STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING

CURS

ARHIVAR
TEMA

GESTIONAREA DOCUMENTELOR
SISTEM CLASIC (PE SUPORT
DE HRTIE)

Cursant:
TUDORICA MARIANA
SOMANDRU ADRIAN NICOLAE

Bucuresti
August 2016
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM CLASIC (PE SUPORT DE HRTIE)

Crearea i clasificarea documentelor

Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informaionale,

o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componente
informatice i de aciuni
Mai putem identifica i o alt definiie dat de ISO: documentul este un ansamblu
coerent i finit de informaii structurate, lizibile i cu destinaie precis aflat pe un anumit
suport.
Documentele ce dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental, trec
printr-o evoluie major care marcheaz i reformeaz activitile instituiilor publice. De fapt,
gestionarea documentelor ntr-o manier nou, sistematic i legat de tehnologia informaiei
este modalitatea n care societile ncearc s fac fa tendinelor impuse de era informaiei.
De aceea, se identific o legtur intrinsec ntre procesul de creare i clasificare a
documentelor i tipurile de informaie deinut n cuprinsul lor.

Informaia reprezint o parte integral a activitii n cadrul oricrui departament sau

agenii de guvernmnt. Totalitatea serviciilor publice furnizeaz ctre clieni-ceteni, ctre
persoanele juridice de drept privat sau chiar ctre celelalte instituii i autoriti publice
instituii sunt bazate pe informaii.
Puterea legiuitoare, executiv sau judectoreasc ale unui stat au la dispoziie o
cantitate uria de informaii pe care s fundamenteze aspectelor tuturor programelor i
serviciilor accesate de ctre public sau destinate acestuia.
Ceea ce managementul informaiei face este s asigure fluxul liber de informaii ntre
puterile statului, ceteni i mediul privat. Efectuat n mod corespunztor, managementul
informaiilor reprezint fundamentul pentru desfurarea majoritii activitilor de
guvernmnt.
De aceea, controlul i distribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au
devenit din ce n ce mai importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste
documente a devenit un imperativ2.
Procesul de gestionare al coninutului documentelor depinde de ciclului de via al
informaiilor. Cerinele specifice ale fiecrei etape din cadrul procedurilor interne sau externe
de creare, manipulare i arhivare a documentelor sunt definite de natura i de modurile de
folosire a informaiilor cuprinse n ele.
Peter Drucker1, difereniind ntre informaie i date susine c informaia constituie
date nzestrate cu semnificaie i scop i iar datele prin ele nsele sunt lipsite de
semnificaie sau scop. De aceea, documentul conine i se difereniaz n funcie de informaia
coninut n ele. Datele, ca i metadatele sunt utile unui organizaii doar dac ele sunt ordonate n
documente fizice sau pe alte suporturi (magnetice sau internet inclusiv cloud computing).
Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere:
pe baza percepiei umane - care presupune legarea informaiei de efectele ce pot apare
n urma unei receptri;
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
pe baza unui sistem analitic - lingvistic, informaia poate se descrie prin
termeni cu

referire la sensul sau structura ei;

din punct de vedere ingineresc, informaia poate fi descris n termenii manifestrilor
sale fizice de emitere, pstrare sau recepie.
Procedurile i circuitul documentelor urmeaz etapele principale ale ciclului de via al
informaiilor: planificare, colectare, creare, primire - input, captare, organizare, utilizare, i
rspndire, depozitare - conservare i, eventual, distrugere.
Informaia clasific astfel documentul pe tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz
reinut.
Astfel vom exemplifica prin adaptarea tabelului privind clasificarea informaiilor

criteriul de analiz tipul informaiei exemple de informaii

Originea informaiile interne provin note de serviciu, instruciuni
sensul circulaiei n din organizaia n care comenzi, scrisori, cataloage
ierarhie circul; fie de instruciuni, circulare;
- informaiile externe provin note informative, rapoarte
din mediul extern organizaiei telefoane, note de informare
informaiile (interne) pot fi:
descendente;
ascendente;
laterale.
reprezentarea diverse semne i simboluri scrisori, rapoarte, note
utilizate pentru reprezentarea rapoarte/evidene cu date
informaiei: statistice
texte; scheme, desene
numere; cifre, litere
grafice; telefoane, reuniuni
coduri
sunete
durata de via - informaii variabile al cifra de afaceri, vrsta
cror coninut evolueaz n numele, data naterii
timp;
- informaii permanente ce
au un coninut fix
poziia n procesul - informaii brute, numite i documente, cataloage
prelucrrii elementare sau de baz; rapoarte de sintez a
informaii elaborate, ce documentelor
rezult obiectul rapoartelor de
prin prelucrarea unor date de sintez
baz;
- informaii pentru procesul
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
de
decizie, al cror coninut este
necesar s-l cunoatem pentru
a prelucra datele de baz
destinatarul dup funcia sau rolul fie cu atribuii
destinatarului deosebim: note de serviciu
informaii individuale; rapoarte
informaii de mas
(pentru un ansamblu de
persoane);
informaii instituionale
gradul de informaii formale furnizate note de serviciu, rapoarte
instituionalizare de ctre sau ctre organizaie sfaturi, proceduri informale
i
au caracter obligatoriu;
- informaii informale -
aprute
n mod spontan sau
intenionat
din cauza condiiilor de lucru
i relaiilor inter-personale.
finalitatea - informaii de funcionare propuneri ale clienilor
informaii indispensabile documente
execuiei unei activiti; de analiz a mediului public
- informaii privind evoluia indiscreii, coduri de
ce permit organizaiei s conduit,
anticipeze evoluia mediului zvonuri, etc
n
care funcioneaz i s
sesizeze
oportunitile;
- informaii de influen - ce
vizeaz influenarea
comportamentului indivizilor
i prezint importan pt
instituie n ceea ce privete
coeziunea social, spiritul de
echip, etc

