Tema 1: Cadrul conceptual al managementului informaional

1. Definirea noiunii de dat i informaie. Cerine fa de informaii

Data reprezint descrierea cifric a unor aciuni, procese i fapte referitoare la

ntreprindere unele date au caracter de informaii.
Informaia reprezint date care aduc adresantului un spor de cunoatere
privind obiectul su, indirect, ntreprinderea i furnizeaz elemente noi utilizabile
n realizarea sarcinilor ce i revin. Informaia reprezint temeiul declanrii
deciziilor i aciunilor.

Informaia reprezint un mesaj, un semnal care reflect starea unui sistem sau a mediului n care aceasta
functioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere .
Informaia este o dat ce a fost supus unui proces de prelucrare i aduce un plus de cunoatere pentru
destinatar furnizndu-i elemente noi, valorificabile n exercitarea sarcinilor i realizarea obiectivelor ce-i revin.
Utilizind simboluri asociate cu realitatea, informaia este folosit n caracterizarea ordinii i a organizrii
specifice, n studiul procesului de reflectare, cptnd semnificaii proprii fiecrui domeniu al cunoaterii.
n general, informaia rezultat n procesul cunoaterii este privit ca o cunotin, o reflectare a
realitii n cunotina uman.
Pentru a fi eficient, informaia trebuie s fie fundamentat tiinific, s fie oportun, s fie captat la timp i
de cine trebuie, fiind clar i nu contradictorie.
Informaia este sngele care irig, asigurnd robustetea organizaiei. Aa cum sistemul circulator este
dispus ntr-o simetrie perfect fa de scheletul uman, sistemul informaional se pliaz pe structura organizatoric
cu puncte nodale din care se ramific sau n care se concentreaz informaia potrivit cerinelor exprimate de
centrii decizionali ai organizaiei. Din aceasta cauz parametrii organizrii funcionale se afl n strns legtur
cu structura organizatoric.

Cerinele fa de informaie
Cerinele informaiei ale sistemului informaional al oricrei organizaii economice (i nu numai)
vizeaz informaii de calitate, care s devin valoroas pentru adoptarea deciziilor. Acestea sunt doar
cteva motive pentru care trebuie s privim calitatea informaiei sub trei aspecte: timp, coninut i
form.

Fiecare dintre cele trei aspecte calitative ale informaiei are mai multe planuri de exprimare.

Dimensiunea timp:
 - Planificare: Informaia trebuie s fie furnizat atunci cnd este necesar, la momentul
oportun (promptitudine) ;

- Actualitate: Informaia trebuie s fie actual la momentul transmiterii;

- Frecventa: Informaia trebuie furnizat de cte ori este cerut;

- Moment de timp: Informaia furnizat la un moment dat poate s reflecte evenimente

derulate ntr-o perioad de timp trecut, prezent sau viitoare.

De cele mai multe ori, informaia este dependent temporal. Adoptarea unor decizii potrivite n
viaa de zi cu zi necesit informaii, despre care trebuie s tim cnd avem nevoie de ele (planificare),
de cte ori avem nevoie (frecven). La momentul recepionrii, informaiile sunt actualizate
(actualitate), facnd ca dimensiunea temporal a informaiei s fie un atribut calitativ foarte important.
Astfel, sistemele informaionale pot fi proiectate pentru a furniza informaii de cte ori le dorim
(situaii la cerere), de cte ori apar condiii specifice (situaii de excepie) sau la intervale regulate de
timp (situaii periodice).

Un bun exemplu poate fi departamentul aprovizionare al unei organizaii economice cu specific

productiv. Astfel, datele primare din depozitele organizaiei (stocurile curente de materiale) intr n
sistemul informaional unde sunt transformate n informaii. Informaiile astfel obinute sunt transmise
ctre sistemul managerial sub diverse forme (documente scrise, documente electronice etc.) fie la
solicitarea nivelului superior, fie n situaii critice (stocuri sub limita de siguran sau stocuri n exces),
fie periodic (zilnic, sptmnal etc.), n funcie de specificul sistemului economic.

Un alt atribut important al dimensiunii temporale este perioada de timp pe care o descrie informaia.
Sunt frecvente situaiile n care sistemul de conducere solicit informaii despre evenimente sau situaii
trecute, prezente i/sau viitoare. Este cazul situaiilor statistice i al datelor istorice care s
fundamenteze decizii ce privesc aciuni viitoare ale sistemelor economice. Un exemplu de astfel de
informaii sunt previziunile economice, relative la tendinele de dezvoltare din interiorul organizaiei
sau din mediul de afaceri.

Continund exemplul anterior, o analiz a aprovizionrilor din trecut nu va furniza managementului

informaii adecvate, deoarece nivelul i ritmul de aprovizionare poate s difere foarte mult n funcie
de modul de funcionare a sistemului economic n ansamblu, ct i n funcie de perturbaiile externe la
care acesta este supus. n schimb, pe perioade relativ mici, rapoartele manageriale de aprovizionare pot
furniza previziuni ale tendinelor ce se prefigureaz n procesul productiv i factorii care ar putea
afecta performanele acestuia.

