MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA - SGE

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA SGE

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA -

Nombre del SGE
Documento:

Versin y fecha de actualizacin: V1.27.06.2016 Nmero de pginas: 21

Nombre Jose Giovanny Tllez Vanegas
Elaborado por: Contratista Oficina de
Cargo Firma
Sistemas del SENA
Nombre Luisa Fernanda Snchez Lpez
Revisado por: Lder Ambiental
Cargo Firma
Nacional
Nombre Carlos Mauricio Corredor Vera
Aprobado por: Jefe Oficina de Sistemas
Cargo Firma
del SENA

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Versin Descripcin de cambios
actualizacin
1 27.06.2016 Creacin del documento

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN 4
2. OBJETIVO 4
3. ALCANCE Y LMITES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA 4
4. RESPONSABLE 6
5. DEFINICIONES 6
6. MARCO NORMATIVO 8
7. GENERALIDADES 8
4.1 Requisitos generales 8
4.2 Responsabilidad de la direccin 9
4.3 Poltica energtica 10
4.4.1 Generalidades 10
4.4.2 Requisitos legales y otros requisitos 10
4.4.3 Revisin energtica 10
4.4.4 Lnea de base energtica 11
4.4.5 Indicadores de desempeo energtico 11
4.4.6 Objetivos energticos, metas energticas y planes de accin para la gestin de la
energa 11
4.5 Implementacin y operacin 12
4.5.1 Generalidades 12
4.5.2 Competencia formacin y toma de conciencia 12
4.5.3 Comunicacin 14
4.5.4 Documentacin 15
4.5.5 Control operacional 16
4.5.6 Diseo 16
4.5.7 Adquisicin de servicios de energa, productos, equipos y energa 17
4.6 Verificacin 18

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4.6.1 Seguimiento, medicin y anlisis 18

4.6.2 Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos 18
4.6.3 Auditora interna del sistema de gestin de la energa 19
4.6.4 No conformidades, correccin, accin correctiva y accin preventiva 19
4.6.5 Control de los registros 19
4.7 Revisin por la direccin 19
4.7.1 Generalidades 19
4.7.2 Informacin de entrada para la revisin por la direccin 20
4.7.3 Resultados de la revisin por la direccin 20

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Sedes incluidas en el alcance del SGE 5

Tabla 2. Matriz de cumplimiento de requisitos de la poltica energtica. Error! Marcador no
definido.
Tabla 3. Requerimientos de conocimiento y formacin para el personal relacionado con los
usos significativos de la energa. 13
Tabla 4. Requerimientos de conocimiento y formacin para el personal relacionado con la
operacin del Sistema de Gestin de la Energa 13
Tabla 5. Elementos incluidos dentro de la comunicacin del SGE 14
Tabla 7. Seguimiento a caractersticas clave del desempeo energtico. 18
Tabla 8. Perfil Auditores Internos del SGE (requisitos mnimos) 19

LISTA DE GRFICAS

Grfica 1. Estructura Objetivos y Metas del SGE 11

Grfica 2. Clasificacin de documentos del SGE. 16

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1. INTRODUCCIN

El Sistema de Gestin de la Energa (SGE) se ha implementado con el propsito de ser una

herramienta de gestin que contribuya a mejorar el desempeo, uso y consumo de energa
en la Entidad; que se vern reflejados en acciones de mejora, ejecucin de planes de accin y
resultados en la eficiencia energtica.

Este Manual incluye la estructura de la norma NTC-ISO 50001 versin 2011 de tal forma que
se enmarque el cumplimiento de cada uno de los numerales, procesos, formatos e
instructivos necesarios para dar cumplimiento a la poltica energtica del SENA y a los
objetivos energticos.

Como gua para la gestin de la energa de la Entidad, su consulta y aplicacin es obligatoria

por parte de sus colaboradores.

Este Manual se revisar y ajustar cada vez que el comit nacional del SGE lo determine.

2. OBJETIVO

Definir el Sistema de Gestin de la Energa del SENA.

Promover el cumplimiento de la poltica energtica y los objetivos energticos del
SENA.
Constituirse en medio de consulta para el cumplimiento de los numerales de la
norma NTC-ISO 50001.
Promover una cultura de mejora continua del desempeo energtico.

