ANALES DE DOCUMENTACIN, 2, 1999, PGS.

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ARCHIVSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO...

NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS.

Francisco Fuster Ruiz

Facultad de Ciencias de la Documentacin
Universidad de Murcia.

Resumen: La singularidad e independencia de la Archivstica dentro de las Ciencias

de la Documentacin e Informacin hace necesario clarificar los conceptos funda-
mentales y las definiciones, hacindose en base a la tradicin jurdico-administrativa
y a la historia de la doctrina, en una ciencia que se demuestra que es base imprescin-
dible de la Democracia y del Estado de Derecho.
Palabras clave: Archivstica, archivo, documento de archivo, archivero, historia ar-
chivstica, doctrina cientfica archivstica.

Abstracts: The singularity and independence of Archival Science within the

Information Sciences makes it necessary to clarify fundamental concepts and
definitions, considering the legal and administrative tradition and the history of a
Science which is shown to be vital for the Democracy and the Constitutional State.
Keywords: Archival Science, archive, archival document, archivist, archive history,
archival scientific doctrine.

1. INTRODUCCIN.

A lo largo de ms de 25 aos de profesin de archivero, antes de desembocar en sta

de profesor universitario en la que enseo Archivstica, muchas veces han preguntado a
mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devena otra
nueva pregunta, de profunda extraeza: -Archi...qu?. Creo que es bien significativa la
ancdota para demostrar la ignorancia social ante una profesin tan antigua como los
documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja ancdota, qui-
zs ms reveladora de esta incomprensin social, que una vez nos narr en un cursillo de
prcticas de Archivstica un ilustre archivero de entraable recuerdo, don Luis Snchez
Belda: Cierto da pasa un seor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Cr-
doba. Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: -Adis, don
Joz!. Otro tertuliano, el Guerra, ms famoso que los actuales de este apellido porque era
torero y estamos en una de las pocas en que sta era considerada la profesin ms noble
de Espaa, pregunta a su vecino de mesa: -Eze, quien ez?. Y ante la respuesta de el
archivero, responde el genial matador: -Oz, hay gente pa t!
El hombre de la calle no es el nico que ignora los conceptos y pregunta extraado
Archi...qu?. El problema existe con muchas otras personas que s que deberan cono-
cerlos: polticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empean en

E-mail: ffuster@fcu.um.es
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negar las diferencias especficas de la Archivstica con respecto a las dems disciplinas de
la Documentacin. Iremos analizando los conceptos fundamentales, empezando por el
elemento ms simple, el documento archivstico, hasta llegar despus, a travs del con-
cepto de archivo y de la profesin, a la delimitacin especfica de la Archivstica en el
contexto general de las Ciencias de la Documentacin. La necesidad de clarificar los con-
ceptos es fundamental y no slo por razones cientficas. Los documentos, los archivos e
incluso la misma profesin de archivero han convertido a la Archivstica en verdadero
pilar de la Democracia y del Estado de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus
derechos y deberes, no tendran consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la
calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntndose extraados Archi...
qu?.

2. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar los di-
ferentes conceptos de documento y llegar al especfico del documento de archivo, ya que
el concepto de documento vara substancialmente segn se le mire desde los puntos de
vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiado-
res, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios, documentalistas, muselogos...
En un sentido muy amplio y genrico, documento es un objeto corporal producto de la
actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O
el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene
informacin1. A partir de este concepto amplio podemos ir limitndolo y reducindolo a
campos ms restringidos. Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas,
artsticas, informativas y cientficas, producto de la imaginacin, la creacin y la investi-
gacin: el material clsico de bibliotecas, museos y centros de documentacin. Por otro,
fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad,
siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un
hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. Son lo que consideramos
documento de archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos,
aunque se refieran tan slo a la vida administrativa de una persona (p. e. carn de identi-
dad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir an ms el concepto, dividiendo el
documento de archivo en dos clases: de naturaleza exclusivamente jurdica, que engen-
dran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza
jurdica pero que sin embargo son documentos testimoniales, autnticos, objetivos y, por
tanto, verdicos o fehacientes.
En el documento de archivo es esencial su relacin con la entidad productora, as co-
mo las dems circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finali-
dad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan slo considerado como
ligado a los dems documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido
cientfico archivstico. El documento nico, aislado, sin conocimiento de su procedencia
orgnica, carece de este sentido. De aqu se derivan los principios fundamentales que
diferencian a la Archivstica de las dems Ciencias de la Documentacin: el carcter se-

1
NUEZ CONTRERAS, Luis: "Concepto de documento", en Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla: Dipu-
tacin Provincial, 1983, 31.

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riado de los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgnico de documentos y
nunca como coleccin documental, y el principio de procedencia.

2.1. Definicin de documento de archivo.

El Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado en 1993 por la Direccin de

Archivos Estatales Espaoles2 lo define de esta manera: Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por per-
sonas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo
material y formal.
Nuestra definicin de documento de archivo se hace ms amplia o extensiva, aten-
diendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didctica
para que quede constancia clara de los mismos) y a su relacin con la entidad productora:
(Caracteres externos): "Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cual-
quier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o im-
presa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en
cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejem-
plar nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ...
(Caracteres internos): ... de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente
administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espont-
nea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su espe-
cie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicio-
nando a los dems y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o
conjunto orgnico, ...
(Relacin con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como re-
sultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o
privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos y conser-
vado como prueba, informacin y continuidad de gestin.

2.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pblica. Contenido jurdico.

La calificacin como testimonio es su primera y fundamental caracterstica, frente a

los dems productos intelectuales de la mente del hombre. Si aceptamos la teora de algu-
nos que, como Lodolini3, piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue
eminentemente prctica, administrativa, y no una finalidad literaria, podemos concluir que el
documento testimonial, es decir el documento de archivo, es tan antiguo como la misma
escritura. Como testimonio jurdico-administrativo, en el mundo clsico los documentos se
crean y conservan por y para el Gobierno con un nico motivo: el poder. La situacin cam-
bia en el mundo greco-romano con el concepto de documento pblico y por tanto de archivo
pblico, ya no exclusivamente patrimonial del soberano, llegndose a una utilizacin general
y comn de la documentacin. Los documentos sirven tambin para acreditar los derechos y
obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general,

2
DICCIONARIO de Terminologa Archivstica. Comisin de Terminologa de la Direccin de Archivos Estata-
les. (Madrid: Ministerio de Cultura, 1993).
3
LODOLINI, Elio: Archivstica. Principios y problemas. Traduccin de Mercedes Costa Paretas. Madrid:
ANABAD, 1993, 257.