Informaiile despre tendinele viitoare sunt necesare activitii manageriale de planificare, cu

rezultate n previziuni, programe, bugete i planuri la nivelul organizaiei.
 Dimensiunea form:

- Claritate: Informaia trebuie furnizat ntr-o form inteligibil la receptor;

- Nivel de detaliere: Informaia trebuie exprimat ntr-o form detaliat sau sumar;

- Secventialitate: Informaia poate fi aranjat n secvene predeterminate;

- Mod de prezentare: Informaia poate fi prezentat ntr-o form oral, numeric, grafic sau
n alte forme;

- Suport: Informaia trebuie furnizat n form de text (documente scrise), grafice, video sau
alte suporturi.

Aspectele calitative privind forma informaiei subliniaz faptul c informaia trebuie s fie atractiv,
inteligibil i uor de utilizat la receptor. Dac n trecut se punea mare accent pe producerea de
informaii precise i complete (dimensiunea coninut) ntr-o manier temporal (dimensiunea timp), n
prezent se apreciaz c informaia neatractiv sau dificil de neles s-ar putea s nu fie utilizat
corespunzator. Acest lucru subliniaza importana modului n care este prezentat informaia,
accentundu-se pe calitatea ambalajului produselor de tip informaional, pentru a le face mai atractive
i utile pentru utilizatori.

Revenind la exemplul prezentat, putem presupune c sistemul informaional al organizaiei n cauz

poate produce liste detaliate ale tuturor materialelor din depozitele organizaiei, rapoarte sumare ale
consumurilor de materiale sau rapoarte sumare de execuie mult mai condensate, care s reflecte
consumurile specifice pe fiecare produs, consumurile medii zilnice etc. Nivelul de detaliere depinde de
necesitile informaionale ale sistemului de conducere. ns este foarte important forma n care este
prezentata informaia n vederea nelegerii i utilizrii ei. Informaia de nalt calitate trebuie sa fie
prezentata corespunzator, utiliznd prezentarea narativa, numeric, grafic sau alte forme de prezentare
(n format electronic sau pe hrtie).

De exemplu, un bun raport privind stocurile de materiale ar trebui sa fie un mixaj ntre informaia
de fond narativ, totaluri numerice ale situaiilor stocurilor i prezentri grafice ale tendinelor de
consum i aprovizionare.

Dimensiunea coninut:

Acuratee: Informaia trebuie s reflecte corect evenimentul pe care l descrie, s fie lipsit
de erori;

Relevan: Informaia trebuie s fie legat de cerinele informaionale ale unui receptor
pentru o situaie specific;
 Completitudine: Informaia trebuie s acopere toate cerinele informaionale ale sistemului
conductor la un moment dat;

Conciziune: Trebuie furnizate numai informaiile cerute, de care este nevoie pentru
fundamentarea deciziilor;

Obiectiv: Informaia poate avea un scop mai general sau mai limitat, un interes intern sau
extern, o direcie ascendent sau descendent;

Performan: Informaia poate dezvlui performana prin msurarea activitii ndeplinite,

a programului realizat sau a resurselor acumulate.

n marea majoritate a situaiilor, coninutul informaiei este considerat cea mai important
dimensiune, n msura n care acesta reflect corect evenimentul pe care l descrie (acuratee). Totui,
n situaiile n care informaia este corect, dar nu este n legatur direct cu cerinele informaionale,
atunci ea este nerelevant i inutila. De asemenea, chiar dac informaia este clar i relevant, poate fi
inadecvat dac este incomplet. De aceea, dou dintre planurile de exprimare ale coninutului
informaiilor constau n completitudine i conciziune. Acesta este motivul pentru care trebuie limitat
tendina sistemelor informaionale de a furniza sistemelor de conducere informaii nefolositoare.

Informaia trebuie s dezvluie frecvent performana atins de indivizi, grupuri sau organizaii. Prin
urmare, informaiile se pot referi la activiti realizate pe parcursul unei perioade specifice (de exemplu
consumul de materiale din luna curenta) sau se pot referi la progresul realizat relativ la obiective i/sau
standarde specifice organizaiei. De exemplu, informaia poate arta progresul nregistrat n
previziunile de consum sau n planificrile proiectelor. Acest lucru este legat de conceptele de stadiu
informaional i raport excepional.

n cazul stadiului informaional, informaia poate dezvlui stadiul unui proiect sau a eforturilor unui
departament de a se menine n cadrul bugetului su operativ. n cazul raportului excepional,
informaia se formeaz i este transmis doar dac performana depeste anumite limite.

Informaiile despre performan dezvaluie frecvent resursele acumulate de indivizi, grupuri sau
organizaii la un moment dat. Astfel, sistemele de conducere ale organizaiilor solicit periodic
sistemelor informaionale informaii despre calitatea i cantitatea bunurilor financiare, echipamentelor,
mijloacelor fixe, personalului i altor resurse din sistemele economice.

