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Lic. Alicia Iruretagoyena Organizacin de eventos empresariales 1
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ORGANIZACIN DE EVENTOS
EMPRESARIALES
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culturales, las prcticas ceremoniales, los usos sociales, el medio donde se desarrollan y
la idiosincrasia de quienes participan.
Eventos propios
Dentro de la entidad y con asistencia de terceros: Son aquellos actos que se llevan a
cabo cotidianamente como parte de las actividades de la empresa, pero en los que
participan terceros. Una reunin con proveedores, un visitante, los almuerzos de
negocios; las videoconferencias, la firma de convenios y las reuniones de prensa son
rutinas habituales en las que se involucran distintos aspectos de la empresa. El
estado de la sala de espera y del resto de las instalaciones, la atencin y el
tratamiento protocolar que cada ocasin exige son seales que pueden afectar la
imagen de la empresa.
Eventos de Terceros
Son las reuniones organizadas por otras entidades pblicas o privadas que
invitan a representantes de la organizacin. En estos casos, la empresa puede tener
participacin directa si patrocina el evento o si la reunin se ofrece en homenaje de un
directivo o de un socio; o puede no tener participacin directa si sus representantes
asisten solamente como invitados. Segn el mbito donde se desarrollan, por el motivo
que los origina o por la magnitud de la convocatoria se consideran eventos:
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Como ya se coment, todos los eventos tienen dos partes bien diferenciadas: el
evento propiamente dicho, aquello que dio lugar a la reunin, y la fiesta que puede dar
marco al acontecimiento o que puede ser el agasajo que se brinda a los invitados.
Tambin la difusin es una tarea que se suma al programa de acciones aunque la
actividad se delegue en organizaciones especializadas o en la oficina de prensa de la
empresa si cuenta con el personal necesario.
b) Los objetivos son el por qu y el para qu del evento. Deben ser claros y posibles
de alcanzar. Pueden ser parte de un proyecto general de comunicacin a largo plazo
o estar previstos para el corto plazo. Pueden ser la consecuencia de una serie de
logros de la empresa o pueden considerarse como una respuesta ante algn
problema coyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la
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antes de confeccionar las invitaciones se tiene que elegir el lugar donde se llevar a
cabo la convocatoria.
i) Conformacin del equipo de trabajo: Una vez formado el grupo que se har
cargo del trabajo, se designa un coordinador que ser el responsable de distribuir
las tareas y de controlar el cumplimiento de las acciones que se han encomendado.
En equipos reducidos, es posible que una persona se ocupe de ms de una tarea,
incluso de elaborar el resumen final de resultados donde se consignan aciertos y
errores. Cuando la institucin no cuenta con los recursos necesarios puede recurrir
a agencias especializadas en la organizacin de estas actividades o en algn aspecto
de la misma. Catering, difusin, animacin artstica, etc.
Otro requerimiento de los eventos son los seguros. Se necesitan para las
exposiciones de obras de arte, cuando es necesario instrumental tcnico o cientfico y
para cualquier otro tipo de elemento sofisticado cuyo valor es necesario preservar.
Tambin se contrata un seguro para el personal que trabaja tanto en la preparacin como
en el desarrollo del evento y de esta forma se cubre el riesgo de posibles accidentes. En
este aspecto, la cobertura alcanza tambin a los participantes. En estas circunstancias y
en muchas otras es evidente que en la organizacin es necesario contar con
asesoramiento legal, ms an cuando las partes comprometidas se encuentran en
distintos pases y estn sujetas a distintas legislaciones.
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La locacin (el lugar del evento) ha cobrado importancia en los ltimos aos;
hoy el mercado ofrece espacios especialmente destinados a diferentes reuniones. Si
bien la eleccin de las locaciones refleja el espritu del evento y condiciona en gran
medida su realizacin, tambin es cierto que el lugar depende del tipo de reunin y de
los objetivos propuestos. Una simple comida de negocios puede ser organizada en un
restaurante y en estos casos se elige el ms adecuado para la ocasin; podr ser el gran
comedor de un restaurante de primersimo nivel o un saln reservado, ms modesto,
pero el lanzamiento de un producto o la celebracin de un aniversario requieren un
marco especial y un proceso de produccin ms complejo.
