea strategiilor lor de
dezvoltare i cretere a cotelor de pia. Clienii fr chip sunt cei care indirect stabilesc
liniile directoare ale evoluiei, putnd lua n calcul existena unor reguli privind managementul
relaiilor cu clienii:
folosirea unor tehnologii deschise;
alegerea unor tehnologii rapide;
concentrare pe client i nu pe tehnologie;
apelarea la parteneriate externe, acolo unde este nevoie;
construirea de sisteme scalabile;
abordarea gradat a implementrii.
Paradoxal, Internet-ul a readus n discuie problematica reglementrii activitii pe
pia, putndu-se discuta de o nevoie acut de standardizare i reglementare.
Standardele i nelegerile globale ajut clienii, n primul rnd, s-i creasc
ncrederea n sistemul tranzaciilor electronice (sigurana pltilor electronice, reducerea
pirateriei electronice, sigurana creditrii etc.). n plus, este o cale de a permite firmelor mici
s intre cu succes n concuren cu monopolurile anterioare i de a ine legtura cu clienii din
alte ri. Este vorba, n special, de standardele de comunicaie. Uneori, standardele pot fi i o
barier de exemplu, standardele premature. n aceast direcie, un rol important revine
statului, care trebuie s ncurajeze implementarea:

38
Godeluck, S., Le Boom de la Netconomie, Editura La Decouverte, Paris, 2000, p.9
39
ibidem, p. 14.

96
standardelor de telecomunicaie;
metodelor de plat electronic;
modalitilor de criptare a mesajelor i documentelor electronice;
drepturilor de copyright (drepturile de autor, cele de copiere, multiplicare).
Fr ndoial, pentru dezvoltarea acestui nou tip de economie sunt necesari importani
pai pentru asigurarea unui cadru juridic transparent i pe ct posibil armonizat. Este nevoie
de un cod comercial uniform, chiar dac adoptarea unei legislaii pentru Internet este o
problem extrem de laborioas, innd cont c Internet-ul este o reea fr limite i fr un
proprietar i, n plus trebuie asigurat i o protecie a vieii private a fiecrui utilizator.
Cu siguran c etica este nc la stadiul de deziderat, dar n nici un caz soluia nu este
n ngrdirea sau nregimentarea traficului dup regulile aplicate n comerul tradiional sau n
lumea media. Sunt ri care restricioneaz chiar accesul la Internet:
accesul este monitorizat de guvern n: China, Iran, Arabia Saudit, Azerbaidjan,
Uzbekistan;
acces limitat n: Belarus, Cuba, Irak, Tunisia, Vietnam, Turkmenistan, Sierra
Leone;
acces public interzis n: Libia, Coreea de Nord, Sudan, Siria.
Simpla enumerare a acestor state reliefeaz ns un aspect foarte important: nici unul dintre
state nu face parte din categoria rilor dezvoltate.

5.3. COMERUL ELECTRONIC VECTOR AL SOCIETII


INFORMAIONALE

Povestea WWW (World Wide Web) a nceput de la o simpl metafor - cea a esturii
(lumea ca pnz de paianjen), s-a dezvoltat apoi ca un simplu serviciu de acces la informaii i
a sfrit prin a deveni un mediu comercial extraordinar.
Ct de repede s-a dezvoltat WEB-ul? S vedem cifrele: n 5 ani numrul serverelor a
crescut de la 0 la 1500. Cinci ani mai trziu, numrul serverelor depea 7 milioane.
Creterea WEB-ului a fost fenomenal i va urma dup toate probabilitile, o evoluie
progresiv. Dac estimrile asupra numrului de consumatori i de ntreprinderi on-line
varieaz considerabil n funcie de pieele internaionale, experii apreciaz c n anul 2000 au
avut acces la WEB mai mult de 36 de milioane de cmine numai n SUA.
Cifra este mai mic n Europa unde se nregistreaz un ritm ceva mai redus de
ptrundere a calculatoarelor personale, 20 de milioane de cmine n 2000. De asemenea n
Japonia mai mult de 12 milioane de familii au avut acces la WEB n 2000.
Numarul site-urilor comerciale a depit 2 milioane n SUA i a atins milionul att n
Europa ct i n Japonia (anul 2000). Adoptarea World Wide Web de ctre ntreprinderi
influeneaz activitatea la dou nivele. n primul rnd pot comunica informaii tranzacionale
competitiv parteneriilor comerciali: acesta este comerul ntre ntreprinderi. La al doilea nivel

97
ntreprinderilor le este propus o mai bun modalitate de desfacere a produselor i serviciilor
ctre consumatori: comerul ntreprindere-consumatori. Integrarea WEB n funciunile de
comunicare intern i extern a ntreprinderii (datorit implementrii tehnologiilor
Intranet/Extranet) poate fi rezumat ca n tabelul nr.6.840

Tabel nr. 5.9 Tehnologii WEB integrate n funciunile de comunicare intern


i extern a ntreprinderilor

Tehnologii WEB integrate n


Comunicarea extern a ntreprinderilor comunicarea intern a ntreprinderilor
Promovarea produselor noi, documentaie Aplicaii de baze de date n ntreprinderi
tehnic
Comunicare vizual i promovarea imaginii, Prezentarea intern a grupurilor, serviciilor,
anunuri de recrutare, suporturi de anchete produselor, resurselor documentare, a
interactive cu potenialii clieni strategiilor i activitilor
Suport tehnic i module de formare clieni Partajarea resurselor disponibile, munca
colaborativ
Catalog de produse i servicii Formare intern (suport tehnic, limbaj)
Activitatea de publicare electronic prin noile
instrumente media, complementarele
suporturilor tradiionale imprimate. Conversia
informaiilor existente permite integrarea
acestei activiti n comunicarea tradiional.

Reeaua Internet i sistemele EDI au modificat radical maniera de automatizare a


tranzaciilor comerciale. Prin intermediul reelei publice generalizate, folosind standarde de
comunicare, ntreprinderile i reduc semnificativ costul tranzaciilor i au posibilitatea s
participe la tranzacii comerciale automatizate. Nu peste mult timp toate ntreprinderile mari,
mici i medii vor expedia i vor primi cea mai mare parte a comenzilor i facturilor prin
intermediul Internetului.
Utilizarea comerului electronic va oferi ntreprinderilor oportuniti de colaborare
ntr-o manier mai direct cu alte ntreprinderi n scopul comercializrii bunurilor i
informaiilor i, de asemenea, pentru producerea efectiv a bunurilor.
Principala problem a Internetului este securitatea. Internetul nu a fost iniial conceput
pentru a asigura o siguran a informaiei de-a lungul reelei, pe parcursul ei dintre servere.
Exist cteva magazine pe WEB, care folosesc programe speciale pentru tranzacii,
care ar trebui s asigure securitatea comunicrii dintre client i magazinul on-line. Cum aceste
programe sunt gratuite, n general, nu reprezint o problem pentru hackeri sau crackeri s le

40
Fotache, D., Birotica, Editura Junimea, Iai, 2001, p. 85

98
dezasambleze i s vad pe baza crui algoritm de criptare funcioneaz. Cei nespecializai
ncerc pur i simplu prin verificarea tuturor parolelor.
Conform statisticilor, firmele care folosesc vnzarea pe Internet (inclusiv bncile)
nregistreaz ntre 2 i 10% pierderi din cifra total de afaceri, din cauza cracker-ilor i
hacker-ilor. O tranzacie din 10 este fcut de un hacker, care ia marfa i fuge; folosind datele
de pe o carte de credit real sau modificnd aceste date, cu ajutorul unui generator de cri de
credit. Firmele care nu verifica on-line cartea de credit sunt cele mai afectate de aceast ultim
metod.

5.4. COMERUL ELECTRONIC - CONCEPT, POLITICI I


ACTORI

Definire
Comerul electronic este un concept foarte general i exist de mult timp. O ncercare
de definire extrem de simpl ar suna n felul urmtor: comerul electronic presupune vnzarea
bunurilor i serviciilor cu ajutorul calculatoarelor i telecomunicaiilor. Altfel spus, n cadrul
comerului electronic, tranzaciile sau toate aspectele relaiei vnztor/cumprtor mbrac
form electronic i se fac pe suport electronic.
Din pcate aceast definiie este foarte restrictiv deoarece include actul vnzrii unui
produs n categoria publicaiilor electronice. Dac se elimin "vnzarea produsului" din
definiia comerului electronic, comerul de bunuri fizice poate fi inclus n categoria bunurilor
interschimbabile cu specificaii prestabilite.
R. Kolakota i A. Whinston l definesc ca fiind o metod modern de afaceri, care se
adreseaz nevoilor firmelor, pieelor i clienilor prin reducerea costurilor concomitent cu
mbuntirea calitii poduselor i serviciilor, precum i creterea vitezei de oferire a
acestora.41 Potrivit opiniei celor doi autori, comerul electronic presupune cumprarea i
vnzarea informaiilor, produselor i serviciilor prin intermediul reelelor de calculatoare, care
formeaz aa numita autostrad infomaional.
Dennis Geller nelege prin comer electronic colecia de instrumente i practici ce
presupune utilizarea tehnologiilor Internet i care permit unei firme de a creea, ntreine i
optimiza relaiile de afaceri cu alte firme i consumatorii individuali.42
Comerul electronic nu reprezint un fenomen informatic nou, el a existat de mult timp
sub forma schimburilor inter-ntreprinderi. Dezvoltarea exploziv a Internetului a generat noi
valene pentru vnzrile prin intermediul reelelor informatice ctre consumatori.
O alt definiie privete comeul electronic ca reprezentnd ansamblul schimburilor
electronice legate de activiti comerciale (figura nr. 5.4).

41
Kalakota, R., Whinston, A., Frontiers of Electronic Commerce, n International Journal of Information
Management, no. 2, 1998, p. 91
42
Geller, D., The Yin and Yang of Electronic Commerce, http://idm.internet.com

99
ntreprinderi
Parteneri
(industrii, servicii bancare,
Consumatori distribuitori) (furnizori,
intreprinderi,
intermediari,
comert en-detail)
clienti
ntreprinderi/ Cuplarea sistemelor
Consumatori informaionale interne Inter/ntreprinderi
organizate n cadrul
Audiotel Internetului cu schimburile
Internet comerciale electronice EDI reele VAN
Televiziune Internet/Extranet
interactiv

Gestiunea informatizat a
vnzrilor publice i a
procedurilor administrative

Figura nr.5.10 Efectele comerului electronic43

Comerul electronic acoper att schimburile informaionale i tranzaciile cu produse,


echipamente i bunuri de consum curent, ct i serviciile informaionale, juridice i financiare.
Serviciile sociale (sntate, formare profesional) fac n egal msur obiectul comerului
electronic. Mijloacele sau modurile de transmisie utilizate sunt diverse: telefon, televiziune,
Minitel (n Frana), reele informatice, Internet etc. Caracteristica lor comun const n
prelucrarea informaiei digitale sub diversele ei forme: date, texte, sunet i imagini.
Schimburile inter-ntreprinderi au cunoscut o amploare deosebit ndeosebi n ultimii
10 ani genernd importante ctiguri de performan i productivitate pentru ntreprinderile
beneficiare, n special n ceea ce privete gestiunea comenzilor i a stocurilor.
Precursorii au fost sectorul financiar cu transferurile electronice de fonduri, transmisia
ordinelor i informaiilor financiare (Reuter) i asociaiile sectoriale care au pus la punct
sistemele de schimburi informatizate de date (Electronic Data Interchange - EDI), dintre
furnizori i clieni (automobile, transporturi). Dar EDI implic i investiii masive, utilizarea
de protocoale i moduri de prezentare puin accesibile non experilor, i modaliti de
implementare complex. Totui sistemele EDI, reprezint o parte important a comerului
electronic.

