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AUDITORIA OPERATIVA

METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL


DE LA GESTION EMPRESARIAL

TALLER
PRACTICO
Versin 01

OBJETIVO:
Desarrollar el proceso integral de Auditoria
Operativa, en sus etapas de Planificacin,
obtencin de evidencia y comunicacin
de resultados, as como el diseo,
elaboracin y archivo de papeles de
trabajo, aplicando normativa vigente y
pertinente, con eficiencia y creatividad.

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA


Cpa. Abg. MA. MES.
Contador Pblico - Abogado
Magster en Auditora
Magster en Educacin Superior
AUDITORIA OPERATIVA METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL
TALLER PRACTICO

CONTENIDO
PARTE I. Informacin general
PARTE II. Formato de Papeles de trabajo
PARTE III. Metodologia de aplicacin de papeles
de trabajo

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PARTE I
INFORMACION GENERAL

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TALLER PRACTICO
INFORMACION GENERAL

Ud. pertenece a la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA. Y ha sido contratado


para efectuar una auditoria operativa en la Empresa MULTINACIONAL S.A.

1. DATOS GENERALES

1.1 La empresa MULTINACIONAL S.A. es una


fbrica de productos de acero que opera
en el medio empresarial de Santa Cruz de
la Sierra. Fue constituida mediante
instrumento pblico N 550/90 del 1 de
julio de 1989.

Los recursos que obtiene para el financiamiento


de sus operaciones provienen principalmente
de las ventas y los prestamos obtenidos del
sistema bancario nacional. A su vez, estos
SANTA CRUZ DE LA SIERRA - recursos son aplicados en la importacin de
BOLIVIA materias primas e insumos.

Las importaciones de sus productos se efectan de Estados Unidos y otros


pases, cumpliendo la normativa legal vigente. En cumplimiento de estas
normas y sus reglamentos internos, con solicitud efectuada y aprobacin
por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus
operaciones cada 31 de diciembre.

Las principales polticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a


clientes extranjeros y nacionales, tanto al crdito como al contado. No
existen intermediarios en la venta de los productos.

Los mtodos de operacin ms usuales se refieren al proceso productivo,


utilizando maquinaria y tecnologa moderna, de ltima generacin,
contando con un equipo propio de tcnicos, encargados del proceso
productivo y operativo de la empresa.

La estructura gerencial es adecuada ya que la toma de decisiones es


producto de la coordinacin y compatibilizacin de criterios de la Gerencia
general y las gerencias operativas de rea.

El capital inicial segn constitucin de julio de 1989 fue Bs 25.242.000, con


la siguiente composicin:

N PRECIO U. % IMPORTE
SOCIO ACCION Bs PARTICIPAC Bs
ES IN

Jorge Strauss. 20.000 1.000 79 20.000.000

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Freddy Romero. 2.500 1.000 10 2.500.000

Herlan Steinmbach 2.742 1.000 11 2.742.000

TOTAL 25.242 100 25.242.00


0

De la evaluacin a los antecedentes de la entidad y sus operaciones


determinamos la existencia de los siguientes problemas:

Los proveedores de materia prima con los que la entidad opera, tienen
una situacin financiera dbil y cambiante.

En diferentes periodos y pocas, el gobierno nacional emite normativa


legal que restringe la importacin de materia prima.

El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal


especializado para el mantenimiento correctivo y preventivo de las
maquinarias, utilizadas en las actividades especficas ms importantes
de la entidad.

1.2 De la revisin efectuada a la estructura organizativa vigente en la


entidad, verificamos
que la misma es adecuada y acorde a la
naturaleza de sus operaciones. Existe una
adecuada segregacin de funciones. Asimismo
evidenciamos que no existe concentracin ni
duplicidad de funciones. Esta estructura
organizacional es la siguiente:

i. GERENTE GENERAL

SECRETARIA
ASESORIA LEGAL
AUDITORIA INTERNA

i.1 GERENTE DE COMERCIALIZACION

a) Departamento de ventas
b) Departamento de crditos y cobranzas

i.2 GERENTE DE PRODUCCION

a) Departamento de procesos
b) Departamento de control de produccin
c) Departamento de almacenes
d) Departamento de control de calidad
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i.3 GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

a) Departamento de Compras y suministros


b) Departamento de contabilidad
c) Departamento de Finanzas

1.3 La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una


Unidad de Auditora Interna que ejecuta evaluaciones peridicas del
rea contable-financiera de los departamentos y secciones ms
importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las evaluaciones
de auditora financiera se efectan a travs de firmas privadas de
auditoria externa.

