Manual de Procesos y Procedimientos

Unidad de Planificacin y Evaluacin de Gestin

1
 INDICE

Introduccin

Misin... 4

Visin 4

Ffundamento Legal.... 4

Funciones de la UPEG, segn la Ley.. 4

Objetivo bsico de la UPEG.. . 5

Organigrama de la Unidad de Planeamiento y Evaluacin de Gestin(UPEG)

.. ... 6

Proceso de Planificacin y Presupuesto.. 7

Flujo de las etapas del proceso de planificacin

procedimientos en las etapas del proceso de planificacin. 8

Flujo para la formulacin del Plan Operativo anual

Pasos para la formulacin del Plan Operativo Anual 12

Procedimientos de evaluacin de la gestin...16

Procesos estadsticos..... 17

Procedimientos del Monitoreo de gestin . 19

Centro de Documentacin .. 21
2
Proceso de atencin a usuarios del Centro de Documentacin. 22

INTRODUCCIN

El presente Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificacin y

Evaluacin de la Gestin da a conocer los procesos fundamentales que realiza los cuales
son: Planificacin/Presupuesto, estadsticas, evaluacin y Monitoreo, sin olvidar que la
Planificacin es un proceso dinmico, evolutivo, de continua construccin, por lo que
todos los aos existirn modificaciones a este instrumento.

Igualmente se generan cambios provenientes de la Secretara de Finanzas (SEFIN) y la

Secretara de Planificacin y de Cooperacin Externa (SEPLAN), con las cuales se
mantiene una continua coordinacin.

Se agrega el Manual de Planificacin, puesto en prctica durante 2012, con lo que se ha

validado el proceso de planificacin y elaboracin de presupuesto bajo un marco de
planificacin por resultados.

MISIN

3
Somos la Unidad de Planeamiento y Evaluacin de la Gestin de la Secretara de
Educacin que desarrolla y administra los procesos de planificacin estratgica y
operativa, evaluacin de la gestin y de informacin en apoyo a la calidad para la toma
de decisiones.

VISIN
Al ao 2022 la Unidad de Planeamiento y Evaluacin de la Gestin, ser la unidad con
liderazgo en el desarrollo y administracin de los sistemas de planificacin estratgica y
operativa, evaluacin de la gestin y de informacin, pilares fundamentales en la
mejora de la gestin educativa.

FUNDAMENTO LEGAL
El funcionamiento de la UPEG, tiene su base legal en:

Decreto Legislativo Nmero 218-96 de las Reformas a la Ley General de la

Administracin Pblica, en el que se define el marco de competencias de las
Secretaras de Estado y el rediseo de algunas de las estructuras orgnicas-
funcionales de la Administracin Pblica como parte del proceso de reforma del
Estado.
Decreto Ejecutivo Nmero PCM-008-97 Reglamento de Organizacin,
Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo. Artculo 38.

FUNCIONES DE LA UPEG, SEGN LA LEY

Anlisis y diseo de polticas, programas y proyectos de la Secretara de Estado

de acuerdo con las polticas de gasto y de inversin pblica y las directrices
oficialmente establecidas por el Presidente de la Repblica.

Preparacin de los planes operativos anuales y la programacin operativa a

mediano y largo plazo en las reas de su competencia.

Evaluacin peridica de su ejecucin definiendo indicadores de eficiencia y de

eficacia.

Conduccin de estudios para la definicin de prioridades de gasto e inversin

para el anteproyecto de presupuesto anual y para la gestin de recursos
destinados al financiamiento de proyectos.

4
 Formulacin de normas tcnicas para el diseo y operacin de sistemas de
informacin y de estadstica de las Secretaras de Estado.

Evaluacin de los programas a cargo de las instituciones autnomas vinculadas

sectorialmente a la Secretara de Estado, presentando los informes que
corresponden.

Tener en cuenta los costos ambientales en el diseo de proyectos de inversin y

en la evaluacin de su ejecucin, a cuyo efecto deber practicarse, en cuanto
fuere requerida, una evaluacin de impacto ambiental.

OBJETIVO BASICO DE LA UPEG

Proponer y coordinar lineamientos de poltica institucional para la formulacin,

seguimiento, coordinacin y evaluacin de planes, programas y proyectos de
desarrollo realizados por la Secretara.

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE
PLANEAMIENTO Y EVALUACIN
5 DE

DIRECCI
N
 DIRECCIN

CENTRO DE ADMINISTRACIN Y
DOCUMENTACIN LOGISTICA

INFORMACIN
PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
(ESTADSTICAS)

PLANIFICACIN PLANIFICACIN
ESTRATEGICA OPERATIVA Y EVALUACIN Y
Y PROYECTOS PRESUPUESTACIN MONITOREO

PROCESO DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

Consideraciones Generales:

1. Se inicia con un proceso de informacin conceptual donde se da a conocer a las

Unidades Ejecutoras de los Programas, Proyectos y Direcciones Departamentales
de Educacin los lineamientos generales, herramientas e instrumentos necesarios
6
 para la Formulacin del Anteproyecto POA/Presupuesto de la Secretara de
Educacin, los que se elaboran de acuerdo a los lineamientos emanados por la
Secretaria de Finanzas (SEFIN) y la Secretara Tcnica de Planificacin y
Cooperacin Externa (SEPLAN).

