FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION

PROYECTO
ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

DOCENTE
JESSICA MARCELA MUOZ LUQUE

INTEGRANTES
EMERSON BERNARDO SERPA CD: 1321710019
WILSON ANDRES CARVAJAL COD: 1611980655
MARIA FERNANDA APONTE CASTRO CD: 1611980733
LUIS CARLOS RAMIREZ CD: 1521981582
MAGDA MAYERY SUATERNA CD: 1311080151

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

MODALIDAD VIRTUAL
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PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

2016

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN pg. 1
1. OBJETIVOS pg. 2
1.1 Objetivo General pg. 2
1.2 Objetivos Especficos pg. 2
2. JUSTIFICACIN pg. 3
3. ANALISIS.... . pg. 3
4. METODOLOGIA... pg. 4
5. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN ...pg. 8
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INTRODUCCIN

La compaa FORTIPASTA es una multinacional en la lnea de alimentos de consumo

masivo. Al final del 2004 la corporacin selecciona la planta de Cali como el centro de la
regin Andina, reduciendo el nmero de bodegas para convertir a Colombia en un
centro de distribucin para otros pases, generando un incremento en el nivel de
inventarios, pues Colombia ahora debe mantener inventarios en materiales y producto
terminado para abastecer a sus nuevos clientes.

FORTIPASTA decide implementar una herramienta que permita un almacenamiento y

operacin de bodega ms eficiente, incluyendo WMS (aplicacin de software que da
soporte a las operaciones diarias de un almacn), el cual tendra como beneficio
adicional permitir un seguimiento continuo y en tiempo real de los movimientos de todo
el producto terminado dentro de los centros de distribucin. Para el proceso de
implementacin se establece un cronograma de trabajo el cual tiene un tiempo mximo
de 1 ao y medio; a 3 meses de cumplirse el tiempo se evalan los avances que tienen
evidencindose que se llevaban 3 meses de retaraso en el proyecto y es muy posible
que no se vaya a cumplir con la meta establecida.

Teniendo en cuenta lo ocurrido se evaluara los hallazgos encontrados en cada una de

las etapas programadas, con el fin de establecer acciones de mejora en los procesos
asegurando un alto nivel de efectividad de productos y servicios de publicidad,
mercadeo y distribucin.
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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

o Identificar las causas que dieron origen al incumplimiento y mala planeacin de

la implementacin del proyecto positrones, con el fin de definir alternativas de
solucin.

1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

o Analizar el entorno interno y externo de la empresa a travs de herramientas que

permitan conocer la causa raz de los problemas que afronta la empresa.

o Establecer roles y responsabilidades del equipo multidisciplinario encargado de

Implementar el proyecto el cual debe contar con la experiencia y conocimiento
requerido.

o Realizar las mejoras que correspondan en las reas involucradas, utilizando

mtodos de monitoreo para asegurar la ejecucin de cada una de las actividades
propuestas.

o Ejecutar un sistema de auditoras internas para evaluar la trazabilidad del

sistema implementado etapa por etapa.

o Efectuar un PCC (Punto Crtico de Control) para la evaluacin en la eficacia de la

implementacin de nuevos proyectos de almacenamiento y distribucin dentro de
la compaa.
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2. JUSTIFICACION

Este caso muestra el proceso de una deficiente implementacin de una de las

estrategias organizaciones perfectas para mejorar el xito en sus productos y/o
servicios. Siendo una de las causas principales la falta de verificacin, seguimiento y
mejora continua en cada una de las etapas que con llevaba una eficiente
implementacin.
Con esto, se pretende identificar y reconocer la importancia de la planeacin, la gestin
de procesos y tiempos en la implementacin de nuevos proyectos de transporte y
distribucin en el interior de la organizacin e inyectar mecanismos de prevencin,
medicin y control a la empresa a corto, mediano y largo plazo convirtindose as en un
estilo de vida para cada uno de los empleados de la compaa.

