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EL PROTOCOLO

ANTECEDENTES:

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un

escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de
recurrir a la grabacin grfica sobre un elemento fsico que hiciera visible y
perpetua su consideracin, de esa manera los hombres idearon que al emitirse
la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada grficamente
sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de
una primera decisin del espritu, conservador de una creacin del hombre; a
esa primera fuente de la gnesis del acto jurdico llamaron Protocolo.

Etimologa:

Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimologa poco

ayuda para esclarecer cul es su sentido propio, pues hay diversidad de
opiniones acerca de su origen. Puede resultar de la palabra compuesta del
prefijo PROTO, procedente de la vos griega PROTOS, y el sufijo COLO o
COLON, sobre cuya significacin no se ha puesto de acuerdo los autores.
Segn Scriche proviene de la vos latina COLLIUM o COLLATIO, que significa
comparacin o cotejo; pero existen otras series de significaciones asignadas
por otros autores.

1. DEFINICIN:

En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los

instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo; tambin al papel
sellado especial que se vende exclusivamente a los notarios para faccionar
escrituras; y al conjunto de escritura que se llevan faccionadas en el ao que
transcurre.

LA DEFINICIN LEGAL DE PROTOCOLO: se encuentra comprendida en

el artculo 8del Cdigo de Notariado, que reza: el Protocolo es la coleccin
ordenada de las escrituras matrices, de las Actas de protocolacin, razones de
legalizacin de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad
con esta Ley.

2. APERTURA Y CONTENIDO:

Apertura:

El Protocolo se abre cada ao con la primera escritura que se facciona, la

cual llevar siempre el nmero Uno y principiar en la primera lnea del folio
inicial. No se necesita ninguna razn de apertura, pero es obligatorio el pago
de Q.50.00 en la Tesorera del Organismo Judicial por derecho de apertura;
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Contenido:

El Protocolo del Notario contendr: Las Escrituras Pblicas o Matrices,

Las Actas de Protocolacin, Las Razones de Legalizacin o cualquier
documento que la Ley seale, la Razn de Cierre, el ndice y los Atestados.

REQUISITOS Y FORMALIDADES DEL PROTOCOLO:

A. Los instrumentos deben de redactarse en espaol, escribirse a

mquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;

B. Los instrumentos deben llevar numeracin cardinal, escribindose

uno a continuacin del otro, en orden riguroso de fechas, y entre
cada instrumento slo debe quedar espacio para las firmas;

C. El Protocolo debe llevar foliacin cardinal escrita en cifras;

D. En el cuerpo del Instrumento las fechas, nmeros o cantidades se

expresaran con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en
letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;

E. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que

se transcriban se copian de manera textual;

F. La numeracin fiscal del Papel Sellado no podr interrumpirse,

salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiere terminado la
serie y se inicie una nueva;

G. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran

con una lnea antes de que sea firmado el instrumento;

H. Debe de tomarse en cuenta que son nulas las adiciones,

entrerrenglonaduras y testados, sino se salvan al final, antes que
el documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas.

3. CIERRE, NDICE Y ATESTADOS:

Cierre:

El protocolo debe cerrarse cada ao, el ltimo da del ao natural, pero

tambin puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de
cartular. El cierre es mediante una razn notarial, la cual debe contener: la
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fecha, el nmero total de instrumentos autorizados, indicando cuntos de ellos

son escrituras pblicas, el nmero de actas de protocolizacin, de razones de
legalizacin, el nmero de escrituras cancelas, si lo hubieren; as como el total
de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firme del notario;

Modelo

En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil, el

Infrascrito Notario MARIORENE MENDEZ VASQUEZ, procedo a cerrar el
protocolo a mi cargo correspondiente al ao en curso, el cual consta de treinta
instrumentos pblicos, divididos as: veintisiete Escrituras Matrices, dos Acta
de Protocolizacin y un Acta de Toma de Razn de Legalizacin de Firmas.
Dicho protocolo consta de cuarenta y nueve folios.

ndice:

Posteriormente a la razn de cierre, debe redactarse el ndice, segn la Ley

guatemalteca, este que antes dela reforma a la Ley del Timbre y Papel Sellado
deba hacerse necesariamente en papel sellado; pero que ahora se hace en una
hoja de papel bond a la que se deben adherir los timbres de ley (Q.1.00); y
contendr en columnas separadas:

A. El nmero de orden del instrumento(escritura, acta de

protocolacin, o razn de legalizacin);

B. El lugar y fecha de su otorgamiento;

C. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su

nombre;

D. El objeto del instrumento;

E. El folio en que se inicia. En el ndice es permitido utilizar cifras y

abreviaturas, al final la fecha y la firma del notario, antes de
suscribirlo podr hacer las observaciones si las hubiere.