2. Para orientar el trabajo a desarrollar se presentan los insumos de trabajo, los

cuales son:
Visin de Pas

Plan de Nacin
Plan de Gobierno
Plan de Educacin
Ley Fundamental de Educacin
Manual de Planificacin y Presupuestacin
Estructura Presupuestaria
Estadstica Educativa (Cobertura)
Unidades de Medidas
Variables Macroeconmicas
Formato de Planificacin Operativa.

3. El Anteproyecto POA Presupuesto, se elabora tomando en cuenta los techos

presupuestarios proporcionados por la Secretara de Finanzas (SEFIN) y la
asignacin de fondos por parte de la Gerencia Administrativa de la Secretara de
Educacin, a la estructura programtica presupuestaria y a los Productos
programados por las Unidades Ejecutoras del Nivel Central y las Direcciones
Departamentales de Educacin.

4. El equipo integrado por tcnicos analistas de la UPEG y Gerencia Administrativa

conducen el proceso de formulacin del Anteproyecto, mediante el desarrollo de
talleres o asistencia tcnica directa, con
Participacin de los jefes de cada uno de las unidades del nivel central y
desconcentrado, as como directores/ coordinadores de los proyectos y enlaces de
cada una de estas unidades ejecutoras.

5. Definido el Anteproyecto POA/Presupuesto, se regionaliza de acuerdo a las 16

regiones, realizando una vinculacin del objeto de gasto con los Productos,
resultados de gestin y objetivos estratgicos de la Secretara de Educacin.

6. El Anteproyecto POA/Presupuesto se elabora en un formato de planificacin

creado por los tcnicos de la UPEG, el cual contempla toda la demanda de
informacin requerida por la SEPLAN y la SEFIN.

7
7. Concluido el proceso de formulacin, se integra todo el documento del
Anteproyecto POA-Presupuesto, conforme a la estructura programtica y
finalmente se remite al despacho de Educacin.

8. La Secretaria de Educacin ingresa el Anteproyecto POA-Presupuesto Anual en

forma digital al sistema de Administracin Financiera del SIAFI de la Secretaria de
Finanzas (SEFIN), para obtener la aprobacin del financiamiento que se solicita al
Congreso Nacional para la ejecucin fsica y financiera.

9. Se socializa el Anteproyecto POA-Presupuesto con los(as) jefes(as) de las

unidades ejecutoras, coordinadores/directores(as) de proyecto y directores(as)
departamentales.

FLUJO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN

INICIA

ETAPA I CAPACITACIN
SOBRE EL PROCESO
DE PLANIFICACIN Y
PRESUPUESTO
8

ETAPA III
ETAPA II.
ELABORACIN DEL
ELABORACIN
PLAN ESTRATGICO
ANTEPROYECTO POA
PRESUPUESTO
ESTE PROCESO ES_
CICLICO EN EL AO

FINALIZA

9
PROCEDIMIENTOS EN LAS ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN

ETAPA I. CAPACITACIN SOBRE EL PROCESO DE PLANIFICACIN Y

PRESUPUESTO
Esta etapa consiste en que los diferentes niveles de planificacin (Centro educativo,
Direcciones Distritales, Direcciones Departamentales y Nivel Central), de la Secretara de
Educacin conocen los procesos, lineamientos, instrumentos y herramientas bsicas que
orientan la formulacin del Plan Estratgico, Plan Operativo Anual y Presupuesto de la
Secretara de Educacin.

El proceso de capacitacin con enfoque descentralizado se hace de la siguiente manera:

Capacitacin sobre el Proceso de Planificacin

1. La Unidad de Planificacin y Evaluacin de Gestin (UPEG) y la Gerencia

Administrativa (GA) del Nivel Central de la Secretara de Educacin, capacita al equipo
responsable de las Direcciones Departamentales de Educacin (Director
Departamental, Coordinador de la Unidad de Planificacin y Evaluacin, Gerente de
Negocios y Coordinador de la Unidad de Infotecnologa) y a las unidades ejecutoras
de Programas y Proyectos del Nivel Central en la Formulacin del Plan Estratgico y el
POA/Presupuesto y el uso de las herramientas de planificacin oficiales, que se
aplican en cada nivel.

2. Los equipos departamentales una vez capacitados en el enfoque de planificacin,

lineamientos, procesos y herramientas; capacitarn a los responsables de la
planificacin a nivel de Distrito y/o municipio.

10
3. Los responsables de la planificacin a nivel de Distrito y/o municipio capacitan a los
Directores de Centros Educativos/ de Red, y a los integrantes de los Consejos
Escolares de Desarrollo, responsables de formular el PEC/PER, el POA y el
Presupuesto correspondiente.

