Sistemas de Informacion Organizacional

Representaciones Graficas
Representaciones grficas, En la bsqueda de optimizar los recursos y
alcanzar los objetivos en forma eficiente, las organizaciones emplean
distintas herramientas.
qu son representaciones grficas? segn Lardent la representacin
grfica es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas,
presentes o planeadas.
Tipos de Graficos existe una gran variedad de graficos que pueden y
deben ser utilizados por los analistas
Clasificacin segn su contenido:
Puros: su contenido est constituido en su mayora por expresiones
simblicas, pudiendo contener partes literales y/o numricas en caso
que se necesite alguna explicacin. Por ejemplo: cursograma a nivel
operativo (no literal).
Literales: se caracterizan por contar en su mayora con
exposiciones literales y/o numricas, interrelacionadas por lneas de
secuencia. Ejemplo, el cursograma literal.
Mixtos: emplea tantas expresiones simblicas como literales y/o
numricas, complementndose uno a otros. Por ejemplo: manual de
procedimientos.
Tambien se lo pueden clasificar los graficos segn la situacin o
hecho que presenten, y en este caso tenemos:
a) Organigramas: Son representaciones de estructuras
jerrquicas de una organizacion. Entre es tipo de graficos se
pueden mencionar:
- Graficos de estructuras
- Graficos de funciones
- Grafico de puestos
- Graficos piramidales
b) Graficos de secuencia: Representan circuitos administrativos,
o sea procedimientos y tambin planifiaciones, pautadas en
tiempo, de tareas. En este tipo de graficos tenemos:
- Cursogramas
- Diagramas de interdependencia sectorial
- Graficos de recorrido
- Graficos de trabajo en equipo
- Cronogramas de PERT
- Cronogramas de GANTT
- Carta de procesos
c) Graficos de valores: Los graficos anteriores representan
situaciones cualitativas, pero en determinadas oportunidades es
necesario representar hechos cuantitativos que suelen ser los
siguientes:
- Cartesianas ortogonales
- Graficos de barras
 - Pictogramas
1 Organigramas:
Tal como se menciono, estos graficos representan la estructura
organizativa exponiendo;
-La departamentalizacion adoptada
-La estructura gerarquica
1A) Graficos de estructuras:
Consiste en la representacion graficada de la organizacion jerarquica
formal de una empresa y debe formar parte del Manual de Organizacion de
la misma. Existen diversas alternativas de organizacion, entre las cuales se
puede mencionar:
-Organizacion por funciones
-Organizacion por areas geograficas Ver fig 22 y 23
-Organizacion por productos
-Organizacion por procesos
1B) Grafico de funciones:
Este tipo de grafico permite exponer la estructura jerarquica de un
area el espectro de funciones a desarrollar, Grencia- Departamentos -
(Funciones de cadadepartamento) Ver fig 24
1C) Grafico de puestos:
Es un tipo de grafico que, sustentado en un organigrama de
estructura expone la cantidad y distribucion de puestos de trabajo
existentes. En si es un grafico complementario de un diagrama de
estructura, conocido concretamente como organigrama, en el cual se
exponen:
-cantidad de cada tipo de puesto de trabajo
-ditribucion departamental de puestos
-nivel de jerarquia dentro de cada puesto Ver fig 25 y 26
1D) Graficos piramidales:
Este grafico se sustenta en el principio que postula que a estructura
de una empresa adopta la forma de una piramide en la cual el nivel superior
representa la conduccion y el inferior el aspecto operativo. Ver fig 27

2) Graficos de secuencia:
Etos graficos exponen una situacion dinamica, como pueden ser los
procedimientos de una empresa, o bien los planes de ejecucion de tareas.
2A) Cursogramas:
Los cursogramas administrativos son la representacion grafica de
los procedimientos o rutinas administrativas, es decir, son una expresion
sintetica y visual de ellas. Representan una secuencia de operaciones en un
circuito dado, incorporando sus elementos componentes y la ubicacion
geografica y funcional del mismo. En conclusion permiten, a traves de
analisis, detectar mas facilmente las deficiencias de circuito, debilidad o
ausencia de controles necesarios, la duplicacion de trabajo y, si fuera el
caso, fallas de relevamiento.
Para desarrollar estos grafico mediante convenciones preestablecidas, nos
referimos a las normas Iram (34.501-34.502-34.503)
Representacion grafica simbologia..