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incluso como garanta de derechos patrimoniales privados. Una de las caractersticas del
documento de archivo, segn el Derecho Romano4, es su condicin de fe pblica. La seguri-
dad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los ar-
chivos pblicos, confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. Esta es
la principal garanta frente a las falsificaciones, y los documentos privados deben someterse
al procedimiento administrativo de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto
del notariado), para alcanzar valor como fe pblica.
Con la cada del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del
documento escrito. Por otro lado desaparece la nocin democrtica de archivo pblico y se
pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentacin. El poder, la fuerza y los
intereses de la Monarqua, de los seores y de la Iglesia dependen de su patrimonio, para
cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los ttulos de propiedad. Los
documentos se custodian como verdaderos tesoros. A partir del siglo XII, con la recupera-
cin paulatina del Derecho Romano, se vuelve a impregnar de contenido jurdico a los do-
cumentos. Al concepto de archivo como tesoro, formado por documentos sueltos, se va
llegando, paulatinamente al de archivo orgnico e indivisible, y no slo de valor testimonial
para el soberano y quienes detentan el poder, sino tambin de nuevo para los sbditos. Por
ello, junto a los documentos pblicos, solemnes, se da paso a los documentos privados, que
adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano, depositario de la fe pblica.
A finales de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contempornea la institu-
cin del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de
documento testimonial, que impulsa poderosamente la vida jurdica y social en la esfera del
Derecho privado. Es decir, el documento testimonial o archivstico se convierte en el ele-
mento vital ms poderoso de la transformacin poltica, social, econmica y cultural de la
sociedad.

2.3. Valor testimonial cientfico/informativo: fehaciente, autntico, imparcial.

La doctrina archivstica y jurdica, hasta finales de la Edad Moderna, considera siem-

pre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurdi-
co, con valor probatorio. Tan slo al final del perodo empiezan a tenerse en cuenta otros
valores testimoniales de los documentos: la funcin cientfica, principalmente en relacin
con las ciencias histricas. Los documentos son testimonio e informacin y pueden ser
utilizados como prueba y como fuente de datos. Pero este valor testimonial cientfico es
algo distinto al valor informativo, que a simple vista parece confundirse. Todos los docu-
mentos dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero slo el documento de archivo es
fehaciente, autntico e imparcial. No slo informa, sino que es garanta de que el hecho
relatado es verdadero y, por lo tanto, constituye testimonio cientfico. Con esta ampliacin
del concepto del documento como testimonio cientfico, se eleva tambin el papel del
archivo como fuente de informacin, al considerarlo ms all de la simple acumulacin de
documentos con valor jurdico y administrativo y asignarle tambin una primordial valo-
racin cientfica, principalmente de carcter histrico. A fines del siglo XVIII avalan este
cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivstica as como la prctica de
algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial, como el

4
FUSTER RUIZ, Francisco: Proyecto docente, 1994, indito.

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Archivo General de Indias. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto ser masi-
vo, con la institucin de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de
carcter tambin eminentemente histrico.

2.4. Garanta de la Democracia y del Estado de Derecho.

Con la Revolucin Francesa y el advenimiento paulatino en muchos pases del Estado

de Derecho y de la soberana nacional, el documento pasa a tener un valor testimonial
semejante al del mundo greco-romano: garanta de derechos de los ciudadanos. Pero es
ms, con la utilizacin de los archivos para fines cientficos e histricos, el documento de
archivo se convierte tambin en testimonio fidedigno de la actuacin del Estado, garanta
de la eficacia y honorabilidad de la vida pblica. Con la seguridad del acceso final a la
documentacin, aunque a veces haya que esperar a los imprescindibles plazos temporales
que limitan este acceso, los documentos adquieren un valor testimonial an ms firme. Se
convierten as en el ms lmpido espejo de la vida pblica, en el testimonio ms fidedigno
de la vida poltica, social, econmica y administrativa. En definitiva, los documentos ar-
chivsticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles, es decir, los ar-
chivos, son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho.

2.5. Objetividad, autenticidad, originalidad.

Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre, pro-
ducto y testimonio de una gestin. De ah la nota fundamental que puede atriburseles y
que es la objetividad. Suelen reproducir los hechos tal cual, sin aadir elementos de crti-
ca, subjetivos o de valoracin (por el contrario de los documentos bibliogrficos o de
documentacin cientfica y tcnica). Esto no obsta para que a veces, excepcionalmente,
haya documentos administrativos con vicios que afecten y deformen la informacin, por
contener elementos falsos e inexactos. La autenticidad es una de las caractersticas funda-
mentales del documento de archivo, y debe ser siempre probada cientficamente. Es posible
llegar a resultados satisfactorios con la aplicacin correcta de los principios de la Archivsti-
ca, de la Diplomtica y de otras ciencias auxiliares que tienen tcnicas aplicables a la inter-
pretacin, evaluacin y valoracin de los documentos. Sin embargo, el panorama se compli-
ca en nuestros das con la admisin como documentos de archivo de los nuevos soportes
documentales. Los problemas de demostracin de autenticidad de documentos impresos,
mecanografiados, sonoros, fotogrficos, audiovisuales, electrnicos..., son incalculables. En
general, muchos de estos nuevos soportes an no tienen reconocido valor probatorio ante los
Tribunales de Justicia. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos
archivsticos, testimoniales y, por tanto, fehacientes, probatorios y de carcter jurdico y
administrativo.
El documento de archivo es nico e irrepetible, y de ah el peligro gravsimo de su
prdida. Es un original producido de forma natural a travs del trabajo habitual de la vida
administrativa, pblica o privada, y se emite en folios o en piezas sueltas, generalmente en
grafa manuscrita, aunque en raras ocasiones suele tambin realizarse por medios impre-
sos, en originales mltiples. La realizacin actual de multitud de documentos administra-
tivos en soportes electrnicos complica an ms el concepto de originalidad y de multipli-
cidad. Cual es el documento original? El que est en el disco duro del ordenador o el

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que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus auto-
res con las correspondientes firmas, rbricas y sellos?5