Modelo
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INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIA. LIBNI

SUDISADAI JUAREZ LOPEZ CORRESPONDIENTE AL AO 2,000

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En virtud de no haber autorizado ms instrumentos que los contenidos en el

presente ndice, lo extiendo, sello y firmo, para agregarlo al registro notarial a
mi cargo correspondiente al presente ao, contenidos en dos hojas de papel
bond, a las que les adhiero los timbres fiscales correspondientes, en la Ciudad
de Guatemala el treinta y uno de diciembre de dos mil.

4. ATESTADOS:

Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su

protocolo y tienen relacin con los instrumentos autorizados y debe constar
principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes de entrega de
testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias, etc.

Principales atestados:

Recibo de pago de apertura de protocolo.

Constancia de entrega de testimonios especiales.
Copias de avisos trimestrales.
Copias de avisos a los Registros.
Copias de avisos de cambio de matrculas fiscales, catastrales.
Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde compramos hojas
de papel sellado especial de Protocolos.
Copia al carbn del acta de inventario.
Aviso de los Instrumentos Pblicos Cancelados.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 17 y 37 literal c) del Cdigo de Notariado y

563 CPCyM.

5. EMPASTADO:

Dentro de los treinta das posteriores al cierre del protocolo el Notario debe
mandar a empastar su protocolo (Art. 18). El empastado puede hacerse en uno
o ms tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es permitido es empastar
en un solo tomodos o ms aos.

6. DEPSITO Y GUARDA:

El Notario no es propietario del protocolo, ya que nicamente es depositario

del mismo y responsable de su conservacin.

7. GARANTA Y PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN AL

PROTOCOLO:

Las garantas o principios que fundamentan el Protocolo, son las de

durabilidad y seguridad. Dado que nuestro sistema notarial se concentra en el
principio de que los originales o matrices deben de quedar en poder del
notario, es necesario rodear y dotar, a tales documentos de una serie
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numerosa de seguridades. Ello permite la expedicin de testimonios, los mismo

que la comprobacin de la autenticidad de los mismos, en todos aquellos casos
en que los documentos notariales sean redargidos de falsedad. En sntesis la
existencia y fundamentacin del protocolo radica en los siguientes aspectos:

A. Permanencia Documental en las Relaciones Jurdicas: El Protocolo

Notarial constituye una garanta que presta el Estado para la
efectiva perdurabilidad de los actos jurdicos que requieren la
intervencin notarial, para su completa validez y eficacia legal;

B. Garanta de ejecutoriedad de los derechos: La existencia del

protocolo y por el ende de los instrumentos o actos jurdicos en l
consignados pueden llegar a ser una prueba fehaciente sobre los
derechos y sus relaciones jurdicas incorporadas, principalmente en
aquellos casos en que la posesin de un ttulo es esencial para
ejercitar o ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se
haya incorporado en cierta manera al documento;

C. Autenticidad de los derechos: El protocolo desempea, una funcin

autenticadora en el sentido de que las reglas legislativas atinentes a
la formacin y conservacin del mismo dificultan enormemente la
posible y eventual suplantacin de documentos autorizados, lo
mismo que la interrelacin de otros entre los que ya constan
debidamente ordenados y fechados;

D. Publicidad de los Derechos: Por ltimo, los protocolos cumplen una

labor de publicidad, porque los actos o negocios jurdicos que
autoriza un notario suelen afectar intereses de terceras personas que
no han intervenido en su otorgamiento. Constituye, en consecuencia,
el protocolo el mejor procedimiento para que un documento est al
alcance de quien tenga inters en examinarlo y hasta sacar copia del
mismo, lo cual sucede frecuentemente en materia de derechos reales.

8. PRDIDA, DESTRUCCIN Y REPOSICIN DEL PROTOCOLO:

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es

necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al Juez
de Primera Instancia, el cual deber instruir averiguacin y terminada la
misma resolver declarando procedente la reposicin del protocolo y en caso
de que exista delito mandar a que se inicie el respectivo procedimiento penal
incluso en contra del propio notario. Al declarar procedente la reposicin el
juez pedir a la Corte Suprema de Justicia copias de los testimonios especiales
enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no existieran
testimonios en el archivo se pedirn las copias o duplicados que hubieren en
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los registros y se citar a los otorgantes y a interesados previnindoles la

presentacin de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citacin
se har por avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulacin. Si no
fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendr que citar de nuevo a
los interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras
contenan y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrn
que recurrir a un juicio en la va ordinaria.

9. REVISIN ORDINARIA Y ESPECIAL DEL PROTOCOLO:

La inspeccin y revisin del protocolo tiene por objeto comprobar si en el

mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley. La revisin
puede ser de tres clases:

A. La Inspeccin y Revisin Ordinaria: se debe de hacer cada ao,

para el efecto, el Notario est obligado a presentar el protocolo y
sus comprobantes, debindose practicar la inspeccin y revisin en
su presencia.