Tecnicas de Diagramacion: las tecnicas para la representacion grafica de los
procedimiento administrativos estan establecidas en la norma IRAM 34.502,
que surgio como complemento necesario para el empleo adecuado de los
simbolos definidos en la norma 34.501. Los aspectos que trata la norma
34.502 son los siguientes:
1- Orientacion de diseo
2- Ubicacion de los simbolos
3- Lineas de traslado o de toma de informacion
4- Cruce de lineas
5- Uniones de lineas de secuencia
6- Accion conjunta
7- Entrada y salida de lineas a y de simbolos
8- Formulario con varios ejemplares
9- Identificacion en formularios con varios ejemplares
10- Emision de formularios
11- Distribucion de ejemplares de formularios
12- Operacion y control sobre un ejemplar de un formualario
13- Fraccionamiento de un ejemplar
14- Operacion y control
2B) Diagramas de interdependencia sectorial
Este tipo de diagramas representativos de circuitos
administrativos constituye una sintetizacion de los tradicionales
cursogramas. Si bien su uso no se ha generalizado, es muy importante su
utilizacion para exposiciones resumidas de procedimientos, especialmente
cuando las mismas son dirigidas hacia los niveles superiores de la empresa.
En teoria podria efectuarse una asignacion de tipos de cursogramas segun
el nivel jerarquico de la estructura:
-Nivel operativo: cursograma Ver
fig 64
-Nivel superior: diagrama de interdependencia sectorial
2C) Graficos de recorrido:
Constituye una herramienta basica y primordial para el desarrollo
del analisis de disposicion de oficinas. En si es una herramienta que tuvo
sus origenes en el area productiva, con la aplicacion orientada a optimizar el
flujo de materiales dentro de un area de produccion, y que tiene sus
origenes en la medicion de tiempos y procesos. Organizacion y metodos ha
adopatado esta herramienta y la ha adaptado a fin de su empleo para
optimizar el flujo de las comunicaciones entre areas o dentro de cada area.
Estos graficos indican los distntos puestos de trabajo o las distintas oficinas
que intervienen en un procedimiento, exponiendo los recorridos necesarios.
Ver fig 65 y 66
2D) Graficos de trabajo en equipo:
Estos graficos tambien tienen una extraccion del area productiva
y constituyen un aporte muy valioso para la complementacion de estudios
de tiempos administrativos. Consideremos que existe trabajo en equipo
cuando dos o mas personas y/o maquinas trabajen simultaneamente
efectuando la misma tarea o complementandose para el logro de un
objetivo comun. Este grafico permite ver el tiempo real de produccion de
cada uno de los elementos que integran al equipo y procura, mediante la
redistribucion de tareas o por el agregado o supresion de uno o mas de los
empleados o elementos existentes, obtener una economia monetaria o de
tiempo total de insumido. Ver fig 67,68 y 69
2E) Cronogramas:
 Los graficos cronogramados son aquellos en los cuales la
secuencialidad de una actividad o proceso se expone en funcion a la
variable tiempo, o sea especificando claramente el momento calendario en
que debe ejecutarse . Son herramientas de incalculable valor, a los efectos
de planificacion y seguimiento de procesos o actividades que cuentan con
gran cantidad de pasos a desarrollar y que ademas requieren una estricta
secuencialidad. Dentro de los cronogramas se pueden mencionar los mas
importantes son GANTT y PERT
Diagrama de GANTT: Es una grafica que representa la cronogramacion
de las etapas componentes de un proyecto. Este grafico se sustenta en
una estructura de barras horizontales, en las cuales la logitud es
directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecucion. El
objetivo de este grafico es de planear un proyecto y verificar su
cumplimiento. A los efectos de su confeccion, se requiere determinar:
Tareas a desarrollar
La interrelacion o dependencia de las tareas
EL tiempo planeado para su ejecucion Ver fig
70 y 71
2F) Diagrama de PERT: Tiene por finalidad planificar, programar y facilitar
un estricto control dela marcha o ejecucion de proyecto. La aplicacion de
este grafico requiere la ejecucion de tareas basicas que se deben efectuar
en forma en forma secuencial, como ser:
1- La determinacion del objetivo
2- Especificacion de la fecha en que debe cumplirse dicho objetivo
3- Nomina de tareas que deben realizarse en todas y cada una de las etapas
del proyecto
4- Secuencia e interdependencia de las tareas Ver fig 72,73,75,76,77y
78
2G) Cartas de proceso:
Este grafico, de muy extraa difusion pero de una gran utilidad,
expone una conjuncion de secuencias de tareas y cronogramacion de las
mismas. Concretamente este grafico expone:
Areas intervinientes en un circuito
Secuencia de informacion de cada area
Tiempo de intervencion de cada area
A fin de poder desarrollar este grafico, se requiere contar con:
Recorrido o circuito del proceso a analizar
Tabla de valores promedio, en el cual se expone que tiempo insume
en cada sector afectado, con universo dado de documentacion.