2.6. Carcter seriado: siempre parte de un conjunto orgnico.

La doctrina elabora unas premisas ineludibles, fundamentales en la definitiva configu-

racin de la Archivstica como ciencia. La nocin del archivo como conjunto orgnico de
documentos es la fundamental. Esta nocin est plenamente explicada por el espaol
Miguel Velasco Santos6 en 1875 con el smil de "un artefacto o mecanismo" que es un
conjunto armnico de piezas, que desmontadas y separadas carecen de sentido. Si se tras-
toca el "orden suyo natural" ser muy de temer que "quede tan slo el caos" y "que aquella
imagen de ya pasadas pocas e instituciones olvidadas se borre por completo, o a lo me-
nos se altere y desnaturalice". Esta nocin de conjunto, aclara en el siglo XX el italiano
Cencetti7, implica que un documento "regularmente no tiene ningn valor cuando es sepa-
rado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que perteneca", y slo
puede ser vivificado por el "concepto de relacin". Es lo que el ingls Jenkinson8 denomi-
na interdependencia, una de las caractersticas fundamentales del documento de archivo.
El valor testimonial del documento depende de la conservacin y mantenimiento de sus
caracteres internos, principalmente del carcter seriado, unido a otros de su especie por
un vnculo originario y necesario, condicionado a los dems y siendo por ellos condicio-
nado, y formando parte de un fondo o conjunto orgnico. Existe, pues, un vnculo entre
los documentos que constituyen la universitas del archivo.
Desde el punto de vista archivstico el carcter ms importante del documento de ar-
chivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen, como eslabn
de una cadena. De su carcter seriado, la necesidad de estar unido a otros de su especie
por un vnculo originario y necesario, se deriva tambin la necesidad de estar integrado en
un fondo para tener valor cientfico. Aunque el documento de archivo se produce uno a
uno, con el paso del tiempo adquieren su carcter seriado, como resultado de acciones
repetitivas determinadas por una o muchas funciones especficas. Podramos decir que hay
familias de documentos, al estar producidos por un mismo organismo administrativo, por
una misma oficina, e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado pbli-
co, y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes, en las que tan slo
cambian algunos datos especficos. En este caso, estos documentos podramos calificarlos
casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Conviene advertir no obstante
que, aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo
documental, sin embargo pueden estar tambin de forma aislada, o integrados en colec-
ciones, no estando siempre depositados en un archivo. Pero esta es forma atpica, no natu-
ral y, por lo tanto, artificial de algunos depsitos documentales, y no es la usual de los
verdaderos archivos y, sobre todo, de los archivos administrativos.

5
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivstica General. Teora y prctica. 6 ed. Sevilla: Diputacin, 1993,
134.
6
VELASCO Y SANTOS, Miguel: Sobre la organizacin de archivos, en Revista de Archivos, Bibliotecas y
Museos, Madrid, ao V, 1875, 141.146 y 177-185.
7
CENCETTI, Girgio: Sullarchivio come universitas rerum, en Archivi, IV, 1937, 7-13; reimpreso en Scritti
archivistici, Roma, 1970, 47-55.
8
JENKINSON, Hilary: The English archivist. A new profession. London: 1948.

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Habra que explicar, quizs, lo de que el documento de archivo generalmente condi-

ciona a los dems documentos de su serie y es condicionado por ellos. Pongamos un
ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un ao
acadmico concreto. Hay un presupuesto econmico limitado y slo pueden otorgarse a
un nmero fijo de estudiantes. Todos los expedientes de esta serie documental estn con-
dicionando a los dems y son por ellos condicionados. De los datos objetivos se desprende
el resultado definitivo de la concesin tan slo a los alumnos que ms merecen las becas.
Si guardramos tan slo los expedientes de concesin, eliminando de la serie las dems
solicitudes denegadas, nunca podramos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas
de modo justo e imparcial. El documento de archivo no puede estar nunca aislado, fuera
del fondo orgnico y de su serie documental de procedencia, y tan slo tiene valor testi-
monial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto.

2.7. Origen funcional: relacin necesaria con la entidad productora.

La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. La persona o entidad que

produce el documento; o el destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o
entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligacin jurdica
o administrativa o por alguna finalidad prctica. El origen funcional es la razn por la cual
se producen los documentos. Igual que las instituciones documentales que los guardan y
organizan, los archivos, los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la
institucin u organismo generador de actividades, y slo crecen y se desarrollan en la
medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurdico y/o
administrativos. La relacin del documento de archivo con la entidad productora debe ser
siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestin, realizada con las
atribuciones debidas para ello. Por ello, tan slo son autnticos documentos de archivo
aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural,
en cumplimiento de sus funciones o fines. Aquellos documentos que no procedan de esta
relacin natural sern considerados como falsos o como documentos de una procedencia
distinta, que habra que considerar tan slo dentro de su verdadero contexto creador.

3. EL CONCEPTO DE ARCHIVO.

La palabra archivo generalmente tiene tres acepciones: como contenido documental,

como institucin y como continente o lugar de conservacin. El Diccionario de Termino-
loga Archivstica nos presenta tres definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno
de estos elementos conceptuales. ARCHIVO: (1) Conjunto orgnico de documentos
producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdi-
cas, pblicas y privadas9. (2) La institucin cultural donde se renen, conservan, ordenan
y difunden los conjuntos orgnicos de documentos para la gestin administrativa, la in-
formacin, la investigacin y la cultura. (3) El archivo tambin es el local donde se con-
servan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos.

9
Siguen unas lneas explicativas de las clases de archivos, que, aunque son muy interesantes, no afectan a la
definicin.

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Esta definicin tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto
de vista cientfico de la archivstica, ya que estos tres elementos del concepto, junto a
otros ms que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la misma
definicin. Creemos que es posible llegar a una unificacin terminolgica, teniendo pre-
sentes al mismo tiempo los conceptos de institucin archivstica, el conjunto orgnico de
documentos y el depsito documental. A ellos aadimos, como novedad, el elemento
personal, los profesionales archiveros que hacen posible la actividad cientfica y tcnica,
as como el servicio documental, tambin elementos imprescindibles en el concepto de
archivo.
Porque antes de llegar a una definicin de archivo es preciso analizar los elementos
que configuran su concepto:
Institucionales: el archivo como institucin administrativa, jurdica y cientfica, y las
entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten stos a los archi-
vos;
Documentales: los conjuntos orgnicos de documentos, recibidos en un archivo, pro-
cedentes de una o varias entidades productoras;
Estructurales: los depsitos archivsticos, las instalaciones;
Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores tcnicos, especialistas en
conservacin y difusin documental; y
Cientficos y tcnicos: la gestin y archivstica y el servicio documental, las labores de
recogida, organizacin, conservacin y utilizacin de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo
sea considerado como tal y no como almacn de papel viejo o como simple depsito do-
cumental de una institucin, necesita contar con un contenido (el conjunto orgnico de
documentos producidos por una institucin), un continente (los depsitos documentales),
un personal (los profesionales capacitados cientfica y tcnicamente para las distintas
labores archivsticas), una gestin archivstica (recogida, organizacin, conservacin) y
un servicio documental (utilizacin). Es necesario, pues, tener: qu conservar y utilizar (los
documentos, los fondos documentales producidos por las personas fsicas y las instituciones
pblicas o privadas); dnde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guar-
den y reciban tratamiento tcnicos esos fondos y donde puedan ser puestos a disposicin de
los usuarios); quin debe conservar, dar tratamiento tcnico y facilitar la utilizacin (los
archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases tcnicas y cientficas de la Archivs-
tica y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparacin jurdico-administrativa y una
cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cmo conservar y
utilizar (teniendo siempre en cuenta los principios generales que configuran a la Archivstica
como ciencia).
Con todo ello podemos dar una definicin extensiva de archivo que tenga en cuenta to-
dos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clsicos del trmino:
"Archivo es la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de documentos,
de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del
ejercicio de la funcin o actividad de una persona o entidad pblica o privada, organiza-
dos y conservados cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena

anales de documentacin, n. 2, 1999

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las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor
o a cualquier persona, como testimonio de la gestin de actos administrativos y/o jurdi-
cos, o como informacin para fines cientficos o culturales".
Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definicin:
El archivo como institucin, los documentos como conjuntos orgnicos de una o de varias
entidades productoras, la entidad o entidades productoras, el depsito o local del archivo,
la gestin archivstica acorde con los principios cientficos de esta ciencia, el personal
capacitado con formacin cientfica y tcnica, y el servicio o utilizacin documental.

3.1. Evolucin histrica de los elementos del concepto de archivo.

A lo largo de la historia de los archivos la legislacin, la prctica archivstica y la doc-

trina cientfica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de
archivo, pasando de la acepcin como lugar o depsito al conjunto orgnico de documen-
tos y llegando al concepto de institucin, donde los profesionales archiveros, provistos de
fe pblica, juegan un papel decisivo para la consideracin jurdico-administrativa y en
definitiva cientfica de los archivos.
En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conser-
vacin de los documentos, fundamentalmente a travs del Derecho Romano. Por este conte-
nido eminentemente jurdico el concepto de lugar se extiende a la institucin responsable de
la custodia documental: slo tienen categora de documentos los que estn depositados en un
archivo pblico, gozando por ello de la fe pblica que les transfiere la institucin. El lugar
de la custodia es condicin sine qua non para la existencia del archivo, igual que la calidad
del archivero, persona revestida de fe pblica. En cuanto al concepto de archivo como con-
tenido documental la evolucin es muy lenta, desde el primitivo concepto de coleccin o
tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental, que im-
plica totalidad, globalidad, universitas. Por otro lado, la consolidacin del principio de pro-
cedencia, fundamental para la consideracin de la Archivstica como ciencia, aporta en el
siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Como conjunto org-
nico el archivo es un producto natural que se va constituyendo al desarrollarse la vida de las
entidades que lo forman. Esta concepcin organicista del archivo ser ya una constante a
todo lo largo del siglo XX y no slo para los tericos de la Archivstica, sino, lo que es ms
importante, para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes pases.
A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgnico, no
hay que olvidar las otras acepciones. El retorno al concepto de archivo como institucin,
fundamental en la etapa clsica del Derecho Romano, tambin es obra espaola. La Ar-
chivstica, segn los primeros tratadistas espaoles del siglo XIX, lleva implcita el con-
cepto de archivo como institucin: un conjunto orgnico de documentos con unas proce-
dencias bien definidas y delimitadas, bien conservado, tratado de forma cientfica y
dispuesto para el servicio a la comunidad. La Archivstica es la ciencia que dispone las
reglas que necesita la institucin para la coordinacin y clasificacin de los archivos, que,
segn Troche y Ziga y Porras Huidobro10 "sistematiza y reduce a preceptos el arte de

10
TROCHE Y ZIGA, Froiln: El archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de Archiveros... Santiago:
Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronolgico-topogrfico. Arte de Archiveros... La Corua: Imp. de Iguerreta,
1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin, til para
todos los que los tienen o manejan... Madrid: Imp. de Len Amarita, 1830. La sntesis de las aportaciones de

anales de documentacin, n. 2, 1999

112 FRANCISCO FUSTER RUIZ

archiveros". Y ambos autores revalorizan el elemento personal, pieza imprescindible de la

institucin archivstica. Los archivos deben confiarse tan slo "a sujetos inteligentes des-
tinados a slo este objeto", sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los
archivos". Los siguientes autores espaoles del siglo XIX abundan en este concepto y la
institucin archivstica est implcita tambin en la doctrina posterior europea, sobre todo
en el siglo XX. La moderna teora del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscri-
bir los fondos, en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas, a una institucin
archivstica determinada: archivos de oficina, intermedios e histricos; revalorizando
definitivamente, dentro del concepto total de archivo, los elementos imprescindibles de la
institucin y el depsito archivsticos.

3.2. El archivo como institucin administrativa y no cultural.

En la antigedad y posteriormente con la concepcin clsica y medieval del Derecho

Romano el archivo se considera siempre una institucin jurdico-administrativa. Nace y se
desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurdica, principalmente los derechos patri-
moniales del Estado, de las dems instituciones pblicas y privadas, y de las personas.
Tambin surge como servicio administrativo, para agilizar la burocracia facilitando cons-
tantemente la informacin documental, necesaria para la adopcin de medidas polticas y
administrativas. Tan slo en el ltimo tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta
la funcin cientfica de los archivos en relacin con las ciencias histricas. La transforma-
cin total vendr en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigacin, lo
mismo que otros archivos pblicos considerados histricos. El nuevo sistema establece
una drstica distincin entre los archivos histricos y los administrativos, surgiendo un
nuevo perfil cientfico de archivero, dotado de preparacin de tipo histrico, paleogrfico
y diplomtico, que sustituye al viejo funcionario pblico con formacin exclusivamente
administrativa y jurdica. Este cambio, que potencia cientficamente los archivos histri-
cos, supone la cada en picado de la funcin jurdico-administrativa, propia de los archi-
vos al servicio de la Administracin. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los
antiguos funcionarios burocrticos, llevan a cabo su labor vocacionalmente tan slo en los
archivos histricos y se desentienden del documento contemporneo. Como consecuencia,
se interrumpe la organizacin de los archivos de las oficinas pblicas y se ocasiona en
muchos pases el olvido casi sistemtico de los archivos de gestin o administrativos, la
funcin que hasta entonces haban desempeado los archiveros en todas las administra-
ciones.
Consideramos que este sistema decimonnico persiste en nuestro tiempo de forma ne-
gativa y por ello el concepto de archivo an se tie de un excesivo color cultural. No olvi-
demos la definicin de "institucin cultural" que da la Ley del Patrimonio Histrico Es-
paol (1985), ratificada por el estatal Diccionario de Terminologa Archivstica (1993), e
incluso su misma adscripcin al Ministerio de Cultura y no al Ministerio de Administra-
ciones Pblicas, como sera lgico. Lo mismo sucede, generalmente en los dems siste-
mas archivsticos, autonmico y local, adscribiendo los archivos generalmente, a la Con-
sejera o Concejala de Cultura en vez de a la Consejera de Presidencia. Con ello se
produce un funesto divorcio entre Administracin (pblica y privada) y Archivos. A los

estos y otros autores puede verse en mi trabajo FUSTER RUIZ, Francisco: Los inicios de la archivstica espa-
ola y europea. Revista General de Informacin y Documentacin, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.