3. ALCANCE Y LMITES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA

El Sistema de Gestin de la Energa aplica a los servicios de: Asesora para creacin de
empresas, Asesora para el Crecimiento y Escalabilidad Empresarial, Evaluacin y
Certificacin de Competencias Laborales, Formacin Profesional Integral, Gestin para el
Empleo, Normalizacin de Competencias Laborales y Programas de Investigacin Aplicada,
Innovacin y Desarrollo Tecnolgico, y Formacin Continua Especializada, desarrolladas en
las sedes involucradas registradas en la siguiente tabla:

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Tabla 1. Sedes incluidas en el alcance del SGE

Cuidad ID Nombre de la sede Regional Direccin

Centro Industrial y del
Barrancabermeja 143 Santander Carrera 28 No. 56-10 Barrio Galn
Desarrollo Tecnolgico
Centro de Comercio y
Barranquilla 19-A Atlntico Carrera 43 No. 42 - 40
Servicios - Atlntico
Centro Nacional Colombo
Barranquilla 21 Atlntico Calle 30 No. 3 E - 164
Alemn
Direccin Administrativa y Direccin
Bogot 1 Calle 57 No 8 - 69
Financiera General
Centro de Gestin
Bogot 30 Bogot, D.C. Avenida Caracas No. 13 - 88
Administrativa
Centro de Servicios
Bucaramanga 137 Santander Carrera 27 No. 15 -07
Empresariales y Tursticos
Centro Agropecuario de Carretera central, variante Buga -
Buga 160 Valle del Cauca
Buga Tulu
Centro de Gestin
Cali 158D Valle del Cauca Calle 52 No. 2 BIS - 15
Tecnolgica de Servicios
Centro de Electricidad y
Cali 158A Automatizacin Industrial Valle del Cauca Calle 52 No. 2 BIS - 15
CEAI
Centro Internacional
Cartagena 46 Bolvar Mamonal km 3
Nutico, Fluvial y Portuario
Centro para la Industria Av. Pedro de Heredia, sector
Cartagena 47 Bolvar
Petroqumica tesca.
Centro de Comercio y
Cartagena 44B Bolvar Ternera, va a Turbaco; km 1
Servicios - Bolvar
Centro de la Industria, la Norte de Calle 2 N AV 4 y 5 Barrio
Ccuta 127B
Empresa y los Servicios Santander Pescadero
Centro Agropecuario de la km 5 va panamericana Espinal
Espinal 156 Tolima
Granja Ibagu - Costado Oriental
Centro de la Tecnologa del
Girardot 85 Diseo y la Productividad Cundinamarca Carrera 10 No 30 - 04
Empresarial
Centro Industrial de Va Palenque - Rincn de Girn -
Girn 141 Santander
Mantenimiento Integral Zona Industrial de Girn
Centro de Industria y
Cra 45 Sur No 141-05 Sector
Ibagu 153 Construccin - Campus de la Tolima
Picalea
Tecnologa
Centro de Comercio y km 10 Va al Magdalena Sena
Manizales 59D Caldas
Servicios - Caldas Regional Caldas
Medelln 2A Centro de Comercio Antioquia Calle 51 No. 57 70
Centro de Servicios y
Medelln 2C Antioquia Calle 51 No. 57 70
Gestin Empresarial
Centro de Comercio,
Montera 75A Crdoba Av. Circunvalar Clls. 24 y 27
Industria y Turismo
Centro de la Industria, la
Neiva 99A Huila Carrera 5 No. 16 - 16
Empresa y los Servicios

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Centro Industrial y de Avenida aeropuerto calle 21

Riohacha 106C Guajira
Energas Alternativas esquina
Centro de Formacin
San Andrs 173/173A Turstica, Gente de Mar y de San Andrs Avenida Francisco Newball
Servicios
Santa Marta / Centro Acucola y
114 Magdalena km 6 va Gaira
Gaira Agroindustrial de Gaira
Centro Biotecnolgico del
Valledupar 73 Cesar km 7 va a la Paz
Caribe
Centro de Operacin y
Valledupar 70 Cesar Carrera 19 entre calles 14 y 15
Mantenimiento Minero
Centro de Industria y
Villavicencio 115A Meta km 1 va Acacias
Servicios del Meta

4. RESPONSABLE

Oficina de Sistemas del SENA.