4. La Unidad de Planificacin y Evaluacin de Gestin (UPEG) y la Gerencia

Administrativa (GA) del nivel central capacitan a las Unidades Ejecutoras de los
Programas y Proyectos de la Secretara de Educacin.

11
POA Y PROGRAMACIN MENSUAL
DE LA UPEG

12
 ORGANIGRAMA DE LOS
COORDINADORES DE SECCION Y SUS
FUNCIONES

13
 CAMBIOS DE SEFIN Y SEPLAN
FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS

14
FUNCIONES DE LAS UNIDADES Y DE SU
PERSONAL QUE CONFORMAN LA UPEG

15
16
 FLUJOGRAMA DE LOS PERFILES DE
PLANIFICACION
FLUJOGRAMA DE LAY EVALUACION SEDUC
MATRIZ DE RIESGO
SEFIN F-01. F-02,
DE LAF-03,
UPEGF-04, F-05 QUE SE
LLEVAN A CABO EN LA PEG

17
FLUJOGRAMAS PROCESOS INTERNOS
DE LA UPEG Y RELACION ENTRE
UNIDADES

18
 FLUJOGRAMAS PROCESOS DE
EVALUACION, ESTADISTICA, PLANIFICACION

19
Diagrama del Proceso de Planificacin de la Secretara de Educacin

20
ETAPA II. ELABORACIN DEL PLAN ESTRATGICO

El Plan Estratgico Institucional, tambin denominado PEI 1, es el documento que concibe

una planificacin de acciones estratgicas a desarrollar en el mediano plazo (perodo de
Gobierno), a fin de dar respuesta a la demanda educativa existente, en coherencia con los
objetivos, metas e indicadores de la Visin de Pas, Plan de Nacin y Ley Fundamental de
Educacin que se constituye en el marco de referencia para la formulacin del Plan
Operativo Anual (POA) de cada ejercicio fiscal.

Los enlaces responsables de la UPEG y la Gerencia Administrativa orientan a las

diferentes Unidades ejecutoras de Programas, Proyectos y Direcciones Departamentales
en la elaboracin del Plan Estratgico Departamental, para su elaboracin toman como
base el Plan Estratgico Institucional (PEI) y en primera instancia realizan un
levantamiento del diagnstico que consiste en la recoleccin de datos a travs de la
aplicacin de Fichas Diagnstico, lo que permite obtener informacin general del contexto
geogrfico de los diferentes niveles de planificacin, as como datos estadsticos e
indicadores educativos a nivel local, regional y departamental, para que, a travs de la
planificacin estratgica, se d respuesta a los problemas existentes y las necesidades
educativas existentes.

Para desarrollar este proceso se aplica a nivel de las Direcciones Departamentales de

Educacin un instrumento para el levantamiento del diagnstico de la Gua Paso a Paso

1 SEPLAN establece la denominacin de Plan Estratgico Institucional (PEI) en los lineamientos de planificacin
nacional.
21
para la Planificacin Estratgica, y en el caso de los Centros Educativos se aplica la
metodologa contenida en la Gua PEC en su Paso 2: Elaboramos el diagnstico del CE;
esta misma herramienta se utiliza para el levantamiento del diagnstico en las Redes
Educativas cuando realicen el PER.

Es necesario que ao a ao se actualice el diagnstico de cada uno de los niveles de

planificacin, tomando como referencia los resultados obtenidos como producto del
monitoreo de la ejecucin de los POA y el avance de los productos y aprovechamientos, a
esta accin se le denomina re planificacin. Esta Re planificacin permite determinar
nuevos cursos de accin que permitan el logro de los resultados esperados desde el
enfoque de la planificacin estratgica orientada a resultados.

Finalmente las Direcciones Departamentales de Educacin hacen un anlisis del

diagnstico, durante esta etapa todas las instancias involucradas en la formulacin del
Plan Estratgico se renen para analizar la situacin de partida, con los datos reflejados
en el diagnstico, que permita priorizar las acciones estratgicas a realizar, de acuerdo al
presupuesto establecido a fin de lograr los resultados deseados.

ETAPA III. ELABORACIN DEL ANTEPROYECTO POA PRESUPUESTO

Subprocesos de la Planificacin Operativa

En la elaboracin de la planificacin operativa, se consideran tres subprocesos

interdependientes:

1) Programacin y Formulacin del POA

En este subproceso se formula el perodo en el cual se definen y se organizan los

productos y las actividades, el presupuesto asignado por la SEFIN y el presupuesto
adquirido por parte de los cooperantes aliados, la ubicacin geogrfica donde se har la
entrega de los productos, as como la programacin mensual de los recursos fsicos y
presupuestarios.

2) Reprogramacin y Reformulacin del POA

Este subproceso se realiza cuando el Presupuesto es aprobado por el Congreso

Nacional, entonces se procede al ajuste final del Anteproyecto POA/ Presupuesto de
acuerdo al presupuesto aprobado.