1.4 La empresa fue sometida a auditorias financieras desde su creacin en


el ao 1989. El informe de auditora externa N AUFIN-01/X1 por la
gestin anterior de 20X1 fue de opinin con salvedades. En la carta de
control interno se incluyeron los aspectos de especial inters
(salvedades del dictamen) y observaciones sobre procedimientos de
registro contable y de control interno, los cuales si bien fueron
aceptados por la Gerencia de la entidad, no se emitieron las
instrucciones a los responsables de las operaciones, para la efectiva
implantacin de las recomendaciones.

1.5 De la revisin adicional al ambiente de control vigente en la entidad,


identificamos los siguientes aspectos:

La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el


ao 1990

Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las


principales operaciones, los cuales si bien fueron debidamente
aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan.

El personal de la entidad no fue contratado a travs de exmenes


de competencia o concurso de mritos. Debido a la inexistencia
de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional
del personal es pertinente al cargo desempeado, por lo que
tampoco se conoce si la asignacin de responsabilidades y de
administracin y desarrollo del personal es adecuada.

En los niveles productivos y de planificacin se manejan definicin


de objetivos, metas e indicadores de rendimiento, los cuales no
estn debidamente documentados.

1.6 Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a


explicacin y versin de los responsables, se registran contablemente
de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y
normas vigentes en Bolivia.

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La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las
normas contables, sin embargo del relevamiento efectuado
observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un
instrumento y medio para la toma de decisiones

Balance general
Estado de resultados
Estado de Evolucin del Patrimonio Neto
Estado flujos de efectivo
Estado de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos

1.7 El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por


lo que no se hace necesario la participacin de especialistas o expertos
en otras reas.

1.8 Las principales clusulas y responsabilidades del contrato de servicios


de auditoria suscrito entre la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA y la
Empresa MULTINACIONAL, son las siguientes:

a) El objetivo del presente trabajo de auditoria operativa es el


expresar una opinin independiente sobre el desempeo de
todas las actividades operativas crticas y dbiles identificadas
en el proceso de evaluacin del sistema de control interno de la
Empresa MULTINACIONAL a fin de:

Determinar los planes proyectados y los resultados


obtenidos
Examinar debilidades aparentes
Informar de las deficiencias observadas
Informas de las observaciones encontradas
Emitir conclusiones
Formular recomendaciones:

b) La responsabilidad de la firma de auditoria es la de emitir un


informe de auditora operativa con los resultados de la
evaluacin de los anteriores aspectos, determinando si los
mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia, eficiencia
y economa.
c) El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y
operaciones de la Empresa MULTINACIONAL por el periodo
comprendido entre ENERO a DICIEMBRE de 20X2.

d) En funcin de los resultados de la fase de estudio preliminar y


planificacin, se identificaran las reas, operaciones o funciones o
actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran
en forma especfica. No se verificaran las operaciones en las
unidades operativas localizadas fuera del rea urbana.

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El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en
funcin de la siguiente normativa:

Normas de auditoria operativa

Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del


proceso de auditoria

e) La presentacin del informe de auditora operativa se efectuar en


los plazos establecidos en la planificacin operativa con los ajustes
correspondientes. El trabajo de auditoria se desarrollara a partir
del 02 de enero de 20X3, con un presupuesto de 30 das hbiles y
la participacin de un equipo conformado por un Gerente de
Auditoria, Un supervisor y dos auditores asistentes. La fecha fijada
para la entrega a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el
15 de febrero de 20X3.

1.9 Nuestro enfoque de auditoria estar basado en los siguientes


aspectos:

Seleccin preliminar de hallazgos de auditoria en base la


identificacin de problemas y riesgos en las reas crticas con
respecto a eficiencia, eficacia y economa.