Regulile i considerentele de baz care s ndrume utilizatorii n cadrul acestor etape

in de managementul performanei, bazat pe obiective i sunt responsabilitatea, dar i
rspunderea1, managerului organizaiei publice, om politic sau nalt funcionar public.
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
Prima etap n procesul de gestionarea a documentelor este poate fi fie acela al
elaborrii documentelor interne fie acela al primirii documentelor provenite din mediul
extern organizaiei.
n etapa de elaborare a documentelor este bine ca liderul autoritii publice s instituie
reguli clare i ferme de redactare, care s conduc la o armonizare n modul de ntocmire a
documentelor. Reguli i chiar proceduri n aceast materie, exist n toate organizaiile
publice, chiar dac ele comport variaii de la directive exacte i precise, pn la forme mai
vagi sau chiar cutumiare. Se recomand astfel un model bazat pe 5 reguli de aur:
n cuprinsul antetului sau subsolului se vor meniona datele primare de identificare
ale instituiei (denumire, adres, telefon, fax, email) precum i o dat de creare a
documentului;
documentele se semneaz de cel puin o persoan conductorul instituiei (de
regul, cel puin al doilea exemplar cuprinde meniunea ntocmirii, avizrii,
aprobrii etc. de ctre toate persoanele implicate);
documentele se ntocmesc n cel puin 2 exemplare, astfel nct instituia public s
dein un exemplar n arhiva sa;
documentele trebuie concepute pe sistem introducere cuprins - concluzie sau
sumarizare;
fiecare document presupune un plan de creare al acestuia pentru a se integra n
seria de obiective i activiti ale departamentului i instituiei (chestiuni legate de
competen).

Procesarea, crearea (conceperea) i clasarea documentelor necesit o organizare

raional care s asigure o manier de tratare unitar a documentelor, o uniformitate a
formularisticii, respectarea acelorai reguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite s
confere coeren aciunii administrative.

Clasificarea documentelor este o tiin ce aparine taxonomiei1 - iar importana

acestui proces crete cu ct numrul i diversitatea documentelor este mai mare. Astfel, se
impune definirea unor clasificri prestabilite i, ulterior, utilizarea regulilor de clasificare a
documentelor att n format fizic (pe hrtie), ct i n format electronic prin transformarea n
proceduri atunci cnd documentele devin mobile i parcurg circuitul de semnturi.
S-au descris diferite criterii de clasare a documentelor, dintre care amintim:
criteriul cronologic gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor (calendaristic);
criteriul alfabetic clasarea n acelai dosar a documentelor innd seama de
denumirea unitii la care se refer documentele;
criteriul geografic gruparea documentelor dup judeul, municipiul sau oraul unde
i au sediul unitile subordonate;
criteriul dup obiect sau pe grupe de operaiuni const n aranjarea documentelor pe
categorii de probleme.
Scopul crerii oricrui document este acela de a asigura conectarea ntre membrii
organizaiei publice precum i ale acesteia cu mediul extern. La cel mai simplu nivel de
reprezentare mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public poate fi exprimat pe
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
baza unei scheme circulare tip input/output.
Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea
provin din mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri.
Etapa urmtoare se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din
oficiu) i orice alte aciuni care vizeaz gestionarea documentelor.
Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre
mediul extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.