3) Monitoreo y Evaluacin del POA

El monitoreo del POA consiste en evidenciar la ejecucin fsica y financiera en funcin de

los productos y resultados generados, para ello la Secretara de Educacin del Nivel
Central ha nombrado una Comisin de Monitoreo liderada por UPEG, que es la
responsable de gestionar el monitoreo en cada Unidad de Lnea y las 18 DDE, con este
insumo y elaborar los reportes consolidado correspondientes.

22
A nivel de los departamentos, este subproceso ser llevado a cabo por el Equipo Tcnico
de cada Direccin Departamental de Educacin, quienes bajo el liderazgo del
coordinador/a de la Unidad de Planificacin y Evaluacin, realizaran el monitoreo mensual
y enviaran los correspondientes reportes a la UPEG del Nivel Central para su anlisis y
consolidacin.

PASOS PARA LA FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Inicio

1).- Formulacin del POA

presupuesto inicia con el Anlisis
del Plan Estratgico Institucional a Nivel
Central, los planes estratgicos a nivel
departamental y municipal, los PEC a
nivel de Centro, y los PER a nivel de
Redes Educativas.

2).- Definicin de objetivos

estratgicos y de gestin los
resultados de gestin por eje
estratgico

3).- Anlisis de las actividades

del PEI y del POA para ver su
factibilidad de inversin tantro con
fondos nacionales como externos

4).- Definicin de la poblacin objetivo

a travs de la accin a desarrollar, la
poblacin potencial, la relacin de la
poblacin potencial y la accin y,
establecidas a travs de las necesidades
establecidas

23
 5).- Plantear los productos vinculados
( estos son aquellos que cada unidad
establece en un poa presupuesto)

6).- Definir el producto para responder

al logro del resultad, objetivo de gestin

7).- Definir el producto para responder

al logro del resultad, objetivo de gestin

8).- LA unidad de Medida se hacer de

manera genrica es lo que nos indica
que lo vamos a expresar como
resultado a ser medido eje libros,
nios etc

9).- determinar el nmero de

unidades a ser medidas

10).-Definir la Ubicacin geogrfica

por Regin, departamento, y
municipio

24
11).-Consiste en programar definir
las actividades y productos que se
ban a realizar y a obtener
mensualmente

12).- determinar como se va a

verificar los productos y los
resultados

13 determinar todos los factores que

impidan que una actividad se realice

14).- determinar quines sern los

responsables en realizar las
actividades

15).- determinar la serie de pautas

que marcan un escenario especifico
a corto plazo

25
 16).- determinar que la variable
macroeconmica sea la correcta al
producto deseado

17).- determinar el presupuesto que

se podra ejecutar en los aos
posteriores

18).- determinar el presupuesto que

se podra ejecutar en los aos
posteriores

Fin

26
PASOS PARA LA FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Habiendo comprendido los conceptos y los diferentes subprocesos que constituyen la

Etapa de Planificacin Operativa Anual y Presupuesto, las Unidades ejecutoras de la
Secretara, proceden a la elaboracin el Anteproyecto POA-Presupuesto, siguiendo los
siguientes pasos, establecidos en el Manual de Planificacin y presupuestacin de la
Secretara de Educacin.

PASO 1: ANLISIS DEL PLAN ESTRATGICO Y DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

VIGENTE

El punto de partida para la formulacin del Ante-Proyecto del Plan Operativo Anual y el
Presupuesto es el Plan Estratgico 2, por lo que es necesario que los equipos
responsables de su formulacin, realicen un anlisis del mismo; identificando las
actividades programadas en el ao objeto de planificacin, los recursos y el tiempo
previsto para su ejecucin.

2 La Secretara de Educacin define como Plan Estratgico: Plan Estratgico Institucional a Nivel Central, los planes
estratgicos a nivel departamental y municipal, los PEC a nivel de Centro, y los PER a nivel de Redes Educativas.
27
Posteriormente, es necesario hacer un anlisis del POA vigente, haciendo revisin y
anlisis de los resultados, productos y actividades con riesgo de no ser ejecutados por
alguna causa, en lo que resta del ao. Son objeto de anlisis la prioridad de los mismos y
su importancia para el logro de los indicadores previstos, as como aquellos que tienen
continuidad para ser tenidos en cuenta en el nuevo plan operativo del ao siguiente. Este
anlisis debe ser sustentado con los informes de monitoreo y ser refrendado de acuerdo a
la prioridad educativa del momento.

Los niveles administrativos de la SE (DDE, DDI, CE) que no cuenten con su planificacin
estratgica debern de considerar el Plan Estratgico Institucional (PEI), identificando en
el mismo la matriz operativa, y dentro de ella a los responsables y el grupo gestor para
identificar las acciones que corresponden a cada nivel de planificacin (ver tabla 2)
haciendo, a su vez, una priorizacin de las acciones relevantes de su contexto para
satisfacer la demanda existente.