2. Caracteristicile informaiei

3. Importana informaiei
 Pornind de la definiie putem spune c informaia economic o gsim n comunicaii ale cror
semnale/mesaje reflect procese sau fenomene economice. n concluzie, noiunea de informaie trebuie
legat ntotdeauna de noiunea de noutate, de aportul ei la micorarea nedeterminrii sistemului
reflectat.

n sistemele economice, informaia trebuie privit n legtur cu necesitatea de conducere, de

realizare a homeostazei economice, a echilibrului acestor sisteme (funcionarea stabil i optim a
sistemului economic ntr-un mediu social variabil). Rolul determinant al informaiei economice este de
a menine n limite date valorile variabilelor eseniale, n procesul de interaciune a sistemelor cu
mediul extern.

n acest context definim informaia economic ca fiind un mesaj/semnal care reflect starea unui
sistem economic sau a mediului n care acesta funcioneaz, n scopul fundamentrii deciziilor
economice.

Asigurarea valorilor cerute ale variabilelor eseniale n cadrul oricrui sistem n general i al
sistemelor economice n special se realizeaza prin reglare. n cadrul procesului de reglare regsim att
conexiunea direct ct i conexiunea invers. Conexiunea direct reprezint forma de legtur ntre
elementele sistemului, n care influena de la ieirea unui element se transmite la intrarea unui alt
element. Conexiunea invers n schimb, reprezint forma de legtura n care ieirea unui element al
sistemului influeneaza intrarea acestuia.

Ca urmare, n procesul de reglare conexiunea invers se materializeaza n informaii de stare a

sistemului sau a mediului n care acesta funcioneaz, n timp ce conexiunea direct se materializeaz
n informaii de comand, adic n decizii. De aceea putem defini decizia ca pe o informaie de
comand pentru sistemul condus (operaional), iar decizia economic ca pe o informaie de comand
pentru un sistem economic.

Orice decizie este o informaie dar nu orice informaie este o decizie, ci doar acele informaii care
au caracter de directiv, de comand i sunt obligatorii pentru sistemul condus.

Decizia nu se confund cu procesul decizional, care const n alegerea unei alternative sau a unei
submulimi proprii din mulimea de alternative examinate. Decizia este rezultatul procesului decizional
i nu procesul nsui.

4. Tipologia informaiilor
Varietatea de informaii vehiculate n cadrul firmei este asigurat de multitudinea de criterii n
clasificarea lor.
Dup situaia n timp, informaiile pot fi:
Active sunt informaiile care reflect activitatea curent, n mod operativ, adic la locul i
momentul producerii unui efect sau proces economic;
Pasive reprezint informaiile care reflect o activitate trecut a unei uniti
economice i sunt utilizate de persoanele de conducere pentru a influena perioada
viitoare;
Previzionare privesc perioada viitoare i se obin pornind de la analiza informaiilor
istorice sau pasive.

Dac se ia n considerare modul de prezentare, informaiile pot fi:

Orale transmise prin viu grai, greu controlabile i cu o mare vitez de circulaie;
Scrise consemnate pe hrtie, cu grad ridicat de conversare;
Audio-vizuale implic echipamente speciale, cu viteza mare de circulaie, foarte suggestive,
dar i foarte costisitoare.

Dac se urmrete direcia vehiculrii informaiilor se delimiteaz n:

Ascendente transmise de jos n sus i referitoare la gradul de realizare a obiectivelor i
de aplicare a deciziilor;
Descendente transmise de sus n jos sub forma deciziilor, indicaiilor, din spre manageri spre
executani;
Orizontale care circul ntre posturi amplasate pe acelai nivel ierarhic i asigur realizarea unor
lucrri complexe ori delurarea unor aciuni comune.

Dac se are n vedere gradul de prelucrare informaiile pot fi:

Primare foarte analitice, diverse i neprelucrate;
Intermediare aflate n diverse stadii de prelucrare i regsite n ealonul inferior al
managerului;
Finale adresate managerilor din eantioanele medii i superioare, complexe i uor
valorificabile n decizii.

Dup coninut, informaiile sunt:

Elementare reflect un singur moment din activitatea ntreprinderii i se obin prin
prelucrarea datelor ca urmare a procedurii unui fenomen sau proces economic;
 Complexe se obin prin prelucrri succesive de informaii elementare, avnd rolul de
centralizare a intregii activiti desfurat de o unitate economic ntr-o anumit perioad
de timp;
Sintetice se obin n munca de analiz i ca urmare a prelucrrii informaiilor complexe i
elementare, caracteriznd activitatea economic a unei uniti pe o perioad mai mare de timp,
evideniind cauzele i factorii care au influenat-o.

Informaiile trebuie cutate:

- Prin telefon;
- n corespondena sosit i expediat;
- La colegi/colege;
- n scurta edin matinal a efului;
- Din verificarea matinal a agendei de termene;
- Punnd ntrebri.