anales de documentacin, n. 2, 1999

ARCHIVSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... 113

poderes pblicos y privados (la clase poltica dirigente, la Administracin en general, la

empresa), aquellas personas que manejan los presupuestos econmicos de los archivos, lo
que les interesa es la eficacia jurdico-administrativa de las instituciones y oficinas, y las
perspectivas de informacin que pueden darles los documentos. Pero los archivos de tipo
histrico no cumplen en absoluto esta importantsima funcin informativa y de gestin
documental. Por aadidura, la clase poltica y la Administracin nunca han estado excesi-
vamente preocupadas por el fomento de la cultura. Todo ello origina un olvido fatal de los
archivos en los presupuestos del Estado y de las dems Administraciones Pblicas, que
hace ms agravante el problema a lo largo de estos dos ltimos siglos.
Robert-Henri Bautier11 elabora una definicin de archivo muy simple pero muy escla-
recedora: "Definiremos un depsito de archivo, ante todo, como un establecimiento de
carcter cientfico, encargado de funciones administrativas". Los archivos tienen un doble
aspecto, cientfico y encargado de funciones administrativas, que representa las dos caras
de una misma institucin. El establecimiento tiene que ser plenamente cientfico, con
personal capacitado para aplicar las tcnicas de la Archivstica, pero su funcin genuina es
la administrativa y no la cultural-educativa. Estas actividades culturales y educativas son
importantes, pero secundarias. En definitiva, los archiveros deben dejar de considerarse
historiadores y entrelazar vnculos cada vez ms estrechos con la Administracin. Est
claro, matizamos, que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las
Administraciones Pblicas y de las empresas privadas, y que por tanto el concepto del
archivo debe ser muy amplio, con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la
conservacin definitiva en un archivo histrico, y un campo de atencin hacia otros archi-
vos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos, privados, de empresa... Con ello la
sociedad se ir concienciando del valor e inters que tienen los archivos como elementos
de gestin para la vida administrativa, cultural, cientfica, social... Y los archivos empeza-
rn a convertirse en un elemento clave de la informacin y la comunicacin, que son dos
de los factores que ms preocupan a la sociedad de nuestro tiempo.
Basados en este pensamiento algunos tratadistas, ya a principios del siglo XX, propi-
cian una vuelta a la formacin integral de los archiveros desde el punto de vista jurdico y
administrativo, aunque sin abandonar la formacin de tipo histrico y de las ciencias au-
xiliares de la Historia. Para Vittani12 la formacin principal tiene que ser Archivstica,
conectada con Letras y Jurisprudencia, con asignaturas como Historia del Derecho, Eco-
noma Poltica y Derecho Administrativo, fundamentales para la formacin de los archive-
ros. Casanova13, tambin partidario de la Archivstica como fundamental, aade otra
disciplina bsica: el estudio de las instituciones productoras de los documentos de los
archivos. Y como el carcter "cultural" de los archivos tiene que ser referido exclusiva-
mente a una cultura de amplia matriz jurdica, es preferible la Licenciatura en Derecho
antes que la de Letras en cuanto a la formacin del archivero.

11
BAUTIER, R.-H-: La misin de los archivos y las tareas de los archivistas. En: La Administracin Moderna
de Archivos y el prontuario RAMP, recop. de Peter Walne. Pars: Unesco, 1985, 1-2.
12
VITTANI, Giovanni: La formazione dellarchivista. En: Annuario del R. Archivio di Stato in Milano, 1917,
p. 77-102. Vase en LODOLINI, Archivstica. Principios y problemas. Traduccin de Mercedes Costa Paretas.
Madrid: ANABAD, 1993 1993, 274 y 296.
13
CASANOVA, Eugenuio: Archivstica. Siena: Lazzeri, 1928, 2 ed. Torino: Bottega dErasmo, 1968, 468.

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114 FRANCISCO FUSTER RUIZ

3.3. La entidad productora, el local y la gestin archivstica profesional.

Como hemos visto, en nuestro concepto y definicin de archivo, adems de los ante-
riores elementos ya analizados, son fundamentales las entidades productoras con su acti-
vidad documental, de la que se desprende el origen funcional de los documentos, la razn
por la cual se producen y conservan. Los documentos se generan o acumulan en cumpli-
miento de las funciones o fines jurdicos y/o administrativos de la entidad productora, con
las debidas atribuciones para ello, como resultado del proceso natural de su actividad o ges-
tin. La razn ltima de la conservacin documental en los archivos es siempre una razn
prctica y utilitaria, ya sea con fines jurdicos (como prueba de derechos y obligaciones),
con fines administrativos o burocrticos (imposicin legal de mantener ciertos documentos,
apoyo documental para la gestin de la actividad o funcin) o con fines exclusivamente de
informacin e investigacin (principalmente de tipo histrico o de recuerdo de la actividad
del pasado).
Tambin son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la
gestin archivstica: elemento estructural (depsito archivstico), elementos personales de
la gestin (archiveros y personal de apoyo), elementos cientficos y tcnicos (organizacin
cientfica, conservacin documental), y elementos utilitarios (servicio documental).
Los documentos deben ser conservados en un depsito que rena las debidas condicio-
nes y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento tcnico de los archi-
veros y conservadores de la documentacin para, finalmente, ser puesto a disposicin de los
usuarios. Es tan importante este elemento estructural que, en un principio, constituy la
primera acepcin de la palabra archivo como lugar o depsito de conservacin de los docu-
mentos: en griego archeion, arca para conservar documentos, de donde en latn se deriva la
definitiva archivum. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminologa Archivstica
el local constituye una de sus tres acepciones del concepto; pero para nosotros el depsito
documental es algo ms importante: es un elemento imprescindible del concepto total de
archivo. No tiene que ser inmutable; puede variar circunstancialmente, cambiando incluso
de edificio y hasta de lugar geogrfico; incluso es fundamental que se adapte y renueve
constantemente de acuerdo a las exigencias tcnicas ms modernas. Sin embargo es esencial
que el contenido del archivo tenga siempre un adecuado continente donde sea conservado,
tratado cientficamente y utilizado. Y sin este depsito en debidas condiciones para estas
finalidades no puede existir autntico archivo.
Tampoco existe autntico archivo sin el personal adecuado para la gestin archivstica.
Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al conti-
nente. Los archivos, para que puedan cumplir su misin, necesitan de un personal suficiente
y variado, distinto para cada una de las tareas. Y no slo especializado en las tcnicas cient-
ficas de la documentacin archivstica (recogida de la documentacin, organizacin, conser-
vacin y utilizacin), siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archi-
vstica, sino en otras materias relacionadas con la conservacin, la seguridad y la utilizacin
de los centros y sus mltiples servicios tcnicos.
El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. En el Mundo Anti-
guo dado el sentido patrimonial de la documentacin, instrumento para acrecentar el poder,
el archivo slo puede confiarse a funcionarios especficos de mucha confianza, ligados por
juramento, a quienes se encarga la custodia de la documentacin y la fe publica en ella inhe-
rente. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro, ante