PASO 2: DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS DE GESTIN POR EJE

ESTRATGICO

A partir del anlisis de la planificacin estratgica y operativa vigente, as como el anlisis

de los datos estadsticos actuales (diagnstico), el equipo responsable define los objetivos
estratgicos y de gestin, as como los resultados de gestin por eje estratgico para
cada uno de los indicadores (objetivos globales) del Plan Estratgico.(3 documentos)

PASO 3: ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES IDENTIFICADAS EN EL PLAN

ESTRATGICO Y POA VIGENTE EN RELACIN AL PRESUPUESTO.
Una vez determinado los Objetivos y los Resultados de Gestin para cada eje estratgico,
es necesario analizar las actividades extradas del PEI y del POA vigente para verificar si
son factibles de ejecucin de acuerdo al presupuesto de la Secretara de Educacin y el
presupuesto de los cooperantes (cooperacin internacional, alcaldas, ONGs, etc.).(PEI)

PASO 4: DEFINICIN DE POBLACIN OBJETIVO

Poblacin que el programa, la unidad o la institucin tiene planeado o programado

atender en un periodo dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la
poblacin potencial o a una parte de ella.
La POBLACION Objetivo se determina de la forma siguiente:
1).- Accin a desarrollar (actividad productos o resultado)
2).- Se determina la poblacin Potencial (global)
3).- Relacin de la poblacin potencial con la accin a desarrollar
4):- necesidades establecidas

PASO 5: DEFINICIN DE LOS PRODUCTOS

28
Tomando en cuenta las actividades que son factibles de ejecutar con el presupuesto de la
SE y el presupuesto de los cooperantes, se procede a plantear los productos vinculado a
los resultados esperados.
1).- los productos vinculados son aquellos que cada unidad establece en un poa
0presupuesto

PASO 6: ALINEACIN DEL PRODUCTO

El Producto que se ha definido debe responder al logro de un Resultado de Gestin,
Objetivo de Gestin, Objetivo Estratgico y Eje Estratgico del Plan Estratgico
Institucional de la Secretara de Educacin.

PASO 7: DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES PARA CADA PRODUCTO

Las actividades son el conjunto de acciones que se llevan a cabo para la obtencin de un
producto a nivel de programa, subprograma o proyecto, que consiste en la ejecucin de
ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales,
tcnicos y financieros asignados a la actividad con un costo determinado).

Cada producto debe contener sus propias actividades para su logro, estas deben ser
relevantes, no se requiere del detalle de las acciones que se realizarn.

PASO 8: DEFINICIN DE LA UNIDAD DE MEDIDA

Forma de expresar los resultados, se hace de manera genrica cuando los insumos,
productos o resultados, metas, indicadores se pueden contar individualmente y no son
mesurables. Tambin sirve de parmetro para presupuestar las actividades y los
resultados de produccin. Esta es la expresin que es susceptible de medir el logro del
producto.

PASO 9: DEFINICIN DE LA CANTIDAD PARA LA UNIDAD DE MEDIDA

Se refiere al nmero de unidades a lograr en el producto y en las actividades segn la

unidad de medida definida previamente.

PASO 10: UBICACIN GEOGRFICA POR REGIN, DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO

Se refiere al espacio geogrfico (regin, departamento y municipio) que sern

beneficiarios con el producto que la institucin entrega para el logro de un resultado.

Para identificar el espacio geogrfico al momento de regionalizar el POA/PRESUPUESTO

deben remitirse al documento que contempla la codificacin de las regiones,
departamentos y municipios, emitido por la Secretara Tcnica de Planificacin y
Cooperacin Externa (SEPLAN).

PASO 11: MENSUALIZACIN

29
Consiste en programar las actividades y productos mensualmente, para lo cual se debe
programar la cantidad y la asignacin presupuestaria en el mes que se ejecutar.

PASO 12: IDENTIFICACIN DE LOS MEDIOS DE VERIFICACIN

Los Medios de Verificacin son las fuentes que permiten determinar dnde y en qu forma
se puede encontrar la informacin para verificar que los productos han sido ejecutados o
logrados respectivamente. (Fuente SEPLAN).

PASO 13: DEFINICIN DE LOS SUPUESTOS

Son todos los factores de riesgo que afectan la ejecucin de una actividad o logro de un
producto. Estos no estn bajo el control directo de los ejecutores aunque pueden
anticiparse, tratar de influir y/o encarar con adecuados planes de emergencia para lograr
el producto programado.

PASO 14: IDENTIFICACIN DE LOS RESPONSABLES

Se identifican y nombran los responsables de los productos de cada Unidad Ejecutora.

PASO 15: DEFINICIN DE LAS VARIABLES MACROECONMICAS

Las variables macroeconmicas o premisas bsicas son una serie de pautas econmicas,
sociales, polticas y financieras que marcan un escenario especfico a corto plazo.

Son las que hacen referencia a la economa en su conjunto, bien sea de un pas
determinado, o bien de un grupo de ellos. Estos agregados de contenido econmico se
refieren, por ejemplo, al estudio del nivel global de produccin, la renta, el empleo y los
precios de una nacin.

PASO 16: JUSTIFICACIN DE LA VARIABLE MACROECONMICA

Consiste en justificar por qu la variable macroeconmica seleccionada se relaciona con

el producto deseado.