Ver fig 79

1 Grafico de valores:
Estos graficos realmente son complementarios a los efectos de las
tareas de O. y M., pero pueden ser utiles a fin de clarificar y completar
presentaciones de proyectos. Dado que este tipode graficos es de
conocida utulizacion y en si es tema de desarrollo de otras areas.
Pueden ser ;
3A) Cartesianas ortogonales:
Estos graficos representan mediante rectas, los distintos valores y
tendencias de una actividad, como por ej las ventas. Se sustentan en
esacalas decimales, logaritmicas o semi-logaritmicas, siendo las de mayor
difusion las primeras. Ver fig 80
3B) Grafico de barras:
 Al igual que el anterior, representa, por medio de bastones
verticales los valores y tendencias de una variable graficada. Ver fig
81
3C) Pictogramas:
Consiste en una grafica de valores comparativos, los valores que
asumen las variables se representan con un dibujo o pictograma, en el cual
el valor lo da, no la altura de un punto o baston, sino el tamao relativo de
cada dibujo. Ver fig 82
- Para ver de lo que se trata

Resumen Modulo 2
Manuales Administrativos
Concepto de manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas
con que cuentan las organizaciones para facilitar para facilitar el uso de sus
funciones administrativas y operativas. Son, fundamentalmente,
instrumento de comunicacin y de control. Se puede calificar a los manuales
como un cuerpo sistematico que contiene la descripcin de las actividades
que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los
procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.
En las organizaciones en que no utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos.

Ventajas y la disposicin y uso de manuales

1 Son un comprendido dela totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrollan en una organizacin, elementos estos que por otro medio seria
difcil reunir. En consecuencia, constituyen un documentario documentado
de las practicas reconocidas en la empresa y, por lo tanto, se convierten en
fuentes disponibles para la formulacin de consultas.
2 La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditada a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en
el tramite a travs del tiempo.
3 Clasifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueda surgir dudas respecto a que rea debe actuar
o a que nivel alcanza la decisin o la ejecucin.
4 Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
5 Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de
las condiciones que configuran un sistema: interrelacionan de partes del
todo, definiendo la organizacion formal.
6 Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el
transcurso del tiempo, al ir aprendiendo la solucines de los problemas
planteados a travs de la evolucin administrativa de la organizacin.
7 Facilitan el control por parte de supervisores de las tareas delegadas al
exixtir un instrumento que define con precisin cuales son los actos
delegados.
8 Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se
inicia en funciones a las que en ese momento no haba accedido.
9- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera deberian ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.
10- Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el
lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
11- Constituyen un elemento que posiblita la evaluacin objetiva de la
actuacin de cada empleo (en todos sus niveles) a travs del cotejo entre su
asignacion de responsabilidades segn el manual, y al forma en que as
mismas se desarrollaron.
12- En los casos del desarrollo de estudios sobre la medicin del trabajo
administrativo, permiten la determinacin de estndares mas efectivos,
dado que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Limitaciones de los manuales
1- Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2- Exigen una permanente actualizacin, dado que la perdida de vigencia de
su contenido acarrea su total inutilidad.
3- No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4- Resulta difcil definir el nivel optimo de sntesis o de detalle a efectos de
que sean tiles (no excesivamente sintticos) y suficientemente flexibles
(cambios menores los convertiran en inaplicables).
5- Su utilidad se ve muy limitada o es nula cuando la organizacin se
compone de un numero reducido de personas y, por lo tanto la
comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido. No se exigira
en esta situacin un registro escrito.
6- Constituyen un instrumento til, pero no la solucin para todos los
problemas administrativos que se puedan presentarse.