Comerul electronic: forme i modele de afaceri


Este mult mai uor de a nelege comerul electronic dac plecm de la ceea ce
nseamn comerul tradiional i realizm o comparaie a celor dou tipuri de desfurare a
tranzaciilor comerciale.

43
Fotache, D., op. cit., p. 65

100
Tabel nr.5.10 Paii ciclului vnzrii i mijloacele utilizate

Nr. Pai parcuri pentru Comerul tradiional*) Comerul electronic**)


crt. realizarea tranzaciei
1) Obinerea informaiilor Reviste, cataloage, Pagini Web, cataloage
despre produs oferte primite online
2) Cererea pentru achiziia Formulare tiprite, e-mail
produsului scrisori
3) Obinerea aprobrii Formulare tiprite, e-mail
scrisori
4) Verificarea cataloagelor, Cataloage, oferte Cataloage online
preuri, calitate
5) Verificarea disponibilitii Telefon, fax online
produsului i primirea
confirmrii preului
6) Generarea comenzii Formular imprimat, e-mail, pagina Web
7) Trimiterea comenzii i Fax, pot e-mail, EDI
primirea comenzii
8) Stabilirea prioritii comenzii - Baze de date online
9) Verificarea stocului la Formular imprimat, Baze de date online,
depozit telefon, fax pagina Web
10) Planificarea livrrii Formular imprimat e-mail, baze de date
online
11) ntocmirea facturii Formular imprimat Baze de date online
12) Preluarea produsului de ctre Formular imprimat -
transportator
13) Confirmarea recepiei Formular imprimat e-mail
14) Trimiterea facturii/primirea Pota e-mail, EDI
facturii
15) Planificarea plii Formular tiprit EDI, baze de date online
16) Efectuarea plii/ncasarea Pota EDI, EFT (transferul
electronic de fonduri)

Relaiile cumprtor-vnztor au fost ntotdeauna marcate de contradicii de interese.


n mod clasic, cumprtorii aleg furnizorii i i fac s se lupte cu concurenii lor pentru preuri
i servicii. Vnztorii, pe de alt parte, controleaz produsele pe care le vnd. Internetul
permite firmelor s comunice ntr-o manier care va transforma aceste relaii. Ele pot conlucra
acum pentru a satisface nevoile clienilor, oferind produse conform cererilor adresate. n acest
context, pot fi identificate patru forme de comer electronic:
firm-consumator (business to consumer / B2C);
firm-firm (business to business / B2B);

101
firm-administraie (business to administration / B2A);
administraie-consumator (administration to consumer / A2C).
Ponderea majoritar a tranzaciilor de comer electronic revine fomei firm-firm,
urmat de cea firm-consumator. Toi analitii sunt de acord c prima form de desfurare a
comerului electronic (B2B) este o pia de un potenial uria i n continu dezvoltare.

Figura nr. 5.11 Tendine ale comerului electronic B2B i B2C44

Se apreciaz astfel c fenomenul B2B a generat n 2004, venituri de 4,8 trilioane $


(aproximativ 53 % din valoarea total a veniturilor din comer electronic).
Structura produselor cumprate prin comer electronic, la nivelul anilor 2000, a fost:
cri (29%), CD-uri audio (20%), software (11%), haine (10%), produse alimentare (10%),
material informatic (9%), turism (9%), altele (2%).45
Care ar fi principala cheie a boom-ului pe care-l nregistreaz piaa electronic? Este
vorba de rapiditatea cu care firmele pot reaciona la semnalele pieii. Majoritatea operaiilor
avnd loc n timp real, fie c este vorba de vnzri sau cumprri, de licitaii, discount-uri
pentru cantiti mai mari sau pentru vnzri promoionale, design la cererea clientului, pli,
asisten tehnic etc., avantajul strategic este considerabil fa de comerul tradiional.
Nu sunt de neglijat i celelalte avantaje pe care le ofer comerul electronic:

beneficii tangibile:

44
Rosenoer, J., Armstrong, D., Russell, J., The Clickable Corporation: successful strategies for capturing the
Internet advantage, The Free Aress, New York, 1999, p. 24
45
conform eMarketer

102
reducerea cheltuielilor de personal (multe din activiti se desfoar pe cale
electronic);
reducerea costurilor proceselor de informare (de exemplu prin eliminarea
documentelor care nu sunt necesare);
creterea vnzrilor i a profitului (atragerea de noi clieni);
scderea costurilor de operare (reducerea costurilor de inventariere);
reducerea investiiilor necesare (nu este nevoie de investiii multiple pentru a fi
prezent n mai multe zone pe glob);
creterea eficienei operaiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel pierderile
din transport sau depozitare).

beneficii intangibile (mai greu de estimat):


mbuntirea informaiilor disponibile (informaii cu un grad de acuratee
ridicat i reactualizate permanent);
perfecionarea instrumentelor de analiz (OLAP, data mining);
mbuntirea serviciilor de garanie acordate clienilor (rspuns imediat la
cerine);
dezvoltarea imaginii de firm (creterea progresiv a percepiei acesteia prin
accesrile site-ului att de clieni ct i de furnizori i investitori);
consolidarea poziiei concureniale.
Analiznd aplicaiile curente dezvoltate pe Internet, se pot identifica urmtoarele
modele de afaceri n comerul electronic:

a) Magazinul electronic (E-shop) cuprinde n principal o vitrin de prezentare a


bunurilor i serviciilor comercializate de o firm. Eventual, el poate integra i modaliti de
comand i plat. Deseori, el este combinat cu canalele de distribuie tradiionale. Avantaje:
pentru firm:
cerere crescut;
prezent global la costuri sczute;
reducerea costurilor de promovare i vnzare;
ofert mult mai bine axat pe clieni;
pentru clieni:
pre inferior ofertelor clasice;
posibilitate de alegere mai mare;
informaii mai complete i mai complexe;
faciliti de selecie a modului de cumprare i livrare.

b) Aprovizionarea electronic (E-procurement) reaprovizionarea i achiziia de


bunuri i servicii. Poate integra, eventual, negocierea, semnarea contractelor i munca
colaborativ la proiecte. Avantaje:

103
pentru firm:
acces la un numr mult mai mare de furnizori aflai i n situaie de concuren;
diminuarea costurilor i a ntrzierilor;
calitate superioar;
optimizarea livrrilor.
pentru furnizori:
creterea oportunitilor la scar global;
posibilitatea subordonrii colaborative pentru ntreprinderile mici i mijlocii;
diminuarea costurilor de subordonare.

c) Licitaia electronic (E-auction) vnzri prin licitaie electronic folosind


mecanismele ofertei i regulile licitaiei tradiionale. Bunurile propuse sunt prezentate n
regim de multimedia i pot fi integrate semnarea contractelor, plata i livrarea. Avantaje:
pentru vnztori i cumprtori:
globalizarea licitaiilor;
eficacitate crescut;
reducerea ntrzierilor;
nu necesit transportul fizic al bunurilor pn la vnzare;
lichidarea surplusurilor i a stocurilor.

d) Supermagazinul electronic (E-Mall) - grup de mai multe magazine electronice care


vizeaz sau nu un segment diferit de pia. Pot cuprinde i un mod de plat comun pentru
toate subcomponentele. Integreaz i servicii destinate comunitii virtuale (rspunsurile la
ntrebrile cele mai frecvente, forumuri de discuii, grupuri restrnse de utilizatori etc.).
Avantaje:
pentru vnztori:
efect de antrenare datorat prezenei numeroaselor magazine electronice;
diminuarea costurilor de acces la Web;
acces la modul de plat electronic.
pentru clieni:
legturi ntre magazinele electronice (nu mai sunt necesare cutri
suplimentare);
garania pe care o confer operatorul comun;
acces facilitat de existena unei interfee comune.

e) Piaa unui ter (Third Party Marketplace) model adoptat de firmele care doresc,
de exemplu, s-i externalizeze funcia de marketing pe Internet. Pot propune diferite servicii
cum sunt: gestiunea imaginii de marc, gestiunea comenzilor, a plilor, a logisticii i asigur,
n plus, tranzacii securizate. Avantaje:
pentru clieni:

104
faciliti de acces la cataloage electronice printr-o interfa unic;
instrumente de cutare performante;
securitatea tranzaciilor;
garania operatorului.
pentru furnizori:
acces la tehnologii avansate n materie de cataloage electronice;
diminuarea costurilor de gestiune a cataloagelor electronice.

f) Comuniti virtuale (Virtual Communities) - platforme ce permit partajarea n


comun a informaiilor ntre membri privai sau parteneri comerciali.
Avantaje:
pentru firme:
acces centralizat la informaii sectoriale;
creterea volumului de afaceri;
apropierea clienilor;
diminuarea costurilor de publicitate prin publicitatea indirect realizat de
operatorul platformei.
Exist i alte modele de afaceri n comerul electronic, mai puin utilizate ns:
brokeraj de informaii (Info Brokeraj);
platforme de colaborare (Collaboration Platform);
furnizor de servicii pentru lanul valorii n canalele de comer electronic (Value
Chain Service Provider);
notari electronici, autoriti de certificare;
servicii de securitate a tranzaciilor (Trust Services).
Putem s realizm i o clasificare a principalelor modele de afaceri n comerul
electronic pornind de la gradul de inovare pe care-l ofer i innd cont i de proporia
integrrii funcionale.
Dup cum se observ, comerul electronic acoper att schimburile informaionale i
tranzaciile cu bunuri, ct i serviciile financiare, juridice, servicii de consultan i cele de
pregtire profesional.