5. DEFINICIONES

Para los fines de este documento, se aplican los trminos y definiciones de la norma NTC-ISO
50001:2011.

Lmites: Lmites fsicos o de lugar y/o lmites organizacionales tal y como los define la
organizacin.

Mejora continua: Proceso recurrente que tiene como resultado una mejora en el desempeo
energtico.

Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Accin correctiva: Accin para eliminar la causa de una no conformidad detectada.

Energa: Electricidad, combustible, vapor, calor, aire comprimido y otros similares.

Lnea de base energtica: Referencia cuantitativa que proporciona la base de comparacin

del desempeo energtico.

Consumo de energa: Cantidad de energa utilizada.

Eficiencia energtica: Proporcin u otra relacin cuantitativa entre el resultado en trminos

de desempeo, de servicios, de bienes o de energa y la entrada de energa.

Sistema de gestin de la energa SGE: Conjunto de elementos interrelacionados

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mutuamente o que interactan para establecer una poltica y objetivos energticos, y los
procesos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Objetivo energtico: Resultado o logro especificado para cumplir con la poltica energtica
de la organizacin y relacionado con la mejora del desempeo energtico.

Desempeo energtico: Resultados medibles relacionados con la eficiencia energtica, el

uso de la energa y el consumo de la energa.

Indicador de desempeo energtico (IDE): Valor cuantitativo o medida del desempeo

energtico tal como lo defina la organizacin.

Poltica energtica: Declaracin por parte de la organizacin de sus intenciones generales y

la direccin en relacin con su desempeo energtico, formalmente expresada por la alta
direccin.

Revisin energtica: Determinacin del desempeo energtico de la organizacin basada en

datos y otro tipo de informacin, orientada a la identificacin de oportunidades de mejora.

Servicios energticos: Actividades y sus resultados relacionados con el suministro y/o uso de
energa.

Meta energtica: Requisito detallado y cuantificable del desempeo energtico, aplicable a

la organizacin o parte de ella, que tiene origen en los objetivos energticos y que es
necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.

Uso de la energa: Forma o tipo de aplicacin de la energa. EJEMPLO: ventilacin,

iluminacin, climatizacin, refrigeracin etc.

Parte interesada: Persona o grupo que tiene inters, o est afectado por, el desempeo
energtico de la organizacin.

Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencia y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los requisitos.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Organizacin: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o

combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblicas o privada, que tiene sus propias
funciones y administracin y que tiene autoridad para controlar su uso y su consumo de la
energa.

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Accin preventiva: Accin para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.

Alcance: Extensin de actividades, instalaciones y decisiones cubiertas por la organizacin a

travs del SGE, que puede incluir varios lmites.

Uso significativo de la energa: Uso de la energa que ocasiona un consumo sustancial de

energa y/o que ofrece un potencial considerable para la mejora del desempeo.

Alta direccin: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organizacin al ms
alto nivel.

6. MARCO NORMATIVO

Tcnicas: Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 50001:2011, Sistemas de gestin de la

energa, requisitos con orientacin para su uso.

Legales: El marco de normatividad legal del Sistema de Gestin de la Energa se encuentra

actualizado en el Formato Identificacin Requisitos Legales SGE, en el espacio virtual de
almacenamiento asignado para tal fin por la Oficina de Sistemas del SENA.

7. GENERALIDADES

A continuacin se presentan los requisitos del SGE y una breve descripcin de la manera en
que se les da cumplimiento. Los numerales corresponden a los establecidos en la Norma
NTC-ISO 50001:2011.

7.1 Requisitos de la Norma

Los requisitos de un sistema de gestin de la energa, contenidos en la Norma NTCISO

50001:2011, se describen a continuacin, siguiendo la numeracin de la normativa:

4.1 Requisitos generales

El presente Manual establece y documenta el Sistema de Gestin de la Energa del SENA, con
el nimo de establecer parmetros de cumplimiento para mantener y mejorar el desempeo
energtico de la Entidad y teniendo como gua los requisitos de la NTC-ISO 50001.

