El formato de una carta

INTRODUCCIN

Siempre se busca la forma atractiva, elegante y sobria y se logra con los

procesadores de textos y las impresoras lser aunque el 80 % se enva por
e-mail.

La buena presentacin y uniformidad crea buena impresin en el

destinatario, despus viene la coherencia y el buen sentido de las ideas.

Partes de una carta:

Membrete

En algunos pases est legislado, algunos lo ponen abajo con mucha lgica.
Consta de:

Razn Social

(Nombre de la empresa);

Direccin

(Direccin fsica: calle, nmero, cdigo postal, ciudad, nmero de

telfono, nmero de fax, direccin electrnica, etc.);

Publicidad o lema

(Algunas empresas incluyen la misin o visin, otras una aclaracin

de la actividad);

Nmero consecutivo de la carta

(Algunos pases lo obligan por ley, otros no lo ponen, es til como

referencia);

Fecha

(la RAE recomienda escribir da, mes y ao, el mes siempre con minscula y
el ao sin coma ni punto de separacin de miles, en Latinoamrica y Espaa
se pone delante la ciudad y se separa con coma);

Tratamiento,

Es un ttulo de cortesa o acadmico se puede escribir solo en la lnea de

arriba o junto con el nombre segn la costumbre del pas (Sr. Sra. Srta., o
acadmico Dr. Lic. Ing. etc.),

Nombre, se escribe el Nombre, la inicial del segundo nombre y luego los

apellidos. Algunos pases escriben el nombre y apellidos todo con letra
mayscula para resaltarlo.

Nombre de la empresa,

Si es corto puede ir seguido del cargo en el mismo rengln. Si no va aparte.

 El formato de una carta
Direccin del destinatario,

Se usa la del sobre del remitente si se tiene, el cdigo postal es importante

para que llegue rpido.

Lugar de destino, se escribe la ciudad, provincia o departamento, estado o

pas. En algunos pases se abrevia el estado.

Asunto,

Es muy importante ya que resume el tema de la carta, de manera que sirve

para localizarla en el archivo y se menciona en la respuesta para focalizarla.

Saludo o vocativo,

Una carta debe parecerse al dialogo amistoso de dos personas que se

encuentran. Donald Walton. Es una pequea frase que abre la carta, puede
ser un saludo: Cordial saludo, seor Lpez., y pasas al primer prrafo, o
puede ser un vocativo: Seor Presidente:, y despus pasa al cuerpo de la
carta igual que en el anterior.

Cuerpo de la carta

El nmero ideal de prrafos es 3, Aperitivo, plato fuerte y postre (Lombardi),

Introduccin, desarrollo del tema y conclusin.

Despedida

Es una pequea frase que va despus del 3er prrafo, consiste en frase de
despedida o expresiones de cortesa. Despedida: Hasta pronto. Agradecer
su respuesta. o algo as, y tambin puede ser una palabra de Cortesa:
Cordialmente, Atentamente, Sinceramente, etc.

Nombre del remitente

Se usa el mismo tipo y tamao de letra que en el destinatario. Se deja

espacio encima para la firma

Titulo o cargo

Se escribe debajo del nombre del remitente y si es corto se pone en el mimo

rengln que el nombre separado con una coma, sino se pone debajo.

Anexo

Se escribe indicando lo que acompaa la carta

Copia,

Se escribe la palabra copia o se escribe solo una c minscula con punto c.

y a continuacin se lista en orden jerrquico los nombres y cargos de las
personas a las que se le manda copia de la carta.
 El formato de una carta
Datos o iniciales de identificacin

Se puede escribir las iniciales en minscula y sin punto o se pone el nombre

y la inicial del apellido si es una mujer Juana T. o la inicial del nombre y el
apellido si es varn P. Prez

En algunos pases se incluye una lnea de codificacin que es el nombre bajo

el cual se archiv electrnicamente el documento.

Comunicacin en una pgina

Modernamente se busca que los mensajes comerciales sean de una sola

pgina (Peters y Waterman, En busca de la Excelencia; Khaden y Lober
Administracin en una pgina). Procter & Gamble lo hacen as consiguiendo
gran productividad.

Segunda pgina

Si tiene que poner una segunda pgina

Igual papel pero sin membrete

8 interlineas y despus Nombre del destinatario

Nmero de la pgina

Fecha de la carta

Nmero de la carta

2 espacios y escriba el texto.