PASO 17: ESTIMACIN DE LAS PROYECCIONES

30
Consiste en proyectar el presupuesto asignado al ao objeto de planificacin en los aos
subsiguientes, el que se calculara segn el porcentaje de proyeccin establecido por la
Secretara de Finanzas.

PASO 18: FINANCIAMIENTO DEL POA

En esta etapa se asignan los fondos necesarios, considerando el techo presupuestario

consignado para la ejecucin de las actividades que se programan para la obtencin de
productos por parte da cada una de las unidades ejecutoras.

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN DE LA GESTIN

Consideraciones Generales:

La evaluacin mensual del POA Presupuesto tiene como punto de partida el control de la
ejecucin fsica y financiera de los resultados de produccin programados por cada
unidad ejecutora de la Secretara de Educacin. Asimismo, se enva a la Secretara de
Planificacin y Cooperacin Externa (SEPLAN) un informe mensual de gestin por
resultados basado en los informes mensuales de ejecucin fsica y financiera a nivel
regional, departamental y municipal, de acuerdo a los objetivos y metas de la Visin de
Pas, Plan de Nacin y Plan de Gobierno, con base a la informacin registrada en forma
mensual en l Sistema de Administracin Financiera Integrada (SIAFI).

El seguimiento y evaluacin fsica y financiera del presupuesto se enmarca en el artculo

No. 3 Decreto 264-2010 del 28 de diciembre del 2010; el mismo nos indica que la
ejecucin de los ingresos y gastos, as como el seguimiento y ejecucin fsica y financiera
del presupuesto, se efectuar en el sector pblico sin excepcin alguna, de acuerdo a las
Normas Tcnicas y Manuales de Procedimientos de los Sub-Sistemas de Presupuesto,
Tesorera, Contabilidad, Crdito Pblico e Inversin Pblica, aprobada por las Secretarias
de Estado en los Despachos de Finanzas y de Planificacin.

La Unidad de Planificacin y Evaluacin de Gestin (UPEG) en coordinacin con la

Gerencia Administrativa, son los entes responsables de la conduccin del proceso de
Evaluacin Mensual de la Secretara de Educacin.

La Gerencia Administrativa es la responsable de proveer oportunamente las cuotas

programadas mensualmente en el POA Presupuesto para la ejecucin fsica y financiera
de los resultados de produccin de cada unidad ejecutora a nivel regional, departamental
y municipal.

Lineamientos Generales:

31
 1. La evaluacin mensual se realizar tomando como base la Estructura Organizativa
Legal de la Secretara de Educacin y la Estructura Administrativa Programtica del
presente ao, y el Plan Operativo Anual y Presupuesto 2012 ingresado al SIAFI.
2. Para realizar el informe mensual se utilizar el formato que al efecto presentan la
Secretarias de Finanzas y Planificacin y Cooperacin Externa (SEPLAN).
3. Los resultados de produccin deben referirse al municipio y el departamento en los
cuales fueron ejecutados.
4. La fecha mxima para recibir el formato de seguimiento y evaluacin fsica y
financiera del POA Presupuesto del Nivel Central, Desconcentrado, Descentralizado
y Proyectos ser el 30 de cada mes. El cual ser certificado, consolidado y
enviado a las autoridades correspondientes por la Unidad de Planeamiento y
evaluacin de la Gestin
5. El incumplimiento de esta disposicin por parte del funcionario titular de las
instituciones del Sector Pblico (Central, Desconcentrado y Descentralizado)
responsables de remitir la informacin a las Secretaras de Estado en los
Despachos de Finanzas y Planificacin para efectuar la evaluacin mensual, dar
lugar a la censura por parte del Congreso Nacional y de lo cual se le informar al
Despacho Presidencial y se multar al funcionario con quince (15) salarios mnimos.
6. Las unidades ejecutoras responsables que no remitan los informes mensuales del
Nivel Central, Desconcentrados y Proyectos en tiempo y forma a la Unidad de
Planeamiento y Evaluacin de Gestin (UPEG) facultar a la Gerencia
administrativa a suspender cuotas o desembolsos hasta que dicha situacin sea
subsanada.
7. El incumplimiento de la Secretara de Educacin de remitir los informes mensuales
anteriormente descritos, a las Secretarias de Estados en los Despachos de
Finanzas y SEPLAN, facultar a la Secretara de Finanzas, a suspender
desembolsos hasta que dicha situacin sea subsanada.
8. Los Directores(as) Departamentales, Directores(as) de Programas,
Coordinadores(as) de Proyectos y entes Descentralizados y Asociaciones Civiles
sin Fines de Lucro nombrarn entre su personal laborante el enlace con la Unidad
de Planeamiento y Evaluacin de Gestin el cual ser el elaborar el informe
mensual de los resultados de produccin programados en el POA Presupuesto
2012.

PROCESOS ESTADSTICOS

Anualmente, se recolectan datos estadsticos de los centros educativos del pas, con el
propsito de aportar informacin que sirve de base para evaluar y programar la gestin
de la Secretara de Educacin. En los dos ltimos aos, se estn digitalizando los
datos directamente en la pgina web. Lo que ha permitido que el pblico tenga acceso
a la informacin de manera expedita.