n ceea ce privete procesarea documentelor funcionarul public poate adopta una din
urmtoarele patru atitudini1:
aciunea s rspund la o adres (scrisoare), s ntocmeasc un raport, s caute date
complementare;
transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual
nsoit de adnotare sau rezoluie;
clasarea fiind o referire la un document deja utilizat sau n vederea unei utilizri
ulterioare;
eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes (exemplu al unor reclame
sau brouri care nu intereseaz direct instituia).
Pe ntreaga existen i funcionare a unui document, pe de o parte ct si n activitatea
gestionrii generale a acestor suporturilor de informaii apar o serie de factori care pot
influenta pozitiv sau negativ performanele organizaiei care le gestioneaz.
Factorii pozitivi precum:
birocraia ce impune funcionarilor publici care lucreaz cu documente fizice s le
nregistreze, clasifice, semneze i tampileze, etc.;
obligativitatea sistemului ierarhic tipic instituiilor publice de a transmite documentele
pe circuitul de semnturi i avizri, pe flux ierarhic;
obligativitatea reconstituirii sau nlocuirii uni document distrus din eroare;
norma legal care impune oricrei instituii publice organizarea documentelor n
arhive fizice, care pot cuprinde un imens impresionant de documente si care vor fi
gestionate si depozitate conform legii si deciziei conducerii organizaiei.
Factori negativi, mai ales cauzai de manipulare fizic a documentelor, ar fi:
birocraia excesiv, care impune crearea unui numr mare de documente ce
suprancarc spaiul fizic al instituiei i ngreuneaz clasificarea i identificarea
suporturilor informaionale;
lipsa procedurilor de lucru care s stabileasc att atribuiile fiecrui manipulator al
documentului (ntocmitor, avizator, aprobator) ct i circuitul ferm al acestuia;
apariia fenomenului de suprancrcare a persoanelor responsabile i astfel de
strangulare a fluxurilor de lucru;
slaba formalizare (standardizare) a documentelor interne organizaiei ct i cele
transmise n exteriorul acesteia;
inexistenta unui program, n cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde
privind distrugerea documentelor, ceea ce poate cauza erori grave sau fraude etc.
n vederea meninerii pe ct posibil a acestor factori pozitivi i n scopul eliminrii
factorilor negativi s-au evideniat dou soluii:
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
1. instituirea n mod obligatoriu a unor proceduri de management a informaiei ce
aparine ca atribuie instituiei publice i fiecrui departament constitutiv al acesteia1;
2. achiziionarea sau crearea de ctre instituia public a unui sistem electronic de
managementul al documentelor, care s ofere accesul rapid la versiunea corect a unui
document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele de dezvoltare
organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii

Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor pe hrtie

Fiecare instituie public sau fiecare departament al acesteia i creeaz un sistem de