Procedimientos especficos requeridos para las reas de mayor


riesgo o para temas que requerirn una atencin especial.

Pruebas de cumplimiento para aquellas reas en las cuales se


identifique controles, para verificar la vigencia y cumplimiento de
los mismos en la prctica.
Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas reas
en las cuales no se identifiquen controles.

1.10 La evaluacin del sistema de control interno, efectuada durante


la etapa de planificacin de la auditoria identifico operaciones crticas
y debilidades en las siguientes reas de la entidad:

rea de produccin del Producto A

rea de almacn de productos terminados Producto B

2. HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Sobre la base de la informacin obtenida, identificamos los siguientes


aspectos:

2.1 AREA DE PRODUCCIN PRODUCTO A

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De la revisin efectuada a las operaciones y actividades
en el rea de Produccin del Producto A, durante las
gestiones 20X1 y 20X2, identificamos la existencia de la
siguiente informacin:

a. Los niveles de produccin de este producto, proyectados y ejecutados


durante la gestin 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Segn la Entidad) (Segn
Auditoria)
20X1 Kg. 2.880.000 3.000.000
20X2 Kg. 1.740.000 1.600.000
b. Los costos totales de produccin, tanto proyectados, as como los
realmente ejecutados, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los
siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL


(Segn la Entidad) (Segn Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 5.040.000 1,75 5.175.000 1,735
Kg. 2.880.000 Bs/Kg. 3.000.000 Bs/Kg.
20X2 Bs. 2.610.000 1,50 2.640.000 1,65
Kg. 1.740.000 Bs/Kg. 1.600.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relacin con las horas


insumidas para alcanzar ese nivel de produccin, as como la
productividad Standard definida por la entidad, para las gestiones 20X1
y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS


(Segn la Entidad) (Segn Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVID PRODUCCION PRODUCTIVID
INSUMOS AD INSUMOS AD
ESTANDAR REAL
20X1 Kg. 2.880.000 7,20 3.000.000 7.79
Hrs. 400.000 385.000
20X2 Kg. 1.740.000 5,80 1.600.000 5.55
Hrs. 300.000 288.000

Del periodo 20X1 a 20X2, la empresa tuvo una disminucin de las


cantidades producidas y en el nmero de horas/hombre necesarias
para esos niveles de produccin.

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Esta disminucin se debi principalmente a que los proveedores
extranjeros de materia prima, disminuyeron la oferta de los insumos,
por razones de expansin de sus mercados en otros pases.

Al respecto, la Empresa Multinacional realiza las compras de insumos


a estos proveedores, solo a travs de rdenes de pedido va Fax, con
confirmacin escrita posterior.

De la investigacin efectuada al mercado nacional de proveedores, se


identific la existencia de industrias que producen los insumos, sobre
los cuales la entidad no efectu ningn anlisis sobre la calidad de los
mismos, precios y condiciones de oferta.

De la consulta efectuada a los responsables del rea de Produccin y


revisin al archivo cronolgico de correspondencia remitida y recibida,
se tiene informacin de que tales situaciones de disminucin fueron
advertidas a las reas de Almacenes, Contrataciones y compra de
insumos, en forma verbal sin constancia por escrito, cuyos
responsables manifestaron desconocimiento de las mismas

Una vez resumidos los aspectos observados, se puso en conocimiento


de los responsables de las reas de produccin, almacenes y
contrataciones, quienes estuvieron de acuerdo con los mismos,
manifestando su predisposicin para subsanar las observaciones y
evitar su repeticin en el futuro.

2.2 AREA DE ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTO B

De la revisin efectuada a los procesos de


empaquetado del Producto B, correspondientes a los
doce meses de la gestin 20X2, identificamos la
siguiente informacin:

a. Los niveles de produccin del producto B, proyectados y ejecutados


durante la gestin 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Segn la Entidad) (Segn Auditoria)
20X1 Kg. 1.440.000 1.400.000
20X2 Kg. 962.000 962.000

b. Los costos totales de produccin, tanto proyectados, as como los


realmente ejecutados del Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2
fueron los siguientes:

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COSTOS STANDARD COSTO REAL
(Segn la Entidad) (Segn Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 6.300.000 4,50 6.860.000 4,90
Kg. 1.400.000 Bs/Kg. 1.400.000 Bs/Kg.
20X2 Bs. 4.810.000 5,00 5.194.800 5,40
Kg. 962.000 Bs/Kg. 962.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relacin con las horas


insumidas para alcanzar ese nivel de produccin, as como la
productividad Standard definida por la entidad del Producto B, para las
gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS


(Segn la Entidad) (Segn Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVID PRODUCCION PRODUCTIVI
INSUMOS AD INSUMOS DAD
ESTANDAR REAL
20X1 Kg. 1.400.000 4,00 1.424.500 3.70
Hrs. 350.000 385.000
20X2 Kg. 962.000 2,96 691.200 2.40
Hrs. 325.000 288.000

d. La empresa estaba sufriendo una cuantiosa prdida mensual en el


empaquetado de este producto terminado.
e. Despus de examinar las operaciones de recepcin de la materia
prima en almacenes, se revis las operaciones de procesamiento,
incluyendo el peso del producto terminado en paquetes.
f. El peso de cada paquete examinado indicaba, que excedan, en
promedio en un kilo al peso garantizado de cada uno que era de 25
Kilos. Una vez ampliadas las pruebas al total de las mercaderas
disponibles para la venta, se revel que esta falla era comn en todo
el lote.

g. Al profundizarse el examen se verifico que la maquinaria utilizada


para el pesado y empaquetado del producto B, no estaba
debidamente calibrada, como era norma en le empresa.

h. El encargado de Almacenes, comunic en forma escrita al Jefe


Administrativo en fecha 18/05/X2, que de acuerdo a normas tcnicas
aprobadas, los aparatos para el pesado y empaquetado deban ser
calibrados y garantizados cada tres meses, para lo cual solicito la
contratacin de personal especializado para tal labor, procedimiento
que no fue cumplido en la empresa. Los registros de control sealan
como ltima fecha de verificacin y control el 02/01/X2.

En reunin con el jefe Administrativo, nos expres que no recordaba


esta nota y despus de una bsqueda entre los documentos
archivados, manifest el extravo de dicha nota, argumentando tener
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mucha carga de trabajo. Consultado respecto de s este olvido tendra
algn efecto negativo en el funcionamiento de los aparatos para el
pesado y embolsado, manifest no tendra fallas importantes y en
todo caso sern unos cuantos Kilos ms o menos.

i) Profundizando en el anlisis establecimos que las ventas del Producto


B, correspondientes a la gestin 20X2, segn los reportes contables
fueron las siguientes.

MES UNIDAD TOTAL CONTENI TOTAL


PAQUETES DO Kg.
Kg.
Enero Paq. 3.000 25 75.000
Febrero Paq. 3.000 25 75.000
Marzo Paq. 3.000 25 75.000
Abril Paq. 3.000 25 75.000
Mayo Paq. 3.000 25 75.000
Junio Paq. 3.500 25 87.500
Julio Paq. 3.000 25 75.000
Agosto Paq. 3.000 25 75.000
Septiembre Paq. 3.000 25 75.000
Octubre Paq. 3.000 25 75.000
Noviembre Paq. 3.000 25 75.000
Diciembre Paq. 3.500 25 87.500
TOTAL 37.000 925.000

j) Con referencia al inventario final de productos terminados al


30/06/X2, debemos sealar que ste tuvo que ser practicado
nuevamente por las fallas detectadas, estando al presente en
proceso de copiado, para su incorporacin a los estados contables.

k) El precio de venta que no se modific desde enero 20X2, es de


Bs 10 el Kilo.

l) El Gerente de la empresa expres su profunda preocupacin por


los resultados que revel nuestro examen, sealando su
conformidad con las recomendaciones sugeridas.

SE PIDE:

1. Elaborar el Memorando de Planificacin de Auditoria (MPA) con los


datos existentes y enunciados anteriormente.

2. Redactar los hallazgos de auditoria, con los atributos de condicin,


criterio, causa, efecto, recomendacin y comentario de los
responsables, documentando los mismos en papeles de trabajo.