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La documentacin principal del SGE se mantendr en la plataforma OneDrive del SENA, la

cual se ha establecido por la Oficina de Sistemas como el espacio virtual de almacenamiento
del SGE. El tratamiento que se le dar a dicha documentacin se describe en la presente
seccin, en los apartados referidos a los requisitos 4.5.4 Documentacin y 4.6.5 Control de
los registros.

Los documentos del SGE se identifican segn su versin y ltima fecha de actualizacin. El
Formato listado maestro de documentos del SGE contiene la versin vigente de cada uno de
los documentos. En el presente documento se mencionar nicamente el nombre del
documento, las fechas y versiones vigentes se mantendrn en el espacio virtual definido en
este mismo numeral

El alcance y los lmites del SGE se encuentran definidos y documentados en el presente

Manual en el numeral 3, ALCANCE Y LMITES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA.

4.2 Responsabilidad de la direccin

La estructura del SGE se encuentra conformado por las siguientes instancias:

1. LA ALTA DIRECCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA: Se encuentra

conformada por:
a) La Direccin Administrativa y Financiera, quien asume la funcin de lder de
la alta direccin.
b) La Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
c) El jefe de la Oficina de Sistemas
d) Un Representante designado por el Comit Nacional del Sistema de Gestin
de la Energa
2. COMIT NACIONAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA: Conformado por:
a) Un Representante designado por la Oficina de Sistemas
b) Un Representante designado por la Direccin Administrativa y Financiera
c) Un Representante designado por la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo.
3. COMITS LOCALES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA ENERGA: Se conforma para
cada una de las sedes que hagan parte del alcance del SGE, con los siguientes
miembros:
a) El Director Regional o el Subdirector de Centro de Formacin Profesional,
quien asume la funcin de lder del Comit Local del Sistema de Gestin de la
Energa (SGE).
b) El coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo en los Centros en donde
se haya conformado este grupo o el Coordinador del Grupo de Apoyo
Administrativo Mixto.
c) El Lder SIGA de la Direccin Regional o del Centro de Formacin Profesional.

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d) El encargado de sistemas en la Direccin Regional o del Centro de Formacin

Profesional.

Los roles, responsabilidades y autoridad de cada instancia se describen y adoptan en la

Resolucin por la cual se implementa el Sistema de Gestin de la Energa en el Servicio
Nacional de Aprendizaje, SENA, y se dictan otras disposiciones.

4.3 Poltica energtica

A continuacin, se presenta la poltica energtica del SENA, la cual se publica en el cdigo de

tica y buen gobierno de la Entidad.

POLTICA ENERGTICA

El SENA adoptar e implementar el Sistema de Gestin de la

Energa en la Direccin General, Direcciones Regionales y
Centros de Formacin profesional previstos en el artculo de la
resolucin 2478 de 2016, con el propsito de alcanzar una
mejora en el desempeo energtico para el bienestar de las
personas y el confort de los ambientes de formacin,
administrativos y de servicios.

4.4. Planificacin energtica

4.4.1 Generalidades

Los siguientes numerales describen la manera en que se realiza la planificacin energtica del
SGE.

4.4.2 Requisitos legales y otros requisitos

El SENA realiza la identificacin de los requisitos legales y otros requisitos teniendo en cuenta
el Formato Registro Identificacin Requisitos Legales SGE. La identificacin y evaluacin de
cumplimiento de los requisitos legales se realiza segn el Procedimiento de identificacin de
requisitos legales y otros requisitos energticos.

4.4.3 Revisin energtica

El Procedimiento de revisin energtica describe la metodologa y los criterios utilizados para

desarrollar la revisin energtica. Registrando la informacin en los siguientes formatos:

Formato Revisin Energtica

Formato Caracterizacin Usos Significativos de la Energa

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Formato Plan de Accin para la Mejora del Desempeo Energtico

4.4.4 Lnea de base energtica

Las lneas de base energtica se establecen por cada sede dentro del alcance del SGE de
acuerdo con los resultados de la revisin energtica. Las actividades para determinar la lnea
de base energtica se describen en la Gua Establecimiento Lneas Base, Clculo IDE y
Medicin de Mejoras en el Desempeo Energtico, en sus versiones vigentes.