105
Figura nr. 5.12 Arhitectura serviciilor propuse pe pieele electronice

n ultimii ani comerul electronic este asociat fenomenului Internet, dei acesta a
existat i naintea intrrii Internetului n "scen". Perioadele anterioare Internetului au fost
marcate de succesul sistemelor EDI, de dezvoltarea reelelor private, de casele automate de
schimb i de ali vectori electronici de transferuri de fonduri.
Cel mai puternic promotor al comerului electronic este SUA. El face obiectul unui
plan naional care l-a favorizat pe preedintele Clinton n campania prezidenial. Planul
poart o denumire cel puin edificatoare Propuneri pentru comerul electronic global (dat
publicitii la 1 iulie 1997). Anunarea planului Clinton a suscitat imediat o reacie public din
partea presei mondiale. Specialiti, cercettori, mari companii productoare de echipamente i
produse informatice s-au mobilizat pentru a cuta noi soluii care s favorizeze impunerea
vnzrii de bunuri i servicii prin Internet.
Conferina de la Bonn a Comisiei Europene a nsemnat un veritabil test de impact al
planului Clinton. Astfel Declaraia de la Bonn care a nchis conferina, poate fi considerat ca
un rspuns al europenilor. n cele dou declaraii de intenie, Europa i SUA au cultivat
limbajul dublu.
De partea american a ieit n eviden lipsa de voin a Casei Albe de a reduce
barierele de export la produsele de criptografie puternice, ceea ce a nsemnat cel mai
important punct de dezacord, scos n eviden de ctre comisarul european Martin Bangemann
(nsrcinat cu telecomunicaiile i industria).
De partea european, Cristopher Kuner, avocat al numeroase firme de nalt
tehnologie, consider c planul american este aproape de sectorul privat i va lsa piaa
electronic s se contureze prin concuren. Un alt membru al camerei de comer germano-
american, a crui poziie proamerican este sincer, consider c "propunerea Clinton ar
putea fi, la nivel cultural, un fel de plan Marshall pentru Europa. Dac Europa nu accept,
interesul i investiiile se vor ntoarce spre Asia".

106
Tabelul nr. 5.10 prezint comparativ poziia SUA i a Europei prin planul Clinton i
declaraia de la Bonn fa de comerul electronic global n ceea ce privete:
cadrul legislativ ce trebuie creat,
rolul statului i al pieii, principalii catalizatori ai comerului electronic,
limitele tarifare,
fiscalitate,
instituirea unui cod de comer,
securitatea tranzaciilor,
responsabilitatea pentru coninutul informaional al siturilor pe Internet.

Tabel nr. 5.11 Politici comerciale n domeniul comerului electronic46

Politici comerciale n domeniul comerului electronic


Planul Clinton Declaraia de la Bonn
Cadrul legislativ
Administraiile diferitelor ri nu trebuie Cadrele juridice actuale ar trebui s se aplice n
s "impun noi birocraii inutile" pentru sectorul on-line la fel ca n sectorul obinuit.
Internet, iar regulile care exist de 60 de
ani (TV, radio, telecomunicaii) nu sunt
fcute pentru Internet
Rolul statului i al pieei
ncurajeaz iniiativa sectorului privat Recunoate "rolul cheie al sectorului privat" n
("market oriented approach") pentru dezvoltarea reelei; dar acord "sectorului public
comer i standardele tehnologice. un rol activ" pentru acelai scop.
Limitele tarifare
Asimilarea Internetului cu un "mediu Problemele fiscale legate de comerul electronic
lipsit de taxe vamale" n cazul n care cer o cooperare internaional pentru evitarea
bunurile i serviciile sunt cumprate pe distorsiunilor concurenei; punerea n practic a
cale electronic. unor msuri viznd "suprimarea barierelor tarifare
care greveaz produsele de tehnologiile
informaionale".
Fiscalitate
S nu se recurg la impozite specifice Ministerele "s promoveze principii de impozitare
Internet, pentru c ar descuraja comerul nediscriminatorii pentru utilizarea reelelor
pe Internet. globale de informaii".
Cod de comer
Elaborarea unui "cod de comer universal Orice cadru reglementar al comerului electronic
pentru comerul electronic". trebuie s fie clar i previzibil, propice

46
Fotache, D., op. cit., p. 123

107
Politici comerciale n domeniul comerului electronic
Planul Clinton Declaraia de la Bonn
concurenei i echilibrat.
Securitatea tranzaciilor
"Criptografia puternic este cu dou Se consider important disponibilitatea
tiuri" i trebuie s fie supravegheat de tehnologiilor de criptografie puternic pentru
un sistem de acoperire a cheilor de cifrare. comerul electronic; s devin compatibile
sistemele de semntur numeric pentru a
"asigura integritatea i autenticitatea datelor".
Responsabilitatea pentru coninutul informaiilor pe Internet
Facilitarea unei filtrri selective a siturilor Operatorii de reele i furnizorii de acces nu ar
i s se promoveze autoreglementarea trebui, n general, s fie responsabili pentru
ntre factorii participani. coninut.

Oficialitile guvernamentale i statistice, compar frecvent Internetul cu tehnologiile


clasice de comunicaii (ca telefonia, de exemplu), dei acestea sunt controlate ntr-o mare
msur iar Internetul le folosete ca suport fizic.
Aceast analogie trasat ntre Internet i mass-media tradiional amplific
incertitudinea aplicrii sau neaplicrii reglementrilor legale asupra noilor servicii bazate pe
Internet. Administraii naionale, organizaii internaionale, grupuri industriale private sau
asociaii diverse ncearc s stabileasc acorduri sau s gseasc rspunsul la urmtoarele
ntrebri:
Comerul electronic ar trebui s fie reglementat sau impozitat?
Cum pot fi protejai de fraud beneficiarii?
Care este soluia pentru dreptul la proprietate intelectual, regimul concurenei,
protecia datelor sau pentru controversatul subiect al pornografiei?
Statele Unite se confrunt cu o opoziie crescnd privind intenia lor de a impune
gratuitatea comerului pe Internet. n discuiile din lumea financiar pentru deschiderea unor
noi piee de bunuri i servicii, diplomaii din rile n curs de dezvoltare s-au opus inteniilor
SUA.
Tendina de a nu fora introducerea unor reglementri rigide i competiia local pe
pieele de telecomunicaii, par s fie cel mai semnificativ mod de dezvoltare a Internetului i a
comerului electronic.
Cheia progresului n acest domeniu o reprezint integrarea social. Noile tehnologii
informaionale nregistreaz n prezent un ritm debordant de dezvoltare i, dup cum se
cunoate din practica curent, mediul social are nevoie de timp ca s absoarb noile
instrumente, modele i concepte. Este semnificativ n acest sens exemplul copiatoarelor sau
ghieelor automate care au fost inventate cu mult naintea utilizrii lor n practica curent. i
comerul electronic a ntmpinat multe opreliti n primul rnd datorit rezistenei
comercianilor i a publicului consumator nelegerea ia ceva timp.

108
n timp ce reelele Intranet47 vor realiza unificarea sistemelor informatice disparate
dintr-o organizaie, cele Extranet vor furniza soluia mai vechilor tentative de comunicare
electronic dintre ntreprinderi. Comparativ cu comerul en-detail pe Internet, schimburile
electronice inter-ntreprinderi s-au dezvoltat mai timpuriu deoarece corespundeau unei nevoi
reale. n perioada anilor 1970-1980, sistemele EDI s-au dovedit incapabile s ralieze
ansamblul furnizorilor organizaiei care o adopt. Aceasta deoarece n jur de 20 % dintre
furnizorii unei organizaii care implementeaz sistemele EDI au refuzat s utilizeze acest mod
de funcionare din cauza complexitii ridicate i a costurilor ridicate pe care le presupune.
Prin utilizarea Internetului aceste obstacole dispar.
Comerul electronic este extrem de eficient pentru c permite descrierea n detaliu a
produselor, facilitarea i accelerarea comenzilor, diminundu-se n acelai timp costurile i
riscurile de erori. La atuurile enumerate se mai poate aduga disponibilitatea 24 de ore din 24
de ore, apte zile pe sptmn.
Soluiile pentru integrarea informaticii de gestiune cu interfeele WEB pentru comerul
electronic nu sunt disponibile dect de puin timp. Din pcate ns, odat sistemul realizat,
majoritatea ntreprinderilor care au trecut pe acest sistem au fost nevoite s desfoare o
impresionant for de convingere - la limita evanghelizrii - pentru a-i convinge partenerii
comerciali s intre i ei pe WEB.
Tranzaciile dintre consumatori i comercianii en-detail reprezint doar o mic parte
din infrastructura tranzaciilor bazate pe sume electronice. n prezent exist i funcioneaz
reele publice private interconectate care cuprind bnci, companii de servicii financiare, reele
EDI (Electronic Data Interchange), fabricani i distribuitori. Sintetiznd, "actorii"
comerului electronic sunt:
1. Consumatorul: este catalizatorul comerului electronic. Cu un clic de mouse
efectuat de acas se pot transmite comenzi ce pun n micare companii pe ntreaga scal
economic naional sau internaional.
2. Vnztorii en-detail: reprezint punctul de contact al consumatorilor, bncilor,
organizaiilor financiare, distribuitorilor, productorilor i furnizorilor.
3. Companiile de cri de credit: ajut vnztorii s verifice crile de credit n
momentul vnzrii i asigur o rambursare ulterioar a plilor. Aceasta se realizeaz cu
ajutorul unor reele dedicate care pot lucra cu aproape orice valut i cu o larg varietate de
bnci din toat lumea.
4. Bncile/companiile de servicii financiare: un birou de decontare interbancar
coordoneaz transferurile financiare dintre bnci. Bncile din SUA folosesc sistemul automat
ACH (Automat Clearing House). Bncile locale nregistreaz plile ntr-o baz de date, fiind
apoi decontate n timpul nopii.
5. Companiile specializate n tranzacii EDI: cele mai multe tranzacii EDI folosesc
nc linii specializate sau reele VAN (Value Added Network) utilizate de serviciile
comerciale. Oricum sistemul EDI poate s funcioneze i prin Internet.

47
Noiunea desemneaz reele interne ale ntreprinderii sau a unor grupuri de ntreprinderi.

109
6. Reele VAN: sunt reele speciale pentru comerul electronic utiliznd tranzaciile n
sistem EDI sau crile de credit. Reelele VAN ar putea fi conectate cu reelele private virtuale
(VPN - Virtual Privat Network) prin Internet.
7. Reele VPN: pentru tranzaciile care implic pri din aceeai organizaie sau
companii care au relaii continue cu distribuitorii, fabricanii i furnizorii de materiale.
Reelele VPN pot fi legturi private directe ntre divizii i companii sau pot fi create printr-o
conexiune special Internet, cu aceast ocazie realizndu-se i codificarea informaiei (de
codificare se ocup administratorii de reea prin integrarea schemelor de criptare n arhitectura
hard a reelei: bridge-uri, routere, modemuri).
8. Internetul: este numitorul comun pentru tranzacii monetare electronice dintre
consumatori, vnztori en-detail i furnizori.
Distribuitorii i comercianii sunt categorii privilegiate de care trebuie s se in seama
n momentul stabilirii unei prezene pe Internet. Ei sunt interesai de informaii despre preuri,
condiii, specificaii tehnice, disponibilitatea produselor, condiiile pentru ieirea noilor
modele, accesoriile i cel mai bun mod de a face fa problemelor de service. Trimiterea
acestor informaii prin mijloacele tradiionale - pot, fax i telefon n special - cost muli
bani, timp i reduce eficacitatea.
ntreprinderile care opereaz n triunghiul high-tech compus din telecomunicaii,
informatic i multimedia au fost cele mai rapide n a sesiza oportunitile pe care le ofer
Internetul pentru a reduce costurile tranzaciilor n business-to-business.