B. La Inspeccin y Revisin Extraordinaria: podr hacerse en

cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

C. La Inspeccin y Revisin Especial: Es importante mencionar, que

en casos de averiguacin sumaria por delito, tambin se puede
hacer la revisin de un protocolo notarial, este es el caso especial.

CLASES DE INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO:

ORDINARIA: que se practica una vez al ao.

EXTRAORDINARIA: Cuando lo manda la Corte Suprema de Justicia.
ESPECIAL: Art. 21 del Cdigo de Notariado.(Averiguacin) Art. 86
Cdigo de Notariado.

QUINES ESTN FACULTADOS PARA LA INSPECCIN O REVISIN DEL

PROTOCOLO:

En la inspeccin ordinaria: El Director del Archivo General de Protocolos

en la capital, Notarios Colegiados Activos; y en los Departamentos los Jueces
de Primera Instancia son los delegados del AGP.

En la extraordinaria: La Corte Suprema de Justicia a travs del Director

del Archivo General de Protocolos o a travs del nombramiento de Notarios
Colegiados Activos.

En la especial: Art. 21 del Cdigo de Notariado. El Juez ordenar o pide sea

presentado a l. En la investigacin de un hecho delictivo Art. 179 del CPCYM.
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INTRODUCCIN

El protocolo notarial surge ante la necesidad de dotar a la sociedad de

seguridad y certeza jurdica documental, asimismo con la finalidad de
perpetuar los instrumentos pblicos autorizados por notario.

El Estado como garante de esa seguridad jurdica ha legislado en diversos

cuerpos legales lo relativo al protocolo notarial, dejndonos desprovistos de
legislacin actualizada y unificada que nos permita una aplicacin ms
efectiva. Es evidente entonces la necesidad de unificar las leyes existentes y
dotarlas de nuevas estipulaciones y procedimientos para el ejercicio notarial
de hoy en da.

Es por eso que el presente trabajo est elaborado con el nico propsito en
analizar la protocolizacin notarial y las escrituras pblicas dentro del
margen de la legislacin judicial.

Teniendo en cuenta la funcin del escribano que es la de dar fe a las

circunstancias y a la voluntad de las personas, consideramos a la escrituras
pblicas y a los protocolos notariales como instrumentos necesarios para la
realizacin de los actos jurdicos.

La investigacin se conforma de la siguiente manera primero se refiere al

Archivo General de Protocolos, antecedentes, concepto, caractersticas, cierre,
ndice atestados, empastado, depsito y guarda, garanta y principios que
fundamentan al protocolo, prdida, destruccin y reposicin del protocolo, y
la inspeccin y revisin.
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CONCLUSIN

1. La denominacin correcta de protocolo en la acepcin jurdica es la de

"Protocolo Notarial".

2. Una definicin de protocolo notarial que incluya los elementos esenciales, es

la siguiente: Es la coleccin ordenada, por ano calendario, en forma
numrica, de instrumentos pblicos (escrituras matrices, escrituras de
protocolizacin, actas notariales y dems documentos) que el notario registra
y conserva en uno o varios tomos empastados y de conformidad con la
legislacin notarial.

3. Los principios o garantas que fundamentan la existencia del protocolo

persisten a travs del tiempo y por el uso de la tecnologa; lo conveniente es
adaptarlos.

4. En Guatemala el sistema para llevar el protocolo es el de folio movible

simple y de coleccin endgena o a posteriori.

5. En Guatemala se lleva el protocolo notarial y el protocolo administrativo (El

Escribano).

6. En Guatemala, el ndice del protocolo notarial se lleva por orden numrico y

cronolgico.

7. En la mayora de la legislacin notarial extranjera analizada se regula la

funcin notarial como Ley del Notariado, atendiendo a la especialidad y no a
la supremaca de sus normas.

8. Existe en cada legislacin extranjera una organizacin del notariado a

cargo de una institucin especializada

9. Tanto en la protocolizacin como en las escrituras pblicas las nicas

nulidades que los jueces pueden declarar son expresamente o implcitamente
dictadas por la ley.

10. Es obligatorio de tener los actos autnticos; volmenes anuales;

numeracin de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen;
mrgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo;
apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la divisin del volumen
anual en varios tomos; la obligacin de protocolizar cada ao a ms tardar el
da 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en relacin con la integridad y
conservacin de los protocolos.
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OBJETIVO GENERAL

Aprender que el notario puede dar fe a travs de documentos plasmados, para

satisfacer las necesidades de los solicitantes, tal como lo demuestra el
protocolo.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer las caractersticas y pasos correctos para poder llevar acabo un

protocolo.

Aprender las funciones de un notario a travs del protocolo.

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BIBLIOGRAFA

http://biblioteca.umg.edu.gt/digital/13159.pdf

http://www.prensalibre.com/economia/economia/cambiaran-papel-protocolo
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ANEXOS
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