INICIO

Primera definicin del objetivo del proyecto.

Estudio inicial de viabilidad tcnica, econmica, comercial, etc.
Estimacin de necesidades y posibles problemas para realizar el proyecto.
Anlisis de posibles alternativas para cubrir las necesidades y deficiencias.
Estudio de alternativas para realizar el proyecto.
Primeras estimaciones de recursos necesarios, costes y plazos.
Primera aproximacin de la planificacin del proyecto.
Normativa y legislacin aplicables.

Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecucin. Las
caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la
preparacin del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del
proyecto y que deber ser especialmente cuidada. Una gran parte del xito o el fracaso del
mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa
de planificacin, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados
excesivamente pronto.

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el
alcance y proceder a la seleccin del equipo. Slo con un mbito claramente definido y un
equipo especializado, se puede garantizar el xito. Es adems, el momento de compartirla visin
con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.

Cul es el objetivo de la fase de inicio

Definir el alcance.

Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del proyecto.

DEFINICIN

Definicin del objetivo junto con el cliente (si procede).

Especificacin de requisitos.
Evaluacin de las distintas alternativas contempladas.
Clculo de recursos, costes y plazos y planificacin del proyecto.
Elaboracin de la oferta para su aceptacin por parte del cliente.
Realizacin de estudios de viabilidad y de evaluacin de riesgos.
Toma de decisin: realizar el proyecto, no realizarlo, dejarlo pendiente.
Esta fase comienza a partir de la identificacin de una idea que tiene el potencial de convertirse en
una nueva actividad o proyecto dentro de la organizacin. Esta idea puede ser una necesidad, una
solucin original para resolver un problema, una oportunidad o amenaza del entorno, una nueva
regulacin que es preciso implantar, el desarrollo de una tecnologa que pueda dar lugar a una ventaja
competitiva, etc. Si alguien con autoridad dentro de la organizacin ejecutante piensa que la idea
planteada merece consideracin preliminar como proyecto y debe ser analizada ms en detalle (no
emplear mucho esfuerzo en esta decisin ya que la decisin de acometer el proyecto se tomar en
un instante posterior) la organizacin ejecutante nombrar un sponsor y un responsable de fase. ste
ltimo podr pertenecer a diferentes departamentos de la organizacin ejecutante (marketing,
desarrollo de negocio, I+D+i, proyectos, etc), pudiendo coincidir con el director de proyecto definitivo
caso de acometerse el proyecto, y reportar al sponsor.

El objetivo fundamental de esta fase es establecer los objetivos del proyecto de acuerdo a las
necesidades o requisitos del cliente y sponsor. No siempre las necesidades del cliente vienen
claramente definidas y aun cuando as sea, es preciso traducirlas o plasmarlas en objetivos o
requisitos de proyecto (de alcance, calidad, costes y plazos) a partir de los cuales pueda gestionarse
el proyecto. Un proyecto no puede gestionarse a partir de necesidades de cliente, sino a travs de
objetivos especficos, medibles, realistas y relacionados con el tiempo. As por ejemplo, en el caso de
proyectos desarrollados para el mercado, en los que todos los clientes son potenciales, ser necesario
realizar una estimacin cualitativa y cuantitativa de la demanda (encuestas, ensayos piloto, etc) para
determinar caractersticas del producto tales como: precio venta, caractersticas funcionales,
lanzamiento (time to market), entre otras. A partir de stas, ser posible establecer los objetivos del
proyecto (coste, plazo, alcance, calidad, etc). Los objetivos constituyen el que del proyecto.

Este proceso es esencial para alcanzar el xito en el proyecto ya que unos objetivos mal planteados
conducirn al fracaso del proyecto, aun cuando la gestin sea adecuada y se alcancen todos los
objetivos. Adems de importante es un proceso que puede requerir considerable esfuerzo. Por
ejemplo, si el proyecto se desarrolla para un cliente interno ser preciso coordinar a todos los
stakeholders (clientes, usuarios, etc) para establecer los objetivos. Lo mismo sucede en un proyecto
que se lanza al mercado, donde ser preciso realizar un estudio de mercado para determinar los
objetivos o caractersticas del producto final (calidad, alcance, instante de lanzamiento, precio de
venta ,etc.). Una vez establecidos stos ser posible elaborar el plan de proyecto que incluir plazos,
costes, recursos necesarios, riesgos y contingencias asociadas del proyecto.