Teste gril:
Comerul electronic presupune vnzarea bunurilor i serviciilor prin intermediul:
a) ( )sistemului clasic de vnzri;
b) ( )calculatoarelor i telecomunicaiilor;
c) ( )sistemelor proprietare EDI .
Actorii comerului electronic sunt:
a) ( )Companiile de cri de credit;
b) ( )Reelele VPN;
c) ( )Aplicaiile de tip portal

110
CAPITOLUL 6 Moneda electronic i transferurile electronice de
fonduri

6.1. MONEDA ELECTRONIC PREZENTARE GENERAL


Moneda electronic a fost definit de Banca de Reglementri Internaionale48 ca fiind
corespondenta sistemelor electronice de depozit, n uniti de valoare monetar, ce se afl n
posesia consumatorului care o utilizeaz n realizarea operaiilor financiare. Aceste sisteme
sunt materializate n dou forme: port-moneda electronic (stored-value cardurile) i moneda
virtual (digital cash).
Port-moneda electronica (cardul) permite efectuarea plailor dintr-o rezerv de fonduri,
constituit n prealabil i materializat ntr-un cont. Rezerva poate fi debitat de ctre
comerciant la cumprturi. Este utilizat, n principal, n comerul en-detail, nu poate fi
acceptat dect de un singur prestatar i are utilizri multiple.
Moneda virtual presupune existena unui soft care permite efectuarea de pli pe
reele deschise i n special pe Internet. n acest caz, rezerva de fonduri este constituit i
stocat n prealabil pe un computer, dar nu este materializat.
Aceste sisteme, care la nceput au trezit puin interes n SUA, beneficiaz, n contextul
evoluiilor tehnologice recente i de dezvoltare a Internetului, de un interes nou. Majoritatea
proiectelor care se deruleaz n prezent se ocup de sistemele de pli electronice aplicabile
pieelor en-detail49, care se bazeaz pe port-moned electronic i moned virtual.
Definiia Bncii de Reglementri Internaionale prezint un avantaj major: inspir
ncredere. Sistemele de pli pe Internet pot fi considerate viabile numai dac sunt sigure,
fiabile i securizate. Aceste condiii au orientat soluiile existente ctre integrarea tranzactiilor
de pli efectuate pe reele deschise n sistemele bancare (n acest scop bncile dein o
infrastructura sofisticat, ce reduce riscul comercial i financiar). Legat de aceste aplicaii
piaa necesit prezena unor organisme intermediare (aliate bncilor), care vor furniza servicii
i programe sofisticate (inclusiv criptografie) pentru prelucrarea tranzaciilor (autentificarea
prilor implicate n tranzacii, executarea operaiunilor, gestiunea port-monedei virtuale).
Banii electronici nlesnesc unui nivel de automatizare ridicat afacerilor; nivel de care
s-au bucurat, n primul rnd, companiile mari ale cror sisteme EDI asigur un flux de bani
electronici care nlocuiesc lichiditile din procesele financiare periferice. Pentru consumatori,
banii electronici nseamn eficien sporit n comparaie cu folosirea sumelor cash, a
cecurilor i bncilor tradiionale. Automatizarea face posibil realizarea operaiunilor bancare

48
Raportul BRI, Implicaiile dezvoltrii monedei electronice asupra bncilor centrale, octombrie 1996
49
Rezerva Federal SUA estimeaz c 86% din volumul total al plilor sunt realizate prin transferurile
electronice de fonduri: reeaua Fedwire (aceasta conecteaz bncile Rezervei Federale cu mai mult de 11 000 de
instituii de depozite americane) sau CHIPS - Clearing House Interbank Payment System (care cupleaz
principalele instituii bancare din SUA).

111
i a cumprturilor 24 de ore din 24, n sapte zile pe sptmn doar prin intermediul unui PC
legat direct la reeaua unei bnci sau la alte organisme financiare.
Comerul on-line este simplu. Trebuie doar s fie trimise detaliile crilor de credit la
comerciantul electronic i compania, care se ocup de crile de credit, va procesa tranzacia.
Sistemul electronic poate realiza copii de siguran ale depozitelor clientului, acesta putnd
reconstitui toate legturile e-mail pentru a vedea unde e trimis fiecare bnu digital.
Pentru c utilizatorii (de la cumprtorii de acas la agenii corporaiilor comerciale)
cheltuie bani electronici, sumele digitale sunt livrate n formate diferite. Ansamblul acestora
face parte din sistemul monetar, adaptat la realizarea tranzaciilor electronice.
Pentru a avea succes, reeaua financiar de susinere trebuie s fie deschis, scalabil i
s lege consumatorii de comercianii en-detail, furnizori i instituii financiare. Aceste
concepte s-au dezvoltat cuprinznd Internetul, reelele LAN private, reelele VAN i intranet-
urile.
n cadrul acestui sistem, consumatorii vor folosi software i hardware dedicat sau
software client de uz general, cum ar fi navigatoarele WEB. Serverele au instalat software
pentru verificarea tranzaciilor, realizarea operaiilor asupra conturilor, garantarea plilor i
chiar generarea banilor digitali. Comercianii pot opta ntre a avea propriile servere i a face
parte dintr-un sistem electronic (exemplu: eShop Plaza sau CommerceNet).
Europa a inventat un nou sistem monetar. Cele 20, sau mai multe fonduri monetare
folosite de statele europene, sunt n curs de nlocuire cu unul singur, numit Euro. Euro
sporete volumul tranzaciilor de pe piaa european i favorizeaz dezvoltarea comerului
electronic.

6.2. PROBLEME TEHNOLOGICE ALE UTILIZRII BANILOR


ELECTRONICI
Utilizarea banilor electronici n locul monedelor palpabile i a cecurilor implic
rezolvarea a patru probleme tehnologice majore. Aceste sunt legate de domeniile urmatoare:
1. Securitatea pentru tranzaciile on-line, transferul de fonduri i monetria
electronic
2. Autenticitatea prin care cumprtorii i vnzatorii verific dac sumele electronice
pe care le primesc sunt ntr-adevr reale;
3. Anonimatul ce trebuie asigurat pentru ca tranzaciile, consumatorii i comercianii
s devin confideniali;
4. Divizibilitatea: banii electronici pot fi exprimai n subuniti ale monedei de
schimb, fcnd astfel posibil tranzacionarea pe Internet a unor volume mari de
valori mici.

112
6.2.1. Securitatea si autenticitatea
Comerul on-line poate fi riscant. n timp ce mesajul utilizatorului trece prin diferite
centre ale reelei, infractorii pot s scaneze mesajele i s fure informaiile. E adevrat c acest
lucru se poate ntmpla cu orice tranzacie bazat pe cri de credit, dar n cazul comerului
digital, un ho poate pgubi mii de cri de credit furnizate de o singur baz de date.
Cea mai bun soluie n cazul crilor de credit const n criptografierea datelor
naintea transmiterii acestora. Dou exemple pot fi menionate datorit popularitii lor,
sistemele Kerberos i Netcheque.
Sistemul Kerberos50 (compania MIT- Massachussetts Institute of Technology)) este
cea mai cunoscut tehnologie de criptografie cu cheie privat. Principiul de funcionare: la
intrare se creaz un pachet de date criptografiate, numit bilet, care identific cu siguran
utilizatorul. La cumprare acest bilet este generat n timpul unor serii de mesaje schimbate cu
un server Kerberos, care este situat undeva ntre calculatoarele partenerilor. Acestea
partajeaz o cheie secret cu serverul Kerberos pentru a proteja informaia de ochii curioilor
i pentru a asigura conservarea datelor n timpul transmisiei.
Sistemul Netcheque (dezvoltat la Information Sciences Institute al University of South
California) folosete Kerberos pentru a verifica semnturile de pe cecurile electronice pe care
utilizatorii Internet le-au nregistrat pe un server de conturi. Un NetCheque este un bilet
Kerberos special: semntura digital a unui comerciant creaz un bilet - un cec - pe care girul
destinatarului l transform n alt bilet - un ordin ctre un computer bancar pentru a realiza
transferul de fonduri.
Comerciantul poate trimite NetCheque-uri prin e-mail sau prin protocoalele de reea.
Sistemul NetCheque este atractiv i datorit scalabilitii sale: pe msur ce cresc cerinele,
companiile pot aduga mai multe servere de conturi. n schimb, tranzaciile nu sunt anonime,
sistemele rein date referitoare la comerciant, la cumprtor i la tranzacie, genereaz profile
ale cheltuielilor consumatorilor, iar aceasta duce la amenintarea intimitatii acestora.
Alternativa criptografiei cu cheie privata este sistemul public, care conecteaz direct
consumatorii cu comercianii. Afacerile au nevoie de dou chei, n cazul criptografierii n
cheie publica: una pentru criptarea mesajului i alta pentru decriptarea lui.
Cel care ateapt un mesaj trebuie s publice o cheie. n cazul banilor digitali se
utilizeaz cheia public i algoritmul pentru criptarea plii. Destinatarul se folosete apoi de
jumtatea privat a perechii de chei pentru decriptare. Cele mai cunoscut sistem public este
standardul de criptografiere RSA (numit astfel dupa autorii lui: Rivest, Shamir si Adleman) de
la MIT.
Alte exemple:
sistemul SET (Security Electronic Transaction), utilizat de Visa si Mastercard;
Internet Keyed Payment (iKP) de la IBM,

50
Numele sistemului Kerberos provine din mitologia greac (este numele cinelui de paz cu trei capete)

113
6.2.2. Anonimatul
O companie care emite un dolar electronic poate reine ntr-o baz de date numerele de
serie. Pe baza acestora este identificat persoana care a cheltuit suma i obiectul tranzaciei. n
acest mod, anonimatul nu mai este asigurat. Semnatura oarb ar putea nsemna rezolvarea
acestor probleme. Proiectat de David Chaum de la DigiCash, sistemul d posibilitatea
consumatorilor s reconfigureze numrul de serie.
Cnd un consumator realizeaz o retragere de fonduri de tip E-cash, PC-ul calculeaz
numrul de monede digitale necesare i genereaz numere seriale aleatoare pentru monede.
PC-ul stabilete un factor de ascundere (orbire) ce este un numr aleator care este folosit
pentru multiplicarea seriei monezilor. O banc codific numerele astfel rezultate, dup o cheie
secret i returneaz clientului suma cerut. Apoi banca trimite suma autentificat
consumatorului care ndeprteaz factorul de ascundere. Consumatorul poate cheltui astfel
sume validate de banc fr ca aceasta s tie pe ce au fost cheltuii banii.