3. ANALISIS

Realizando un anlisis a fondo observamos que las fallas en la implementacin del

proyecto positrones en FORTIPASTA fueron varias, entre ellas evidenciamos: la sobre
carga de trabajo y responsabilidades, la renuncia del encargado del proyecto quien deja
todo por escrito, el estado de cada uno de los pasos del proyecto y su cronograma de
actividades, sin embargo se lleva la experiencia que es lo ms importante, (la empresa
no hizo nada por detenerlo), el ascenso a una persona que no tena las aptitudes
profesionales para desempear esa labor y terminar dicho proyecto, la capacitacin
que se le suministro a el personal, no fue lo suficiente en los temas de sistematizacin
y parametrizacin del WMS, esto gnero que el sistema arrojara datos errneos,
faltantes, duplicidades, entre otros; los cuales fueron muy evidentes y ocasionaron
tiempos improductivos y demoras en el proceso.
Tambin se percibi que el personal encargado en la implementacin del proyecto,
tenan cargos fundamentales en la empresa no fueron reemplazadas sus posiciones
para dedicarse de tiempo completo a este, y tenan que dividir su tiempo en las tareas
del da a da laboral y responder con el proyecto. Este causal deja muchas brechas y
muchos vacos en los dos ambientes en los que tenan que responder con flexibilidad
por parte de la gerencia.
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No se gener un plan piloto que sirviera de empalme para la implementacin de

positrones, esto permitira tener un mayor acercamiento a la realidad de la empresa sin
generar tantos traumatismos en la operacin normal.

4. METODOLOGIA

Se propone el Diagrama Causa Efecto como herramienta para identificar las causas
principales y poder generar las alternativas de solucin y as seleccionar las acciones
correctivas adecuadas.
Es una herramienta cualitativa que nos permiten de una manera sencilla y eficaz
identificar las causas de un problema determinado y atacar con las mejores soluciones.

En el diagrama se evidencia claramente que desde un principio la implementacion del

proyecto no estaba encaminada de la forma que se deberia, debido a la desorganizacion
del proyecto en cuanto al personal que se debia seleccionar como equipo lider hasta la
implementacion misma.
Es facil identificar dichos problemas de acuerdo con lo que se muestra en el anterior
diagrama ya que si los puntos de mejora estan involucrados desde la capacitacin y
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falta de personal hasta la puesta en marha del proyecto, se veran afectadas todas la
variables de origen que involucra la operacin.
Adicional, destacamos el uso del ciclo Deming P.H.V.A. el cual puede desarrollarse
dentro de cada proceso de la organizacin. Est asociado con la planificacin,
implementacin, control y mejora continua, tanto en la realizacin del producto como en
la prestacin del servicio, con el fin de permitir a las empresas una mejora en la
competitividad.

A continuacin se encuentra la descripcin de las actividades que corresponden a cada

etapa del ciclo:

CICLO DEMING

PLANE HACER
AR
Implementar
Implementar loslos
Establecer
Establecer los
los procesos,
procesos, realizar
realizar las
las
objetivos
objetivos yy procesos
procesos actividades
actividades .
necesarios,
necesarios, para
para
conseguir
conseguir los
los
resultados
resultados de de acuerdo
acuerdo
aa los
los requisitos
requisitos del
del
cliente,
cliente, yy los
los requisitos
requisitos
establecidos
establecidos por por la la
organizacin.
organizacin.

ACTUA VERIFI
Tomar
Tomar acciones
acciones para
para R CAR Realizar
mejorar Realizar
mejorar elel desempeo
desempeo seguimiento yy
de
de los
los productos.
productos. seguimiento
medicin
medicin de de los
los
procesos
procesos yy los
los
productos
productos de
de
acuerdo
acuerdo aa las
las
polticas
polticas yy
requisitos
requisitos del
del
producto.
producto.
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5. ALTERNATIVAS DE SOLUCION

Dentro de la cadena de suministro de FORTIPASTA, la logstica se deber desplazar y

posicionar hacia el inventario con el fin de cumplir el tiempo, el lugar y posesin a costos
ms bajos. Para que exista una interrelacin entre todas las funciones debe haber una
implementacin exitosa entre las reas de trabajo que se convierten en opciones para
dar solucin a los problemas que presenta la empresa:

o Inventario:
Se debe tener en cuenta que no se puede tener ms inventario del necesario, pues esto
acarreara costos innecesarios, se deben implementar estrategias adecuadas siguiendo
ciertos parmetros como los son: sistemas adecuados de pronstico de demanda que
nos permitan prever las variaciones del mercado, medicin de los Lead Times, definicin
de lugares ms adecuados dentro de la cadena de abastecimiento, consideracin de los
aspectos tales como el ciclo de vida del producto.

o Procesamiento de los pedidos:

El procesamiento de los pedidos es una parte primordial de la administracin de las
organizaciones, no es una tarea sencilla y requiere de personas perspicaces con
conocimientos tcnicos particulares de negocios, ya que el que no comprender el
pedido generar una distorsin a la hora de la operacin. Para eso la revolucin de
la tecnologa de informacin est presente para lograr el manejo de cualquier
requerimiento del cliente de FORTIPASTA. La cadena de suministro est determinada a
funcionar de forma predictiva o reactiva. Si es de forma predictiva el diseo de la
cadena tiende a tener una menor importancia en la informacin precisa y oportuna del
comportamiento de compra de los clientes, y si es reactiva se enfocara en los
principales como:

- Registro de mercanca
- Impresin de etiquetas.
- Etiquetado de mercanca.
- Almacenamiento
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o Diseo de la red de distribucin: se requiere establecer polticas respecto a la red

de distribucin, dado a que esta debe ser acorde al mercado y optima en capacidad
de respuesta para mitigar las fluctuaciones de la demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal dado que requiere de la
combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. Es
la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin
de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes
hasta el cliente.
o E l diseo de esta red requiere de un minuciosos estudio y anlisis en la
variacin geogrfica. Debido al importante yconstante cambio en las infraestructuras
de la demanda y el suministro, por lo que se debe optar por modificar continuamente
la red a las necesidades del mercado.
o Transporte:
Es por excelencia uno de los procesos fundamentales de la estrategia logstica de una
organizacin. El diseo de un sistema logstico en una organizacin comprende la
implementacin de los procesos de planificacin, aprovisionamiento, produccin,
distribucin y servicio al cliente.
Para la gestin del transporte se debe tener en cuenta la eleccin del medio o los
medios de transporte a utilizar y la programacin de los movimientos a emplear, las
decisiones que se tomen deben ajustarse a unas medidas optimas que tengan en cuenta
los siguientes factores: costos, rapidez de entrega, precisin, modo, medio, nivel de
servicio.

o Capacitacin y entrenamiento al WMS (Warehouse Managment System):

Es una herramienta virtual la cual funciona en tiempo real ayudando a incrementar la
eficiencia de algunos procesos de la cadena de suministro como lo es el centro de
almacenaje, optimizando sus flujos y el nivel de inventarios. Sus principales funciones
son:
administrar y controlar las ubicaciones, operarios y recursos del almacn.
Generar un control del inventario en tiempo real (es decir, la informacin la da
al da de consulta y no al finalizar el mes como generalmente se maneja sin
sistemas de informacin).
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Mecanizar los procesos de recepcin, almacenamiento & expedicin de

mercancas.
Emitir rdenes de almacenamiento y des-almacenamiento.

Se habla de la carga laboral que se maneja a la hora de un alistamiento, que indica si

los trabajadores realizan una labor de doble carga o simple, si es ineficiente o eficiente y
si existen altos niveles de error o niveles bajos de error. Cuando esta actividad se
identifica como negativa, genera una necesidad de cambio. Algunas veces las empresas
presentan algunas de estas necesidades, pero no todas, por ende se deben verificar si
el costo de implementacin dar soporte y justificacin a la visin de la empresa.
Igualmente todos estos aspectos estn ligadamente unidos, por lo que en un momento
pueden estar presentndose solo algunos, eventualmente se vern afectados los otros,
luego entonces se deber:

Implementar un sistema de control coherente y veraz que permita garantizar

mejoras.
Capacitar al personal que labora para as garantizar la eficacia encada
proceso.
Establecer un sistema de gestin que nos permita planear, hacer, verificar y
actuar (PHVA).
Optimizar tiempos de entrega.
Realizar control de inventarios, recursos y manejo de cartera (facturas).
El WMS se relaciona directamente con el ERP (por sus siglas en ingles Enterprise
Resource Planning) o tambin conocido como sistema de Planificacin de recursos
empresariales, para FORTIPASTA, lo determina como un sistema de planificacin de
los recursos y de gestin de la informacin que, de una forma estructurada, satisface la
demanda de necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un programa de
software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar ms
fcilmente su negocio en todos los mbitos.

El propsito principal del WMS es controlar el movimiento y almacenamiento de

materiales entre bodegas de producto terminado. La lgica bsica de un WMS utiliza
una combinacin de un SKU, localizacin, cantidad, unidad de medida, e informacin
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de la orden para determinar dnde almacenar y recoger materiales y en que

secuencia hacerlo.
Esta herramienta crea un flujo de trabajo para los diferentes usuarios, permitiendo
agilizar sus diferentes obligaciones por la reduccin en tiempo real de las tareas
respectivas y permitiendo adems el aumento de la comunicacin entre todas las reas
que integran la empresa. Los sistemas ERP se caracterizan por su gran capacidad de
adaptacin, de integracin de la informacin, y de estandarizacin. Este software se
puede manejar con equipos de tecnologa RF (por sus siglas en ingles Radio
Frequency) o RFID (por sus siglas en ingles Radio Frequency Identification), se trata de
conexionar por radio, sin cables, la carretilla o elemento de manipulacin, con el
ordenador central. Es decir que la informacin que se ingresa en el ordenador central,
puede verse, en cualquier parte del almacn, ya sea con el RF o RFID.
Esta tecnologa lograra:
Borrar tiempos de desplazamiento (del operador a oficina para tomar las
rdenes de carga, etc.)
Actualizar ubicaciones del inventario & del stock, online automticamente