En la generacin de la informacin estadstica se han definido los siguientes procesos:

32
 1. Elaboracin, revisin y ajuste de documentos tcnicos (formularios, manuales, video
tutorial), los cuales son cargados a la pg. Web. De la Secretara de Educacin para
que estn disponible a los responsables de los procesos y al pblico en general.
2. Para la captura de datos en lnea, se disean programas con validacin interna
segn pautas de consistencia, que sirven para la automatizacin de deteccin de
errores.
3. Capacitacin de personal involucrado en los diferentes procesos de produccin de
estadstica: registro de datos, acopio de informacin, control de calidad, digitacin
de informacin.
4. Completado del formulario en versin fsica, en los centros educativos del pas con
estadstica, que contiene datos generales, matrcula de estudiantes, docentes,
infraestructura y otros aspectos relevantes segn demanda. El director del centro
educativo valida y da fe de la informacin contenida que se solicita en dicho
instrumento.
5. Recepcin de formularios y control de calidad de los datos en las direcciones
distritales y municipales de educacin. Se verifica la veracidad de los datos que se
observen inconsistentes, utilizando los medios de comunicacin que estn al
alcance de las oficinas antes mencionadas.
6. Digitacin de datos va web en las Direcciones Distritales y Departamentales de
Educacin.
7. Limpieza de base de datos por el nivel central con apoyo de las direcciones
departamentales y distritales, definiendo criterios para corregir y completar datos, en
algunos casos, se podr hacer automticamente.
8. Cierre de base de datos, de acuerdo a fecha previamente establecida.
9. Anlisis automtico de la consistencia histrica de la informacin y correccin de la
misma segn las inconsistencias de las bases y las pautas definidas para tal fin.
10. Elaboracin de indicadores que brinden informacin anticipada y amplia acerca del
comportamiento fundamental del sistema educativo.
11. Elaboracin de tablas conteniendo informacin estadstica e informes especficos
requeridos por los usuarios.
12. Publicacin de informacin (pg. Web e impresos)

PROCEDIMIENTOS MONITOREO DE GESTIN

POR RESULTADOS

Objetivo:

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 1. Proveer, al nivel directivo de la Secretara, de informacin gil, prctica y confiable
sobre el avance en la gestin de las cadenas de resultados establecidas en el Plan
de Educacin 2,010-2,014 para la toma de decisiones.

2. Elaborar informes de avances a nivel de productos establecidos en el Plan de

educacin 2010-2014 orientado a resultados, para que las diferentes unidades de
la Secretara de Educacin, orienten sus acciones hacia el cumplimiento de los
hitos.

Principios orientadores

A. Objeto del Monitoreo. El Sistema de Monitoreo de la Gestin por Resultados, define

como su objeto de observacin el Plan de Educacin 2010-2014-Orientado a
Resultados.

B. Alineamiento con las polticas nacionales. El Sistema de Monitoreo de la Gestin por

Resultados, estar alineado en el marco de las polticas nacionales de monitoreo del
Plan de Gobierno y del Plan de Nacin. As como, en el marco de normas,
procedimientos e instrumentos para el seguimiento de los Planes Operativos Anuales-
POAs, y de los correspondientes presupuestos; con el enfoque de la Gestin por
Resultados, establecidos por el SEPLAN y SEFIN.

C. Eficiencia. El Sistema de Monitoreo de la Gestin por Resultados, establecer rutinas

de monitoreo amigables, prcticas y sencillas sobre la base de la recuperacin y
revalorizacin de las buenas prcticas de monitoreo, implementadas en la Secretara
de Educacin.

Procedimientos:

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 1. Socializacin del Plan de Educacin orientado a resultados, con los responsables
directos de los productos ( Ministro, Viceministros, Jefes de Lnea y Personal
Tcnico de las Unidades)

2. Integracin de Comisin de Seguimiento y Monitoreo, nombrada por la Autoridades

superiores de la Secretara de Educacin para que preparar los instrumentos
tcnicos necesarios, evaluar y elaborar informe.

3. Actualizacin de hitos e indicadores y reformularlos si es necesario de acuerdo a

un diagnstico de avance.

4. Clasificacin de los productos por Subsecretaras para identificar los responsables

directos de cada producto.

5. Elaboracin de Fichas por cada uno de los productos.

6. Definicin de la escala de valoracin y forma de evaluacin.

7. Aplicacin de la matriz de monitoreo de los productos que detalle la informacin de

cada uno de los productos, hitos, situacin actual y valoracin de cumplimiento.

8. Evaluacin de productos, con los responsables directos de cada producto y obtener

las evidencias.

9. Elaboracin de informe con recomendaciones para los funcionarios responsables

directos de los productos a fin de que se logren en el menor tiempo posible, segn
lo planificado.