6.2.3. Divizibilitatea
Dac tranzaciile electronice implic sume rotunde, comerul on-line se desfoar fr
probleme, dar situaia se schimb, n situaia, n care o companie (de exemplu) vinde pagini de
informaii pentru sume de ordinul cenilor sau chiar fraciunilor de ceni. Iat deci c sistemele
de bani electronici trebuie s opereze i cu costurile minime ale tranzaciilor economice.
Compania Digital Equipment propune soluii prin proiectul Milicent. Tranzaciile
Milicent folosesc o semntur proprie i sume digitale care sunt valabile doar pentru Milicent.
Semntura nglobeaz o semntur digital, un numr de serie i o valoare fix (de obicei un
cent sau chiar mai puin). Pentru a verifica tranzaciile, Milicent utilizeaz o variant a
sistemului zero-knoledge-proof. Consumatorii primesc un cod secret cnd obin semntura.
Aceasta asigur dreptul de proprietate asupra sumelor care se cheltuiesc. Comerciantul care
public valoarea semnturii folosete un secret master-slave pentru a verifica secretul
consumatorului. Sistemul poate valida 1000 de cereri pe secund, operarea legturilor TCP
avnd cel mai lung timp de procesare.
Un alt sistem de micropli este NetBill, de la Carnegie Mellon University. NetBill
include un model de afacere, protocoale i software care d posibilitatea utilizatorilor Internet
s-i plteasc informaia la un cost de tranzacie de aproape un cent pentru fiecare zece din
preul de vnzare. Aceast schem asigurcel mai nalt grad de anonimat.

6.3. CARDURILE
Cardul este un instrument de plat bazat pe electronic i reprezint o alternativ la
instrumentele "clasice" de plat, numerarul i cecul, iar deintorul lui are dreptul de acces la o
procedur de autorizare i plat cu card. n limba romn pe lng termenul de card se
utilizeaz cu acelai neles i termenii cartel de plat sau carte de plat.
Cardurile au aprut pentru prima dat n Statele Unite ale Americii ale Americii, iar
intenia a fost de a oferi clienilor un instrument de plat de circulaie la nivel naional. Una

114
din primele implementri ale acestei strategii este cartela de scanare Oscard (de la Optical
Scanner CARD), produs de Brilliant Color Cards (San Rafael, California). Oscard a evoluat
din cartelele telefonice i implementarea iniial avea n vedere doar serviciile telefonice.
Dei cardurile au nceput s fie folosite n rile vest-europene nc din anii '60, abia
dup 1980 s-a extins utilizarea lor, iar numrul deintorilor de astfel de instrumente a crescut
semnificativ.
Alturi de bnci, pe piaa cardurilor s-au impus n calitate de emiteni de carduri i
instituii non-bancare, cum sunt Visa International, Mastercard, Eurocard, American Expres,
Diners CLUB. Drept urmare, cardurile emise de aceste instituii, n calitate de proprietari de
marc (credit card company), poart numele asociat mrcii respective: VISA card,
Mastercard, Eurocard.
Bazate pe acelai principiu de operare, companiile specializate emit carduri crora le
dau denumiri promoionale i atractive prin serviciile oferite clienilor. De exemplu, exist
cinci tipuri de carduri VISA: Classic card - accesibil oricrui tip de solicitant; Bussines card -
adresat persoanelor care cltoresc n interes de serviciu, Gold card - pentru persoane cu
venituri importante, Electron card - accesibil persoanelor cu venituri mici, Plus card -
utilizabile numai la automatele bancare de distribuire a numerarului.

6.3.1. Ce este un card?


Cardul este un instrument de plat fr numerar, cu ajutorul cruia, un posesor
autorizat achit contravaloarea bunurilor sau serviciilor cumprate de la comercianii abilitai
sau poate obine lichiditi de la banca emitent.
Cardul deine n banda sa magnetic informaii standard, securizate i personalizate
care, prin decodificarea cu ajutorul unor dispozitive speciale, permit accesul titularului la
contul su bancar, autorizarea i efectuarea plilor i obinerea de numerar.
Emitenii de carduri au anumite responsabiliti cu privire la confecionarea material
i informaiile minime pe care trebuie s le conin un card (datorit componentei electronice
i utilizrii lor pe scar larg).
Sunt urmrite caracteristicile:
a) suportul este fabricat din material plastic la aceleai dimensiuni, indiferent de
emitent (n conformitate cu standardele internaionale ISO 7810 i ISO 7813);
b) pe faa cardului se gsesc:
1. denumirea i sigla emitentului,
2. numrul cardului;
3. numele i prenumele deintorului;
4. data la care expir valabilitatea cardului;
5. hologram vizibil n lumina natural,
c) iar pe partea din spate (verso):
1. banda magnetic;
2. spaiul de semnatur unde clientul semneaz la primirea cardului;

115
3. informaii pentru deintorul cardului,
4. adresa instituiei emitente.
n banda magnetic special (de culoare neagr) sunt stocate informaii standardizate,
securizate i individualizate care, decodificate cu ajutorul unor dispozitive speciale, permit
accesul titularului la contul su bancar.
Odat intrat n posesia cardului, titularul l poate utiliza pentru:
a). retragerea de numerar din contul su (pentru aceasta el recurge la aparate
speciale: distribuitoarele automate de numerar i ATM Automat Teller Machine).
b). achitarea contravalorii unui bun sau serviciu, acest lucru avnd la baz un
contract ncheiat ntre posesorul crii de plat, emitentul acesteia i comerciantul de bunuri
sau prestatorul de servicii.
Atunci cnd posesorul cardului dorete s cumpere o marf, el prezint cardul
cumprtorului. Tranzacia, plata, se poate face n dou moduri: fie cardul este introdus n
terminalul electronic al magazinului (EFTPOS), care va tipari automat borderoul vnzarilor
(notele de plata), fie vnzatorul va folosi un aparat de tiparire (imprinter) pentru notele de
plat standardizate.

6.3.2. Tipuri de carduri


n rile dezvoltate, persoanele fizice sau juridice pot alege mai multe tipuri de carduri
oferite de bnci sau alte organizaii specializate. Datorit politicii de promovare a cardurilor,
companiile emit carduri structurate pe clase de clieni: Credit card, Store card, Debit card,
Carduri multifunctionale, Smart card
Tipurile de cardurile pot fi detaliate pe dou clase:
I). dup facilitile pe care le ofer:
1. credit card (cartea de credit),
2. store card (cartea de magazin),
3. debit card (cartea de debit),
4. cheque garanted card,
5. carduri multifuncionale,
6. smart card (cardul inteligent).
II). dup emitent:
1. carduri bancare,
2. carduri private (emise de alte instituii i organizaii).

1. Credit cardurile
Credit cardul se emite titularului n baza unui cont bancar deschis n acest scop.
Numele sugereaz c deintorului i-a fost deschis o linie de credit prin care poate s
achiziioneze bunuri i servicii i/sau numerar, n limita unui plafon stabilit n prealabil.
Titularul poate s efectueze pli chiar dac nu are disponibiliti n contul su. n contractul

116
ncheiat ntre client i banc este precizat plafonul limit (linia de credit) n cadrul cruia
banca l va credita.
Facilitile oferite de credit card sunt:
rambursarea integral a creditului la sfritul perioadei stabilite - change card
(n acest caz,banca sau compania emitent a cardului nu percepe comision);
rambursarea parial a creditului, partea rmas urmnd a fi considerat o
extensie a cardului acordat anterior (potrivit plafonului de credit convenit prin
contractul cu banca)..
Credit cardurile crediteaz fr dobnd o perioad de pn la 56 de zile, n funcie de
data la care a fost cumprat o marf (de exemplu la nceputul lunii) i data ntocmirii situaiei
debitelor (dup sfritul lunii). n cazul neachitrii integrale a datoriei se percepe dobnd la
suma nerambursat i se adug la soldul debitor al contului.
Titularii credit cardurilor primesc la sfritul fiecrei luni o situaie lunar numit
situaia debitelor, cu informaii ce descriu:
valoarea limit a creditului de care titularul cardului poate beneficia (de regul
valoarea creditului este de trei ori mai mare dect suma minim existent n
cont);
intrrile de sume n cont: depuneri sau viramente (de salarii, beneficii);
soldul curent;
valoarea creditului, sau dup caz, suma rmas disponibil n cont.
Pentru a descuraja depirea limitei creditului acordat, banca sau instituia emitent a
cardului, percepe o dobnd penalizatoare mult mai mare dect n condiiile unui credit
obinuit.
Titularii credit cardurilor pot efectua pli la toate magazinele care accept acest
instrument de plat, fapt ce presupune dotarea corespunztoare a comerciantului cu
dispozitive speciale capabile s decodifice informaiile cuprinse n banda magnetic a cardului
i, n acelai timp, s le transmit mai departe.
Avantajele utilizrii credit cardurilor pentru posesorii lor, comerciani i bncile
emitoare sunt:
tranzaciile se realizeaz mult mai rapid dect n cazul utilizrii cecului, procedura
const doar n introducerea cardului n dispozitiv urmnd ca aceasta s preia, s
prelucreze i s transmit datele automat, genernd nota de plat care este eliberat
clientului;
contul comerciantului este creditat imediat cu valoarea mrfurilor sau serviciilor
vndute pe baz de credit card, n momentul n care documentele ce atest
vnzrile (borderouri, chitante, facturi) sunt prezentate la banc pentru plat;
opernd cu credit carduri, comerciantul este eliberat de o mare parte din
cheltuielile i riscurile pe care le presupune folosirea numerarului;
comerciantul vehiculeaz numerar fr a suporta cheltuieli pentru aceast
operaiune;

117
permit creterea gradului de automatizare a operaiunilor, reducndu-se volumul
operaiunilor efectuate manual;
determin diminuarea operaiunilor cu numerar;
bncile au avantajul unor dobnzi mai mari percepute n cadrul operaiunilor cu
credit carduri dect n cazul celorlalte forme de mprumut;
comisioanele percepute de ctre banc de la comerciani reprezint o important
surs de venit pentru banc.

2. Store cardurile
n rile dezvoltate, marile magazine au introdus pe pia propriile carduri, care
concureaz credit cardurile emise de bnci. Aceste magazine prefer s emit propriul
instrument de plat (store card) pentru c asigur loialitatea clienilor pentru magazinul sau
reeaua respectiv de magazine i determin creterea vnzrilor prin diferite faciliti la plat
oferite clienilor.
n concluzie, store cardurile pot fi folosite numai n cadrul aceluiasi grup (retea) de
firme, iar tranzactiile nu se deruleaza prin intermediul sistemului bancar de decontari, astfel
nct aceste tip de operatiuni pot fi considerate ca apartinnd unui sistem nchis.
Store cardurile sunt o variant a credit cardurilor, modul lor de utilizare este
asemntor acestora: lunar, se ntocmete situaia debitelor i astfel clienii au posibilitatea de
a opta la sfritul fiecrei luni, pentru achitarea ntregii datorii sau numai a unui procent din
aceasta. Exist i magazine care emit carduri de tipul charge card i drept urmare, la sfritul
lunii trebuie achitat ntreaga datorie.