Reducir el nmero de errores. Un ordenador central, un PC conectado al

anterior y del comando de almacn mediante rdenes a terminales porttiles
situados, bien en la carretilla o bien que lleva el operario. Si las distancias son
grandes y/o el almacn no es difano, es preciso colocar una serie de
amplificadores de seal.

Enfocndonos en un tema bastante importante y el cual tendr un efecto positivo en el

proceso de mejora, es la capacitacin de personal, as que se deber profundizar en
cuanto a:
Tiempo: Se destinar tiempo exclusivo para las capacitaciones del personal, por lo
menos de una hora diaria al ingreso de sus turnos laborales.
Calidad: Las capacitaciones se dividirn en dos: tericas y prcticas, se darn tres das
a la semana de teora y dos de prctica. Segn los cargos del personal, se formaran los
grupos y se informar acerca de todo lo que pueda llegar a necesitarse del programa en
el cargo que tienen. Se utilizaran materiales ldicos y didcticos para explicar la
informacin y la empresa brindara todos los equipos necesarios para el buen desarrollo
de las capacitaciones.
Verificacin: Durante el transcurso de las capacitaciones, se harn evaluaciones
semanales tanto prcticas como tericas, para ver el progreso del personal, y, al final de
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todo el proceso, se evaluar sobre toda la capacitacin. Adicional, al final se supondrn

situaciones eventuales que puedan presentarse con el programa y se evaluar el
manejo ante estas.
Post implementacin: Despus de la implementacin se realizarn talleres mensuales
durante los primeros cuatro meses para verificar lo aprendido en las capacitaciones y
evaluar el correcto funcionamiento del programa. Luego se realizarn talleres cada
cuatro meses y al concluir el primer ao, se seguirn con talleres semestrales. Adicional
se realizarn capacitaciones con tiempo, calidad y verificacin de todas las
actualizaciones del programa al personal involucrado.

o Control y Seguimiento.

Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese logstico o de
produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de
indicadores para medir la gestin de los mismos, con el fin de que se puedan
implementar indicadores en posiciones estratgicas que reflejen un resultado ptimo en
el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita medir
las diferentes etapas del proceso logstico.

Algunos de los beneficios al implementar indicadores, son los siguientes:

- Apoyan el proceso de planificacin (definicin de objetivos y metas) y de

formulacin de polticas de mediano y largo plazo.
-
- Posibilitan la deteccin de procesos o reas en las cuales existen problemas de
gestin tales como: uso ineficiente de los recursos, demoras excesivas en la
entrega de los productos, asignacin del personal a las diferentes tareas, entre
otras.
- Posibilitan a partir del anlisis de la informacin entre el desempeo efectuado y
el programado.
-
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Los indicadores que inicialmente se pueden implementar con aquellos que se pueda
medir la eficacia, eficiencia y efectividad de un producto /servicio.

CONCLUSIONES

Para llegar al xito en un proyecto se deben tener en cuenta varios factores la aplicacin
del mismo, el mantenimiento, la actualizacin de herramientas de trabajo esto nos lleva
a tener un sistema confiable sin desviacin.

La utilidad de este trabajo es interesante, teniendo en cuenta que si se tiene el uso

adecuado del control de calidad dentro de los procesos de la empresa, nos permite
identificar y corregir, falencias y errores que se estn desarrollando dentro de la misma.
La realizacin de un cronograma va ms all de las fechas de ejecucin, se deben tener
en cuenta todas las variables que afecten dicho proyecto (Hombre, Entorno, Material,
Mtodo, etc.).
De acuerdo al anlisis realizado con las diferentes herramientas se evidencia la
necesidad de cubrir los cargos de los encargados del proyecto para que se dediquen
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100% a la implementacin del mismo, generando una prueba piloto que permita un
empalme de forma moderada y sin traumatismos en la operacin normal, esto generara
una sinergia con el anterior sistema y el nuevo, mostrando una mejora continua y
familiarizando a toda la empresa con la nueva herramienta
Para cualquier organizacin es ms importante identificar cules son los procesos estratgicos,
misionales y de apoyo, as como la interaccin existente entre ellos teniendo en cuenta que
el enfoque del Sistema de gestin de calidad es hacia los procesos.