4.4.5 Indicadores de desempeo energtico

Los indicadores de desempeo energtico para el SGE se establecen en la Gua

Establecimiento Lneas Base, Clculo IDE y Medicin de Mejoras en el Desempeo Energtico.
El registro y seguimiento a los indicadores de cada sede se realiza a travs del Formato
Seguimiento Desempeo Energtico en el espacio virtual de almacenamiento asignado para
tal fin por la Oficina de Sistemas del SENA, segn los lineamientos especificados en la Gua
mencionada.

4.4.6 Objetivos energticos, metas energticas y planes de accin para la gestin de la

energa

El Sistema de Gestin de la Energa se conforma de objetivos energticos (establecidos para

el SGE en su totalidad) y metas energticas (establecidas para cada una de las sedes), segn
se muestra en la siguiente grfica:

Objetivos Energticos

Metas energticas de cada

Sede

Grfica 1. Estructura Objetivos y Metas del SGE

Los siguientes objetivos del SGE se adoptan a partir de la Resolucin por la cual se
implementa el Sistema de Gestin de la Energa, se conforman sus instancias, se definen sus
responsabilidades y se establecen otras disposiciones.

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OBJETIVOS ENERGTICOS

Mejorar el desempeo energtico a travs de actividades que permitan realizar un

uso ptimo de la energa con el fin de disminuir el consumo e incrementar la
eficiencia energtica.
Incrementar el control operacional de variables con impacto en el desempeo
energtico, asegurando que se mantengan bajo condiciones adecuadas para el
bienestar y confort del personal de la Entidad.

Metas energticas

Cada sede establece metas energticas teniendo en cuenta los resultados de la revisin
energtica, la revisin por la alta direccin y las observaciones del Comit Local del SGE de la
sede.

Las metas energticas son registradas por el lder SIGA de cada sede en el Formato
Seguimiento Desempeo Energtico, y almacenadas en el espacio virtual asignado para tal fin
por la Oficina de Sistemas del SENA.

Planes de accin

Los planes de accin del Sistema de Gestin de la Energa se desarrollan segn el

Procedimiento de Plan de Accin para la Mejora del Desempeo Energtico y se consignan en
el Formato Plan de Accin para la Mejora del Desempeo Energtico. Cada sede debe
establecer planes de accin como parte de la revisin energtica, actualizarlos y darles
seguimiento como parte de las funciones del Comit Local del SGE. Cada sede debe
mantener los planes de accin de gestin de la energa segn lo establecido en el
Procedimiento Elaboracin y Control de Documentos y Registros SGE.

4.5 Implementacin y operacin

4.5.1 Generalidades

La implementacin y operacin del SGE se realiza teniendo como insumos los elementos del
proceso de planificacin y otros elementos de la Entidad, segn se describe a continuacin.

4.5.2 Competencia formacin y toma de conciencia

El personal relacionado con la operacin del SGE del SENA se divide en:

Personal relacionado con los usos significativos de la energa: Incluye al personal

relacionado con la operacin y mantenimiento de los equipos y reas con uso

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significativo de la energa en las sedes. Los roles especficos asociados se identifican a

travs de la revisin energtica de la sede (segn el Procedimiento Revisin
Energtica). A continuacin, se nombra el personal comnmente asociado y los
requerimientos de conocimiento y formacin frente al SGE.

Tabla 2. Requerimientos de conocimiento y formacin para el personal relacionado con los usos
significativos de la energa.

Personal Requerimientos de conocimiento y formacin frente al SGE

Personal de los grupos de - Educacin mnima: bachiller.

apoyo mixto de las regionales
o grupos de apoyo
administrativo de los centros
(cuando aplique), que
realicen actividades de
mantenimiento relacionadas
con los usos significativos de
la energa.
- Formacin: especfica en el uso y mantenimiento de equipos
de equipos con uso significativo de la energa segn aplique
para cada sede (iluminacin, aires acondicionados, ofimtica,
aire acondicionado, segn cada caso).
- Habilidades o experiencia: Conocimiento del clculo y funcin
de los indicadores de desempeo energtico y lneas de base
energtica de la sede.