Clasificacin de manuales administrativos
Saroka y Gaitan* presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las
organizaciones empresarias:
1- Manual de organizacin
2- Manual de polticas
3- Manual de procedimientos y normas
4- Manual para especialistas
5- Manual del empleado
6- Manual de propsitos mltiples
1 El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionando
para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.
2 El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el
accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
3 El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones
que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de
su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin,
compatibles con dicho procedimientos.
4 E manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con
este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que
cumplen iguales funciones.
5 El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de
inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de
su incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de
carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
6 El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, en aquellos casos que la dimensin de la
empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.
Partes componentes de un manual
Indudablemente, los elementos que mas interesan dentro de los integrantes
de un manual son aquellos que sern objeto de consulta y que se
encontraran ubicados en lo que se denomina cuerpo inicial: funciones,
normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc., dependiendo
estos temas del tipo manual de que se trate. Sin embargo, existiran otras
partes componentes que cumpliran funciones de ayuda para facilitar la
consulta y ubicacin de los temas o casos a resolver.
En primer lugar comenzara el texto con una seccin denominada
Contenido, donde se enunciaran las partes o secciones integrantes del
manual.
Esta seccin ser seguida de un Indice, en el que, al igual que todo
texto, se indicara el numero de pagina en que se localiza cada titulo y
subtitulo. Es un ndice numrico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia
con que se presentan los temas en el manual. Pero podra tambin existir un
ndice temtico, en el que los temas se presentan ordenados
alfabticamente para facilitar su localizacin por este medio. Por lo general,
el ndice temtico se ubica como ultima seccin del manual.
La tercera seccin ser la Introduccin, en la que se indicara el propsito
del manual y se incluirn aquellos comentarios que sirvan para predisponer
al lector y clarificar los aspectos contenidos en los captulos siguientes.
La cuarta seccin contendr las Instrucciones para el uso del manual.
Esto es, explicara de que manera se va a desarrollar un tema en el cuerpo
principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizan las
piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de
normas a medida que pierden vigencias o surgen nuevas necesidades a
cubrir.
La quinta seccin es el Cuerpo principal, como se ha explicado mas
arriba, es la mas importante y verdadera razn de ser de manual: contiene
el objeto que le dio el origen. En los captulos siguientes de este texto nos
referiremos al explcitamente al contenido del cuerpo principal. Con el
propsito de no incluir en el cuerpo principal exceso de detalles que podran
conspirar a la fluidez de la exposicin y provocaran la desviacin de la
atencin del lector hacia aspectos secundarios, puede acompaarse una
seccin de Anexo o Apndice, que contendra explicaciones grficas,
estadsticas u otros elementos de reafirmacin de lo registrado en el cuerpo
principal.
Finalmente, es frecuente que en la redaccin de manuales se emplee
cierta terminologa que, si bien comprende expresiones de uso comn, es
conveniente que exista una definicin de trminos empleados en beneficio
de la uniformidad de interpretacin por parte de los usuarios. As, por ej, se
distinguir la expresin aprobar de la de recomendar. Quien
recomienda una accin no es quien toma la decisin final; un nivel
superior aprueba (toma la decisin), en base a un criterio o a una
recomendacin de un nivel inferior. Autoridad significa disponer de la
facultad de mando; las funciones bsicas sealan metas que se intentan
alcanzar y hacia las cuales convergen las tareas que se describen luego
como desarrollos de esas funciones bsicas.
Proceso de elaboracin de un manual administrativo
Un manual expresin documentada de funciones, actividades,
procedimientos o normas, a travs del cual se opera la tradicin escrita a
efectos de formalizar la actuacin uniforme en el tiempo de los integrantes
de una empresa. El primer punto a resolver, en este proceso de 5redaccion,
es la 1definicin del objetivo que se persigue cuando se intenta que sirva de
gua de actuacin o de elemento de consulta de situaciones especificas. Es
decir, un manual se formula y se elabora porque debe satisfacer una
necesidad concreta; por lo tanto, como primer paso debe quedar
perfectamente definido cual es la necesidad a satisfacer. La falta de
sincronizacin entre necesidad y respuesta a la misma (manual),
determinara la inutilidad de este ultimo.
