Cdigo GP-PD-SST-01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versin 00

DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 01/03/2017
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

NOMBRE PUESTO FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN

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1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para elaborar, controlar y mantener los documentos

normativos que se originan en el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional dela
organizacin.

2. ALCANCE

Se aplica a todos los documentos referidos al Sistema de Seguridad y Salud

Ocupacional de los diferentes procesos de GLOBAL PLAST S.A.C.

3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

Norma OSHAS 18001:2007. Requisitos 4.4.5,4.5.4. Control de Documentos, Control de

Registros

4. DEFINICIONES

Manuales: Son documentos que orientan al desarrollo de la gestin o actividad.

Procedimientos: Son documentos que especifican o describen cmo se tiene que
realizar determinadas actividades, incluyendo los mtodos que se van usar, las
herramientas, el desarrollo de las operaciones de los procesos, las condiciones
trabajo, etc.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas
Instructivos: Son documentos que describen sintticamente la realizacin de
una tarea concreta.
Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarn datos
como resultado de una verificacin o control, convirtindose de esa manera en un
registro.
Documentacin Interna
Comprende los documentos del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional o correspondencia interna, as como especificaciones, normas y
otros requisitos y compromisos suscritos por la empresa.
Documentacin Externa:
Comprende la normativa legal, normas tcnicas de aplicacin, planos,
especificaciones y otros requisitos del cliente.
Copia obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por
actualizacin de la informacin.
SGSST: Sistema de Gestin Seguridad y Salud en el Trabajo
SSOMA: rea Seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
Perfiles por puesto de trabajo: Documento donde se especifican las funciones,
cargo, herramientas, personas bajo su cargo, habilidades, capacidades,
educacin y competencias necesarias para desarrollar un puesto de trabajo
determinado.

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5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Aprobacin Versin Cambios o Modificaciones

01/03/2017 00 Creacin del documento

6. REGISTROS

Almacenamiento
Identificaci Responsabl
Cdigo Disposici
n e Formato Lugar Tiempo
n
Lista maestra de GP-FO-
SSOMA Digital Permanente No Aplica
documentos SST-01

7. RESPONSABILIDADES

7.1 Gerencia General

Se encarga de aprobar y velar por el cumplimiento control de este

procedimiento.

7.2 SSOMA

Se encarga de elaborar, este procedimiento, as como de los cambios que

considere necesario y difundir.

8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

El control de los documentos debe asegurar que:

o Sean elaborados cumpliendo todos los requisitos de la organizacin.

o Sean revisados y aprobados por las personas con la autoridad y/o
responsabilidad definida.
o Se identifiquen los cambios y el estado de la versin vigente.
o Sean distribuidos en forma controlada para asegurar que lleguen al
personal que se les envi, con la versin actualizada.
o Se encuentren disponibles en sus puntos de uso.
o Sean actualizados o retirados cuando queden obsoletos.
o Sean archivados debidamente para evitar su prdida o deterioro y que
permanezcan legibles y fcilmente identificables.

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o
8.1 Elaboracin

8.1.1 Niveles

En la siguiente tabla se define los niveles y las responsabilidades de quien elabora,

revisa y aprueba:

Tabla N 01
Documento Nivel Elaboracin Revisin Aprobacin
Manuales de SSOMA,
Polticas, Planes del
rea de Gerencia Gerencia General/
SSOMA, I
SSOMA General comit SST
Reglamentos del
SSOMA
Procedimientos/ rea de Gerencia
II Gerencia General
Estndar SSOMA General

Registros y rea de
III SSOMA SSOMA
formatos SSOMA

rea de
Documentos IV SSOMA SSOMA
SSOMA

8.1.2 Presentacin de los documentos

Los documentos que se elaboren en GLOBAL PLAST S.A.C. deber presentarse

segn los modelos establecidos para cada nivel, teniendo encabezados, pie de
pginas y contenido, cuyos modelos se describen.

Encabezado

El encabezado seguir el siguiente modelo:

Cdigo GP-XX-YYY-NN

TTULO DEL Versin ZZ

DOCUMENTO Fecha Da/Mes/Ao
Pgina A de T
Descripcin

La descripcin de cada fila ser la siguiente:

a. Cdigo: La codificacin de los documentos tendr la siguiente estructura:

Cdigo
GP-XX-YYY-NN
Dnde:
GP: Global Plast S.A.C.

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XX: Siglas del documento generado. (Tabla N 02)

YYY: Siglas del rea o proceso donde se origin. (Tabla N 03)
NN: Numero correlativo del documento.