Distribucin de las partes de una carta

ESTILOS

Bloque extremo: todo a la izquierda

Bloque modificado: todo a la izquierda menos la lnea de referencia, la

fecha, el nombre de remitente y el cargo, que empiezan en el centro de la
pagina

PUNTUACIN

Puntuacin abierta: no pone ninguna puntuacin despus del saludo o

vocativo o de la despedida o frase cordial.

Puntuacin estndar o mixta: inserta un punto despus del saludo y dos

puntos tras el vocativo y un punto despus de la despedida y una coma
despus de la frase cordial.

ESPACIOS
 El formato de una carta
Verticales.- En ambos estilos bloque extremo y bloque modificado se dejan 2
espacios entre todas las partes de la carta, menos entre la fecha y el
nombre del destinatario y entre la despedida y el nombre del remitente que
son 4 en ambos casos

Horizontales.- Despus de los signos de puntuacin se deja 1 espacio,

excepto despus de Punto y Seguido y los Dos Puntos que se dejan 2
espacios.

Los espacios verticales pueden cambiar segn los pases y el tamao del
papel.

Tipos de Letras

Se debe usar Times New Roman o Arial del tamao 12; la misma en toda la
carta, no abuse de las maysculas y use negritas para resaltar lo realmente
importante.

Mrgenes

Se puede usar en pulgadas 1, 1.25 y como mximo 1.5

En centmetros la norma colombiana marca: arriba y a la izquierda 3 o 4

abajo y a la derecha 2 o 3

Divisin de palabras

Se usa el guion no la raya_ (curiosidad aportada por m: la palabra guion

no lleva tilde porque desde 2010 la rae obliga que cuando se une una vocal
abierta con 2 cerradas es siempre un diptongo en cuyo caso esta palabra es
una palabra monosilbica y por ello no se tilda).

No se separa los monoslabos, ni lo que se pronuncia junto, ni las cifras, ni

las siglas, ni las abreviaturas, ni las contracciones, ni los nombres propios, ni
las palabras compuestas, ni las vocales dobles, no se separa una letra sola,
no se separa por la x, no se separa la ltima palabra de un prrafo ni de una
pgina.

El Sobre

Es importante porque lleva la informacin para la distribucin y porque trae

nombre y direccin del remitente.

Elaboracin de sobres

Escribir correctamente el nombre

Si es para USA escribir todo en maysculas y no poner signos de puntuacin

Escribir los datos del destinatario igual que en la carta

Ubicar correctamente los datos

 El formato de una carta
Incluir anotaciones de correo o personales: Confidencial, Personal, entrega
inmediata, entrega en mano, etc.

Incluir el cdigo postal y cdigo de barras si se dispone

Clases de sobres

Americano u oficio (N 10) 22 cm X 11 cm El ms usado, para cosas oficiales

y administrativas.

Espaol o cuadrado (social) 13 cm X 17,6 cm Usado para invitaciones,

presentacin, agradecimiento, psame.

Corto o pequeo 12 X 17 Tambin llamado comercial y se usa para enviar

cartas que consten de una sola pgina.

De Ventanilla los hay de todos los tamaos y aumenta la productividad ya

que no hay que escribir la direccin del destinatario

Manila. Se usa para revistas o catlogos. pueden abrirse en horizontal o

vertical pueden tener tamao carta, oficio o extra-largo.

ESCRITURA DE LOS SOBRES

En todo sobre hay que dejar por lo menos 0,5 pulgadas en todos los bordes

El remitente con la direccin y cdigo postal en la esquina superior izquierda

Tres lneas por debajo las anotaciones personales EN MAYSCULAS:

CONFIDENCIAL

Nombre y direccin del destinatario a 2 pulgadas por debajo del remite

En el sobre 6 se separa 2,5 pulgadas desde el comienzo del remitente

hacia la derecha.

En el sobre americano se separa 4 pulgadas desde el comienzo del

remitente hacia la derecha.

DOBLADO DEL PAPEL

Para sobre americano doble en 3 partes dejando el doblado en 10 cm.

dejando la parte de lectura hacia usted.

Para el sobre 6 doble igual en tres partes dejando en 10 cm. pero luego
doble la parte de la izquierda hacia usted hasta dejar 16 cm.