3. Elaborar el informe de auditora operativa con el formato sugerido.


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PARTE II
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FORMATO DE
PAPELES DE TRABAJO

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo


1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes
1.3 Alcance de la revisin a ser efectuada y las restricciones en el
alcance del trabajo (si las hubiera).
1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el
desarrollo del trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA


ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES

2.1 Estructura patrimonial, organizativa y marco legal de la entidad


2.2 Principales productos o servicios
2.3 Principales productos o polticas de mercadeo
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2.4 Mtodos de operacin
2.5 Polticas de compra y venta
2.6 Principales clientes y proveedores
2.7 Principales fuentes de generacin de recursos
2.8 Estructura gerencial
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD
4. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE
5. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
6. AMBIENTE DE CONTROL
7. ENFOQUE DE AUDITORIA
8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O
EXTERNA.
9. APOYO DE ESPECIALISTAS
10. ADMINISTRACIN DEL TRABAJO
11. PROGRAMAS DE TRABAJO

ELABORADO POR: ___________________


Fecha

REVISADO POR: ___________________


Fecha

LEDO Y ENTENDIDO POR: ___________________


Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
PROGRAMA DE AUDITORIA

OBJETIVOS:

PERSONAL REFERENCIA
PROCEDIMIENTOS ASIGNADO A PAPELES
DE TRABAJO

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CONCLUSIN

ELABORADO POR: ___________________


Fecha

REVISADO POR: ___________________


Fecha

LEDO Y ENTENDIDO POR: ___________________


Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE RESPALDO A RESPUESTAS

REF. REFERENCIA
PROGRA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO
MA
-1-

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REF. REFERENCIA
PROGRA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO
MA

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE CONTROLES
REF. PRUEBA DISPOSICI REF.
REF. DESCRIPCION DE N INFORME
PT CUMPLIMIEN GERENTE
TO DE
AUDITORIA

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EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE HALLAZGOS

DISPOSICI REF.
REF. DESCRIPCION N INFORME
PT GERENTE
DE
AUDITORIA
Condicin:

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Criterio:

Efecto:

Causa:

Recomendacin:

Comentario de los responsables:

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PARTE III
METODOLOGIA DE APLICACIN
DE PAPELES DE TRABAJO

METODOLOGA DE APLICACIN DE PAPELES DE TRABAJO

La elaboracin de los papeles de trabajo que respalden la


identificacin, evaluacin y documentacin de los
hallazgos de auditoria debe tener la siguiente secuencia:

1. Todas las respuestas o aplicacin de procedimientos del programa de


Auditoria, sin excepcin alguna se registrarn en la Cedula de Respaldo
a Respuestas.
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2. Un anlisis inmediato de la aplicacin del procedimiento determinar


si el proceso evaluado constituye un Control o un Hallazgo de
Auditoria Operativa, por lo que esta situacin se documentara en esta
cedula, exponiendo:

Para el caso de un control, en la Cedula de Controles.


Para el caso de un Hallazgo en la Cedula de Hallazgos.

3. Los controles identificados sern expuestos en la Cedula de


Controles, La validez y vigencia del control debe ser comprobada a
travs de pruebas de cumplimiento, tomando en cuenta
transacciones u operaciones tipo y representativas del control que se
comprueba.

4. De acuerdo a la importancia del control y lo adecuado de su


comprobacin, el Gerente de Auditoria deber disponer su
incorporacin en el informe o no. En caso de optarse por la primera
actitud, en la Columna de Referencia Informe deber colocarse la
referencia de la hoja del Informe de Auditoria Operativa, en la cual se
expone el control.

5. Los hallazgos identificados sern expuestos en la Cedula de


Hallazgos, con los atributos de Condicin, criterio, efecto, causa,
Recomendacin y Comentario de los Responsables.

6. De acuerdo a la importancia del hallazgo, el Gerente de Auditoria


deber disponer su incorporacin en el informe o no. En caso de
optarse por la primera actitud, en la Columna de Referencia Informe
deber colocarse la referencia de la hoja del Informe de Auditoria
Operativa en la cual se expone el Hallazgo.

7. La gestin 20X1 corresponde a la gestin anterior y la gestin 20X2


corresponde a la gestin sujeta a auditoria.
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