10. Socializacin de informe con autoridades superiores de la Secretara.

11. Actualizacin de hitos e indicadores.

12. Monitoreo de resultados peridicamente.

CENTRO DE DOCUMENTACIN

I- OBJETIVOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIN

Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a travs de

servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educativo del pas.
Proveer a los usuarios de informacin educativa actualizada que satisfaga sus
necesidades.
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 Brindar a los usuarios una fuente de consulta gil, eficiente y oportuna.
Facilitar documentacin relacionada con la educacin a travs de internet en
sala.

II- SERVICIOS QUE SE PRESTA

Presta servicios de suministro de informacin educativa a personal de

instituciones pblicas y privadas como: colegios, escuelas, universidades,
personal tcnico de la Institucin y personas particulares.
Estos servicios son de dos tipos:
Servicios de informacin en sala
Servicios a travs de Internet:
Servicios de correo electrnico
Servicio de consulta y respuesta por medio electrnico, internet y
telfono.
Grabado de informacin en CD, USB

PROCESO DE ATENCIN A USUARIOS DE LA SE

El Centro de Documentacin est ubicado en el tercer piso a la derecha de la Secretara

de Educacin, contiguo a la Oficina de Infotecnologa y el Departamento de Normal y
Artstica. Su acceso es abierto a toda persona sin restriccin alguna con la
documentacin en existencia.

Est orientado para el servicio de usuarios internos y externos, interesados en el estudio y

la investigacin. Para acceder el usuario presenta su carnet de identificacin o tarjeta de
identidad personal y proporcionar datos de contacto a travs de un libro de control de
usuario que contiene: N, Nombre del Usuario, No. Identidad, Institucin a la que
Pertenece, N de Telfono, Nombre del documento solicitado, Cdigo Libro, Fecha Salida
y Fecha Entrada y Firma.

-Usuarios Internos y Externos

Para cualquier trmite ante el Centro de Documentacin el usuario deber identificarse

con el NMERO DE VISITANTE, TARJETA DE IDENTIDAD u otro documento personal.

El prstamo del material bibliogrfico deber realizarse de forma personal.

Al solicitar el prstamo de cualquier material, se debe presentar el carnet de la Institucin.

36
El usuario tiene derecho a un prstamo de (4) cinco libros mximos, dependiendo de la
demanda de los mismos.

Cuando existen (3) tres o (4) cuatro ejemplares, de un mismo ttulo, uno de los ejemplares
pasar a formar parte de la coleccin de reserva y no podr salir del Centro por ningn
motivo.

Los libros de referencias se pueden prestar por muy poco tiempo (Diccionarios, Manuales,
Directorio, Enciclopedias) preferiblemente las consultas slo deben hacerse en sala.

El prstamo permanente, lo pueden solicitar los Directores y Gerentes de la Institucin,

solicitndolo con un memorando al Centro de Documentacin. El perodo mximo del
prstamo es de un ao; al cumplir el ao, el Centro realizar un inventario de los ttulos
que se encuentran en esta modalidad.

El Gerente o Director, solicitante ser el responsable del material en prstamo, en caso de

que se pierda un documento tendr que reponerlo con uno nuevo.

Los usuarios internos pueden hacer uso de todos los servicios del centro, en todas las
modalidades.

Los usuarios externos dispondrn de estos servicios.

Las solicitudes de servicios debern efectuarse segn los formatos pre-establecido, para
ello.

Consulta electrnicas y en fsico (Documento), segn parmetros y especificaciones

definidas en la solicitud.

Localizacin de referencias bibliogrficas, segn el tema.

Reproduccin de materiales bibliogrficos, fotocopias, CD, USB y otros medios de

reproduccin.

Al usuario externo no se le harn prstamos permanentes de documentos.

Servicios del Centro de Documentacin

1. Consulta en sala

Este servicio permite la consulta personal de los documentos propios que posee el
Centro.

Cuenta con dos salas: una sala pequea para atender al pblico o usuario en forma
personalizada y otra para el personal del centro.
37
En esta sala se puede consultar en el documento en fsico, acceso a Internet y en los
archivos de carpetas gravados en la computadora del centro.

2. Informacin bibliogrfica y de referencia

Este servicio responde a las necesidades de informacin a cada usuario segn la

necesidad en forma presencial y virtual.
Para ello se utiliza la bibliografa y catlogos, como bsquedas en otras fuentes
especializadas en las mencionadas materias.
La peticin de informacin bibliogrfica se puede realizar en el propio centro, por telfono
o por escrito (bien por correo electrnico).

-Organizacin de los Documentos

La organizacin de los documentos est dividido en dos grandes bloques: Biblioteca

Educativa clasificada de la A a la Z y la otra Documentos Generados por la Secretara
de Educacin.

1. Documentos Generados por la Secretara de Educacin, donde incluiremos

tambin los que sin ser directamente generados por la SE le influyen directamente.

2. Documentos Generados por otras Instituciones, que constituyen la Biblioteca en

temas educativos.

38
Pasos para la elaboracin
del anteproyecto POA
Presupuesto

39
Proyecto de Sistematizacin
de Planificacin
Presupuestaria
2013-2014

40