Etape n planificarea unui eveniment

Dei evenimentele par a fi simplu de organizat, este foarte important s nu le tratai cu

superficialitate i s nu le organizai intuitiv, dup ureche, dac vrei s fie eficiente.

Orice eveniment trebuie s aib n spate o planificare atent, pentru c un singur detaliu neluat n
seam poate transforma un eveniment reuit ntr-un dezastru cu consecin e pe termen lung.

1. Stabilirea obiectivelor

Ca i n cazul planificrii unei campanii ample de comunicare, primul lucru care trebuie fcut este
stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului repectiv. Adic ce reacii
vrei s obinei i de la cine. Exist mai multe obiective pe care le putei realiza prin organizarea unui
eveniment, voi aminti mai jos doar cteva mai des ntlnite:
Anunarea cu fast, ntr-un cadru personal, a unei informaii importante (lansarea unui nou
produs, extinderea companiei, un moment important n viaa liderului companiei etc.);
Crearea unei legturi strnse cu publicul (poate fi vorba despre un eveniment de
divertisment adresat publicului larg concert, concurs sau unui eveniment adresat publicului
intern teambuilding, petrecere privat);
Creterea vizibilitii brandului;
mbuntirea relaiilor cu presa (prin organizarea de evenimente dedicate exclusiv
persoanelor din mass-media testri n premier ale produselor, vizitarea unui nou sediu de firm
etc.);
Atragerea unor publicuri noi;
mbuntirea imaginii companiei (evenimentele pot fi instrumente eficiente i n gestionarea
comunicrii post-criz);
Informarea/educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese, schimbri
(seminarii, mese rotunde, workshopuri).
2. Stabilirea publicului int

Persoanele de la care vrei s obinei reaciile menionate n obiective reprezint publicul vostru
int. n cazul unui eveniment, publicul nu l reprezint n mod necesar doar acei oameni care
particip efectiv la acesta, ci pot fi, dup caz, i cei care aud despre eveniment, l promoveaz, l
boicoteaz .a.m.d. Oricare ar fi situaia, trebuie s cunoatei foarte bine fiecare grup cruia v
adresai i felul n care v poate afecta atingerea obiectivelor.

3. Alegerea tipului de eveniment pe care vrei s l organizai

 Aa cum spuneam n introducere, nu trebuie s ateptm s ni se ntmple lucruri extraordinare
pentru a putea organiza un eveniment atrgtor pentru public. Putem pune n scen un eveniment
reuit i dac nu avem de comunicat o informaie de importan major. Tipul evenimentului pe care
l vei organiza va depinde n primul rnd de obiectivele pe care vrei s le realizai, de publicul cruia
v adresai i de bugetul pe care l avei la dispoziie.

Astfel, n funcie de aceti trei factori, vei decide mai nti dac vei merge pe varianta unui
eveniment offline unde gazda i invitaii au un contact direct, fa n fa, aflndu-se n acelai
spaiu fizic sau un eveniment online, unde interaciunea se va face prin intermediul unei conexiuni
la internet. Aa cum probabil intuii, evenimentele din prima categorie sunt mai costisitoare i mai
dificil de organizat din punct de vedere logistic, n vreme ce evenimentele din cea de-a doua
categorie necesit o investiie mai mic de timp i resurse.

Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt urmtoarele:

Evenimente de divertisment: concerte, concursuri, competiii sportive, petreceri private,

spectacole de teatru/magie;
Evenimente tip anun: lansri de produs, conferine de pres;
Evenimente de informare/educare: seminarii, traininguri, workshopuri, mese rotunde,
dezbateri publice.
Din categoria evenimentelor online, cele mai ntlnite variante sunt urmtoarele:

Webinars (discuii educative pe anumite subiecte, de obicei interactive, transmise n real-

time, cu o durat medie de 30-60 de minute)
Evenimente de tipul live streaming (evenimente care au loc i offline, dar sunt disponibile i
celor care nu sunt prezeni fizic acolo prin transmisiunea live de la faa locului i posibilitatea
interaciunii via chat)
4. Alegerea conceptului evenimentului

Ca i n cazul conceptului unei campanii, evenimentul pe care l organizai trebuie s aib o

identitate aparte, care s l diferenieze din noianul de evenimente similare. Conceptul unui
eveniment trebuie s aib elemente comune cu identitatea brandului i s mprteasc aceleai
valori cu acesta.
Mai mult dect att, conceptul unui eveniment trebuie s se regseasc n toate detaliile organizrii,
de la decor i muzic, la vestimentaie i atmosfer. Fii creativi i inovativi i ncercai pe ct posibil
s evitai clieele.

5. Stabilirea spaiului i momentului pentru desfurarea evenimentului

Odat ce ai stabilit conceptul evenimentului, obiectivele i publicul avut n vedere, alegerea locului
de desfurare va fi destul de uoar. Spaiul trebuie s fie potrivit pentru atmosfera pe care vrei s
o obinei i s contribuie la atingerea obiectivelor. Nu alegei un local ntunecos, cu scaune
incomode pentru un training, ori o sal de edine pentru un spectacol de magie. Pare firesc, dar
greeli de genul acesta se comit mai frecvent dect v imaginai.

Acelai lucru e valabil i pentru momentul de ncepere a evenimentului i durata acestuia. Calculai
foarte bine timpii pentru fiecare moment al evenimentului vostru, astfel nct s nu plictisii i s nu
dai nici oamenii afar cnd le e lumea mai drag. Programul evenimentului trebuie planificat la
minut, astfel nct s nu existe timpi mori i pauze de linite stnjenitoare.

6. Stabilirea programului evenimentului

Indiferent c este vorba despre o petrecere privat sau de un webinar, voi va trebui s tii exact ce
se va ntmpla n fiecare moment al evenimentului. Care sunt invitaii, care sunt speakerii, care sunt
reprezentanii presei i ce rol are fiecare dintre acetia n cadrul evenimentului. Programul ales va
depinde de natura evenimentului i obiectivele acestuia.

Momentele unui eveniment trebuie s fie coerente i s se lege armonios, astfel nct experiena de
ansamblu a participanilor s fie una plcut. Evenimentele nu trebuie s nuceasc i s creeze
confuzii, ci trebuie s ncnte i s seduc.

Chiar i n cazul n care evenimentul organizat de voi este unul informal, cu un program lejer,
lejeritatea trebuie s fie resimit doar de invitai i nu s semnifice lips de organizare. Cu alte
cuvinte, chiar i pauzele lungi de networking trebuie planificate.

7. Stabilirea indicatorilor de performan

Nu ncepei munca de organizare a unui eveniment pn nu tii ce o s msurai la final. n funcie

de obiectivele stabilite, trebuie s vedei ce elemente v vor arta msura n care ai atins sau nu
respectivul obiectiv. Poate fi vorba despre numrul de participani la eveniment, despre cantitatea i
calitatea apariiilor n mass media sau despre atitudinea publicului fa de brandul promovat.

8. Alegerea canalelor de promovare

Odat ce ai trecut prin toate etapele de mai sus, rmne de vzut cum o s promovai evenimentul
vostru. Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesajelor va depinde de obiective i de publicul
int.

Ca regul general, dac este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea
trebuie s se fac att ante i post-eveniment, ct i n timpul acestuia. Profitai de tehnologiile
existente i exploatai-le beneficiile la maxim. Evenimentele sunt prin excelen sociale, deci nu
ezitai s interacionai cu publicul vostru, fie c o facei printr-un simplu album cu poze publicat pe
Facebook, un hashtag al evenimentului pe Twitter sau o aplicaie de mobil dedicat evenimentului.