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Los eventos al aire libre suelen ser un riesgo porque quedan supeditados a las
variaciones del clima. Aunque se preparen carpas o cualquier otra estructura para
cobijar a los invitados, en estos casos se recomienda contar con una alternativa para que
en caso de lluvia, fuertes vientos u otro fenmeno meteorolgico, el evento se pueda
llevar a cabo sin problemas y no se deba postergar la fecha, que no siempre es posible.
Una vez que se han elegido los espacios, la produccin debe disponer la
ornamentacin del lugar, las necesidades de infraestructura y todo lo necesario para el
desarrollo del evento. De acuerdo con sus caractersticas, es posible que se necesiten
algunos de estos recursos:
En el marco de un evento, los textos, las imgenes o cualquier otra seal icnica
son formas de comunicacin visual que se disean de acuerdo con el mensaje
institucional. Por consiguiente, se planifica estratgicamente la forma y la ubicacin de
todos los elementos grficos. Aunque la tecnologa permite presentarlos en distintos
materiales papel, madera, metal, vidrio, acrlico deben combinarse armnicamente
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El da del evento
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De acuerdo con las caractersticas de cada reunin, suele haber una serie de
actividades protocolares previas al evento. En algunos casos, para solicitar algn
servicio especial en algn organismo oficial, hay que pedir una audiencia con el
funcionario que se ocupa del tema. Tambin es preciso gestionar visitas de cortesa para
invitar a personalidades relevantes a presidir o a integrar el comit de honor de un
congreso, el madrinazgo en el bautismo de una nave o para comunicar a un catedrtico,
un cientfico o un personaje destacado de cualquier mbito, la noticia de que ser
homenajeado. Del mismo modo, cuando se invita a participar como VIP (Very
Important People) en un evento, el tratamiento de privilegio que reciben estas personas
suele empezar con una visita de cortesa o con una nota protocolar.
Hay reuniones completamente informales en las que solo se aplican las reglas de
la cortesa, sin ninguna connotacin protocolar. Pero, hay eventos que guardan cierto
grado de formalidad y es preciso respetar algunas rituales. La actividad se inicia con la
recepcin de los invitados, el saludo y las presentaciones entre estos y los anfitriones y
los invitados entre s, cuando no se conocen. Si asisten autoridades o invitados
especiales el protocolo indica armar una lnea de recepcin en la que se ubican los
anfitriones y los homenajeados para dar la bienvenida a los dems invitados. La lnea se
forma unos minutos antes de que lleguen y despus del evento, unos minutos antes de la
despedida.
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El presupuesto
Es un documento que expresa en dinero todas las necesidades del evento. Es una
descripcin detallada de los gastos que se presenta a quien ha contratado el servicio.
Para el organizador es un instrumento que lo ayuda a controlar el desarrollo del plan, a
comparar la magnitud de cada gasto y a evaluar la situacin financiera. El presupuesto
es la base de una administracin transparente del dinero; es necesario, adems, para
solicitar crditos o subvenciones.
El formato depende del tipo de evento, del criterio del organizador y de lo que
solicite el cliente, pero en cualquier caso ha de ser completo y claro. En primer trmino,
constan, generalmente, los datos de quien organiza y una descripcin del evento. Luego,
las condiciones de pago y los plazos que se hayan pactado.
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del organizador, como parte del servicio. Por lo general, se agrega alrededor de un 15%
del total para gastos imprevistos o para cubrir algn desajuste de precios.
El patrocinio de eventos
(*) Los textos de este resumen son un extracto de lo publicado por Alicia Iruretagoyena en el Manual de
Ceremonial y Protocolo. Una estrategia de comunicacin de las Relaciones Pblicas, de; Ed. Dunken,
tercera edicin en 2013 y en el Manual de comunicacin corporativa. De la identidad a la responsabilidad
social; Dunken, 2012.
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