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Conoce la administracin y el funcionamiento de una bodega con este curso de gestin emp
gestin empresarial. Cmo se reciben los materiales en una bodega, cmo se
almacenan los mismos, el plano de una bodega y su distribucin son los tems
principales de este curso.
Adems, conoce tambn la naturaleza de los materiales que conforman de una
bodega, cmo se mueven y rotan, as como cuestiones realtivas a la compra y
gestin de stocks y el control de inventarios.
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1. La empresa
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CONCEPTO
Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es
fabricar y distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de
ella, con el propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades
del medio mediante el pago de los mismos.
En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los
gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades
annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y
miembros de cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las
industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta
al por menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia, cuando
se habla de "empresa ", primeramente habr que definirla. Se hablar
indistintamente de "empresa", "compaa" o "firma".
v Industrias manufactureras.
v Industrias de elaboracin.
v Industrias extractivas.
v Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin).
v Agroindustrial (en escala industrial).
SERVICIOS
v Transporte
v Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos.
v Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios.
v Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor).
v Hoteles y Restaurantes.
v Informacin y servicios de esparcimiento.
COMERCIAL
v Compra y venta de productos o Mercadera de cualquier ndole.
2. La funcin de bodega
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IMPORTANCIA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la
conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de
stas disposiciones al interior de las bodegas.
La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado
de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para
dejar su ubicacin a nuevas recepciones.
PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS
Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir
procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su
carcter general, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y
caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de
almacenamiento.
3. Recepcin de materiales
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El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean stas, materias primas, materiales, repuestos o
mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes
caractersticas y normas:
a) Que sean adquiridas por la empresa.
b) Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban
almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.
Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o
clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn
autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.
1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la
funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega
receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos
que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y
fecha de recepcin.
2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua
de despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua
debe corresponder a una Orden de Compra.
3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y
especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho.Verificar que
los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.
4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el encargado de
bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de
4. Almacenamiento de materiales
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2 En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artculos y contar con pasillos entre
las estanteras para un fcil manejo
y transporte de los materiales.
NORMAS GENERALES
En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipacin, a
objeto de preparar el despacho de ellas.
El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir
un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega,
mediante un formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se
confeccionar en triplicado y se debe enviar a la bodega, debidamente timbrado y
firmado por el funcionario autorizado.
Recibidos los pedidos, el encargado de bodega debe verificar las firmas y timbres y,
si estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos,
debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.
1. Solictante 2. Bodega despachadora 3. Departamento solicitante
Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma:
Copia 1: solicitante
Copia 2: bodega despachadora
Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante
Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de
Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activar la reposicin de su
stock (pedir al departamento de Adquisicin o al encargado de Compras las
cantidades para reponer su stock).
En la carga y despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras
para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas.
Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y
despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores
administrativas de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da
el stock y formularios en general.
REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el
ingreso, la distribucin como la salida de ellos.
En la bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que
sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de
mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su
uso, procedencia o despacho.
TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS)
Todo material dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los
movimientos de materiales dentro de una Bodega.
z Capacidad de la Bodega
z Equipos empleados en la Bodega
Respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para
definir su ubicacin en la bodega, por lo que deben contener informacin relativa a
las siguientes caractersticas:
a) Estantes
La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo
aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.
Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero o en madera.
Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de
Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con
fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar
partidas de diferentes tipos.
b) Tableros
Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por
unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo.
Tambin son conocidos como palletes.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o
de una combinacin de ambos.
Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por
unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo.
Tambin son conocidos como palletes.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o
de una combinacin de ambos.
La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de
bultos y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del
material posible de ser manejado por un operario.
Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la bodega implica un
aprovechamiento racional y prctico del espacio. Las dificultades que se le
presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo
considerarse como objetivo primordial de la distribucin de bodegas,
Primero: se refiere a la
cantidad de elementos por
almacenar en un determinado
espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar
demasiado amplio en relacin
con la cantidad que
normalmente se depositar, no
solo representa un desperdicio
de espacio sino que tambin
Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el
objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a
bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es
corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en
la distribucin general de bodega
Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.
z Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas,
dificultad de manejo, etc.
z Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga.
z Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)
z Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a
almacenar.
z Situacin con respecto a los equipos de manejo.
z Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta.
z Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo
de los materiales).
z Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin.
z Altura de las Bodegas.
z Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,
deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.
En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una
distribucin flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la
demanda de espacio justifique.
Reduccin de gastos.
Aumento de la eficiencia de las operaciones.
Disminucin de la posibilidad de deterioros de los materiales en el
transporte.
Ahorro de mano de obra.
Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo.
Reduccin de prdidas por ausentismo.
Otros
Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que
hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en
cuatro clases principales que son:
1 .- Transportadores
2 .- Gruas, horquillas,
3 .- Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alto tonelaje,
camiones gras)
4 .-Equipo colocador y trasbordador.
SISTEMAS DE UBICACIN
Una vez verificado el material, el siguiente paso es decidir el lugar donde lo vamos a
colocar dentro de la bodega, Este lugar depender del plano y distribucin que se
haya elegido, siendo los ms empleados los siguientes;
1.- Almacenamiento Ordenado.- Es aquel que otorga un nico lugar para cada
producto, por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de tal forma
que en las ubicaciones no puedan colocarse ms que materiales de una misma
referencia.