3. Debit cardurile
Se emite n baza unui cont bancar al clientului, este foarte asemanator numerarului, n
sensul ca titularul poate efectua plati n limita disponibilitatilor sale banesti din cont.
Utilizarea debit cardurilor nu presupune circulatia nici a unui document pe suport de hrtie.
Debitarea contului titularului se efectueaza simultan cu creditarea contului magazinului sau
institutiei care accepta ca instrument de plata debit carduri. Pentru a le face mai atractive
pentru clienti, bancile debiteaza contul tiutlarului la trei zile de la efectuarea achizitiei. Spre
deosebire de cec, n cazul debit cardurilor, mrfurile pot fi comandate prin telefon, iar
valoarea tranzactiei nu este limitata.
Particularitatea pe care o are debit cardul fa de credit card, const n faptul c
titularul poate efctua plti sau extrage numerar doar n limita disponibilitilor din contul su,
ns avnd grij ca ntotdeauna s rmn n cont o sum limit pn la care se pot efectua
operaiunile enumerate.
De exemplu dac suma minim necesar pentru deschiderea unui cont de credit card
este de 5000 dolari SUA, titularul acestuia va putea retrage cash sau efectua pli de cel mult
4000 dolari SUA; fiind obligatorie existena permanent n cont a unui plafon de 1000 de

118
dolari SUA. Tranzaciile de plat sau retragerile de numerar se concretizeaz doar atunci cnd
contul este alimentat cu disponibilitai suficiente.
Atunci cnd un debit card poate fi utilizat doar pentru retrageri de numerar, el devine
cash card (carte de numerar).
Utilizarea debit cardurilor nu presupune circulaia nici unui document pe suport hrtie:
debitarea contului se realizeaz simultan cu creditarea contului magazinului sau instituiei care
a acceptat cardul ca instrument de plat.
Avantaje pentru bnci:
grad ridicat de control asupra tranzaciilor clientului n rapost cu disponibilitile
bneti n cont;
costurile bncii pentru operarea debit cardurilor sunt mai reduse comparativ cu
cheltuielile aferente utilizrii cecurilor sau numerarului;
degrevarea activittii de la ghieele bancare, inclusiv reducerea cheltuielilor din
acest punct de vedere.
Avantaje pentru clieni:
nu mai sunt nevoii s poarte asupra lor sume mari de bani pentru a achita mrfuri
de valori mari, eliminndu-se astfel riscurilor de furt i disconfort pe care le
presupune numerarul la purttor;
nu trebuie completat nici un alt document;
tranzacia se realizeaz instantaneu.
Avantaje pentru comerciant:
cheltuielile impuse de asigurarea securitii plilor sunt mult mai reduse dect n
cazul numerarului;
pentru operarea debit cardurilor, banca percepe comerciantului-vnztor taxe mai
mici dect n cazul folosirii numerarului ca mijloc de plat;
decontrile sunt mai rapide dect n cazul cecului.
Dezavantaje:
nu toate magazinele au terminale pentru debit-carduri;
posesorul este supus unor cheltuieli: taxa de emitere, taxa de administrare manual;
cheltuielile comercianilor se concretizeaz intr-un comision denumit tax pentru
comerciant care se stabilete de ctre banca comerciantului.

3. Cheque guaranted card (carte de garantare a cecului)


Cartea de garantare a cecului garanteaz suma de plat nscris pe cec, care are
acoperire n contul personal al deintorului.

4. Cardul multifunctional
Aceasta categorie desemneaza orice debit card care are si functiuni care l pot face
recunoscut ca mijloc de plata, cum sunt:

119
- cartea de numerar, sau cash card, care este un card utilizabil exclusiv pentru
automate programabile are pot distribui numerar,
- carte de garantare a cecurilor, cheque guaranted card care asigura garantarea unui
cec emis si semnat pna la o suma specificata de catre banca emitenta a cardului.
Deci detinatorul unui card multifunctional l poate utiliza pentru toate operatiile
specifice debit cardurilor, dar si pentru retragerea de sume de la distribuitoarele automate de
numerar sau pentru garantarea platilor efectuate prin cec.

5. Smart cardul
Acestea permit derularea unor tranzactii mult mai sofisticate dect celelalte carduri
denumite, prin diferentiere carduri de plastic ( cu banda magnetica).Exista doua tipuri de
smart carduri, unele ce pot nmagazina unitati de valoare si altele mai sofisticate, care au
ncorporate microprocesoare.
Smart cardurile prezinta cteva avantaje fata de cardurile cu banda magnetica:
nu este necesara autorizarea on-line,
acestor carduri le pot fi asociate plati mai mari,
protectia mpotriva fraudelor si a riscului de credit al bancii este mult mai mare,
cardurile cu cip-uri ncoporate nu pot fi copiate si securitatea acestora poate fi
sporita prin solicitarea facuta clientului de a-si introduce codul personal de
identificare (PIN).
Dei pstreaz formatul i dimensiunile unei cri de credit, smart cardul este n esen
un circuit integrat cu microprocesor i memorie semiconductoare. Avantajul acestor cri de
plat const n faptul c microprocesorul i memoria auxiliar prelucreaz local toate
informaiile necesare amortizrii unei tranzacii, fr a fi necesar obinerea acestor informaii
de la un calculator ndeprtat (centru de procesare). Acest lucru, reduce vulnerabilitatea
crilor de plat i conduce la diversificarea tipurilor de servicii oferite, ns i la schimbarea
automatelor de distribuit numerar, necompatibile cu smart cardurile.

6. Carduri bancare
Sunt emise de ctre bnci. n rile dezvolate se poate vorbi de fenomenul de
interbancaritate, care vizeaz eforturile depuse de bnci n vederea eliminrii concurenei
bancare, scopul urmrit fiind acela de a facilita folosirea unui card la toate distribuitoarele de
numerar, oricare ar fi emitentul bancar al acesteia.
Cardurile bancare sunt grupate pe patru nivele determinate de posibilitatea lor de
utilizare:
nivelul 0, cuprinde crile pentru retrageri de numerar, a cror emitere este gratuit;
ele nu pot fi folosite dect n limitele serviciilor oferite de banca emitent;
nivelul 1, permit obinerea cash-ului de la orice distribuitor de numerar; ele sunt
contra cost i n plus, ofer posibilitatea cunoaterii soldului i a ultimelor
operaiuni efectuate;

120
nivelul 2, cuprinde cardurile naionale, care sunt exprimate n moneda naional a
rii unde se afl amplasat banca emitent, ele putnd juca rolul de instrumente de
plat doar n ara respectiv. Ele ofer i servicii de retragere de numerar i
posibilitatea efecturii plilor n cazul cumprrii de mrfuri i servicii de la
comerciantii afiliai;
nivelul 3, grupeaz cardurile internaionale, a cror circulaie i utilizare depsesc
graniele rii unde este amplasat compania emitent; ele sunt emise n valute
convertibile acceptate pe plan mondial, iar cu ajutorul lor se pot efectua pli n
orice moneda, indiferent de valuta n care este exprimat contul deintorului de
card.

7. Carduri private ale comercianilor


Sunt de fapt store cardurile prezentate anterior. Emitenii acestora sunt marile
magazine, care pentru a nvinge concurena, ataeaz crilor private tot mai multe
servicii care in de creterea imaginii firmei respectiveodat, cu satisfacerea exigenilor
clienilor, precum:
- plata din disponibilitti sau pe baz de credit;
- asigurarea mainilor i a locuinelor;
- dreptul la o remiz de fidelitate acordat la sfritul anului, calculat la nivelul
cumprturilor efectuate;
- servicii de livrare, parking gratuit;
- acces exclusiv la serviciile club ale emitentului.

8. Carduri emise de alte ntreprinderi i organizaii


Instituii internaionale specializate, delimiteaz acele instituii care apar pe piaa
cardurilor n calitate de proprietari de marc.
Piaa internaional a acrdurilor este dominat de VISA INTERNATIONAL,
MASTERCARD, EUROCARD, AMERICAN EXPRESS i DINERS CLUB. Drept uemare,
cardurile emise de aceste instituii, poart asociat numele instituiei respective: VISA
INTERNATIONAL CARD, AMERICAN EXPRES CARD, EUROCARD, etc.
Aceste companii caut s i atrag clienii prin oferirea unor servicii suplimentare
precum asigurare contra pierderii sau furtului; servicii de asisten social; garanie de
rezervare de locuri n lanurile hoteliere internaionale, asigurare n caz de deces, invaliditate,
accident de cltorie, asigurare automat i gratuit a cltoriilor, etc.
Crile de credit n avantaj reciproc sunt emise de ctre societi de servicii financiare
care au ncheiat contracte comerciale cu instituii profesionale, sociale, religioase sau
nonprofit. Cardurile emise de aceste instituii vor purta sigla societilor emitente care, pe
baza protocoalelor ncheiate, accept ca o parte din profit s fie donat instituiilor amintite n
schimbul publicitii pe care acestea o vor cpta prin utilizarea cardurilor respective.
Crile de credit cu profit indirect

121
Scopul lor este atragerea clienilor ntr-o sfer bine delimitat de servicii i vnzri de
produse. Profitul iniiatorilor acestor programe este determinat de creterea volumului
vnzrilor de produse i nu de utilizarea crtilor de credit. Cele mai cunoscute exemple sunt
AT&T (societate american de telecomunicaii) i FORD MOTOR CO, marele productor de
automobile.
n 1990, AT&T a lansat pe pia cartela universal de credit, o combinaie ntre
MASTERCARD sau VISA i cartea telefonic de credit. Posesorii acestor cari de credit
dispun de un discount pentru fiecare apel telefonic utiliznd cartea de credit, dar avnd n
vedere faptul c AT&T a emis circa 10 milioane de astfel de cri, a crescut n mod
corespunztor numrul de apeluri telefonice, principale surs de profit pentru AT&T.
FORD MOTOR CO a anunat emiterea crilor FORD MASTER i FORS VISA
destinate clienilor care au cumprat sau au nchiriat maini FORD. Pentru aceste cri nu se
percep taxe anuale, fapt ce conduce indirect la creterea cumprtorilor de maini FORD,
principala surs de profit a companiei.
Crile de plat selective
Crile de plat selective sunt acele cri a cror folosire este limitat la o singur
categorie de bunuri i servicii, respectiv: cri de telefon, cri ale companiilor petroliere, cri
de asigurare etc.
Crile de abonament
Crile de abonament sunt cri cu utilizare specific i clientel limitat, emiterea lor
fiind fcut de companiile de transport aeriene i rutiere. Ele nu se substituie n totalitate
plii, fiind generatoare de reduceri i alte avantaje prefereniale pentru deintori: bilete
gratuite, prioritate la rezervri n reelele hoteliere.
Crile de identificare
Acestea sunt mai modeste prin utilizrile lor n raport cu ansamblul crilor. Pot fi
destinate numai folosirii n scop de identificare a posesorului. Emitenii lor sunt, n general
firme care nchiriaz maini; agenii de turism, hoteluri, diverse cluburi i organizaii
profesionale.