pstrarea a documentelor. Acesta presupune aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine,
potrivit unor reguli predefinite i preaprobate, n vederea asigurrii conservrii lor n bune
condiii i pentru a fi uor identificate, n vederea obinerii informaiilor necesare la un
moment viitor n timp.
Pentru a fi pstrate n cadrul subdiviziunii organizatorice, nainte de a fi transmise
ctre arhiva instituiei, documentele se claseaz, se ordoneaz, aa cum am discutat n
subcapitolele anterioare. Clasarea documentelor se bazeaz pe un plan raional i precis
(noiune care aparine sistemului de managementul modern al unei organizaii publice).
O clasare eficient trebuie
s asigure posibilitatea identificrii cu uurin i celeritate a oricrui document,
s fie simpl,
precis,
flexibil,
s se poat utiliza la un numr mai mare de documente,
s fie potrivit specificului documentelor.
Putem identifica dou tipuri de sisteme de clasare1
un sistemul alfabetic, numeric i cronologic, tipic administraie pentru marea
majoritate a documentelor, fielor i dosarelor.
sau un sistemul ideologic i zecimal care prezint multiple avantaje, printre care
figureaz posibilitile multiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales
posibilitile de extensie fr a perturba ordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte
sisteme i poate chiar s le ncorporeze parial pentru anumite documente.
Procesul de clasare a documentelor precede, aa cum am artat, procesul de arhivare a
acestora, adic de ordonarea n vederea pstrrii n cadrul departamentului specializat n
conservarea tuturor actelor importante ale instituiei. Arhiva reprezint deci totalitatea
documentelor stocate n format hrtie dintr-o organizaie, potrivit unor reguli predefinite
Cadrul legal privind arhivarea documentelor emise de ctre autoritile romneti
cuprinde:
legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare,
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin ordin;
legea nr. 82 /1991 privind contabilitatea, cu modificrile i completrile ulterioare
(pentru documentele financiar contabile);
legea nr. 135 /2007 privind arhivarea documentelor in forma electronic;
norme privind nregistrarea, gruparea si arhivarea documentelor precum si a pstrrii
sigiliilor i tampilelor;
regulamente sau norme i nomenclatoarele arhivistice aprobate de instituia public.
Astfel, dup procesarea la nivelul structurii organizaiei publice, actele cu acelai termen
de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator cu indicatori care
st la baza procesului de arhivare. Acest nomenclator cuprinde urmtoarele tipuri de
informaii:
codul indicator al departamentului structurii care a emis documentele;
grupele de documente, ordonate pe tipuri de activiti:
termenului de pstrare al fiecrei grupe.
Grupele de documente se redau pe capitole, subcapitole i subdiviziuni ale acestora.
Capitolele se numeroteaz cu cifre romane, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile
acestora cu litere mici, iar grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de
documente cu regim de pstrare permanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care
se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz.
Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv, care se face de regul n
prima lun a anului urmtor.
De reinut faptul c doar documentele care nu mai sunt exploatabile, dar care trebuie
pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate. Cele care, chiar vechi fiind, sunt nc necesare
funcionrii departamentului nu se transmit ctre Arhiv, pentru a nu ngreuna activitatea
arhivarului i a l obliga s desfoare procedura eliberrii unui act din Arhiv ori de cte ori
apare nevoia de consultare a unor documente nc utile.
Pentru Arhiv instituia trebuie s asigure spaii speciale care s ofere condiii
corespunztoare de rezisten, igien, temperatur umiditate i de securitate.
Potrivit cadrului legal n materie, dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la
Arhiva instituiei publice, dup expirarea fiecrui an.
Operaiunile premergtoare predrii sunt:
ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar;
ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise;
legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu
depeasc 250-300 de file;
scrierea indicativului pe copert;
numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului
pe o pagin sigiliu.
Predarea documentelor se face pe baz unui proces-verbal. Modelul iniial al acestuia este
supus spre aprobare conducerii instituiei i spre apoi direciei judeene a Arhivelor Statului
competent teritorial.
Distrugerea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre o
comisie de selecionare i casare, constituit la nivelul organizaiei. n aprecierea importanei
 STRUCTURAL EURO FOND&TRAINING
documentelor, comisiile verific respectarea termenelor de pstrare conform nomenclatorului
aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite
de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spre confirmare la
Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pe baza unui
proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea.
Arhivarea clasic a documentelor a prezentat inconvenientul alocrii unui spaiu fizic de
depozitare. De aceea, instituia poate ncheia contracte de cu prestatori de servicii care dispun
de condiii corespunztoare pentru arhivarea documentelor. Acetia le poate scana i pune la
dispoziia instituiei n format PDF. La cerere, ntr-un termen prestabilit, se poate pune la
dispoziie i n format fizic.
i acum pare ntrebarea omniprezent a zilelor noastre. Este necesar pstrarea
documentelor pe suport de hrtie. Ct de departe suntem de dezideratul biroului fr hrtii
i ct de viabil se dovedete un astfel de sistem?
Raportul Orizonturi - Soluii n Biroul Digital 20001 a relevat faptul c:
aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte documentele
dect s citeasc de pe monitorul calculatorului;
ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie dect fiierele
aferente acestora;
o treime (33%) nc prefer s tipreasc mesajele electronice i paginile de WEB
nainte de a le citi;
femeile sunt n medie cu 15% mai mult n favoarea hrtiei;
65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor importante,
unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante,
o femeie manager n Europa primete i proceseaz zilnic 106 documente combinate
de hrtie i digitale comparativ cu 79 pentru managerii brbai.
Hrtia este privit nc ca o adevrat comoar, iar deinerea unei biblioteci personale
plin de cri scrise pe suport de hrtie strnete admiraia oricrui profan n materie.
Pe Wikipedia se definete ,,hrtia ca fiind un material plan i subire, avnd ca element
esenial suprafaa sa pe care se poate scrie, ale crei dimensiuni sunt mult mai mari dect
grosimea sa. Hrtia este obinuta din fibre de celuloz amestecate, care se menin mpreuna
fr un alt liant cu excepia legturilor de hidrogen i a mpletirii fibrelor. Dei cele mai
cutate materiale celulozice pentru fabricarea hrtiei sunt pulpa lemnoasa a unor specii de
arbori de esen moale, n special cea coniferelor, datorit existenei fibrelor de celuloza n
structura multor plante, de la ierburi pn la arbori, se pot folosi i multe alte fibre, aa cum ar
fi cele ale plantelor de bumbac, in, cnep sa u orez.
Se poate spun c hrtia are nc avantajul extraordinar: este simplu de folosit i la
ndemn, cu toate c politicile n domeniul proteciei mediului ncearc s contientizeze
instituiile publice, dar i cetenii, asupra impactul asupra mediului. Dei folosim mai puine
bancnote dect n trecut i preferm cardurile, ne este mult mai greu s renunm la sigurana
chitanele de hrtie.
Pe msur ce societatea se ndreapt spre comerul electronic i sisteme bancare pe Internet,
consumatorii continu s prefere documente de hrtie care s certifice tranzaciile fcute.
Dar poate ar trebui s oprim abuzul de hrtie, cu pai mici dar siguri.