Personal de vigilancia y aseo - Educacin mnima: no requiere.

de las sedes - Formacin: Sensibilizacin sobre los usos significativos de la
energa en la sede y su papel frente al desempeo energtico.
- Habilidades o experiencia: Conocimiento de las prcticas
operativas para el buen desempeo energtico de la sede.

Personal relacionado con la operacin del SGE: A continuacin, se mencionan los

roles asociados y los requerimientos de conocimiento y formacin frente al SGE:

Tabla 3. Requerimientos de conocimiento y formacin para el personal relacionado con la operacin

del Sistema de Gestin de la Energa

Personal Requerimientos de conocimiento y formacin frente al SGE

Subdirectores o personal
responsable de la sede
- Educacin Mnima: profesional.
- Formacin: No requiere formacin especfica relacionada con el
SGE.
- Experiencia o habilidades: Conocimiento del desempeo
energtico de la sede y de los indicadores de desempeo
energtico.

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- Educacin Mnima: bachiller.

Lderes SIGA de las sedes
dentro del alcance del
SGE
Encargado de Sistemas
para la sede
- Formacin: como auditores internos de Sistemas de Gestin, en
cualquier norma de la organizacin ISO.
- Experiencia o habilidades: Conocimiento general de los usos y
consumos de la energa de la sede, incluyendo las tecnologas
utilizadas y los responsables asociados a cada uno de los usos.
- Experiencia o habilidades: Conocimiento de los requisitos legales
aplicables al desempeo energtico para la sede respectiva.
- Experiencia o habilidades: Conocimiento del clculo y funcin de
los indicadores de desempeo energtico y lneas de base
energtica de la sede.
- Educacin Mnima: bachiller.
- Formacin: No requiere formacin especfica relacionada con el
SGE.
- Experiencia o habilidades: Conocimiento del desempeo
energtico de la sede, los indicadores de desempeo energtico y
los mecanismos establecidos para su medicin.

El perfil del auditor interno del SGE se especifica en la seccin 4.6.3 Auditora interna del SGE.

4.5.3 Comunicacin

La siguiente tabla muestra los elementos que se comunican del SGE, a quin deben
comunicarse y la frecuencia con que debe hacerse.

Tabla 4. Elementos incluidos dentro de la comunicacin del SGE

Qu comunicar? A quin comunicar? Frecuencia de comunicacin?

Poltica energtica del SGE
Objetivos y metas
energticas del SGE
- Divulgacin general anual,
iniciando con la
implementacin del SGE.
- Comunicacin a cada nuevo
colaborador que inici
Colaboradores del SENA
actividades para las sedes
dentro del alcance del SGE.
- Debe estar disponible para
consulta permanente por
parte de los colaboradores
del SENA.
Colaboradores en cada una de las
sedes que hacen parte del alcance
- Semestral
del SGE.

Mejoras alcanzadas en el
Personal relacionado con los usos
desempeo energtico, - Mensual
significativos de la energa de la
expresadas a travs de la

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comparacin de los IDE y las sede.

lneas de base energtica.

Documentacin del Sistema
de Gestin de la Energa
Auditoria (NTC-ISO 50001)
Segn aplique para cada uno de
los documentos que hacen parte
del SGE.
Responsable de los procesos
auditados.
- Comunicacin a cada
colaborador que inicie
actividades para la sede
dentro del alcance del SGE.
- Acceso permanente a la
informacin a travs de la
plataforma OneDrive
- En la fecha establecida en
los programas de auditoria.

Los responsables de comunicaciones en cada sede debern establecer la manera de

comunicar internamente la informacin relacionada con el desempeo energtico, de
acuerdo con los lineamientos generales de comunicacin establecidos por la Entidad.

Recepcin de sugerencias para el mejoramiento del SGE

Cualquier colaborador de las sedes podr realizar sugerencias de mejora al SGE, a travs del
mecanismo que las sedes establezcan para este fin, tal como una cuenta de correo
electrnico para la recepcin de sugerencias del SGE o un buzn de sugerencias que cumpla
el mismo fin. Las sedes deben establecer las acciones para asegurar la divulgacin de este
canal de comunicacin.

Las sugerencias sern revisadas por el Comit Local del SGE de la sede para ser involucradas
en el mejoramiento continuo del SGE.