Guiarse por las siguientes tablas:

Tabla N 02:
DOCUMENTO SIGLAS
Reglamentos RT
Manuales MA
Planes de SST PL
Programas PR
Procedimientos PD
Formato (Checklist y otros) FO
Formatos de Registros obligatorios por ley FROL
Estndar ES
Instructivo IN
Documentos varios DO

Tabla N 03:

REAS O PROCESO SIGLAS

Seguridad y Salud en el Trabajo SST

b. Versin: Al primer documento elaborado se le asignar la revisin cero (00).

Cada vez que un documento sea modificado se le asignar el nmero
siguiente que indique el estado de revisin o versin.

Las modificaciones en los formatos, se identificarn por el cambio de versin.

c. Fecha: Ultima fecha en que fue revisado. En caso de que sea un documento
nuevo se coloca la fecha de creacin.

d. Pgina: Debe identificar la pgina actual que se lee del total de pginas del
documento (Solo aplica para procedimientos, planes y manuales).

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8.1.3 Aspectos de forma:

DIVISIN TIPO Y TAMAO DIRECTRIZ

PRIMER
NIVEL 1. TITULO 1 ARIAL 12 NEGRITA Maysculas
SEGUNDO
NIVEL 1.1. Ttulo 2 ARIAL 11 NEGRITA Mayscula Inicial
TERCER
NIVEL 1.1.1 Ttulo 3 ARIAL 11 NEGRITA Mayscula Inicial
Mayscula Inicial y
CUARTO vietas de ser
NIVEL * Titulo ARIAL 11 NEGRITA necesario
CONTENIDO Contenido ARIAL 11 Mayscula Inicial

8.1.4 Estructura de los documentos

La estructura para la elaboracin de documentacin SST, ser la siguiente:

- Cartula.
- Elaboracin, revisin y aprobacin
- Tabla de Contenido
- Objetivo.- En este campo se describe para qu se ha elaborado el documento
y se define el objetivo del mismo.
- Alcance.- En este campo se describe el rea funcional y personal (centro de
operaciones, sucursales, cuentas etc.), a los cuales es aplicable el documento.
- Documentos de referencia: En este campo se mencionan los documentos
consultados para la elaboracin del documento y/o referenciados en el texto
mismo. (Normas legales, Procedimientos, Planes, Reglamentos, Manuales,
etc.)
- Definiciones.- En este campo, se explica la terminologa utilizada en el
documento, evitando que pueda tener varias interpretaciones. En caso de que
no sea necesario utilizar este campo, es recomendable indicar que no aplica
(N/A).
- Control de cambios: En este campo se expone el registro de cambios del
documento.

- Registros: Los registros relacionados a un documento, debern almacenarse de

acuerdo a lo indicado en el punto de Registros (punto 6) del mismo
documento.

- Responsabilidad: Se describe los principales responsables de la

ejecucin del proceso o actividades de un proceso, especificando la funcin,
rea o departamento.
- Desarrollo.- Detalla los pasos a seguir para ejecutar, controlar y/o registrar el
proceso o determinada actividad de un proceso.
- Anexo. - Describe flujogramas, imgenes, formatos, etc.

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El contenido variar acorde al tipo de documento acorde a la siguiente tabla:

TIPO DOCUMENTAL
CONTENID REGLAMENT PLA PROCEDI FORMA
MANUAL ESTNDAR INSTRUCTI DOCUMEN
O (M)
OS N MIENTO
(ES) VO (IN) TO (D)
TO
(RT) (PL) (PD) (FO)

ENCABEZA
DO X X X X X X X X
CARTULA X X X
ELABORACI
N,
REVISIN
Y
APROBACI
N X X X X X X
TABLA DE
CONTENID
O X X X
OBJETIVO X X X X
ALCANCE X X X
DOCUMENT
OS DE
REFERENCI
A X X X
DEFINICIO
NES X X X
CONTROL
DE
CAMBIOS X X X
REGISTROS X X
RESPONSA
BILIDAD X X
DESARROL
LO X X X X X X X
ANEXO (S) X X X X X
OTROS * X X X X X X X X

Para el caso de formatos u otros documentos fuera del presente procedimiento

sern adecuados a las necesidades de las actividades, los cuales sern
codificados en coordinacin con el rea de SST

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8.2 Control, distribucin y ubicacin del documento

Control de Cambios.
Al momento de realizar un cambio a cualquier de los procedimientos, ya sean
de gestin u operativos, se har un control de stos describindolos llenando
el siguiente formato, el cual estar en punto cinco (5) del documento, por
debajo de Definiciones:

Fecha de
Versin Cambios o Modificaciones
Aprobacin
Ejemplo: Se modific el punto
9.1, 9.2 agregando la
responsabilidad del
Supervisor.