anales de documentacin, n. 2, 1999

ARCHIVSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... 115

la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas ms sagradas para la custodia
documental: iglesias y monasterios, donde sacerdotes y monjes guardan los documentos ms
preciados junto a las joyas y los objetos del culto. Mientras se mantiene el influjo del Cdigo
de Justiniano y del Derecho Romano en general, slo pueden tener archivo aquellas institu-
ciones pblicas que gozan del jus archivi, el derecho o facultad para crear archivos y, por
tanto, para conferir fe pblica a los documentos en ellos custodiados. Los archiveros, pues,
son funcionarios especialsimos, que gozan de uno de los atributos pblicos ms preciados:
el de la fe pblica. Este atributo an lo siguen teniendo en nuestros das los archiveros pbli-
cos, ya que las certificaciones que realicen sobre documentos de los archivos que custodian
constituyen prueba jurdica. Si los archivos son testimonio de la fe pblica y soporte jurdi-
co-administrativo de las actividades de los poderes pblicos, quienes generan esta gestin
documental, los archiveros, es lgico que posean estos atributos de la funcin que desempe-
an. Por ello, la formacin y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios
profesionales muy estrictos, debido a la misin tan esencialmente jurdica y cientfica que
desempean.

3.4. El servicio documental.

La utilizacin, el servicio documental, es el fin ltimo y primordial del archivo, que es

fundamentalmente un servicio de documentacin e informacin. Este servicio debe pres-
tarse en primer lugar a la entidad productora de los documentos y, despus, si son ya to-
talmente accesibles, al pblico en general. Ningn servicio documental puede resultar
vlido sin no tiene como misin principal la comunicacin de la informacin que contie-
nen sus fondos. Esto es fundamental en bibliotecas, museos y centros de documentacin,
pero tambin lo es en archivos, aunque en stos pueda existir documentacin reservada a
la consulta inmediata por el pblico en general, pero que finalmente con el tiempo llegar
a ser accesible. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democrticas de
nuestro tiempo, dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder, los fun-
cionarios de la Administracin, los investigadores de la Historia), para convertirse en uso
cotidiano de cualquier ciudadano interesado, que tiene como derecho universal reconocido
el de la libre informacin.
El archivero debe estar capacitado plenamente para desempear esta labor profesional,
por completo distinta a la que tena en el pasado, totalmente pasiva, tan slo de conserva-
cin documental. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es sta del
servicio a los usuarios, informando sobre los fondos documentales de su centro. Esta labor
debe desarrollarla principalmente a travs de la redaccin de los medios de descripcin
documental, que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas, pero tambin per-
sonalmente, a travs de la ayuda directa a los investigadores. Sin esta voluntad de servi-
cio, tanto del personal como del centro en general, nunca podr cumplir el archivo su
verdadera misin en la sociedad, que no es slo de tipo cultural, sino de informacin, de
auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana.

4. CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA ARCHIVSTICA.

Antes de elaborar un concepto de la Archivstica nos planteamos la existencia de dos

elementos fundamentales de este mismo concepto: la consideracin de la Archivstica

anales de documentacin, n. 2, 1999

116 FRANCISCO FUSTER RUIZ

como ciencia y la existencia de una Archivstica total, sin distincin entre la vocacin
administrativa e histrica.

4.1. La archivstica como ciencia. El principio de procedencia.

Aun existe un debate terico, a nivel mundial, sobre si la Archivstica es una ciencia,
una disciplina o una tcnica. Nosotros creemos este debate superado ya desde los inicios
histricos de la Archivstica que, como ciencia de los archivos, surge a principios del siglo
XIX ligada al desarrollo terico del principio de procedencia. Una ciencia que surge tan
slo cuando se empieza a reflexionar en profundidad sobre el conocimiento de los archi-
vos, tratando de elaborar teoras y estableciendo principios sobre los mtodos de clasifica-
cin de los documentos. Esta preocupacin intelectual es la que la hace nacer como disci-
plina cientfica.
Entre 1828 y 1835, con las obras de Froiln Troche y Ziga y Facundo Porras Hui-
dobro14, aparece en Espaa el concepto de la Archivstica como ciencia, mientras ambos
autores, sobre todo el primero, realizan tambin la que quizs es la primera elaboracin
terica del principio de procedencia. Para estos autores espaoles, la Archivstica, que
denominan sucesivamente Instruccin de Archiveros, Arte de Archiveros y Arte de los
Archivos, surge como ciencia porque tiene unas reglas inalterables, aunque hasta entonces
poco conocidas. La principal de ellas es seguir, con mtodo, el orden que sea ms anlogo
a la naturaleza de los documentos, y no mezclar nunca los diferentes archivos (o fondos)
provenientes de organismos diferentes. Con ambos autores espaoles el principio de pro-
cedencia ya est formulado plenamente y la Archivstica mundial empieza a ser verdade-
ramente ciencia. Incluso Porras Huidobro llega a considerar el arte de los archivos
como una de las principales ciencias, acaso en un grado superior a las dems, pues ella
nos manifiesta el camino por donde vinieron las otras y su progreso. La teora de la Ar-
chivstica como ciencia se fundamenta an ms en otros autores espaoles de mediados
del XIX, como Jos Morn y Limiana (1846 y 1879), Miguel Velasco Santos (1875), Jos
de Gemes y Willame (1876) y Luis Rodrguez Miguel (1877). El panorama archivstico
espaol en el siglo XIX no puede ser ms brillante, elevando a la Archivstica emergente,
desde un terreno de mera prctica profesional a un campo mucho ms elevado, verdade-
ramente cientfico y filosfico.
La literatura cientfica posterior en materia de Archivstica, que consolid universal-
mente el principio de procedencia y estableci como obligatoria la clasificacin de los
fondos de acuerdo con la estructura orgnica de la entidad de procedencia, no hizo sino
consolidar una ciencia, que tiene sus principios inmutables que es necesario aplicar a los
archivos. A fines del siglo ser la maduracin de la teora en pases como Francia, Italia,
Alemania y Holanda, lo que llevar definitivamente a la Archivstica a sus ltimas conse-
cuencias cientficas. Sobre todo con el Manual de clasificacin y descripcin de Archivos,
redactado por los holandeses Muller, Feith y Fruin (1898), donde se sistematizan los prin-
cipales fundamentos cientficos del concepto de archivo y, por tanto, los elementos sus-
tentadores de la Archivstica como ciencia. Estos fundamentos cientficos se consolidan
en nuestro siglo con las aportaciones de Casanova, Brenneke, Jenkinson, Schellenberg,