Este sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y
manipular los materiales, as como el control y el recuento se simplifica de gran
manera. Es adems el nico medio a utilizar cuando existen materiales que por su
naturaleza perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamao peso o volumen
requieran de sitios especficos en la bodega.
Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder
Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un
mejor aprovechamiento de los espacios disponibles,
tanto en los almacenes como en los vehculos de
transporte
9. Rotacin de materiales
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Importancia
Requisicin de compra
Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresas segn las
especificaciones de cada empresa, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisicin
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artculos solicitados
- Identificacin del nmero de catlogo
- Descripcin del artculo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisicin
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago
y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y
presentar una factura. Todos los artculos comprados por una empresa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
Informe de Recepcin
Cuando se despachan los artculos ordenados, el encargado de bodega los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artculos para tener la seguridad de que no
estn daados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la
lista de empaque. Luego emite un informe de recepcin.
Este formato contiene
- - Nombre del proveedor
- Nmero de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripcin de los artculos
- Diferencia con la orden de compra (artculos daados)
- Firma autorizada
El original lo guarda el encargado de bodega. Las copias se envan al departamento
de compras, al departamento de contabilidad y al empleado que inici la
requisicin de compra, adems se adjunta una copia de los materiales ingresados.
Investigacin y seleccin de proveedores
Qu tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, Cunto de
nuestra empresa pondramos o estamos poniendo en sus manos?, Qu tan seguros
nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de
DEFINICION
El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artculos que
almacena en espera de su utilizacin o venta posterior.
En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de
materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboracin
posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer
frente a la demanda de sus usuarios o clientes.
Cuando la empresa es solo comercial, el stock se limita a mercaderas que se
almacenan para su posterior entrega o venta a clientes.
OBJETIVOS
Los objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestin de stock sea lo
ms eficiente posible son dos:
1 . Almacenar la menor cantidad posible de artculos, para reducir los costos
derivados de tener inventarios en el almacn, se intentar reducir el nivel de
stock a lo imprescindible.
2 . Evitar las rupturas de stock y satisfacer los pedidos de los usuarios o clientes.
Ambos objetivos son contradictorios. Si almacenamos cantidades insuficientes de
artculos, estaremos dando un nivel de servicio bajo, aunque el costo de almacenaje
se mantenga en niveles mnimos. Si por el contrario, almacenamos ms de lo
debido, estaremos dando un buen nivel de servicio, pero el costo de almacenaje se
disparar. Por lo tanto, la gestin de stock tiene la difcil misin de encontrar el
equilibrio entre estos dos objetivos. Para ello, tendr que determinar variables tales
como:
v El nivel de stock de cada artculo: es una variable que ir bajando cuando
despachamos y subiendo cuando lleguen los pedidos de los proveedores. Se trata
de fijar los distintos niveles como el mximo, de pedido y de seguridad.
v Momento de emitir los pedidos: es lo que se denomina punto de pedido o nivel de
stock mnimo.
v Cantidad a pedir en cada lista de pedido.
SISTEMAS DE REVISION
Definicin
El control de inventarioses la tcnica que permite mantener la existencia de
productos a niveles deseados.
El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se
mantienen en un sitio dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten
comnmente en:
Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros y materiales
Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e
instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios un
rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la empresa, los
inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener
reservas de materiales en cualquier estado.
En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a
los materiales y a su control.
En servicios el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulacin y se da muy
poca importancia a los materiales.
En las empresas comerciales, los inventarios son de vital importancia.
Por qu se deben tener Inventarios?
La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente
poco prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se
necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible
suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas
horas, esto resultara prohibitivo debido al costo involucrado.
Qu son losinventarios?
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal
funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Entregas
Devoluciones en las entregas
Materiales en trnsito
Materiales en consignacin
Inventario (final)
En la cuenta Compras se incluyen los materiales comprados durante el periodo
contable con el objeto de tener en existencia. No se incluyen en esta cuenta la
compra de Terrenos, Edificios, etc. Esta cuenta compras tiene un saldo deudor, no
entra en el balance general de la empresa,
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar
toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia. Para tener una idea suficiente con dos ejemplos.
Sistemas de inventario
ElSistema de Inventario Perpetuo:
En el sistema de Inventario Perpetuo, la empresa mantiene un registro continuo para
cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario
Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco
que etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente.
Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con
computadores o microprocesadores.
La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con
la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son
ahora un mtodo barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de
datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localizacin y otra
informacin necesaria del inventario. Son tambin muy tiles para concentrar la
informacin de produccin, como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l y
quin lo hizo, y otros datos.
Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en
empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la
identificacin de los productos comercializados en los supermercados; pero es slo
uno de los campos donde se puede implementar.
En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible
almacenar gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada
automticamente con la ayuda de un rayo lser, para ser recuperada en un
computador.
Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control
de inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de
mercaderas, etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes
ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el
nombre del artculo, ubicacin y otros datos importantes del producto.
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