4.5.4 Documentacin

4.5.4.1 Requisitos de la documentacin

La documentacin del Sistema de Gestin de la Energa cuenta con la siguiente clasificacin

de documentos.

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Manual

Procedimientos

Instructivos

Guas

Formatos

Grfica 2. Clasificacin de documentos del SGE.

4.5.4.2 Control de documentos

El control de la documentacin del SGE se realiza siguiendo el Procedimiento Elaboracin y

Control de Documentos y Registros SGE que cumple con los parmetros de aprobacin,
revisin, actualizacin, identificacin de cambios, vigencia, distribucin y comunicacin.

4.5.5 Control operacional

Las sedes aseguran la operacin y mantenimiento eficiente de las reas con uso significativo
de energa a travs de los siguientes elementos:

- Acciones de mejora identificadas a travs de la revisin energtica, el buzn de

sugerencias u otras fuentes. En el Formato Plan de Accin para la Mejora del
Desempeo Energtico se incluyen casillas para identificar las acciones mejora
relacionadas con la operacin o mantenimiento de los usos significativos de la
energa, durante el desarrollo de planes de accin.
- Guas para la operacin y mantenimiento de Aires Acondicionados y Luminarias.

Los criterios de mantenimiento para los Usos Significativos de la Energa, se complementan

con lo estipulado en el Manual de Mantenimiento del SENA, captulo 2.21 Instalaciones
mecnicas.

4.5.6 Diseo

A continuacin, se mencionan los criterios de desempeo energtico que deben ser tenidos
en cuenta para el diseo y renovacin de instalaciones fsicas como parte del SGE:

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Criterios bioclimticos en el diseo y construccin de nuevas instalaciones para

optimizar el uso de energa en la climatizacin de espacios.
Seleccin de materiales y superficies de acabado en funcin de la eficacia lumnica y
el confort trmico.
Maximizacin del aprovechamiento de la luz natural, permitiendo diseos de
iluminacin de menor consumo.
Evaluacin de aplicaciones potenciales de energas renovables en el diseo y
renovacin de instalaciones, bien sea de forma directa (Por ejemplo, calentamiento
de agua a travs de energa solar trmica y extractores elicos, entre otros) o
indirecta (Por ejemplo, paneles solares fotovoltaicos).
Inclusin de criterios de eficiencia energtica en la seleccin de equipos de
iluminacin y sistemas de aire acondicionado para las instalaciones nuevas o
renovadas.
Diseo sectorizado de circuitos elctricos y de gas para permitir la medicin y control
por reas y usos finales de energa.
Sectorizacin de circuitos de iluminacin.

La Direccin Administrativa y Financiera del SENA es la encargada de hacer cumplir los

criterios descritos.

4.5.7 Adquisicin de servicios de energa, productos, equipos y energa

La adquisicin o contratacin de las siguientes actividades o productos, implica impactos

potenciales en los usos significativos de la energa:

Adquisicin de equipos relacionados con los usos significativos de cada una de las sedes.

Contratacin de servicios que tengan como finalidad la medicin o mejora del

desempeo energtico.
Contratacin de servicios de mantenimiento de equipos con impacto en los usos
significativos de la energa.
Contratacin de servicios de diseo o renovacin de instalaciones fsicas.

En la Gua Adquisicin de Servicios, Productos y Diseo con Criterios de Desempeo

Energtico, se describen los criterios energticos especficos que se deben tener en cuenta
en la adquisicin de estos productos o servicios.

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4.6 Verificacin

4.6.1 Seguimiento, medicin y anlisis

A travs de los diferentes elementos del SGE se realiza seguimiento a las caractersticas clave
del desempeo energtico de las sedes, segn se muestra en la siguiente tabla:

Tabla 5. Seguimiento a caractersticas clave del desempeo energtico.

Elemento del SGE Aspectos de seguimiento

Medicin de mejoras del desempeo energtico
- Usos significativos de la energa.
(segn la Gua Establecimiento Lneas Base,
- Indicadores de Desempeo Energtico.
Clculo IDE y Medicin de Mejoras en el
- Evaluacin del consumo real contra el
Desempeo Energtico). esperado.