6.4. MONEDA VIRTUAL


n ultimii ani au fost propuse numeroase sisteme ce permit realizarea tranzaciilor cu
vnzri i pli pe Internet. Unele se aseamn cu metodele de plat tradiionale (cri de
credit, cec-uri), pentru care comenzile de bunuri fizice sunt realizate on-line via Internet,
plile putnd fi efectuate prin telefon sau curier. n alte sisteme, plile pot fi efectuate on-
line, via Internet, prin pot electronic (prin cri de credit), sau prin port-monede virtuale.
Aceste sisteme prezint nc nencredere n ciuda cifrrii datelor sensibile. Totui dup
un studiu recent, 28 % dintre utilizatorii Internet deja efectueaz cumprturi on-line via
Internet (dintre acetia 25 % deja s-au confruntat cu probleme de securitate).

122
Moneda electronic virtual const n transmiterea unei serii de numere validate de o
banc, poart o valoare monetar bine definit, circulaia sumelor este cifrat i asigurat de
soft specializat.

Tipuri de monede virtuale

1.E-Cash
Tehnologia E-Cash reprezint un exemplu din lumea reala a sistemelor electronice de
pli, care folosesc posta electronic sau Web-ul.
Sumele digitale sunt simboluri care pot fi verificate independent de emitent. Pot fi
retrase sume digitale dintr-un cont bancar pe Internet si apoi stocate pe hard-drive-ul
computerului utilizatorului sau pe carti de credit Smart Card. E-cash foloseste sume digitale,
numite "monede", care reprezinta o valoare fixa. Monedele si verifica propria autenticitate
printr-un algoritm complex sau printr-un hardware de siguranta. Licenta pentru E-cash este
detinuta de compania olandeza DigiCash.
2.Cecuri digitale
Un cec digital foloseste modelul cecurilor clasice. Ele nu pot fi validate fara a fi
implicat emitentul si trebuie sa fie marcat cu o semnatura digitala. Certificatele digitale
stabilesc provenienta datelor si informatia bancara. Verificare se face pe sistemul de chei
publice. Debitorul semneaza digital o forma ce contine descrierea tranzactiei, informatii
referitoare la debitor si o marca de timp. Destinatarul (ce primeste cecul prin e-mail sau prin
alte forme de comunicatie electronica) poate valida cecul folosind o cheie publica si poate
depozita aceasta forma pentru a primi plata. Cecurile digitale se integreaza perfect cu
sistemul actual de decontare interbancara.
3.Cecurile bancare digitale
Garantate de o banca, aceste cecuri functioneaza similar banilor digitali, exceptie
facnd anonimatul acestora. Sunt utilizate atunci cnd beneficiarul pretinde un certificat
bancar care atesta existenta fondurilor si efectuarea platii. Utilizatorii cumpara cecurile de la o
banca, care recupereaza fiecare numar o singura data. Curierul digital trimite periodic
tiparitorului un cupon pentru a colecta dobnda la rata specificata.
4. Cupoane si simboluri electronice
Cupoanele electronice - echivalentul electronic al cupoanelor pentru supermarket, sunt
din punct de vedere functional, similare cu fa0cturile casierilor, dar ele nu pot fi recuperate
dect de compania care le-a creat. Cupoanele sunt folosite pentru plati specific
e si nu pot fi recuperate n scopul ncasarii sumelor cash.

6.5. TRANSFERURILE ELECTRONICE DE FONDURI


Sistemele de cecuri electronice au fost folosite nc din anii70. Ele utilizeaz structura
de bnci existente i elimin cecurile de hrtie. Transferul electronic de fonduri folosete
sisteme de cecuri electronice, ce prezint multiple avantaje comparabil cu cecurile de hrtie:

123
- timpul foarte rapid de efectuare a plilor;
- reducerea costurilor privind hrtia folosit;
- confirmarea instantanee a solvabilitii pltitorului;
- flexibilitatea i marea varietate de implementare, de la tranzacii mici, folosind
reelele de automate de bani (ATM Automatic Teller Machine), la marile reele
internaionale de clearing, cum ar fi CHIPS (Clearing House Interbank Payments System),
format din peste 120 de bnci din ntreaga lume.
Slbiciunea evident a acestui sistem de cecuri electronice const n caracterul privat i
confidenialitatea plilor. n plus, bncile sunt obligate, prin reglementrile n vigoare, s
poat documenta n detaliu fiecare transfer.
Pe Internet, cecul de hrtie poate fi repede nlocuit de un cec electronic semnat digital
de emitent. Consoriul de bnci FSTC (Financial Services Technology Consortium
(www.fstc.org/), a statuat un model de cec electronic foarte asemntor cecurilor clasice pe
hrtie. Pltitorul folosete un procesor, de tipul unui smart-card PC, pentru a genera i a
semna digital un cec electronic ce va fi trimis prin pot electronic sau WWW. Cecul este
trimis fie bncii cumprtorului care-l va onora prin verificarea semnturii digitale,
trimind banii bncii vnztorului care va verifica semntura, l va semna la rndul su i l
va trimite bncii sale.
Transferurile electronice de fonduri sunt rezultatul dezvoltarilor tehnologice din
domeniul telematicii, a dezvoltarii telecomunicatiilor si a informaticii.
Transferul telegrafic
Acest tip de transfer a nceput sa fie utilizat, initial de banci, la scurt timp dupa
descoperirea tipografiei, capatnd amploare odata cu noile realizari tehnice n domeniu:
transmiterea prin cablu, iar n prezent prin telex si fax. Abreviat, acest tip de transfer este
cunoscut ca TT (Telegrafic Transfer) si constituie o modalitate mult mai rapida de transmitere
a informatiilor privind transferul fondurilor comparativ cu transferul prin posta (dar fiind, de
regula mai scumpa). Autenticitatea datelor este confirmata printr-un cod secret, asupra caruia
cele doua institutii au cazut de acord n prealabil.
Electronic Banking
Relaia este avantajoas pentru clientul corporaional i pentru banc. Operaiunile se
realizeaz prin intermediul calculatorului i al liniei telefonice. Electronic Banking reprezint
o modalitate de transfer n plin dezvoltare, prognozele artnd c se va dezvolta pe orice
pia.
Home Banking
Diferena fa de Electronic Banking const n faptul c la capatul liniei dinspre banc
se afl o persoan fizic care i desfoar activitatea n fotoliul de acas. Nu se prevede o
dezvoltare exploziv a acestei activiti deoarece nc nu toat lumea are un PC i o linie
telefonic i datorit concurenei puternice a celorlalte modalitati de lucru.
Automatul Bancar

124
n ultimii ani a devenit un instrument tot mai sofisticat i independent de lucrtorul
bancar. Exist ghiee complet automatizate cu astfel de maini care pot asigura efectuarea
oricror servicii bancare, de la ofert credit ipotecar pn la consultan de investiii. Prin
intermediul camerei de luat vederi instalate n structura aparatului este posibil o conferin cu
un expert bancar aflat la distan fa de clientul bncii. Noutile din domeniul self-servcice-
ului bancar vor proveni din comutarea dinspre OS spre NT a sistemelor de operare ale
automatelor astfel nct ele s devin transportabile cu diverse autovehicule (banca pe roi)
i s fie capabile de recunoaterea caracteristicilor biologice ale clienilor (prin amprenta
digital, vocal sau ocular).
Transferul electronic al fondurilor la locul vnzrii (EFTPOS - Electronic Founds
Transfer at Point of Sale)
EFTPOS semnifica transferul electronic al fondurilor din locul vnzarii si asa cum
sugereaza nsasi numele, implica transferul fondurilor din contul unui client direct n contul
vnzatorului, simultan cu realizarea operatiunii de vnzare. n acest caz, nu mai este necesara
emiterea unui cec de catre client si nici vnzatorul nu trebuie sa mai astepte primirea banilor
n cont; operatiunea se realizeaza prin utilizarea cardurilor.
Debitarea va fi nregistrata n extrasul de cont al detinatorului cardului, la 2-5 zile dupa
efectuarea tranzactiei.
Plata marfurilor si serviciilor presupune existenta unui terminal la comerciant, conectat
la infrastructura informatica si de teleinformatii destinata platilor prin carduri. Terminalul
pentru transferul electronic al fondurilor permite preluarea, captarea si transmiterea de
informatii asupra platii cu card prin mijloace electronice de la comerciant la centrul de
autorizare.
Folosind informatia continuta de banda magnetica a cardului si prin tastarea valorii
tranzactiei la EFTPOS, comerciantul primeste automat autorizarea privind plata (n 30 de
secunde). de ndata ce tranzactia este autorizata, dispozitivul furnizeaza nota de plata n doua
exemplare. Notele de plata sunt semnate de client, semnatura data este confruntata de
comerciant cu cea de pe card si astfel plata esete efectuata. O nota de plata ramne la
comerciant iar cealalta, mpreuna cu marfa, este data cumparatorului.
Aceste cititoare se pot ntlni n magazine, sedii bancare, peste tot unde pot avea loc
tranzacii a cror valoare depseste civa dolari. n urmtorii doi ani toate terminalele
produse vor oferi posibiliti de comunicare fr fir, ceea ce va spori utilizarea mijloacelor de
plat electronice.
Banca la domiciliu (Phone banking)
Banca la domiciliu semnifica, n fapt, realizarea tranzactiilor bancare prin telefon,
modalitate ce a devenit posibila odata cu dezvoltarea sistemelor informatice moderne.
Aceasta modalitate foloseste tehnici electronice ce permit clientilor accesul la
conturilor lor bancare, fara a fi nevoie sa se deplaseze la banca. n general, serviciile ce pot fi
oferite sunt:
- informatii asupra soldului,

125
- solicitarile de carnete de cecuri,
- transferuri ntre conturi,
- plata facturilor.
Sistemul este folosit n special n America i Europa. Cel mai frecvent se utilizeaz n
America de nord unde convorbirile urmane nu cost nimic. Utilizatorul poate plti toate
facturile lunare utiliznd i butonnd telefonul n jumtate de or. Poate fi folosit i de
companii. n Romnia Banca Transilvania este prima care a introdus cu succes acest serviciu,
n relaiile cu persoanele juridice.
Transferul prin sistemul SWIFT
SWIFT constituie o tehnica computerizata de transmitere a mesajelor. ntr-o abordare
simpla, este similar transferului telegrafic sau prin telex, cu particularitatile determinate de
sistemul computerizat integrat care l defineste si securitatea absoluta a transmiterii
informatiilor.
Sintagma SWIFT, reprezinta abrevierea pentru Society for Wordwide Interbank
Financial Telecommunications (Societatea pentru Telecomunicatii Financiare Interbancare
Mondiale), societate cu sediul la Bruxelles, care a devenit operationala ncepnd cu anul 1977.
Daca n 1977, prin reteaua SWIFT se transmiteau circa 3.3. milioane de mesaje, n
1995 numarul de mesaje a depasit 3 milioane pe zi. Desi nu toate institutiile financiar-bancare
sunt conectate la aceasta retea, ntr-un viitor apropiat, acest sistem va deveni tehnica
predominanta a transferurilor si a transmiterii mesajelor financiare interbancare.