Breve detalle de
cambios de documento.
Cuando es un nuevo
documento se coloca el
concepto de Creacin.
Registros relacionados al procedimiento

Los registros relacionados a un documento, debern almacenarse de acuerdo

a lo indicado en el punto de Registros del mismo documento.
Almacenamiento
Identificaci Responsabl
Cdigo Disposici
n e Formato Lugar Tiempo
n

Indicaciones sobre el almacenamiento

del registro

La actualizacin de las nuevas versiones de los documentos y registros se

detallar en la GP-FO-SST-01 Lista maestra de documentos, bajo la
responsabilidad del rea de seguridad y salud en el trabajo.

La documentacin aprobada en estado fsico y original, ser reguardada por

el Supervisor de Calidad y Atencin al Cliente y/o Supervisor de Seguridad y
Salud en el Trabajo, segn corresponda.

Proteccin

Todo documento ubicado ser protegido en PDF contra modificaciones,

excepto los formatos a utilizarse.

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Adicionalmente, toda la informacin se le realizar un backup de informacin.

Distribucin de documentos
A realiza la distribucin de las nuevas revisiones de los documentos
aprobados a las personas correspondientes, asegurndose previamente que
se haya efectuado la eliminacin de las copias de los documentos anteriores.
La distribucin es por medio fsico, conteniendo la siguiente nota: Este
documento impreso se considera copia no controlada, adems estarn
protegidos contra modificaciones, excepto los formatos.

Distribucin de formatos
La distribucin del formato aprobado se realizar a las personas
correspondientes, asegurndose la eliminacin de las copias de la versin
anterior.
Las distribuciones sern por medio fsico o electrnico.Para las distribuciones
en fsico, se entregar una plantilla y se sacar fotocopia de la misma.
Se controlar la distribucin de la copia original en fsico con el formato
Distribucin de Documentos.
La actualizacin de las nuevas versiones de los documentos y formatos se
registrarn en la Lista maestra de documentos internos (GP-FO-SST-01) y
ser responsable el Supervisor de SST o Comit de SST en conjunto con el
asesor de Seguridad.

8.3 Documentos externos

Cuando un documento externo es requerido para el cumplimiento de algn
requisito o mejora del SSST, el mismo ser revisado por el responsable del rea
y ser incluido en la Lista maestra de documentos externos (GP-FO-SST-02).

8.4 Documentos obsoletos

Cuando existan cambios en algn documento, el Supervisor de SST comunica el

nuevo documento aprobado.
Los archivos electrnicos obsoletos deben ser trasladados a la carpeta
Obsoletos en el momento que se cuelga el nuevo documento. Asimismo, se
actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos
Para los documentos en fsico el rea de SST se debe asegurar de que se haya
efectuado la eliminacin de las copias de los documentos de revisiones anteriores
y se quedar con la copia electrnica de la versin anterior la cual ser guardada
en la carpeta Obsoletos.

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Para el caso de los formatos que se mantengan en fsico y electrnico y sean

clasificados como obsoletos, se debe eliminar la versin en fsico y solo se guarda
la versin en electrnico en la carpeta Obsoletos.
El rea de SST es el responsable de recuperar los documentos obsoletos
distribuidos y comunicar las nuevas versiones.
Los documentos obsoletos que deban ser conservados por motivos legales o por
conservar la informacin estarn adecuadamente identificados.

8.5 Almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y

disposicin de los registros

Los formatos llenos se transformarn en registros y podrn trabajarse en fsicos

(copia dura) o electrnicos.
Los registros se incluyen en el formato Lista Maestra de Registros GP-FO-SST-
03 por procesos, en este documento se hace referencia lo siguiente:
Identificacin: Nombre del registro
Cdigo (si tiene)
Responsable
Formato: fsico y digitales
Ubicacin fsica o ruta en el sistema
Retencin mnima (Tiempo que debe permanecer en archivo activo)
Disposicin Final (Algn almacn o eliminacin completa)

Almacenamiento
Identificaci Responsabl
Cdigo Disposici
n e Formato Lugar Tiempo 8.6
n
8.6
8.6
8.6
8.6
Actualizacin de documentos.

Los documentos sern revisados y/o actualizados por lo menos una vez al ao o
cuando la situacin lo amerite.

9 ANEXOS

No hay anexos

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