14
La sntesis de las aportaciones de estos y de los siguientes autores que se citan puede verse en mi trabajo
FUSTER RUIZ, Francisco: Los inicios de la archivstica espaola y europea. Revista General de Informacin
y Documentacin, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.

anales de documentacin, n. 2, 1999

ARCHIVSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... 117

Bautier, Lodolini, Corts, Heredia... La Archivstica es una ciencia, proclaman en voz de

Lodolini, por estar basada en unos principios cientficos, universalmente vlidos, y por
apoyarse, a lo largo de dos siglos, en una literatura cientfica muy abundante, escrita en
multitud de lenguas.
As pues, nosotros consideramos, como la mayora de los autores, que la Archivstica
es una ciencia, y que tiene un contenido prctico, experimental, y al mismo tiempo teri-
co. El aprendizaje de la misma debe realizarse a travs del estudio de la teora archivstica
y de la prctica en los archivos. Sucede igual que con otras ciencias, como la Medicina.
Por mucha teora que expliquen los profesores, sin un Hospital Clnico o sin un Archivo
anejo, es imposible el aprendizaje correcto del oficio.

4.2. Archivstica total: sin distincin entre la vocacin administrativa e histrica.

Por otro lado, nuestra concepcin de la Archivstica, total, sin distincin entre la voca-
cin administrativa y la histrica, se desprende de la concepcin total de los archivos,
considerando que la distincin entre archivos administrativos e histricos es arbitraria y
antiarchivstica. Ya vimos cmo nuestro concepto de archivo es el de institucin jurdico-
administrativa ms que institucin cultural. Pensamos que el valor del documento como
testimonio debe primar sobre cualquier otro. Ante todo, los archivos son unidades organi-
zativas de las administraciones pblicas y de las empresas privadas; nacen, prosperan y
perviven sobre todo por esta necesidad jurdica y administrativa. Y a las administraciones
y empresas deben servir primordialmente, sobre todo en las primeras etapas del ciclo vital
de los documentos, y ya entonces y despus en definitiva al resto de la sociedad. La fina-
lidad que hace surgir los documentos archivsticos es eminentemente prctica, jurdica,
administrativa, y no una finalidad literaria o cientfica. Slo despus podrn desprenderse
de los documentos de archivo otros valores secundarios como los informativos o cientfi-
cos, sobre todo en la ltima etapa del ciclo vital de los documentos, cuando pasan a un
archivo permanente o histrico.

4.3. Definicin de la Archivstica.

El Diccionario de Terminologa Archivstica espaol daba en 1993 la siguiente defini-

cin: Archivstica: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa,
organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archi-
vstico de sus fondos. Nos parece una definicin excesivamente corta para abarcar una
ciencia tan amplia. Por ello, considerando todos los aspectos de nuestro concepto de Ar-
chivstica, damos esta definicin extensiva de la misma, abarcando, con finalidad didcti-
ca, todos los elementos conceptuales que constituyen su objetivo y su campo de accin:
Archivstica es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos tericos y prcti-
cos, estableciendo principios inalterables y estudiando tcnicas adecuadas de gestin de
documentos, administracin y tratamiento tcnico de archivos, as como la funcin jurdi-
ca, administrativa y cientfica de los mismos, desde un punto de vista archivstico o de
ciencias y tcnicas diversas, y su relacin con las entidades productoras de los conjuntos
orgnicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la informacin de los fondos
documentales.

anales de documentacin, n. 2, 1999

118 FRANCISCO FUSTER RUIZ

4.4. Objetivo y campo de accin de la Archivstica.

Si vamos desglosando los diferentes apartados de nuestra definicin de la Archivstica,

comprenderemos mejor su objetivo y campo de accin.
Archivstica es la ciencia que se ocupa de los archivos: Es decir, ciencia que se
ocupa de los conjuntos orgnicos de documentos. Otras ciencias (Diplomtica, Paleo-
grafa, Sigilografa, Historia...) tambin se ocupan de los documentos de archivos, pero
de forma diversa que la Archivstica. La Archivstica es una ciencia activa y no pasiva,
al mismo tiempo que prctica: debe acudir a solucionar los problemas de los docu-
mentos de archivo desde el inicio en las oficinas. Su objetivo es establecer la doctrina
cientfica de formacin, organizacin, conservacin y utilizacin de los archivos. A lo
largo de toda la cadena documental, del ciclo vital de los documentos de un archivo, el
archivero debe estar presente e intervenir activamente desde el inicio del documento
en la oficina hasta el depsito definitivo en un archivo permanente, pasando por la de-
cisiva etapa de valoracin y seleccin documental. Para conseguir este objetivo, las
actividades archivsticas deben apoyarse en una eficaz y completa poltica archivstica,
que posibilite la accin del archivero por medio de una legislacin o reglamentacin,
una planificacin y programacin adecuada, y la creacin de sistemas archivsticos
dotados de una estructura con los recursos humanos y cientficos adecuados y sufi-
cientes.
En sus aspectos tericos: Doctrina archivstica pura o general, conceptos fundamen-
tales, esencia, naturaleza y funciones de los archivos; historia de la Archivstica, los
archivos y de las instituciones productoras de documentacin; origen orgnico y clasi-
ficacin de los archivos, edades documentales, evolucin de la prctica archivstica,
principios archivsticos, metodologa, terminologa, fuentes de informacin y biblio-
grafa archivstica.
Y prcticos: Derecho de los archivos, formacin profesional de archiveros, usuarios,
administracin y gestin de servicios de archivos, tratamiento documental, manteni-
miento, conservacin y organizacin de archivos, recuperacin de la informacin do-
cumental, comunicacin y difusin de la informacin, aplicacin de las tecnologas de
la informacin, reprografa y duplicacin documental...
Estableciendo principios inalterables: La Archivstica debe basarse en los principios
cientficos que la configuran como ciencia, determinados por el origen jurisdiccional de
los archivos: el respeto al origen y al orden natural, a la procedencia de los fondos. Se-
gn el Diccionario de Terminologa Archivstica el de procedencia es "principio funda-
mental de la archivstica que establece que los documentos producidos por una institu-
cin u organismo no deben mezclarse con los de otros. Incorpora adems otros dos
nuevos, derivados del anterior: El principio de respeto a la estructura, que establece que
la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencia de la
unidad productora. Y el principio de respeto al orden original, que establece que no se
debe alterar la organizacin dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sta
sea. La sujecin a estos principios debe ser una constante de actuacin en los archivos
por todos aquellos que tienen una responsabilidad poltica y profesional sobre los mis-
mos: los titulares de la Administracin a que pertenece el centro y los profesionales ar-