6.6. SISTEME ELECTRONICE DE PLI


Structura unui sistem electronic de pli
Modelul unui sistem electronic de pli (Electronic Payment System EPS) implic n
general trei entiti care interacioneaz: o banc B, un cumprtor C i unvnztor V. Att
cumprtorul ct i vnztorul au cont la banca B. EPS const dintr-o mulime de protocoale
care permit cumprtorului C s fac pli vnztorului V. Dei EPS-urile difer semnificativ
unele de altele, se pot identifica trei faze comune:
- faza de extragere de bani electronici din cont ntre banc i cumprtor,
- faza de plat ntre cumpartor i vnztor,
- faza de depunere a banilor electronici ntre vnztor i banca sa.
Sistemele electronice de pli pot fi privite ntr-o structur ierarhic pe nivele, derivat
din arhitectura OSI-ISO. Un nivel al arhitecturii conine un ansamblu de obiecte care
coopereaz n vederea furnizrii unor servicii pentru nivelul superior. Pentru realizarea acestui
obiectiv, se folosesc serviciile utilizate de nivelul imediat inferior. Un EPS este format din
dou nivele
- nivelul utilizator, care constituie nivelul ierarhic superior,
- nivelul sistem, care constituie nivelul ierarhic inferior.
n sintez, un sistem electronic de pli poate fi definit ca un ansamblu de tranzacii
cerute de:

126
- conversia banilor numerar (cash sau din cont) in bani electronici sau invers;
- transferul banilor electronici ntre utilizatorii care folosesc sistemul.
Dispozitive utilizate n sistemele electronice de pli51
Interaciunea real ntr-un sistem electronic de pli const n tranzaciile care se desfoar
ntre dispozitive specifice. Tranzaciile electronice se refer la schimburile de mesaje, sub
form de protocoale, desfurate ntre entitile implicate n sistemele electronice de pli.
1.Portofelul electronic este cel care implementeaz purttorul de bani electronici. Este
folosit de ctre cumprtor pentru stocarea banilor electronici. Structura sa hardware este
dependent de protocoalele criptografice care implementeaz tranzaciile EPS. Interfaa cu
utilizatorul este format dintr-o tastatur i un display. Conectarea la punctele de acces ale
EPS se face, de obicei, printr-o legtur serial n infrarou. Structura de tip Personal
Computer dezavantajeaz bncile, deoarece asigur utilizatorului un control total asupra
dispozitivului de plat.
Structura sensibil la deschidere, numit cartela inteligent (smart card). Aceasta se
prezint sub forma unui chip ncorporat ntr-o cartela de plastic. Arhitectura cartelelor
inteligente evolueaz foarte rapid. Structur de tip portofel electronic cu observator care
cumuleaz avantajele structurilor anterioare, ajungnd la un compromis ntre interesele bncii
i ale posesorului. Arhitectura dispozitivului cuprinde dou microcalculatoare care comunic
pe timpul desfurrii tranzaciilor. Primul microcalculator, al utilizatorului numit i
portmoneu, are sarcina de a comunica cu punctul de acces al EPS. Se prezint sub forma unui
calculator de buzunor cu tastatur i display. Cel de-al doilea microcalculator, numit i
observator servete interesele bncii. El este introdus n interiorul primului calculator. n timp
ce calculatorul utilizatorului asigur controlul corectitudinii tranzaciilor, calculatorul
observator previne dubla cheltuire a banilor electronici, aviznd fiecare tranzacie fcut de
primul calculator.
2. Punctul de vnzare (POS) implementeaz registrul de cas, care reprezint un
dispozitiv care stocheaz temporar la vnztor banii electronici. Dispozitivul este realizat,
din punct de vedere tehnic, cu o structur de tip PC, avnd ca interfee att o legtur serial
n intrarou ct i un cititor de smartcard.
3. Distribuitorul de bani electronici este dispozitivul prin care se ncarc bani
electronici n portofelul electronic al cumprtorilor.
Dintre soluiile tehnice cele mai utilizate amintim:
Distribuitor cont-bani electronici, reprezint o soluie care permite incrementarea
valorii din portofel, pe baza retragerii unei sume de bani reali din contul deschis de
cumprtor. Distribuitorul este prevzut cu o legtur serial n infrarou sau cu cititor de
smartcard, fiind conectat la o mreea ce deservete diferite bnci emitente de bani electronici.
Distribuitor carte de credit-bani electronici, permite incrementarea valorii din portofel,
pe baza creditrii cumprtorului de ctre o cas de credit. El este prevzut cu un dispozitiv de
citire n care se introduc cartelele de credit (magnetice) ale cumprtorilor, cu un canal

51
Patriciu V., Comer electronic

127
infrarou i de smartcard pentru conectarea portofelului. n acest caz, distribuitorul nu trebuie
s fie conectat n reea cu calculatoarele bncilor.
Distribuitor numerar bani electronici, reprezint o soluie tehnic ce permite
incrementarea valorii portofelului pe baza colectrii de la cumprtor a unei sume cash.
Cel mai simplu mod de a descrie un distribuitor automat de numerar este prezentarea
lui ca un terminal de computer n functiune, la care clientul are acces si la care poate opera.
Pentru a avea acces la facilitatile acestuia, clientul trebuie sa introduca debit-cardul sau ntr-o
fanta a aparatului si sa tasteze numarul personal de identificare (PIN) si suma pe care doreste
sa o retraga. Este foarte importanta mentinerea secretului asupra numarului personal de
identificare, pentru a face imposibila folosirea cardului de catre o alta persoana.

Teste gril:
1. Dupa facilitatile pe care le ofera cardurile se clasifica:
a) carduri bancare;
b) credit carduri;
c) carduri private;
d) store carduri;
e) cheque garanted carduri
2. Principalele tipuri de transferuri electronice de fonduri sunt:
a) E-Cash;
b) Home Banking;
c) Electronic Banking;
d) Phone Banking;
e) Mail Banking.

128
BIBLIOGRAFIE
1. Airinei, D., .a., Introducere n informatic economic, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2003;
2. Bdu, M., Calculatorul n trei timpi, Ed. Polirom, Iai, 2001;
3. Badu, M., Informatica n management, Ed. Albastr, Cluj-Napoca, 2003;
4. Bodea, C., Handbook of project-based management, Ed. Economic, Bucureti, 2002;
5. Brooks, j. Office 2003 vs. OpenOffice.Org, la
http://www.eweek.com/article2/0,1759,1571626,00.asp;
6. Butiri, A., Nichi, ., Mobile Banking, n Vol. Lucrrile Simpozionului Internaional
"Specializare, Dezvoltare i Integrare", S.C. Roprint S.R.L., Cluj Napoca, 2005;
7. Collin, S., M., Dictionary of computing, Peter Collin Pub, 1990;
8. Deslandes, A., Grosjean, J., Morel, M., Plouin, G., Le poste de travail web - Portail
d'entreprise et accs au systme d'information, Dunod, 2010;
9. Dumitriu, F., Sistemul informaional contabil n ntreprinderea modern, Ed. Tiparul,
Iasi, 2001;
10. Filip, M., .a., Tehnologii informaionale pentru administraia public. Lucrri practice
i teste gril, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2005;
11. Fotache, D., Birotica, Ed. Junimea, Iai, 2001;
12. Fotache, M., Brava, I., Strmbei, C., Creu L., Visual FoxPro. Ghidul dezvoltrii
aplicaiilor profesionale, Ed. Polirom, 2002;
13. Fotache, M., SQL. Dialecte DB2, Oracle i Visual FoxPro, Ed. Polirom, Iai, 2001;
14. Godeluck, S., Le Boom de la Netconomie, Ed. La Decouverte, Paris, 2000;
15. Georgescu, M., Piaa in tranziie. Tranziia n piata. De la pietele traditionale la pietele
informatizate, Ed. Sedcom Libris, Iasi, 2002;
16. Georgescu, M., Birotica, Editura Sedcom Libris, Iai, 2006 ;
17. Georgescu,M., Popescul, D., Genete, D., Greavu, V., Birotica: Instrumente i Metode de
lucru, Editura Sedcom Libris, Iai, 2006 ;
18. Georgescu,M., Popescul, D., Radu, D., Greavu, V., Pavaloaia, D., Birotica suportul
informational al organizarii evenimentelor, Editura Sedcom Libris, Iai, 2010 ;
19. Ghilic-Micu, B., Stoica, M., e-Activitile n societatea informaional, Ed. Economic,
Bucureti, 2002;
20. Grama, A., .a., Sub Windows s nvm Word, PowerPoint, FrontPage i Internet, Ed.
Sedcom Libris, Iai, 2004;
21. Johnson, S., Microsoft Office.Access 2003, Ed. Teora, Bucureti, 2004;

129
22. Kaplan, D., Ghid de comer electronic, Ed. Servdit, Paris, 2000;
23. Kosiur, D., Understanding Electronic Commerce (How OnlineTransaction Can Grow
Your Business), Microsoft Press, Redmond, Washington, 1997;
24. Lemberger, P., Alves, M., Morel, M., Cadet, P., Intgrer Google Apps dans le SI, Dunod,
2010 ;
25. Lucey, T.,Management Information Systems, Addison Wesley,1995;
26. Maniez, D., Tout pour bien protger son PC, Dunod, 2012 ;
27. Mesni, G., Introducere n afaceri electronice, Ed. Junimea Iasi, 2002;
28. Nichi, ., Racovian, D., .a, Bazele prelucrrii informaiilor i Tehnologie
Informaional, Ed. Intelcredo, Deva, 1996;
29. OBrien, J., Introduction to Information Systems Essentials for the Internetworked E-
Business Entreprise, Ed. McGrawHill, 2001;
30. Odgers, P., Keeling, L., Administrative Office Management, South Western Educational
Publishing, Cincinnati, 2000;
31. Oprea, D., Managementul proiectelor, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2001;
32. Oprea, D., Protecia i securitatea informaiilor, Ed. Polirom, Iai, 2003;
33. Pan, A, Ionescu, B., Mare, V., Birotica, Ed. All, 1994;
34. Plouin, G., Tout sur le Cloud Personnel -Travaillez, stockez, jouez et changez... dans le
nuage, Dunod, 2013
35. Rosenoer, J., Armstrong, D., Russell, J., The Clickable Corporation: successful strategies
for capturing the Internet advantage, The Free Aress, New York, 1999
36. Roca, I., .a., Informatica instruirii, Ed. Economic, Bucureti, 2002;
37. Roca, I. G. i colab., Comerul electronic - Concepte, tehnologii i aplicaii, Ed.
Economic, Bucureti, 2004;
38. Sandor, K., Access 2000. Implementarea bazelor de date, Ed. Albastr, Cluj Napoca,
2003;
39. ugui A., Fatu, T., Managementul resurselor informatice, Ed. Sedcom Libris, Iasi, 2004;
40. http://anti-virus-software-review.toptenreviews.com;
41. http://portal.feea.uaic.ro;
42. http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Home;
43. http://www.microsoft.com/office/editions/prodinfo/compare.mspx
44. http://www.office.microsoft.com;

130
45. http://www.openoffice.org;
46. http://www.sun.com/software/star/staroffice/index.jsp;
47. http://www.windowsitpro.com

131