La fase de definicin es fundamentalmente una fase de planificacin. En todo proyecto debe existir
cierta proporcionalidad entre el esfuerzo de planificacin y el esfuerzo de ejecucin. Tan malo es
intentar conseguir un plan perfecto que considere hasta el ltimo detalle, como un proyecto sin plan.
Es preciso planificar el trabajo para despus trabajar segn el plan. Muchos proyectos fallan debido
a que se comienza a ejecutar a partir de una planificacin pobre, lo que suele traducirse en numerosos
cambios, sobrecostes, y retrasos. La planificacin inteligente es una de las claves del xito de la
direccin del proyecto. El plan de negocio es el entregable principal de esta fase. El plan de negocio
es una descripcin de las razones por las que se acomete el proyecto junto con la justificacin del
mismo, basada en la estimacin de costes, duraciones, riesgos y de los beneficios esperados. El plan
de negocio debe contestar por tanto a las preguntas de: QUE objetivos se pretende alcanzar,
PORQU es importante alcanzarlos, y COMO y CUANDO se alcanzarn. El plan de negocio se
compone de:

Razones que justifican el proyecto.

Identificacin de diversas alternativas u opciones que permitan alcanzar los objetivos.

Estrategia de proyecto.

Beneficios esperados de acometer el proyecto (o consecuencias negativas si no se

acomete).

Estimacin de costes, plazos y cronograma, y riesgos. Esta informacin se tomar del plan
de proyecto (ver ms abajo).

Anlisis y valoracin de la inversin.

El documento que autoriza el proyecto formalmente dentro de la organizacin asignndole recursos y

nombrando un director de proyecto recibe el nombre de acta de proyecto o project charter. Es el
documento de orden o mandato utilizado por la organizacin ejecutante para que se inicie el proyecto.
El acta de proyecto puede considerarse como un contrato entre el director de proyecto y el sponsor
de la organizacin ejecutante. El rol de sponsor de proyecto es esencial tanto cuando el proyecto se
realiza para un cliente externo como para un cliente externo (proyecto bajo contrato). El acta de
proyecto deber identificar tanto al cliente como al sponsor del proyecto. El sponsor es el mximo
responsable del contenido del acta de proyecto ante la organizacin ejecutante (y por tanto tambin
del plan de negocio que sirve como input al acta de proyecto y contiene la justificacin del proyecto).
La organizacin ejecutante deber identificar el nivel organizacional mnimo que debe tener el sponsor
para actuar como tal (responsable funcional, responsable de programas, etc), su nivel autoridad para
la toma de decisiones, y el rgano al que debe reportar. Adems de la autoridad para iniciar el proyecto
dotndolo de fondos y recursos y el nombramiento del director de proyecto, el acta de proyecto debe
contener los objetivos de alto nivel del proyecto: coste, duracin, calidad esperada, descripcin del
alcance a alto nivel, y la justificacin o beneficios esperados del proyecto.
 FINALIZACIN

Actualizacin de datos tanto tcnicos como de gestin para incorporar las ltimas
modificaciones introducidas en el proyecto.
Revisar y actualizar la documentacin para: o Dar un buen servicio de mantenimiento.
o Facilitar posteriores modificaciones o ampliaciones del proyecto. o Aprovechar las
soluciones tcnicas para otros proyectos de la empresa.
Realizar un pequeo informe de conclusiones con lo aprendido (errores y aciertos)
durante la ejecucin del proyecto.
Archivo del proyecto para que la informacin est disponible para toda la empresa.
Reasignacin de recursos y cierre contable del proyecto

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las
obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece
formalmente que el proyecto ha concluido.

Cul es el objetivo de la fase de cierre:

Lograr la aceptacin de los entregables.

Obtener la firma de los documentos de cierre.

Qu actividades tienen lugar durante la etapa de cierre:

a) Evaluar cada actividad y fase del proyecto.

b) Hacer una valoracin del proyecto en su conjunto.

c) Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.

d) Formalizar la aceptacin del proyecto.

e) Transmitir la informacin y formacin complementaria acordada.

f) Organizar la salida de los equipos de trabajo.

g) Entregar la documentacin de proyecto al cliente.

Cules son los documentos esenciales durante esta etapa:

Informe de cierre de proyecto.

Revisin post implementaciones.

Aceptacin y entrega de proyecto.

Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o informacional.