anales de documentacin, n. 2, 1999

ARCHIVSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... 119

chiveros. Sin ello, nunca se tendr la seguridad de que el archivo est organizado con un
mnimo de garantas cientficas y profesionales y de que est cumpliendo con rigor todas
sus finalidades testimoniales e informativas.
Aparte del establecimiento de estos principios, la Archivstica debe dictar tambin
una normativa aplicable a toda clase de archivos, tanto antiguos como modernos. So-
bre todo normas relacionadas con la organizacin y descripcin de los archivos en to-
das las etapas del ciclo vital de los documentos; creacin de una terminologa o voca-
bulario internacional sobre archivos, totalmente necesaria para conseguir la
normalizacin; y homologacin de los contenidos de la formacin profesional de los
futuros archiveros.
Y estudiando tcnicas adecuadas de gestin de documentos; administracin y
tratamiento tcnico de archivos: La Archivstica debe crear una metodologa necesa-
ria para que los archivos cumplan sus fines, desarrollando los procedimientos e ins-
trumentos que permitan al archivero conservar, custodiar y difundir los documentos.
As como la funcin jurdica, administrativa y cientfica de los mismos: La intro-
duccin del concepto de gestin documental implica el desarrollo de las funciones
principales del archivo: la jurdica y administrativa, as como la funcin cientfica. El
servicio e informacin que deben prestar los archivos debe estar dirigido a dos ver-
tientes: a las entidades productoras de los documentos, para agilizar la gestin y la vi-
da administrativa, y a la sociedad (al ciudadano en general y a los investigadores cien-
tficos).
Desde un punto de vista archivstico: Tratamiento archivstico de la documentacin,
apoyo a las entidades productoras en cuanto a la formacin documental; transferen-
cias, organizacin, clasificacin, seleccin, conservacin y utilizacin; interpretacin,
descripcin, tratamiento de documentos especiales, comunicacin, difusin, servicio
pblico...
O de ciencias y tcnicas diversas: interpretacin documental (Diplomtica clsica y
contempornea, Paleografa, Neografa, Cronologa, Codicologa, Sigilografa, Ge-
nealoga, Herldica, Vexilologa, Onomstica, Toponimia, Historia...); interpretacin
jurdica y administrativa (Historia de las instituciones, Derecho Administrativo, Pro-
cedimiento administrativo); nuevos soportes documentales (Nuevas Tecnologas);
equipamiento, instalacin y mantenimiento de archivos (Arquitectura, industrias apli-
cadas...); conservacin, seguridad, restauracin y reproduccin documental (Restaura-
cin, Fsica, Qumica, Biologa, Encuadernacin...); automatizacin o mecanizacin
(Nuevas Tecnologas: Documentacin, Informtica...)
Y su relacin con las entidades productoras de los conjuntos orgnicos de docu-
mentos: apoyo y asesoramiento a las entidades productoras de los documentos en la
fase prearchivstica; formacin de archivos administrativos; transferencias de docu-
mentacin a los archivos del ciclo vital de los documentos; valoracin, seleccin y ex-
purgo o eliminacin responsable; historia de las instituciones generadoras de los do-
cumentos y de los archivos, estudio de los rasgos especficos de cada institucin
productora de documentos; organigrama y cuadro de clasificacin de sus fondos.

anales de documentacin, n. 2, 1999

120 FRANCISCO FUSTER RUIZ

A fin de manejar y hacer accesible la informacin de los fondos documentales:

Porque la Archivstica tiene una finalidad primordialmente utilitaria: conseguir el m-
ximo uso de los archivos y el acceso a la informacin que contienen los fondos docu-
mentales. Y no slo la informacin que proporciona el mismo documento, sino tam-
bin la que puede desprenderse del contexto del mismo, al estar generado por el
quehacer cotidiano de las entidades productoras, relacionado espacial y temporalmente
con el quehacer de otras mltiples instituciones y de la sociedad en general.
El rescate de esta informacin conservada en los archivos interesa primordialmente
a las entidades productoras de los documentos y, en definitiva, al resto de la sociedad.
A las entidades productoras, a la Administracin y a las empresas, por cuanto la ges-
tin de esta informacin conservada en los archivos facilita la toma de decisiones;
hasta el punto de que los que logran rescatar esta informacin, gestionndola de forma
rpida y organizada, estn en evidente ventaja sobre quienes no usan suficientemente
sus archivos como fuente de informacin. La gestin archivstica correcta moderniza
la vida administrativa en todos sus aspectos. La informacin, la comunicacin, son
elementos fundamentales de la vida administrativa y estas funciones no pueden desa-
rrollarse correctamente si no estn bien organizados los archivos, que son la fuente
principal interna de comunicacin y de informacin.
Y al resto de la sociedad, por todo lo que implica la informacin documental para
facilitar la transparencia de la vida administrativa, base de la Democracia. El servicio y
comunicacin de los documentos a la sociedad en general es un mandato constitucio-
nal establecido en los pases democrticos, aunque con ciertas limitaciones tambin
establecidas constitucionalmente. El archivo, con ello, adquiere una misin social im-
portantsima, que no es slo de tipo cultural, de investigacin, sino de informacin, de
auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana.
Por esta finalidad ltima informativa es por lo que la Archivstica est considerada
como una ms de las llamadas Ciencias de la Informacin, adoptando algunas de las
herramientas y tcnicas de trabajo de las mismas, en especial la creacin de bases de
datos y la aplicacin de la Informtica. El impacto de las Nuevas Tecnologas se ha
hecho an ms evidente con la aparicin de los nuevos soportes documentales y me-
dios de almacenamiento, ms frgiles de conservacin, pero que al mismo tiempo pro-
pician el control y gestin de una informacin ms abundante.

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