Seguimiento de las principales variables que

impactan los usos significativos de la energa,
- Variables pertinentes con impacto en el uso
segn los registros del Formato Caracterizacin significativo de la energa.
de usos Significativos de la Energa de cada sede

- Eficacia de los planes de accin para

El seguimiento de los planes de accin realizado
alcanzar mejoras en el desempeo
por el Comit Local del SGE de cada sede. energtico en funcin de las metas y
objetivos energticos.

La verificacin de los equipos necesarios para la medicin del desempeo energtico es

coordinada por la Oficina de Sistemas del SENA.

Como parte de la revisin energtica, cada sede desarrolla y evala un plan de medicin
energtica, que se registra en el Formato Revisin Energtica.

4.6.2 Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos

El SENA realiza la evaluacin de los requisitos legales y otros requisitos teniendo en cuenta lo
establecido en el Procedimiento de identificacin de requisitos legales y otros requisitos
energticos.

Los requisitos legales y otros requisitos se evalan a intervalos planificados. En cada sede el
lder SIGA realiza la evaluacin y registra los resultados en el espacio de almacenamiento
virtual establecido para tal fin por la Oficina de Sistemas.

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4.6.3 Auditora interna del sistema de gestin de la energa

Las auditoras del Sistema de Gestin de la Energa se llevan a cabo segn el Procedimiento
de auditoria interna del SGE. Los auditores internos del SGE tienen el siguiente perfil:

Tabla 6. Perfil Auditores Internos del SGE (requisitos mnimos)

Educacin Bachiller

Haber realizado un curso como auditor interno de un

Formacin
Sistema de Gestin de la Energa segn los requisitos de la
NTC-ISO 50001.

Experiencia No requiere.

Habilidad en Comunicacin

Experiencia o Objetividad en el anlisis de las situaciones e imparcialidad

habilidades
Relaciones Interpersonales

Capacidad de Reaccin frente a situaciones conflictivas

Nota: El auditor lder ser seleccionado de acuerdo a la mayor puntuacin obtenida y

registrada en el Formato Evaluacin Auditor Interno SGE. En caso de presentarse empates,
ser designado por el Comit Local del SGE de la sede.

4.6.4 No conformidades, correccin, accin correctiva y accin preventiva

Las no conformidades reales y potenciales se tratan haciendo correcciones y tomando

acciones correctivas y preventivas, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento
Acciones Preventivas, Correctivas Y de Mejora SGE.

4.6.5 Control de los registros

El control de los registros que hacen parte del SGE se realiza segn el Procedimiento
Elaboracin y Control de Documentos y Registros SGE.

4.7 Revisin por la direccin

4.7.1 Generalidades

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La revisin por la direccin del SGE se realiza con una frecuencia anual generando como
registro el formato de revisin por la direccin diligenciado, y teniendo en cuenta los
siguientes lineamientos definidos en los numerales 4.7.2 y 4.7.3.

4.7.2 Informacin de entrada para la revisin por la direccin

Para la preparacin de la revisin por la direccin, el representante del SGE ante la alta
direccin recopila la informacin nombrada a continuacin de cada una de las sedes, la
organiza en el Formato Revisin por la Direccin SGE (seccin 1, informacin de entrada) y la
presenta a la alta direccin:

a) acciones de seguimiento a revisiones por la direccin anteriores

b) poltica energtica
c) la revisin del desempeo energtico y de los IDE relacionados
d) los resultados de la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y cambios
en los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Entidad
e) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas energticas
f) los resultados de auditoras del SGE
g) el estado de las acciones correctivas y preventivas
h) el desempeo energtico proyectado para el prximo periodo
i) las recomendaciones para la mejora

4.7.3 Resultados de la revisin por la direccin

Los resultados de la revisin por la direccin se presentan en el Formato Revisin por la

Direccin SGE, el cual incluye:

a) cambios en el desempeo energtico de la Entidad

b) cambios en la poltica energtica
c) cambios en los IDE
d) cambios en los objetivos, metas u otros elementos del SGE, coherentes con el
compromiso de la Entidad con la mejora continua
e) Cambios en la asignacin de recursos

El representante de la alta direccin registra los resultados de la revisin en el Formato

Revisin por la Direccin SGE (seccin 2, resultados de la revisin), manteniendo el registro
en la plataforma de almacenamiento virtual del SGE.

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