El segundo paso a resolver es 2determinar quien ser el responsable de la
redaccin. Obviamente, el conductor del proyecto debe ser un profesional
en el tema, que actuara ya sea en la relacin de dependencia, si es un
analista del departamento de Organizacin y Metodos o Sistemas y
Procedimientos de la empresa, o bien en calidad de un consultor externo.
Esto ultimo ocurre en el caso de empresas pequeas o medianas, que
habitualmente no cuentan en su estructura con esta especialidad, y
tambin, en circunstancias especiales, en empresas de mayor envergadura.
El echo de asignar la responsabilidad de la redaccin a un especialista no
implica desconocer la importancia de claridad y precisin con que los
futuros usuarios del manual deben exponer sus problemas y necesidades a
cubrir. La colaboracin de los futuros operadores junto con la habilidad del
especialista es, ambos, factores determinantes de la calidad de trabajo a
encarar. El especialista a quien se asigno la responsabilidad de la redaccin
deber lograr conocer en profundidad la estructura de la organizacin y sus
caractersticas mas salientes. Para alcanzar este objetivo es probable que
deba realizarse un estudio preliminar que incluira entrevistas y otras
tcnicas de relevamiento. Es razonable pensar que no debera intentarse
redactar un manual sin tener un conocimiento profundo de la estructura
respecto a la cual se dictaran instrucciones, normas o descripcin de
funciones.
Es conveniente que a partir de este momento el director de proyecto de
elaboracin del manual formule un plan de trabajo que sirva de gua de
accin para desarrollar un estudio conforme a operaciones a cumplir en
plazos determinados. Esta gua o plan debe incluir no solo una estimacin
de tiempo, sino tambin un detalle del tipo de informacion a relevar, las
fuentes que suministraran esa informacin y las tcnicas que se aplicaran
para el relevamiento*. El cuadro da una idea de informacin a relevar y de
la tcnica aplicable para cada caso. Luego de reunida la informacin
descripta en el mismo corresponder a iniciar la redaccin del manual. En
este proceso es fundamental tener siempre presente que el propsito final
del manual es transmitir informacin a quienes deben ejecutar tareas o
desarrollar procedimientos. De ah que el estilo de redaccin debe ser el
adecuado a la funcin que debe cubrir y al tipo de manual que forma parte.
L a redaccin puede ser expresada en forma narrativa, o sea a travs de
frases de carcter enunciativo o imperativo, o bien puede expresarse por
medio de representaciones graficas. Esas ultimas, bajo la forma de
diagramas de encadenamiento sectorial o de cursogramas, son de frecuente
aplicacin en la presentacin de manuales de procedimientos. Los
cursogramas facilitan la comprensin del flujo de tareas u operaciones
dentro de cada departamento afectado por el procedimiento (en el sentido
vertical diagrama) y al mismo tiempo entre los departamentos afectados de
la empresa ( en el sentido horizontal del diagrama).
Ademas de la observacin indicada en el prrafo anterior respecto al
cuidado en el estilo de redaccin, deber preverse deber preverse la
necesidad de reemplazar en el futuro algunas hojas del manual por otras, en
razn de la permanente actualizacin de que el mismo debe ser objeto. Esto
hace que los temas a incluir en el manual deben estar distribuidos en tal
forma que la diagramacin del mismo posibilite el reemplazo. Obviamente,
la encuadernacin del manual consistir en un sistema de hojas movibles,
intercambiables.
En la siguiente figura muestra un modelo de la diagramacin de una hoja de
un manual de procedimiento. Otro aspecto a considerar en la diagramacin
es el referente a la eleccin de un criterio de codificacin del material
contenido en el manual. La codificacin persigue el propsito de que los
temas y datos contenidos en el manual sean rpidamente localizables.
Redaccion de manuales de acuerdo la informacin a relevar y
tcnicas a aplicar.
 Manuales de procedimientos. Contenidos y estructura
En sntesis podramos decir que Los Manuales Son: guias practicas
documentadas que describen funciones, actividades, procedimientos y
normas para que todos los integrantes de la organizacin trabajen en forma
uniforme y de esta manera se economizan recursos.
Procedimiento: Es un plan que fija la manera de llevar adelante una accin,
y en forma exacta y detallando los pasos cronolgicos, otorgando cierto
grado de libertad de accin.
Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o as de ellas.
 Ver pag 129 a
134